Thông tin chung về dự án - Tên dự án: Xây dựng hệ thống thông tin quản lý việc thuê phòng và sử dụng dịch vụ của khách hàng tại khách sạn Venus - Mục đích: ● Xây dựng hệ thống mới hỗ trợ
Thông tin chung về dự án
- Tên dự án: Xây dựng hệ thống thông tin quản lý việc thuê phòng và sử dụng dịch vụ của khách hàng tại khách sạn Venus
Xây dựng một hệ thống mới nhằm hỗ trợ Ban giám đốc trong việc quản lý khách hàng tại khách sạn, giúp khắc phục những nhược điểm hiện tại Hệ thống này sẽ được thiết kế phù hợp với yêu cầu về thời gian, chi phí và nguồn nhân lực, đảm bảo hiệu quả trong quản lý và nâng cao trải nghiệm khách hàng.
Hệ thống quản lý khách sạn hiện đại mang lại nhiều lợi ích, bao gồm khả năng xử lý thông tin hiệu quả và đáp ứng nhanh chóng các yêu cầu từ Ban giám đốc Điều này giúp xây dựng một hệ thống quản lý chính xác, ổn định và an toàn, phù hợp với xu hướng phát triển hiện đại.
● Tiết kiệm chi phí vận hành khách sạn trong tương lai: tinh giản biên chế nhân viên, giảm chi phí hoạt động
- Cơ quan đầu tư: Khách sạn Venus
- Cơ quan chủ trì: Nhóm 5 - PTHTTTQL
- Kinh phí dự kiến: 276.050.000 VND
- Nguồn kinh phí: Quỹ đầu tư xây dựng phát triển của khách sạn VENUS
- Thời gian: Trong vòng 15 tuần
Thực trạng Hệ thống thông tin của tổ chức
Mô tả về tổ chức: Khách sạn VENUS
1.1 Địa chỉ: 696 Lạc Long Quân, phường Nhật Tân, quận Tây Hồ, Hà Nội
Khách sạn VENUS tọa lạc bên bờ Hồ Tây trên con đường Lạc Long Quân, Nhật Tân,
− Mục tiêu dài hạn mang tính chiến lược:
Khách sạn ngày càng được phát triển hiện đại và tân tiến, với hệ thống quản lý cùng các dịch vụ tối ưu nhằm mang đến cho khách hàng những trải nghiệm thoải mái và tốt nhất.
• Trong 10 năm tới, mở thêm các chi nhánh mới tại các địa điểm du lịch nổi tiếng tại HN và các tình thành lân cận
Mục tiêu ngắn hạn của chúng tôi bao gồm việc tăng trưởng doanh thu theo quý và năm, nâng cao chất lượng đào tạo nhân sự để trở nên chuyên nghiệp, lịch sự, linh hoạt và có trách nhiệm Chúng tôi cũng hướng đến việc rút ngắn quy trình check-in và check-out, đồng thời phấn đấu để đạt được 90% phản hồi tích cực từ khách hàng về dịch vụ của khách sạn.
- Chức năng chung của khách sạn:
• Tạo không gian lưu trú tiện nghi, thoải mái, đáp ứng các nhu cầu cơ bản, đa dạng theo khả năng tài chính của khách hàng
Trong quá trình quản lý khách sạn, việc thiết lập quy tắc cho từng bộ phận như lễ tân, phòng nghỉ và ẩm thực là rất quan trọng Điều này bao gồm việc lập báo cáo tài chính và theo dõi thu - chi ngân sách liên quan đến các hoạt động chung của khách sạn.
- Chức năng của từng bộ phận:
Bộ phận lễ tân đóng vai trò quan trọng trong việc tiếp đón và tạo ấn tượng tốt đẹp cho khách hàng khi lưu trú tại khách sạn Đây là cầu nối giữa khách hàng và các bộ phận khác trong khách sạn, giúp cải thiện trải nghiệm của khách Để xây dựng chiến lược kinh doanh hiệu quả, việc phát huy vai trò của bộ phận lễ tân là rất cần thiết, vì họ cung cấp thông tin quý giá và phản hồi tích cực từ khách hàng.
Bộ phận buồng phòng đóng vai trò quan trọng trong việc cung cấp dịch vụ chất lượng cao cho khách hàng Nhiệm vụ của bộ phận này bao gồm việc duy trì không gian sạch sẽ và thoải mái trong khách sạn, cũng như chuẩn bị các vật dụng cần thiết cho khách trong suốt thời gian lưu trú.
Bộ phận nhà hàng tại khách sạn đảm nhiệm việc cung cấp dịch vụ ăn uống cho khách hàng và quản lý chi phí liên quan Ba hoạt động chính của bộ phận này bao gồm chế biến thực phẩm, quản lý lưu thông thực phẩm và tổ chức phục vụ ăn uống hiệu quả trong khách sạn.
Bộ phận kế toán – tài chính đóng vai trò quan trọng trong việc xác định chiến lược tài chính cho khách sạn Họ chịu trách nhiệm tìm kiếm nguồn vốn, theo dõi và quản lý sổ sách thu chi, từ đó cung cấp báo cáo chính xác cho đơn vị quản lý Điều này giúp người quản lý khách sạn nắm bắt tình hình kinh doanh một cách rõ ràng và hiệu quả.
Bộ phận nhân sự đóng vai trò quan trọng trong việc tuyển dụng và quản lý nhân viên cho khách sạn, đảm bảo sắp xếp nhân sự phù hợp với từng công việc cụ thể.
Bộ phận kỹ thuật trong khách sạn có nhiệm vụ quản lý và giám sát hệ thống trang thiết bị để đảm bảo hoạt động hiệu quả Họ cũng chịu trách nhiệm lắp đặt các thiết bị mới như âm thanh và trang trí sân khấu nhằm phục vụ cho các sự kiện.
Bộ phận an ninh tại khách sạn đóng vai trò quan trọng trong việc bảo vệ tài sản của khách hàng và khách sạn Họ không chỉ thực hiện nhiệm vụ tuần tra và canh gác mà còn hỗ trợ khách hàng trong các tình huống khẩn cấp Ngoài ra, một số khách sạn còn giao cho bộ phận bảo vệ nhiệm vụ trông giữ xe, vận chuyển hành lý và mở cửa xe cho khách, góp phần nâng cao trải nghiệm dịch vụ.
- Cơ cấu tổ chức khách sạn:
Xây dựng quy trình phê duyệt và triển khai kế hoạch phát triển toàn diện nhằm nâng cao chất lượng phục vụ một cách nhanh chóng, kịp thời và chính xác theo nhu cầu của khách hàng.
Điều hành khách sạn hiệu quả là yếu tố then chốt để cung cấp dịch vụ tốt nhất cho khách hàng Nhân viên các bộ phận cần hoạt động một cách đồng bộ và hiệu quả, nhằm tối ưu hóa chi phí và đảm bảo hoàn thành các mục tiêu đã cam kết với ban quản lý.
- Tổ chức quản lý và vận hành các dịch vụ khác; cải tiến, nâng cao chất lượng phục vụ
- Phát triển mối quan hệ tốt hơn với phân khúc thị trường mục tiêu của mình, đồng thời xác định các thị trường mới để khai thác
Sứ mệnh và tầm nhìn của hệ thống thông tin quản lý mới
‐ Mục tiêu dài hạn mang tính chiến lược:
Trưởng bộ phận lễ tân - kinh doanh
Trưởng bộ phận buồng phòng
NV kinh doanh – đặt phòng, lễ tân, hành lý, lái xe
NV buồng, giặt là, kỹ thuật điện - nước
Bếp (bếp trưởng, bếp chính, phụ bếp, tạp vụ)
Dịch vụ (Quản lý giám sát, NV phục vụ)
Trưởng bộ phận kế toán- nhân sự
Ngành hành chính nhân sự, kế toán, thu mua và bảo vệ đóng vai trò quan trọng trong việc phát triển khách sạn hiện đại và tân tiến Hệ thống quản lý và dịch vụ khách sạn được cải thiện nhằm mang đến trải nghiệm thoải mái và tốt nhất cho khách hàng Trong 10 năm tới, kế hoạch mở rộng thêm các chi nhánh mới tại các địa điểm du lịch nổi tiếng ở Hà Nội và các tỉnh lân cận sẽ được thực hiện.
Mục tiêu ngắn hạn của chúng tôi bao gồm việc tăng trưởng doanh thu theo quý và năm, đào tạo nhân sự để trở nên chuyên nghiệp, lịch sự, linh hoạt và có trách nhiệm Chúng tôi cũng hướng tới việc rút ngắn quy trình check-in và check-out, đồng thời đảm bảo rằng 90% phản hồi của khách hàng về khách sạn là tích cực.
Với mục tiêu mở rộng chi nhánh và đáp ứng lượng khách du lịch ngày càng tăng, việc quản lý khách sạn bằng ứng dụng Excel hiện tại gặp nhiều khó khăn và cản trở Do đó, việc xây dựng và phát triển một hệ thống quản lý mới là cần thiết, giúp nhân viên thực hiện công việc dễ dàng hơn, đảm bảo thông tin khách hàng chính xác và bảo mật Đồng thời, ban quản lý khách sạn có thể quản lý hiệu quả và kịp thời các hoạt động của khách sạn.
Thực trạng về Hệ thống thông tin quản lý
3.1 Thực trạng về cơ sở vật chất
Khách sạn VENUS có diện tích 200m², gồm 10 tầng và hầm để xe, cung cấp 20 phòng nghỉ đa dạng từ phòng đơn đến phòng ba với hệ thống nước, đèn chiếu sáng và nội thất cao cấp, tạo nên không gian tinh tế cho khách hàng Tầng 1 của khách sạn là khu vực ăn uống, nơi du khách có thể thưởng thức nhiều món ăn đặc sắc của ẩm thực Việt Nam Ngoài ra, khách sạn còn sở hữu phòng spa hiện đại, mang đến cho khách hàng những phút giây thư giãn tuyệt vời.
- Bảng giá phòng công bố của Khách sạn VENUS
(3 người) Hạng Superior 650.000 VND 750.000 VND 900.000 VNĐ
Hạng Deluxe 850.000 VND 950.000 VND 1.050.000 VND
Hạng Luxury 950.000 VND 1.150.000 VND 1.350.000 VND
* Giá phòng đã bao gồm:
● Ăn sáng Buffet/ Tự chọn (với nhiều món ăn đặc sắc của Hà Nội như Phở, B ún Thang, Bánh cuốn Thanh Trì…)
● Nước suối, trà, café miễn phí
● Nước uống miễn phí: Nóng/Lạnh ở sảnh
● Dịch vụ xe đưa đón sân bay
- Bảng giá bồi thường các thiệt hại trong phòng
(Đơn vị: VNĐ) DANH MỤC GIÁ
(Đơn vị: VNĐ) Điều khiển TV/điều hòa 500.000 Gương 1.000.000 Đèn ngủ 600.000 Chăn 800.000 Điện thoại bàn 200.000 Gối 100.000
3.2 Thực trạng về việc việc đăng ký thuê phòng và sử dụng dịch vụ
- Quy Trình check in khách sạn
Khi khách đến thuê phòng, lễ tân sẽ kiểm tra tình trạng phòng trống và thông báo cho khách về loại phòng, giá cả, khuyến mãi, phương thức thanh toán cùng các dịch vụ đi kèm Sau khi khách đồng ý, lễ tân sẽ thông báo cho bộ phận liên quan để tiến hành thủ tục nhận phòng, yêu cầu khách ký xác nhận đặt phòng và sau đó giao chìa khóa phòng cho khách.
- Quy trình thuê phòng và sử dụng các dịch vụ tại khách sạn
Khách hàng có thể chọn loại hình dịch vụ và thời gian sử dụng bằng cách xem bảng báo giá tại phòng Sau khi lựa chọn, vui lòng liên hệ với bộ phận lễ tân để tiến hành đăng ký dịch vụ.
● Lễ tân xác nhận thông tin khách hàng và thông tin dịch vụ Khách hàng sẽ xác nhận và tiến hành đăng ký
- Quy Trình check out khách sạn
Hãy hỏi số phòng khách để trả chìa khóa và thông báo cho bộ phận liên quan nhằm kiểm tra phòng Đồng thời, kiểm tra lại các dịch vụ mà khách đã sử dụng (nếu có).
Sau khi nhận thông báo từ bộ phận buồng về tình trạng phòng và các dịch vụ đã sử dụng, chúng tôi sẽ lập hóa đơn thanh toán và chuyển cho khách hàng để họ kiểm tra lại.
Để thực hiện thanh toán, nếu công ty đứng ra thanh toán, khách hàng cần ký xác nhận và hóa đơn Đồng thời, hãy lưu giữ hóa đơn để hoàn tất thủ tục thanh toán với công ty.
Khi khách trả phòng, hãy nhận lại chìa khóa và trả lại giấy tờ tùy thân, đồ gửi, bưu kiện, cũng như thư (nếu có) Nếu khách đã thanh toán trực tiếp, hãy đóng dấu “Đã thanh toán” lên hóa đơn và trả lại cho khách.
Nếu khách hàng làm hư hỏng hoặc mất tài sản trong phòng, bộ phận buồng sẽ thông báo cho quản lý để xem xét và lập biên bản Đồng thời, bộ phận này cũng sẽ hỗ trợ khách hàng trong việc thay thế đồ đạc mới trong phòng.
3.3 Thực trạng về việc quản lý đăng ký thuê phòng và sử dụng dịch vụ
- Ban quản lý sẽ căn cứ vào số liệu được tổng hợp trên file excel để tổng hợp, báo cáo doanh thu lên cấp trên
- Quản lý phòng trống của lễ tân: mỗi khi lễ tân muốn kiểm tra phòng trống đều mất thời gian dàiđể xem lại sổ sách.
- Ban giám đốc muốn quản lý khách hàng phải thông qua trung gian, thiếu chuyên nghiệp dẫn đến hiệu quả quản lý thấp.
Những vấn đề, cơ hội và giải pháp Hệ thống thông tin quản lý
Trong trường hợp xảy ra sự cố như mất điện hoặc cháy nổ đột ngột, hệ thống máy tính có thể bị tắt, dẫn đến việc thông tin chưa kịp lưu trữ sẽ bị mất Điều này không chỉ gây ra sự lãng phí thời gian mà còn tốn công sức trong việc nhập liệu lại thông tin.
Lưu trữ thông tin bằng phương pháp thủ công và Excel làm giảm khả năng giám sát của ban giám đốc khi không có mặt trực tiếp, dẫn đến rủi ro về bảo mật Điều này có thể xảy ra khi nhân viên vô tình rò rỉ thông tin hoặc nhập sai lệch dữ liệu.
Trong mùa du lịch cao điểm, nhu cầu thuê phòng tăng mạnh, dẫn đến việc đăng ký thủ tục trở nên tốn thời gian và khó khăn trong việc xác định phòng trống Sự lộn xộn trong quản lý cùng với số lượng nhân viên hạn chế để hướng dẫn xác nhận thủ tục khiến khách hàng phải chờ đợi lâu, tạo ra tâm lý mệt mỏi cho cả hai bên.
Nhu cầu thông tin về tình trạng phòng khách sạn hiện tại chưa được đáp ứng kịp thời, dẫn đến việc thực hiện thủ công lãng phí thời gian Thông tin quản lý không đa dạng và khả năng bảo mật thấp khiến việc tra cứu và tìm kiếm thông tin trở nên khó khăn và tốn thời gian.
Khi khách hàng hoàn tất dịch vụ và trả phòng đã thuê, họ cần phải thực hiện lại quy trình đăng ký nếu muốn thuê tiếp, điều này gây tốn thời gian do không lưu trữ thông tin khách hàng.
- Nguồn nhân lực có kinh nghiệm, hiểu rõ các quy trình trong quản lý
- Ban lãnh đạo, quản lý có mong muốn thay đổi, hoàn thiện hệ thống cũng như việc quản lý phòng, khách hàng và các dịch vụ của khách sạn
Nhu cầu của khách hàng, bao gồm cả du khách nội địa và quốc tế, đang gia tăng mạnh mẽ Điều này đi kèm với sự đa dạng về tiện ích và dịch vụ, tạo ra yêu cầu cần thiết cho một hệ thống quản lý toàn diện.
- Với sự tiến bộ, phát triển của khoa học công nghệ thì việc tin học hóa quản lý khách sạn không phải là vấn đề khó thực hiện
4.3 Giải pháp hệ thống thông tin:
- Đầu tiên, phải có nguồn tài trợ kinh phí dồi dào từ quỹ đầu tư xây dựng phát triển của khách sạn
Kế hoạch xây dựng hệ thống cần được xác định rõ ràng, bao gồm việc xác định các yêu cầu cần thiết và chú trọng đến kỹ năng cũng như kinh nghiệm của đội ngũ thực hiện Điều này sẽ giúp tránh những vấn đề không mong muốn xảy ra trong quá trình triển khai.
- Sau đó, xây dựng hệ thống thông tin quản lý phòng thuê, khách hàng và dịch vụ
- Cuối cùng là đào tạo nguồn cán bộ chuẩn bị cho vận hành hệ thống.
Quy mô của hệ thống thông tin quản lý
- Quản lý chi nhánh: Ban quản lý có quyền quản lý thông tin dịch vụ phòng của từng chi nhánh và quản lý nhân viên
- Quản lý khách hàng: thông tin khách hàng, thông tin phòng và các dịch dụ khách hàng sử dụng
- Quản lý phòng: thông tin của từng phòng (số người, giá phòng) và tình trạng phòng (trống, không trống)
- Quản lý dịch vụ: thông tin của các dịch vụ mà khách sạn cung cấp (tên dịch vụ, giá dịch vụ).
Các hoạt động của dự án Phát triển hệ thống thông tin
6.1 Lập kế hoạch để hình dung được tất cả các hoạt động phải làm trong việc phát triển hệ thống này
6.2 Khảo sát, phỏng vấn để thu thập thông tin về thực trạng khách du lịch và mong muốn của ban quản lý khách sạn
Trao đổi trực tiếp với Ban giám đốc và quản lý khách sạn là cần thiết để hiểu rõ mong muốn về hệ thống mới cũng như các vấn đề tồn tại trong hệ thống quản lý cũ Cần xác định rõ thời gian phát triển hệ thống và giá thành phù hợp với yêu cầu của ban quản lý.
6.3 Nghiên cứu tổng quan về khách sạn và hệ thống quản lý hiện tại
Nghiên cứu hồ sơ và tài liệu nhằm xác định thiếu sót của hệ thống cũ, từ đó tìm ra các điểm cần phát triển và hình dung giải pháp thông qua dự án mới Sau khi xác định đối tượng sử dụng, cần viết báo cáo tổng hợp để đề xuất phương án cho giai đoạn tiếp theo.
6.4 Xây dựng mô hình và đánh giá khả thi của việc phát triển hệ thống mới
Dựa vào kết quả điều tra, chúng ta có thể xây dựng một mô hình vật lý cho hệ thống, từ đó hình dung rõ ràng mô hình thông tin và mô hình hoạt động của hệ thống quản lý phòng và khách hàng Đây là hoạt động quan trọng nhất trong quá trình phát triển và tối ưu hóa hệ thống.
Đánh giá khả thi của hệ thống quản lý khách sạn cần dựa trên các chỉ tiêu tổ chức, tài chính, con người, thời hạn xây dựng, kỹ thuật, môi trường và đạo đức kinh doanh Cụ thể, cần xem xét chi phí xây dựng hệ thống, khả năng quản lý và tiếp thu kỹ thuật mới của nhân viên, cũng như khả năng vận hành trôi chảy trong môi trường khách sạn Việc này giúp xác định liệu hệ thống quản lý có đáp ứng được các yêu cầu đề ra hay không.
6.5 Lập dự trù và kế hoạch triển khai hệ thống mới
Giai đoạn hình thành hợp đồng là bước quan trọng sau khi xác định tính khả thi của dự án phát triển hệ thống quản lý, trong đó các bên tham gia sẽ thỏa thuận các điều khoản sơ bộ để tiến tới việc ký kết hợp đồng chính thức.
Để đảm bảo quá trình mua sắm thiết bị diễn ra suôn sẻ, việc lập dự trù thiết bị là rất quan trọng Thời gian chuẩn bị thường kéo dài, vì vậy cần có sự dự trù sớm cho các thiết bị như máy tính, mạng lưới và các thiết bị ngoại vi đặc biệt Ngoài ra, việc chuẩn bị các phần mềm cần thiết như hệ điều hành, hệ quản trị cơ sở dữ liệu và ngôn ngữ lập trình cũng rất quan trọng để hỗ trợ nhân viên trong việc xây dựng hệ thống.
Dự trù kinh phí cho dự án bao gồm chi phí thiết bị và các chi phí phát sinh trong quá trình triển khai, được xác định dựa trên khối lượng công việc, số
6.6 Lập hồ sơ nhiệm vụ cho từng vị trí trong quá trình thiết kế HT quản lý khách sạn và khách hàng
Hồ sơ này xác định các chức năng cần thiết của hệ thống, bao gồm xử lý, quy trình quản lý, kỹ thuật và giao diện Đây là một phác thảo yêu cầu cho thiết kế hệ thống.
6.7 Thiết kế CSDL logic cho hệ thống mới
Thiết kế cơ sở dữ liệu (CSDL) bao gồm việc xây dựng các mô hình dữ liệu, xử lý dữ liệu, tạo báo cáo và quản lý các tệp Quá trình này dẫn đến việc nhập dữ liệu và xuất thông tin, với kết quả cuối cùng là mô hình khái niệm dữ liệu và quy trình xử lý hiệu quả.
6.8 Nêu ra và lựa chọn phương án trong các phương án giải quyết vấn đề về hệ thống quản lý
Để cụ thể hóa mô hình logic, cần xây dựng và lựa chọn các phương án khác nhau Sử dụng bảng có trọng số sẽ giúp đưa ra phương án tối ưu nhất Mỗi phương án chỉ là phác họa mô hình vật lý ban đầu, chưa phải là mô tả chi tiết.
6.9 Thiết kế vật lý trong hệ thống mới
Để xây dựng hệ thống quản lý khách sạn hiệu quả, cần tạo ra các đặc tả chi tiết về phần cứng, phần mềm, quy trình xử lý và các phương tiện thông tin vào ra Những đặc tả này phải đảm bảo đáp ứng đầy đủ các yêu cầu đã phân tích và phù hợp với khả năng thực tế của hệ thống.
Lựa chọn ngôn ngữ lập trình và hệ cơ sở dữ liệu phù hợp, tiến hành cài đặt các tệp cần thiết, viết các đoạn mã chung, và cuối cùng là phát triển chương trình cho từng đơn vị xử lý, đảm bảo đáp ứng các yêu cầu thiết kế.
6.11 Thử nghiệm và ghép nối hệ thống mới
Áp dụng kỹ thuật kiểm tra chương trình bằng cách tính tổng số tiền khách hàng đã đóng và so sánh kết quả với các số liệu đã được xử lý thủ công trước đó là rất quan trọng Mục tiêu cuối cùng là phát triển phần mềm đáp ứng đầy đủ các yêu cầu đã đề ra.
6.12 Hoàn thiện các tài liệu hệ thống quản lý
Hệ thống bao gồm hai đối tượng chính: người sử dụng và người phát triển Tài liệu dành cho người sử dụng cần được chuẩn bị chính thức bởi nhóm phát triển, trong đó một số thành viên cũng là người dùng Tài liệu này đóng vai trò quan trọng trong quá trình bàn giao hệ thống, với sự tham gia của các chuyên gia như nhà phân tích, nhà thiết kế, lập trình viên, quản lý dự án và chuyên gia cơ sở dữ liệu.
6.13 Cài đặt và đào tạo nhân sự khách sạn sử dụng HTTT
Bảng dự trù kinh phí
STT Công việc Thành tiền
(Đơn vị: VNĐ) Thời hạn giải ngân
Khảo sát, phỏng vấn để thu thập thông tin về thực trạng khách sạn và mong muốn của ban quản lý
3 Nghiên cứu tổng quan về khách sạn và hệ thống quản lý hiện tại 3.000.000
Xây dựng mô hình và đánh giá khả thi của việc phát triển hệ thống mới
5 Lập dự trù và kế hoạch triển khai hệ thống mới 5.000.000
Lập hồ sơ nhiệm vụ cho từng vị trí trong quá trình thiết kế
7 Thiết kế CSDL logic cho hệ thống mới 10.000.000
Nêu ra và lựa chọn phương án trong các phương án giải quyết vấn đề về HTQL
9 Thiết kế vật lý trong hệ thống mới 25.000.000
11 Thử nghiệm và ghép nối hệ thống mới 20.000.000
12 Hoàn thiện các tài liệu hệ thống quản lý 3.000.000
13 Cài đặt và đào tạo nhân sự khách sạn sử dụng HTTT 30.000.000
14 Vận hành và bảo trì HTTTQL 150.000.000
Đối tượng hưởng lợi và các lợi ích từ dự án
STT Tên đối tượng hưởng lợi Lợi ích từ dự án
Nhanh chóng nắm bắt tình hình khách hàng và hoạt động của khách sạn thông qua báo cáo từ hệ thống, giúp tiết kiệm thời gian đáng kể so với phương pháp truyền thống là chờ đợi báo cáo từ thư ký.
Dễ dàng theo dõi doanh thu thuê phòng hàng ngày, lịch sử giao dịch của khách hàng, doanh số nhân viên và công nợ khách sạn giúp quản lý đưa ra quyết định chiến lược và điều chỉnh kịp thời cho sự phát triển tương lai của khách sạn.
Chủ khách sạn và nhà quản lý có thể điều hành và theo dõi mọi hoạt động kinh doanh từ xa mà không cần có mặt tại khách sạn, nhờ vào phần mềm quản lý khách sạn.
- Dễ dàng nhập thông tin khách hàng, sửa, xóa, tra cứu khi có yêu cầu
Khi có đông khách đăng ký, việc tiết kiệm thời gian kiểm tra phòng trống trở nên quan trọng Quy trình sắp xếp phòng được xử lý nhanh chóng, giúp giảm thời gian tìm kiếm và hỗ trợ nhân viên tránh lúng túng trong việc kiểm soát lượng khách đông.
- Giảm các công việc giấy tờ và lưu trữ sổ sách, dữ liệu
Bộ phận tài chính - kế toán
Để quản lý hiệu quả doanh thu, việc theo dõi tình hình tài chính hiện tại của khách sạn là rất quan trọng Điều này giúp dễ dàng kết toán sổ sách và hạn chế sai sót khi báo cáo thông tin lên cấp trên khi có yêu cầu.
Sử dụng phần mềm quản lý phòng giúp dễ dàng truy cập thông tin về tình trạng phòng, cho phép nhanh chóng biết được phòng nào đã có khách và phòng nào còn trống Điều này giúp bộ phận dọn dẹp và sắp xếp phòng hoạt động hiệu quả hơn mà không cần phải chờ đợi thông tin từ lễ tân.
Bộ phận ẩm thực và khu bếp
Dễ dàng kiểm soát số lượng khách đặt đồ ăn để chuẩn bị thực đơn, giảm bớt sự thừa/thiếu trong khâu mua đồ
- Bảo mật được thông tin cá nhân, giảm bớt các thao tác, thủ tục trong khâu check-in, check-out, thanh toán
Chủ động trong mọi khía cạnh của chuyến đi, từ việc nhận phòng, đặt dịch vụ, chọn phòng đến trả phòng, mà không cần tiếp xúc trực tiếp với nhân viên.
Chi tiết các đối tượng hưởng lợi
Ban giám đốc Các bộ phận khác
Quản lý thuê/trả phòng X X X
Quản lý dịch vụ ăn uống X X X
Quản lý dịch vụ khác X X X X
Kết luận và kiến nghị
10.1 Đánh giá chung về dự án
Xu hướng chuyển đổi số trong quản lý khách sạn đang trở thành một vấn đề chiến lược quan trọng Hầu hết các doanh nghiệp trong ngành đã bắt đầu triển khai các giải pháp chuyển đổi số Dự án này không chỉ giúp giảm bớt khối lượng công việc giấy tờ mà còn thống nhất thông tin, mang lại hiệu quả cao hơn cho ban giám đốc.
Việc chuyển đổi số không chỉ nâng cao tính chuyên nghiệp trong hoạt động của khách sạn mà còn góp phần xây dựng niềm tin vững chắc từ phía khách hàng, cùng với sự phát triển của các khách sạn khác trong khu vực.
Dự án này có tính khả thi cao và thực tiễn lớn, mang lại lợi ích không chỉ cho ban lãnh đạo mà còn cho các phòng ban liên quan và khách hàng Việc sớm áp dụng dự án sẽ đem lại nhiều giá trị thiết thực.
Kinh doanh khách sạn theo phương thức truyền thống thường gặp nhiều khó khăn như thất thoát tài chính, báo cáo chậm và rủi ro trong quản lý sổ sách Do đó, việc lựa chọn và sử dụng phần mềm quản lý khách sạn là cần thiết để khắc phục những vấn đề này một cách hiệu quả, tiết kiệm thời gian và nâng cao hiệu quả quản lý.
10.2 Phương hướng mở rộng phát triển:
Trong thời gian tới, khách sạn cần áp dụng phần mềm để đồng bộ hóa thông tin giữa các phòng ban về số lượng và nhu cầu dịch vụ của khách hàng Việc khảo sát mong muốn của khách hàng sẽ giúp nâng cao chất lượng phục vụ một cách hiệu quả.
Nhiều doanh nghiệp khách sạn đã thành công về mặt kinh tế nhờ ứng dụng công nghệ thông tin, đây là một hình thức tiếp thị hiệu quả và tiết kiệm hơn so với quảng cáo truyền hình hay báo in Đầu tư vào kênh dịch vụ trực tuyến không chỉ giúp khách hàng trải nghiệm chất lượng dịch vụ của khách sạn mà còn quảng bá hình ảnh khách sạn đến du khách, từ đó tăng doanh thu một cách hiệu quả.
10.3 Kiến nghị với các cấp
Để nâng cao hiệu quả hoạt động, ban giám đốc cần chỉ đạo đầu tư kinh phí xây dựng phần mềm phù hợp với loại hình và tính chất khách sạn Chuyển đổi số là một thách thức lớn, đòi hỏi lãnh đạo và đội ngũ quản lý phải dám rời khỏi vùng an toàn để đưa ra những quyết định đột phá Chỉ khi thay đổi tư duy, khách sạn mới có thể tận dụng tối đa lợi ích từ chuyển đổi số và cạnh tranh hiệu quả với các đối thủ trong khu vực.
Để tối ưu hóa hiệu quả quản lý, các phòng ban cần chú trọng đào tạo và huấn luyện nhân viên thành thạo hệ thống mới Bên cạnh đó, khuyến khích mở rộng và phát triển hệ thống sẽ giúp tận dụng những lợi thế vượt trội so với phương pháp quản lý truyền thống.
BÁO CÁO PHÂN TÍCH HỆ THỐNG THÔNG TIN
Sơ đồ luồng thông tin (IFD)
Sơ đồ luồng dữ liệu (DFD)
Sơ đồ luồng dữ liệu mức 0
Sơ đồ luồng dữ liệu mức 1:
Quản lý thuê/trả phòng
Quản lý dịch vụ ăn uống
Quản lý dịch vụ khác
Quản lý báo cáo – thống kê
BÁO CÁO THIẾT KẾ LOGIC HỆ THỐNG
Chuẩn hóa dữ liệu 3NF
Phiếu đặt phòng
‐ số điện thoại /email /fax Email
‐ Số điện thoại /email /fax
Hóa đơn nhà hàng
- Tên hàng hóa, dịch vụ
- Số tiền bằng chữ (RS)
- Tên hàng hóa, dịch vụ
- Tên hàng hóa, dịch vụ
Hóa đơn dịch vụ
Hóa đơn thanh toán dịch vụ:
- Ngày sử dụng dịch vụ
Hóa đơn thanh toán dịch vụ:
Hóa đơn thanh toán dịch vụ:
Hóa đơn nhập nguyên liệu:
- Địa chỉ nhà cung cấp
- Tên nguyên liệu, hàng hóa (R)
- Số lượng theo chứng từ
Hóa đơn nhập nguyên liệu:
- Địa chỉ nhà cung cấp
- Số lượng theo chứng từ
Hóa đơn nhập nguyên liệu
- Địa chỉ nhà cung cấp
- Số lượng theo chứng từ
Tích hợp – Tạo cấu trúc bảng
Loại tệp giao dịch(nghiệp vụ) Loại tệp danh mục (tệp từ điển)
• Số điện thoại công ty
Chi tiết dịch vụ ăn uống
Hóa đơn thanh toán dịch vụ:
Chi tiết hóa đơn phòng:
Chi tiết hóa đơn dịch vụ khác
Hóa đơn nhập nguyên liệu
• Số lượng theo chứng từ
BÁO CÁO THIẾT KẾ VẬT LÝ NGOÀI CHO HỆ THỐNG