KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP HOÀN THIỆN CÔNG TÁC LƯU TRỮ TÀI LIỆU VÀ THÔNG TIN TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN TẬP ĐOÀN RES – CHI NHÁNH TÂN BÌNH

MỤC LỤC LỜI CAM ĐOAN ...............................................................................................................i LỜI CẢM ƠN.....................................................................................................................ii DANH MỤC HÌNH ẢNH ................................................................................................. v DANH MỤC BẢNG BIỂU ..............................................................................................vi DANH MỤC SƠ ĐỒ .......................................................................................................vii MỞ ĐẦU............................................................................................................................. 1 CHƯƠNG 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ LƯU TRỮ TÀI LIỆU VÀ HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ................................................................................................... 4 1.1 Lưu trữ tài liệu......................................................................................................... 4 1.2 Về hệ thống thông tin quản lý ................................................................................ 6 1.3 Các yếu tố ảnh hưởng đến công tác lưu trữ tài liệu và thông tin...................... 12 1.4 Thực trạng lưu trữ tài liệu và thông tin tại các Công ty ở Việt Nam hiện nay 15 CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG HOẠT ĐỘNG LƯU TRỮ TÀI LIỆU VÀ THÔNG TIN TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN TẬP ĐOÀN RES CHI NHÁNH TÂN BÌNH....... 20 2.1 Giới thiệu về Công ty cổ phần tập đoàn RES ..................................................... 20 2.1.1 Thông tin chung ...............................................................................................20 2.1.2 Quá trình hình thành và phát triển .................................................................21 2.1.3 Cơ cấu tổ chức ..................................................................................................22 2.1.4 Lĩnh vực kinh doanh ........................................................................................23 2.1.5 Đối tượng khách hàng......................................................................................25 2.1.6 Kết quả hoạt động kinh doanh trong những năm gần đây ............................25 2.2 Thực trạng tác lưu trữ tài liệu và thông tin trong Công ty cổ phẩn tập đoàn RES ............................................................................................................................... 28 2.2.1 Công tác lưu trữ tài liệu tại Công ty cổ phần tập đoàn RES..........................28 2.2.1.1 Quy trình quản lý lưu trữ hồ sơ...............................................................29 2.2.1.2 Quy trình quản lý tài liệu tại Công ty cổ phần tập đoàn RES chi nhánh Tân Bình ................................................................................................................43 2.2.2 Thực trạng công tác lưu trữ thông tin tại Công ty cổ phần tập đoàn RES ...47 2.2.2.1 Quản lý lưu trữ thông tin trên website OSMS .........................................48iv 2.2.2.2 Quản lý lưu trữ thông tin với Google Drive .............................................55 2.3 Tổ chức của bộ phận lưu trữ tài liệu và thông tin.............................................. 56 2.4 Đánh giá công tác lưu trữ tài liệu và thông tin tại công ty cổ phần tập đoàn RES ............................................................................................................................... 59 2.4.1 Về lưu trữ tài liệu .............................................................................................59 2.4.1.1 Ưu điểm......................................................................................................59 2.4.1.2 Hạn chế ......................................................................................................60 2.4.2 Về lưu trữ thông tin..........................................................................................61 2.4.2.1 Ưu điểm......................................................................................................61 2.4.2.2 Hạn chế ......................................................................................................62 CHƯƠNG 3: GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN LƯU TRỮ TÀI LIỆU VÀ THÔNG TIN TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN TẬP ĐOÀN RES CHI NHÁNH TÂN BÌNH ................. 65 3.1 Định hướng của Công ty trong những năm tới .................................................. 65 3.2 Một số giải pháp nâng cao công tác lưu trữ tài liệu và thông tin tại Công ty cổ phần tập đoàn RES chi nhánh Tân Bình .................................................................. 65 3.2.1 Nâng cao nhận thức và tăng cường trách nhiệm của nhân viên về vai trò trong công tác lưu trữ tài liệu và thông tin ..............................................................65 3.2.2 Nâng cao trình độ nghiệp vụ cho nhân viên phòng tài liệu ...........................66 3.2.3 Mở rộng diện tích kho lưu trữ .........................................................................68 3.2.4 Ứng dụng công nghệ thông tin ........................................................................69 3.2.5 Cải tiến và nâng cao hệ thông công nghệ thông tin .......................................70 3.2.6 Tối ưu hóa quy trình làm việc nội bộ của công ty ..........................................71

TRƯỜNG ĐẠI HỌC THỦY LỢI

BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO BỘ NÔNG NGHIỆP VÀ PTNT

TRƯỜNG ĐẠI HỌC THỦY LỢI

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

Độc lập – Tự do – Hạnh phúc -o0o -

NHIỆM VỤ KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP

Họ tên sinh viên : Hồ Duy Tùng Hệ đào tạo : Chính quy

Lớp : 61QT-TMĐT Ngành : Quản trị kinh doanh

Khoa : Kinh tế và quản lý

1 Tên đề tài :

HOÀN THIỆN CÔNG TÁC LƯU TRỮ TÀI LIỆU VÀ THÔNG TIN TẠI CÔNG

TY CỔ PHẦN TẬP ĐOÀN RES – CHI NHÁNH TÂN BÌNH

2 Các tài liệu cơ bản:

1) Bài giảng: Hệ thống thông tin quản lý (2018) – BM Quản lý xây dựng

2) Giáo trình hành chính văn phòng trong cơ quan nhà nước (Nguyễn Kim Dung, Trịnh Thị Liên)

3 Nội dung các phần thuyết minh và tính toán

1) Chương 1 : Cơ sở lý luận về lưu trữ tài liệu và hệ thống thông tin quản lý

2) Chương 2 : Thực trạng hoạt động lưu trữ tài liệu và thông tin tại Công ty cổ phần tập đoàn RES – Chi nhánh Tân Bình

3) Chương 3 : Một số giải pháp hoàn thiện lưu trữ tài liệu và thông tin tại Công ty cổ phần tập đoàn RES – Chi nhánh Tân Bình

4 Bảng biểu, sơ đồ, chứng từ: Khóa luận có 3 bảng, 3 sơ đồ và 14 hình

5 Giáo viên hướng dẫn:

Giáo viên hướng dẫn toàn bộ khóa luận: TS Hà Kiên Tân

6 Ngày giao khóa luận tốt nghiệp:

Ngày 16 tháng 10 năm 2023

Trưởng bộ môn (Ký và ghi rõ họ tên)

Sinh viên đã hoàn thành và nộp Khoá luận cho Hội đồng thi ngày tháng năm 2024

Sinh viên làm khoá luận tốt nghiệp

Hồ Duy Tùng

LỜI CAM ĐOAN

Tôi xin cam đoan đây là khóa luận tốt nghiệp này là quá trình nghiên cứu của bản thân tôi Tất cả các kết quả trong khóa luận tốt nghiệp này đều được đưa ra một cách trung thực, và không sao chép từ bất kỳ một nguồn nào, dưới bất kỳ hình thức nào Tôi đã thực hiện việc tham khảo các nguồn tài liệu theo quy định, đảm bảo việc trích dẫn và ghi nguồn tài liệu tham khảo theo đúng quy định

Tác giả KLTN

Hồ Duy Tùng

LỜI CẢM ƠN

Đầu tiên, tôi xin gửi lời cảm ơn chân thành đến quý thầy cô khoa Kinh tế và Quản lý, Trường Phân hiệu Đại Học Thủy Lợi, đã cho phép tôi thực hiện Khóa luận tốt nghiệp với

đề tài "HOÀN THIỆN CÔNG TÁC LƯU TRỮ TÀI LIỆU VÀ THÔNG TIN TẠI CÔNG

TY CỔ PHẦN TẬP ĐOÀN RES – CHI NHÁNH TÂN BÌNH" Để thực hiện tốt được nhiệm vụ, bản thân phải luôn nỗ lực học hỏi và luôn có sự hướng dẫn tận tình của thầy, cô, anh chị mọi người trong Công ty

Tôi cũng muốn bày tỏ lòng biết ơn đến tất cả thầy cô, cô chú và anh chị tại các doanh nghiệp

đã hướng dẫn và hỗ trợ tôi trong quá trình thực tập Đặc biệt, tôi muốn gửi lời cảm ơn đặc biệt đến thầy giáo hướng dẫn của tôi, TS Hà Kiên Tân, người đã dành thời gian và tận tình chỉ dẫn tôi suốt thời gian thực tập Tuy thầy luôn bận rộn với công việc nhưng vẫn luôn sẵn lòng hỗ trợ và định hướng cho tôi Tôi rất biết ơn và chúc thầy luôn dồi dào sức khỏe và thành công Tôi cũng muốn cảm ơn tất cả bạn bè, thư viện, doanh nghiệp và công ty đã hỗ trợ và hướng dẫn tôi trong quá trình nghiên cứu Mặc dù tôi nhận thức được rằng kiến thức chuyên môn của mình còn hạn chế và bản thân còn thiếu kinh nghiệm thực tiễn, nhưng tôi rất mong nhận được sự góp ý và chỉ bảo từ quý thầy cô và toàn thể cán bộ, công nhân viên tại các doanh nghiệp để báo cáo này được hoàn thiện hơn

Cuối cùng, tôi xin gửi lời cảm ơn chân thành nhất đến thầy cô, tất cả mọi người đã hỗ trợ

và đồng hành cùng tôi trong hành trình này!

MỤC LỤC

LỜI CAM ĐOAN i

LỜI CẢM ƠN ii

DANH MỤC HÌNH ẢNH v

DANH MỤC BẢNG BIỂU vi

DANH MỤC SƠ ĐỒ vii

MỞ ĐẦU 1

CHƯƠNG 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ LƯU TRỮ TÀI LIỆU VÀ HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ 4

1.1 Lưu trữ tài liệu 4

1.2 Về hệ thống thông tin quản lý 6

1.3 Các yếu tố ảnh hưởng đến công tác lưu trữ tài liệu và thông tin 12

1.4 Thực trạng lưu trữ tài liệu và thông tin tại các Công ty ở Việt Nam hiện nay 15 CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG HOẠT ĐỘNG LƯU TRỮ TÀI LIỆU VÀ THÔNG TIN TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN TẬP ĐOÀN RES - CHI NHÁNH TÂN BÌNH 20

2.1 Giới thiệu về Công ty cổ phần tập đoàn RES 20

2.1.1 Thông tin chung 20

2.1.2 Quá trình hình thành và phát triển 21

2.1.3 Cơ cấu tổ chức 22

2.1.4 Lĩnh vực kinh doanh 23

2.1.5 Đối tượng khách hàng 25

2.1.6 Kết quả hoạt động kinh doanh trong những năm gần đây 25

2.2 Thực trạng tác lưu trữ tài liệu và thông tin trong Công ty cổ phẩn tập đoàn RES 28

2.2.1 Công tác lưu trữ tài liệu tại Công ty cổ phần tập đoàn RES 28

2.2.1.1 Quy trình quản lý lưu trữ hồ sơ 29

2.2.1.2 Quy trình quản lý tài liệu tại Công ty cổ phần tập đoàn RES chi nhánh Tân Bình 43

2.2.2 Thực trạng công tác lưu trữ thông tin tại Công ty cổ phần tập đoàn RES 47

2.2.2.1 Quản lý lưu trữ thông tin trên website OSMS 48

2.2.2.2 Quản lý lưu trữ thông tin với Google Drive 55

2.3 Tổ chức của bộ phận lưu trữ tài liệu và thông tin 56

2.4 Đánh giá công tác lưu trữ tài liệu và thông tin tại công ty cổ phần tập đoàn RES 59

2.4.1 Về lưu trữ tài liệu 59

2.4.1.1 Ưu điểm 59

2.4.1.2 Hạn chế 60

2.4.2 Về lưu trữ thông tin 61

2.4.2.1 Ưu điểm 61

2.4.2.2 Hạn chế 62

CHƯƠNG 3: GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN LƯU TRỮ TÀI LIỆU VÀ THÔNG TIN TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN TẬP ĐOÀN RES CHI NHÁNH TÂN BÌNH 65

3.1 Định hướng của Công ty trong những năm tới 65

3.2 Một số giải pháp nâng cao công tác lưu trữ tài liệu và thông tin tại Công ty cổ phần tập đoàn RES chi nhánh Tân Bình 65

3.2.1 Nâng cao nhận thức và tăng cường trách nhiệm của nhân viên về vai trò trong công tác lưu trữ tài liệu và thông tin 65

3.2.2 Nâng cao trình độ nghiệp vụ cho nhân viên phòng tài liệu 66

3.2.3 Mở rộng diện tích kho lưu trữ 68

3.2.4 Ứng dụng công nghệ thông tin 69

3.2.5 Cải tiến và nâng cao hệ thông công nghệ thông tin 70

3.2.6 Tối ưu hóa quy trình làm việc nội bộ của công ty 71

DANH MỤC HÌNH ẢNH

Hình 1.1 Các chức năng chính của hệ thống thông tin 8

Hình 2 1 Logo Công ty cổ phần tập đoàn RES 20

Hình 2 2 Phiếu tiếp nhận hồ sơ 31

Hình 2 3 Kệ đựng hồ sơ tài liệu tại chi nhánh Tân Bình 34

Hình 2 4 Đơn đề nghị sử dụng tài liệu 40

Hình 2 5 Phiếu nhận hàng hóa, sách 44

Hình 2 6 Phiếu nhận sách của học viên 45

Hình 2 7 Sổ quản lí sách 46

Hình 2 8 Giao diện đăng nhập vào hệ thống OSMS 49

Hình 2 9 Trang chủ của hệ thống OSMS 49

Hình 2 10 Mục lưu trữ những thông tin của học viên 51

Hình 2 11 Thông tin hợp đồng học viên 51

Hình 2 12 Thông tin học viên 54

Hình 2 13 Thông tin các lớp học tại RES chi nhánh Tân Bình 55

Hình 2 14 Google Drive của chi nhánh Tân Bình 56

DANH MỤC BẢNG BIỂU

Bảng 2 1 Bảng báo cáo tài chính 27 Bảng 2 2 Quy định thời gian lưu trữ hồ sơ tài liệu 39 Bảng 2 3 Danh mục tập tin 53

DANH MỤC SƠ ĐỒ

Sơ đồ 2 1 Cơ cấu tổ chức tại RES 22

Sơ đồ 2 2 Quy trình quản lý lưu trữ hồ sơ tại RES chi nhánh Tân Bình 30

Sơ đồ 2 3 Quy trình quản lý sách 43

MỞ ĐẦU

1 Lý do chọn đề tài

Công ty Cổ phần Tập đoàn RES - Chi nhánh Tân Bình là một trong những trung tâm hàng đầu trong việc đào tạo học viên thi chứng chỉ IELTS Trong thời đại số hóa hiện nay, việc quản lý và lưu trữ tài liệu cùng thông tin đóng vai trò then chốt trong sự phát triển và thành công của mọi tổ chức Để đáp ứng nhu cầu ngày càng tăng về lưu trữ tài liệu và truy xuất thông tin, Công ty đã tiến hành hoàn thiện công tác lưu trữ tài liệu và thông tin với sự quyết tâm và sự đổi mới không ngừng

Khóa luận này nhằm khám phá tầm quan trọng của việc hoàn thiện công tác lưu trữ tài liệu

và thông tin tại Công ty Cổ phần Tập đoàn RES - Chi nhánh Tân Bình Trong bối cảnh môi trường kinh doanh ngày càng cạnh tranh, việc sở hữu và quản lý thông tin một cách hiệu quả trở thành yếu tố quyết định thành công của một doanh nghiệp Sự tổ chức, cập nhật và truy xuất thông tin nhanh chóng và chính xác là những yếu tố quan trọng để đảm bảo sự linh hoạt và khả năng đáp ứng nhanh chóng của công ty trong các hoạt động kinh doanh hàng ngày

Tuy nhiên, việc hoàn thiện công tác lưu trữ tài liệu và thông tin không chỉ đơn thuần là việc xây dựng hệ thống lưu trữ vật lý hoặc điện tử Đây là một quá trình phức tạp yêu cầu sự phối hợp giữa con người, quy trình và công nghệ Công ty Cổ phần Tập đoàn RES - Chi nhánh Tân Bình đã nhận thức được điều này và đã tiến hành triển khai các biện pháp cần thiết để nâng cao chất lượng và hiệu quả của công tác lưu trữ tài liệu và thông tin

Trên cơ sở nghiên cứu sâu về các thách thức mà công ty đang đối mặt trong việc quản lý lưu trữ, khóa luận này sẽ tiếp tục phân tích các giải pháp hiệu quả nhằm nâng cao hiệu suất

và hiệu quả của công tác lưu trữ tài liệu và thông tin Bằng cách áp dụng các phương pháp tiên tiến nhất trong lĩnh vực này, công ty hy vọng có thể xây dựng một hệ thống lưu trữ tài liệu và thông tin linh hoạt, an toàn và dễ dàng truy xuất

2 Mục tiêu nghiên cứu của đề tài

Nghiên cứu về tầm quan trọng và thách thức trong việc hoàn thiện công tác lưu trữ tài liệu

và thông tin tại Công ty Cổ phần Tập đoàn RES - Chi nhánh Tân Bình, và đề xuất các giải pháp để nâng cao hiệu quả công tác lưu trữ

+ Nghiên cứu mục tiêu hiện trạng công tác lưu trữ tài liệu và thông tin tại công ty, xác định các điểm mạnh và điểm yếu, nhận diện các vấn đề và thách thức hiện tại liên quan đến quản

lý lưu trữ Xác định các yêu cầu chính, bao gồm quy trình, hệ thống, công nghệ và nhân lực cần thiết để đáp ứng nhu cầu của công ty

+ Dựa trên kết quả để đánh giá hiện trạng, nghiên cứu mục tiêu để đề xuất các biện pháp cải tiến và giải pháp để hoàn thiện công tác lưu trữ tài liệu và thông tin Các giải pháp này

có thể bao gồm việc áp dụng công nghệ mới, cải thiện quy trình, đào tạo nhân viên, và xây dựng hệ thống quản lý hiệu quả

+ Nghiên cứu mục tiêu để đánh giá hiệu quả của các biện pháp cải tiến được đề xuất Đo lường và so sánh hiệu quả trước và sau khi triển khai các biện pháp để xác định sự cải thiện trong việc lưu trữ tài liệu và thông tin

3 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu của đề tài

+ Đối tượng nghiên cứu:

Đề tài tập trung vào công tác quản lý lưu trữ dữ liệu và thông tin, bao gồm hồ sơ học viên, bảng điểm, kế hoạch giảng dạy, v.v

+ Phạm vi nghiên cứu

Địa điểm tại RES chi nhánh Tân Bình, số 348 Cộng Hòa, quận Tân Bình

Thời gian: đề tài sử dụng dữ liệu từ năm 2020-2022

4 Phương pháp nghiên cứu

- Nghiên cứu tài liệu: Tìm hiểu về các phương pháp, quy trình và tiêu chuẩn lưu trữ tài liệu

và thông tin hiện có trong công ty Xem xét các văn bản, hướng dẫn và chính sách liên quan đến lĩnh vực lưu trữ

- Phân tích dữ liệu: Phân tích dữ liệu lưu trữ hiện có để xác định các vấn đề chính, điểm mạnh và điểm yếu của hệ thống lưu trữ tài liệu và thông tin

- So sánh và nghiên cứu các phương pháp tiên tiến: Nghiên cứu và so sánh các phương pháp, công nghệ và quy trình lưu trữ tài liệu và thông tin tiên tiến được sử dụng trong các công ty khác để tìm ra những giải pháp tối ưu cho công ty cổ phần tập đoàn RES - chi nhánh Tân Bình

5 Kết cấu khóa luận

Chương 1: Cơ sở lý luận về lưu trữ tài liệu và hệ thống thông tin quản lý

Chương 2: Thực trạng hoạt động lưu trữ tài liệu và thông tin tại Công ty cổ phần tập đoàn RES – Chi nhánh Tân Bình

Chương 3: Giải pháp hoàn thiện lưu trữ tài liệu và thông tin tại Công ty cổ phần tập đoàn RES – Chi nhánh Tân Bình

CHƯƠNG 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ LƯU TRỮ TÀI LIỆU VÀ HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ

1.1 Lưu trữ tài liệu

1.1.1 Khái niệm về công tác lưu trữ tài liệu

Công tác lưu trữ là việc lựa chọn, giữ lại và tổ chức khoa học những văn bản, giấy tờ có giá trị được hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan, cá nhân để làm bằng chứng và tra cứu thông tin quá khứ khi cần thiết

Lưu trữ tài liệu là quá trình lưu giữ các tài liệu, thông tin hoặc dữ liệu trong một kho lưu trữ Mục đích của việc lưu trữ là để bảo vệ và duy trì tính toàn vẹn của các tài liệu quan trọng cho công việc hoặc hoạt động của một tổ chức Các phương pháp lưu trữ tài liệu có thể bao gồm lưu trữ điện tử hoặc lưu trữ truyền thống bằng cách sử dụng giấy và bút Việc phân loại và sắp xếp các tài liệu cũng là một phần quan trọng trong quá trình lưu trữ tài liệu Trong lưu trữ tài liệu, việc phân loại, sắp xếp và đánh giá các tài liệu là rất quan trọng Các tài liệu có thể được phân loại theo định dạng, chủ đề, ngày tháng, hoặc quan trọng hơn là theo mức độ bảo mật Việc sắp xếp các tài liệu theo một hệ thống logic và tiện lợi sẽ giúp cho việc tìm kiếm và truy cập các tài liệu trở nên dễ dàng hơn

Ngoài ra, việc lưu trữ tài liệu cũng có thể được thực hiện bằng cách sử dụng các công nghệ lưu trữ điện tử, chẳng hạn như đám mây hoặc phần mềm quản lý tài liệu Các công nghệ này giúp cho việc lưu trữ và truy cập các tài liệu trở nên tiện lợi hơn và giúp cho việc chia

sẻ tài liệu giữa các thành viên trong tổ chức hay giữa các cá nhân trở nên dễ dàng hơn

1.1.2 Phân loại

Lưu trữ vật lý:

Hồ sơ giấy: Bao gồm các tài liệu in ấn, hồ sơ, báo cáo, biểu mẫu và tài liệu liên quan khác được lưu trữ trong các tủ hồ sơ, kệ sách hoặc hộp lưu trữ giấy

Băng ghi âm và đĩa CD/DVD: Lưu trữ âm thanh hoặc dữ liệu trên các phương tiện lưu trữ như băng ghi âm, đĩa CD hoặc DVD

Tài liệu in ấn: Bao gồm sách, tạp chí, báo in và các tài liệu in ấn khác được lưu trữ trong thư viện hoặc các kho lưu trữ vật lý

Lưu trữ điện tử:

Tệp tin: Lưu trữ tài liệu dưới dạng tệp tin điện tử trên máy tính hoặc máy chủ Các tệp tin

có thể được tổ chức trong các thư mục và hệ thống phân cấp để dễ dàng quản lý và truy cập

Cơ sở dữ liệu: Lưu trữ tài liệu trong hệ thống quản lý cơ sở dữ liệu (Database Management System - DBMS) để lưu trữ và truy xuất thông tin theo cấu trúc

Email: Lưu trữ tài liệu trong hộp thư điện tử hoặc các thư mục email để quản lý và tra cứu thông tin liên quan

Hệ thống quản lý tài liệu (Document Management System - DMS): Sử dụng phần mềm DMS để tổ chức, lưu trữ và quản lý tài liệu điện tử DMS cung cấp các tính năng như tìm kiếm, phiên bản, phân loại và quyền truy cập

Hệ thống quản lý nội dung (Content Management System - CMS): Sử dụng phần mềm CMS để quản lý và xuất bản nội dung web hoặc nội dung kỹ thuật số khác

Lưu trữ kỹ thuật số: Kết hợp lưu trữ điện tử và đám mây để tạo ra một hệ thống lưu trữ linh hoạt và tiện ích Tài liệu có thể được sao lưu và đồng bộ hóa giữa các nền tảng khác nhau

để đảm bảo an toàn và sẵn sàng sử dụng

1.1.3 Vai trò

+ Lưu trữ và bảo quản thông tin: Việc lưu trữ tài liệu giúp bảo vệ thông tin của tổ chức khỏi các rủi ro như mất mát, hư hỏng hoặc truy cập trái phép Tài liệu được lưu trữ trong các hệ thống quản lý tài liệu giúp đảm bảo tính toàn vẹn và bảo mật của thông tin

+ Tra cứu và truy xuất thông tin: Việc lưu trữ tài liệu giúp cho việc tra cứu và truy xuất thông tin trở nên dễ dàng và nhanh chóng hơn Các hệ thống quản lý tài liệu cung cấp các công cụ tìm kiếm và đánh chỉ mục để người dùng có thể dễ dàng tìm kiếm và truy xuất thông tin

+ Chia sẻ thông tin: Việc lưu trữ tài liệu giúp cho việc chia sẻ thông tin giữa các nhân viên

và các phòng ban trong tổ chức trở nên thuận tiện hơn Các hệ thống quản lý tài liệu cung cấp các công cụ để chia sẻ tài liệu, phân quyền truy cập và kiểm soát quyền hạn

+ Tối ưu hóa quy trình làm việc: Việc lưu trữ tài liệu giúp cho việc quản lý thông tin và thực hiện các quy trình làm việc trở nên hiệu quả hơn Các hệ thống quản lý tài liệu cung cấp các công cụ để tổ chức và theo dõi các quy trình làm việc, đồng thời giảm thiểu thời gian và công sức cần thiết để thực hiện các nhiệm vụ quản lý

1.2 Về hệ thống thông tin quản lý

1.2.1 Khái niệm hệ thống thông tin quản lý:

Hệ thống thông tin quản lý là một hệ thống chức năng thực hiện việc thu thập, xử lý, lưu trữ và cung cấp thông tin hỗ trợ ra quyết định, điều khiển, phân tích các vấn đề và hiển thị các vấn đề phức tạp trong một tổ chức

Hệ thống cung cấp thông tin cho công tác quản lý của tổ chức.Hệ thống bao gồm con người, thiết bị và quy trình thu thập, phân tích, đánh giá và phân phối những thông tin cần thiết,

kịp thời, chính xác cho những người soạn thảo các quyết định trong tổ chức (Đỗ Văn Quang

sử dụng Vì vậy, việc lưu trữ thông tin cũng là một trong các hoạt động quan trọng của hệ thống thông tin Các thông tin được lưu trữ thường được tổ chức dưới dạng các trường, files, các báo cáo, và các cơ sở dữ liệu

Thông tin phản hồi: Hệ thống thông tin thường được điều khiển thông qua các thông tin phản hồi Thông tin phản hồi là những dữ liệu xuất, giúp cho bản thân những người điều hành mạng lưới thông tin có thể đánh giá lại và hoàn thiện quá trình thu thập và xử lý dữ liệu mà họ đang thực hiện

Hình 1.1 Các chức năng chính của hệ thống thông tin

1.2.2 Các loại thông tin quản lý

Thông tin chiến lược: là thông tin sử dụng cho chính sách dài hạn của tổ chức, chủ yếu

phục vụ cho các nhà quản lý cao cấp khi dự đoán tương lai Loại thông tin này đòi hỏi tính khái quát, tổng hợp cao Dữ liệu để xử lý ra loại thông tin này thường là từ bên ngoài tổ chức Đây là loại thông tin được cung cấp trong những trường hợp đặc biệt

Thông tin chiến thuật: là thông tin sử dụng cho chính sách ngắn hạn, chủ yếu phục vụ cho

các nhà quản lý phòng ban trong tổ chức Loại thông tin này trong khi cần mang tính tổng hợp vẫn đòi hỏi phải có mức độ chi tiết nhất định dạng thống kê Đây là loại thông tin cần được cung cấp định kỳ

Thông tin điều hành: (thông tin tác nghiệp) sử dụng cho công tác điều hành tổ chức hàng

ngày và chủ yếu phục vụ cho người giám sát hoạt động tác nghiệp của tổ chức Loại thông

tin này cần chi tiết, được rút ra từ quá trình xử lý các dữ liệu trong tổ chức Đây là loại thông tin cần được cung cấp thường xuyên

Phạm vi sử dụng của hệ thống thông tin quản lý (Management Information System - MIS)

có thể được phân loại theo các tiêu chí sau:

Hệ thống thông tin quản lý toàn cầu (Enterprise-wide MIS): Được triển khai trên toàn bộ

tổ chức để cung cấp thông tin và hỗ trợ quyết định cho các bộ phận và cấp quản lý khác nhau

Hệ thống thông tin quản lý chức năng (Functional MIS): Tập trung vào một chức năng cụ thể trong tổ chức, ví dụ như hệ thống tài chính, hệ thống nhân sự, hệ thống tiếp thị

● Theo nguồn dữ liệu:

Hệ thống thông tin quản lý nội bộ (Internal MIS): Sử dụng dữ liệu nội bộ thu thập từ các hoạt động và quy trình trong tổ chức

Hệ thống thông tin quản lý bên ngoài (External MIS): Sử dụng dữ liệu từ nguồn bên ngoài

tổ chức, như dữ liệu thị trường, dữ liệu khách hàng, dữ liệu về đối thủ cạnh tranh

● Theo công nghệ:

Hệ thống thông tin quản lý truyền thống: Dựa trên việc sử dụng các công nghệ truyền thống như hồ sơ giấy, bảng tính Excel, hệ thống cơ sở dữ liệu quan hệ

Hệ thống thông tin quản lý dựa trên công nghệ thông tin: Sử dụng các công nghệ mới như

hệ thống ERP (Enterprise Resource Planning), hệ thống CRM (Customer Relationship Management), hệ thống Business Intelligence (BI)

1.2.3 Cấu trúc của hệ thống thông tin quản lý

Theo cấu trúc nội dung, Một hệ thống thông tin quản lý được thiết kế cấu trúc tốt gồm bốn

hệ thống con, đó là các hệ thống ghi chép nội bộ, hệ thống tình báo, hệ thống nghiên cứu

và hệ thống hỗ trợ quyết định

+ Hệ thống ghi chép nội bộ: Đảm bảo cung cấp những số liệu hiện thời, nhiều tổ chức đã

phát triển những hệ thống ghi chép nội bộ tiên tiến có sử dụng máy tính để có thể cung cấp thông tin nhanh và đầy đủ hơn

+ Hệ thống tình báo: Cung cấp cho các nhà quản lý những thông tin hàng ngày, tình hình

đang diễn ra về những diễn biến của môi trường bên ngoài

+ Hệ thống nghiên cứu thông tin: Thu thập những thông tin liên quan đến một vấn đề cụ

thể đặt ra trước tổ chức, đặc điểm của việc nghiên cứu thông tin tốt là có phương pháp khoa học, sử dụng nhiều phương pháp, xây dựng mô hình, lượng định tỷ lệ chi phí/lợi ích của giá trị của thông tin

+ Hệ thống hỗ trợ quyết định: Gồm các phương pháp thống kê và các mô hình quyết định

để hỗ trợ các nhà quản lý ban hành các quyết định đúng đắn hơn

1.2.4 Vai trò của hệ thống thông tin trong doanh nghiệp

So sánh với thời kỳ những năm 1950, khi các doanh nghiệp chủ yếu sử dụng hệ thống thông tin để giảm chi phí cho các công việc giấy tờ thông thường, hiện nay, hệ thống thông tin đã trở thành một yếu tố chiến lược quan trọng trong mỗi tổ chức Doanh nghiệp có thể áp dụng

hệ thống thông tin ở mọi cấp quản lý trong doanh nghiệp Hơn nữa, hệ thống thông tin không chỉ đóng vai trò là nguồn cung cấp báo cáo liên tục và chính xác, mà còn trở thành

một công cụ, một vũ khí chiến lược giúp doanh nghiệp có được lợi thế cạnh tranh trên thị trường và duy trì những điểm mạnh hiện có

Đây là một số những ảnh hưởng quan trọng của hệ thống thông tin quản lý giúp cho doanh nghiệp có được ưu thế cạnh tranh:

Cung cấp thông tin hữu ích cho quản lý: Hệ thống thông tin quản lý cung cấp thông tin về hoạt động kinh doanh, tài chính, sản phẩm và dịch vụ của tổ chức để giúp quản lý có được cái nhìn tổng thể về hoạt động của tổ chức

Hỗ trợ quản lý trong việc ra quyết định: Hệ thống thông tin quản lý cung cấp các báo cáo

và phân tích dữ liệu để hỗ trợ quản lý trong việc ra quyết định Các công cụ phân tích dữ liệu giúp phát hiện xu hướng và mối quan hệ giữa các biến số, giúp quản lý đưa ra những quyết định chính xác hơn

Tăng tính hiệu quả và năng suất: Hệ thống thông tin quản lý giúp tổ chức tăng tính hiệu quả

và năng suất trong hoạt động kinh doanh bằng cách cung cấp thông tin và phân tích dữ liệu

để tối ưu hóa các quy trình làm việc

Tối ưu hóa quy trình kinh doanh: Hệ thống thông tin quản lý giúp tổ chức tối ưu hóa các quy trình kinh doanh bằng cách cung cấp thông tin về hoạt động của tổ chức và phân tích

dữ liệu để tìm kiếm các cơ hội tăng cường hiệu suất và giảm chi phí

Đưa ra dự đoán và kịch bản: Hệ thống thông tin quản lý giúp quản lý đưa ra dự đoán và kịch bản về tương lai của tổ chức dựa trên phân tích dữ liệu và xu hướng hiện tại, giúp tổ chức đưa ra các quyết định chiến lược và kế hoạch phát triển

Hỗ trợ quản lý tối ưu hóa chi phí: Hệ thống thông tin quản lý giúp quản lý tối ưu hóa chi phí bằng cách cung cấp thông tin về các hoạt động kinh doanh không hiệu quả và giúp quản

lý đưa ra các biện pháp khắc phục

Tăng tính cạnh tranh: Hệ thống thông tin quản lý giúp tổ chức tăng tính cạnh tranh bằng cách cung cấp thông tin về thị trường, khách hàng và đối thủ cạnh tranh để giúp tổ chức đưa ra các chiến lược kinh doanh phù hợp

Hỗ trợ quản lý trong việc đáp ứng yêu cầu của khách hàng: Hệ thống thông tin quản lý giúp

tổ chức đáp ứng yêu cầu của khách hàng bằng cách cung cấp thông tin về nhu cầu và sở thích của khách hàng để giúp tổ chức thiết kế sản phẩm và dịch vụ phù hợp

Tăng tính minh bạch và trung thực: Hệ thống thông tin quản lý giúp tổ chức tăng tính minh bạch và trung thực trong hoạt động kinh doanh bằng cách cung cấp thông tin rõ ràng và chính xác về hoạt động của tổ chức

Nâng cao khả năng đổi mới: Hệ thống thông tin quản lý giúp tổ chức nâng cao khả năng đổi mới bằng cách cung cấp thông tin về xu hướng mới, công nghệ mới và các cơ hội mới

để giúp tổ chức đưa ra các sản phẩm và dịch vụ mới

1.3 Các yếu tố ảnh hưởng đến công tác lưu trữ tài liệu và thông tin

1.3.1 Ảnh hưởng của công nghệ

Công nghệ đã có một sự ảnh hưởng sâu sắc đến công tác lưu trữ tài liệu và thông tin Trước đây, việc lưu trữ và quản lý tài liệu thường phụ thuộc vào giấy tờ và hệ thống vật lý, dẫn đến những thách thức như không gian lưu trữ hạn chế, khó khăn trong việc tìm kiếm và truy xuất thông tin, cũng như rủi ro về mất mát hoặc hư hỏng tài liệu Tuy nhiên, nhờ sự phát triển của công nghệ hiện đại, những vấn đề này đã được giải quyết một cách hiệu quả Một trong những ảnh hưởng quan trọng nhất của công nghệ là tăng tốc độ xử lý tài liệu Công nghệ quét, chụp ảnh và OCR (Optical Character Recognition) giúp chuyển đổi tài liệu giấy thành dạng điện tử một cách nhanh chóng và chính xác Điều này không chỉ giúp tiết kiệm thời gian cho quá trình lưu trữ, mà còn giúp tăng cường khả năng tìm kiếm và truy xuất thông tin Bằng cách sử dụng các công cụ tìm kiếm và phân loại thông minh, người dùng có thể dễ dàng tìm kiếm và truy xuất tài liệu theo từ khóa, chủ đề hoặc các tiêu chí khác

Công nghệ cũng đã đóng vai trò quan trọng trong việc hỗ trợ lưu trữ điện tử Thay vì phải

sử dụng không gian vật lý để lưu trữ hàng ngàn tài liệu giấy, công nghệ cho phép chúng ta lưu trữ tài liệu và thông tin dưới dạng điện tử Điều này không chỉ giúp tiết kiệm không gian, mà còn giảm thiểu rủi ro mất mát hoặc hư hỏng tài liệu Các hệ thống quản lý tài liệu điện tử (EDMS) cung cấp khả năng tổ chức, phân loại và bảo quản tài liệu một cách hiệu quả Bên cạnh đó, công nghệ cũng cho phép chia sẻ và truy cập tài liệu từ xa, giúp cải thiện khả năng làm việc độc lập và đồng thời trong các dự án đa bên

Không chỉ giúp tiết kiệm thời gian và không gian, công nghệ còn đóng vai trò quan trọng trong việc tăng tính bảo mật của lưu trữ tài liệu và thông tin Các công nghệ bảo mật như

mã hóa dữ liệu, chứng thực người dùng và chữ ký số giúp bảo vệ tài liệu khỏi các mối đe dọa bên ngoài Đồng thời, các công nghệ kiểm soát truy cập và quản lý quyền hạn cho phép chỉ những người được ủy quyền mới có thể truy cập vào các tài liệu nhạy cảm hay quan trọng

1.3.2 Ảnh hưởng của nhân lực

Nhân lực là một trong những vai trò vô cùng quan trọng trong việc thực hiện công tác lưu trữ tài liệu và thông tin Các thành viên trong tổ chức đảm nhận nhiều nhiệm vụ quan trọng như quản lý, tổ chức, bảo mật và duy trì hệ thống lưu trữ

Trước hết, nhân lực có nhiệm vụ quản lý và tổ chức quá trình lưu trữ Họ phải xác định và thiết lập các quy trình, phương pháp lưu trữ, phân loại và đánh số tài liệu Việc này giúp tạo ra một hệ thống lưu trữ có cấu trúc và dễ dàng truy xuất thông tin Nhân lực cần có kiến thức và kỹ năng để hiểu và áp dụng các nguyên tắc quản lý thông tin hiệu quả

Thứ hai, nhân lực đảm bảo an ninh và bảo mật thông tin trong quá trình lưu trữ Họ bắt buộc phải nắm vững các quy định về bảo mật thông tin và áp dụng các biện pháp bảo vệ như mã hóa, chứng thực và quản lý quyền truy cập Đồng thời, nhân lực sẽ phải tuân thủ theo các quy định về quyền riêng tư và bảo vệ dữ liệu cá nhân cho khách hàng Việc này

giúp đảm bảo rằng thông tin quan trọng không rơi vào tay sai và giữ cho dữ liệu được an toàn

Ngoài ra, nhân lực cần được đào tạo và nhận thức về công nghệ và tiến bộ trong lĩnh vực lưu trữ tài liệu và thông tin Họ cần nắm bắt các công nghệ mới và áp dụng chúng vào công việc hàng ngày Đào tạo giúp nâng cao kiến thức và kỹ năng của nhân lực, từ đó tăng cường khả năng sử dụng các công cụ và phần mềm lưu trữ hiện đại

1.3.3 Ảnh hưởng của quy trình làm việc

Quy trình làm việc đóng vai trò quan trọng trong việc ảnh hưởng đến công tác lưu trữ tài liệu và thông tin Cách tổ chức và thực hiện các quy trình này có thể có ảnh hưởng đáng kể đến hiệu suất và hiệu quả của công tác lưu trữ

Trước hết, quy trình làm việc giúp tổ chức và phân loại tài liệu và thông tin một cách có hệ thống Một quy trình rõ ràng và có cấu trúc đảm bảo rằng tài liệu được đặt vào vị trí chính xác và dễ dàng tìm kiếm Các quy trình này có thể bao gồm việc sử dụng hệ thống phân loại, đánh số hoặc gắn nhãn cho các tài liệu Sự tổ chức và phân loại có hiệu quả giúp tiết kiệm được thêm thời gian trong việc tìm kiếm thông tin và đảm bảo tính nhất quán trong cách lưu trữ

Tiếp theo, quy trình làm việc cung cấp một khung làm việc chung và tiêu chuẩn hóa cho việc lưu trữ tài liệu và thông tin Áp dụng các tiêu chuẩn giúp đảm bảo tính nhất quán và khả năng tương thích giữa các tài liệu Việc tuân thủ các tiêu chuẩn này giúp giảm thiểu sự mất mát thông tin, lỗi hệ thống và tăng cường khả năng truy xuất thông tin

Ngoài ra, quy trình làm việc cũng ảnh hưởng đến việc bảo mật và bảo vệ thông tin Các quy trình này bao gồm việc xác định và áp dụng các biện pháp bảo mật như mã hóa, chứng thực người dùng và quản lý quyền truy cập Quy trình làm việc phải đảm bảo rằng chỉ những người có quyền truy cập được phép có thể tiếp cận tài liệu và thông tin nhạy cảm

Thêm vào đó, quy trình làm việc có thể ảnh hưởng đến việc duy trì và cập nhật thông tin Một quy trình rõ ràng giúp xác định vai trò và trách nhiệm của từng cá nhân trong việc duy

trì và cập nhật thông tin Điều này đảm bảo rằng thông tin được cập nhật đúng lúc, giữ được tính chính xác và khả dụng cho những người cần sử dụng

1.3.4 Ảnh hưởng của chính sách và quy định liên quan đến lưu trữ tài liệu và thông tin

Chính sách và quy định liên quan đến lưu trữ tài liệu và thông tin có ảnh hưởng to lớn đến việc quản lý và bảo vệ thông tin Việc tuân thủ các chính sách và quy định này là cần thiết

để đảm bảo tính bảo mật, nhất quán và khả năng truy xuất thông tin

Một chính sách lưu trữ tài liệu và thông tin hiệu quả phải đảm bảo tính bảo mật của thông tin Chính sách này cần xác định các biện pháp bảo vệ thông tin như mã hóa, chứng thực

và quản lý quyền truy cập Đồng thời, chính sách cũng cần đảm bảo tính riêng tư và bảo vệ

dữ liệu cá nhân theo các quy định pháp luật Bằng cách thiết lập các chính sách này, tổ chức

có thể giảm thiểu nguy cơ bị xâm phạm an ninh thông tin và mất mát dữ liệu quan trọng Quy định liên quan đến lưu trữ tài liệu và thông tin cũng đóng vai trò quan trọng trong việc đảm bảo tính nhất quán và khả năng truy xuất thông tin Quy định này có thể bao gồm việc

sử dụng các tiêu chuẩn về phân loại, đánh số hoặc gắn nhãn cho các tài liệu Ngoài ra, quy định cũng cần xác định các yêu cầu về thời gian lưu trữ, xử lý và tiêu hủy tài liệu Việc tuân thủ các quy định này giúp đảm bảo tính nhất quán trong việc lưu trữ và dễ dàng truy xuất thông tin khi cần thiết

Bên cạnh đó, chính sách và quy định liên quan còn có tác động đến việc tuân thủ yêu cầu pháp luật Các tổ chức doanh nghiệp phải tuân thủ theo các quy định về bảo mật thông tin, bảo vệ dữ liệu cá nhân và tuân thủ các quyền riêng tư Việc thiếu sót trong việc tuân thủ có thể dẫn đến mất cắp thông tin, vi phạm quyền riêng tư và gây thiệt hại cho danh tiếng của

tổ chức

1.4 Thực trạng lưu trữ tài liệu và thông tin tại các Công ty ở Việt Nam hiện nay

1.4.1 Thiếu nguồn nhân lực có chuyên môn làm công tác lưu trữ

Một trong những vấn đề chính trong công tác lưu trữ tài liệu và thông tin là thiếu nguồn nhân lực được trang bị đầy đủ kiến thức và kỹ năng Điều này dẫn đến việc nhiều nhân viên

không được đào tạo về quy trình và tiêu chuẩn, gây ra sự thiếu chất lượng trong việc bảo quản và lưu trữ tài liệu Để giải quyết vấn đề này, cần đầu tư vào việc đào tạo, huấn luyện

và phát triển kỹ năng cho nhân viên

Đội ngũ quản lý và nhân viên cần được trang bị kiến thức về quy tắc và tiêu chuẩn quốc tế,

kỹ năng sử dụng các thiết bị và phần mềm hỗ trợ công tác lưu trữ, cũng như kỹ năng số hóa tài liệu Ngoài ra, kỹ năng quản lý thời gian và tài nguyên, giao tiếp và hợp tác với các bộ phận liên quan, cùng với khả năng phân tích và giải quyết vấn đề của tài liệu cũng là những yếu tố quan trọng

Đảm bảo nguồn nhân lực có chuyên môn trong công tác bảo quản và lưu trữ tài liệu là một bước quan trọng để đảm bảo tính toàn vẹn của tài liệu Việc đầu tư vào đào tạo và phát triển

kỹ năng cho nhân viên sẽ giúp nâng cao chất lượng công tác lưu trữ tài liệu và thông tin

1.4.2 Thiếu sự quan tâm chú trọng đến công tác lưu trữ

Tình trạng bảo quản và lưu trữ tài liệu tại Việt Nam đang gặp nhiều vấn đề lớn Một trong những thách thức chính là thiếu nhận thức về tầm quan trọng của việc lưu trữ tài liệu và hệ thống lưu trữ không được đảm bảo chất lượng

Nhiều cơ quan doanh nghiệp vẫn coi việc lưu trữ tài liệu là một việc phụ, không đáng quan tâm, tập trung chỉ vào sự tiến bộ kinh doanh ngắn hạn Điều này dẫn đến việc công tác bảo quản và lưu trữ không được ưu tiên và không có sự đầu tư cần thiết Kết quả là hồ sơ tài liệu bị mất mát, hỏng hoặc không thể truy xuất, gây ảnh hưởng đến hoạt động kinh doanh

và không tồn tại một hệ thống lưu trữ hợp lý

Để giải quyết vấn đề này, cần có sự tập trung và đầu tư từ các cơ quan, doanh nghiệp vào việc bảo quản và lưu trữ tài liệu Đầu tiên, cần đào tạo và trau dồi nguồn nhân lực để có đội ngũ quản lý và nhân viên chuyên nghiệp, có kiến thức về các quy trình và tiêu chuẩn lưu trữ

Ngoài ra, cần xây dựng chính sách hỗ trợ và đầu tư vào cơ sở vật chất để lưu trữ hồ sơ tài liệu được tốt hơn Điều này bao gồm việc xác định các yêu cầu về không gian lưu trữ, bảo

vệ an ninh và môi trường cho tài liệu, cũng như áp dụng các công nghệ hiện đại để số hóa

và quản lý tài liệu

Để đảm bảo công tác lưu trữ luôn được thực hiện tốt, cần có các quy định cụ thể về việc lưu trữ tài liệu và tuân thủ chặt chẽ Các hoạt động kiểm tra, sửa chữa, xử lý mối mọt, ẩm mốc trong kho lưu trữ cũng cần được tổ chức định kỳ Đồng thời, việc cập nhật tài liệu mới

và loại bỏ những tài liệu không còn giá trị cũng rất quan trọng để duy trì tính toàn vẹn và hiệu quả của hệ thống lưu trữ

Tổ chức các khóa đào tạo và chia sẻ kinh nghiệm giữa các cơ quan, doanh nghiệp cũng là một phương pháp hiệu quả để nâng cao nhận thức và năng lực trong công tác bảo quản và lưu trữ tài liệu Sự hợp tác và chia sẻ thông tin giữa các bên có thể mang lại những giải pháp sáng tạo và tiến bộ trong việc quản lý tài liệu

1.4.3 Thiếu hệ thống quản lý và lưu trữ tài liệu tự động

Hệ thống quản lý và lưu trữ tài liệu tự động là một công cụ quan trọng giúp tối ưu hóa quá trình quản lý và lưu trữ tài liệu Nó tự động hóa các thao tác quản lý, lưu trữ, tìm kiếm và truy xuất tài liệu, giúp việc tìm kiếm và truy cập tài liệu trở nên nhanh chóng và dễ dàng hơn Hệ thống này còn giảm thiểu rủi ro mất mát hoặc hư hỏng bằng cách tạo ra các bản sao lưu trữ của tài liệu để bảo đảm an toàn và bảo mật cho các tài liệu quan trọng

Hệ thống quản lý và lưu trữ tài liệu tự động giúp tiết kiệm thời gian và nguồn lực của nhân viên bằng cách tự động hóa nhiều thao tác của việc quản lý và lưu trữ tài liệu Đồng thời,

nó cũng giúp cho việc tìm kiếm và truy xuất tài liệu trở nên dễ dàng và nhanh chóng hơn, giúp tăng hiệu quả và năng suất của công tác lưu trữ tài liệu

Tuy nhiên, hiện nay vẫn có nhiều cơ quan, doanh nghiệp sử dụng các phương pháp cổ điển như lưu trữ tài liệu trên giấy hoặc lưu trữ trên máy tính cá nhân, dẫn đến việc bảo quản và lưu trữ tài liệu gặp khó khăn và dễ gặp rủi ro Để giải quyết vấn đề này, cần đầu tư vào hệ thống lưu trữ tự động như hệ thống quản lý tài liệu số hoặc các phần mềm lưu trữ hồ sơ để cải thiện việc quản lý và lưu trữ tài liệu

1.4.4 Thiếu trang thiết bị trong việc quản lý thông tin và dữ liệu

Thực trạng thiếu vật tư và trang thiết bị là một trong những vấn đề làm giảm hiệu quả công

tác bảo quản và lưu trữ Ví dụ, trong nhiều cơ quan doanh nghiệp, chỉ có ít kho chứa tài

liệu giấy và không có đủ sức chứa để lưu trữ tài liệu lâu dài Nếu không có đủ kho chứa, tài

liệu giấy sẽ bị mất mát hoặc hỏng hóc, gây khó khăn cho việc tìm kiếm và sử dụng tài liệu

Hơn nữa, các loại vật tư cơ bản như hộp đựng tài liệu, giá kệ lưu trữ hồ sơ vẫn chưa được

chú trọng mua sắm Việc tái sử dụng lại các vật tư, trang thiết bị cũ hoặc không đủ tiên tiến

cũng gây nên những hạn chế và khó khăn trong việc lưu trữ và bảo quản tài liệu Nếu sử

dụng các thiết bị cũ hoặc không đủ tiên tiến, thì việc lưu trữ hồ sơ sẽ không đảm bảo được

tính chính xác và an toàn của tài liệu Điều này có thể dẫn đến mất mát hoặc hỏng hóc tài

liệu, gây khó khăn cho việc trích xuất, tra cứu tài liệu khi cần

Việc cung cấp đủ vật tư và trang thiết bị cho việc bảo quản và lưu trữ tài liệu giấy là một

trong những yếu tố quan trọng để đảm bảo công tác lưu trữ tốt nhất Do đó, các cơ quan

doanh nghiệp cần phải đầu tư vào việc mua sắm vật tư và trang thiết bị phù hợp

sẽ đóng vai trò quan trọng trong việc phát triển các giải pháp cụ thể trong những chương tiếp theo của nghiên cứu Ta sẽ tiếp tục khám phá cách mà Công ty Cổ phần Tập đoàn RES

có thể cải thiện quy trình lưu trữ và quản lý thông tin, đồng thời đảm bảo sự linh hoạt và hiệu quả trong hoạt động hàng ngày

CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG HOẠT ĐỘNG LƯU TRỮ TÀI LIỆU VÀ

THÔNG TIN TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN TẬP ĐOÀN RES - CHI NHÁNH TÂN BÌNH

2.1 Giới thiệu về Công ty cổ phần tập đoàn RES

2.1.1 Thông tin chung

Tên công ty: CÔNG TY CỔ PHẦN TẬP ĐOÀN RES

Tên quốc tế: RES GROUP JOINT STOCK COMPANY

Tên viết tắt: RES GROUP

Logo:

Hình 2 1 Logo Công ty cổ phần tập đoàn RES

Trụ sở chính: số 89 Phố Yên Lãng, Phường Thịnh Quang, Quận Đống Đa, Hà Nội

2.1.2 Quá trình hình thành và phát triển

Công ty cổ phần tập đoàn RES là một doanh nghiệp hoạt động trong lĩnh vực giáo dục tại Việt Nam và được thành lập vào năm 2019 RES cam kết cung cấp các dịch vụ giáo dục chất lượng cho học sinh từ mọi cấp học, đồng thời hỗ trợ đào tạo các chứng chỉ tiếng Anh quốc tế

Công ty cổ phần tập đoàn Res trước đây có nguồn gốc từ hệ thống trường Anh Ngữ Quốc

Tế RES (Công ty TNHH MTV RES) được thành lập vào năm 2007, chuyên về Khóa Học IELTS,Tiếng Anh Trẻ em và Thiếu Niên Là hệ thống trung tâm Anh Ngữ tiêu chuẩn Quốc

Tế Cambridgevà được Hội Đồng Úc IDP công nhận là đối tác xuất sắc trong suốt 8 năm liên tiếp

Tính đến hết năm 2023 trung tâm anh ngữ RES có tổng cộng 40 chi nhánh trên toàn quốc

và trung tâm đang giữ kỷ lục có số lượng học viên học chứng chỉ quốc tế IELTS đông cả nước ( hơn 30.000 học viên, thống kê 2021) và cũng đã và đang giữ kỷ lục số học viên đạt điểm IELTS cao cả nước trong suốt 15 năm liên tiếp

RES là đối tác xuất sắc nhất của Hội đồng Úc (IDP) từ 2013 – 2018 nhờ có số lượng học viên thi IELTS đạt được điểm cao đông nhất cả nước Đặc biệt có một thành tích đáng chú

ý là vào ngày thi 03/12/2018, học viên tại RES là Nghiêm Minh Hiếu, chỉ mới 14 tuổi, học lớp 9 đã đạt 8.5 IELTS Điều này đã lập kỷ lục người trẻ tuổi nhất Việt Nam đạt mức điểm này Ngoài ra, Hệ thống Anh ngữ RES đã tham gia cung cấp cố vấn về chuyên môn, giáo viên nước ngoài, học sinh, và hợp tác sản xuất các chương trình như: 5 Từ mới Tiếng Anh mỗi ngày (2019), Hoà ca (2019) với kênh truyền hình giáo dục quốc gia VTV7

RES tự hào sở hữu một đội ngũ giảng viên chất lượng Giám đốc học thuật là thầy Stephan Edward - IELTS Academic Examiner Trainer, người tuyển và đào tạo giáo viên khảo thí IELTS Tất cả các giáo viên đều được tuyển chọn và đào tạo kỹ lưỡng với điều kiện tuyển dụng đầu vào là 7.5 IELTS Chúng tôi sử dụng giáo trình được nghiên cứu và biên soạn công phu, bám sát năng lực thực tế và phù hợp với từng học sinh Việt Nam, giúp cho học

viên có nền tảng tiếng Anh vững chắc theo phương pháp Giáo Dục Professional Language

learning từ Hoa Kỳ

Tầm nhìn: RES sẽ giúp cho thế hệ trẻ Việt Nam có đủ năng lực về Tiếng Anh để tiếp thu

tri thức và tinh hoa của thế giới Mục đích chính là mong muốn để các em có cơ hội thành

công trong tương lai, góp phần đưa Đất Nước và con người Việt Nam lên một tầm cao mới

Sứ mệnh: Hiện Trung Tâm Anh Ngữ RES đã có 38 Chi nhánh ở khắp các tỉnh thành Không

dừng lại tại đó, trong những năm tới Res cam kết không ngừng cải tiến mọi hoạt động, mở

thêm trường tại tất cả các tỉnh thành để mang Tiếng Anh đến khắp mọi vùng đất nước

2.1.3 Cơ cấu tổ chức

Sơ đồ 2.1 Cơ cấu tổ chức tại RES

CEO & FOUNDER

CFO

GIÁM ĐỐC MIỀN

PHÒNG NHÂN SỰ

GIÁM ĐỐC CHI NHÁNH QUẢN LÝ

Chủ tịch hội đồng quản trị (CEO & Founder) – Nguyễn Thị Yến: Quản lý tất cả các phòng ban và bộ phận trong công ty, là người đưa ra các quy định, chính sách của công ty như: Lương thưởng, nghỉ lễ, Tết, và các hoạt động khác Đồng thời cũng là người phê duyệt tất

cả các báo cáo công việc của toàn hệ thống

Quản lý toàn bộ các vấn đề tài chính của công ty, bao gồm

- Giám đốc tài chính: Quản lý toàn bộ các vấn đề tài chính của công ty, bao gồm: duyệt các khoản thu chi của các chi nhánh, phòng ban, bảo hiểm, thuế, và các khoản liên quan khác

- Giám đốc miền: Hiện tại RES đang có hai giám đốc miền, một đang quản lý khu vực miền Nam và một đang quản lý khu vực miền Bắc Họ quản lý các chi nhánh thuộc khu vực của mình, là người đưa ra quyết định tổ chức sự kiện, thưởng theo miền, quản lý học viên,

- Phòng đào tạo: Quản lý chương trình giảng dạy, xếp sếp lịch học, phân công, giải quyết các công việc liên quan đến giáo viên cho các chi nhánh

- Phòng Marketing: Quảng cáo thương hiệu, chạy quảng cáo trên các trang mạng xã hội, tổ chức sự kiện ở tỉnh, thành phố,…

- Phòng nhân sự: Tuyển dụng, phỏng vấn, phân bổ nhân viên, đào tạo nhân viên mới, giải quyết các vấn đề của nhân viên,

- Phòng kế toán: tính lương, thưởng, thuế, kiểm tra sổ sách, đối chiếu chứng từ, chuẩn bị các báo cáo trong nội bộ và báo cáo tài chính,…

- Các chi nhánh: Ở các chi nhánh sẽ đội quản lý lớp học, quản lý học viên tại chi nhánh, quản

lý tài liệu sách, văn phòng phẩm và trang thiết bị của chi nhánh

2.1.4 Lĩnh vực kinh doanh

Công ty cổ phần tập đoàn RES hoạt động trong nhiều lĩnh vực đa dạng Đầu tiên, chúng tôi chuyên bán buôn đồ dùng gia đình như sách, báo, tạp chí và văn phòng phẩm Ngoài ra, chúng tôi cung cấp dịch vụ ăn uống tự phục vụ cho các tổ chức như căng tin cơ quan, nhà máy, bệnh viện và trường học dựa trên quyền nhượng quyền Công ty cũng đang hoạt động trong lĩnh vực tư vấn, môi giới và đấu giá bất động sản, cũng như dịch vụ môi giới bất động

sản và tư vấn bất động sản Chúng tôi cung cấp giáo dục từ mầm non đến trung học phổ thông và hoạt động tư vấn quản lý Ngoài ra, RES còn bán lẻ sách, báo, tạp chí và văn phòng phẩm trong các cửa hàng chuyên doanh Cuối cùng, chúng tôi cung cấp các dịch vụ giáo dục khác như dạy ngoại ngữ, kỹ năng đàm thoại, đào tạo kỹ năng nói trước công chúng, dạy máy tính và dạy kèm (gia sư)

Tuy nhiên, dịch vụ giáo dục tiếng Anh vẫn luôn là hoạt động kinh doanh chính của công

ty RES cung cấp dịch vụ giảng dạy cho nhiều lứa tuổi, các trình độ khác nhau, đồng thời RES cũng cung cấp dịch vụ ôn, luyện thi các chứng chỉ tiếng anh quốc tế

Ở RES, các chương trình đào tạo luôn muốn học viên phát triển trình độ IELTS thông qua các khóa học được thiết kế theo lộ trình:

- Pre kid 1 -Pre kid 4, Kid 1 – Kid 7 và các lớp Pre Teen 1 – Pre Teen 3: Đây là các khóa học

cơ bản dành cho các bé từ 3 đến 10 tuổi Các khóa học này luyện tạp cho trẻ về 2 kĩ năng nghe và nói, với 100% giáo viên nước ngoài

- English Teen 1 – English Teen 3 (20 buổi/lớp), IELTS Background (30 buổi/lớp) và IELTS Foundation (17 buổi/lớp): Là các khóa học dành cho các bạn từ 8 đến 15 tuổi, những người mới bắt đầu làm quen, học tiếng Anh và những người đã mất gốc tiếng Anh Các lớp này

sẽ chú trọng trong việc hướng dẫn các kiến thức cơ bản về từ vựng, ngữ pháp và kỹ năng nghe, nói

- Pre IELTS, Reading and Listening for Pre IELTS: Thời gian học của các lớp này sẽ là 17 buổi, dành cho những học viên có nhu cầu mong muốn ôn luyện cả 4 kỹ năng nghe, nói, đọc, viết và luyện thi chứng chỉ quốc tế IELTS

- IELTS Advanced (17 buổi), Pronunciation & Speaking for IELTS (23 buổi), Writing for IELTS (13 buổi), Special (13 buổi) và IELTS Success (17 buổi): Đây là những khóa học dành cho những bạn chuẩn bị thi chứng chỉ IELTS

- Level 6: Còn đây là lớp học nâng cao điểm số theo nhu cầu của học viên, lớp này ngoài lộ trình, và là mục tiêu mong muốn đạt tới điểm số IELTS cao từ 7.5-9.0

- Hơn thế nữa, RES cũng cung cấp các lớp học 1:1, bổ trợ tùy theo nhu cầu của học viên

2.1.5 Đối tượng khách hàng

RES hướng đến khách hàng chủ yếu là học sinh, sinh viên và người đi làm, nhằm đáp ứng nhu cầu học tiếng Anh trong quá trình học tập, thi cử và công việc Các nguồn khách hàng chính của RES bao gồm Booking và Sự kiện, cùng với Chăm sóc học viên

Khách hàng Booking là những người đặt lịch tư vấn cá nhân để xác định lộ trình học Họ

sẽ được hẹn gặp tại trung tâm để kiểm tra trình độ và nhận tư vấn chuyên sâu Ngoài ra, RES thường tổ chức các sự kiện tại trường học và các chi nhánh để thu hút khách hàng tiềm năng RES cũng hợp tác với các trường từ tiểu học đến trung học phổ thông để tổ chức các

sự kiện nhằm tăng cường quảng bá và tìm kiếm khách hàng tiềm năng

RES quan tâm đặc biệt đến việc chăm sóc học viên Sau khi học sinh hoàn thành lộ trình học, họ thường được tư vấn tiếp tục theo các gói học tiếp theo RES thường đề xuất cho học viên các gói học lộ trình dài từ 3 đến 7 năm, phù hợp với độ tuổi của từng cá nhân, và yêu cầu đăng ký ít nhất 3 gói liên tiếp Điều này dẫn đến mức học phí lớn, từ hàng chục triệu đến hàng trăm triệu đồng mỗi lần đóng tiền Tuy nhiên, RES chỉ chấp nhận thanh toán thành 3 đợt và yêu cầu việc thanh toán trong vòng 1 tháng sau khi ký hợp đồng Điều này

có thể gây khó khăn cho một số khách hàng, do đó RES đã hợp tác với ONEPAY để cung cấp dịch vụ vay tiền học phí và trả góp trong kỳ hạn 3 tháng, 6 tháng hoặc 12 tháng

2.1.6 Kết quả hoạt động kinh doanh trong những năm gần đây

Tất cả các chỉ tiêu hoạt động kinh doanh của Công ty cổ phần Tập đoàn RES trong giai đoạn 2020-2022 đều cho thấy sự tăng trưởng tích cực Hầu hết các chỉ tiêu về hoạt động kinh doanh đều tăng, và trong đó có các chỉ tiêu tăng khá mạnh Doanh thu của công ty đã tăng liên tục trong 3 năm và đạt mức cao nhất vào năm 2022 với hơn 186 tỉ đồng Sự tăng trưởng này cho thấy sự phục hồi mạnh mẽ sau đại dịch Covid-19 và khả năng thích nghi của công ty với những biến động của thị trường

Tuy nhiên, năm 2020, doanh thu của công ty chỉ đạt khoảng 13 tỉ đồng do công ty mới thành lập và ảnh hưởng tiêu cực từ đại dịch Covid-19 Tuy nhiên, hoạt động kinh doanh của công ty đã dần phục hồi sau đại dịch và doanh thu của công ty đã tăng gấp 5 lần so với năm trước, đạt hơn 79 tỉ đồng vào năm 2021 Điều này cho thấy sự phục hồi mạnh mẽ của công ty sau đại dịch và khả năng thích nghi của công ty với những biến động của thị trường

Và đến năm 2022 cũng trong bối cảnh đại dịch Covid-19 đang lan rộng trên toàn cầu, nhiều doanh nghiệp đã phải đối mặt với nhiều khó khăn và thách thức để duy trì hoạt động kinh doanh Tuy nhiên, với sự nỗ lực không ngừng của các nhân viên và lãnh đạo, Công ty đã vượt qua được những khó khăn này và đạt được kết quả khả quan trong năm 2022 Theo báo cáo, doanh thu của Công ty đã tiếp tục tăng lên 1.35 lần so với năm trước đó, và đạt hơn 186 tỉ đồng Đây là một kết quả đáng mừng, cho thấy RES đã có được các giải pháp và chiến lược phù hợp để vượt qua những hậu quả của đại dịch Covid-19 trong giai đoạn năm

2020 – 2022 cụ thể như sau:

Công ty cổ phần tập đoàn RES hoạt động chủ yếu trong lĩnh vực cung cấp dịch vụ giáo dục

Do đó, tình hình kinh tế và nhu cầu của học sinh và phụ huynh sẽ ảnh hưởng trực tiếp đến hoạt động kinh doanh của công ty Trong giai đoạn đại dịch, khi Bộ Giáo dục yêu cầu các trường học và cơ sở giáo dục tạm ngừng hoạt động, các phụ huynh cũng hạn chế cho con

em họ đến trường, gây ảnh hưởng trực tiếp và nặng nề đến hoạt động kinh doanh của RES, đặc biệt là trong năm 2020 Tuy nhiên, công ty đã nhanh chóng chuyển đổi phương thức giảng dạy từ trực tiếp sang trực tuyến (Online) Đây là một giải pháp hiệu quả và đã giúp doanh thu của công ty phục hồi đáng kể Điều này đã giúp cho doanh thu của RES tăng mạnh và liên tục trong hai năm 2021 và 2022 Sự thành công này không chỉ là kết quả của

sự nỗ lực của lãnh đạo công ty mà còn là sự cống hiến và nỗ lực không ngừng của toàn bộ nhân viên RES Tinh thần đoàn kết và chuyên nghiệp đã giúp công ty vượt qua những thách thức và tiến đến những bước phát triển mới trong tương lai

Năm 2021 Năm 2022

Chênh lệch

Tuyệt đối Tương đối

(%) Tuyệt đối đối (%) Tương

79,058,388,484 186,159,970,886 65,871,247,542 500% 107,101,582,402 135% 67,318,836,139 163,065,407,488 54,988,640,868 446% 95,746,571,349 142% 11,739,552,345 23,094,563,398 10,882,606,674 1270% 11,355,011,053 97% 12,092,522 352,179,711 11,649,651 2630% 3,340,087,189 2812% 9,508,687,100 19,570,767,746 8,248,520,741 655% 10,062,080,646 106%

Bảng 2 1 Bảng báo cáo tài chính

Là doanh nghiệp cung cấp dịch vụ, RES có đặc điểm đặc trưng là không có chi phí bán hàng Tuy nhiên, lại phải đối mặt với chi phí Quản lý kinh doanh (QLKD) ở mức cao Trong suốt giai đoạn 3 năm gần đây, chi phí QLKD của công ty đã liên tục tăng lên, điều này tương đồng với xu hướng tăng trưởng của doanh thu Năm 2021, chi phí QLKD của RES đạt mức 9.508 tỉ đồng, gần 9 lần so với con số 1.260 tỉ đồng trong năm 2020 Đây là một tăng trưởng đáng kể và cho thấy sự gia tăng đáng kể trong hoạt động quản lý kinh doanh của công ty Tiếp tục theo xu hướng này, chi phí QLKD của RES tiếp tục tăng lên gấp đôi trong năm 2022, với mức hơn 19.570 tỉ đồng Sự gia tăng đáng kể này cho thấy sự đầu tư

mạnh mẽ vào quản lý kinh doanh và khả năng của công ty trong việc duy trì và mở rộng hoạt động kinh doanh Việc tăng liên tục chi phí QLKD trong suốt giai đoạn 3 năm cho thấy sự tăng trưởng và phát triển của RES, cũng như cam kết của công ty trong việc nâng cao chất lượng quản lý và tối ưu hóa hoạt động kinh doanh

Kết quả tài chính của RES trong giai đoạn này cho thấy được sự tương quan giữa doanh thu và chi phí hoạt động kinh doanh Mặc dù doanh thu của công ty cao, nhưng chi phí hoạt động kinh doanh cũng đang ở mức cao, vì thế cũng đã gây ảnh hưởng đến tốc độ tăng trưởng lợi nhuận sau thuế Trong năm 2020, RES đã ghi nhận lỗ gần 402 triệu đồng, tuy nhiên công ty cũng đã phục hồi và có lãi 1.794 tỉ đồng trong năm 2021 Sự phục hồi này cho thấy nỗ lực của công ty trong việc cải thiện hiệu quả hoạt động kinh doanh và tối ưu hóa chi phí

Trong năm 2022, lợi nhuận sau thuế của RES tiếp tục tăng thêm 75% và đạt hơn 3 tỉ đồng Tuy nhiên, tốc độ tăng trưởng lợi nhuận của công ty chậm hơn rất nhiều so với doanh thu, đây là kết quả của chi phí hoạt động kinh doanh đang ở mức cao

2.2 Thực trạng tác lưu trữ tài liệu và thông tin trong Công ty cổ phẩn tập đoàn RES

2.2.1 Công tác lưu trữ tài liệu tại Công ty cổ phần tập đoàn RES

Công tác lưu trữ tài liệu tại Công ty cổ phần tập đoàn RES đóng một vai trò cực kỳ quan trọng trong việc quản lý thông tin và bảo vệ dữ liệu của công ty Mặc dù trong thời đại số hóa ngày nay, việc lưu trữ trực tuyến đã trở thành một xu hướng phổ biến, tuy nhiên, tại Công ty RES, vẫn sử dụng phương pháp lưu trữ tài liệu ở cơ sở vật chất thay vì trực tuyến Lưu trữ tài liệu ở cơ sở vật chất mang lại một số lợi ích quan trọng Đầu tiên, việc lưu trữ tài liệu trong hình thức giấy giúp đảm bảo tính bảo mật và an toàn cho dữ liệu Các tài liệu quan trọng của Công ty RES được lưu trữ trong các hộp lưu trữ chuyên dụng, được đặt trong một phòng riêng biệt Điều này giúp đảm bảo rằng chỉ những người có quyền truy cập mới có thể tiếp cận và xử lý thông tin quan trọng của công ty

Thứ hai, việc lưu trữ tài liệu ở cơ sở vật chất giúp cho việc tìm kiếm và truy xuất thông tin

dễ dàng hơn Mỗi tài liệu được gắn nhãn và được lưu trữ theo một hệ thống phân loại rõ

ràng, giúp cho nhân viên có thể nhanh chóng xác định vị trí của tài liệu mà họ cần Đồng thời, việc sử dụng các phương tiện và công cụ truyền thống như hồ sơ giấy, kệ sách và hộp lưu trữ cũng giúp cho việc duy trì sự tổ chức và sắp xếp của tài liệu, từ đó giúp tiết kiệm thời gian và nỗ lực trong quá trình tìm kiếm thông tin

Bên cạnh những lợi ích nêu trên, việc lưu trữ tài liệu ở cơ sở vật chất cũng đặt ra một số thách thức và yêu cầu Đầu tiên, việc duy trì các hệ thống lưu trữ vật chất yêu cầu không gian lớn và chi phí đầu tư ban đầu cao Công ty RES phải có các kho lưu trữ riêng biệt, đảm bảo điều kiện nhiệt độ và độ ẩm phù hợp để bảo vệ tài liệu khỏi sự hư hỏng hoặc mất mát Ngoài ra, việc quản lý và bảo vệ tài liệu trong môi trường vật chất cũng đòi hỏi sự quản lý chặt chẽ và kiểm soát từ phía nhân viên để đảm bảo tính toàn vẹn và bảo mật của thông tin

2.2.1.1 Quy trình quản lý lưu trữ hồ sơ

Công ty cổ phần tập đoàn RES luôn chú trọng trong công tác lưu trữ tài liệu và thông tin, đây là một trong những công việc quan trọng và cần thiết cho RES Bởi đây là công việc không chỉ lưu trữ mà còn bao gồm sắp xếp, tổ chức sao cho khoa học để có thể dễ dàng trích lục lại nhanh chóng khi có yêu cầu từ cấp trên Hiểu được vấn đề quan trọng này, nhân viên lưu trữ tài liệu và thông tin luôn thực hiện nhiệm vụ nghiêm túc, đúng theo quy trình

mà công ty đã đưa ra như sau: