Nghiên cứu nghiệp vụ đại lý tàu biển của công ty TNHH Lê Phạm

Thật khó có thể xác định chính xác ngành hàng hải ra đời từ khi nào nhưng chúng ta có thể chắc chắn rằng từ khi ra đời đến nay ngành hàng hải đã không ngừng phát triển lớn mạnh. Thủa xa xưa, khi mà khối lượng hàng hóa chuyên chở bằng đường biển còn chưa nhiều, sức chở của con tàu còn nhỏ và kĩ thuật thông tin liên lạc còn thấp kém, công việc thuê tàu chuyên chở hàng hóa trong ngành vận tải biển thường được tiến hành trực tiếp giữa chủ tàu và khách hàng. Thời gian trôi đi, ngành vận tải biển thế giới phát triển như vũ bão. Đội tàu trên thế giới đã tăng lên nhanh chóng cả số lượng và chất lượng, chủng loại cũng như kích cỡ. Các chuyến đi dài ngày qua năm châu bốn biển, những bến cảng có mớn nước sâu đủ sức cho tàu hàng vạn tấn vào, các thiết bị xếp dỡ công suất hàng ngàn tấngiờ, những kiểu tàu RoRo, tàu chở xà lan... không còn là chuyện thần kì đối với người làm công tác hàng hải. Cũng chính vì vậy mà khối lượng hàng hóa chuyên chở trong một chuyến đã tăng lên đáng kể. Với bối cảnh đó, nếu hàng trăm ngàn chủ tàu cứ tự mình đi tìm hàng chuyên chở, cũng tự mình tiến hành mọi công việc liên quan đến hoạt động của tàu và hàng mỗi khi ra vào cảng nào đó để làm hàng thì quá trình chuyên chở hàng hóa bằng tàu biển sẽ chậm chạp, sẽ xảy ra tình trạng tàu và hàng bị ùn tắc tại cảng. Kéo theo đó quá trình lưu thông hàng hóa bị ngừng trệ, tàu không giải phóng được hàng hóa để thực hiện hành trình tiếp theo, chủ hàng không nhận được hàng để tiến hành hoạt động kinh doanh.... do đó kìm hãm sự phát triển của ngành hàng hải nói riêng và ngoại thương nói chung.Bên cạnh đó, Luật hàng hải các nước đều qui định các chủ tàu khi có tàu vào cảng nào đó ở nước ngoài phải chỉ định một đại lý thay mặt mình giải quyết mọi công việc liên quan đến con tàu, thuyền viên và hoạt động bốc xếp

LỜI MỞ ĐẦU

Thật khó có thể xác định chính xác ngành hàng hải ra đời từ khi nào nhưng chúng ta có thể chắc chắn rằng từ khi ra đời đến nay ngành hàng hải đã không ngừng phát triển lớn mạnh

Thủa xa xưa, khi mà khối lượng hàng hóa chuyên chở bằng đường biển còn chưa nhiều, sức chở của con tàu còn nhỏ và kĩ thuật thông tin liên lạc còn thấp kém, công việc thuê tàu chuyên chở hàng hóa trong ngành vận tải biển thường được tiến hành trực tiếp giữa chủ tàu và khách hàng

Thời gian trôi đi, ngành vận tải biển thế giới phát triển như vũ bão Đội tàu trên thế giới đã tăng lên nhanh chóng cả số lượng và chất lượng, chủng loại cũng như kích cỡ Các chuyến đi dài ngày qua năm châu bốn biển, những bến cảng có mớn nước sâu đủ sức cho tàu hàng vạn tấn vào, các thiết bị xếp dỡ công suất hàng ngàn tấn/giờ, những kiểu tàu RoRo, tàu chở xà lan không còn là chuyện thần kì đối với người làm công tác hàng hải Cũng chính vì vậy mà khối lượng hàng hóa chuyên chở trong một chuyến đã tăng lên đáng kể

Với bối cảnh đó, nếu hàng trăm ngàn chủ tàu cứ tự mình đi tìm hàng chuyên chở, cũng tự mình tiến hành mọi công việc liên quan đến hoạt động của tàu và hàng mỗi khi ra vào cảng nào đó để làm hàng thì quá trình chuyên chở hàng hóa bằng tàu biển sẽ chậm chạp, sẽ xảy ra tình trạng tàu và hàng bị ùn tắc tại cảng Kéo theo đó quá trình lưu thông hàng hóa bị ngừng trệ, tàu không giải phóng được hàng hóa để thực hiện hành trình tiếp theo, chủ hàng không nhận được hàng để tiến hành hoạt động kinh doanh do đó kìm hãm sự phát triển của ngành hàng hải nói riêng và ngoại thương nói chung.Bên cạnh đó, Luật hàng hải các nước đều qui định các chủ tàu khi có tàu vào cảng nào đó ở nước ngoài phải chỉ định một đại lý thay mặt mình giải quyết mọi công việc liên quan đến con tàu, thuyền viên và hoạt động bốc xếp hàng hóa

Rõ ràng, sự ra đời của nghề đại lý tàu biển là một quá trình khách quan tất yếu trong ngành kinh tế vận tải biển Đặc biệt ở Việt Nam, đại lý tàu biển là một ngành dịch vụ đáng chú ý bởi đây là một ngành nghề đã xuất hiện ở nước ta từ khá sớm Bắt đầu từ Nghị định 15/CP do cố thủ tướng Phạm Văn Đồng kí năm 1960 qui định nhiệm vụ, quyền hạn của đại lý tàu biển Tuy vậy , ngành đại lý tàu biển chỉ trở nên thật sự sôi động trong 20 năm trở lại đây, hàng loạt doanh nghiệp tham gia vào lĩnh vực kinh doanh này Điều này chứng tỏ đây là một ngành có sức hấp dẫn

và tiềm năng phát triển.Mặc dù vậ thì thực tế cho thấy còn tồn tại nhiều bất cập cũng như đầy những khó khăn, thử thách

Trong bối cảnh đó, em xin được mạnh dạn làm sáng rõ một số vấn đề về dịch

vụ đại lý tàu biển, tìm hiểu nghiên cứu đánh giá thực trạng tại công ty LP SHIPPING.,LTD để từ đó đưa ra một số biện pháp giải quyết nhằm nâng cao hiệu quả của hoạt động đại lý tàu biển

Đề tài em nghiên cứu là:

“Nghiên cứu nghiệp vụ đại lý tàu biển của công ty TNHH Lê Phạm”

CHƯƠNG 1 : CƠ SỞ LÝ LUẬN

I Khái niệm , phân loại, đặc điểm và vai trò của đại lý tàu biển:

1.1 Khái niệm đại lý tàu biển :

Khái niệm dịch vụ hàng hải

Theo những luận điểm của nhà triết học Mác thì vận tải là sự chuyển động của con người và vật phẩm và nó cùng một lúc phải thõa mãn hai tính chất : là hoat động kinh tế một cách riêng biệt và cũng đồng thời là một hoạt động sản xuất vật chất Đối với việc sản xuất trong vận tải, thì ta có thể chia ra những lĩnh vực sau: -Kinh doanh các dịch vụ, liên quan đến hàng hải

-Kinh doanh liên quan đến khai thác tàu

-Hoạt động kinh doanh liên quan đến khai thác cảng biển

Dịch vụ hàng hải: là bao gồm những quá trình những hoạt động liên quan đến việc trợ giúp cho việc bốc xếp , vận chuyển , trong đó bao gồm nhiều những lĩnh vực như: mua bán những con tàu trên thị trường, đại lý và môi giới hàng hải , mua bán và cung cấp những thực phẩm và trang thiết bị cần thiết cho tàu , tư vấn

và giải đáp những vấn đề liên quan đến hàng hải, phục vụ cho nhu cầu của tàu tại cảng biển, đại lý cho việc vận tải đa phương thức

Theo Nghị Định 10/2001/NĐ-CP ngày 19/03/2001 về những điều kiện để

có thể được phép kinh doanh các dịch liên quan đến hàng hải , thì chia các dịch

vụ thành các loại như sau:

1 Dịch vụ đại lý vận tải đường biển

2 Dịch vụ đại lý tàu biển

3 Dịch vụ cung ứng tàu biển

4 Dịch vụ môi giới hàng hải

5 Dịch vụ lai dắt tàu biển

6 Dịch vụ kiểm đếm hàng hóa

9 Dịch vụ bốc dỡ hàng hóa tại cảng biển

Phạm vi bao quát của những dịch vụ hàng hải trên toàn cầu đã được phát triển rộng rãi và ngày càng đa dạng và bao gồm nhiều những loại hình dịch vụ : dịch vụ liên quan đến các hình thức thuê tàu, dịch vụ liên quan đến làm đại lý cho tàu biển, dịch vụ thuê thuyền viên, cung ứng nhu yếu phẩm cần thiết cho tàu , dịch vụ thu gom các sản phẩm từ dầu thô , dịch vụ như lai dắt tàu biển , dịch vụ tư vấn liên quan đến hàng hải ,…

Khái niệm về đại lý tàu biển (mặt khác ta có thể goị là đại lý cho bên chủ tàu và đại lý tàu tại cảng)

Theo những quy định những điều luật của Bộ trưởng Bộ giao thông vận tải về những vấn đề liên quan đến quản lý những hoạt động kinh doanh dịch vụ hàng hải tại Việt Nam năm 1978 thì “ dịch vụ liên quan đến đại lý tàu biển là những việc làm thay và được nhận sự ủy quyền của chủ tàu nước ngoài để thực hiện tất cả những dịch vụ đối với tàu và hàng hóa tại Việt Nam “

Theo quy định của điều 158 chương 3 khoản 1 của Bộ luật Hàng Hải Việt Nam được phát hành vào ngày 14/06/2005 có qui định như sau:” Đại lý tàu biển là các hoạt động mà những người đại lý được phép dùng danh nghĩa là chủ tàu hoặc là những người khai thác tàu để có thể tiến hành làm các thủ tục cũng như những dịch

vụ liên quan đến tàu biển hoạt động tại cảng biển, bao gồm những công việc như thực hiện các giấy tờ để tàu vào , rời khỏi cảng , ký kết các hợp đồng vận chuyển hàng hóa với các bên liên quan, ký phát những vận đơn chứng từ hoặc những giấy

tờ có giá trị tương đương, cung ứng phục vụ những dịch vụ liên quan đến thuyền viên , thu và chi những số tiền liên quan đến các hoạt động khai thác tàu , khi có những tình huống tranh chấp xảy ra thì phải giải quyết được những tranh chấp đó.” Định nghĩa ở trên về đại lý tàu biển đã nêu lên được những khái niệm về đại

lý tàu biển Những phần ở trên đã giúp ta xác định được vai trò của đại lý tàu biển

là đại lý trong lĩnh vực hàng hải bao gồm: những người ủy thác là chủ tàu, người

được bên chủ tàu ủy thác thực hiện các nhiệm vụ là người đại lý tàu biển có tắc dụng như người thường trực của bên chủ tàu, những bên khác có thể gọi như là bên thứ ba thì có thể có trách nhiệm liên quan đến những hoạt động đaị lý tại một khu vực nhất định khi ở đó có thể, giúp cho bên của những người liên quan đến ủy thác

có thể thiết lập được những môí quan hệ Ở mặt khác của vấn đề thì đôi khi bên người ủy thác có thể không phải là chủ tàu mà lại là người thuê tàu (charterer) ,hoặc

có thể là người trực tiếp quản trị con tàu (operator) hoặc có thể là bên chủ hàng tự

tư thuê tàu để vận chuyển hàng hóa của mình Những bên ủy thác thì họ có thể cùng quốc tịch hoặc khác nhau với bên đại lý , bên đại lý hàng hải với tư cách là pháp nhân hoặc cũng có thể là thể nhân, có thể là những công ty tư nhân do các cá nhân lập ra hoặc các công ty nhà nước … được thành lập đúng theo quy trình của pháp luật Việt Nam và của thông lệ trên toàn cầu

Đại lý tàu biển là một hình thức dịch vụ hàng hải đặc biệt vì nó khá là khác so với những dịch vụ hàng hải liên quan, đại lý tàu biển là nhận được những sự ủy quyền hay nói cách khác là ủy thác một cách trực tiếp từ bên chủ tàu hoặc những bên kinh doanh và khai thác con tàu, là một liên kết để nối giữa chủ tàu và người khai thác với những cơ quan nhà nước tại cảng cùng với các bên dịch vụ khác

Phân biệt người đại lý tàu biển với người môi giời tàu biển:

-Có những chức năng mà có những sự tương đồng giữa hai bên là đại lý tàu biển

và bên môi giới cho thuê những con tàu tuy nhiên bên đại lý tàu biển là có thêm được tư cách pháp nhân , và được bên chủ tàu ủy thác ủy quyền để thực hiện những nhiệm vụ thay chủ tàu như kí các hợp đồng liên quan đến kinh tế tuy nhiên các hợp đồng này chỉ được đại lý kí khi trong phạm vi ủy quyền và khi kí thì bắt buộc phải ghi “as agent only” Điểm này được coi như là sự khác biệt lớn nhất giữa đại lý và bên môi giới, bởi vì bên môi giới tàu không được phép có sự ủy quyền để được kí hợp đồng

- Thời gian hiệu lực hợp đồng giữa đại lý tàu biển và chủ tàu có thể chia làm hai loại là loại hợp đồng theo chuyến và loại hợp đồng theo một thời gian cụ thể, trong bản hợp đông này thì thường sẽ qui định về các khoản như phí đại lý, phí đại lý tính toán dự trên một tỷ lệ nhất đinh nào đó và tỷ lệ thuận với tổng trọng tải của con tàu , ngoài ra hợp đồng còn nhắc đến tính chất của hàng hóa chuyên chở , và cac dịch vụ

mà họ cung cấp Đối với bên môi giới tàu thì họ được coi như là một cầu nối giữa hai bên là bên chủ tàu đang cần hàng để chuyên chở và bên chủ hàng cần vận

chuyển hàng hóa nên theo tính chất của công việc chỉ cần những thỏa thuận miệng chứ không cần đến hợp đồng

-Bên đại lý tàu biển là ký kết hợp đồng và được trao quyền ủy thác từ chủ tàu nên đại lý sẽ hoạt động vì lơị ích của chủ tàu Tuy nhiên bên môi giới tàu họ và trung gian kết nối hai bên là chủ hàng và chủ tàu nên họ phải phục vụ và đảm bảo cho quyền lợi cho cả hai bên bởi vậy họ có thể nhận được tiền hoa hồng từ hai bên này Kết luận lại là hoạt động đại lý là được bắt đầu khi bên chủ tàu hoặc người thuê tàu tiến hành ủy thác, để có thể thay mặt họ tiến hành và phục vụ liên quan đến con tàu trong thời gian tàu đang làm hàng và neo đậu tại cảng hay nói cách khác là giải quyết tất cả các vấn đề liên quan đến tàu từ hành trình của tàu, cho đến tinh hình hàng hóa mà nó chuyên chở

1.2 Phân loại các loại hình đại lý tàu biển :

Dựa trên những đối tượng mà đại lý phục vụ:

-Đại lý cho những con tàu khai thác tàu chuyền (Tramp’s agent) : hình thức khai thác này là tàu không chạy theo tuyến có định mà sẽ chạy theo yêu cầu của chủ hàng trên hợp đồng , do vậy việc công tác đại lý sẽ khó khăn hơn, và phức tạp hơn so với tàu chợ

- Đại lý cho những con tàu chợ Liner’s agent: phục vụ cho những con tàu chạy trên một tuyến đường mà đã cố định và đã lên lich trình từ trước Vì đã có

những cảng cố định nên công tác đại lý sẽ có tính kế hoạch cao và luôn mang tới một sự ổn đinh cao

- Đại lý cho bên tàu quân sự , tàu khách : Các tàu này đến với những mục đích như đi du lịch, giao lưu văn hóa

Dưạ trên người chỉ định

- Đại lý được người thuê tàu chỉ định

- Đại lý được chính chủ tàu chỉ định

- Đại lý phụ : do đại ly chính chỉ định làm đại diện tại hiện trường

- Đại lý tàu biển và có chức năng là bảo hộ: Khi đó nhiệm vụ của bên đại ký là bảo vệ những quyền lợi liên quan đến chủ tàu mà khi đó thì người chủ tàu không được phép chỉ định đại lý

1.3 Đặc điềm của đại lý tàu biển:

Là một bộ phận trong nhóm ngành nghề liên quan đến dịch vụ hàng hải, và đại

ký tàu biển mang một sự khác biệt so với các ngành nghề liên quan đến sản xuât khác nó mang được nhiều tính đặc thù riêng Sau đây là một số những đặc điểm cơ bản của ngành :

- Khi bắt đầu kinh doanh các dịch vụ liên quan đến đại lý hàng hải thì khác vơí những ngành kinh doanh khác cần nhiều vốn đầu tư thì ngành này không yêu cầu điều đó và cũng không đòi hỏi những công nghệ tiên tiến và mới nhất, số lượng cán

bộ nhân viên cần ít tuy nhiên lại có được tỷ suất lợi nhuận khá cao Vì vậy các nước đều không cho phép công ty nước ngoài kinh doanh đại lý tàu biền trong nước mình

-Do việc không cần một sự đầu tư vốn ban đầu lớn nên hiện nay thị trường đại lý tàu biển đang cạnh tranh thực sự gay gắt tại các nước có hệ thống cảng biển phát triển (Viêt Nam cũng nằm trong số này)

- Đại tàu biển cũng có thể được coi như là một hình thức xuất khẩu và mang về

-Đại lý tàu biển hoạt động có hiệu qủa hay không phụ thuộc chính vào khả năng của con người chứ không phụ thuộc nhiều vào công nghệ hay tiền lực tài chính Do nguyên nhân đó thì viêc cải thiện được nghiệp vụ đại lý cho đội ngũ đaị lý viên là việc làm rất quan trọng , bao gồm cài thiện về: kiến thức hàng hải, tiếng anh thương mai, thông lệ quốc tế, thưc kiễn của những việc kinh doanh quốc tế….Người đại lý tàu biển phải làm đúng trong phạm vi được ủy thác của mình và phải chăm chỉ

trung thực và khéo léo để hoàn thành được các nhiệm vụ được giao phó

1.4.Vai trò và lợi ích của dịch vụ đại lý tàu biển trong ngành hàng hải và thương mại quốc tế

Trong ngành hàng hải đại lý tàu biển là một dịch vụ hết sức quan trọng, chính

vì thế mà nó có nhiều lợi ích,vai trò,và đặc điểm của ngành hàng hải, Tuy nhiên đại

lý tàu biển cũng có những đặc tính đặc thù riêng của mình Tốc độ phát triển của ngành hàng hải chính là điều kiện để loại hình kinh doanh dịch vụ đại lý tàu biển đươ ̣c ra đời Dịch vụ đại lý tàu biển lại đóng vai trò giúp cho dây chuyền sản xuất vận tải biển được thực hiện một cách mạch lạc,đồ ng thời với đó là tạo đòn bẩy giúp ngành hàng hải phát triển một cách mạnh mẽ.Những quốc gia có biển trên thế giới

có cơ hô ̣i để phát triển ma ̣nh hơn nữa đối với ngành hàng hải này và có thể đưa lên

là mô ̣t nghành mũi nho ̣n của đất nước

-Hiệu quả kinh tế của hoạt động ngoại thương được cải thiện hơn đó là nhờ một phần không nhỏ của người đại lý tàu biển.Chủ tàu được đại lý tàu biển giúp đỡ dùng mọi tiềm năng của mình để có thể khai thác triê ̣t để được khả năng của con tàu, làm cho vòng tròn ngoại thương được thực hiện một cách nhịp nhàng hơn.Nhờ

có việc đó mà chủ tàu không phải tự mình làm quá nhiều việc đồng thời giúp quá trình chuyên chở hàng hóa bằng tàu biển sẽ diễn ra một cách nhanh chóng.Giải quyết được vấn đề tàu hàng bị ùn tắc vừa tạo sự hiệu quả do người chủ tàu đã được giảm tải công việc và có thời gian để tập trung vào phần việc mình hơn,người đại lý đảm nhận những nghiệp vụ đi biển mà chủ tàu không thạo.Nhờ có đại lý tàu biển mà tốc độ lưu thông hàng hóa giữa các nước được đẩy mạnh không ngừng.Đại

lý tàu biển còn giúp mậu dịch quốc tế( là việc trao đổi hàng hóa và dịch vụ giữa các nước, qua xuất và nhập khẩu Việc mua bán xuyên biên giới thường căn cứ trên lợi thế so sánh mà các nước có được, trong việc cung cấp các tài sản nhất định, tạo nền tảng cho việc phân công lao động quốc tế (địa điểm sản xuất) diễn ra một cách dơn giản và nhanh chóng hơn,những xung đột và khiếu nại pháp lý phát sinh giữa chủ tàu với chủ hàng được giảm bớt,và xảy ra với các tổ chức có liên quan và các cơ quan cảng sở tại.

- Quá trình phân công lao động xã hội nhờ có đại lý tàu biển mà được thúc đẩy mạnh mẽ hơn chuyên môn hóa sâu sắc hơn.Nhờ có người đại lý tàu biển mà người chủ tàu có đầy đủ thời gian tiềm lực để quản trị tàu giúp việc chuyên chở hàng hóa và năng lực khai thác con tàu được nâng cao

- Nhà nước có thể thông qua người đại lý tàu biển để có thể biết được mọi hoạt động xuất nhập khẩu của các tàu ra vào cảng.Qua người đại lý còn nắm được khối lượng hàng hóa xuất nhập khẩu,điều đó là do đại lý tàu biển là dịch vụ xuất khẩu tại chỗ chính vì thế mà việc nhà nước nắm bắt và có được số liệu tình hình trở nên thuận tiê ̣n hơn.Chức năng quản lý vĩ mô trong lĩnh vực ngoa ̣i thương và lình

vực vâ ̣n tải biển được nhà nước thực hiê ̣n mô ̣t cách hiê ̣u quả.Nhà nước đã va ̣ch ra

một số chính sách phát triển hàng hải nhờ vào viê ̣c thu thâ ̣p thông tin dữ liê ̣u của các đơn vị kinh doanh đại lý tàu biển như: đào tạo lực lượng đội ngũ cán bộ hàng hải ,xây dựng thêm một số cảng biển mới đồng thời tu bổ các cảng cũ,rót thêm vốn đầu tư cho đội tàu

1.5 Chuẩn mực nghề nghiệp của người đại lý tàu biển:

2 Đối với đại lý viên cần có đủ những điều kiện cần thiết sau:

-Có bằng tốt nghệp đại học Hàng hải hoặc đại học ngoại thương

- hoặc có kinh nghiệm thực hiện nghiệp vụ liên quan đến đại lý tàu biển tối thiểu

-hoặc có bảo hiểm trách nhiệm nghề nghiệp đại lý tàu biển

1.5.2 Theo UNCTAD

Theo UNCTAD (United Nations conference on Trade and Development) thì

để một đại lý tàu biển cần phải:

- Có kinh nghiệm làm đại lý tàu biển tối thiểu là 03 năm và có đầy đủ kỹ năng nghề nghiệp cần thiết để kinh doanh đại lý

- Có uy tín và năng lực trong nghề đại lý tàu biển.ví dụ đuợc ít nhất 2 đại lý tàu biển cùng loại và danh tiếng trong cùng khu vực công nhận và đánh giá tốt

- Đã qua việc sát hạch các tiêu chuẩn về chuyên môn mà cơ quan quản lý hàng hải và hiệp hội đại lý mô giới sở tại tiến hành

- Phải có một lượng vốn tối thiểu,kèm theo đó phải mua bảo hiểm cho toàn

bộ trách nhiệm của mình thông qua một số công ty bảo hiểm có uy tín hoặc thông qua các hội bảo trợ nghề nghiệp

1.5.3 Theo tiêu chuẩn ISO 9002(International Standard Organization)

Trong ISO 9002 những yêu cầu chung về chuẩn mực được quy định trong nghành đại lý tàu biểnvà trong ngành công nghiệp dịch vụ Một đại lý tàu biển để

có được giấy chứng nhận đạt chuẩn ISO9002 thì phải chứng minh và báo cáo rõ việc công ty đã điều hành công việc như thế nào và trong công ty đã có một hệ

thống tự kiểm tra chất lượng công việc chưa và nếu đã có thì hoạt động ra sao Dĩ nhiên mọi quy trình quy phạm do đại lý tàu biển xây dựng lên nó phải phù hợp với các thông lệ của quốc tế và điều lệ hiện hàng của nhà nước Cơ quan giám định chất lượng có thẩm quyền có trách nhiệm kiểm tra xem xét quy trình đó mới đưa ra quyết định công nhận Những biện pháp thay đổi, sửa chữa trong các quy trình quy phạm cũng như trình độ của nhân viên thừa hành được cơ quan giám định thực hiện, nếu thấy đáp ứng thì gia hạn giấy chứng nhận.Như vậy các chuẩn mực quy phạm là do chính nội bộ công ty soạn ra

Các cơ quan giám định tiến hành kiểm tra mọi nhân viên trong công ty với định kỳ 2-3 năm một lần.không có trường hợp ngoại lệ cán bộ lãnh đạo trong công

ty cũng phải kiểm tra xem có thực hiện đầy đủ các quy trình qui phạm nghề nghiệp hay không, khách hàng có ý kiến hay kêu ca gì hay không

Khi đại lý tàu biển đã được cấp giấy chứng nhận ISO 9002(International Standard Organization) thì khách hàng sẽ cảm thấy yên tâm hơn khi hợp tác, đó chính là vũ khí tối tân để không ngừng nâng cao uy tín và tạo chỗ đứng trên thương trừơng trong nước và trên quốc tế

II Chức năng, nghiệp vụ cơ bản của đại lý tàu biển :

2.1 Chức năng :

Hiện nay các công ty đại lý tàu biển là các công ty có chức năng nhiệm vụ về giao nhận vận chuyển hàng hóa xuất nhập khẩu , hàng hóa quá cảnh đi qua lãnh thổ Việt Nam, đại lý cho các doanh nghiệp cả trong lẫn ngoài nước hoạt động trong lĩnh vực vận chuyển, xuất nhập khẩu và giao nhận hàng hóa Vì vậy các công ty đại lý tàu biển hiện nay có chức năng như sau:

- Làm các thủ tục với cơ quan quản lý Nhà nước có thẩm quyền cho tàu vào và

ra cảng theo quy định của Pháp luật

- Thu xếp tàu lai dắt, hoa tiêu để dẫn tàu , bố trí các cầu bến và nơi neo đậu để thực hiện công tác xếp dỡ hàng hóa, đưa đón hàng hóa lên xuống tàu , lên bờ

+ Xếp dỡ , giao nhận và chuyển tải hàng hóa

+ Chia lẻ và thu gom các loại hàng hóa

+ Kiểm tra , giám sát công tác cân đo hàng hóa

+ Thu xếp công tác gửi hàng vào kho

+ Thu xếp bảo quản hàng hóa

+ Sắp xếp việc đóng gói , sửa chữa bao bì hư hỏng rách nát

+ Điều đình việc bồi thường hàng hóa bị hư hỏng, mất mát, nhầm lẫn

- Ký kết các hợp đồng vận chuyển hàng hóa, hợp đồng thuê tàu, hợp đồng xếp

dỡ hàng hóa , làm thủ tục cho thuê và giao nhận tàu, làm thủ tục gửi hàng , nhận hàng và mua bảo hiểm hàng hóa

- Tiên hành làm thủ tục hải quan liên quan đến tàu và các thủ tục xếp dỡ hàng hóa

- Tổ chức việc thu hộ, trả hộ tiền cước và thanh toán thưởng phạt xếp dỡ khi giải phóng tàu và các khoản tiền khác

- Thực hiện công tác môi giới tàu, mua và bán tàu

- Sắp xếp các công tác cung ứng cho tàu khi tàu đậu tại cảng:

+ Thu xếp sửa chữa khám nghiệm tàu

+ Tiến hành kiểm nghiệm khoang tàu cho việc xếp hàng

+ Làm thủ tục vệ sinh hầm hàng

+ Thu xếp cung cấp lương thực , thực phẩm, nước ngọt, nhiên liệu, dụng cụ hàng trên tàu trong những trường hợp cần thiết

- Tiến hành bán vé hành khách , làm thủ tục chở hành khách và hành lý xuất nhập khẩu

- Tiến hành công tác phục vụ thuyền viên :

+ Làm thủ tục cho thuyền viên lên bờ tham quan, khám chữa bệnh,

+ Tiến hành thủ tục hồi hương, thay đổi chức danh, thay đổi thủy thủ

- Tiến hành công tác cứu trợ tàu biển trong trường hợp khẩn cấp và thanh toán tiền thù lao cho việc cứu trợ

- Thực hiện các thủ tục liên quan đến tranh chấp hàng hải

- Giúp việc giao dịch giữa tàu với cảng , chủ hàng trong thời gian tàu đỗ thuận lợi hơn

- Thay mặt cho chủ tàu tiến hành giao dịch với các chủ hàng, cơ quan quản lý nhà nước , cảng để giải quyết các vấn đề của hãng tàu

- Tiến hành công tác đại lý vận tải cho các hợp đồng từ cửa đến cửa ( door to door) trong đó có những công việc của vận tải đa phương thức

- Nhận ủy thác xuất nhập khẩu theo sự uỷ quyền của Tổng giám đốc đại lý hàng hải Việt Nam

- Nhận liên kết với các tổ chức kinh tế trong và ngoài nước trong các lĩnh vực vận chuyển, thuê tàu, giao nhận

Bên cạnh đó theo yêu cầu của người ủy nhiệm đại lý tàu biển có thể làm những công việc khác có liên quan đến hoạt động của tàu theo các thỏa thuận của 2 bên đưa ra

Do nhận sự ủy thác của chủ tàu nên ngoài các việc tiến hành các hoạt động liên quan đến việc kinh doanh hàng hải do chủ tàu ủy thác, nhân viên đại lý tàu biển còn có trách nhiệm thực hiện các hoạt động cần thiết để bảo vệ và chăm sóc chu đáo vì quyền lợi của chủ tàu, thực hiện các yêu cầu và chỉ dẫn của chủ tàu cho các công việc đã được ủy thác và nhanh chóng thông báo cho chủ tàu các vấn để liên quan đến công việc ủy thác , tiến hành tính toán các khoản thu chi liên quan đến việc ủy thác

Tóm lại người đại lý tàu biển phải phát triển song song với việc phát triển của vận tải Căn cứ vào những kinh nghiệp tích lũy được cộng với những phương tiện thông tin hiện đại mà các đại lý tàu biển ở cảng đã góp phần đáng kể vào

biển mang tính chất phục vụ và môi giới nên không đòi hỏi về đầu tư vốn nhưng hieju quả đem lại là rất cao

2.2 Nghiệp vụ cơ bản của đại lý tàu biển :

2.1.1 Nghiệp vụ cơ bản đại lý tàu đối với hàng hóa nhập khẩu

Bước 1 : Nhận các bộ chứng từ và thời gian dự kiến tàu đến từ đại lý của cảng xếp hàng

Bước 2 : Tiến hành gửi “ Notice of arrival” tới khách hàng

Bước 3 : Làm thủ tục cho tàu nhập cảnh

Bước 4 : Làm công tác cho tàu vào cảng và đưa hàng xuống bãi nhập

Bước 5 : Lập sơ đồ vị trí hàng và biên bản kết toán nhận hàng với tàu

Bước 6 : Đổi lệnh giao hàng “ Delivery order” để lấy vận đơn B/L

Bước 7 : Khách hàng tiến hành làm thủ tục hải quan và làm thủ tục rút hàng với kho bãi

Bước 8 : Chủ hàng nhận hàng

Bước 9 : Hoàn thành thủ tục

2.2.2 Nghiệp vụ đại lý tàu đối với hàng hóa xuất khẩu

Bước 1 : Bộ phận Marketing sẽ tiến hành tìm nguồn khách hàng

Bước 2 : Khách hàng gửi thông tin chi tiết về hàng hóa “ Cargo List”

Bước 3 : Thông qua bộ phận quản lý container nhân viên Marketing gửi lệnh cấp container rỗng cho khách hàng

Bước 4 : Khách hàng nhận Seal , mẫu Packing List từ bộ phận phục vụ tại cảng Bước 5 : Khách hàng tiến hành đóng hàng , thanh lý và hạ hàng xuống bãi để chờ xuất khẩu

Bước 6 : Nhận viên phục vụ tại cảng lập danh sách hàng xuất (cargo List) , giám sát vận chuyển container lên tàu

Bước 7 : Kết toán nhận hàng với tàu và làm thủ tục hàng hóa xuất khẩu

Bước 8 : Tiến hành thủ tục xuất cảnh, báo cáo việc rời cảng

Bước 9 : Tiến hành lập B/L , khách hàng và đại lý ký B/L

Bước 10 : Nhân viên lập chứng từ lập Cargo Manifest cho từng vận đơn

Bước 11 : Hoàn thành chứng từ

2.2.3 Nghiệp vụ đại lý tàu trong quản lý container

- Quản lý container dỡ từ tàu vào bãi

- Tiến hành theo dõi container cho khách hàng đến lấy hàng

- Theo dõi số hiệu container rỗng khách hàng trả

- Làm thủ tục cấp container rỗng cho khách hàng để khách hàng đóng hàng xuất

- Theo dõi container tại bãi để bốc lên tàu

- Quản lý container được bốc lên tàu

- Chuyển bãi container

- Làm báo cáo tổng hợp bao gồm ROROC, COR, …

-

CHƯƠNG 2 THỰC TRẠNG CÔNG TÁC ĐẠI LÝ TÀU BIỂN TẠI LP

SHIPPING.,LTD (LP)

2.1 Giới thiệu về LP shipping company

2.1.1 Giới thiệu chung

Sơ đồ tổ chức của công ty

LP Shipping company được cấp giấy phép đăng ký kinh doanh vào ngày

20/09/2000 tại Hải Phòng với nền tảng ban đầu văn phòng của công ty đặt tại 478

Lê Thánh Tông Cty đã từng bước phát triển vượt bậc Từ khi bắt đầu thành lập đến nay chải qua nhiều biến cố thăng trầm của ngành hàng hải trong nước và quốc tế, sự tác động của khủng hoảng kinh tế toàn cầu năm 2008 nhưng LP shipping ,LTD vẫn tùng bước phát triển

Hiện tại Công ty có trụ sở chính ở Hải Phòng (508 Lê Thánh Tông, HP –VN), Quảng Ninh (chi nhánh Cẩm Phả và Hòn Gai), thành phố Hồ Chí Minh, Nha Trang hoạt động trong lĩnh vực đại lý tàu biển Mạng lưới phát triển của công ty ngày cảng được mở rộng, chia nhỏ các lĩnh vực hoạt động phần nào giảm thiểu được những tác động xấu từ nền kinh tế hiện thời đang là một trong những xu thế phát triển lâu dài chiến lược của công ty

Ở Hải Phòng công ty được phân làm 2 bộ phận chính Phòng kinh doanh (Trading) và phòng đại lý( Shipping) Phát triển mạnh trong các dịch vụ như vận tải biển, đại lý hang tàu, buôn bán thương mại đang dần khẳng định vị thế của công ty trên thị trường Việt Nam và quốc tế

Trading-Xuất khẩu vôi đóng vai trò chủ đạo trong hoạt động ngoại thương của phòng kinh doanh, không ngừng tìm kiếm thị trường mới bên cạnh các thị trường nội địa như: Ấn Độ, Hàn Quốc, Trung Quốc, Phillipin, Malaisia, Singapore…đang tạo lợi thế cạnh tranh cho công ty trên mọi đấu trường

2.1.2.Hoạt động của bộ phận đại lý trọng LP (SHIPPING)

Bên cạnh đó Agent đang tạo được lợi thế của mình, là một đại lý hoạt động chuyên nghiệp trong lĩnh vực tàu biển với đội ngũ nhân viên đại lý lành nghề LP Agence có thể đáp ứng được những đòi hỏi khắt khe nhất từ người chỉ thị đại lý

Agent có thể đáp ứng được tất cả các đòi hỏi của nhiều loại tầu:

- Tàu khách (passenger’ship)

Có thể nói để chọn một đại lý làm tốt trong lĩnh vực tàu khách tại Miền Bắc

là rất ít Trên thực tế các tàu khách đến Hạ Long thường vào tháng 3-4-10-11 hàng năm, để nắm bắt được cơ hội đó các nhân viên đại lý phải thật sự am hiểu về thị trường, thị hiếu và sở thích của các khách du lịch Các tour du lịch thường: đi Vịnh

Hạ Long- Hà Nội- Hải Phòng… đại lý phải luôn luôn update thong tin kịp thời cho các nhà quản lý tour, hỗ trợ họ về phương tiện, khách sạn, nhà hàng …

Hơn nữa, tàu khách lien quan trực tiếp đến con người nên mọi đòi hỏi giải quyết công việc phải thật nhanh và chính xác Tránh tình trạng ko hiểu vấn đề để giải quyết dẫn đến những hậu quả nghiêm trọng Hoạt động trên tàu khách đòi hỏi mỗi Agent phải nắm rõ được thủ tục Visa để hỗ trợ các bên

VD: có 4 trường hợp đối với visa của tàu khách

1- Miễn visa (EXEMPTED VISA) Đối với một số nước có ký hiệp ước với VN về việc cư dân có thể tạm trú tại nước khác (có hiệp ước) trong 1 khoảng thời gian nhất định Campuchia, Thái Lan, Malaysia, Singapore, Indonesia, Lào – 30 ngày Philipin – 21 ngày Nhật Bản, Hàn Quốc, Thụy Điển, Nally,Đan Mạch, Nga, Phần Lan -15 ngày Brunay-14 ngày Như vậy khi họ nhập cảnh vào Việt Nam chỉ cần đóng giấu nhập cảnh không cần dán Visa và được nghỉ qua đêm tại Việt Nam trong thời gian hiệu lực

2- Group Visa/ Transit Visa Đối với những trường hợp khách đi du lịch theo tour họ xin visa theo nhóm Những trường hợp này khi nhập cảnh họ chỉ cần đóng giấu nhập cảnh và chỉ được phép đi ban ngày, không được phép đi qua đêm

3- Passenger have already visa Đối với trường hợp này do họ đã xin visa từ phía đại sứ quán của Việt Nam ở nước

họ nên khi nhập cảnh cũng chỉ cần đóng giấu nhập cảnh cho họ

4- Chưa có visa/ xi cấp thị thực Đối với những trường hợp này khi nhập cảnh họ phải dán visa vào hộ chiếu và đóng dấu nhập cảnh đến một ngày nhất định Visa có thể cấp 1 lần hoặc Nhiều lần tùy theo

LP SHIPPING.,LTD có thể tự hào là luôn làm tốt điều đó, tạo dựng được long tin và uy tín trên thị trường tàu khách Miền Bắc Trên thực tế khoảng 70% tàu khách vào Hạ Long đều do LP làm đại lý Sự am hiểu rộng tận tụy và nhanh nhẹn luôn là một trong những thế mạnh của Lp

Doanh thu từ hoạt động đại lý tàu khách mang lại cho công ty mỗi năm chiếm khoảng 45% trong tổng doanh thu của phòng đại lý và 25% tổng doanh thu của toàn công ty

- Tàu hàng (Cargo ship)

Tàu hàng cũng là một trong những lợi thế phát triển của LP agent, mỗi tháng theo thống kê sơ bộ của phòng đại lý có khoảng 15-20 tàu hàng do Lp làm đại lý Lượng tàu hàng hoạt động lien tục hơn hẳn tàu khách về mặt số lượng và doanh thu

Do tính chất ổn định của hàng hóa và uy tín của công ty trên thi trường mà lượng tàu hàng do LP đảm nhiệm luôn đều đặn và mở rộng Doanh thu từ hoạt động tàu hàng mang lại chiếm 65% doanh thu từ phòng đại lý Hàng hóa của các tàu do Lp làm đại lý chủ yếu là CLinker, wood trip, clinker in bulk, xi măng bịch, giấy… ngoài ra còn có tàu dầu, tàu containers, tàu thiết bị vào Hải Phòng…

Phần trăm doanh thu của 2 mảng tàu trên tổng DT phòng đại lý

Khi hoạt động trên lĩnh vực hàng hóa đòi hỏi đại lý phải nắm rõ được tính chất, đặc điểm của hàng hóa … để kịp thời đưa ra tư vấn cho chủ tàu… LP luôn có một đại lý ở trên tàu từ khi làm hàng đến khi tàu chạy, sự mẫn cán trong công việc luôn được đánh giá cao, giúp giải quyết mọi vấn đề thắc mắc của các bên, cung cấp thong tin chính xác luôn là phương trâm hàng đầu của mỗi thành viên trong LP

2.1.3 Hoạt động của bộ phận Trading của LP

Bên cạnh hoạt động hiệu quả của phòng đại lý phòng xuất nhập khẩu cũng phát triển không kém, xuất khẩu vôi đang trở thành lợi thế lớn của công ty trên thị trường Ấn Độ, Hàn Quốc, Trung Quốc, Singarpore …đo tận dụng được nguồn hàng phong phú từ công ty Vĩnh Phát- Ninh Bình, Lò vôi ở thủy nguyên… mà lượng hàng cung cấp cho xuất khẩu vôi luôn ổn định, với nguồi gốc rõ ràng đây là một lợi thế để xin cấp C/O tận dụng tối đa nguồn lợi về thuế

Nhìn tổng thể thì hoạt động Trading mang lại 45% tổng doanh thu của cả công ty, với đội ngũ maketing nhiệt tình năng động và có chuyên môn cao, tích cực trong công tác tìm kiếm thị trường, bộ phận này ngày càng hứa hẹn những thành công mới trong tương lai

% DT tàu hàng

Cargo ship Passenger ship

2.1.4 Biển đồ kết quả doanh thu và lời nhuận giai đoạn 2008-2012 của LP

Với hoạt động hiệu quả trên nhiều phương diện Trading and Shipping công ty

đã thu được nhiều lợi nhuận từ các hoạt động này Tính riêng các chi nhánh miền bắc ta có bảng doanh thu các năm từ 2008-2012 như sau:

STT Năm Lợi nhuận trươc thuế Lợi nhuận sau thuế

2.2 Quy trình nghiệp vụ của đại lý LP

Nghiệp vụ cơ bản của một đại lý viên LP trước hết phải lắm được các thông tin sau:

Điện chỉ định của đại lý bên Hàn Quốc gửi cho Lê Phạm

FROM: GEMADEPT COPORATION ( PORT AGENCY )

To : LP SHIPPING CO.,LTD

LETTER OF NOMINATION

DEAR MR/S LP

WE HAVE FOLLOWING VESSEL MV SEA PALACE CALLING HAI

PHONG WITH THE BEST ETA 15 Th FEB 2019 TO DISCHARGE ABOUT

2.027,294 MT (194 HOT ROLLED STEEL SHEET IN COIL AND 3 USED

EXCAVATOR)

AS USUAL WE ARE SO GLAD TO APPOINT YOU AS OUR GOOD LOCAL

AGENT, REPRESENTATIVE OF US TO HANDLE THE AGENCY DOING AS

OUR INSTRUCTION DURING TIME VESSSEL DISCHARGE CARGO IN

PORT

LN Trước thuê

LN Sau thuế

PLS KEEP THE UPDATE VESSEL STATUS DURING DISCHARGE, AND GIVE TO US FULL DOC OF DISCHARGING OPERATION ONCE IT

AGENCY DEPT OF GEMADEPT COPORATION

No 28 Bussanjingu, Busan, Korea

Dịch sang tiếng việt

TỪ : TẬP ĐOÀN GEMADEPT (ĐẠI LÝ CẢNG XẾP HÀNG)

TỚI : CÔNG TY TNHH LÊ PHẠM

ĐIỆN CHỈ ĐỊNH

THƯA NGÀI LÊ PHẠM

CHÚNG TÔI CÓ CON TÀU MANG TÊN SEA PALACE SẼ ĐẾN HẢI PHÒNG

VỚI DỰ TÍNH NGÀY ĐẾN LÀ 15/02/2019 ĐỂ DỠ KHOẢNG 2.027,294 TẤN (BAO GỒM 194 THÉP CUỘN VÀ 3 CHIẾC MÁY XÚC ĐÃ QUA SỬ DỤNG)

NHƯ THƯỜNG LỆ CHÚNG TÔI THẬT SỰ VUI MỪNG BỔ NHIỆM BẠN VỚI

TƯ CÁCH LÀ ĐẠI LÝ CỦA CHÚNG TÔI, ĐẠI DIỆN BÊN TÔI SẼ LÀM THEO HƯỚNG DẪN BÊN BẠN TRONG SUỐT THỜI GIAN TÀU LÀM VIỆC TẠI CẢNG

VUI LÒNG CẬP NHẬT TÌNH HÌNH TÀU TRONG SUỐT THỜI GIAN DỠ HÀNG VÀ GỬI CHÚNG TÔI THÔNG TIN QUÁ TRÌNH DỠ HÀNG KHI ĐÃ HOÀN THÀNH

VUI LÒNG CHẤP NHẬN ĐIỆN CHỈ ĐỊNH NÀY CỦA CHÚNG TÔI VÀ CÓ SỰ HOẠT ĐỘNG MỘT CÁCH CHÍNH XÁC

CẢM ƠN CHO SỰ HỢP TÁC NÀY

ÔNG KIM

ĐẠI LÝ CỦA TẬP ĐOÀN DEPT OF GEMADEPT

Địa chỉ số 28 Bussanjingu, Busan, Hàn Quốc

2.2.1 Công tác chuẩn bị trước khi tàu đến:

 Thông tin về tàu:

,LTD , JAPAN

Xác định rõ các thông tin cần thiết về tàu bao gồm:

+ GRT= 6,154 MT dùng để tính đại lý phí tàu

+ LOA=100,64 m chiều dài của tàu, đây là cơ sở để bố trí cầu bến, tàu lai cà điều động tàu của hoa tiêu Bên cạnh đó cũng phải lưu ý đến giới hạn của cảng như luồng, cầu đối với chiều dài tối đa của tàu

+ B=18,80 m chiều rộng lớn nhất của tàu, đối với một số cảng chuyên dụng hoặc một số loại hàng hoá được dỡ xuống sà lan mà phải dùng cẩu bờ vì vậy chiều rộng lớn nhất của tàu liên quan mật thiết đến tầm với của cần cẩu và thiết bị làm hàng + Số lượng, sơ đồ hầm hàng và cần cẩu : Đây là các thông tin cần thiết để sắp xếp kế hoạch làm hàng cho tàu Nhân viên đại lý sẽ phải xem xét một cách cẩn thận sức nâng của cần cẩu đối với loại hàng được xếp/ dỡ để xem cần cẩu của tàu có thể đáp ứng được nhu cầu xếp/dỡ hàng không Người đại lý phải làm rõ xem ai sẽ là người chịu chi phí thuê cần cẩu, và phải có sự xác nhận của người trả tiền trước khi

tiến hành thu xếp cần cẩu bờ/ nổi để phục vụ làm hàng Con tàu SEA PALACE này

có cần cẩu được bố trí ở một bên mạn thì nhân viên đại lý phải liên lạc với thuyền trưởng và cần phải lưu ý trước với hoa tiêu cập cầu cho tàu ở bên mạn nào để thuận tiện cho vịêc làm hàng Đề phòng trường hợp khi tàu cập cầu xong rồi mà không làm hàng được và phải cập cầu lại sẽ phát sinh chi phí hoa tiêu và tàu lai

+ Dung tích hầm hàng là yếu tố cần thiết đối với tàu đến xếp hàng Khi mà những loại hàng được xếp thường xuyên tại một cảng thì đại lý thường khá quen thuộc với tính chất của hàng và hệ số chất xếp của hàng Nhiều khi, chủ tàu/ thuyền trưởng lần đầu tiên xếp loại hàng này, vậy trường hợp này với kinh nghiệm của đại

lý kết hợp thông tin từ shipper đại lý có thể giúp đỡ tàu rất nhiều Tuy nhiên đại lý

nên nhớ rằng việc công bố hệ số chất xếp là trách nhiệm của shipper `

+ Mớn nước của tàu (6m): Đây là thông tin đặc biệt quan trọng đối với cảng Đình Vũ sẽ là nơi tàu vào làm hàng, đối với tàu SEA PALACE có mớn nước

không cao nên đại lý không cần phải liên hệ trước với thuyền trưởng để lập sơ đồ chuyển tải mà cho phép tàu chạy thẳng vào cầu

+ Bên cạnh đó đại lý cũng phải có được các thông tin khác về tàu cho việc quản

lý của các cơ quan quản lý nhà nước như: quốc tịch ( Thái Lan), hô hiệu

(HSB4454), chủ tàu, thuyền viên, ,và các thông tin cần thiết khác theo yêu cầu

của các mẫu giấy tờ gửi các cơ quan hữu quan

+ Thông tin về hợp đồng thuê tàu: Trước khi tàu đến, đại lý cần phải nắm được các điều khoản cơ bản của hợp đồng thuê tàu Các thông tin cần phải có được bao gồm: khối lượng hàng hoá dỡ, vị trí làm hàng của tàu ( tại cầu, phao hay khu neo,

trường hợp chuyển tải thì ai phải chịu chi phí ), thời gian xếp hàng (laycan) đối với

tàu đến xếp hàng, điều kiện dỡ, điều kiện trao thông báo sẵn sàng (NOR), điều kiện giao hàng, các điều kiện khác về kiểm đếm, giám định, chuyển tải, cẩu bờ nếu có

 Thông tin về hàng hoá:

- Thông tin về chủ hàng: Xác định rõ ai là người nhận hàng (BD WOOD VIETNAM COMPANY), địa chỉ liên lạc cụ thể (137 Trần Nhân Tông, Quán Trữ , Kiến An, Hải Phòng , Việt Nam) Chủ hàng sẽ là người trực tiếp phụ trách và điều hành việc dỡ hàng và địên thoại liên lạc 24/ 24 giờ để giải quyết các công việc phát sinh trong quá trình làm hàng Trước khi tàu đến , đại lý phải làm gì , trao đổi với người nhận hàng để trao đổi các thông tin cần thiết về hàng hoá và vị trí làm hàng của tàu cũng như kế hoạch làm hàng Sau khi thống nhất kế hoạch với người nhận hàng đại lý cần diện báo kế hoạch đã thống nhất cho chủ tàu và thuyền trưởng và những yêu cầu chuẩn bị trước đối với tàu để thực hiện công việc làm hàng

- Thông tin về hàng: 3 máy xúc và 194 sắt cuộn, loại hàng(hàng nặng), tính chất

của hàng, hệ số chất xếp, phương thức bốc hàng, các thông tin này sẽ có được từ shipper Với tàu SEA PALACE dỡ hàng thì thường người nhận hàng thường không

am hiểu nhiều về hàng hoá như đối với tàu xếp hàng do vậy đại lý phải tìm hiểu càng nhiều thông tin càng tốt về hàng hoá sẽ dỡ Đây là tàu chở nhiều loại hàng và nhiều chủ hàng thì yêu cầu đại lý phải có chuẩn bị thật kỹ trước khi tàu đến Trước khi tàu đến, đại lý yêu cầu chủ tàu cần phải có được sơ đồ xếp hàng, có bao nhiêu lô hàng và được xếp như thế nào dưới hầm hàng và có nhiều hàng thì hàng nào sẽ làm

trước, hàng nào làm sau Sau đó sẽ liên hệ và thống nhấtvới các chủ hàng để phân định thời gian và số hầm làm hàng của mỗi chủ hàng đảm bảo việc làm hàng liên tục của tàu với số hầm làm hàng tối đa Việc này rất quan trọng vì nếu không thực hiện công việc này một cách cụ thể, chi tiết sẽ dẫn đến việc tranh chấp hoặc đùn đẩy giữa các chủ hàng với nhau gây nên nhiều khoảng thời gian ngắt quãng trong quá trình làm hàng của tàu

Trường hợp này tàu đến dỡ có hàng nặng với những yêu cầu dỡ đặc biệt thì đại

lý phải chuẩn bị kế hoạch kỹ lưỡng, phối hợp nhịp nhàng để tránh gây lãng phí thời gian cho tàu phải chờ đợi thiết bị, phương tiện

Giao hàng: Đây là công việc quan trọng đối với tàu đến dỡ hàng Trước khi tàu

đến đại lý cần phải hỏi xem điều kiện giao hàng bằng hình thức gì ( ở đây dùng

vận đơn ) Đại lý phải luôn nhớ rằng việc giao hàng phải luôn tuân thủ chỉ thị bằng

văn bản của chủ tàu Trong khi giao hàng đại lý cũng cần phải kiểm tra kỹ lưỡng các giấy tờ liên quan cần xuất trình để đảm bảo tính pháp lý theo luật pháp hiện hành cũng như việc hàng được giao đúng chủ

Căn cứ trên bộ luật hàng hải Việt Nam 2005, Nghị định 71/2006 của chính phủ vể khai thác cảng biển là luồng hàng hải LP đã phổ biến rộng rãi tới toàn thể nhân viên đại lý để họ có thể nắm bắt tốt công việc hiểu cặn kẽ các quy trình nghiệp

vụ của một đại lý viên

Từ các thông tin trên Lê Phạm có thể tính ra dự chi cảng phí cho con tàu trên:

ESTIMATED PORT’DISEBURMENT

M/V : SEA PALACE FLAG : THAILAND

DATE 14/02/2019 PORT OF ARRIVAL: 0900LT 15/02/2019 VOY No :01 SAILED ON : 0600LT 17/02/2019 DISCHARDED : 2.027,294 MT

(in and out )

x6154x2

809,8664 USD

5 Tug boat charge

(in and out)

0.15USDx900x2x2 540 USD

8 Moring and unmoring charge 22 USD 22 USD

2.2.2 Quy trình và nghiệp vụ đại lý tàu của LP

- Trước khi tàu đến cảng ,người khai thác tàu sẽ phải thông báo thời gian dự kiến tàu đến (ETA) cho đại lý Dựa trên những thông tin đó, người đại lý sẽ có những việc cần phải làm ban đầu Liên tục cập nhập thông tin ETA từ thuyền trưởng hàng ngày để làm thủ tục nhập cảnh cho tàu

 Các công việc và giấy tờ cần chuẩn bị trước khi tàu đến:

- Gửi thông báo 10/7/5/3/2/1 days ETA Notice cho người nhận hàng thông báo

về dự kiến kế hoạch tàu / hàng về đến cảng và yêu cầu người nhận hàng chuẩn bị thủ tục, kế hoạch dỡ hàng

Giấy tờ 1: Thông báo tàu đến cảng

Giấy thông báo này sẽ được nộp cho cảng vụ , hải quan và biên phòng cửa khẩu

THÔNG BÁO TÀU ĐẾN CẢNG (QUÁ CẢNH)

Notice of arrival of vessel at the port ( transit)

Tên và loại tàu: SEA PALACE

Name and type of ship

( Số, ngày cấp, cảng )

Certificate of registry ( Number, date of issure, and port )

Tên và địa chỉ chủ tàu

Name and address of the shipowner

Clearance height 8,192m

Đại lý của chủ tàu tại Việt Nam ( nếu có)

Name of the shipowner agent in Viet Nam ( if any)

LP Shipping Co.,Ltd

Mục đích đến cảng ( quá cảnh đi): Dỡ hàng

Số lượng và loại hàng hóa vận chuyển trên tàu trên tàu

Quantity and types of cargoes on board

194 steel sheet in coil and 3 used excavator

Số thuyền viên ( Gồm cả

thuyền trưởng) : Number of

crew ( inel master )

Những người khác trên tàu: 0

Other persons on board:

XÁC BÁO TÀU ĐẾN

Kính gửi : Cảng vụ Hàng hải Hải Phòng

Công ty TNHH Lê Phạm xin thông báo xác nhận tàu có đặc dưới đây sẽ đến trạm hoa tiêu Hải Phòng

Tên tàu : SEA PALACE Quốc tịch : Hàn Quốc

Vào hồi 9 giờ 12 ngày 15 tháng 2 năm 2019

Chiều dài tối đa 100,64m Chiều rộng 18,80m Mớn nước 6m Dung tích toàn phần 6,154 Trọng tải 8,527 MT

Giấy tờ 3- Bản khai chung

Bản khai chung sẽ được nộp cho Biên phòng cửa khẩu, Hải quan và Cảng vụ hàng hải

BẢN KHAI CHUNG GENERAL DECLARATION

X Đến Arrival

Rời Departure

1.1 Tên và loại tàu: SEA PALACE

Name and type of ship

2 Cảng đến/rời Port of arrival/departure

HAI PHONG

3 Thời gian đến/rời

cảng Date - time of arrival/departure

15/02./2019 0912LT

Certificate of registry (Port, date; number)

8 Tên và địa chỉ liên lạc của người làm thủ tục: Name and contact details of the procedurer

11 Vị trí tàu tại cảng: CẢNG ĐÌNH VŨ

Position of the ship in the port (berth or

station)

12 Đặc điểm chính của chuyến đi:

Brief particulars of voyage

Các cảng trước: MASAN, KOREA

Previous ports of call

13 Thông tin về hàng hóa vận chuyển trên tàu: 4,069.672 MTS=(DỠ HẢI

PHÒNG:2.027,294 MTS; DỠ DUNG QUẤT: 263,738 MTS; DỠ MALAYSIA

:506,975MTS; DỠ SINGAPORE: 1,271.665MTS) SẮT THÉP, THIẾT BỊ VÀ MÁY XÚC

Description of the cargo

Số lượng hàng hóa The quantity of cargo 2.027,294 MTS 263.738 MTS

Đơn vị tính Unit TẤN TẤN

Thông tin về hàng hóa quá cảnh : THIẾT BỊ: 1778.46MTS

Description of the cargo in transit

Số lượng hàng hóa The quantity of cargo 1,271.665 MTS 506.795 MTS

Đơn vị tính Unit TẤN TẤN

14 Số thuyền

viên (gồm cả

thuyền trưởng)

15 Số hành khách Number of passenger

16 Ghi chú (Remarks D(F/A) :6.00M/6.50M LOA: 100.64M