Một số giải pháp đổi mới ông tác quản lý và sử dụng vật tư của xí nghiệp cơ điện xí nghiệp liên doanh dầu khí vietsopetro

Hiểu rõ vai trò và tác dụng của công tác quản lý và sử dụng vật tư đến lợi ích hoạt động sản xuất kinh doanh.. Nội dung của đề tài Kết cấu đề tài bao gồm : Mở đầu Chương I: Cơ sở lý luận

ĐỀ TÀI

MỘT SỐ GIẢI PHÁP ĐỔI MỚI CÔNG TÁC QUẢN

LÝ VÀ SỬ DỤNG VẬT TƯ CỦA XÍ NGHIỆP CƠ

VIETSOVPETRO

CHƯƠNG II: HIỆN TRẠNG HOẠT ỘNG QUẢN LÝ VÀ SỬ Đ

2.1 Giới thiệu tổng quan về XN CĐ LDDK”Vietsovpetro”- 23

2.1.1 Quá trình hình thành và phát triển 23 2.1 2 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức 25

2.2.2.2 Lập kế hoạch tài chính và giải trình mua vật tư, thiết bị 40 2.2.2.3 Lập kế hoạch ấu thầu và lựa chọn nhà cung cấpđ 40 2.2.2.4 Tổ chức thực hiện hợp đồng cung ứng 42

2 4 2 Quy trình quản lý vật tư trong kho 48

2.2.9 Hệ thống thông tin trong quản lý và sử dụng vật tư 63 2.2 0 1 Đánh giá tình hình thực hiện kế hoạch nhập vật t năm 2007ư 68

CHƯƠNG III: MỘT SỐ GIẢI PHÁP NÂNG CAO HIỆU QUẢ

3.1 Bối cảnh chung của nền kinh tế Việt Nam 74

3.2 Chiến lược phát triển của XNSCCĐ sau 2010 74 3.2.1 Tầm nhìn, sứ mệnh, chiến lược phát triển của XNSCCĐ sau

3.2.3 Giải pháp 3: Quản lý chi phí hiệu quả 91

Trang

Bảng 2.1 Một số chỉ tiêu phản ánh kết quả SXKD trong 2 năm

2007 2008- 35Bảng 2.2 Danh sách các khách hàng cung ứng vật tư 43

Bảng 2.4 Tình hình thực hiện kế hoạch mua vật tư năm 2008 69 Bảng 2.5 Tình hình sử dụng vật tư năm 2008 69 Bảng 2.6 Tình hình nhập vật liệu điện năm 2008 71 Bảng 3.1 Chi phí áp dụng phần mềm Maximo để quản lý vật tư 80 Bản 3.2 Chi phí áp dụng phần mềm ERP để quản lý vật tư 85

Hình 1.1 Tổ chức phòng vật tư theo nguyên tắc chức năng 6 Hình 1.2 Tổ chức phòng vật tư theo nguyên tắc mặt hàng 8 Hình 1.3 Bốn giai đoạn lựa chọn nhà cung cấp 12 Hình 1.4 Mối quan hệ giữa c c hoạt động mua hàng/thu á

mua/quản trị cung ứng và quản trị v t tư ở công tyậ 19

Hình 2.4 Quy trình quản lý vật tư trong kho 48 Hình 2.5 Phân bố giá kho quản lý vật t kho số 1ư 50

Hình 2.7 Kho chứa các hóa chất dầu mỡ 53 Hình 2.8 Kho chứa các chất dung môi dễ cháy nổ 53 Hình 2.9 Kho vật tư chính nhìn từ mặt trước 54 Hình 2.10 Kho vật tư chình nhìn từ mặt hông 54 Hình 2.11 Quy trình xuất vật tư ra khỏi kho 55 Hình 2.12 Quy trình quản lý vật tư cũ thu hồi 57

XNLD,VSP Xí nghiệp Liên doanh “Vietsovpetro”

XN CĐ Xí nghiệp Cơ điện

CBCNV Cán bộ công nhân viên

SXKD Sản xuất kinh doanh

LỜI CẢM Ơ N

Tôi xin chân thành cảm ơn tập thể thầy cô giáo khoa Quản Tr Kinh ịDoanh trường Đại học Bách Khoa Hà Nội Trong suốt hai năm qua thầy cô đã tận tình hướng dẫn, giúp đỡ tôi trong học tập, nghiên cứu và tích lũy kiến thức

Xin chân thành cảm ơn thầy Nguyễn Danh Nguyên đã tận tình hướng dẫn tôi hoàn thành bản luận văn tốt nghiệp này

Mặc dù đã rất cố gắng trong quá trình học tập và tìm kiếm tài liệu nhưng

do kiến thức còn nhiều hạn chế vì vậy bản luận văn này chắc chắn không tránh khỏi các thiếu sót, khiếm khuyết Tôi rất mong được sự đồng tình ủng

hộ và đóng góp ý kiến của quý thầy, cô cùng các bạn để giúp tôi hoàn thành tốt luận văn của mình

Vũng tàu, ngày tháng năm 2009

Nguyễn Xuân Vũ

LỜI CAM ĐOAN

Tôi xin cam đoan luận văn này là công trình nghiên cứu độc lập của tôi không sao chép bất cứ một công trình hay luận văn nào của bất cứ tác giả nào Các số liệu, kết quả trong luận văn là trung thực Các tài liệu trích dẫn có nguồn gốc rõ ràng

Học viên

Nguyễn Xuân Vũ

Làm thế nào để đứng vững trên thị trường? Làm thế nào để có thể đáp ứng được nhu cầu đa dạng của người tiêu dùng với sản phẩm chất lượng cao, giá thành hạ? Đây là những câu hỏi luôn đặt ra cho mỗi doanh nghiệp Chính

vì vậy mà doanh nghiệp sản xuất cần phải có phương án sản xuất ngay từ khâu đầu tiên đến khâu cuối cùng của quá trình sản xuất Tức là từ khi tìm nguồn nguyên vật liệu để thu mua đến khi tìm nguồn tiêu thụ sản phẩm để đảm bảo thu hồi nhanh đồng vốn lưu động và tăng nhanh tốc độ chu chuyển vốn, thực hiện nghĩa vụ đối với nhà nước, mở rộng sản xuất, cải thiện đời sống cho người lao động, tăng lợi nhuận cho doanh nghiệp, có điều kiện tích luỹ, nâng cao hiệu quả sản xuất kinh doanh, điều đó có ý nghĩa quyết định cho các doanh nghiệp đứng vững và phát triển trong nền kinh tế thị trường nói chung và tổng công ty nói riêng

Để thực hiện được điều này, các nhà doanh nghiệp phải tiến hành đồng

bộ các biện pháp quản trị mọi yếu tố liên quan đến sản xuất kinh doanh Làm

tốt công tác quản lý và sử dụng vật tư trong doanh nghiệp cũng là một phương

án góp phần giảm chi phí, hạ giá thành sản phẩm đem lại lợi nhuận, tiết kiệm lao động cho doanh nghiệp Hiện tại Xí Nghiệp Cơ Đ ệ i n m năm thực hiện ỗi

k ế hoạch mua hơn 6,000,000 mặt h ng vật liệu đ ện, 4,000,000 phụ ng m y à i tù á

móc v 1,000,000 c c loại ật liệu kh c với chi ph àng năm l n đến 300 tỷà á v á í h ê

đồng Để quản lý và sử dụng m t khối l ng vật tư l n nh th doanh nghiệp ộ ượ ớ ư ếcần phải được hoàn thiện từ khâu tổ chức cung ứng, dự trữ đến việc tính toán chính xác chi phí vật tư làm sao cho hợp lý tiết kiệm và có hiệu quả thì mới đáp ứng được mục tiêu hạ giá thành sản phẩm

Hiểu rõ vai trò và tác dụng của công tác quản lý và sử dụng vật tư đến lợi ích hoạt động sản xuất kinh doanh Tôi muốn tìm hiểu và nghiên cứu một vài mặt cũng như một số khía cạnh của công tác quản lý và sử dụng vật tư tại XN

CĐ với đề tài “Một số giải pháp đổi mới công tác quản lý và s dử ụng vật

t c Xí ư ủa nghiệp Sửa Chữa ơ Đ ệ C i n – LDDK “Vietsovpetro””

2 Mục tiêu nghiên cứu của đề tài

Nghiên cứu công tác quản lý và sử dụng vật tư tại XN CĐ, nhằm mục tiêu tìm ra những điểm yếu, điểm mạnh, vấn đề cần khắc phục, điểm cần phát huy thông qua số liệu thực tế Trên cơ sở đó xây dựng một số giải pháp nhằm hoàn thiện công tác quản lý và sử dụng vật tư được tốt hơn

3 Phạm vi nghiên cứu của đề tài

Đề tài giới hạn trong phạm vi là nghiên cứu công tác quản lý và sử dụng vật tư tại Xí nghiệp sửa chữa cơ điện - LDDK “Vietsovpetro”

4 Phương pháp nghiên cứu của đề tài

Đề tài sử dụng các phương pháp thống kê và phương pháp so sánh đ ểphân tích, đánh giá Kết hợp với nghiên cứu tình hình thực tế ở các phòng ban, các bộ phận trong Xí nghiệp, cũng như sử dụng các tài liệu và sách tham khảo Các số liệu s dử ụng trong đề ài t đều lấy từ áo b cáo kết quả kinh doanh

+ Phương pháp thống kê

Là thống kê các số liệu thực tế ủ c a quá trình được r t ra từ ệ thống ú h thông tin kinh tế ủa doanh nghiệ c p để làm cơ sở so sánh, phân t ch c c chỉí átiêu một cách ch nh x c í á

+ Phương pháp so sánh

Là phương pháp xem xét một chỉ tiêu nghiên c u bằng cách dựa trên ứviệc so sánh với một chỉ tiêu cơ sở (chỉ tiêu gốc) Đây là phương pháp đơn giản và được sử dụng nhiều nhất trong phân tích hoạt động sản xuất kinh doanh Kết quả so sánh s cho ta biết xu hướng phát triển của hiện tượng kinh ẽ

tế cần nghiên c u, mức độ tiên tiến, lạc hậu giữa các đơn vị s n xu t, giữa các ứ ả ấthời kỳ, tỷ trọng các thành phần trong tổng thể

Các chỉ tiêu so sánh đựơc phải phù hợp về không gian thời gian; cùng nội dung kinh tế; đơn vị đo lường, phương pháp tính toán; quy mô và điều kiện kinh doanh

Các trường hợp so s nh gồ : á m

+ So sánh số tuyệt đối : Là so s nh trị ố thực hiện trong k nghiên cá s ỳ ứu (năm, tháng, qu ) với thời kỳ trướý c đó (năm trước, tháng trước, quý trư c) ớ

để ấ th y đư c s bi n đ ng c a ch tiêu theo th i gian ợ ự ế ộ ủ ỉ ờ

So sánh số tuyệt đối: Là hiệu số của hai chỉ tiêu: Chỉ tiêu kỳ phân tích và chỉ tiêu kỳ cơ sở

+ So sánh số tương đối: Là so s nh mứá c đ thực tế độ ã đạt được trong k ỳ

với mức đ thực tế đ đạt được trong kỳ đề ra để thấộ ã y đư c mức độ hoàn ợthành kế hoạch, sự biến động về quy mô, khối lượng của chỉ tiêu kinh tế nào

đó

So sánh số tương đối: Là tỷ lệ phần trăm giữa chỉ tiêu kỳ phân tích với chỉ tiêu kỳ gốc

5 Nội dung của đề tài

Kết cấu đề tài bao gồm :

Mở đầu

Chương I: Cơ sở lý luận về quản lý và sử dụng vật tư

Chương II: Hiện trạng hoạ đột ng quản lý và s dử ụng vật tư c XNCĐ ủaChương I : Một số giải pháp hoàn thiện hoạt độngII công tác quản lý và

sử dụng vật tư tại XNCĐ

Kết luận và kiến nghị

Chương I:

CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ QUẢ N LÝ VÀ S D NG V T TƯ Ử Ụ Ậ

Để cho hoạt động sản xuất kinh doanh của các doanh nghiệp tiến hành được đều đặn, liên tục thì phải thường xuyên đảm bảo cho nó các loại vật tư, nguyên vật liệu đủ về số lượng, kịp về thời gian, đúng quy cách phẩm chất Đây là một vấn đề bắt buộc mà nếu thiếu thì không thể có quy trình sản xuất sản phẩm được, là một tất yếu khách quan, một điều kiện chung cho mọi nền sản xuất xã hội

1.1. Khái niệm và bản chất củ quản lý và sử dụng vật tư a

* Khái niệm về quản lý và sử dụng vật tư

Quản lý và sử dụng vật tư c vai tró ò quyế ịt đ nh đến toàn bộ á ìqu tr nh sản xuất Mặc dù quản lý và sử dụng vật tư không tác động trực tiếp đến người tiêu dùng cuối cùng nhưng chất lượng của quản lý và sử dụng vật tư sẽ có ảnh hưởng quyết định đến chất lượng phục vụ khách hàng và qua đó tác động mạnh mẽ đến người tiêu dùng cuối cùng Thực tế cho thấy, nếu quản lý không có hiệu lực và hiệu quả luồng vật tư đầu vào thì quá trình sản xuất không thể cho ra những sản phẩm đáp ứng yêu cầu về chất lượng, giá cả và thời hạn giao hàng

* Định nghĩ quản lý và sử dụng vật tư a

Quản lý và s dử ụng vật tư l chức năng quan trọà ng không thể thiếu của

mọi tổ chức Quản lý và s dử ụng vật tư bao gồm các công vi c: qu n tr cung ệ ả ị

ứng vật tư và theo d i, qu n lý v t tư trong su t quá ìõ ả ậ ố tr nh v t tư tồ ạậ n t i trong

t ổ chức như m t t i sản thuộc sở ữu của tổ chức.ộ à h

* Phân loại vật tư

Vật tư bao gồm rất nhiều loại khác nhau với nội dung kinh tế và tính năng lý hoá học khác nhau Để có thể quản lý một cách chặt chẽ, người ta

- Nguyên vật liệu, phụ tùng thay thế

- Nhóm 1 gồm: nguyên, nhiên vật liệu, bán thành phẩm

- Nhóm 2 gồm: thiết bị máy móc công cụ, dụng cụ…

+ Theo sự di chuyển giá trị vào thành phẩm

- Nhóm 1: nhóm vật tư chuyển một lần vào giá trị sản phẩm

- Nhóm 2: nhóm vật tư chuyển từng phần váo sản phẩm

+ Theo tầm quan trọng của vật tư

Chia theo vật tư chính và vật tư phụ (Được xác định theo giá trị của vật

tư và cơ cấu cấu thành sản phẩm của nó)

- Loại 1: Vật tư quan trọng (các loại vật tư có độ khan hiếm cao, hoặc ít

nguồn hàng ổn định và có mức dự trữ thoả đáng ổn định hoạt động kinh doanh của mình

ý:

+ Theo sự phân cấp quản l

- Nhóm vật tư được quản lý tập trung: Thị trường loại vật tư này do nhà nước cấp phát, quản lý theo kế hoạch và chỉ tiêu

- Nhóm vật tư quản lý không tập trung: loại vật tư được mua bán tự do và

Chức năng, nhiệm vụ của các bộ phận này như sau:

- Tổ kế hoạch cung ứng vật tư:

+ Làm nhiệm vụ xác định nhu cầu và nguồn vật tư cho Doanh nghiệp + Lên phương án mua sắm vật tư

+ Lập đơn hàng vật tư

+ Lập phiếu lĩnh vật tư theo hạn mức

+ Chuyên theo dõi kiểm tra và sử dụng vật tư thiết bị

+ Thống kê tình hình xuất nhập cung ứng vật tư–

+ Lập kế hoạch vật tư mới

+ Nghiên cứu thị trường các yếu tố sản xuất để có thể trả lời được những câu hỏi: Giá cả, chất lượng, số lượng, nguồn cung ứng

- T ổ tiêu thụ ản phẩm: s

+ Nghiên cứu thị trường tiêu thụ

+ Theo dõi, thống kê, lập kế hoạch tiêu thụ ả s n phẩm

-T ổ tiếp liệu: làm nghiệp vụ mua sắm vật tư, áp tải vật tư hàng hoá, theo dõi giao nhận vật tư đầy đủ, kịp thời, đồng bộ, chính xác theo đúng hợp đồng mua hàng

* Nguyên tắc mặt hàng

Theo nguyên tắc này, tổ chức bộ máy quản lý và sử dụng vật tư được thành lập theo nhiều bộ phận Mỗi bộ phận phụ trách một nhóm mặt hàng vật

tư chủ yếu của Doanh nghiệp

Theo hình thức này có thể tổ chức bộ máy như sau:

Hình 1.2: Tổ chức phòng vật tư theo nguyên tắc mặt hàng

Mô hình tổ chức theo nguyên tắc mặt hàng thường được áp dụng đối các doanh nghiệp có quy mô sản xuất kinh doanh lớn Một bộ phận quản trị kinh doanh không thể quán xuyến được tất cả những mặt hàng cho nên tổ chức theo nguyên tắc phân quyền chịu trách nhiệm riêng đối với từng mặt hàng Đặc điểm mô hình tổ chức này là có thêm một cấp trung gian phụ trách một nhóm các mặt hàng vật tư Tuỳ theo chủng loại vật tư ở doanh nghiệp, người ta có thể chia theo các nhóm khác nhau dựa trên một vài tiêu thức quản

lý nào đó Từng ban trong bộ má quản lý và sử dụng vật tư đều được cấu y thành bởi ba bộ phận nhỏ hơn: Kế hoạch, tiếp liệu và các kho theo nguyên tắc thống nhất từng mặt hàng

Phó giám đốc kinh doanh

Nghiên cứu

kế

hoạch

Tiếp nhận vận chuyển

vật tư

Quản

lý kho tàng bến bãi

1.3 Quy tr nh nghi p vì ệ ụ cung ứng vật tư

Quy trình nghiệp vụ cung ứng vật tư bao g m nhữồ ng công việc sau:

- Xác định nhu cầu nguyên vật liệu, m y m c, thiết bịá ó …

- Lựa chọn nh cung cấp.à

- Soạn thảo đơn đ t h ng ặ à – ký kết hợp đ ng.ồ

- T ổ chức thực hiện đơn h ng/hợà p đ ng.ồ

- Nhập kho vật tư ảo quản cung cấp cho c c bộ phậ- b - á n có nhu cầu

1.3.1 Xác định nhu cầu vật tư

Xác định nhu cầu vật tư là bước đi đầu tiên của việc lập kế hoạch cung ứng, nên nó có ý nghĩa đặc biệt quan trọng Việc đảm bảo vật tư cho sản xuất

có được kịp thời, đầy đủ, đúng yêu cầu về số lượng, chất lượng, chủng loại hay không, một phần lớn do việc tính toán nhu cầu vật tư quyết định

Trong mỗi tổ ch c, tại bộ phậứ n cung ng viứ ệc xác định nhu c u nguyên ầ

vật liệu, m y m c, thiết bị (nhu cầu vậá ó t tư) bao g m c c bước sau: ồ á

- Xác định nhu ầu vậc t tư c a c c bộ phận.ủ á

- Tổng hợp nhu cầu vật tư c a cả ổ chức.ủ t

- Xác định nhu cầu vật tư c n mua sắ ầ m

* Xác định nhu cầu vậ t tư c a từng bộ phận thu ủ ộc tổ chức/ công ty:

Nhu cầu vật tư thường xuất phát t các b ph n sản xuất hay bộ phận ừ ộ ậquản lý hàng t n kho Phòng cung ng xồ ứ ác định được nhu c u vầ ật tư trên các

cơ sở sau:

- Phiếu yêu cầu vật tư

- Bảng dự to n nhu cầu vật tư á

* Có 3 phương pháp xác định nhu cầu vật tư:

- Phương pháp tính theo mức sản phẩm

Nsx = ∑Qi * mi

Trong đó: Nsx: nhu cầu vật tư cần dùng để sản xuất sản phẩm i

Qi: số lượng sản phẩm loại i sản xuất trong kỳ kế hoạch

m

i: mức sử dụng vật tư cho một đơn vị sản phẩm

- Phương pháp xác định theo mức sử dụng bình quân của sản phẩm

Nsx = ∑Qi* m

Trong đó: Nsx: Lượng vật tư dùng để sản xuất sản phẩm i

Qi: Số lượng sản phẩm i sản xuất trong kỳ kế hoạch

m: Mức sử dụng vật tư bình quân của 1 sản phẩm

- Phương pháp tính theo hệ số biến động

Nsx = Nbc *Tsx * Hsd

Trong đó: Nbc: Số vật tư đã sử dụng năm trước

Tsx: Nhịp độ sản xuất kỳ kế hoạch

Hsd: Hệ số sử dụng vật tư năm kế hoạch so với năm trước

* Tổng hợp nhu cầu vậ t tư c a to n thể ổ chức/ công ty: ủ à t

Khi nhận đư c cáợ c phi u yêu c u vế ầ ật tư, bảng dự áto n nhu c u vầ ật tư c a ủ

các bộ phận cung ứng phải kiểm tra kỹ lưỡng đ ho n chỉnh vộ à à tính ch nh x c í á

của ch ng Trên cơ sở đ ập nhu cầu từng loại vậú ó l t tư Đi u n y đặc biệt quan ề à

trọng là các loại vậ tư phải đượt c mô tả th t rõ rậ àng, đầy đ , chíủ nh xá c

* Xác định nhu c u vầ ậ t tư c ần mua:

Nhu cầu vật tư cần mua = Tổng nhu c u vật tư củ ấ ảầ a t t c các b ph n ộ ậtrong tổ chức Tồn kho - - Lượng vật tư mà t chổ ức/ doanh nghiệp có thể ự t

sản xuất

Vì vậy, để xác định lư ng vật tư cần mua thì sau khi t ng hợợ ổ p đư c nhu ợ

cầu vật tư c a tất cảủ các bộ phận trong tổ chức theo từng nh m, phân nh m, ó óchủng loại cụ th , tiếể p theo bộ phận cung ng phứ ải tiến h nh kià ểm tra hàng tồn kho (kiểm tra trên sổ sách, giấy tờ, máy tính và đối chiếu với tồn kho thực tế) Nếu lo i v t tư nàạ ậ o trong kho c n đủ đáp ng nhu c u thì s không c n ò ứ ầ ẽ ầmua thêm

Tiếp đó, một vấn đ quan trong c n phảề ầ i giải quyế àt l : Tự làm hay đi mua? Để giải quyết việc này bộ phận cung ứng hay nh m chứó c năng chéo cần cân nh c kắ ỹ các yếu tố:

- Khả năng l m việc:à

+ Nhân lực

+ Trang thiết bị

+ Các khả năng trong tương lai

- Yếu tố liên quan đến hiệu quả kinh tế:

+ Chi phí cần tăng thêm l bao nhiêu nà ếu như t sự ản xuất và kết quả?

+ Phân b chi phí qu n lố ả ý như thế nào? Và kết quả mang lại ra sao?

- Độ tin cậy của c c nguồn cung cấp?á

- Các mối quan hệ thương mại

- Điều kiện l m việc ổà n đ nhị

- S dử ụng c c nguồn lực kh c.á á

Sau khi tì m được lời đáp cho bài to n “làá m hay mua?” Đối với từng loại

vật tư c thể ộ phận cung ứng sẽụ b xác định đư c đ p số cuốợ á i cùng của bài toán l : Nhu c u và ầ ật tư c n mua bằng tầ ổng nhu c u vầ ật tư cần cung cấp trừ đi lượng v t tư đơn v t s n xu t ậ ị ự ả ấ

Bốn giai đo n lựa chọn nhà cung cấp: ạ

* Giai đoạn khảo sát:

Là giai đoạn thu th p thông tin v các nhà cung cấp: ậ ề

- Xem lại hồ sơ lưu trữ ề v các nh cung cấp (nếu cà ó)

- Các thông tin trên mạng Internet, báo, tạp ch , cí ác trung tâm thông tin

- Các thông tin c được qua c c cuộó á c đi u tra.ề

- Phỏng vấn c c nh cung cấá à p, ngư i sử ụng vật tườ d …

- Xin kiến c c chuyên gia.ý á

Hình 1.3: Bốn giai đoạn lựa chọn nhà cung cấp

* Giai đoạ ự n l a chọn:

Trên cơ s ở những thông tin thu thập đư c, cần tiến h nh : ợ à

- X lýử , phân t ch, đ nh gi ưu, nhượí á á c đi m của từng nh cung cấp ể à

- So s nh với tiêu chuẩá n đ t ra, trên cơ s đặ ở ó lập danh s ch những nhá à cung cấp đạt yêu cầu

- Đến thăm c c nh cung cấp, thẩá à m đ nh lại những thông tin thu thập ịđược

- Giai đoạn kết th c đ m ph n ú à á – ký kết hợp đ ng cung ứng.ồ

- Giai đoạn r t kinh nghiệm.ú

* Giai đoạn th nghi m: ử ệ

Sau khi hợp đồng cung ứng đư c ký kết, cầợ n phải tổ ch c tốứ t khâu thực

hiện hợp đồng

Trong quá ìtr nh n y luôn theo dà õi, đánh giá lại nh cung cà ấp đã ch n ọ

Nếu đ t yêu cầu th đặt quan hệ lâu d i Nếu thực sự không đạt yêu cầu thạ ì à ì

chọn nh cung c p khà ấ á c

Lựa chọn được nhà cung cấp tốt và quản lý được họ, là điều kiện tiên quyết giúp tổ chức sản xuất được sản phẩm có chất lượng đúng như mong muốn, theo tiến độ quy định, với giá cả hợp lý, đủ sức cạnh tranh trên thương trường, bên cạnh đó còn luôn nhận được sự hỗ trợ của nhà cung cấp, để tiếp tục đạt được thành tích cao hơn

Bởi vậy khi đã lựa chọn được nhà cung cấp tốt thì phải có chính sách để phát triển và duy trì được các nguồn cung cập đó bền vững, lâu dài

1.3.3 Lập đơn hàng, ký h ợ p đ ồng cung ứ ng

Sau khi chọn đư c nhà cung cấợ p, cần tiến h nh là ập đơn đ t hàặ ng/ hợp

đồng cung ng Thường th c hi n b ng m t trong hai cáứ ự ệ ằ ộ ch sau:

* Cách 1: Người mua lập đơn hàng → quá ìtr nh giao dịch bằng thư, Fax, Email → Nhà cung cấp chấp nhận đơn đặt hàng/ký hợp đồng

* Cách 2: Người mua lập đơn hàng → quá ìtr nh đàm phán gặp mặt trực tiế → p ký k t hợế p đ ng cung ứng ồ

1.3.4 Tổ chức thực hiện đơn đặt hàng

Khi đơn đặt hàng ã đ được ch p nhậấ n/ hợp đ ng đưồ ợc ký k t thì nhân ếviên ph ng cung ng sò ứ ẽ thư ng xuyên nhắc nhở nhà ờ cung c p (bấ ằng đi n ệthoại, fax, email) đ h ể ọ giao h ng theo đúng yêu c u Và tùy từng trường h p à ầ ợ

c ụ thể, sẽ thực hiện c c công việá c tương ng đ thực hiện đơn h ng/ hợp ứ ể àđồng

- Trường h p 1: Nguồn cung cấp nộ ịợ i đ a

* Nhận h ng tà ạ i cơ s c a người bá ở ủ n/ nh cung cấ : à p

+ Đến cơ s ngư i bán nh n hà ở ờ ậ ng

+ Kiểm tra k lư ng h ng hoỹ ợ à á c v mả ề ặt số lượng và chất lư ng ợ

+ Kiểm tra hoá đơn và các chứng từ khác

Bằng c ch kiểm tra c c ghi chá á ú của của nh cung cấp so vớà i đơn đ t ặ

hàng để kiểm tra xem h ng được giao c phải là ó à hàng của h ng m nh hay ã ìkhông N u tế ất cả đều khớp thì tiến h nh cà ác bước tiếp theo:

- áGi m s t việc dỡá hàng từ phương tiện vận tải sao cho:

+ Hàng không bị hư hỏng

+ Nhận đư c đ s ki n hàng đã ghi trên ch ng từ ợ ủ ố ệ ứ

- Kiểm tra xem h ng ho được giao c khớp với:à á ó

+ Đơn đặt hàng/ hợp đồng không?

+ C c chá ỉtiêu và hàng m u không? ẫ

+ Các ghi chú của nhà cung cấp?

Bằng c c phương ph p kiểm tra thíá á ch hợp, tiến h nh kiểm tra:à

+ Số ợ lư ng h ng hoà á được giao có úđ ng với đơn hàng và hoá đơn không + Chất lư ng cợ ó phù hợp với quy định không

- Ký vào c c chứng từ ần thiết:á c

Nếu mọi thứ đều đ ng, thú ì ký vào chứng từ giao h ng.à

Nếu chưa c đủ thờó i gian đ kiểm tra to n diện thể à ì ký vào chứng từ và ghi thêm “chưa kiểm tra”

Nếu h ng bị hư hỏng, th ghi rà ì õ s hàố ng bị thiếu hụt, hư h ng vỏ à ký

Đồng th i l p biên b n, yêu c u ngư i giao hàờ ậ ả ầ ờ ng ký và xác nhận

+ Ghi mã s hàố ng ho và cho nhập kho, hiệu chỉnh lá ại sổ sách cho phù

hợp

+ Kiểm tra k cáỹ c hoá đơn và tiến h nh thanh to n.à á

+ Đánh gi ại to n bộ qu tr nh cung ứng h ng hoá úá l à á ì à , r t kinh nghiệm.+ Hoàn tất đơn đ t h ng, lưu trặ à ữ ồ h sơ

- Trường hợp 2: Nguồn cung cấp ở nước ngoài/ Nh p khẩu.ậ

+ Th c hiự ện những bư c đ u củớ ầ a khâu thanh toán

+ Xin gi y phấ ép/ l m thủ ục nhậà t p khẩu (theo quy định hi n h nh cệ à ủa nhà nước)

+ Thuê phương tiện vận tải (N u nhập khẩu theo các điều kiện EXW, ếFCA, FAS, FOB)

+ Mua bảo hiểm cho hàng hoá (Nếu nh p kh u theo cậ ẩ ác điều kiện EXW, FCA, FAS, FOB, CFR, CPT)

+ K m tra chiể ứng từ – Nhận b chứng từ ộ

+ Làm thủ ụ t c hải quan

+ Nhận hàng

+ Kiểm tra hàng nh p khẩu ậ

+ Khiếu nại/giải quy t khi u nế ế ại (nếu có )

+ Hoàn tất thủ ục thanh to n t á

+ Thanh lý hợp đ ng ồ

1.3.5 Nhập kho, bảo quả và cung c p cho cn ấ ác bộ phận c nhu có ầ u:

Sau khi ti p nh n vế ậ ật tư, bộ ph n kho - qu n lý vậ ả ật tư của phòng cung

ứng c n làm t t các công vi c: ầ ố ệ

+ Nhập kho

+ Bảo qu n (tuả ỳ theo tính chất củ ừng loại vật tư) a t

+ Cấp v t tư cho cáậ c bộ ph n c nhu cậ ó ầu

* Tổ chức tốt việc tiếp nhận/ nh p kho vật tư:ậ

Tiếp nhận vật tư là bước chuyển giao trách nhiệm giữa bộ phận mua sắm vận chuyển với bộ phận quản lý từ trong nội bộ

Tổ chức tiếp nhận tốt tạo điều kiện cho thủ kho nắm chắc số lượng, chất lượng, chủng loại vật tư, kịp thời phát hiện tình trạng của vật tư hạn chế sự nhầm lẫn thiếu trách nhiệm có thể xảy ra

* Nhiệm vụ của tiếp nhận/nhập kho vật tư:

- Tiếp nhận chính xác số lượng, chất lượng, chủng loại vật tư theo đúng quy định trong hợp đồng

- Chuyển nhanh vật tư từ địa điểm tiếp nhận đến kho của doanh nghiệp tránh hư hao mất mát Mặt khác công tác tiếp nhận cần quán triệt các yêu cầu sau đây:

+ Mọi vật tư tiếp nhận đều phải có giấy tờ hợp lệ

+ Mọi vật tư tiếp nhận phải qua thủ tục kiểm nhận và kiểm nghiệm xác định chính xác số lượng, chất lượng, chủng loại Phải có biên bản xác nhận nếu có thiếu, thừa, hỏng hoặc sai quy cách

+ Khi tiếp nhận vật tư cần phải ghi sổ thực nhận, cùng với người giao hàng ký vào phiếu nhập kho và vào cột nhập của thẻ kho Sau đó chuyển cho

bộ phận kế toán ký nhận vào sổ chứng từ

Sắp xếp vật tư: Tuỳ theo tình hình và đặc điểm của hệ thống kho, vật tư cần phân loại, sắp xếp quy định phẩm chất vật tư hợp lý tạo điều kiện tốt cho việc bảo vệ, tìm kiếm, sử dụng hợp lý diện tích kho đảm bảo an toàn lao động trong kho

Bảo quản vật tư: Sau khi được sắp xếp hợp lý vật tư cần được bảo quản theo đúng quy trình, quy phạm ban hành Xây dựng và thực hiện nội quy, chế

độ trách nhiệm và kiểm tra trong bảo quản vật tư

Cấp phát vật tư cho các bộ ph n có nhu c u là công việc rất quan trọng ậ ầcủa phòng vật tư ở doanh nghiệp Nó giúp cho việc quản lý và sử dụng vật tư

có hiệu quả thể hiện ở một số ý nghĩa sau:

Công tác quản lý và sử dụng vật tư với vai trò chức năng đảm bảo vật tư, không tính đến các yếu tố thương mại, kinh tế mà hiệu quả của của nó còn

* Nhiệm vụ của cấp phát vật tư:

Đảm bảo cấp phát đồng bộ đúng về mặt hàng, số lượng, quy cách phẩm chất Đây là nhiệm vụ quan trọng bậc nhất trong công tác quản lý và sử dụng vật tư

Để thực hiện được nhiệm vụ này, bộ phận quản lý và sử dụng vật tư phải tiến hành tạo nguồn, bố trí cấp phát trên cơ sở yêu cầu của các bộ phận

Chuẩn bị vật tư trước khi đưa vào sản xuất đảm bảo giao vật tư dưới dạng thuận lợi nhất cho sản xuất

Giải phóng cho các đơn vị tới mức tối đa các công việc liên quan đến cấp phát vật tư Mục tiêu giảm chi phí cho công việc chuẩn bị, thực hiện chuyên môn hoá cho công việc chuẩn bị

Kiểm tra việc giao vật tư và tình hình sử dụng vật tư ở các đơn vị, qua đó rút ra kinh nghiệm quản lý cấp phát tốt hơn

- Để thực hiện việc cấp phát vật tư được tốt, phòng vật tư phải làm các công việc sau:

+ Lập hạn mức cấp phát vật tư trong nội bộ doanh nghiệp theo tháng, quý Dựa trên cơ sở khối lượng công việc phải hoàn thành và định mức sử dụng vật tư Người ta xác định lượng vật tư cần thiết tối thiểu được cung cấp trong kỳ kế hoạch

+ Lập chứng từ cấp phát vật tư là chứng từ liên quan đến việc xuất kho (phiếu lĩnh vật tư, lệnh xuất kho )

+ Công việc quan trọng là: Chuẩn bị vật tư để cấp phát đúng, đầy đủ về chủng loại chất lượng và số lượng

+ Tổ chức giao vật tư cho các đơn vị tiêu dùng trong nội bộ doanh nghiệp

+ Kiểm tra, giám sát việc thực hiện và sử dụng vật tư

1.4 Quản tr v ị ật tư trong nội bộ ổ t ch c ứ

Để th c hi n các m c tiêu c a công tác qu n tr v t tư trong n i b t ự ệ ụ ủ ả ị ậ ộ ộ ổchức cần phải:

- Đảm bảo số lượng, chất lư ng vật tư đ ng c c yêu cầu, kịp thời gian.ợ ú á

các công việc sau:

Nhập kho, tổ ch c bảứ o qu n vả à cấp phát vật tư (xuất kho) cho các bộ

phận c nhu có ầ u

Quản lý các hệ ố th ng thông tin trong quản trị vật tư

T chổ ức thu hồi - tái chế - tận dụng c c phế liệu, phế phẩm, c c sản phẩm á áthừa

Đây là một trong những hoạt đ ng quan trọng của quản trị ật tư, mộ v à hiện nay đang rất đư c quan tâm ợ

1.4.1 M i quan hố ệ ữa cgi ác hoạ t đ ộng mua h ng, quà ản trị cung ứng và

quản lý vậ t tư ởcông ty

Trong quản lý và sử dụng vật tư: giữa mua hàng, thu mua, quản trị cung ứng và quản lý vật tư có mối quan hệ mật thiết với nhau, đó là các bước tiến hoá của hoạt động cung ứng Hình thức sau có phạm vi hoạt động rộng hơn hình thức trước và nếu mua hàng bao gồm các hoạt động mang tính chiến thuật thì quản trị cung ứng chủ yếu tập trung vào các chiến lược

Sơ đồ sau cho ta th y điều đó: ấ

Hì nh 1.4: Mối quan hệ giữa c c hoạ ộá t đ ng mua h ng/thu mua/quản trị cung à

ứ ng và qu n lý v t tư ả ậ ởcông ty

Nguồn: Đoà n Thị ồng Vân, Quản trị logistics, NXB Thống kê, 2006 H , tr 229

Hệ thống thông tin đóng vai trò cực kỳ quan trọng trong mọi lúc, mọi nơi Thông tin chính xác, kịp thời là nền tảng bảo đảm sự thành công của công tác quản lý và sử dụng vật tư

Hệ thống thông tin bao gồm:

- Thông tin trong nội bộ các doanh nghiệp, các nhà cung cấp, các khách hàng

- Thông tin trong từng bộ phận chức năng của mỗi doanh nghiệp như kỹ thuật, kế toán tài chính, tổ chức nhân sự, maketing, sản xuất, kinh doanh…-

- Thông tin trong từng khâu của dây chuyền cung ứng: dịch vụ khách hàng, kho tàng, bến bãi, vận tải…và sự kết nối thông tin giữa các tổ chức, bộ phận, các công đoạn nêu trên

1.4.3 Lập kế ạch và ểm soát dự trữ ậho ki v t tư

Hàng dự trữ thường chiếm tỷ trọng lớn trong tài sản của DN (thông thường chiếm từ 40 50%) Do đó việc quản lý, kiểm soát tốt hàng dự trữ có ý -nghĩa cực kỳ quan trọng, nó góp phần bảo đảm cho quá trình sản xuất tiến hành liên tục, nhịp nhàng đồng thời đạt hiệu quả

Xây dựng mức dự trữ vật tư hợp lý là một hoạt động cần thiết của Doanh nghiệp, đòi hỏi Doanh nghiệp phải có các biện pháp theo dõi và điều chỉnh kịp thời lượng vật tư dự trữ nhằm đảm bảo các mức nhu cầu dự trữ hợp lý

Dự trữ vật tư không đủ mức về số lượng, chủng loại hoặc không đạt yêu cầu về chất lượng thì hoạt động kinh doanh không thể diễn ra liên tục, nhịp nhàng, sẽ có nguy cơ làm cho công việc sản xuất kinh doanh bị đình trệ, gián đoạn và tất nhiên là không hiệu quả Còn ngược lại, nếu như dự trữ quá nhiều

sẽ dẫn đến tình trạng hàng hoá bị ứ đọng, phát sinh những chi phí không cần thiết và phải sử dụng một lượng vốn lớn không được luân chuyển, đồng thời cũng có những phát sinh trong quá trình bảo quản gây mất thời cơ kinh doanh Chính vì vậy, việ ậc l p kế hoạch và kiểm soát d tr v t tư, xác định ự ữ ậlượng vật tư cần thiết hợp lý là công việc quan trọng trong quản tri vật tư

nhằm tránh tình trạng thiếu hoặc thừa vật tư cho sản xuất nhằm nâng cao hiệu qủa hoạt động sản xuất kinh doanh

+ Các quy tắc xác định định mức dự trữ vật tư:

Việc xác định lượng dự trữ vật tư tối thiểu cần thiết có nghĩa là lượng đó phải đủ để đảm bảo cho quá trình sản xuất kinh doanh được diễn ra một cách thường xuyên, liên tục với bất kỳ điều kiện xảy ra nào

Xác định lượng dự trữ trên cơ sở tính toán đầy đủ các nhân tố ảnh hưởng trong kỳ kế hoạch Điều này thực tế rất khó tính toán trước những biến động trong kỳ tiếp theo nhất là trong dài hạn

Xây dựng định mức dự trữ phải dược tiến hành từ cụ thể đến tổng hợp, từ chi tiết đến khái quát Mức dự trữ chung dựa trên cơ sở xác định cơ cấu dự trữ quan trọng và chi tiết

Xác định mức dự trữ tối đa và lượng dự trữ tối thiểu cũng như mức dự trữ bảo hiểm

* Một số biện pháp nhằm điều chỉnh lượng vật tư dự trữ hợp lý:

Nếu dự trữ vật tư thiếu sẽ dẫn đến thiếu vật tư cho sản xuất Nếu nguồn vật tư không đảm bảo thì phải có các giải pháp quan hệ chặt chẽ với khách hàng tạo uy tín với bạn hàng, hợp tác chặt chẽ để tạo nguồn vật tư ổn định Mặt khác, kịp thời quan hệ với các nguồn hàng khác để bổ sung kịp thời, nâng cao nghiệp vụ marketing, quan hệ, khai thác tìm hiểu những nguồn hàng tiềm năng mới

Phát huy tiềm lực nội bộ: Tiết kiệm vật tư gia công chế biến, tái sử dụng những phế liệu để bù đắp những thiếu hụt Riêng đối với việc mở rộng sản xuất, cần phải sử dụng vật tư cao hơn so với kế hoạch phải nhanh chóng mở rộng nguồn hàng để bù đắp cho những thiếu hụt đó Trước mắt, thoả thuận việc giao hàng sớm hơn thời hạn, kết hợp với động viên tiềm lực nội bộ Đối với vật tư thừa: Nghiên cứu ngay kế hoạch, điều chỉnh ở kế hoạch tháng hoặc kế hoạch quý hoặc kế hoạch năm

* Giải pháp tổ chức tiêu thụ vật tư thừa:

Nếu vật tư vẫn còn có thể cần đến hoặc sẽ dùng cho sản xuất thì có thể thư giãn hoặc trì hoãn tiến độ nhập hàng

Nếu do nguyên nhân từ sản xuất hay sử dụng thừa quá mức, dẫn đến thừa vật tư ứ đọng sản xuất tiêu thụ thì phải tăng cường biện pháp marketing, tìm thị trường tiêu thụ để giữ vững được tốc độ sản xuất tiêu thụ mặt hàng Nhưng biện pháp tiên tiến hơn cả vẫn là giảm tiến độ giao hàng, giảm áp lực hàng về kho

1.4.4 Tổ chức thu h ồi - tá i chế - tận d ng cụ ác phế liệu, phế ẩm, các sản ph

phẩm th a ừ

Đây là một trong những hoạt đ ng quan trọng của quản trị ật tư, mộ v à

hiện nay đang rất đư c quan tâm.Việc tổ chức, thu hợ ồi và tận dụng lại ững nh

phế ệ li u, phế phẩm hiện nay được nhi u công ty trên thề ế giới ưu tiên phát triển v mang là ại những khoản lợi nhu n lậ ớn

T ổ chức thu hồi lại những phế liệu, phế phẩm, vật tư th a, phân loại vừ à chế ế bi n ra sản phẩm có ích trong khi ngu n vồ ật tư, nguyên v t liệậ u đầu vào khan hiếm l và ấn đề cần đư c quan tâm đ i với c c doanh nghi p hiợ ố á ệ ện nay Bên cạnh mục đích thu hồi phế ệ li u, tái chế để bán, đ thu đưể ợc lợi nhuận thì mục đ ch thứ hai ũng rất đáng được quan tâm í c – ó là đ phân loại những vật tư thu h i đư c theo tiêu chí có ồ ợ thể i sử ụng được không và mức tá d

độ ả nh hư ng c a nó n môi trư ng Trên cơ s ó ti n hành x lý các ch t ở ủ đế ờ ở đ ế ử ấ

độc h i ạ

 KẾT LUẬN CHƯƠNG I

Chương này trình bày cơ sở lý thuyết về quản lý và sử dụng vật tư Phân tích các nguyên tắc tổ chức bộ máy quản lý và sử dụng vật tư ở Doanh Nghiệp từ đó đưa ra các quy trình quản lý và sử dụng vật tư một cách chặt chẽ Trên cơ sở các vật tư được kiểm soát chặt chẽ sẽ đưa ra kế hoặc mua sắm hàng hóa đồng thời lựa chọn mặt hàng và khách hàng cung cấp tốt hơn

Chương II:

HIỆN TRẠNG HOẠT ỘNG QUẢN LÝ VÀ SỬ DỤNG VẬT Đ

T T Ư ẠI XN CƠ ĐIỆN XN LDDK “VIETSOVPETRO” –

2.1 Giới thiệu tổng quan về XN CĐ – LDDK “Vietsovpetro”

bộ quản lý, cán bộ khoa học kỹ thuật và công nhân lành nghề cho ngành dầu khí Việt Nam”

Về cơ cấu tổ chức, Xí nghiệp LDDK “Vietsovpetro” là một tổ hợp sản xuất khép kín gồm một bộ máy điều hành và 16 Xí nghiệp thành viên với các chức năng và nhiệm vụ khác nhau nhưng chịu sự chỉ đạo chung của ban lãnh đạo XNLD “Vietsovpetro” trong đó có Xí nghiệp Sửa chữa cơ điện

Xuất phát từ nhu cầu thực tiễn sản xuất và phát triển XNLD

“Vietsovpetro” đòi hỏi phải hình thành xung quanh mình một hệ thống xí nghiệp con đảm nhiệm những vai trò khác nhau nhưng đều hỗ trợ cho nhau trong công việc và hoạt động vì mục tiêu chung của XNLD “Vietsovpetro” Vào năm 1982, do nhu cầu thực tiễn XNLD “Vietsovpetro” xây dựng một xưởng gia công cơ khí chỉ gồm có hai cán bộ kỹ thuật và 12 công nhân với nhiệm vụ gia công các thiết bị cơ khí vừa và nhỏ, phục vụ cho công tác khoan

và thăm dò dầu khí Cùng với sự phát triển của XNLD “Vietsovpetro” xưởng

cơ khí cũng phát triển không ngừng để đảm nhiệm những vai trò to lớn hơn

Từ sự khởi đầu đó và trên cơ sở nghị quyết hội đồng của XNLD

“Vietsovpetro” ngày 22/8/1989, XN Sửa Chữa Cơ Điện chính thức được thành lập

XN Sửa Chữa Cơ Điện được giao cho giám đốc xí nghiệp thực hiện chỉ đạo chung hoạt động sản xuất của xí nghiệp trên cơ sở chế độ một thủ truởng trong phạm vi quyền hạn của mình, chịu trách nhiệm hoàn toàn về những kết quả hoạt động của mình trước ban giám đốc XNLD “Vietsovpetro” và ký những quyết định trong khuôn khổ thẩm quyền cho phép về những vấn đề liên quan đến hoạt động sản xuất kinh doanh của xí nghiệp

Địa chỉ: số 13 - Lê Quang Định – P.Thắng Nh t TP Vũng Tàu ấ

Số điện thoại: 84.64.3839871 - Ext 2340

Số Fax: 84.64.3839857

* Thuận lợi:

Về tình hình nhân lực, đến thời điểm hiện tại XN CĐ có 647 CBCNV (trong tổng số 6016 người của XNLD “Vietsovpetro”) là tập thể lao động có truyền thống đòan kết, cần cù, sáng tạo Đa số được đào tạo cơ bản về nghành nghề từ công nhân kỹ thuật trở lên với nhiều chuyên gia có trình độ chuyên môn cao và giàu kinh nghiệm công tác, nhất là trong lĩnh vực lắp đặt, vận hành-bảo dưỡng, phát dẫn điện năng phục vụ cho hoạt động khoan thăm dò và khai thác dầu khí; có tác phong phù hợp với môi trường công nghiệp hiện đại,

có đời sống văn hoá tinh thần khá phong phú và đại đa số gắn bó thiết tha với

Xí nghiệp

Về nguồn vốn, hiện nay Xí nghiệp đang nắm trong tay một nguồn vốn có thể nói là khổng lồ, với các hệ thống trang thiết bị chuyền dùng, có dây chuyền gia công cắt gọt kim loại đồng bộ, có thể chế tạo, sửa chữa và phục hồi hầu hết các chi tiết máy Xí nghiệp còn được trang bị thế hệ máy công cụ mới điều khiển bằng kỹ thuật số (CNC) Xí nghiệp hoàn toàn có đủ khả năng nhận gia công lắp ráp các kết cấu thép phức tạp khối lượng lớn với độ chính xác và chất lượng cao

* Khó khăn:

Cũng như XNLD “Vietsovpetro”, XN CĐ đang đứng trước những thách thức to lớn Đó là đã đi qua giai đoạn đỉnh điểm và bước sang quá trình giảm sản lượng khai thác Kết quả tìm kiếm thăm dò gia tăng trữ lượng không đạt kết qủa như mong muốn Nhiều công trình biển và thiết bị sử dụng đã nhiều năm năm xuống cấp, tiềm ẩn nhiều nguy cơ rủi ro

Mặt khác tư tưởng của CBCNV hiện đang diễn biến phức tạp Một số người băn khoăn lo lắng trước tình hình sản lượng khai thác tiếp tục giảm, trước mô hình tổ chức chuyển đổi XNLD sau khi kết thúc hiệp định về LDDK

“Vietsovpetro” sau năm 2010 nói chung và trong đó có XN CĐ nói riêng – còn chưa rõ nét, cộng thêm một số khó khăn vướng mắc còn tồn tại từ lâu bởi

cơ chế bao cấp trong XNLD“Vietsovpetro”, còn có tư tưởng ỷ lại, trông chờ vào cấp trên trong việc tìm hướng mới trong sản xuất kinh doanh Phần nữa, trong những năm gần đây đã có không ít cán bộ, kỹ sư trẻ có năng lực và trình

độ chuyên môn cần thiết chuyển ra khỏi Xí nghiệp đi nơi khác Nguồn nhân lực từ bên ngoài bổ sung biên chế chưa đáp ứng yêu cầu cả về số lượng và chất

2.1.2 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và c cấu tổ chức ơ

2.1.2.1 Chức năng

Xí nghiệp tiến hành soạn thảo và trình ban lãnh đạo XNLD

“Vietsovpetro” phê duyệt các dự thảo kế hoạch về các loại hình hoạt động phù hợp với các chỉ tiêu quy định Thực hiện các biện pháp cần thiết để hoàn thành kế hoạch đã được phê duyệt và hoàn thiện các chỉ tiêu trong lĩnh vực, nâng cao trình độ kỹ thuật công nghệ sửa chữa thiết bị, gia công cơ khí, cung cấp điện, tổ chức sản xuất, tổ chức lao động và điều hành sản xuất, cơ khí hoá, tự động hoá các quá trình sản xuất và công tác, nâng cao hiệu quả sản xuất và tăng cường khuyến khích vật chất nhằm giảm các chi phí sản xuất Soạn thảo kế hoạch chi phí sản xuất sản phẩm (công việc, dịch vụ) theo từng dạng sản phẩm và dự toán chi phí năm cho toàn xí nghiệp dựa trên các

số liệu sau khi đã được XNLD “Vietsovpetro” kiểm tra về khối lượng sản phẩm (công việc), giá thành kế hoạch cũng như phân bổ khối lượng dịch vụ cho các đơn vị trong XNLD “Vietsovpetro” trên cơ sở các đơn vị đặt hàng và gửi kế hoạch này lên ban tổng giám đốc XNLD “Vietsovpetro” để soạn thảo xây dựng quỹ chi phí và tổng hợp dự toán chi phí của XNLD “Vietsovpetro” cho năm kế hoạch

Về nhân sự, XN Sửa Chữa Cơ Điện thường xuyên kiểm soát cán bộ công nhân viên trong xí nghiệp mình về việc tuân thủ các quy định về bảo hộ lao động, kỹ thuật an toàn, phòng cháy chữa cháy và các yêu cầu bảo vệ môi trường Xây dựng và trình ban giám đốc XNLD “Vietsovpetro” phê duyệt bảng tính giá thành sản phẩm Thực hiện các biện pháp nâng cao năng suất lao động, tổ chức cho toàn thể cán bộ công nhân viên của xí nghiệp học tập chuyên môn, nâng cao trình độ, nắm bắt được các kinh nghiệm tiên tiến theo

kế hoạch XNLD “Vietsovpetro”

2.1.2.2 Nhiệm vụ, quyền hạn

+XN Sửa Chữa Cơ Điện là nơi cung cấp năng lượng điện, năng lượng cơ

để đảm bảo điện liên tục cho các công trình trên biển lẫn trên bờ của XNLD

“Vietsovpetro”, do đó XN Sửa Chữa Cơ Điện phải tiến hành vận hành, bảo dưỡng, sửa chữa định kỳ các thiết bị động lực, thiết bị phụ trợ và các thiết bị trên các công trình, không những thế mạng lưới điện lẫn các trạm biến thế của XNLD “Vietsovpetro” cũng nằm trong trách nhiệm phục vụ của XN Sửa Chữa Cơ Điện Ngoài ra xí nghiệp còn thực hiện sửa chữa lớn các thiết bị khoan, khai thác, thiết bị điện, thiết bị phòng nổ, biến thế, gia công cáp treo buộc hàng, theo kế hoạch và đơn hàng của các xí nghiệp khác trong hệ thống của XNLD “Vietsovpetro” Bên cạnh đó XN Sửa Chữa Cơ Điện còn là nơi sản xuất khí Ôxy và Nitơ cung cấp cho hoạt động khai thác và phòng chống cháy nổ đảm bảo an toàn cho các hoạt động của các đơn vị sản xuất trong XNLD “Vietsovpetro”

+Xí nghiệp CĐ có quyền mở tài khoản vãng lai đồng tiền Việt Nam tại ngân hàng, đề xuất các kiến nghị lên lãnh đạo XNLD” Vietsovpetro” về các vấn đề liên quan đến cơ cấu tổ chức và nhân sự của xí nghiệp (như hoàn thiện

cơ cấu tổ chức, thay đổi biên chế, nâng cao trình độ cho cán bộ công nhân viên, tiếp nhận lao động mới, chấm dứt hợp đồng lao động, thuyên chuyển nhân sự và các vấn đề khác về điều kiện trả lương lao động, nghỉ ngơi của cán

bộ công nhân viên) phù hợp với quy chế nhân viên XNLD “Vietsovpetro”

Xí nghiệp CĐ có quyền soạn thảo quy chế các đơn vị thành viên trong xí nghiệp mình, quy định nhiệm vụ, chức năng và yêu cầu về trình độ đối với lãnh đạo các đơn vị, phòng ban, chuyên gia và nhân viên kỹ thuật Riêng giám đốc Xí nghiệp CĐ có những quyền trong trách nhiệm là người quản lý XN trước ban tổng giám đốc XNLD “Vietsovpetro”:

- Phê duyệt bảng phân chia trách nhiệm, quy chế chức danh trực thuộc thuộc XN CĐ, phân chia nhiệm vụ theo chức năng giữa các phó giám đốc về vấn đề tổ chức công việc theo phương hướng hoạt động của Xí nghiệp

- Phê duyệt các kế hoạch sản xuất nội bộ, ký các báo cáo và các tài liệu

về trả lương, thưởng cho cán bộ công nhân viên trong Xí nghiệp mình

- Theo trình tự đã quy định áp dụng các hình thức khuyến kích đối với người lao động, thi hành các kỷ luật cũng như các khoản ưu đãi phù hợp với quy chế nhân viên XNLD “Vietsovpetro”

- Huy động lao động trong Xí nghiệp làm thêm giờ vào các ngày nghỉ và ngày lễ để thực hiện công việc cấp bách, ban hành các nhiệm vụ đặc biệt quan trọng trong giới hạn đã được quy định

- Cử cán bộ công nhân viên trong Xí nghiệp đi công tác ngoài biển hoặc các tỉnh lân cận trong thời hạn không quá 3 ngày để giải quyết các vấn đề về sản xuất, kinh doanh của đơn vị

- Xem xét trách nhiệm vật chất đối với người lao động gây lỗi làm tổn thất vật chất

- Chấp hành mệnh lệnh: Cấp dưới chấp hành mệnh lệnh cấp trên triệt để

- Nguyên tắc phối hợp: Lãnh đạo ngang cấp phải có trách nhiệm phối hợp thực hiện các quyết định, chỉ thị, mệnh lệnh của cấp trên

* Giám đốc:

PHÓ GIÁM ĐỐC

P Cơ điện

13 Ban Cơ điện giàn

P Kế hoạch

P cán bộ

có trách nhiệm chỉ huy toàn bộ bộ máy quản lý, chịu trách nhiệm trước tổng giám đốc XNLD về tình hình sử dụng vốn và toàn bộ hoạt động sản xuất kinh doanh và các loại hoạt động khác của Xí nghiệp Giám đốc chỉ huy mọi hoạt động thông qua các trưởng phòng hoặc uỷ quyền cho chánh kỹ sư hoặc phó giám đốc

* Chánh kỹ sư:

Có nhiệm vụ giúp giám đốc, phụ trách công tác An toàn lao động và vệ sinh môi trường; phụ trách về mặt kỹ thuật liên quan đến lĩnh vực cơ khí, xây dựng, điều hành các phòng ban, đơn vị được giao, cố vấn cho giám đốc trong việc ra các quyết định có liên quan đến kỹ thuật máy móc thiết bị và các vấn

đề liên quan về CBCNV người Nga

* Phó giám đốc:

Là người giúp việc cho giám đốc, phụ trách vấn đề kỹ thuật liên quan đến lĩnh vực động lực và cung cấp năng lượng điều hành các phòng ban, đơn vị được giao, là đại diện của XNCĐ về chất lượng, phụ trách công tác vật tư

* Phòng Thiết kế công nghệ:

Giúp lãnh đạo quản lý và bảo đảm các điều kiện kỹ thuật trong lĩnh vực

cơ khí và xây dựng tại XNCĐ

* Phòng an toàn và đảm bảo chất lượng:

Giúp lãnh đạo xí nghiệp tổ chức và thực hiện các biện pháp và đảm bảo

an toàn lao động và vệ sinh môi trường trong phạm vi quản lý của XNCĐ

* Xưởng sửa chữa thiết bị cơ khí:

Có chức năng nhiệm vụ: sửa chữa các thiết bị khoan khai thác, gia công cáp các loại, sơn phủ sản phẩm, bảo dưỡng, sửa chữa thiết bị động lực trên các công trình biển và các công trình bờ theo kế hoạch đã đựơc lãnh đạo XNCĐ phê duyệt hoặc theo lệnh sản xuất Tham mưu cho lãnh đạo xí nghiệp

về công tác vận hành thiết bị động lực Dự trữ nhân lực cho các ban cơ địên

* Xưởng gia công cơ khí:

Có nhiệm vụ sản xuất và sửa chữa các chi tiết cơ khí và kết cấu kim loại theo lệnh sản xuất của lãnh đạo xí nghiệp CĐ

* Phân xưởng sản xuất khí kỹ thuật:

Sản xuất khí Ôxy, nitơ và không khí sạch phục vụ nhu cầu của các đơn vị trong XNLD

* Phòng điều độ sản xuất:

Tham gia lập kế hoạch sản xuất; kế hoạch mở rộng dịch vụ của Xí nghiệp; Tổ chức tiếp nhận kế hoạch sản xuất hoặc các đơn hàng; lập kế hoạch tiến độ và triển khai thực hiện Quản lý kho thành phẩm; Lập kế hoạch vận chuyển hàng hoá và tổ chức việc vận chuyển hàng ra các công trình biển hoặc nhận về theo kế ho ch và đột xuất Đôn đốc quan sát tiến độ sản xuất kinh ạdoanh, điều tiết sản xuất

* Phòng tài chính kế toán:

Tham mưu cho giám đốc tổ chức hệ thống hoạch toán kế toán và hệ thống báo cáo kế toán; thực hiện kế hoạch tài chính và công tác quản lý tài sản của XNCĐ Giải quyết toàn bộ các vấn đề về hạch toán tài chính, tiền tệ, lập kế hoạch tài chính và quyết toán tài chính hàng năm Kiểm soát quản lý các thủ tục thanh toán, thực hiện các chỉ tiêu, kế hoạch về tài chính, vốn và lợi nhuận

* Phòng cán bộ và hành chính quản trị:

Tham mưu cho giám đốc trong việc sắp xếp, tổ chức, điều động, tiếp nhận hoặc chấm dứt hợp đồng lao động đối với CBCNV XNCĐ Giải quyết chế độ chính sách cho người lao động; tổ chức các hoạt động thi đua khen thưởng, kỷ luật và công tác

* Phòng vật tư:

Tham mưu cho lãnh đạo về việc đảm bảo mua sắm, quản lý và cấp phát vật

tư theo yêu cầu sản xuất, đồng thời không để xẩy ra tình trạng hàng tồn kho,

kế hoạch và mua sắm vật tư; tổ chức lập đơn hàng vật tư; đảm bảo lượng vật

tư dự trữ hợp lý cũng như đảm bảo cung ứng vật tư theo các đơn hàng đột xuất do sản xuất yêu cầu; thu thập, lưu giữ, phân tích, tổng hợp và báo cáo các

số liệu liên quan đến việc nhập, xuất, tồn kho và tình trạng bảo quản trong kho

* Phòng kinh tế kế hoạch và lao động tiền lương:

Tham mưu cho lãnh đạo trong việc lập kế hoạch và thực hiện các kế hoạch ngắn và dài hạn về sản xuất, mua sắm vật tư thiết bị, kế hoạch sử dụng nhân sự lao động và tiền lương cũng như các biện pháp tổ chức sản xuất, tổ chức nhân sự của XN CĐ

* Các ban cơ điện (trên các công trình biển):

Cung cấp năng lượng, vận hành; bảo dưỡng và tham gia sửa chữa các thiết bị động lực; dịch vụ kỹ thuật điện trên các công trình biển

Toàn bộ xí nghiệp có tất cả 653 người, trong đó 626 người là cán bộ công nhân viên người Việt Nam, 27 người là cán bộ công nhân viên người Nga được phân thành các bộ phận nhỏ bao gồm: bộ máy điều hành, xưởng gia công cơ khí, xưởng sửa chữa thiết bị khoan khai thác, xưởng điện bờ, đội cơ điện giàn và phân xưởng sản xuất ôxy

Bộ máy điều hành xí nghiệp bao gồm các phòng ban sau: phòng điều độ sản xuất, phòng kế toán, phòng kỹ thuật, phòng kinh tế và kế hoạch, phòng vật tư, phòng an toàn, ban cán bộ và bộ phận trực thuộc ban lãnh đạo Được