Trang 1 TRƯỜNG ĐẠI HỌC MỞ THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH KHOA QUẢN TRỊ KINH DOANH SINH VIÊN: NGUYỄN NGỌC MỸ DUYÊN CHUYÊN ĐỀ THỰC TẬP TỐT NGHIỆP Tên đề tài: QUY TRÌNH NHẬP KHẨU THỰC PHẨM ĐÔNG LẠNH
MỤC TIÊU NGHIÊN CỨU
Bài báo cáo về "Quy trình nhập khẩu thực phẩm đông lạnh bằng đường biển tại Công ty TNHH Xây dựng và Thương mại YTB" nhằm mục đích tìm hiểu sâu về hoạt động nhập khẩu thực phẩm đông lạnh của công ty Bài viết sẽ đưa ra nhận xét và giải pháp để nâng cao hiệu quả trong quy trình nhập khẩu thực phẩm đông lạnh bằng đường biển.
PHƯƠNG PHÁP NGHIÊN CỨU
Vận dụng kiến thức chuyên ngành Logistics và Quản lý chuỗi cung ứng từ các môn học như Quản trị xuất nhập khẩu, Vận tải bảo hiểm, và Quản trị chiến lược chuỗi cung ứng là nền tảng quan trọng Kết hợp với phương pháp quan sát thực tiễn qua quá trình thực tập tại công ty, cùng với việc sử dụng phương pháp thống kê để phân tích số liệu từ các năm 2019 đến 2022, giúp đưa ra nhận xét chính xác về thực trạng công ty.
MÔ TẢ VỊ TRÍ THỰC TẬP
Thực tập sinh ở vị trí nhân viên chứng từ, thuộc phòng nhập khẩu tại Công ty TNHH Xây dựng và Thương mại YTB.
GIỚI THIỆU CẤU TRÚC ĐỀ TÀI
Bố cục của bài báo cáo thực tập tốt nghiệp gồm các phần như sau:
Công ty TNHH Xây dựng và Thương mại YTB chuyên cung cấp dịch vụ xây dựng và thương mại, với một quy trình nhập khẩu thực phẩm đông lạnh bằng đường biển hiệu quả Chương 1 giới thiệu tổng quan về công ty, nêu bật các lĩnh vực hoạt động và sứ mệnh Chương 2 trình bày chi tiết quy trình nhập khẩu thực phẩm đông lạnh, đảm bảo chất lượng và an toàn cho sản phẩm.
Chương 3 Giải pháp cải thiện quy trình nhập khẩu thực phẩm đông lạnh bằng đường biển tại Công ty TNHH Xây dựng và Thương mại YTB
GIỚI THIỆU TỔNG QUAN VỀ CÔNG TY TNHH XÂY DỰNG VÀ THƯƠNG MẠI YTB
TỔNG QUAN VỀ CÔNG TY
Công ty TNHH Xây dựng và Thương mại YTB chính thức hoạt động từ ngày 05/08/2015, là doanh nghiệp tư nhân có hai thành viên trở lên Công ty hoạt động với con dấu riêng, tuân thủ chế độ hạch toán kinh tế tự chủ tài chính và tự chịu trách nhiệm về các hoạt động kinh doanh của mình Thông tin pháp lý của công ty được đảm bảo và minh bạch.
Tên chính thức: CÔNG TY TNHH XÂY DỰNG VÀ THƯƠNG MẠI YTB
Tên giao dịch quốc tế: YTB CONSTRUCTION AND TRADING COMPANY
Tên viết tắt: YTB CONTRA
Logo của CÔNG TY TNHH XÂY DỰNG VÀ THƯƠNG MẠI YTB:
(Nguồn: Công ty TNHH Xây dựng và Thương mại YTB)
Vốn điều lệ: 200.000.000.000 VND Địa chỉ: 29/4/13 Đường số 6, Khu phố 6, Phường Hiệp Bình Phước, Thành phố Thủ Đức
Hình 1 Logo của Công ty TNHH Xây dựng và Thương mại YTB
1.1.1 Quá trình hình thành và phát triển
Công ty chúng tôi chuyên về xây dựng công trình dân dụng, nhận thầu xây dựng và tìm kiếm nhà cung cấp nguyên vật liệu cho các dự án lớn tại thành phố.
Công ty TNHH Xây dựng và Thương mại YTB, được thành lập từ năm 2017, đã mở rộng hoạt động kinh doanh từ lĩnh vực xây dựng sang thương mại, đặc biệt là nhập khẩu đá granite từ Ấn Độ, loại đá chủ yếu được sử dụng trong các công trình xây dựng Việc nhập khẩu này không chỉ giúp công ty nâng cao chất lượng sản phẩm mà còn tạo điều kiện để mở rộng thị trường thương mại Hiện nay, công ty còn chuyên nhập khẩu thực phẩm đông lạnh và phân phối cho các đại lý lớn và chuỗi bán lẻ tại Việt Nam như chợ đầu mối Bình Điền, Bách Hóa Xanh và Satrafoods, tối đa hóa nguồn lực và vốn của công ty.
1.1.2 Phạm vi hoạt động kinh doanh
Công ty hoạt động trong hai lĩnh vực chính: xây dựng và thương mại Trong lĩnh vực xây dựng, công ty chuyên thực hiện các dự án xây dựng nhà ở, công trình công ích và công trình kỹ thuật dân dụng Đối với lĩnh vực thương mại, công ty tập trung vào hoạt động bán buôn thực phẩm và nhập khẩu thực phẩm đông lạnh, bao gồm các loại thịt như heo, bò, gà và cừu.
Văn phòng đóng vai trò quan trọng trong việc đáp ứng nhu cầu làm việc của công ty, với khu vực văn phòng gồm 3 tầng và tổng diện tích khoảng 240m2 Các phòng ban được phân chia rõ ràng với nhiệm vụ và chức năng cụ thể, tạo sự thuận tiện tối đa cho nhân viên Để hỗ trợ quá trình làm việc, văn phòng được trang bị đầy đủ thiết bị như điều hòa, quạt máy, máy in, máy photocopy, tủ lưu trữ hồ sơ, bàn làm việc và máy tính Khi công ty mở rộng từ lĩnh vực xây dựng sang thương mại, việc đầu tư vào trang thiết bị phục vụ cho hoạt động nhập khẩu trở nên cần thiết hơn bao giờ hết.
Công ty chuyên nhập khẩu thực phẩm đông lạnh, do đó cần có hệ thống lưu trữ kho lạnh đáp ứng yêu cầu kỹ thuật cao Để phù hợp với khối lượng hàng hóa nhập khẩu, công ty đã quyết định thuê kho lạnh tại Khu công nghiệp Sóng Thần, tỉnh Bình Dương.
Công ty đã đầu tư vào xe đầu kéo và hệ thống xe tải đa dạng tải trọng để thuận tiện trong việc vận chuyển thực phẩm đông lạnh từ cảng về kho, giảm phụ thuộc vào dịch vụ thuê ngoài Đặc biệt, nhằm tuân thủ Quyết định số 23/2018/QĐ-UBND tại TP Hồ Chí Minh, công ty sử dụng hai dòng xe tải lạnh Hyundai Mighty N250SL với tải trọng 1,5 tấn và 2 tấn, cùng với xe tải lạnh Hino XZU720L 3,5 tấn, để đảm bảo việc phân phối thực phẩm đến các đại lý cả trong và ngoài thành phố một cách hiệu quả.
CƠ CẤU TỔ CHỨC CỦA CÔNG TY
(Nguồn: Công ty TNHH Xây dựng và Thương mại YTB)
1.2.2 Chức năng và nhiệm vụ của các phòng ban
Hội đồng thành viên là những cá nhân đóng góp vốn cho công ty, giữ vai trò quyết định cao nhất và có ảnh hưởng quan trọng trong việc quản lý và điều hành hoạt động của công ty.
Giám đốc là đại diện pháp lý của công ty và đóng vai trò lãnh đạo trong việc điều hành Họ chịu trách nhiệm theo dõi, quản lý và giải quyết mọi hoạt động
Phòng nhập khẩu được chia thành 3 bộ phận để dễ dàng hơn trong hoạt động làm việc của công ty:
Bộ phận kế toán chịu trách nhiệm hạch toán kế toán, tính toán thuế nhập khẩu, thanh toán hóa đơn và lưu trữ hồ sơ liên quan đến các lô hàng nhập khẩu.
Sơ đồ 1 Bộ máy tổ chức Công ty TNHH Xây dựng và Thương mại YTB
- Bộ phận chứng từ: trực tiếp thực hiện khai báo hải quan hàng nhập, theo dõi đơn hàng, chuẩn bị hồ sơ cho lô hàng nhập khẩu
Bộ phận kinh doanh chịu trách nhiệm tìm kiếm nhà cung cấp nước ngoài, thực hiện thủ tục hải quan tại cảng và liên hệ phân phối sản phẩm đến các đại lý trong nước.
Công ty bắt đầu nền móng từ xây dựng nên phòng dự án cũng có nhiều bộ phận và phân chia công việc rạch ròi hơn:
Đấu thầu là quá trình quan trọng trong việc phân tích nhà thầu, lập hồ sơ mời thầu và đưa ra giá chào Cần hoàn tất hồ sơ mời thầu cho từng dự án cụ thể và xử lý các tình huống phát sinh trong quá trình tham gia đấu thầu.
+ Kế toán: Lập bảng dự toán về đơn giá nguyên vật liệu, báo cáo chi phí và lợi nhuận của từng công trình
- Bộ phận kế hoạch và thi công:
Để thu mua hiệu quả, cần tìm kiếm nhà cung cấp nguyên vật liệu và lập danh sách báo giá cho từng công trình Đồng thời, cần xây dựng bảng dự toán thầu với đơn giá và khối lượng cho từng hạng mục công trình, nhằm đảm bảo tính chính xác và tiết kiệm chi phí.
• Tài chính: nhiệm vụ kiểm soát, theo dõi các khoản công nợ, nhằm đảm bảo thu các khoản công nợ đúng hạn cho công ty
Kế toán đóng vai trò quan trọng trong việc xử lý hóa đơn, thuế nội bộ, xác định lãi lỗ và các giao dịch kinh tế phát sinh Công việc này bao gồm việc hạch toán các chứng từ theo quy định của công ty, đảm bảo tính chính xác và minh bạch trong các báo cáo tài chính.
+ Giám sát: theo dõi, kiểm tra chất lượng công trình, quản lý công nhân đảm bảo làm việc đúng tiến độ đúng bản vẽ.
THỰC TRẠNG HOẠT ĐỘNG NHẬP KHẨU THỰC PHẨM ĐÔNG LẠNH BẰNG ĐƯỜNG BIỂN TẠI CÔNG TY TNHH XÂY DỰNG VÀ THƯƠNG MẠI YTB
1.3.1 Các nhà cung cấp thực phẩm đông lạnh cho Công ty TNHH Xây dựng và Thương mại YTB
Bảng 1 Chi phí nhập khẩu thực phẩm đông lạnh từ các thị trường
(Nguồn: Công ty TNHH Xây dựng và Thương mại YTB - Phòng Kế toán)
Thị trường nhập khẩu giữa Đan Mạch và các quốc gia khác có sự chênh lệch rõ rệt INoriDane Foods, nhà cung cấp chính của Công ty TNHH Xây dựng và Thương mại YTB, đã xây dựng mối quan hệ uy tín lâu dài Nhà cung cấp này cung cấp đa dạng sản phẩm, bao gồm các loại thịt đông lạnh và nội tạng động vật đông lạnh, trong đó mặt hàng chủ yếu được nhập khẩu là thịt heo đông lạnh.
Công ty hoạt động chủ yếu trong lĩnh vực nhập khẩu và phân phối sản phẩm cho các đại lý lớn, bao gồm chợ đầu mối Bình Điền tại Hồ Chí Minh, với lượng phân phối trung bình từ 26 đến 32 tấn cho một mặt hàng, tương đương một container 40 feet Ngoài ra, công ty cũng cung cấp sản phẩm cho các siêu thị và cửa hàng thực phẩm như Satrafoods.
Bách hóa xanh và Winmart lựa chọn nhà cung cấp dựa trên nhu cầu của các đại lý, phù hợp với từng thời điểm và mặt hàng Doanh nghiệp thương mại chịu tác động mạnh từ biến động kinh tế, tạo ra cả cơ hội lẫn thách thức Năm 2020, thị trường nhập khẩu biến động do đại dịch COVID-19, khiến công ty phải đối mặt với khó khăn trong việc nhập khẩu hàng hóa Các đại lý mong muốn mua hàng số lượng lớn với giá cao, nhưng thủ tục xét nghiệm COVID-19 kéo dài thời gian và tăng chi phí nhập khẩu Dữ liệu cho thấy công ty chủ yếu nhập khẩu từ Đan Mạch, với số lượng cao hơn năm 2019 Công ty cũng linh động trong việc phân phối, mở rộng cho các bệnh viện dã chiến và khu cách ly, tối ưu hóa lượng thực phẩm nhập khẩu, giảm chi phí lưu kho và hỗ trợ công tác chống dịch.
Thị trường tiềm năng tiếp theo cho ngành chăn nuôi công nghệ cao là Úc và Canada, với các mặt hàng chủ yếu là thịt cừu, gà và bò Mặc dù chi phí nhập khẩu từ Canada cao hơn so với Úc, nhưng sản lượng nhập khẩu thực tế lại không đáng kể Giá cước và chi phí liên quan đến nhập khẩu thực phẩm tại Canada gần gấp đôi so với Úc, khiến công ty hạn chế nhập khẩu từ thị trường này để tối ưu hóa chi phí Trung bình, mỗi năm công ty chỉ thực hiện khoảng 2 đến 3 đơn hàng từ Canada.
Nhà cung cấp tiếp theo có nguồn vốn dồi dào từ các loại thịt sẫm màu đó là thị trường
Thịt bò đông lạnh của Mỹ đã trở nên phổ biến tại thị trường Việt Nam, nhưng sau đại dịch và xung đột giữa Nga và Ukraine, chuỗi cung ứng bị ảnh hưởng nghiêm trọng, dẫn đến lạm phát cao và giá cả leo thang Sự gia tăng chi phí liên quan đến nhập khẩu thực phẩm đông lạnh từ Mỹ đã khiến công ty nhập khẩu giảm lượng hàng hóa trong những năm gần đây.
Công ty liên tục mở rộng và linh động hóa mạng lưới nhà cung cấp từ nhiều thị trường như Phần Lan, Pháp, và Đức, với phần lớn các đối tác đến từ Liên minh Châu Âu (EU) Nhờ nắm bắt cơ hội từ Hiệp định Thương mại tự do EVFTA, ký kết vào ngày 30/06/2019 và có hiệu lực từ 01/08/2020, công ty đã tận dụng những ưu đãi trong ngoại thương giữa EU và Việt Nam, với lộ trình phát triển kéo dài trên 10 năm.
Hiệp định đã dẫn đến việc loại bỏ khoảng 85,6% các loại thuế nhập khẩu, và từ khi có hiệu lực đến năm thứ 7, EU cam kết xóa bỏ 99,2% thuế nhập khẩu.
EU đã cam kết dành ưu đãi thuế nhập khẩu 0% cho Việt Nam trong hạn ngạch thông qua Hiệp định thương mại Điều này đã khuyến khích công ty tập trung vào các nhà cung cấp từ thị trường EU đầy tiềm năng Với lộ trình ưu đãi thuế nhập khẩu rõ ràng, cơ hội này mở ra triển vọng phát triển mục tiêu dài hạn của công ty trong lĩnh vực thương mại trong tương lai.
1.3.2 Kết quả hoạt động kinh doanh lĩnh vực nhập khẩu thực phẩm đông lạnh tại Công ty TNHH Xây dựng và Thương mại YTB
Bảng 2 Kết quả hoạt động về lĩnh vực thương mại của Công ty TNHH Xây dựng và Thương mại YTB
(Nguồn: Công ty TNHH Xây dựng và Thương mại YTB – Phòng Kế toán)
(Nguồn: Công ty TNHH Xây dựng và Thương mại YTB) Biểu đồ 1 Kết quả hoạt động lĩnh vực nhập khẩu của công ty các năm
❖ Kết quả hoạt động năm 2019 - 2020
Công ty bắt đầu hoạt động trong lĩnh vực xây dựng, chủ yếu tập trung vào các dự án công trình dân dụng Từ năm 2017 đến 2019, công ty đã mở rộng hoạt động thương mại và đạt được những bước tiến mạnh mẽ nhờ khai thác biến động thị trường trong nước Vào tháng 02/2019, dịch tả heo Châu Phi khiến nguồn cung thịt lợn trong nước thiếu hụt, dẫn đến xu hướng tăng cường nhập khẩu thịt heo đông lạnh để đáp ứng nhu cầu Theo số liệu từ Sở Công thương, giá nhập khẩu thịt đông lạnh trung bình năm 2019 là 1.764 USD/tấn, giảm 1,9% so với năm trước, kích thích hoạt động nhập khẩu vào Việt Nam Công ty đã thành công trong việc nhập khẩu từ Đan Mạch và Úc, mang về lợi nhuận 77,890 tỷ đồng, tạo nền tảng phát triển cho những năm tiếp theo.
❖ Kết quả hoạt động năm 2020 - 2021
Vào năm 2020, công ty đã nhanh chóng điều chỉnh chiến lược để đối phó với đại dịch COVID-19, chỉ nhập khẩu thực phẩm từ Đan Mạch nhằm giảm thiểu thời gian và chi phí liên quan đến kiểm tra dịch bệnh Dù thị trường biến động, công ty vẫn duy trì hoạt động kinh doanh hiệu quả với doanh thu đạt 138.832 tỷ đồng và lợi nhuận sau thuế tăng 246 triệu đồng so với năm trước Điều này thể hiện nỗ lực không ngừng của đội ngũ công ty trong bối cảnh giao thương khó khăn.
Trong giai đoạn 2020 - 2021, thị trường phải đối mặt với nhiều thách thức do dịch bệnh Công ty đã triển khai các phương án linh hoạt để duy trì doanh thu ổn định Cuối năm 2021, mặc dù nền kinh tế bắt đầu phục hồi sau những tổn thất từ đại dịch, nhưng tốc độ phục hồi vẫn còn chậm Các nhà hàng, quán ăn và khu du lịch đã hoạt động trở lại, tuy nhiên lượng khách vẫn chưa đạt mức cao, dẫn đến nhu cầu nhập khẩu thực phẩm giảm.
Năm 2021, công ty ghi nhận doanh thu đạt 129.583 tỷ đồng, giảm 9.249 tỷ đồng so với năm 2020, nhưng vẫn đạt lợi nhuận sau thuế 70.788 tỷ đồng Mặc dù gặp nhiều khó khăn, công ty vẫn duy trì hoạt động kinh doanh ổn định.
Hiệp định EVFTA giữa EU và Việt Nam, có hiệu lực từ năm 2019, đã tạo ra cơ hội lớn cho Việt Nam trong việc tiếp cận thị trường thực phẩm chất lượng cao từ EU Việc cắt giảm thuế quan và mở rộng giao thương giúp giảm bớt thủ tục hành chính, đồng thời vẫn đảm bảo tuân thủ pháp luật hiện hành Điều này không chỉ giúp các công ty Việt Nam xây dựng mối quan hệ hợp tác thương mại bền vững với các nhà cung cấp EU mà còn nâng cao chất lượng sản phẩm phục vụ cho hoạt động kinh doanh.
2022, công ty đã thu được nguồn lợi nhuận tiềm năng 79.676 tỷ đồng, tăng 12,5% so với năm trước.
NHỮNG THÀNH TỰU ĐẠT ĐƯỢC
Công ty đã đạt được nhiều kết quả tích cực gần đây, với hoạt động nhập khẩu thực phẩm đông lạnh qua đường biển phát triển mạnh mẽ Xu hướng mở rộng nhập khẩu các mặt hàng khác như nội tạng đông lạnh và nông sản cũng đang gia tăng Chất lượng sản phẩm được nâng cao nhờ vào các nhà cung cấp uy tín Sự tăng trưởng trong kinh doanh này chủ yếu phụ thuộc vào các chiến lược hiệu quả của ban lãnh đạo và sự đóng góp đáng kể từ đội ngũ nhân viên.
Công ty đã đầu tư vào phương tiện riêng để hỗ trợ hoạt động nhập khẩu, bao gồm những chiếc xe đầu kéo cao cấp từ thương hiệu Hyundai Ngoài ra, công ty còn trang bị xe tải lạnh nhằm phục vụ cho việc vận chuyển và phân phối hàng hóa đến các khách hàng đại lý.
HẠN CHẾ VÀ NGUYÊN NHÂN
Công ty chưa chú trọng phát triển quảng bá thương hiệu qua các phương tiện truyền thông đại chúng, do đã có nguồn cung cấp và đại lý ổn định Việc tìm kiếm nhà cung cấp và đại lý mua hàng chủ yếu dựa vào mối quan hệ lâu dài, thiếu sự mở rộng thị trường và nguồn cung cũng như các đại lý phân phối.
Công ty có nguồn nhân sự chủ yếu từ người quen, giúp tối ưu hóa chi phí và giảm yêu cầu phúc lợi Tuy nhiên, việc này hạn chế khả năng thu hút nhân tài và ảnh hưởng đến sự phát triển lâu dài của công ty Một vấn đề thường gặp ở các công ty gia đình tại Việt Nam là sự chồng chéo trong công việc, khi nhân viên kinh doanh cũng kiêm nhiệm các vai trò khác như nhân viên hiện trường và giao nhận Sự phân công không rõ ràng này có thể dẫn đến rủi ro và sai sót trong quá trình làm việc.
Về quy trình nhập khẩu thực phẩm đông lạnh:
Khi lựa chọn điều kiện Incoterms, nhiều doanh nghiệp nhập khẩu tại Việt Nam thường chọn điều kiện CIF, vì họ cho rằng việc thuê phương tiện vận tải và mua bảo hiểm hàng hóa do người bán đảm nhận sẽ giảm bớt trách nhiệm của mình Tuy nhiên, điều này dẫn đến chi phí cao hơn do đã bao gồm cả phí bảo hiểm và vận chuyển quốc tế Thực tế, điều kiện CIF không phải là lựa chọn tối ưu cho bên nhập khẩu, vì họ không thể kiểm soát việc thuê đơn vị vận chuyển quốc tế và quyết định về bảo hiểm cho lô hàng.
Khi lựa chọn phương thức thanh toán T/T, công ty phải cân nhắc rủi ro, đặc biệt khi nhập khẩu thực phẩm đông lạnh từ nhà cung cấp mới ở nước ngoài Phương thức này, mặc dù phổ biến, không có sự đảm bảo từ ngân hàng, khiến công ty dễ gặp phải tình huống khó khăn nếu nhà cung cấp không gửi hàng sau khi đã thanh toán tiền cọc Do đó, việc thận trọng trong giao dịch là rất cần thiết để tránh tổn thất cho công ty.
CHƯƠNG 2 QUY TRÌNH NHẬP KHẨU THỰC PHẨM ĐÔNG LẠNH BẰNG ĐƯỜNG BIỂN TẠI CÔNG TY TNHH
XÂY DỰNG VÀ THƯƠNG MẠI YTB
2.1 QUY TRÌNH NHẬP KHẨU THỰC PHẨM ĐÔNG LẠNH BẰNG ĐƯỜNG
BIỂN TẠI CÔNG TY TNHH XÂY DỰNG VÀ THƯƠNG MẠI YTB
Sơ đồ 2 Quy trình nhập khẩu thực phẩm đông lạnh bằng đường biển tại Công ty TNHH
Xây dựng và Thương mại YTB (Nguồn: Công ty TNHH Xây dựng và Thương mại YTB)
CHI TIẾT TIẾN HÀNH CÁC BƯỚC TRONG QUY TRÌNH NHẬP KHẨU THỰC PHẨM ĐÔNG LẠNH BẰNG ĐƯỜNG BIỂN TẠI CÔNG TY TNHH XÂY DỰNG VÀ THƯƠNG MẠI YTB
THỰC PHẨM ĐÔNG LẠNH BẰNG ĐƯỜNG BIỂN TẠI CÔNG TY TNHH
XÂY DỰNG VÀ THƯƠNG MẠI YTB
Trước khi nhập khẩu thực phẩm đông lạnh, bước đầu tiên là nghiên cứu thị trường và xác minh nhà cung cấp Điều quan trọng là đảm bảo nhà cung cấp từ quốc gia xuất khẩu nằm trong danh sách được cấp phép xuất khẩu thực phẩm đông lạnh vào Việt Nam, bao gồm 24 quốc gia như Argentina, Áo, Ấn Độ và Ba Lan.
Theo Cục Thú Y (2023), các nhà cung cấp nước xuất khẩu như Lan, Bỉ, Brazil, Canada, Đan Mạch, Đức, Hà Lan, Hàn Quốc, Hungary, Ireland, Italy, Lithuania, Malaysia, Mexico, Mỹ, Nhật Bản, New Zealand, Nga, Pháp, Úc và Tây Ban Nha cần đảm bảo đầy đủ giấy tờ pháp lý và giấy phép nhập khẩu cho thực phẩm đông lạnh trước khi xuất khẩu vào Việt Nam Việc kiểm tra giấy tờ này rất quan trọng nhằm giảm thiểu khó khăn trong quá trình thông quan hải quan và tiết kiệm chi phí Nếu nhà cung cấp thiếu giấy tờ pháp lý, họ cần thực hiện thủ tục bổ sung thông tin trước khi tiến hành các bước tiếp theo.
Các nhà cung cấp nước ngoài của công ty chủ yếu là những khách hàng lâu năm, đã có nhiều giao dịch ổn định và lâu dài Mối quan hệ này không chỉ giúp công ty duy trì sự ổn định mà còn mở rộng cơ hội giao thương với nhiều nhà cung cấp mới Một ví dụ điển hình là INoriDane Foods, công ty chuyên cung cấp thực phẩm đông lạnh từ Đan Mạch, đã đồng hành và gắn bó lâu năm với công ty, minh chứng cho sự tin cậy và hợp tác bền vững.
Bước 2: Giao dịch và đàm phán
Quá trình giao dịch và đàm phán tại Công ty TNHH Xây dựng và Thương mại YTB yêu cầu giấy tờ minh chứng rõ ràng và minh bạch Quy trình nhập khẩu thực phẩm đông lạnh được thực hiện theo các bước cụ thể để đảm bảo tính hợp pháp và hiệu quả.
Khi tìm được nhà cung cấp phù hợp, công ty sẽ gửi Thư hỏi hàng (Inquiry/Request For Quotation) qua email đến INoriDane Foods tại Đan Mạch Thư cần trình bày ngắn gọn, rõ ràng về thông tin và yêu cầu đối với mặt hàng, bao gồm tên mặt hàng, số lượng, đóng gói, giá cả, điều kiện giao hàng và thanh toán Công ty cũng nên nêu rõ những thông tin có lợi khi hợp tác để gia tăng độ tin cậy của nhà cung cấp Nội dung thư có thể thay đổi tùy thuộc vào mức độ quen thuộc giữa công ty và nhà cung cấp, nhưng vẫn cần hỏi các thông tin cơ bản như đã nêu.
Khi nhận Thư hỏi hàng từ công ty, nhà cung cấp INoriDane Foods đã phản hồi bằng Thư chào hàng, cung cấp đầy đủ thông tin về quy cách sản phẩm, số lượng, giá cả, điều kiện Incoterms, thời gian giao hàng và phương thức thanh toán.
Sau khi hai bên thống nhất các thỏa thuận trong giao dịch, nhà cung cấp INoriDane Foods sẽ phát hành giấy xác nhận đơn đặt hàng (Order Confirmation) Gi
• Tên mặt hàng: Frozen Pork front feet
• Đóng gói (Packing): 10kg Cartons
• Cảng đến (POD): ICD PHUOC LONG 3
• Điều khoản thanh toán (Terms of payment): Thanh toán trước 20% - trước khi hàng đến (Thanh toán T/T)
• Điều kiện vận chuyển (Terms of delivery): CIF Incoterms 2020
Nhà cung cấp sẽ soạn thảo Hóa đơn chiếu lệ (Proforma Invoice), còn gọi là Hợp đồng ngoại thương bản nháp, để tổng kết các thông tin và điều khoản đã thỏa thuận về đơn hàng giữa hai bên Tài liệu này sẽ là cơ sở để lập Hợp đồng ngoại thương (Sales Contract) Sau khi hoàn tất hai chứng từ trên, INoriDane Foods sẽ gửi cho công ty để xác nhận thông tin, từ đó lên kế hoạch chuẩn bị mặt hàng thực phẩm đông lạnh cần vận chuyển và thực hiện các thủ tục xuất khẩu theo điều kiện CIF.
Tùy vào từng tình huống cụ thể, công ty sẽ chọn phương thức giao dịch đàm phán phù hợp nhất để đảm bảo lợi ích cho cả hai bên Các phương thức thương lượng được áp dụng tại công ty bao gồm nhiều lựa chọn linh hoạt.
- Thương lượng qua việc gặp trực tiếp
- Thương lượng qua điện thoại
Trong quá trình đàm phán thỏa thuận, công ty yêu cầu nhà cung cấp cung cấp các giấy tờ cần thiết và giá cả của sản phẩm thực phẩm đông lạnh phải căn cứ vào giá thực tế trên thị trường nội địa cũng như giá quốc tế.
Bước 3: Ký hợp đồng ngoại thương
Khi các điều khoản trong Hóa đơn chiếu lệ (Proforma Invoice) đã được thống nhất, nó sẽ trở thành cơ sở để xác nhận giao dịch và lập Hợp đồng ngoại thương (Sales Contract) do nhà cung cấp soạn thảo Đối với INoriDane Foods, một nhà cung cấp lâu năm với tần suất nhập hàng cao, hai bên đã thống nhất sử dụng Hóa đơn chiếu lệ thay vì ký kết Hợp đồng ngoại thương nhiều lần, hình thức này đã được chấp thuận về mặt pháp lý Hóa đơn chiếu lệ lúc này đóng vai trò như bản Hợp đồng ngoại thương, trong khi Hợp đồng ngoại thương đã ký kết từ lâu là hợp đồng nguyên tắc dài hạn có giá trị 12 tháng và sẽ tự động gia hạn thêm 12 tháng nếu không có sự thay đổi về điều kiện hợp đồng, với thời hạn tối đa là 2 năm Cụ thể, Hóa đơn chiếu lệ áp dụng cho mặt hàng móng giò heo trước đông lạnh.
• Tên địa chỉ người mua: YTB CONSTRUCTION AND TRADING COMPANY LIMITED - 29/4/13, 6th Street, 6th Town, Hiep Binh Phuoc Ward, Thu Duc City, Ho Chi Minh City, Vietnam
• Tên mặt hàng: Frozen Pork front feet
• Nhà cung cấp: Suddeutsches Schweinefleischzentrum
• Cảng đích: ICD PHUOC LONG 3
• Khởi hành: End June/FH July
• Thuế giá trị gia tăng: 0%
• Thanh toán qua Ngân hàng Jyske Bank Copenhagen
• Điều khoản thanh toán (Terms of payment): Thanh toán trước 20% - trước khi hàng đến
• Số tiền trả trước: 5.760 USD
• Điều kiện vận chuyển: CIF Incoterms 2020
Công ty TNHH Xây dựng và Thương mại YTB, với quy mô kinh doanh không lớn, chú trọng vào việc lựa chọn điều kiện nhập hàng Đối với mặt hàng thực phẩm đông lạnh, công ty áp dụng điều khoản CIF (Incoterms 2020), trong đó nhà cung cấp chịu toàn bộ chi phí từ khi hàng xuất kho đến khi đến cảng đích tại Việt Nam Điều này bao gồm phí vận chuyển nội địa, thuế xuất khẩu, chi phí thông quan, bốc hàng lên tàu, và bảo hiểm hàng hóa Rủi ro sẽ chuyển sang công ty khi nhà cung cấp hoàn tất giao hàng lên tàu Việc chọn điều kiện CIF giúp công ty giảm thiểu rủi ro liên quan đến vận chuyển và bảo hiểm, mặc dù phải chấp nhận chi phí cao hơn do đã bao gồm phí bảo hiểm và vận chuyển quốc tế.
Việc mua bảo hiểm theo các điều kiện đã thỏa thuận trong quá trình đàm phán là minh chứng cho cam kết bồi thường thiệt hại, mất mát do các rủi ro đã được xác định Quy tắc chung về bảo hiểm hàng hóa xuất nhập khẩu vận chuyển bằng đường biển năm 1990, do Bộ Tài chính ban hành, dựa trên điều khoản ICC ngày 1/1/1982 của Viện những người bảo hiểm London, quy định các điều kiện bảo hiểm được áp dụng rộng rãi trên toàn cầu Quy tắc này thay thế các điều kiện cũ của ICC-1963 và đã trở thành tập quán thông dụng quốc tế, bao gồm ba điều kiện chính.
Bảng 3 Các rủi ro được bảo hiểm bồi thường khi vận chuyển hàng hóa quốc tế Điều kiện bảo hiểm
Rủi ro được bảo hiểm Điều kiện loại C
2 Tàu thuyền bị chìm, đắm, lật úp
3 Phương tiện vận chuyển trên bộ lật đổ, trật bánh, rơi
4 Phương tiện vận chuyển đâm va với bất cứ vật gì trừ nước
5 Dỡ hàng tại cảng lánh nạn
6 Hy sinh tổn thất chung
8 Tổn thất chung và chi phí cứu hộ
9 Trách nhiệm đâm va hai bên cùng có lỗi Điều kiện loại B
10 Động đất, núi lửa phun, sét đánh
11 Nước biển, sông, hồ tràn vào nơi chứa hàng
12 Tổn thất toàn bộ kiện hàng rơi khỏi tàu khi xếp dỡ
13 Hàng bị cuốn trôi xuống biển Điều kiện loại A
15 Hành động phi pháp của thuyền trưởng và thủy thủ đoàn
16 Các rủi ro khác (mất tích, giao thiếu hàng, mất cắp, vỡ, bể hàng…)
Mặt hàng móng giò heo đông lạnh được INoriDane Foods mua với tiêu chuẩn loại B, đảm bảo được bảo hiểm trước các tác động tự nhiên trong quá trình vận chuyển quốc tế Tuy nhiên, điều này cũng đồng nghĩa với việc chi phí cước phí giao dịch sẽ cao hơn.
Bước 4: Theo dõi đơn hàng nhập khẩu
GIẢI PHÁP CẢI THIỆN QUY TRÌNH NHẬP KHẨU THỰC PHẨM ĐÔNG LẠNH BẰNG ĐƯỜNG BIỂN TẠI CÔNG TY TNHH XÂY DỰNG VÀ THƯƠNG MẠI YTB
ĐẦU TƯ XÂY DỰNG NGHIÊN CỨU THỊ TRƯỜNG ĐỂ TỐI ƯU HÓA
Công ty hiện chưa chủ động trong việc quản lý số lượng hàng hóa nhập khẩu do thiếu đội ngũ nghiên cứu thị trường chuyên biệt, dẫn đến chi phí lưu kho tăng cao Để khắc phục tình trạng này, ban lãnh đạo cần thành lập một đội ngũ chuyên môn có kiến thức về nghiên cứu thị trường, áp dụng các phương pháp dự báo để xác định cơ cấu số lượng hàng hóa nhập khẩu theo từng quý và năm, từ đó giảm thiểu chi phí lưu kho một cách hiệu quả.
NÂNG CAO TRÌNH ĐỘ CHUYÊN MÔN HÓA CỦA NHÂN VIÊN TẠI PHÒNG NHẬP KHẨU NHẰM ĐẢM BẢO NĂNG SUẤT QUY TRÌNH
Để hạn chế sai sót trong thủ tục hải quan liên quan đến hàng hóa ảnh hưởng đến quy trình nhập khẩu, việc phối hợp chặt chẽ giữa các phòng ban trong công ty là rất cần thiết.
Công việc kiểm tra bộ hồ sơ của nhân viên chứng từ là rất quan trọng trong nhập khẩu, đặc biệt với thực phẩm đông lạnh, yêu cầu giấy kiểm dịch động vật và các giấy tờ liên quan Sai sót trong giai đoạn này có thể gây trì hoãn và ảnh hưởng đến các bước tiếp theo Nhân viên chứng từ cần đảm bảo sự đồng bộ giữa các chứng từ liên quan đến lô hàng, để chính xác trong khai báo hải quan điện tử Họ cũng cần làm việc trực tiếp với nhân viên hải quan tại cảng để tránh thiếu sót thông tin, giảm thiểu thiệt hại cho công ty Để nâng cao hiệu suất công việc, nhân viên chứng từ nên cập nhật và sử dụng thành thạo các phần mềm, hệ thống website liên quan đến khai báo hải quan điện tử Họ cần có tính cẩn thận, tỉ mỉ và kỹ lưỡng để hạn chế thiếu sót Cuối cùng, nhân viên chứng từ nên luôn học hỏi và nắm rõ kiến thức về xuất nhập khẩu và các điều khoản pháp luật hiện hành để tránh rủi ro pháp lý.
Nhân viên làm thủ tục hải quan tại cảng cần đảm bảo sự thống nhất giữa các thông tin giấy tờ để tối ưu hóa thời gian và chi phí Đồng thời, nhân viên kinh doanh trong phòng nhập khẩu cần nâng cao kỹ năng đàm phán, nắm rõ điểm mạnh và yếu của đối tác nhằm bảo vệ quyền lợi cho công ty Việc không ngừng tìm kiếm nguồn cung mới cũng rất quan trọng, giúp đa dạng hóa nguồn cung và giảm thiểu sự phụ thuộc vào nhà cung cấp, từ đó giảm rủi ro khi có biến động về nguồn hàng.
ĐIỀU KIỆN GIAO NHẬN THƯƠNG MẠI QUỐC TẾ
Công ty nên xem xét áp dụng điều kiện FOB cho hoạt động nhập khẩu thực phẩm đông lạnh bằng đường biển để tối ưu hóa chi phí Với điều kiện FOB, công ty có thể chủ động tìm kiếm hãng tàu với giá cước tốt nhất và nhận được ưu đãi trực tiếp từ họ Điều này cũng giúp công ty linh hoạt hơn trong việc lựa chọn bảo hiểm cho từng lô hàng Việc giảm phụ thuộc vào nhà cung cấp và chi phí nhập khẩu thấp hơn so với điều kiện CIF là những lợi ích quan trọng Hơn nữa, công ty chỉ phải thanh toán phí cước tàu khi hàng đến cảng Việt Nam, giúp giảm áp lực tài chính và chi phí nhập khẩu.
ĐA DẠNG HÓA PHƯƠNG THỨC THANH TOÁN QUỐC TẾ
Công ty đã sử dụng phương thức thanh toán bằng điện chuyển tiền (T/T) từ khi mở rộng lĩnh vực, tuy nhiên, với số lượng hàng nhập khẩu ngày càng tăng, cần xem xét bổ sung phương thức thanh toán thư tín dụng (L/C) Phương thức L/C không chỉ đảm bảo quyền lợi cho công ty thông qua sự can thiệp của ngân hàng mà còn mang lại tính an toàn, minh bạch và chặt chẽ trong các giao dịch Dù thủ tục mở L/C có nhiều bước, nhưng khi kết hợp với điều kiện nhập khẩu FOB, công ty sẽ phải trả khoản tiền ký mở quỹ L/C thấp hơn, từ đó tối ưu hóa chi phí trong hoạt động nhập khẩu.