1. Định nghĩa ERP? ERP được viết tắt bởi Enterprise Resource Planing có nghĩa là hoạch định nguồn lực doanh nghiệp. Đây là một hệ thống phần mềm tích hợp được sử dụng để quản lý các hoạt động cốt lõi của doanh nghiệp như tài chính, nhân sự, chuỗi cung ứng, mua sắm, chuỗi cung ứng, dịch vụ, sản xuất, v.v. Điều này giúp các doanh nghiệp cải thiện hiệu quả, giảm chi phí và nâng cao khả năng cạnh tranh. 2. Lịch sử hình thành ERP 1960: Hệ thống MRP đầu tiên được phát triển bởi J.I. Case, một nhà sản xuất máy kéo và máy xây dựng. 1970: Hệ thống MRP II được phát triển để mở rộng chức năng của MRP. 1980: ERP bắt đầu được phát triển để đáp ứng nhu cầu của các doanh nghiệp không chỉ trong lĩnh vực sản xuất. 1990: ERP trở nên phổ biến rộng rãi với sự phát triển của phần mềm dựa trên máy tính. 2000: Các hệ thống ERP hiện đại sử dụng các công nghệ mới để giúp các doanh nghiệp cải thiện hiệu quả. 3. Các loại hình ERP Onpremise: ERP onpremise là một hệ thống ERP được cài đặt và vận hành tại chỗ của doanh nghiệp giúp doanh nghiệp có toàn quyền kiểm soát hệ thống và dữ liệu của mình. Vd: Oracle Fusion ERP, Microsoft Dynamics 365 Business Central,.. Cloud: ERP cloud là một hệ thống ERP được triển khai trên nền tảng đám mây. ERP cloud có lợi thế là doanh nghiệp không cần phải đầu tư vào cơ sở hạ tầng phần cứng và phần mềm,dễ dàng triển khai và bảo trì. Vd: NetSuite ERP Cloud, SAP Business One Cloud,.. Hybrid Tích hợp: ERP tích hợp giữa ERP tại chỗ và ERP đám mây Vd: Oracle Fusion ERP, SAP S4HANA,.. ERP mở nguồn là một hệ thống ERP được xây dựng tùy chỉnh theo nhu cầu cụ thể của doanh nghiệp, cung cấp các chức năng và quy trình được tối ưu hóa cho hoạt động của doanh nghiệp. Vd: Odoo, OpenERP,.. 4. Khó khăn và lợi ích khi sử dụng ERP cho doanh nghiệp Thuận lợi: + ERP cung cấp một cái nhìn tổng thể về hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp, giúp các nhà quản lý đưa ra quyết định sáng suốt hơn. + Tập trung dữ liệu cần thiết: Dữ liệu được tổng hợp và nhận thông tin theo thời gian thực + Tăng hiệu quả: Trở nên cạnh tranh hơn và mang lại triển vọng tăng trưởng vững chắc + Chuẩn hóa quy trình làm việc Khó khăn: + Sự phức tạp và rủi ro thất bại + Tốn kém và cơ sở hạ tầng cần thiết + Thời gian triển khai dài 5. Những tác động ERP lên việc kiểm soát thông tin Tích cực Thống nhất dữ liệu: ERP sử dụng một cơ sở dữ liệu duy nhất để lưu trữ tất cả thông tin của doanh nghiệp. Điều này giúp đảm bảo tính thống nhất và chính xác của dữ liệu. Tự động hóa quy trình: ERP có thể tự động hóa nhiều quy trình kinh doanh, giúp giảm thiểu sai sót và gian lận. Tăng cường bảo mật: ERP có thể cung cấp các tính năng bảo mật nâng cao để bảo vệ dữ liệu của doanh nghiệp, chẳng hạn như xác thực hai yếu tố, mã hóa dữ liệu và kiểm soát truy cập. Các tính năng này giúp ngăn chặn truy cập trái phép vào dữ liệu của doanh nghiệp. Tiêu cực: Tăng phức tạp: ERP là một hệ thống phức tạp với nhiều chức năng và quy trình. Điều này có thể khiến doanh nghiệp khó khăn trong việc hiểu và triển khai hệ thống một cách hiệu quả. Thay đổi quy trình: ERP đòi hỏi sự thay đổi trong quy trình kinh doanh của doanh nghiệp. Nếu doanh nghiệp không chuẩn bị kỹ lưỡng cho những thay đổi này, có thể dẫn đến những lỗ hổng trong kiểm soát thông tin. Thiếu đào tạo: Nếu nhân viên không được đào tạo đầy đủ về cách sử dụng ERP, có thể dẫn đến những lỗ hổng trong kiểm soát thông tin. Biện pháp: Xây dựng kế hoạch triển khai ERP chi tiết và toàn diện. Tuyển dụng các chuyên gia có kinh nghiệm về ERP giúp doanh nghiệp triển khai ERP một cách hiệu quả và đảm bảo rằng hệ thống đáp ứng các yêu cầu về kiểm soát thông tin. Thường xuyên đào tạo nhân viên về cách sử dụng ERP. 6. Các doanh nghiệp sử dụng ERP thành công Vinamilk Trước khi sử dụng: Vinamilk khó khăn khi sử dụng Excel để thực hiện các hoạt động quản lý sản xuất, quản lý chiến lược kinh doanh hay quản lý mua bán hàng hóa. Quy trình quản lý vì đó mà trở nên thiếu sự đồng bộ giữa các khâu, dữ liệu khó chia sẻ và truyền tải. Sau khi sử dụng: Vinamilk bắt đầu ứng dụng ERP trong doanh nghiệp vào năm 2007. Chỉ sau 2 năm thử nghiệm, Vinamilk đã thu được những lợi ích khả quan với quá trình quản lý kinh doanh. Nhờ ứng dụng ERP tại Vinamilk, toàn bộ trụ sở chính, các kho hàng, nhà máy đến hệ thống bán hàng trên toàn quốc đều được liên kết rõ ràng. Vinamilk đã từng bước ổn định và ngày càng phát triển hơn, lợi thế cạnh tranh thị trường cũng từ đó được tối ưu và nâng cao. Vinamilk còn xuất sắc lọt top các công ty có doanh thu tốt nhất ở Châu Á – Thái Bình Dương với thành tích top 200.
ÔN TẬP CUỐI KÌ MÔ PHỎNG KINH DOANH I LÝ THUYẾT ERP Định nghĩa ERP? ERP viết tắt Enterprise Resource Planing có nghĩa hoạch định nguồn lực doanh nghiệp Đây hệ thống phần mềm tích hợp sử dụng để quản lý hoạt động cốt lõi doanh nghiệp tài chính, nhân sự, chuỗi cung ứng, mua sắm, chuỗi cung ứng, dịch vụ, sản xuất, v.v Điều giúp doanh nghiệp cải thiện hiệu quả, giảm chi phí nâng cao khả cạnh tranh Lịch sử hình thành ERP - 1960: Hệ thống MRP phát triển J.I Case, nhà sản xuất máy kéo máy xây dựng - 1970: Hệ thống MRP II phát triển để mở rộng chức MRP - 1980: ERP bắt đầu phát triển để đáp ứng nhu cầu doanh nghiệp không lĩnh vực sản xuất - 1990: ERP trở nên phổ biến rộng rãi với phát triển phần mềm dựa máy tính - 2000: Các hệ thống ERP đại sử dụng công nghệ để giúp doanh nghiệp cải thiện hiệu Các loại hình ERP - On-premise: ERP on-premise hệ thống ERP cài đặt vận hành chỗ doanh nghiệp giúp doanh nghiệp có tồn quyền kiểm sốt hệ thống liệu Vd: Oracle Fusion ERP, Microsoft Dynamics 365 Business Central, - Cloud: ERP cloud hệ thống ERP triển khai tảng đám mây ERP cloud có lợi doanh nghiệp không cần phải đầu tư vào sở hạ tầng phần cứng phần mềm,dễ dàng triển khai bảo trì Vd: NetSuite ERP Cloud, SAP Business One Cloud, - Hybrid - Tích hợp: ERP tích hợp ERP chỗ ERP đám mây Vd: Oracle Fusion ERP, SAP S/4HANA, - ERP mở nguồn hệ thống ERP xây dựng tùy chỉnh theo nhu cầu cụ thể doanh nghiệp, cung cấp chức quy trình tối ưu hóa cho hoạt động doanh nghiệp Vd: Odoo, OpenERP, Khó khăn lợi ích sử dụng ERP cho doanh nghiệp - Thuận lợi: + ERP cung cấp nhìn tổng thể hoạt động kinh doanh doanh nghiệp, giúp nhà quản lý đưa định sáng suốt + Tập trung liệu cần thiết: Dữ liệu tổng hợp nhận thông tin theo thời gian thực + Tăng hiệu quả: Trở nên cạnh tranh mang lại triển vọng tăng trưởng vững + Chuẩn hóa quy trình làm việc - Khó khăn: + Sự phức tạp rủi ro thất bại + Tốn sở hạ tầng cần thiết + Thời gian triển khai dài Những tác động ERP lên việc kiểm sốt thơng tin Tích cực - Thống liệu: ERP sử dụng sở liệu để lưu trữ tất thông tin doanh nghiệp Điều giúp đảm bảo tính thống xác liệu - Tự động hóa quy trình: ERP tự động hóa nhiều quy trình kinh doanh, giúp giảm thiểu sai sót gian lận - Tăng cường bảo mật: ERP cung cấp tính bảo mật nâng cao để bảo vệ liệu doanh nghiệp, chẳng hạn xác thực hai yếu tố, mã hóa liệu kiểm sốt truy cập Các tính giúp ngăn chặn truy cập trái phép vào liệu doanh nghiệp Tiêu cực: - Tăng phức tạp: ERP hệ thống phức tạp với nhiều chức quy trình Điều khiến doanh nghiệp khó khăn việc hiểu triển khai hệ thống cách hiệu - Thay đổi quy trình: ERP địi hỏi thay đổi quy trình kinh doanh doanh nghiệp Nếu doanh nghiệp không chuẩn bị kỹ lưỡng cho thay đổi này, dẫn đến lỗ hổng kiểm sốt thơng tin - Thiếu đào tạo: Nếu nhân viên không đào tạo đầy đủ cách sử dụng ERP, dẫn đến lỗ hổng kiểm sốt thơng tin Biện pháp: - Xây dựng kế hoạch triển khai ERP chi tiết tồn diện - Tuyển dụng chun gia có kinh nghiệm ERP giúp doanh nghiệp triển khai ERP cách hiệu đảm bảo hệ thống đáp ứng u cầu kiểm sốt thơng tin - Thường xuyên đào tạo nhân viên cách sử dụng ERP Các doanh nghiệp sử dụng ERP thành công Vinamilk - Trước sử dụng: Vinamilk khó khăn sử dụng Excel để thực hoạt động quản lý sản xuất, quản lý chiến lược kinh doanh hay quản lý mua bán hàng hóa - Quy trình quản lý mà trở nên thiếu đồng khâu, liệu khó chia sẻ truyền tải Sau sử dụng: Vinamilk bắt đầu ứng dụng ERP doanh nghiệp vào năm 2007 Chỉ sau năm thử nghiệm, Vinamilk thu lợi ích khả quan với q trình quản lý kinh doanh Nhờ ứng dụng ERP Vinamilk, toàn trụ sở chính, kho hàng, nhà máy đến hệ thống bán hàng toàn quốc liên kết rõ ràng Vinamilk bước ổn định ngày phát triển hơn, lợi cạnh tranh thị trường từ tối ưu nâng cao Vinamilk cịn xuất sắc lọt top cơng ty có doanh thu tốt Châu Á – Thái Bình Dương với thành tích top 200 Vingroup - Trước sử dụng: Vingroup sử dụng phần mềm truyền thống để quản lý hoạt động kinh doanh Tuy nhiên, với phát triển không ngừng công nghệ, việc quản lý phần mềm dần trở nên lỗi thời, khơng cịn đáp ứng nhu cầu quản trị cao - Sau sử dụng: Tập đoàn triển khai ERP từ năm 2013 đạt thành tựu đáng kể, bao gồm: + ERP giúp Vingroup quản lý yêu cầu khách hàng cách hiệu hơn, giảm thiểu thời gian xử lý yêu cầu khách hàng nâng cao chất lượng dịch vụ khách hàng + ERP giúp Vingroup theo dõi chặt chẽ tình hình bán hàng, hàng tồn kho tài tập đoàn Điều giúp lãnh đạo Vingroup đưa định kinh doanh kịp thời hiệu + ERP giúp Vingroup tối ưu hóa quy trình mua sắm tập đồn Điều giúp Vingroup giảm chi phí mua sắm nguyên vật liệu hàng hóa Vingroup trở thành thương hiệu hàng đầu Việt Nam khu vực Các doanh nghiệp sử dụng ERP thất bại: - Công ty sản xuất ô tô Ford: Ford triển khai hệ thống ERP vào năm 2001 Dự án bị trì hỗn vượt ngân sách, dẫn đến việc Ford phải cắt giảm sản xuất sa thải nhân viên - Công ty bán lẻ Walmart: Walmart triển khai hệ thống ERP vào năm 2007 Dự án bị trì hỗn gặp nhiều vấn đề kỹ thuật, dẫn đến việc Walmart phải tạm ngừng sử dụng hệ thống ERP thời gian - Công ty dịch vụ tài Wells Fargo: Wells Fargo triển khai hệ thống ERP vào năm 2010 Dự án bị trì hỗn gặp nhiều vấn đề, dẫn đến việc Wells Fargo phải trả thêm nhiều khoản phí chi phí Lý thất bại: - Sự thiếu hiểu biết ERP - Sự thay đổi nhu cầu kinh doanh - Thiếu hỗ trợ từ lãnh đạo - Mất cân chi phí lợi ích - Thiếu chuẩn bị - Thiếu đào tạo Các DN Việt Nam cần thiết xây dựng phát triển hệ thống ERP thời điểm này? Nhận thức ERP ngày nâng cao giai đoạn Đã khơng tập đoàn, nhà quản lý doanh nghiệp hàng đầu giới coi ERP chìa khóa cho thành cơng doanh nghiệp Vừa qua, theo khảo sát Microsoft, sau đại dịch COVID-19 bùng phát, có tới 98% lãnh đạo doanh nghiệp tin ứng dụng ERP điều kiện bắt buộc để doanh nghiệp đáp ứng thách thức hội thị trường Vậy nên, việc sử dụng ERP doanh nghiệp Việt Nam vào thời điểm điều vô cần thiết - Quản lý doanh nghiệp Tự động hóa quy trình kinh doanh, từ giúp giảm thiểu sai sót, cải thiện hiệu suất tiết kiệm thời gian chi phí - Tiết kiệm chi phí Mặc dù chi phí triển khai ban đầu hệ thống ERP lớn với doanh nghiệp Việt Nam việc sử dụng ERP lại giúp tiết kiệm chi phí lâu dài Sử dụng ERP tiết kiệm lượng lớn chi phí hiệu suất cơng việc nâng cao, thời gian cơng việc phịng ban rút ngắn, chi phí liên quan chi phí lao động, chi phí quản lý vận hành, giảm thiểu - Quản lý rủi ro ERP tự động hóa quy trình lập hóa đơn, tốn, đặt hàng, v.v Điều giúp giảm thiểu rủi ro sai sót người Trong lĩnh vực sản xuất, ERP giúp doanh nghiệp tự động hóa quy trình kiểm sốt chất lượng, từ giúp giảm thiểu rủi ro sản xuất sản phẩm lỗi Trong lĩnh vực dịch vụ, ERP giúp doanh nghiệp quản lý yêu cầu khách hàng cách hiệu quả, từ giúp giảm thiểu rủi ro khách hàng - Cạnh tranh định phát triển doanh nghiệp Áp dụng vận hành doanh nghiệp hệ thống ERP giúp doanh nghiệp gia tăng mức độ ảnh hưởng người tiêu dùng Theo NielsenIQ, có đến 78,8% người tiêu dùng cho xu hướng lựa chọn doanh nghiệp hội nhập tốt với thời đại Điều có nghĩa cơng chuyển đổi số việc tập trung nguồn lực sẵn sàng cho chuyển đổi hoà nhịp với thời đại điều tiên giúp doanh nghiệp ghi dấu mắt khách hàng II QUY TRÌNH NGHIỆP VỤ ODOO MUA HÀNG Quy trình mua hàng liên quan đến phịng ban: Kinh doanh – Kho – Kế toán Vẽ quy trình mua hàng Phân tích quy trình mua hàng - Bước 1: Bắt đầu Tiếp nhận yêu cầu mua hàng (đơn hàng, lệnh sản xuất) gồm mã hàng, số lượng, ngày giao Tìm nhà cung cấp Gửi yêu cầu báo giá Nhận báo giá - Bước 2: Lập phiếu đặt hàng Lập phiếu đặt hàng NCC dựa liệu nhận từ yêu cầu mua hàng Xét duyệt phiếu đặt hàng, kiểm tra công nợ NCC, chuẩn bị toán - Bước 3: Theo dõi tiến độ mua hàng Theo dõi, kiểm tra danh sách tiến độ mua hàng cịn tồn đọng Đơn đốc nhà cung cấp giao hàng hẹn - Bước 4: Lập phiếu mua hàng Tạo phiếu mua hàng nhà cung cấp giao hàng Kiểm tra, đối chiếu với phiếu đặt hàng Thông tin đến thủ kho xem trước phiếu nhập kho - Bước 5: Nhập kho Kiểm tra mã hàng, số lượng, quy cách, thời gian yêu cầu phiếu đặt hàng Kiểm tra chất lượng hàng hóa ghi nhận vào phiếu QC, định nhập hàng Duyệt nhập hàng, thông báo phận liên quan, ký xác nhận phiếu nhập kho - Bước 6: Thanh toán Thanh toán tiền hàng với phiếu chi ủy nhiệm chi Ghi nhận công nợ phải trả, đối chiếu công nợ với nhà cung cấp Thông báo đến phận liên quan - Bước 7: Kết thúc Lưu hồ sơ chứng từ: Đặt hàng, phiếu mua hàng, hóa đơn tài chính, phiếu nhập kho, phiếu QC, phiếu chi/ủy nhiệm chi Định kỳ xem báo cáo quản trị mua hàng để phân tích biến động giá mua, tỷ trọng doanh số nhà cung cấp, từ xây dựng sách mua hàng hiệu BÁN HÀNG Quy trình bán hàng liên quan đến phịng ban: Kinh doanh – Kho – Kế toán Vẽ sơ đồ bán hàng: Phân tích quy trình bán hàng: - Bước 1: Bắt đầu Rà soát mối quan hệ khách hàng, xúc tiến bán hàng, tiến tới xác lập đơn hàng Nếu sản phẩm phải tiến hành Quy trình tạo sản phẩm - Bước 2: Tạo đơn hàng Tạo đơn hàng dựa hợp đồng ký kết xác nhận đặt hàng khách hàng gồm mã hàng, số lượng, đơn giá, ngày giao hàng Đính kèm, lưu trữ đặt hàng - Bước 3: Duyệt đơn hàng Xét duyệt số lượng, giá cả, ngày giao, cơng nợ phương thức tốn Phối hợp phận liên quan Thu mua, Kế tốn, Kho vận để thực Quy trình mua hàng Quy trình sản xuất, gia cơng để có đủ hàng giao - Bước 4: Tạo phiếu bán hàng Nắm bắt tình hình đơn hàng tồn đọng, đơn đốc phận xử lý để giao hàng Tạo phiếu bán hàng dựa liệu đơn hàng Chuyển phiếu xuất kho sang BP kho vận để chuẩn bị hàng giao - Bước 5: Giao hàng Chuẩn bị hàng hóa theo phiếu xuất (kiểm đếm với chức quét barcode) Ký nhận xuất kho, giao hàng cho khách hàng kèm theo chứng từ liên quan - Bước 6: Thanh toán Thu tiền bán hàng với phiếu thu phiếu chuyển khoản từ khách hàng Ghi nhận công nợ phải thu bán hàng chưa thu tiền đối chiếu công nợ với khách hàng Thông báo phận liên quan - Bước 7: Kết thúc Lưu trữ chứng từ đơn hàng, phiếu bán hàng, hóa đơn tài chính, phiếu xuất, phiếu thu Cập nhật tình trạng đơn hàng Xem báo cáo quản trị bán hàng để nắm bắt tỷ trọng doanh số theo mặt hàng, nhóm hàng, khách hàng; doanh số theo q trình từ dự báo đưa sách KIỂM SỐT TỒN KHO Vẽ quy trình kiểm sốt tồn kho Phân tích quy trình kiểm sốt tồn kho - Bước 1: Bắt đầu Tổ chức cách hệ thống quy trình nhập – xuất kho, lưu trữ chứng từ, dán nhãn mác (barcode), quy định ĐVT quy cách đóng thùng cho việc bốc dở, kiểm đếm dễ dàng kiểm soát - Bước 2: Tồn kho đầu kỳ Kiểm đếm thực tế tồn kho định kỳ theo tháng/quý đối chiếu sổ sách kế toán Kịp thời xử lý, điều chỉnh số liệu trùng khớp tồn kho đầu kỳ - Bước 3: Nhập kho Các nghiệp vụ nhập kho gồm: Mua hàng, gia công, sản xuất, NVL thừa, phế phẩm, hàng bán trả lại, chuyển kho, cân đối kho Thường số nghiệp vụ tự tạo phiếu nhập hiển thị hình nhập kho nên không cần phải tạo Kiểm đếm với chức quét barcode hàng hóa đối chiếu với số lượng tạo sẵn phiếu nhập - Bước 4: Xuất kho Các nghiệp vụ xuất kho gồm: Bán hàng, xuất NVL sản xuất – gia công, hàng mua trả lại, chuyển kho, cân đối kho Thường số nghiệp vụ tự tạo phiếu xuất hiển thị hình xuất kho nên khơng cần phải tạo Kiểm đếm với chức quét barcode hàng hóa đối chiếu với số lượng tạo sẵn phiếu xuất - Bước 5: Quản lý tồn kho Theo dõi số lượng hàng tồn sổ sách kiểm tra thực tế Truy xuất thẻ kho hàng hóa cần đối chiếu Cảnh báo mặt hàng cần tồn kho an toàn để đặt hàng Cảnh báo hàng hết hạn sử dụng để lý - Bước 6: Kết chuyển tồn kho sang tháng Kiểm tra sổ sách, kiểm kê hàng hóa thực tồn vào cuối tháng Kết chuyển số dư cuối tháng sang đầu kỳ tháng - Bước 7: Kết thúc Lưu trữ chứng từ phiếu nhập, phiếu xuất, báo cáo tồn kho Cảnh báo tồn kho an toàn hàng lý WEBSITE: Tạo trang web cần nội dung sau: - Giới thiệu chúng tôi: Thông tin số liệu thống kê công ty bạn Dịch vụ: Mô tả ưu đãi dịch vụ bạn Giá cả: Được thiết kế để thúc đẩy trị chuyện Chính sách quyền riêng tư: Giải thích cách cơng ty bảo vệ quyền riêng tư Câu 1: ERP gì? Những lợi ích hạn chế áp dụng ERP vào Doanh nghiệp 1.1 ERP gì? Những lợi ích hạn chế áp dụng ERP vào Doanh nghiệp Lập kế hoạch nguồn lực doanh nghiệp (ERP) định nghĩa khả cung cấp ứng dụng kinh doanh tích hợp Các cơng cụ ERP chia sẻ quy trình mơ hình liệu chung, bao gồm quy trình hoạt động rộng sâu từ đầu đến cuối, chẳng hạn quy trình tài chính, nhân sự, phân phối, sản xuất, dịch vụ chuỗi cung ứng - Những lợi ích (NĨI RÕ VỀ DN) áp dụng ERP: + Tập trung liệu cần thiết + Dữ liệu tổng hợp nhận thông tin theo thời gian thực + Tăng hiệu + Trở nên cạnh tranh mang lại triển vọng tăng trưởng vững + Chuẩn hóa quy trình làm việc + Quy trình quy trình làm việc chuẩn hóa Liên hệ thực tế: Doanh nghiệp áp dụng ERP có lợi ích gì? Khi trình bày lợi ích cần giải thích VD: ERP mang lại lợi ích chuẩn hố quy trình doanh nghiệp cần giải thích lại chuẩn hố quy trình doanh nghiệp - Những hạn chế áp dụng ERP + Sự phức tạp rủi ro thất bại + Tốn sở hạ tầng cần thiết + Thời gian triển khai dài lâu Liên hệ thực tế: Doanh nghiệp áp dụng ERP cịn có hạn chế bất lợi nào? Khi trình bày lợi ích cần giải thích 1.2 QUY TRÌNH TRIỂN KHAI HỆ THỐNG ERP: Bước Xác định nhu cầu phạm vi triển khai Bước Thành lập nhóm dự án triển khai hệ thống ERP Bước Lựa chọn đối tác triển khai ERP Bước Lựa chọn loại ERP phù hợp để triển khai Bước Lập dự tốn chi phí triển khai ERP Bước Tiến hành cài đặt phát triển phần mềm ERP Bước Thử nghiệm đưa vào vận hành Bước Cải tiến nâng cấp định kỳ + + + + + + + + 1.3 CHỨC NĂNG CHÍNH ERP: gồm chức Sản xuất Quản trị nguồn lực Hoạch định Tồn kho Báo cáo Chăm sóc khách hàng Bán hàng tiếp thị Tài kế tốn 1.4 SO SÁNH QUY TRÌNH VÀ CHỨC NĂNG CỦA ERP - Quy trình bao gồm nhiều chức - Thể nhiệm vụ phận - Quy trình phối hợp chức phận - Quy trình tập hợp bước cịn chức tập hợp nhiệm vụ 1.5 KHÁC BIỆT GIỮA MRP VÀ ERP? - Giống nhau: ERP MRP sử dụng song song để tối ưu hóa hoạt động kinh doanh Phần mềm MRP hoạt động hệ thống giải pháp ERP, cung cấp thông tin nguyên vật liệu tài nguyên cho giải pháp ERP Cả hai cơng nghệ góp phần định hình đáng kể ngành cơng nghiệp sản xuất, giúp tăng hiệu suất thời gian sản xuất giảm thiểu Khác MRP (lập kế hoạch nhu cầu ERP (lập kế hoạch nguồn lực doanh Chi phí Phạm vi nguyên liệu) Thấp Phần mềm tập nghiệp) Cao Một loạt giải pháp nhằm hỗ trợ trung vào quy trình sản nhiều hoạt động kinh doanh khác Mục tiêu Sự tích hợp xuất MRP tạo điều kiện thuận kế toán nhân ERP tạo thuận lợi cho việc quản lý lợi cho việc kiểm soát sản báo cáo tài Thơng thường, xuất, lên kế hoạch báo quy trình xây dựng xung cáo MRP phần mềm quanh mơ-đun kế tốn ERP phần mềm quản lý doanh chuyên biệt Tập trung vào nghiệp tổng thể Hệ thống ERP bao hoạt động sản xuất gồm tất khía cạnh doanh nghiệp từ quản lý đơn hàng, quản lý nhân sự, tính tốn thu chi Câu 2: Quy trình mua hàng bán hàng (vẽ sơ đồ qtrinh mua bán) giải thích phận có liên quan; chứng từ kèm theo; mô đun áp dụng 2.1 QUY TRÌNH BÁN HÀNG TRÊN ERP Báo giá: Khi khách hàng tìm hiểu sản phẩm doanh nghiệp có nhu cầu mua hàng, họ yêu cầu Cty gửi báo giá cho họ Nếu khách hàng đồng ý mua đơn hàng chốt đưa sang bước để doanh nghiệp xử lý.(Thông thường, với doanh nghiệp kinh doanh sàn website thương mại điện tử bỏ qua bước giá sản phẩm thể trang web Khách hàng việc lựa chọn hàng hóa, số lượng đặt hàng.) Tiếp nhận đơn hàng: Sau khách hàng chấp nhận báo giá đặt đơn hàng, bước quy trình bán hàng ERP tiếp nhận đơn Thông tin đơn hàng cập nhật hệ thống ERP, bao gồm: Sản phẩm Số lượng Vận chuyển Kiểm tra tình trạng hàng tồn: Lượng hàng tồn kho tự động cập nhật lưu trữ hệ thống ERP, cho phép doanh nghiệp biết số lượng tình trạng hàng hóa để xem liệu chúng có đủ điều kiện giao cho khách hay khơng Nếu có, hệ thống báo lệnh cho nhân viên kho để chuẩn bị hàng hóa.Trong trường hợp khơng có đủ hàng hóa hóa để thực đơn hàng, doanh nghiệp yêu cầu nhà cung cấp gửi hàng cho Khi đó, phân hệ quản lý đơn hàng tự tạo đơn mua hàng gửi cho nhà cung cấp Lựa chọn hàng, phân loại đóng gói: Sau kiểm tra số lượng hàng bán đủ với số lượng đơn hàng, nhân viên kho tiếp nhận đơn hoàn thành hoạt động lấy hàng, phân loại đóng gói.Lấy hàngNhân viên kho tìm lấy sản phẩm mà khách hàng yêu cầu để phân loại giao hàng Họ sử dụng máy quét mã vạch để tăng tốc độ cập nhật liệu hàng hóa Với cách này, hệ thống quản lý kho biết đâu mặt hàng đưa khỏi kệ Nhiều doanh nghiệp lớn Amazon sử dụng robot để tự động hóa quy trình chọn hàng Phân loại: Hàng hóa thường xếp theo địa điểm mua hàng giao hàng Nhân viên lấy hàng dựa theo lô khu vực, nơi tập hợp đơn hàng khách Khi phân loại, hàng hóa tách thành đơn đặt hàng Đóng gói: Cuối cùng, đơn hàng đóng gói, niêm phong dán nhãn vận chuyển Tất hàng hóa sau hồn thành đóng gói tập hợp kho chuẩn bị đem vận chuyển đến tay khách hàng.Sau hoàn thành việc xử lý đơn hàng, thủ kho tiến hành xuất hàng lập phiếu xuất kho hệ thống ERP Khi đó, hệ thống ERP dựa vào phiếu xuất kho lập để tự động ghi nhận công nợ khách hàng hệ thống Vận chuyển hàng hóa: Sau hàng hóa chuẩn bị kho, chúng giao cho đối tác vận chuyển Tùy thuộc vào quy trình doanh nghiệp mà hàng hóa gửi riêng lẻ gửi hàng loạt Việc gom tất hàng hóa vào lơ hàng đơi làm tăng thời gian giao hàng nhiều thời gian mà doanh nghiệp phải chờ đợi hàng hóa bổ sung từ nhà cung cấp Mặt khác, việc gửi lơ hàng phần làm tăng chi phí vận chuyển doanh nghiệp gặp nhiều khó khăn kiểm soát quản lý đơn hàng riêng lẻ Doanh nghiệp có nhiều đối tác vận chuyển lúc để thực nhiều công đoạn khác Ví dụ, cơng ty bạn sử dụng đối tác hậu cần để vận chuyển hàng hóa bạn đến trung tâm phân phối Sau đó, đơn vị chuyển phát nhanh chịu trách nhiệm giao hàng cho khách Ngược lại, bạn lựa chọn vài đối tác thực toàn trình giao hàng từ kho đến trung tâm phân phối đến tay khách hàng Lập hóa đơn: Trong bước quy trình bán hàng ERP, doanh nghiệp lập hóa đơn yêu cầu khách hàng tốn Thường hóa đơn in giấy gửi gói hàng đó, tạo dạng email hình thức điện tử khác Thậm chí, doanh nghiệp sử dụng hóa đơn điện tử với nhiều tùy chọn toán khác hệ thống bạn Hoàn tất tốn: Sau nhận hóa đơn, khách hàng tốn tiền Khi đó, hệ thống ERP tạo chứng từ xác nhận nhận tiền từ khách đóng đơn Đối với khách hàng trở trước, hệ thống ERP thiết lập chứng từ xác nhận số tiền khách trả đóng đơn hồn tồn Thơng tin hồn thiện đơn hàng cập nhật hệ thống ERP CHỨNG TỪ PHÁT SINH TRONG QUY TRÌNH BÁN HÀNG - Chứng từ Báo giá - Chứng từ nhập kho - Chứng từ xuất kho - Hóa đơn bán hàng - Hóa đơn GTGT - Báo cáo bán hàng - Đơn đặt hàng, hóa đơn bán hàng, biên giao nhận, phiếu xuất kho 2.2 QUY TRÌNH MUA HÀNG TRÊN ERP CÁC CHỨNG TỪ PHÁT SINH TRONG QUY TRÌNH MUA HÀNG Yêu cầu mua hàng Kế hoạch mua hàng Phiếu báo giá Đơn đặt hàng (Hợp đồng mua bán hàng hóa) Phiếu đề nghị tốn Hóa đơn giá trị gia tăng Phiếu xuất kho bên bán lập Các chứng từ toán: Ủy nhiệm chi, Phiếu chi, phiếu thu, phiếu khai báo nhân viên phụ trách, phiếu báo cáo cho quan thuế, quan có liên quan, … Phiếu nhập kho Phiếu giao hàng