Nâng cao chất lượng công tác quản lý và sử dụng vật tư tại trung tâm viễn thông khu vực 1 (tt)

HỌC VIỆN CƠNG NGHỆ BƯU CHÍNH VIỄN THƠNG - Trần Thị Thanh Bình NÂNG CAO CHẤT LƯỢNG CƠNG TÁC QUẢN LÝ VÀ SỬ DỤNG VẬT TƯ TẠI TRUNG TÂM VIỄN THÔNG KHU VỰC I Chuyên ngành: Quản trị kinh doanh Mã số: 60.34.01.02 TÓM TẮT LUẬN VĂN THẠC SĨ HÀ NỘI – 2013 Luận văn hoàn thành tại: HỌC VIỆN CƠNG NGHỆ BƯU CHÍNH VIỄN THƠNG Người hướng dẫn khoa học: TS Hoàng Thị Tuyết Phản biện 1: …………………………………………………………………………… Phản biện 2: ………………………………………………………………………… Luận văn bảo vệ trước Hội đồng chấm luận văn thạc sĩ Học viện Cơng nghệ Bưu Viễn thơng Vào lúc: ngày tháng năm Có thể tìm hiểu luận văn tại: - Thư viện Học viện Cơng nghệ Bưu Viễn thơng MỞ ĐẦU Lý lựa chọn đề tài nghiên cứu Các doanh nghiệp kinh doanh cung cấp dịch vụ viễn thơng Tập đồn Bưu viễn thơng Việt Nam – VNPT phải đối mặt với cạnh tranh ngày liệt gay gắt có nhiều nhà khai thác tham gia vào thị trường việc mở rộng kinh doanh nhà khai thác nhiều lĩnh vực khiến cho thị trường viễn thông trở nên sôi động bị chia sẻ thị phần cách mạnh mẽ Để nâng cao lực cạnh tranh, kinh doanh thành cơng mơi trường kinh doanh có nhiều biến động việc kiểm sốt chi phí, quản lý có hiệu nguồn lực đơn vị đặc biệt quan tâm Hàng tồn kho, có vật tư yếu tố quan trọng hoạt động kinh doanh, chiếm tỷ trọng lớn tổng tài sản lưu động doanh nghiệp viễn thông Cung cấp vật tư đầy đủ đảm bảo cho trình sản xuất diễn liên tục, sử dụng vật tư tiết kiệm có hiệu nhằm giảm thiểu chi phí, hạ giá thành nâng cao lực cạnh tranh, xây dựng định mức vật tư hợp lý nhằm nâng cao hiệu sử dụng vốn lưu động… yêu cầu công tác quản lý vật tư doanh nghiệp viễn thông Trung tâm viễn thông khu vực I trực thuộc Công ty Viễn thông liên tỉnh đơn vị trọng đến công tác quản lý sử dụng vật tư hoạt động kinh doanh Hàng tồn kho chiếm tỉ trọng lớn (từ 40-60% vốn lưu động) đóng góp phần quan trọng hoạt động sản xuất kinh doanh Tuy nhiên, thời gian qua, công tác quản lý sử dụng vật tư Trung tâm bộc lộ nhiều bất cập, chất lượng quản lý chưa cao, cần điều chỉnh, hồn thiện như: đơn vị có q nhiều chủng loại vật tư dự phòng thay sửa chữa cho hàng chục loại thiết bị viễn thông khác nhau, số vật tư chủ yếu hàng nhập với tên gọi tính đặc thù mà tại, đơn vị sử dụng phương pháp quản lý thủ cơng nên khó khăn nhiều cho công tác quản lý sử dụng khoa học hiệu quả; lượng vật tư tồn kho bình quân năm lớn đặc thù thiết bị đơn vị không sản xuất bán rộng rãi, phát triển nhanh chóng khoa học cơng nghệ viễn thơng nên tuổi đời sử dụng vật tư thiết bị ngắn nguyên nhân dẫn tới hàng tồn kho lớn, hiệu sử dụng vốn không cao, gây ứ đọng vốn – nguồn lực ngày khan Thực tế địi hỏi phải có nghiên cứu áp dụng biện pháp quản lý thích hợp nhằm hồn thiện cơng tác quản lý sử dụng vật tư đơn vị Là cán công tác Trung tâm viễn thông khu vực I, nhận thức vai trị quan trọng cơng tác quản lý sử dụng vật tư hiệu Trung tâm yêu cầu phải nâng cao chất lượng công tác Trung tâm thời gian tới, với mong muốn ứng dụng kiến thức lĩnh hội từ chương trình đào tạo thạc sỹ kinh doanh quản lý Học viện Công nghệ Bưu viễn thơng vào thực tiễn cơng tác đơn vị mình, học viên lựa chọn đề tài “Nâng cao chất lượng công tác quản lý sử dụng vật tư Trung tâm viễn thông khu vực I” đề tài luận văn tốt nghiệp Mục tiêu nghiên cứu luận văn Luận văn đặt mục tiêu cao vào việc xây dựng đề xuất số giải pháp nhằm nâng cao chất lượng công tác quản lý sử dụng vật tư Trung tâm viễn thông khu vực I sở nghiên cứu vấn đề sở lý luận doanh nghiệp viễn thông, vật tư công tác quản lý, sử dụng vật tư doanh nghiệp viễn thông, chất lượng công tác quản lý sử dụng vật tư, thực trạng công tác quản lý sử dụng vật tư Trung tâm viễn thông khu vực I thời gian qua Đối tượng, phạm vi nghiên cứu Đối tượng nghiên cứu luận văn vấn đề thực tiễn công tác quản lý, sử dụng vật tư Trung tâm viễn thông khu vực I thời gian qua Phạm vi nghiên cứu: Luận văn giới hạn phạm vi nghiên cứu thực trạng công tác quản lý, sử dụng vật tư Trung tâm viễn thông khu vực I (là đơn vị học viên công tác) giai đoạn từ năm 2009 – 2012 đề xuất giải pháp nhằm nâng cao hiệu công tác quản lý, sử dụng vật tư Trung tâm viễn thông khu vực I đến năm 2015 Phương pháp nghiên cứu Luận văn sử dụng tổng thể phương pháp nghiên cứu thích hợp, coi trọng phương pháp vật biện chứng vật lịch sử, hệ thống khái quát hố đánh giá, phân tích, tổng hợp vấn đề liên quan tới nội dung nghiên cứu Ý nghĩa khoa học thực tiễn luận văn Trong khuôn khổ phạm vi mục tiêu nghiên cứu, học viên cố gắng vận dụng kiến thức lĩnh hội được, kiến thức thực tiễn từ công tác Trung tâm viễn thơng khu vực I để hồn thành luận văn đạt kết sau: - Hệ thống hóa vấn đề doanh nghiệp viễn thông, vật tư, quản lý sử dụng vật tư, chất lượng công tác quản lý sử dụng vật tư doanh nghiệp viễn thông - Đánh giá thực trạng chất lượng công tác quản lý, sử dụng vật tư Trung tâm viễn thông khu vực I thời gian qua, đặc biệt có đánh giá tồn diện mặt cịn hạn chế cần hoàn thiện nguyên nhân hạn chế - Trên sở vấn đề cịn hạn chế, cần hồn thiện thực trạng cơng tác quản lý, sử dụng vật tư Trung tâm viễn thông khu vực I thời gian qua, yêu cầu công tác quản lý sử dụng vật tư thời gian tới đơn vị, luận văn đề xuất hệ thống giải pháp nhằm nâng cao chất lượng công tác quản lý sử dụng vật tư Trung tâm Viễn thông Khu vực I thời gian tới điều kiện để triển khai giải pháp vào thực tế Kết cấu luận văn Ngoài phần mở đầu, kết luận, mục lục tài liệu tham khảo, nội dung luận văn trình bày chương: Chương 1: Những vấn đề chung quản lý, sử dụng vật tư doanh nghiệp viễn thông Chương 2: Thực trạng công tác quản lý sử dụng vật tư Trung tâm viễn thông khu vực I Chương 3: Giải pháp nâng cao chất lượng công tác quản lý sử dụng vật tư Trung tâm viễn thông khu vực I CHƯƠNG NHỮNG VẤN ĐỀ CHUNG VỀ QUẢN LÝ, SỬ DỤNG VẬT TƯ TRONG DOANH NGHIỆP VIỄN THÔNG 1.1 Doanh nghiệp viễn thông 1.1.1 Khái niệm doanh nghiệp viễn thông Doanh nghiệp viễn thông doanh nghiệp hoạt động ngành có chức tạo mạng lưới truyền liệu, thông tin bên gửi bên nhận mà khơng làm thay đổi loại hình nội dung liệu thông tin Doanh nghiệp viễn thông tham gia sản xuất kinh doanh dịch vụ thuộc kết cấu hạ tầng kinh tế quốc dân 1.1.2 Đặc điểm doanh nghiệp viễn thông Doanh nghiệp viễn thơng có đặc thù riêng sau: Q trình sản xuất gắn liền với trình tiêu thụ sản phẩm; Sản phẩm doanh nghiệp khơng mang hình thái vật chất cụ thể mà hiệu có ích việc truyền liệu, thơng tin; Có nhiều đơn vị (ít hai đơn vị) tham gia trình sản xuất kinh doanh tạo sản phẩm; Đối tượng lao động doanh nghiệp liệu, tin tức; Quá trình sản xuất kinh doanh tạo sản phẩm hoàn chỉnh doanh nghiệp diễn phạm vi rộng; Sản phẩm có nhiều loại, loại lại có nhiều chủng loại, có nhiều khả thay khác phạm vi định 1.1.3 Vai trị doanh nghiệp viễn thơng Doanh nghiệp viễn thông hoạt động ngành dịch vụ quan trọng - ngành tạo tảng, sở hạ tầng để thúc đẩy tăng trưởng kinh tế xã hội Doanh nghiệp viễn thơng đóng góp lớn vào tăng trưởng kinh tế xã hội không hiệu riêng doanh nghiệp 1.2 Vật tư, quản lý vật tư doanh nghiệp viễn thông 1.2.1 Khái niệm, đặc điểm vật tư Vật tư tài sản dự trữ sản xuất thuộc tài sản lưu động đơn vị tồn hình thái vật chất, đối tượng lao động mua tự chế biến Trong hầu hết doanh nghiệp, có doanh nghiệp viễn thơng, vật tư chiếm tỷ trọng tương đối cao tồn chi phí sở vật chất cấu thành nên thực thể sản phẩm dịch vụ 1.2.2 Vật tư doanh nghiệp viễn thông Vật tư doanh nghiệp viễn thông yếu tố trình sản xuất kinh doanh, biến động thường xuyên liên tục, vật tư xuất dùng chiếm tỉ trọng cao chi phí sản xuất doanh nghiệp viễn thông (chiếm từ 70 đến 75% chi phí sản xuất trực tiếp) Sự biến động vật tư ảnh hưởng trực tiếp đến giá thành sản phẩm kết sản xuất kinh doanh đơn vị, quản lý kết hợp theo vai trị tác dụng q trình sản xuất kinh doanh Vật tư doanh nghiệp viễn thơng mang tính đặc thù cao, gồm nhiều mẫu mã, chủng loại với kích thước khác Vật tư chủ yếu mua ngồi tự gia cơng, nhiều chủng loại vật tư mang tính chuyên dụng phải nhập từ nước giới 1.2.3 Ý nghĩa, yêu cầu quản lý vật tư doanh nghiệp viễn thông Với chiến lược mở rộng mạng lưới nâng tầm quan trọng doanh nghiệp kinh tế quốc dân, việc quản lý vật tư doanh nghiệp phải nâng cao tuân thủ yêu cầu nghiêm ngặt từ khâu thu mua, dự trữ, bảo quản xuất dùng:  Ở khâu thu mua: Doanh nghiệp cần theo dõi thông tin, nắm bắt tình hình thị trường để xác định rõ số lượng, quy cách, phẩm chất, chủng loại, giá vật tư trước thu mua, từ có biện pháp kiểm soát chặt chẽ thu mua, vận chuyển vật tư, tránh thất thoát hao hụt ảnh hưởng đến chất lượng vật tư  Ở khâu sử dụng vật tư: Với mục đích, yêu cầu lớn đảm bảo sử dụng hiệu quả, tiết kiệm vật tư, doanh nghiệp cần quản lý tốt việc xuất dùng vật tư xây dựng định mức vật tư cho sản phẩm  Ở khâu bảo quản: Điều kiện cần thiết giúp cho việc bảo quản tốt vật tư doanh nghiệp phải có hệ thống bến bãi đủ tiêu chuẩn, phù hợp với tính chất, đặc điểm vật tư quy mô doanh nghiệp  Ở khâu dự trữ: Xây dựng định mức dự trữ hợp lí để đảm bảo q trình sản xuất kinh doanh liên tục, tránh tình trạng gián đoạn sản xuất hay tình trạng ứ đọng nhiều, ảnh hưởng đến hiệu kinh doanh doanh nghiệp Để đảm bảo yêu cầu quản lý vật tư, doanh nghiệp phải tổ chức thực đầy đủ nội dung quản lý sử dụng vật tư sau:  Quản lý vật tư đường: Vật tư đường vật tư đơn vị mua nhận đủ hóa đơn bên bán phát hành, thuộc quyền sở hữu đơn vị đường vận chuyển, để kho người bán, bến cảng đơn vị chờ kiểm nhận nhập kho Vật tư đường tài sản đơn vị, thuộc nhóm tài sản lưu động đó, đơn vị phải quản lý theo dõi chặt chẽ trình vận chuyển nhập kho đơn vị, không để xảy tình trạng mát, thất  Quản lý vật tư kho: Vật tư kho vật tư thuộc quyền sở hữu đơn vị, nhập kho đơn vị Vật tư kho dùng cho sản xuất kinh doanh dịch vụ công tác xây dựng đơn vị bao gồm nhiều chủng loại với mẫu mã kích thước khác nhau, gắn với đặc thù sản xuất kinh doanh đơn vị Vì vậy, cần tổ chức quản lý chặt chẽ, hợp lí khoa học theo kho, chủng loại vật tư đặc điểm loại vật tư 5  Quản lý giá vật tư nhập kho: Vật tư nhập nhiều nguồn khác nhau, nên giá vật tư nhập kho phải theo nguồn nhập để xác định giá vật tư nhập kho  Quản lý giá vật tư xuất kho  Một số tiêu chí đánh giá chất lượng công tác quản lý sử dụng vật tư doanh nghiệp viễn thông Mục tiêu quản lý chất lượng công tác quản lý sử dụng vật tư để đảm bảo vật tư mua sắm đạt tiêu chuẩn chất lượng, đảm bảo giá trị sử dụng, đảm bảo triển khai công tác quản lý khoa học, chặt chẽ, thuận tiện, tiết kiệm hiệu - Tiêu chí đánh giá chất lượng cơng tác thu mua vật tư: - Tiêu chí đánh giá chất lượng công tác dự trữ, bảo quản vật tư: - Tiêu chí đánh giá chất lượng cơng tác sử dụng vật tư: - Tiêu chí đánh giá chất lượng cơng tác tốn vật tư: 1.3 Kinh nghiệm quản lý vật tư số doanh nghiệp viễn thông  Quản lý vật tư Công ty Viễn thông Lâm Đồng  Quản lý vật tư Nhà máy thiết bị Bưu điện CHƯƠNG THỰC TRẠNG CÔNG TÁC QUẢN LÝ VÀ SỬ DỤNG VẬT TƯ TẠI TRUNG TÂM VIỄN THÔNG KHU VỰC I 2.1 Tổng quan Trung tâm Viễn thông khu vực I 2.1.1 Vai trị nhiệm vụ Trung tâm Viễn thơng Khu vực I đơn vị kinh tế trực thuộc Công ty Viễn thông liên tỉnh VTN, thành lập theo định số 1001/QĐ-TCCB ngày 31/12/1990 Tổng cục trưởng Tổng cục Bưu điện thành lập lại theo Quyết định số 1510/QĐ-TCCB ngày 16/6/1997 Tổng Giám đốc Tổng Cơng ty Bưu Viễn thơng Việt Nam Khi thành lập, Trung tâm có trụ sở 18 Nguyễn Du, Hà Nội, sau chuyển số Ơng ích Khiêm, 123 Thái Hà, 97 Nguyễn Chí Thanh sau số 30, Đường Phạm Hùng, Mỹ Đình, Từ Liêm Hà Nội Trung tâm có vai trị nhiệm vụ cụ thể sau:  Tổ chức, xây dựng, quản lý, vận hành khai thác, kinh doanh phục vụ mạng lưới viễn thông liên tỉnh; cho thuê kênh viễn thông liên tỉnh, làm đầu mối kết nối mạng lưới viễn thông tỉnh nước với cửa ngõ quốc tế 6  Kinh doanh dịch vụ mạng hệ mới; xây dựng phát triển theo kế hoạch, quy hoạch Tập đồn  Đảm bảo thơng tin viễn thông liên tỉnh phục vụ đạo quan đảng quyền cấp Phục vụ yêu cầu đời sống kinh tế, xã hội sản xuất kinh doanh theo quy định Tập đoàn nhằm hoàn thành kế hoạch giao  Tư vấn, khảo sát thiết kế, xây lắp chuyên ngành thông tin liên lạc  Quản lý mạng lưới viễn thông liên tỉnh bao gồm phương thức thông tin cáp quang, cáp đồng trục, vi ba, thông tin di động theo phân công, phân cấp quản lý cụ thể  Kết hợp chặt chẽ với Bưu điện tỉnh, thành phố thuộc khu vực quản lý để đảm bảo khai thác kỹ thuật kinh doanh mạng lưới mạng thơng tin nước có hiệu  Tổ chức thông tin phương thức truyền dẫn mạng viễn thông liên tỉnh, cho thuê kênh mạng viễn thông chuyên dụng theo điều lệ thủ tục quy định Nhà nước ngành 2.1.2 Mơ hình tổ chức Chi tiết theo hình 2.1 Mơ hình tổ chức Trung tâm viễn thơng Khu vực I Hình 2.1 Mơ hình tổ chức Trung tâm viễn thông khu vực I (Nguồn: Trang Web http://vtn1.com.vn) 2.1.3 Sản phẩm dịch vụ Sản phẩm dịch vụ Trung tâm cung cấp truyền thống bao gồm dịch vụ thuê kênh riêng dịch vụ truyền hình Hiện nay, Trung tâm khai thác, cung cấp hàng loạt dịch vụ mới, tiện ích cho khách hàng dịch vụ mạng riêng ảo (Megawan), truyền hình hội nghị, dịch vụ 1800, dịch vụ bình chọn giải trí 1900, thẻ điện thoại 1719… 2.1.4 Quá trình hoạt động kết đạt Các tiêu doanh thu Trung tâm qua vài năm gần thể bảng 2.1 Doanh thu Trung tâm viễn thông khu vực I qua năm cho thấy kết hoạt động Trung tâm ngày tăng, năm sau tăng cao năm trước: Bảng 2.1 Doanh thu Trung tâm viễn thông khu vực I qua năm: 2009 (Triệu đ) Chỉ tiêu Doanh thu bán hàng 2010 (Triệu đ) 2011 (Triệu đ) 2012 (Triệu đ) 847,092 1,146,815 1,300,116 1,661,147 Doanh thu nội 875 106 456,860 621,511 Thu nhập hoạt động tài 679 492 528 389 848,646 1,147,413 1,757,504 2,283,047 Tổng cộng (Nguồn: Báo cáo tài năm Trung tâm viễn thơng khu vực I) 2.2 Thực trạng công tác quản lý sử dụng vật tư Trung tâm Viễn thông Khu vực I 2.2.1 Đặc điểm vật tư, công tác quản lý vật tư đơn vị  Vật tư Trung tâm bao gồm:  Nguyên vật liệu phục vụ cho sản xuất kinh doanh: Bao gồm loại vật tư dùng trực tiếp cho mạng lưới viễn thông card truyền dẫn, cáp quang, măng sông…., vật tư hệ thống phụ trợ đóng vai trị việc vận hành ổn định an toàn thiết bị viễn thông vật tư nguồn (ngăn máy nắn, lọc sét, cắt sét…), vật tư dùng cho hệ thống làm mát, chiếu sáng thiết bị (dây nguồn, automat, đèn điện…)  Nhiên liệu: Xăng dầu  Công cụ dụng cụ: Là tư liệu lao động phục vụ cho nhu cầu quản lý sản xuất kinh doanh điều hịa, máy tính, máy in, điện thoại…  Vật rẻ mau hỏng: Bảo hộ lao động, đồ văn phòng phẩm  Vật tư Trung tâm viễn thông khu vực I có đặc điểm sau: Vật tư sử dụng Trung tâm có tính chun dụng khác biệt, gồm nhiều chủng loại với đặc tính mẫu mã, kích thước khác Vật tư hình thành từ nhiều nguồn khác nhau: Vật tư Tập đoàn cấp, vật tư Công ty trang cấp theo dự án đầu tư mua trang bị dự phòng ứng cứu thông tin, vật tư Trung tâm tự trang bị, vật tư Trung tâm tự gia công th ngồi gia cơng… Trong đó, vật tư chiếm tỉ lệ lớn tổng tồn kho vật tư Ban quản lý dự án Công ty viễn thông liên tỉnh bàn giao theo dự án đầu tư phần vật tư dự phòng  Nguyên tắc quản lý vật tư Công tác quản lý vật tư quan tâm trọng tính cần thiết Vật tư luân chuyển qua khâu: Thu mua, lưu giữ, xuất dùng khâu thiết kế thủ tục kiểm soát tương ứng Toàn vật tư phải mua sắm theo hợp đồng kinh tế có nguồn gốc xuất xứ rõ ràng Tất loại vật tư, hàng hóa đưa Trung tâm từ nguồn khác (Công ty cấp, Trung tâm mua, vật tư thu hồi không sử dụng mạng lưới, vật tư sửa chữa, bảo hành về, …) nhập kho Trung tâm Phịng Tài – kế tốn thống kê chịu trách nhiệm lưu kho, theo dõi, quản lý hạch toán theo chế độ hành Vật tư lưu kho quản lý chặt chẽ, hợp lý khoa học theo kho Kiểm kê hàng tồn kho thực theo định kỳ lần/1 năm cho tất hàng tồn kho đặt đài tuyến tổ trạm Trung tâm kho Trung tâm Vật tư xuất sử dụng theo nhu cầu kiểm soát chặt chẽ phận chức 2.2.2 Thực trạng công tác quản lý vật tư đơn vị Trong công tác quản lý sử dụng vật tư, Giám đốc đạo phụ trách trực tiếp công tác quản lý sử dụng vật tư Phòng Kế hoạch vật tư – xây dựng phòng chịu trách nhiệm quản lý trình Giám đốc nhu cầu sử dụng vật tư Phịng Kỹ thuật nghiệp vụ điều hành xác định điều chỉnh nhu cầu sử dụng vật tư, Phịng Tài kế toán thống kê chịu trách nhiệm quản lý, bảo đảm an toàn cho vật tư lưu kho, ghi nhận phản ánh việc sử dụng vật tư vào hoạt động doanh nghiệp Khối sản xuất chủ thể sử dụng vật tư tham gia vào công tác quản lý vật tư Trung tâm viễn thông khu vực I  Quản lý vật tư khâu thu mua Để cung cấp vật tư cho sản xuất kinh doanh kịp thời, chủng loại số lượng chất lượng, Trung tâm đảm bảo công tác thu mua phải thực theo kế hoạch, việc mua sắm thực theo hợp đồng (trừ vật tư mua nhỏ lẻ) Tất loại vật tư thiết bị phục vụ cho dự án cơng trình xây dựng phải duyệt kế hoạch đấu thầu trước đơn vị tổ chức mua sắm kèm theo đầy đủ danh mục vật tư thiết bị gói thầu Vật tư thiết bị mua sắm phải có nguồn gốc xuất xứ rõ ràng, hồ sơ tài liệu đầy đủ, hợp lệ Việc cung ứng vật tư thiết bị phải đảm bảo kịp thời, đảm bảo vận hành, đại tu sửa chữa, cải tạo nâng cấp phục hồi đầu tư xây dựng theo kế hoạch duyệt Để đảm bảo quản lý tốt khâu thu mua, tránh việc mua sắm tràn lan không nhu cầu sản xuất dẫn đến tăng lượng tồn kho, ứ đọng vốn Hàng tháng, Phịng tài kế tốn thống kê phải thống kê vật tư tồn kho, xác nhận cung cấp số liệu cho Phòng kỹ thuật nghiệp vụ điều hành Phòng kế hoạch vật tư – xây dựng làm để hai phịng rà sốt, đối chiếu với nhu cầu sử dụng lên phương án trình Lãnh đạo Trung tâm mua bổ sung dừng mua sắm với mã, chủng loại vật tư  Quản lý giá vật tư nhập kho Đơn vị sử dụng giá thực tế Cụ thể, vật tư nhập từ nhiều nguồn khác nên giá vật tư nhập kho theo nguồn nhập thực tế để xác định giá nhập kho Phương pháp tính giá vật tư: Để quản lý hàng tồn kho, kế tốn hàng tồn kho nói chung vật tư nói riêng áp dụng phương pháp kê khai thường xuyên Phương pháp tạo điều kiện thuận lợi cho việc phản ánh, ghi chép theo dõi biến động ngày hàng tồn kho nói chung, vật tư nói riêng mà không phụ thuộc vào kết kiểm kê  Quản lý vật tư khâu dự trữ, bảo quản Tùy theo nhu cầu sử dụng vật tư thiết bị thực tế tình hình biến động loại vật tư, Trung tâm xây dựng kế hoạch dự trữ phù hợp với đặc điểm sản xuất kinh doanh đơn vị, đảm bảo yêu cầu sản xuất kinh doanh, không để gián đoạn ngừng trệ trình sản xuất kinh doanh tiến độ hồn thành cơng trình thiếu vật tư  Quản lý vật tư kho Danh mục vật tư tồn kho Trung tâm đa dạng Vật tư kho quản lý chặt chẽ, hợp lí khoa học theo chủng loại đặc điểm loại vật tư Bảo quản vật tư yêu cầu kỹ thuật ánh sáng, nhiệt độ Theo dõi chặt chẽ số lượng, chủng loại vật tư thiết bị nhập theo kế hoạch duyệt  Quản lý vật tư khâu xuất dùng Khâu xuất dùng khâu dễ xảy tình trạng mát thất vật tư đó, phận vật tư, phận kế toán, kế hoạch đơn vị tiến hành kiểm tra thường xuyên việc xuất dùng sử dụng vật tư theo đối tượng, mục đích, chủng loại, quy cách lô hàng đảm bảo chất lượng ghi phiếu xuất vật tư Căn vào thực tế nhu cầu sản xuất kinh doanh, các đài tuyến lập tờ trình dự tốn gửi qua Phịng Kỹ thuật nghiệp vụ điều hành để xác nhận tính cần thiết nhu cầu số lượng cần dùng Trường hợp ứng cứu thông tin cần sử dụng vật tư kho Trung tâm, đơn vị đài tuyến sử dụng lệnh ứng cứu thông tin để nhận vật tư kho, lệnh ứng cứu có đầy đủ thông tin số lượng, chủng loại vật tư cần sử dụng để thủ kho Trung tâm thực xuất kho Trung tâm cho đơn vị ứng cứu thông tin Sau đó, ngày làm việc thức kế tiếp, đơn vị hoàn chỉnh thủ tục cần thiết quy trình xuất kho Trung tâm  Quản lý giá vật tư xuất kho Về phương pháp tính giá vật tư xuất kho: Trung tâm áp dụng phương pháp tính giá vật tư xuất kho theo giá thực tế Phương pháp đảm bảo phản ánh xác giá trị vốn vật tư lần xuất 10 kho, giúp nhà quản lý nắm tình hình kinh doanh tiền vốn đơn vị cách xác, sở đưa định kinh doanh phù hợp Mặc dù phương pháp khó thực doanh nghiệp có số lượng vật tư tương đối đa dạng Trung tâm Trung tâm thực có chương trình phần mềm kế tốn Bưu điện Mỗi loại vật tư đặt mã riêng theo giá vốn thực tế mua vào  Quản lý vật tư thu hồi Khi có nhu cầu nhập vật tư thu hồi mạng lưới, đơn vị lập tờ trình xin nhập kho vật tư kèm theo bảng kê theo mẫu số (mẫu phụ lục) chuyển Phòng Kỹ thuật nghiệp vụ - điều hành xem xét xác nhận khả tái sử dụng vật tư, tài sản cho mạng lưới; Phòng kế hoạch vật tư – xây dựng xác định kho lưu trữ vật tư trình Lãnh đạo Trung tâm phê duyệt Phịng Tài kế tốn thống kê tờ trình Lãnh đạo Trung tâm phê duyệt lập phiếu nhập thực nhập kho  Quản lý vật tư giao cho bên nhận thầu lắp Vật tư giao cho bên nhà thầu lắp vật tư thiết bị đơn vị giao cho bên nhận thầu lắp đặt thi cơng xây dựng cơng trình xây dựng Đây loại vật tư có giá trị tương đối lớn, thuộc quyền sở hữu đơn vị Trung tâm theo dõi bàn giao theo hợp đồng ký với bên nhận thầu Khi có yêu cầu bàn giao vật tư cho bên nhận thầu, đơn vị Trung tâm chịu trách nhiệm tiếp nhận vật tư từ kho Trung tâm, bàn giao cho bên nhận thầu cơng trình thuộc đơn vị quản lý, gửi hồ sơ chứng từ Phịng Tài kế tốn thống kê Phịng Tài kế toán thống kê biên bàn giao hạch toán vật tư chuyển cho nhà thầu  Tổ chức luân chuyển chứng từ vật tư Hệ thống chứng từ sử dụng tuân thủ theo Quyết định 15/2006/QĐ-BTC ngày 20/3/2006 Bộ Tài văn hướng dẫn Tổng Cơng ty bưu viễn thơng Việt Nam (nay Tập đồn Bưu viễn thơng Việt Nam) Theo đó, biến động vật tư phản ánh đầy đủ, trung thực, kịp thời vào chứng từ nhập xuất vật tư chứng từ khác có liên quan 2.2.3 Thực trạng công tác sử dụng vật tư đơn vị Quy trình sử dụng vật tư Trung tâm sau: Các đài tuyến vào thực tế nhu cầu sản xuất kinh doanh, nhu cầu ứng cứu sửa chữa cho mạng lưới ước lượng, tính tốn lượng vật tư cần sử dụng lập tờ trình gửi qua Phịng kỹ thuật nghiệp vụ điều hành xác nhận tính cần thiết hợp lý nhu cầu từ xác định số lượng vật tư cần cung cấp cho đơn vị đài tuyến Phòng Kỹ thuật nghiệp vụ điều hành sau kiểm tra, xác nhận số lượng, chủng loại chuyển sang Phòng Kế hoạch vật tư – xây dựng Phòng Kế hoạch vật tư – xây dựng vào tờ trình đơn vị có ý kiến phịng Kỹ thuật nghiệp vụ điều hành số liệu tồn kho Phòng Tài kế tốn thống kê cung cấp lập tờ trình cấp vật tư trình Lãnh đạo Trung tâm phê duyệt Phịng Tài kế tốn thống kê vào tờ trình cấp vật tư lãnh đạo Trung tâm phê duyệt viết phiếu xuất thực thủ tục xuất kho cho đơn vị 11 Bộ phận chịu trách nhiệm quản lý vật tư Phòng tài kế tốn thống kê phịng kế hoạch vật tư xây dựng có trách nhiệm kiểm tra việc sử dụng vật tư với đối tượng, mục đích sản phẩm dịch vụ theo chủng loại quy cách lô hàng đảm bảo chất lượng ghi phiếu xuất kho Phòng kỹ thuật nghiệp vụ điều hành chịu trách nhiệm kiểm tra việc sử dụng vật tư đảm bảo theo định mức kỹ thuật, tiết kiệm hiệu Cá nhân đơn vị tiếp nhận, cấp phát sai nguyên tắc thủ tục quy định sử dụng sai mục đích làm thất thoát vật tư Trung tâm phải chịu trách nhiệm trước Lãnh đạo Trung tâm Việc sử dụng vật tư phân rõ mục đích nguồn hạch tốn Trung tâm cố gắng sử dụng vật tư mục đích, chất kinh tế 2.3 Đánh giá thực trạng công tác quản lý sử dụng vật tư Trung tâm Viễn thông Khu vực I 2.3.1 Những mặt đạt Công tác quản lý sử dụng vật tư Trung tâm đảm bảo cho hoạt động cung cấp dịch vụ, quản lý điều hành đơn vị diễn thường xuyên, liên tục, góp phần vào việc hồn thành kế hoạch sản xuất kinh doanh đơn vị:  Đã quan tâm tính tốn định mức tồn kho, sử dụng vật tư tiết kiệm hiệu  Đã phân loại, tổ chức quản lý sử dụng vật tư chặt chẽ, hợp lý, quy định  Trung tâm xây dựng quy trình quản lý vật tư lưu hành nội đơn vị sở quy định chung Tập đồn  Cơng tác tổ chức quản lý vật tư khâu lưu trữ quan tâm thực tốt  Công tác mua sắm, chuẩn bị cung ứng vật tư quan tâm thực quy định  Đã nỗ lực giảm hàng tồn kho tăng cường biện pháp sử dụng vật tư hiệu 2.3.2 Tồn tại, hạn chế nguyên nhân hạn chế Bên cạnh mặt đạt nêu trên, công tác quản lý, sử dụng vật tư Trung tâm viễn thông khu vực nhiều bất cập, thể cụ thể sau:  Hạn chế công tác quản lý vật tư đơn vị  Trung tâm chưa chủ động xây dựng kế hoạch mua sắm vật tư, chủ yếu phụ thuộc vào kế hoạch mua sắm Công ty  Trung tâm chưa xây dựng hệ thống mã quản lý vật tư thống nhất, chưa mã hóa danh điểm vật tư đơn vị chưa trọng ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác quản lý vật tư đơn vị  Cơng tác lập dự phịng hạch tốn dự phòng giảm giá vật tư chưa thực đầy đủ, kịp thời đó, tình hình biến động thay đổi chủng loại, mẫu mã yêu cầu vật tư cho sản xuất kinh doanh diễn liên tục  Hạn chế công tác sử dụng vật tư đơn vị 12  Trung tâm chưa xây dựng kế hoạch sử dụng vật tư sát với thực tế, để tình trạng vật tư cần thiếu, vật tư chưa cần thừa, tình trạng tồn kho nhiều, cấu vật tư tồn kho chưa hợp lý  Trung tâm chưa xây dựng định mức vật tư hợp lý, nhiều định mức áp dụng lạc hậu so với thực tế chưa điều chỉnh kịp thời  Trung tâm chưa xây dựng hệ thống kiểm soát chi phí, gắn trách nhiệm cá nhân quản lý sử dụng vật tư với việc sử dụng chưa thực hiệu CHƯƠNG GIẢI PHÁP NÂNG CAO CHẤT LƯỢNG CÔNG TÁC QUẢN LÝ VÀ SỬ DỤNG VẬT TƯ TẠI TRUNG TÂM VIỄN THÔNG KHU VỰC I 3.1 Quan điểm quản lý sử dụng vật tư Trung tâm Viễn thông Khu vực I đến năm 2015 Để phù hợp với định hướng đổi mới, tái cấu trúc Tập đồn Bưu Viễn thơng Việt Nam, tác động tới hoạt động đơn vị thành viên, nhằm tạo động hoạt động kinh doanh cung ứng dịch vụ viễn thơng nói chung cơng tác quản lý vật tư nói riêng đơn vị Đối với Trung tâm Viễn thông Khu vực I, quan điểm quản lý sử dụng vật tư Trung tâm cần phải đảm bảo nguyên tắc sau: - Phải tôn trọng vận dụng nguyên tắc, quy định Nhà nước, Bộ tài quản lý sử dụng vật tư - Phải phù hợp với đặc điểm sản xuất kinh doanh đơn vị Tập đồn VNPT, Cơng ty viễn thơng liên tỉnh Trung tâm viễn thông khu vực I - Phải đảm bảo cho công tác quản lý vật tư đơn vị đúng, dễ hiểu dễ làm - Xây dựng hệ thống quản lý sử dụng vật tư kiểm sốt theo dõi tình hình biến động vật tư, phản ánh xác, kịp thời nghiệp vụ có liên quan đến vật tư - Xây dựng quy trình quản lý vật tư, sử dụng vật tư đảm bảo tính thống khoa học, thuận tiện cho công tác quản lý, công tác kiểm tra - Xây dựng mã quản lý vật tư phải bảo đảm dễ hiểu, dễ nhớ, dễ làm, dễ kiểm tra 3.2 Các giải pháp nâng cao chất lượng công tác quản lý sử dụng vật tư Trung tâm Viễn thơng khu vực I 3.2.1 Nhóm giải pháp nâng cao chất lượng công tác quản lý vật tư đơn vị  Chủ động xây dựng kế hoạch mua sắm vật tư đảm bảo hoạt động sản xuất kinh doanh liên tục hiệu 13 Cần trọng chủ động xây dựng kế hoạch mua sắm để thực cơng tác quản trị vật tư đảm bảo cho sản xuất có hiệu Để đảm bảo thời gian đáp ứng nhu cầu vật tư nhanh tốt nên phải tìm biện pháp hữu hiệu để thực khoảng thời gian ngắn Bộ phận kế hoạch phối hợp chặt chẽ với phận vật tư kỹ thuật chủ động nắm rõ lượng vật tư tồn kho, lượng vật tư chạy không tải mạng lưới Do nhà cung cấp chủ yếu đơn vị có sẵn, cần khéo léo đàm phán điều khoản sau bán hàng để đảm bảo chế độ bảo hành tốt biện pháp hỗ trợ hiệu cho kế hoạch mua sắm Chuẩn bị nguồn tài đảm bảo kế hoạch mua sắm: Trong điều kiện kinh tế khó khăn, đơn vị khơng nằm ngồi khó khăn chung Vật tư thiết bị Trung tâm giá trị thường lớn, nhập từ nước nên việc thu xếp nguồn tài kịp thời vơ quan trọng Trung tâm nên có kế hoạch sử dụng vốn lưu động cách hợp lý, cụ thể giai đoạn, thời điểm định vừa tránh tình trạng ứ đọng vốn gây ách tắc cho hoạt động đảm bảo vật tư Trung tâm, vừa tranh thủ huy động vốn từ nguồn khác với chi phí thấp có biện pháp nhằm sử dụng có hiệu đồng vốn vay cho mức lãi đem lại từ đồng vốn mức cao  Hồn thiện việc xây dựng hệ thống mã quản lý vật tư thống Hiện nay, Trung tâm sử dụng phần mềm kế tốn Bưu điện, vật tư theo dõi mã riêng Tuy nhiên, việc đặt mã không theo quy định chung mà đơn vị tự đặt Cần hoàn mã đảm bảo ngắn gọn, cung cấp thơng tin nhanh chóng, kịp thời, xác giúp người sử dụng dễ nhớ, dễ hiểu Bộ mã vật tư xây dựng cách chi tiết thống có ý nghĩa vơ quan trọng, giúp cho nhà quản lý cấp dễ kiểm tra, tổng hợp Bộ mã vật tư giúp cho phận quản lý tổng hợp trạng vật tư Trung tâm Bộ mã xây dựng sở: Căn vào tính cơng dụng loại vật tư; Căn vào quy cách, xuất xứ (nước sản xuất), phẩm chất vật tư Nguyên tắc xây dựng mã vật tư: Đảm bảo tính thống nhất; Đảm bảo tính chủ động khai báo bổ sung chi tiết mã vật tư nhóm vật tư; Thuận tiện cho việc tổng hợp kế toán vật tư kết nối với hệ thống toán kế tốn sử dụng Tập đồn bưu viễn thơng Việt Nam; Thuận tiện cho cơng tác lập trình (sắp xếp, kiểm tra, chọn lọc thông tin quản lý vật tư theo yêu cầu quản lý), quản lý vật tư mạng máy tính nội Trung tâm tồn Tập đồn bưu viễn thơng Việt Nam Nội dung mã vật tư: Thể đầy đủ tiêu cần quản lý mã vật tư mở quản lý với tiêu: Tên quy cách vật tư; xuất xứ vật tư (nước sản xuất); Đơn vị tính; Số lượng vật tư tồn, giá vật tư tồn; Số lượng nhập, giá trị nhập, ngày nhập; Số lượng xuất, giá trị xuất, ngày xuất; Phương pháp tính giá trị vật tư xuất kho; Phẩm chất vật tư; 14 Kết cấu mã vật tư bao gồm nội dung: Mã kho, mã nhóm vật tư, mã xuất xứ vật tư (nước sản xuất), mã chủng loại vật tư, mã phẩm chất vật tư : Tốt, kém, hỏng  Ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác quản lý vật tư đơn vị Hoàn chỉnh phát huy tác dụng phần mềm quản lý vật tư tài sản Mã hóa gán cho vật tư từ khâu nhập kho, xếp giá, xuất dùng, vận chuyển, lắp đặt theo quy trình khép kín Tận dụng triệt để lợi ích việc sử dụng máy móc thiết bị việc quản lý vật tư Giảm thiểu khâu có tham gia người (chỉ ghi chép sổ sách) để đồng hóa tránh sai sót  Lập dự phịng hạch tốn dự phịng giảm giá vật tư kịp thời, đầy đủ, xác Cuối niên độ kế tốn, xét thấy vật tư, hàng hóa tồn kho giảm giá trị ghi sổ sách với giá thị trường, đơn vị phép lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho theo chế độ hành Dự tính khoản chênh lệch để thực việc trích lập dự phịng Để hạn chế rủi ro q trình sản xuất kinh doanh tơn trọng ngun tắc “thận trọng” kế toán, đảm bảo tài sản bảng cân đối kế toán phản ánh theo giá trị thuần, Trung tâm nên trích lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho Dự phòng giảm giá vật tư phần giá trị bị tổn thất giá vật tư tồn kho bị giảm Những loại hàng mặt hàng thuộc sở hữu Trung tâm, có chứng hợp lí chứng minh giá vốn hàng tồn kho Dự phòng giảm giá hàng tồn kho lập vào cuối niên độ kế toán, trước lập báo cáo tài  Tổ chức phân cơng lại công việc quản lý vật tư phận chức Bộ phận kế hoạch: Lập kế hoạch mua sắm đảm bảo vật tư cho sản xuất kinh doanh; Nghiên cứu thị trường yếu tố sản xuất để xác định thị trường đáp ứng chủng loại vật tư cho doanh nghiệp, vật tư thay thế, xu hướng xuất loại vật tư đáp ứng nhu cầu doanh nghiệp đảm bảo số lượng, chất lượng, thời gian cung ứng giá Xác định lại bảng danh mục vật tư tiêu dùng năm kế hoạch, xây dựng chỉnh lý loại định mức, bao gồm định mức tiêu hao định mức dự trữ vật tư Bộ phận kinh doanh: Nghiên cứu nhiệm vụ kinh doanh năm kế hoạch nhằm dự báo khối lượng sản phẩm, dịch vụ phát sinh, biện pháp gia tăng khối lượng dịch vụ, đánh giá tình hình thực kế hoạch vật tư năm báo cáo… Để lượng hóa quy mô yêu cầu vật tư kỹ thuật; Dự báo khả phát triển sản phẩm dịch vụ chủ yếu doanh nghiệp, làm sở cho việc lập kế hoạch sản xuất kinh doanh có vật tư Bộ phận kỹ thuật: Tính tốn nhu cầu vật tư toàn doanh nghiệp cho tất loại cơng việc Tính tốn nguồn vật tư, lên biểu tổng hợp nhu cầu vật tư biểu cân đối vật tư Những thông tin làm cho phận vật tư thực hoạt động tổ chức thực mua sắm Bộ phận vật tư: Lên đơn đặt hàng mua sắm vật tư tổ chức thực đảm bảo vật tư cho sản xuất sở mua sắm vật tư kết nghiên cứu nguồn vật tư Công việc cần tuân thủ quy định 15 hành Nhà nước Tập đồn cơng tác đấu thầu, mua sắm vật tư, đảm bảo số lượng, chất lượng vật tư mua Sau đó, tiến hành lập phiếu duyệt cấp vật tư cho phận có yêu cầu sử dụng theo định mức đề Bộ phận kho: Trực dõi, quản lý trình luân chuyển vật tư mặt vật cụ thể: Tiếp nhận tiến hành nhập kho vật tư mua sau kiểm tra mặt số lượng, chất lượng; thực xuất kho vật tư đầy đủ, kịp thời có phiếu xuất kho; Ghi thẻ kho theo tiêu số lượng q trình nhập, xuất vật tư, sau chuyển phiếu nhập phiếu xuất cho phận kế toán để hạch toán Định kỳ, phối hợp với kế toán tiến hành đối chiếu, kiểm tra vật tư mặt số lượng Bảo quản vật tư kho theo tiêu chuẩn kỹ thuật, khơng để xảy tình trạng hư hỏng, mát Bộ phận kế toán vật tư: Đảm nhiệm tồn cơng tác kế tốn vật tư từ khâu tổ chức máy, chứng từ, tài khoản, sổ sách, báo cáo để cung cấp số liệu tình hình thực tiêu kinh tế - tài làm sở cung cấp thơng tin cho phận có liên quan; thơng tin tình hình dự trữ vật tư, khả tốn, tình hình cơng nợ … cung cấp cho phần kế hoạch vật tư trình lập kế hoạch tổ chức mua sắm…; tình hình thực tiêu chi phí, giá thành, làm sở cho việc tính tốn định mức đánh giá tình hình chấp hành định mức, dự tốn (kế hoạch) phận toàn Trung tâm Các đài tuyến tổ trạm: Sử dụng vật tư cách tiết kiệm, có hiệu theo định mức vật tư phê duyệt, theo dõi, báo cáo kịp thời tình tình tồn kho vật liệu đơn vị đảm bảo đủ vật tư dự trữ cho sản xuất Tiến hành nghiên cứu, phân tích tiến độ sản xuất để tìm sáng kiến kỹ thuật nhằm tiết kiệm vật liệu… Các phận thường xuyên báo cáo Lãnh đạo Trung tâm để có đạo, giám sát, điều hành, sở đưa định quản lý kịp thời  Chú trọng thực tốt khâu quản trị hàng tồn kho Mức tồn kho lớn dẫn đến chi phí lưu kho, bảo quản tăng cao, ứ đọng vốn, tồn lâu ngày dẫn đến hư hỏng, hao hụt, giảm chất lượng Tuy nhiên, lượng tồn kho không đủ ảnh hưởng đến kế hoạch sản xuất kinh doanh, dễ gây nguy hiểm cho mạng lưới vật tư mang tính đặc thù cao khơng dễ dàng mua sắm Tính tốn, xác định mức dự trữ vật tư tối đa mức dự trữ vật tư tối thiểu cách khoa học, phù hợp với đặc điểm sản xuất kinh doanh đơn vị, đảm bảo yêu cầu sản xuất đồng thời tránh tình trạng ứ đọng vốn làm ảnh hưởng đến hiệu suất sử dụng vốn lưu động Mặt khác, phải đảm bảo không để gián đoạn ngừng trệ trình sản xuất kinh doanh tiến độ hồn hành cơng trình thiếu vật tư Xây dựng kế hoạch dự trữ bố trí kho bãi để vật tư dự trữ không hư hỏng, tiêu hao, mát Vật tư nhập kho nhiều nguồn khác nên giá trị vật tư nhập kho phải theo nguồn nhập để xác định giá vật tư nhập kho 16 Để xây dựng định mức tồn kho phù hợp, theo đặc điểm hoạt động Trung tâm, cần tính tốn loại chi phí: - Chi phí đặt hàng: Tồn chi phí có liên quan đến việc thiết lập đơn hàng bao gồm chi phí tìm nguồn hàng, thực quy trình đặt hàng (giao dịch, ký kết hợp đồng, thông báo qua lại…) Các chi phí chuẩn bị thực việc vận chuyển hàng đến kho đơn vị - Chi phí lưu kho: Chi phí phát sinh việc lưu kho Việc tính tốn định mức tồn kho cố gắng đạt mức tối ưu, nhiên kết hợp số biện pháp khác để đảm bảo nhu cầu lắp đặt, thay sửa chữa mạng lưới 3.2.2 Nhóm giải pháp nâng cao chất lượng công tác sử dụng vật tư đơn vị  Xây dựng kế hoạch sử dụng vật tư Lập theo danh mục vật tư cụ thể, xác định tồn kho, dự trữ gối đầu ước tính lượng vật tư mua sắm Điều cho phép xác định mức đảm bảo chủng loại vật tư, kịp thời đề vật tư thiếu tránh việc dự trữ mức Để lập kế hoạch vật tư cách xác, phải có đủ tài liệu sổ sách cần thiết như: kế hoạch sản xuất kinh doanh, kế hoạch nguyên vật liệu, định mức tiêu hao vật tư cụ thể cho nhóm thiết bị (có tính đến tiến kỹ thuật nhanh chóng ngành viễn thông khả nâng cấp, khả thay đổi tính thiết bị khả thay thiết bị theo công nghệ mới); tồn kho thực tế chủng loại vật tư cụ thể thời kỳ cụ thể thời gian lập kế hoạch; Tỷ lệ phần trăm thiết bị hỏng hóc (có thể xác định theo phương pháp thống kê, thời gian khấu hao lại thiết bị,…); hợp đồng mua sắm vật tư bàn giao vật tư, mức độ khó khăn thuận tiện việc mua sắm, hệ thống kho tàng … Kế hoạch sử dụng vật tư lập sở thống kê hỏng hóc cần thay hàng năm, định mức tiêu hao vật tư cụ thể kế hoạch sản xuất thức quý, năm Khi xây dựng kế hoạch sử dụng vật tư phải đảm bảo nguyên tắc: Không bị ứ đọng vốn khâu dự trữ đồng thời phải đảm bảo mức dự trữ hợp lý số lượng, chất lượng, quy cách Góp phần nâng cao tiêu hiệu sử dụng vốn, tính tốn mức sử dụng cho nhóm vật tư mã vật tư cần thiết  Xây dựng định mức sử dụng vật tư phù hợp với tình hình thực tế Việc tính tốn mức sử dụng phải thực tế chi phí loại nguyên vật liệu, sử dụng phương pháp thống kê báo cáo để thực tiêu thực chi bình quân yếu tố vật chất để thực công việc Thông qua số liệu tính tốn hàng năm làm đánh gíá khả tiết kiệm kỳ báo cáo làm để xây dựng định mức tiêu dùng kỳ kế hoạch Cơng việc địi hỏi phải có tham gia kế hoạch, kỹ thuật kế toán để có vững cho việc xây dựng kế hoạch việc đánh giá kết thực thiện Bên cạnh đó, với đặc điểm quản lý Trung tâm có phân tán địa lý nên để đáp ứng nhu cầu đảm bảo vật tư kịp thời cho sản xuất, Trung tâm cần tính tốn mức dự trữ vật tư hợp lý kho Trung tâm kho đơn vị 17 Nếu thấp khơng đủ vật tư cho tiêu dùng ngược lại mức cao gây dư thừa, ứ đọng Hai trường hợp ảnh hưởng đến hiệu sản xuất kinh doanh Để làm tốt công việc đòi hỏi phận vật tư phải lập định mức cấp phát vật tư cho đơn vị sử dụng Đây lượng vật tư tối đa quy định cấp phát cho đơn vị nội thời gian định để thực nhiệm vụ sản xuất giao Nó nhằm nâng cao trách nhiệm phận quản lý vật tư việc sử dụng số lượng vật tư lĩnh cách hợp lí, hiệu quả, tiết kiệm đồng thời nâng cao trách nhiệm việc cấp phát số lượng vật tư quy định hạn mức đầy đủ, kịp thời quy cách phẩm chất, góp phần chuẩn bị tốt kho tàng cho cất giữ, làm giảm số lượng vật tư, hóa công tác ghi chéo ban đầu cấp phát vật tư Hạn mức vật tư cấp phát phải đạt yếu tố như: + Phải xác, nghĩa số vật tư quy định hạn mức phải phù hợp với nhu cầu thực tế đơn vị tiêu dùng, tính tốn theo khoa học + Phải quy định thời gian định (tháng, q, năm) hồn thành cơng việc định + Phải biết rõ mục đích sử dụng vật tư + Phải đa dạng hóa hình thức hạn mức giá trị vật làm để kiểm tra điều chỉnh hạn mức cho phù hợp Quá trình phải tiến hành đồng thời với việc kiểm tra tình hình sử dụng vật tư đơn vị nhằm mục đích xem vật tư có sử dụng mục đích có hiệu hay không Kiểm tra sử dụng vật tư phải vào tài liệu hạn mức cấp phát, số liệu hạch toán xuất kho, tiêu chuẩn kỹ thuật máy móc thiết bị, chế độ bảo dưỡng … doanh nghiệp cho đơn vị sử dụng, báo cáo đơn vị tình hình sử dụng vật tư Mặt khác, phải tiến hành kiểm tra thực tế việc tiêu dùng đài tuyến, tổ, trạm… Đây biện pháp quan trọng để đánh giá hiệu sử dụng vật tư, máy móc thiết bị, qua kịp thời có biện pháp tổ chức sản xuất quản lý phù hợp Tuy nhiên, để làm tốt công tác này, cần cs phối hợp với Viện Kinh tế Bưu điện để đưa định mức phù hợp  Kiểm soát việc sử dụng vật tư nhằm đảm bảo tiết kiệm, hiệu Trên thực tế tình trạng sử dụng lãng phí, thất vật tư cịn xảy nhiều doanh nghiệp, đặc biệt doanh nghiệp nhà nước Vật tư khơng kiểm sốt chặt chẽ, phận trực tiếp sử dụng khơng có ý thức tiết kiệm, không đặt biện pháp cụ thể để sử dụng có hiệu Xây dựng định mức tiêu hao vật tư mà tạo thái độ nghiêm túc cho người cấp phát sử dụng vật tư, đồng thời góp phần làm lành mạnh bầu khơng khí sản xuất kinh doanh đơn vị Tuy nhiên xây dựng định mức tiêu hao vật tư việc làm đơn giản, Trung tâm cần biết kết hợp kinh nghiệm phân tích khoa học để tiếp tục trì - Tổ chức phân tích tình hình sử dụng vật tư định kì Sau hiện, Trung tâm tổ chức đánh giá tồn q trình cấp phát vật tư Đơn vị thời gian tính theo q theo thời gian hoàn tất đơn hàng…tuỳ theo mức độ biến động cần thiết sau trình Nội dung đánh giá bao gồm từ khâu 18 tiếp nhận vật tư, tổ chức cấp phát, thủ tục, chứng từ bảo đảm tính pháp lý, đến cơng tác bảo quản, dự trữ, tình hình dự trữ, tồn kho Đánh giá phải làm rõ tình hình, nêu mặt tốt, mặt khiếm khuyết phương hướng thời gian tới kiến nghị để rút kinh nghiệm đưa biện pháp cải tạo kịp thời Làm tốt công tác này, Trung tâm đánh giá hiệu sử dụng nguồn lực, phát ngăn chặn kịp thời thiếu sót q trình thực thi đưa định mức vật tư hợp lý tạo điều kiện cho việc quản lý hệ thống sản xuất kinh doanh chặt chẽ, đắn - Phát động sách tiết kiệm vật tư tới khâu, cán công nhân viên Chính sách tiết kiệm khơng thể thực đơn cách kêu gọi người lao động không gây lãng phí nguyên vật liệu mà phải trang bị cho họ kiến thức để thực hành tiết kiệm Kiến thức trình độ tay nghề người lao động mà đơn vị phải biết vun đắp, trì bồi dưỡng cho Có đội ngũ cơng nhân thành thạo tay nghề, Trung tâm cần nâng cao ý thức lao động họ, làm cho người thấy lãng phí nguyên vật liệu họ làm đồng vốn lớn mạnh đơn vị gắn liền với đóng góp quyền lợi cá nhân Có chế độ trách nhiệm vật chất, chế dộ sử dụng vật tư rõ ràng đơn vị, trách nhiệm đến cán công nhân viên, động viên sử dụng tiết kiệm vật tư 3.2.3 Nhóm giải pháp khác  Nâng cao ý thức tiết kiệm sử dụng vật tư Nâng cao ý thức tiết kiệm có biện pháp khuyến khích vật chất tinh thần thích đáng, kịp thời việc tiết kiệm vật tư Tăng cường biện pháp bảo trì, bảo dưỡng thiết bị tránh hỏng hóc Thường xuyên phối hợp với đơn vị gửi card nâng cấp hạn chế tối đa thiết bị lỗi trình vận hành Nâng cao trình độ xử lý thơng tin để hạn chế tối đa việc phải thay card Tăng cường tận dụng, sử dụng vật tư thu hồi  Thúc đẩy mối quan hệ kinh tế công tác đảm bảo vật tư Trung tâm cần giữ mối quan hệ hợp tác kinh tế, kĩ thuật công tác đảm bảo vật tư với đối tác cung ứng vật tư cho Trung tâm cách thường xuyên để từ tiến hành trao đổi thơng tin, kí kết hợp đồng kinh tế Dựa vào mối quan hệ kinh tế nghiên cứu thị trường Trung tâm xây dựng mối quan hệ kinh tế với đối tác khác để nâng cao hoạt động công tác đảm bảo vật tư cho đơn vị Đối với đối tác có điều thắc mắc không thoả mãn với điều khoản hợp đồng kinh tế Trung tâm cần có biện pháp giải hợp lý, thoả đáng để đối tác hiểu để hai bên có lợi, việc làm đơn vị thường xuyên làm tốt để thắt chặt thêm mối quan hệ với đối tác Hiện nay, vật tư Trung tâm thường vật tư nhập ngoại lại mua thông qua cửa hàng nhập vật tư tổng hợp nên giá chênh lệch nhiều so với giá trực tiếp nhập từ nước ngồi 19 Trung tâm khắc phục vấn đề cách tìm nguồn cung ứng trực tiếp từ nước giữ vững mối quan hệ hợp tác tốt đẹp họ 3.3 Một số kiến nghị  Đối với Nhà nước  Đối với Tập đồn Bưu viễn thơng 20 KẾT LUẬN Luận văn lựa chọn vật tư, yếu tố quan trọng trình doanh nghiệp tạo sản phẩm dịch vụ để nghiên cứu, từ tìm số giải pháp nâng cao chất lượng công tác quản lý sử dụng vật tư đơn vị Trên sở vấn đề lí luận quản lý sử dụng vật tư thực trạng công tác Trung tâm viễn thông khu vực I, học viên thực công tác nghiên cứu cách nghiêm túc đạt mục tiêu nghiên cứu thể kết cụ thể sau: Khái quát vấn đề lí luận chung cơng tác quản lý sử dụng vật tư đặc biệt công tác doanh nghiệp viễn thông Mô tả thực trạng công tác quản lý sử dụng vật tư Trung tâm Viễn thông khu vực I Trên sở khảo sát thực tế, luận văn phân tích, đánh giá thực trạng cơng tác này, tìm tồn hạn chế cần nâng cao chất lượng công tác quản lý sử dụng vật tư thời gian tới Trên sở đánh giá thực trạng mặt hạn chế, luận văn đề xuất số giải pháp nhằm nâng cao chất lượng công tác quản lý sử dụng vật tư Trung tâm viễn thông khu vực I Quản lý vật tư vấn đề không với hướng nghiên cứu vấn đề doanh nghiệp viễn thông mẻ Với kinh nghiệm tích lũy q trình cơng tác Trung tâm viễn thơng khu vực I q trình học tập nghiên cứu Học viện Bưu viễn thơng, học viên thực đề tài nghiên cứu cách nghiêm túc Tuy nhiên, hạn chế mặt thời gian nghiên cứu hiểu biết, chắn không tránh khỏi sai sót, tác giả mong nhận đóng góp giúp đỡ thầy cơ, bạn bè đồng nghiệp để đề tài nghiên cứu đạt kết tốt  ... nghiệp viễn thông, vật tư, quản lý sử dụng vật tư, chất lượng công tác quản lý sử dụng vật tư doanh nghiệp viễn thông - Đánh giá thực trạng chất lượng công tác quản lý, sử dụng vật tư Trung tâm viễn. .. nâng cao chất lượng công tác quản lý sử dụng vật tư Trung tâm viễn thông khu vực I sở nghiên cứu vấn đề sở lý luận doanh nghiệp viễn thông, vật tư công tác quản lý, sử dụng vật tư doanh nghiệp viễn. .. viễn thông khu vực I) 2.2 Thực trạng công tác quản lý sử dụng vật tư Trung tâm Viễn thông Khu vực I 2.2 .1 Đặc điểm vật tư, công tác quản lý vật tư đơn vị  Vật tư Trung tâm bao gồm:  Nguyên vật