Phát triển hệ thống thông tin quản lý việc xuất nhập container theo ngày

Chuyên đề thực tập tốt nghiệp Đại học kinh tế quốc dân khoa tin học kinh tế báo cáo chuyên đề thực tập Họ tên sinh viên: Vũ Thành Huy Lớp: Tin học kinh tế 43C Họ tên giáo viên hớng dẫn: Kĩ s Bùi Thế Ngũ Họ tên cán hớng dẫn: Nguyễn Tú Anh Nơi thực tập: Công ty cổ phần hàng hải Hà nội Tên giao dịch quốc tế: Hanoi Maritime Holding Company Tên viết tắt: Marina Hanoi Địa giao dịch: Tầng 7_Ocean Park Bulding_Số 1_Đào Duy Anh_Thành phố Hà nội Số điện thoại: Email: 84-4-9425205/9425206/9425212 marina.han@fpt.com Hà Nội - 2005 Lời nói đầu Khoa Tin học kinh tế Trờng Đại học Kinh tế quốc dân đợc thành lập với nhiệm vụ đào tạo đội ngũ cán quy có trình độ đại học đại học tin học đáp ứng yêu cầu thời kỳ phát triển hội nhập đất nớc Đây Khoa Tin học kinh tế hệ thống trờng đại học Việt Nam Khoa đời kết trình phấn đấu liên tục bền bỉ nhiều hệ giáo viên Bộ môn xử lý thông tin trớc Bộ môn Tin học sau Việc ứng dụng tin học vào công tác quản lý doanh nghiệp Vũ Thành Huy Tin Học Kinh tế 43C Chuyên đề thực tập tốt nghiệp vừa nhỏ vấn đề quan trọng có ý nghĩa Hiện nay, lĩnh vực cần nhiều đến trợ giúp tin học lĩnh vực vận tải, mà cụ thể trình tự động hoá quy trình quản lý việc xuất nhập container cảng, bến bÃi theo ngày Mặc dù đà có vài sản phẩm phần mềm chuyên dụng cho công việc này, nhiên phát triển nghành vận tải đòi hỏi đổi công nghệ, chơng trình đà có tránh khỏi đợc thiếu sót gặp phải Vấn đề đặt cần phải có đợc điều chỉnh nâng cấp kịp thời công cụ tin học để hoàn thiện công việc Chính vậy, thời gian thực tập công ty cổ phần hàng hải, em đà định chọn đề tài Phát triển hệ thống thông tin quản lý Phát triển hệ thống thông tin quản lý việc xuất nhập container theo ngày Cần phải nói thêm công ty từ lâu đà sử dụng chơng trình phầm mềm chuyên dụng, nhiên có vài chỗ chơng trình cha đáp ứng đợc yêu cầu cán quản lý container Yêu cầu đặt cần phải tìm hiểu nâng cấp chơng trình cho đạt đợc hiệu qủa tốt cao chơng trình đà có công tác quản lý container Vì thời gian có hạn khả hạn chế nên chơng trình nhiều thiếu xót cha đợc nh ý muốn Rất mong đóng góp quý thầy cô bạn để chơng trình đợc hoàn thiện Đề tài bao gồm : Chơng 1: Tổng Quan Về Cơ Quan Thực Tập Và Định Hớng Đề Tài Nghiên Cứu Chơng 2: Các Vấn Đề Phơng Pháp Luận Cơ Bản Nghiên Cứu Hệ Thống Thông Tin Chơng 3: Những Kết Quả Đạt Đợc Trong Nghiên Cứu Chơng Trình Vũ Thành Huy Tin Học Kinh tế 43C Chuyên đề thùc tËp tèt nghiƯp Ch¬ng I tỉng quan vỊ c¬ quan thực tập định hớng đề tài nghiên cứu I Tổng quan quan thực tập Công ty cổ phần hàng hải Hà nội, đ ợc thành lập theo chứng nhận đăng ký kinh doanh ngày 19-11-1998 sở kế hoạch đầu t thành phố Hà nội Giám đốc công ty: Vũ Công T ờng Tổng số nhân viên: 244 ng ời Marina Hà Nội công ty thành viên, trực thuộc tổng công ty Hàng Hải Việt Nam, thuộc loại hình công ty cổ phần, với số vốn hoạt động dựa góp vốn tổ chức cá nhân, có phần số vốn góp nhà n ớc, mà đại diện tổng công ty hàng hải Việt Nam Ngành nghề kinh doanh: Dịch vụ cho thuê văn phòng khu siêu thị, vận tải đờng thủy đờng bộ, dịch vụ giao nhận kho vận hàng hoá, lai dắt tàu biển, bốc xếp hàng hoá container, xây dựng công trình giao thông, đại lý hàng hải, khai thác cảng kinh doanh bÃi container Ngoài văn phòng đặt Hà nội, công ty có chi nhánh văn phòng đại diện tỉnh, thành phố: - Chi nhánh thành phố Hồ Chí Minh - Chi nhánh thành phố Hải Phòng - Chi nhánh thành phố Hạ Long, tỉnh Quảng Ninh - Chi nhánh thành phố Vinh, tỉnh Nghệ An - Chi nhánh thành phố thành phố Cần Thơ, tỉnh Cần Thơ - Văn phòng đại diện Quảng NgÃi - Công ty TNHH, quản lý kinh doanh bất động sản Hà Nội Sơ đồ tổ chức Đại hội cổ đông Vũ Thành Huy Hội đồng quản trị Tin Học Kinh tế 43C Giám đốc công ty Chuyên đề thực tập tốt nghiệp Phó giám ®èc kinh doanh Phã gi¸m ®èc phơ tr¸ch phÝa Nam Phó giám đốc tài Phòng KD Phòng NVOCCPhòng thơng vụ Ban quản Phòng lý tàutài chính-kế Phòng hành toánchính-nhân Công ty quản lý bất động Chisản nhánh HN HPChi nhánh QNChi nhánh NA VP đại diện QN Chi nhánh HCM Chi nhánh CT Vũ Thành Huy Tin Học Kinh tế 43C Chuyên đề thực tập tốt nghiệp sơ đồ văn phòng Giám đốc Phó giám đốc kinh doanh Phó giám đốc tài chính-QMG Ban quản lý tàuhành chính-nhân Phòng kinh doanh Phòng thơng vụ Phòng NVOCC Phòng Phòng tài chính-kế toá -Sale-mkt t chức nhân - KÕ to¸n Chøng tõ Sale-mkt Kü tht vËtTỉ - Q hànghiểm đăng kiểm - Đội xe -Dịch vụ khách hàng-Thơng vụ -Dịch vụ khách -Bảo -Công nợ -Thơng vụ - Tiền lơng, bảo hiểm xà hội -Pháp chế -Giao nhận -Quản lý cổ phiếu cổ đô -Thi đua khen thởng -Đội xe -Logistic Vũ Thành Huy Tin Học Kinh tế 43C Chuyên đề thực tập tốt nghiệp chức nhiệm vụ A.Công ty Hoạt động lĩnh vực vận tải hàng hải, công ty có đội ngũ container đông đảo( gần 700), đội xe container( 30 chiếc) đội tàu chuyên dụng, đảm bảo chất l ợng an toàn hàng hoá suốt trình vận chuyển, vận chuyển thời gian, giao hàng địa điểm Với tuyến nớc chạy dọc từ bắc vào nam( Hải Phòng, Quảng Ninh, Đà Nẵng, Nghệ An, HCM, Cần Thơ, ), công ty đáp ứng đ ợc hầu hết yêu cầu vận chuyển hàng hóa nội địa từ phía khách hàng Ngoài ra, với liên kết với hÃng tàu vận tải hàng hải lớn châu giới, công ty mở rộng phạm vi hoạt động bên với cảng chung chuyển nh : KaoShung( Đài Loan), Hồng Kông, Hàn Quốc, Nhật Bản, để chuyên chở hàng hoá xuất nhập Ngoài ra, với chức công ty cổ phần hoạt động lĩnh vực hàng hải, công ty kinh doanh dịch vụ liên quan nh : cho thuê bÃi để container, lai dắt tàu biển, đại lý hàng hải cho hÃng tàu lớn, kinh doanh bất động sản, Hiện nay, toàn thể CBCNV công ty tích cực thực trì hệ thống quản lý chất l ợng theo tiêu chuẩn quốc tế: ISO 9001:2000 B Các phòng ban Phòng hành nhân * Chức năng: Phòng nhân sự- Hành chịu đạo trực tiếp giám đốc công ty, phòng chuyên môn, nghiƯp vơ tham m u, gióp viƯc cho héi ®ång quản trị, giám đốc công ty công tác hành chính- nhân - Là đầu mối tiếp nhận, chuyển giao, xử lý, l u trữ thông tin, văn toàn công ty; đầu mối quan hệ với quan hữu quan để thiết lập lịch công tác cho giám ban giám đốc -Thực công việc lĩnh vực hành chính, quản trị, nhân sự, thi đua khen th ởng, xây dựng nội quy, quy chế công ty * Nhiệm vụ: Vũ Thành Huy Tin Học Kinh tế 43C Chuyên đề thực tập tốt nghiệp - Xây dựng định hớng, chiến lợc phát triển, quản trị nguồn nhân lực đáp ứng nhu cầu phát mở rộng phát triển hoạt động sản xuất kinh doanh toàn công ty -Trực tiếp đạo, điều hành công tác tổng hợp, công tác cán bộ, lao động tiền l ơng - Thực công tác quản lý hành chính, văn th lu trữ công ty - Quản lý, điều phối xe ô tô văn phòng Hà nội để phục vụ công tác - Thực công tác thi đua, khen th ởng - Các nhiệm vụ công ty khác giám đốc công ty giao * Công tác nhân -Tham mu cho lÃnh đạo công tác định biên, tuyển dụng lao động phù hợp với kế hoạch sản xuất kinh doanh thời kỳ, xây dựng kế hoạch đào tạo, bồi d ỡng nâng cao nghiệp vụ cho CBCNV công ty - Quản lý hồ sơ tuyển dụng lao động vào công ty - Thực sách nhà n ớc, công ty quyền lợi nghĩa vụ ng ời lao động - Làm công tác bảo hộ lao động, xây dựng kế hoạch cấp phát bảo hiểm lao động - Tham mu cho lÃnh đạo công tác thi đua khen th ởng kỷ luật - Tham mu cho lÃnh đạo công tác xây dựng quy chế trả lơng, thởng, phơ cÊp, båi d ìng cịng nh viƯc sưa ®ỉi, bổ sung cho phù hợp với thời kỳ tÝnh chÊt c«ng viƯc - KiĨm tra, theo dâi, tËp hợp bảng xếp loại đơn vị - Tính lơng cho CBCNV theo định kỳ - Thống kê lao động, cập nhật thông tin tình hình lao động - Lập báo cáo lao động, tiền l ơng, bảo hiểm lao động, chế độ sách, báo cáo khác theo yêu cầu công ty - Soạn thảo nội quy an toàn lao động * Công tác hành Vũ Thành Huy Tin Học Kinh tế 43C Chuyên đề thực tập tốt nghiệp - Tham mu cho giám đốc việc xây dựng nội quy, xây dựng chức nhiệm vụ, quyền hạn chi nhánh, phòng ban, nh việc sửa đổi bổ sung phù hợp với phát triển công ty thời kỳ - KiĨm tra viƯc thùc hiƯn c¸c néi quy, quy chÕ công ty chức năng, nhiệm vụ đơn vị - Soạn thảo văn quản lý thuộc chức nhiệm vụ phòng - Trực văn phòng, điện thoại - Quản lý dấu, máy Fax, điện thoại, máy photocopy thiết bị khác văn phòng - Lu giữ văn quản lý công ty - Hớng dẫn khách vào làm việc công ty - Tiếp nhận phát hành công văn, giấy tờ giao dịch, fax, thông tin xác, kịp thời -Lên phơng án tổ chức mua sắm, quản lý thiết bị văn phòng, đồ ăn, đồ uống phục vụ đón khách họp công ty - Thống kê, lập kế hoạch mua văn phòng phẩm theo định kỳ, vật dụng khác đơn vị yêu cầu đ ợc đồng ý giám đốc - Lập sổ sách theo dõi, quản lý cấp phát văn phòng phẩm theo kế hoạch - Đề xuất biện pháp quản lý, sử dụng thiết bị văn phòng - Quản lý, điều hành lái xe, xe theo quy định công ty - Giám sát vệ sinh, an ninh công ty - Lên kế hoạch, bố trí trang thiết bị phòng chống cháy nổ, lập phơng án phòng chống cháy nổ - Thực quy định nhà n ớc, địa phơng công tác bảo vệ, an ninh, quân sự, phòng chống cháy nổ Phòng tài chính-kế toán Chức năng: Vũ Thành Huy Tin Học Kinh tế 43C Chuyên đề thực tập tốt nghiệp - Chịu đạo trực tiếp giám đốc công ty, phó giám đốc tài chính, tham mu cho hội đồng quản trị, giám đốc công ty công tác tài chính, kế toán, thống kê, báo cáo Nhiệm vụ: Công tác hạch toán kế toán, thống kê, báo cáo: - Phòng TC-KT có trách nhiệm ghi chép, hạch toán phản ánh xác, kịp thời, đầy đủ nghiệp vụ kinh tế phát sinh trình SXKD công ty - Theo dõi trực tiếp thu hồi công nợ, thực công tác toán đối nội toán quốc tế - Lập đầy đủ gửi hạn báo cáo kế toán, thống kê toán theo chế độ quy định - Kết hợp với phòng ban, theo dõi giám sát chặt chẽ hoá đơn, chứng từ hoạt động vận tải, mua sắm vật t , tài sản nh hoạt động khác có liên quan đến tài - Theo dõi, giám sát hoạt động TC-KT chi nhánh - Tổ chức phân tích hoạt động kinh tế công ty nhằm đánh giá sát tình hình kết hiệu SXKD Tham m u cho giám đốc phơng hớng, biện pháp nhằm tiết kiệm chi phí, nâng cao hiệu đồng vốn, khai thác sử dụng có hiệu nguồn vốn vào SXKD đảm bảo lợi nhuận công ty ngày tăng, - Bảo quản tài liệu, báo cáo liên quan đến hoạt động tài công ty; cung cấp số liệu, tài liệu cho quan có thẩm quyền theo phê chuẩn giám đốc công ty Công tác tài - Chuẩn bị phơng án, kế hoạch nguồn vốn đảm bảo đáp ứng kịp thời đầy đủ nhu cầu vốn cho SXKD - Tham mu cho giám đốc công ty việc xây dựng kế hoạch tài ngắn hạn dài hạn chiến l ợc lâu dài Phòng kinh doanh * Chức Phòng kinh doanh chịu đạo trực tiếp giám đốc công ty, phó giám đốc kinh doanh, tham m u, giúp việc cho giám đốc, phó giám đốc kế hoạch hoạt động SXKD, thị tr ờng, liên doanh, liên kết soạn thảo hợp ®ång kinh tÕ Vị Thµnh Huy Tin Häc Kinh tế 43C Chuyên đề thực tập tốt nghiệp * Nhiệm vụ: - Tiến hành hoạt động nghiên cứu thị tr ờng, thu thập, xử lý thông tin thị tr ờng nớc, nắm bắt yêu cầu khách hàng, tiếp cận soạn thảo hợp đồng kinh tế - Phân công, theo dõi, quản lý, đôn đốc việc thực hợp đồng kinh tế, nhằm đảm bảo cho chủ thể hợp đồng thực nghiêm túc điều khoản đà đ ợc ghi nội dung hợp đồng - Tham mu giúp giám đốc giải khiếu nại tranh chấp hợp đồng( có) nh tìm kiếm đối tác để đảm bảo hàng hoá đợc vận chuyển theo yêu cầu khách hàng - Tiến hành nghiên cứu hoạt động đối tác cạnh tranh nhằm đa biện pháp tăng c ờng khả cạnh tranh, mở rộng thị trờng, tìm kiếm khách hàng Đ a dự báo ngắn hạn, trung hạn dài hạn tình hình thị tr ờng hoạt động kinh doanh công ty - Tiếp nhận thông tin phản hồi khách hàng chất l ợng dịch vụ, giá từ phối hợp với phòng ban chức khác, đáp ứng nhu cầu ngày cao khách hàng - Tham mu cho giám đốc định h ớng thị trờng tơng lai - Thờng xuyên đôn đốc, kiểm tra công việc phòng ban chi nhánh trực thuộc, phát báo cáo giám đốc nguyên nhân làm ảnh hởng đến công việc kinh doanh công ty - Kiểm tra toàn hoá đơn, chứng từ liên quan đến hoạt động vận tải nội địa - Làm báo cáo định kỳ tháng, quý, năm Ban quản lý tàu * Chức năng: - Ban quản lý tàu làm tham m u cho hội đồng quản trị giám đốc lĩnh vực quản lý, điều hành, xây dựng phát triển đội tàu biển công ty - Trực tiếp tổ chức quản lý, khai thác đội tàu biển chuyên dụng công ty đầu t - Giúp việc cho hội đồng quản trị giám đốc việc quản lý, đạo thực yêu cầu an toàn hàng hải, chất l ợng thuyền viên theo tiêu chuẩn quốc gia qc tÕ Vị Thµnh Huy Tin Häc Kinh tÕ 43C