Quy chế chi tiêu nội bộ

Quy định này được xây dựng nhằm quản lý chi tiêu nội bộ phục vụ hoạt động kinh doanh tại Công ty TNHH Phát triển dự án Hà Nội với mục đích: Bảo đảm việc chi tiêu là cần thiết, tiết kiệm, tránh lãng phí, kịp thời và có hiệu quả và thực hiện sự quản lý, kiểm soát của Ban lãnh đạo Công ty đối với các phòng ban, Bộ phận, các Chi nhánh, Đơn vị trực thuộc (nếu có) khác trong công tác quản lý chi tiêu nội bộ. Quy định này được áp dụng đối với công tác quản lý chi tiêu nội bộ tại Công ty TNHH Phát triển dự án Hà Nội, gồm: Trụ sở Công ty và các Đơn vị trực thuộc (nếu có).

Số: …/…/QC-HĐTV …… , ngày … tháng … năm 2021

QUY CHẾ

CHI TIÊU NỘI BỘ

CÔNG TY TNHH PHÁT TRIỂN DỰ ÁN HÀ NỘI

HỘI ĐỒNG THÀNH VIÊN

- Căn cứ Điều lệ Công ty TNHH Phát triển dự án Hà Nội;

- Căn cứ Quy chế Quản trị và Điều hành số … / … /QC-HĐTV ngày … / … / … của Hội đồng Thành viên;

- Căn cứ Quy chế Tổ chức và hoạt động của Bộ máy điều hành số … / HĐTV ngày … / … / … của Hội đồng Thành viên;

… /QC Quy chế Tài chính số … /… /QC… /QC HĐTV ngày … /… /… của Hội đồng Thànhviên;

- Căn cứ Biên bản họp Hội đồng Thành viên số … / … /BB-HĐTV ngày … / … /

… về việc thông qua dự thảo các văn bản định chế Công ty TNHH Phát triển dự

án Hà Nội;

- Căn cứ đề nghị của Tổng Giám đốc và Hội đồng Quản lý chi phí (nếu có),

QUY ĐỊNH:

Chương I NHỮNG QUY ĐỊNH CHUNG Điều 1 Đối tượng áp dụng, phạm vi điều chỉnh

1 Đối tượng áp dụng

Quy định này được xây dựng nhằm quản lý chi tiêu nội bộ phục vụ hoạt độngkinh doanh tại Công ty TNHH Phát triển dự án Hà Nội với mục đích:

a) Bảo đảm việc chi tiêu là cần thiết, tiết kiệm, tránh lãng phí, kịp thời và cóhiệu quả;

b) Thực hiện sự quản lý, kiểm soát của Ban lãnh đạo Công ty đối với cácphòng ban, Bộ phận, các Chi nhánh, Đơn vị trực thuộc (nếu có) khác trongcông tác quản lý chi tiêu nội bộ

2 Phạm vi điều chỉnh

Quy định này được áp dụng đối với công tác quản lý chi tiêu nội bộ tại Công tyTNHH Phát triển dự án Hà Nội, gồm: Trụ sở Công ty và các Đơn vị trực thuộc (nếucó)

Điều 2 Thuật ngữ, định nghĩa và từ viết tắt

1 Giải thích từ ngữ:

Trong văn bản này, các từ ngữ dưới đây được hiểu như sau

a) Công ty: Công ty TNHH Phát triển dự án Hà Nội;

b) Chi nhánh(nếu có): Đơn vị phụ thuộc của Công ty, có nhiệm vụ thực hiện

toàn bộ hoặc một phần chức năng của Công ty kể cả chức năng đại diện theo

uỷ quyền Chi nhánh không có tư cách pháp nhân;

c) Đơn vị trực thuộc(nếu có): Bao gồm Chi nhánh, Văn phòng đại diện và các

Đơn vị khác mà Công ty sở hữu 100% vốn điều lệ;

d) Công ty con (nếu có) : Là bất kỳ Công ty nào mà Công ty TNHH Phát triển

dự án Hà Nội:

- Sở hữu trên 50% vốn điều lệ hoặc tổng số cổ phần phổ thông của Công

ty đó; hoặc

- Có quyền trực tiếp hoặc gián tiếp quyết định bổ nhiệm đa số hoặc tất cả

thành viên Hội đồng Thành viên, Giám đốc hoặc Tổng Giám đốc củaCông ty đó; hoặc

- Có quyền quyết định sửa đổi, bổ sung Điều lệ của Công ty đó.

e) Công ty liên kết (nếu có): Công ty trong đó Công ty TNHH Phát triển dự

án Hà Nội hoặc Công ty TNHH Phát triển dự án Hà Nội và người có liênquan của Công ty TNHH Phát triển dự án Hà Nội sở hữu lớn hơn hoặc bằng20% vốn điều lệ hoặc lớn hơn hoặc bằng 20% vốn cổ phần có quyền biểuquyết, nhưng không phải là Công ty con của Công ty TNHH Phát triển dự

án Hà Nội;

f) Công ty đầu tư (nếu có): Công ty trong đó Công ty TNHH Phát triển dự án

Hà Nội hoặc Công ty TNHH Phát triển dự án Hà Nội và người có liên quancủa Công ty TNHH Phát triển dự án Hà Nội sở hữu dưới 20% vốn điều lệhoặc dưới 20% vốn cổ phần có quyền biểu quyết;

g) Đơn vị thành viên (nếu có): Bao gồm Đơn vị trực thuộc và Công ty

j) Ban Giám đốc Chi nhánh(nếu có): Các chức danh Giám đốc, Phó Giám

đốc Chi nhánh/Văn phòng đại diện Ban Giám đốc Chi nhánh điều hành trựctiếp các hoạt động hàng ngày của Chi nhánh, chịu sự giám sát và chịu tráchnhiệm trước Công ty TNHH Phát triển dự án Hà Nội và trước Pháp luật vềviệc thực hiện các quyền và nhiệm vụ được giao;

k) Ban Giám đốc Đơn vị thành viên(nếu có): Các chức danh (Tổng) Giám

đốc, Phó (Tổng) Giám đốc Đơn vị thành viên Ban Giám đốc Đơn vị thànhviên điều hành trực tiếp các hoạt động hàng ngày của Công ty, chịu sự giám

sát và chịu trách nhiệm trước Hội đồng Quản trị Công ty và trước Pháp luật

về việc thực hiện các quyền và nhiệm vụ được giao;

l) Cán bộ nhân viên: Những người lao động làm việc tại Công ty TNHH Phát

triển dự án Hà Nội và các Đơn vị thành viên(nếu có);

m) Pháp luật: Pháp luật Việt Nam được ban hành và áp dụng tại từng thời

điểm;

n) Các khoản chi tiêu nội bộ: Các khoản chi cho các hoạt động quản lý để

duy trì hoạt động kinh doanh của Công ty và được hạch toán vào chi phí

2 Từ viết tắt:

a) HĐTV: Hội đồng Thành viên;

b) HĐ QLCP(nếu có): Hội đồng Quản lý chi phí;

c) Ban TGĐ: Ban Tổng Giám đốc;

k) CCDC: Công cụ, dụng cụ;

l) Thuế GTGT: Thuế Giá trị gia tăng;

m) Thuế TNDN: Thuế Thu nhập doanh nghiệp;

n) Thuế TNCN: Thuế Thu nhập cá nhân;

o) BHXH: Bảo hiểm Xã hội;

p) BHYT: Bảo hiểm Y tế;

q) BHTN: Bảo hiểm Thất nghiệp;

r) KPCĐ: Kinh phí Công đoàn.

Điều 3 Nguyên tắc chi tiêu nội bộ

1 Việc chi tiêu phải chấp hành đúng quy định của Pháp luật, các hướng dẫn của Bộ

Tài chính và các hướng dẫn khác có liên quan

2 Các khoản chi tiêu phải nằm trong kế hoạch ngân sách chi tiêu đã được HĐTV

Công ty TNHH Phát triển dự án Hà Nội phê duyệt

3 Tất cả các khoản chi tiêu đều phải có dự trù kinh phí và phải được cấp có thẩm

quyền: Chủ tịch HĐTV hoặc TGĐ/GĐ phê duyệt theo phân cấp trước khi thựchiện và phải thanh toán kịp thời sau khi hoàn thành công việc theo quy định

4 Việc chi tiêu phải tiết kiệm, tránh lãng phí, kịp thời và có hiệu quả

5 Phòng Kế toán phải xem xét tất cả các khoản chi tiêu trước khi trình cấp có thẩm

quyền phê duyệt nhằm đảm bảo tính hợp lý, hợp lệ của chứng từ thanh toán vàgiám sát được quá trình thực hiện kế hoạch chi tiêu của Đơn vị mình.

6 Đối với các khoản chi tiêu đột xuất, chi tiêu ngoài kế hoạch đã được phê duyệt:

a) Tại Công ty TNHH Phát triển dự án Hà Nội:

Trường hợp phát sinh nhu cầu chi tiêu đột xuất, ngoài kế hoạch chi tiêu đã đượcHĐTV phê duyệt thì việc phê duyệt chi tiêu được quy định như sau:

- Các Đơn vị phát sinh nhu cầu chi tiêu đột xuất, ngoài kế hoạchphải lập tờ trình gửi cấp có thẩm quyền, trước khi đó phải thông qua(Khối) Tài chính xem xét;

- Căn cứ kết quả phê duyệt của cấp có thẩm quyền, TGĐ/GĐthông báo cho các Đơn vị liên quan biết để thực hiện;

- Tất cả các khoản chi tiêu đột xuất, ngoài kế hoạch chỉ được thựchiện sau khi có ý kiến phê duyệt của cấp có thẩm quyền

b) Tại các Đơn vị thành viên(nếu có): Tuân thủ theo quy định tại Điều 20 vàĐiều 21 Quy chế Quản lý điều hành các Đơn vị thành viên, cụ thể như sau:

- Trong trường hợp các khoản chi tiêu ngoài kế hoạch có biếnđộng dưới 10% sẽ do Ban (Tổng) GĐ Đơn vị thành viên tự điều chỉnh;

- Trong trường hợp các khoản chi tiêu ngoài kế hoạch có biếnđộng vượt trên 10% thì: Các Đơn vị thành viên phải làm giải trình gửiCông ty TNHH Phát triển dự án Hà Nội để xin phê duyệt bổ sung ngânsách trước khi thực hiện

7 Đơn vị đầu mối mua sắm và đấu thầu hàng hóa, dịch vụ và các cá nhân được giao

nhiệm vụ đàm phán hoặc mua hàng hóa, dịch vụ phải hoàn toàn chịu tráchnhiệm về giá cả, chất lượng, hiệu quả và tính pháp lý của công việc do mìnhthực hiện Mọi khoản giảm giá, chiết khấu, hoa hồng… được người bán ápdụng (nếu có) phải được khấu trừ trực tiếp vào giá, nếu không được khấu trừvào giá thì người nhận phải có nghĩa vụ kê khai, nộp lại Trường hợp bị pháthiện không nộp lại các khoản trên, người mua hàng hoặc người thực hiện dịchvụ sẽ bị xử lý nghiêm khắc theo quy định của Pháp luật và Công ty tùy theomức độ vi phạm

8 Người ký hợp đồng mua hàng hóa, dịch vụ sẽ là người ký thanh lý hợp đồng đối

với những hợp đồng có quy định phải ký thanh lý Trường hợp người ký hợpđồng vắng mặt có lý do chính đáng (đi công tác dài ngày, thuyên chuyển côngtác, về hưu, ốm dài ngày, …) thì người ký thanh lý hợp đồng thay phải ngangcấp hoặc là cấp trên của người đã ký hợp đồng hoặc là người được uỷ quyềnhợp pháp

9 Đối với những Đơn vị chưa có cấp Trưởng mà chỉ có cấp Phó phụ trách thì cấp này

được hưởng các chế độ và quyền lợi như cấp Trưởng (ngoại trừ việc xếp ngạchlương)

10 Nếu CBNV kiêm nhiệm nhiều chức vụ khác nhau, mỗi chức vụ có quy định một

mức phụ cấp khác nhau (cho cùng một loại phụ cấp) thì chỉ áp dụng mức phụcấp cao nhất cho một trong những chức vụ đang đảm nhiệm

11 Các mức phụ cấp tại Quy chế này là mức tối đa, tùy theo điều kiện và tình hình

thực tế, cấp có thẩm quyền có thể quyết định áp dụng các mức phụ cấp khácnhau nhưng tối đa không được vượt quá mức quy định tại Quy chế này

Ban điều hành Công ty TNHH Phát triển dự án Hà Nội, Ban (Tổng) GĐ Đơn vịthành viên(nếu có) quyết định áp dụng các mức phụ cấp khác nhau đối vớiCBNV tại Đơn vị mình trên trên cở sở đề xuất của các Trưởng Đơn vị vàTrưởng Phòng Hành chính – Nhân sự

Điều 4 Thẩm quyền duyệt chi

1 Thẩm quyền phê duyệt chi tiêu nội bộ tại Công ty TNHH Phát triển dự án Hà Nội

của HĐTV/Chủ tịch HĐTV và TGĐ/GĐ được quy định tại Quy chế Tài chính

và Phụ lục số 05

2 Thẩm quyền phê duyệt chi tiêu nội bộ trong kế hoạch tại Đơn vị thành viên(nếu có)

được quy định theo tại Khoản 2, Điều 3 của Quy chế này

3 Đối với các khoản chi tiêu ngoài kế hoạch phải được HĐTV phê duyệt theo như

quy định tại Khoản 6, Điều 3 của Quy chế này

Điều 5 Lập và quản lý kế hoạch ngân sách chi tiêu

Công ty TNHH Phát triển dự án Hà Nội và các Đơn vị thành viên(nếu có) phảituân thủ theo đúng quy định tại:

a) Quy chế Tài chính Công ty TNHH Phát triển dự án Hà Nội;

b) Quy chế Quản lý điều hành Đơn vị thành viên(nếu có) ;

c) Quy chế Kiểm soát các Đơn vị thành viên(nếu có);

d) Quy trình Mua sắm, thanh lý nhượng bán tài sản tại Đơn vị thành viên(nếucó);

e) Quy định Kiểm kê tài sản tại các Đơn vị thành viên(nếu có);

f) Và các quy định khác có liên quan

Điều 6 Hình thức thanh toán - Trình tự, thủ tục thanh toán

1 Chi tạm ứng, trả trước cho Nhà cung cấp

a) Chi tạm ứng, trả trước cho Nhà cung cấp áp dụng trong trường hợp:

- Công ty giao cho người nhận tạm ứng để thực hiện nhiệm vụsản xuất, kinh doanh hoặc giải quyết một công việc nào đó được phêduyệt Người nhận tạm ứng phải là người lao động làm việc tại Công ty.Đối với người nhận tạm ứng thường xuyên (thuộc các Bộ phận cung ứngvật tư, quản trị, hành chính) phải được TGĐ/GĐ chỉ định bằng văn bản;

- Thực hiện thanh toán các khoản ứng trước theo điều khoảnthanh toán ghi trong hợp đồng với Nhà cung cấp có uy tín để đảm bảoviệc thực hiện hợp đồng

b) Thời gian thanh toán tạm ứng:

- Tối đa 10 ngày làm việc kể từ ngày kết thúc công việc (khôngbao gồm các khoản tạm ứng theo hợp đồng và các khoản tạm ứng có tínhchất đặc thù);

- Đối với các khoản đi công tác của HĐTV, Ban Kiểm soát, BanTGĐ/GĐ: Phòng Hành chính – Nhân sự có trách nhiệm tập hợp các hóađơn chứng từ phát sinh và hoàn tất thủ tục thanh toán tạm ứng trongvòng 10 ngày làm việc sau khi chuyến công tác kết thúc.

c) Các quy định về thanh toán tạm ứng:

- Khi việc chi tiêu hoàn thành (từng phần hoặc toàn phần), người

đã đề nghị tạm ứng có nghĩa vụ thanh toán ngay khoản tiền đã tạm ứng;

- Khi thanh toán tạm ứng phải xuất trình đầy đủ chứng từ, hóađơn hợp lệ Tạm ứng và thanh toán phải theo cùng một nội dung chi tiêu;

- Quá thời gian thanh toán tạm ứng theo quy định tại Mục b,Khoản 1 Điều này, nếu người tạm ứng không hoàn thiện chứng từ thanhtoán tạm ứng sẽ phải làm giải trình nêu rõ lý do chưa thể thanh toán tạmứng, đồng thời ghi rõ thời gian cam kết hoàn ứng Trong trường hợpkhông nhận được tờ trình của người tạm ứng xin gia hạn thời gian tạmứng được cấp có thẩm quyền phê duyệt, Phòng Kế toán sẽ gửi thông báo

đề nghị Phòng Hành chính – Nhân sự thực hiện trừ lương trong kỳ gầnnhất để thu hồi số tiền đã tạm ứng

d) Trình tự, thủ tục chi và thanh toán tạm ứng:

- Các Đơn vị/Cá nhân phát sinh nhu cầu chi tiêu lập tờ trình gửicấp có thẩm quyền phê duyệt và phải thông qua Phòng Kế toán xem xét;

- Căn cứ tờ trình đã được phê duyệt, các Đơn vị/Cá nhân lập Giấy

đề nghị tạm ứng có ý kiến của Phụ trách Đơn vị kèm theo các giấy tờliên quan khác đến việc tạm ứng (dự toán, hợp đồng …) gửi Phòng Kếtoán đề nghị tạm ứng;

- Phòng Kế toán có trách nhiệm kiểm tra tính hợp pháp, hợp lý,hợp lệ của bộ hồ sơ xin tạm ứng và thanh toán do các Đơn vị gửi đến,nếu đáp ứng đủ các điều kiện tạm ứng thì trình Trưởng Phòng Kế toán vàcấp có thẩm quyền duyệt chi ký, sau đó thực hiện thanh toán và hạchtoán, nếu không đáp ứng đủ các điều kiện tạm ứng thì trả lại Đơn vị/Cánhân xin tạm ứng yêu cầu bổ sung, hoàn thiện hồ sơ tạm ứng;

- Đối với các khoản tạm ứng để mua hàng hóa, dịch vụ, kế toánphải phối hợp với các Đơn vị có liên quan để kiểm tra, khảo sát giá cả thịtrường để đảm bảo tính xác thực và hợp lý của khoản chi tiêu;

- Đến thời hạn thanh toán tạm ứng, các Đơn vị/Cá nhân xin tạmứng lập Giấy đề nghị quyết toán tạm ứng kèm theo bộ chứng từ liênquan đến khoản tạm ứng gửi Phòng Kế toán đề nghị thanh toán tạm ứng

Bộ chứng từ thanh toán thực hiện theo quy định tại Điều 7 của Quy chếnày Trình tự, thủ tục thanh toán tạm ứng tương tự như trình tự, thủ tụccủa thanh toán ngay;

- Trường hợp các Đơn vị/Cá nhân đến thời hạn thanh toán tạmứng nhưng chưa thể thanh toán được vì các lý do khách quan thì phảilàm giải trình nêu rõ lý do chưa thể thanh toán tạm ứng và thời gian camkết sẽ hoàn ứng, giải trình phải có ý kiến phê duyệt của cấp có thẩmquyền và gửi cho Phòng Kế toán chậm nhất sau 01 ngày kể từ ngày đếnhạn quyết toán tạm ứng.

2 Thanh toán ngay

a) Áp dụng trong các trường hợp Công ty trực tiếp thanh toán cho Nhà cungcấp vật tư, hàng hóa, dịch vụ… ngay sau khi nghiệp vụ phát sinh được hoànthành và có đầy đủ chứng từ hợp lệ

b) Trường hợp trong hợp đồng cung ứng vật tư, hàng hóa, dịch vụ,… có điềukiện bảo hành thì Công ty có thể giữ lại một khoản tiền để thanh toán saukhi Nhà cung cấp hoàn tất nghĩa vụ bảo hành theo điều khoản thỏa thuận tạihợp đồng

c) Trình tự, thủ tục thanh toán ngay:

- Các Đơn vị/Cá nhân thanh toán lập Giấy đề nghị thanh toánkèm theo bộ chứng từ thanh toán theo quy định tại Điều 7 của Quy chếnày gửi Bộ phận Kế toán đề nghị thanh toán;

- Bộ phận Kế toán có trách nhiệm kiểm tra tính hợp pháp, hợp lý,hợp lệ của bộ chứng từ thanh toán do các Đơn vị gửi đến, nếu đáp ứng

đủ các điều kiện thanh toán thì trình lãnh đạo và cấp có thẩm quyềnduyệt chi ký, sau đó thực hiện thanh toán và hạch toán, nếu không đápứng đủ các điều kiện thanh toán thì trả lại Đơn vị/Cá nhân xin thanh toányêu cầu bổ sung, hoàn thiện bộ chứng từ thanh toán

4 Chi hộ

a) Việc chi hộ áp dụng giữa các Chi nhánh và Văn phòng Công ty

b) Trình tự, thủ tục thực hiện chi hộ:

- Khi phát sinh nhu cầu, Đơn vị nhờ chi hộ phải gửi văn bản (quađường fax hoặc email) cho Đơn vị chi hộ đề nghị chi hộ;

- Đơn vị chi hộ phải kiểm tra, kiểm soát chứng từ chi hộ trước khithực hiện chi hộ và phải thực hiện hạch toán kế toán theo quy định Đơn

vị chi hộ phải gửi chứng từ gốc cho Đơn vị nhờ chi hộ trong vòng 05ngày làm việc kể từ khi chi hộ

5 Thanh toán bù trừ

a) Trường hợp hàng hóa, dịch vụ mua vào theo phương thức thanh toán bù trừgiữa giá trị hàng hóa, dịch vụ mua vào với giá trị hàng hóa, dịch vụ bán ra,vay mượn hàng mà phương thức thanh toán này được quy định cụ thể tronghợp đồng thì phải có biên bản đối chiếu số liệu và xác nhận giữa hai Bên vềviệc thanh toán bù trừ giữa hàng hóa, dịch vụ mua vào với hàng hóa, dịch vụbán ra, vay mượn hàng.

Trường hợp bù trừ công nợ qua bên thứ ba phải có biên bản bù trừ công nợcủa ba (03) bên làm căn cứ khấu trừ thuế GTGT

b) Trường hợp hàng hóa, dịch vụ mua vào theo phương thức bù trừ công nợnhư vay, mượn tiền; cấn trừ công nợ qua người thứ ba mà phương thứcthanh toán này được quy định cụ thể trong hợp đồng thì phải có hợp đồngvay, mượn tiền dưới hình thức văn bản được lập trước đó và có chứng từchuyển tiền từ tài khoản của bên cho vay sang tài khoản của bên đi vay đốivới khoản vay bằng tiền bao gồm cả trường hợp bù trừ giữa giá trị hàng hóa,dịch vụ mua vào với khoản tiền mà người bán hỗ trợ cho người mua, hoặcnhờ người mua chi hộ

c) Trường hợp hàng hóa, dịch vụ mua vào được thanh toán uỷ quyền qua Bênthứ ba thanh toán qua ngân hàng (bao gồm cả trường hợp bên bán yêu cầuBên mua thanh toán tiền qua ngân hàng cho Bên thứ ba do bên bán chỉ định)thì việc thanh toán theo uỷ quyền hoặc thanh toán cho Bên thứ ba theo chỉđịnh của Bên bán phải được quy định cụ thể trong hợp đồng dưới hình thứcvăn bản và Bên thứ ba là một pháp nhân hoặc thể nhân đang hoạt động theoquy định của Pháp luật

Điều 7 Quy định về bộ chứng từ thanh toán

1 Hóa đơn tài chính theo Luật định không được tẩy xóa, không bị rách, nhàu nát; hóa

đơn phải ghi chính xác đầy đủ tên, địa chỉ, mã số thuế của Công ty TNHH Pháttriển dự án Hà Nội và các Đơn vị thành viên (nếu có) Tất cả các khoản chi tiêubắt buộc phải có hóa đơn tài chính

2 Các chứng từ khác kèm theo, bao gồm:

a) Tờ trình liên quan đến khoản chi tiêu đã được cấp có thẩm quyền phê duyệt;b) Bảng dự toán chi phí chi tiêu;

c) Các bản chào giá theo quy định;

d) Hợp đồng kinh tế (bắt buộc đối với các khoản chi tiêu, mua sắm có giá trị từ

20 (hai mươi) triệu đồng trở lên; không bắt buộc đối với khoản chi tiếpkhách; khuyến khích ký hợp đồng với các khoản chi tiêu mua sắm nhỏ hơnhoặc bằng 20 (hai mươi) triệu đồng nhưng có các điều khoản liên quan đếncác cam kết, bảo hành giữa 02 bên như hợp đồng quảng cáo, thi công lắp đặtbảng biển…); Biên bản thanh lý hợp đồng (trừ trường hợp trong Hợp đồng

có quy định điều khoản Hợp đồng tự động thanh lý);

e) Phiếu nhập kho, Biên bản bàn giao, Biên bản nghiệm thu kỹ thuật, Biên bảnthầu (nếu có);

f) Bảng kê các chứng từ thanh toán;

g) Các loại chứng từ khác liên quan đến việc thanh toán (vé máy bay, thẻ lênmáy bay, phiếu cử đi công tác kiêm đề nghị tạm ứng, chứng nhận xuất xứ,chứng nhận chất lượng, tờ khai hải quan, giấy bảo hành, vận đơn ).

3 Giấy đề nghị thanh toán do người thực hiện chi tiêu lập phải có xác nhận của Phụ

trách Đơn vị, có xác nhận kiểm tra chứng từ của Phòng Kế toán và phê duyệttheo thẩm quyền duyệt chi

4 Trách nhiệm về tính hợp pháp, hợp lý của bộ chứng từ thanh toán:

Người phụ trách việc chi tiêu phải có trách nhiệm thu thập đầy đủ hóa đơnchứng từ, đảm bảo tính hợp pháp, hợp lý của bộ chứng từ thanh toán tuân thủtheo đúng quy định của các văn bản Pháp luật có liên quan: Luật Thuế GTGT,Luật Thuế TNDN… Mọi tổn thất, thiệt hại sau này (nếu có) do việc thu thậphóa đơn chứng từ không đầy đủ, không hợp pháp, hợp lý sẽ do Người phụ tráchviệc chi tiêu chịu trách nhiệm trước Công ty;

Phòng Kế toán có trách nhiệm kiểm tra tính hợp pháp, hợp lý của bộ chứng từthanh toán trước khi trình cấp có thẩm quyền phê duyệt Trong trường hợp bộchứng từ không đảm bảo tính hợp pháp, hợp lý; Phòng Kế toán phải yêu cầungười thực hiện bổ sung, thay thế cho phù hợp với quy định hiện hành; nếungười phụ trách việc chi tiêu không thể thực hiện theo như yêu cầu của Phòng

Kế toán thì phải có văn bản giải trình lý do và phải được cấp có thẩm quyềnxem xét, phê duyệt

Chương II CÁC QUY ĐỊNH CỤ THỂ Điều 8 Các khoản chi nội bộ

1 Chi phí hoạt động

a) Chi phí cho Cán bộ nhân viên:

- Chi tiền lương, tiền công và phụ cấp cho CBNV;

- Chi tiền thưởng: Chi thưởng năng suất, hoàn thành kế hoạch;chi thưởng sáng kiến, cải tiến; chi thưởng Lễ, Tết; chi thưởng thánglương thứ 13…;

- Chi tiền ăn ca, làm thêm giờ;

- Chi đồng phục, trang phục làm việc;

- Chi các khoản trích theo lương: BHXH, BHYT, BHTN, KPCĐ

và chi khác theo quy định của Pháp luật;

- Chi trợ cấp thôi việc, mất việc làm;

- Chi thanh toán tiền nghỉ phép theo chế độ nghỉ hàng năm;

- Chi công tác phí;

- Chi cho điều động, biệt phái CBNV;

- Chi phụ cấp đi lại;

- Chi tuyển dụng, đào tạo, huấn luyện nghiệp vụ;

- Chi tiền mua bảo hiểm sức khỏe tai nạn con người;

- Chi trang thiết bị cho CBNV;

- Chi cước viễn thông;

- Chi khác cho CBNV

b) Chi về tài sản cố định và công cụ, dụng cụ:

- Chi thẩm định và mua sắm TSCĐ;

- Chi bảo dưỡng và sửa chữa tài sản, chi bảo trì;

- Chi mua sắm vật liệu, sửa chữa nhỏ, bảo dưỡng định kỳ xe ô tô;

- Chi thuê tài sản;

- Chi mua sắm, quản lý CCDC;

- Chi về TSCĐ khác

c) Các khoản chi phí khác:

- Chi mua sắm, quản lý vật liệu, văn phòng phẩm;

- Chi mua tài liệu, sách báo tham khảo;

- Chi điện nước, điện thoại, bưu chính, liên lạc viễn thông;

- Chi mua xăng dầu, chi phí cầu phà, bến bãi;

- Chi quảng cáo, tiếp thị, khuyến mại;

- Chi tiếp khách, lễ tân, khánh tiết;

- Chi hội nghị;

- Chi thuê chuyên gia trong và ngoài nước, tư vấn và cộng tácviên;

- Chi phòng cháy, chữa cháy;

- Chi cho các hoạt động của ĐHĐCĐ, HĐTV và Ban Kiểm soát;

- Chi hoa hồng, môi giới, ủy thác;

- Chi về hiệp hội, ngành nghề;

- Chi cho công tác Đảng, Đoàn thể (nếu có);

- Chi nghiên cứu khoa học và chi thưởng sáng kiến cải tiến, tăngnăng suất lao động, thưởng tiết kiệm chi phí;

- Chi tài trợ cho giáo dục, y tế, khắc phục hậu quả thiên tai;

- Chi nộp thuế và các khoản phí, lệ phí, tiền thuê đất, tiền sử dụngđất;

- Chi khác về hoạt động quản lý

2 Chi phí bất thường:

a) Chi nhượng bán, thanh lý TSCĐ;

b) Chi cho việc thu hồi các khoản nợ đã xóa, các khoản nợ quá hạn khó đòi;

c) Chi tiền phạt do vi phạm hợp đồng kinh tế;

d) Chi xử lý khoản tổn thất tài sản còn lại sau khi đã bù đắp bằng các nguồntheo quy định;

e) Chi phí bất thường khác

3 Nội dung một số khoản chi phí được quy định cụ thể từ Điều 9 đến Điều 24 của

Quy chế này Các khoản chi phí hợp lý khác phát sinh nhưng chưa được quyđịnh cụ thể trong Quy chế này được thực hiện theo quy định của Pháp luật hiệnhành và chỉ được thực hiện khi có sự phê duyệt của cấp có thẩm quyền

Điều 9 Chi cho Cán bộ nhân viên

1 Chi tiền lương, tiền công và phụ cấp cho Cán bộ nhân viên:

a) Chi phí tiền lương, tiền công và các khoản phụ cấp phải trả cho CBNV phảituân theo quy định của Bộ luật Lao động Chi phí tiền lương, tiền công vàchi phí có tính chất tiền lương phải trả cho CBNV được thực hiện trên cơ sởthoả thuận trong Hợp đồng lao động và các Phụ lục Hợp đồng hoặc Quyếtđịnh liên quan (nếu có) giữa Công ty và CBNV; theo Nội quy Lao động,Thỏa ước Lao động tập thể và Quy chế Lương của Công ty;

b) Quỹ tiền lương hàng năm của Công ty TNHH Phát triển dự án Hà Nội, cácĐơn vị thành viên (nếu có) được xác định trên cơ sở kế hoạch lao động tiềnlương và hiệu quả kinh doanh do cấp có thẩm quyền phê duyệt;

c) Đối với CBNV đã đến tuổi nghỉ hưu nhưng còn tiếp tục làm việc, nhữngngười làm việc theo hợp đồng có thời hạn không hưởng lương theo hệ số vànhững lao động mang tính thời vụ: Tiền lương được trả theo thoả thuận giữaCông ty và CBNV

2 Chi tiền thưởng:

a) Các khoản tiền thưởng gồm có: Chi thưởng năng suất, hoàn thành kếhoạch; chi thưởng sáng kiến, cải tiến; chi thưởng Lễ, Tết; chi thưởng thánglương thứ 13,…phải được ghi cụ thể điều kiện được hưởng và mức đượchưởng tại một trong các hồ sơ sau: Hợp đồng lao động; Thỏa ước lao độngtập thể; Quy chế thưởng theo Quy chế Tài chính của Công ty do cấp có thẩmquyền phê duyệt;

b) Chi thưởng cho Đơn vị/Cá nhân được căn cứ trên kết quả hoạt động kinhdoanh và kết quả đánh giá nhân sự của Công ty

3 Chi tiền làm thêm giờ, tiền ăn giữa ca:

a) Chi tiền làm thêm giờ:

Chi tiền làm thêm giờ áp dụng cho các đối tượng theo quy định về làm thêmgiờ của Công ty Các ngày làm việc bình thường chỉ chấm công làm thêmgiờ bắt đầu sau khi hết giờ làm việc theo quy định của Công ty, các trườnghợp làm việc theo ca chấm công làm thêm giờ bắt đầu từ giờ ngoài ca trực;Các trường hợp đã được hưởng phụ cấp làm thêm giờ không được chấmcông làm thêm giờ

b) Chi tiền ăn giữa ca:

- Trường hợp Công ty TNHH Phát triển dự án Hà Nội và các Đơn

vị thành viên(nếu có) tổ chức được bếp ăn tập thể, áp dụng mức tiền ăngiữa ca theo quy định tại Phụ lục 03 của Quy chế này;

- Trường hợp không có điều kiện tổ chức bếp ăn tập thể; trườnghợp đi công tác dưới 50km và đã thông báo cắt xuất ăn giữa ca với Bộphận chuyên trách thì được chi bằng tiền mặt, mức chi không được caohơn mức quy định tại Phụ lục 03 của Quy chế này; trường hợp đi côngtác đã được hưởng phụ cấp lưu trú thì không được chi tiền ăn ca;

- Những ngày làm việc dưới 50% thời gian làm việc theo tiêuchuẩn không được hưởng phụ cấp ăn trưa

4 Chi đồng phục, trang phục làm việc:

Mức chi đồng phục, trang phục làm việc bằng hiện vật hàng năm cho CBNVtùy theo từng đối tượng và tùy theo khu vực, nhưng tối đa không vượt quá địnhmức quy định tại Phụ lục số 03 kèm theo Quy chế này

5 Chi các khoản trích theo lương (gồm có: BHXH, BHYT, BHTN, và KPCĐ):

Thực hiện theo quy định hiện hành của Pháp luật Mức lương để tính BHXH,BHYT, BHTN, KPCĐ là tiền lương, tiền công của người lao động được ghitrong Hợp đồng lao động và các Phụ lục Hợp đồng hoặc Quyết định liên quan(nếu có) Các khoản chi này được tính trên cơ sở quỹ tiền lương của Công ty vàtheo các quy định hiện hành của Pháp luật

6 Chi trợ cấp thôi việc, mất việc làm:

Theo quy định của Bộ luật Lao động Mức lương để tính trợ cấp thôi việc làmức lương cố định bình quân của 06 tháng liền trước khi thôi việc Thời gianlàm việc để tính trợ cấp thôi việc, mất việc làm bao gồm cả thời gian thử việc,trừ thời gian đóng BHTN theo quy đinh của Luật BHXH

Mức trợ cấp thôi việc là: Cứ mỗi năm làm việc là ½ tháng lương cố định bìnhquân nêu trên

7 Chi thanh toán tiền nghỉ phép theo chế độ nghỉ hàng năm:

a) Đối với một số trường hợp CBNV công tác tại vị trí đặc thù, doyêu cầu công việc không được nghỉ hoặc nghỉ không hết phép thì đượcthanh toán số phép còn lại Số ngày phép được thanh toán tối đa bằng sốngày phép được chuyển từ năm trước sang theo quy định của Công ty; cáctrường hợp này phải được cấp có thẩm quyền phê duyệt Thời hạn thanhtoán cuối cùng là ngày 31/03 của năm sau;

b) Trường hợp CBNV nghỉ việc nhưng chưa nghỉ hết số ngày phépđược hưởng theo quy định thì sẽ được Công ty thanh toán số ngày phép cònlại;

c) Các trường hợp sau thời gian thử việc không được tiếp nhậnchính thức sẽ không được tính và thanh toán các ngày phép trong thời gianthử việc

8 Chi công tác phí

Chi công tác trong nước đối với CBNV (bao gồm cả CBNV thử việc và lái xe)

đi công tác các tỉnh, thành phố xa địa bàn, hoặc các tỉnh, thành phố lân cận.a) Người đi công tác phải có Quyết định, Thông báo hoặc Phiếu cử đi công táccủa cấp có thẩm quyền HĐTV/TGĐ/GĐ phê duyệt trừ các trường hợp:

- Đi công tác đối với Chủ tịch HĐTV, các thành viên HĐTVthường trực;

- Các trường hợp có lịch công tác đã được cấp có thẩm quyền phêduyệt

b) Phiếu cử đi công tác phải có xác nhận của Phụ trách Bộ phận, phải trình cáccấp có thẩm quyền soát xét và phải được HĐTV/ TGĐ/GĐ phê duyệt mớiđược coi là hợp lệ để xuất trình thanh toán

c) Thẩm quyền phê duyệt CBNV đi công tác trong nước: theo Quy chế phâncấp phê duyệt các vấn đề nhân sự của Công ty

d) Thông báo, công văn của Chủ tịch HĐTV, TGĐ/GĐ có thể thay thế choPhiếu cử đi công tác trong một số trường hợp đặc biệt

e) Tiền tàu xe: Gồm tiền mua vé tàu, xe, máy bay, lệ phí sân bay, cước quaphà, phí qua cầu đường, cước hành lý (chỉ áp dụng trong trường hợp phảimang theo tài liệu để phục vụ yêu cầu công việc hoặc cước vận chuyển hành

lý một lần đi và về trong trường hợp Công ty thuê người lao động từ nướcngoài và có ghi rõ trong hợp đồng lao động), cước sử dụng các phương tiệnvận chuyển từ sân bay, sân ga, bến tàu, xe về địa điểm công tác và ngược lại(nếu có) Tiền tàu xe được thanh toán theo vé tàu, xe hợp pháp

f) Chỉ thanh toán cước sử dụng các phương tiện công cộng và cước taxi nếu cơquan không bố trí xe đưa đón và phải được Phòng Hành chính – Nhân sựxác nhận Nếu đi công tác theo đoàn trên cùng một tuyến đường thì phải bốtrí, sắp xếp đi chung phương tiện, không tuỳ tiện đi riêng lẻ Trường hợp sânbay có tổ chức phương tiện vận chuyển hành khách về đến trung tâm thànhphố và ngược lại thì phải ưu tiên sử dụng phương tiện này

g) Phụ cấp lưu trú: Được tính theo số ngày lưu trú bắt đầu từ ngày đi công tácđến khi hết thời hạn công tác (cả ngày nghỉ cuối tuần, Lễ, Tết) Đối tượng vàmức chi phụ cấp lưu trú được quy định cụ thể tại Phụ lục số 01 kèm theoQuy chế này

h) Trường hợp đi công tác trong và ngoài tỉnh (>=50 km một chiều) và đi vềtrong ngày, mức chi phụ cấp lưu trú được áp dụng theo quy định riêng tạiPhụ lục số 01 kèm theo Quy chế này

i) Tiền thuê phòng nghỉ tại nơi đến công tác: Bố trí nghỉ tại địa điểm gần nhất

để thuận tiện cho việc đi lại trong công tác, hạn chế trường hợp phải đưađón và được thanh toán theo thực chi có hóa đơn hợp lệ Đối tượng và mứcchi cụ thể được quy định tại Phụ lục số 01 kèm theo Quy chế này

j) Trường hợp CBNV đi công tác mà tự ý thuê phòng nghỉ với mức giá caohơn mức quy định trên đây thì phải thanh toán phần chênh lệch Đi công táctheo đoàn có người cùng giới, tùy theo điều kiện cụ thể phải thuê phòngnghỉ phù hợp và tiết kiệm nhất

k) Khi có nhu cầu đặt thuê phòng nghỉ, phải báo trước với Phòng Hành chính –Nhân sự để liên hệ với nơi đến và chủ động lo chỗ ở cho người đi công tác.l) Riêng trường hợp CBNV đi hội họp, công tác theo giấy mời bên ngoài thìtùy tình hình thực tế để xem xét giải quyết.

Đối với người đi công tác ngoài lãnh thổ Việt Nam:

- Tại Công ty TNHH Phát triển dự án Hà Nội: Thì phải đượcHĐTV Công ty soát xét, và các cấp có thẩm quyền phê duyệt;

- Tại các Đơn vị thành viên: Thì phải được HĐTV Công tyTNHH Phát triển dự án Hà Nội soát xét và các cấp có thẩm quyền Công

và ngược lại khi nhập và xuất cảnh nước đến công tác (tính cho 01 lần nhập

và xuất cảnh nước đến công tác); tiền thuê phòng nghỉ ở nơi đến công tác;tiền ăn và tiêu vặt ở nơi đến công tác; tiền lệ phí sân bay trong và ngoàinước; lệ phí visa, lệ phí cấp hộ chiếu; lệ phí hội nghị, hội thảo; tiền bảohiểm theo mức khoán quy định tại Phụ lục 02 của Quy chế này;

b) Tiền bảo hiểm: Căn cứ yêu cầu bắt buộc của nước mà CBNV được cử đếncông tác, Công ty sẽ thanh toán khoản chi mua bảo hiểm chăm sóc sức khỏecho CBNV trong thời gian công tác với phạm vi bảo hiểm cơ bản bao gồm:Chi y tế phát sinh trong quá trình điều trị do hậu quả của ốm đau, bệnh tật(loại trừ các bệnh có sẵn) hay tai nạn bất ngờ; chi phí vận chuyển cấp cứu tạinước đang công tác; chi phí hồi hương CBNV trong trường hợp ốm đau, tainạn khẩn cấp; chi phí vận chuyển hồi hương thi hài trong trường hợp CBNVkhông may bị tử vong;

c) Thanh toán lệ phí hội nghị, hội thảo: Căn cứ trên thư mời, hoặc thông báocủa cơ quan tổ chức hội nghị, CBNV được thanh toán thực chi theo chứng

từ hợp lệ;

d) Những khoản thanh toán chung cho cả đoàn: Tiền thuê phương tiện đi làmviệc hàng ngày tại nơi đến công tác; tiền điện thoại, telex, fax, internet; tiềncước phí hành lý, tài liệu mang theo phục vụ cho đợt công tác;

e) Trường hợp CBNV Công ty đi công tác ngoài lãnh thổ Việt Nam do các cơquan, tổ chức khác đài thọ một phần chi phí, thì các khoản chi còn lại chưađược đài thọ sẽ được thanh toán theo các quy định như trong trường hợpCông ty cử đi công tác nước ngoài;

f) Trong trường hợp phía mời đài thọ toàn bộ chi phí cho chuyến đi, thì Công

ty không thanh toán phần chênh lệch nếu chi phí của phía mời đài thọ thấphơn mức quy định của Công ty

Thanh toán dịch vụ kèm theo thuê phòng nghỉ:

Thanh toán toàn bộ chi phí dịch vụ (giặt là) theo Phụ lục số 01 của Quy chế

9 Chi cho điều động, biệt phái Cán bộ nhân viên

Chi tiền đi lại đối với CBNV được điều động, công tác biệt phái:

CBNV do yêu cầu công việc, được Công ty điều động, biệt phái công tác từ

02 tháng trở lên được thanh toán tiền vé, lệ phí đi lại về thăm nhà mỗi thángtheo tiêu chuẩn quy định của Công ty

Chi phụ cấp điều động, biệt phái:

a) Áp dụng đối với các trường hợp CBNV được điều động, biệt pháicông tác theo quyết định về điều động, biệt phái của các cấp có thẩm quyền;b) Các trường hợp có thời gian điều động, biệt phái công tác <= 30 ngàythì áp dụng theo chế độ công tác phí của Công ty; các trường hợp có thờigian điều động, biệt phái công tác > 30 ngày thì từ ngày thứ 31 trở đi ápdụng theo mức chi phụ cấp biệt phái theo quy định tại Phụ lục 03 của Quychế này

Chi hỗ trợ nhà ở:

a) Áp dụng đối với CBNV có quyết định điều động, biệt phái công tác từ địaphương đang công tác đến tỉnh/thành phố khác để làm việc, có khoảng cáchđịa lý từ trên 50 km trở lên và Công ty không bố trí được nhà ở công vụ;b) Các trường hợp có thời gian điều động, biệt phái công tác <= 30 ngày thì ápdụng theo chế độ công tác phí của Công ty; các trường hợp điều động, biệtphái công tác có thời gian > 30 ngày thì từ ngày thứ 31 trở đi áp dụng theomức chi hỗ trợ nhà ở theo quy định tại Phụ lục 03 của Quy chế này

10 Chi phụ cấp đi lại:

Áp dụng đối với CBNV phải đi công tác lưu động thường xuyên trong tỉnh,thành phố hoặc tỉnh, thành phố lân cận bằng phương tiện cá nhân trên 10ngày/tháng và được quy định cụ thể tại Phụ lục số 03 kèm theo Quy chế này;Các trường hợp đã được hưởng phụ cấp đi lại thì không được sử dụng các hìnhthức hỗ trợ đi lại khác (thẻ taxi, phương tiện vận chuyển công cộng…)

11 Chi tuyển dụng, đào tạo, huấn luyện nghiệp vụ:

Chi cho công tác tuyển dụng bao gồm các khoản chi phát sinh trong quá trình tổchức, triển khai và thực hiện tuyển dụng lao động như: Chi phí đăng báo,website, thuê hội trường, ra đề thi, chấm thi

Chi cho đào tạo, huấn luyện nghiệp vụ:

a) Các khoản chi liên quan đến công tác đào tạo, huấn luyện CBNV, bao gồm:Chi thuê hội trường, phòng học, thiết bị học tập, văn phòng phẩm, thuêgiảng viên, học phí, công tác phí, tài liệu, phương tiện học tập,…;

b) CBNV Công ty tham gia giảng dạy các khóa đào tạo, tập huấn và thuyếttrình Hội thảo do Công ty tổ chức được hưởng theo chế độ như đối vớingười đi công tác, các chế độ khác theo quy định của Công ty;

c) CBNV được cử tham dự các khóa đào tạo, tập huấn, hội thảo do Công ty vàcác tổ chức, cơ quan khác tổ chức thì được thanh toán tiền tài liệu, học phí

và chế độ công tác phí, sau khi đã loại trừ phần được tài trợ Trường hợpnhân viên thử việc được cử tham dự các khóa đào tạo, tập huấn không đượcthanh toán tiền công tác phí;

d) Trường hợp CBNV được đào tạo không thực hiện đầy đủ cam kết đào tạothì phải bồi hoàn chi phí đào tạo theo quy định của Công ty

Thủ tục thanh toán chi phí đào tạo, huấn luyện nghiệp vụ:

a) Đối với các lớp đào tạo do các Đơn vị đào tạo bên ngoài tổ chức, chứng

từ thanh toán gồm:

- Thông báo hoặc Giấy mời tham gia đào tạo của các cơ sở đào tạo;

- Dự toán chi phí của lớp đào tạo do Đơn vị bên ngoài tổ chức hoặc chủ trì

lập, được cấp có thẩm quyền phê duyệt;

- Quyết định/Thông báo cử đi học của cấp có thẩm quyền;

- Giấy đề nghị thanh toán, các hóa đơn, chứng từ nộp tiền;

- Kết quả học tập và chứng chỉ (nếu có - bản phô tô).

b) Đối với các lớp đào tạo do Công ty tự tổ chức bằng nguồn giảng viên nội

- Dự toán chi phí của lớp đào tạo do Đơn vị tổ chức/chủ trì lập, được cấp

có thẩm quyền phê duyệt;

- Xác nhận kết quả học tập và chứng chỉ, bằng cấp kèm theo (nếu có - bản

phô tô);

- Giấy đề nghị thanh toán của Đơn vị tổ chức/chủ trì (Bộ phận đào tạo…);

- Các hóa đơn, chứng từ phục vụ cho việc giảng dạy: Tài liệu, trang thiết

bị, nước uống,…

c) Đối với các lớp đào tạo do Công ty tự tổ chức và thuê ngoài, chứng từthanh toán gồm:

- Tờ trình về tổ chức lớp đào tạo được cấp có thẩm quyền phê duyệt;

- Dự toán chi phí của lớp đào tạo do Đơn vị tổ chức/chủ trì lập, được cấp

có thẩm quyền phê duyệt;

- Quyết định/Thông báo triệu tập và danh sách học viên tham gia lớp đào

- Giấy đề nghị thanh toán, giấy biên nhận tiền giảng dạy, hóa đơn và

chứng từ về mua sắm tài liệu, trang thiết bị phục vụ lớp học

12 Các khoản chi cho CBNV nữ:

a) Các khoản chi khác cho lao động nữ được thực hiện theo quy định của Phápluật và của Công ty;

b) Lao động nữ của Công ty khi sinh con lần thứ nhất và lần thứ hai đượchưởng mức bồi dưỡng tối đa theo quy định hiện hành của Pháp luật về chiphí hợp lý để tính Thuế TNDN;

c) Công ty có thể xem xét cho CBNV nữ nghỉ thai sản tạm ứng trước cáckhoản tiền được hưởng theo chế độ của BHXH và của Công ty trên cơ sở đềxuất Bộ phận Nhân sự

13 Chi tiền mua bảo hiểm sức khỏe tai nạn con người (nếu có):

a) Áp dụng đối với CBNV làm việc tại Công ty theo Hợp đồng lao động cóthời hạn từ 12 tháng trở lên và Hợp đồng lao động không xác định thời hạn;b) Việc mua bảo hiểm hàng năm có thể kết hợp hình thức bảo hiểm sức khỏe

và tai nạn con người, mức cụ thể do TGĐ/GĐ xem xét từng năm và HĐTVphê duyệt

14 Chi trang thiết bị cho CBNV:

Tùy từng đối tượng và theo yêu cầu thực tế công việc, đối tượng và định mứcchi trang thiết bị được quy định cụ thể tại Phụ lục số 03 kèm theo Quy chế này

15 Chi cước viễn thông:

Tùy theo từng đối tượng cụ thể, việc chi cước viễn thông được thanh toán theohóa đơn thực tế hoặc tiền mặt nhưng không vượt quá mức được quy định tạiPhụ lục số 03 kèm theo Quy chế này

16 Chi khác cho CBNV:

a Chi phụ cấp độc hại - rủi ro:

Áp dụng đối với các đối tượng do TGĐ/GĐ Công ty quyết định Mức phụcấp được quy định theo từng đối tượng cụ thể tại Phụ lục số 03 kèm theoQuy chế này

b Chi phụ cấp trang điểm cho CBNV nữ:

Áp dụng đối với những đối tượng CBNV nữ thường xuyên tiếp xúc vớikhách hàng Đối tượng và mức chi cụ thể quy định tại Phụ lục 03 kèm theoQuy chế này

Điều 10 Chi về Tài sản cố định

1 Chi thẩm định và mua sắm TSCĐ:

Công ty TNHH Phát triển dự án Hà Nội, các Đơn vị thành viên(nếu có) phảituân thủ đúng theo nội dung quy định tại Quy chế về mua sắm, thanh lý,nhượng bán tài sản tại các Đơn vị thành viên(nếu có) đã được ban hành

2 Chi phí bảo dưỡng, sửa chữa TSCĐ là những chi phí liên quan đến việc duy tu, sửa

chữa, thay thế từng Bộ phận hư hỏng phát sinh trong quá trình hoạt động nhằm

khôi phục duy trì hoạt động bình thường của TSCĐ.

Khi các Bộ phận sử dụng có văn bản đề nghị nâng cấp, cải tạo, bảo dưỡng, sửachữa tài sản, đồng thời tham khảo ý kiến của Phòng Kế toán để lập tờ trình cấp

có thẩm quyền phê duyệt

Riêng đối với việc nâng cấp, sửa chữa các tài sản khác như phần mềm tin học

và các Hệ thống mạng…, các Bộ phận liên quan lập tờ trình chuyển qua Bộphận Công nghệ thông tin có ý kiến trước khi trình cấp có thẩm quyền phêduyệt

Hồ sơ thanh quyết toán việc bảo dưỡng, nâng cấp, sửa chữa tài sản bao gồm:a) Biên bản kiểm tra, đánh giá hiện trạng TSCĐ;

b) Tờ trình được các cấp có thẩm quyền phê duyệt;

c) Các hồ sơ, chứng từ khác theo quy định tại Điều 7 của Quy chế này

3 Chi mua sắm vật liệu, sửa chữa nhỏ, bảo dưỡng định kỳ xe ô tô

a) Định kỳ hàng năm, Phòng Hành chính – Nhân sự có trách nhiệm phốihợp với (Khối) Vật tư Thiết bị trình các cấp có thẩm quyền phê duyệt lựachọn và ký Hợp đồng nguyên tắc với đối tác cung cấp dịch vụ sửa chữa vàbảo dưỡng định kỳ xe ôtô Khi phát sinh nhu cầu sửa chữa và bảo dưỡng ô

tô, lái xe báo cáo cho Phụ trách Phòng Hành chính – Nhân sự Phòng Hànhchính – Nhân sự có trách nhiệm kiểm tra, lấy báo giá từ (Khối) Vật tư Thiết

bị, lập Tờ trình chuyển cho Phòng Kế toán kiểm tra theo quy định, trìnhTGĐ/GĐ phê duyệt để thực hiện

b) Hồ sơ thanh toán gồm:

- Biên bản kiểm tra xe (trong trường hợp bảo dưỡng, sửa chữa);

- Tờ trình được (Tổng) GĐ phê duyệt;

- Các hồ sơ, chứng từ khác theo quy định tại Điều 7 của Quy chế này.

4 Chi thuê tài sản:

a) Mọi trường hợp thuê nhà, thuê TSCĐ phải trên cơ sở hợp đồng kinh tế giữaBên cho thuê và Bên đi thuê Trong hợp đồng phải ghi rõ thời gian cho thuê,thời gian thanh toán, hình thức thanh toán, giá cả, chi phí sửa chữa tài sảnthuộc trách nhiệm của Bên đi thuê trong thời gian thuê (nếu có), quyền vànghĩa vụ của mỗi Bên;

b) Giá thuê nhà và thuê TSCĐ phải phù hợp với giá thị trường ở địa phương tạithời điểm hai Bên ký kết hợp đồng Người ký kết hợp đồng thuê phải chịutrách nhiệm về sự cần thiết, giá cả và các vấn đề tài chính, pháp lý có liênquan;

c) Thủ tục thanh toán tiền thuê tài sản (tiền đặt cọc, tiền thuê) gồm:

- Tờ trình thuê tài sản được cấp có thẩm quyền phê duyệt;

- Giấy đề nghị thanh toán;

- Hợp đồng thuê tài sản;

- Biên bản thanh lý hợp đồng (trong trường hợp chấm dứt hợp đồng);