Quy chế này quy định về tổ chức và hoạt động của Bộ máy điều hành; mối quan hệ công tác, nguyên tắc và cơ chế phối hợp, xử lý công việc trong hoạt động điều hành của Bộ máy điều hành Công ty TNHH Phát triển dự án Hà Nội. Đối tượng áp dụng: Ban Tổng Giám đốc; Các Trưởng phòng; Các Đơn vị, Cá nhân có liên quan của Công ty TNHH Phát triển dự án Hà Nội.
Trang 1QUY CHẾ
TỔ CHỨC VÀ HOẠT ĐỘNG CỦA BỘ MÁY ĐIỀU HÀNH
HỘI ĐỒNG THÀNH VIÊN
- Căn cứ Luật Doanh nghiệp số 59/2020/QH14;
- Căn cứ Điều lệ Công ty TNHH Phát triển dự án Hà Nội;
- Căn cứ Quy chế Quản trị và Điều hành số ……… ngày …/…/20… của Hội đồng Thành viên;
- Căn cứ Biên bản họp Hội đồng Thành viên số …./20 /BB-HĐTV, ngày / /20 , về việc thông qua dự thảo các văn bản định chế Công ty TNHH Phát triển dự án Hà Nội;
QUY ĐỊNH:
Chương I NHỮNG QUY ĐỊNH CHUNG Điều 1 Phạm vi điều chỉnh và đối tượng áp dụng
1 Phạm vi điều chỉnh:
Quy chế này quy định về tổ chức và hoạt động của Bộ máy điều hành; mối quan
hệ công tác, nguyên tắc và cơ chế phối hợp, xử lý công việc trong hoạt động điều hành của Bộ máy điều hành Công ty TNHH Phát triển dự án Hà Nội;
2 Đối tượng áp dụng:
a) Ban Tổng Giám đốc;
b) Các Trưởng phòng;
c) Các Đơn vị, Cá nhân có liên quan của Công ty TNHH Phát triển dự án Hà Nội
Điều 2 Giải thích từ ngữ và từ ngữ viết tắt
1 Giải thích từ ngữ:
Trong Quy chế này, các từ ngữ dưới đây được hiểu như sau:
a) PTDA Hà Nội /Công ty: Công ty TNHH Phát triển dự án Hà Nội
b) Bộ máy điều hành: Ban Tổng Giám đốc và các Phòng/ban tại Trụ sở chính;
c) Ban Tổng Giám đốc: Bao gồm Tổng Giám đốc và các Phó Tổng Giám đốc;
d) Người điều hành: Tổng Giám đốc, Phó Tổng Giám đốc, Kế toán trưởng, các Trưởng phòng; Giám đốc Chi nhánh, Đơn vị trực thuộc khác và các chức danh khác theo quyết định của HĐTV;
Trang 2e) Phòng nghiệp vụ: Các phòng thuộc Trụ sở chính;
f) Đơn vị: Các Phòng/Ban tại Trụ sở chính, Chi nhánh, Văn phòng đại diện và Đơn vị khác trực thuộc Công ty;
g) Bộ phận: các Tổ thuộc Đơn vị;
2 Từ ngữ viết tắt:
a) HĐTV: Hội đồng Thành viên;
b) Ban TGĐ : Ban Tổng Giám đốc;
c) TGĐ: Tổng Giám đốc;
d) Phó TGĐ: Phó Tổng Giám đốc
Chương II NHỮNG QUY ĐỊNH VỀ BAN TỔNG GIÁM ĐỐC Điều 3 Nguyên tắc chung về vai trò và trách nhiệm của
Ban Tổng Giám đốc
1 Ban TGĐ bao gồm TGĐ và các Phó TGĐ do HĐTV bổ nhiệm
2 Ban TGĐ, do TGĐ đứng đầu và chịu trách nhiệm tham mưu, giúp việc cho HĐTV,
quản lý, thực thi các chỉ đạo của HĐTV/Chủ tịch HĐTV trong việc tổ chức điều hành, kiểm tra, giám sát các hoạt động của Công ty theo phạm vi thẩm quyền và nhiệm vụ được giao
3 Ban TGĐ hoạt động trên cơ sở nguyên tắc quản lý tập trung, thống nhất theo chiều
dọc từ HĐTV/Chủ tịch HĐTV, các Hội đồng, TGĐ trong việc điều hành, tổ chức thực thi các định hướng, chỉ đạo của HĐTV về lĩnh vực nghiệp vụ được phân công phụ trách
4 TGĐ, Phó TGĐ có trách nhiệm tuân thủ tuyệt đối quy định Pháp luật có liên quan,
các nguyên tắc về quản trị, điều hành Công ty quy định tại Quy chế Quản trị và Điều hành, Quy chế này và các văn bản khác có liên quan do HĐTV ban hành
Điều 4 Nhiệm vụ, quyền hạn của Tổng Giám đốc
1 TGĐ là người điều hành cao nhất của Công ty, chịu trách nhiệm trước HĐTV
về việc thực hiện các quyền, nghĩa vụ theo quy định của Pháp luật, Điều lệ Công ty và quy định của HĐTV
2 TGĐ thực hiện việc phân công công việc bằng văn bản cho các Phó TGĐ hoặc
ủy quyền cho Phó TGĐ ký các văn bản ra bên ngoài thuộc thẩm quyền của
TGĐ
3 TGĐ được HĐTV bổ nhiệm giữ chức danh trong một số Hội đồng để thực hiện
nhiệm vụ, quyền hạn của Thành viên Hội đồng cũng như thực hiện chức năng quản lý, điều hành Công ty thông qua hoạt động của các Hội đồng
4 TGĐ phải điều hành và quyết định các vấn đề liên quan đến công việc kinh
doanh hằng ngày của Công ty theo đúng quy định của Pháp luật, Điều lệ Công
ty, hợp đồng lao động ký với Công ty và Nghị quyết, Quyết định của HĐTV Trường hợp điều hành trái với quy định này và các thiệt hại cho Công ty thì
Trang 3TGĐ phải chịu trách nhiệm trước pháp luật và phải bồi thường thiệt hại cho Công ty TGĐ chịu trách nhiệm về kết quả kinh doanh của Công ty
5 Trong trường hợp cần thiết, TGĐ có quyền thành lập các Tổ chuyên môn gồm
nhiều thành phần thuộc các Đơn vị/Bộ phận khác nhau để giải quyết những công việc đột xuất và/hoặc những công việc quan trọng cần thiết có sự tham gia của nhiều Đơn vị/Bộ phận
6 Trường hợp phát sinh những vấn đề mà Điều lệ, Pháp luật và các quy định của
Công ty chưa quy định thẩm quyền giải quyết thuộc về các đối tượng khác thì
TGĐ có trách nhiệm trình đề xuất để HĐTV/Chủ tịch HĐTV thông qua
Điều 5 Nhiệm vụ, quyền hạn của Phó Tổng Giám đốc
1 Phó TGĐ là người tham mưu, giúp việc cho TGĐ trong việc thừa hành và tổ chức
thực thi các định hướng, chỉ đạo của HĐTV/Chủ tịch HĐTV
2 Mỗi Phó TGĐ được phân công phụ trách, chỉ đạo một hoặc một số lĩnh vực công
tác của Công ty, chủ động giải quyết công việc theo phạm vi thẩm quyền, chịu trách nhiệm trước TGĐ, HĐTV và Pháp luật về việc thực hiện nhiệm vụ được phân công Phó TGĐ có trách nhiệm báo cáo TGĐ kết quả công việc được phân công phụ trách hoặc theo chỉ đạo của TGĐ
3 Phó TGĐ có thể được HĐTV chỉ định tham gia với tư cách Chủ tịch/Thành viên
các Hội đồng trực thuộc HĐTV để tham mưu, giúp việc cho HĐTV và TGĐ trong việc xử lý các vấn đề nội bộ Công ty Trường hợp này, trong quá trình thực hiện, Phó TGĐ có trách nhiệm báo cáo TGĐ về các nội dung công việc xử
lý, nếu có vướng mắc trong công việc, Phó TGĐ phải trình TGĐ để TGĐ quyết định hoặc để TGĐ xin ý kiến chỉ đạo của HĐTV
4 Phó TGĐ được sử dụng quyền hạn của TGĐ, nhân danh TGĐ khi giải quyết các
công việc thuộc lĩnh vực được phân công với vai trò người đại diện Công ty theo sự ủy quyền của TGĐ và chịu trách nhiệm cá nhân trước TGĐ, trước Pháp luật về việc giải quyết các công việc này
5 Trong phạm vi công việc được phân công, Phó TGĐ có nhiệm vụ và quyền hạn:
a) Chỉ đạo, hướng dẫn các Đơn vị/Bộ phận tại Trụ sở chính, Chi nhánh xây dựng các văn bản định chế, cơ chế, chính sách (trình cấp thẩm quyền phê duyệt ban hành/hay thực hiện theo quy định của Công ty), kế hoạch phát triển và thực hiện các chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn được giao;
b) Kiểm tra, đôn đốc các Đơn vị/Bộ phận trong việc tổ chức thực hiện các văn bản chỉ đạo của HĐTV, TGĐ, các chủ trương, chính sách, Pháp luật thuộc lĩnh vực mình phụ trách; phát hiện và đề xuất những vấn đề cần sửa đổi, bổ sung Nếu phát hiện các Đơn vị/Bộ phận thuộc lĩnh vực mình phụ trách ban hành văn bản hoặc làm những việc trái Pháp luật, trái các quy định của Công ty, thì phải báo cáo kịp thời TGĐ/Chủ tịch HĐTV để xem xét giải quyết;
c) Chủ động đề xuất những điều kiện để thực hiện nhiệm vụ như cơ chế quản
lý, lập các nhóm/tổ công tác, tổ chức hội nghị, hội thảo, đào tạo nghiệp vụ,
Trang 4phân công, điều chuyển, quy hoạch và bổ nhiệm cán bộ thuộc lĩnh vực được phân công điều hành;
d) Theo dõi về tổ chức bộ máy và chỉ đạo việc xử lý các vấn đề nội bộ thuộc thẩm quyền đối với các Đơn vị được phân công theo dõi;
e) Chủ động đề xuất giải quyết những vấn đề phát sinh ngoài phạm vi thẩm quyền thuộc lĩnh vực được phân công, xin ý kiến của TGĐ hoặc các Hội đồng và Thành viên HĐTV thông qua TGĐ để xử lý những vấn đề chưa được Pháp luật hoặc Công ty quy định cụ thể hoặc những vấn đề phức tạp, những vấn đề liên quan đến cơ chế, chính sách và những vấn đề khác
6 Khi Phó TGĐ ký các văn bản dưới hình thức Quyết định/Thông báo hoặc các văn
bản tương đương khác để giải quyết công việc thì phải gửi đồng thời cho các thành viên HĐTV, Hội đồng tương ứng, TGĐ và các Phó TGĐ khác biết để nắm được thông tin
Điều 6 Mối quan hệ công tác, cơ chế thông tin báo cáo
giữa Tổng Giám đốc và các Phó Tổng Giám đốc
1 Phó TGĐ là người giúp việc cho TGĐ, thực hiện những công việc được TGĐ
phân công theo phạm vi thẩm quyền của TGĐ, có trách nhiệm xin ý kiến chỉ đạo và báo cáo TGĐ về kết quả thực hiện công việc được giao Phó TGĐ chịu
sự quản lý, chỉ đạo và điều hành trực tiếp từ TGĐ trong việc triển khai công việc của các phòng nghiệp vụ được giao phụ trách hoặc kiêm nhiệm
2 Trong quá trình tổ chức triển khai công việc được giao, Phó TGĐ (kể cả khi
được chỉ định tham gia Hội đồng theo quy định tại Khoản 3, Điều 5 Quy chế này) có trách nhiệm báo cáo xin ý kiến chỉ đạo và/hoặc tham mưu, đề xuất để
TGĐ quyết định hoặc thông qua TGĐ để trình HĐTV, Hội đồng tương ứng
xem xét phê duyệt theo quy định Trong trường hợp các Phó TGĐ nhận các chỉ đạo trực tiếp từ HĐTV/Hội đồng, Thành viên HĐTV về một vấn đề cụ thể, Phó
TGĐ phải báo cáo kịp thời cho TGĐ để chỉ đạo tổ chức thực hiện
3 Các ý kiến phê duyệt, quyết định, chỉ đạo dưới hình thức văn bản của HĐTV,
các Hội đồng, Thành viên HĐTV trong việc điều hành, xử lý công việc của Công ty theo phạm vi thẩm quyền sẽ được thực hiện thông qua TGĐ để chỉ đạo các Phó TGĐ, Giám đốc các Đơn vị tổ chức thực hiện
4 Định kỳ, hoặc theo yêu cầu của TGĐ, hoặc thông qua các cuộc họp giao ban do
TGĐ chủ trì, các Phó TGĐ có trách nhiệm báo cáo, thông tin tình hình thực hiện công việc thuộc phạm vi thẩm quyền của mình để TGĐ biết và có chỉ đạo, đôn đốc đối với những vấn đề nghiệp vụ liên quan giữa các phòng nghiệp vụ nhằm thực hiện kịp thời các chỉ đạo của HĐTV, các Hội đồng, thành viên HĐTV cũng như để đảm bảo hiệu quả công việc chung của Công ty
5 Việc phân công công việc giữa TGĐ và các Phó TGĐ được thực hiện một cách
linh hoạt theo yêu cầu điều hành trong từng thời kỳ trên cơ sở đề xuất hoặc quyết định của TGĐ Các Phó TGĐ có thể được HĐTV phân công chịu trách nhiệm thường xuyên một hoặc một số lĩnh vực hoạt động của Công ty, tuy nhiên trong quá trình triển khai công việc, các Phó TGĐ sẽ chịu sự chỉ đạo,
Trang 5phân công cụ thể của TGĐ để đảm bảo tính nhất quán, hiệu quả và phù hợp với tình hình thực tế từng thời kỳ
Điều 7 Mối quan hệ công tác giữa các Phó Tổng Giám đốc
1 Quan hệ công tác giữa các Phó TGĐ là quan hệ phối hợp Các Phó TGĐ có
trách nhiệm thông tin, trao đổi với nhau về việc giải quyết công việc được phân công
2 Khi thực hiện công việc được phân công, nếu có vấn đề liên quan đến lĩnh vực,
Khối nghiệp vụ của Phó TGĐ khác phụ trách thì Phó TGĐ trực tiếp phối hợp với Phó TGĐ đó để giải quyết Trường hợp giữa các Phó TGĐ còn có ý kiến khác nhau hoặc có vấn đề cần có ý kiến của TGĐ hoặc Chủ tịch Hội đồng, thì Phó TGĐ đang chủ trì xử lý công việc báo cáo để TGĐ xem xét quyết định hoặc TGĐ trình HĐTV
3 Trường hợp Phó TGĐ vắng mặt tại Trụ sở chính và không thể giải quyết công
việc thuộc lĩnh vực mình phụ trách kịp thời theo đúng tiến độ cần thiết thì phải báo cáo TGĐ để TGĐ chỉ đạo, giải quyết hoặc phân công cho Phó TGĐ khác hoặc trưởng phòng tạm thời đảm nhiệm để bảo đảm công việc được giải quyết kịp thời
4 Khi có sự phân công lại công việc giữa các Phó TGĐ thì các Phó TGĐ trực tiếp
bàn giao bằng văn bản nội dung công việc, hồ sơ, tài liệu liên quan cho nhau
Chương III NHỮNG QUY ĐỊNH VỀ PHÒNG , PHÒNG TẠI TRỤ SỞ CHÍNH
Điều 8 Nguyên tắc chung về vai trò và trách nhiệm của các
Khối nghiệp vụ tại Trụ sở chính trong hoạt động điều hành Công ty
1 Khối nghiệp vụ tại Trụ sở chính có chức năng tham mưu, giúp việc cho HĐTV, các
Hội đồng thuộc HĐTV, Thành viên HĐTV và TGĐ trong việc quản trị, điều hành, kiểm tra, giám sát các hoạt động nghiệp vụ thuộc lĩnh vực phụ trách của phòng
2 Khối nghiệp vụ thực hiện trách nhiệm thừa hành, thực thi các quyết định, chỉ đạo
của HĐTV, các Hội đồng, thành viên HĐTV, TGĐ trong phạm vi hoạt động, nghiệp vụ của phòng
3 Cơ cấu tổ chức của phòng theo thứ tự cấp giảm dần như sau: Phòng/Ban Bộ
phận
4 Đứng đầu mỗi phòng là một Trưởng phòng do TGĐ bổ nhiệm TGĐ có thể kiến
nghị Hội đồng Nhân sự xem xét, trình HĐTV bổ nhiệm/phân công các thành viên Ban TGĐ kiêm nhiệm chức danh Trưởng phòng
5 Chức năng nhiệm vụ, cơ chế hoạt động, phối hợp giữa các Khối nghiệp vụ tại Trụ
sở chính thực hiện theo quy định tại Quy chế này và Quy định chức năng, nhiệm vụ và tổ chức của các phòng do HĐTV ban hành
Trang 6Điều 9 Nhiệm vụ, quyền hạn của Trưởng phòng.
1 Trưởng phòng chịu trách nhiệm trước HĐTV, TGĐ về việc quản lý, điều hành
Khối và tổ chức thực hiện chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của Khối theo đúng quy định của Pháp luật và Quy định chức năng, nhiệm vụ và tổ chức của phòng
do HĐTV ban hành Trưởng phòng chịu trách nhiệm báo cáo và chịu sự chỉ đạo, điều hành trực tiếp của TGĐ trong việc tổ chức thực hiện các công việc trong phạm vi thẩm quyền
2 Trưởng phòng có trách nhiệm lập định hướng, kế hoạch hoạt động cho phòng và
giám sát, đôn đốc việc triển khai thực hiện các mặt công tác
3 Trưởng phòng có quyền chỉ đạo, phân công công việc cho các nhân viên dưới
quyền quản lý của mình cũng như yêu cầu các Đơn vị trong Công ty phối hợp,
hỗ trợ thực hiện các công việc liên quan đến chức năng, nhiệm vụ của phòng mình hoặc do phòng được giao làm Đơn vị chủ trì/đầu mối
4 Trưởng Phòng/Ban có trách nhiệm chủ động xây dựng kế hoạch, chương trình và
nội dung công tác hàng tuần, tháng, quý, năm của Phòng/Ban mình và tổ chức thực hiện các nội dung công việc theo chức năng, nhiệm vụ đã được phân công
5 Trưởng Phòng/Ban thường xuyên đôn đốc, nhắc nhở, theo dõi, kiểm tra và giám sát
các mặt công tác, tổng hợp tình hình công việc của Phòng/Ban, báo cáo công tác hàng tuần, tháng, quý, năm gửi Trưởng phòng
6 Trưởng Phòng/Ban có trách nhiệm giải quyết và trình Trưởng phòng ký duyệt các
nội dung công tác chuyên môn của Phòng/Ban mình Trong tờ trình phải phân tích, tổng hợp, đề xuất ý kiến cụ thể và tập hợp đầy đủ hồ sơ, tài liệu viện dẫn
để Trưởng phòng có cơ sở xem xét, quyết định Trước khi trình đề xuất giải quyết công việc, Trưởng Phòng/Ban phải xem xét kỹ và chịu trách nhiệm về nội dung trình ký
7 Trưởng Phòng/Ban được quyền yêu cầu các Đơn vị/Bộ phận trong Công ty cung
cấp đầy đủ và kịp thời những thông tin cần thiết liên quan đến việc thực hiện chức năng, nhiệm vụ của Phòng/Ban mình; yêu cầu các Đơn vị/Bộ phận liên quan phối hợp giải quyết công việc do Phòng/Ban mình chủ trì và phải đồng thời thông báo cho Trưởng phòng biết
8 Trưởng Phòng/Ban có các Phó Trưởng Phòng/Phó Trưởng Ban để giúp việc trong
việc tổ chức thực hiện các chức năng, nhiệm vụ của phòng Phó Trưởng Phòng/ Phó Trưởng Ban thực hiện nhiệm vụ, quyền hạn theo sự phân công của Trưởng Phòng/Trưởng Ban
9 Trưởng Phòng/Ban được quyền đề nghị quy hoạch, bổ nhiệm, miễn nhiệm các
chức danh quản lý trong Phòng/Ban; đề nghị đào tạo bồi dưỡng nghiệp vụ cho Cán bộ nhân viên trong Phòng/Ban; đề xuất cử Cán bộ nhân viên trong Phòng/ Ban đi công tác
10 Trưởng Phòng/Ban có trách nhiệm quản lý Cán bộ nhân viên, duy trì kỷ luật lao
động theo quy định, nội quy của Công ty; quản lý và sử dụng đúng mục đích cơ
sở vật chất, phương tiện làm việc, tài sản và tài liệu được giao một cách hiệu quả
Trang 711 Trưởng Phòng/Ban có trách nhiệm tổ chức lưu trữ hồ sơ, tài liệu theo đúng quy
định hiện hành của Pháp luật và của Công ty
Điều 10 Nhiệm vụ, quyền hạn và phạm vi giải quyết công
việc của Tổ trưởng
1 Tổ trưởng là người chịu trách nhiệm trước Trưởng Phòng/Ban về toàn bộ các hoạt
động, nội dung và kết quả công việc được phân công theo chức năng, nhiệm vụ của Tổ phụ trách
2 Tổ trưởng có trách nhiệm chủ động xây dựng và tổ chức thực hiện kế hoạch công
tác của Tổ; phân công công việc cụ thể cho từng thành viên trong Tổ
3 Tổ trưởng thường xuyên đôn đốc, nhắc nhở, theo dõi, kiểm tra và giám sát tình
hình thực hiện nhiệm vụ của Tổ phụ trách và báo cáo theo quy định/yêu cầu
4 Tổ trưởng có trách nhiệm quản lý Cán bộ nhân viên trong phạm vi của Tổ mình,
duy trì kỷ luật lao động theo quy định của Công ty; kiểm tra và đôn đốc Cán bộ nhân viên trong Tổ chấp hành nghiêm các nội quy, quy chế và quy định của Công ty; quản lý và sử dụng đúng mục đích cơ sở vật chất, phương tiện làm việc, tài sản và tài liệu được giao một cách hiệu quả
Chương IV NGUYÊN TẮC VÀ CƠ CHẾ PHỐI HỢP, XỬ LÝ CÔNG VIỆC
CỦA BỘ MÁY ĐIỀU HÀNH Điều 11 Nguyên tắc chịu trách nhiệm
Người đứng đầu mỗi cấp quản lý (TGĐ, Phó TGĐ, Kế toán trưởng, Trưởng phòng, Trưởng Phòng/Ban, Tổ trưởng…) là người chịu trách nhiệm trực tiếp về kết quả công tác của Đơn vị/Bộ phận mình phụ trách trước lãnh đạo cấp trên trong phạm vi các lĩnh vực công việc được phân công và trong phạm vi được phân cấp, uỷ quyền
Điều 12 Nguyên tắc chế độ thủ trưởng
1 Công ty thực hiện việc quản lý theo hai (02) cơ chế: Quản lý hành chính và quản
lý công việc, chi tiết theo Quy chế Quản trị và Điều hành do HĐTV ban hành
2 Lãnh đạo cấp trên có quyền chỉ đạo xuống các Đơn vị/Cá nhân trực thuộc mà
không cần thông qua cấp lãnh đạo trực tiếp của các Đơn vị/Cá nhân trên Trong trường hợp này, khi nhận được chỉ thị thực hiện các Đơn vị/Cá nhân phải báo cáo cho lãnh đạo trực tiếp của mình biết
3 Nhân viên chịu sự điều hành của Cán bộ quản lý; Cán bộ quản lý cấp dưới chịu sự
điều hành của Cán bộ quản lý cấp trên Lãnh đạo cấp trên có thể giao/phân cấp thẩm quyền cho cấp phó của mình thực hiện chỉ đạo cấp dưới về một số chức năng, nhiệm vụ hoặc một số lĩnh vực công việc nào đó
4 Cấp dưới tuyệt đối chấp hành chỉ đạo của cấp trên dù không phải là cấp trên trực
tiếp của Bộ phận mình Trong trường hợp này, khi nhận được chỉ thị thực hiện các Đơn vị/Cá nhân phải báo cáo cho lãnh đạo trực tiếp của mình biết Khi nhận được chỉ đạo phải nắm vững yêu cầu, xem xét điều kiện thực hiện Trường hợp thấy khả năng thực hiện không đáp ứng yêu cầu phải có ý kiến báo cáo ngay,
Trang 8khi chưa có ý kiến thay đổi vẫn phải chấp hành mệnh lệnh đó Trường hợp nhân viên, Cán bộ quản lý cấp dưới có ý kiến khác với ý kiến của Cán bộ quản lý cấp trên thì có quyền bảo lưu ý kiến, nhưng phải tuyệt đối thực hiện theo quyết định của cấp trên
5 Các Đơn vị/Cá nhân khi báo cáo công việc, các khó khăn vướng mắc, các đề xuất
lên các cấp lãnh đạo trực tiếp theo quy trình làm việc, nếu không được phản hồi kịp thời, hoặc phản hồi chưa thỏa đáng, phải có trách nhiệm báo cáo vượt cấp
để xin ý kiến chỉ đạo của lãnh đạo cấp cao hơn Trường hợp không thực hiện báo cáo vượt cấp để xử lý công việc, dẫn đến tình trạng công việc chậm chạp, ách tắc, kém hiệu quả , người không thực hiện báo cáo vượt cấp sẽ bị coi là vi phạm quy định lề lối làm việc của Công ty và bị xử lý kỷ luật
6 Trong các trường hợp cần thiết (cấp bách về thời gian, vấn đề cần có ý kiến phê
duyệt cuối cùng của lãnh đạo cấp cao hơn, hoặc bất đồng quan điểm trong xử lý công việc với người lãnh đạo trực tiếp…), Đơn vị/Cá nhân có thể thực hiện báo cáo vượt cấp ngay để xin ý kiến chỉ đạo của lãnh đạo cấp cao hơn, đồng thời gửi nội dung báo cáo cho người lãnh đạo trực tiếp để biết nội dung công việc xin ý kiến
7 Các Trưởng Đơn vị chịu trách nhiệm về hoạt động của Đơn vị mình, đảm bảo mọi
vấn đề trong công việc đều phải được xử lý kịp thời, triệt để và hiệu quả nhất Không chấp nhận các lý do không hoàn thành công việc do người lãnh đạo trực tiếp không có phản hồi hoặc không chỉ đạo công việc kịp thời
8 Trường hợp chỉ đạo của cấp trên có nội dung trái với quy định của Pháp luật hoặc
quy định của Công ty thì cấp dưới có quyền từ chối không thực hiện, nhưng phải lập tức báo cáo lãnh đạo cấp cao hơn để giải quyết
Điều 13 Nguyên tắc về kiểm tra, giám sát
1 Các hoạt động của các Đơn vị đều phải được kiểm tra, giám sát
2 Cơ chế, quy trình kiểm tra giám sát các hoạt động của các Đơn vị thực hiện
theo Quy định do HĐTV ban hành
Điều 14 Nguyên tắc phối hợp công việc giữa Ban Tổng Giám
đốc và Trưởng phòng, Trưởng phòng/Ban tại Trụ sở chính
1 TGĐ chỉ đạo, điều hành trực tiếp công việc đối với Trưởng phòng nghiệp vụ,
Trưởng phòng/Ban tại Trụ sở chính Trong trường hợp cần thiết, TGĐ có thể: a) Chỉ đạo Trưởng phòng hoặc Trưởng Phòng/Ban Trụ sở chính trong việc phân công nhiệm vụ cụ thể cho một số Cán bộ, nhân viên do Trưởng phòng hoặc Trưởng Phòng/Ban trực tiếp quản lý công việc;
b) Chỉ đạo trực tiếp đến Cán bộ, nhân viên để thực hiện công việc; Cán bộ thừa hành nhiệm vụ có trách nhiệm báo cáo lại với Trưởng phòng, Trưởng phòng/Ban về công việc đã được TGĐ giao trực tiếp
2 TGĐ, Phó TGĐ theo sự phân công của TGĐ có trách nhiệm xem xét giải quyết
kịp thời những vấn đề do các Trưởng phòng nghiệp vụ, Trưởng phòng/Ban đề
Trang 9xuất, kiến nghị liên quan đến lĩnh vực của Khối, Phòng đó hoặc liên quan đến công việc chung của Công ty
3 Khi TGĐ hoặc Phó TGĐ triệu tập họp, các Trưởng phòng nghiệp vụ và Trưởng
phòng/Ban phải đi họp đầy đủ và chuẩn bị tài liệu có liên quan đến nội dung cuộc họp; trường hợp vắng mặt thì cử người đi thay và phải báo cáo người chủ trì cuộc họp biết trước
Điều 15 Nguyên tắc phối hợp công việc giữa Ban Tổng Giám
đốc với các Giám đốc Chi nhánh
1 TGĐ, Phó TGĐ trực tiếp hoặc thông qua các Trưởng phòng để chỉ đạo công việc
đối với Giám đốc Chi nhánh
2 Giám đốc Chi nhánh báo cáo, xin ý kiến chỉ đạo của TGĐ, Phó TGĐ phụ trách
(nếu có) hoặc thông qua các Trưởng phòng Giám đốc Chi nhánh không trực tiếp báo cáo và xin ý kiến chỉ đạo của Chủ tịch HĐTV và các Thành viên HĐTV, trừ trường hợp được Chủ tịch HĐTV và các Thành viên HĐTV yêu cầu hoặc được TGĐ đồng ý hoặc trường hợp được báo cáo vượt cấp theo quy định của Công ty; trong các trường hợp này, Giám đốc Chi nhánh phải báo cáo lại kết quả làm việc với TGĐ, Phó TGĐ phụ trách
3 TGĐ, Phó TGĐ phải có kế hoạch đi công tác tại các Chi nhánh để kịp thời nắm
bắt và giải quyết công việc mà mình được HĐTV, TGĐ phân công
Điều 16 Nguyên tắc phối hợp công việc giữa các Đơn vị
1 Trưởng Đơn vị có trách nhiệm thực hiện công việc theo chức năng, nhiệm vụ
của Đơn vị mình; đồng thời phối hợp chặt chẽ, trao đổi đầy đủ các thông tin chuyên môn, nghiệp vụ với các Đơn vị liên quan khác để hoàn thành công việc chung
2 Khi có một việc cần đến sự tham gia giải quyết của nhiều Đơn vị, TGĐ hoặc
Phó TGĐ phụ trách trực tiếp tùy theo tính chất công việc có thể giao cho một Đơn vị làm chủ trì giải quyết được gọi là Đơn vị chủ trì Các Đơn vị khác có trách nhiệm phối hợp giải quyết công việc theo chức năng, nhiệm vụ được gọi
là Đơn vị liên quan
3 Trách nhiệm và quyền hạn của Đơn vị chủ trì giải quyết công việc:
a) Phối hợp với Đơn vị liên quan xử lý công việc và chịu trách nhiệm về nội dung, tiến độ, kết quả công việc được giao;
b) Lập tờ trình hoặc dự thảo văn bản trình các cơ quan cấp trên kiến nghị các biện pháp giải quyết công việc trên cơ sở tham khảo ý kiến của Đơn vị liên quan để cấp có thẩm quyền xem xét, quyết định Ý kiến của Đơn vị liên quan phải được gửi kèm theo tờ trình;
c) Chủ động đề xuất và chủ trì họp hoặc đề xuất TGĐ chủ trì họp với Đơn vị liên quan để giải quyết những vấn đề phức tạp không thể thống nhất được thông qua các ý kiến riêng bằng văn bản Trong trường hợp này, khi trình giải pháp giải quyết công việc lên TGĐ xem xét, Đơn vị chủ trì phải gửi kèm biên bản họp Trưởng Đơn vị chủ trì phải chịu trách nhiệm về các ý kiến tham mưu, đề xuất giải quyết công việc;
Trang 10d) Đơn vị chủ trì có trách nhiệm kiểm tra, theo dõi tiến độ thực hiện công việc
và đôn đốc các Đơn vị liên quan xử lý công việc được phân công;
e) Đơn vị chủ trì có trách nhiệm xác định đúng và đủ các Đơn vị liên quan trong trường hợp không có ý kiến chỉ định Đơn vị liên quan của TGĐ hoặc Phó TGĐ phụ trách để giải quyết công việc được giao và chịu trách nhiệm
về việc xác định này
4 Trách nhiệm và quyền hạn của Đơn vị liên quan trong giải quyết công việc:
a) Có trách nhiệm tham gia khi được Đơn vị chủ trì yêu cầu Đơn vị liên quan chỉ được phép không tham gia giải quyết công việc theo đề nghị của Đơn vị chủ trì khi được sự đồng ý của TGĐ;
b) Có trách nhiệm trả lời đầy đủ, rõ ràng và kịp thời các vấn đề liên quan và gửi ý kiến bằng văn bản để Đơn vị chủ trì tổng hợp, xử lý trình TGĐ xem xét, quyết định;
c) Đơn vị liên quan được coi là không hoàn thành nhiệm vụ nếu gửi ý kiến chậm hoặc không có phản hồi khi được Đơn vị chủ trì phân công, đề nghị phối hợp xử lý công việc, và được coi như đã đồng ý với dự thảo, ý kiến của Đơn vị chủ trì và vẫn phải chịu trách nhiệm về các nội dung có liên quan; d) Có quyền bảo lưu ý kiến của mình khi có ý kiến không thống nhất và cùng Đơn vị chủ trì báo cáo TGĐ xem xét, quyết định Trưởng Đơn vị liên quan phải chịu trách nhiệm về các ý kiến tham gia phối hợp xử lý công việc
Điều 17 Nguyên tắc xử lý công việc
1 Khi trình lãnh đạo cấp trên phê duyệt, quyết định các vấn đề do Đơn vị mình
thực hiện, lãnh đạo các Đơn vị có trách nhiệm báo cáo, tham mưu, phân tích, kiến nghị đầy đủ, rõ ràng, kịp thời
2 Các Đơn vị chủ động phối hợp xử lý các công việc liên quan đến chức năng,
nhiệm vụ của Đơn vị mình để đảm bảo công việc khi được trình lên cấp lãnh đạo có thẩm quyền đã có ý kiến chính thức của Đơn vị chủ trì và ý kiến tham gia của các Đơn vị có liên quan Khi các Đơn vị giải quyết công việc thuộc thẩm quyền của mình, nhưng có liên quan đến chức năng, nhiệm vụ của Đơn vị khác, phải yêu cầu Đơn vị đó tham gia ý kiến và thực hiện theo nguyên tắc phối hợp công việc được quy định tại Điều 16 Quy chế này
3 Các văn bản, tờ trình xử lý công việc phải được gửi theo trình tự các cấp quản
lý, cấp dưới gửi lên cấp trên trực tiếp của mình để xử lý Những hồ sơ trình, các báo cáo hoặc thông tin phối hợp hoạt động được gửi trực tiếp cho người nhận theo phân công của cấp có thẩm quyền Trong phạm vi được phân cấp, uỷ quyền, lãnh đạo trực tiếp khẩn trương, chủ động xử lý công việc và/hoặc trình lên cấp trên có thẩm quyền giải quyết
4 Đối với các công việc thuộc phạm vi trách nhiệm và/hoặc được lãnh đạo cấp
trên giao, Đơn vị/Bộ phận phải tổ chức thực hiện sớm nhất có thể trong thời hạn được giao Trường hợp không thể thực hiện được ngay hoặc thấy cần có ý kiến tham mưu bổ sung, Đơn vị/Bộ phận phải thực hiện báo cáo kịp thời cho cấp giao nhiệm vụ