Đang tải... (xem toàn văn)
Các doanh nghiệp sử dụng công nghệ thôngtin nhiều như vũ bão trong các chu trình quản lý riêng của doanh nghiệp, điều này thúc đẩysự phát triển thần tốc của việc áp dụng hệ thống thông t
BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO TRƯỜNG ĐẠI HỌC THƯƠNG MẠI KHOA HỆ THỐNG THÔNG TIN KINH TẾ & THƯƠNG MẠI ĐIỆN TỬ - - BÀI THẢO LUẬN HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ Đề tài : Xây dựng hệ thống thông tin quản lý khách sạn Giảng viên hướng dẫn: Lê Việt Hà Nhóm thực : Nhóm Học phần: Hệ thống thơng tin quản lý Lớp học phần : 2315ECIT0311 Hà Nội – 22/04/2023 DANH SÁCH THÀNH VIÊN NHÓM ST T Họ tên Bùi Thu Hương Lớp HC K57LQ K57S2 Nguyễn Thị Thu Hương (TK) Hồ Thu Hường (NT) Mai Thị Thúy Hường K57U4 Cao Đức Khánh K57S3 Nguyễn Bạch Khánh K57S2 Nguyễn Thị Thùy Linh K57S1 Hà Khánh Ly K57U4 Đào Phương Mai K57S2 10 Nguyễn Thị Hiền Mai K57S1 K57S3 MSV Nhiệm vụ Đánh giá 21D300111 Chương 2: mục + 21D19017 Mở đầu + Kết luận + Tổng hợp word 21D19022 Dàn ý + Kiểm tra nội dung 21D21027 Thuyết trình PowerPoint 21D19022 Chương 2: mục 21D19017 Chương 1: mục 1.3 + 21D19012 Chương 2: mục 21D21028 Chương 2: mục 21D19017 Chương 1: mục 21D19012 Chương 1: mục 1.1 + 1.2 MỤC LỤC LỜI MỞ ĐẦU CHƯƠNG 1: LÝ THUYẾT Thực tiễn 1.1 Một số công nghệ ứng dụng cách mạng cơng nghiệp 4.0 1.2 Một số mơ hình phát triển hệ thống .9 1.3 Các hệ thống thông tin dùng doanh nghiệp 12 Khái niệm, đặc trưng, lợi ích, tác dụng hệ thống thơng tin quản lí khách sạn 14 2.1 Khái niệm 14 2.2 Đặc trưng 14 2.3 Lợi ích 14 2.4 Tác dụng 15 Các chức hệ thống thơng tin quản lí khách sạn 16 CHƯƠNG 2: BÀI TẬP 16 Mô tả toán 16 Sơ đồ phân rã chức 17 Sơ đồ luồng liệu mức ngữ cảnh 18 Sơ đồ luồng liệu mức đỉnh 20 Sơ đồ luồng liệu mức đỉnh 21 5.1 Sơ đồ luồng liệu mức đỉnh cho chức “Quản lý thông tin khách hàng” 21 5.2 Sơ đồ luồng liệu mức đỉnh cho chức "Quản lý đặt phòng" 21 5.3 Sơ đồ luồng liệu mức đỉnh cho chức “Quản lý tình trạng phòng” 22 5.4 Sơ đồ luồng liệu mức đỉnh cho chức "Hoạt động toán" 22 KẾT LUẬN 23 TÀI LIỆU THAM KHẢO 24 LỜI MỞ ĐẦU Công nghệ thông tin đại phát triển mạnh mẽ nhờ hiệu suất xử lý công việc tốt, khả lưu trữ, phân phối thông tin ngày cao Việc ứng dụng công nghệ thông tin Việt Nam hỗ trợ nhiều nước ta Các doanh nghiệp sử dụng công nghệ thông tin nhiều vũ bão chu trình quản lý riêng doanh nghiệp, điều thúc đẩy phát triển thần tốc việc áp dụng hệ thống thông tin quản lý doanh nghiệp ngành nghề Qua đó, ta thấy vị trí quan trọng hệ thống thơng tin quản lý lĩnh vực đời sống nước ta Mỗi tổ chức hay doanh nghiệp muốn hoạt động kinh doanh tốt phải có cấu tổ chức máy quản lý phù hợp Với hệ thống thơng tin có mối quan hệ ràng buộc liên quan chặt chẽ với nhau, nhà quản trị biết thơng tin cần thiết tổ chức doanh nghiệp Thông qua sơ đồ phân cấp chức sơ đồ luồng liệu, nhà quản trị nắm bắt toàn mơ hình hoạt động tổ chức, để từ đưa định hợp lý Ngồi mơ hình cịn giúp cho nhân viên nhận trách nhiệm nghĩa vụ tổ chức nhằm nâng cao ý thức làm việc cho nhân viên Vượt qua thời kì khó khăn dịch bệnh, ngành du lịch nước ta hồi phục phát triển nhanh chóng Trong bối cảnh đó, địi hỏi nhà quản lý khách sạn phải xây dựng cho khách sạn hệ thống thơng tin phù hợp với tình hình thực để đảm bảo cho nhu cầu ngày cao khách hàng nhanh chóng, thuận tiện lần đặt phịng, th phịng khách sạn Hệ thống khơng giúp giải vấn đề đặt phòng, quản lý thơng tin khách hàng, tốn hoạt động kinh doanh mà giúp tăng cường đồng tối ưu hóa quy trình quản lý Từ đó, ta nhận thấy việc xây dựng hệ thống thông tin quản lý cho khách sạn cần thiết Chính lí trên, với đề tài “Xây dựng hệ thống thông tin quản lý khách sạn”, nhóm chúng em định sâu tìm hiểu làm rõ vấn đề xung quanh việc xây dựng hệ thống quản lý khách sạn thông qua sơ đồ phân cấp chức sơ đồ luồng liệu ứng dụng hệ thống quản lý khách sạn CHƯƠNG 1: LÝ THUYẾT Thực tiễn 1.1 Một số công nghệ ứng dụng cách mạng công nghiệp 4.0 Cách mạng công nghiệp 4.0 kết hợp công nghệ số, đặc biệt trí tuệ nhân tạo, internet vạn vật, big data robot, nhằm tạo môi trường sản xuất thông minh, linh hoạt hiệu Công nghiệp 4.0 q trình tích hợp tất cơng nghệ thơng minh để tối ưu hóa quy trình phương thức hoạt động, làm việc với đặc điểm: liên kết, tự động xóa nhịa ranh giới Cách mạng công nghiệp 4.0 tạo nên thời đại công nghệ 4.0, nôi cho đời hàng loạt công nghệ thông minh áp dụng công nghệ 4.0 Khi nói tới cách mạng cơng nghiệp 4.0 khơng thể không nhắc tới số công nghệ sau đây: a) Trí tuệ nhân tạo (AI) Trí tuệ nhân tạo – AI (Artificial Intelligence) công nghệ 4.0 mô trình học tập suy nghĩ người cho máy móc, đặc biệt hệ thống máy tính Mục đích người lập trí tuệ nhân tạo để tự động hóa hành vi thơng minh não người Công nghệ cho phép máy móc thiết bị thơng minh có khả tự học tự động hoá tác vụ sản xuất AI sử dụng để phân tích liệu dự đốn xu hướng sản xuất Ngồi ra, AI hiểu lĩnh vực khoa học máy tính gắn trực tiếp với việc tự động hóa hành vi cách thơng minh Cụ thể là: AI trí tuệ người lập trình tạo để giúp máy tính tự động hóa hành vi thơng minh não người Biết suy nghĩ, lập luận, phân tích so sánh giúp tổng hợp rút định hay phương pháp để giải vấn đề nhanh gọn Đặc biệt hơn, AI cịn biết nói, giao tiếp, biết học, thích nghi tự bộc lộ sở thích, ham muốn… Một số ví dụ phổ biến trí tuệ nhân tạo – AI kể đến: tơ tự lái, trợ lý ảo điện thoại hay đối thủ ảo chơi trò chơi điện thoại, phần mềm dịch thuật tự động b) Vạn vật kết nối (Internet Of Things - IoT) Internet of Things giới vạn vật kết nối Internet hay mạng lưới thiết bị kết nối với Internet, vật, người có định dạng riêng tất trao đổi, truyền tải thông tin, liệu qua mạng mà không cần tương tác trực tiếp người với máy tính hay người với người Vạn vật kết nối (IoT) phát triển dựa công nghệ không dây, công nghệ vi điện tử Internet Hay nói cách đơn giản tập hợp thiết bị có khả kết nối với nhau, với Internet với giới bên ngồi để từ thực nhiệm vụ định Công nghệ cho phép thiết bị kết nối với với nhiều hệ điều hành trung tâm cần thiết thiết bị giao tiếp thơng qua mạng internet Nó giúp cho việc phân quyền, phân tích việc định dễ dàng hơn, nơi đâu, cách cho phép có phản hồi kịp thời Nhờ đó, hệ thống sản xuất giám sát điều khiển từ xa, giúp tăng hiệu tiết kiệm chi phí Các ứng dụng IoT sử dụng rộng rãi nhiều lĩnh vực, từ gia đình, cơng nghiệp, y tế đến thị nơng nghiệp Các ứng dụng giúp tăng hiệu sản xuất, giảm chi phí tăng tính tiện ích cho người dùng Một số ví dụ: - Thiết bị nhà thông minh: Các thiết bị nhà thông minh đèn, điều hịa, thiết bị âm cửa thơng minh điều khiển từ xa thơng qua smartphone giọng nói Chúng tự động hoạt động theo lịch trình điều kiện thời tiết - Xe tự động: Các xe tự động trang bị cảm biến hệ thống GPS để thu thập thơng tin mơi trường lái xe Chúng điều chỉnh tốc độ hướng tự động để tránh tai nạn tăng tính an tồn - Thiết bị y tế: Các thiết bị y tế máy đo huyết áp, đồng hồ đo nhịp tim bảng điều khiển insulin kết nối với thiết bị di động máy tính để thu thập liệu cung cấp cảnh báo cho người dùng cần thiết c) Big Data Công nghệ cho phép doanh nghiệp thu thập phân tích lượng lớn liệu từ hoạt động sản xuất kinh doanh, từ giúp cải thiện quy trình sản xuất quản lý Đối với marketing doanh nghiệp, người ta thu thập lượng lớn thông tin bao gồm thông tin cá nhân khách hàng Điều giúp doanh nghiệp nhận xu hướng, nhu cầu, mong muốn người tiêu dùng cách hiệu quả, từ giúp doanh nghiệp tạo chiến lược đắn hiệu giai đoạn Trong thời đại số hóa nay, big data trở thành yếu tố quan trọng quản lý liệu phân tích liệu Việc xử lý phân tích big data giúp tổ chức doanh nghiệp tìm thơng tin quan trọng, từ đưa định kế hoạch phù hợp Các ứng dụng big data đa dạng, từ lĩnh vực kinh doanh, tài chính, y tế, giáo dục đến lĩnh vực khoa học công nghệ Chẳng hạn, big data sử dụng để phân tích liệu khách hàng, tìm kiếm xu hướng dự báo thị trường lĩnh vực kinh doanh; giúp bác sĩ đưa chẩn đoán lên kế hoạch điều trị lĩnh vực y tế; để tìm hiểu vũ trụ lĩnh vực khoa học d) Điện toán đám mây (Cloud Computing) Document continues below Discover more from: Hệ thống thông tin quản lí 2315ECIT0311 Trường Đại học… 3 documents Go to course HĐ LAO ĐỘNG 0000000000 Hệ thống thơng tin quản lí None Ktct - hhhh 15 46 Hệ thống thông tin quản lí None 3TMU English Test Preparation -… Giáo trình Lịch sử Đản… 80% (5) 5TMU English Test 70 Preparation - Readin… Giáo trình Lịch sử Đản… 75% (4) Correctional Administration Criminology 96% (114) English - huhu Led hiển thị 100% (3) 10tính tốn, lưu trữ liệu Điện toán đám mây dịch vụ cung cấp tài nguyên ứng dụng thông qua internet, cho phép người dùng sử dụng dịch vụ lưu trữ thông tin nhờ vào máy chủ ảo nhà cung cấp chẳng hạn Facebook, Office 365, Youtube, Thay sử dụng máy chủ hệ thống lưu trữ trung tâm liệu cơng ty, tổ chức doanh nghiệp thuê tài nguyên từ nhà cung cấp dịch vụ đám mây Mọi liệu đề lưu trữ, tổ chức xếp hệ thống nhà cung cấp dịch vụ Các doanh nghiệp thực chiến lược tiếp thị tự động hóa dựa tảng cơng nghệ nhằm tiết kiệm chi phí tối ưu nguồn lực cho doanh nghiệp Các dịch vụ điện toán đám mây bao gồm dịch vụ công cộng, dành cho công chúng, dịch vụ riêng tư, sử dụng số tổ chức doanh nghiệp cụ thể Các nhà cung cấp dịch vụ điện toán đám mây bao gồm công ty lớn Amazon Web Services (AWS), Microsoft Azure Google Cloud Điện tốn đám mây có khả tăng giảm tài nguyên linh hoạt, giảm chi phí cho việc quản lý hệ thống, cải thiện tính khả dụng độ tin cậy hệ thống tăng tính bảo mật Ngồi ra, điện tốn đám mây cho phép người dùng truy cập vào tài nguyên dịch vụ từ đâu thiết bị nào, giúp tăng tính linh hoạt tiện lợi quản lý hệ thống Ví dụ thực tế việc sử dụng điện toán đám mây: doanh nghiệp muốn lưu trữ chia sẻ liệu nhân viên công ty cách hiệu quả, thay phải cài đặt quản lý máy chủ hệ thống lưu trữ công ty, doanh nghiệp sử dụng dịch vụ đám mây Google Drive Microsoft OneDrive để lưu trữ chia sẻ liệu Việc giúp giảm chi phí cho việc quản lý hệ thống tăng tính linh hoạt việc truy cập chia sẻ liệu từ đâu thiết bị e) VR (Virtual reality) – Thực tế ảo VR cơng nghệ giúp người cảm nhận, trải nghiệm khơng gian mơ (có thể giống tồn tồn khác với giới thực) Mơi trường VR tạo lập phần mềm chuyên dụng điều khiển thiết bị thông minh Hiện tại, hệ thống thực tế ảo tiêu chuẩn sử dụng mơi trường nhiều dự án để hiển thị hình ảnh 3D, âm thanh, cảm giác mô diện vật lý người dùng môi trường ảo, chí mùi Một người sử dụng thiết bị thực tế ảo nhìn xung quanh giới giả lập, di chuyển xung quanh tương tác với tính vật phẩm ảo Một điểm mạnh công nghệ VR khả tạo trải nghiệm chân thực sống động Người dùng hồn tồn đắm chìm vào giới ảo, nơi họ nhìn quanh, lại, tương tác với đối tượng ảo, chí cảm nhận trải nghiệm đa giác quan âm thanh, hình ảnh, chạm Cơng nghệ VR cung cấp cho người dùng cách tiếp cận hoàn toàn mẻ thú vị đến với giới ảo VR ngày trở nên phổ biến nhiều lĩnh vực khác nhau, từ giải trí, giáo dục, y tế, đến công nghiệp nhiều lĩnh vực khác Trong lĩnh vực giải trí, VR cho phép người dùng tham gia vào trò chơi ảo, xem phim ảo, tham gia vào trải nghiệm giải trí tương tác Trong giáo dục, VR sử dụng để cung cấp trải nghiệm học tập động, giúp học sinh sinh viên hứng thú hiểu sâu khái niệm trừu tượng Trong lĩnh vực y tế, VR sử dụng việc huấn luyện bác sĩ, điều dưỡng viên, giúp giảm đau căng thẳng cho bệnh nhân q trình điều trị Ngồi ra, VR cịn áp dụng công nghiệp, giúp huấn luyện nhân viên, mơ quy trình sản xuất, thiết kế sản phẩm kiểm tra chất lượng Điều giúp giảm bớt rủi ro tăng hiệu sản xuất VR sử dụng kiến trúc, xây dựng, du lịch, nghệ thuật, thể thao nhiều lĩnh vực khác Với phát triển công nghệ, dự kiến VR tiếp tục phát triển có ứng dụng rộng rãi tương lai VR đem lại nhiều lợi ích cho lĩnh vực khác nhau, từ giải trí, giáo dục, y tế, cơng nghiệp đến nhiều lĩnh vực khác, mở hội thú vị cho người khám phá trải nghiệm giới ảo cách chưa có trước g) Robot hóa (tự động hóa) Trong thời đại cơng nghiệp 4.0, ứng dụng robot hóa trở thành xu hướng quan trọng ngành công nghiệp, dịch vụ sống đại Robot hóa q trình áp dụng cơng nghệ, thiết bị phần mềm để tự động hố cơng việc quy trình sản xuất, giúp máy móc thực nhiệm vụ mà trước có người làm Cơng nghệ robot hóa đem lại nhiều lợi ích đáng kể, giúp tối ưu hóa hoạt động trình sản xuất, từ giai đoạn thiết kế, gia cơng, lắp ráp đến đóng gói, giúp tăng suất, giảm chi phí, cải thiện chất lượng sản phẩm Nhờ vào robot, cơng nhân giải phóng khỏi cơng việc đơn điệu, nguy hiểm cực nhọc, giúp nâng cao suất lao động, tăng tính an tồn giảm bớt cơng việc nguy hiểm cho người, đồng thời giảm bớt sai sót, tăng tính xác đồng q trình sản xuất Hơn nữa, tự động hóa giúp giảm bớt lãng phí, tối ưu hóa nguồn lực giảm bớt tác động đến mơi trường, góp phần vào việc bảo vệ môi trường phát triển bền vững Robot hóa q trình áp dụng cơng nghệ, thiết bị phần mềm để tự động hoá cơng việc quy trình sản xuất, giúp máy móc thực nhiệm vụ mà trước có người làm Cơng nghệ robot hóa áp dụng nhiều lĩnh vực khác nhau, từ công nghiệp sản xuất, dịch vụ khách hàng, y tế, nông nghiệp, giao thông vận tải, du lịch Một số ví dụ robot hóa: - Robot ngành sản xuất: Các robot sử dụng để thực công việc lặp lặp lại trình sản xuất, giúp tăng suất chất lượng sản phẩm - Robot y tế: Các robot giúp bác sĩ y tá thực nhiệm vụ phát dấu hiệu bệnh, cung cấp dược phẩm thuốc, thực thủ tục xét nghiệm - Robot vận chuyển: Các robot sử dụng để vận chuyển hàng hóa đồ vật kho lưu trữ - Robot giáo dục: Các robot sử dụng để giáo dục học sinh, hỗ trợ giáo viên lớp học thực nhiệm vụ giáo dục khác 1.2 Một số mơ hình phát triển hệ thống a) Mơ hình thác nước (Waterfall model) Mơ hình phát triển hệ thống thác nước waterfall mơ hình phát triển phần mềm truyền thống phổ biến Mơ hình phát triển Winston W Royce vào năm 1970 sử dụng phổ biến dự án lớn với u cầu thay đổi thấp Mơ hình thác nước bao gồm giai đoạn phát triển liên tiếp, phân tích yêu cầu đến thiết kế, phát triển, kiểm thử triển khai Mỗi giai đoạn phát triển thực bắt đầu giai đoạn trước hoàn thành Đặc biệt không quay lại giai đoạn trước để xử lý u cầu muốn thay đổi Mơ hình thường áp dụng cho dự án phần mềm sau: - Các dự án nhỏ, ngắn hạn Các dự án có thay đổi u cầu khơng có u cầu khơng rõ ràng Ưu điểm - Dễ sử dụng, dễ tiếp cận, dễ quản lý - Sản phẩm phát triển theo giai đoạn xác định rõ ràng - Xác nhận giai đoạn, đảm bảo phát sớm lỗi Nhược điểm - Ít linh hoạt, khó khăn việc thích ứng với yêu cầu thay đổi, phạm vi điều chỉnh hạn chế - Rất khó để đo lường phát triển giai đoạn - Mơ hình khơng thích hợp với dự án dài, diễn ra, hay dự án phức tạp, có nhiều thay đổi yêu cầu vòng đời phát triển VD: Salesforce công ty lớn lĩnh vực CRM cung cấp giải pháp CRM cho doanh nghiệp kích cỡ Salesforce cung cấp tính quản lý thơng tin khách hàng, quản lý bán hàng, quản lý dịch vụ khách hàng quản lý tiếp thị Salesforce cung cấp giải pháp CRM tùy chỉnh cho doanh nghiệp có nhu cầu đặc biệt Các giải pháp tùy chỉnh để đáp ứng yêu cầu đặc biệt doanh nghiệp Hệ thống thông tin quản lý (Management information system) - Hệ thống thông tin quản lý MIS đời nhằm thu thập, lưu trữ, xử lý phân tích thơng tin để hỗ trợ quản lý cấp cao trình định Tuy nhiên, MIS chủ yếu tập trung vào việc thu thập, xử lý phân phối thông tin để hỗ trợ hoạt động hàng ngày định kỳ doanh nghiệp - Các thông tin giúp cho doanh nghiệp xác định vấn đề tồn đọng doanh nghiệp nhiều VD: Hệ thống thông tin quản lý kho Hệ thống giúp cho việc quản lý kho hàng trở nên dễ dàng cách giúp cho người quản lý theo dõi số lượng hàng tồn kho, số lượng hàng xuất kho, số lượng hàng nhập kho thông tin liên quan khác Hệ thống Xử lý giao dịch (Transaction processing system) - Hệ thống xử lý giao dịch hệ thống sử dụng để thu thập, xử lý theo dõi thông tin giao dịch kinh doanh tài doanh nghiệp TPS thường sử dụng để quản lý giao dịch mua bán, toán giao dịch khác liên quan đến dịch vụ sản phẩm doanh nghiệp Hệ thống có khả đáp ứng nhanh để đảm bảo giao dịch hệ thống xử lý cách hiệu xác - Các hệ thống xử lí giao dịch có nhiệm vụ tập hợp tất liệu cho phép theo dõi hoạt động tổ chức Chúng trợ giúp hoạt động mức tác nghiệp, cung cấp liệu đầu vào cho hệ thống thông tin khác VD: Ví dụ TPS hệ thống toán điện tử Paypal hệ thống toán trực tuyến khác Hệ thống quản trị nhân (HRM) - Hệ thống quản trị nhân hệ thống quản lý hoạt động liên quan đến nhân tổ chức hay doanh nghiệp Phần mềm HRM tập trung vào việc tuyển dụng, đào tạo, phát triển, nâng cao lực suất lao động nhân công ty Không vậy, hệ thống HRM cịn hỗ trợ quản lý sách phúc lợi tiền lương công ty - Các tính hệ thống quản trị nguồn nhân lực bao gồm quản lý nhân sự, quản lý tuyển dụng, đào tạo phát triển, quản lý hiệu suất phúc lợi Một số tính cụ thể 13 hệ thống quản trị nguồn nhân lực bao gồm: quản lý thông tin nhân viên, quản lý chấm công, quản lý tuyển dụng, quản lý đào tạo phát triển, quản lý hiệu suất, quản lý phúc lợi VD: SAP SuccessFactors hệ thống quản trị nguồn nhân lực phát triển SAP SE Hệ thống cung cấp giải pháp quản lý nhân cho doanh nghiệp vừa lớn Các tính SAP SuccessFactors bao gồm quản lý nhân sự, quản lý tuyển dụng, đào tạo phát triển, quản lý hiệu suất phúc lợi Hệ thống quản lý kiến thức (Knowledge Management System) - Đối với doanh nghiệp, việc thu thập, lưu trữ, chia sẻ kiến thức quan trọng, đặc biệt đơn vị kinh doanh dịch vụ Sử dụng hệ thống quản lý kiến thức giúp doanh nghiệp trở thành chuyên gia lĩnh vực cụ thể Định nghĩa cụ thể hơn, hệ thống quản lý kiến thức (KMS) thiết kế để thu thập, quản lý, xếp chia sẻ kiến thức, thông tin kinh nghiệm tổ chức doanh nghiệp - Mục đích KMS tăng cường khả học tập chia sẻ kiến thức, từ nâng cao chất lượng nhân chun gia cơng ty, từ đem lại lợi cạnh tranh thị trường KMS bao gồm hệ thống tài liệu, kiến thức, sở liệu, mạng xã hội nội bộ, tài liệu đào tạo VD: Hệ thống quản lý kiến thức IBM: Hệ thống cung cấp tính tìm kiếm thơng tin, phân loại thơng tin chia sẻ thông tin Hệ thống quản lý kiến thức Siemens: Hệ thống thiết kế để giúp công ty tạo sản phẩm cải tiến sản phẩm có cách sử dụng tri thức có sẵn tổ chức Khái niệm, đặc trưng, lợi ích, tác dụng hệ thống thơng tin quản lí khách sạn 2.1 Khái niệm Hệ thống thông tin quản lý khách sạn (Property Management System, viết tắt PMS) hệ thống quản lý thông tin giúp chủ khách sạn nhân viên phịng ban thực nhiệm vụ quản lý, phục vụ khách hàng khác nhau, giúp tối ưu hóa hoạt động kinh doanh khách sạn Hiện nay, hệ thống thông tin quản lý khách sạn cơng cụ hữu ích nhiều khách sạn đại triển khai 2.2 Đặc trưng a Hệ thống thông tin cần xây dựng tảng công nghệ đại b Hệ thống thông tin quản lý khách sạn phải cấu thành nhiều hệ thống con, có kết nối tương tác với phục vụ cho nhu cầu hoạt động khác khách sạn 14 c Hệ thống quản lý khách sạn cần có kết cấu mềm dẻo tiến hóa để phù hợp với nhu cầu hoạt động phát triển 2.3 Lợi ích Các lợi ích việc sử dụng hệ thống thông tin quản lý khách sạn bao gồm: a Giảm thời gian dành cho công việc hành Bạn giảm thiểu lượng thời gian dành cho cơng việc hành Hệ thống quản lý khách sạn phù hợp giúp bạn hạn chế công việc mang thủ tục rườm rà tiết kiệm thời gian Công nghệ cung cấp cho bạn tiến độ làm việc nhân viên, điều ảnh hưởng đến việc trì hài lịng suất nhân viên Trong mơi trường du lịch có nhịp độ nhanh ngày nay, điều quan trọng bạn phải tự động hóa nhiều tác vụ Hệ thống quản lý tài sản giúp bạn nhiều điều b Tăng diện trực tuyến bạn Bạn tăng diện thương hiệu trực tuyến Phần mềm quản lý tích hợp với trình xây dựng trang web cho phép bạn chấp nhận đặt phòng trực tuyến trực tiếp phát triển trang web thân thiện với người dùng Đương nhiên, điều làm tăng mức độ liên quan bạn kết cơng cụ tìm kiếm cho phép nhiều khách du lịch khám phá sở kinh doanh bạn hành trình đặt phòng trực tuyến họ c Xây dựng mối quan hệ với khách hàng Bạn phát triển mối quan hệ tốt với phân khúc thị trường mục tiêu mình, đồng thời xác định thị trường để khai thác Ngồi ra, cơng nghệ bạn cho phép bạn tiếp cận với thị trường mà trước chưa biết tới thương hiệu bạn d Quản lý phân phối Bạn cải thiện phạm vi tiếp cận tồn ngành Với hệ thống quản lý tàisản tích hợp với trình quản lý kênh, bạn quảng cáo nhiều kênh trì tỷ lệ tương đương Từ OTA GDS lớn đến đại lý du lịch bán lẻ riêng lẻ, bạn cung cấp thơng tin đặt phịng theo thời gian thực cho đại lý để thúc đẩy lượt đặt phịng e Quản lý doanh thu Bạn thực chiến lược quản lý doanh thu có lợi Sử dụng công cụ định giá sáng tạo cho phép bạn tạo chiến lược định giá phòng linh hoạt, bạn tối đa hóa doanh thu mà bạn tạo phòng thời điểm 15 Định giá phịng phù hợp chìa khóa để thành công ngành công nghiệp cạnh tranh có sẵn cơng cụ giúp bạn đáng kể f Tăng lượt đặt trước Cuối bạn tăng lượt đặt phịng Vào cuối ngày, điểm tính giải pháp kinh doanh quản lý khách sạn bạn tăng lượng đặt phòng mà bạn nhận khách sạn 2.4 Tác dụng Hệ thống quản lý khách sạn giúp chủ sở hữu khách sạn kiểm soát hoạt động kinh doanh công việc nhân viên hiệu hơn, đồng thời, hoạch định mục tiêu triển khai chiến lược kinh doanh đạt doanh thu – lợi nhuận vượt bậc Cụ thể, hệ thống có vai trị sau doanh nghiệp: Hồn thiện sở hạ tầng cơng nghệ thơng tin doanh nghiệp Vì triển khai hệ thống thơng tin, doanh nghiệp cần nâng cấp, thêm phần cứng hệ thống mạng, xây dựng phần mềm sở liệu, hồn thiện quy trình thủ tục, đào tạo người sử dụng Hỗ trợ hoạt động nghiệp vụ Hệ thống hỗ trợ hoạt động nghiệp vụ có phịng ban khác có doanh nghiệp đặt phòng, trả phòng, hoạt động tốn, quản lí dịch vụ ăn uống, buồng phịng, quản lý tài sản khách sạn, … Khi hệ thống làm tăng suất lao động, hiệu làm việc, tăng độ xác phép tính tốn, tăng khả làm việc theo nhóm, giảm thời gian thực hiện, giảm chi phí, giảm nhân lực để thực thao tác Hỗ trợ hoạt động quản lý Hệ thống thông tin tự động tạo báo cáo thống kê, so sánh, tổng hợp, phân loại, hỗ trợ cho hoạt động quản lý cho phòng ban chức doanh nghiệp Các chức hệ thống thơng tin quản lí khách sạn Hệ thống thơng tin quản lý khách sạn (Hotel Management Information System HMIS) có nhiều chức nhằm hỗ trợ hoạt động quản lý, vận hành khách sạn Một số chức HMIS liệt kê sau: Quản lý phịng: Hệ thống thơng tin quản lí khách sạn cung cấp thơng tin tình trạng phịng trống, phòng đặt, phòng sử dụng phòng cần bảo trì Các chức quản lý phịng bao gồm đặt phịng, tốn, chỉnh sửa hủy đặt phịng Quản lý khách hàng: Hệ thống thơng tin quản lí khách sạn giúp quản lý thơng tin khách hàng bao gồm tên, địa chỉ, số điện thoại, email thơng tin tốn Các chức quản lý khách hàng bao gồm tìm kiếm, thêm mới, chỉnh sửa xóa khách hàng 16 Quản lý đặt phịng: Hệ thống thơng tin quản lí khách sạn cung cấp thơng tin chi tiết đơn đặt phịng bao gồm số lượng khách, ngày nhận phòng ngày trả phòng Các chức quản lý đặt phòng bao gồm tìm kiếm, chỉnh sửa xóa đơn đặt phịng Quản lý dịch vụ: Hệ thống thơng tin quản lí khách sạn cung cấp thơng tin dịch vụ cung cấp khách sạn nhà hàng, bar, phòng tập thể dục, spa Các chức quản lý dịch vụ bao gồm thêm mới, chỉnh sửa xóa dịch vụ Quản lý báo cáo: Hệ thống thơng tin quản lí khách sạn cung cấp báo cáo thống kê hoạt động khách sạn doanh thu, tỉ lệ phòng trống, số lượng khách đến Các chức quản lý báo cáo bao gồm tạo, xem xuất báo cáo Ngồi ra, hệ thống thơng tin quản lí khách sạn cung cấp chức quản lý nhân viên, quản lý kho, quản lý tài quản lý marketing để hỗ trợ cho hoạt động vận hành khách sạn cách hiệu CHƯƠNG 2: BÀI TẬP Mơ tả tốn Hệ thống thơng tin quản lý lễ tân khách sạn Quản lý thông tin khách hàng: Khi khách hàng đến quầy lễ tân để đặt phịng, nhân viên phải phân tích u cầu khách tham khảo hồ sơ dành chỗ tình trạng phòng khách sạn để giải yêu cầu khách Cần phải biết thông tin khách họ tên, số CCCD, địa email, số điện thoại, thơng tin đặt phịng đặt phịng loại gì, ngày, đặt cọc trước tiền để nhập vào hệ thống chỗ hồ sơ tài khoản khách hàng Khi khách có u cầu thay đổi thơng tin thơng tin cá nhân thông tin việc sử dụng dịch vụ có thay đổi sai sót nhân viên tiến hành thay đổi hồ sơ tài khoản khách hàng Đối với khách đặt chỗ trước khách sạn, đến quầy lễ tân, nhân viên tiến hành tìm kiếm thơng tin khách hàng dựa theo hồ sơ nhập trước Hoặc trường hợp nhân viên muốn tìm kiếm thơng tin để phục vụ yêu cầu khách hay dùng để giải tình phát sinh Quản lý dịch vụ đặt phòng: Khi khách đến đặt phòng, nhân viên kiểm tra xem khách đặt phòng trước hay chưa đặt phịng với thơng tin Nếu xác nhận khách đặt phịng trước chấp nhận yêu cầu đặt phòng khách Nếu khách chưa đặt phịng trước nhân viên phải kiểm tra phịng trống có đáp ứng nhu cầu khách hay khơng, giới thiệu với khách loại phịng đáp ứng Khi khách chọn phịng nhân viên tiến hành xin thơng tin cá nhân khách, thơng tin đặt phịng xác nhận yêu cầu đặt phòng khách Sau xác nhận u cầu đặt phịng khách nhân viên tiến hành đặt phòng cho khách Nhân viên yêu cầu khách 17 xuất giấy tờ tùy thân giữ lại CCCD giấy tờ tùy thân khác (nếu khách khơng có CCCD) Giấy tờ trả lại khách hồn thành thủ tục trả phịng rời khách sạn Nhân viên lễ tân ghi nhận phiếu đến Mỗi phiếu đến lập cho người khách, thường người chịu trách nhiệm toán sau Trên phiếu ghi rõ thông tin lưu trú khách như: bố trí phịng nào, vào khoảng thời gian để thuận tiện việc khai báo tạm trú, tạm vắng Sau ghi phiếu nhập thông tin xong nhân viên đưa chìa khóa phịng cho khách, hồn tất thủ tục đặt phịng Trong q trình lưu trú, khách có nhu cầu đổi phịng nhân viên tiến hành kiểm tra tình trạng phịng xem có đáp ứng nhu cầu đổi phịng khách hay khơng Nếu có sẵn phịng khách muốn đổi thi tiến hành thay đổi phòng cho khách, giá phòng thay đổi tùy thuộc vào hoàn cảnh Hoạt động toán: Trong khách lưu trú, phận Lễ tân phải cập nhật tất dịch vụ phát sinh khách : điện thoại, fax, giặt ủi, để lưu máy tính Khi khách đi, thủ tục diễn phòng lễ tân Nhân viên lễ tân lập hóa đơn tốn từ thông tin nhập vào hồ sơ khách hàng, thông tin sử dụng dịch vụ phát sinh khách phiếu đến Hóa đơn bao gồm ngày lập, dịch vụ khách sử dụng, đơn giá, số lượng, tổng tiền, sau yêu cầu khách ký nhận toán Sơ đồ phân rã chức Bước 1: Các động từ mô tả thao tác, hoạt động nghiệp vụ Đoạn 1: Nhập thông tin khách hàng, thay đổi hồ sơ thơng tin khách hàng, tìm kiếm thông tin khách hàng Đoạn 2: Kiểm tra việc đặt phòng, kiểm tra phòng trống, đặt phòng cho khách (bao gồm hoạt động nhập thông tin khách hàng nhập thơng tin đặt phịng), đổi phịng cho khách, lập phiếu khách đến Đoạn 3: Lập hóa đơn, tốn Bước 2: Đặt tên cho chức Đoạn 1: Quản lý thông tin khách hàng Đoạn 2: Quản lý đặt phịng Đoạn 3: Hoạt động tốn Bước 3: Xây dựng biểu đồ phân cấp chức 18 Quản lý lễ tân khách sạn Quản lí thơng tin khách hàng Nhập thơng tin khách hàng Quản lí đặt phịng Kiểm tra việc đặt phòng khách Thay đổi hồ sơ thơng tin khách hàng Tìm kiếm thơng tin khách hàng Kiểm tra phịng trống Hoạt động tốn Lập hóa đơn Thanh tốn Đặt phịng cho khách Lập phiếu khách đến Đổi phòng cho khách Sơ đồ luồng liệu mức ngữ cảnh Tác nhân ngoài: Khách hàng Kho liệu: khách hàng, phòng, phiếu khách đến, nhân viên, dịch vụ, hóa đơn 19