PHÁT TRIỂN HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ SINH VIÊN NỘI TRÚ KÝ TÚC XÁ ĐẠI HỌC KINH TẾ QUỐC DÂN

TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ QUỐC DÂN VIỆN CÔNG NGHỆ THÔNG TIN VÀ KINH TẾ SỐ -⸺⸺⸺⸺⸺ - BÀI TẬP LỚN BÀI TẬP LỚN Phát triển hệ thống thông tin quản lý ĐỀ TÀI: PHÁT TRIỂN HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ SINH VIÊN NỘI TRÚ KÝ TÚC XÁ ĐẠI HỌC KINH TẾ QUỐC DÂN Lớp: Phát triển hệ thống thông tin quản lý (120)_2 Hà Nội, tháng 11 năm 2020 DANH SÁCH THÀNH VIÊN Nguyễn Thị Ngọc Anh Trần Thị Linh Nguyễn Hương Mai Đặng Thúy Nga Ấu Trà My Đinh Thị Kim Ngân Hoàng Trọng Phan Phạm Trần Mỹ Phương 11180357 11182905 11183222 11183483 11183396 11183539 11183927 11184090 ĐỀ CƯƠNG DỰ ÁN I Thông tin chung dự án II Thực trạng hệ thống thông tin tổ chức Mô tả tổ chức Mô tả hoạt động tổ chức Các hoạt động dự án Bảng dự trù kinh phí chi tiết Bảng tiến độ Đối tượng hưởng lợi lợi ích hưởng Kết luận kiến nghị GIAI ĐOẠN 1: BÁO CÁO GIAI ĐOẠN ĐÁNH GIÁ YÊU CẦU I Yêu cầu II Phương pháp tiến hành đánh giá yêu cầu III Mô tả khung cảnh IV Hệ thống nghiên cứu V Nêu vấn đề VI Đánh giá tính khả thi VII Kết luận kiến nghị VIII Đề xuất dự án GIAI ĐOẠN 2: BÁO CÁO GIAI ĐOẠN PHÂN TÍCH CHI TIẾT I Lập kế hoạch II Trình bày lại yêu cầu III Mô tả phương pháp phân tích IV Mơ tả mơi trường V Mơi trường bên ngồi Mơi trường tổ chức Mơi trường vật lý Môi trường kỹ thuật Mô tả hệ thống tồn Mô tả tổng lược Sơ đồ nghiệp vụ chức VI Chẩn đoán hệ thống tồn xác định yếu tố giải pháp VII Đánh giá khả thi lại VIII Đề xuất dự án GIAI ĐOẠN 3: BÁO CÁO GIAI ĐOẠN THIẾT KẾ LOGIC I Lập kế hoạch II Sơ đồ luồng thông tin IFD III Sơ đồ ngữ cảnh luồng liệu IV Sơ đồ luồng liệu V Thiết kế sở liệu mô hình quan hệ thực thể VI Sơ đồ cấu trúc liệu DSD VII Báo cáo GIAI ĐOẠN 4: BÁO CÁO GIAI ĐOẠN ĐỀ XUẤT CÁC PHƯƠNG ÁN I Lập kế hoạch II Mục đích III Xác định ràng buộc tin học tổ chức IV Xây dựng phương án giải pháp V Đánh giá phương án giải pháp Phân tích ưu – nhược điểm Bảng phân tích đa tiêu chuẩn GIAI ĐOẠN 5: BÁO CÁO GIAI ĐOẠN THIẾT KẾ VẬT LÝ NGOÀI I Lập kế hoạch THIẾT KẾ CHI TIẾT GIAO DIỆN GIAI ĐOẠN 6: BÁO CÁO GIAI ĐOẠN THỰC HIỆN KỸ THUẬT I Lập kế hoạch II Thiết kế vật lý GIAI ĐOẠN 7: BÁO CÁO GIAI ĐOẠN CÀI ĐẶT VÀ BẢO TRÌ I Lập kế hoạch II Báo cáo đánh giá KẾT LUẬN Bảng phân công công việc: STT CÔNG VIỆC NGƯỜI THỰC HIỆN Quản lý dự án Đinh Thị Kim Ngân Phỏng vấn Ấu Trà My, Đinh Thị Kim Ngân Đánh giá yêu cầu Hồng Trọng Phan Phân tích chi tiết Trần Thị Linh Thiết kế logic Đặng Thúy Nga Đề xuất phương án Ấu Trà My Thiết kế vật lý Phạm Trần Mỹ Phương Thực kĩ thuật Nguyễn Hương Mai Cài đặt, bảo trì khai thác hệ thống Kết luận, khuyến nghị Nguyễn Thị Ngọc Anh Đề cương dự án I Thông tin chung dự án ·Tên dự án: Xây dựng Hệ thống thông tin quản lý sinh viên tạm trú Ký túc xá (KTX) Đại học Kinh tế Quốc dân ·Mục tiêu : Xây dựng hệ thống hỗ trợ ban QL việc quản lý sinh viên tạm trú hiệu hơn, khắc phục yếu tại, phù hợp với hạn chế thời gian, chi phí, người Mang lại lợi ích việc quản lý: tăng khả xử lý thông tin, đáp ứng yêu cầu cách nhanh chóng, ổn định, xác, an toàn đại, thể mong muốn xây dựng ký túc xá theo đại ban giám đốc Tiết kiệm chi phí vận hành tương lai KTX: giảm biên chế cán bộ, giảm chi phí hoạt động · Cơ quan chủ trì: Trung tâm dịch vụ Hỗ trợ Đào tạo Đại học Kinh Tế Quốc Dân · Kinh phí: 200.000.000 VND · Nguồn kinh phí: Trường Đại học Kinh tế Quốc dân · Thời gian: Trong vòng 12 tuần - Ngày bắt đầu: 24/8/2020 - Ngày kết thúc: 15/11/2020 II Thực trạng Hệ thống thông tin tổ chức Mô tả tổ chức : Trung tâm dịch vụ Hỗ trợ Đào tạo Đại học Kinh Tế Quốc Dân · Địa chỉ: Phòng 106, Tầng nhà 5, Trần Đại Nghĩa, Phường Đồng Tâm, Quận Hai Bà Trưng, Hà Nội Mục đích thành lập: Khu nội trú dành cho sinh viên học trường Đại học Kinh tế Quốc dân có mong muốn KTX theo đơn sinh viên Giám đốc Trung tâm dịch vụ hỗ trợ Đào tạo trường ký duyệt Chức năng: Khu nội trú sinh viên sở thuộc quyền quản lý trường Đại học Kinh tế Quốc dân bao gồm nhà ở, nhà ăn, sân tập thể dục phương tiện khác để phục vụ sinh viên nhằm góp phần thực tốt mục tiêu trung tâm dịch vụ hỗ trợ đào tạo nhiệm vụ đào tạo nhà trường Loại hình tổ chức: Đơn vị hành nghiệp thuộc lĩnh vực phục vụ đào tạo, NCKH quản lý trường đại học KTQD, tự chủ mặt tài Trung tâm hỗ trợ dịch vụ đào tạo có tư cách pháp nhân, có dấu riêng, có tài khoản ngân hàng kho bạc Nhà nước · Nhiệm vụ: - Xây dựng trình Hiệu trưởng phê duyệt tổ chức thực kế hoạch phát triển toàn diện Trung tâm theo hướng phát triển trường bước nâng cao chất lượng phục vụ -Quản lý KTX sinh viên tạm trú theo quy định hành: quản lý thực nội quy ktx sinh viên, lượng sinh viên kỳ… -Tổ chức quản lý vận hành nhà ăn, căng tin; cải tiến nâng cao chất lượng phục vụ ăn uống, đảm bảo vệ sinh an tồn thực phẩm -Tổ chức thực dịch vụ trơng giữ ô tô, xe máy, xe điện, xe đạp trường -Tổ chức hoạt động dịch vụ photocopy, internet, văn phòng phẩm dịch vụ khác nhằm phục vụ tối đa nhu cầu người học.(hiện chưa thực được) -Quản lý phát triển dịch vụ tổ chức kiện theo quy định nhà nước trường -Quản lý sở vật chất phương tiện, trang thiết bị nhà trường giao theo dõi tình hình sở vật chất để tu bổ thay thể kịp thời bị xuống cấp hỏng hóc -Kết hợp chặt chẽ với cơng an địa phương để thực có hiệu biện pháp bảo vệ an ninh, an toàn tránh tình xấu xảy Thực trạng Hệ thống thông tin quản lý Hiện hệ thống thông tin quản lý sinh viên tạm trú KTX Trường Đại học Kinh tế Quốc dân hầu hết viết tay từ khâu sinh viên vào KTX đăng ký nội trú, chọn phòng đến việc lưu trữ thơng tin sinh viên phịng, giá phịng; ngoại trừ việc kế toán viên ghi lại chi phí, tất thơng tin cịn lại trì lưu hành sổ nội a Thực trạng sở vật chất Hiện tại, KTX ĐH KTQD có 10 dãy nhà ký túc: Nhà 1, 2, 3, 4, 5, 6, 7, 11, 14 nhà khách Sinh viên hệ quy nội trú nhà 1, 2, 3, 4, 5, 6, 7, 11 nhà khách, riêng nhà 14 dành cho du học sinh người Campuchia, Lào, Thái Lan, - Giá phòng: + Ktx miễn phí 100% phí nội trú sinh viên nhiễm chất độc màu da cam + Với sinh viên thuộc đối tượng người dân tộc thiểu số, thương binh, liệt sĩ, hộ nghèo sở Lao động thương binh xã hội cấp sổ hộ nghèo đóng mức phí 160.000đ/tháng với số người từ 8-10 sinh viên/phịng + Phí nội trú với trường hợp đăng ký tự nguyện: · Phòng 200k,300k/ người/ tháng: phòng từ 8-10 người tùy số lượng giường, diện tích sở vật chất nhà đó; có nhà vệ sinh khép kín · Phịng 400k, 450k, 460k, 480k, 600k/người/ tháng: phịng 8-10 người ở, có bình nóng lạnh, tivi nhà vệ sinh khép kín · Phịng 800k/ người/ tháng: phịng có người ở, bình nóng lạnh, tủ để đồ, điều hịa, tivi nhà vệ sinh khép kín · Phịng 1000000,1200000/ người/ tháng: phịng 4-6 người ở, bình nóng lạnh, điều hịa, tivi nhà vệ sinh khép kín, free tiền nước điện sinh hoạt bình thường Điều hịa dùng trả thêm tiền điện sử dụng điều hịa · Phòng triệu 500k/ người/ tháng: phòng 4-5 người ở, bình nóng lạnh, tủ để đồ, bàn ghế ngồi học, điều hòa, tivi Một số phòng nhà 11 có vệ sinh khép kín cịn với khu vực nhà 5,6,7 có khu vệ sinh chung làm vệ sinh ngày Trong phịng có bồn rửa tay Có khu vực nấu ăn chung ( trả tiền điện hệ thống thẻ từ) khuôn viên rộng với cảnh quan đẹp giá phòng chưa gồm tiền điện Ngồi tất dãy nhà có camera quan sát ngồi hành lang, giá phịng tùy thuộc vào tình trạng sở vật chất khu nhà ktx ko có thang máy nên tầng giá phịng cao - Chi phí dịch vụ: + Nước, điện hàng tháng tính theo thực tế sử dụng phòng ( phòng chưa bao gồm tiền điện nước) + Mạng 30k/1 người + Với phòng bị hỏng đồng hồ thu tiền nước 10k/ người b Thực trạng việc đăng ký KTX -Hệ thống thông tin quản lý sinh viên ký túc xá viết tay lưu vào sổ theo kỳ -Đối với sinh viên sinh viên đăng ký lần đầu viết vào đơn riêng gửi cho ban quản lý xét duyệt -Đối với sinh viên ký túc, sau kỳ có “ Phiếu đăng ký ký túc xá kỳ sau”, chuyển cho quản lý nhà để đưa cho bên kế toán Sau đó, sinh viên đóng tiền trực tiếp cho bên kế tốn, sau đóng tiền xong sinh viên nộp lại cho quản lý nhà để ghi vào sổ theo dõi -Sau kỳ sổ ghi thay khai báo lại thông tin sinh viên phịng kì -Đối với sinh viên muốn đổi phòng đăng ký với quản lý ghi lại tên vào thơng tin phịng c Thực trạng hoạt động quản lý Các quy trình làm hoàn toàn theo cách truyền thống, hiệu quản lý thấp, lưu chuyển thơng tin vịng thiếu phương tiện xử lý thơng tin -Quy trình đăng ký KTX: nhận đơn đăng ký vào ký túc – điền thông tin đăng ký nguyện vọng loại phòng muốn nhân viên quản lý xem xét để duyệt - Nộp tiền theo phòng cho phận kế toán - Lấy biên lai nộp lại cho quản lý tòa nhà để lưu vào sổ (thời gian làm thủ tục tầm 10-15p) -Quy trình xin chuyển ra: Báo cho quản lý nhà (có thể thay người khác chưa hết hợp đồng kỳ làm lại đơn bên sinh viên thỏa thuận đồng ý quản lý nhà) - Gạch tên a Vấn đề, hội giải pháp HTTT Vấn đề: -Khi nộp tiền đăng ký, sinh viên không nhận lại tờ biên lai/ mà nộp cho quản lý dẫn đến tượng sinh viên khơng có chứng minh nộp tiền quản lý nhà kế tốn đồng thời có sai sót -Vào năm học mới, tân sinh viên có nguyện vọng KTX đến KTX đăng ký với số lượng lớn dẫn đến công tác đăng ký thủ tục tốn thời gian, lộn xộn khó khăn việc xác định phịng trống cơng tác quản lý Và vài người vừa hướng dẫn vừa xác nhận thủ tục đăng ký sinh viên nên nhiều thời gian chờ đợi, gây tâm lý mệt mỏi cho hai bên -Mọi thủ tục ghi chép thủ công, dễ dẫn đến nhầm lẫn , tẩy xóa, q tải tốn chi phí việc lưu trữ giấy tờ -Nếu có cố xảy cháy sổ thơng tin sinh viên khả hồi phục khơng thể -Nhu cầu thông tin chưa đáp ứng kịp thời: Thông tin tình trạng nhà kí túc hay thay đổi thường xuyên , thực thủ công gây lãng phí giấy tờ Thơng tin quản lý khơng đa dạng, khả bảo mật thấp Việc tra cứu tìm kiếm thơng tin gặp nhiều khó khăn tốn thời gian -Chưa lưu trữ xử lý thông tin khen thưởng, kỉ luật sinh viên vi phạm quy định KTX để đưa báo cáo cho ban lãnh đạo ·Cơ hội: -Nguồn nhân lực có kinh nghiệm lâu năm, hiểu rõ quy trình quản lý -Ban lãnh đạo có mong muốn thay đổi, hoàn thiện hệ thống phù hợp với xu hướng phát triển tương lai việc quản lý sinh viên nội trú dài lâu ktx -Sinh viên nắm bắt nhanh với thay đổi theo hướng nhanh gọn, tiện lợi b Giải pháp hệ thống thông tin -Đầu tiên, có nguồn tài trợ kinh phí từ BGH Nhà trường thêm nguồn tài trợ bên (nếu có)