Sau khi được bố trí thực tập tại Phòng Tổ chức hành chính - Công ty Khách sạndu lịch Kim Liên, xuất phát từ thực tế tổ chức lao động ở bộ phận Nhà phòng và Nhàhàng, em nhận thấy công tác
VAI TRÒ, SỰ CẦN THIẾT PHÂN CÔNG, HIỆP TÁC LAO ĐỘNG TRONG CÁC DOANH NGHIỆP
Khái niệm và phân loại
Mỗi nền sản xuất xã hội và doanh nghiệp đều bao gồm một hệ thống công việc liên quan chặt chẽ, trong đó từng người lao động có nhiệm vụ riêng Việc phân chia nhiệm vụ dựa trên toàn bộ công việc được chia thành các nhiệm vụ cụ thể và giao cho các chức danh công việc Điều này yêu cầu lựa chọn những người có đủ khả năng và trình độ chuyên môn, cũng như phù hợp với đặc điểm tâm sinh lý Mỗi chức danh có thể được giao cho một hoặc một nhóm người, tùy thuộc vào khối lượng công việc Phân công lao động là quá trình phân chia công việc và giao cho người thực hiện theo hướng chuyên môn hóa, nhằm đạt năng suất và hiệu quả cao trong lao động.
Hiệp tác lao động là sự phối hợp giữa các cá nhân trong doanh nghiệp sau khi đã phân chia nhiệm vụ cụ thể Điều này đảm bảo rằng mọi người có trách nhiệm trong không gian và thời gian làm việc, từ đó giúp duy trì hoạt động liên tục và đạt được mục tiêu chung của doanh nghiệp.
Một nền sản xuất xã hội, ngành hoặc doanh nghiệp bao gồm nhiều công việc khác nhau, tất cả đều có mối liên hệ chặt chẽ với nhau trong tổng thể mục tiêu chung.
Trong quá trình thực hiện tiểu luận môn học tiêu chung, việc phân chia công việc cho từng cá nhân không làm mất đi mối liên hệ giữa các nhiệm vụ Do đó
Khi phân công lao động được thiết lập, hiệp tác lao động trở thành một yếu tố cần thiết, đồng hành để nâng cao năng suất và đạt hiệu quả cao trong công việc.
2 Các loại phân công lao động
Theo quan điểm của Các Mác, phân công lao động được chia thành ba loại khác nhau, mỗi loại thể hiện ở các cấp độ riêng biệt Tuy nhiên, giữa chúng vẫn tồn tại mối quan hệ gắn bó và hỗ trợ lẫn nhau.
Phân công lao động chung, hay còn gọi là phân công lao động trong nội bộ xã hội, là quá trình phân chia lao động trong toàn bộ nền sản xuất của xã hội thành các ngành lớn như công nghiệp, nông nghiệp và dịch vụ.
Phân công lao động trong nội bộ ngành, hay còn gọi là phân công lao động đặc thù, là quá trình chia nhỏ các ngành đã được phân chia ở mức độ chung thành các loại chuyên môn, nghiệp vụ và bộ phận chuyên môn hóa Chẳng hạn, trong ngành nông nghiệp, có thể phân chia thành các lĩnh vực như trồng trọt và chăn nuôi.
Phân công lao động trong nội bộ xí nghiệp, hay còn gọi là phân công lao động cá biệt, là quá trình phân chia công việc được thực hiện trong phạm vi của một cơ sở hoặc doanh nghiệp Việc phân công này giúp tối ưu hóa hiệu suất làm việc và tăng cường hiệu quả sản xuất trong tổ chức.
Từ hệ thống nhiệm vụ, cần phân loại các hoạt động lao động và phân công công việc rõ ràng giữa các phòng ban, bộ phận, đơn vị và tổ đội sản xuất Việc này giúp xác định các bước công việc trong quá trình lao động một cách hiệu quả.
Hai loại phân công lao động - phân công lao động chung và phân công lao động cá biệt - có mối quan hệ mật thiết với nhau Phân công lao động cá biệt phát sinh từ kết quả của phân công lao động chung, cho thấy rằng nếu không có phân công lao động chung, việc thực hiện phân công lao động đặc thù sẽ không khả thi Sự tương tác giữa hai loại phân công này cũng ảnh hưởng đến cách thức phân công lao động cá biệt trong thực tiễn.
Trong tiểu luận về hoạt động trong ngành công nghiệp chế tạo máy, việc phân công lao động được thực hiện khác biệt so với lĩnh vực dịch vụ khách sạn Điều này cho thấy sự đa dạng trong cách thức tổ chức lao động giữa các ngành nghề Mặc dù có sự khác biệt, ba loại phân công lao động này vẫn có mối liên hệ mật thiết với nhau, tạo nên sự phát triển đồng bộ trong nền kinh tế.
“đã tạo ra những điều kiện để phân chia hoạt động những người lao động theo nghề và theo chuyên môn rộng và chuyên môn hẹp”.
Trong chuyên đề thực tập tốt nghiệp này, chúng tôi sẽ tập trung nghiên cứu về phân công lao động cá biệt, đặc biệt là phân công lao động trong nội bộ của các cơ sở doanh nghiệp.
Các hình thức phân công, hiệp tác lao động trong doanh nghiệp
1 Các hình thức phân công lao động trong doanh nghiệp
Trong nội bộ cơ sở, doanh nghiệp, phân công lao động được thực hiện theo ba hình thức:
1.1 Phân công lao động theo chức năng
Phân công lao động là quá trình chia nhỏ hệ thống công việc của doanh nghiệp thành các chức năng cụ thể, dựa trên vị trí và vai trò của từng loại công việc trong chu trình sản xuất sản phẩm và dịch vụ.
Dựa vào vị trí và vai trò của từng nhân viên trong doanh nghiệp, người lao động được phân chia thành hai nhóm chức năng chính.
Nhóm chức năng sản xuất: lại được phân chia thành hai chức năng: chức năng sản xuất chính và chức năng sản xuất phụ.
Chức năng sản xuất chính bao gồm những người lao động trực tiếp tham gia vào quá trình thay đổi hình dạng, kích thước và tính chất lý hóa của nguyên liệu để tạo ra sản phẩm tại các phân xưởng và tổ đội sản xuất Những người đảm nhận vai trò này được gọi là công nhân chính.
Chức năng sản xuất phụ đóng vai trò quan trọng trong việc hỗ trợ công nhân chính, giúp họ sản xuất ra sản phẩm hiệu quả hơn Những người này thực hiện các nhiệm vụ như sửa chữa và bảo dưỡng máy móc, vệ sinh nơi làm việc, cũng như vận chuyển nguyên liệu và thành phẩm, đảm bảo quy trình sản xuất diễn ra suôn sẻ.
Tiểu luận môn học đó, xét về vị trí, họ là những người phụ trợ cho những công nhân chính, và được gọi là công nhân phụ
Một tổ chức doanh nghiệp muốn hoạt động có hiệu quả không thể thiếu đội ngũ lao động quản lý:
Nhóm chức năng quản lý sản xuất được thực hiện bởi cán bộ và nhân viên trong lĩnh vực này, và được phân chia thành các chức năng cụ thể hơn để đảm bảo
Giám đốc có trách nhiệm chung về hiệu quả hoạt động của đơn vị hoặc bộ phận được giao, bao gồm các chức danh như Tổng giám đốc, Giám đốc, Phó tổng giám đốc, Phó giám đốc trong doanh nghiệp Đối với các phòng ban, trách nhiệm thuộc về trưởng và phó phòng, trong khi tại các tổ sản xuất, quản đốc và phó quản đốc sẽ đảm nhận vai trò này, cùng với các đội trưởng và đốc công ở các đội sản xuất.
Trong một doanh nghiệp, bên cạnh các chức danh quản lý chung, đội ngũ cán bộ quản lý chuyên trách về chuyên môn nghiệp vụ đóng vai trò quan trọng Họ sở hữu kiến thức và hiểu biết sâu rộng về các chức năng nghiệp vụ cụ thể, từ đó trở thành những trợ thủ đắc lực cho giám đốc trong việc thực hiện các nhiệm vụ chuyên môn.
Quản lý kỹ thuật là trách nhiệm của những lao động chuyên môn, bao gồm thiết kế, xây dựng và kiểm tra quy trình công nghệ Chức năng này chỉ có thể được giao cho những cá nhân đã qua đào tạo trong lĩnh vực kỹ thuật, như kỹ sư, kỹ thuật viên và nhân viên kỹ thuật.
Quản lý nhân sự, kế toán và hoạch định kế hoạch là những nhiệm vụ quan trọng được giao cho những lao động có chuyên môn trong các lĩnh vực này Chức năng quản lý nhân sự chủ yếu liên quan đến việc xây dựng và thực hiện các chế độ, chính sách, cũng như đảm bảo đời sống và tiền lương cho người lao động Trong khi đó, kế toán đảm nhận việc hạch toán và quản lý các khoản thu chi của đơn vị Cuối cùng, công tác hoạch định kế hoạch bao gồm việc lập, tổ chức thực hiện và kiểm tra kế hoạch sản xuất kinh doanh và vật tư, góp phần vào sự phát triển bền vững của tổ chức.
Quản lý thông tin là trách nhiệm của bộ phận marketing, bao gồm các nhiệm vụ cụ thể như quảng cáo và tuyên truyền giới thiệu sản phẩm, được thực hiện bởi các cán bộ và nhân viên thị trường.
Quản trị và hành chính phục vụ bao gồm các nhân viên thực hiện nhiệm vụ văn thư, lái xe, vệ sinh, và hỗ trợ các phòng họp cũng như văn phòng của tổng giám đốc, phó tổng giám đốc, giám đốc và phó giám đốc.
Mỗi chức năng quản lý đều giữ vai trò như những cố vấn chuyên môn, hỗ trợ lãnh đạo công ty trong việc xây dựng chính sách và đưa ra quyết định liên quan đến các vấn đề quan trọng.
Phân công lao động theo chức năng đóng vai trò quan trọng trong việc hình thành cơ cấu tổ chức của doanh nghiệp, tạo ra hệ thống chức danh cho cán bộ công nhân viên với mối quan hệ rõ ràng theo chiều dọc và chiều ngang.
Phân công lao động theo chức năng là phương pháp hiệu quả nhằm tăng cường số lượng công nhân trong lĩnh vực sản xuất, đồng thời giảm thiểu số lượng lao động quản lý Cần thiết phải giảm số lượng công nhân sản xuất phụ, nhân viên quản trị, phục vụ và hành chính, giữ tỷ lệ hợp lý giữa các nhóm lao động này.
Mặc dù tiêu chí đánh giá hiệu quả lao động thường được sử dụng, nhưng nó không phải lúc nào cũng chính xác, vì cần xem xét đặc điểm quy trình công nghệ và mức độ hiện đại của máy móc thiết bị Chẳng hạn, trong một xí nghiệp có hệ thống máy móc tự động, sản xuất có thể không cần nhiều lao động chính, dẫn đến tỷ lệ lao động phục vụ và điều khiển máy móc cao hơn Trong trường hợp này, tỷ lệ giữa công nhân chính và công nhân phụ là hợp lý và hiệu quả Số lượng cán bộ công nhân viên sẽ phụ thuộc vào quy mô và khối lượng công việc của doanh nghiệp.
Các nhân tố ảnh hưởng
Phân công và hiệp tác lao động là những yếu tố cốt lõi ảnh hưởng đến toàn bộ tổ chức lao động khoa học trong doanh nghiệp Tuy nhiên, chúng cũng chịu tác động từ nhiều nhân tố khác nhau, bao gồm các yếu tố nội tại và ngoại tại.
Các đặc điểm riêng của từng công việc và lĩnh vực hoạt động có ảnh hưởng sâu sắc đến việc phân công và hợp tác lao động trong các đơn vị và cơ sở.
Mỗi công việc có mức độ phức tạp và quy trình thực hiện khác nhau, từ những công việc yêu cầu nhiều bước và sự hiểu biết cao đến những công việc đơn giản không thể chia nhỏ Việc phân công lao động phụ thuộc vào tính chất phức tạp của công việc; một số công việc có thể chia nhỏ và giao cho nhiều người, trong khi những công việc khác chỉ có thể giao cho một cá nhân thực hiện hoàn chỉnh.
Quy trình công nghệ và đặc điểm sản xuất của mỗi ngành nghề đều có sự khác biệt về kỹ thuật, công nghệ và công cụ lao động Các xí nghiệp sản xuất công nghiệp thường phụ thuộc vào thiết bị máy móc và mức độ cơ khí hóa, tự động hóa, từ đó xác định phương pháp phân công và hiệp tác lao động dựa trên vị trí và loại máy móc Ngược lại, trong các doanh nghiệp dịch vụ, hoạt động chủ yếu dựa vào sức lao động của con người, vì vậy việc bố trí lao động thường được tổ chức theo vai trò và vị trí, không phụ thuộc vào máy móc.
Trong lĩnh vực hoạt động này, do yêu cầu tính liên tục và hoàn thành kế hoạch, một số công việc có thể cho phép người lao động nghỉ vào các ngày cố định trong tuần, trong khi những công việc khác lại không thể bố trí lịch nghỉ như vậy.
Sự khác biệt giữa các cơ sở và doanh nghiệp ảnh hưởng đến phân công và hợp tác lao động, trong khi từng nghề và công việc cũng có những đặc trưng riêng Cụ thể, lao động trực tiếp có thể làm việc theo ca, với 2 đến 3 ca mỗi ngày và liên tục 7 ngày trong tuần, trong khi nhân viên gián tiếp chỉ cần làm việc theo giờ hành chính, với tuần làm việc 5 ngày.
2 Khối lượng công việc và hệ thống mức lao động
Khối lượng công việc thực tế ảnh hưởng trực tiếp đến số lượng nhân viên được phân công hàng ngày và định biên lao động hợp đồng cần thiết Khi khối lượng công việc tăng, yêu cầu về số lượng lao động cũng gia tăng, dẫn đến việc tăng số ca làm việc và ngược lại.
Tiểu luận môn học bảo các tiêu chuẩn trên sẽ dẫn đến việc sử dụng và phân công lao động không hợp lý,lãng phí nhân lực.
Ý nghĩa, sự cần thiết
1 Ý nghĩa, sự cần thiết Ý nghĩa của phân công và hiệp tác lao động như đã thấy ở các phần trên: Là cơ sở để hình thành một cơ cấu lao động trong doanh nghiệp, tổ chức theo chức năng, theo nghề và theo bậc
Phân công lao động tập trung vào chuyên môn hóa, giúp người lao động thực hiện nhiệm vụ một cách hiệu quả nhất Hiệp tác lao động là sự phối hợp giữa những người làm việc ở các vị trí và nghề khác nhau, cả về không gian lẫn thời gian Mỗi nhân viên trong doanh nghiệp có nhiệm vụ riêng, nhưng vẫn duy trì mối liên hệ chặt chẽ trong hoạt động của tổ chức.
Quá trình phân công và hiệp tác lao động giúp phát hiện những thiếu sót trong tổ chức lao động như tổ chức nơi làm việc, mức lao động, kỷ luật và hệ thống trả lương Điều này cần thiết để cải thiện và phù hợp hơn với thực tế Hiệp tác lao động về thời gian ảnh hưởng đến thời gian làm việc và nghỉ ngơi của người lao động, yêu cầu doanh nghiệp xây dựng chế độ làm việc khoa học và hợp lý Do đó, phân công và hiệp tác lao động là nội dung cơ bản của tổ chức lao động, chi phối tất cả các khía cạnh khác trong tổ chức lao động khoa học.
Phân công lao động hợp lý đóng vai trò quan trọng trong việc tạo ra một cơ cấu lao động thống nhất và hiệu quả Khi người lao động tập trung vào nhiệm vụ chuyên môn, họ không chỉ tiết kiệm thời gian mà còn dễ dàng làm quen với công việc, từ đó phát triển kỹ năng và năng lực Các công việc phụ đã được giao cho đội ngũ công nhân phụ, giúp tối ưu hóa quy trình làm việc và nâng cao năng suất lao động.
Bảo trì hệ thống máy móc là rất quan trọng để đảm bảo hoạt động hiệu quả, giảm thiểu thời gian gián đoạn do sự cố thiết bị Việc trang bị công cụ lao động chuyên dụng và đào tạo người lao động sử dụng máy móc đúng cách không chỉ nâng cao hiệu suất làm việc mà còn đảm bảo an toàn lao động.
Hiệp tác lao động là việc phát huy sức mạnh của tập thể, với điều kiện sức mạnh này phải đến từ một khối thống nhất và chặt chẽ Hoạt động theo hình thức tập thể mang lại hiệu quả cao hơn so với những cá nhân làm việc đơn lẻ.
Hiệp tác lao động hiệu quả là yếu tố quyết định đến năng suất lao động trong phân công công việc Nếu hiệp tác lao động không đạt yêu cầu, thì dù phân công lao động có khoa học đến đâu cũng không thể nâng cao năng suất Hơn nữa, hiệp tác lao động còn thúc đẩy mối quan hệ giữa các cá nhân trong môi trường làm việc, tạo ra bầu không khí tập thể và khuyến khích các phong trào thi đua, từ đó nâng cao ý thức tự giác và khả năng làm việc của người lao động.
2 Mối quan hệ giữa phân công và hiệp tác lao động
Phân công lao động và hiệp tác lao động là hai yếu tố không thể tách rời trong môi trường làm việc Sự phân chia công việc giúp người lao động thực hiện nhiệm vụ một cách hiệu quả, nhưng đồng thời cũng yêu cầu sự phối hợp chặt chẽ giữa các cá nhân để đạt được mục tiêu chung Mối quan hệ này có tính chất biện chứng, tức là phân công lao động và hiệp tác lao động không chỉ có nội dung khác nhau mà còn tác động lẫn nhau, củng cố và thúc đẩy sự phát triển trong doanh nghiệp.
Phân công lao động hợp lý là cơ sở để xây dựng các hình thức hợp tác lao động hiệu quả Một hệ thống phân công khoa học không chỉ tạo điều kiện cho sự hợp tác chặt chẽ giữa các cá nhân mà còn giúp giải quyết những vấn đề phát sinh trong quá trình làm việc.
Tiểu luận môn học yêu cầu cải thiện phân công lao động Hiệp tác lao động không chỉ là kết quả của phân công lao động mà còn ảnh hưởng đến việc hoàn thiện phân công này.
Mối quan hệ giữa phân công và hiệp tác lao động là tương tác hai chiều, trong đó phân công lao động càng sâu thì hiệp tác lao động càng rộng Khi có nhiều người lao động và nhiều dạng lao động, nhu cầu về hiệp tác lao động trở nên cấp thiết hơn Điều này đòi hỏi những người thực hiện phải hợp nhất nỗ lực của mình một cách có kế hoạch để đạt được mục tiêu chung.
Trường Cao đẳng Lao động - Xã hội (2004) nhấn mạnh rằng phân công lao động và hiệp tác lao động là hai yếu tố không thể tách rời Khi đề cập đến phân công lao động, cần phải xem xét đến hiệp tác lao động và ngược lại, cho thấy sự liên kết chặt chẽ giữa chúng trong quá trình làm việc.
THỰC TRẠNG PHÂN CÔNG, HIỆP TÁC LAO ĐỘNG Ở BỘ PHẬN NHÀ PHÒNG VÀ NHÀ HÀNG – CÔNG TY KHÁCH SẠN DU LỊCH KIM LIÊN
Đặc điểm của bộ phận Nhà phòng và Nhà hàng
Dịch vụ lưu trú và ăn uống luôn là hai hoạt động chính của Công ty từ những ngày đầu thành lập, với Bộ phận Nhà phòng và Nhà hàng là những đơn vị lâu đời nhất Công ty có 9 khu nhà từ 4 đến 5 tầng, được gọi là các Nhà phòng, với Bộ phận Nhà phòng chia thành hai khách sạn: Khách sạn Kim Liên 1 và Khách sạn Kim Liên 2 Các Nhà phòng 1, 2, 3, 5, 6 thuộc Khách sạn Kim Liên 2, trong khi Nhà phòng 4, 4A, 8, 9 được quản lý bởi Khách sạn Kim Liên 1.
Mỗi nhà phòng có trang bị khác nhau, dẫn đến sự khác biệt về chất lượng Các phòng ở nhà 1 và 2 đạt tiêu chuẩn 2 sao, phục vụ khách nội địa với mức giá bình dân Trong khi đó, nhà phòng số 8 và 4A được đánh giá tương đương 4 sao, và các nhà còn lại xếp hạng 3 sao, thu hút cả khách quốc tế lẫn khách trong nước.
Công ty sở hữu quy mô dịch vụ lưu trú lớn với số lượng phòng mỗi nhà tương đương như một khách sạn tư nhân Theo Biểu 1, nhà nhỏ nhất có tới 30 phòng, trong khi một số nhà khác, như Nhà phòng 1 và Nhà phòng 9, có số lượng phòng gấp đôi.
Bộ phận Nhà hàng với quy mô cũng không kém, gồm 7 Cửa hàng: Hoa sen 1,
Nhà hàng Hoa Sen 3 và 5 có khả năng phục vụ từ 5000 đến 6000 khách mỗi ngày, chuyên cung cấp cơm bình dân cho khách nghỉ tại Công ty.
Biểu 1: Số lượng phòng tại các Nhà phòng
TÊN ĐƠN VỊ TỔNG SỐ
TRONG ĐÓ PHÒNG 2 GIƯỜNG PHÒNG 3 GIƯỜNG PHÒNG 4 GIƯỜNG
(Nguồn: Phòng Tổ chức - Hành chính)
Các Nhà hàng còn lại chuyên phục vụ hội nghị, tiệc, đám cưới… Ngoài ra, Hoa sen 9 hiện nay còn là Cửa hàng chuyên phục vụ buffet cho khách
Hoa Sen 1, 6 là cửa hàng lớn nhất của Công ty, được xây dựng và cải tạo với cơ sở vật chất hạ tầng đẹp, thu hút nhiều khách đặt ăn Trong khi đó, các cửa hàng Hoa Sen khác có quy mô nhỏ hơn thường được lựa chọn cho các đám cưới và hội nghị với số lượng khách không quá đông.
Khác với bộ phận Nhà phòng, Nhà hàng không chỉ phục vụ khách nội bộ mà còn thực hiện các hợp đồng lưu động, cung cấp dịch vụ buffet cho các hội nghị bên ngoài Công ty, với khả năng phục vụ lên đến 3000 – 4000 khách.
Nhà phòng và Nhà hàng của Công ty sở hữu cơ sở vật chất hiện đại và khả năng phục vụ chuyên nghiệp, cho phép phục vụ đồng thời một lượng khách lớn.
2 Vị trí và vai trò
Dịch vụ lưu trú và ăn uống là những hoạt động sản xuất kinh doanh chủ yếu, đóng góp đáng kể vào doanh thu của Công ty.
Biểu 2 : Tỷ trọng doanh thu của Khách sạn, Nhà hàng trong Tổng doanh thu của Công ty năm 2004-2006
Chỉ tiêu Đơn vị tính Năm 2004 Năm 2005 Năm 2006
Số lượng % Số lượng % Số lượng %
Tổng doanh thu Triệu đồng 99.670 100.0 110.220 100.0 121.663 100.0 Doanh thu Khách sạn Triệu đồng 29.403 29,5 31.964 29,0 36.256 29,8 Doanh thu Nhà hàng Triệu đồng 27.011 27,1 30.421 27,6 33.214 27,3
(Nguồn: Phòng Tổ chức - Hành chính)
Theo số liệu, doanh thu từ Khách sạn và Nhà hàng chiếm từ 56,6% đến 57,1% tổng doanh thu hàng năm của Công ty Trong đó, doanh thu của Khách sạn chiếm tỷ trọng lớn hơn do hoạt động quanh năm, trong khi Nhà hàng chủ yếu hoạt động theo mùa vụ.
Bộ phận Khách sạn, Nhà hàng tại Công ty Khách sạn du lịch Kim Liên đóng vai trò quan trọng và có vị trí chiến lược, như đã được chứng minh qua các số liệu cụ thể.
3 Đặc điểm của công việc tại bộ phận Nhà phòng
Bộ phận Nhà phòng là đơn vị trực tiếp sản xuất kinh doanh với chức năng:
Tổ chức đón tiếp và phục vụ khách trong và ngoài nước trong thời gian nghỉ tại khách sạn.
Phối hợp với bộ phận lễ tân để quản lý và tối ưu hóa công suất cho thuê phòng, đảm bảo tuân thủ đúng thủ tục và đạt hiệu quả cao nhất Chất lượng phục vụ luôn được duy trì ổn định Đồng thời, cần đảm bảo an toàn cho khách trong phòng ngủ và bảo vệ tài sản của khách cũng như của khách sạn theo quy định nội bộ.
Khách sạn chú trọng đến việc phục vụ khách hàng một cách chu đáo, bao gồm tổ chức đón tiếp khách, vệ sinh phòng ngủ và phòng tắm Đội ngũ nhân viên sẽ thay chăn, gối, ga và màn (nếu có), cùng với việc cung cấp khăn các loại để đảm bảo sự thoải mái và hài lòng cho khách lưu trú.
Kiểm tra và đảm bảo hoạt động của các trang thiết bị trong phòng.
Tổng vệ sinh có chu kỳ các phòng ngủ trong khách sạn.
Tổ chức quản lý phục vụ đồ uống, minibar cho khách tại phòng ngủ.
Nhận và giao các dịch vụ khác cho khách như giặt là, chuyển báo chí, fax… (nếu có).
Phối hợp với Nhà hàng phục vụ chu đáo kịp thời khi khách có yêu cầu ăn uống hoặc đối tượng khách có phục vụ ăn sáng.
Duy trì phương tiện, biện pháp để bảo vệ an toàn tính mạng, tài sản và sự yên tĩnh cho khách trong phạm vi phòng ngủ
Bộ phận phục vụ phòng chủ yếu dựa vào sức lao động con người và ít phụ thuộc vào máy móc Công việc này mang tính chất “công việc nhà” với độ phức tạp không cao, giúp người lao động dễ dàng làm quen Tuy nhiên, để thực hiện công việc hiệu quả, người lao động cần có sự cẩn thận, tỷ mỷ, cần cù và chăm chỉ.
Số lượng lao động trong ngành nhà phòng hiện nay tương đối phù hợp với khối lượng công việc, không có nhiều lao động dư thừa Đặc biệt, lao động nữ trong độ tuổi sinh đẻ chiếm tỷ trọng lớn, trong khi đó, lao động lớn tuổi chủ yếu đã gần đến tuổi nghỉ hưu.
Biểu 4: Cơ cấu lao động theo tuổi của Bộ phận Nhà phòng
(Số liệu tháng 10-12/2007) Đơn vị
Từ 18-29 tuổi Từ 30-39 tuổi Từ 40-49 tuổi Từ 50-60 tuổi Số lượng % Số lượng % Số lượng % Số lượng %
(Nguồn: Phòng Tổ chức - Hành chính)
Công việc mang tính chất việc nhà thường thu hút nhiều lao động nữ, điều này là dễ hiểu Thời gian qua, việc Công ty giải quyết chế độ 41 cho lao động dôi dư sau cổ phần hóa đã nhận được sự ủng hộ từ nhiều lao động lớn tuổi, dẫn đến xu hướng trẻ hóa trong bộ phận Nhà phòng hiện nay.
Biểu 5: Cơ cấu lao động theo giới của bộ phận Nhà phòng
(số liệu tháng 10- 12/2007) Đơn vị Tổng số lao động
Trong đó Lao động nam Lao động nữ
(Nguồn: Phòng Tổ chức - Hành chính)
Theo em cơ cấu lao động về tuổi, giới tính như hiện nay là hoàn toàn hợp lý và đáp ứng được yêu cầu của công việc.
4 Đặc điểm của công việc tại bộ phận Nhà hàng
Cũng là một bộ phận trực tiếp sản xuất kinh doanh phục vụ khách với chức năng:
Phục vụ nhu cầu ăn uống của khách trong và ngoài nước, khách hợp đồng, khách đang nghỉ tại Công ty.
Phân tích thực trạng Phân công lao động ở bộ phận Phục vụ phòng và Nhà hàng
Phó quản đốc kiêm người giữ tài sản
Nhân viên phục vụ phòng
1.1 Phân công lao động theo chức năng
Bộ phận Nhà phòng tại Công ty Khách sạn Du lịch Kim Liên được tổ chức theo hình thức phân công lao động theo chức năng, với các chức danh công việc được mô tả rõ ràng trong sơ đồ đi kèm.
Sơ đồ 1: Phân công lao động theo chức năng của bộ phận Nhà phòng
(Nguồn: Phòng Tổ chức - Hành chính)
Trong bộ phận Nhà phòng, mỗi nhóm lao động được phân công rõ ràng với các chức năng và vai trò cụ thể Cấu trúc tổ chức bao gồm 01 quản đốc, 01 phó quản đốc, và có thể có thêm 01 người giữ tài sản cùng với lao động phục vụ Tổng số lao động được xác định dựa trên định mức quy định.
Quản đốc là người trực tiếp quản lý và sản xuất tại Nhà phòng, chịu trách nhiệm trước Giám đốc điều hành khách sạn về mọi công việc liên quan Họ đóng vai trò quan trọng trong việc lãnh đạo, giáo dục chính trị, tổ chức thực hiện và quản lý lao động, tài sản cũng như kỹ thuật.
Tiểu luận môn học đua của Nhà phòng nhằm báo cáo hoặc đề xuất các hoạt động của Nhà phòng để thực hiện, đồng thời nêu ra những vấn đề phát sinh trong từng thời gian.
Theo dõi số liệu về khách đến và khách đi, xác định đối tượng và loại khách (quốc tịch), cũng như số phòng phục vụ khách trong ngày Đặc biệt lưu ý các
Phân công nhiệm vụ hợp lý cho từng nhân viên và ca trực là rất quan trọng để đảm bảo phục vụ khách hàng một cách kịp thời, chu đáo và an toàn Đồng thời, cần phải nhanh chóng giải quyết các yêu cầu chính đáng của khách hàng và phát hiện, báo cáo kịp thời những sự việc xảy ra trong khu vực quản lý.
Quản lý trang thiết bị và vật tư hàng hoá trong bộ phận là rất quan trọng để đảm bảo hoạt động hiệu quả Cần thường xuyên kiểm tra tài sản trong phòng phục vụ khách để đảm bảo chúng luôn ở trạng thái hoạt động tốt, kịp thời phát hiện hư hỏng và xuống cấp nhằm tránh sự cố và rủi ro Đồng thời, lập kế hoạch bảo dưỡng định kỳ cho tài sản là cần thiết Việc kiểm tra và lên kế hoạch đầy đủ cho các trang thiết bị, vật dụng và hàng hoá sẽ hỗ trợ kịp thời cho hoạt động kinh doanh.
Để đảm bảo chất lượng phục vụ tốt, cần nắm vững nhiệm vụ chuyên môn của bộ phận và tinh thông nghiệp vụ Việc kiểm tra, phát hiện sai sót và nhắc nhở, hướng dẫn nhân viên dưới quyền là rất quan trọng Tổ chức đào tạo tại chỗ cho nhân viên về nghiệp vụ chuyên môn cũng là một yếu tố then chốt trong việc nâng cao hiệu quả công việc.
Quản lý kỷ luật lao động và chất lượng làm việc của nhân viên là rất quan trọng, cần chú ý hỗ trợ những nhân viên có hoàn cảnh khó khăn trong gia đình
Nắm doanh thu và sản phẩm làm được trong ngày, trong tháng.
Theo dõi sử dụng điện, nước, hàng đặt phòng cho khách với phương châm tiết kiệm đảm bảo định mức để giảm chi phí giá thành.
Chịu sự lãnh đạo và chỉ đạo trực tiếp từ Giám đốc điều hành khách sạn, người quản lý có trách nhiệm báo cáo và giải trình về mọi hoạt động diễn ra trong khu vực mình phụ trách.
Quản đốc Nhà phòng tại Công ty Khách sạn du lịch Kim Liên không chỉ là người quản lý toàn bộ hoạt động của bộ phận mà còn là người trực tiếp giám sát và đảm bảo chất lượng dịch vụ.
Quản đốc cần tham gia vào công việc hàng ngày, đảm nhận số lượng phòng bằng một nửa so với định mức lao động phục vụ Bên cạnh công việc, họ cũng phải chú ý đến đời sống và tâm tư của nhân viên, giải quyết mối quan hệ trong tập thể để tạo điều kiện cho nhân viên hoàn thành nhiệm vụ Với khối lượng công việc và trách nhiệm lớn, quản đốc cần có tinh thần kỷ luật cao, khả năng quan sát và giải quyết công việc một cách kịp thời và khéo léo Đội ngũ quản đốc tại Công ty hiện nay chủ yếu là nữ, với độ tuổi từ 45 đến 55, có khả năng giám sát và theo dõi công việc một cách cẩn thận và tỷ mỷ.
Trong khoảng thời gian từ 10 đến 15 năm, những lao động phục vụ phòng lâu năm đã tích lũy được nhiều kinh nghiệm và được Công ty bổ nhiệm vào vị trí quản lý Mặc dù trình độ đào tạo của họ chỉ dừng lại ở tốt nghiệp phổ thông trung học và chưa có kiến thức về ngoại ngữ cũng như chuyên ngành quản lý, nhưng để khắc phục những hạn chế này, các quản đốc đã được cử đi học các khoá quản lý nghiệp vụ phục vụ phòng do tổ chức EU và các lớp ngắn hạn tại trường Đại học Kinh tế quốc dân Nhờ đó, họ vẫn thực hiện tốt và hiệu quả công việc được giao.
Phó quản đốc là người hỗ trợ quản đốc trong việc quản lý đơn vị, có trách nhiệm báo cáo các vấn đề phát sinh và làm việc chuyên môn như một nhân viên, giúp đỡ, kiểm tra và nhắc nhở nhân viên hoàn thành nhiệm vụ Ngoài ra, phó quản đốc còn có nhiệm vụ thay thế quản đốc khi vắng mặt và chịu trách nhiệm trước khách sạn, công ty trong thời gian đảm nhận vai trò này.
Người giữ tài sản không chỉ thực hiện các nhiệm vụ chuyên môn như những nhân viên khác mà còn có trách nhiệm hỗ trợ quản đốc trong việc quản lý chặt chẽ và rõ ràng về số lượng cũng như chất lượng tài sản thông qua hệ thống quản lý hiệu quả.
Phân tích thực trạng Hiệp tác lao động ở bộ phận Nhà phòng và Nhà hàng
1.1 Hiệp tác lao động theo không gian
Mỗi Nhà phòng trong công ty hoạt động như một tổ sản xuất chuyên môn hóa, bao gồm những người lao động cùng làm việc để phục vụ phòng Cách tổ chức này giúp quản đốc dễ dàng hơn trong việc quản lý và tạo điều kiện cho nhân viên hỗ trợ lẫn nhau Để đảm bảo hoạt động phục vụ khách liên tục, cần có sự phối hợp nhịp nhàng giữa các vị trí công việc Việc làm chung trong bố trí lao động vệ sinh phòng khách là rất quan trọng, đặc biệt là trong cùng một tầng Nhóm làm việc tự phân công nhiệm vụ như vệ sinh nhà tắm, lau bụi, và vệ sinh phòng ngủ, đồng thời phối hợp trong việc thay ga, gối, và lau dọn Chất lượng vệ sinh của mỗi phòng và cả tầng phụ thuộc vào kết quả làm việc của toàn bộ nhóm Mọi lỗi hay thiếu sót đều thuộc về trách nhiệm của nhóm, do đó, sự phối hợp chặt chẽ của nhóm lao động vệ sinh là cực kỳ quan trọng.
Nhà phòng số 9 hiện nay áp dụng cách phân công lao động riêng biệt cho việc vệ sinh phòng khách, tuy nhiên, điều này không làm giảm sự hợp tác giữa các nhân viên trong cùng một tầng Một điểm khác biệt đáng chú ý là những lỗi và thiếu sót trong việc đảm bảo tiêu chuẩn vệ sinh phòng khách sẽ thuộc trách nhiệm của từng nhân viên.
Trong môi trường làm việc, mỗi cá nhân phụ trách phòng riêng, nhưng trách nhiệm về vệ sinh chung của cả tầng, như hành lang, thuộc về toàn bộ nhóm Do đó, mỗi người không chỉ cần hoàn thành nhiệm vụ trong phòng mình mà còn phải hợp tác để duy trì vệ sinh chung.
Nhân viên trực trong ca (trừ ca đêm) gồm hai người: trực chính và trực phụ Nhiệm vụ của trực phụ là xử lý yêu cầu của khách như nước sôi, giặt là, và làm vệ sinh phòng khi khách trả phòng Vào ca sáng, khối lượng công việc lớn, nên trực phụ cũng tham gia dọn dẹp phòng khách cùng với nhân viên vệ sinh khác Nhờ sự hỗ trợ của nhân viên vệ sinh trên các tầng, người trực chính có thể giảm bớt khối lượng công việc khi khách trả và nhận phòng Người trực chính không chỉ thực hiện các nhiệm vụ đã phân công mà còn có trách nhiệm lau chùi sảnh, phòng trực và cầu thang, góp phần đảm bảo vệ sinh chung cho Nhà phòng.
Trong hoạt động của một Nhà phòng, người quản đốc giữ vai trò quan trọng trong việc chỉ huy và kiểm tra tình hình thực hiện công việc của nhân viên H
Tiểu luận môn học sau Hoặc nếu vắng khách thì người làm ca đêm sẽ báo cho quản đốc để giảm nhân lực cho sáng hôm sau.
Người trực chính có trách nhiệm báo cáo sự cố trong ca làm việc cho quản đốc, người sẽ liên hệ với các bộ phận như tu sửa và giặt là để giải quyết kịp thời Đối với những sự cố lớn và nghiêm trọng, quản đốc cần báo cáo cho Giám đốc điều hành khách sạn Ngoài ra, quản đốc còn phụ trách công tác giấy tờ và sổ sách, bao gồm việc kiểm tra sổ theo dõi khách hàng hàng ngày, tính toán doanh thu và đối chiếu với bộ phận lễ tân.
Người quản đốc cần chia thời gian hợp lý để có mặt ở mỗi tầng, vừa hỗ trợ nhân viên vừa kiểm tra chất lượng vệ sinh Đặc biệt, họ sẽ dành nhiều thời gian cho lao động bậc thấp, giúp họ hoàn thành công việc và hướng dẫn kỹ năng làm việc khoa học Sau khi nhân viên hoàn thành nhiệm vụ, người quản đốc sẽ kiểm tra và nhắc nhở trước khi nghỉ ngơi.
Vào buổi chiều, quản đốc tiếp tục kiểm tra những phòng chưa được kiểm tra kỹ trong buổi sáng Trong thời gian này, có sự tham gia của nhân viên trực phụ và một người làm chuyên môn để hỗ trợ công việc Nếu số lượng phòng khách ra nhiều, quản đốc có thể gọi thêm nhân lực để đảm bảo tiến độ công việc.
Phó quản đốc đóng vai trò quan trọng trong việc hỗ trợ và tham mưu cho quản đốc trong quản lý lao động và sản xuất Ngoài ra, phó quản đốc còn có trách nhiệm cung cấp các vật dụng cần thiết cho nhân viên vệ sinh phòng khách, bao gồm ga, gối, bàn chải, giấy vệ sinh… vào đầu giờ sáng hàng ngày.
Nhân viên vệ sinh thu gom ga, gối bẩn từ từng tầng để gửi đi giặt là Đồng thời, phó quản đốc cũng tham gia vào công tác bảo vệ và quản lý tài sản.
Nhân viên vệ sinh phòng có trách nhiệm báo cáo ngay cho quản đốc và phó quản đốc khi phát hiện tài sản của Công ty bị mất, thiếu hụt hoặc hỏng hóc, nhằm đảm bảo việc giải quyết kịp thời các vấn đề này.
Mỗi vị trí công việc đều liên kết chặt chẽ với nhau, và khi mỗi cá nhân hoàn thành tốt nhiệm vụ của mình, điều đó sẽ góp phần tạo nên một đơn vị hoạt động hiệu quả.
1.2 Hiệp tác lao động theo thời gian
Bộ phận Nhà phòng hiện đang áp dụng hai chế độ thời gian làm việc:
Quản đốc, phó quản đốc kiêm giữ tài sản và nhân viên vệ sinh phòng khách làm việc theo giờ hành chính:
Nhân viên trực bố trí làm việc theo ca:
Ca đêm : từ 22g00 đến 6g00 sáng hôm sau
Trong bài tiểu luận môn học, tổ sẽ có 6 cặp nhân viên trực, được ký hiệu bằng các chữ cái để dễ minh họa Cụ thể, các cặp nhân viên bao gồm: AB, CD, EF, GH.
IJ, KL Cách thức phân công được thể hiện ở biểu đồ dưới đây:
Biểu 11: Biểu đồ bố trí ca trực sáng, chiều của tổ Nhà phòng số 9
Ca sáng AB EF IJ CD GH KL AB EF IJ C
GH KL AB EF IJ CD
AB EF IJ CD GH KL AB EF IJ C
Và sau 1 đến 3 tháng, thì các cặp nhân viên trực lại có sự thay đổi, ví dụ:
Cách phân cặp nhân viên trực AC, BD, EG, FH, IK, JL giúp họ làm quen và phối hợp hiệu quả trong công việc, đồng thời tránh sự nhàm chán nhờ vào việc thay đổi cặp trực sau 1 đến 3 tháng Mỗi cặp chỉ phải trực từ 2 đến 3 lần mỗi tuần, tạo thuận lợi cho quản đốc trong việc phân công ca trực Ngoài ra, vào những ngày không trực, nhân viên sẽ thực hiện công việc vệ sinh phòng khách Trong mỗi ca trực, nhân viên được nghỉ ăn trưa 1 giờ, từ 12 giờ đến 13 giờ cho ca sáng và từ 17 giờ đến 18 giờ cho ca chiều.
Các nhân tố ảnh hưởng
1 Đặc thù của công việc
Trong lĩnh vực du lịch, lao động tại bộ phận Nhà hàng và Nhà phòng phải làm việc liên tục, phụ thuộc vào nhu cầu của khách hàng Nhân viên phải phục vụ khách ngay cả trong ngày nghỉ và lễ tết, với một số vị trí như trực phòng yêu cầu có mặt 24/24 giờ Do đó, việc bố trí làm việc theo ca với 3 ca mỗi ngày là cần thiết Hiện nay, chế độ làm việc quy định cho lao động trong các bộ phận này là 2 ngày nghỉ trong tuần, không quy định cụ thể hơn.
Trong tuần, người lao động thường phải làm việc vào các ngày nghỉ lễ, bao gồm cả ngày lễ của người lao động Ngoài ra, khi không có khách, các cửa hàng và nhà phòng cũng sẽ phải đóng cửa và niêm phong, tạo điều kiện cho người lao động được nghỉ ngơi.
Do tính chất công việc phục vụ thay vì sản xuất, việc phân chia thành các bước công việc gặp khó khăn Nhân viên ở các vị trí khác nhau đều phải hoàn thành toàn bộ nhiệm vụ của mình, chẳng hạn như nhân viên vệ sinh cần thực hiện việc dọn dẹp toàn diện một phòng.
2 Khối lượng công việc và định mức lao động
Khối lượng công việc của bộ phận Nhà phòng hiện nay ổn định và cao hơn so với Nhà hàng, với công suất sử dụng phòng đạt 85% trong suốt năm Khách lưu trú đông đúc, chỉ giảm vào dịp lễ tết như Tết âm lịch Ngược lại, Nhà hàng chủ yếu hoạt động theo mùa, đặc biệt là vào mùa cưới, với kế hoạch công việc được lên trước do khách đặt bàn trước Việc bố trí nhân lực tại Nhà hàng có cơ sở rõ ràng, trong khi Nhà phòng cần linh hoạt hơn để phục vụ cả khách đặt trước và khách không đặt phòng.
Việc huy động lao động tại các nhà phòng khách sạn dựa vào hệ thống mức lao động đã được thiết lập từ năm 2002 Tuy nhiên, mức lao động này chưa được điều chỉnh, mặc dù có nhiều thay đổi về trang thiết bị và số lượng phòng phục vụ thực tế.
Biểu: So sánh lao động định biên - lao động thực tế sử dụng của Bộ phận Nhà phòng
STT ĐƠN VỊ Số lượng lao động định biên
Số lượng lao động thực tế sử dụng
(Nguồn: Phòng Tổ chức – Hành chính)
Hiện nay, số lao động tại các nhà phòng không còn tuân thủ quy định về định mức, với một số nhà có số lao động thực tế thấp hơn định biên, trong khi số lao động định biên chưa tính đến những trường hợp ốm đau hay nghỉ sinh Mặc dù vẫn duy trì được khối lượng công việc, việc tiết kiệm lao động này lại không được công nhận trong hệ thống trả lương cũ, gây thiệt thòi cho những nhà phòng này Ngược lại, có những nhà vượt quá số lao động định biên nhưng vẫn có thể giảm số lượng lao động mà không ảnh hưởng đến hiệu suất Hiện tượng này dẫn đến sự thiếu kỷ luật lao động ở một số nhà, như nhà phòng số 6, nơi chất lượng vệ sinh không được đảm bảo Tình trạng này đã tồn tại một thời gian dài, theo nhận định của Giám đốc điều hành Khách sạn Kim Liên.
2 nhưng không nhắc nhở, điều chỉnh mặc dù Phòng Tổ chức hành chính đã có ý kiến
Như vậy, thực tế đã chỉ rõ hệ thống mức lao dộng đã không còn phù hợp với thực tế sản xuất, phục vụ ở bộ phận Nhà phòng
Bộ phận Nhà hàng hiện đang gặp vấn đề về quản lý lao động do thiếu hệ thống định mức và định biên lao động, dẫn đến tình trạng lao động đông đảo và lộn xộn Mặc dù không có văn bản cụ thể để đánh giá sự phù hợp giữa số lượng lao động và khối lượng công việc, quan sát thực tế cho thấy có sự dư thừa lao động đáng kể Điều này gây ra tình trạng làm việc thiếu nghiêm túc và kỷ luật, với nhiều người trong ca làm việc không thực sự làm việc mà vẫn nhận lương Với chế độ khoán, quỹ lương tại bộ phận Nhà hàng được tính cố định ở mức 65% doanh thu sau khi trừ chi phí, bất kể số lượng lao động Do đó, việc giảm số lượng lao động sẽ dẫn đến việc tăng thu nhập cho những người lao động còn lại.
Những tồn tại và nguyên nhân
Công ty Khách sạn du lịch Kim Liên, một doanh nghiệp Nhà nước trực thuộc Tổng cục du lịch, vẫn chịu ảnh hưởng từ mô hình quản lý tập trung bao cấp kể từ khi thành lập Điều này dẫn đến cách thức hoạt động và quản lý chưa được tối ưu, đặc biệt trong lĩnh vực nhân lực và phân công lao động.
Bố trí số lượng lao động hàng ngày hiện vẫn mang tính tự phát, chưa dựa vào số lượng khách hàng và khối lượng công việc thực tế Điều này dẫn đến tình trạng không đồng nhất: vào những ngày có nhiều khách hàng thì số lượng lao động lại ít, trong khi những ngày ít khách lại có nhiều người làm việc.
Trong ngành khách sạn, việc quản lý nhân lực là rất quan trọng Thông thường, các Nhà phòng và Cửa hàng thường bố trí số lượng nhân viên nhiều hơn so với nhu cầu thực tế, trừ trường hợp số lượng khách quá ít thì mới can thiệp để cho nhân viên nghỉ Tình trạng này đặc biệt phổ biến ở các Nhà phòng, nơi mà lao động thường làm việc chung, dẫn đến việc bố trí nhân viên ở những tầng vắng khách vẫn diễn ra.
Trong các cửa hàng, hầu hết lao động vệ sinh phòng được điều động ngay cả trong những ngày khối lượng công việc không cao, dẫn đến sự lãng phí lao động Hệ quả là quỹ tiền lương và các khoản thưởng phân phối theo lương tăng lên, gây áp lực cho ngân sách.
Sự bất hợp lý trong bố trí lao động liên quan chặt chẽ đến vai trò của các chức danh quản lý như Quản đốc, phó quản đốc, Cửa hàng trưởng và Cửa hàng phó, vì đây là những người có nhiệm vụ giám sát và quản lý hiệu quả hoạt động của đơn vị Mặc dù những người này có kinh nghiệm và hiểu biết về công việc, nhưng họ chưa thể hiện ý thức trách nhiệm cao với nhiệm vụ được giao Thêm vào đó, số lượng lao động tại mỗi bộ phận quá nhiều và được tuyển dụng ồ ạt, dẫn đến chất lượng lao động kém, phần lớn là con em của cán bộ công nhân viên trong công ty Điều này đã tạo áp lực buộc người quản lý phải sắp xếp công việc cho những lao động này.
Tại Công ty Khách sạn du lịch Kim Liên, bộ phận Nhà hàng hoạt động theo cơ chế khoán, trong đó hàng năm Công ty giao khoán các chỉ tiêu kế hoạch kinh doanh như doanh thu và lợi nhuận Nhà hàng tự đề xuất các vấn đề liên quan đến trang thiết bị, công cụ sản xuất, hàng hóa và nguyên liệu, sau đó trình Giám đốc Công ty để quyết định Về nhân lực, Giám đốc điều hành Nhà hàng có quyền quyết định số lượng lao động cần thiết cho hoạt động của bộ phận.
Để đảm bảo hoạt động sản xuất kinh doanh hiệu quả và tiết kiệm chi phí, nhà hàng cần quản lý và sử dụng hợp lý số lao động hiện có Đồng thời, nhà hàng phải đảm bảo mọi chế độ và quyền lợi của người lao động theo đúng quy định của luật lao động.
Dưới cơ chế quản lý hiện tại, bộ phận Nhà hàng hoạt động tương đối độc lập, với Giám đốc Nhà hàng chịu trách nhiệm quyết định và báo cáo định kỳ cho Công ty Tuy nhiên, khác với bộ phận Nhà phòng, bộ phận Nhà hàng chưa có hệ thống định mức và định biên lao động rõ ràng Công tác tuyển dụng lao động tại đây diễn ra thiếu chặt chẽ, mang tính tự phát và không dựa vào nhu cầu thực tế Với số lượng lao động chiếm 36-38% tổng số lao động của Công ty, bộ phận Nhà hàng là đơn vị có số lao động đông nhất, dẫn đến nhiều vấn đề bất hợp lý trong quản lý.
Phân công lao động quản lý, gián tiếp:
Mô hình quản lý hiện tại với các Nhà phòng và Cửa hàng riêng biệt đã tạo ra một hệ thống chức danh quản lý phức tạp, bao gồm 18 quản đốc, phó quản đốc và 21 Cửa hàng trưởng, phó, cùng với 7 nhân viên thống kê tại bộ phận Nhà hàng Mặc dù số lượng lao động tại các Cửa hàng lớn hơn nhiều so với Nhà phòng, nhưng các chức danh này chủ yếu thực hiện vai trò quản lý và giám sát, không tham gia trực tiếp vào công việc sản xuất Quản đốc và phó quản đốc không chỉ làm việc như những lao động phục vụ thông thường mà còn phải đảm nhận trách nhiệm quản lý tài sản, tạo nên khối lượng công việc lớn Công tác thống kê cũng tiêu tốn một lao động tại mỗi đơn vị, nhưng lại không được giao cho các Cửa hàng trưởng và Cửa hàng phó, cho thấy sự phân bổ công việc chưa hợp lý trong hệ thống quản lý.
Tiểu luận môn học cho thấy sự lãng phí lao động do cơ chế quản lý khác nhau giữa hai khối Nhà phòng và Nhà hàng Công ty quản lý chặt chẽ bộ phận Nhà phòng từ doanh thu, lợi nhuận đến nhân sự và tiền lương, dẫn đến hiệu quả cao hơn Ngược lại, khối Nhà hàng hoạt động theo cơ chế khoán, tự chịu trách nhiệm về các chỉ tiêu, gây ra nhiều lộn xộn và vấn đề bất cập trong quản lý.
Bộ phận Nhà phòng hiện đang gặp bất cập trong phân công lao động giữa quản đốc và phó quản đốc, khi mà quản đốc phải gánh vác nhiều trách nhiệm trong khi phó quản đốc chỉ tham gia khi quản đốc vắng mặt Công việc hàng ngày như thu ga, gối, và kiểm tra chất lượng vệ sinh phòng tốn nhiều thời gian, đặc biệt với nhân viên lớn tuổi Cách làm việc truyền thống của Công ty chỉ tập trung vào việc vệ sinh phòng vào buổi sáng, khiến quản đốc không chỉ phải đối chiếu doanh thu mà còn kiểm tra chất lượng vệ sinh ngay trong buổi sáng Trong khi đó, phó quản đốc lại bận rộn với công tác tài sản, dẫn đến việc không thể hỗ trợ quản đốc trong các nhiệm vụ vệ sinh.
Phó quản đốc chỉ kém quản đốc 0,1 hệ số phụ cấp (0,3 so với 0,2), trong khi hệ số lương ở cả hai vòng đều bằng nhau (bậc 5 là 3,35, vòng 2 là 1,24), tạo ra sự chênh lệch quá nhỏ giữa hai chức danh Điều này không chỉ thiếu động lực mà còn không phản ánh đúng sự khác biệt trong vai trò và vị trí Hệ quả là một số nhà, đặc biệt tại Khách sạn Kim Liên 2, đã tuyển dụng nhiều lao động hơn định biên để giảm bớt gánh nặng cho quản đốc, khiến họ chỉ còn trách nhiệm giám sát và kiểm tra chất lượng Thời gian thực tế của quản đốc trong sản xuất tại một số tổ còn rất ít, với thời gian làm sổ sách chiếm tới 50-60% như tại nhà 1 và nhà 6, điều này không phải là hiện tượng lạ trong hoạt động của Doanh nghiệp Nhà nước lâu năm.
Theo quy định của Công ty, quản đốc chỉ được hưởng 10 công lao động mỗi tháng cho công việc sổ sách và quản lý, trong khi thực tế công việc của họ rất nhiều và phức tạp Số công còn lại được tính như lao động phục vụ phòng bình thường, điều này không hợp lý với khối lượng công việc thực tế Hơn nữa, do đặc thù của Công ty khách sạn du lịch Kim Liên, các Nhà phòng được bố trí rải rác, với quy mô và số lượng phòng khác nhau, dẫn đến sự chênh lệch về số lượng nhân viên giữa các tổ.
Mỗi phòng tăng thêm đồng nghĩa với việc quản đốc phải đảm nhận nhiều công việc hơn, từ kiểm tra và giám sát đến quản lý sổ sách và đối chiếu Điều này cũng đồng nghĩa với việc quản lý một đội ngũ lao động lớn hơn Quy định về quyền lợi của tổ trưởng tại các tổ Nhà phòng là thống nhất, trong khi số ngày công quản lý cũng đã được nêu rõ.
Trong thời gian 10 ngày làm việc, hệ số phụ cấp chỉ đạt 0,3 mức lương tối thiểu, cho thấy sự thiếu công bằng trong việc trả công lao động Những quyền lợi hiện tại không đủ sức thu hút và khuyến khích các vị trí quản lý, dẫn đến tình trạng không phù hợp trong công tác quản lý lao động.
MỘT SỐ GIẢI PHÁP NHẰM HOÀN THIỆN PHÂN CÔNG, HIỆP TÁC
Phương hướng phát triển trong thời gian tới
Công ty Khách sạn du lịch Kim Liên đã hoàn tất Đại hội cổ đông và chính thức hoạt động theo mô hình Công ty Cổ phần từ ngày 01/03/2008 Sự tham gia của cổ đông chiến lược, Ngân hàng Dầu khí toàn cầu, với nguồn vốn mạnh và phong cách làm việc chuyên nghiệp, đã mang lại ảnh hưởng tích cực lớn cho công ty Điều này đã giúp Kim Liên chuyển mình từ mô hình doanh nghiệp nhà nước chậm chạp sang một mô hình làm việc hiện đại, công nghiệp hóa, với tiến độ nhanh và tinh thần trách nhiệm cao.
Sự thay đổi lớn trong toàn bộ Công ty đã diễn ra nhanh chóng, không từ từ, dẫn đến những biến chuyển mạnh mẽ trong mọi hoạt động Hội đồng quản trị đã tuyển dụng tổng giám đốc từng sống và làm việc tại Đức, cùng với giám đốc điều hành là người Úc chuyên nghiệp Dưới sự quản lý và giám sát của họ, tinh thần và thái độ làm việc của nhân viên đã cải thiện rõ rệt Ban giám đốc mới đang chú trọng đến các khía cạnh tài chính, nhân sự, sản phẩm và dịch vụ, với mục tiêu điều chỉnh lớn để phù hợp với mô hình Công ty Cổ phần du lịch đạt tiêu chuẩn phục vụ 4 sao.
Ban Giám đốc quyết định sát nhập hai lĩnh vực chính của Công ty là Khách sạn Kim Liên 1, 2 và Nhà hàng Các hoạt động bổ trợ như giặt là, bảo vệ, và kỹ thuật cũng sẽ được tích hợp vào khối Khách sạn và Nhà hàng Như vậy, tất cả hoạt động trực tiếp của Công ty sẽ được quản lý chung bởi Giám đốc.
Tổng giám đốc giám sát hoạt động kinh doanh trong ngành dịch vụ khách sạn thông qua Giám đốc điều hành, người này chịu trách nhiệm quản lý trực tiếp các phòng ban.
Tổng giám đốc sẽ làm việc trực tiếp với Giám đốc các ban, ngành và Giám đốc điều hành dịch vụ, khách sạn để tối ưu hóa thông tin và chỉ đạo thực hiện các chính sách Trước những thay đổi về cơ cấu tổ chức, vấn đề nhân sự và phân công lao động sẽ gặp phải những biến động không thể tránh khỏi Do đó, cần có những điều chỉnh phù hợp để đáp ứng nhu cầu mới, dưới đây là một vài giải pháp.
Một số giải pháp chung
Với 689 cán bộ công nhân viên được chuyển giao từ Công ty cũ sang Công ty mới, việc điều chỉnh số lượng và nâng cao chất lượng lao động là rất cần thiết Để đảm bảo hoạt động hiệu quả, cần chú trọng đến ý thức kỷ luật và thái độ làm việc của đội ngũ nhân sự hiện tại.
Phòng Tổ chức - hành chính cần điều chỉnh định mức lao động cho bộ phận Nhà phòng để phù hợp với thực tế và xây dựng hệ thống mức lao động cho từng Cửa hàng Điều này sẽ giúp Công ty xác định số lượng lao động cần thiết cho từng chức danh, từ đó áp dụng các biện pháp giảm bớt số lao động hiện có Việc này sẽ bắt đầu từ các bộ phận trực tiếp, sau đó đến các bộ phận dịch vụ bổ sung và gián tiếp, nhằm bố trí lại lao động một cách hợp lý hơn.
Trong bối cảnh sát nhập các khách sạn và nhà hàng, mô hình chức danh quản lý cần được thu hẹp và hoạt động hiệu quả hơn, nhằm phát huy vai trò trong chỉ đạo, giám sát và kiểm tra hiệu quả hoạt động Bên cạnh đó, cần sử dụng lao động trực tiếp một cách hợp lý, dựa trên phân công và hợp tác lao động chặt chẽ và khoa học.
Tiểu luận môn học thống trả lương mới không theo thang bảng lương của Nhà nước mà là những mức lương cụ thể cho từng chức danh công việc.
Trong phân cấp quản lý, Giám đốc điều hành chịu trách nhiệm toàn bộ hoạt động của khối dịch vụ và khách sạn, bao gồm sản xuất, kinh doanh và nhân sự Sau khi điều chỉnh nhiệm vụ của các chức danh công việc và bố trí thời gian làm việc mới, Phòng Tổ chức - hành chính sẽ xây dựng hệ thống văn bản công việc
Một số giải pháp riêng
1 Phân công, hiệp tác lao động
Tiểu luận môn học những nhóm lớn Mỗi người sẽ chịu trách nhiệm với không chỉ một Cửa hàng, Nhà phòng như trước mà là 3 Nhà phòng, 3 Cửa hàng
Với cách bố trí mới, mỗi Nhà phòng sẽ giảm bớt một người quản đốc và phó quản đốc, giúp cán bộ quản lý tập trung vào nhiệm vụ của mình và giảm đầu mối
Để nâng cao hiệu quả công việc, Công ty cần giao nhiệm vụ cho bộ phận công nghệ thông tin xây dựng hệ thống phần mềm quản lý dịch vụ dễ sử dụng, giúp nhân viên trực phòng thao tác nhanh chóng khi khách check in và check out Đồng thời, Công ty cũng nên tổ chức lớp hướng dẫn sử dụng phần mềm một cách thống nhất, nhằm đảm bảo nhân viên có khả năng nhập và kiểm tra dữ liệu một cách chính xác.
Việc bố trí quản lý tại Công ty sẽ dựa trên quy mô và vị trí của các Nhà phòng để tối ưu hóa quy trình làm việc Hiện tại, với 9 Nhà phòng, chỉ cần 3 lao động quản lý, mỗi người phụ trách 3 Nhà phòng theo các nhóm: Nhóm 1 gồm Nhà phòng 1-2-5 với 160 phòng, Nhóm 2 gồm Nhà phòng 3-8-6 với 125 phòng, và Nhóm 3 gồm Nhà phòng 4-4A-9 với 140 phòng Sự gần gũi về vị trí của các Nhà phòng trong mỗi nhóm giúp hình thành 3 khu Nhà phòng rõ ràng trong Công ty.
Để thuận lợi cho việc phân công, Công ty cần đồng bộ hóa chất lượng các phòng và thống nhất trang bị như số lượng và chất liệu tủ, giường, bàn, ghế, đèn ngủ Việc đặt tiêu chuẩn hàng hóa tại các nhà như số lượng khăn mặt, khăn lau chân, khăn tắm là cần thiết để nâng cao hiệu quả giám sát và quản lý tài sản, không chỉ cho Nhà phòng mà còn cho phòng Kinh doanh Điều này cũng tạo điều kiện cho việc di chuyển và điều động lao động giữa các Nhà phòng trong cùng một nhóm khi cần thiết.
Về tiêu chuẩn chất lượng, nhóm 2, 3 có sự tương đương nhau và đạt tiêu chuẩn 3 sao, nhóm 1 thấp hơn với hai nhà đạt tiêu chuẩn 2 sao (Nhà phòng số 1,2)
Mô hình này duy trì chức danh người giữ tài sản tại mỗi Nhà phòng, nhằm thuận tiện cho việc thu nhận và cung cấp hàng hóa phục vụ công việc của nhân viên Tuy nhiên, cần quy định rõ ràng về công việc sổ sách và việc giao nhận ga gối bẩn vào buổi chiều, khi khối lượng công việc đã giảm, để dành buổi sáng cho việc vệ sinh phòng Việc thực hiện nhiệm vụ này nên được giao cho lao động trẻ, có sức khỏe, nhằm rút ngắn thời gian và nâng cao hiệu quả công việc.
Bộ phận Nhà hàng hiện có 7 Nhà hàng, trong đó Hoa Sen 3,5 phục vụ cơm bình dân cho khách và cán bộ công nhân viên, nhưng khách hàng không ổn định, dẫn đến việc phân tán và không sử dụng hết công suất Để cải thiện tình hình, cần có 1 Cửa hàng Hoa Sen 3 với vị trí đẹp phục vụ cơm bình dân cho khách nghỉ tại Công ty, trong khi Cửa hàng Hoa Sen 5 sẽ trở thành căng tin nội bộ phục vụ cơm trưa và tối cho cán bộ công nhân viên Điều này sẽ giúp người lao động yên tâm hơn trong công việc, giảm lo lắng về bữa ăn giữa ca và hạn chế tình trạng lộn xộn khi những người không ăn tại Nhà hàng ra ngoài, đảm bảo an toàn và khoa học hơn cho người lao động.
Tiểu luận môn học hợp lý đề xuất việc giảm thời gian nghỉ trưa dài bằng cách trang bị 500 khay ăn inox cho Hoa sen 5, phục vụ cán bộ công nhân viên Mô hình phục vụ sẽ khác biệt, khi nhân viên sẽ tự lấy khẩu phần ăn và chuyển khay đến khu vực vệ sinh, giúp tiết kiệm lao động và nâng cao ý thức của người lao động Hoa sen 5 sẽ trở thành đơn vị phục vụ cho cán bộ công nhân viên, do đó, đội ngũ lao động cần tách khỏi Nhà hàng và thuộc quản lý của phòng Tổ chức - hành chính Nhà hàng sẽ chỉ còn 6 Cửa hàng, phân chia thành 2 nhóm dựa trên vị trí và chất lượng, từ đó giảm bớt số lao động quản lý và mỗi nhóm chỉ cần một nhân viên thống kê để quản lý sổ sách và báo cáo.
Mặc dù các chức danh quản lý không tham gia vào công tác chuyên môn, họ vẫn phải đối mặt với khối lượng công việc lớn và trách nhiệm gia tăng Tất cả sai sót xảy ra trong phạm vi quản lý sẽ do các quản lý chịu trách nhiệm trước Giám đốc điều hành và Tổng Giám đốc Ngoài các chức danh quản lý nhóm Nhà phòng và Cửa hàng, cần có một chức danh quản lý chung để giám sát các cán bộ này và báo cáo trực tiếp với Giám đốc điều hành.
Giám đốc điều hành dịch vụ, khách sạn
Nhà hàng Trưởng quản lý
Phó quản lý Nhà hàng 2 (quản lý nhóm Cửa hàng 2)
Phó quản lý Nhà phòng 1 (quản lý nhóm Nhà phòng 1)
Phó quản lý Nhà phòng 2 (quản lý nhóm Nhà phòng 2 ) hàng 2)
Phó quản lý Nhà phòng 3 (quản lý nhóm Nhà phòng 3)
Sơ đồ 3: Mô hình quản lý tại bộ phận Nhà phòng, Nhà hàng (giải pháp)
Các ứng cử viên cho các chức danh nên được lựa chọn từ quản đốc, phó quản đốc, cửa hàng trưởng và phó ở các đơn vị hiện tại, vì họ đã có kinh nghiệm thực tế Nên ưu tiên những người dưới 50 tuổi để đảm bảo họ có đủ thời gian làm quen với công việc và cống hiến cho công ty.
1.2 Lao động trực tiếp Ở bộ phận Nhà phòng hiện nay nên áp dụng hình thức bố trí lao động làm riêng Với ưu điểm đã được trình bày ở phần thực trạng, cách thức phân công này tỏ ra hiệu quả hơn rất nhiều so với phương pháp truyền thống Do đó, Giám đốc điều hành cùng với trưởng quản lý Nhà phòng cần xem xét, nghiên cứu để áp dụng rộng rãi tại các tổ Nhà phòng Ở các khách sạn lớn có cách bố trí lao động làm việc chuyên môn hóa hẹp theo kiểu một nhân viên chuyên làm vệ sinh phòng ngủ riêng, vệ sinh nhà tắm riêng…làm các phòng ở tất cả các tầng Nhưng theo em với những công việc này không cần thiết phải chia nhỏ như vậy dẫn đến diện hiểu biết về nghề của người lao động hẹp, khó điều chuyển sang các vị trí trong cùng một nghề hơn
Bộ phận Nhà hàng, theo các quy định trong tiêu chuẩn cấp bậc công việc, thể hiện rõ ràng các nhiệm vụ và trách nhiệm của nhân viên.
Tiểu luận về phụ bếp và vệ sinh Nhà hàng phản ánh nhiệm vụ của người nấu bếp và nhân viên vệ sinh, nhưng do số lượng lao động dư thừa, các công việc này đã được tách biệt Chỉ có hai chức danh nấu bếp và phục vụ bàn phải thi nâng bậc lương, trong khi các chức danh khác được nâng bậc định kỳ hai năm một lần, tạo ra sự bất hợp lý trong hệ thống lương Chức danh phụ bếp có ngạch lương riêng với 7 bậc, thấp hơn nấu bếp nhưng cao hơn nhân viên phục vụ bàn và vệ sinh Để tối ưu hóa nguồn lao động, cần giảm bớt chức danh phụ bếp và vệ sinh, giao các công việc này cho nhân viên nấu bếp và phục vụ bàn Việc này không chỉ nâng cao hiệu quả lao động mà còn yêu cầu người lao động tự giác chấp hành nghiêm chỉnh thời gian làm việc.
Thời gian làm việc của nhân viên vệ sinh phòng cần được điều chỉnh cho phù hợp với thực tế Họ bắt đầu làm việc từ 8 giờ sáng thay vì 7 giờ sáng, giúp giảm thời gian trống khi khách vẫn còn ngủ Thời gian nghỉ trưa rút ngắn còn 1 giờ, từ 12 giờ đến 13 giờ, sau đó làm việc đến 5 giờ Việc phân bổ công việc vệ sinh phòng trong suốt cả ngày thay vì chỉ vào buổi sáng sẽ giúp giảm bớt số lượng lao động cần thiết.
Bộ phận Nhà hàng bố trí làm việc theo ca sáng từ 7 giờ đến 15 giờ, Ca chiều từ 15 giờ đến 22 giờ, nghỉ ăn trưa 0.5 giờ