Bản chất, vai trò và ý nghĩa của tiền lương và các khoản trích theo lương trong doanh nghiệp
1.1.1 Bản chất và chức năng của tiền lương
Doanh nghiệp hiện nay cạnh tranh khốc liệt về mọi mặt để tối đa hóa lợi nhuận Yếu tố quan trọng nhất quyết định thành công là lao động, với hoạt động có ý thức, mục đích của con người biến đổi tự nhiên thành sản phẩm hữu ích.
Tiền lương là khoản thù lao doanh nghiệp trả cho người lao động, tương ứng với thời gian, chất lượng và kết quả công việc Nó có thể trả bằng tiền hoặc sản phẩm, đóng vai trò quan trọng trong việc khuyến khích kỷ luật lao động, nâng cao năng suất, tiết kiệm chi phí và tăng lợi nhuận cho doanh nghiệp.
Chức năng của tiền lương
- Chức năng thước đo giá trị: là cơ sở để điều chỉnh giá cả cho phù hợp mỗi khi giá cả biến động
Tiền lương đảm bảo tái sản xuất sức lao động, duy trì năng lực làm việc lâu dài và hiệu quả cho người lao động bằng cách bù đắp sức lao động đã hao phí.
Mức lương thỏa đáng là đòn bẩy kinh tế, thúc đẩy sản xuất, tăng năng suất lao động Người lao động được trả công xứng đáng sẽ tích cực, sáng tạo và gắn bó với lợi ích doanh nghiệp, tạo hiệu quả cao Tiền lương là công cụ khuyến khích vật chất hiệu quả.
- Chức năng tích lũy: đảm bảo có dự phòng cho cuộc sống lâu dài khi người lao động hết khả năng lao động gặp bất trắc rủi ro
1.1.2 Vai trò và ý nghĩa của tiền lương
Tiền lương là nguồn thu nhập chính của người lao động, đảm bảo cuộc sống tối thiểu và là chi phí doanh nghiệp trả cho công sức lao động Việc trả lương hợp lý đóng vai trò cầu nối giữa người sử dụng lao động và người lao động, đảm bảo kỷ luật, chất lượng lao động và lợi ích cho cả hai bên, kích thích người lao động tự giác và hăng say Trái lại, trả lương không hợp lý sẽ gây ảnh hưởng đến năng suất, chi phí và lợi nhuận của doanh nghiệp.
Tiền lương là yếu tố quan trọng thúc đẩy kinh tế quốc gia, tạo động lực sản xuất, nâng cao năng suất lao động và đảm bảo tái sản xuất sức lao động.
Tiền lương là yếu tố đầu vào quan trọng cấu thành giá thành sản phẩm, ảnh hưởng trực tiếp đến hiệu quả kinh tế và quản lý doanh nghiệp Chính sách tiền lương đóng vai trò kích thích sản xuất và tối ưu hóa sử dụng lao động.
Tiền lương là nguồn thu nhập chính yếu, đảm bảo sự tồn tại và phát triển của người lao động, đồng thời phản ánh giá trị, uy tín, địa vị của họ và chất lượng đối xử từ chủ doanh nghiệp.
Tiền lương hợp lý là động lực sản xuất, thu hút lao động, điều hòa nguồn nhân lực giữa các ngành và vùng, nâng cao năng lực người lao động Trái lại, lương bất hợp lý gây giảm chất lượng lao động, chảy máu chất xám, thậm chí dẫn đến đình công, bãi công.
Hoàn thiện chính sách quản lý và điều tiết tiền lương các lĩnh vực là nhiệm vụ cấp thiết của Chính phủ và các nhà quản lý.
1.1.3 Các nhân tố ảnh hưởng đến tiền lương
Tiền lương phụ thuộc vào nhiều yếu tố như giờ công, ngày công, năng suất, chức danh, thang lương, số lượng và chất lượng sản phẩm, độ tuổi, sức khỏe và trang thiết bị.
+ Giờ công: là số giờ mà người lao động phải làm việc theo quy định
Làm đủ 8 giờ/ngày là yếu tố quyết định năng suất lao động, sản lượng sản phẩm và thu nhập của người lao động Thiếu giờ làm ảnh hưởng trực tiếp đến hiệu quả sản xuất và tiền lương.
Ngày công (thường là 22 ngày/tháng) trực tiếp ảnh hưởng đến mức lương Thay đổi số ngày làm việc sẽ dẫn đến thay đổi tương ứng về thu nhập.
Mức lương cán bộ, công nhân, viên chức (CBCNV) phụ thuộc vào cấp bậc, chức danh và hệ số phụ cấp theo quy định nhà nước, dẫn đến sự chênh lệch thu nhập đáng kể.
Tiền lương phụ thuộc nhiều vào số lượng và chất lượng sản phẩm hoàn thành Sản phẩm đạt chất lượng, số lượng vượt chỉ tiêu sẽ dẫn đến mức lương cao; ngược lại, sản phẩm kém chất lượng hoặc số lượng ít sẽ khiến lương thấp.
Các hình thức trả lương trong doanh nghiệp
Lựa chọn hình thức tiền lương phù hợp cho từng công việc là yếu tố then chốt trong tổ chức tiền lương doanh nghiệp Tiền lương hợp lý khuyến khích người lao động nâng cao năng suất, chất lượng sản phẩm và hiệu quả làm việc.
Việc trả lương người lao động tuân thủ nguyên tắc phân phối theo lao động, dựa trên số lượng và chất lượng Hiện nay, hai hình thức trả lương phổ biến là (thêm thông tin về 2 hình thức trả lương).
- Hình thức trả lương theo thời gian lao động
- Hình thức trả lương theo sản phẩm
1.2.1 Hình thức trả lương theo thời gian lao động
Tiền lương được tính toán dựa trên thời gian làm việc, ngành nghề và trình độ chuyên môn của người lao động.
Doanh nghiệp có thể trả lương theo thời gian đơn giản hoặc thời gian có thưởng, tùy thuộc vào yêu cầu công việc và công tác quản lý.
- Tiền lương theo thời gian giản đơn bao gồm tiền lương tháng, tiền lương tuần, tiền lương ngày, tiền lương giờ
Tiền lương tháng là mức lương cố định cho từng bậc lương, thường áp dụng cho cán bộ, công nhân viên làm công tác quản lý hành chính, kinh tế, không thuộc hoạt động sản xuất, và được tính theo công thức cụ thể.
L tháng = Ml * ( Hl + H pc) Trong đó: Ml : mức lương tối thiểu
Hpc: hệ số các khoản phụ cấp + Tiền lương tuần: là tiền lương được trả theo tuần làm việc xác định trên cơ sở tiền lương tháng
Mức lương tuần tính toán bằng công thức: Lương tháng x 12 / 52 Tiền lương ngày được tính dựa trên lương tháng và số ngày làm việc thực tế, áp dụng cho người lao động hưởng lương theo thời gian hoặc thời gian ngừng việc có chế độ, hoặc lao động ngắn hạn.
Mức lương ngày = Mức lương tháng / 26 ngày ( hoặc 22 ngày)
Tiền lương giờ trả cho người lao động dựa trên mức lương giờ và số ngày làm việc thực tế Mức lương giờ được tính toán từ lương ngày và số giờ làm việc, áp dụng cho lao động trực tiếp hưởng lương không ngừng theo sản phẩm.
Mức lương giờ = Mức lương ngày / 8 giờ
Tiền lương theo thời gian có thưởng kết hợp trả lương theo thời gian với hệ thống thưởng dựa trên năng suất, chất lượng và khối lượng sản phẩm Hình thức này chia lương thành hai phần: lương cơ bản và thưởng, nhằm thúc đẩy hiệu quả công việc.
+ Tiền lương theo thời gian giản đơn gồm: lương cơ bản, các khoản phụ cấp theo chế độ khi hoàn thành công việc hoặc đạt chất lƣợng
Doanh nghiệp thưởng cho người lao động khi họ vượt chỉ tiêu, giảm tỷ lệ lỗi/phế phẩm hoặc hoàn thành xuất sắc công việc.
Hình thức trả lương này chưa chú ý đến chất lượng lao động, chưa gắn bó với kết quả cuối cùng, chưa có khả năng kích thích người lao động
1.2.2 Hình thức trả lương theo sản phẩm
Tiền lương trả theo sản phẩm, công việc hoặc lao vụ hoàn thành, dựa trên đơn giá tiền lương cho từng loại công việc.
L tháng = Q l * ĐG Trong đó: L tháng : lương thực tế trong tháng
Để trả lương sản phẩm chính xác và hiệu quả, việc xây dựng định mức lao động (số lượng sản phẩm/công nhân) và đơn giá tiền lương sản phẩm (ĐG) là vô cùng quan trọng.
Xây dựng định mức chính xác và giao việc cho người lao động là yếu tố then chốt để thiết lập đơn giá tiền lương hợp lý, đồng thời áp dụng đơn giá sản phẩm khác nhau (trực tiếp và lũy tiến) cho từng công việc.
- Tổ chức nghiệm thu và thống kê sản phẩm kịp thời, chính xác, kiên quyết loại trừ những sản phẩm không đạt chất lượng khi tính lương
- Phải đảm bảo tính công bằng tức là những công việc giống nhau thì đơn giá định mức sản phẩm phải thống nhất ở mọi nơi, mọi ca, mọi người
Các hình thức tiền lương theo sản phẩm
Tiền lương theo sản phẩm áp dụng cho công nhân sản xuất độc lập, sản phẩm dễ kiểm tra, nghiệm thu riêng biệt Mức lương dựa trên số lượng sản phẩm hoàn thành và đơn giá đã duyệt.
L1 = Q1 * ĐG Trong đó : L1 : tiền lương thực tế của công nhân trong một tháng
Q 1 : số lƣợng sản phẩm trong tháng của công nhân ĐG : đơn giá sản phẩm
Tiền lương theo sản phẩm gián tiếp áp dụng cho công nhân hỗ trợ sản xuất, ảnh hưởng gián tiếp đến năng suất lao động của công nhân trực tiếp.
Tiền lương theo sản phẩm có thưởng là hình thức trả lương dựa trên sản phẩm (trực tiếp hoặc gián tiếp) kết hợp với các chế độ thưởng (thưởng sản phẩm, năng suất ) do doanh nghiệp quy định, áp dụng cho cá nhân hoặc tập thể.
Quỹ tiền lương, quỹ BHXH, quỹ BHYT, quỹ BHTN, quỹ KPCĐ
Quỹ tiền lương là toàn bộ số tiền lương tính theo số công nhân viên của doanh nghiệp, do doanh nghiệp trực tiếp quản lý và chi trả lương
Có ba cách phân loại quỹ lương của doanh nghiệp:
Phân loại theo tính kế hoạch:
Quỹ lương kế hoạch là tổng số tiền lương dự kiến chi trả trong kỳ kế hoạch, dựa trên cấp bậc, thang lương và kế hoạch sản xuất của doanh nghiệp.
+ Quỹ lương thực hiện: là tổng số tiền lương thực tế đã thực hiện trong kỳ đƣợc tính theo sản lƣợng thực tế đã thực hiện trong kỳ
Phân loại theo đối tượng hưởng: bao gồm quỹ lương của công nhân sản xuất và quỹ lương của người lao động còn lại trong doanh nghiệp
Phân loại theo tính chất chính phụ:
Quỹ lương chính bao gồm lương thời gian, lương sản phẩm và các phụ cấp tính theo lương, dùng để trả lương cho cán bộ công nhân viên.
Quỹ lương phụ chi trả cho cán bộ công nhân viên khi nghỉ phép, lễ, tết hoặc nghỉ việc không mong muốn.
Quỹ lương của doanh nghiệp bao gồm các thành phần sau:
- Tiền lương tính theo thời gian
- Tiền lương tính theo sản phẩm
- Tiền lương trả cho người lao động chế tạo ra sản phẩm hỏng trong phạm vi chế độ quy định
- Tiền lương trả cho người lao động trong thời gian điều động công tác, đi làm nghiệp vụ trong thời gian chế độ quy định
- Tiền lương trả cho người lao động khi đã nghỉ phép, đi học theo chế độ quy định
- Tiền trả nhuận bút, bài giảng
- Tiền lương có tính chất thường xuyên
- Phụ cấp làm thêm giờ, thêm ca
- Phụ cấp công tác lưu động
- Phụ cấp khu vực, thêm niên ngành nghề
- Phụ cấp cho những người làm công tác khoa học kỹ thuật có tài năng
- Phụ cấp học nghề, tập sự
- Tiền ăn giữa ca của người lao động
Quỹ tiền lương bao gồm cả trợ cấp ốm đau, thai sản, tai nạn lao động (BHXH trả thay lương) cho công nhân viên.
Theo quy định của Nhà nước thì doanh nghiệp thường xác định tổng quỹ lương chung theo kế hoạch gồm các thành phần theo công thức:
VC = V kh + V pc + V bs + V tg
VC : tổng quỹ lương chung theo kế hoạch
V kh : tổng quỹ lương theo kế hoạch để xây dựng đơn giá tiền lương
V pc : quỹ kế hoạch các khoản phụ cấp lương và các chế độ khác (nếu có) không được tính trong đơn giá tiền lương theo quy định
V bs : quỹ lương bổ sung theo kế hoạch (phép năm, nghỉ việc riêng, nghỉ lễ tết…)
V tg : quỹ lương làm thêm giờ theo kế hoạch
1.3.2 Quỹ Bảo hiểm xã hội ( BHXH )
Bảo hiểm xã hội (BHXH) là nguồn quỹ do người lao động và người sử dụng lao động đóng góp, nhằm hỗ trợ người lao động khi không làm việc do nghỉ hưu, tử tuất, ốm đau, thai sản hoặc tai nạn lao động.
Doanh nghiệp hàng tháng trích lập quỹ bảo hiểm xã hội với tỷ lệ 22% trên tổng quỹ lương và phụ cấp thường xuyên của người lao động, theo quy định hiện hành.
+ Người sử dụng lao động phải nộp 16% trên tổng quỹ lương và tính vào chi phí sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp
+ Người lao động trực tiếp đóng 6% trên tổng quỹ lương (trừ vào thu nhập của người lao động)
- Quỹ BHXH đƣợc giao cho cơ quan BHXH quản lý thống nhất theo chế độ kế toán tài chính của Nhà nước và được Nhà nước bảo hộ
- Hàng quý, các doanh nghiệp căn cứ vào kế hoạch quỹ lương để đăng ký mức nộp với cơ quan BHXH tỉnh, thành phố
- Hàng tháng chậm nhất là ngày cuối tháng đồng thời với việc chi trả lương, doanh nghiệp trích nộp BHXH
Doanh nghiệp và cơ quan BHXH định kỳ cuối mỗi quý đối chiếu bảng lương, quỹ lương để xác nhận số tiền bảo hiểm xã hội đã nộp và điều chỉnh chênh lệch theo quy định.
- Quỹ BHXH được sử dụng chi tiết cho các trường hợp sau:
Người lao động được hưởng trợ cấp ốm đau bằng 75% mức lương, tiền công đóng bảo hiểm xã hội của tháng trước khi nghỉ việc.
Chế độ trợ cấp thai sản chi trả 100% mức bình quân tiền lương, tiền công tháng đóng BHXH 6 tháng trước khi nghỉ việc.
Người lao động bị tai nạn lao động hoặc mắc bệnh nghề nghiệp được hưởng 100% lương trong thời gian điều trị Sau khi điều trị, mức trợ cấp sẽ dựa trên tỷ lệ suy giảm khả năng lao động và được tính theo lương trung bình của công chức nhà nước.
Người lao động đủ tuổi nghỉ hưu, đóng BHXH 20 năm được hưởng 45% lương, mỗi năm đóng thêm được cộng thêm 2%, tối đa 75% lương bình quân trước khi nghỉ hưu.
+ Chế độ tử tuất: tùy từng đối tƣợng sẽ đƣợc trợ cấp 1 lần hoặc hàng tháng
1.3.3 Quỹ Bảo hiểm y tế (BHYT)
Quỹ BHYT là khoản tiền do người lao động và chủ doanh nghiệp cùng đóng góp để chi dùng cho việc chăm sóc sức khỏe người lao động
Nội dung của quỹ BHYT
Quỹ bảo hiểm y tế (BHYT) bằng 4,5% tổng quỹ lương thực tế, trong đó người sử dụng lao động đóng 3%, được tính vào chi phí sản xuất kinh doanh.
+ 1,5% khấu trừ vào lương của người lao động
- Quỹ BHYT được nộp lên cơ quan chuyên môn (dưới hình thức mua BHYT) để bảo vệ và chăm sóc sức khỏe cho công nhân viên
Quỹ Bảo hiểm y tế chi trả chi phí khám chữa bệnh cho người lao động thông qua các cơ sở y tế trong mạng lưới, chứ không chi trả trực tiếp Mọi chi phí khi người lao động ốm đau đều được cơ quan BHYT chi trả.
1.3.4 Bảo hiểm thất nghiệp (BHTN)
Bảo hiểm thất nghiệp (BHTN) là khoản hỗ trợ tài chính tạm thời cho người lao động mất việc không do lỗi cá nhân, đang tìm việc và sẵn sàng nhận công việc mới Chính sách BHTN hỗ trợ tiền trợ cấp theo tỷ lệ nhất định và hỗ trợ học nghề, tìm việc làm.
- Người sử dụng lao động đóng bằng 1% quỹ tiền lương, tiền công tháng
- Người lao động đóng bảo hiểm thất nghiệp bằng 1% tiền lương, tiền công tháng
Ngân sách nhà nước hỗ trợ 1% quỹ tiền lương, tiền công đóng bảo hiểm thất nghiệp hàng tháng cho người lao động tham gia bảo hiểm này.
Yêu cầu và nhiệm vụ hạch toán tiền lương và các khoản trích theo lương
Hạch toán lao động và kế toán tiền lương, các khoản trích theo lương ảnh hưởng đến quyền lợi người lao động, chi phí sản xuất, giá thành sản phẩm và việc chấp hành chính sách nhà nước Quản lý hiệu quả đòi hỏi tổ chức kế toán phải thực hiện các nhiệm vụ cụ thể.
Công ty đảm bảo hạch toán chính xác, kịp thời về thời gian, số lượng, chất lượng công việc và kết quả lao động của người lao động, đồng thời thanh toán đầy đủ và đúng hạn tiền lương cùng các khoản trợ cấp liên quan.
Bài viết hướng dẫn tính toán, phân bổ chính xác chi phí tiền lương, tiền công và các khoản trích BHXH, BHYT, BHTN, KPCĐ cho người lao động.
Phân tích định kỳ tình hình sử dụng lao động, quản lý và quỹ tiền lương, cung cấp thông tin kinh tế cho các bộ phận liên quan.
Tổ chức kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương tại doanh nghiệp
1.5.1 Hạch toán chi tiết tiền lương và các khoản trích theo lương trong doanh nghiệp
Hạch toán số lƣợng lao động
Sổ danh sách lao động phản ánh tình hình lao động của doanh nghiệp, bao gồm số lượng, biến động, di chuyển, trình độ, tuổi đời và tuổi nghề, được lập cho toàn doanh nghiệp và từng bộ phận sản xuất.
Sổ sách doanh nghiệp ghi nhận tổng số lao động hiện có, phân loại theo nghề nghiệp, trình độ, cấp bậc (kể cả lao động tạm thời, dài hạn, trực tiếp, gián tiếp và ngoài sản xuất).
Hạch toán số lượng lao động giúp theo dõi chính xác biến động tăng giảm nhân sự từng loại, từ đó tính lương và các chế độ cho người lao động.
Doanh nghiệp cần theo dõi số lượng lao động (dài hạn, tạm thời, trực tiếp, gián tiếp) biến đổi hàng năm để phục vụ quản lý Thông tin này được ghi chép dựa trên chứng từ tuyển dụng, chuyển công tác, nâng bậc… do phòng tổ chức lập Sổ danh sách lao động, do phòng tổ chức lập thành hai bản, phản ánh kết quả hạch toán lao động.
+ Một bản do phòng lao động doanh nghiệp quản lý ghi chép
+ Một bản do phòng kế toán ghi chép
Sổ danh sách lao động cần ghi chép đầy đủ, kịp thời mọi biến động về nhân sự để tính lương và các chế độ chính xác cho người lao động Sổ này cũng là căn cứ cho bảng chấm công và hạch toán kết quả lao động.
Hạch toán thời gian lao động
Hạch toán thời gian lao động đảm bảo tính chính xác tiền lương bằng cách ghi chép kịp thời và chính xác thời gian làm việc của từng người lao động.
Hạch toán thời gian lao động ghi nhận số ngày công, giờ làm việc thực tế và thời gian nghỉ việc, ngừng sản xuất của từng người lao động, bộ phận và phòng ban trong doanh nghiệp.
Chứng từ hạch toán lao động gồm: bảng chấm công, phiếu làm thêm giờ, phiếu nghỉ hưởng BHXH
Bảng chấm công được lập hàng tháng, theo dõi công nhân từng cá nhân và bộ phận Tổ trưởng/người được ủy quyền ghi chép hàng ngày Lương được tính dựa trên thời gian lao động thực tế (ngày công, ngày nghỉ) và công khai để kiểm tra.
Phiếu làm thêm giờ được hạch toán chi tiết cho từng người theo số giờ làm thêm thực tế
Phiếu nghỉ hưởng bảo hiểm xã hội (BHXH) được sử dụng khi ốm đau, con ốm, thai sản hoặc tai nạn lao động Giấy tờ này do cơ sở y tế cấp và được ghi vào bảng chấm công.
Hạch toán kết quả lao động Đối với bộ phận hưởng lương theo sản phẩm thì căn cứ để trả lương là
Các chứng từ như phiếu xác nhận sản phẩm, phiếu công việc hoàn thành, bảng ghi năng suất cá nhân, phiếu làm thêm giờ được sử dụng để ghi nhận kết quả lao động, tùy thuộc đặc điểm sản xuất kinh doanh Chứng từ này do người lập, cán bộ kiểm tra và quản lý duyệt, rồi chuyển đến nhân viên hạch toán tiền lương để tổng hợp, cuối cùng về phòng kế toán tính lương Để tổng hợp, phân xưởng mở sổ tổng hợp kết quả lao động dựa trên chứng từ; phòng kế toán doanh nghiệp cũng mở sổ tương tự cho toàn doanh nghiệp.
Hạch toán tiền lương cho người lao động
Bảng thanh toán tiền lương là chứng từ quan trọng, được lập hàng tháng theo từng bộ phận, làm căn cứ thanh toán lương, phụ cấp cho người lao động, kiểm tra việc chi trả và thống kê lao động, tiền lương Bảng này dựa trên bảng chấm công.
Bảng thanh toán lương được lập dựa trên các chứng từ về lao động như bảng chấm công, bảng tính phụ cấp, trợ cấp và phiếu xác nhận hoàn thành công việc Kế toán tiền lương lập bảng thanh toán, trình kế toán trưởng duyệt trước khi lập phiếu chi và phát lương.
Từ bảng thanh toán lương và các chứng từ khác có liên quan kế toán tiền lương lập bảng phân bổ tiền lương và các khoản trích theo lương
1.5.2 Kế toán tổng hợp tiền lương và các khoản trích theo lương
Hạch toán chi phí lao động trong doanh nghiệp sản xuất rất phức tạp do phương thức trả lương thiếu thống nhất Hạch toán chính xác chi phí này là yếu tố quan trọng quyết định giá thành và giá bán sản phẩm Để phục vụ quản lý hiệu quả, việc hạch toán tiền lương và các khoản trích theo lương cần tuân thủ hai nguyên tắc: phân loại lao động và phân loại tiền lương hợp lý.
1.5.2.2 Trình tự hạch toán chung
Kế toán thu thập và kiểm tra chứng từ ban đầu về tiền lương, đảm bảo tính hợp lý và hợp pháp.
Kế toán kiểm tra chứng từ kế toán, tính lương và lập bảng thanh toán tiền lương cho cán bộ công nhân viên Bảng thanh toán này, lập hàng tháng theo từng bộ phận, dựa trên bảng chấm công, là chứng cứ để thanh toán lương và phụ cấp cho người lao động.
B3: Tính BHXH và lập bảng thanh toán BHXH: công việc tính BHXH phải trả cho công nhân viên phải được tiến hành trên: phiếu nghỉ hưởng BHXH
Hình thức sổ kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương
Hiện nay trong các doanh nghiệp có các hình thức ghi sổ kế toán sau áp dụng trong hạch toán tiền lương và các khoản trích theo lương:
- Kế toán trên máy vi tính
Doanh nghiệp cần lựa chọn hình thức kế toán phù hợp với quy mô và hoạt động sản xuất kinh doanh, vì mỗi hình thức đều có ưu điểm và nhược điểm riêng.
1.6.1 Hình thức “ Nhật ký chung”
Kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương bằng nhật ký chung là phương pháp đơn giản, sử dụng sổ nhật ký chung, sổ cái và các sổ chi tiết Tất cả nghiệp vụ đều ghi vào sổ nhật ký chung theo trình tự thời gian, sau đó chuyển số liệu sang sổ cái.
Hình thức nhật ký chung bao gồm các loại sổ chủ yếu sau:
- Các sổ, thẻ kế toán chi tiết
SƠ ĐỒ TRÌNH TỰ HẠCH TOÁN THEO HÌNH THỨC NHẬT KÝ CHUNG
Ghi Cuối Tháng Hoặc Định Kì
Quan Hệ Đối Chiếu, Kiểm Tra
1.6.2 Hình thức “Nhật ký – Sổ cái”
Hình thức kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương theo Nhật ký - Sổ cái là phương pháp trực tiếp, đơn giản, ghi chép nghiệp vụ kinh tế theo trình tự thời gian và nội dung trên cùng một sổ.
Sổ (thẻ) hạch toán chi tiết
Sổ Nhật ký - Sổ cái là bảng tổng hợp chi tiết duy nhất Nội dung ghi chép vào sổ này dựa trên chứng từ gốc hoặc bảng tổng hợp chứng từ gốc.
Hình thức kế toán Nhật ký – Sổ cái gồm có các loại sổ kế toán sau:
- Các sổ, thẻ kế toán chi tiết
SƠ ĐỒ TRÌNH TỰ HẠCH TOÁN THEO HÌNH THỨC NHẬT KÝ – SỔ CÁI
Ghi Cuối Tháng Hoặc Định Kì
Quan Hệ Đối Chiếu, Kiểm Tra
1.6.3 Hình thức “Chứng từ ghi sổ” Đặc trƣng cơ bản của hình thức này là kế toán căn cứ vào các chứng từ gốc ghi trực tiếp vào các “chứng từ ghi sổ” Việc ghi sổ kế toán tổng hợp bao gồm:
- Ghi theo trình tự thời gian trên sổ đăng ký chứng từ ghi sổ
- Ghi theo nội dung trên sổ cái
Kế toán lập chứng từ ghi sổ dựa trên từng loại chứng từ kế toán hoặc bảng tổng hợp các chứng từ cùng loại, cùng nội dung kinh tế.
Bảng tổng hợp chứng từ
Sổ (thẻ) kế toán chi tiết
Bảng tổng hợp chi tiết
Chứng từ kế toán phải được đánh số hiệu liên tục (theo sổ đăng ký), có chứng từ gốc đính kèm và được kế toán duyệt trước khi ghi sổ.
Hình thức kế toán chứng từ ghi sổ gồm các loại sổ kế toán sau:
- Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ
- Các sổ, thẻ kế toán chi tiết
SƠ ĐỒ TRÌNH TỰ HẠCH TOÁN THEO HÌNH THỨC CHỨNG TỪ GHI SỔ
Ghi Cuối Tháng Hoặc Định Kì
Quan Hệ Đối Chiếu, Kiểm Tra
Sổ quỹ Sổ, thẻ kế toán chi tiết
Bảng tổng hợp kế toán chứng từ còn lại
Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ
Bảng cân đối số phát sinh
Bảng tổng hợp chi tiết
1.6.4 Hình thức “Nhật ký - chứng từ”
Bài viết trình bày việc tập hợp, hệ thống hóa nghiệp vụ kinh tế theo bên có của các tài khoản, kết hợp phân tích nghiệp vụ dựa trên tài khoản đối ứng nợ.
Bài viết này trình bày về việc kết hợp trình tự thời gian của các nghiệp vụ kinh tế với hệ thống kế toán theo nội dung kinh tế (tài khoản).
+ Kết hợp rộng rãi việc hạch toán tổng hợp với hạch toán chi tiết trên cùng một sổ kế toán và trong cùng một quá trình ghi chép
+ Sử dụng các mẫu sổ in sẵn các quan hệ đối ứng tài khoản, chỉ tiêu quản lý kinh tế, tài chính và lập báo cáo tài chính
Hình thức kế toán chứng từ ghi sổ gồm các loại sổ kế toán sau:
+ Sổ nhật ký – chứng từ + Sổ cái
+ Bảng kê + Bảng phân bổ
SƠ ĐỒ TRÌNH TỰ HẠCH TOÁN THEO HÌNH THỨC NHẬT KÝ – CHỨNG TỪ
Ghi Cuối Tháng Hoặc Định Kì
Quan Hệ Đối Chiếu, Kiểm Tra
Chứng từ kế toán và bảng phân bổ
Sổ, thẻ kế toán chi tiết
Bảng tổng hợp chi tiết Bảng kê
1.6.5 Hình thức “Kế toán máy” Đặc trƣng cơ bản của hình thức này là công việc kế toán đƣợc thực hiện theo một chương trình phần mềm kế toán trên máy vi tính Phần mềm kế toán đƣợc thiết kế theo nguyên tắc của một trong bốn hình thức kế toán hoặc kết hợp các hình thức kế toán Phần mềm kế toán không hiển thị đầy đủ quy trình ghi sổ kế toán, nhƣng phải in đầy đủ đƣợc sổ kế toán và báo cáo tài chính theo quy định
Các loại sổ của hình thức kế toán trên máy vi tính
Phần mềm kế toán tự động hóa các loại sổ kế toán tương ứng với hình thức kế toán được lựa chọn, nhưng khác biệt với sổ kế toán thủ công.
SƠ ĐỒ TRÌNH TỰ HẠCH TOÁN THEO HÌNH THỨC KẾ TOÁN MÁY
Ghi Cuối Tháng Hoặc Định Kì
Quan Hệ Đối Chiếu, Kiểm Tra
KẾ TOÁN Chứng từ gốc
Bảng tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại
Sổ kế toán + Sổ tổng hợp + Sổ chi tiết
Tổng quan về Công Ty Cổ Phần Xây Dựng Thủy Lợi Hải Phòng
2.1.1 Quá trình hình thành và phát triển
- Công Ty Cổ Phần Xây Dựng Thủy Lợi Hải Phòng (CTCPXDTLHP) đƣợc thành lập tháng 2 năm 1968 với tên ban đầu là Công ty công trình Thủy Lợi
- Tháng 2 năm 1985 đƣợc đổi tên thành Công ty Xây Dựng Thủy Lợi Hải
Phòng Ngày 29/12/1992 UBND thành phố Hải Phòng ra quyết định số 1035/
QĐ – TCCQ về việc thành lập lại công ty xây dựng thủy lợi
- Ngày 01/11/2005 theo quyết định số 2526/QĐ-UB của UBND thành phố Hải
Phòng Công Ty Cổ Phần Xây Dựng Thủy Lợi Hải Phòng đƣợc thành lập
- Công Ty Cổ Phần Xây Dựng Thủy Lợi Hải Phòng tên tiếng Anh là
HAIPHONG HYDRAULIC CONSTRUCTION JOINT STOCK COMPANY
- Trụ sở chính: Km 57 - Quốc Lộ 10 - xã Trường Sơn - huyện An Lão - thành phố Hải Phòng
- Giấy ĐKKD số: 0203001924, do phòng đăng ký kinh doanh - Sở Kế hoạch Đầu tƣ Thành Phố Hải Phòng cấp ngày 06/12/2005
- Tài khoản: 32110000000434 Mã số thuế: 0200110296
Thành lập từ năm 1968, Công ty đã thi công hầu hết các công trình thủy lợi, đê kè phòng chống thiên tai tại địa phương và nhiều dự án trên toàn quốc, đảm bảo chất lượng, tiến độ và hiệu quả Nhiều công trình đạt huy chương vàng chất lượng cao, bao gồm đắp đê, lấn biển, mở rộng diện tích canh tác, xây dựng hệ thống thủy nông, trạm bơm, và các công trình cống lớn (trên 30m).
Chúng tôi sở hữu đội ngũ quản lý, kỹ sư chuyên nghiệp giàu kinh nghiệm, công nhân lành nghề, cùng trang thiết bị hiện đại, đồng bộ và được nâng cấp liên tục, đảm bảo chất lượng thi công các dự án và công trình quy mô lớn.
Chúng tôi xây dựng các công trình thủy lợi, công nghiệp, dân dụng vừa và nhỏ, cơ sở hạ tầng nông nghiệp, lâm nghiệp, thủy sản, giao thông nông thôn, cầu giao thông, cầu cảng và hệ thống cấp thoát nước.
Khai thác, sản xuất và kinh doanh vật liệu xây dựng
Nạo vét, san lấp mặt bằng, cải tạo đồng ruộng
Khoan phụt vữa gia cố thân đê
Lập dự án, khảo sát, thiết kế các công trình xây dựng giao thông, thủy lợi, tƣ vấn đầu tƣ, giám sát công trình
Trồng cây lâm nghiệp, cây xanh, cây cảnh đô thị và các khu vực công viên, đường giao thông công cộng
Trung đại tu thiết bị, sửa chữa đóng mới sàlan, gia công các sản phẩm cơ khí, hệ thống đóng ở các công trình thủy lợi
2.1.2 Thuận lợi, khó khăn và thành tích đạt được của công ty
Năm 2006 đánh dấu bước ngoặt quan trọng khi công ty chuyển sang mô hình cổ phần, đòi hỏi sự nỗ lực tối đa từ ban lãnh đạo và nhân viên để phát triển.
Công ty tập trung sử dụng vốn hiệu quả trong xây dựng và các lĩnh vực khác để tối đa hóa lợi nhuận, bảo toàn và phát triển vốn, tạo việc làm ổn định và tăng lợi tức cho cổ đông, đồng thời hoàn thành nghĩa vụ với nhà nước Nhờ bộ máy quản lý hiệu quả, đội ngũ nhân viên lành nghề, và trang thiết bị hiện đại, công ty đã và đang nỗ lực thực hiện mục tiêu phát triển bền vững.
Tuy nhiên bên cạnh những thuận lợi Công ty đã gặp một số khó khăn từ nhiều phía mang lại Đó là:
* Trước khi cổ phần hoá:
Do nguồn vốn chủ yếu từ ngân sách Nhà nước nhưng hạn chế, công ty gặp khó khăn lớn trong đầu tư phát triển sản xuất kinh doanh.
Kế hoạch sản xuất hàng năm do Nhà nước giao chưa đáp ứng đủ nhu cầu việc làm, dẫn đến tình trạng công nhân viên công ty bị nhỡ việc, ảnh hưởng nghiêm trọng đến đời sống người lao động.
Thủ tục và hồ sơ dự án gặp nhiều khó khăn do chính sách nhà nước chưa đồng bộ và giá vật tư biến động, gây ảnh hưởng đến thi công và quyết toán công trình.
- Công tác thi công công trình chịu ảnh hưởng rất lớn của thời tiết nên việc đảm bảo thi công là rất khó khăn
* Sau khi cổ phần hoá từ năm 2006:
Công ty chuyển đổi từ mô hình nhà nước sang công ty cổ phần dẫn đến sự thay đổi đáng kể về bộ máy quản lý, ban đầu còn gặp nhiều khó khăn và chưa phát huy hết năng lực.
Công ty cần chủ động tìm kiếm việc làm, tích cực đấu thầu để đảm bảo công việc cho nhân viên và nâng cao đời sống lao động thay vì chỉ dựa vào kế hoạch của thành phố.
Thị trường biến động, đặc biệt là lạm phát và tăng trưởng kinh tế, đã đẩy giá nguyên vật liệu đầu vào tăng cao, gây khó khăn trong việc huy động vốn.
Thời tiết ảnh hưởng lớn đến thi công công trình Công ty đã áp dụng các biện pháp khắc phục khó khăn do thời tiết gây ra.
Công ty đầu tư trang thiết bị, máy móc hiện đại hàng năm, tối ưu hóa nguồn vốn, nâng cao năng lực thi công và sức cạnh tranh trong đấu thầu.
Ứng dụng công nghệ mới, chuyển giao công nghệ tiên tiến vào thi công, thúc đẩy cải tiến kỹ thuật và sáng kiến xây dựng.
Công ty ứng dụng công nghệ thông tin hiện đại vào quản lý và đào tạo, nâng cao trình độ nhân viên Với kỷ luật lao động nghiêm minh và đạo đức nghề nghiệp, công ty đảm bảo chất lượng công trình, nhận được sự tín nhiệm cao từ Bộ Nông nghiệp và Phát triển nông thôn, các tỉnh, ban quản lý dự án và người dân.
Thực trạng tổ chức công tác kế toán tiền lương và các khoản trích
2.2.1 Đặc điểm về lao động tại công ty
Công ty tự hào sở hữu đội ngũ quản lý, kỹ sư giàu kinh nghiệm và sáng tạo, cùng đội ngũ công nhân lành nghề, tận tâm và trách nhiệm cao.
Tổng số lao động trong công ty là 553 người
CƠ CẤU CÁN BỘ CÔNG TY CP XÂY DỰNG THỦY LỢI HẢI PHÒNG
STT Cán bộ chuyên môn và kỹ thuật theo nghề
4 Kỹ sƣ xây dựng giao thông 2 1 1
5 Kỹ sƣ địa chất công trình 2 1 1
6 Kỹ sƣ cơ khí, máy xây dựng 3 2 1
II Cao đẳng các ngành 37 11 14 12
CƠ CẤU ĐỘI NGŨ CÔNG NHÂN KỸ THUẬT
STT Bậc thợ Số người
Trong đó: số lao động nữ là 42 người (chiếm 7,9% tổng số lao động của công ty), lao động nam là 491 người (chiếm 92,1% tổng số lao động của công ty)
Dự án sẽ sử dụng nhân lực lao động phổ thông thông qua hợp đồng ngắn hạn, thời vụ với các tổ chức, cá nhân hoặc chính quyền địa phương khi cần thiết.
CƠ CẤU LAO ĐỘNG THEO PHÒNG BAN
STT Phòng ban Năm 2009 Năm 2010
2 Phòng hành chính tổ chức 10 12
3 Phòng kế toán tài vụ 5 6
4 Phòng kế hoạch kỹ thuật 4 5
5 Ban quản lý dự án đầu tƣ phát triển 5 10
16 Xí nghiệp thi công cơ giới 35 38
Từ năm 2009 đến 2010, công ty đã tăng 46 nhân viên do mở rộng sản xuất, phản ánh hiệu quả kinh doanh ngày càng tích cực.
Xác định nhu cầu lao động giúp doanh nghiệp tuyển đúng người, đúng việc, đúng thời điểm, và thích ứng nhanh chóng với biến động thị trường.
Để đảm bảo tiến độ dự án, công ty cần tuyển dụng thêm công nhân sản xuất, nâng cao tay nghề và tăng lương cho công nhân lâu năm, giàu kinh nghiệm.
Số lượng nhân viên quản lý ổn định, chỉ thay đổi khi có luân chuyển nội bộ hoặc tuyển dụng thêm người có đủ năng lực và kinh nghiệm phù hợp.
2.2.2 Phương pháp xây dựng quỹ tiền lương tại công ty
Quỹ tiền lương là tổng số tiền lương doanh nghiệp chi trả cho toàn bộ nhân viên do mình trực tiếp quản lý.
Công ty Cổ phần Xây dựng Thủy lợi Hải Phòng xây dựng quỹ lương từ tổng thu nhập của công nhân viên, bao gồm lương cơ bản, tiền ăn ca, điện thoại, xăng xe, phụ cấp trách nhiệm, phụ cấp thâm niên và tiền thưởng tháng.
2.2.3 Cách tính lương và trả lương tại công ty
Công ty Cổ phần Xây dựng Thủy lợi Hải Phòng áp dụng hình thức trả lương theo thời gian cho người lao động do đặc thù ngành xây dựng.
Phòng Kế toán tính toán, giám đốc duyệt và phân bổ quỹ lương cho các đơn vị để thanh toán cho nhân viên.
Lương tính theo thời gian dựa trên thời gian làm việc, cấp bậc và thang lương Thời gian làm việc càng dài, hệ số lương càng cao, nhưng bị giới hạn bởi thang lương Công ty áp dụng công thức tính lương cụ thể.
Trong đó: LTG: Lương thời gian
HSL: Hệ số lương ΣHSPC: Tổng hệ số các khoản phụ cấp
Ltt: Mức lương cơ bản (tối thiểu)
Công ty quy định ngày công của một nhân viên trong tháng nếu đầy đủ là
Lương cơ bản được điều chỉnh dựa trên số ngày làm việc thực tế (tối đa 26 ngày) của nhân viên trong tháng Tuy nhiên, lương tháng của nhân viên thường được tính đủ 26 ngày, nên số ngày nghỉ không ảnh hưởng đáng kể đến tổng lương.
Lương cơ bản hiện hành tối thiểu là 730.000 đồng (hệ số 1), do Nhà nước quy định Mức lương cụ thể phụ thuộc vào hệ số lương, chức vụ, trình độ và các khoản phụ cấp theo quy định của Nhà nước và công ty.
LTG = [ HSL + Σ HSPC ] × Ltt × NC
26 cấp ăn ca, phụ cấp xăng xe, phụ cấp điện thoại
Chức vụ Hệ số lương
Trưởng phòng (GĐ xí nghiệp) 2,96 Phó phòng (phó GĐ xí nghiệp) 2,65
Phụ cấp chức vụ là khoản trợ cấp dành cho cán bộ quản lý cấp cao, nhằm nâng cao trách nhiệm trong công tác quản lý.
Phụ cấp trách nhiệm là khoản trợ cấp bổ sung cho cán bộ quản lý, nhằm khuyến khích tinh thần trách nhiệm và hiệu quả công việc tại cơ sở Công ty áp dụng nhiều mức phụ cấp trách nhiệm khác nhau.
Cách tính BHXH, BHYT, BHTN, KPCĐ, Thuế TN cá nhân
Công ty Cổ phần Xây dựng Thủy lợi Hải Phòng bắt buộc trích nộp BHXH, BHYT, KPCĐ cho người lao động theo quy định nhà nước Kế toán công ty căn cứ bảng lương để tính toán và trích nộp các khoản này hàng tháng.
* Số tiền người công nhân viên bị trừ vào lương:
Số BHXH phải trả = (Hệ số lương CB + Hệ số các khoản phụ cấp) x Mức lương tối thiểu x 6 %
* Số tiền công ty phải nộp cho công nhân viên:
Số BHXH phải nộp = (Hệ số lương CB + Hệ số các khoản phụ cấp) x Mức lương tối thiểu x 16 %
Ví dụ: Căn cứ theo cách tính lương của ông Đỗ Ngọc Uyên như trên có thể xác định cách tính BHXH nhƣ sau:
+ Số tiền BHXH ông Uyên phải đóng tháng 9 năm 2010 là:
6.394.600 x 6% = 383.676 + Số tiền công ty phải nộp là:
6.394.600 x 16% = 1.023.136 Trong các trường hợp cán bộ công nhân viên ốm đau, tai nạn đã tham gia đóng BHXH thì được hưởng trợ cấp BHXH
Công thức tính trợ cấp BHXH:
Số BHXH phải trả = Số ngày nghỉ tính BHXH x Lương cấp bậc x Tỷ lệ %
Tỷ lệ BHXH đƣợc áp dụng theo quy định của luật Bảo hiểm xã hội số 71/2006/QH11 ngày 29 tháng 6 năm 2006
Chế độ trợ cấp ốm đau:
− Đã đóng BHXH dưới 15 năm : hưởng 30 ngày/năm
− Đã đóng 15 năm