Chuyên đề ĐÀM PHÁN VÀ KÝ KẾT HỢP ĐỒNG (Tài liệu dành cho đào tạo, bồi dƣỡng nguồn nhân lực cho doanh nghiệp nhỏ vừa) Biên soạn: Th.S Nguyễn Ngọc Điệp

BỘ KẾ HOẠCH VÀ ĐẦU TƢ CỤC PHÁT TRIỂN DOANH NGHIỆP Chuyên đề ĐÀM PHÁN VÀ KÝ KẾT HỢP ĐỒNG (Tài liệu dành cho đào tạo, bồi dƣỡng nguồn nhân lực cho doanh nghiệp nhỏ vừa) Biên soạn: Th.S Nguyễn Ngọc Điệp HÀ NỘI - 2012 Liên hệ zalo: 0898424904 để hổ trợ nhanh MỤC LỤC CHƢƠNG HOẠT ĐỘNG GIAO TIẾP 1.1 Khái niệm phân loại giao tiếp 1.1.1 Khái niệm 1.1.2 Phân loại giao tiếp 1.2 1.3 Tầm quan trọng giao tiếp Các yếu tố cấu thành hoạt động giao tiếp 1.4 1.5 1.5.1 1.5.2 Nguyên nhân giao tiếp thất bại Các phƣơng tiện giao tiếp Giao tiếp ngôn ngữ .9 Giao tiếp phi ngôn ngữ 11 1.6 1.6.1 1.6.2 1.6.3 Kỹ lắng nghe giao tiếp 14 Tầm quan trọng lắng nghe giao tiếp 14 Lắng nghe có hiệu 14 Những rào cản lắng nghe 15 1.6.4 Các bước lắng nghe có hiệu 16 1.6.5 Các kiểu lắng nghe 18 1.7 Kỹ nói chuyện trƣớc công chúng 20 1.7.1 Người nói (diễn giả) 20 1.7.2 Tìm hiểu người nghe 20 1.8 Nghệ thuật ứng xử nơi công sở 21 1.8.1 Giao tiếp với cấp 21 1.8.2 Giao tiếp với đồng nghiệp 21 1.8.3 Giao tiếp với cấp 22 1.8.4 Giao tiếp với khách hàng đến quan 22 1.9 Tình huống: 22 CHƢƠNG ĐÀM PHÁN – NHỮNG VẤN ĐỀ CƠ BẢN .25 2.1 Bản chất đàm phán 25 2.2 Các kiểu đàm phán 26 2.2.1 Đàm phán cạnh tranh 26 2.2.2 Đàm phán hợp tác 27 2.3 Phƣơng thức đàm phán 29 2.3.1 Đàm phán nhiều bước 29 2.3.2 Đàm phán đa phương 29 2.4 Các hình thức đàm phán 29 2.5 Phong cách đàm phán 30 CHƢƠNG CÁC GIAI ĐOẠN ĐÀM PHÁN TRONG KINH DOANH .32 3.1 Chuẩn bị đàm phán 33 3.1.1 Xác định mục tiêu đàm phán .33 3.1.2 Thu thập thông tin thị trường 36 3.1.3 Xác định phương án thay tốt (BATNA) 36 3.1.4 Tìm hiểu đối tác đàm phán .37 3.1.5 Xác định chiến lược chiến thuật đàm phán 41 3.1.6 Một số chuẩn bị khác 45 3.2 Giai đoạn thƣơng lƣợng 47 3.2.1 Mở đầu đàm phán 47 3.2.2 3.2.3 3.2.4 3.2.5 Trao dổi thông tin 48 Đưa đề nghị .48 Thương lượng 51 Xử lý thương lượng rơi vào bế tắc 53 3.3 Kết thúc đàm phán .54 3.4 Một số tình 56 CHƢƠNG DOANH NGHIỆP VIỆT NAM VỚI VIỆC KÝ KẾT HỢP ĐỒNG TRONG KINH DOANH 59 4.1 Những lý doanh nghiệp Việt nam thua đàm phán ký kết hợp đồng với đối tác nƣớc 59 4.2 Văn hóa đàm phán kinh doanh quốc tế 61 4.2.1 Những lưu ý đàm phán với văn hóa khác .62 4.2.2 Một số kinh nghiệm đàm phán với đối tác nước .62 4.3 Một số khác biệt văn hóa phƣơng đơng phƣơng Tây 63 4.3.1 Phương Đông .63 4.3.2 Phương Tây: trọng vai trị cá nhân, động hơn, thích thách thức, coi trọng lợi ích cá nhân thường sống theo pháp luật .64 Một số điều cần tránh để không thất bại đàm phán kinh doanh .68 Một số vấn đề lƣu ý đàm phán ký kết hợp đồng kinh doanh thƣơng mại 70 4.5.1 Lưu ý chung: 70 4.5.2 Các lưu ý c\ụ thể khác: 72 TÀI LIỆU THAM KHẢO 78 4.4 4.5 CHƢƠNG HOẠT ĐỘNG GIAO TIẾP “Bất người ta trao đổi ý kiến nhằm thay đổi mối quan hệ, người bàn bạc để đến thống nhất, họ phải đàm phán với nhau” (Gerard I.Nirenberg) Giao tiếp hoạt động xã hội bản, đóng vai trị quan trọng đời sống kinh doanh Trong sống hang ngày, giao tiếp tốt giúp hạnh phúc, thành đạt hơn, dễ dàng giải nhiều tình khó xử Trong kinh doanh giao tiếp định đến thắng – thua đối tác Ở chương đề cập đến vấn đề hoạt động giao tiếp như: khái niệm, phân loại giao tiếp, tầm quan trọng, yếu tố cấu thành nên hoạt động giao tiếp, phương tiện giao tiếp… Trong chương này, sâu kỹ lắng nghe – kỹ “khó” lại vơ quan trọng tác động đến hiệu giao tiếp 1.1 Khái niệm phân loại giao tiếp 1.1.1 Khái niệm Giao tiếp q trình hoạt động trao đổi thơng tin người nói người nghe nhằm đạt mục đích Thơng thường, giao tiếp trải qua ba trạng thái: (1) Trao đổi thông tin, tiếp xúc tâm lý; (2) Hiểu biết lẫn nhau; (3) Tác động ảnh hưởng lẫn Các hoạt động sau gọi giao tiếp? 1.Viết báo cáo 6.Đàm phán 4.Chuyển fax 2.Trị chuyện 5.Làm việc nhóm Hướng dẫn cơng việc 3.Hội họp Hình 1.1: Một số hoạt động giao tiếp Giao tiếp trình phức tạp cấu thành nhiều yếu tố khác như: người gửi, người nhận, thông điệp, kênh thơng tin (có lời, khơng lời), bối cảnh… Tuy nhiên, có yếu tố cần phải trọng trình rèn luyện kỹ giao tiếp là: - Chủ thể đối tượng tham gia trình giao tiếp: (người gửi người nhận): Mỗi cá nhân tham gia giao tiếp người cụ thể, khác biệt tính khí, tính cách, nhu cầu, sở thích, niềm tin… Chính điều này, giao tiếp dễ xuất hiện tượng hiểu sai nghe nhầm - Thông điệp: Nội dung cần chuyển tải Trong q trình giao tiếp, thơng điệp lúc dễ hiểu dễ nhận thấy mà cịn có “nội dung ẩn” phía sau Thơng điệp đơn mang tính thơng tin có nhiều trường hợp đan xen với cảm xúc, mong đợi, nhu cầu, sở thích… đối tượng tham gia giao tiếp - Kênh thông tin: Ngơn ngữ có lời khơng lời (cử chỉ, điệu bộ, ánh mắt, nụ cười,…) Hình 1.2 Quá trình giao tiếp 1.1.2 Phân loại giao tiếp Có nhiều kiểu giao tiếp khác dựa tiêu chí khác - Xét hoạt động giao tiếp xã hội, chia thành ba loại: Giao tiếp truyền thống: mối quan hệ người người hình thành q trình phát triển xã hội, quan hệ ông bà, cha me, cái, hàng xóm… cuối trở thành văn hố ứng xử riêng xã hội Giao tiếp chức xuất phát từ chun hố xã hội, ngơn ngữ… quy ước, chuẩn mực, thông lệ chung xã hội cho phép người không quen biết nhau, khác thực vai trò xã hội sử dụng kiểu giao tiếp (như quan hệ xếp nhân viên, người bán người mua, chánh án bị cáo ) Giao tiếp tự quy tắc mục đích giao tiếp khơng quy định trước khn mẫu, xuất q trình tiếp xúc, tuỳ theo phát triển mối quan hệ Loại hình giao tiếp sống thực tế vô phong phú, sở thơng tin có để giải toả xung đột cá nhân - Xét khoảng cách tiếp xúc có hai loại trực tiếp gián tiếp Giao tiếp trực tiếp phương thức mặt đối mặt sử dụng ngơn ngữ nói phương thức phi ngôn ngữ (cử chỉ, hành động ) trình giao tiếp Giao tiếp gián tiếp phương thức thông qua phương tiện trung gian khác như: thư từ, fax, email… - Xét số người tham dự gồm loại như: Giao tiếp song phương (hai người giao tiếp với nhau) Giao tiếp nhóm (trong tập thể) Giao tiếp xã hội (quốc gia, quốc tế ) - Xét tính chất giao tiếp gồm hai loại: Giao tiếp thức loại hình giao tiếp có ấn định pháp luật, theo quy trình thể chế hố Giao tiếp phi thức khơng có tính ràng buộc hay mang nặng tính cá nhân, phải tn theo thơng lệ, quy ước thông thường - Xét theo nghề nghiệp có loại giao tiếp sư phạm, giao tiếp ngoại giao, giao tiếp kinh doanh 1.2 Tầm quan trọng giao tiếp Giao tiếp cách thức để cá nhân liên kết hịa nhập với nhóm, với xã hội Thông qua giao tiếp ngôn ngữ phi ngôn ngữ, người trao đổi thông tin với nhau, hiểu nhau, để hành động ứng xử phù hợp với hoàn cảnh chuẩn mực xã hội quy định Trong giao tiếp, người ta cần làm để cảm nhận, hiểu hành vi, ý nghĩ người có quan hệ giao tiếp, người hoạt động với mình, đánh giá thái độ, quan điểm, mục đích người giao tiếp để đưa hành động giao tiếp hiệu quả, xã hội chấp nhận 1.3 Các yếu tố cấu thành hoạt động giao tiếp Trong trình giao tiếp xã hội khơng có phân cực bên phát bên nhận thông tin, hai chủ thể tích cực, ln đổi vai cho Các chủ thể giao tiếp nhân cách xã hội hóa, hệ thống tín hiệu thơng tin họ sử dụng chịu chi phối quy tắc chuẩn mực xã hội khung cảnh văn hóa xã hội thống Đồng thời, cá nhân sắc tâm lý với khả sinh học mức độ trưởng thành mặt xã hội khác Như vậy, giao tiếp cấu trúc kép, nghĩa giao tiếp chịu chi phối động cơ, mục đích điều kiện giao tiếp hai bên, mơ tả sau: Động S1 > Hoạt động giao tiếp  Động S2 Mục đích S1  Hoạt động giao tiếp  Mục đích S2 Điều kiện S1 - Hoạt động giao tiếp  Điều kiện S2 Hình 1.3 Cấu trúc kép giao tiếp Trong q trình giao tiếp, hai người ln tự nhận thức mình, đồng thời họ nhận xét, đánh giá phía bên Hai bên ln tác động ảnh hưởng lẫn trình giao tiếp 1.4 Nguyên nhân giao tiếp thất bại Q trình giao tiếp diễn có hiệu hay không người phát người nhận thông tin có chung hệ thống mã hóa giải mã hay không Những khác biệt ngôn ngữ, quan điểm, định hướng giá trị khiến trình giao tiếp bị ách tắc, hiểu lẫm, gây mâu thuẫn bên Nhận thức bên tham gia giao tiếp yếu tố gây ảnh hưởng trực tiếp mạnh đến hoạt động giao tiếp Trạng thái cảm xúc người giao tiếp, niềm tin quan điểm sống người tham gia giao tiếp định thông tin chọn lọc tiếp nhận bị bóp méo Ngồi ra, kể thêm số yếu tố dẫn đến giao tiếp thất bại :  Thông điệp đưa sai  Sử dụng phương pháp giao tiếp sai  Thông điệp không gửi đối tuợng  Khơng có thơng điệp đuợc đưa  Sự kết hợp tất yếu tố Hộp 1.1: Để giao tiếp hiệu Tạo không khí tự nhiên Khơng khí buổi trị chuyện ảnh hưởng lớn đến tâm lý người nghe tiếp nhận họ với thông điệp người nói Khơng khí tự nhiên giúp người nghe thoải mái việc đưa phản hồi phản ứng bớt gượng ép khơng khí q nghiêm túc, thoải mái Để tạo khơng khí tự nhiên, trước hết chủ động cười tươi pha trò vài câu nhẹ nhàng Dĩ nhiên tùy đối tượng mà bạn có cách tạo khơng khí tự nhiên hợp lý Khi người căng thẳng tính chất buổi trị chuyện nghiêm túc, tạo khơng khí tự nhiên cách thể chân thành bạn Đừng cố gắng pha trò tất lo lắng, suy nghĩ vấn đề Thay đổi âm điệu tạo tính trầm bổng cho lời nói Nếu bạn nói chuyện giọng đều người nghe chẳng biết điều quan trọng bạn muốn nhắn gửi với họ Vì vậy, luyện tập cho giọng nói có tính trầm bổng, nhấn giọng, ngắt câu chỗ để làm bật thông điệp bạn Trước đưa thông tin quan trọng nên ngưng lại lát, quan sát người nghe để lôi kéo họ với trò chuyện, đồng thời tạo khoảng chờ đợi nhỏ thể điều đáng ý, ý nghe lời sau điều quan trọng… Phát huy hiệu ứng ngôn ngữ thể Bạn để ý, buổi diễn thuyết, diễn giả đánh giá nói chuyện lôi cuốn, hấp dẫn thường hay “vung tay, múa chân”, lắc đầu, nhún vai… Đó kết hợp hồn hảo lời nói ngơn ngữ thể Chính việc sử dụng ngơn ngữ thể phù hợp mà diễn giả khiến người nghe cảm thấy sức hút từ lời họ nói, khơng bị nhàm chán Để sử dụng ngôn ngữ thể cách tích cực, mua sách ngơn ngữ thể, lý giải cho bạn cử thể cảm xúc gì, luyện tập sao….Dĩ nhiên đừng nên lạm dụng ngôn ngữ thể Khi không cần thiết, việc hoa chân múa tay, lắc đầu nhún vai nhiều khiến cho người nghe cảm giác bạn cố ý thể điều từ cảm giác khó chịu với bạn thể Thăm dị cảm xúc ngƣời nghe Trong nói, để ý quan sát biểu cảm khuôn mặt, ngôn ngữ thể người nghe Nếu họ có phản ứng khơng hài lịng, khó chịu hay thích thú tùy theo mà điều chỉnh chủ đề, phong cách nói cho phù hợp Ln khiêm tốn, bạn chuyên gia, đoán Khiêm tốn nghĩa bạn không khoe khoang im lặng, khơng đưa chủ kiến cho hay nêu ý kiến cách dè dặt Khiêm tốn khơng nói chuyện cách hống hách, tự đắc, xem thường người nghe ln cho Khiêm tốn bạn tôn trọng khán giả, biết rõ nói gì.Bạn khơng thể xuất sắc lĩnh vực khẳng định quan điểm mình, điều bạn chắn Mở đầu, kết thúc thời điểm Trong yếu tố để giao tiếp hiệu quả, yếu tố thời gian đóng vai trị khơng phần quan trọng Nếu bạn muốn thuyết phục họ buồn bã, hay cáu gắt dễ đưa lại hậu tồi tệ Đưa vấn đề tranh luận người 1.5 Các phƣơng tiện giao tiếp 1.5.1 Giao tiếp ngôn ngữ Ngôn ngữ coi phương tiện giao tiếp tổng hợp chủ yếu Trong ngơn ngữ có ba phận ngữ pháp, từ vựng ngữ âm Cấu trúc ngữ pháp thường phản ánh trình độ phát triển dân tộc chủ thể ngơn ngữ Trong phạm vi xã hội, dân tộc, khác biệt mặt từ vựng ngữ âm cá nhân ghi nhận rõ nét Khi người giao tiếp với người khác, họ thường phải sử dụng ngôn ngữ nói viết để truyền đạt, trao đổi ý kiến, quan điểm, tư tưởng, tình cảm cho Có vốn ngơn ngữ phong phú có lợi giao tiếp Trong giao tiếp, ngôn ngữ thể không ý nghĩ tình cảm người mà cịn biểu trình độ học vấn, trình độ văn hóa nhân cách người Hiểu biết khéo léo việc sử dụng ngôn ngữ phù hợp yếu tố góp phần gây thiện cảm người đối diện, tạo thành công giao tiếp Chúng ta tham khảo ý kiến giao tiếp ngôn ngữ: - Lời nói phải vai xã hội, cương vị xã hội người Khi giao tiếp với ai, định hướng cho cách giao tiếp ứng xử cho phù hợp, khơng tự phụ kiêu căng mà không tự ti, khúm núm - Lời nói phải phù hợp với trình độ người nghe Trình độ q chênh lệch ngơn ngữ người nói người nghe gây khó hiểu hiểu lầm - Bảo đảm nguyên tắc truyền đạt thơng điệp: rõ ràng, rành mạch, khơng có từ, câu thừa, mặt khác lại cho phép số chỗ cần có lặp lại nhiều với mục đích nhấn mạnh, nêu bật ý cần thiết Ngoài ra, cần ý yếu tố sau để đạt hiệu giao tiếp ngơn ngữ: - Chuẩn bị truớc đầu cần nói - Tạo ý nguời nghe - Nói cách rõ ràng, ngắn gọn đủ nghe - Sử dụng từ ngữ thành ngữ quen thuộc, dễ hiểu - Nói giọng điệu phù hợp với hồn cảnh, tình - u cầu phản hồi qua hình thức nói (Nhắc lại ) Một số yếu tố ảnh hƣởng đến giao tiếp lời: - Người nói: Tốc độ, âm lượng, từ ngữ, trang phục, nét mặt… - Người nghe: Sự sẵn sàng, lo lắng, bệnh tật - Môi trường: Tiếng ồn, diện người lạ người Nhật trao đổi danh thiếp, từ bắt đầu quan hệ Sau nhận danh thiếp, phải giữ gìn danh thiếp cẩn thận để thể tơn trọng người gặp tiến hành hình thức bữa ăn tối Có người Nhật vừa chúc rượu vừa bàn bạc chuyện kinh doanh đến tận chi tiết cụ thể, bữa ăn tối dịp để trao đổi thông tin Những nét tinh thần độc đáo hình thành qua lịch sử lâu đời hệ người Nhật ngày kế tục, song đồng thời q trình quốc tế hố tạo nhiều hội tiếp xúc với văn hoá làm cho người Nhật công ty Nhật Bản thay đổi Nhân viên công ty Nhật Bản trải qua trình đào tạo, giáo dục tích lũy kinh nghiệm thực tế cơng việc, cử sang chi nhánh nước phải đối mặt với việc thích ứng với văn hố nước Vì vậy, để giữ gìn sắc văn hố độc đáo dân tộc, đồng thời hoà nhập với cộng đồng quốc tế vấn đề lớn mà cá nhân công ty Nhật Bản quan tâm - Đối tác Ấn Độ/Pakistan Đơn đặt hàng nhỏ nhỏ, nhiều chủng loại hàng hóa khác Họ kinh doanh thứ cảm thấy có lợi Luôn yêu cầu giảm giá, chiết khấu dù đồng Khi tốn thường khơng tóan đủ kéo dài thời gian để chiếm dụng vốn Họ cố gắng lập quan hệ nói chuyện để yêu cầu giảm giá 4.3.2 Phƣơng Tây: trọng vai trị cá nhân, động hơn, thích thách thức, coi trọng lợi ích cá nhân thường sống theo pháp luật Nắm nhiều thông tin dân tộc châu Âu không theo mẫu rập khuôn cộng đồng dân tộc đa dạng hết; Chuẩn bị tốt tự tin; Linh hoạt trao đổi không ngại đưa câu hỏi - Đối tác Anh: Hẹn làm việc trước, đến đừng đến sớm Người Anh hỏi vấn đề liên quan đến cá nhân Là xã hội phân biệt giai cấp, vấn đề dần thay đổi Quan tâm đến tảng (tiểu sử), danh tiếng công ty Thường sử dụng biện pháp yêu cầu báo giá với khối lượng lớn đặt hàng với khối lượng nhỏ để tìm hiểu giá sàn yêu cầu giảm giá Tương đối lịch đàm phán Chất lượng yếu tố quan trọng 64 Lưu ý ngôn ngữ tiếng Anh (của người Anh) Thích loại private brands (các nhãn hiệu nhà phân phối) - Đối tác Pháp: Họ làm việc mơi trường cạnh tranh cao, thường gây ấn tượng người không lịch Thường niềm nở thân mật, tự hào văn hóa khả hùng biện dân tộc Thích thắng tranh luận tính hợp lý vấn đề đưa Trong đàm phán "Vâng" tức "Có thể", "Khơng" tức thỏa thuận Hệ thống lãnh đạo doanh nghiệp Pháp tập trung từ cao xuống thấp Hãy đến đừng làm hỏng bữa ăn có ý bàn chuyện kinh doanh dùng bữa Thường người định cuối Credit term thường 90 ngày Đưa định thực thường chậm số nước khác Đức, Hà Lan không thẳng vào vấn đề Rất thích tặng quà Rất quan trọng mối quan hệ cá nhân thường cố gắng thể quan trọng - Đối tác Đức: Phong cách ứng xử lễ nghi người Mỹ Hẹn yêu cầu quan trọng Luôn thẳng vào vấn đề Tập trung vào thỏa thuận hợp đồng giữ mối quan hệ bên đối tác Quyết định nhanh, thực nhanh Luôn xác nhận văn Thích hợp đồng thật chi tiết thực xác hợp đồng Khơng thích thay đổi hợp đồng soạn thảo xong Không chấp nhận sai sót Rất ý đến chức danh: Ví dụ Ngài Giáo sư Michel - Đối tác Hà Lan: Khơng lịch hịa nhã người Pháp mưu cầu quan hệ dài hạn Luôn thẳng thắn thẳng vào vấn đề Luôn yêu cầu giá Thường người định họ người làm tất 65 - Đối tác Ý Thường hãnh diện đất nước họ di tích, đội bóng… Thích quan hệ cá nhân Thường họ giới thiệu nhiều khơng có nghĩa họ thực theo giới thiệu họ Độ tín dụng không cao nên yêu cầu L/C at sight điều kiện tóan an tồn - Đối tác Hoa Kỳ Ln muốn lớn tốt Thường thể khuynh hướng cá nhân, cho người có quyền định Kiểm tra chắn trước định vấn đề (không định gặp lần đầu tiên) Đơn đặt hàng thường lớn Nếu khách hàng lớn có uy tín thường khơng chịu mở L/C từ đầu 66 Bảng 4.1 Một số khác biệt văn hóa phƣơng Đơng phƣơng Tây Vấn đề Phƣơng Tây Phƣơng Đông Phong tục Chú trọng tới quyền, mục đích, Chú trọng tới tính cộng đồng, riêng tập quán ý muốn riêng người coi phần chung Đổi Coi trọng ý nghó mới, cách thực Coi trọng phong tục, tính kế thừa tốt cơng việc làm trì cấu trúc xã hội Năng động Có tính động cao Khơng cần thiết phải có mối quan hệ cá nhân đậm đà vững coi tiền đề cho giao dịch Ít động Những người đồng kinh doanh có khuynh hướng buơn bán với lâu dài thường khoan dung cho khuyết điểm người (ở mức độ định) Diễn cảm Mạnh dạn biểu cảm xúc Thường hay bộc lộ cảm xúc mạnh nơi cách tự nhiên cơng cộng Đối chất Mất tín Việc thách thức, đối chất ngạo Hợp tác đạt mục tiêu chung tránh mạn điều thuộc hành vi làm mặt chất nhiều mối quan hệ uy Sau thua trận ( uy tín), “Mất mặt” điều xấu tổn hành động bình thường hại tới cơng việc sau Quan Việc định có khuynh hướng Việc định có xu hướng vào trực điểm đối dựa vào tính hợp lý dựa giác với số sở số liệu tổng quát liệu Cách suy Bắt đầu từ việc quan sát vật nghó xung quanh thận trọng rút nguyên lý hành động cho tình cụ thể Đó kiểu suy nghó “từ lên” Bắt đầu với nguyên lý chung hành động gắn vào tình Đó kiểu suy nghó “ từ xuống” Người Người đàm phán thường ủy Người chủ cơng ty thường người đàm đàm phán viên điều hành cơng ty phán Tập trung Một nhà kinh doanh thường có Hướng suy nghó vào mục tiêu việc khác đầu kết Họ nghó giao dịch hợp với việc đàm phán Thời gian Thời gian mối bận tâm chủ Cơng việc đạt kết mỹ mãn có yếu giá trị cơng việc thực tiến độ Luật pháp Tơn trọng luật pháp Hợp đồng Sống theo đạo dức Cảm giác tín nhiệm đạo cơ 67 đức 4.4 Một số điều cần tránh để không thất bại đàm phán kinh doanh - Nói nhỏ: Nếu nói nhỏ đàm phán làm đối tác khơng tập trung dẫn đến hiểu lầm Vì cần phải nói đủ nghe rõ, ngắn gọn nên nói chậm lúc bình thường Như đối tác có thời gian để nghe, tiếp nhận hấp thụ thông tin, lý lẽ mà nhà đàm phán muốn truyền đạt - Khơng nhìn vào mắt đối tác đàm phán: Sẽ gây cảm giác không thiện cảm, khơng tin tưởng, chí gây nghi ngờ từ phía đối tác, nhìn vào mắt đối tác đàm phán, vừa thể tự tin, quan tâm vừa đem lại tin cậy cho đối tác - Khơng có kế hoạch cụ thể: Cuộc đàm phán khơng có kế hoạch cụ thể định trước khơng đem lại kết mong muốn Nếu có nhiều nội dung, lĩnh vực đàm phán cần phải phân loại, xếp trước để tránh lẫn lộn đàm phán - Không thông báo trước nội dung đàm phán thỏa thuận lịch đàm phán với đối tác: Điều làm cho buổi đàm phán thương thuyết thất bại nhiều thất bại với lý đáng buồn nhầm nội dung đàm phán hay phía cơng ty đối tác cử nhầm người đàm phán khơng rõ nội dung đàm phán - Ðể cho đối tác nhiều tự do, quyền chủ động đàm phán: Nếu đối tác nói nhiều người đàm phán nên chủ động, khéo léo, cắt ngang hay đổi hướng câu hỏi hợp lý để quay nội dung đàm phán Có nhiều trường hợp đối tác lợi dụng gặp gỡ đàm phán để quảng cáo, đàm phán bán mặt hàng hịan tồn khác - Ðưa hết tất thơng tin, lý lẽ trình bày thuyết phục từ đầu buổi đàm phán: Như vậy, chẳng khác nhà đàm phán “bắn hết đạn” từ lúc đầu mà không hiệu Hãy sử dụng thơng tin, lý lẽ thuyết phục cho nội dung hay thắc mắc tìm hiểu đối tác Nên nhớ đối tác cần có thời gian để tiếp nhận, “tiêu hóa” thơng tin trước bị thuyết phục để đến thống đàm phán - Lảng tránh ý kiến phản đối hay nghi ngờ từ phía đối tác: Ðiều làm cho đối tác có lý khẳng định ý kiến phản đối hay nghi ngờ họ từ gây định kiến suốt q trình đàm phán Vì vậy, cần phải hỏi lại thắc mắc đối tác kiên nhẫn trả lời tất lý lẽ thơng tin - Khơng chuẩn bị trước giới hạn cần thiết đàm phán: Ðiều hạn chế nhiều phạm vi đàm phán khơng thể có linh hoạt nhân nhượng chừng mực Và thế, khơng gây thất bại cho lần đàm phán thương thuyết mà tạo định kiến báo trước thất bại cho lần đàm phán 68 sau - Người đàm phán tìm cách áp đảo đối tác: Người đàm phán giỏi khơng tìm cách áp đảo, dạy bảo đối tác mà nên tự đặt người thể tinh thần học hỏi đàm phán Không nên có lời lẽ, cử mang tính áp đảo gây cảm tình, khó chịu cho đối tác 69 4.5 Một số vấn đề lƣu ý đàm phán ký kết hợp đồng kinh doanh thƣơng mại Trong hoạt động thương mại hợp đồng thương mại cịn đóng vai trị phương tiện quan trọng để bảo đảm an toàn pháp lý cho bên hợp đồng, giúp bên kiểm soát dự báo lợi nhuận rủi ro xảy tương lai Hình thức hợp đồng thương mại đa dạng, từ hợp đồng đơn giản với thỏa thuận đơn giản ngắn đến hợp đồng phức tạp, đồ sộ soạn thảo công phu luật giỏi, dày dặn kinh nghiệm giới có hiệu lực áp dụng vượt khỏi phạm vi quốc gia Việt Nam tiến trình hội nhập kinh tế tồn cầu, địi hỏi doanh nghiệp phải động có vốn hiểu biết pháp luật vững vàng nhằm có ưu cạnh tranh khốc liệt thương trường qua đạt hiệu cao kinh doanh khơng thị trường nước mà phải đứng vững thị trường giới Tranh chấp kinh doanh tránh khỏi, chế mở kinh tế thị trường theo xu hướng khu vực hóa, tồn cầu hóa Tuy nhiên, chủ quan không trang bị kiến thức pháp luật đầy đủ,các doanh nghiệp thường gặp phải tổn thất không đáng có dẫn tới thua thiệt, tổn thất lớn kinh doanh chí phá sản Theo thống kê vướng mắc, tranh chấp diễn tập trung phần lớn trình đàm phán, giao kết thực hợp đồng Vì vậy, phami vi có giới hạn, phần đề cập đến hợp đồng thương mại lưu ý doanh nghiệp trình đàm phán, ký kết thực loại hợp đồng này: Những đề cần lưu ý soạn thảo, đàm phán hợp đồng thương mại: 4.5.1 Lƣu ý chung: - Về nguồn pháp luật điều chỉnh có liên quan đến nội dung hợp đồng: Ví dụ, hợp đồng mua bán hàng hố, pháp luật có liên quan văn pháp luật thương mại, dân sự, cụ thể Bộ luật Dân sự, Luật Thương mại (LTM), Luật Đầu tư, Luât Doanh nghiệp v.v văn pháp luật hướng dẫn Luật nêu trên; Nghị định hướng dẫn LTM mua bán hàng hoá, Nghị định quy định danh mục mặt hàng hạn chế kinh doanh kinh doanh có điều kiện cấm kinh doanh Nếu hợp đồng mua bán hàng hố quốc tế kiến thức thói quen thương mại, thơng lệ, tập qn quốc tế, điều ước quốc tế mà Việt Nam thành viên, cam kết Quốc tế song phương, đa phương, cam kết khu vực Việt Nam, pháp luật liên quan đến địa vị pháp lý bên kiến thức thông tin quan 70 trọng liên quan trực tiếp đến nội dung tính hợp pháp, hợp lệ hợp đồng Bên cạnh đó, người liên quan trực tiếp đến q trình soạn thảo, đàm phán hợp đồng cịn phải rà sốt, lưu ý đến tồn văn pháp luật có liên quan đến nội dung, lĩnh vực hợp đồng - Khi soạn thảo hợp đồng, người soạn thảo cần phải bảo đảm yếu tố như: Bảo đảm mặt hình thức hợp đồng: Trong trường hợp mà pháp luật yêu cầu hợp đồng phải lập thành văn bản, phải có cơng chứng chứng thực, phải đăng ký xin phép thi phải tuân theo quy định Đối với số loại hợp đồng mà pháp luật yêu cầu phải cơng chứng, chứng thực loại hợp đồng phải đem cơng chứng chứng thực có hiệu lực Bảo đảm mặt nội dung hợp đồng: Về nguyên tắc, nội dung hợp đồng có bên tự thoả thuận theo nguyên tắc tự ý chí, bình đẳng thiện chí với Tuy nhiên, Pháp luật yêu cầu nội dung hợp đồng không vi phạm điều cấm pháp luật, không trái đạo đức xã hội Điều cấm pháp luật quy định pháp luật không cho phép chủ thể thực hành vi định Đạo đức xã hội chuẩn mực ứng xử chung người với người đời sống xã hội, cộng đồng thừa nhận tôn trọng Đảm bảo đối tượng hợp đồng hàng hố mà pháp luật khơng cấm, khơng trái đạo đức xã hội Đảm bảo người tham gia giao dịch phải hoàn toàn tự nguyện Đảm bảo người tham gia hợp đồng có lực hành vi dân o Năng lực hành vi dân cá nhân: vào Điều 17, 18 19 BLDS người từ đủ 18 tuổi trở lên người thành niên người thành niên người có lực hành vi dân đầy đủ Như vậy, theo quy định có người có đủ từ 18 tuổi trở lên hành vi xác lập, thực quyền nghĩa vụ dân Còn trường hợp khác chưa đủ 18 tuổi giao kết, xác lập, thực giao dịch dân phải người đại diện theo pháp luật đồng ý Quy định nhằm bảo vệ giao dịch xác lập phải xác lập người có đủ khả để tự nhân danh định hành vi mình, đảm bảo khơng gây thiệt hại cho người khác Trong trường hợp người đủ 18 tuổi lại mắc bệnh bệnh tâm thần mắc bệnh khác gây tình trạng lực hành vi khơng tự giao kết hợp đồng mà phải có đại diện pháp luật Tương tự vậy, người từ tuổi đến duới 18 tuổi giao kết hợp đồng phải có người đại diện theo pháp luật đồng ý o Năng lực hành vi dân pháp nhân: Về nguyên tắc, thời điểm tổ 71 chức, doanh nghiệp hay pháp nhân coi có lực hành vi dân đầy đủ phải vào quy định pháp luật Pháp luật doanh nghiệp coi nguồn pháp lý chủ yếu điều chỉnh/quy định lực hành vi dân tổ chức/doanh nghiệp/pháp nhân Bên cạnh đó, doanh nghiệp/tổ chức hoạt động lĩnh vực chịu thêm điều chỉnh văn pháp luật lĩnh vực đó, ví dụ pháp luật doanh nghiệp, thương mại, đầu tư, ngân hàng tín dụng, bảo hiểm v.v Thơng thường lực hành vi pháp nhân hay tổ chức tính kể từ thời điểm doanh nghiệp thành lập mặt pháp lý thừa nhận tồn mặt pháp lý, ví dụ kể từ ngày cấp giấy phép kinh doanh, cấp giấy phép thành lập ngày mà pháp luật quy định phải khai trương phải đăng ký coi thành lập Và doanh nghiệp, tổ chức pháp nhân coi có lực hành vi dân đầy đủ Năng lực pháp luật dân pháp nhân Theo quy định BLDS lực dân pháp nhân phát sinh từ thời điểm pháp nhân thành lập chấm dứt từ thời điểm chấm dứt pháp nhân Quy định có nghĩa hình thành pháp luật pháp luật cơng nhận pháp nhân có lực dân đầy đủ, có quyền, nghĩa vụ dân phù hợp với mục đích hoạt động o Đại diện cho tổ chức/pháp nhân đại diện uỷ quyền: Đây nội dung quan trọng liên quan đến vị trí pháp lý bên đến hiệu lực hợp đồng Theo quy định khoản Điều 139 người đại diện phải người có lực hành vi dân đầy đủ Đại diện cho tổ chức/pháp nhân thông thường quy định điều lệ pháp nhân định thành lập pháp nhân Trong thực tiễn, việc uỷ quyền ghi nhận loạt tài liệu có giá trị chứng khác quy chế hoạt động tổ chức đó, định quy định trách nhiệm, nhiệm vụ, quyền hạn lãnh đạo thành viên doanh nghiệp kể thông báo chào hàng v.v… Và giấy tờ này, nguyên tắc có giá trị hợp lệ để chứng minh cho việc phân công lãnh đạo doanh nghiệp/tổ chức lãnh đạo thành viên khác tổ chức/doanh nghiệp - Khi tham gia soạn thảo, ký kết hợp đồng, bên hợp đồng phải lưu ý đến địa vị pháp lý người đại diện uỷ quyền, phạm vi uỷ quyền nhằm tránh tình trạng có tranh chấp sau việc ký kết hợp đồng không thẩm quyền vượt thẩm quyền vượt phạm vi đại diện uỷ quyền 4.5.2 Các lƣu ý cụ thể khác: - Giải thích thuật ngữ: Hợp đồng thương mại dạng hợp đồng không chịu điều chỉnh pháp luật mà cịn bị ảnh hưởng thói quen thương mại, thông lệ, tập quán pháp luật quốc tế, có nhiều nội dung hợp đồng hợp đồng nhượng quyền thương mại, hợp đồng thuê hàng hoá v.v… hợp đồng mang 72 tính chất chuyên ngành cao, nội dung phức tạp liên quan đến nhiều lĩnh vực chuyên ngành đặc thù Để đảm bảo việc thực hợp đồng cách thuận lợi, việc đưa khái niệm cho nội dung cần hiểu áp dụng thống nhất, khoa học quan trọng Việc làm cần thiết nhằm tránh tình trạng có phát sinh xung đột, tranh cãi bên cách hiểu nội dung kiểm sốt tình trạng áp dụng tuỳ tiện điều khoản hợp đồng gây tình trạng phá vỡ hợp đồng - Mục lục hợp đồng: Tuỳ thuộc vào loại hợp đồng, nội dung, quy mô tính chất hợp đồng mà hợp đồng ngồi chất cịn có mục lục hợp đồng Mục lục hợp đồng cần thiết hỗ trợ đắc lực cho trình soạn thảo, đàm phán thực thi hợp đồng - Điều khoản cách thức giải thích hợp đồng: Trong trường hợp hợp đồng khơng có điều khoản khái niệm, giải thích thuật ngữ điều khoản hợp đồng giải thích theo nhiều cách khách phải chọn cách giải thích phù hợp nhất, khoa học để giải thích cho trường hợp cụ thể Ví dụ: giải thích theo tập quán; giải thích đặc mối liên hệ tổng thể hợp đồng; giải thích có lợi cho bên yếu v.v… - Trong quan hệ làm ăn, chữ “tín” tiêu chí tối cao mà bên hướng tới nhằm xây dựng mối quan hệ thương mại lâu dài bền vững Tuy nhiên, tiêu chí “tin tưởng nhau” để phục vụ cho mục đích “sinh lợi” hoạt động thương mại thể số lượng giao dịch, thời gian làm ăn với nhau, giá trị hợp đồng mà tin bên phải rõ ràng, sòng phẳng nội dung liên quan đến quyền, nghĩa vụ, trách nhiệm hợp đồng Như đề cập nhiều lần phạm vi viết hợp đồng có chức quan trọng việc giúp bên dự liệu, dự báo tính tốn lợi nhuận rủi ro Hợp đồng giúp bên gia tăng lợi nhuận giúp bên hạn chế, kiểm soát rủi ro mà q trình kinh doanh gặp phải Xuất phát từ quan điểm đó, q trình soạn thảo, đàm phán, tư vấn hợp đồng tùy thuộc vào hợp đồng cụ thể, nội dung (i) Quy định điều khoản sửa đổi, bổ sung hợp đồng; (ii) Quy định rõ thời hiệu hợp đồng;(iii) Lưu ý điều khoản bồi thường thiệt hại; (iv) Quy định cụ thể tên, địa chỉ, số giấy phép kinh doanh, đại diện có thẩm quyền số tài khoản giao dịch đối tác tham gia hợp đồng; (v) Điều khoản mang tính mơ tả đối tượng hợp đồng; (vi) thời điểm có hiệu lực hợp đồng; (vii) thời điểm chuyển quyền sở hữu;(viii) thời điểm chuyển rủi ro; (ix) ngôn ngữ sử dụng họp đồng; (x) điều khoản giải tranh chấp, bất khả kháng phải coi điều 73 khoản quan trọng, cần lưu ý thỏa thuận kỹ lưỡng CÂU HỎI ÔN TẬP CHƢƠNG Bạn thường mắc lỗi thương lượng, đàm phán? Bài học rút ra? Bạn đàm phán với đối tác nước nước có văn hóa vùng miền khác chưa? Nếu rồi, bạn có gặp khó khăn trình đàm phán với họ? Theo bạn, điểm cần ý ký kết hợp đồng thương mại gì? Nghệ thuật kinh doanh tóm gọn 26 chữ A - Z Một doanh nhân chia sẻ với người nghệ thuật kinh doanh lời khuyên nằm bảng chữ từ A – Z A - Attitude – Thái độ tích cực: Trên đường kinh doanh, bạn tránh khỏi khó khăn vấp váp , dù ln giữ nhìn lạc quan suy nghĩ tích cực, đồng thời truyền lạc quan đến cộng giữ họ lại với bạn suốt hành trình B - Bold – Kiên định: Cho dù hồn cảnh kinh doanh có lúc thăng trầm bạn phải giữ vững lập trường, không từ bỏ mục tiêu không để giấc mơ lụi tàn C - Courteous, charming & candid – Lịch thiệp, say mê & bộc trực: Ba tính cách thường hòa quyện với doanh nhân thành đạt D - Determined – Quyết tâm: Quyết tâm để biến ý tưởng thành thực E - Energy – Năng lượng: Đừng phí sức vào việc vơ ích F - Staying Focused – Luôn tập trung: Phải biết tập trung vào vấn đề quan trọng, không lan man với tiểu tiết G - Gregarious and generous – Hòa đồng rộng lượng: Hòa đồng rộng lượng để kết giao thêm nhiều bạn phòng cần đến họ H - Humor – Hài hước: Óc hài hước giúp bạn vượt qua thời điểm khó khăn Một lời nói đùa vui vẻ hay lời bình luận dí dỏm giải tỏa bầu khơng khí căng thẳng I - Innovation – Cách tân: Đây chìa khóa khơng thể thiếu cho sáng tạo tăng trưởng kinh doanh J - Juggle – Khả xử lý: Năng lực giúp bạn xử lý nhiều nhiệm vụ lúc mà không sợ sai lầm K - Kooby – Độc đáo: Ý tưởng độc đáo, chí táo bạo cần 74 kinh doanh, tạo khác biệt L - Lead – Dẫn dắt: Những chủ doanh nghiệp thành đạt biết cách dẫn dắt người theo đường vạch M - Mentor – Người bảo trợ: Doanh nhân người bảo trợ chia sẻ kinh nghiệm, kiến thức với người khác N - Naturally – Tự nhiên: Hãy thoải mái điều hành doanh nghiệp giống óc kinh doanh có sẵn AND di truyền bạn O – Optimistic – Lạc quan: Đây yếu tố cần kinh doanh không nên xa rời thực tế P – Pleasantly persistent – Kiên trì thoải mái: Kỹ giúp bạn trì cân để xa Q – Question – Đặt câu hỏi: Không từ thỏa mãn dù lúc công việc làm ăn tốt nhất, mà phải dự báo hội lẫn bất trắc R – Remarkable – Đặc biệt: Trong giới kinh doanh ngày nay, bạn phải đặc biệt sản phẩm dịch vụ bạn phải đặc biệt bật rừng đối thủ cạnh tranh S – Strategic – Chiến lược: Chiến lược đồ đưa bạn đến mục tiêu, dù đồ có phải chỉnh lại chỗ chỗ khác T – Technically competent – Nền tảng chuyên môn: Một doanh nhân giỏi phải biết tự trang bị cho tảng kiến thức bổ sung liên tục để cải thiện sức cạnh tranh U - Unflappable – Điềm tĩnh: Khi kinh doanh không diễn ý muốn, bạn cần giữ bình tĩnh để khơng phạm sai lầm giải vấn đề V – Value – Tạo dựng giá trị: Các doanh nhân xây dựng dược giá trị cho thương hiệu, khách hàng đến với họ W - Wow - Ấn tượng: Bạn phải tạo ấn tượng mạnh mẽ cho khách hàng giao tiếp để họ không quên bạn X – eXtraodinary eXperiences – Trải nghiệm khác thường: Nên tạo trải nghiệm thú vị với khách hàng, bữa ăn sáng không gian đẹp chẳng hạn, để họ quay trở lại nhiều lần tương lai Y – Young at heart – Trẻ không già: Các doanh nhân thành đạt không già nghĩ đến việc học bổ sung kiến thức Z- Zealous – Nhiệt huyết: Nhiệt huyết với công việc, với nhân viên với khách hàng yếu tố thiếu doanh nhân thành đạt 75 76 HƢỚNG DẪN SỬ DỤNG TÀI LIỆU GIẢNG DẠY CHƢƠNG HOẠT ĐỘNG GIAO TIẾP Cấu trúc: - Thời lượng giảng dạy lý thuyết: 60% - Thời lượng cho thực hành: 40% Phƣơng pháp: - Giảng dạy lý thuyết lấy người học làm trung tâm - Trong q trình học lý thuyết có số tập tương tác giáo viên học viên, học viên với CHƢƠNG ĐÀM PHÁN – NHỮNG VẤN ĐỀ CƠ BẢN Cấu trúc: - Thời lượng giảng dạy lý thuyết: 60% - Thời lượng cho thực hành: 40% Phƣơng pháp: - Giảng dạy lý thuyết lấy người học làm trung tâm - Trong q trình học lý thuyết có số tập tương tác giáo viên học viên, học viên với CHƢƠNG CÁC GIAI ĐOẠN ĐÀM PHÁN TRONG KINH DOANH Cấu trúc: - Thời lượng giảng dạy lý thuyết:50% - Thời lượng cho thực hành: 50% Phƣơng pháp: - Giảng dạy lý thuyết lấy người học làm trung tâm - Trong trình học lý thuyết có số tập tương tác giáo viên học viên, học viên với - Học viên giải tập tình cuối chương - Chia nhóm làm tập xây dựng tình CHƢƠNG DOANH NGHIỆP VIỆT NAM VỚI VIỆC KÝ KẾT HỢP ĐỒNG TRONG KINH DOANH Cấu trúc: - Thời lượng giảng dạy lý thuyết: 60% - Thời lượng cho thực hành: 40% Phƣơng pháp: - Giảng dạy lý thuyết lấy người học làm trung tâm - Trong trình học lý thuyết có số tập tương tác giáo viên 77 học viên, học viên với - Chia nhóm làm tập TÀI LIỆU THAM KHẢO George H.ross , Đàm phán theo phong cách Trump, NXB Văn Hóa Thơng tin, 2008 Vương Thị Kim Thanh, Quản trị hành văn phịng, NXB Thống Kê, Business Edge, Đàm phán kinh doanh – Cạnh tranh hay hợp tác, NXB Trẻ, 2006 Dr Rick Brinkman – Dr Rick Kirschner, Ứng xử với người khó chịu, NXB Tổng hợp TP HCM, 2008 Harvard Business school Press, Đàm phán hiệu quả, NXB Dân trí, 2009 Nguyễn Tiến Đức, nghệ thuật đàm phán, NXB Văn hóa thơng tin, 2007 Harvard business esentials, Các kỹ quản lý hiệu quả, NXB tổng hợp TP HCM, 2006 Steven P Cohen, Đàm phán thành công, NXB tổng hợp TP HCM, 2008 http://dantri.com.vn/vieclam/Loi-trong-dam-phan-kinhdoanh/2007/9/195611.vip 10 http://my.opera.com/hai2hai/blog/2008/01/26/dam-phan-trong-kinh-doanh 11 .http://www.kinhdoanh.com/Home/news/Dam-phan-phi-chinh-thuc-con-daohai-luoi.html 12 .http://www.kinhdoanh.com/Home/Quan-tri/Huong-dan/Tiem-thuc-va-damphan-kinh-doanh.html 13 http://www.anhnd.net/diary/cac-muc-do-cua-viec-lang-nghe/ 14 http://ctxhtth.vicongdong.vn/news/view.aspx?newsId=48671369) 78