Nắm bắt đƣợc xu thế chung của thời đại, đồng thời với mô hình hoạt động thƣ viện truyền thống không còn đủ đáp ứng số lƣợng ngƣời dùng đông đảo cũng nhƣ yêu cầu ngày một cao, Trung tâm T
Tính cấp thiết của đề tài
Công nghệ thông tin và truyền thông đang phát triển mạnh mẽ, ảnh hưởng đến mọi lĩnh vực, đặc biệt là thông tin – thư viện, tạo ra cả cơ hội và thách thức Nhu cầu thông tin ngày càng cao yêu cầu các trung tâm thông tin – thư viện phải đáp ứng chất lượng thông tin cho người dùng Tự động hóa và hiện đại hóa công tác thông tin – thư viện là xu hướng tất yếu, đánh dấu cuộc cách mạng chuyển đổi từ thủ công sang hiện đại Chỉ với việc ứng dụng tự động hóa và công nghệ thông tin, chúng ta mới có thể nhanh chóng rút ngắn khoảng cách với các quốc gia khác, đặc biệt trong lĩnh vực tri thức.
Nhằm đáp ứng nhu cầu ngày càng cao của người dùng và xu thế chung của thời đại, Trung tâm Thông tin – Thư viện trường Đại học Hà Nội đã đầu tư xây dựng cơ sở vật chất kỹ thuật hiện đại hóa toàn bộ thư viện Việc ứng dụng công nghệ thông tin trong hoạt động của Trung tâm không chỉ giải quyết các vấn đề hiện tại mà còn đảm bảo sự tồn tại và phát triển bền vững của thư viện, phù hợp với xu hướng phát triển của ngành Thông tin – Thư viện hiện nay.
Trong thời gian thực tập tại Trung tâm, tôi đã tìm hiểu về tự động hóa hoạt động thông tin - thư viện Tôi chọn đề tài “Tự động hóa hoạt động thông tin - thư viện của Trung tâm Thông tin - Thư viện trường Đại học Hà Nội – Thực trạng và giải pháp” cho khóa luận tốt nghiệp của mình.
Tình hình nghiên cứu
Tự động hoá (TĐH) là yếu tố quan trọng trong sự phát triển của hoạt động thông tin - thư viện hiện nay, nhưng nghiên cứu về vấn đề này vẫn còn hạn chế Tình trạng TĐH tại Việt Nam hiện nay cho thấy nhiều bất cập, khi mà thư viện chưa thực sự TĐH hoặc chỉ TĐH một phần trong các khâu như biên mục, tra cứu và phục vụ bạn đọc Các đề tài nghiên cứu chủ yếu chỉ đề cập đến những khía cạnh cụ thể mà chưa xây dựng được mô hình TĐH thư viện toàn diện Việc áp dụng công nghệ thông tin, đầu tư trang thiết bị hiện đại và đào tạo nguồn nhân lực cho TĐH vẫn chưa được nghiên cứu một cách sâu sắc, mà chỉ dừng lại ở từng vấn đề riêng lẻ trong toàn bộ hệ thống.
Trong bài viết này, tôi sẽ không tập trung vào một giai đoạn cụ thể nào trong quá trình tự động hóa (TĐH) tại thư viện, mà sẽ nghiên cứu toàn bộ chu trình TĐH diễn ra tại Trung tâm Thông tin – Thư viện trường Đại học Hà Nội.
Đối tƣợng và phạm vi nghiên cứu
Đối tƣợng nghiên cứu
Vấn đề TĐH tại Trung tâm thông qua công tác thực hiện TĐH của Trung tâm.
Phạm vi nghiên cứu
Nghiên cứu này tập trung vào việc tổ chức và triển khai ứng dụng công nghệ thông tin tại Trung tâm Thông tin – Thư viện trường Đại học Hà Nội trong bối cảnh hiện tại.
Phương pháp nghiên cứu
Trong quá trình thực hiện đề tài đã sử dụng các phương pháp sau:
Dựa trên nền tảng chủ nghĩa duy vật biện chứng và hệ thống các quan điểm của Chủ nghĩa Mác – Lê nin cũng như tư tưởng Hồ Chí Minh, chúng ta có thể hiểu rõ hơn về các nguyên tắc cơ bản trong việc phát triển tư duy và hành động trong xã hội Chủ nghĩa duy vật biện chứng cung cấp phương pháp luận khoa học, trong khi Chủ nghĩa Mác – Lê nin và tư tưởng Hồ Chí Minh đóng vai trò quan trọng trong việc định hướng phát triển lý luận và thực tiễn.
+ Thu thập thông tin: sử dụng 02 phương pháp:
Phương pháp nghiên cứu tài liệu bao gồm việc đọc và phân tích các nghiên cứu của các chuyên gia và nhà khoa học đã tìm hiểu về vấn đề này Từ đó, chúng ta có thể rút ra những đánh giá và quan điểm chung, giúp hiểu rõ hơn về chủ đề đang được nghiên cứu.
Trong quá trình thực tập kéo dài hai tháng tại Trung tâm, phương pháp quan sát được áp dụng để thu thập dữ liệu một cách khách quan Quan sát được thực hiện từ hai góc độ: cán bộ thư viện làm việc trực tiếp và người sử dụng thư viện Qua việc theo dõi chu trình tự động hóa tại Trung tâm, từ khâu bổ sung, biên mục, xử lý đến phân phối dịch vụ cho bạn đọc, những lợi ích mà người dùng tin nhận được đã được ghi nhận Từ đó, các số liệu liên quan đến vấn đề nghiên cứu đã được thống kê một cách chi tiết.
Tài liệu tôi thu thập chủ yếu dưới dạng văn bản cụ thể và số liệu thống kê qua quan sát Do đó, việc xử lý thông tin được thực hiện chủ yếu bằng phương pháp định tính, trong đó người viết đưa ra phán đoán về bản chất các sự kiện và thể hiện mối liên hệ logic giữa các sự kiện và các phân hệ trong hệ thống sự kiện được xem xét.
Những đóng góp của đề tài
Nghiên cứu này nhằm xây dựng một mô hình tổng quát cho việc triển khai công tác tổ chức và phát triển tại Trung tâm Thông tin - Thư viện trường Đại học Hà Nội, đồng thời áp dụng cho các cơ quan thông tin - thư viện khác.
Khóa luận này nghiên cứu lợi ích của tự động hóa trong hoạt động thông tin và thư viện tại Trung tâm, đồng thời chỉ ra những khó khăn gặp phải trong quá trình triển khai tự động hóa.
Trung tâm sẽ tích lũy được nhiều kinh nghiệm quý báu trong quá trình triển khai hoạt động tự động hóa, không chỉ cho riêng mình mà còn cho các cơ quan TT – TV khác.
Bố cục của khóa luận
Khoá luận bao gồm các phần chính như lời mở đầu, kết luận, danh mục tài liệu tham khảo và danh mục các từ viết tắt, tập trung vào việc trình bày các vấn đề quan trọng liên quan đến chủ đề nghiên cứu.
Chương 1 Khái quát về Trung tâm Thông tin - Thư viện Đại học Hà Nội
Chương 2 Thực trạng TĐH hoạt động thông tin - thư viện tại Trung tâm Thông tin - Thư viện Đại học Hà Nội
Khái quát về tự động hoá hoạt động thông tin – thƣ viện
Mô hình tự động hóa hoạt động thông tin tại Trung tâm Thông tin – Thư viện trường Đại học Hà Nội đang được đánh giá về hiện trạng ứng dụng công nghệ tự động hóa Việc này nhằm nâng cao hiệu quả và chất lượng phục vụ thông tin cho người dùng tại thư viện.
Chương 3 trình bày các giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả tự động hóa hoạt động thông tin - thư viện tại Trung tâm Thông tin – Thư viện Đại học Hà Nội Bài viết đề xuất những giải pháp từ nhiều khía cạnh khác nhau để triển khai ứng dụng tự động hóa, giúp cải thiện hoạt động của cơ quan Những giải pháp này không chỉ đáp ứng nhu cầu giáo dục đào tạo mà còn hỗ trợ nghiên cứu khoa học tại trường Đại học.
KHÁI QUÁT VỀ TRUNG TÂM THÔNG TIN – THƯ VIỆN ĐẠI HỌC HÀ NỘI
Quá trình hình thành và phát triển của Trung tâm
Hình 1 Trung tâm Thông tin – Thư viện Đại học Hà Nội
Trường Đại học Hà Nội (Đại học Ngoại ngữ trước đây) được thành lập năm
Trung tâm Thông tin – Thư viện trường Đại học Hà Nội đã hình thành và phát triển song song với sự phát triển của trường Đại học Hà Nội.
Trong suốt 50 năm qua, Hà Nội đã chứng kiến sự phát triển của Trung tâm hoạt động, bắt đầu từ một tổ công tác phục vụ tài liệu thuộc phòng giáo vụ với hoạt động thư viện còn hạn chế và nghèo nàn Tài liệu chủ yếu gồm sách giáo trình và sách tham khảo chuyên ngành, đặc biệt là tiếng Nga và ngôn ngữ các nước Đông Âu như tiếng Ba Lan, tiếng Tiệp Khắc và tiếng Bungari Nguồn tài liệu chủ yếu đến từ sách tài trợ và quà tặng của các nước trong hệ thống xã hội chủ nghĩa.
Năm 1967, trường Đại học Ngoại ngữ Hà Nội mở thêm chuyên ngành tiếng Anh và tiếng Pháp để nâng cao chất lượng giảng dạy Đến năm 1984, tổ tư liệu được tách ra thành Thư viện trường Đại học Ngoại ngữ Hà Nội do nhu cầu thông tin tăng cao Năm 1994, Thư viện xây dựng tòa nhà 2 tầng, đáp ứng nhu cầu tài liệu cho đào tạo và nghiên cứu Thư viện đã không ngừng nâng cấp cơ sở vật chất, cải tiến tổ chức và ứng dụng công nghệ thông tin trong hoạt động nghiệp vụ.
Năm 2000, nhằm nâng cao chất lượng đào tạo ngoại ngữ trong bối cảnh đổi mới, Ban Giám hiệu trường đã quyết định sát nhập Thư viện với phòng Thông tin, đổi tên thành “Trung tâm Thông tin – Thư viện Trường Đại học Ngoại ngữ Hà Nội” Trung tâm đã thực hiện dự án nâng cấp hiện đại với nguồn vốn vay 500.000 USD từ Ngân hàng Thế giới (WB) để cải thiện cơ sở vật chất và trang thiết bị.
Ngày 5/12/2003, Trung tâm chính thức hoạt động tại trụ sở mới và liên tục cải thiện cơ sở vật chất cũng như trang thiết bị Đặc biệt, vào năm 2005, Trung tâm đã triển khai phần mềm quản trị thư viện điện tử Libol, nâng cao hiệu quả hoạt động thông tin thư viện Hiện tại, Trung tâm đã hoạt động ổn định và từng bước hiện đại hóa, góp phần quan trọng vào sự nghiệp giáo dục và đào tạo nguồn nhân lực của trường Đại học Hà Nội cũng như của ngành giáo dục Việt Nam trong thời kỳ mới.
Trung tâm có 4 chức năng cơ bản, đó là:
Tham gia đóng góp ý kiến cho Ban Giám hiệu nhằm cải thiện công tác thông tin tư liệu, phục vụ hiệu quả cho quá trình đào tạo, giảng dạy và nghiên cứu khoa học tại Nhà trường.
Thu thập, bổ sung và trao đổi thông tin tư liệu là cần thiết để tiến hành xử lý và cập nhật dữ liệu Những thông tin này sẽ được đưa vào hệ thống quản lý và tìm kiếm tự động, giúp nâng cao hiệu quả trong việc quản lý dữ liệu.
+ Tổ chức cơ sở hạ tầng thông tin
+ Phục vụ thông tin tƣ liệu cho bạn đọc là giáo viên, cán bộ và sinh viên trong công tác giảng dạy, nghiên cứu và học tập
+ Giới thiệu hướng dẫn bạn đọc sử dụng tài liệu mới, giúp người dùng tin tiếp cận cơ sở dữ liệu và khai thác các nguồn tin trên mạng
Kết hợp các đơn vị chức năng trong trường để hoàn thành tốt công việc được giao, đồng thời quản lý và sử dụng hiệu quả cơ sở vật chất kỹ thuật cũng như vốn tài liệu của Trung tâm.
Theo Quyết định số 668/QĐ ngày 14/7/1986 của Bộ trưởng Bộ Đại học và Trung học chuyên nghiệp về quy chế tổ chức và hoạt động của thư viện đại học, Trung tâm Thông tin - Thư viện Đại học Hà Nội được tổ chức với cơ cấu bao gồm Ban giám đốc và các bộ phận liên quan, nhằm thực hiện chức năng và nhiệm vụ tổ chức hoạt động của trung tâm.
+ Ban giám đốc: bao gồm 01 giám đốc, 01 phó giám đốc, có nhiệm vụ tổ chức và quản lý điều hành toàn bộ các hoạt động của Trung tâm
+ Bộ phận thƣ viện: bao gồm bộ phận nghiệp vụ thƣ viện và bộ phận phục vụ thông tin – thƣ viện
Bộ phận nghiệp vụ thư viện chịu trách nhiệm bổ sung tài liệu, biên mục và biên tập Ngoài ra, họ còn sưu tầm, tìm kiếm thông tin tư liệu theo yêu cầu, thanh sát tư liệu và quản lý bạn đọc.
Bộ phận phục vụ thông tin của thư viện có trách nhiệm hỗ trợ bạn đọc trong việc mượn và trả tài liệu, đồng thời hướng dẫn cách tìm kiếm và tra cứu sách báo, tạp chí, băng đĩa một cách hiệu quả.
Bộ phận máy tính bao gồm các nghiệp vụ kỹ thuật và phục vụ thông tin điện tử, có nhiệm vụ quản lý mạng máy tính, phần mềm học ngoại ngữ trực tuyến, và cơ sở dữ liệu mạng Ngoài ra, bộ phận này còn thực hiện in ấn, biên tập, sửa chữa, bảo dưỡng, và vận hành thiết bị kỹ thuật Họ cũng tổ chức các lớp tập huấn, hướng dẫn người dùng tin sử dụng thiết bị, đặc biệt là các khóa học về tra cứu tin và khai thác nguồn tin điện tử trên mạng.
+ Bộ phận tiếp nhận và trả lời thông tin: có nhiệm vụ giải đáp thắc mắc về vấn đề mất thẻ, làm thẻ, tiền phạt
+ Bộ phận an ninh giám sát và môi trường: có nhiệm vụ giữ trật tự an ninh, môi trường thư viện trong sạch
Hình 2 Sơ đồ cơ cấu tổ chức của Trung tâm
Cán bộ đóng vai trò quan trọng trong hoạt động của thư viện, là một trong bốn yếu tố quyết định sự thành công Trung tâm nhận thức rõ vị trí của cán bộ và chú trọng vào chính sách tuyển dụng những người có trình độ chuyên môn, nghiệp vụ, cùng với kỹ năng tin học và ngoại ngữ tốt.
Đặc điểm người dùng tin và nhu cầu tin
Có thể khái quát các nhóm người dùng tin chủ yếu của Trung tâm như sau: Nhóm 1: Sinh viên chính qui
Nhóm 2: Cán bộ, giáo viên
Nhóm 3: Sinh viên dự án và dự án ngắn hạn
Nhóm 4: Học viên cao học và sinh viên tại chức
Nhóm 1: Sinh viên chính qui Đây là nhóm người dùng tin đông đảo của Trung tâm, nhu cầu thông tin của họ là rất lớn Họ thường sử dụng thư viện với cường độ cao, đặc biệt vào dịp chuẩn bị làm đề tài, thực hiện các công trình nghiên cứu khoa học, bảo vệ khóa luận Lúc này nhu cầu tin của họ là tài liệu chuyên sâu về chủ đề, tài liệu mang tính thời sự
Trong bối cảnh hiện tại, việc cải tiến phương pháp giảng dạy theo hướng lấy người học làm trung tâm đã thúc đẩy sự tích cực và chủ động trong học tập Điều này dẫn đến sự thay đổi đáng kể trong cách thức học tập của nhóm người dùng tin Đồng thời, Trung tâm Thông tin - Thư viện đóng vai trò quan trọng
"Giảng đường thứ hai" là kênh thông tin thiết yếu giúp sinh viên tiếp cận và làm chủ tri thức Nhu cầu tự học và tự nghiên cứu ngày càng tăng, thu hút sự chú ý của sinh viên, từ đó đặt ra những nhiệm vụ và yêu cầu mới cho Trung tâm.
Nhóm 2: Cán bộ, giáo viên
Những người thường xuyên cung cấp thông tin qua hệ thống bài giảng, bài tập và các đề xuất kiến nghị có nhu cầu tin tức vừa chuyên sâu vừa cập nhật mới mẻ.
Nhóm 3: Sinh viên dự án và dự án ngắn hạn Đây là nhóm người dùng tin không thường xuyên của Trung tâm, tuỳ theo các khoá đào tạo ngắn hạn của nhà trường
Nhóm 4: Học viên cao học và sinh viên tại chức
Học viên cao học, những người đã tốt nghiệp đại học, thường có kinh nghiệm và cần thông tin chuyên sâu phù hợp với chương trình đào tạo của họ Trong khi đó, sinh viên tại chức là một nhóm người dùng tương đối đông nhưng không thường xuyên, chủ yếu đến thư viện vào mùa thi để tìm tài liệu và đôi khi để giải trí.
Nguồn thông tin của Trung tâm
Tầng 1, gồm có các loại tƣ liệu sau:
+ Tƣ liệu Tiếng Việt: sách cũ và mới nhập, đã biên mục vào máy tính
Tài liệu tra cứu bao gồm nhiều loại từ điển như từ điển bách khoa, từ điển chuyên ngành, từ điển ngôn ngữ, và từ điển về Nho, Phật, Đạo Ngoài ra, còn có bách khoa thư, almanach và các số liệu thống kê đa ngôn ngữ.
Tài liệu chuyên biệt bao gồm luận án, luận văn và các công trình nghiên cứu khoa học Ngoài ra, còn có tài liệu tự chọn chưa được biên mục, bao gồm sách đa ngôn ngữ đã được xử lý an ninh nhưng chưa được đưa vào hệ thống, được tập trung tại từng phòng tài liệu để đáp ứng nhanh chóng nhu cầu của bạn đọc và tiết kiệm không gian lưu trữ.
Tư liệu tiếng nước ngoài, bao gồm các ngôn ngữ như Anh, Nga, Pháp, Trung Quốc, Nhật Bản, Đức, Tây Ban Nha và Bồ Đào Nha, được phân loại theo từng ngôn ngữ Ngoài ra, còn có các tài liệu nghe nhìn phục vụ cho việc học tập và nghiên cứu.
Tài liệu tự chọn chưa được biên mục: Các sách đa ngôn ngữ đã được xử lý an ninh nhưng chưa được biên mục vào hệ thống, được xếp giá tại các phòng tài liệu để phục vụ nhu cầu của độc giả và tiết kiệm không gian lưu trữ.
Tầng 3: Phục vụ thông tin mạng:
+ Tra cứu thông tin mạng
+ Tập huấn và hội thảo
+ Cơ sở dữ liệu trực tuyến: Proquest Central
+ Các phần mềm dạy và học Tiếng Anh trực tuyến qua mạng
+ Cơ sở dữ liệu trên CD – ROM
+ Dịch vụ nước, café phục vụ bạn đọc tại chỗ
Trung tâm hiện đang sở hữu hơn 39.000 tài liệu đa dạng và phong phú, phục vụ cho bạn đọc với nguồn tư liệu được cập nhật thường xuyên Đặc thù là trường đào tạo chuyên ngành ngoại ngữ, phần lớn tài liệu của Trung tâm là ngoại văn, bao gồm nhiều thứ tiếng như tiếng Anh, tiếng Pháp, tiếng Trung Quốc, tiếng Hàn Quốc, tiếng Nhật, tiếng Ý, tiếng Tây Ban Nha và tiếng Bồ Đào Nha Bên cạnh đó, Trung tâm cũng cung cấp nhiều giáo trình bằng tiếng Việt, hỗ trợ bạn đọc trong quá trình học tập tiếng nước ngoài.
+ Thống kê theo ngôn ngữ tài liệu :
- Đầu ấn phẩm: Tổng số 27.907
- Tỷ lệ đầu ấn phẩm theo ngôn ngữ tài liệu: Tiếng Anh: 63, 22%; Tiếng Việt: 20,65% ; Các thứ tiếng khác: 16,13%
- Bản ấn phẩm: Tổng số 39.724
- Tỷ lệ bản ấn phẩm theo ngôn ngữ tài liệu: Tiếng Anh: 59,28%; Tiếng Việt: 22,30%; Các thứ tiếng khác: 18,42%
+ Thống kê theo dạng tài liệu :
- Đầu ấn phẩm: Tổng số 27.907
- Tỷ lệ đầu ấn phẩm theo dạng tài liệu:Sách: 69,42% ; Nguồn tin điện tử: 21,11% ; Các loại khác: 9,47%
- Bản ấn phẩm: Tổng số 39.724
- Tỷ lệ bản ấn phẩm theo dạng tài liệu: Sách: 75,39% ; Nguồn tin điện tử: 14,44% ; Các loại khác: 10,17%
Trung tâm đã phát triển một hệ thống cơ sở dữ liệu với hơn 27.344 biểu ghi được biên mục chi tiết và hơn 1.000 biểu ghi CSDL để tra cứu Mục tiêu là đạt được 90.000 biểu ghi chất lượng cao vào năm 2010.
Trung tâm cung cấp cơ sở dữ liệu trực tuyến Proquest Central, cho phép sinh viên truy cập thông tin từ nhiều nguồn tài liệu nước ngoài Để hỗ trợ sinh viên, Trung tâm đã xây dựng hướng dẫn chi tiết trên website và trong phòng máy tính, giúp việc truy cập vào cơ sở dữ liệu này trở nên dễ dàng hơn.
Trung tâm TT – TV ĐHHN phục vụ giáo dục - đào tạo và nghiên cứu
Trường Đại học Hà Nội đang tích cực đa dạng hóa các chương trình đào tạo nhằm nâng cao chất lượng nguồn nhân lực Nhà trường chú trọng phát triển chuyên môn cao và khả năng ngoại ngữ cho sinh viên, đáp ứng yêu cầu của các ngành kinh tế mũi nhọn và môi trường làm việc quốc tế.
Vấn đề nâng cao chất lượng đào tạo luôn được đặt lên hàng đầu, với các yếu tố quan trọng như chất lượng đội ngũ giảng viên, cơ sở vật chất và đặc biệt là nguồn lực thông tin Nguồn lực thông tin đóng vai trò thiết yếu trong mọi hoạt động nghiên cứu, học tập và giảng dạy, vì nếu thiếu nó, các hoạt động này sẽ không được thực hiện hiệu quả Do đó, nguồn lực thông tin là nguyên liệu đầu vào không thể thiếu cho giảng viên và sinh viên trong quá trình nghiên cứu và học tập Trung tâm Thông tin – Thư viện ĐHHN phục vụ giáo dục, đào tạo và nghiên cứu khoa học, giúp người dùng tự nâng cao kiến thức và chuyển đổi quá trình đào tạo thành tự đào tạo, khắc phục tình trạng giảng dạy một chiều.
Nguồn thông tin tại Trung tâm là tài nguyên quý giá cho nghiên cứu KHCN, hỗ trợ giải quyết các vấn đề kinh tế - xã hội của ĐHHN Tài nguyên này không chỉ không bị cạn kiệt mà còn gia tăng nhờ vào việc bổ sung thông tin mới Theo dự đoán, tri thức nhân loại sẽ tăng gấp đôi mỗi 40 – 50 năm, với chu kỳ rút ngắn Việc thu thập, xử lý và truyền tải thông tin tại Trung tâm giúp nâng cao hiệu quả nghiên cứu khoa học, giảng dạy và học tập, đáp ứng nhu cầu nguồn nhân lực chất lượng cao cho đất nước trong thời kỳ công nghiệp hóa - hiện đại hóa Hiện nay, Trung tâm phục vụ hơn 10.848 bản sách tiếng Việt, 28.876 bản sách ngoại văn, 998 luận văn, luận án và 166 tạp chí, đáp ứng nhu cầu học tập và nghiên cứu của sinh viên và giảng viên.
THỰC TRẠNG TỰ ĐỘNG HÓA HOẠT ĐỘNG TT – TV TẠI TRUNG TÂM TT – TV ĐẠI HỌC HÀ NỘI
Khái quát về tự động hoá hoạt động TT – TV
2.1.1 Khái niệm tự động hoá hoạt động TT – TV
2.1.1.1 Khái niệm tự động hoá
Có rất nhiều quan điểm khác nhau về TĐH:
Tự động hoá đóng vai trò quan trọng trong việc xây dựng và phát triển xã hội, đặc biệt là trong lĩnh vực thư viện Nghiên cứu về tự động hoá hiện nay là một vấn đề cần thiết và cấp bách.
Tự động hoá, theo Đại từ điển tiếng Việt, là việc sử dụng máy móc tự động để thực hiện nhiều chức năng điều khiển và kiểm tra mà trước đây con người phải làm.
Tự động hoá là quá trình áp dụng các hệ thống điều khiển máy móc để thay thế hoạt động của con người, đánh dấu một bước tiến quan trọng sau cơ khí hoá.
2.1.1.2 Khái niệm tự động hoá hoạt động TT - TV
Hệ thống tự động hóa thƣ viện là một hệ thống máy tính đƣợc thiết kế để tự động hóa các công tác thƣ viện (http://winkipedia.org/dictionary/)
Tự động hóa thư viện là quá trình áp dụng các hệ thống máy tính để thực hiện những công việc trước đây được thực hiện thủ công trong các thư viện, nhằm nâng cao hiệu quả và tiết kiệm thời gian.
Tự động hoá công tác Thông tin - Thư viện là việc ứng dụng công nghệ thông tin và thiết bị hiện đại để nâng cao chất lượng và hiệu quả hoạt động của thư viện Trong đó, công nghệ thông tin đóng vai trò then chốt trong việc cải thiện chất lượng dịch vụ thông tin - thư viện.
Tự động hóa hoạt động TT – TV liên quan đến những yếu tố sau:
- Công nghệ thông tin: phần mềm, phần cứng, hạ tầng mạng
- Viễn thông: hệ thống đường truyền
- Trang thiết bị hiện đại: thiết bị số hoá dữ liệu, thiết bị lưu trữ thông tin, kiểm soát tài liệu [6,17]
Tự động hóa quy trình thu thập, xử lý, lưu trữ và cung cấp thông tin là rất quan trọng, nhờ vào sự hỗ trợ mạnh mẽ từ công nghệ thông tin và các phần mềm quản lý thư viện tích hợp.
2.1.2 Tiền đề tự động hoá trong hoạt động thông tin – thƣ viện
Công nghệ thông tin (CNTT) ra đời đã trở thành chìa khóa trong việc quản lý thông tin hiệu quả Nhờ vào những thành tựu của CNTT, hoạt động thư viện (TT – TV) đã ứng dụng rộng rãi và đạt được nhiều tiến bộ CNTT không chỉ là công cụ hỗ trợ mà còn thúc đẩy việc tự động hóa trong các thư viện Ảnh hưởng của CNTT đối với ngành TT – TV thể hiện rõ nét qua nhiều khía cạnh quan trọng.
- Sự phát triển và khả năng cung cấp trực tiếp các nguồn tài nguyên điện tử (tài liệu điện tử)
Sự phát triển của các hệ thống thông tin mạng đã tạo ra một xu hướng mới, trong đó các tài liệu cấp 1 (toàn văn) được cung cấp nhiều hơn so với các chỉ dẫn truyền thống Điều này đặc biệt thể hiện rõ trong các thư viện điện tử và thư viện số, nơi người dùng có thể truy cập trực tiếp vào nội dung tài liệu mà không cần phải tìm kiếm qua các chỉ dẫn.
- Xuất hiện kỹ thuật xử lý máy tính hoá (tự động hoá), nội dung thông tin dựa vào công cụ của tin học
Trong những năm gần đây, các nhà khoa học đã đưa ra dự báo mười điểm sẽ làm thư viện thay đổi trong tương lai:
2 Xuất bản điện tử (E-publishing);
3 Hiệu sách điện tử (E-bookshop);
4 Thương mại điện tử (E-Commerce);
5 Truyền hình kỹ thuật số (Digital television);
6 Đào tạo điện tử (E-learning);
7 Đại học điện tử (E-university);
9 In ấn theo yêu cầu (Print on demand);
10 Chƣa biết đến… (yếu tố tiềm năng)
CNTT đóng vai trò quan trọng trong việc thay đổi các cơ quan thông tin - truyền thông, ảnh hưởng đến nhiều phương diện như phương pháp tổ chức, nguồn tài liệu và phương thức phục vụ.
2.1.2.2 Bùng nổ thông tin và nhu cầu chia sẻ thông tin
Tri thức của con người liên tục được mở rộng, dẫn đến sự gia tăng không ngừng của các loại xuất bản phẩm, cả in ấn lẫn điện tử Như Enghen đã nói, "Khoa học luôn phát triển tương ứng với khối lượng tri thức mà nhân loại tích lũy từ các thế hệ trước."
Công tác xuất bản trên thế giới đã chứng minh một quy luật quan trọng: Năm 1750, toàn cầu chỉ có 10 tên báo và tạp chí, nhưng đến năm 1998, con số này đã tăng lên gần 300.000 tên.
Theo thống kê của Ulrich’s Periodicals Directory, một công cụ theo dõi tạp chí lớn nhất trên thế giới:
- Lần xuất bản thứ nhất vào năm 1932 ấn phẩm này thống kê đƣợc 6.000 tên tạp chí trên toàn thế giới
- Lần xuất bản thứ 20 vào năm 1981 thống kê đƣợc 96.000 tên tạp chí
- Lần xuất bản thứ 32 năm 1996 đã có tới 165.000 tên tạp chí đƣợc thống kê
Mặc dù thông tin ngày càng phong phú, giá thành của các tạp chí vẫn không ngừng tăng cao Theo thống kê từ tạp chí Library Resource & Technical Services, trong giai đoạn từ năm 1986 đến 1996, giá tạp chí đã tăng tới 154,8%, tương đương khoảng 16% mỗi năm Đặc biệt, các tạp chí về hóa học và vật lý chứng kiến mức tăng đáng kể lên tới 228%, tương ứng với khoảng 23% mỗi năm.
Nghiên cứu của Hiệp hội thư viện nghiên cứu Hoa Kỳ cho thấy từ năm 1986 đến 1989, 121 thư viện khoa học lớn nhất Bắc Mỹ đã phải tăng chi phí lên tới 124%, nhưng số lượng tạp chí họ mua lại giảm 7%.
Các thư viện cần mở rộng hợp tác với các thư viện trong và ngoài nước để chia sẻ thông tin hiệu quả hơn Việc tham gia vào các hiệp hội và tổ chức sẽ giúp thư viện có được những ưu đãi về nguồn thông tin và giá cả Để đạt được điều này, áp dụng tự động hóa và công nghệ thông tin là điều cần thiết cho các thư viện.
Nhu cầu thông tin ngày càng tăng, thay đổi cả về lƣợng và chất:
- Thay đổi về lƣợng: Đòi hỏi nguồn thông tin nhiều, mang tính tổng hợp, đa diện (phản ánh nhiều khía cạnh về một vấn đề)
Thông tin cần được chuyển đổi thành dạng có tính định hướng để phục vụ cho việc đánh giá và tổng kết, nhằm đáp ứng hầu hết các yêu cầu của người dùng khi tiếp cận tri thức.
Mô hình tự động hoá hoạt động TT – TV tại Trung tâm
Công nghệ thông tin bao gồm các phương pháp khoa học và công cụ kỹ thuật hiện đại, chủ yếu là máy tính và viễn thông, nhằm tổ chức và khai thác hiệu quả nguồn tài nguyên thông tin phong phú trong mọi lĩnh vực hoạt động của con người và xã hội.
Hạ tầng công nghệ thông tin là một trong những yếu tố quan trọng để thực hiện ứng dụng TĐH vào hoạt động thông tin - thƣ viện
Hạ tầng cơ sở thông tin trong nước đang được cải thiện và hiện đại hóa mạnh mẽ, đặc biệt tại các cơ quan thông tin - thư viện Tại Trung tâm Thông tin - Thư viện trường Đại học Hà Nội, trước năm 1994, hạ tầng thông tin gần như không tồn tại Tuy nhiên, nhờ sự quan tâm của Ban lãnh đạo trường, từ năm 1994, Trung tâm đã được trang bị cơ sở hạ tầng thông tin, đánh dấu bước đầu ứng dụng công nghệ thông tin vào hoạt động Đến năm 2000, Trung tâm đã bắt đầu sử dụng phần mềm CDS/ISIS để xây dựng cơ sở dữ liệu.
Từ năm 2003 đến nay, Trung tâm Thông tin - Thư viện Đại học Hà Nội đã nhận được sự quan tâm đầu tư từ lãnh đạo nhà trường để nâng cấp cơ sở hạ tầng thông tin Việc này nhằm đáp ứng nhu cầu tự động hóa và phát triển trong bối cảnh hội nhập hiện nay.
Kroupskaia từng nhấn mạnh rằng “cán bộ là linh hồn thư viện”, trong khi Ths Nguyễn Minh Hiệp cũng chỉ ra rằng “công nghệ và các nguồn tin không thể tự tạo ra hiệu quả của thư viện hiện đại” Điều này cho thấy trong quá trình ứng dụng công nghệ thông tin vào hoạt động thư viện, cán bộ thông tin - thư viện đóng vai trò chủ đạo và quyết định thông qua các thao tác quản lý và điều khiển Họ không chỉ là người sử dụng mà còn là người quản trị hệ thống hiện đại này Nhận thức được tầm quan trọng của cán bộ thư viện, Trung tâm đã chú trọng đầu tư vào nguồn nhân lực.
2.2.1.1 Cán bộ quản lý Để hình thành một đội ngũ các nhà quản lý chuyên nghiệp cho Trung tâm cần có một số yêu cầu: có năng lực quản lý một thƣ viện điện tử, hiện đại, biết sử dụng thành thạo các công cụ công nghệ thông tin và công tác thƣ viện
Trung tâm cần đào tạo cán bộ về quản lý và điều hành thư viện điện tử hiện đại, tổ chức hoạt động của hệ thống thư viện trong trường đại học đa ngành trong bối cảnh tin học hóa và toàn cầu hóa Việc nâng cao kỹ năng sử dụng công nghệ thông tin và thiết bị điện tử là cần thiết để phục vụ hiệu quả cho công tác thông tin - thư viện.
Trung tâm đã và đang tiến hành:
+ Tổ chức các khoá huấn luyện, đào tạo ngắn hạn và dài hạn do chuyên gia nước ngoài đảm trách
Các nhà quản lý và chuyên viên thư viện tham gia tổ chức đoàn nghiên cứu, học hỏi về mô hình thư viện hiện đại và hệ thống thư viện trung tâm tại các trường đại học đa ngành trong và ngoài nước.
2.2.1.2 Cán bộ nghiệp vụ Để nắm bắt được sự phát triển của hoạt động thông tin - thư viện dưới tác động của CNTT Nhằm nâng cao chuyên môn nghiệp vụ thư viện theo hướng hiện đại hoá, có kiến thức và khả năng sử dụng công cụ tin học cơ bản, có đủ trình độ ngoại ngữ đáp ứng yêu cầu của công tác thƣ viện, Trung tâm đã tiến hành chương trình đào tạo:
+ Các kiến thức về nghiệp vụ thƣ viện nhƣ: xây dựng nguồn lực tài nguyên thông tin, xử lý và khai thác thông tin, phân tích hệ thống
+ Thực hành các ứng dụng CNTT vào công tác thƣ viện
+ Thiết kế chương trình, nội dung các khoá đào tạo và huấn luyện (phối hợp với các chuyên gia, các tổ chức trong và ngoài nước)
Chuẩn bị cán bộ cho các khóa đào tạo và huấn luyện là rất quan trọng, bao gồm việc tuyển chọn và nâng cao khả năng ngoại ngữ, tin học trước khi tham gia các chương trình đào tạo nghiệp vụ thư viện.
Các nhóm đào tạo bao gồm các giảng viên chuyên môn từ các lĩnh vực truyền thông, công nghệ thông tin và xây dựng chương trình Họ có trách nhiệm thiết kế đề cương và nội dung cho các môn học, nhằm tổ chức các khóa học chất lượng cho các chuyên viên của Trung tâm.
2.2.1.3 Cán bộ quản trị mạng
Trang bị những kiến thức và kỹ năng cần thiết để vận hành hệ thống thông tin một cách hiệu quả nhất:
+ Mạng máy tính và truyền thông dữ liệu (cập nhật lý thuyết và những chuẩn mới)
+ Kiến trúc chi tiết hệ thống thông tin ĐHHN
+ Cài đặt và sử dụng các phần mềm quản trị mạng
+ Vận hành và khắc phục sự cố
+ Thay đổi và phát triển hệ thống
+ Tham dự các khóa đào tạo cơ bản của các hãng cung cấp thiết bị
2.2.2 Hạ tầng công nghệ thông tin tại Trung tâm
2.2.2.1 Hệ thống hạ tầng mạng và máy tính của Trung tâm
Trung tâm có tổng cộng 205 máy tính, bao gồm 5 máy chủ và 200 máy trạm Trong đó, phòng tập huấn được trang bị 80 máy, phòng tra cứu có 105 máy, và 15 máy nghiệp vụ được phân bổ tại các phòng khác nhau.
Hệ thống mạng cục bộ (LAN) tại cơ quan TT – TV đóng vai trò quan trọng như huyết mạch sống, nơi mọi thông tin được trao đổi Trung tâm đã trang bị hệ thống máy tính hiện đại, kết nối mạng LAN với Internet, đảm bảo thông tin được truyền tải liên tục trong nội bộ và khả năng liên kết với bên ngoài.
Hệ thống mạng LAN tại Trung tâm bao gồm:
- Thiết bị kết nối: HUB, Switch
Hệ thống mạng trong Trung tâm đã đáp ứng các yêu cầu:
Đảm bảo băng thông đầy đủ cho nhu cầu hiện tại và tương lai là rất quan trọng Khi nhu cầu băng thông gia tăng, đặc biệt với sự xuất hiện của các ứng dụng đa phương tiện, hệ thống mạng cần có khả năng đáp ứng kịp thời để phục vụ người dùng.
Hệ thống mạng được thiết kế để dễ dàng mở rộng trong tương lai, cho phép thêm thiết bị kết nối khi nhu cầu tăng cao Khi số lượng người sử dụng gia tăng, hệ thống không cần thay đổi nhiều mà chỉ cần bổ sung thêm các thiết bị kết nối để đáp ứng nhu cầu.
Nhận xét quá trình ứng dụng TĐH hoạt động TT – TV tại Trung tâm
Trung tâm đã trải qua gần 50 năm hình thành và phát triển, xây dựng hệ thống tự động hóa chất lượng cao, góp phần vào sự phát triển mạnh mẽ của Trung tâm
Việc ứng dụng tự động hóa vào hoạt động thư viện - thông tin tại Trung tâm đã mang lại nhiều kết quả tích cực, giúp giảm bớt công sức lao động của cán bộ và nâng cao khả năng đáp ứng nhu cầu của người dùng Trung tâm đã đầu tư vào cơ sở hạ tầng thông tin hiện đại, bao gồm việc hình thành hệ thống mạng cục bộ (LAN) và kết nối Internet với đường truyền dữ liệu lớn Được trang bị một số lượng máy tính đáng kể cùng với hệ thống máy chủ, máy trạm và các thiết bị ngoại vi như máy in, máy quét, máy photocopy, Trung tâm đang từng bước tiến tới tự động hóa và hiện đại hóa, hướng đến việc xây dựng Thư viện điện tử.
Một lợi ích đáng chú ý từ dự án giáo dục đại học là Trung tâm đã được trang bị phần mềm quản trị thư viện Libol 5.5, giúp xây dựng cơ sở dữ liệu và quản lý tài liệu hiệu quả Phần mềm này không chỉ phục vụ bạn đọc mà còn hỗ trợ thống kê tài liệu, góp phần nâng cao chất lượng hoạt động của Trung tâm Sự ổn định và tiện ích mà phần mềm mang lại đã tạo điều kiện thuận lợi cho quá trình vận hành của Trung tâm.
Trung tâm sở hữu đội ngũ cán bộ trẻ, nhiệt huyết và được đào tạo chuyên sâu, có khả năng nắm bắt công nghệ mới nhanh chóng Với kỹ năng ngoại ngữ và tin học vững vàng, đội ngũ này đã tạo ra lợi thế lớn trong công tác tự động hóa của Trung tâm.
Trung tâm nhận được sự hỗ trợ quý báu từ các cơ quan, tổ chức trong và ngoài nước, bao gồm kinh phí, trang thiết bị và tài liệu Ngoài ra, cán bộ của Trung tâm được tạo điều kiện tham quan, học tập và trao đổi chuyên môn tại các thư viện khác.
Trung tâm duy trì mối quan hệ hợp tác chặt chẽ với các thư viện trong nước và quốc tế, bao gồm Thư viện Quốc gia Việt Nam, Thư viện ADS của Úc, Thư viện Goeth của Đức và các trung tâm ngoại ngữ Đặc biệt, Trung tâm còn hợp tác với các Đại sứ quán tại Việt Nam như Đại sứ quán Úc, Anh và Mỹ trong lĩnh vực đào tạo ngoại ngữ Sự hỗ trợ về tài liệu, kinh nghiệm và nguồn tin từ các đối tác này đã góp phần nâng cao hiệu quả hoạt động của Trung tâm.
Việc ứng dụng TĐH vào hoạt động thông tin – thư viện đã mang lại sự chuyển biến tích cực cho Trung tâm, tạo điều kiện thuận lợi cho sự phát triển và nâng cao chất lượng phục vụ bạn đọc Điều này không chỉ đáp ứng nhu cầu thông tin của độc giả mà còn góp phần nâng cao chất lượng đào tạo và nghiên cứu khoa học của nhà trường.
Tuy nhiên, bên cạnh những thuận lợi trong quá trình ứng dụng TĐH Trung tâm còn gặp một số khó khăn:
Mô hình mới này đang được người dùng thư viện tiếp cận, tuy nhiên, việc đào tạo và hướng dẫn vẫn chưa được thống nhất, dẫn đến sự bỡ ngỡ Do đó, cần tổ chức các lớp đào tạo và tập huấn một cách hệ thống và đảm bảo chất lượng để hỗ trợ người sử dụng hiệu quả hơn.
+ Hệ thống CSDL còn chƣa hoàn chỉnh, do đó trong quá trình sử dụng còn nhiều sự cố
Trung tâm đã được nâng cấp và hiện đại hóa trang thiết bị, tuy nhiên hệ thống trang thiết bị vẫn chưa hoàn chỉnh và các phòng ban còn quá nhỏ so với quy
Phần mềm quản trị thư viện Libol 5.5 bao gồm 9 phân hệ, nhưng Trung tâm hiện chỉ áp dụng 7 phân hệ Hai phân hệ chưa được triển khai là thông tin phát hành và mượn liên thư viện, trong đó phân hệ mượn liên thư viện đóng vai trò quan trọng trong việc tin học hóa quy trình lưu thông ấn phẩm giữa thư viện và bạn đọc, đồng thời kết nối các trung tâm thông tin – thư viện để chia sẻ nguồn lực thông tin hiệu quả.
Nguồn kinh phí cho Trung tâm phục vụ triển khai các công việc chuyên môn còn hạn hẹp, mặc dù đã có chính sách bổ sung hợp lý Tuy nhiên, vẫn còn nhiều hạn chế cần khắc phục như nguồn tin chưa sát với chương trình đào tạo, chưa cập nhật, số lượng quá ít và chưa cân bằng giữa các ngôn ngữ Các điều kiện về hạ tầng cơ sở thông tin, như hệ thống máy tính, mạng và phần mềm thư viện điện tử, yêu cầu tính liên thông cao và hệ thống máy móc hiện đại Do đó, để đảm bảo chất lượng hoạt động của Trung tâm, cần có sự đầu tư kinh phí từ phía lãnh đạo nhà trường.
Trung tâm sở hữu đội ngũ cán bộ trẻ, nhiệt tình và năng động với trình độ nghiệp vụ, tin học và ngoại ngữ tốt, là lực lượng nòng cốt trong việc ứng dụng công nghệ thông tin vào hoạt động của trung tâm Tuy nhiên, đội ngũ trẻ này còn thiếu kinh nghiệm trong quá trình xây dựng thư viện hiện đại và thư viện điện tử.
Hoàn thiện hạ tầng cơ sở thông tin
Trung tâm hiện có cơ sở vật chất và trang thiết bị tương đối hiện đại, nhưng cần tăng cường đầu tư cho bảo trì hạ tầng thông tin nhằm đáp ứng nhu cầu đa dạng của người dùng Việc mở rộng các điểm truy cập và nâng cao khả năng truy cập thông tin theo hình thức số hóa là rất cần thiết, đồng thời cần liên kết mạng lưới trong và ngoài nước Trung tâm cũng nên tích hợp hạ tầng thông tin khoa học công nghệ với các công nghệ hiện đại, tiến tới tin học hóa và tự động hóa các quy trình hoạt động thông tin – thư viện theo hướng số hóa.
Trung tâm cần nâng cấp máy tính và mở rộng đường truyền để khắc phục tình trạng nghẽn mạng Cần chú trọng đến quản trị mạng và xây dựng mạng WAN nhằm khai thác nguồn lực thông tin từ các thư viện khác Bên cạnh đó, việc trang bị máy in và máy photocopy tại các tầng sẽ giúp phục vụ bạn đọc tốt hơn.
Bên cạnh đó, phát triển trang web của Trung tâm, cập nhật tin tức hơn nữa làm cổng giao tiếp giữa người sử dụng với đơn vị
Trung tâm cần đề xuất với Ban lãnh đạo nhà trường các biện pháp khắc phục nhằm mở rộng diện tích phòng đọc hiện tại, do không gian đang trở nên chật hẹp.
Tiếp tục nghiên cứu, khai thác, sử dụng hiệu quả hệ thống phần mềm quản trị Libol
Phần mềm Libol 5.5 mang đến nhiều tiện ích, tạo động lực lớn cho công tác nghiệp vụ thư viện tại Trung tâm TT.
TV Đại học Hà Nội đã phát triển và có khả năng đáp ứng tốt các yêu cầu của Trung tâm, nhưng vẫn còn một số hạn chế cần khắc phục Cần tiếp tục nghiên cứu và sử dụng hiệu quả hệ thống phần mềm Libol, đây là nhiệm vụ quan trọng để Trung tâm TT – TV Đại học Hà Nội làm chủ công nghệ chuyển giao Việc nắm vững công nghệ sẽ giúp tối ưu hóa hoạt động thư viện, mang lại hiệu quả cao hơn.
Trung tâm cần tận dụng hai phân hệ chưa sử dụng, bao gồm phân hệ Thông tin phát hành và phân hệ Mượn liên thư viện (ILL), để phát huy tối đa chức năng của phần mềm Libol 5.5 Đặc biệt, việc sử dụng phân hệ Mượn liên thư viện sẽ giúp Trung tâm chia sẻ nguồn lực thông tin với các thư viện khác, điều này rất cần thiết trong bối cảnh số lượng ấn phẩm gia tăng và chi phí tài liệu tăng cao Để tiết kiệm tài chính, Trung tâm cần lập kế hoạch liên thông với các cơ quan thông tin – thư viện khác Đồng thời, Trung tâm cũng nên phối hợp với Công ty công nghệ tin học Tinh Vân để nâng cấp phần mềm Libol, hiện tại phiên bản 6.0 đã ra mắt với nhiều ưu điểm vượt trội so với phiên bản 5.5 Việc nâng cấp lên Libol 6.0 trong tương lai sẽ giúp Trung tâm tận dụng các tiện ích mới, thúc đẩy quá trình tin học hóa thư viện.
Nâng cao trình độ đội ngũ cán bộ thông tin – thƣ viện
Việc ứng dụng công nghệ thông tin vào hoạt động thư viện tại Trung tâm hiện nay yêu cầu cán bộ thư viện cần cập nhật và phát triển các kỹ năng cần thiết.
+ Có kiến thức về tin học nâng cao
Có khả năng sử dụng thành thạo máy tính để khai thác thông tin, đánh giá trang thiết bị và phần mềm Ngoài ra, cần xây dựng, bảo trì, quản lý và khai thác hiệu quả các nguồn thông tin điện tử.
Xây dựng và áp dụng các tiêu chuẩn mô tả thư mục, định dạng và sử dụng các mục lục tài liệu điện tử Kiểm tra việc cung cấp tài liệu qua mạng lưới thông tin, đồng thời phổ biến kiến thức và kỹ năng về tin học hóa cho đồng nghiệp và người dùng tin.
Liên đoàn thông tin tư liệu quốc tế yêu cầu cán bộ thông tin thư viện phải có bốn phẩm chất cơ bản: chuyên môn hóa, đa năng, dễ thích nghi và nhiệt tình với công việc Họ cần có kiến thức và kỹ năng về quản lý, truyền thông và công nghệ thông tin Việc đào tạo và nâng cao trình độ cán bộ thông tin thư viện là rất quan trọng để ứng dụng tự động hóa, xây dựng Thư viện điện tử Trung tâm cần có đội ngũ cán bộ thành thạo công nghệ tiên tiến và chú trọng công tác đào tạo trước khi trang bị máy móc, phần mềm Cần tuyển thêm cán bộ trẻ có năng lực cho các công việc như xây dựng CSDL và quản lý nguồn tin điện tử Đối với cán bộ quản lý, cần nâng cao năng lực điều hành và khả năng ứng dụng tự động hóa trong hoạt động thông tin thư viện Cán bộ thông tin thư viện cần nắm vững CNTT và viễn thông, nâng cao chuyên môn theo hướng tự động hóa và hiện đại hóa, sử dụng thành thạo phần mềm chuyên dụng và cải thiện trình độ ngoại ngữ để xử lý thông tin số hóa.
Xây dựng và phát triển nguồn thông tin điện tử
Trung tâm cần chú trọng vào việc xây dựng nguồn tin điện tử, bao gồm tài liệu và nguồn tin được số hóa và lưu trữ trên thiết bị nhớ từ tính hoặc truyền qua mạng máy tính Các dạng điện tử này bao gồm sách, báo, tạp chí được xử lý bằng kỹ thuật điện tử và được đưa lên website để cung cấp thông tin cho tất cả người dùng, như bách khoa toàn thư, sổ tay tra cứu điện tử và cơ sở dữ liệu toàn văn.
CD-ROM là thiết bị lưu trữ thông tin số, cho phép lưu trữ văn bản, âm thanh, đồ họa và hình ảnh động Việc khai thác cơ sở dữ liệu trên CD-ROM mang lại cho người dùng nhiều lợi ích, nhờ vào công cụ tìm kiếm hiệu quả và phần mềm dễ cài đặt Do đó, Trung tâm nên xem xét việc bổ sung CD-ROM để nâng cao khả năng lưu trữ thông tin.
Kết nối với nguồn tin trên Internet giúp xây dựng nguồn tin điện tử phong phú, cung cấp thông tin hữu ích cho việc học tập và nghiên cứu Việc điện tử hóa các nguồn thông tin dưới nhiều hình thức khác nhau, như cơ sở dữ liệu lưu trữ trên máy tính và mạng, cho phép người dùng khai thác thông tin một cách dễ dàng và trực tuyến.
Đào tạo đội ngũ người dùng tin
Trung tâm nên trang bị cho cán bộ và sinh viên kiến thức khai thác thông tin hiện đại qua hệ thống máy tính, giúp họ nhận ra ưu điểm của công cụ tra cứu điện tử và dễ dàng sử dụng tài liệu trực tuyến Điều này không chỉ nâng cao hiệu quả phục vụ mà còn khuyến khích tính chủ động, sáng tạo trong học tập và nghiên cứu, biến quá trình đào tạo thành tự đào tạo Cuối cùng, họ sẽ có kiến thức và kỹ năng để xác định, tìm kiếm, lựa chọn và đánh giá các sản phẩm và dịch vụ thông tin trong và ngoài Trung tâm.
Trung tâm nên tổ chức các buổi tuyên truyền và giới thiệu sách, triển lãm sách, cũng như phục vụ sách theo chuyên đề Bên cạnh đó, cần tư vấn cho bạn đọc trong quá trình mượn và trả tài liệu Việc tổ chức hội nghị, hội thảo với bạn đọc sẽ giúp nắm bắt nhu cầu thông tin của người dùng, từ đó cải thiện cách thức phục vụ một cách phù hợp.
Hoàn thiện công tác tổ chức
Để tối ưu hóa hoạt động của trung tâm, cần bố trí hợp lý hệ thống phòng ban, xác định rõ nhiệm vụ và chức năng, cùng với việc phân công cán bộ theo khả năng chuyên môn Việc mua sắm trang thiết bị phù hợp và kinh tế cũng rất quan trọng Trung tâm cần nghiên cứu nhu cầu thông tin và đáp ứng kịp thời yêu cầu của người dùng, đồng thời lập kế hoạch đào tạo cán bộ và hướng dẫn nghiệp vụ Tổ chức công tác kỹ thuật, nghiệp vụ và hành chính quản trị một cách khoa học sẽ giúp phân công lao động hợp lý, định mức lao động rõ ràng, từ đó phát huy năng lực của cán bộ và nâng cao năng suất lao động.
Mở rộng quan hệ hợp tác trong và ngoài nước
Hiện nay, sự gia tăng của nhiều loại hình tài liệu, bao gồm tài liệu in ấn và tài liệu điện tử, đang dẫn đến việc giá cả của các tài liệu này không ngừng tăng cao Điều này đặt ra thách thức cho các cơ quan thông tin thư viện (TT – TV) với nguồn ngân sách hạn chế, khiến họ khó có thể bổ sung đầy đủ các loại tài liệu có sẵn trên thị trường Do đó, xu hướng hiện tại là các cơ quan TT – TV mở rộng quan hệ hợp tác với các tổ chức trong và ngoài nước nhằm đối phó với khó khăn về kinh phí trong bối cảnh hội nhập và phát triển Các biện pháp hợp tác và chia sẻ nguồn tin đang được triển khai để tối ưu hóa nguồn lực và nâng cao chất lượng dịch vụ.
- Xây dựng văn bản quy định về quyền và nghĩa vụ của các đơn vị thành viên khi tiến hành phối hợp, chia sẻ nguồn tin
Tăng cường kết nối thông tin giữa các đơn vị thành viên sẽ mở ra khả năng khai thác nguồn lực thông tin từ xa, đáp ứng nhu cầu của người dùng.
Chúng tôi cung cấp dịch vụ sao chụp tài liệu gốc thông qua sự hợp tác chặt chẽ giữa các bên có nhu cầu và nơi lưu trữ tài liệu.
Nâng cao khả năng tổ chức và xử lý thông tin cho các cơ sở dữ liệu thư mục là điều cần thiết Việc thống nhất dữ liệu theo mẫu chung sẽ tạo điều kiện thuận lợi cho việc trao đổi và chia sẻ nguồn thông tin hiệu quả hơn.
Trung tâm cần mở rộng quan hệ hợp tác với các thư viện trường đại học trong và ngoài nước để trao đổi và học hỏi kinh nghiệm trong việc ứng dụng công nghệ thông tin – thư viện Với thế mạnh hiện có, Trung tâm nên tăng cường hợp tác với các cơ quan, tổ chức và thư viện khác nhằm chia sẻ nguồn thông tin Việc sử dụng chức năng mượn liên thư viện qua phần mềm Libol sẽ giúp tối ưu hóa quá trình trao đổi tài nguyên thông tin.