Phát triển hệ thống thông tin quản lý việc thuê phòng và sử dụng dịch vụ của khách hàng tại khách sạn VENUS

TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ QUỐC DÂN VIỆN CÔNG NGHỆ THÔNG TIN VÀ KINH TẾ SỐ BÀI TẬP LỚN MÔN: PHÁT TRIỂN HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ Đề tài: Phát triển hệ thống thông tin quản lý việc thuê phòng sử dụng dịch vụ khách hàng khách sạn VENUS Lớp: Phát triển hệ thống thông tin quản lý(121)_02 Giảng viên: TS Nguyễn Thị Bạch Tuyết Nhóm 5: Phan Thị Mai Quỳnh 11194514 Nguyễn Thị Trang 11195336 Nguyễn Thu Mến 11193372 Nguyễn Thị Thu Thảo 11194834 Đặng Thị Ngọc Oanh 11194114 Hà Nội, tháng năm 2021 MỤC LỤC ĐỀ CƯƠNG DỰ ÁN I Thông tin chung dự án II Thực trạng Hệ thống thông tin tổ chức 1 Mô tả tổ chức: Khách sạn VENUS Sứ mệnh tầm nhìn hệ thống thông tin quản lý Thực trạng Hệ thống thông tin quản lý Những vấn đề, hội giải pháp Hệ thống thông tin quản lý Quy mô hệ thống thông tin quản lý Các hoạt động dự án Phát triển hệ thống thông tin Bảng dự trù kinh phí 12 Bảng tiến độ công việc 14 Đối tượng hưởng lợi lợi ích từ dự án 14 10 Kết luận kiến nghị 16 BÁO CÁO PHÂN TÍCH HỆ THỐNG THƠNG TIN 18 I Sơ đồ luồng thông tin (IFD) 18 Luồng thơng tin xử lý nhu cầu th phịng 18 Luồng thơng tin xử lý u cầu trả phịng 19 Luồng thông tin xử lý yêu cầu thực đơn 20 Luồng thông tin xử lý yêu cầu sử dụng dịch vụ 21 II Sơ đồ đồ chức kinh doanh (BFD) 22 III Sơ đồ ngữ cảnh dự án (CD) 22 IV Sơ đồ luồng liệu (DFD) 23 Sơ đồ luồng liệu mức 23 Sơ đồ luồng liệu mức 1: 23 BÁO CÁO THIẾT KẾ LOGIC HỆ THỐNG 27 I Chuẩn hóa liệu 3NF 27 Phiếu đặt phòng 27 Hóa đơn nhà hàng 28 Hóa đơn dịch vụ 28 II Tích hợp – Tạo cấu trúc bảng 29 BÁO CÁO THIẾT KẾ VẬT LÝ NGOÀI CHO HỆ THỐNG 31 I Các form danh mục 31 Danh mục khách hàng 31 Danh mục dịch vụ 31 Danh mục nguyên liệu nhập 32 Danh mục thực đơn 32 Danh mục phòng 32 II Các form nhập liệu 33 Phiếu đặt phòng 33 Hóa đơn nhập nguyên liệu 34 Hóa đơn toán dịch vụ 35 Hóa đơn nhà hàng 36 III Form báo cáo 36 Bảng kê nhập nguyên liệu 36 Báo cáo doanh thu dịch vụ 37 Báo cáo doanh thu dịch vụ nhà hàng 37 Báo cáo doanh thu theo hạng phòng 38 ĐỀ CƯƠNG DỰ ÁN I Thông tin chung dự án - Tên dự án: Xây dựng hệ thống thông tin quản lý việc thuê phòng sử dụng dịch vụ khách hàng khách sạn Venus - Mục đích: ● Xây dựng hệ thống hỗ trợ Ban giám đốc việc quản lý khách hàng khách sạn, khắc phục nhược điểm tồn tại, phù hợp thời gian, chi phí nhân lực ● Mang lại lợi ích việc quản lý: tăng khả xử lý thông tin, đáp ứng yêu cầu Ban giám đốc việc xây dựng hệ thống quản lý khách sạn cách nhanh chóng, xác, ổn định, an tồn đại ● Tiết kiệm chi phí vận hành khách sạn tương lai: tinh giản biên chế nhân viên, giảm chi phí hoạt động - Cơ quan đầu tư: Khách sạn Venus - Cơ quan chủ trì: Nhóm - PTHTTTQL - Kinh phí dự kiến: 276.050.000 VND - Nguồn kinh phí: Quỹ đầu tư xây dựng phát triển khách sạn VENUS - Thời gian: Trong vòng 15 tuần ● Ngày bắt đầu: 24/8/2021 ● Ngày kết thúc: 29/11/2021 II Thực trạng Hệ thống thông tin tổ chức Mô tả tổ chức: Khách sạn VENUS 1.1 Địa chỉ: 696 Lạc Long Quân, phường Nhật Tân, quận Tây Hồ, Hà Nội 1.2 Mục đích thành lập: Khách sạn VENUS tọa lạc bên bờ Hồ Tây đường Lạc Long Quân, Nhật Tân, Hà Nội – trước phường Nhật Chiêu, 36 phố, phường Hà Nội cổ xưa, mang bên bao câu chuyện lịch sử gắn với đời sống, văn hóa người Hà Thành Với vẻ đẹp lãng mạn, thi vị nét chấm phá lòng Hà Nội tấp nập, Hồ Tây ngày thu hút nhiều du khách đến tham quan, nghỉ dưỡng Hiểu điều này, khách sạn VENUS thành lập với mục đích đem đến cho khách hàng dịch vụ tốt đáp ứng nhu cầu nghỉ ngơi, ăn uống dịch vụ khác đến Hà Nội − Mục tiêu dài hạn mang tính chiến lược: • Phát triển khách sạn ngày đại, tân tiến hệ thống quản lý dịch vụ khách sạn để đưa đến cho khách hàng trải nghiệm thoải mái tốt • Trong 10 năm tới, mở thêm chi nhánh địa điểm du lịch tiếng HN tình thành lân cận − Mục tiêu ngắn hạn: o Doanh thu ngày tăng trưởng theo quý, năm o Đào tạo nhân ngày chuyên nghiệp, lịch sự, linh hoạt, trách nhiệm o Rút ngắn quy trình check-in, check-out o Phản hồi khách hàng khách sạn đạt 90% tích cực 1.3 Chức - Chức chung khách sạn: • Tạo khơng gian lưu trú tiện nghi, thoải mái, đáp ứng nhu cầu bản, đa dạng theo khả tài khách hàng • Thiết lập quy tắc trình quản lý phận khác khách sạn từ lễ tân, phòng nghỉ đến ẩm thực, lập báo cáo kết tài chính, thu - chi ngân sách liên quan đến hoạt động chung khách sạn - Chức phận: • Bộ phận lễ tân: đóng vai trị tiếp đón, tạo mối thiện cảm tốt đẹp cho khách hàng lựa chọn lưu trú khách sạn Đây cầu nối khách hàng đến phận khác khách sạn Nếu đơn vị quản lý khách sạn muốn đưa chiến lược kinh doanh hiệu phận đóng góp thơng tin tích cực • Bộ phận buồng phịng: đóng vai trị mang đến chất lượng dịch vụ tốt cho khách hàng Đây phận có nhiệm vụ đảm bảo khơng gian khách sạn Từ việc chuẩn bị phòng đến vệ sinh buồng phòng, vệ sinh khu vực khác khách sạn chuẩn bị vật dụng cần thiết cho khách hàng lưu trú phận thực • Bộ phận nhà hàng: chuyên phụ trách việc ăn uống cho khách hàng khách sạn hạch tốn chi phí khách hàng hoạt động phận nhà hàng chế biến thức ăn, lưu thông tổ chức phục vụ ăn uống khách sạn • Bộ phận kế tốn – tài chính: đóng vai trị định đến chiến lược tài cho khách sạn Bộ phận giúp tìm nguồn vốn, theo dõi quản lý sổ sách thu chi khách sạn để báo cáo lên đơn vị quản lý Từ giúp người quản lý khách sạn nắm rõ tình hình kinh doanh cách xác • Bộ phận nhân sự: có trách nhiệm tuyển dụng nhân cho khách sạn Đồng thời, việc quản lý hoạt động nhân xếp nhân theo công việc khác phận định • Bộ phận kỹ thuật: quản lý, giám sát hệ thống trang thiết bị kỹ thuật khách sạn để đảm bảo chúng ln hoạt động tốt Ngồi ra, phận kỹ thuật có trách nhiệm lắp đặt thiết bị kỹ thuật như: âm thanh, trang trí sân khấu để phục vụ kiện… • Bộ phận an ninh: đóng vai trị bảo vệ tài sản khách hàng khách sạn Ngoài ra, phận bảo vệ chịu trách nhiệm tuần tra, canh gác để hỗ trợ khách hàng có cố xảy Một số khách sạn bảo vệ kiêm ln vị trí trơng giữ xe, vận chuyển hành lý mở cửa xe cho khách 1.4 Loại hình tổ chức: - Công ty tư nhân, tổng giám đốc người làm chủ chịu trách nhiệm, có quyền định hoạt động, định khách sạn Vốn từ doanh thu, vốn chủ sở hữu Khơng có tư cách pháp nhân, thực đầy đủ nghĩa vụ đóng thuế với Nhà nước - Cơ cấu tổ chức khách sạn: Giám đốc điều hành Thư ký Trưởng phận lễ tân - kinh doanh Trưởng phận buồng phòng NV kinh doanh – đặt phòng, lễ tân, hành lý, lái xe NV buồng, giặt là, kỹ thuật điện nước Trưởng phận F&S Bếp (bếp trưởng, bếp chính, phụ bếp, tạp vụ) Dịch vụ (Quản lý giám sát, NV phục vụ) Trưởng phận kế toán- nhân NV hành nhân sự, kế tốn, thu mua, bảo vệ 1.5 Nhiệm vụ: - Xây dựng trình phê duyệt tổ chức thực kế hoạch phát triển toàn diện bước nâng cao chất lượng phục vụ nhanh, kịp thời, khách hàng - Điều hành khách sạn, đảm bảo cung cấp dịch vụ tốt Nhân viên phận hoạt động hiệu quả, tối ưu chi phí, hoàn thành mục tiêu cam kết với ban quản lý - Tổ chức quản lý vận hành dịch vụ khác; cải tiến, nâng cao chất lượng phục vụ - Phát triển mối quan hệ tốt với phân khúc thị trường mục tiêu mình, đồng thời xác định thị trường để khai thác - Quản lý sở vật chất phương tiện, trang thiết bị khách sạn theo dõi tình hình sở vật chất để kịp thời sửa chữa thay bị xuống cấp hỏng hóc - Kết hợp chặt chẽ với công an địa phương để thực có hiệu biện pháp bảo vệ an ninh, an tồn tránh tình xấu xảy Sứ mệnh tầm nhìn hệ thống thông tin quản lý ‐ Mục tiêu dài hạn mang tính chiến lược: o Phát triển khách sạn ngày đại, tân tiến hệ thống quản lý dịch vụ khách sạn để đưa đến cho khách hàng trải nghiệm thoải mái tốt o Trong 10 năm tới, mở thêm chi nhánh địa điểm du lịch tiếng Hà Nội tỉnh thành lân cận ‐ Mục tiêu ngắn hạn: o Doanh thu ngày tăng trưởng theo quý, năm o Đào tạo nhân ngày chuyên nghiệp, lịch sự, linh hoạt, trách nhiệm o Rút ngắn quy trình check-in, check-out o Phản hồi khách hàng khách sạn đạt 90% tích cực Với mục tiêu dài hạn mở thêm chi nhánh với lượng khách du lịch đến với khách sạn ngày tăng cao việc quản lý ứng dụng excel có sẵn gặp nhiều vấn đề, gây nhiều trở ngại công tác quản lý ban quản lý Do đó, việc xây dựng phát triển cần thiết, giúp nhân viên dễ dàng thực nghiệp vụ, đảm bảo thơng tin khách hàng xác, bảo mật, đồng thời ban quản lý khách sạn quản lý chặt chẽ, kịp thời công việc khách sạn Thực trạng Hệ thống thông tin quản lý 3.1 Thực trạng sở vật chất Khách sạn VENUS có diện tích 200𝑚2 , gồm 10 tầng hầm để xe Khách sạn có tất 20 phịng, bao gồm phịng đơn, phịng đơi phịng ba, với hệ thống nước, đèn chiếu sáng đồ nội thất cao cấp, góp phần tạo nên quan trọng, tinh tế thời gian khách hàng nghỉ ngơi Khách sạn có nơi ăn uống nằm tầng 1, du khách đến hướng dẫn thưởng thức nhiều ăn ngon mang đậm nét ẩm thực Việt Nam Bên cạnh đó, khách sạn cịn có phịng spa với thiết bị đại đem đến cho khách hàng phút giây thư giãn - Bảng giá phịng cơng bố Khách sạn VENUS Loại Hạng Hạng Superior Phịng đơn Phịng đơi Phịng ba (1 người) (2 người) (3 người) 650.000 VND 750.000 VND 900.000 VNĐ Hạng Deluxe 850.000 VND 950.000 VND 1.050.000 VND Hạng Luxury 950.000 VND 1.150.000 VND 1.350.000 VND * Giá phòng bao gồm: ● Ăn sáng Buffet/ Tự chọn (với nhiều ăn đặc sắc Hà Nội Phở, B ún Thang, Bánh Thanh Trì…) ● Hóa đơn đỏ ● Nước suối, trà, café miễn phí ● Nước uống miễn phí: Nóng/Lạnh sảnh - Dịch vụ khách sạn: ● Dịch vụ giặt ● Dịch vụ xe đưa đón sân bay ● Nhà hàng ● Dịch vụ - Bảng giá bồi thường thiệt hại phòng DANH MỤC GIÁ (Đơn vị: VNĐ) DANH MỤC GIÁ (Đơn vị: VNĐ) Điều khiển TV/điều hòa 500.000 Gương Đèn ngủ 600.000 Chăn 800.000 Điện thoại bàn 200.000 Gối 100.000 Máy sấy tóc 800.000 Ga 300.000 1.000.000 3.2 Thực trạng việc việc đăng ký thuê phòng sử dụng dịch vụ - Quy Trình check in khách sạn Khi khách đến thuê phòng, lễ tân kiểm tra xem phòng trống báo với khách hàng thông báo loại phòng khách ở, giá, khuyến mãi, phương thức toán dịch vụ kèm theo Khi khách đồng ý, thông báo cho phận liên quan để chuẩn bị phịng đón khách Xin thơng tin cá nhân, mượn giấy tờ tùy thân để làm thủ tục nhận phòng Yêu cầu khách ký xác nhận đặt phòng giao chìa khóa phịng cho khách - Quy trình th phòng sử dụng dịch vụ khách sạn ● Khách hàng lựa chọn loại hình dịch vụ, thời gian sử dụng xem bảng báo giá phịng Sau đó, liên hệ với phận lễ tân để đăng ký dịch vụ ● Lễ tân xác nhận thông tin khách hàng thông tin dịch vụ Khách hàng xác nhận tiến hành đăng ký - Quy Trình check out khách sạn ● Hỏi số phịng khách trả, nhận lại chìa khóa báo lại với phận liên quan để kiểm tra phòng Kiểm trả lại dịch vụ khách sử dụng (nếu có) ● Sau nhận thông báo phận buồng tình trạng phịng dịch vụ khách sử dụng Lập hóa đơn tốn chuyển cho khách để kiểm tra lại ● Thực toán Nếu cơng ty tốn u cầu khách ký xác nhận, hóa đơn lưu lại hóa đơn để làm thủ tục tốn với cơng ty ● Nhận lại chìa khóa phịng, trả khách giấy tờ tùy thân, đồ gửi, bưu kiện, thư (nếu có) Nếu khách tốn trực tiếp đóng dấu “Đã tốn” vào hóa đơn đưa lại cho khách ● Nếu khách làm làm hư hỏng tài sản phòng, phận buồng báo với quản lý đến để xem xét, bảo lưu lập biên Đồng thời, hỗ trợ thay đồ đạc phòng cho khách 3.3 Thực trạng việc quản lý đăng ký thuê phòng sử dụng dịch vụ - Ban quản lý vào số liệu tổng hợp file excel để tổng hợp, báo cáo doanh thu lên cấp - Quản lý phòng trống lễ tân: lễ tân muốn kiểm tra phòng trống thời gian dài để xem lại sổ sách - Ban giám đốc muốn quản lý khách hàng phải thông qua trung gian, thiếu chuyên nghiệp dẫn đến hiệu quản lý thấp