TỔNG QUAN VỀ CÔNG TY TNHH THƯƠNG MẠI VÀ DỊCH VỤ SONG BÌNH 4 2.1 GIỚI THIỆU CHUNG VỀ CÔNG TY
Giới thiệu về công ty
Tên công ty: Công ty TNHH Thương Mại và Dịch Vụ Song Bình
Tên quốc tế: SONG BINH TRADING AND SERVICES COMPANY LIMITED Tên viết tắt: SEABORNES CO., LTD
Trụ sở chính: 85 đường Thăng Long, Phường 4, Quận Tân Bình, Thành phố Hồ Chí Minh, Việt Nam
Mã số thuế: 0301446415 Đại diện pháp luật: Phan Quốc Tuấn
Ngày bắt đầu hoạt động: 01/08/1996
Hình thức pháp lý: Công ty trách nhiệm hữu hạn 2 thành viên trở lên ngoài nhà nước
Hình 2.1 Logo Công ty TNHH TM & DV Song Bình
Quá trình hình thành và phát triển
Các cột mốc thời gian hình thành và phát triển của công ty được thể hiện qua biểu đồ sau:
SVTH: Lê Hồ Minh Thư 5
Hình 2.2 Sơ đồ quá trình hình thành và phát triển công ty
(Nguồn: Tài liệu công ty)
Năm 1996, ông Phan Quốc Tuấn thành lập Công ty TNHH Thương Mại và Dịch Vụ Song Bình, khởi đầu là nhà phân phối kim may Teakwon Needle Trong giai đoạn đầu, công ty gặp nhiều hạn chế, với nhu cầu khách hàng chưa cao và số lượng hàng hóa còn ít ỏi.
Năm 2005 đánh dấu một bước ngoặt trong cột mốc hình thành và phát triển của
Song Bình khi công ty ký kết hợp đồng trở thành đại lý bán hàng cho hãng chuyển phát nhanh quốc tế FedEx tại thị trường Việt Nam
Hình 2.3 Logo FedEx Express
Năm 2007, công ty bắt đầu cung cấp dịch vụ khai báo Hải Quan cho FedEx Việt
Nam, giúp đơn giản hóa các thủ tục thông quan và tiết kiệm thời gian giao hàng hơn,
Needle Đại lý bán hàng cho FedEx tại
Dịch vụ Hải Quan cho FedEx tại VN
Tổng đại lý FedEx tại VN
Dịch vụ giao nhận cho UPS
Khai trương cửa khẩu mới tại HCM
Dịch vụ giao nhận cho UPS
Trung tâm khai thác mới tại
Dịch vụ giao nhận cho UPS
Dịch vụ Hải Quan TNT
Dịch vụ kho ngoại quan
SVTH: Lê Hồ Minh Thư 6 đã tạo điều kiện thuận lợi cho việc thông quan hàng hóa, góp phần nâng cao hiệu quả logistics Nhờ vào những nỗ lực phát triển không ngừng, công ty đã từng bước xây dựng được uy tín và vị thế riêng trong ngành.
Từ năm 2009, công ty chính thức trở thành Tổng đại lý của FedEx cho đến nay
Năm 2016, cửa khẩu tại số 6 đường Thăng Long, Phường 4, Quận Tân Bình, Thành phố Hồ Chí Minh chính thức hoạt động, mang lại lợi thế lớn cho công ty khi có cửa khẩu gần khu vực bãi đỗ sân bay Tân Sơn Nhất, giúp việc khai thác và chuyển hàng vào kho trở nên thuận lợi hơn.
Kể từ năm 2018, công ty đã mở rộng dịch vụ của mình bằng cách cung cấp dịch vụ Hải quan cho TNT Việt Nam, sau khi FedEx hoàn tất việc mua lại TNT Express.
Công ty luôn chú trọng đầu tư vào trang thiết bị và công nghệ hiện đại, đồng thời quản lý quy trình hoạt động chuyên nghiệp và đào tạo đội ngũ nhân viên giàu kinh nghiệm Nhờ những nỗ lực này, công ty đã đạt được nhiều thành tựu, xây dựng hình ảnh và vị thế vững chắc, hướng tới mục tiêu trở thành nhà vận chuyển hàng đầu Việt Nam trong lĩnh vực Logistics.
Lĩnh vực kinh doanh
Dựa trên châm ngôn “Xây dựng cốt lõi từ chữ Tín và định vị phát triển để trở thành tổ chức đáng tin cậy cho các đối tác trong và ngoài nước”, Song Bình không ngừng nỗ lực khẳng định vị thế trong lĩnh vực vận chuyển và chuỗi cung ứng toàn cầu.
SVTH: Lê Hồ Minh Thư 7
Công ty TNHH Thương mại & Dịch vụ Song Bình chuyên cung cấp dịch vụ giao nhận hàng hóa quốc tế và nội địa qua nhiều phương thức vận tải Công ty còn cung cấp giải pháp chuỗi cung ứng và dịch vụ logistics, bao gồm dịch vụ lưu kho và phân phối hàng hóa nội địa, cùng với các dịch vụ hỗ trợ thủ tục xuất nhập khẩu.
Hình 2.4 Lĩnh vực kinh doanh Công ty TNHH TM & DV Song Bình
(Nguồn: Tài liệu công ty)
• SBS: Chi nhánh Trung tâm Chuyển phát nhanh Song Bình – Tổng đại lý FedEx Việt Nam:
SBS cung cấp dịch vụ vận chuyển hàng hóa đạt tiêu chuẩn toàn cầu của FedEx cho hơn 12,000 khách hàng tại Việt Nam, kết nối đến hơn 220 quốc gia và vùng lãnh thổ Các dịch vụ bao gồm khai thác và chia chọn hàng hóa, dịch vụ khách hàng, khai quan, giao phát, phát hành hóa đơn và thu hồi công nợ.
Công ty sở hữu hai kho ngoại quan hiện đại tại sân bay Tân Sơn Nhất và sân bay Nội Bài, được trang bị đầy đủ thiết bị đạt tiêu chuẩn Hệ thống quản lý kho của công ty luôn chính xác và được cập nhật thường xuyên.
Chuyển phát nhanh quốc tế
Giao nhận vận tải Quốc Tế &
Chuyển phát nhanh nội địa & TMĐT
Dịch vụ mua hộ hàng Mỹ, Nhật, Úc
Khai quan hàng TMĐT xuyên biên giới
Tổng Đại Lý Hoàn thiện đơn hàng Khai quan
SVTH, do Lê Hồ Minh Thư 8 điều hành, là nhà cung cấp dịch vụ kho ngoại quan đầu tiên tại Việt Nam dành cho các sàn thương mại điện tử Công ty cung cấp nhiều dịch vụ như lưu kho trước thông quan, khai quan và xuất khẩu theo yêu cầu, hoàn thiện đơn hàng, giao hàng và thu hộ.
• SB&P - Giao nhận vận tải Quốc Tế & Dịch vụ hậu cần
SBP cung cấp dịch vụ giao nhận quốc tế Door-to-Door qua vận tải đường biển và hàng không, cùng với dịch vụ hậu cần cho các sàn thương mại điện tử nội địa Đặc biệt, công ty mở rộng dịch vụ mua hộ từ các sàn thương mại điện tử toàn cầu như Amazon, Ebay thông qua trang web Toca.Store.vn, kết hợp với mạng lưới giao hàng nội địa và nguồn lực sẵn có.
• S.C.E - Khai quan & Chuyển phát hàng xuyên biên giới
S.C.E cung cấp dịch vụ đặc biệt: khai quan hàng Thương mại điện tử và vận chuyển xuyên biên giới.
Mạng lưới dịch vụ
Công ty cung cấp dịch vụ phủ rộng khắp 63 tỉnh/thành phố, các chi nhánh trải dài trên phạm vi toàn quốc
SVTH: Lê Hồ Minh Thư 9
Sơ đồ mạng lưới trụ sở và chi nhánh nội địa
(Nguồn: Tài liệu công ty)
+ Cửa khẩu và kho khai thác phía Nam: 6 đường Thăng Long, Phường 4, Quận
Tân Bình, Thành phố Hồ Chí Minh, với tổng diện tích là 4.500m 2 nằm ngay trong khu vực khai thác hàng chuyển phát nhanh sân bay Tân Sơn Nhất
+ Cửa khẩu phía Bắc: được đặt tại Thanh Xuân, Sóc Sơn, Hà Nội, cách sân bay
Nội Bài 2km với diện tích 3.500m 2
+ Kho khai thác phía Bắc:Xuân Phương, Nam Từ Liêm, Hà Nội, cách trung tâm
Hà Nội 10km với diện tích 3.000m 2
SVTH: Lê Hồ Minh Thư 10
Cơ cấu tổ chức của công ty
Cơ cấu tổ chức của Công ty TNHH TM&DV Song Bình, đặc biệt là Chi nhánh Trung tâm Chuyển phát nhanh SBS - FedEx, được minh họa rõ ràng qua các sơ đồ dưới đây.
Hình 2.6 Sơ đồ cơ cấu tổ chức (Nguồn: Tài liệu công ty)
SVTH: Lê Hồ Minh Thư 11
2.1.5.2 Chức năng của các bộ phận
Ban giám đốc bao gồm Giám Đốc và các Phó Giám Đốc, có nhiệm vụ trực tiếp chỉ đạo và giám sát các hoạt động quản lý của công ty Họ cũng thiết lập chính sách, đề ra kế hoạch hoạt động và phát triển, đồng thời chịu trách nhiệm về những kế hoạch này.
Bộ phận Xử lý hàng xuất của FedEx đảm nhận trách nhiệm cung cấp dịch vụ và hỗ trợ kỹ thuật cho hàng xuất khẩu Công việc bao gồm kiểm tra quy cách đóng gói hàng hóa theo tiêu chuẩn của FedEx, phân loại hàng vào đúng khu vực quốc gia đích và sắp xếp hàng hóa lên khoang máy bay một cách hợp lý.
Bộ phận Giao nhận đảm nhiệm quy trình vận chuyển, bao gồm việc nhận hàng từ khách hàng về kho để chờ xuất và chuyển phát hàng nhập đến địa chỉ yêu cầu của khách.
Bộ phận dịch vụ khách hàng (CS) tại SBS-FedEx đảm nhiệm việc tư vấn và giải đáp thắc mắc của khách hàng liên quan đến giá cước, phụ phí và thủ tục vận chuyển hàng hóa Ngoài ra, CS còn xử lý khiếu nại của khách hàng, tiếp nhận yêu cầu tạo bill và lập lệnh lấy hàng để xuất khẩu Tại đây, bộ phận CS cũng được xem như là bộ phận hàng xuất.
Bộ phận Quản lý chất lượng có nhiệm vụ đảm bảo rằng dịch vụ của công ty luôn đáp ứng các yêu cầu và tiêu chuẩn mà khách hàng mong muốn Ngoài ra, bộ phận này cũng tham gia đóng góp ý kiến trong việc xây dựng các quy chế và quy định quản lý của công ty.
Bộ phận Khai thác cửa khẩu – Gateway chịu trách nhiệm xuất – nhập hàng hóa tại cửa khẩu, bao gồm kiểm tra và hướng dẫn khách hàng hoàn thành các thủ tục cần thiết Bộ phận này được chia thành các phần nhỏ như kho hàng xuất, kho hàng nhập, thủ tục và tiếp nhận tờ khai, cùng với bộ phận giải quyết vấn đề tắc nghẽn hàng hóa CDN.
SVTH: Lê Hồ Minh Thư 12
Bộ phận IT đóng vai trò quan trọng trong việc duy trì sự ổn định của hệ thống công nghệ thông tin trong công ty, quản lý toàn bộ hạ tầng, phần mềm, phần cứng và cơ sở dữ liệu Ngoài ra, họ còn hỗ trợ và xử lý các sự cố phát sinh liên quan đến mạng lưới hệ thống thông tin.
Bộ phận Nhân sự chịu trách nhiệm quản lý và giám sát các hoạt động nhân sự trong công ty, bao gồm lưu trữ hồ sơ nhân sự, cập nhật dữ liệu về ngày nghỉ, bảo hiểm và chế độ phúc lợi Ngoài ra, bộ phận này còn giải đáp thắc mắc liên quan đến các chính sách nhân sự, đảm bảo thông tin được cung cấp đầy đủ và chính xác.
Bộ phận Quản lý công nợ chịu trách nhiệm phát hành Debit và hóa đơn, hỗ trợ giải quyết khiếu nại của khách hàng, và làm việc với những khách hàng có tài khoản bị khóa do chưa thanh toán công nợ Đội ngũ này cũng theo dõi thu nợ đúng hạn, quản trị rủi ro, và đảm bảo rằng khoản công nợ không vượt quá mức quy định.
Bộ phận kế toán đảm nhiệm việc thanh toán lương và thưởng cho nhân viên, cùng với việc thực hiện các nghiệp vụ tài chính của công ty Họ có trách nhiệm hoạch toán các khoản thu chi và theo dõi, nghiên cứu, phân tích các vấn đề tài chính Từ những phân tích này, bộ phận kế toán lập ra các kế hoạch tài chính hợp lý nhằm đảm bảo sự phát triển bền vững cho công ty.
TÌNH HÌNH HOẠT ĐỘNG KINH DOANH CỦA CÔNG TY TRONG 3 NĂM GẦN ĐÂY
Bài báo cáo này tổng hợp, thống kê và phân tích kết quả hoạt động kinh doanh của Chi nhánh Trung tâm Chuyển phát nhanh Song Bình - FedEx trong ba năm 2020, 2021 và 2022.
SVTH: Lê Hồ Minh Thư 13
2.2.1 Sản lượng xuất nhập khẩu
Sản lượng hàng hóa xuất nhập khẩu của công ty qua 3 năm được thể hiện qua bảng sau:
Biểu đồ 1.1 Sản lượng hàng hóa xuât - nhập khẩu của công ty
(Nguồn: Tài liệu công ty)
Có thể thấy, số lượng hàng hóa xuất và nhập của công ty có sự thay đổi lúc tăng lúc giảm qua từng năm
Năm 2020, tổng lượng hàng xuất khẩu và nhập khẩu giảm xuống mức thấp nhất trong ba năm qua, chủ yếu do ảnh hưởng của đại dịch Covid-19.
Trong bối cảnh dịch bệnh COVID-19 diễn ra nghiêm trọng, nhiều quốc gia đã thực hiện lệnh phong tỏa, gây ra tình trạng thiếu hụt nguồn nhân lực và nguyên liệu trong sản xuất, thương mại và chuỗi cung ứng Các thủ tục xuất nhập khẩu trở nên phức tạp hơn do yêu cầu kiểm tra phòng ngừa dịch bệnh, đồng thời các chính phủ khuyến khích sử dụng sản phẩm nội địa và bảo hộ thương mại trong nước Những yếu tố này đã dẫn đến sự giảm sút mạnh mẽ trong nhu cầu xuất nhập khẩu hàng hóa, ảnh hưởng trực tiếp đến sản lượng của các công ty.
Năm 2021, sản lượng hàng xuất nhập khẩu của Việt Nam tăng trưởng mạnh mẽ, với mức tăng lần lượt 18,25% và 25,56% so với năm 2020, nhờ vào sự điều hành hiệu quả của Chính phủ Việc kiểm soát dịch bệnh Covid-19 toàn cầu đã giúp nhiều quốc gia mở cửa trở lại, tạo điều kiện thuận lợi cho hoạt động thương mại Tuy nhiên, đến năm 2022, sản lượng hàng hóa giảm so với năm trước, mặc dù vẫn khả quan hơn năm 2020 Nguyên nhân của sự sụt giảm này chủ yếu do biến động chính trị toàn cầu, đặc biệt là cuộc chiến giữa Nga và Ukraine, dẫn đến khủng hoảng năng lượng và giá cả hàng hóa tăng cao, góp phần vào lạm phát và khủng hoảng chi phí sinh hoạt ở nhiều quốc gia.
Trong những năm qua, sản lượng hàng hóa xuất khẩu của công ty vượt trội so với hàng hóa nhập khẩu Dù trong thời kỳ dịch bệnh, sản xuất tại Việt Nam giảm sút, nhưng Nhà nước đã tăng cường sản xuất các trang thiết bị y tế thiết yếu, bao gồm khẩu trang và đồ bảo hộ.
SVTH: Lê Hồ Minh Thư 15
Công ty FedEx đã đóng vai trò quan trọng trong việc vận chuyển hàng cứu trợ từ Việt Nam đến các quốc gia trên toàn cầu Họ đã hỗ trợ Hội Chữ thập đỏ Việt Nam trong việc gửi hàng ngàn trang thiết bị y tế đến Mỹ, nhằm quyên góp cho Hội Chữ thập đỏ Hoa Kỳ.
Trong giai đoạn hiện nay, vận tải đường biển gặp nhiều khó khăn do lưu container tại nước ngoài, thiếu hụt container và nhân viên cảng biển, cùng với thủ tục hải quan phức tạp và cước tàu tăng cao Thời gian vận chuyển cũng chậm hơn so với vận tải hàng không, dẫn đến việc nhiều khách hàng chuyển sang sử dụng dịch vụ chuyển phát nhanh bằng đường hàng không Họ ưu tiên lựa chọn các dịch vụ có độ phủ sóng lớn và uy tín như FedEx.
Kết quả hoạt động kinh doanh từ năm 2020 đến năm 2022 của công ty được thể hiện qua bảng sau:
Tuyệt đối Tương đối (%) Tuyệt đối Tương đối (%) Tổng doanh thu
Biểu đồ 1.2 Doanh thu qua 3 năm của công ty
(Nguồn: Tài liệu công ty)
SVTH: Lê Hồ Minh Thư 16
Doanh thu từ năm 2020 đến 2021 đã tăng 258,306 tỷ đồng, đạt tốc độ tăng trưởng 21,9% nhờ vào sự phục hồi và gia tăng sản lượng hàng hóa xuất nhập Tuy nhiên, đến năm 2022, doanh thu giảm 162,79 tỷ đồng do lượng hàng hóa giảm sút, đặc biệt là hàng nhập khẩu, trong khi doanh thu chủ yếu đến từ hàng xuất khẩu.
Chi phí và doanh thu có mối quan hệ chặt chẽ, với chi phí tăng 24,21% trong năm 2021 so với năm 2020 do lệnh phong tỏa kéo dài tại Thành phố Hồ Chí Minh, dẫn đến thiếu hụt nhân lực trong khi nhu cầu vận tải vẫn cao Năm 2022, chi phí giảm theo doanh thu, nhưng vẫn chịu áp lực từ việc tăng giá năng lượng, lạm phát toàn cầu, và biến động tỷ giá, khiến chi phí giảm không đáng kể so với giai đoạn 2020 - 2021.
Lợi nhuận của công ty có sự biến động nhưng vẫn duy trì mức ổn định qua các năm, đạt 243,389 tỷ đồng, tăng 13,06% trong giai đoạn 2020-2021, nhưng giảm 12,097 tỷ đồng, tương ứng với mức giảm 4,38% trong giai đoạn 2021-2022.
Giai đoạn 2020 - 2022 chứng kiến nhiều biến động trong nền kinh tế, khiến các công ty gặp khó khăn Tuy nhiên, Song Bình vẫn giữ vững vị thế trên thị trường nhờ vào chiến lược phù hợp và khả năng thích ứng kịp thời Thành công này không chỉ đến từ sự điều hành hiệu quả của ban lãnh đạo mà còn từ nỗ lực chung của toàn thể nhân viên công ty.
SVTH: Lê Hồ Minh Thư 17
QUY TRÌNH XỬ LÝ HÀNG NHẬP CỦA BỘ PHẬN HÀNG CHỜ THÔNG QUAN
PHÂN TÍCH QUY TRÌNH XỬ LÝ HÀNG NHẬP CỦA BỘ PHẬN HÀNG CHỜ THÔNG
Quy trình các công việc tại bộ phận Hàng chờ thông quan được thực hiện theo sơ đồ sau :
Hình 3.1 Sơ đồ tổng quát quy trình xử lý hàng nhập
(Nguồn: Tác giả tự tổng hợp)
SVTH: Lê Hồ Minh Thư 18
3.1.1.1 Khai thác và phân luồng hàng hóa: Đội Khai thác hàng trực tiếp vận chuyển hàng ra khỏi khoang máy bay, thông qua băng chuyền, máy quét mã vạch, cộng với thông tin chứng từ của lô hàng trên hệ thống, hàng hóa sẽ được phân vào các luồng khác nhau:
+ Luồng MIC: là hàng hóa trị giá thấp, thường có trị giá hải quan từ 1.000.000 đồng
Việt Nam quy định rằng các lô hàng có số tiền thuế phải nộp từ 100.000 đồng trở xuống và không thuộc danh mục hàng hóa yêu cầu giấy phép nhập khẩu hoặc kiểm tra chuyên ngành sẽ được thông quan tự động Tuy nhiên, tất cả các lô hàng này phải trải qua máy soi; nếu hình ảnh từ máy soi nghi ngờ về tên hàng hoặc số lượng, lô hàng sẽ bị chuyển vào luồng Đỏ để kiểm tra thêm.
+ Luồng Vàng: là hàng có thể hiện đầy đủ thông tin mục đích nhập khẩu Phi mậu dịch
Bộ phận Dịch lọc sẽ tự động lập tờ khai cho khách hàng dựa trên chứng từ của lô hàng Tuy nhiên, số lượng lô hàng được phân vào luồng này thường không nhiều, chỉ dao động từ 2 đến 3 lô, hoặc thậm chí không có lô nào trong một ngày.
+ Luồng Đỏ: là những hàng hóa không thuộc 2 luồng bên trên, đại đa số hàng hóa sẽ được phân vào luồng này
Nhân viên Khai thác tiến hành sắp xếp hàng hóa vào kho ngoại quan theo từng khu vực phù hợp với đặc tính của sản phẩm Họ dán và quét mã vạch để đánh dấu vị trí kệ trên thùng hàng, đồng thời cập nhật thông tin vị trí lô hàng vào hệ thống nội bộ.
FedEx hỗ trợ phí lưu kho trong vòng 30 ngày kể từ ngày hàng được kiểm tra vào kho Sau thời gian này, từ ngày thứ 31 trở đi, phí lưu kho sẽ là 1.450 VNĐ/kg/ngày (chưa bao gồm VAT).
FedEx cung cấp dịch vụ lưu kho lạnh với nhiệt độ từ 6 đến 10 độ C, tính phí 500.000 VNĐ/kg/ngày (chưa bao gồm VAT) bắt đầu từ ngày hàng được chuyển vào kho lạnh.
SVTH: Lê Hồ Minh Thư 19
3.1.1.2 Gửi thông báo hàng đến
Đội ngũ “Gửi thông báo hàng đến” sẽ gửi Thông báo hàng đến (Arrival Notice – A/N) cùng với chứng từ cho các lô hàng thuộc phân luồng Đỏ qua email đã được lưu trữ trong hệ thống danh sách thông tin liên hệ Mục đích của việc này là để khách hàng có thể lựa chọn hình thức nhập khẩu phù hợp cho lô hàng của mình.
1 Mậu dịch và các hình thức khác:là loại hàng hóa có hợp đồng mua bán Doanh nghiệp/Công ty phải tự tiến hành khai báo hải quan cho hàng hóa, kiểm hóa thực tế, nộp thuế và phí (nếu có) để thông quan và giải phóng lô hàng Trong A/N cung cấp những thông tin để khách hàng khai báo VNACCS/VCIS, bao gồm:
- Tên cửa khẩu: Chi cục HQ CPN-FEDEX
- Địa điểm lưu kho: 02DSEA0 KHO FEDEX
- Địa điểm dỡ hàng: VNSGN HO CHI MINH
- Số hiệu chuyến bay: PH8090 (không khai theo mã định danh)
2 Phi mậu dịch và đóng thuế theo quy định: là hàng nhập khẩu không thuộc quy định của hàng trị giá thấp, hoặc hàng hóa trị giá thấp nhưng người nhập khẩu được yêu cầu làm thủ tục hải quan; hàng hóa với mục đích là quà biếu tặng, hàng mẫu, hàng mua online, Đối với loại hình này, người nhập khẩu có thể ủy quyềnFedEx đại diện cho người nhập khẩu để khai báo hải quan, chứng kiến việc kiểm tra hàng hóa (nếu có yêu cầu kiểm hóa thực tế từ Hải quan), ứng trước tiền thuế & phí (nếu có: đối với cá nhân; và dưới 5.000.000 VNĐ đối với doanh nghiệp) để thông quan và giải phóng lô hàng Đối với các khách hàng mới, chưa có thông tin email trong danh sách khách hàng, nhân viên sẽ liên hệ khách theo thông tin email trên chứng từ (nếu có), hoặc gọi đến số điện thoại của khách hàng để xin thông tin
Nếu khách hàng không cung cấp số điện thoại hoặc email trên chứng từ, nhân viên cần mở trace trên hệ thống toàn cầu của FedEx và thông báo cho FedEx Origin để yêu cầu người gửi cung cấp thông tin liên hệ của người nhận.
SVTH: Lê Hồ Minh Thư 20
3.1.1.3 Khai báo hàng hóa Phi mậu dịch
Người nhập khẩu là doanh nghiệp/công ty cần kiểm tra và xác nhận thông tin trên chứng từ nhập khẩu, đặc biệt là hóa đơn (Invoice) phải ghi rõ hàng hóa không có mục đích thương mại, với lý do nhập khẩu như "mẫu, phi thương mại, không thanh toán, quà tặng, v.v" Việc kiểm tra kỹ lưỡng chứng từ giúp tránh khai báo sai loại hình, từ đó ngăn ngừa việc hủy tờ khai, tiết kiệm thời gian làm lại tờ khai mới, và giảm nguy cơ khách hàng bị xử lý vi phạm hành chính.
Nếu chứng từ đã được xác nhận, nhân viên sẽ yêu cầu khách hàng cung cấp các thông tin cần thiết như tên hàng bằng tiếng Việt, hiệu hoặc nhà sản xuất, model hoặc số part, kích thước, công dụng và mã sản phẩm.
HS code, số lượng, trị giá, hình ảnh sản phẩm, qui cách đóng gói, xác nhận hàng mới 100% hay đã qua sử dụng, và mã số thuế công ty
Nếu chứng từ không đúng, nhân viên sẽ thông báo cho khách hàng và hướng dẫn họ cung cấp lại hóa đơn (Invoice) thể hiện rõ mục đích nhập khẩu nhằm hỗ trợ quá trình khai báo.
Người nhập khẩu cá nhân có thể dễ dàng kiểm tra thông tin mục đích nhập khẩu trên chứng từ, thường được thể hiện qua “commercial invoice”.
Khách hàng cần cung cấp thông tin chi tiết về sản phẩm bao gồm tên hàng bằng tiếng Việt, hiệu/nhà sản xuất, model hoặc số part, kích thước, công dụng, mã HS code, số lượng, trị giá, hình ảnh sản phẩm, qui cách đóng gói, và xác nhận tình trạng hàng hóa là mới 100% hoặc đã qua sử dụng.
+ Nếu là hàng mua online: cung cấp thêm hình ảnh chụp màn hình chứng từ thanh toán, đơn xác nhận đặt hàng
NHỮNG ƯU VÀ NHƯỢC ĐIỂM CỦA QUY TRÌNH
SVTH: Lê Hồ Minh Thư 26
Công ty TNHH TM&DV Song Bình, với nhiều năm kinh nghiệm trong lĩnh vực chuyển phát nhanh, đã xây dựng quy trình xử lý hàng nhập một cách chặt chẽ và chuyên nghiệp.
Quy trình chuyên môn hóa cao giúp nâng cao tính chính xác và năng suất làm việc Kỹ năng của từng nhân viên được cải thiện, cho phép họ hoàn thành công việc nhanh chóng và hiệu quả hơn.
Hệ thống cơ sở vật chất hiện đại với vị trí các bộ phận được sắp xếp hài hòa, kết hợp với kho ngoại quan gần khu vực làm việc của Chi cục Hải quan Chuyển phát nhanh kho FedEx, tạo điều kiện thuận lợi cho việc lưu thông thông tin nhanh chóng.
Đội ngũ nhân viên chuyên nghiệp với nhiều năm kinh nghiệm nắm vững quy định nhập khẩu và thủ tục khai báo, gắn kết chặt chẽ với công ty, đảm bảo vận hành công việc suôn sẻ Ban quản lý nhạy bén trong giải quyết vấn đề và tạo môi trường làm việc thân thiện, từ đó nâng cao hiệu quả công việc Công ty cung cấp chính sách quyền lợi hấp dẫn về thu nhập, bảo hiểm và lộ trình thăng tiến, thu hút nhân tài mới và giữ chân nhân viên lâu năm Quy trình đào tạo, kiểm tra và giám sát được đầu tư kỹ lưỡng, đảm bảo tuân thủ quy định, đáp ứng yêu cầu khách hàng và tiêu chuẩn quốc tế.
Hệ thống phần mềm độc quyền của Song Bình nổi bật với khả năng tích hợp dữ liệu cao, cho phép quản lý và ghi nhận chính xác thông tin, số liệu, lịch sử cập nhật, và tên nhân viên Nhờ vào hệ thống “Quản lý thông quan”, dữ liệu giữa các bộ phận được liên kết chặt chẽ, giúp khắc phục tình trạng thiếu thông tin ở bất kỳ công đoạn nào.
Bên cạnh những thành tựu nêu trên, quy trình xử lý hàng nhập chờ thông quan vẫn còn một số hạn chế
Quá trình thu thập thông tin hàng hóa của đội ngũ chúng tôi phụ thuộc nhiều vào sự hợp tác từ phía khách hàng Việc người nhập khẩu không cung cấp đầy đủ thông tin, không phản hồi email kịp thời, hoặc khai báo không chính xác so với chứng từ gửi đi gây ra những bất cập, làm chậm trễ trong khai báo hải quan và ảnh hưởng đến quy trình thông quan hàng hóa.
Quy trình xử lý vấn đề thường được chia thành nhiều giai đoạn và có sự tham gia của nhiều bộ phận, điều này có thể dẫn đến việc tốn thời gian Khi xảy ra chậm trễ ở một giai đoạn, tất cả các bộ phận khác phải chờ đợi để tiếp tục xử lý, gây ra sự chậm trễ tổng thể và có nguy cơ vượt quá thời hạn giải quyết vấn đề.
Hệ thống khai báo hải quan, email công ty và mạng internet thường gặp sự cố, gây chậm trễ trong quy trình Các lỗi như không nhận được email, mạng bị nghẽn và hệ thống khai báo không truyền được tờ khai đã dẫn đến tình trạng mất thời gian, dồn ứ công việc và khiến khách hàng phàn nàn.
Quá trình khai báo hải quan vẫn còn tồn tại sai sót do chủ yếu phụ thuộc vào công việc thủ công và yếu tố con người Khi có quá nhiều đơn hàng cần xử lý cùng lúc, tình trạng thiếu sót và bỏ lỡ thông tin đơn hàng xảy ra, ảnh hưởng đến uy tín và chất lượng dịch vụ của công ty, đồng thời tốn nhiều thời gian trong quá trình xử lý.
SVTH: Lê Hồ Minh Thư 28
NHẬN ĐỊNH VỀ QUÁ TRÌNH THỰC TẬP VÀ ĐỀ XUẤT ĐỐI VỚI CÔNG TY 28 4.1 ĐÁNH GIÁ CHUNG VÀ BÀI HỌC KINH NGHIỆM TỪ QUÁ TRÌNH THỰC TẬP
Những thuận lợi và khó khăn trong quá trình thực tập
Sau 3 tháng thực tập tại công ty, tác giả có thể tự tin nói rằng mình đã đón nhận mọi cơ hội mà mình có được, dồn hết tâm huyết nỗ lực hết mình để hoàn thành tốt nhiệm vụ được giao Bản thân tác giả đã học được rất nhiều điều nhờ sự hướng dẫn tận tình của chị quản lý và các anh chị nhân viên trong phòng ban Các anh chị luôn sẵn sàng giải đáp thắc mắc và chia sẻ thêm những kinh nghiệm riêng của bản thân, giúp tác giả nhanh chóng thích nghi với môi trường mới và trau dồi kiến thức, kỹ năng nghiệp vụ cần có của một nhân viên CDN Khi đã làm quen với quy trình công việc và công việc cơ bản, tác giả được trực tiếp thực hành dưới sự giám sát của chị hướng dẫn, điều này làm tăng thêm tính tỉ mỉ và trách nhiệm trong công việc, cũng như tích lũy được những bài học vô cùng quý giá và hữu ích cho bản thân tác giả sau này
Ban Giám đốc và bộ phận Hành chánh - Nhân sự của công ty luôn nỗ lực hỗ trợ tối đa cho các thực tập sinh bằng cách cung cấp phúc lợi, số liệu và tài liệu cần thiết cho báo cáo thực tập.
Trong thời gian đầu thực tập tại công ty, tác giả gặp nhiều khó khăn trong việc làm quen với quy trình xử lý hàng nhập khẩu, các ký hiệu và hệ thống của công ty Ngoài ra, tác giả cũng nhầm lẫn tên và vị trí của các thành viên trong các đội, dẫn đến việc tiếp cận sai người và công việc Hơn nữa, môi trường văn phòng có nhiều khác biệt so với môi trường đại học, gây ra những thách thức trong quá trình thích nghi.
Bài học từ quá trình thực tập
Tác giả nhận ra rằng việc trau dồi kiến thức chuyên môn là vô cùng quan trọng, đặc biệt khi so sánh giữa lý thuyết học ở trường và thực tiễn tại nơi làm việc Kiến thức chuyên ngành đã tạo nền tảng vững chắc để tác giả tiếp cận những điều mới mẻ trong công ty Quy trình xử lý thông quan hàng hóa đòi hỏi sự am hiểu nghiệp vụ và khả năng linh hoạt, và dù chỉ là thực tập sinh, tác giả đã thể hiện tinh thần của một nhân viên chính thức Tham gia trực tiếp vào công việc giúp tác giả nhận diện những khía cạnh công nghệ trong ngành, đồng thời học cách chuyển giao thông tin một cách chính xác để giảm thiểu sai sót có thể ảnh hưởng đến tài chính và uy tín công ty Ngoài ra, việc hoàn thiện kỹ năng mềm cũng rất quan trọng, vì đây là yếu tố quyết định đến cơ hội việc làm và phát triển trong tương lai, bao gồm giao tiếp, ứng xử, làm việc nhóm và cả những yếu tố nhỏ như cách di chuyển và ăn mặc.
Lê Hồ Minh Thư, 30 tuổi, đã nhận ra rằng sự chủ động là kỹ năng thiết yếu trong học tập và môi trường làm việc mới Việc chủ động làm quen với mọi người, tìm hiểu công việc, đặt câu hỏi khi chưa rõ và hỗ trợ những việc nhỏ sẽ giúp nâng cao hiệu quả công việc và tạo dựng mối quan hệ tốt hơn.
Sự chủ động và tự tin của tác giả đã giúp tránh những rủi ro trong công việc, đồng thời tạo dựng được sự quý mến từ đồng nghiệp Nhờ đó, tác giả nhận được nhiều cơ hội hơn và tích lũy thêm kinh nghiệm quý giá.
Tác giả đã tìm thấy định hướng nghề nghiệp mới trong lĩnh vực Xuất nhập khẩu thông qua việc học các môn chuyên ngành tại trường Mặc dù gặp nhiều thách thức với kiến thức chuyên môn, sự hướng dẫn tận tình của các thầy cô đã giúp tác giả nhận ra sự thú vị và kích thích trong công việc này Thực tập tại Công ty TNHH TM&DV Song Bình, một công ty lớn về Chuyển phát nhanh, đã mang lại cho tác giả góc nhìn mới về vận tải và chuyển phát hàng hóa, từ đó mở ra con đường phát triển nghề nghiệp trong tương lai.
ĐỀ XUẤT ĐỐI VỚI CÔNG TY
4.2.1 Quảng bá thương hiệu trên các nền tảng mạng xã hội
Các trang mạng xã hội chính thống đóng vai trò quan trọng trong việc tăng cường độ tin cậy của khách hàng đối với dịch vụ của công ty Qua quá trình thực tập, tác giả đã nhận thấy sự ảnh hưởng tích cực của các nền tảng này đến lòng tin của khách hàng.
Nỗi lo lừa đảo là vấn đề phổ biến đối với khách hàng cá nhân khi gửi hàng, dẫn đến việc họ không cung cấp địa chỉ email hoặc số điện thoại Nhiều khách hàng cung cấp số điện thoại nhưng không nghe máy khi nhân viên CDN gọi, vì họ nghĩ đó là cuộc gọi quảng cáo, gây khó khăn trong quy trình làm việc và ảnh hưởng đến chất lượng dịch vụ Để cải thiện tình hình, các fanpage trên mạng xã hội cần cung cấp thông tin minh bạch về công ty cùng với các bài viết hướng dẫn và tư vấn, giúp khách hàng dễ dàng tra cứu và chủ động liên hệ khi cần thiết.
4.2.2 Tổ chức tuần lễ “Trao đổi nhân viên” giữa các bộ phận
Quy trình thông quan yêu cầu sự hợp tác chặt chẽ giữa các bộ phận, vì vậy công ty nên tổ chức tuần lễ trao đổi nhân sự để nhân viên hiểu rõ hơn về từng giai đoạn trong quy trình Hoạt động này không chỉ giúp họ nhận diện được bản chất công việc, những sai lầm thường gặp và áp lực tại các vị trí khác nhau, mà còn tạo cơ hội để gắn kết, tăng cường tính sáng tạo và phát hiện điểm mạnh của bản thân Qua đó, nhân viên sẽ có cái nhìn tổng quan hơn về “bức tranh chung” và nâng cao chuyên môn nghiệp vụ.
Khi nhân sự có nhu cầu chuyển sang vị trí phù hợp với chuyên môn hơn, hoặc khi cần nhân viên lành nghề cho các vị trí yêu cầu chuyên môn cao, hoạt động "Trao đổi nhân viên" giúp bộ phận Nhân sự tiết kiệm thời gian và nhanh chóng tìm ra ứng viên phù hợp.
SVTH: Lê Hồ Minh Thư 32
4.2.3 Chú trọng mở rộng, đầu tư thêm hệ thống thông tin
Hệ thống Internet có thể gặp trục trặc, gây chậm trễ và sai sót, ảnh hưởng nghiêm trọng đến dịch vụ của công ty Để nâng cao hiệu quả và năng suất làm việc, doanh nghiệp nên xem xét các gói cước Internet nâng cao, giúp giảm thiểu lỗi bất ngờ và cải thiện chất lượng công việc của nhân viên.
Phần mềm “Quản lý thông quan” là công cụ quan trọng chứa dữ liệu hàng hóa và khách hàng của công ty, vì vậy bộ phận IT cần thực hiện bảo trì định kỳ và nâng cấp hệ thống bảo mật để ngăn chặn sự cố Đồng thời, cần lắng nghe ý kiến từ các bộ phận để tối ưu giao diện, tích hợp các tính năng chuyên môn và loại bỏ những hạng mục không cần thiết, giúp nhân viên thực hiện công việc dễ dàng hơn.
4.2.4 Nâng cấp hệ thống kho lạnh
Hiện tại, nhiệt độ kho lạnh của công ty chỉ từ 6 – 10 oC, gây khó khăn cho khách hàng khi cần nhiệt độ cao hơn, vì họ phải làm công văn với Hải quan để mở thùng hàng và thêm đá khô, dẫn đến tốn thời gian và ảnh hưởng đến đánh giá dịch vụ Để cải thiện, công ty nên nâng cấp hệ thống kho lạnh, bổ sung khu vực nhiệt độ âm để phục vụ đa dạng hàng hóa Đồng thời, cần tổ chức kiểm tra bảo trì định kỳ cho hệ thống quạt và làm lạnh, cùng với việc hướng dẫn nhân viên sử dụng kho lạnh hiệu quả và bền bỉ.
SVTH: Lê Hồ Minh Thư 33