Đang tải... (xem toàn văn)
MỤC LỤC LỜI CAM ĐOAN ...............................................................................................................i LỜI CẢM ƠN.....................................................................................................................ii DANH MỤC HÌNH ẢNH ................................................................................................. v DANH MỤC BẢNG BIỂU ..............................................................................................vi DANH MỤC SƠ ĐỒ .......................................................................................................vii MỞ ĐẦU............................................................................................................................. 1 CHƯƠNG 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ LƯU TRỮ TÀI LIỆU VÀ HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ................................................................................................... 4 1.1 Lưu trữ tài liệu......................................................................................................... 4 1.2 Về hệ thống thông tin quản lý ................................................................................ 6 1.3 Các yếu tố ảnh hưởng đến công tác lưu trữ tài liệu và thông tin...................... 12 1.4 Thực trạng lưu trữ tài liệu và thông tin tại các Công ty ở Việt Nam hiện nay 15 CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG HOẠT ĐỘNG LƯU TRỮ TÀI LIỆU VÀ THÔNG TIN TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN TẬP ĐOÀN RES CHI NHÁNH TÂN BÌNH....... 20 2.1 Giới thiệu về Công ty cổ phần tập đoàn RES ..................................................... 20 2.1.1 Thông tin chung ...............................................................................................20 2.1.2 Quá trình hình thành và phát triển .................................................................21 2.1.3 Cơ cấu tổ chức ..................................................................................................22 2.1.4 Lĩnh vực kinh doanh ........................................................................................23 2.1.5 Đối tượng khách hàng......................................................................................25 2.1.6 Kết quả hoạt động kinh doanh trong những năm gần đây ............................25 2.2 Thực trạng tác lưu trữ tài liệu và thông tin trong Công ty cổ phẩn tập đoàn RES ............................................................................................................................... 28 2.2.1 Công tác lưu trữ tài liệu tại Công ty cổ phần tập đoàn RES..........................28 2.2.1.1 Quy trình quản lý lưu trữ hồ sơ...............................................................29 2.2.1.2 Quy trình quản lý tài liệu tại Công ty cổ phần tập đoàn RES chi nhánh Tân Bình ................................................................................................................43 2.2.2 Thực trạng công tác lưu trữ thông tin tại Công ty cổ phần tập đoàn RES ...47 2.2.2.1 Quản lý lưu trữ thông tin trên website OSMS .........................................48iv 2.2.2.2 Quản lý lưu trữ thông tin với Google Drive .............................................55 2.3 Tổ chức của bộ phận lưu trữ tài liệu và thông tin.............................................. 56 2.4 Đánh giá công tác lưu trữ tài liệu và thông tin tại công ty cổ phần tập đoàn RES ............................................................................................................................... 59 2.4.1 Về lưu trữ tài liệu .............................................................................................59 2.4.1.1 Ưu điểm......................................................................................................59 2.4.1.2 Hạn chế ......................................................................................................60 2.4.2 Về lưu trữ thông tin..........................................................................................61 2.4.2.1 Ưu điểm......................................................................................................61 2.4.2.2 Hạn chế ......................................................................................................62 CHƯƠNG 3: GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN LƯU TRỮ TÀI LIỆU VÀ THÔNG TIN TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN TẬP ĐOÀN RES CHI NHÁNH TÂN BÌNH ................. 65 3.1 Định hướng của Công ty trong những năm tới .................................................. 65 3.2 Một số giải pháp nâng cao công tác lưu trữ tài liệu và thông tin tại Công ty cổ phần tập đoàn RES chi nhánh Tân Bình .................................................................. 65 3.2.1 Nâng cao nhận thức và tăng cường trách nhiệm của nhân viên về vai trò trong công tác lưu trữ tài liệu và thông tin ..............................................................65 3.2.2 Nâng cao trình độ nghiệp vụ cho nhân viên phòng tài liệu ...........................66 3.2.3 Mở rộng diện tích kho lưu trữ .........................................................................68 3.2.4 Ứng dụng công nghệ thông tin ........................................................................69 3.2.5 Cải tiến và nâng cao hệ thông công nghệ thông tin .......................................70 3.2.6 Tối ưu hóa quy trình làm việc nội bộ của công ty ..........................................71
BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO BỘ NÔNG NGHIỆP VÀ PTNT TRƯỜNG ĐẠI HỌC THỦY LỢI HỒ DUY TÙNG HOÀN THIỆN CÔNG TÁC LƯU TRỮ TÀI LIỆU VÀ THÔNG TIN TẠI CƠNG TY CỔ PHẦN TẬP ĐỒN RES – CHI NHÁNH TÂN BÌNH KHĨA LUẬN TỐT NGHIỆP HỒ CHÍ MINH, NĂM 2024 BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO BỘ NÔNG NGHIỆP VÀ PTNT TRƯỜNG ĐẠI HỌC THỦY LỢI HỒ DUY TÙNG HỒN THIỆN CƠNG TÁC LƯU TRỮ TÀI LIỆU VÀ THƠNG TIN TẠI CƠNG TY CỔ PHẦN TẬP ĐỒN RES – CHI NHÁNH TÂN BÌNH Ngành (chuyên ngành) :Quản trị kinh doanh Mã số:734.01.01 NGƯỜI HƯỚNG DẪN: TS HÀ KIÊN TÂN ThS CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập – Tự – Hạnh phúc -o0o - NHIỆM VỤ KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP Họ tên sinh viên : Hồ Duy Tùng Hệ đào tạo : Chính quy Lớp : 61QT-TMĐT Ngành : Quản trị kinh doanh Khoa : Kinh tế quản lý Tên đề tài : HOÀN THIỆN CÔNG TÁC LƯU TRỮ TÀI LIỆU VÀ THÔNG TIN TẠI CƠNG TY CỔ PHẦN TẬP ĐỒN RES – CHI NHÁNH TÂN BÌNH Các tài liệu bản: 1) Bài giảng: Hệ thống thông tin quản lý (2018) – BM Quản lý xây dựng 2) Giáo trình hành văn phòng quan nhà nước (Nguyễn Kim Dung, Trịnh Thị Liên) Nội dung phần thuyết minh tính tốn 1) Chương : Cơ sở lý luận lưu trữ tài liệu hệ thống thông tin quản lý 2) Chương : Thực trạng hoạt động lưu trữ tài liệu thông tin Công ty cổ phần tập đoàn RES – Chi nhánh Tân Bình 3) Chương : Một số giải pháp hồn thiện lưu trữ tài liệu thông tin Công ty cổ phần tập đoàn RES – Chi nhánh Tân Bình Bảng biểu, sơ đồ, chứng từ: Khóa luận có bảng, sơ đồ 14 hình Giáo viên hướng dẫn: Giáo viên hướng dẫn toàn khóa luận: TS Hà Kiên Tân Ngày giao khóa luận tốt nghiệp: Ngày 16 tháng 10 năm 2023 Trưởng môn Giảng viên hướng dẫn (Ký ghi rõ họ tên) (Ký ghi rõ họ tên) Hà Kiên Tân Nhiệm vụ khoá luận Hội đồng thi tốt nghiệp Khoa thông qua Ngày tháng năm 2024 Chủ tịch Hội đồng Sinh viên hoàn thành nộp Khoá luận cho Hội đồng thi ngày tháng năm 2024 Sinh viên làm khoá luận tốt nghiệp Hồ Duy Tùng LỜI CAM ĐOAN Tôi xin cam đoan khóa luận tốt nghiệp q trình nghiên cứu thân Tất kết khóa luận tốt nghiệp đưa cách trung thực, không chép từ nguồn nào, hình thức Tôi thực việc tham khảo nguồn tài liệu theo quy định, đảm bảo việc trích dẫn ghi nguồn tài liệu tham khảo theo quy định Tác giả KLTN Hồ Duy Tùng i LỜI CẢM ƠN Đầu tiên, xin gửi lời cảm ơn chân thành đến quý thầy cô khoa Kinh tế Quản lý, Trường Phân hiệu Đại Học Thủy Lợi, cho phép tơi thực Khóa luận tốt nghiệp với đề tài "HỒN THIỆN CƠNG TÁC LƯU TRỮ TÀI LIỆU VÀ THƠNG TIN TẠI CƠNG TY CỔ PHẦN TẬP ĐỒN RES – CHI NHÁNH TÂN BÌNH" Để thực tốt nhiệm vụ, thân phải nỗ lực học hỏi ln có hướng dẫn tận tình thầy, cô, anh chị người Công ty Tôi muốn bày tỏ lòng biết ơn đến tất thầy cô, cô anh chị doanh nghiệp hướng dẫn hỗ trợ tơi q trình thực tập Đặc biệt, muốn gửi lời cảm ơn đặc biệt đến thầy giáo hướng dẫn tôi, TS Hà Kiên Tân, người dành thời gian tận tình dẫn tơi suốt thời gian thực tập Tuy thầy bận rộn với công việc sẵn lịng hỗ trợ định hướng cho tơi Tơi biết ơn chúc thầy dồi sức khỏe thành công Tôi muốn cảm ơn tất bạn bè, thư viện, doanh nghiệp công ty hỗ trợ hướng dẫn tơi q trình nghiên cứu Mặc dù nhận thức kiến thức chun mơn cịn hạn chế thân cịn thiếu kinh nghiệm thực tiễn, tơi mong nhận góp ý bảo từ q thầy tồn thể cán bộ, cơng nhân viên doanh nghiệp để báo cáo hồn thiện Cuối cùng, tơi xin gửi lời cảm ơn chân thành đến thầy cô, tất người hỗ trợ đồng hành hành trình này! ii MỤC LỤC LỜI CAM ĐOAN i LỜI CẢM ƠN ii DANH MỤC HÌNH ẢNH v DANH MỤC BẢNG BIỂU vi DANH MỤC SƠ ĐỒ vii MỞ ĐẦU CHƯƠNG 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ LƯU TRỮ TÀI LIỆU VÀ HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ 1.1 Lưu trữ tài liệu 1.2 Về hệ thống thông tin quản lý 1.3 Các yếu tố ảnh hưởng đến công tác lưu trữ tài liệu thông tin 12 1.4 Thực trạng lưu trữ tài liệu thông tin Công ty Việt Nam 15 CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG HOẠT ĐỘNG LƯU TRỮ TÀI LIỆU VÀ THÔNG TIN TẠI CƠNG TY CỔ PHẦN TẬP ĐỒN RES - CHI NHÁNH TÂN BÌNH 20 2.1 Giới thiệu Cơng ty cổ phần tập đoàn RES 20 2.1.1 Thông tin chung 20 2.1.2 Quá trình hình thành phát triển 21 2.1.3 Cơ cấu tổ chức 22 2.1.4 Lĩnh vực kinh doanh 23 2.1.5 Đối tượng khách hàng 25 2.1.6 Kết hoạt động kinh doanh năm gần 25 2.2 Thực trạng tác lưu trữ tài liệu thông tin Công ty cổ phẩn tập đoàn RES 28 2.2.1 Công tác lưu trữ tài liệu Công ty cổ phần tập đoàn RES 28 2.2.1.1 Quy trình quản lý lưu trữ hồ sơ 29 2.2.1.2 Quy trình quản lý tài liệu Cơng ty cổ phần tập đồn RES chi nhánh Tân Bình 43 2.2.2 Thực trạng công tác lưu trữ thông tin Cơng ty cổ phần tập đồn RES 47 2.2.2.1 Quản lý lưu trữ thông tin website OSMS 48 iii 2.2.2.2 Quản lý lưu trữ thông tin với Google Drive 55 2.3 Tổ chức phận lưu trữ tài liệu thông tin 56 2.4 Đánh giá công tác lưu trữ tài liệu thông tin công ty cổ phần tập đoàn RES 59 2.4.1 Về lưu trữ tài liệu 59 2.4.1.1 Ưu điểm 59 2.4.1.2 Hạn chế 60 2.4.2 Về lưu trữ thông tin 61 2.4.2.1 Ưu điểm 61 2.4.2.2 Hạn chế 62 CHƯƠNG 3: GIẢI PHÁP HỒN THIỆN LƯU TRỮ TÀI LIỆU VÀ THƠNG TIN TẠI CƠNG TY CỔ PHẦN TẬP ĐỒN RES CHI NHÁNH TÂN BÌNH 65 3.1 Định hướng Công ty năm tới 65 3.2 Một số giải pháp nâng cao công tác lưu trữ tài liệu thông tin Cơng ty cổ phần tập đồn RES chi nhánh Tân Bình 65 3.2.1 Nâng cao nhận thức tăng cường trách nhiệm nhân viên vai trị cơng tác lưu trữ tài liệu thông tin 65 3.2.2 Nâng cao trình độ nghiệp vụ cho nhân viên phòng tài liệu 66 3.2.3 Mở rộng diện tích kho lưu trữ 68 3.2.4 Ứng dụng công nghệ thông tin 69 3.2.5 Cải tiến nâng cao hệ thông công nghệ thông tin 70 3.2.6 Tối ưu hóa quy trình làm việc nội cơng ty 71 iv DANH MỤC HÌNH ẢNH Hình 1.1 Các chức hệ thống thông tin Hình Logo Cơng ty cổ phần tập đoàn RES 20 Hình 2 Phiếu tiếp nhận hồ sơ 31 Hình Kệ đựng hồ sơ tài liệu chi nhánh Tân Bình 34 Hình Đơn đề nghị sử dụng tài liệu 40 Hình Phiếu nhận hàng hóa, sách 44 Hình Phiếu nhận sách học viên 45 Hình Sổ quản lí sách 46 Hình Giao diện đăng nhập vào hệ thống OSMS 49 Hình Trang chủ hệ thống OSMS 49 Hình 10 Mục lưu trữ thông tin học viên 51 Hình 11 Thơng tin hợp đồng học viên 51 Hình 12 Thơng tin học viên 54 Hình 13 Thơng tin lớp học RES chi nhánh Tân Bình 55 Hình 14 Google Drive chi nhánh Tân Bình 56 v DANH MỤC BẢNG BIỂU Bảng Bảng báo cáo tài 27 Bảng 2 Quy định thời gian lưu trữ hồ sơ tài liệu 39 Bảng Danh mục tập tin 53 vi