Trong hoạt động thương mại thì hợp đồng thương mại còn đóng vai trò là một phương tiện rất quan trọng để bảo đảm sự an toàn pháp lý cho các bên trong hợp đồng, giúp các bên kiểm soát và dự báo được lợi nhuận cũng như các rủi ro có thể xảy ra trong tương lai. Hình thức của hợp đồng thương mại là đa dạng, từ những bản hợp đồng rất đơn giản với những thỏa thuận cũng rất đơn giản và ngắn ngọn đến những bản hợp đồng phức tạp, đồ sộ được soạn thảo công phu bởi những luật sự giỏi, dày dặn kinh nghiệm trên thế giới và có hiệu lực áp dụng vượt ra khỏi phạm vi của một quốc gia.
HOẠT ĐỘNG GIAO TIẾP
Khái niệm và phân loại giao tiếp
Giao tiếp là quá trình trao đổi thông tin giữa người nói và người nghe với mục đích cụ thể Quá trình này thường diễn ra qua ba giai đoạn chính: đầu tiên là trao đổi thông tin và tiếp xúc tâm lý, tiếp theo là sự hiểu biết lẫn nhau, và cuối cùng là tác động và ảnh hưởng lẫn nhau.
Các hoạt động nào sau đây được gọi là giao tiếp?
Hình 1.1: Một số hoạt động của giao tiếp
Giao tiếp là một quá trình phức tạp, bao gồm nhiều yếu tố như người gửi, người nhận, thông điệp, kênh thông tin và bối cảnh Trong quá trình rèn luyện kỹ năng giao tiếp, cần chú trọng đến ba yếu tố cơ bản: sự rõ ràng của thông điệp, khả năng lắng nghe và sự thích ứng với bối cảnh giao tiếp.
- Chủ thể và đối tượng tham gia quá trình giao tiếp : (người gửi và người nhận):
Mỗi cá nhân trong giao tiếp đều mang những đặc điểm riêng biệt về tính khí, tính cách, nhu cầu, sở thích và niềm tin Sự khác biệt này dễ dẫn đến hiện tượng hiểu sai và nghe nhầm trong quá trình giao tiếp.
Trong giao tiếp, thông điệp không chỉ đơn thuần là thông tin mà còn chứa đựng những "nội dung ẩn" sâu xa Những yếu tố như cảm xúc, mong đợi, nhu cầu và sở thích của các bên tham gia giao tiếp thường được đan xen, làm cho việc hiểu rõ thông điệp trở nên khó khăn hơn.
- Kênh thông tin: Ngôn ngữ có lời hoặc không lời (cử chỉ, điệu bộ, ánh mắt, nụ cười,…)
Hình 1.2 Quá trình giao tiếp
Có nhiều kiểu giao tiếp khác nhau dựa trên những tiêu chí khác nhau
- Xét trên hoạt động giao tiếp trong xã hội, có thể chia thành ba loại:
Giao tiếp chức năng xuất phát từ sự chuyên hoá trong xã hội, ngôn ngữ… đó
Trong xã hội, có 6 quy ước và chuẩn mực giao tiếp chung giúp mọi người, dù không quen biết và khác biệt, có thể thực hiện vai trò xã hội một cách hiệu quả Những quy tắc này được áp dụng trong các mối quan hệ như giữa sếp và nhân viên, người bán và người mua, cũng như giữa chánh án và bị cáo.
Giao tiếp tự do là hình thức giao tiếp không bị ràng buộc bởi quy tắc hay khuôn mẫu cố định, mà phát triển linh hoạt theo mối quan hệ giữa các cá nhân Loại hình giao tiếp này rất phong phú trong thực tế, giúp chia sẻ thông tin và giải quyết xung đột giữa các cá nhân một cách hiệu quả.
- Xét về khoảng cách tiếp xúc có hai loại trực tiếp và gián tiếp
Giao tiếp trực tiếp là hình thức tương tác mặt đối mặt, kết hợp giữa ngôn ngữ nói và các yếu tố phi ngôn ngữ như cử chỉ và hành động, nhằm truyền đạt thông điệp hiệu quả trong quá trình giao tiếp.
Giao tiếp gián tiếp là phương thức thông qua một phương tiện trung gian khác như: thư từ, fax, email…
- Xét trên số người tham dự gồm các loại như:
Giao tiếp song phương (hai người giao tiếp với nhau)
Giao tiếp nhóm (trong tập thể)
Giao tiếp xã hội (quốc gia, quốc tế )
- Xét trên tính chất giao tiếp gồm hai loại:
Giao tiếp chính thức là loại hình giao tiếp có sự ấn định của pháp luật, theo một quy trình đã được thể chế hoá
Giao tiếp phi chính thức không có tính ràng buộc hay mang nặng tính cá nhân, nhưng vẫn phải tuân theo các thông lệ, quy ước thông thường
- Xét theo nghề nghiệp có các loại như giao tiếp sư phạm, giao tiếp ngoại giao, giao tiếp kinh doanh
Tầm quan trọng của giao tiếp
Giao tiếp là phương tiện kết nối cá nhân với nhóm và xã hội Qua giao tiếp ngôn ngữ và phi ngôn ngữ, con người chia sẻ thông tin, hiểu biết lẫn nhau, từ đó có thể hành động và ứng xử phù hợp với hoàn cảnh và các chuẩn mực xã hội.
Trong giao tiếp, việc cảm nhận và hiểu hành vi, ý nghĩ của người đối diện là rất quan trọng Điều này giúp đánh giá thái độ, quan điểm và mục đích của họ, từ đó đưa ra các hành động giao tiếp hiệu quả và được xã hội chấp nhận.
Các yếu tố cấu thành hoạt động giao tiếp
Trong quá trình giao tiếp xã hội không có sự phân cực giữa bên phát và bên nhận
Giao tiếp là một quá trình tương tác giữa hai chủ thể tích cực, trong đó cả hai đều có thể đổi vai cho nhau Những chủ thể này là những nhân cách đã được xã hội hóa, và hệ thống tín hiệu thông tin mà họ sử dụng bị ảnh hưởng bởi các quy tắc chuẩn mực xã hội trong một bối cảnh văn hóa thống nhất Mỗi cá nhân mang một bản sắc tâm lý riêng, với khả năng sinh học và mức độ trưởng thành xã hội khác nhau Do đó, giao tiếp được cấu thành từ hai yếu tố chính: động cơ và mục đích của cả hai bên, cùng với các điều kiện giao tiếp, tạo nên một cấu trúc phức tạp và đa chiều.
Hình 1.3 Cấu trúc kép trong giao tiếp
Nguyên nhân của giao tiếp thất bại
Quá trình giao tiếp hiệu quả phụ thuộc vào việc người phát và người nhận thông tin có chung hệ thống mã hóa và giải mã Sự khác biệt về ngôn ngữ, quan điểm và định hướng giá trị có thể gây cản trở, dẫn đến hiểu lầm và mâu thuẫn giữa các bên.
Nhận thức của các bên tham gia giao tiếp là yếu tố gây ảnh hưởng trực tiếp và mạnh nhất đến hoạt động giao tiếp
Trạng thái cảm xúc của người giao tiếp đóng vai trò quan trọng trong việc chọn lọc thông tin, bởi niềm tin và quan điểm sống của họ sẽ quyết định những thông tin nào được tiếp nhận và những thông tin nào bị bỏ qua hoặc bị bóp méo Quan điểm sống và niềm tin cá nhân có thể ảnh hưởng đến cách chúng ta tiếp nhận và xử lý thông tin, từ đó tạo ra những hiểu lầm hoặc sai lệch trong giao tiếp.
Ngoài ra, có thể kể thêm một số yếu tố dẫn đến giao tiếp thất bại :
Thông điệp đưa ra sai
Sử dụng phương pháp giao tiếp sai
Thông điệp không gửi đúng đối tuợng
Không có thông điệp nào đuợc đưa ra
Sự kết hợp của tất cả các yếu tố trên Động cơ của S1 > Hoạt động giao tiếp Động cơ của S2
Mục đích của S1 Hoạt động giao tiếp Mục đích của S2 Điều kiện của S1 - Hoạt động giao tiếp Điều kiện của S2
Hộp 1.1: Để giao tiếp hiệu quả Tạo không khí tự nhiên
Không khí của buổi trò chuyện có ảnh hưởng lớn đến tâm lý người nghe và khả năng tiếp nhận thông điệp Một không khí tự nhiên giúp người nghe cảm thấy thoải mái hơn trong việc phản hồi, ngược lại, không khí nghiêm túc có thể khiến họ cảm thấy gượng ép Để tạo ra không khí tự nhiên, hãy chủ động cười tươi và pha trò nhẹ nhàng, nhưng cần phải tùy thuộc vào đối tượng Nếu mọi người đang căng thẳng và buổi trò chuyện mang tính chất nghiêm túc, hãy thể hiện sự chân thành thay vì cố gắng pha trò.
Thay đổi âm điệu tạo tính trầm bổng cho lời nói
Để truyền đạt thông điệp một cách hiệu quả, bạn cần tránh nói chuyện bằng giọng đều đều, vì điều này sẽ khiến người nghe không nhận ra thông tin quan trọng Hãy luyện tập giọng nói với sự trầm bổng, nhấn nhá và ngắt câu hợp lý để làm nổi bật ý chính Trước khi chia sẻ thông tin quan trọng, hãy tạm dừng một chút để thu hút sự chú ý của người nghe, tạo ra một khoảng chờ đợi cho thấy điều bạn sắp nói xứng đáng được lắng nghe.
Phát huy hiệu ứng của ngôn ngữ cơ thể
Trong các buổi diễn thuyết, những diễn giả thu hút thường kết hợp nhuần nhuyễn giữa lời nói và ngôn ngữ cơ thể, như vung tay, múa chân, lắc đầu và nhún vai Sự kết hợp này giúp tạo sức hút cho bài nói, giữ cho người nghe không cảm thấy nhàm chán Để sử dụng ngôn ngữ cơ thể hiệu quả, bạn nên tìm đọc sách về chủ đề này để hiểu rõ cách thể hiện cảm xúc qua cử chỉ và luyện tập Tuy nhiên, cần lưu ý không lạm dụng ngôn ngữ cơ thể, vì việc thể hiện quá nhiều có thể khiến người nghe cảm thấy khó chịu.
Thăm dò cảm xúc người nghe
Khi giao tiếp, hãy chú ý đến biểu cảm và ngôn ngữ cơ thể của người nghe Nếu nhận thấy họ có phản ứng không hài lòng, khó chịu hoặc thích thú, hãy linh hoạt điều chỉnh chủ đề và phong cách nói để phù hợp với cảm xúc của họ.
Luôn khiêm tốn, ngay cả khi bạn là chuyên gia, và hãy quyết đoán
Khiêm tốn không có nghĩa là im lặng hay không dám bày tỏ ý kiến, mà là sự tôn trọng đối với người nghe và sự tự nhận thức về bản thân Nó thể hiện ở việc không khoe khoang, không nói chuyện một cách hống hách hay tự mãn, và luôn sẵn sàng lắng nghe ý kiến của người khác Khiêm tốn cũng đồng nghĩa với việc bạn có thể khẳng định quan điểm của mình một cách chắc chắn, nhưng vẫn giữ được sự khiêm nhường và tôn trọng đối với những ý kiến khác.
Mở đầu, kết thúc đúng thời điểm
Thời gian là một yếu tố quan trọng trong giao tiếp hiệu quả Việc thuyết phục người khác khi họ đang buồn bã hoặc cáu gắt có thể dẫn đến hậu quả xấu Đưa ra vấn đề tranh luận khi mọi người chưa nắm rõ thông tin cũng không phải là cách khôn ngoan Để hiểu ý kiến của ai đó, cần lựa chọn thời điểm thích hợp.
Các phương tiện giao tiếp
1.5.1 Giao tiếp bằng ngôn ngữ
Ngôn ngữ là phương tiện giao tiếp chủ yếu, bao gồm ba phần cơ bản: ngữ pháp, từ vựng và ngữ âm Cấu trúc ngữ pháp phản ánh trình độ phát triển của dân tộc sử dụng ngôn ngữ đó Trong một xã hội hay dân tộc, sự khác biệt về từ vựng và ngữ âm giữa các cá nhân rất rõ ràng.
Khi giao tiếp, việc sử dụng ngôn ngữ nói hoặc viết để truyền đạt ý kiến, quan điểm và cảm xúc là rất quan trọng Vốn ngôn ngữ phong phú không chỉ giúp thể hiện suy nghĩ và tình cảm mà còn phản ánh trình độ học vấn, văn hóa và nhân cách của mỗi người Sự hiểu biết và khéo léo trong việc sử dụng ngôn ngữ phù hợp sẽ tạo thiện cảm và góp phần vào thành công trong giao tiếp.
Khi giao tiếp, lời nói cần phù hợp với vai trò và vị trí xã hội của mỗi người Chúng ta nên điều chỉnh cách ứng xử để thể hiện sự tôn trọng, không tự mãn hay kiêu ngạo, đồng thời cũng không tỏ ra tự ti hay khúm núm.
Lời nói cần phải tương xứng với trình độ của người nghe, vì sự chênh lệch ngôn ngữ quá lớn giữa người nói và người nghe có thể dẫn đến sự khó hiểu hoặc hiểu lầm.
Để đảm bảo hiệu quả trong việc truyền đạt thông điệp, cần phải rõ ràng và mạch lạc, tránh sử dụng từ ngữ và câu chữ thừa thãi Tuy nhiên, trong một số trường hợp, việc lặp lại một cách có chủ đích là cần thiết để nhấn mạnh và làm nổi bật những ý tưởng quan trọng.
Ngoài ra, cần chú ý những yếu tố sau để đạt hiệu quả trong giao tiếp bằng ngôn ngữ:
- Chuẩn bị truớc trong đầu những gì cần nói
- Tạo được sự chú ý của nguời nghe
- Nói một cách rõ ràng, ngắn gọn và đủ nghe
- Sử dụng những từ ngữ và thành ngữ quen thuộc, dễ hiểu
- Nói bằng một giọng điệu phù hợp với hoàn cảnh, tình huống
- Yêu cầu phản hồi qua hình thức nói (Nhắc lại )
Một số yếu tố ảnh hưởng đến giao tiếp bằng lời:
- Người nói: Tốc độ, âm lượng, từ ngữ, trang phục, nét mặt…
- Người nghe: Sự sẵn sàng, lo lắng, bệnh tật
- Môi trường: Tiếng ồn, sự hiện diện của người lạ
- Khoảng cách khi giao tiếp: ngồi quá xa hoặc quá gần
- Ngôn ngữ mang đặc tính cá nhân: tuổi, giới, trình độ văn hóa, giáo dục nghề nghiệp
- Âm điệu: giọng nói nhẹ nhàng, lịch sự dễ đi vào lòng người…
- Tính phong phú: lượng từ càng nhiều, càng phong phú, sinh động, giàu hình ảnh dễ gây được cảm xúc mạnh
Trong giao tiếp, việc sử dụng ngôn ngữ đơn giản và dễ hiểu là rất quan trọng Nên tránh những từ ngữ cầu kỳ, hoa mỹ và thay vào đó, hãy chọn những từ phổ thông, dễ tiếp cận Điều này giúp tránh nhầm lẫn và tạo sự kết nối tốt hơn với người nghe, đồng thời hạn chế việc sử dụng các thuật ngữ chuyên môn có thể gây khó khăn cho người đối diện.
- Sự trong sáng: sự trong sáng, rõ ràng của ngôn ngữ có tác dụng lớn đối với người nhận thông tin
- Tốc độ: không nên nói quá nhanh, quá chậm hoặc nói nhát gừng
1.5.2 Giao tiếp phi ngôn ngữ
Hộp1.2: Bí quyết giao tiếp của Abraham Lincoln
Nhờ áp dụng những nguyên tắc giao tiếp đơn giản, nhanh chóng và hiệu quả, Abraham Lincoln đã đạt được những thành tựu đáng kể, từ một người thuộc tầng lớp thấp nhất, ông đã trở thành một trong những tổng thống vĩ đại nhất của Mỹ Dưới đây là 7 bí quyết quan trọng trong giao tiếp và lãnh đạo mà Lincoln đã nắm vững.
Nếu muốn giao tiếp một cách hiệu quả, bạn phải có điều gì đó để nói
Giao tiếp là quá trình chia sẻ thông tin, nhưng để chia sẻ hiệu quả, bạn cần phải có kiến thức Một nhà văn hoặc diễn giả dù có tài năng đến đâu nhưng
Lincoln nhấn mạnh tầm quan trọng của việc chăm chỉ và kiên trì trong việc học tập Ông khuyên rằng việc đọc và nghiên cứu các cuốn sách một cách kỹ lưỡng là cần thiết Thông điệp chính mà Lincoln truyền tải là lao động chính là chìa khóa để đạt được thành công.
Sử dụng các câu chuyện, phép so sánh và hình ảnh
Để trở thành một diễn thuyết viên thuyết phục, chỉ nói đúng không đủ; khán giả thường quên các sự kiện và số liệu Họ sẽ nhớ những câu chuyện, ví dụ, hình ảnh và chất thơ trong lời nói của bạn Thay vì chỉ nói, hãy tạo ra một bức tranh sống động để khán giả ghi nhớ Đặt câu hỏi để kích thích sự tò mò và tương tác.
Khi còn là luật sư, Lincoln nhận thấy sức mạnh của các câu hỏi trong giao tiếp và lãnh đạo, tuy nhiên, chúng thường không được sử dụng triệt để Các câu hỏi hay có thể giúp thu thập thông tin và dẫn dắt cuộc đối thoại một cách tinh tế, khiến người đối thoại không nhận ra rằng bạn đang định hướng câu chuyện Thông qua việc đặt câu hỏi, bạn có thể khơi gợi những chủ đề mới và hướng người khác xem xét vấn đề từ một góc nhìn khác.
Để có một bài diễn thuyết hiệu quả, việc hiểu rõ thính giả là rất quan trọng Bạn cần xác định ai là những người bạn đang giao tiếp, bởi vì có người muốn nghe chi tiết, trong khi người khác chỉ cần tóm tắt Ngoài ra, một số thính giả bị ảnh hưởng bởi cảm xúc, trong khi những người khác lại không tin vào yếu tố cảm xúc trong thông điệp.
Hãy chú ý đến khán giả để xác định xem họ có sẵn sàng lắng nghe và thực hiện theo không Như Henry David Thoreau đã từng nói: “Để nói sự thật, bạn phải mất hai lần Một lần để nói và một lần để lắng nghe.”
Thuyết phục khán giả rằng bạn là người tốt nhất và hiểu rõ những sở thích của họ
Khi thuyết trình trước đám đông, hãy tập trung vào bản thân và giao tiếp như thể bạn đang trò chuyện với một người bạn về một chủ đề quan trọng Điều này sẽ giúp bạn tạo ra tác động lớn hơn và kết nối tốt hơn với khán giả.
Lincoln đã nhấn mạnh rằng “Một giọt mật ong thu hút nhiều ruồi hơn là một gallon mật đắng”, thể hiện tầm quan trọng của sự thu hút và thiện chí trong giao tiếp Ông khuyên rằng để thắng một người, trước tiên bạn cần thuyết phục họ rằng bạn là người tốt Nếu không, việc cố gắng ép buộc họ hoặc khiến họ cảm thấy bị bỏ rơi sẽ chỉ dẫn đến việc họ khép kín tâm trí và cảm xúc của mình.
Cân nhắc các hệ lụy của thông điệp bạn gửi đi
Kỹ năng lắng nghe trong giao tiếp
1.6.1 Tầm quan trọng của lắng nghe trong giao tiếp
Tại sao chúng ta nên lắng nghe?
Trong giao tiếp thông thường, lắng nghe có mấy lợi ích sau đây:
Để thỏa mãn nhu cầu của đối tượng, việc lắng nghe là rất quan trọng Không gì tồi tệ hơn khi bạn nói mà không ai lắng nghe Khi bạn chú ý lắng nghe người khác, điều đó thể hiện sự tôn trọng và giúp đáp ứng nhu cầu tự trọng của họ.
Bằng cách khuyến khích mọi người chia sẻ ý kiến, bạn sẽ thu thập được nhiều thông tin hơn Việc này cung cấp cho bạn cơ sở vững chắc để đưa ra quyết định Thông tin càng phong phú, quyết định của bạn sẽ càng chính xác.
Tạo dựng mối quan hệ tốt đẹp với người khác bắt đầu từ việc lắng nghe Khi một người tìm thấy người có khả năng lắng nghe, mối quan hệ sẽ phát triển mạnh mẽ Việc lắng nghe không chỉ thúc đẩy tình bạn mà còn dẫn đến sự hợp tác hiệu quả trong các hoạt động chung.
Lắng nghe là một kỹ năng quan trọng giúp bạn hiểu người khác tốt hơn Khi bạn chú ý lắng nghe, bạn có thể nắm bắt được tính cách, tính nết và quan điểm của họ, vì trong quá trình trò chuyện, họ sẽ bộc lộ con người thật của mình.
Để giúp người khác lắng nghe hiệu quả, hãy tạo ra một không khí lắng nghe tích cực Khi bạn xây dựng môi trường này, những người trò chuyện với bạn sẽ trở thành những người lắng nghe tốt hơn.
Lắng nghe là chìa khóa giúp giải quyết nhiều vấn đề và xung đột giữa các bên Nhiều mâu thuẫn không thể được tháo gỡ chỉ vì thiếu sự lắng nghe và hiểu biết lẫn nhau Bằng cách cởi mở và khuyến khích đối phương chia sẻ, cả hai bên có thể phát hiện ra nguyên nhân sâu xa của mâu thuẫn và cùng nhau tìm ra giải pháp để vượt qua xung đột.
1.6.2 Lắng nghe có hiệu quả
“Nghe” có 5 năm mức độ khác nhau:
- Làm lơ: Thực sự không nghe gì cả
- Giả vờ nghe: để làm người khác quan tâm bằng cách lặp đi lặp lại một cách máy móc và đôi khi không đúng chỗ như: “ừ, đúng, đúng…”
- Nghe và chọn lọc(từng phần): tức là chỉ nghe một phần lúc nói chuyện
- Chăm chú nghe, tập trung chú ý và sức lực vào những lời mình nghe được
Nghe thấu cảm là hình thức nghe cao nhất, nơi người nghe đặt mình vào vị trí của người khác để hiểu được cảm xúc và suy nghĩ của họ Đây là một kỹ năng hiếm có, giúp bạn nhìn nhận cuộc sống từ góc độ của người khác, từ đó phát hiện ra những ý kiến sâu sắc và phong phú hơn.
15 hiểu được tâm tư tình cảm của họ
Hình 1.4 Các cấp độ của việc NGHE
1.6.3 Những rào cản trong lắng nghe
Tốc độ tư duy của con người nhanh hơn nhiều so với tốc độ nói, dẫn đến việc khi nghe, chúng ta thường có thời gian dư thừa để suy nghĩ về những vấn đề
Nói trung bình 160 – 180 từ/phút Ðọc nhanh gấp 2-3 lần nói
Nguời nghe xử lí thông tin nhanh gấp 2 -3 lần nguời đọc
Con nguời suy nghĩ nhanh hơn từ 10-20 lần họ nói
- Sự phức tạp của vấn đề: trước những vấn đề phức tạp, đặc biệt khi những vấn
16 đề đó không liên quan đến chúng ta, chúng ta thường có xu hướng chọn con đường dễ nhất, đó là bỏ ngoài tai, không nghe gì cả
Sự thiếu kiên nhẫn trong giao tiếp có thể cản trở khả năng lắng nghe hiệu quả Khi hai người cùng nói và tranh nhau phát biểu, thường là do sự kích thích từ những gì người khác nói, dẫn đến mong muốn phản hồi ngay lập tức Nếu không kiềm chế và thiếu kiên nhẫn trong việc lắng nghe, chúng ta sẽ không thể hiểu rõ ý kiến của người khác, làm giảm hiệu quả của cuộc trò chuyện.
Sự thiếu quan sát bằng mắt có thể dẫn đến việc hiểu sai thông tin trong giao tiếp, vì 80% thông tin được truyền tải qua các phương tiện phi ngôn ngữ Để lắng nghe hiệu quả, chúng ta cần sử dụng không chỉ thính giác mà còn cả các giác quan khác, đặc biệt là thị giác Việc nắm bắt đầy đủ thông tin từ người đối thoại, bao gồm cả lời nói và các tín hiệu không lời, là điều cần thiết để hiểu chính xác ý nghĩa mà họ muốn truyền đạt.
Quá trình lắng nghe là một quá trình nhận thức, trong đó kết quả không chỉ phụ thuộc vào thông tin và người truyền đạt mà còn bị ảnh hưởng bởi đặc điểm tâm lý của người nghe Những thành kiến và định kiến tiêu cực của người nghe đối với người cung cấp thông tin có thể làm sai lệch quá trình tiếp nhận và hiểu biết.
- Những thói quen xấu khi lắng nghe : lười lắng nghe, cắt ngang lời, giả vờ nghe, đoán trước ý người nói…
1.6.4 Các bước lắng nghe có hiệu quả
Yếu tố quan trọng đầu tiên để lắng nghe hiệu quả trong giao tiếp là sự tập trung Tập trung có nghĩa là chỉ thực hiện một nhiệm vụ tại một thời điểm Nhiều người không thành công trong giao tiếp vì họ để công việc khác làm phân tâm trong khi lắng nghe thông điệp từ người nói Hậu quả là thông điệp không được hiểu một cách đồng nhất giữa người nói và người nghe Hơn nữa, việc lắng nghe với sự tập trung cũng thể hiện sự tôn trọng đối với người nói, tạo điều kiện cho họ cảm thấy tin tưởng hơn và giao tiếp một cách cởi mở.
Giao tiếp hiệu quả đòi hỏi sự hiện diện của cả người nói và người nghe Sự chú ý của người nghe được thể hiện qua ánh mắt và những cái gật đầu, trong khi ngôn từ phản hồi như "dạ," "vâng ạ," "thế ạ," và "thật không?" đóng vai trò quan trọng trong việc tạo ra một cuộc đối thoại sinh động và có ý nghĩa.
Nhiều cuộc giao tiếp thường gặp phải tình trạng hiểu nhầm do người nói và người nghe không nắm bắt được thông điệp Để hiểu đúng thông điệp từ người gửi, cần có sự chú ý và lắng nghe cẩn thận trong quá trình giao tiếp.
Kỹ năng nói chuyện trước công chúng
1.7.1.1.Hầu hết mọi người cảm thấy sợ hãi, lo âu trong lần diễn thuyết đầu tiên
Một số biện pháp khắc phục:
- Đừng nghĩ về mình (cách nghĩ “ta là trung tâm” sẽ làm cho bạn lo lắng, hãy nghĩ về nội dung bài nói chuyện)
- Giảm lo lắng, sợ hãi Cần làm một số động tác thể dục: xoay cổ, xoay vai, co duỗi tay, thả lỏng toàn thân
- Gợi ý cho giọng nói tốt:
Tập nói ngân nga, nói nhỏ, nói thầm ở nhiều cung bậc khác nhau
Tập thở đều và kiểm soát hơi thở sẽ giúp giọng nói trở nên vững vàng hơn Đồng thời, rèn luyện khả năng diễn đạt rõ ràng bằng lời nói, thay vì chỉ bằng
Phát âm chính xác không nói ngọng, cà lăm, giọng địa phương…
1.7.1.2 Giới thiệu mình với người nghe để tạo mối quan hệ tin tưởng
1.7.1.3 Khi đứng trên diễn đàn hãy cố gắng đưa mắt về phía người nghe
Nên chọn sáu người ở các vị trí khác nhau:
- 1 người ngồi giữa hàng ghế đầu
- 2 người ngồi hai góc cuối
Khi bạn hướng mắt về những người này dường như toàn bộ cử tọa sẽ được ánh mắt của bạn quan tâm
1.7.1.4 Sử dụng các phương tiện phi ngôn ngữ một cách tự nhiên Tránh đứng im hoặc vung tay quá nhiều
1.7.1.5 Tránh các thói quen xấu: hắng giọng, ho khan, dùng một số từ “được chứ?”, “phải không?” quá nhiều
1.7.1.6 Sử dụng các mẫu chuyện vui, hài hước sát với chủ đề để thu hút người nghe
1.7.1.7 Hãy cố gắng trình bày phần mở đầu tốt tạo ấn tượng và mối quan hệ tốt đẹp giữa người nói và người nghe Phần kết thúc tốt để củng cố chủ đề bài nói 1.7.1.8 Linh hoạt, chủ động điều chỉnh nội dung, khối lượng bài nói có thể kết thúc sớm tốt hơn là nói dài
1.7.1.9 Ăn mặc lịch sự, cẩn thận, nghiêm túc phù hợp với hòan cảnh
1.7.1.10 Xuất hiện trước công chúng một cách tự tin và tỏ ra hứng thú với buổi nói chuyện
Trước và trong quá trình “lắng nghe” ai đó, cần quan tâm một số vấn đề:
- Đối tượng nghe là ai? Học vấn, nghề nghiệp, tuổi tác…
=> phán đoán mức độ tinh tế của người nghe
- Thái độ chung của họ với các vấn đề bạn sẽ trình bày (đồng tình, phản đối…)
Họ thực sự quan tâm hay bị bắt buộc
Trong không gian buổi nói chuyện, khoảng cách giữa người nói và người nghe đóng vai trò quan trọng Ở môi trường nhỏ, ấm cúng, người nói thường truyền đạt thông điệp một cách tỉ mỉ và kéo dài thời gian giao tiếp Ngược lại, trong không gian thoáng đãng, lớn hoặc ngoài trời, các cuộc trò chuyện thường diễn ra ngắn gọn và súc tích hơn.
- Buổi nói chuyện tổ chức vào những thời điểm thích hợp trong ngày, thời gian nguời nghe tỉnh táo nhất
Ví dụ: Cuối giờ làm việc buổi sáng hay buổi chiều không thuận lợi => chỉ nên nói ngắn gọn
Người nghe là người đánh giá chính xác chất lượng của bài nói chuyện Một bài nói chuyện thành công là khi nhận được sự đồng tình và tán thưởng từ khán giả Do đó, mọi khía cạnh chuẩn bị, từ nội dung đến cách trình bày, đều cần phải tập trung vào đối tượng người nghe này.
Nghệ thuật ứng xử nơi công sở
1.8.1 Giao tiếp với cấp trên
- Trình bày ngắn gọn những đề xuất, yêu cầu hay đánh giá, suy nghĩ của bạn về vấn đề Biết khi nào nên rút lui
- Nhạy cảm để biết khi nào cấp trên cần sự giúp đỡ mà không phải chờ hỏi tới
- Đừng hiểu các thứ theo nghĩa đen Nên hiểu và hành động theo chú ý của cấp trên Nên ghi chép khi sếp giao nhiệm vụ quan trọng
- Trong thời điểm nước sôi lửa bỏng, cứ để sếp giải tỏa đừng “quật” lại Chọn thời điểm thích hợp để nói
- Khi bạn mắc lỗi hãy để sếp thấy bạn có thể vượt qua với sự giúp đỡ của họ Không nên ủ rủ, thất vọng
- Chia sẻ những thú vui không liên quan đến công việc
1.8.2 Giao tiếp với đồng nghiệp
- Hãy tỏ cho đồng nghiệp biết bạn cần họ Đừng kênh kiệu
- Quan tâm đến thành công của đồng nghiệp
- Đừng sợ thừa nhận hạn chế và sai lầm của mình Nên sẵn sàng học hỏi và cần sự giúp đỡ của đồng nghiệp
- Khi công việc không trôi chảy tránh đổ lỗi cho nhau
- Nếu có bất đồng nên nói chuyện riêng và thẳng thắn với nhau, tránh nói trước tập thể
- Sử dụng óc khôi hài khi thích hợp
- Đừng quan tâm đến những câu nói bóng gió, “ câu chuyện trà nước”
1.8.3 Giao tiếp với cấp dưới
- Hãy để họ nói hết những điều mà họ muốn nói
- Sức mạnh của lời khen công khai
- Hãy lắng nghe ý kiến của cấp dưới trước khi phản ứng lại
- Hãy tìm ra ưu điểm nào đó trước khi phê bình
- Thừa nhận mình sai (nếu có)
- Hãy xin họ lời khuyên (kích thích khả năng sáng tạo)
- Thông cảm với hoàn cảnh của cấp dưới Chia sẻ những điều không liên quan đến công việc
- Có thể để cho nhóm tự quyết định những vấn đề liên quan đến họ
- Thỉnh thoảng nên nói đùa
1.8.4 Giao tiếp với khách hàng đến cơ quan
- Chào hỏi lịch sự, gọi cả tên, họ các chức danh (nếu có)
- Phải chủ động chào, bắt tay, mời ngồi, mời nước… Hỏi thăm xã giao vài ba câu và vào ngay nội dung chính của công việc
- Chọn thời cơ đúng lúc hãy đưa công văn, thư, quà biếu
- Duy trì sự nhiệt tình, vui vẻ trong suốt thời gian tiếp khách (không làm việc khác)
- Nhìn vào mắt người giao tiếp, lắng nghe, gật đầu, mỉm cười… để khuyến khích họ nói Tránh cử chỉ bất nhã
- Nói ngắn gọn, rõ ràng, ngôn ngữ giản dị, dễ hiểu, lập luận chặt chẽ sẽ gây được sự mến phục của khách
- Khiêm tốn, tôn trọng khách
Khi kết thúc cuộc gặp, hãy nhớ bắt tay và chào tạm biệt khách một cách lịch sự Đặc biệt, chú ý đến tư trang của khách, nếu họ quên đồ, hãy nhắc nhở một cách khéo léo Tùy thuộc vào từng khách, bạn có thể tiễn họ đến cửa, ra xe hoặc thậm chí ra sân bay để thể hiện sự chu đáo.
Tình huống
Với vai trò quản lý, John luôn tự hào về việc đồng hành cùng đội ngũ và duy trì chính sách mở cửa Anh hiểu rõ từng thành viên trong nhóm và thường tổ chức các cuộc trò chuyện cá nhân, không chỉ xoay quanh công việc mà còn về cuộc sống của họ.
Gần đây anh nhận thấy tiến độ công việc của Natalie có vẻ tụt hậu so với cả đội
Cô tỏ ra xao nhãng trong lúc họp cũng như không đưa ra được ý kiến nào hữu ích cho kế hoạch
John hỏi thăm Natalie liệu cô có đang không ổn không Natalie tỏ ra khá đề
23 phòng, cô nói: “Anh hỏi làm gì? Tôi ổn.”
Vài tuần nữa trôi qua và Natalie vẫn cứ thế, John bắt đầu lo lắng bởi Natalie chính là sức mạnh của cả đội
John đã áp dụng phương pháp lắng nghe thấu cảm để khám phá nguyên nhân khiến chất lượng công việc của Natalie giảm sút nghiêm trọng Cuối cùng, anh tìm ra câu trả lời, nhưng điều này lại không liên quan đến công việc của cô.
John để ý tới ngôn ngữ cơ thể của Natalie, cô ấy cúi đầu và mắt nhìn xuống Trông cô ấy hoàn toàn suy sụp
Sau khi Natalie chia sẻ những khó khăn của mình, John đã thể hiện sự an ủi và không phán xét Anh đề nghị giảm bớt gánh nặng công việc cho Natalie, giúp cô có thời gian tập trung giải quyết vấn đề trước khi trở lại phong độ John cũng nhắc nhở cô về các ưu đãi từ bộ phận nhân sự, bao gồm tư vấn và kế hoạch tài chính để hỗ trợ cô trong thời gian khó khăn.
John giữ bí mật về cuộc nói chuyện với Natalie, hứa rằng đây là chuyện riêng giữa hai người Anh khuyến khích cô cập nhật tình hình thường xuyên và đồng
John thể hiện sự quan tâm sâu sắc đến nỗi thống khổ của Natalie, lắng nghe cô với lòng cảm thông Nhờ đó, Natalie chỉ mất một tháng để phục hồi và trở lại làm việc với thái độ hăng say hơn bao giờ hết Sự gắn bó giữa Natalie với John, đội ngũ và công ty ngày càng trở nên bền chặt.
(nguồn: http://ctxhtth.vicongdong.vn/news/view.aspx?newsIdH671369)
CÂU HỎI ÔN TẬP CHƯƠNG
1 Giao tiếp là gì? Tầm quan trọng của giao tiếp trong đời sống và kinh doanh? Các cách phân loại giao tiếp?
2 Các yếu tố cấu thành nên giao tiếp? Những nguyên nhân khiến giao tiếp có thể thất bại?
3 Có những phương tiện giao tiếp nào
4 Để giao tiếp có hiệu quả thì nên lắng nghe như thế nào?
5 Những vấn đề cần chú ý trong giao tiếp công sở?
ĐÀM PHÁN – NHỮNG VẤN ĐỀ CƠ BẢN
Bản chất của đàm phán
Đàm phán là một phần thiết yếu trong cuộc sống, bắt nguồn từ nhu cầu của chúng ta muốn có một vật hay điều gì từ người khác Quá trình này liên quan đến việc trao đổi giá trị, nơi mà bên nhận phải cảm thấy có lợi ích từ giao dịch Mục tiêu không chỉ là đạt được thoả thuận tốt nhất mà còn là xây dựng mối quan hệ bền vững, tạo cơ hội thành công trong tương lai Đàm phán là sự tổng hợp các phương thức truyền đạt thông tin về mong muốn và kỳ vọng giữa các bên, đồng thời là cách giải quyết xung đột một cách hoà bình Qua đó, các bên có thể tìm ra giải pháp khả thi cho những khác biệt và thống nhất phương thức trao đổi, từ đó đạt được lợi ích chung.
Một thực tế quan trọng trong cuộc sống là chúng ta không thể đạt được tất cả những gì mong muốn Do đó, đàm phán không chỉ là một quá trình đơn giản mà còn là nghệ thuật tìm kiếm sự đồng thuận và thỏa hiệp.
26 ta học cách chấp nhận thoả hiệp mình có như là một sự thay thế thoả mãn cho cái mà mình nghĩ là thực sự muốn
Có nhiều cách quan niệm về đàm phán tuy nhiên có 3 điều cần chú ý khi tìm hiểu về bản chất của đàm phán[1]
Đàm phán không phải là một môn khoa học, mà sự hài lòng với kết quả cuối cùng là yếu tố quan trọng nhất Để đạt được thành công trong đàm phán, chúng ta cần dẫn dắt đối phương đến chỗ cùng chia sẻ sự hài lòng Đôi khi, kết quả đàm phán có thể khác xa với mục tiêu ban đầu, nhưng nếu chúng ta cảm thấy hài lòng và thoải mái về mặt tinh thần, điều đó có giá trị hơn bất kỳ cái giá nào phải trả.
Đàm phán không chỉ đơn thuần là một cuộc chiến thắng hay thua; nó bao gồm nhiều khía cạnh khác nhau Quan niệm về thắng hay thua chỉ là một góc nhìn hạn hẹp về quá trình này Thực tế, thành công trong đàm phán thường đến từ sự hiểu biết và hợp tác, không chỉ là việc giành chiến thắng tuyệt đối.
Trong quá trình đàm phán, chúng ta thường bắt đầu với một mục tiêu cụ thể và kết thúc khi đạt được kết quả mong muốn hoặc không Để đạt được thành công trong đàm phán, việc xây dựng sự tin cậy và mối quan hệ tốt đẹp giữa các bên là rất quan trọng, vì đây là yếu tố then chốt ảnh hưởng đến kết quả cuối cùng của cuộc đàm phán.
Cuộc đàm phán không phải là một sự kiện liên tục mà thường bao gồm nhiều buổi thảo luận riêng biệt với các quy mô và hình thức khác nhau Hiếm khi chỉ có một cuộc họp duy nhất với kết thúc rõ ràng Trong quá trình đàm phán, có thể xảy ra những thay đổi về hoàn cảnh hoặc xuất hiện các yếu tố mới, dẫn đến việc thay đổi quan điểm của các bên liên quan Do đó, những gì được nói hôm qua có thể không còn đúng hôm nay.
Các kiểu đàm phán
Có 2 kiểu đàm phán: đàm phán cạnh tranh(đàm phán thắng – thua) và đàm phán hợp tác(đàm phán hai bên cùng thắng)
Trong đàm phán cạnh tranh, các bên thường tập trung vào việc bảo vệ lập trường của mình và tấn công lập trường của đối tác, dẫn đến việc chỉ giải quyết những mâu thuẫn trực tiếp mà không tìm hiểu nguyên nhân sâu xa của chúng Phương thức này chủ yếu chú trọng vào lợi ích của từng bên mà không xem xét nhu cầu thực sự của đối phương.
27 người này đúng bằng sự mất mát của người kia
Trong quá trình đàm phán, nếu một bên đạt được lợi ích thì bên kia sẽ chịu thiệt Tổng số lợi ích của cả hai bên không thay đổi, buộc họ phải cạnh tranh để giành chiến thắng Điều này dẫn đến những ảnh hưởng tiêu cực đối với mối quan hệ giữa các bên tham gia.
Trong một giao dịch bất động sản, bên bán và bên mua đều cảm thấy rằng việc nhượng bộ cho đối phương có thể dẫn đến mất mát Cuộc đàm phán mang tính cạnh tranh này xoay quanh vấn đề tài chính, nơi mỗi đồng tiền mà một bên thu được đồng nghĩa với việc bên kia mất đi một đồng Do đó, cả hai bên đều nỗ lực để chứng minh và giành lấy lợi ích tối đa cho bản thân mình.
Trong các cuộc đàm phán cạnh tranh, việc đạt được thỏa hiệp trở nên khó khăn do sự khác biệt trong sở thích Những hạn chế trong quá trình đàm phán thường ngăn cản cơ hội cho sự sáng tạo và làm giảm khả năng mở rộng phạm vi thảo luận.
Trong đàm phán hợp tác, các bên tìm kiếm lợi ích tối đa bằng cách hiểu và thỏa mãn các nhu cầu thực sự của nhau, tập trung vào lợi ích cốt lõi thay vì những lập trường đối lập Phương pháp này không chỉ giúp đạt được thỏa thuận tối ưu mà còn tạo ra cơ hội cho cả hai bên cùng thắng Đàm phán hợp tác thường bao gồm nhiều điều khoản và vấn đề, với mục tiêu chính là gia tăng lợi ích cho cả hai phía.
Sự thỏa hiệp là để đạt được những thứ bên này cần nhưng đồng thời cũng không để mất lòng bên kia
Cơ sở để cùng thắng trong đàm phán: Trong đàm phán thường có 4 kết quả:
Thua – thua; Thắng – thua; thua – thắng và thắng - thắng được minh hoạ ở sơ đồ sau:
Hình 2.1 Các kết quả của đàm phán
Giải pháp lý tưởng cho xung đột lợi ích giữa hai bên là vị trí thứ IV, nơi mà lợi ích của cả hai bên đều được thoả mãn Các giải pháp ở vị trí I và III chỉ đáp ứng lợi ích của một bên, trong khi vị trí II lại chỉ thỏa mãn nhu cầu của các bên ở mức tối thiểu Vì vậy, giải pháp IV chính là mục tiêu mà tất cả các cuộc đàm phán hướng tới.
"Cùng có lợi" là yếu tố cốt lõi trong đàm phán, vì nếu một bên chỉ tìm cách lợi dụng sơ hở của đối tác, họ sẽ tự chuốc lấy thất bại Khi quyền lợi của một bên không được xem xét, bên đó sẽ sớm rút lui, dẫn đến kết quả không mong muốn cho cả hai.
Bảng2.1: Đàm phán cạnh tranh và đàm phán hợp tác Đặc điểm Đàm phán cạnh tranh Đàm phán hợp tác
Kết quả Thắng – Thua hoặc Thua– Thắng Thắng – Thắng Động lực Lợi ích cá nhân Lợi ích chung và lợi ích riêng
Lợi ích Đối lập Khác nhau nhưng không đối lập
Mối quan hệ Ngắn hạn Dài hạn hoặc ngắn hạn
Vấn đề liên quan Đơn lẻ Nhiều
Không linh hoạt Linh hoạt
Giải pháp Không sáng tạo Sáng tạo
Mục đích của đàm phán là đáp ứng nhu cầu của bản thân một cách hiệu quả, thay vì chỉ bảo vệ lập trường hay cố gắng giành chiến thắng trước đối tác Trong kinh doanh, đàm phán thường không chỉ mang tính cạnh tranh hay hợp tác đơn thuần, mà thường có sự kết hợp giữa cả hai yếu tố này Người đàm phán phải đưa ra những lựa chọn chiến lược và biết cách cân bằng giữa cạnh tranh và hợp tác để đạt được kết quả tốt nhất.
L ợi íc h t ăng dầ n c ủa A
Lợi ích tăng dần của B
II : A thua, B thua III : A thua, B thắng
Các lược đồ cạnh tranh và chiến lược hợp tác cần phải nhận diện các xung đột lợi ích, đồng thời tạo ra giá trị thông qua việc trao đổi thông tin Điều này sẽ dẫn đến những giải pháp mang lại lợi ích chung cho tất cả các bên liên quan.
Phương thức đàm phán
Trong kinh doanh, hầu hết các cuộc đàm phán không diễn ra theo phương thức một – một, mà thường liên quan đến nhiều bên và có thể trải qua nhiều giai đoạn khác nhau Mỗi giai đoạn sẽ tập trung vào một vấn đề cụ thể, nhằm đạt được mục tiêu cuối cùng.
Đàm phán nhiều bước là quá trình kéo dài với nhiều giai đoạn khác nhau, trong đó mỗi bên cam kết thực hiện lời hứa với đối phương và các trao đổi trong tương lai Quá trình này cho phép các bên tiến hành đàm phán thông qua các trao đổi liên tục và xuyên suốt, tạo điều kiện thuận lợi cho việc đạt được thỏa thuận.
2.3.2 Đàm phán đa phương Đàm phán trong nhiều lĩnh vực nói chung và trong kinh doanh nói riêng thường liên quan tới nhiều hơn hai bên và có nhiều hơn hai người Sự liên minh và liên kết có thể hình thành giữa các bên trong đàm phán đa phương và có thể ảnh hưởng đến tiến trình và kết quả đàm phán Sự liên minh nhằm tạo ra quyền lực hay nâng cao vị thế cho các thành viên tham gia đàm phán để tăng khả năng chiến thắng bất cứ thành viên đơn lẻ nào liên qua tới đàm phán Có hai hình thức liên minh:
Liên minh tự nhiên là sự kết hợp giữa các bên có mối quan tâm chung, tạo ra sự gắn bó chặt chẽ và khó bị chia rẽ Những tổ chức như công đoàn, hội phụ nữ, đoàn thanh niên, hiệp hội người tiêu dùng và hội doanh nghiệp trẻ là ví dụ điển hình cho hình thức liên minh này.
Liên minh về một vấn đề duy nhất được hình thành khi các bên khác nhau hợp tác để ủng hộ hoặc phản đối một vấn đề cụ thể, thường với nhiều lý do khác nhau Tuy nhiên, hình thức liên minh này có nguy cơ dễ bị chia rẽ vì các bên tham gia có thể chỉ quan tâm đến nhu cầu riêng của mình, dẫn đến việc không đáp ứng đầy đủ nhu cầu của các bên khác Một liên minh có thể được hiểu là sự hợp tác tạm thời của các cá nhân hoặc tổ chức nhằm đạt được một mục đích chung.
Các hình thức đàm phán
Đàm phán là quá trình giao tiếp nên cơ bản giao tiếp có các hình thức nào thì
Có 30 hình thức đàm phán mà bạn có thể áp dụng, bao gồm: đàm phán bằng văn bản, đàm phán qua gặp mặt trực tiếp, đàm phán qua điện thoại hoặc video call, và đàm phán thông qua bên thứ ba.
Mỗi hình thức đàm phán mang lại hiệu quả khác nhau tùy thuộc vào điều kiện không gian, thời gian và các bên tham gia Sự lựa chọn hình thức đàm phán phù hợp và hiệu quả cao là nghệ thuật, trình độ và kinh nghiệm của người tổ chức.
Phong cách đàm phán
Phong cách đàm phán đóng vai trò quan trọng trong chiến lược của các nhà đàm phán Việc lựa chọn phong cách phù hợp, từ tấn công đến phòng thủ, hay từ thân thiện đến thù địch, là quyết định chiến lược cần thiết Mỗi nhà đàm phán có thể căn cứ vào đặc điểm và tính chất của từng cuộc đàm phán để lựa chọn phong cách thích hợp nhất cho mình.
Việc thể hiện phong cách trong đàm phán, đặc biệt khi đối mặt với áp lực từ đối tác, không phải là điều đơn giản Nhà đàm phán cần lựa chọn phong cách mà bản thân cảm thấy thoải mái và tự tin Khi phân vai cho các thành viên, cần đảm bảo vai trò phù hợp với phong cách tự nhiên của họ, tốt nhất là chọn phong cách gần giống với bản chất của từng người Dù chọn phong cách nào, việc suy nghĩ thấu đáo, cẩn thận và bình tĩnh là rất quan trọng.
Bảng 2.2: Đặc điểm phong cách mềm mỏng và cứng rắn
Các bện coi nhau là bạn bè Các bên coi nhau là đối thủ
Mục tiêu Đạt thỏa thuận Chiến thắng
Thái độ: - Nhượng bộ để nuôi dưỡng mối quan hệ
- Mềm mỏng trước vấn đề và người thương lượng
- Thay đổi quan điểm dễ dàng
- Đưa ra mong muốn tối thiểu
- Chấp nhận sự mất mát 1 phía để đạt được thỏa thuận
- Tìm kiếm câu trả lời là cách bên kia sẽ chấp nhận
- Kiên quyết đạt thỏa thuận
- Cố gắng tránh tranh cãi
- Nhượng bộ trước áp lực
- Đòi hỏi nhượng bộ như là điều kiện của mối quan hệ
- Cứng rắn trước vấn đề và người thương lượng
- Không tin tưởng lẫn nhau
- Bám chặt vào quan điểm
- Che dấu mong muốn tối thiểu
- Đòi hỏi đáp ứng lợi ích từ 1 phía là cơ sỏ thỏa thuận
- Tìm kiếm câu trả lời là cách bạn sẽ chấp nhận
- Kiên quyết giữ quan điểm
- Cố gắng chiến thắng trong cuộc tranh cãi
CÂU HỎI ÔN TẬP CHƯƠNG
1 Đàm phán là gì? Khi nào thì chúng ta nghĩ đến việc phải đàm phán với ai đó?
2 Có những kiểu đàm phán nào?
3 Trình bày các phương thức và hình thức đàm phán?
4 Các phong cách đàm phán? Theo bạn phong cách nào đem lại hiệu quả cao hơn trong đàm phán?
CÁC GIAI ĐOẠN ĐÀM PHÁN TRONG KINH DOANH
Chuẩn bị đàm phán
Chuẩn bị là một yếu tố quan trọng trước khi thực hiện bất kỳ công việc nào, đặc biệt là trong đàm phán Việc chuẩn bị kỹ lưỡng giúp người đàm phán tự tin hơn và tăng khả năng thành công Ngược lại, thiếu chuẩn bị hoặc chuẩn bị không đầy đủ có thể dẫn đến sự bị động, bộc lộ điểm yếu và tạo ra bất lợi trong quá trình đàm phán.
Chuẩn bị đàm phán bao gồm các công việc cụ thể sau:
3.1.1.Xác định các mục tiêu đàm phán
Một trong những nguyên nhân chính dẫn đến thất bại trong đàm phán là xác định sai mục tiêu hoặc đặt ra những mục tiêu không khả thi Do đó, việc xác định rõ ràng mục tiêu đàm phán là vô cùng quan trọng để đạt được kết quả mong muốn.
Để đạt được hiệu quả trong đàm phán, việc xác định nhu cầu là rất quan trọng Người tham gia đàm phán cần hiểu rõ nhu cầu thực sự của mình, từ đó xác định mục tiêu rõ ràng Cần phân biệt giữa những gì cần thiết và những gì chỉ là mong muốn để có thể đạt được kết quả tốt nhất trong quá trình thương thảo.
Trao đổi thông tin Đưa ra đề nghị
VD 1 : Do công việc kinh doanh phát triển nhanh, Công ty PASCO dự định sẽ mở rộng quy mô hoạt động hơn nữa vào đầu năm tới Việc này đòi hỏi công ty phải có văn phòng giao dịch rộng rãi hơn Hương được giao nhiệm vụ tìm thuê 1 văn phòng khác Giám đốc cho Hương biết, ông cần 1 văn phòng rộng khoảng 120 m², nằm ở trung tâm thành phố trong vòng bán kính 2 km, có thang máy, hợp đồng 5 năm, có chỗ để xe cho khoảng 20 nhân viên và khách hàng, giá thuê khoảng 1500 usd/tháng
=> Hương đã xác định được nhu cầu thực sự của công ty như sau:
Bảng 3.1: Xác định nhu cầu thực sự của công ty Pasco
- Đáp ứng nhu cầu hiện tại, đồng thời chuẩn bị cho nhu cầu phát triển 5 năm tới
- Tạo môi trường làm việc chuyên nghiệp
Vị trí trung tâm, bán kính 2 km - Thuận tiện cho khách hàng
Có thang máy - Thuận tiện cho khách hàng
Hợp đồng 5 năm - Sự ổn định
Có chỗ để xe cho 20 NV, KH - Thuận tiện cho khách hàng
- Thuận tiện cho nhân viên Giá thuê 1500 usd/thág - tiết kiệm chi phí
Nhận mặt bằng trước tháng 10 - Cần khoảng 2 tháng để trang trí nội thất và cty phải chuyển vào đầu năm tới
Hiểu rõ nhu cầu thực sự sẽ giúp Hương linh hoạt hơn trong việc tìm kiếm văn phòng Thay vì tìm một văn phòng hoàn hảo với tất cả các yêu cầu, Hương có thể xem xét các lựa chọn như văn phòng ở tầng trệt mà không cần thang máy, hoặc văn phòng không có chỗ để xe riêng nhưng gần bãi xe công cộng.
Xác định đúng nhu cầu thực sự là yếu tố quan trọng giúp người đàm phán duy trì định hướng trong quá trình thương thảo và linh hoạt hơn trong việc tìm kiếm các giải pháp đáp ứng nhu cầu.
1 Ví dụ có tham khảo trong tài liệu [3]
Các lập trường có thể được xem như những gì ta muốn; còn các lợi ích phản ánh những gì ta cần
Trong quá trình đàm phán, việc xác định các phạm vi đàm phán là rất quan trọng, bởi vì không phải lúc nào cũng có thể đáp ứng tất cả mong muốn của các bên Mong muốn của chúng ta thường bị giới hạn bởi mong muốn của đối tác, do đó, người đàm phán cần chuẩn bị để trao đổi lợi ích một cách hiệu quả Đàm phán là một quá trình trao đổi lợi ích giữa các bên, vì vậy sự chuẩn bị và hiểu biết về mong muốn của đối tác là yếu tố quyết định thành công.
Chuẩn bị cho một cuộc trao đổi đòi hỏi phải xác định rõ mức độ nhượng bộ cho từng mong muốn, phân loại những điều có thể hy sinh và những điều không thể Để thực hiện điều này, cần phải
Xác định phạm vi cho mong muốn của bạn là việc thiết lập giới hạn trên và giới hạn dưới Điều này giúp bạn biết khi nào nên ngừng đàm phán nếu các yêu cầu vượt quá những giới hạn đã đặt ra.
VD: Chúng ta xác định phạm vi mong muốn về văn phòng mới của công ty
Bảng 3.2: Xác định phạm vi mong muốn về văn phòng mới của Pasco
Mong muốn Tối thiểu Lý tưởng Tối đa
Vị trí Cách TT bán kính 4 km Cách TT bán kính 2 km
Có thang máy Không có thì ở tầng 1 Có thang máy
Thời hạn hợp đồng 3 năm 5 năm 7 năm
Chỗ để xe Không có thì gần bãi xe công cộng 20
Giá thuê 1500 usd/tháng 2000 usd/t
Thời gian giao nhận Giữa tháng 10 Tháng 10 Tháng 8
Các mong muốn có thể được phân loại thành ba nhóm chính: Thứ nhất, mong muốn thiết yếu là những nhu cầu bắt buộc phải được đáp ứng Thứ hai, mong muốn quan trọng là những nhu cầu cần được chú ý và đáp ứng Cuối cùng, mong muốn "có thì tốt" là những nhu cầu có thể bỏ qua mà không gây ảnh hưởng lớn.
VD: Phân loại mong muốn các yêu cầu của công ty PASCO:
Bảng 3.3: Phân loại mong muốn của công ty Pasco
- Thời điểm bàn giao mặt bằng
Có thì tốt - Có thang máy
3.1.2.Thu thập thông tin về thị trường
Thông tin là tài sản quý giá nhất trong quá trình đàm phán, mang lại lợi thế cho người tham gia Nó giúp người đàm phán tự tin hơn trong việc đánh giá chính xác các đề nghị và thông tin từ đối tác.
Có nhiều cách thu thập thông tin:
Thông qua các phương tiện thông tin đại chúng
Thông tin từ các nhà cung cấp hoặc các trung gian môi giới
Kinh nghiệp của bạn bè, đồng nghiệp
Người đàm phán cần nắm rõ các thông tin quan trọng liên quan đến quá trình đàm phán, bao gồm giá cả, chất lượng sản phẩm, chủng loại hàng hóa, thời gian giao nhận, thông tin về nhà cung cấp và người mua, cũng như tính khả thi của các yêu cầu đưa ra.
Kết quả của việc thu thập thông tin là giúp được người đàm phán: Đánh giá tính khả thi của các yêu cầu và điều chỉnh mục tiêu
Lựa chọn một hoặc một vài đối tác đàm phán
Xác định được các phương án khác nhau có thể thoả mãn nhu cầu của doanh nghiệp
3.1.3.Xác định các phương án thay thế tốt nhất (BATNA)
Phương án thay thế tốt nhất cho một cuộc đàm phán là giải pháp đáp ứng nhu cầu tối ưu của một bên mà không cần tham gia vào cuộc đàm phán Để xây dựng phương án này, cần thực hiện các bước cụ thể nhằm xác định và phát triển các lựa chọn khả thi.
- Bước 1: Nghĩ ra càng nhiều phương án thay thế càng tốt
Hương đề xuất rằng công ty có thể mở rộng diện tích văn phòng bằng cách thuê kho bên ngoài và cải tạo không gian kho hiện tại thành khu làm việc Cô cũng nhấn mạnh việc bố trí lại văn phòng một cách hợp lý, chấp nhận thuê thêm 100 m2 và xem xét khả năng thuê kho bổ sung hoặc mở thêm một chi nhánh khác trong thành phố.
- Bước 2: Lựa chọn những phương án triển vọng, có tính khả thi cao
Giai đoạn thương lượng
3.2.1 Mở đầu cuộc đàm phán
Để đạt được một khởi đầu tốt đẹp trong đàm phán, sự tự tin và niềm tin vào bản thân cùng với những mục tiêu mong muốn là rất quan trọng Ba bước mở đầu hiệu quả sẽ giúp nâng cao khả năng thành công của cuộc đàm phán.
Chào hỏi là nghi lễ quan trọng trong mọi cuộc gặp gỡ, bao gồm nhiều hình thức như mỉm cười, hỏi thăm và bắt tay Cần chú ý đến lời nói và cử chỉ của chúng
Không nên cầm vật gì ở tay phải khi bước vào phòng đàm phán
Chủ động bắt tay đối tác
Bắt tay chắc và nhanh nhưng không siết quá chặt
Mỉm cười cởi mở không gượng ép
Nhìn thẳng vào mắt đối tác
Lắng nghe lời chào của đối tác và đáp lại
Khi thực hiện các nghi thức xã giao trong đàm phán, cần lưu ý đến yếu tố văn hóa của đối tác Chẳng hạn, ở một số nước châu Á, bắt tay không được coi là một hình thức chào hỏi.
Khi bắt đầu cuộc đàm phán, hãy dành vài phút đầu tiên để tạo bầu không khí thân thiện bằng cách thảo luận về những chủ đề đơn giản như thời tiết, phim ảnh, âm nhạc hoặc gia đình Nếu đây là lần gặp gỡ đầu tiên, hãy tìm hiểu thêm về đối tác, như quy mô doanh nghiệp, lĩnh vực kinh doanh và lịch sử phát triển, nhưng cần tránh việc quá tò mò hoặc ồn ào để không gây ấn tượng xấu.
Để đạt được hiệu quả trong đàm phán, việc thống nhất chương trình là rất quan trọng Khi các bên tìm được tiếng nói chung, quá trình chuyển từ các nghi lễ xã giao sang nội dung chính sẽ trở nên dễ dàng hơn Một trong các bên sẽ giới thiệu chương trình đàm phán đã được thống nhất trước đó, và người giới thiệu cần cung cấp thông tin một cách ngắn gọn và rõ ràng cho các đối tác.
Lý do đến với cuộc đàm phán
Những vấn đề cần thảo luận
Trình tự thảo luận các vấn đề ước tính thời gian đàm phán
Trong các giai đoạn trước, chúng ta đã tìm hiểu về đối tác đàm phán thông qua các kênh gián tiếp Giai đoạn trao đổi thông tin mang lại cơ hội để hiểu đối tác một cách trực tiếp.
Những việc cần làm trong giai đoạn này là: Đặt câu hỏi để đối tác đàm phán cung cấp thông tin về họ
Chia sẻ với đối tác về nhu cầu thực sự của mình
Lắng nghe và ghi nhận những mong muốn của đối tác
Hiểu biết lẫn nhau là yếu tố quan trọng để đạt được thành công trong đàm phán Việc che giấu thông tin sẽ dẫn đến sự dè dặt từ phía đối tác, trong khi những câu hỏi vòng vo có thể làm tăng sự cảnh giác Để xây dựng sự tin cậy, cần phải chia sẻ thông tin một cách minh bạch Lắng nghe và ghi nhận nhu cầu của đối tác, thay vì chỉ đồng ý, sẽ thể hiện tinh thần hợp tác Đồng thời, tránh chỉ trích và thường xuyên tóm tắt lại thông tin sẽ giúp củng cố mối quan hệ giữa các bên.
3.2.3 Đƣa ra đề nghị Đề nghị luôn là một yếu tố quan trọng của mọi cuộc đàm phán Đó là con đường mà các bên đối tác cần phải đi để đạt được thoả thuận Để sử dụng con đường đó thành công, đề nghị đưa ra cần chú ý các bước sau:
Xác định thời điểm đưa ra đề nghị là rất quan trọng Một số người thích chủ động đề xuất trước, trong khi những người khác lại muốn chờ đối tác đưa ra đề nghị đầu tiên Việc chọn thời điểm phù hợp sẽ ảnh hưởng đến kết quả của cuộc thương thuyết.
Đưa ra đề nghị trước mang lại lợi thế lớn, cho phép lựa chọn thời điểm thuận lợi nhất và đặt ra mức kỳ vọng phù hợp.
Việc đưa ra đề nghị trong quá trình đàm phán không chỉ phụ thuộc vào sự chuẩn bị của các bên mà còn vào thời điểm thích hợp Nếu đề nghị được đưa ra quá sớm, đối tác có thể cảm thấy bị ép buộc hoặc nhận thấy chúng ta đang ở thế bất lợi Thời điểm lý tưởng để đưa ra đề nghị là khi cả hai bên đã có đủ thông tin để đánh giá vấn đề Những nhà đàm phán dày dạn kinh nghiệm thường nhận diện thời điểm thích hợp qua các tín hiệu cho thấy đối tác sẵn sàng điều chỉnh các điều kiện của họ, thường thể hiện qua sự thay đổi trong ngôn ngữ hoặc cử chỉ của đối tác Do đó, nhà đàm phán cần chú ý lắng nghe, quan sát và xác nhận lại khi nhận thấy những tín hiệu này.
Bảng 3.5 : Một số tín hiệu xác định thời điểm đƣa ra đề nghị
Chúng tôi cảm thấy khó có thể hoàn thành kịp…
Khó không có nghĩa là không thể
Tôi không được phép quyết định… Hỏi sếp của tôi
Công ty chúng tôi không bao giờ thương lượng về giá
Chúng tôi muốn thương lượng về những gì chúng tôi sẽ nhận được với mức giá đó Chúng tôi không định thảo luận vấn đề đó vào lúc này
Có thể thảo luận vào ngày mai hay bao giờ?
Chúng tôi thường không giảm giá, mà nếu có giảm chăng nữa thì cũng không quá 10%
Có thể giảm ở mức nào đó dưới 10%
Chúng tôi không thể sản xuất được lượng hàng đó trong thời hạn yêu cầu
Có thể thương lượng về giá, thời hạn, điều kiện giao hàng, chất lượng, số lượng
Để đề xuất hiệu quả, cần điều chỉnh nội dung dựa trên thông tin đã thu thập Đề nghị nên được trình bày một cách ngắn gọn, rõ ràng và đầy tự tin Nếu bạn là người đưa ra đề nghị đầu tiên, hãy chú ý đến cách diễn đạt để tạo ấn tượng tích cực.
Chừa chỗ cho thương lượng ví du: người bán thường nói giá cao hơn đề người mua trả giá
Không bỏ sót bất cứ vấn đề nào: kể cả bảo hành, phương thức thanh toán, vận chuyển
Nêu rõ những điều kiện đi kèm: bên nào chiu trách nhiệm vận chuyển? Phương thức thanh toán, thời gian thanh toán…
Chiến thuật chia nhỏ là phương pháp hiệu quả để giải quyết những vấn đề lớn cản trở việc đạt được thoả thuận Bằng cách phân chia các vấn đề phức tạp thành những phần nhỏ hơn, chúng ta có thể xử lý từng vấn đề một cách tuần tự, từ đó dễ dàng tìm ra giải pháp phù hợp cho từng khía cạnh.
Thăm dò: Đặt câu hỏi “ Nếu….”để mở lối thoát trong khi thảo luận vấn đề với đối tác
Khi cuộc đàm phán gặp bế tắc, một giải pháp hiệu quả là tạm gác lại những vấn đề khó khăn Việc này cho phép các bên trở lại thảo luận sau đó, đồng thời công nhận rằng vấn đề đã được giải quyết thông qua những quyết định khác.
Kết thúc đàm phán
Cuối cùng, các bên đã đạt được thỏa thuận trên hầu hết các điểm quan trọng Tuy nhiên, vẫn còn một số vấn đề nhỏ chưa được giải quyết Cần có những bi
Xác định thời điểm kết thúc đàm phán là rất quan trọng và thường dựa trên kinh nghiệm, trực giác và các suy luận thông thường Khi gần đạt được kết quả mong muốn, hãy thông báo rõ ràng về điều đó Thay vì đe dọa, hãy tỏ ra lịch thiệp và nhắc nhở đối tác một cách nhẹ nhàng, đặc biệt khi họ có xu hướng muốn tiến xa hơn.
Khi đối tác đã sẵn sàng, họ sẽ thể hiện thông qua tư thế ngồi, cách họ nhìn chúng ta, hoặc cách nói
Xác định thời điểm kết thúc đàm phán chính xác là điều quan trọng, vì nếu sai lệch, hy vọng đạt được thỏa thuận có thể bị mất Kéo dài cuộc đàm phán có
Trong quá trình đàm phán, chúng tôi đã thực hiện các bản tóm tắt định kỳ để nhắc nhở các bên về tiến trình và tạo cơ sở cho các bước tiếp theo Tuy nhiên, khi cuộc đàm phán đã vào giai đoạn cuối, mục đích chính của việc tóm tắt lúc này là để kiểm tra sự sẵn sàng của chúng ta trong việc đạt được thỏa thuận và kết thúc quá trình đàm phán.
Quay lại những vấn đề chưa được thảo luận, có một số vấn đề khó khăn cần được xem xét lại Việc này chỉ có hiệu quả nếu chúng ta đã tiến xa hơn trong quá trình đàm phán và cả hai bên đều xây dựng được niềm tin lẫn nhau.
Nếu không đạt được hai điều kiện cần thiết, việc kết thúc đàm phán sẽ chưa sẵn sàng Khi đã có cả hai yếu tố, cần giải quyết vấn đề ngay lập tức Các biện pháp thường được sử dụng bao gồm: nhượng bộ, nơi việc chấp nhận nhượng bộ cần được xem như một sự trao đổi hợp lý; cưa đôi, đề xuất giải pháp trung gian công bằng để không bên nào thiệt thòi; chọn phương án này hoặc phương án kia, đưa ra hai lựa chọn tương đương để thể hiện nỗ lực đạt thỏa thuận; trọn gói, tổng hợp các thỏa thuận đơn lẻ để tạo ra một đề nghị hấp dẫn hơn; và cuối cùng là ý tưởng hoặc đề nghị mới, có thể thay đổi cách nhìn nhận vấn đề nhưng cần thận trọng để không làm hỏng các thỏa thuận đã đạt được.
Khi đạt được thỏa thuận giữa hai bên, việc ghi biên bản và ký kết hợp đồng là vô cùng quan trọng Khả năng ghi nhớ của con người có thể dẫn đến những sai lệch trong những gì đã thỏa thuận Do đó, việc ghi chép các điều khoản và ký kết hợp đồng giúp tránh tranh chấp và nhầm lẫn trong tương lai.
Trong quá trình đàm phán, việc khoe khoang về những lợi ích cá nhân hoặc tỏ ra sẵn sàng nhượng bộ có thể gây hiểu lầm cho đối phương, khiến họ cảm thấy bạn đang bị thiệt thòi và muốn đòi lại những gì đã mất Hành động này không chỉ làm tăng căng thẳng trong các cuộc đàm phán tiếp theo mà còn có thể ảnh hưởng tiêu cực đến mối quan hệ lâu dài Hơn nữa, nếu có người khác vô tình nghe được câu chuyện, điều này có thể làm cho bạn rơi vào thế bất lợi hơn.
Một số tình huống
3.4.1 Lan cần mua lại một chiếc xe đã sử dụng Cô muốn mua từ người đã luôn thực hiện bảo dưỡng định kỳ Cụ thể, đó là chiếc xe được thay dầu sau mỗi 1 nghìn km Nếu là Lan, bạn sẽ hỏi người bán xe thế nào để có thể biết được người ấy có thực hiện tốt chế độ bảo dưỡng xe như bạn mong muốn hay không?(nêu 3 cách hỏi giúp Lan trong tình huống này và cho biết cách hỏi nào có thể đem lại câu trả lời chính xác nhất) Hãy nêu 3 chiến thuật mà bạn biết, cách vận dụng chiến thuật và cho ví dụ cụ thể ?
3.4.2 Bạn muốn mua một chiếc xe máy và không muốn trả cao hơn 1.800 USD Trong khi đó người bán lại không sẵn sàng bán thấp hơn 2.000 USD Đánh giá tính khả thi của cuộc đàm phán này? Nếu là người bán bạn sẽ nói gì với khách hàng? Hãy nêu 3 chiến thuật mà bạn biết, cách vận dụng chiến thuật và cho ví dụ cụ thể ? 3.4.3 Một khách hàng nói với người bán quần áo: “ Giá quần áo ở cửa hàng chị đắt hơn 20.000đ/1SP so với đối thủ cạnh tranh” Nếu là người bán hàng, bạn sẽ nói gì với khách hàng để có thể thuyết phục họ mua sản phẩm của bạn?( đưa 3 cách thuyết khách hàng trong tình huống này) Hãy nêu 3 chiến thuật mà bạn biết, cách vận dụng chiến thuật và cho ví dụ cụ thể ?
3.4.4 Vợ chồng Long đã có 1 con trai, và đang dự định sinh thêm một bé nữa vào năm tới Căn nhà đang thuê sẽ trở nên quá chật nếu có thêm 1 thành viên nữa vì vậy vợ chồng Long dự định sẽ thuê một căn hộ khác rộng hơn trước khi sinh, có nhiều phòng để tiện sinh hoạt và ở cách cơ quan vợ Long khoảng 2 km(vợ Long làm GV trường ĐH Kinh tế Quốc Dân), giá thuê khoảng 7 triệu Hãy giúp vợ chồng Long xác định mục tiêu cụ thể(nhu cầu? phạm vi và giới hạn đàm phán) Nêu 3 phương án thay thế được tốt nhất cho tình huống trên
3.4.5 Công ty Bia Sài Gòn thực hiện một chương trình khuyến mãi trong tháng
Từ ngày 1/6 đến 30/6 năm 2011, chương trình khuyến mãi hấp dẫn được tổ chức, cho phép khách hàng khi uống 5 chai bia tại các quán ăn và nhà hàng trên toàn thành phố sẽ được tặng 1 chai miễn phí Công ty đã thông báo chương trình này bằng văn bản đến tất cả các nhà phân phối từ ngày 20/5, và yêu cầu các nhà phân phối thông báo cho các điểm bán lẻ trước ngày 25/5 để chuẩn bị thực hiện.
Chương trình khuyến mãi bia đã được triển khai từ ngày 1/6 tại các điểm bán, nhưng nhà hàng Ngọc Anh ở Quận Bình Tân chỉ nhận được thông tin khuyến mãi vào ngày 20/6 Chủ nhà hàng bức xúc khi không được áp dụng khuyến mãi trong 3 tuần đầu tháng 6 và đã khiếu nại Công ty Bia Sài Gòn để đòi bồi thường thiệt hại do mất doanh thu lớn.
Sau nhiều cuộc gặp gỡ giữa đại diện công ty và chủ nhà hàng, công ty đã chính thức xin lỗi và đề xuất bồi thường cho chủ nhà hàng số lượng bia chưa được khuyến mãi trong khoảng thời gian đó.
Chủ nhà hàng từ chối lời đề nghị của đại diện công ty và yêu cầu bồi thường không chỉ cho số lượng bia khuyến mãi mà còn cho doanh số bán đồ ăn bị giảm, tổng cộng lên tới 200 triệu đồng Tuy nhiên, đại diện công ty không chấp nhận yêu cầu này vì cho rằng nó không có cơ sở hợp lý.
Hai bên đang ở thế giằng co chưa thống nhất được lập trường
Hãy đưa ra 3 hướng giải quyết và chọn một hướng giải quyết tốt nhất Dựa vào những nguyên tắc đàm phán trong giao tiếp kinh doanh
CÂU HỎI ÔN TẬP CHƯƠNG
1 Nội dung chủ yếu của các giai đoạn trong đàm phán?
2 Bạn làm gì để hiểu nhu cầu của mình và của đối tác đàm phán?
3 Trong các cuộc đàm phán, bạn làm thế nào để tìm kiếm các giải pháp thỏa mãn nhu cầu của mình và cả đối tác đàm phán?
4 Theo bạn, việc chuẩn bị nào là khó khăn nhất? Bạn sẽ làm gì để vượt qua những khó khăn đó?
5 Nếu đối tác đàm phán không cởi mở trong vấn đề chia sẻ thông tin, Bạn sẽ làm gì để họ sẵn sàng chia sẻ hơn?
6 Bạn là người thường đưa ra đề nghị trước hay là người nhận đề nghị? Vì sao bạn làm như vậy?
7 Nếu gặp tình huống đàm phán không có vùng chồng lấn, bạn sẽ làm gì?
8 Khi thương lượng rơi vào bế tắc, bạn sẽ làm gì?
9 Những khó khăn mà bạn thường gặp phải khi kết thúc 1 cuộc đàm phán?
10 Hãy chia sẻ một số chiến thuật mà bạn từng áp dụng thành công trong cuộc sống?
DOANH NGHIỆP VIỆT NAM VỚI VIỆC KÝ KẾT HỢP ĐỒNG
Những lý do doanh nghiệp Việt nam thua khi đàm phán ký kết hợp đồng với đối tác nước ngoài
Nhiều doanh nghiệp Việt Nam thất bại ngay từ giai đoạn đầu trong các thỏa thuận hợp tác kinh doanh do thiếu chuẩn bị Thay vì tìm hiểu thông tin đối tác trước khi đàm phán, họ thường chỉ liên hệ với các cơ quan xúc tiến thương mại vào phút chót, dẫn đến việc không hiểu rõ tâm lý và hành vi của đối tác Việc lựa chọn người tham gia đàm phán cũng chưa được thực hiện một cách nghiêm túc, gây ra sự không thoải mái cho đối tác nước ngoài khi có sự thay đổi bất ngờ trong đội ngũ đàm phán Một chủ tịch công ty nước ngoài đã chia sẻ rằng ông đã nghiên cứu kỹ lưỡng phong tục tập quán của người Việt, nhờ đó tạo được thiện cảm với đối tác Ông chỉ ra rằng một trong những yếu điểm của doanh nghiệp Việt Nam là đội ngũ đàm phán chưa được trang bị đầy đủ kỹ năng, thường thiếu linh hoạt và quá tập trung vào vấn đề hiện tại mà không tìm kiếm giải pháp mới.
Trong quá trình đàm phán, việc tạo dựng bầu không khí hợp tác và chia sẻ là rất quan trọng Nhiều doanh nghiệp thường thiếu sự chuẩn bị, dẫn đến việc không có chiến lược đàm phán hiệu quả và các kịch bản dự phòng Trong khi một số công ty nước ngoài đã chuẩn bị nhiều phương án cho từng đối tác Việt Nam, thì các đối tác Việt Nam lại thiếu sự linh hoạt và thường có thái độ cứng nhắc với các điều kiện không thể thay đổi Điều này gây ấn tượng không tốt về tính chuyên nghiệp của họ Ngược lại, một doanh nghiệp khác đã dễ dàng chấp nhận điều kiện sau khi thương lượng một cách khéo léo, và kết quả đạt được đã vượt xa mong đợi của họ.
Trong các cuộc đàm phán, thành viên phía Việt Nam thường bị phân tán bởi lợi ích cá nhân như hoa hồng và vị trí trong liên doanh, dẫn đến việc ký kết hợp đồng có lợi cho đối tác nước ngoài, đặc biệt ở doanh nghiệp nhà nước Khi Việt Nam gia nhập Tổ chức Thương mại thế giới, doanh nghiệp cần nâng cao năng lực và hiệu quả đàm phán Cần coi đàm phán là mắt xích quan trọng, chuẩn bị nhân lực và thông tin cần thiết Trong quá trình đàm phán, việc xây dựng mối quan hệ tốt với đối tác và có kịch bản dự phòng là cần thiết Đặt ra mục tiêu ưu tiên rõ ràng giúp doanh nghiệp chủ động và giảm thiểu rủi ro Một cuộc đàm phán thành công khi cả hai bên đều cảm thấy có lợi và xây dựng được sự tin tưởng lẫn nhau.
61 tác vì lợi ích chung.
Văn hóa trong đàm phán kinh doanh quốc tế
Xu hướng toàn cầu hóa đã làm cho các cuộc đàm phán thương lượng diễn ra không chỉ trong một quốc gia mà còn giữa các đối tác quốc tế, tạo ra những thách thức do sự khác biệt văn hóa Hiểu biết về văn hóa kinh doanh và thói quen tiêu dùng của từng quốc gia là điều cần thiết để tránh hiểu lầm và đạt được tiến bộ trong thương mại quốc tế Nghiên cứu và quan sát hành vi văn hóa có thể giúp các nhà đàm phán chuẩn bị tốt hơn cho các giao dịch Việc tặng quà trong các cuộc đàm phán cũng cần được chú ý, vì tập quán này có thể khác nhau giữa các nền văn hóa; ví dụ, Nhật Bản thường tặng quà ngay lần gặp đầu tiên, trong khi ở Đức, việc này không phổ biến Do đó, việc tìm hiểu kỹ lưỡng về văn hóa của đối tác sẽ giúp tránh những tình huống bối rối và tạo điều kiện thuận lợi cho các cuộc thương lượng.
Trao đổi danh thiếp trong giao dịch là một tập quán quan trọng trong thủ tục kinh doanh của mỗi quốc gia Ví dụ, việc người phương Tây nhận danh thiếp và ngay lập tức cho vào túi có thể bị coi là khiếm nhã ở Nhật Bản Cách thức đúng mực là xem xét danh thiếp một cách chăm chú, đọc kỹ chức danh và cơ quan của người đưa, sau đó thừa nhận thông tin đó bằng một cái gật đầu, thể hiện rằng người nhận đã nắm rõ, đồng thời có thể đưa ra câu hỏi hoặc bình luận một cách lịch sự.
Ở Mexico, việc hỏi thăm về gia đình và vợ con là phong tục phổ biến, trong khi ở Trung Đông, điều này lại được coi là cấm kỵ Hành động vỗ nhẹ vào lưng một đồng nghiệp Mỹ để chúc mừng là hoàn toàn bình thường, nhưng tại Nhật Bản, hành động này lại bị xem là thiếu lịch sự.
4.2.1 Những lưu ý khi đàm phán với một nền văn hóa khác
- Tìm hiểu sự khác biệt về văn hóa của những người bạn định đàm phán
- Đề phòng đưa ra nhận định chủ quan về văn hóa
- Tìm hiểu phong cách về chiến lược và chiến thuật cần đàm phán làm cho thích nghi với con người, vấn đề và hoàn cảnh
- Cẩn thận về ngôn ngữ cử chỉ và ý nghĩa kèm theo
- Với những nền văn hóa khác nhau cần có những kiểu đàm phán khác nhau
4.2.2 Một số kinh nghiệm đàm phán với đối tác nước ngoài
- Bắt đầu đàm phán: Đừng bao giờ nói "Vâng” với đề nghị đầu tiên Đòi hỏi nhiều hơn những gì bạn hy vọng đạt được
Có phản ứng trước từng đề xuất của đối tác
Viện cấp quyết định cao hơn hoặc "kẻ đấm người xoa” Đừng bao giờ đề nghị nhượng bộ ngang bằng
Biết cách đặt các vấn đề bế tắc sang một bên (Bế tắc không hẳn là ngõ cụt hoàn toàn)
Luôn đề nghị thỏa hiệp Đề phòng tạo ra ấn tượng trông chờ vào những nhượng bộ tiếp theo của bạn
- Trong quá trình đàm phán: Đừng bao giờ bó hẹp nội dung đàm phán vào một vấn đề
Trong quá trình đàm phán, không phải ai cũng có cùng mối quan tâm Giá cả không phải lúc nào cũng là yếu tố quan trọng nhất Hãy tránh thái độ tham lam để đạt được thỏa thuận tốt hơn.
Khi đàm phán đã kết thúc hãy tặng lại cho đối tác một vài nhượng bộ nhỏ Ví dụ: một dịch vụ bổ trợ không quan trọng
Bạn cần hiểu rõ phong cách đàm phán của bản thân và cố gắng sửa đổi cho thích nghi với đối tác
Chuẩn bị thật kỹ cho đàm phán
Luôn tự hỏi: Đây có phải là tình thế cả hai bên đều giành được thắng lợi hay
63 không? Đàm phán với một số đối tác ở châu Âu Cần nhạy cảm với nguồn gốc dân tộc, đặc tính văn hóa
Một số khác biệt cơ bản giữa văn hóa phương đông và phương Tây
Chú trọng đến tập thể, ít năng động, có khuynh hướng buôn bán với nhau lâu dài, sống theo đạo đức
- Đàm phán với đối tác Nhật Bản:
Khi giao tiếp qua điện thoại với đối tác, việc xưng hô rõ ràng tên cá nhân và tên công ty là rất quan trọng Hãy cố gắng truyền đạt nội dung công việc một cách ngắn gọn để không làm mất thời gian của người đối thoại, đặc biệt khi họ đang bận rộn Ngoài ra, nên ghi chú trước những điểm cần thảo luận để cuộc gọi diễn ra hiệu quả hơn.
Quyết định chậm (suy nghĩ kỹ càng), do vậy khó đoán được quyết định
Thường quan sát rất kỹ lưỡng
Khi có quan hệ lâu dài thì thường gửi người tới hỗ trợ hoặc kiểm tra
Rất kín đáo trong các quan hệ và chuyện cá nhân Độ tin cậy cao
Luôn giữ đúng hẹn, tuyệt đối không để đối tác phải chờ là nguyên tắc
Coi trọng hình thức là một đặc điểm nổi bật trong văn hóa Nhật Bản, thể hiện sự lịch sự và phẩm chất con người, đặc biệt trong môi trường kinh doanh Ấn tượng gọn gàng và sạch sẽ qua trang phục phù hợp có ảnh hưởng lớn đến uy tín cá nhân và công ty Người Nhật thường bắt đầu từ hình thức, hoàn thiện nó trước khi đi vào nội dung cụ thể Trước mỗi cuộc họp, việc phát bản tóm tắt nội dung là cần thiết để mọi người nắm bắt thông tin và chuẩn bị ý kiến Sự coi trọng hình thức còn thể hiện qua tài liệu và các yếu tố khác như con dấu và danh thiếp Dù người nước ngoài cho rằng con dấu dễ bị giả mạo hơn chữ ký, nhưng ở Nhật, con dấu được sử dụng cho các văn bản chính thức và có giá trị pháp lý, trong khi chữ ký không được công nhận.
Người Nhật luôn bắt đầu mối quan hệ bằng việc trao đổi danh thiếp, điều này thể hiện sự tôn trọng đối với người gặp Các cuộc gặp gỡ thường diễn ra trong bữa ăn tối, nơi họ vừa chúc rượu vừa thảo luận về các vấn đề kinh doanh Qua thời gian, những giá trị văn hóa độc đáo của Nhật Bản đã được kế thừa, nhưng quá trình quốc tế hóa cũng đã mở ra nhiều cơ hội tiếp xúc với các nền văn hóa mới, dẫn đến sự thay đổi trong cách thức hoạt động của người Nhật và các công ty Nhật Bản Nhân viên được đào tạo kỹ lưỡng và khi làm việc ở nước ngoài, họ phải thích ứng với nền văn hóa địa phương Do đó, việc bảo tồn bản sắc văn hóa độc đáo trong khi hòa nhập với cộng đồng quốc tế trở thành một thách thức quan trọng đối với từng cá nhân và công ty Nhật Bản.
- Đối tác Ấn Độ/Pakistan Đơn đặt hàng nhỏ hoặc rất nhỏ, nhiều chủng loại hàng hóa khác nhau
Họ có thể kinh doanh mọi thứ nếu cảm thấy có lợi
Luôn luôn yêu cầu giảm giá, chiết khấu dù chỉ 1 đồng
Khi thanh toán thường không thanh tóan đủ hoặc kéo dài thời gian để chiếm dụng vốn
Họ sẽ cố gắng lập quan hệ khi nói chuyện để yêu cầu giảm giá
4.3.2 Phương Tây: chú trọng vai trò cá nhân, năng động hơn, thích thách thức, coi trọng lợi ích cá nhân và thường sống theo pháp luật
Châu Âu hiện nay là một cộng đồng đa dạng với nhiều dân tộc khác nhau, vì vậy việc nắm vững thông tin về các dân tộc này là rất quan trọng nhưng không nên theo khuôn mẫu cứng nhắc Để thành công trong giao tiếp, bạn cần chuẩn bị kỹ lưỡng và tự tin, đồng thời linh hoạt trong cách trao đổi và sẵn sàng đặt câu hỏi khi cần thiết.
Hẹn làm việc trước, hãy đến đúng giờ nhưng đừng đến sớm
Người Anh ít hỏi những vấn đề liên quan đến cá nhân
Là một xã hội phân biệt giai cấp, mặc dù hiện nay vấn đề này đang dần thay đổi
Quan tâm đến nền tảng (tiểu sử), danh tiếng của công ty
Thường áp dụng phương pháp yêu cầu báo giá cho khối lượng lớn và đặt hàng với khối lượng nhỏ hơn nhằm xác định giá sàn và thương lượng giảm giá.
Tương đối lịch sự khi đàm phán
Chất lượng là yếu tố quan trọng nhất
Lưu ý về ngôn ngữ tiếng Anh (của người Anh)
Thích các loại private brands (các nhãn hiệu của các nhà phân phối)
Họ làm việc trong môi trường cạnh tranh cao, vì vậy thường gây ấn tượng là người không lịch sự lắm
Thường niềm nở và thân mật, tự hào về văn hóa và khả năng hùng biện của dân tộc mình
Trong cuộc tranh luận, việc chứng minh tính hợp lý của quan điểm là rất quan trọng Trong quá trình đàm phán, từ "Vâng" thể hiện sự đồng ý và khả năng hợp tác, trong khi "Không" lại mở ra cơ hội để tìm kiếm thỏa thuận chung.
Hệ thống lãnh đạo trong các doanh nghiệp Pháp rất tập trung từ cao xuống thấp
Hãy luôn đến đúng giờ và đừng làm hỏng bữa ăn vì có ý bàn chuyện kinh doanh trong khi dùng bữa
Thường không phải người quyết định cuối cùng
Credit term thường là 90 ngày Đưa ra quyết định và thực hiện thường chậm hơn một số nước khác như Đức,
Hà Lan do không đi thẳng vào vấn đề
Rất thích được tặng quà
Rất quan trọng mối quan hệ cá nhân và thường cố gắng thể hiện sự quan trọng của mình
Phong cách ứng xử lễ nghi hơn người Mỹ Hẹn đúng giờ là yêu cầu rất quan trọng
Trong quá trình thương thảo, hãy luôn đi thẳng vào vấn đề và tập trung vào thỏa thuận hợp đồng thay vì chỉ chú trọng vào mối quan hệ giữa các bên Việc đưa ra quyết định nhanh chóng và thực hiện ngay sẽ giúp tối ưu hóa hiệu quả trong các giao dịch.
Luôn yêu cầu xác nhận bằng văn bản và ưu tiên các hợp đồng chi tiết, đồng thời thực hiện đúng theo các điều khoản đã thỏa thuận Tránh việc thay đổi hợp đồng sau khi đã hoàn tất soạn thảo, và không chấp nhận bất kỳ sai sót nào trong quá trình thực hiện.
Rất chú ý đến các chức danh: Ví dụ Ngài Giáo sư Michel
Không lịch sự và hòa nhã như người Pháp nhưng mưu cầu quan hệ dài hạn Luôn thẳng thắn và đi thẳng vào vấn đề
Luôn yêu cầu về giá
Thường là người quyết định và họ là người làm tất cả
Thường hãnh diện về đất nước của họ về các di tích, đội bóng…
Thích quan hệ cá nhân
Mặc dù họ thường giới thiệu nhiều sản phẩm, nhưng không đảm bảo rằng họ thực hiện đúng như những gì đã giới thiệu Độ tín dụng của họ không cao, vì vậy việc yêu cầu L/C at sight trở thành một điều kiện thanh toán an toàn.
Luôn muốn mình là lớn nhất hoặc tốt nhất
Thường thể hiện khuynh hướng cá nhân, cho mình là người có quyền quyết định
Kiểm tra chắc chắn trước khi quyết định mọi vấn đề (không quyết định khi gặp lần đầu tiên) Đơn đặt hàng thường rất lớn
Nếu là khách hàng lớn và có uy tín thường không chịu mở L/C ngay từ đầu
Bảng 4.1 Một số khác biệt cơ bản giữa văn hóa phương Đông và phương Tây
Vấn đề Phương Tây Phương Đông
Chú trọng tới các quyền, mục đích, ý muốn riêng của từng người
Tính cộng đồng đóng vai trò quan trọng, trong đó cái riêng được xem là một phần của cái chung Đổi mới và chú trọng đến ý tưởng mới là cách thực hiện tốt nhất cho công việc hiện tại.
Coi trọng phong tục, tính kế thừa và sự duy trì cấu trúc xã hội hiện tại
Giao dịch có tính năng động cao không yêu cầu mối quan hệ cá nhân sâu sắc Trong khi đó, những người đồng sự kinh doanh thường duy trì mối quan hệ lâu dài và thể hiện sự khoan dung đối với những khuyết điểm của nhau, nhưng với một mức độ nhất định.
Diễn cảm Mạnh dạn biểu hiện cảm xúc một cách tự nhiên
Trong nhiều mối quan hệ, việc thể hiện cảm xúc mạnh mẽ nơi công cộng là điều thường thấy Thách thức và đối chất không chỉ phản ánh bản chất của mối quan hệ mà còn thể hiện sự ngạo mạn trong cách giao tiếp giữa các cá nhân.
Hợp tác đạt mục tiêu chung và tránh mọi hành vi làm mất mặt
Sau khi thua trận ( mất uy tín), vẫn có thể hành động bình thường
“Mất mặt” là một điều hết sức xấu và tổn hại tới cơng việc sau này
Quan điểm đối với số liệu
Việc quyết định có khuynh hướng dựa vào tính hợp lý và dựa trên cơ sở các số liệu tổng quát
Việc quyết định có xu hướng vào trực giác
Bắt đầu từ việc quan sát môi trường xung quanh, chúng ta có thể rút ra những nguyên lý hành động cụ thể cho từng tình huống Đây là phương pháp suy nghĩ “từ dưới lên”, giúp tạo ra những quyết định hợp lý dựa trên thực tế.
Bắt đầu với những nguyên lý chung của hành động và được gắn vào các tình huống Đó là kiểu suy nghó “ từ trên xuống”
Người đàm phán thường là một ủy viên điều hành của cơng ty
Người chủ cơng ty thường là người đàm phán
Tập trung Một nhà kinh doanh thường có những việc khác nhau trong đầu kết hợp với việc đàm phán hiện tại
Hướng suy nghó vào một mục tiêu duy nhất Họ chỉ nghó về giao dịch hiện tại
Thời gian Thời gian là một mối bận tâm chủ yếu
Cơng việc đạt được kết quả mỹ mãn có giá trị hơn cơng việc được thực hiện đúng tiến độ
Tơn trọng luật pháp Hợp đồng là cơ bản
Sống theo đạo dức Cảm giác tín nhiệm là cơ bản
Một số điều cần tránh để không thất bại trong đàm phán kinh doanh
Khi đàm phán, việc nói quá nhỏ có thể khiến đối tác không tập trung và dẫn đến hiểu lầm Do đó, cần phát biểu với âm lượng đủ nghe, ngắn gọn và chậm hơn bình thường Điều này giúp đối tác có thời gian để tiếp nhận và hiểu rõ các thông tin cũng như lý lẽ mà nhà đàm phán muốn truyền đạt.
Khi tham gia đàm phán, việc không nhìn vào mắt đối tác có thể tạo cảm giác thiếu thiện cảm và không đáng tin cậy, thậm chí làm nảy sinh nghi ngờ Ngược lại, việc duy trì giao tiếp bằng ánh mắt không chỉ thể hiện sự tự tin và quan tâm mà còn xây dựng lòng tin từ phía đối tác.
Cuộc đàm phán không có kế hoạch cụ thể sẽ khó đạt được kết quả mong muốn Để đảm bảo hiệu quả, cần phân loại và sắp xếp các nội dung, lĩnh vực đàm phán trước khi bắt đầu, nhằm tránh sự lẫn lộn trong quá trình thảo luận.
Không thông báo trước nội dung đàm phán khi thỏa thuận lịch với đối tác có thể dẫn đến sự thất bại trong buổi đàm phán Điều này thường xảy ra do nhầm lẫn về nội dung cần thảo luận hoặc do công ty đối tác cử người không phù hợp tham gia Việc rõ ràng trong thông tin trước khi đàm phán là rất quan trọng để đảm bảo sự thành công của cuộc thảo luận.
Khi đàm phán, việc để đối tác có quá nhiều quyền chủ động có thể dẫn đến tình huống không mong muốn Nếu đối tác nói quá nhiều, người đàm phán nên khéo léo cắt ngang hoặc thay đổi hướng cuộc trò chuyện bằng những câu hỏi hợp lý, nhằm đưa cuộc thảo luận trở lại nội dung chính Có nhiều trường hợp, đối tác lợi dụng buổi gặp gỡ để quảng cáo hoặc đàm phán về một sản phẩm hoàn toàn khác, vì vậy cần phải giữ vững mục tiêu của cuộc đàm phán.
Trong quá trình đàm phán, việc trình bày tất cả thông tin và lý lẽ thuyết phục ngay từ đầu có thể dẫn đến hiệu quả không cao, giống như việc "bắn hết đạn" ngay lúc đầu Thay vào đó, hãy sử dụng thông tin và lý lẽ một cách tuần tự cho từng nội dung hoặc thắc mắc của đối tác Điều quan trọng là đối tác cần thời gian để tiếp nhận và hiểu rõ các thông tin được cung cấp.
“tiêu hóa” các thông tin trước khi bị thuyết phục để đi đến thống nhất trong đàm phán
Tránh né ý kiến phản đối hay nghi ngờ từ đối tác chỉ làm tăng thêm lý do cho họ khẳng định quan điểm của mình, dẫn đến định kiến trong quá trình đàm phán Do đó, việc hỏi lại những thắc mắc của đối tác và kiên nhẫn cung cấp thông tin, lý lẽ rõ ràng là rất cần thiết.
Không chuẩn bị trước các giới hạn cần thiết khi đàm phán là một sai lầm nghiêm trọng, hạn chế phạm vi đàm phán và khiến cho việc linh hoạt nhân nhượng trở nên khó khăn Điều này không chỉ dẫn đến thất bại trong lần đàm phán thương thuyết hiện tại mà còn tạo ra định kiến tiêu cực và báo trước thất bại cho những lần đàm phán tiếp theo.
Người đàm phán thành công không nên tìm cách áp đảo hay dạy bảo đối tác, mà nên thể hiện tinh thần học hỏi trong quá trình đàm phán Việc sử dụng ngôn ngữ và cử chỉ thân thiện, không mang tính áp đảo sẽ giúp tạo dựng mối quan hệ tốt đẹp và cảm tình với đối tác.
Một số vấn đề lưu ý trong đàm phán ký kết hợp đồng kinh doanh thương mại
Hợp đồng thương mại đóng vai trò quan trọng trong việc đảm bảo an toàn pháp lý cho các bên, giúp họ kiểm soát và dự đoán lợi nhuận cũng như rủi ro trong tương lai Các hình thức hợp đồng thương mại rất đa dạng, từ những thỏa thuận đơn giản, ngắn gọn đến những hợp đồng phức tạp, được soạn thảo công phu bởi các luật sư dày dạn kinh nghiệm, có hiệu lực áp dụng trên toàn cầu.
Việt Nam đang hội nhập kinh tế toàn cầu, yêu cầu doanh nghiệp phải năng động và hiểu biết pháp luật để cạnh tranh hiệu quả trên thị trường quốc tế Tranh chấp trong kinh doanh là điều không thể tránh khỏi, đặc biệt trong nền kinh tế mở và toàn cầu hóa hiện nay Tuy nhiên, sự thiếu hiểu biết pháp luật có thể dẫn đến tổn thất lớn và thậm chí phá sản cho doanh nghiệp Thống kê cho thấy, đa số vướng mắc và tranh chấp xảy ra trong quá trình đàm phán, giao kết và thực hiện hợp đồng Do đó, doanh nghiệp cần chú ý đến hợp đồng thương mại và những lưu ý quan trọng trong quá trình đàm phán, ký kết và thực hiện hợp đồng này.
Những vẫn đề cần lưu ý khi soạn thảo, đàm phán hợp đồng thương mại:
Khi xem xét nguồn pháp luật điều chỉnh hợp đồng, đặc biệt là hợp đồng mua bán hàng hóa, cần chú ý đến các văn bản pháp luật liên quan như Bộ luật Dân sự, Luật Thương mại, Luật Đầu tư và Luật Doanh nghiệp, cùng với các nghị định hướng dẫn Đối với hợp đồng mua bán hàng hóa quốc tế, việc nắm vững thói quen thương mại, điều ước quốc tế mà Việt Nam tham gia, cũng như các cam kết quốc tế song phương và đa phương là rất quan trọng Những thông tin này không chỉ giúp xác định quyền và nghĩa vụ của các bên mà còn đảm bảo tuân thủ các quy định pháp lý hiện hành.
Việc tuân thủ 71 quy định liên quan đến nội dung và tính hợp pháp của hợp đồng là rất quan trọng Ngoài ra, những cá nhân tham gia vào quá trình soạn thảo và đàm phán hợp đồng cần phải xem xét kỹ lưỡng tất cả các văn bản pháp luật liên quan đến nội dung và lĩnh vực của hợp đồng để đảm bảo tính hợp lệ.
Khi soạn thảo hợp đồng, người soạn thảo cần chú ý đến các yếu tố pháp lý quan trọng Đặc biệt, hợp đồng phải đảm bảo hình thức theo quy định của pháp luật, bao gồm việc lập thành văn bản, công chứng hoặc chứng thực khi cần thiết Đối với những loại hợp đồng mà pháp luật yêu cầu công chứng hoặc chứng thực, việc thực hiện các bước này là bắt buộc để hợp đồng có hiệu lực pháp lý.
Nội dung hợp đồng phải được các bên tự thỏa thuận trên nguyên tắc tự do ý chí, bình đẳng và thiện chí, đồng thời không vi phạm các quy định pháp luật cấm và đạo đức xã hội Điều cấm của pháp luật bao gồm những hành vi không được phép thực hiện, trong khi đạo đức xã hội là các chuẩn mực ứng xử được cộng đồng thừa nhận Hợp đồng cần đảm bảo đối tượng là hàng hóa hợp pháp và không trái đạo đức xã hội Người tham gia giao dịch phải hoàn toàn tự nguyện và có năng lực hành vi dân sự theo quy định tại các Điều 17, 18 và 19.
Theo quy định của BLDS, chỉ những người từ 18 tuổi trở lên mới có năng lực hành vi dân sự đầy đủ, có thể tự mình xác lập và thực hiện quyền và nghĩa vụ dân sự Những người chưa đủ 18 tuổi cần có sự đồng ý của người đại diện theo pháp luật khi tham gia giao dịch dân sự Quy định này nhằm bảo vệ các giao dịch, đảm bảo rằng chỉ những người có khả năng tự quyết định mới có thể thực hiện các hành vi pháp lý, tránh gây thiệt hại cho người khác Đối với những người đủ 18 tuổi nhưng mắc bệnh ảnh hưởng đến năng lực hành vi, họ cũng phải có đại diện pháp luật tham gia giao kết hợp đồng Tương tự, trẻ em từ 6 đến dưới 18 tuổi cũng cần sự đồng ý của người đại diện theo pháp luật khi thực hiện các giao dịch.
Theo quy định của pháp luật, 72 chức, doanh nghiệp hay pháp nhân được coi là có năng lực hành vi dân sự đầy đủ Pháp luật doanh nghiệp là nguồn pháp lý chính điều chỉnh năng lực này, bên cạnh các quy định liên quan đến lĩnh vực hoạt động của doanh nghiệp như thương mại, đầu tư, và ngân hàng Năng lực hành vi của pháp nhân bắt đầu từ thời điểm doanh nghiệp được thành lập hợp pháp, chẳng hạn như khi nhận giấy phép kinh doanh Năng lực dân sự của pháp nhân phát sinh từ thời điểm thành lập và chấm dứt khi pháp nhân không còn tồn tại Người đại diện cho tổ chức/pháp nhân phải có năng lực hành vi dân sự đầy đủ, và việc đại diện này thường được quy định trong điều lệ hoặc quyết định thành lập Uỷ quyền cũng được ghi nhận trong nhiều tài liệu chứng minh quyền hạn và trách nhiệm của lãnh đạo doanh nghiệp, có giá trị hợp lệ trong việc xác nhận phân công nhiệm vụ.
Khi soạn thảo và ký kết hợp đồng, các bên cần chú ý đến địa vị pháp lý của người đại diện ủy quyền và phạm vi ủy quyền để tránh tranh chấp sau này do việc ký kết không đúng thẩm quyền hoặc vượt quá phạm vi đại diện.
4.5.2 Các lưu ý cụ thể khác:
Hợp đồng thương mại là một loại hợp đồng chịu sự điều chỉnh của pháp luật, đồng thời bị ảnh hưởng bởi thói quen thương mại, thông lệ và pháp luật quốc tế Các nội dung của hợp đồng thương mại bao gồm nhiều hình thức như hợp đồng nhượng quyền thương mại, hợp đồng thuê hàng hóa, v.v.
Để thực hiện hợp đồng một cách thuận lợi trong các lĩnh vực chuyên ngành phức tạp, việc đưa ra các khái niệm rõ ràng và thống nhất là rất quan trọng Điều này giúp tránh xung đột và tranh cãi giữa các bên về cách hiểu nội dung hợp đồng, đồng thời kiểm soát việc áp dụng các điều khoản một cách hợp lý, ngăn chặn tình trạng vi phạm hợp đồng.
Mục lục hợp đồng là yếu tố quan trọng, tùy thuộc vào loại hợp đồng, nội dung, quy mô và tính chất của từng hợp đồng Nó không chỉ phản ánh bản chất của hợp đồng mà còn hỗ trợ đắc lực cho quá trình soạn thảo, đàm phán và thực thi hợp đồng.
Trong trường hợp hợp đồng không quy định rõ ràng về khái niệm và cách giải thích thuật ngữ, hoặc khi có nhiều cách hiểu khác nhau, cần lựa chọn phương pháp giải thích phù hợp và khoa học nhất cho từng tình huống cụ thể Các phương pháp giải thích có thể bao gồm giải thích theo tập quán, giải thích trong mối liên hệ tổng thể của hợp đồng, hoặc giải thích có lợi cho bên yếu thế.
Trong quan hệ thương mại, chữ "tín" đóng vai trò then chốt trong việc xây dựng mối quan hệ lâu dài và bền vững Để đạt được sự tin tưởng này, các bên cần phải minh bạch và rõ ràng về quyền, nghĩa vụ và trách nhiệm trong hợp đồng, không chỉ dựa vào số lượng giao dịch hay giá trị hợp đồng Hợp đồng giúp các bên dự đoán lợi nhuận và rủi ro, từ đó gia tăng lợi nhuận và kiểm soát rủi ro trong kinh doanh Khi soạn thảo và đàm phán hợp đồng, cần chú ý đến các điều khoản như sửa đổi hợp đồng, thời hiệu, bồi thường thiệt hại, thông tin đối tác, thời điểm có hiệu lực, chuyển quyền sở hữu, chuyển rủi ro, ngôn ngữ sử dụng và giải quyết tranh chấp.
74 khoản quan trọng, cần được lưu ý và thỏa thuận kỹ lưỡng
CÂU HỎI ÔN TẬP CHƯƠNG
1 Bạn thường mắc lỗi gì trong các cuộc thương lượng, đàm phán? Bài học rút ra?
2 Bạn đã từng đàm phán với đối tác nước ngoài hoặc trong nước nhưng có các văn hóa vùng miền khác nhau chưa? Nếu rồi, bạn có gặp khó khăn gì trong quá trình đàm phán với họ?
3 Theo bạn, những điểm cần chú ý khi ký kết hợp đồng thương mại là gì?
Nghệ thuật kinh doanh tóm gọn trong 26 chữ cái A - Z
Một doanh nhân đã chia sẻ với mọi người về nghệ thuật kinh doanh bằng những lời khuyên nằm trong bảng chữ cái từ A – Z