ĐẶC ĐIỂM TIỀN LƯƠNG VÀ NHÂN VIÊN TẠI CÔNG TY TNHH MỘT THÀNH VIÊN THAN MẠO KHÊ CÓ ẢNH HƯỞNG ĐẾN KIỂM TOÁN NỘI BỘ
Đặc điểm tiền lương-nhân viên tại Công ty có ảnh hưởng đến kiểm toán nội bộ
Quy trình quản lý tiền lương tại Công ty bắt đầu từ việc tuyển dụng nhân sự và kết thúc bằng việc thanh toán lương cho cán bộ công nhân viên Những đặc điểm như đối tượng được trả lương, hình thức trả lương, và tổ chức hạch toán lương đều có ảnh hưởng lớn đến công việc kiểm toán của kiểm toán viên nội bộ Thông qua việc tìm hiểu quy trình này, kiểm toán viên sẽ đưa ra những nhận xét và ý kiến quan trọng về quy trình tiền lương và nhân viên.
Công ty thường xuyên có kế hoạch tuyển dụng nhân sự hàng năm để đáp ứng nhu cầu sản xuất và quản lý Phòng tổ chức lao động của Công ty chịu trách nhiệm xây dựng danh sách, tiếp nhận hồ sơ, tiến hành phỏng vấn và tuyển dụng nhân viên mới Quá trình tuyển dụng được thực hiện một cách chuyên nghiệp và minh bạch để tìm kiếm những ứng viên tài năng và phù hợp với nhu cầu của Công ty.
Đối tượng trả lương, hình thức trả lương, các chế độ bảo hiểm xã hội liên quan đến lương, cùng với cách thức tổ chức hạch toán và thanh toán lương trong Công ty được trình bày chi tiết như sau.
Người lao động tại công ty bao gồm cả nhân viên có hợp đồng lao động và nhân viên không có hợp đồng, tất cả đều đang làm việc và nhận lương từ nguồn thu trong lĩnh vực sản xuất kinh doanh.
Cán bộ làm chuyên trách công tác Đảng, Đoàn thể của Công ty.
2 Hình thức trả lương đối với CNVC
Công ty trả lương sản phẩm, lương khoán theo đơn giá tiền lương quy định cụ thể như sau:
Công nhân lao động trực tiếp sẽ nhận lương dựa trên sản phẩm và kết quả thực hiện công việc Mức lương được tính theo khối lượng sản phẩm đã hoàn thành và được nghiệm thu, nhân với đơn giá sản phẩm tương ứng.
Đối với công nhân lao động phục vụ phụ trợ tại các đơn vị trong toàn Công ty, mức lương được quy định như sau: Các đơn vị đào lò, khai thác than và vận tải sẽ căn cứ vào định biên lao động hợp lý để xác định mức lương phù hợp.
Công ty giao kế hoạch xác định đơn giá tiền lương cho khâu phục vụ và phụ trợ dựa trên mét lò và tấn than thực hiện Tiền lương được tính theo đơn giá tiền lương x với khối lượng thực hiện Đối với các đơn vị phục vụ chung và công nhân thuộc các phòng, tiền lương được xác định từ lao động định biên hợp lý theo kế hoạch của Công ty, trả lương theo quỹ lương kế hoạch x với tỷ lệ hoàn thành kế hoạch chung toàn công ty, tối đa không quá 105% Đối với lao động phục vụ và phụ trợ tại các đơn vị khác, tiền lương được tính dựa trên lao động định biên hợp lý theo kế hoạch của Công ty và gắn với tỷ lệ hoàn thành của phân xưởng.
Công nhân lái xe của công ty sẽ nhận lương dựa trên số ngày công thực tế làm việc, bao gồm cả ngày trực sản xuất, nhưng không vượt quá số ngày công dương lịch trong tháng Số công còn lại sẽ được bố trí nghỉ bù, và thời gian lái xe trực sản xuất vào ngày nghỉ sẽ được tính là 1 công/ngày.
Đối với cán bộ chỉ huy điều hành sản xuất và nhân viên các đơn vị, quản đốc đơn vị sẽ được giao khoán quỹ lương theo năm, với 90% tiền lương được ứng hàng tháng Vào cuối năm, việc quyết toán sẽ dựa trên kết quả thực hiện các chi tiêu trong hợp đồng trách nhiệm và kế hoạch điều hành Đối với cán bộ chỉ huy sản xuất như Phó quản đốc PX, Lò trưởng và các chức danh tương đương, lương sẽ được trả theo chức danh công việc, gắn kết với kết quả lao động của từng cá nhân và bộ phận, được phân loại theo mức độ phức tạp, trách nhiệm công việc và mức độ hoàn thành nhiệm vụ.
Các phân xưởng khai thác, đào lò và vận tải lò trả lương dựa trên tỷ trọng phần trăm nhân với tiền lương thực tế của công nhân sản xuất Lương được tính cho các sản phẩm đã giao theo kế hoạch đầu kỳ và không áp dụng tỷ lệ phần trăm trên tiền lương của khối lượng công việc phát sinh trong kỳ.
Các phân xưởng phục vụ và phụ trợ trong dây chuyền sản xuất chung của Công ty bao gồm PX thông gió cấp cứu và điện nước Mức lương khoán cho cán bộ nhân viên quản lý các phân xưởng được liên kết chặt chẽ với tỷ lệ hoàn thành kế hoạch chung của Công ty.
+ Các phân xưởng còn lại trả lương theo tiền lương kế hoạch gắn với tỷ lệ hoàn thành của phân xưởng K/htpx nhưng tối đa không quá 105%.
4-Đối với CBNV khối quản lý Công ty gồm:
Cán bộ quản lý doanh nghiệp, bao gồm Chủ tịch kiêm Giám đốc Công ty, nhận tổng quỹ lương hàng năm đã được Tập đoàn TKV phê duyệt Mỗi tháng, họ được tạm ứng 90% lương tháng Vào tháng 12, dựa trên kết quả sản xuất kinh doanh và các chỉ tiêu hoàn thành kế hoạch, Công ty sẽ thực hiện quyết toán quỹ lương này, bên cạnh quỹ lương của khối quản lý công ty.
Cán bộ nhân viên các phòng ban và chuyên trách Đảng Đoàn thể bao gồm cán bộ chuyên trách và cán bộ quản lý thuộc các phòng ban kỹ thuật, nghiệp vụ của Công ty, được gọi tắt là CBNV gián tiếp Công ty.
+ Tiền lương làm việc hàng tháng của CBNV được trả gồm 2 phần, có gắn kết quả thực hiện của công ty như doanh thu, chi phí sản xuất:
Tiền lương cơ bản được xác định dựa trên số ngày công làm việc, với hệ số lương và phụ cấp chức vụ hiện tại nhân với mức lương tối thiểu do Nhà nước quy định (gọi là T1).
Tiền lương được xác định dựa trên hệ số cấp bậc và chức danh chuyên môn nghiệp vụ, kèm theo hệ số điều chỉnh (Kđc) Số ngày công làm việc sẽ được nhân với mức lương tối thiểu khoán của khối quản lý Công ty, được xác định hàng tháng (T2).
Nhiệm vụ và mục tiêu kiểm toán tiền lương – nhân viên của kiểm toán nội bộ Công
Việc kiểm toán tiền lương – nhân viên của kiểm toán nội bộ Công ty than Mạo Khê có nhiệm vụ sau:
Giúp lãnh đạo và Giám đốc công ty đánh giá việc thực hiện các quy chế nội bộ về tiền lương, kiểm tra hiệu quả của hệ thống kiểm soát nội bộ liên quan đến nhân sự, thuê mướn và tuyển dụng lao động Đồng thời, cần xem xét các vấn đề tổ chức quản lý, kiểm tra việc thực thi công tác tài chính kế toán, đảm bảo chấp hành luật pháp, chính sách và chế độ của Nhà nước, cũng như các nghị quyết và quyết định của ban lãnh đạo và Giám đốc Công ty.
Thông qua kiểm toán nội bộ liên quan đến tiền lương, nhân viên đã đề xuất với lãnh đạo và Giám đốc Công ty các biện pháp cải thiện quản lý tài chính kế toán Đồng thời, kiến nghị với các cấp có thẩm quyền để xử lý những vi phạm về chế độ tài chính kế toán của Nhà nước.
Tổ chức kiểm toán các vấn đề liên quan đến tiền lương và nhân viên tại công ty theo kế hoạch đã được Giám đốc phê duyệt Thực hiện kiểm tra, xử lý và tổng hợp kết quả kiểm toán nội bộ nhằm đưa ra các nhận xét và kiến nghị hợp lý.
Mục tiêu chung của kiểm toán chu trình tiền lương-nhân viên tại Công ty TNHH MTV than Mạo Khê là đảm bảo rằng các số dư và số phát sinh của các tài khoản liên quan được trình bày một cách trung thực và tuân thủ chế độ kế toán hiện hành Dựa trên mục tiêu này, kiểm toán nội bộ đã xác định các mục tiêu cụ thể cho chu trình tiền lương-nhân viên nhằm nâng cao tính chính xác và minh bạch trong quản lý tài chính của công ty.
Tính có thực trong các nghiệp vụ tiền lương và nhân viên được ghi chép là điều quan trọng, đảm bảo rằng các khoản trích theo lương được phản ánh một cách đầy đủ và thực sự tồn tại.
Tính trọn vẹn trong quản lý tài chính là việc đảm bảo rằng tất cả các khoản thanh toán lương, trích theo lương và các khoản trợ cấp được ghi nhận và thanh toán đầy đủ, không bị bỏ sót.
Việc tính giá lương và các khoản khấu trừ cần được thực hiện chính xác theo quy định, đảm bảo phù hợp với mức lương và số giờ lao động thực tế.
Các chi phí lương và khoản tính lương cho công nhân viên cần được phân loại và trình bày hợp lý, phản ánh đúng vào các tài khoản thích hợp Điều này đảm bảo rằng thông tin được thể hiện rõ ràng trong hệ thống tài khoản tổng hợp và chi tiết.
Tính chính xác cơ học: Việc tính toán, cộng dồn, cộng chuyển sổ đối với các nghiệp vụ tiền lương là chính xác.
Mục tiêu quyền và nghĩa vụ trong chu trình này yêu cầu Công ty phải thực hiện nghĩa vụ thanh toán lương và các khoản trích theo lương đúng theo quy định của chế độ tài chính kế toán hiện hành.
Bộ phận kế toán tiền lương
Tính lương, thưởng và lập bảng thanh toán lương, thưởng và các khoản phải nộp, phải trả Ghi chép sổ sách kế toán
Thanh toán lương, thưởng và các khoản liên quan.
Khi kiểm tra chi phí tiền lương, kiểm toán viên cần xác định sự tuân thủ của đơn vị đối với các quy định pháp lý về lao động tiền lương, bao gồm việc chấp hành quy định về thuế thu nhập cá nhân, bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế và kinh phí công đoàn.
Quy trình kiểm toán tiền lương – nhân viên trong kiểm toán báo cáo tài chính do kiểm toán nội bộ Công ty than Mạo Khê thực hiện
do kiểm toán nội bộ Công ty than Mạo Khê thực hiện.
Chu trình tiền lương và nhân viên tại Công ty TNHH một thành viên than Mạo Khê bắt đầu từ quá trình tuyển dụng và thuê mướn nhân viên, kết thúc bằng việc thanh toán tiền lương cho người lao động Sơ đồ dưới đây sẽ tóm tắt các chức năng chính của chu trình này.
Sơ đồ 1.4: Chu trình tiền lương và nhân viên Công ty TNHH MTV than Mạo Khê.
Kiểm toán chu trình tiền lương và nhân viên tại Công ty TNHH một thành viên than Mạo Khê do kiểm toán nội bộ thực hiện được tiến hành qua ba bước cơ bản.
- Lập kế hoạch và thiết kế các phương pháp kiểm toán.
- Kết thúc kiểm toán và công bố kết quả kiểm toán
Có chức năng theo dõi thời gian, khối lượng công việc/lao vụ hoàn thành:
Chấm công, theo dõi thời gian lao động
Xác nhận công việc/lao vụ hoàn thành
Duyệt thời gian nghỉ ốm, thai sản, tai nạn lao động, ngừng sản xuất, ngừng việc
Chức năng là tuyển dụng và thuê mướn:
Lập báo cáo tình hình nhân sự
Lập hồ sơ nhân sự
Trình tự chi tiết cho từng bước như sau:
CHUẨN BỊ Chọn lĩnh vực có rủi ro KIỂM TOÁN cao nhất ( bước 1)
1 Xác định đối tượng kiểm toán
2 Lập kế hoạch kiểm toán
THỰC HIỆN Đánh giá rủi ro
Rủi ro không xác định
1 Rủi ro sau khi đánh giá giảm thấp đi Đánh giá lại rủi ro ( Bước 3)
2 Rủi ro đã được xác định hợp lí
4 Mô tả và phân tích hệ thống kiểm soát nội bộ
6 Phát hiện và đề xuất biện pháp
5 Thực hiện các thử nghiệm kiểm soát mở rộng
8 Theo dõi sau kiểm toán
1 Lập kế hoạch kiểm toán. Đây là giai đoạn đầu tiên mà các kiểm toán viên cần thực hiện nhằm tạo ra các điều kiện pháp lý cũng như các điều kiện cần thiết khác cho cuộc kiểm toán.
1.1 Chuẩn bị kế hoạch kiểm toán
Chuẩn bị kiểm toán là bước khởi đầu quan trọng trong quy trình kiểm toán hàng năm Dựa trên quyết định của Giám đốc, phòng kiểm toán sẽ lập kế hoạch kiểm toán, bao gồm việc lựa chọn đội ngũ kiểm toán viên và phân công nhiệm vụ cho từng thành viên trong nhóm Đặc biệt, việc chọn kiểm toán viên thực hiện kiểm toán chu trình tiền lương và nhân viên cũng được chú trọng.
1.2 Thu thập thông tin cơ sở Ở giai đoạn này, kiểm toán viên tiến hành thu thập hiểu biết về ngành nghề, tìm hiểu về đặc điểm kinh doanh của công ty, về hệ thống kế toán trong năm kiểm toán có thay đổi gì so với những năm trước không, tìm hiểu về hệ thống kiểm soát nội bộ, cơ cấu tổ chức, nhân sự cuả Công ty Trong giai đoạn này, kiểm toán viên đánh giá khả năng những sai sót trọng yếu, đưa ra đánh giá ban đầu về mức trọng yếu để xác định mức điều chỉnh cho tất cả các khoản mục (trong đó có cho các khoản mục liên quan tới chu trình tiền lương và nhân viên như TK334, TK 3382, TK 3383, TK 3384, TK 351), đồng thời thực hiện các thủ tục phân tích để xác định thời gian cần thiết thực hiện cuộc kiểm toán và mở rộng các thủ tục kiểm toán khác.
Để đảm bảo tính minh bạch và hiệu quả trong quản lý nhân sự, cần nghiên cứu kỹ lưỡng về chính sách tiền lương, quy định tuyển dụng, quy chế lao động và quy trình chấm dứt hợp đồng lao động Ngoài ra, kiểm toán viên cần chú trọng đến quy trình phê duyệt lương, quyết định tăng lương và sự phân chia trách nhiệm giữa các phòng ban, đặc biệt là giữa phòng tổ chức lao động và phòng kế toán.
1.3 Thu thập thông tin về nghĩa vụ pháp lý của Công ty Ở giai đoạn này, kiểm toán viên tiến hành thu thập thông tin về nghĩa vụ pháp lý của Công ty để KTV nắm bắt được các quy trình mang tính pháp lý của Công ty có ảnh hưởng đến các mặt hoạt động kinh doanh của Công ty Các tài liệu có liên quan đến nghĩa vụ pháp lý mà kiểm toán viên cần thu thập là: báo cáo tài chính, các báo cáo kiểm toán, thanh tra của năm hiện hành hoặc của vài năm trước ( các báo cáo này giúp kiểm toán viên có nhận thức tổng quát, phân tích và đánh giá xu hướng phát triển của đơn vị dự kiến phướng kiểm tra…), Các biên bản họp Đại hội cổ đông, Hội đồng quản trị (hay hội đồng thành viên) và Ban giám đốc…
Kiểm toán viên thu thập thông tin về nghĩa vụ pháp lý của cán bộ công nhân viên, bao gồm các tài liệu như biên bản họp thường niên của các phân xưởng và phòng ban, nội quy, chính sách tổ chức lao động trong công ty, cùng với các quy định làm việc cho cán bộ công nhân viên.
1.4 Thực hiện thủ tục phân tích
Sau khi thu thập thông tin cơ sở và nghĩa vụ pháp lý của Công ty, kiểm toán viên tiến hành phân tích các thông tin đã thu thập Thủ tục này rất quan trọng, giúp so sánh các thông tin khác nhau để đánh giá mối quan hệ và xu hướng phát triển Công việc này không chỉ giúp kiểm toán viên hiểu rõ hơn về tình hình hoạt động của công ty mà còn phát hiện những biến động bất thường, từ đó dự đoán các khu vực có rủi ro cao.
Trong kiểm toán chu trình tiền lương và nhân viên, có hai loại phân tích chính là phân tích ngang và phân tích dọc, nhằm đảm bảo chi phí tiền lương và tổ chức nhân sự hợp lý Kiểm toán viên thực hiện so sánh số liệu giữa các kỳ kế toán để phát hiện sai phạm trong các tài khoản chi tiền lương, cần lưu ý đến sự thay đổi mức lương, khối lượng công việc và quỹ lương cho phép Việc so sánh số dư trên các tài khoản chi tiết về BHXH, BHYT và KPCĐ giữa các kỳ sẽ giúp phát hiện sai phạm trong khoản trích theo tiền lương của doanh nghiệp, đồng thời kiểm tra tính hợp lý của các khoản trích này.
Bảng 1.1: Các thủ tục phân tích và đánh giá tổng quát chu trình tiền lương và nhân viên
Thủ tục phân tích Khả năng sai phạm
So sánh số dư của tài khoản chi phí tiền lương với các năm trước.
Sai phạm của các tài khoản chi phí tiền lương.
So sánh tỷ lệ của chi phí nhân công trực tiếp trong tổng số chi phí kinh doanh/doanh thu với các năm trước
Sai phạm về chi phí nhân công trực tiếp
So sánh tỷ lệ chi phí nhân công trực tiếp trong tổng chi phí bán hàng qua các năm cho thấy sự biến động đáng kể Đồng thời, việc sai phạm liên quan đến tiền hoa hồng bán hàng cũng cần được xem xét kỹ lưỡng để đảm bảo tính minh bạch và hiệu quả trong quản lý chi phí.
So sánh tỷ lệ thuế thu nhập cá nhân trong tổng số tiền lương so với năm trước Sai phạm về thuế thu nhập
So sánh các tài khoản chi tiết theo dõi về BHXH,
BHYT, KPCĐ được tính dồn của kỳ này so với kì trước Sai phạm về các khoản trích trên tiền lương
1.5 Xác lập mức trọng yếu và đánh giá rủi ro kiểm toán a, Xác lập mức trọng yếu
Trong giai đoạn chuẩn bị kiểm toán, kiểm toán viên xác định mức trọng yếu chấp nhận được, tức là mức sai lệch tối đa cho phép, để thiết kế các thủ tục kiểm toán phù hợp nhằm phát hiện những sai lệch có thể ảnh hưởng đến báo cáo tài chính Khi mức trọng yếu được xác lập ở mức thấp, kiểm toán viên cần mở rộng phạm vi kiểm tra, chẳng hạn như tăng cỡ mẫu của các thử nghiệm cơ bản để đảm bảo phát hiện mọi sai lệch nhỏ có thể xảy ra.
Phương pháp xác lập trọng yếu cho khoản mục phải trả công nhân viên và chi phí tiền lương dựa trên mức trọng yếu tối đa cho phép, được tính từ mức trọng yếu tổng thể của báo cáo tài chính Một số kiểm toán viên phân bổ mức trọng yếu cho từng khoản mục, tuy nhiên, cách này có thể không phản ánh chính xác thực tế vì sai lệch không xảy ra đồng thời ở mọi khoản mục Tại Công ty than Mạo Khê, kiểm toán viên áp dụng nhiều kỹ thuật để xác lập mức trọng yếu, như nhân mức trọng yếu tổng thể với hệ số từ 1,5-2 hoặc tính theo tỷ lệ phần trăm (50%-75%) Họ cần cân nhắc kỹ lưỡng dựa trên kinh nghiệm và khả năng xảy ra sai lệch Trong giai đoạn chuẩn bị kiểm toán, do số liệu như lợi nhuận và doanh thu chưa xác định, kiểm toán viên phải ước tính hợp lý để xác lập mức trọng yếu, có thể điều chỉnh sau khi có số liệu thực tế Ngoài ra, việc thiết lập mức trọng yếu thấp hơn dự tính ngay từ đầu có thể giúp tăng khả năng phát hiện sai lệch và giảm rủi ro kiểm toán.
Bất kì cuộc kiểm toán nào cũng có những hạn chế tiềm tàng, xuất phát từ nhiều nguyên nhân khác nhau, chặng hạn như do:
- Kiểm toán viên thường chỉ lấy mẫu để kiểm tra, chứ không kiểm tra toàn bộ.
- Sự xét đoán nghề nghiệp của kiểm toán viên.
Trong giai đoạn này, kiểm toán viên tiến hành đánh giá rủi ro kiểm toán nhằm điều chỉnh các thủ tục kiểm toán một cách hợp lý, với mục tiêu giảm thiểu rủi ro xuống mức chấp nhận được Các loại rủi ro cần được kiểm toán viên xem xét bao gồm
THỰC TẾ QUY TRÌNH KIỂM TOÁN TIỀN LƯƠNG VÀ NHÂN VIÊN
Lập kế hoạch kiểm toán
1 Chuẩn bị kế hoạch kiểm toán
Trước khi tiến hành kiểm toán, Giám đốc Công ty lập kế hoạch và giao cho phòng kiểm toán nội bộ để trưởng phòng bố trí kiểm toán viên thực hiện Đối với kiểm toán tiền lương và nhân viên, trưởng phòng chỉ định một kiểm toán viên có kinh nghiệm từ các kỳ trước để phụ trách kiểm toán chu trình tiền lương-nhân viên.
2 Thu thập thông tin, các bằng chứng kiểm toán liên quan đến khoản mục tiền lương và nhân viên
Sau khi nhận nhiệm vụ, kiểm toán viên sẽ tập trung vào việc kiểm toán khoản mục tiền lương và nhân viên bằng cách thu thập và tìm hiểu các thông tin, bằng chứng liên quan đến lĩnh vực này.
Kiểm toán viên cần tìm hiểu thông tin về chu trình tiền lương và nhân viên, bao gồm chế độ, chính sách, các chuẩn mực và phương pháp hạch toán tiền lương tại công ty, nhằm xác định sự thay đổi so với những năm trước Đồng thời, việc khảo sát quy chế trả lương và quy chế tuyển dụng nhân sự cũng là cần thiết để nắm bắt những điểm mới.
Công ty TNHH một thành viên than Mạo Khê cho đến tháng 4 năm 2011 có tổng cộng
Công ty hiện có 4500 nhân viên, bao gồm nhân viên kỹ thuật, quản lý và công nhân đào lò Kể từ năm 2010 đến tháng 4 năm 2011, lực lượng lao động đã tăng 200 người nhờ vào chính sách nhân sự mới, nhằm đáp ứng nhu cầu lắp đặt đường ống truyền than trên không Công ty cũng lên kế hoạch tuyển dụng hàng năm để thay thế công nhân nghỉ hưu hoặc không còn khả năng lao động Nhìn chung, chiến lược tuyển dụng của Công ty là hợp lý và có kế hoạch cụ thể để tăng cường lực lượng lao động.
Công ty quy định thời gian làm việc là 56 giờ mỗi tuần cho tất cả nhân viên, với trưởng phòng và quản đốc phân xưởng chịu trách nhiệm giám sát và phê duyệt số giờ làm Mọi nhân viên nhận lương qua tài khoản ngân hàng vào ngày 26 hàng tháng, điều này tiềm ẩn rủi ro về việc thanh toán không đúng hạn Do đó, kiểm toán viên của Công ty luôn chú trọng kiểm tra tính chính xác trong việc thanh toán lương.
Vào cuối tháng, bảng chấm công có chữ ký của trưởng phòng và quản đốc phân xưởng sẽ được tổng hợp và gửi đến phòng nhân sự, nơi sẽ tiến hành tính lương dựa trên bảng chấm công này.
Chi phí cho nhân viên không chỉ bao gồm lương và các khoản trích theo lương, mà còn bao gồm các yếu tố khác như chi phí đồng phục, thưởng cho cá nhân có thành tích xuất sắc, chi phí đào tạo và các chi phí liên quan khác.
- Thu thập các bằng chứng liên quan đến khoản mục tiền lương và nhân viên: Kiểm toán viên tiến hành thu thập các chứng từ, sổ sách liên quan.
+ Chứng từ theo dõi thời gian lao động (bảng chấm công có đầy đủ chữ kí ).
Chứng từ theo dõi kết quả lao động bao gồm "phiếu xác nhận sản phẩm hoặc công việc hoàn thành" và "hợp đồng giao khoán" được áp dụng trong trường hợp giao khoán công việc Ngoài ra, các chứng từ liên quan khác như giấy nghỉ phép và biên bản ngừng việc cũng cần được lưu trữ.
+ Chứng từ để thanh toán lương và phụ cấp cho người lao động là “bảng thanh toán tiền lương” và tương ứng với “bảng chấm công”
+ Sổ chi tiết chi phí theo từng đối tượng (theo bộ phận hoặc theo sản phẩm).
Sổ danh sách lao động ghi nhận số lượng lao động của doanh nghiệp, bao gồm lao động tạm thời, dài hạn, trực tiếp và gián tiếp, cũng như lao động trong lĩnh vực ngoài sản xuất, và được tổ chức theo từng bộ phận Việc ghi chép này cần phải kịp thời và đầy đủ để theo dõi chính xác sự biến động, tạo cơ sở cho việc lập báo cáo và phân tích cơ cấu lao động Đồng thời, sổ cái các tài khoản 334, 338, 622, 627, 641, 642 là sổ kế toán tổng hợp, giúp theo dõi sự biến động của lương và chi phí tiền lương trong doanh nghiệp.
+ Các biên bản họp Đại hội cổ đông và Hội đồng quản trị.
+ Các xác nhận về công nợ và xác nhận của ngân hàng về việc thanh toán lương cho các nhân viên của Công ty.
3 Thực hiện thủ tục phân tích
Kiểm toán viên tiến hành so sánh chi phí lương năm trước với năm 2010 để có thể thấy biến động của tài khoản chi phí lương
Bảng 2.1: Phân tích chi phí lương
Chi phí lương Năm 2009 Năm 2010 Năm 2010 so với năm 2009
Chênh lệch Tỷ trọng(%) Lương phải trả
Các khoản trích theo lương
Theo bảng so sánh chi phí lương của Công ty giữa năm 2009 và 2010, kiểm toán viên phát hiện chi phí lương tăng 67.448.851.400 đồng, tương đương với mức tăng 15,67% Nguyên nhân chính của sự tăng này là do Công ty đã tuyển dụng thêm công nhân viên để lắp đặt hệ thống sản xuất mới Thêm vào đó, vào đầu tháng 5, Công ty đã quyết định tăng mức lương cho toàn bộ nhân viên Vì vậy, kiểm toán viên nhận định rằng sự gia tăng chi phí lương là hợp lý.
4 Xác định trọng yếu và rủi ro cho khoản mục tiền lương và nhân viên.
Công ty TNHH một thành viên than Mạo Khê, với quy mô lớn trong hoạt động sản xuất kinh doanh, đã xác định mức trọng yếu dựa trên lợi nhuận trước thuế là 30.737.726.100 VNĐ, tương ứng với 5%, dẫn đến mức trọng yếu tổng cộng cho báo cáo tài chính là 1.536.886.305 VNĐ Kiểm toán viên sẽ sử dụng mức trọng yếu này để tính toán điều chỉnh cho tất cả các khoản mục và áp dụng mức điều chỉnh tương tự cho khoản mục tiền lương.
Kiểm toán viên đã xác định rằng rủi ro gian lận liên quan đến chi phí lương tại công ty hiện không tồn tại Tuy nhiên, rủi ro về ước tính kế toán, đặc biệt là liên quan đến khoản trợ cấp thôi việc và trợ cấp mất sức lao động, có thể chưa được ghi nhận đầy đủ Do đó, kiểm toán viên cần tìm hiểu rõ nguyên nhân của các nghiệp vụ này để đảm bảo tính chính xác trong báo cáo tài chính.
5 Tìm hiểu hệ thống kiểm soát nội bộ và đánh giá rủi ro kiểm soát
Hằng năm, Công ty thực hiện kiểm toán nội bộ, trong đó kiểm toán viên xem xét các hồ sơ kiểm toán trước đó Qua quá trình này, kiểm toán viên đánh giá rằng hệ thống kiểm soát nội bộ hoạt động hiệu quả, với mức rủi ro kiểm soát thấp.
Kiểm toán viên thực hiện thẩm vấn nhân viên của Công ty để xác minh tính chính xác trong việc trả lương đúng hạn, đảm bảo quy trình chấm công được thực hiện công khai và minh bạch, đồng thời kiểm tra việc quyết toán BHXH hàng quý.
Kết thúc kiểm toán
1 Soát xét giấy tờ làm việc của kiểm toán viên.
Sau khi hoàn tất các thủ tục kiểm toán, kiểm toán viên sẽ tập hợp các giấy tờ làm việc và trình bày cho trưởng phòng kiểm toán nội để tiến hành soát xét Trưởng phòng sẽ tổng hợp và đánh giá những phát hiện của kiểm toán viên trong quá trình thực hiện kiểm toán.
Trưởng phòng kiểm toán sẽ kiểm tra lại các giấy tờ hoạt động của kiểm toán viên nhằm:
- Kiểm tra xem những mục tiêu kiểm toán có được thực hiện không?, những bằng chứng thu được có hỗ trợ cho việc đưa ra kết luận không.
- Giấy tờ làm việc của kiểm toán viên có được trình bày đúng và đủ.
- Những sai sót phát sinh đã kịp thời điều chỉnh, lấy ý kiến của Giám đốc Công ty chưa.
2 Xem xét các sự kiện xảy ra sau ngày kết thúc niên độ
Kiểm toán viên đánh giá các sự kiện phát sinh sau ngày quyết toán để xác định rằng những sự kiện này không làm thay đổi trọng yếu trong quá trình kiểm toán và không ảnh hưởng đến kết luận cuối cùng của kiểm toán.
3 Lập báo cáo kiểm toán và thư quản lý
Sau khi xem xét, kiểm toán viên đưa ra ý kiến chấp nhận toàn phần
Bảng 2.23: Mẫu báo cáo kiểm toán tại Công ty TNHH MTV than Mạo Khê
Công ty TNHH MTV than Mạo Khê Địa chỉ: Mạo Khê – Đông Triều – Quảng Ninh. Điện thoai: xxxxxx
BÁO CÁO KIỂM TOÁN VỀ PHẦN HÀNH TIỀN LƯƠNG VÀ NHÂN VIÊN
TRONG KIỂM TOÁN BÁO CÁO TÀI CHÍNH NĂM 2010 Kính gửi: Giám đốc Công ty TNHH MTV than Mạo Khê.
Vào ngày 21/12/2010, chúng tôi đã tiến hành kiểm toán chu trình tiền lương – nhân viên tại Công ty Giám đốc Công ty chịu trách nhiệm thiết lập và điều hành chu trình này Nhiệm vụ của chúng tôi là đưa ra ý kiến dựa trên kết quả kiểm toán đã thực hiện.
Chúng tôi đã thực hiện công việc kiểm toán theo các chuẩn mực kiểm toán Việt Nam.
Các chuẩn mực kiểm toán yêu cầu lập kế hoạch và thực hiện kiểm toán để đảm bảo rằng chu trình tiền lương - nhân viên tại Công ty không còn sai sót trọng yếu Chúng tôi đã áp dụng phương pháp chọn mẫu và thực hiện các thử nghiệm cần thiết để xác minh thông tin, đồng thời đánh giá việc tuân thủ các chuẩn mực kế toán hiện hành và các nguyên tắc kế toán áp dụng Qua đó, chúng tôi đã xem xét các ước tính và xét đoán quan trọng của Giám đốc Chúng tôi tin rằng công việc kiểm toán của mình đã cung cấp cơ sở hợp lý cho kết luận của chúng tôi.
Theo đánh giá của chúng tôi, quy trình quản lý tiền lương tại Công ty được thực hiện một cách trung thực và hợp lý, phản ánh chính xác tình hình tài chính của Công ty tính đến ngày 31/12/2010 Điều này hoàn toàn phù hợp với các chuẩn mực kế toán Việt Nam hiện hành và các tiêu chuẩn liên quan Các nhận xét và đề xuất của kiểm toán viên cũng đã được đưa ra để cải thiện hơn nữa quy trình này.
Việc hạch toán tiền lương và các khoản trích theo lương được thực hiện một cách hợp lý, tuy nhiên, vẫn tồn tại một số vấn đề trong mục tiền lương cần được xem xét.
- Trên danh sách trả lương vẫn còn một vài người chưa kí nhận.
- Một số nhân viên đã hết hạn hợp đồng nhưng vẫn còn làm tại Công ty mà chưa kí hợp đồng mới.
… Ý kiến của kiểm toán viên:
Theo ý kiến chúng tôi đề nghị:
- Công ty thực hiện đúng theo chế độ kế toán nhà nước và chế độ chứng từ kế toán.
- Những trường hợp công nhân đã hết hạn hợp đồng cần kí tiếp hợp đồng ngay.
… Đề nghị Công ty điều chỉnh lại TK
Công ty TNHH MTV than Mạo Khê Mạo Khê, ngày 25 tháng 04 năm 2011 Giám đốc Kiểm toán viên
Số đăng kí hành nghề Số đăng kí hành nghề
NHẬN XÉT VÀ GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN KIỂM TOÁN QUY TRÌNH TIỀN LƯƠNG VÀ NHÂN VIÊN DO KIỂM TOÁN NỘI BỘ TẠI CÔNG
Nhận xét về thực trạng quy trình kiểm toán tiền lương và nhân viên trong kiểm toán báo cáo tài chính tại Công ty TNHH MTV than Mạo Khê
Chu trình tiền lương – nhân viên là một phần quan trọng trong bất kỳ công ty nào, do đó, kiểm toán quy trình này luôn được chú trọng và là một trong những phần hành thiết yếu trong cuộc kiểm toán Sai sót trong phần hành này có thể dẫn đến những lỗi nghiêm trọng ở các phần hành khác, vì vậy việc thực hiện kiểm toán quy trình tiền lương một cách hiệu quả giúp giảm thiểu rủi ro và sai sót trong công ty Các ưu điểm của quy trình kiểm toán tiền lương và nhân viên được thể hiện rõ qua từng giai đoạn của cuộc kiểm toán.
Giai đoạn chuẩn bị kiểm toán là rất quan trọng, trong đó phòng kiểm toán nội bộ đã chú trọng xây dựng chương trình kiểm toán phù hợp với thực tế của Công ty Ở giai đoạn đầu, kiểm toán viên thực hiện các thủ tục như phỏng vấn, quan sát và phân tích sơ bộ để thu thập thông tin cần thiết, từ đó xây dựng kế hoạch kiểm toán hiệu quả.
Việc chuẩn bị kiểm toán được giám sát chặt chẽ bởi trưởng phòng kiểm toán, với các mẫu giấy tờ chuẩn và bước thực hiện rõ ràng, giúp kiểm toán viên làm việc dễ dàng hơn Tuy nhiên, các chi tiết trong quá trình thực hiện được điều chỉnh linh hoạt hàng năm để nâng cao độ chính xác Công ty TNHH MTV than Mạo Khê, với nhiều năm hoạt động ổn định, đã cho phép kiểm toán viên xác định mức trọng yếu cho cuộc kiểm toán dựa trên chi tiêu lợi nhuận trước thuế, điều này là hoàn toàn hợp lý.
Công ty thực hiện phân công công việc kiểm toán một cách khoa học và hợp lý Đối với việc kiểm toán tiền lương của nhân viên, trưởng phòng kiểm toán thường chỉ định một người riêng biệt để đảm nhận nhiệm vụ quan trọng này.
Khi lựa chọn kiểm toán viên, kiểm toán viên trưởng thường ưu tiên những người đã có kinh nghiệm kiểm toán chu trình trong các năm trước Việc này giúp giảm bớt thủ tục, tiết kiệm thời gian và chi phí kiểm toán, đồng thời vẫn đảm bảo đưa ra kết luận chính xác.
Để đảm bảo thành công cho cuộc kiểm toán và cung cấp cái nhìn thực tế cho Giám đốc về Công ty, phòng kiểm toán nội bộ luôn chú trọng đến việc thực hiện công tác chuẩn bị một cách khoa học, cẩn thận và chặt chẽ Điều này tạo tiền đề vững chắc cho quá trình thực hiện kiểm toán.
Giai đoạn thực hiện kiểm toán
Kiểm toán tại Công ty TNHH MTV than Mạo Khê được thực hiện một cách chặt chẽ, đảm bảo sự kết nối giữa các phần hành như hàng tồn kho, chi phí quản lý doanh nghiệp và chi phí bán hàng.
Trong quá trình kiểm tra chi tiết, kiểm toán viên tập trung vào việc kiểm tra chứng từ và đối chiếu bảng lương cùng bảng theo dõi, với số lượng mẫu chọn lớn nhằm phát hiện các dấu hiệu nghi ngờ và thực hiện các bút toán điều chỉnh thích hợp Các thủ tục kiểm soát, phân tích và kiểm tra chi tiết được thực hiện một cách kỹ lưỡng, đảm bảo sự hợp lý giữa kết quả phân tích và kết quả kiểm tra chi tiết.
Trong quá trình kiểm toán phần hành tiền lương và nhân viên, các thủ tục kiểm toán cần được thực hiện một cách hợp lý và theo trình tự khoa học để đảm bảo tính chính xác và hiệu quả của quá trình kiểm toán.
Giai đoạn kết thúc kiểm toán:
Kiểm toán viên nội bộ cung cấp các kiến nghị chi tiết về quản lý nhân sự, tiền lương và thực hiện chế độ, quy chế quản lý của Công ty thông qua các thư quản lý.
Kiểm toán viên theo dõi các sự kiện phát sinh sau ngày kết thúc niên độ và biến động trong hoạt động kinh doanh của Công ty Các công việc trong giai đoạn kết thúc kiểm toán được thực hiện một cách cẩn thận và đúng hạn.
Phòng kiểm toán nội bộ hiện nay chưa sử dụng phần mềm kiểm toán, dẫn đến quy trình kiểm toán tại Công ty diễn ra chậm chạp.
Chương trình kiểm toán hiện tại chỉ đề cập đến mục tiêu chung mà chưa xác định rõ mục tiêu riêng cho từng thủ tục kiểm toán Đối với chu trình kiểm toán tiền lương – nhân viên, mục tiêu chung là đảm bảo không có sai sót trọng yếu liên quan đến tính trọng yếu, tính có thật, tính chính xác, tính đúng kỳ, tính phân loại, trình bày và phân loại trên các khoản mục như phải trả công nhân viên, chi phí lương, các khoản trích theo lương, trợ cấp thất nghiệp, thưởng và trợ cấp khác Tuy nhiên, việc thiếu mục tiêu cụ thể cho từng phần hành đã gây khó khăn cho kiểm toán viên trong việc đánh giá và thu thập thông tin.
Trong quá trình kiểm toán bảng chấm công và bảng lương, kiểm toán viên thường chọn mẫu một số nhân viên để thực hiện kiểm tra, đặc biệt trong các công ty có quy mô lớn Phương pháp chọn mẫu dựa trên số lượng lớn thường được áp dụng cho chu trình tiền lương và nhân viên Tuy nhiên, phương pháp này cũng có những hạn chế, vì sai sót có thể tồn tại trong nhiều mẫu nhỏ và tổng hợp lại có thể ảnh hưởng đến kết luận của kiểm toán viên.