Bài Giảng( THƯ TÍN THƯƠNG MẠI ) Giao Tiếp Bằng Văn Bản Thương Mại Quốc Tế

• Theo nghĩa đen thì tưởng chừng như đơn giản, nhưng trong kinh doanh, nhất là đối với những người làm công tác quản trị, thư tín hầu như không thể thiếu trong suốt quá trình làm việc.•

GIAO TIẾP BẰNG VĂN BẢN

\

1 THƯ TÍN THƯƠNG MẠI

• Yêu cầu về nội dung

• Về chiều dài thư

• Thứ tự mạch lạc

• Văn phong và cách diễn đạt

• Yêu cầu về hình thức của thư tín

1.1 KHÁI NIỆM CHUNG

quả sẽ có lợi cho bản thân và tổ chức.

• Thư, theo định nghĩa trong Từ điển Từ và Ngữ Việt Nam của GS

Nguyễn Lân, là giấy của một người gửi cho một người khác để nói lên ý kiến hay tình cảm của mình

• Theo nghĩa đen thì tưởng chừng như đơn giản, nhưng trong kinh

doanh, nhất là đối với những người làm công tác quản trị, thư tín hầu như không thể thiếu trong suốt quá trình làm việc.

• Thư tín là một phần không nhỏ trong các giao tiếp viết Người tham

gia giao tiếp kinh doanh thực hiện viết thư cho cấp trên, cấp dưới, cho người đồng nghiệp của mình, viết cho nhà cung cấp, viết cho đối tác, cho khách hàng,…

• Vì vậy thư tín được viết tốt sẽ mang lại lợi ích cho công ty cũng như

cho chính bản thân người viết.

1.2 YÊU CẦU CHUNG ĐỐI VỚI THƯ TÍN THƯƠNG MẠI

a Yêu cầu về nội dung và văn phong:

• Giao dịch thư tín cũng phải theo đúng các nguyên tắc của giao tiếp kinh

doanh Thư tín thương mại là một sợi dây liên lạc giữa công ty này với công ty khác, giữa các cấp quản trị trong nội bộ công ty, giữa công ty với khách hàng Thư tín thể hiện phong cách của người viết và văn hóa của công ty hay của cả đất nước khi giao dịch với đối tác nước ngoài

người nhận và tình huống giao tiếp, tiếp theo là theo đúng các bước của thông điệp viết, người viết còn phải chú ý đến việc thể hiện phong cách riêng của mình trong thư thương mại

• Hình thức bên ngoài của thư là bộ mặt của công ty cũng như của người viết

thư; nó sẽ tạo ấn tượng đầu tiên đối với người nhận về người gửi và cũng giúp người viết đạt được mục tiêu trong giao tiếp kinh doanh.

• Yêu cầu về nội dung và văn phong của bức thư tín thương mại cần chú ý

những điểm sau:

– chiều dài thư tín,

– thứ tự mạch lạc thư,

– văn phong và cách diễn đạt,

– tính trong sáng và tính chính xác của thư.

b Về chiều dài thư:

Tất cả thư tín nên đủ dài để giải thích những gì người gửi muốn nói và người nhận cần biết

Người viết phải quyết định trình bày trong thư bao nhiêu thông tin: người viết có thể cung cấp quá nhiều thông tin, trong trường hợp này thư sẽ quá dài hoặc quá ít thông tin trường hợp này thư sẽ quá ngắn

Văn phong và lối diễn đạt của người viết cũng sẽ ảnh hưởng tới chiều dài thư

Hãy xem xét các ví dụ sau và cho nhận xét: ba thư sau được ba người khác nhau trả lời cho cùng đoạn thư hỏi hàng của ông John về các sản phẩm của công ty họ:

+) Bức thư 1:

Dear My John!

Thank you very much for your enquiry of 5 November which we received today

We often receive enquiries from large stores and always welcome them, particularly at this time of the year when we know that you will be buying in stock for Christmas.

We have enclosed our winter catalogue and are sure you will extremely impressed by our wide range of watches You will see that they include ranges for men, women and children with prices that should suit all your customers, from watches costing only a few pounds to those in the luxury bracket priced at several hundred pounds., But whatever price bracket you are interested in, we guarantee all our products for two years

Enclosed you will also find our price list giving full details of prices to London (inclusive of cost, insurance, and freight) and explaining our discount, which we think you will find very generous and which we hope you will take full advantage of.

We are always available to offer information about our products and can promise you personal attention whenever you require it This service is given to all customers throughout the world and as you probably know, we deal with countries from the Far East to Europe and Latin America This fact alone bears out our reputation, which has been established for more than a hundred years and has made our motto “tiem for everyone” – familiar worldwide

Once again, we thank you for your enquiry and say that we look forward to hearing form you in the near future.

Your sincerely

Thank you for your enquiry of 5 November.

We enclose our winter catalogue and a price list giving details of CIF London prices, discounts and delivery dates

Though you will see we offer a wide selection of watches, may we draw your attention to page 23-28 and page 31-36,where there are styles we think might suit the market you describe On page 25, you will find our latest design in pendant watches, which are already selling well

All our products are fully guaranteed and backed by our worldwide reputation

If you need any further information, please contact us We look forward to hearing form you soon

Your sincerely

+) Bức thư 3:

c Thứ tự mạch lạc:

Thư tín cần có lượng thông tin hợp lý , trình bày theo những điểm cần theo

thứ tự mạch lạc với mỗi ý hoặc mỗi dữ kiện phải gắn bó với phần đi trước theo một

mẫu mực liên tiếp Đừng trình bày mông lung rồi chuyến sang chủ đề khác, rồi đề cập lại ý bạn đã viết một vài câu hoặc vài đoạn trước như ở ví dụ sau:

Dear Sir/ Madam

We are interested in your security systems We would like to know more about the prices and discount you offer

A business associate of ours, DMS (wholesalers) Ltd, mentioned your name to us and showed us a catalogue They were impressed with the security system you installed for them, so we are writing to you about it, Do you give guarantees with the installations?

In your catalogue we saw the Secure 15 which looks as thought it might suit our purpose DMS had the Secure 18 installed but as we mentioned, they are wholesale, while

we are a chain of stores We would like something that can prevent robbery and shop lifting

so the Secure 15 might suit us

How long would it take to install a system that would serve all departments? Could you send an inspector or advise to see us soon?

If you can offer competitive prices and guarantees we would put your system in all our outlet but initially we would only install the system in our main branch

We would like to make a decision on this soon, so we would appreciate an early replyYour faithfully

d Văn phong và cách diễn đạt:

Dear Sir/ Madam

I beg to acknowledge receipt of your letter of the 15th in connection with our not clearing our account, which was outstanding as of the end of June

Please accept our profuse apologies We are unable to settle this matter due to the sudden demise of Mr Noel, our accountant and as a result were unaware

of those accounts which were to be cleared We now, however, have managed

to trace all our commitments and take pleasure in enclosing our remittance for USD 2.120, which we trust will rectify matters

We hope that this unforeseen incident did not in any way inconvenience you, nor lead you to believe that our not clearing our balance on the due date was

an intention on our part to delay payment

We remain, yours, etc…

Sau là lối diễn tả đơn giản hơn Ông Aldine sẽ hài lòng với lá thư này vì nó trình bày cho ông điều ông cân biết đơn giản và rõ ràng

Dear Mr Aldine!

I am replying to your letter of 15 July asking us to

clear our June balance.

I apologize for not settling the account sooner, but due to the unfortunate death of Mr Noel, our

Accountant, there have delays in settling all of our

outstanding balances

Please find enclosed our cheque for USD 2.120 and accept our apologies for any inconvenience

Yours sincerely!

However, I am reluctant to do this and am offering a further ten days for the account to be settled

Your sincerely

+) THÀNH NGỮ VÀ TỪ NGỮ THÔNG TỤC

• Điều quan trọng là cố đạt được giọng văn thích hợp trong thư Nói chung, điều này có nghĩa là người viết nên tránh từ ngữ sáo rỗng một chiều, rồi lại bị mâu thuẫn với lối diễn tả từ ngữ thân mật hoặc thông dụng

• Giọng văn có thể bị sai lạc vì cách sử dụng từ vựng hoặc thành ngữ không đúng hoặc cách sử dụng các dạng rút gọn không thích hợp Sau đây là một vài ví dụ;

• Tóm lại nên tránh việc sử dụng các từ ngữ thông tục hoặc tiếng lóng Để tránh được sự hiểu lầm nguy hiểm nếu bạn trao đỏi thư tín bằng tiếng Anh mà không phải tiếng mẹ đẻ của mình, nếu không họ

có thể nghĩ người viết suồng sã

DẠNG KHÔNG THÍCH HỢP DẠNG ĐƯỢC ƯA CHUỘNG HƠN

•You’ve probably guess

•You’ll get your money backed

•Price are at rock bottom

 You are probably aware

 The loan will be repaid

 Price are very low

+) TÍNH TRONG SÁNG:

• Thư tín thương mại khi được viết ra

phải để cho người nhận hiểu được

Chữ viết tắt:

• Chữ viết tắt có thể hữu ích vì chúng đỡ mất thời gian

và dễ đọc Nhưng cả ngừơi viết lẫn người đọc phải

hiểu rõ những chữ viết tắt đó

• Ví dụ FOB, CIF được công nhận chúng có nghĩa tương đương Free on Board và Cost, Insurance, Freight

Nhưng bạn có thể chắc người nhận thư biết p&p có

nghĩa là postage and packing (cước bưu điện và bao gói) không?

• Có rất nhiều chữ viết tắt được dùng trong email nhưng nhiều chữ không được nhiều người biết Nếu bạn

không hoàn toàn chắc chắn tốt nhất không nên dùng

8,525.9 (Eight thousand five hundred

twenty five dollar, nine pence).

Giới từ:

• Phải đặc biệt thận trọng khi sử dụng

giới từ So sánh sự khác biệt giữa các câu sau:

• The book was written by the famous

writer Hamingway

• The book was written on the famous

writer Hamingway

+) TÍNH CHÍNH XÁC:

• Tính chính xác được thể hiện qua các

tiêu chí sau:

Chính tả:

Những sơ suất trong thư có thể làm người đọc ấn tượng xấu Phải kiểm tra lại lỗi chính tả, chấm câu và ngữ pháp cẩn thận Nhiều người ỉ vào tiện ích kiểm lỗi chính tả của máy tính chắc chắn sẽ không bị lỗi chính tả nhưng một từ được viết lộn có thể tạo thành một từ hoàn toàn khác Ví dụ:

 Please give it some though (người viết muốn nói là

thought)

 I saw it their (người viết muốn ghi là there)

 Tiện ích kiểm tra lỗi sẽ bỏ qua các sai sót này Không có cách nào có thể thay cho việc đọc lại kỹ lưỡng hoặc đọc

và sửa thư của người viết

Chức danh, tên và địa chỉ:

• Sử dụng chức danh đúng trong địa chỉ và lời

chào đầu thư Viết chính xác tên của người quan

hệ thư tín (không gì tạo ra ấn tượng tệ hại bằng tên người viết bị sai) và phải viết địa chỉ chính

xác

• Nếu bạn không biết rõ người quan hệ thư tín,

đừng đoán mò phái tính của họ hoặc các thứ

khác Nghĩa là ghi Dear Sir/ Madam chứ đừng ghi Dear Sir hoặc Dear Madam Nếu bạn biết tên

nhưng không biết phái tính của người trao đổi

thư thì ghi Mr/Ms

Tham chiếu

• Khi trả lời thư, fax hoặc email nêu ra tất

cả các tham chiếu chính xác để người đọc hiểu ngay bạn viết về điều gì

Giá cả, đo lường,…

• Đặc biệt thận trọng khi nêu ra giá cả

hoặc cho các chi tiết kỹ thuật, chẳng hạn như đo lường hoặc trọng lượng

• Dẫn chứng những điều này không

chính xác có thể gây ra hiểu lầm rất hệ trọng

Đính kèm và tập tin gửi kèm

• Phải luôn luôn kiểm tra xem bạn đã thật sự đính

kèm tài liệu/ chứng từ đã được nói tới trong thư hoặc gửi tập tin kèm theo email hay chưa Cũng phải kiểm tra xem tài liệu/ chứng từ hoặc tập tin gửi kèm có đúng không

 Thí dụ, nếu chứng từ bạn đính kèm, là hoá đơn PL/231 phải chắc chắn không lộn với hoá đơn PL/

213

• Khi đặt hàng phải chắc chắn bạn phải dẫn chứng

số hiệu đơn đạt hàng chính xác nhất là trong thuơng mại quốc tế, những sai sót này sẽ rất tốn phí về thời gian và tiền bạc

e Yêu cầu về hình thức của thư tín:

• Hình thức của thư tạo ấn tượng đầu tiên đối với

người nhận Do đó giấy sử dụng viết thư phải là giấy tốt

• Tiếp theo là khoảng cách trình bày phải cân đối,

khoảng cách hai bên lề nên đều nhau - khoảng 3cm (# 1.2 inches), khoảng cách cuối thư nên chừa từ 4cm - 5cm (# 1.5 đến 2 inches)

• Nói chung, thư phải được phân bố cân đối giữa

các phần Điều quan trọng nhất là các nội dung của thư trong một trang giấy.

 3 Ngày tháng năm : phải ghi rõ ngày, tháng, năm Không nên chỉ ghi bằng số vì

sẽ không trang trọng và dễ bị nhầm lẫn giữa hai cách viết theo kiểu Anh và Mỹ.

 Địa chỉ người nhận : địa chỉ người nhận trên thư cũng là địa chỉ ngoài phong bì Địa chỉ trên thư này làm cho việc lưu hồ sơ được thuận tiện hơn Ngoài ra, khi dùng bao thư có cửa sổ thì không phải ghi lại địa chỉ ngoài phong bì.

 5 Dòng lưu ý: chỉ áp dụng khi gửi thư cho toàn thể công ty hoặc một tổ chức

mà địa chỉ trên thư không có tên người nhận.

 6 Lời chào mở đầu : lời chào mở đầu phải phù hợp với người nhận, nếu là người nhận cụ thể thì phải nêu cả đầy đủ chức danh và tên ở phần địa chỉ phía trên.

 7 Dòng chủ đề: chủ đề của thư được nêu ngay sau phần chào hỏi, điều này giúp cho người đọc thấy được ngay vấn đề cần giải quyết hoặc thư sẽ được chuyển ngay đến người đang quan tâm.

8 Phần chính của thư : gồm 3 phần

1) Đoạn mở đầu: Đoạn mở đầu quan trọng vì nó gợi ra giọng văn của lá thư và tạo ấn tưọng đầu tiên Nói chung, người viết sẽ cám ơn người gửi thư cho mình (nếu trả lời thư yêu cầu thông tin – enquiries) nếu cần tự giới thiệu bạn và công ty nói rõ chủ đề thư

và trình bày mục đích của nó

Thank you for your enquiry dated 8 July in which you asked us about our range of cosmetics As you probably know our advertising, we appeal to a wide age group from the teenage market through to the mature women and our products are retailed

in leading stores throughout the world

(2) Đoạn chính: Phần chính của là thư sẽ được quan tâm, trình bày điểm cần phải trình bay, những câu trả lời của bạn hoặc những câu hỏi bạn muốn nêu ra Điều này tuỳ thựôc vào loại thư Ở đoạn thân, việc lập dàn ý là quan trọng nhất sao cho việc trình bày đầy đủ, rõ ràng, mạch lạc các điểm trọng yếu

(3) Đoạn kết: Ở cuối thư, nếu là thư trả lời bạn phải cám ơn ngưòi viết thư nếu chưa trình bày ở đoạn đầu Nếu thích hợp, hãy khuyến khích liên lạc để có thêm thông tin hoặc trao đổi thư tín, và cho biét bạn rất mong nhận đuợc thư của người ấy sớm Người viết nên tóm tắt lại một vài quan điểm ở phần chính của thư Ví dụ:

Once again thank you for writing to us Please contact us if you would like any further information To summarize, all prices are quoted CIF, delivery would be six weeks from receipt of order I look forward to hearing from you soon

9 Lời chào kết thúc: là lời chào lịch sự, thể hiện sự tôn trọng Chữ đầu của lời chào kết nên thẳng hàng với chữ đầu của dòng ngày tháng

10 Tên công ty: đặt ở dòng tiếp theo lời chào kết thúc thư khi người gửi đại diện cho tổ chức.

11 Chữ ký, tên và chức danh người gửi: nên ghi rõ tên

và chức danh người gửi sau khi đã ký tên

12 Chữ tắt tham khảo: chỉ chú thích khi có dùng từ viết tắt.

13 Nơi nhận khác (bản sao) và tài liệu đính kèm: nêu nơi nhận bản sao và tài liệu đính kèm giúp giảm nhẹ công việc hành chánh văn phòng vì thông tin nhận được rõ ràng hơn

1 Tái bút: sử dụng khi vấn đề nêu ra không liên quan đến nội dung chính của thư hoặc những phát sinh sau khi hoàn tất thư Nên sử dụng phần này khi thật sự cần thiết.

1 MỘT SỐ MẪU THƯ TÍN THƯƠNG

MẠI

Nếu đặt hàng qua điện thoại, điều đó cũng phải xác nhận bằng văn bản

Trong đơn đặt hàng thường có nội dung

sau:

 Loại hàng/ Số lượng/ Chất lượng: Item/ the quantity/ quality

Our company would like to order the following item:

Item: FO 3.5%S

The quantity: 500 MT

The quality as attached file

 Số đơn đặt hàng/ order number:

Please find enclosed the order number B23451 for HFO 3.5 %S …

Thank you for your reply of 20 Jan regarding the email about mobile phones Enclosed you will find our official order (No B561)

 Thời hạn giao hàng: Delivery Date/ Địa điểm giao hàng: Delivery Place

It is essential that the goods are delivered before the beginning of November.

Delivery before 28 February is a firm condition of this order and we reserve the right to refuse goods delivered after that time

Please confirm that you can complete the work before the end of March

 Điều kiện thanh toán: Payment term

We would like to confirm that payment is to be made by irrevocable letter of credit which we have already applied to the bank for

We agreed that payments would be made against quarterly statements

 Phần kết thúc của đơn hàng thường yêu cầu đề nghị nhận thư xác nhận:

I look forward to receiving your advice/ shipment/ acknowledgement/ confirmation

Xem xét thư và Mẫu đơn hàng (Order):

F LYNCH & CO.LTD HeadOffice

• Dear Sig Causio

• Please find enclosed our official order, No DR 4316

• For this order, we accept the 15% trade discount you offered and the terms of

payment (sight draft, CAD), but hope you are willing to review these terms if we decide

to order again

• Would you please send the shipping documents and your sight draft to

Northminster Bank, Deal Street, Birmingham B3 1SQ

• We would appreciate delivery within the next six weeks, and look forward to your

acknowledgement

• Your sincerely

• Peter Crane

• Chief Buyer

• Enc Order No DR4316

Công ty F Lynch & Co thanh toán theo điều kiện của bên nào?

Họ muốn nhận hàng áo len trong bao lâu nữa?

Dưới đây là đơn hàng đính kèm thư

F LYNCH & CO.LTD HeadOffice

FLYNCH & CO.LTD would like to order the following items:

Quantity Item Description Cat.No Price (CIF london)

50 V-neck: 30 red + 20 blue R432 USD 30.8 each

30 Roll neck: 15 black N154 USD 23.00 each

Note: subject to 5% quantity discount

subject to 15% trade Disc

delivery date: 6 weeks

Date 9 March

Authorized

Peter Crane

Câu hỏi:

– Tham chiếu nào để nhận biết hàng áo len?

– Loại chiết khấu nào đuợc chấp nhận?

– Nếu công ty F.Lynch & Co liên lạc thư tín nữa với công ty Satex về đơn đặt hàng

này, họ sẽ dùng tham chiếu nào?

– Đơn đặt hàng sẽ được giao khi nào

*) XÁC NHẬN ĐƠN HÀNG (CONFIRMATION)

– Theo ví dụ trên, công ty Satex hiện đang chuẩn bị đơn đặt hàng của ông Crane

nhưng trong khi chờ đợi họ gửi email cho ông để cho biết đã nhận được đơn hàng Dưới đây là email xác nhận của giám đốc bán hàng công ty Satex.

– Trường hợp hết hàng hoặc không giao hàng đúng thời hạn, cần thông báo ngay cho

bên đối tác

Bài tập/ Exercises: Luyên tập một số câu dịch:Enquiry

Opening lines

1 Một khách hàng của chúng tôi đã cho chúng tôi tên của quí công ty

2 ……… đã khuyên chúng tôi liên hệ với quý công ty/ngài về….

3 Chúng tôi đã nhìn thấy sản phẩm của quí ngài được trưng bày tại hội chợ…đầu năm nay, và muốn biết liệu….

Ông…, người đã và đang làm ăn với quí ngài được vài năm nay cho chúng tôi biết quý ngài có thể cung cấp cho chúng tôi

5 Quảng cáo của quí công ty trên tạp chí…số ra tháng này cho biết quí công ty có thể chào

6 Chúng tôi là nhà kinh doanh…hàng đầu tại Việt Nam

7 Chúng tôi là một công ty XNK chuyên kinh doanh hàng tiêu dùng

Asking for information

1 Xin Ông gửi cho chúng tôi catalogue và bảng giá về……

2 Xin Ông chào giá CIF… cho những mặt hàng sau theo số lượng được nêu

3 Chúng tôi sẽ rất vui nếu nhận được qui cách các loại máy…mới của quí ông, cung với bảng giá XK hiện tại và thông tin về chiết khâu thương mại trả tiền ngay

Chúng tôi quan tâm đến điều kiện thanh toán và chiết khấu giành cho đơn hàng lớn và thường xuyên

5 Nếu chúng tôi đặt đơn hàng với các ông chúng tôi sẽ phải yêu cầu giao hàng ngay Các ông có thể đảm bảo giao hàng trong 3 tuần

kể từ lúc nhận đơn hàng không?

6 Xin các ông vui lòng gửi mẫu những mặt hàng liệt kê ở trên, mỗi thứ một mẫu

7 Chúng tôi đề nghị thanh toán bằng hối phiếu trả sau 30 ngày , chấp nhận đổi chứng từ.

8 Thanh toán bằng hối phiếu trả tiền ngay tại VCB.

9 Chúng tôi yêu cầu có hàng muộn nhất là trước ngày…

Closing lines

1 Chúng tôi mong nhận được hồi âm sớm

2 Vì thời vụ đang đến gần chúng tôi phải yêu cầu ông trả lời trước ngày

3 Nếu hàng của các ông được như mẫu thì sẽ bán chạy/dễ bán ở thị trường này

Nếu chất lượng tốt và giá cả cạnh tranh chúng tôi sẽ đặt hàng thường xuyên

5 Với điều kiện các ông có thể đảm bảo nguồn cung thường xuyên và hứa giao hàng trong vòng…tháng kể từ lúc nhận được đơn hàng của chúng tôi, chúng tôi sẽ đặt hàng thường xuyên.

Practice No1

- Qua tạp chí ………được biết công ty trên là đại lý cho hãng……… của Nhật.

- Đề nghị họ gửi catalogue tất cả các loại sản phẩm họ đang có.

- Đề nghị họ gửi báo giá cho lô hàng 200 sản phẩm được quảng cáo trên tạp chí

……….số ra ngày………, giá CIF Hải Phòng cùng các chi tiết về giảm giá, điều kiện thanh toán và thơi gian giao hàng.

- Hỏi xem họ có sẵn sàng giành cho anh/chị những điều kiện đặc biệt đối với các đơn hàng hàng năm tổng trị giá 300.000.000 VND không?

- Nếu hàng đáp ứng yêu cầu đặt hàng thường xuyên.

Practice No 2

Yêu cầu họ gửi catalogue cùng với mẫu vải mà họ dùng để may quần áo trẻ em Trong thư anh /chị cho biết rằng qua một khách hàng lâu năm của họ là công ty Brishtic mà anh chị biết được công ty này chuyên sản xuất quần áo trẻ em chất lượng cao để xuất khẩu Anh/chị lưu ý họ đến nhu cầu đang tăng lên đối mặt hàng này và hứa hẹn đặt đơn hàng thường xuyên nếu giầy của họ phù hợp với thời tiết VN

- Yêu cầu họ cho biết thời gian giao hàng , điều kiện thanh toán, chiết khấu đối với đơn hàng lớn

và mua thường xuyên.

- Cho họ biết nhu cầu hàng năm của công ty rất lơn có thể đặt những đơn hàng lớn nếu giá cả cạnh tranh và giao hàng ngay.

2 GIẤY MỜI

•Là “bức thông điệp” theo nghĩa gốc của từ, giấy mời phải

cung cấp thông tin chính xác, dung ít từ nhưng vẫn truyền tải đúng và đủ nội dung cần thiết.

•Là một văn bản có nội dung ngắn , sự rõ ràng và súc tích

trong soạn thảo giấy mời là hai nguyên tắc chủ đạo.

•Công việc soạn thảo rất mất thời gian đối với những người bắt đầu làm quen hay không làm thường xuyên

•Thể loại công việc này đòi hỏi sử dụng các thuật ngữ riêng, văn phong phải trôi chảy và không có từ lặp lại

•Nội dung văn bản được thể hiện dưới dạng một câu duy nhất, không có dấu ngắt câu; giấy mời phải được đọc liền một mạch.