Những vấn đề chung về hoạt động kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương1.1.1 Một số khái niệm liên quan đến kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương* Khái niệm tiền lươn
Trang 1CƠ SỞ THANH HÓA – KHOA KINH TẾ
GIÁO VIÊN HD : TH.S LÊ THỊ HỒNG SƠN SINH VIÊN TH : TRƯƠNG THỊ THANH MAI
THANH HÓA, THÁNG 06 NĂM 2014.
Trang 2NHẬN XÉT CỦA GIẢNG VIÊN HƯỚNG DẪN
………Ngày tháng năm 2014
GIẢNG VIÊN
Trang 3NHẬN XÉT CỦA GIẢNG VIÊN PHẢN BIỆN
………Ngày tháng năm 2014
GIẢNG VIÊN
Trang 4DANH MỤC SƠ ĐỒ
Trang 5MỤC LỤC
NHẬN XÉT CỦA ĐƠN VỊ THỰC TẬP
Trang 6Trong bất cứ một xã hội nào, nếu muốn sản xuất ra của cải vật chất hoặc thực hiện quá trình kinh doanh thì vấn đề lao động của con người là vấn đề không thể thiếu được, lao động là một yếu tố cơ bản, là một nhân tố quan trọng trong việc sản xuất cũng như trong việc kinh doanh Những người lao động làm việc cho người sử dụng lao động họ đều được trả công, hay nói cách khác đó chính là tiền lương và các khoản phụ cấp kèm theo lương mà người lao động được hưởng khi họ bỏ sức lao động của mình.
Đối với lao động tiền lương có một ý nghĩa vô cùng quan trọng bởi nó là Tiền lương
là nguồn thu nhập chủ yếu của người lao động Do đó tiền lương có thể là động lực thúc đẩy người lao động tăng năng suất lao động nếu họ được trả đúng theo sức lao động họ đóng góp, nhưng cũng có thể làm giảm năng suất lao động khiến cho quá trình sản xuất chậm lại nếu tiền lương được trả thấp hơn sức lao động của người lao động bỏ ra
Tồn tại và phát triển trong nền kinh tế thị trường hiện nay đòi hỏi người quản lý doanh nghiệp phải biết vận dụng những khả năng sẵn có của mình Trong nền kinh tế thị trường thì tiền lương được sử dụng như một đòn bẩy kinh tế quan trọng, kích thích động viên người lao động gắn bó với công việc, phát huy sáng tạo trong lao động, thúc đẩy sản xuất phát triển Việc xây dựng hệ thống thang lương, bảng lương và các khoản trích theo lương như: BHXH, BHYT, BHTN, KPCĐ và quy chế trả lương hợp lý phải xuất phát từ đặc điểm lao động khác nhau trong từng ngành nghề và trong từng điều kiện lao động cụ thể nhằm bù đắp lao động hao phí, bảo đảm cuộc sống cho bản thân người lao động và gia đình họ Vấn đề đặt ra ở đây là làm thế nào để biết được công tác tổ chức quản lý sản xuất, hạch toán kế toán lao động tiền lương, định mức lao động trong doanh nghiệp, từ đó
để biết tình hình sử dụng lao động, tính hiệu quả đúng đắn các giải pháp tiền lương mà doanh nghiệp đã đề ra và thực hiện, phải đảm bảo đúng nguyên tắc chế độ hạch toán,
Trang 7quản lý phù hợp với tình hình thực tế của doanh nghiệp
Qua quá trình nghiên cứu thực tế tại Công ty Cổ Phần Mía Đường Lam Sơn em nhận thấy việc xuất phát từ ý nghĩa và tầm quan trọng của tiền lương và các khoản trích theo lương của doanh nghiệp, với mong muốn vận dụng kiến thức ở nhà trường với thực
tế em đã chọn đề tài: “ Hoàn thiện công tác kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương tại Công ty Cổ Phần Mía Đường Lam Sơn” làm đề tài báo cáo tốt nghiệp của
mình
Nội dung của chuyên đề ngoài phần mở đầu và kết luận gồm 3 chương chính sau:
Chương 1: Những vấn đề lí luận cơ bản về kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương tại Công ty Cổ Phần Mía Đường Lam Sơn
Chương 2: Thực trạng kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương tại Công ty
Cổ Phần Mía Đường Lam Sơn.
Chương 3: Các kết luận và đề xuất về kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương tại Công ty Cổ Phần Mía Đường Lam Sơn
Trang 8CHƯƠNG 1:
NHỮNG VẤN ĐỀ LÍ LUẬN CƠ BẢN VỀ KẾ TOÁN TIỀN LƯƠNG VÀ CÁC KHOẢN TRÍCH THEO LƯƠNG TẠI CÔNG
TY CỔ PHẦN MÍA ĐƯỜNG LAM SƠN
1.1 Những vấn đề chung về hoạt động kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương
1.1.1 Một số khái niệm liên quan đến kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương
* Khái niệm tiền lương:
Tiền lương: Là biểu hiện bằng tiền của giá trị sức lao động, là giá cả yếu tố của sức lao động mà người sử dụng (Nhà nước, chủ doanh nghiệp) phải trả cho người cung ứng lao động, tuân theo nguyên tắc cung - cầu, giá cả thị trường và pháp luật hiện hành của Nhà nước
* Khái niệm và nội dung các khoản trích theo lương:
- Bảo hiểm xã hội:
+ Mục đích: Quỹ bảo hiểm xã hội được nhằm tạo ra nguồn tài trợ cho công nhân
viên trong trường hợp ốm đau, thai sản, tai nạn lao động Tùy theo cơ chế tài chính quy định cụ thể mà việc quản lí và sử dụng quỹ bảo hiểm xã hội có thể tại doanh nghiệp hay ở
cơ quan chuyên trách chuyên môn Theo cơ chế tái chính hiện hành nguồn quỹ bảo hiểm
xã hội do cơ quan chuyên trách cấp trên quản lí và chi trả, các trường hợp nghỉ hưu, nghỉ mất sức
+ Nguồn hình thành: Quỹ bảo hiểm xã hội được hình thành do việc trích lập vào chi
phí sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp và khấu trừ vào tiền lương của người lao động theo quy chế quy định Theo quy định hiện hành, hàng tháng doanh nghiệp tiến hành trích lập quỹ bảo hiểm xã hội, theo tỉ lệ quy định (24%) trên tổng số tiền lương đóng bảo hiểm
xã hội cho công nhân viên trong tháng
- Quỹ Bảo hiểm y tế:
+ Mục đích: Quỹ bảo hiểm y tế được lập để phục vụ cho việc bảo vệ và chăm sóc sức khỏe cho người lao động như: Khám và chữa bệnh
+ Nguồn hình thành: Theo quy định của chế độ tài chính hiện hành, quỹ bảo hiểm y
Trang 9tế được hình thành do trích lập theo tỉ lệ (4.5%) trên tổng số tiền lương đóng bảo hiểm cho công nhân viên.
- Kinh phí công đoàn:
+ Mục đích: Kinh phí công đoàn được lập để phục vụ chỉ tiêu hoạt động của tổ chức công đoàn nhằm chăm lo, bảo vệ quyền lợi của người lao động
+ Nguồn hình thành: Kinh phí công đoàn được hình thành do việc trích lập và tính vào chi phí sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp hàng tháng theo tỉ lệ quy định tính trên tổng số tiền lương phải trả cho công nhân viên (tỉ lệ 2%) Số kinh phí công đoàn tính được cũng được phân cấp quản lí và chi tiêu theo chế độ quy định, một phần nộp lên cơ quan quản lí công đoàn cấp trên, một phần để lại tại doanh nghiệp để chi tiêu cho hoạt động của công đoàn cơ sở
- Quỹ Bảo hiểm thất nghiệp:
+ Mục đích: Bảo hiểm thất nghiệp là khoản hỗ trợ tài chính tạm thời dành cho những người bị mất việc mà đáp ứng đủ yêu cầu theo Luật định
+ Nguồn hình thành: Theo quy định của Luật Bảo hiểm xã hội thì mức đóng bảo hiểm thất nghiệp được quy định như sau:
+ Người lao động đóng bảo hiểm thất nghiệp bằng 1% tiền lương, tiền công tháng.+ Người sử dụng lao động đóng bằng 1% quỹ tiền lương, tiền công tháng
+ Nhà nước sẽ hỗ trợ từ ngân sách bằng 1% quỹ tiền lương, tiền công tháng đóng bảo hiểm thất nghiệp của những người lao động tham gia bảo hiểm thất nghiệp
1.1.2 Đặc điểm của kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương.
- Tiền lương là yếu tố đầu vào của quá trình sản xuất kinh doanh, là vốn ứng trước
và đây là một khoản chi phí trong giá thành sản phẩm
- Trong quá trình lao động sức lao động của cong người bị hao mòn dần cùng với quá trình tạo ra sản phẩm Muốn duy trì và nâng cao khả năng làm việc của con người thì cần phải tái sản xuất sức lao động Do đó tiền lương là một trong những tiền đề vật chất
có khả năng tái tạo sức lao động trên cơ sở bù lại sức lao động đã hao phí, bù lại thông qua sự thỏa mãn các nhu cầu tiêu dùng của người lao động
- Đối với các nhà quản lí thì tiền lương là một trong những công cụ để quản lí doanh nghiệp Thông qua việc trả lương cho người lao động, người sử dụng lao động có thể tiến hành kiểm tra, theo dõi, giám sát người lao động làm việc theo kế hoạch tổ chức của mình
để đảm bảo tiền lương bỏ ra phải đem lại kết quả và hiệu quả cao Như vậy người sử dụng
Trang 10sức lao động quản lí một cách chặt chẽ về số lượng và chất lượng lao động của mình để trả công xứng đáng.
1.1.3 Vai trò và nhiệm vụ của kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương
1.1.3.1 Vai trò của kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương.
Tiền lương duy trì thúc đẩy và tái sản xuất sức lao động Trong mỗi doanh nghiệp hiện nay muốn tồn tại, duy trì, hay phát triển thì tiền lương cũng là vấn đề đáng quan tâm Nhất là trong nền kinh tế thị trường hiện nay nếu doanh nghiệp nao có chế độ lương hợp lí
sẽ thu hút được nguồn nhân lực có chất lượng tốt
Trong bất cứ doanh nghiệp nào cũng cần sử dụng một lưc lượng lao động nhất định tùy theo quy mô, yêu cầu sản xuất cụ thể Chi phí về tiền lương là một trong các yếu
tố chi phí cơ bản cấu thành nên giá trị sản phẩm do doanh nghiệp sản xuất ra Vì vậy, sử dụng hợp lí lao động cũng chính là tiết kiệm chi phí về lao động sống (lương), do đó góp phần hạ thấp giá thành sản phẩm, tăng doanh lợi cho doanh nghiệp và là điều kiện để cải thiện, nâng cao đời sống vật chất tinh thần cho công nhân viên, cho người lao động trong doanh nghiệp
Tiền lương không phải là vấn đề chi phí trong nội bộ từng doanh nghiệp thu nhập đối với người lao động mà còn là một vấn đề kinh tế - chính trị - xã hội mà Chính Phủ của mỗi quốc gia cần phải quan tâm
1.1.3.2 Nhiệm vụ của kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương.
Kế toán lao động tiền lương và các khoản trích theo lương được tổ chức tốt là một trong những điều kiện để quản lí tốt quỹ lương và bảo hiểm xã hội đúng nguyên tắc, đúng chế độ Và nhiệm vụ của kế toán tiền lương là:
- Tổ chức ghi chép, phản ánh tổng hợp số liệu về số lượng lao động
- Tính và phân bổ chính xác tiền lương và các khoản trích theo lương
- Hướng dẫn, kiểm tra các nhân viên kinh tế phân xưởng và các phòng ban có liên quan thực hiện đầy đủ việc hạch toán ban đầu về lao động tiền lương theo đúng quy định
- Lập báo cáo về lao động về tiền lương
- Tham gia phân tích tình hình quản lí sử dụng lao động về số lượng, thời gian, năng suất Trên cơ sở đó, đề xuất các giải pháp thích hợp để nâng cao hiệu quả sử dụng lao độ
- Phân tích tình hình quản lí, sử dụng quỹ tiền lương Xây dựng phương án trả lương hợp lí
Trang 111.1.4 Các hình thức tiền lương trong doanh nghiệp
1.1.4.1 Hình thức tiền lương trả theo thời gian lao động.
Theo chế độ này các doanh nghiệp phải áp dụng hoặc vận dụng các thang lương, mức lương, hiện hành của Nhà nước
- Mức lương: là tiền lương trả cho người lao động cho một đơn vị thời gian (giờ, ngày, tháng ) phù hợp với các cấp bậc trong thang lương Thông thường Nhà nước chỉ quy định mức lương bậc I hoặc mức lương tối thiểu với hệ số lương của cấp bậc tương ứng
- Thang lương: là biểu hiện xác định quan hệ tỷ lệ về tiền lương giữa các công nhân cùng nghề hoặc nhiều nghề giống nhau theo trình tự và theo cấp bậc của họ Mỗi thang lương đều có hệ số cấp bậc và tỷ lệ tiền lương ở các cấp bậc khác nhau so với tiền lương tối thiểu
Cũng theo các văn bản này nghĩa là cán bộ quản lý trong doanh nghiệp được thực hiện chế độ tiền lương theo chức vụ Chế độ tiền lương chức vụ được thể hiện thông qua các bảng lương chức vụ do Nhà nước quy định
Bảng lương chức vụ gồm có bậc lương chức vụ, hệ số lương, mức lương cơ bản.Hình thức trả lương tháng là hình thức tiền lương thời gian cố định là tiền lương thời gian đơn giản và một tháng tính 26 ngày làm việc
+ Tiền lương tuần: là tiền lương trả cho một tuần làm việc xác định trên cơ sở tiền lương tháng nhân (x) với 12 tháng và chia (:) cho 52 tuần
+ Tiền lương giờ: Là tiền lương trả cho một giờ làm việc và được xác định bằng cách lấy tiền lương ngày chia cho số giờ tiêu chuẩn theo quy định của luật lao động (không quá 8 giờ/ ngày)
1.1.4.2 Hình thức tiền lương trả theo sản phẩm.
Lương trả theo sản phẩm là chế độ tiền lương mà thu nhập của mỗi người tuỳ thuộc vào hai yếu tố: số lượng sản phẩm làm ra trong th¸ng và đơn gi¸ tiền c«ng cho một sản phẩm
Khối lượng sản phẩm hoàn thành do tổ đội sản xuất thực hiện sẽ được nghiệm thu, xác nhận, tính ra tổng số lương phải trả cho tổ đội đó, sau đó dựa vào bảng chấm công để xác định ngày công bình quân và chia lương cho từng lao động
Trong hình thức trả lương theo sản phẩm thì việc ghi chép chính xác kịp thời số lượng và chất lượng sản phẩm hay khối lượng công việc hoàn thành của từng cá nhân,
Trang 12tập thể là một công tác quan trọng làm căn cứ tính lương và trả lương cho người lao động.
a Cách tính lương theo thời gian:
Tiền lương thời
gian phải trả =
Số ngày làm việc thực tế x
Hệ số lương x
Mức lương
cơ bản
Số ngày làm việc theo chế độ tháng ( 30 ngày)
Lương tháng = Lương thời gian + phụ cấp (nếu có).
Mức lương trả NLĐ mà Công ty đang áp dụng tại thời điểm tháng 11/2013 với mức lương tối thiểu 1.150.000đ/tháng
Lương được lĩnh = Tổng lương - Tạm ứng - khoản giảm trừ
Khoản giảm trừ vào lương: BHXH, BHYT, BHTN trừ vào lương của NLĐ
Ngoài tiền lương ra đối với Giám đốc, phó Giám đốc, trưởng phó các phòng còn được hưởng phụ cấp trách nhiệm: Giám đốc có hệ số trách nhiệm là 0,4 x mức lương tối thiểu, còn phó Giám đốc và Trưởng phòng được hưởng hệ số trách nhiệm là 0,3 x mức lương tối thiểu; Phó phòng và các tổ trưởng được hưởng hệ số là 0,2 x mức lương tối thiểu
1.1.4.3 Hình thức trả lương hỗn hợp.
Đây là hình thức trả lương một cách nhuần nhuyễn giữa hình thức trả lương theo thời gian với hình thức trả lương theo sản phẩm, áp dụng hình thức trả lương này, tiền lương của người lao động được chia làm hai bộ phận
Một bộ phận cứng: Bộ phận này tương đối ổn định nhằm đảm bảo mức thu nhập tối thiểu cho người lao động ổn định đời sống của họ và gia đình Bộ phận này sẽ được quy định theo bậc lương cơ bản và ngày công làm việc của người lao động trong tháng
Đây là hình thức trả lương mà tiền lương và tiền thưởng của tập thể và cá nhân người lao động phụ thuộc vào thu nhập thực tế mà doanh nghiệp đạt được và đơn giá theo thu nhập
Bộ phận biến động: Tùy thuộc vào năng suất chất lượng, hiệu quả của từng người lao động và kết quả kinh doanh của Doanh nghiệp
1.1.4.4 Hình thức trả lương khoán.
Thực chất tiền lương khoán là một dạng của hình thức tiền lương theo sản phẩm mà
DN trả cho người lao động dựa theo khối lượng, công viêc DN giao khoán cho họ: như khoán sữa chữa nhà cửa, khoán bốc dỡ nguyên vật liệu
Đối với 1 nhóm tổ có số lượng công nhân với trình độ và thời gian làm việc như
Trang 13nhau ta có cách tính:
Tiền lương
người trong tổ
= Tổng số sản phẩm hoàn thành x Đơn giá 1 đv sp
Tổng số công nhân trong nhóm
1.1.4.5 Hình thức trả lương theo năng lực.
Xác định các yêu cầu về trình độ và khả năng của NLĐ đối với từng vị trí công việc,
từ đó trả lương cho người lao động tương ứng và khả năng đảm nhiện của họ đối với từng
vị trí cụ thể Đồng thời xác định và áp dụng các mức lương cao đối với các kỹ năng và tay nghề có nhu cầu cao trong thị trường Nếu như họ có trình độ tay nghề thấp hoặc chưa có điều kiện để đáp ứng các yêu cầu của vị trí tương ứng ( bao gồm trình độ đào tạo, kinh nghiệm và kiến thức) Người lao động có thể nhận các mức lương thấp hơn mức lương dự kiến Nếu NLĐ có trình độ tay nghề, kỹ năng và kiến thức mà thị trường đòi hỏi nhiều, họ
có thể được trả lương cao hơn mức dự kiến để đảm bảo khả năng cạnh tranh
1.1.4.6 Hình thức trả lương theo vị trí.
Thực hiện thông qua việc xây dựng hệ thống chức danh công việc hợp lý và so sánh mức tiền lương doanh nghiệp với mức lương trên thị trường thông qua việc thu tập thông tin định kỳ về tiền lương trong các ngành, nghề tương tự Hệ thống tiền lương theo công việc được xây dựng trên cơ sở đánh giá công việc sau đó điều chỉnh mức lương cho công việc tương ứng trên thị trường
1.1.5 Điều kiện ghi nhận trong tiền lương.
- Mức lương được hình thành trên cơ sở thỏa thuận giữa người lao động và người sử dụng lao động
- Mức lương trong hợp đồng lao động phải lớn hơn mức lương tối thiểu do Nhà Nước qui định
- Người lao động được hưởng lương theo năng suất lao động, chất lượng lao động
- Cơ sở dồn tích: Mọi nghiệp vụ kinh tế, tài chính của doanh nghiệp liên quan đến
tài sản, nợ phải trả, nguồn vốn chủ sở hữu, doanh thu, chi phí phải được ghi sổ kế toán
Trang 14vào thời điểm phát sinh, không căn cứ vào thời điểm thực tế thu hoặc thực tế chi tiền hoặc tương đương tiền Báo cáo tài chính lập trên cơ sở dồn tích phản ánh tình hình tài chính của doanh nghiệp trong quá khứ, hiện tại và tương lai.
- Hoạt động liên tục: Báo cáo tài chính phải được lập trên cơ sở giả định là doanh
nghiệp đang hoạt động liên tục và sẽ tiếp tục hoạt động kinh doanh bình thường trong tương lai gần, nghĩa là doanh nghiệp không có quy định cũng như không buộc phải ngừng hoạt động hoặc phải thu hẹp đáng kể quy mô hoạt động của mình Trường hợp thực tế khác với giả định hoạt động liên tục trong báo cáo tài chính phải lập trên một cơ sở khác
và phải giải thích cơ sở đã sử dụng để lập báo cáo tài chính
- Giá gốc: Tài sản phải được ghi nhận theo giá gốc Giá gốc của tài sản đợc tính
theo số tiền hoặc khoản tương đương tiền đã trả, phải trả hoặc tính theo giá trị hợp lí của tài sản đó vào thời điểm tài sản đợc ghi nhận Giá gốc của tài sản không được thay đổi trừ khi có quy định khác trong chuẩn mực kế toán cụ thể
- Phù hợp: Việc ghi nhận doanh thu và chi phí phải phù hợp với nhau Khi ghi nhận
một khoản doanh thu phải ghi nhận một khoản chi phí tương ứng có liên quan đến việc tạo ra doanh thu đó Chi phí tương ứng với doanh thu gồm chi phí của kỳ tạo ra doanh thu
và chi phí của các kỳ trước hoặc chi phí phải trả nhưng liên quan đến doanh thu của kỳ đó
- Nhất quán: Các chính sách và phương pháp kế toán doanh nghiệp đă chọn phải
được áp dụng thống nhất ít nhất trong một kỳ kế toán năm Trường hợp có thay đổi chính sách và phương pháp kế toán đă chọn phải giải trình lí do và ảnh hưởng của sự thay đổi
đó trong phần thuyết minh báo cáo tài chính
- Thận trọng: Thận trọng là việc xem xét, cân nhắc, phán đoán cần thiết để lập các
cách tính kế toán trong các điều kiện không chắc chắn Nguyên tắc thận trọng đ̣i hỏi:+ Phải lập các khoản dự phòng nhưng không lập quá lớn;
+ Không đánh giá cao hơn giá trị của các tài sản và các khoản thu nhập;
+ Không đánh giá thấp hơn giá trị của các khoản nợ phải trả và chi phí;
+ Doanh thu và thu nhập chỉ được ghi nhận khi có bằng chứng chắc chắn về khả năng thu được lợi ích kinh tế, c̣òn chi phí phải được ghi nhận khi có bằng chứng về khả năng phát sinh chi phí
- Trọng yếu: Thông tin được coi là trọng yếu trong trường hợp nếu thiếu thông tin
hoặc thiếu chính xác của thông tin đó có thể làm sai lệch đáng kể báo cáo tài chính, làm
Trang 15ảnh hưởng đến quyết định kinh tế của người sử dụng báo cáo tài chính Tính trọng yếu phụ thuộc vào độ lớn và tính chất của thông tin hoặc các sai sót được đánh giá trong hoàn cảnh cụ thể Tính trọng yếu của thông tin phải được xem xét trên cả phương diện định lượng và định tính.
1.3 Nội dung của kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương tại Công
ty Cổ Phần Mía Đường Lam Sơn.
1.3.1 Kế toán chi tiết tiền lương và các khoản trích theo lương.
* Chứng từ kế toán sử dụng
Kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương sử dụng chứng từ kế toán do Bộ tài chính ban hành sau đây:
Mẫu số 01a-LĐTL Bảng chấm công
Mẫu số 02-LĐTL Bảng thanh toán tiền lương
Mẫu số 05-LĐTL Phiếu xác nhận SP hoặc công việc hoàn thành
Mẫu số 07-LĐTL Bảng thanh toán tiền thuê ngoài
Mẫu số 08-LĐTL Hợp đồng giao khoán
Mẫu số 09-LĐTL Biên bản thanh lý(nghiệm thu) HĐ giao khoán
Mẫu số 10-LĐTL Bảng kê trích nộp các khoản theo lương
Mẫu số 11-LĐTL Bảng phân bổ tiền lương và BHXH
Ngoài ra công ty còn sử dụng giấy đề nghị tạm ứng, phiếu chi, các chứng từ và tài liệu về các khoản khấu trừ phải trích nộp có liên quan
Quy trình luân chuyển chứng từ:
Từ bảng chấm công, phiếu báo công việc hoàn thành, phiếu báo làm thêm giờ, hàng tháng, kế toán lên bảng phân phối tiền lương, bảng thanh toán tiền lương
Từ bảng thanh toán tiền lương của các bộ phận, kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương tiến hành lập bảng tổng hợp tiền lương cho toàn DN Kế toán tiền lương
tổ chức bảo quản và lưu trữ chứng từ
Trang 16căn cứ vào tình hình thực tế của bộ phận mình để chấm công cho từng người trong ngày, ghi vào ngày tương ứng trong các cột từ 1 đến 31 theo các quy định trong chứng từ Cuối tháng người chấm công và phụ trách bộ phận ký vào bảng chấm công, sau đó chuyển về phòng kế toán, kế toán tiền lương căn cứ vào ký hiệu chấm công của từng người tính ra số ngày công theo từng loại tương ứng để ghi vào các cột 32, 33, 34, 35, 36 Bảng chấm công được lưu lại tại phòng kế toán cùng các chứng từ có liên quan.
1.3.2 Kế toán tổng hợp tiền lương và các khoản trích theo lương
Kết cấu của TK 334 - Phải trả CNV
+Các khoản tiền lương( tiền công) tiền thưởng và các khoản khác phải trả CNV
Dư có: Các khoản tiền lương( tiền công) tiền thưởng và các khoản khác còn phải trả
CNV
Dư nợ: (cá biệt) Số tiền đã trả lớn hơn số tiền phải trả
Trang 17Sơ đồ 1.1: Trình tự các khoản phải trả cán bộ công nhân viên
+ Tài khoản 338- Phải trả, phải nộp khác : Dùng để phản ánh các khoản phải trả, phải nộp cho cơ quan quản lý, tổ chức đoàn thể xã hội
Kết cấu của tài khoản 338- Phải trả, phải nộp khác
Bên Nợ:
+ Kết chuyển giá trị tài sản thừa vào các tài khoản khác có liên quan
+ BHXH phải trả công nhân viên
+ Kinh phí công đoàn chi tại đơn vị
+ Số BHXH, BHYT, KPCĐ đã nộp cho cơ quan quản lý
+ Kết chuyển doanh thu nhận trước sang TK 511
+ Các khoản đã trả, đã nộp khác
Bên Có:
+ Giá trị tài sản thừa chờ giải quyết ( chưa xác định rõ nguyên nhân)
+ Giá trị tài sản thừa phải trả cho cá nhân, tập thể trong và ngoài đơn Vị
+ Trích BHXH, BHYT, KPCĐ tính vào chi phí sản xuất kinh doanh
+ BHXH, BHYT trừ vào lương công nhân viên
Trang 18+ BHXH, KPCĐ vượt chi được cấp bù.
+ Các khoản phải trả phải nộp khác
Dư Có :
+ Số tiền còn phải trả, phải nộp khác
+ Giá trị tài sản thừa còn chờ giải quyết
Dư Nợ : ( Nếu có ) Số đã trả, đã nộp lớn hơn số phải trả, phải nộp.
TK 338 có 6 tài khoản cấp 2
3381 – Tài sản thừa chờ giải quyết
3382 – Kinh phí công đoàn
Trang 19CHƯƠNG 2 THỰC TRẠNG CÔNG TÁC KẾ TOÁN TIỀN LƯƠNG VÀ CÁC KHOẢN TRÍCH THEO LƯƠNG TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN
MÍA ĐƯỜNG LAM SƠN 2.1 Tổng quan về Công ty Cổ Phần Mía Đường Lam Sơn
2.1.1 Quá trình hình thành và phát triển của Công ty Cổ Phần Mía Đường Lam Sơn.
Công ty Cổ Phần Mía Đường Lam Sơn tiền thân là Nhà máy Đường Lam Sơn Sau hơn 20 năm hoạt động ngày 6/12/1999 , Thủ Tướng CP ký quyết định số 1133/QĐ-TTg chuyển Công ty Đường Lam Sơn thành Công ty Cổ phần Mía Đường Lam Sơn.Công ty được cấp giấy phép đăng ký kinh doanh lần đầu số 056637 do sở kế hoạch và đầu tư Thanh Hóa cấp ngày 23/12/1999, đăng ký thay đổi lần 5 ngày 21/6/2007
- Tên tiếng Anh: Lam Son sugar cane joint stock corporation
- Tên giao dịch: Công ty Cổ Phần Mía Đường Lam Sơn
- Trụ sở chính: : Thị trấn Lam Sơn,Thọ Xuân,Thanh Hóa
2.1.2.1 Đặc điểm hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty
- Công nghiệp đường, cồn, điện, nước uống có cồn và không có cồn
- Chế biến các sản phẩm sau đường, nông lâm sản, thức ăn gia súc
- Dịch vụ vận tải, cơ khí, cung ứng vật tư nguyên liệu, sản xuất và cung ứng giống cây con và tiêu thụ sản phẩm
- Chăn nuôi bò sữa, chế biến sữa bò thịt, chế biến các sản phẩm cao su, giấy bao bì carton, kinh doanh thương mại, khách sạn, ăn uống
- Xuất nhập khẩu các loại thực phẩm trên và tài sản cố định, máy móc thiết bị vật tư, phụ tùng thay thế phục vụ cho sản xuất kinh doanh
- Kinh doanh bất động sản với quyền sở hữu hoặc đi thuê
- Sản xuất kinh doanh CO2( khí, lỏng, rắn)
Trang 20- Nghiên cứu và phát triển khoa học nông nghiệp, công nghiệp, nước sạch phục vụ sản xuất và sinh hoạt.
- Dịch vụ sữa chữa và gia công máy móc, thiết bị, dịch vụ làm đất nông, lâm nghiệp
- Kinh doanh thương mại, du lịch, khách sạn ăn uống
2.1.2.2 Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lí của công ty.
Sơ đồ 2.1: Tổ chức bộ máy quản lý hoạt động kinh doanh của Công ty Mía Đường
Lam Sơn
* Chức năng và nhiệm vụ của từng bộ phận.
Hội đồng cổ đông: là cơ quan có quyền lực cao nhất của công ty,nên đại hội đồng cổ đồng thường xuyên quyết định những vấn đề theo quy định của pháp luật và điều lệ công ty,đặc biệt thông qua các báo cáo tài chính nămvà dự toán cho năm tài chính tiếp theo.Các
Phòng Kinh doanh
Trang 21kiểm toán viên đọc lập có thể được mời tham dự đại hội để tư vấn cho việc thoong qua các báo cáo tài chính năm.
Hội đồng quản trị là cơ quan có đầy đủ quyền hạn để thực hiện tất cả các quyền nhân danh công ty trừ những thẩm những quyền thuộc về Đại hội đồng cổ đông Hội đồng quản trị có trách nhiệm giám sát tổng giám đốc và điều hành các cán bộ quản lý khác
Ban giám đốc: Hệ thống tổ chức của công ty phải đảm bảo bộ máy quản lý chịu
trách nhiệm trước Hội đồng quản trị và thuộc sự lãnh đạo của Hội đồng quản trị ,Công ty
có một tổng giám đốc điều hành ,các phó tổng giám đóc điều hành và một kế toán trưởng
và có chức danh khác do Hội đòng quản trị bổ nhiệm Việc bổ nhiệm ,miễn nhiệm , bãi nhiện các chức danh trên phải được thực hiện bằng nghị quyết Hội đồng quản trị thông qua một cách hợp thức.Ban tổng giám đốc là người được Hội đồng quản trị bầu ra và có trách nhiệm đối với những chiến lược và hoạt đọng của công ty
Ban kiểm soát: Các thành viên trong ban kiểm soát không phải là người có liên
quan với các thành viên Hội đồng quản trị ,Tổng giám đốc điều hành ,và các cán bộ quản
lý khác của công ty.Ban kiểm soát phải chỉ đinh một thành viên làm trưởng ban
Phòng tổ chức kế hoạch sản xuất: Có chức năng tổ chức lao động tiền lương và tổ
chức bộ máy dây chuyền sản xuất, đề xuất bố trí sử dụng cán bộ và tổ chức công tác phục
vụ bộ máy quản lí, phục vụ đời sống cho cán bộ công nhân viên.Phòng có chức năng giúp giám đốc trong việc thiết lập kiểm tra, giám sát kỹ thuật sản xuất, kiểm tra chất lượng sản phẩm
Phòng kế toán tài chính: Có chức năng hạch toán tập hợp các số liệu thông tin kinh
tế quản trị quản lý toàn bộ công tác tài chính kế toán, quản lý thu hồi vốn, tập hợp các khoản chi phí sản xuất, xác định kết quả kinh doanh, theo dõi tăng giảm tài sản, theo dõi các hợp đồng kinh tế thực hiện nghĩa vụ đối với nhà nước về các khoản phải nộp, tổ chức quản lý sự biến động của lao động, nguồn nhân lực, tiền lương, BHXH, BHYT, KPCĐ,BHTN Qua đó, giúp giám đốc theo dõi kiểm tra hoạt động sản xuất kinh doanh của đơn vị, đề xuất với giám đốc những chủ trương và biện pháp giải quyết khó khăn của công ty
Phòng kinh doanh: Phòng kinh doanh có chức năng tham mưu giúp giám đốc về
kế hoạch sản xuất và tiêu thụ sản phẩm, nắm bắt nhu cầu của thị trường để từ đó có kế hoạch đề xuất với lãnh đạo công ty thực hiện việc giới thiệu và tiêu thụ sản phẩm
Trang 222.1.2.3 Đặc điểm tổ chức công tác kế toán.
Công tác kế toán của Công ty do một bộ phận chuyên trách đảm nhiệm gọi là phòng kế toán Phòng kế toán chịu sự chỉ đạo trực tiếp của Ban giám đốc Kế toán trưởng chỉ đạo trực tiếp kế toán viên
Sơ đồ 2.2: Sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán
* Chức năng, nhiệm vụ của các phòng ban:
Kế toán trưởng: Là người đứng đầu bộ máy kế toán tại công ty ,chịu trách nhiệm
về tổ chức điều hành hướng dẫn kiểm tra toàn bộ công tác kế toán tại công ty Đồng thời
kế toán trưởng cũng là người kiểm soát việc kế toán tài chính của nhà nước tại công ty
Kế toán thanh toán mía: Là người theo dõi thường xuyên liên tục các khoản nợ
của khách hàng và các khoản phải trả của công ty Đồng thời lên kế hoạch thu nợ và thanh toán nợ đảm bảo cho vòng tiền của doanh nghiêp
Kế toán thanh toán, tiền mặt, tiền gửi ngân hàng: Hướng dẫn kiểm tra các
nghiệp vụ thanh toán của đơn vị, thanh toán với ngân sách, thanh toán nội bộ, thanh toán với nhà cung cấp, các khoản phải thu của khách hàng Thực hiện các khoản vay và trả nợ ngân hàng, theo dâi thu chi tiền mặt và kiểm kê quỹ
Kế toán tiền lương: Là người tổ chức ghi chép, phản ánh kịp thời, đầy đủ tình hình
hiện có và sự biến động về số lượng và chất lượng lao động, tình hình sử dụng thời gian lao động và kết quả lao động.Thực hiện việc kiểm ta tình hình chấp hành các chính sách , chế độ về lao động tiền lương, bảo hiểm xã hội ,bảo hiểm y tế và kinh tế công đoàn Kiểm tra tình hình sử dụng quỹ tiền lương , quỹ BHXH, BHYT, KPCĐ
Thủ quỹ: Là người có vai trò quan trọng trong quản lý tiền mặt của doanh nghiệp
2.1.3 Chính sách kế toán tại Công ty Cổ Phần Mía Đường Lam Sơn
Kế toán trưởng
Kế toán tiền lương
Kế toán thanh
toán mía toán, tiền mặt, Kế toán thanh
TGNH
Thủ quỹ
Trang 232.1.3.1 Hình thức kế toán áp dụng tại Công ty Cổ Phần Mía Đường Lam Sơn.
Hiện nay, Công ty đang sử dụng hệ thống tài khoản kế toán, các mẫu biểu và sổ sách theo quyết định số 15/2006- QĐ/BTC ngày 20/3/2006 của Bộ trưởng Bộ tài chính
- Đơn vị sử dụng trong ghi chép kế toán: VNĐ
- Nguyên tắc chuyển đổi các đồng tiền khác: theo tỷ giá thực tế tại thời điểm phát sinh nghiệp vụ
- Niên độ kế toán: bắt đầu từ ngày 01/01 và kết thúc vào ngày 31/12
- Đăng ký kê khai nộp thuế tại: chi cục thuế huyện Thọ Xuân
Công ty hạch toán theo hình thức chứng từ ghi sổ Đây là hình thức đơn giản, dễ vận dụng, phù hợp với trình độ nhân viên kế toán của công ty
Ghi chú: Ghi hàng ngày:
Ghi cuối tháng:
Kiểm tra đối chiếu:
Sơ đồ 2.3:Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức chứng từ ghi sổ
2.1.3.2 Phương pháp kế toán hàng tồn kho
+ Nguyên tắc đánh giá: Theo giá thành thực tế tại thời điểm phát sinh
+ Phương pháp xác định hàng tồn kho cuối kỳ: theo giá bình quân cả kỳ dự trữ+ Phương pháp hạch toán hàng tồn kho: Kê khai thường xuyên
+ Hạch toán chi tiết hàng hóa theo phương pháp thẻ song song
2.1.3.3 Phương pháp nộp thuế giá trị gia tăng
Bảng tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại
Bảng cân đối
số phát sinh
BÁO CÁO TÀI CHÍNH
Bảng tổng hợp chi tiết
Sổ, thẻ kế toán chi tiết
Trang 24Công ty áp dụng phương pháp tính thuế giá trị gia tăng theo phương pháp khấu trừ+ Nguyên tắc đánh giá tài sản cố định: Đánh giá theo nguyên giá và giá trị còn lại.+ Phương pháp khấu hao: Theo phương pháp đường thẳng.
+ Trường hợp khấu hao đặc biệt: không có
Mức khấu hao tăng giảm được xác định theo nguyên tắc tròn tháng: tài sản cố định tăng tháng này thì tháng sau mới bắt đầu tính khấu hao Mức tính khấu hao hàng tháng một tài sản cố định được xác định theo công thức:
Mức khấu hao hàng tháng
Số năm sử dụng × 12 tháng
2.1.4 Kết quả hoạt động kinh doanh qua các năm
Trang 25Công ty Cổ Phần Mía Đường Lam Sơn
Địa chỉ: Thọ Xuân - Thanh Hóa
Bảng 2.1: Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh trong
2.2 Thực trạng công tác kế toán tại Công ty Cổ Phần Mía Đường Lam Sơn.
2.2.1 Kế toán tiền lương
Căn cứ vào phiếu xác nhận sản phẩm hay công việc hoàn thành là chứng từ xác nhận số lượng hay công việc hoàn thành của đơn vị hay cá nhân người lao động Phiếu này do người giao việc lập và có đầy đủ chữ ký của người giao việc và người nhận việc, người kiểm tra chất lượng công việc và người duyệt Sau đó những chứng từ này được chuyển cho kế toán tiền lương kiểm tra xem xét và thực hiên việc tính lương sau khi tính toán song bảng tiền lương được chuyển lên cho kế toán trưởng xét duyệt rồi chuyển cho thủ quỹ thực hiện việc trả lương
2.2.1.2 Tài khoản sử dụng
Mẫu số B02- DN
Ban hành theo QĐ số: 15/2006 QĐ-BTC ngày 20/03/2006 của Bộ trưởng BTC
Trang 26Tài khoản 334 - Phải trả người lao động: Tài khoản này phản ánh tiền lương, các khoản trợ cấp BHXH, tiền thưởng… và các khoản thanh toán khác có liên quan đến thu nhập của người lao động.
Kết cấu tài khoản này như sau:
Bên nợ:
- Các khoản tiền lương và khoản các khác đã trả người lao động
- Các khoản khấu trừ vào tiền lương và thu nhập của người lao động
- Các khoản tiền lương và thu nhập của người lao động chưa lĩnh, chuyển sang các khoản thanh toán khác
Bên có:
- Các khoản tiền lương, tiền thưởng, tiền công có tính chất lương, BHXH và các khoản khác còn phải trả, phải chi cho người lao động
Dư nợ ( nếu có): Số tiền trả thưa cho người lao động.
Dư có: Tiền lương, tiền công, tiền thưởng có tính chất lương và các khoản khác
còn phải trả cho người lao động
Tài khoản này được mở chi tiết theo 2 tài khoản cấp 2:
Trang 27- Cuối tháng căn cứ vào bảng thanh toán tiền lương, phiếu chi tiền trả lương và các chứng từ liên quan khác kế toán ghi.
- Giấy khám sức khoẻ, giấy xác nhận của bệnh viện
- Phiếu thanh toán trợ cấp BHXH
- Các chứng từ khác, phiếu thu, phiếu chi
Cơ sở chứng từ cho việc hạch toán ban đầu về BHXH khi NLĐ bị ốm, quy định tại công ty gồm có các loại giấy: giấy chứng nhận ốm đau, giấy khám bệnh, hoặc sổ y bạ của
cơ quan y tế mà người lao động đã khám bệnh Sau đó giấy chứng nhận được đưa lên phòng tổ chức làm căn cứ tính BHXH, rồi chuyển cho phòng kế toán, nhân viên kế toán thanh toán sẽ lập phiếu chi trả các khoản trợ cấp BH
Hàng tháng kế toán căn cứ vào danh sách lao động đăng ký nộp bảo hiểm của công
ty kế toán tính số tiền BHXH, BHYT, KPCĐ tính vào chi phí và trừ vào thu nhập của người lao động , là căn cứ để lập Bảng phân bổ tiền lương từ đó căn cứ vào bảng phân bổ tiền lương để kế toán ghi vào các TK liên quan
2.2.2.2 Tài khoản sử dụng
Tài khoản 338- Phải trả, phải nộp khác:
Tài khoản này phản ánh các khoản phải trả, phải nộp cho cơ quan pháp luật; cho các
tổ chức đoàn thể xã hội; cho cấp trên về KPCĐ, BHXH, BHYT, các khoản cho vay, cho mượn tạm thời, giá trị tài sản thừa chờ sử lý…
Kết cấu tài khoản này như sau:
Bên nợ :
-Các khoản đã nộp cho cơ quan quản lý
- Khoản BHXH phải trả cho cho người lao động
- Các khoản đã chi về KPCĐ
- Xử lý giá trị tài sản thừa, các khoản đã trả, đã nộp khác
Bên có:
Trang 28- Trích BHXH, BHYT, KPCĐ tính vào chi phí kinh doanh, khấu trừ vào lương
- Giá trị tài sản thừa chờ xử lý
- Số đã nộp, đã trả lớn hơn số phải nộp, phải trả được cấp bù
- Các khoản phải trả khác
Dư nợ (nếu có): Số trả thừa, nộp thừa, vượt chi chưa thanh toán.
Dư có: Số tiền còn phải trả, phải nộp, giá trị tài sản thừa chờ xử lý.
TK 338 có các Tk cấp 2 liên quan tới các khoản trích:
* Quy trình ghi sổ kế toán chi tiết.
+ Đối với hình thức trả lương theo thời gian:
Hiện nay mức lương cơ bản của CBCNV mà công ty đang áp dụng đối với lương tối thiểu ở mức 1.050.000đ/tháng
Trang 29Ví dụ 1: Căn cứ vào bảng chấm công tháng 11 tính lương cho Chị Phạm Thị Mai
trưởng phòng kế toán có hệ số lương là 4.2, số ngày công là 30, hệ số phụ cấp 0.3 trong tháng chị Mai tạm ứng 400.000
Ví dụ 2: Căn cứ vào bảng chấm công tháng 11 tính lương cho Anh Lê Văn Mai
nhân viên văn phũng có hệ số lương là 3.5, số ngày công là 27, hệ số phụ cấp 0.3 trong tháng Anh Mai tạm ứng 500.000
- Bảng thanh toán tiền lương : Mẫu số 02- LĐTL
Mỗi tổ, mỗi phòng ban quản lý mở một bảng thanh toán lương, trong đó kể tên và các khoản lương được lĩnh của từng người trong đơn vị
Danh sách người lao động hưởng trợ cấp BHXH
Bảng này được mở để theo dõi cho cả doanh nghiệp về các chỉ tiêu: Họ và tên và nội dung từng khoản BHXH người lao động được hưởng trong tháng
- Bảng thanh toán tiền thưởng : Mẫu số 03- LĐTL
Bảng này được lập cho từng tổ sản xuất, từng phòng ban, bộ phận kinh doanh , các bảng thanh toán này là căn cứ để trả lương và khấu trừ các khoản khác như BHXH,
Trang 30BHYT, khoản bồi thường vật chất, đối với người lao động.
Thời gian hưởng trợ cấp bảo hiểm xã hội thay lương:
Thời gian công tác (Tính
theo năm dương lịch)
Mức trợ cấp tính trên lương chính và các khoản phụ cấp
- Công nhân viên chức có thời hạn được hưởng trợ cấp ốm đau tối đa là 12 tháng và
18 tháng thì thời gian nghỉ ốm tính cộng dồn trong 2 năm (Cộng tổng số ngày nghỉ ốm để điều trị điều dưỡng nội ngoại trú trong mẫu C2 của hồ sơ quản lý sức khoẻ)
- Công nhân viên chức có thời hạn được hưởng trợ cấp ốm đau tối đa là 24 tháng, thời gian nghỉ ốm tính cộng dồn trong mẫu C2 của hồ sơ quản lý sức khoẻ trong 3 năm
- Công nhân viên chức có thời hạn được hưởng trợ cấp ốm đau tối đa là 36 tháng thì thời gian nghỉ ốm tính cộng dồn trong mẫu C2 của hồ sơ quản lý sức khoẻ trong 4 năm Nếu điều trị lâu quá ngày được hưởng chế độ thì sau ngày đó người lao động vẫn được hưởng BHXH nhưng với mức thấp hơn tuỳ theo thời gian đóng BHXH
Đối với chế độ thai sản thì hưởng 100% mức bình quân tiền lương của 6 tháng liền
Trang 31kề trước khi nghỉ việc.
Ví dụ 3: Nhân viên Trần Thị Lan có 4 năm công tác tại Công Ty Cổ Phần Mía
Đường Lam Sơn sẽ được hưởng mức trợ cấp tính trên lương chính và các khoản phụ cấp
ổn định (nếu có) là 75%
Trang 32CÔNG TY CỔ PHẦN MÍA ĐƯỜNG LAM SƠN
Địa chỉ: Thọ Xuân – Thanh Hóa
PHIẾU NGHỈ VIỆC HƯỞNG BHXH
Số: 5
Họ và tên : Trần Thị Lan Tuổi: 30
Tên cơ sở y tế Ngày tháng
năm
Lý do
Số ngày được nghỉ Y, bác sỹ ký
tên đóng dấu
Số ngày được nghỉ
Xác nhận của phụ trách bộ
Tổng ngày nghỉ Từ ngày Đến ngày
BV Đa khoa tỉnh Thanh Hóa Ốm 6 5/11/2013 11/11/2013 6
Trang 33T động
Số ngày Số tiền
Số ngày
Số tiền Số ngày
Số tiền
Số ngày Số tiền
Tổng số tiền ( viết bằng chữ): Tám trăm bảy mươi hai nghìn ba trăm linh bảy đồng./
Trang 34
Chuyên đề tốt nghiệp GVHD: Th.S Lê Thị Hồng Sơn
CÔNG TY CỔ PHẦN MÍA ĐƯỜNG LAM SƠN
Địa chỉ: Thọ Xuân – Thanh Hóa
PHIẾU CHI
Số : 16 Ngày 11 tháng 11 năm 2013
Thủ trưởng Kế toán trưởng Người lập phiếu Thủ quỹ Người nhận tiền
( Ký, họ tên) ( Ký, họ tên) ( Ký, họ tên) ( Ký, họ tên) ( Ký, họ tên)
Ví dụ 4: Nhân viên Lê Thị Vân làm kế toán tại Công Ty Cổ Phần Mía Đường Lam Sơn từ năm 2008, được hưởng lương 2/12, hệ số 2,06 từ tháng 11/2011 Bà Vân sinh con ngày 1/3/2013 được nghỉ việc hưởng chế độ thai sản 4 tháng
Tiền lương tối thiểu tại thời điểm bà Vân sinh con và hưởng chế độ là: 1.050.000 đồng
Bà Vân được BHXH thanh toán chế độ thai sản bao gồm: