L ẬP VÀ PHÂN TÍCH BCTC...51CHƯƠNG 3: MỘT SỐ ĐÁNH GIÁ VÀ ĐỊNH HƯỚNG HOÀN THIỆN...54 Trang 3 LỜI MỞ ĐẦU Trang 4 linh hoạt, nhạy bén nắm bắt tình hình và điều chỉnh chiến lược phát triển
TỔNG QUAN VỀ CÔNG TY TNHH THIẾT BỊ PHỤ TÙNG AN PHÁT
Q UÁ TRÌNH HÌNH THÀNH VÀ PHÁT TRIỂN C ÔNG TY TNHH T HIẾT BỊ PHỤ TÙNG A P N HÁT
- Tên công ty: CÔNG TY TNHH THIẾT BỊ PHỤ TÙNG AN PHÁT
- Tên giao dịch quốc tế: AN PHAT EQUIPMENT AND ACCESSORIES COMPANY LIMITED
- Địa chỉ: Số 15 Phố Lưu Quang Vũ, P Trung Hòa, Q Cầu Giấy, TP.Hà Nội
- Người đại diện: Nguyễn Thị Hoàng Yến
- Giấy CNĐKKD: Giấy chứng nhận ĐKKD mã số doanh nghiệp
0100950365 do Sở kế hoạch đầu tư Hà Nội cấp lần đầu ngày 20 tháng 10 năm 1999 và đăng ký thay đổi lần thứ 8 vào ngày 01 tháng 09 năm 2011.
- Loại hình doanh nghiệp: Công ty trách nhiệm hữu hạn
Ngành nghề kinh doanh của chúng tôi chuyên cung cấp thiết bị và vật tư công nghiệp đa dạng cho nhiều lĩnh vực, bao gồm lắp ráp và sửa chữa ô tô, xe máy, lắp ráp điện và điện tử, cơ khí, đóng tàu, bao bì và thực phẩm Chúng tôi cam kết mang đến sản phẩm chất lượng cao, đáp ứng nhu cầu của khách hàng trong các ngành công nghiệp khác nhau.
Công ty TNHH Thiết bị phụ tùng An Phát, được thành lập vào năm 1994, tự hào là một trong ba nhà phân phối thiết bị và vật tư công nghiệp hàng đầu tại Việt Nam Năm 1999, công ty chính thức đăng ký thành lập với tên gọi “Công ty TNHH thiết bị phụ tùng An Phát” và mở hệ thống ba cửa hàng tại Hà Nội Đến năm 2003, công ty tiếp tục phát triển bằng việc thành lập chi nhánh mới, khẳng định vị thế vững mạnh trên thị trường.
An Phát tại TP Hồ Chí Minh vv v v v Năm 2011 : Triển khai Dự án “Xây dựng và áp dụng hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO 9001-2008”
Go to course k ế ho ạ ch th ự c t ậ p t ổ ng th ể khoa k ế … accounting 100% (7) 13
Luận văn kế toán học vi ệ n tài chính b ằ ng… accounting 100% (4) 113
C ặ p ph ạ m trù cái chung - cái riêng accounting 100% (3) 5
Một số thuật ngữ kế toán bằng Tiếng Anh rất quan trọng cho doanh nghiệp Năm 2018, công ty đã nhận được sự tin tưởng và chứng nhận phân phối sản phẩm từ 18 thương hiệu nổi tiếng Tuy nhiên, vào đầu năm 2020, sự bùng phát của dịch Covid-19 đã ảnh hưởng lớn đến hoạt động sản xuất và kinh doanh toàn cầu, đặc biệt là tại Việt Nam Để thích ứng với những thách thức do dịch bệnh gây ra, Ban lãnh đạo và nhân viên công ty đã thay đổi cách thức làm việc và cải thiện dịch vụ, nhằm mang lại giá trị thiết thực hơn cho khách hàng.
KLE - BIG4 Practice TEST accounting 100% (2) 23 vv v v v Năm 2021: Luôn nỗ lực không ngừng trở thành một trong những doanh nghiệp hàng đầu Việt Nam
Công ty TNHH Thiết bị phụ tùng An Phát hướng đến việc trở thành nhà phân phối hàng đầu và tin cậy tại Việt Nam Để đạt được tầm nhìn này, công ty cam kết áp dụng các công nghệ và khoa học tiên tiến trong quản trị, đồng thời phát triển nội lực và nâng cao chất lượng phục vụ khách hàng.
1 Xây dựng & Phát triển hoạt động R&D.
2 Cung cấp sản phẩm tốt nhất với nhu cầu của khách hàng.
3 Nâng cao chất lượng dịch vụ và trải nghiệm khách hàng.
4 Nâng cao trải nghiệm nhân viên.
5 Là đối tác tin cậy của các thương hiệu hàng đầu Nhật Bản và thế giới.
Đ ẶC ĐIỂM TỔ CHỨC HOẠT ĐỘNG KINH DOANH CỦA C ÔNG TY TNHH T HIẾT BỊ PHỤ TÙNG A N
bị phụ tùng An Phát
1.2.1 Quy mô hoạt động kinh doanh trong những năm gần đây
Biểu 1: Trình độ cán bộ công nhân viên của công ty trong năm 2020-2022
An Phát cam kết phát triển bền vững và nâng cao uy tín với nhà cung cấp cũng như khách hàng, vì vậy công ty luôn chú trọng vào việc xây dựng một đội ngũ nhân sự mạnh mẽ.
Tự hào với lượng cán bộ nhân viên đại học, sau đại học đạt 60% đạt chuẩn,
An Phát thường xuyên tổ chức các chương trình đào tạo kỹ năng quản lý, chuyên môn và văn hóa công ty, nhằm nâng cao hiệu quả làm việc và khuyến khích nhân viên gắn bó lâu dài Với mục tiêu phát triển bền vững và xây dựng uy tín với nhà cung cấp cũng như khách hàng, An Phát chú trọng vào việc xây dựng đội ngũ nhân sự mạnh mẽ, trong đó 60% cán bộ nhân viên có trình độ đại học và sau đại học Các chương trình đào tạo không chỉ giúp nâng cao năng lực mà còn góp phần vào sự phát triển chung của công ty.
Biểu 2: Kết quả hoạt động kinh doanh của công ty trong năm 2020-2022
TT Chỉ tiêu Năm 2020 Năm 2021 Năm 2022
1 Doanh thu BH và cung cấp DV 222.478.765.825 273.503.342.094
2 Các khoản giảm trừ DT 9.372.516 34.838.280
6 DT hoạt động tài chính 5.983.827 150.877.609
-Trong đó: chi phí lãi vay 2.727.854.198 2.480.993.492
10 LN thuần từ hoạt động
14 Tổng lợi nhuận trước thuế 485.643.818 782.222.237
1.2.2 Mặt hàng kinh doanh của công ty vv v v vThiết bị đầu nối gồm có: đầu nối khí nén, nước, hóa chất, thủy lực…(Hi Cupla, Super Cupla, Rotary Cupla, Nut Cupla…) vv v v vThiết bị ống áp lực gồm có: Toyoron, Ecoron, Toyospring, Hitrun (TR-
Thiết bị bộ xử lý khí nén bao gồm bộ lọc, điều áp, và pha dầu từ các thương hiệu như Airtac và Waircom (GC300-08, AFC-2000) Thiết bị xi lanh được cung cấp bởi Airtac, Waircom, và SMC với các mẫu như CX20x100, AX50x100, và UX40x200 Máy nén khí và bình chứa khí Hansin (HE-22, HN-27, HX-35) cũng là những thiết bị quan trọng trong hệ thống khí nén Van phân phối bao gồm các sản phẩm của Airtac, Waircom, và SMC với các loại van như 5/2, 3/3, 5/3, và 4/2 Cuối cùng, đai xiết được cung cấp bởi các thương hiệu Toyox và Noma (FS-20, FS-25, FS-30).
Công ty An Phát chuyên cung cấp hàng chính hãng, nhập khẩu trực tiếp từ nhà sản xuất, đảm bảo chất lượng sản phẩm từ các thương hiệu hàng đầu thế giới trong lĩnh vực thiết bị công nghiệp như Nitto Kohki, Vessel, Asahi Sunac, Kulen, Toyox, và Bahco Chúng tôi cam kết mang đến chế độ bảo hành chu đáo cùng dịch vụ chăm sóc khách hàng tận tâm, nhằm đáp ứng tối đa nhu cầu của khách hàng với mức giá hợp lý và linh hoạt, kèm theo sự hỗ trợ và cam kết từ nhà sản xuất.
Công ty áp dụng chính sách chiết khấu từ 5-10% cho khách hàng mua thường xuyên và có giá trị lớn nhằm tăng cường tiêu thụ và duy trì khách hàng truyền thống Cụ thể, khách hàng mua hàng trị giá từ 20 triệu đồng/tháng sẽ được hưởng chiết khấu 10% theo các điều khoản trong hợp đồng Đối với khách hàng tiềm năng trong khu vực thị trường cạnh tranh, công ty sẽ áp dụng chiết khấu 5% trực tiếp trên giá bán.
Tất cả sản phẩm của công ty được phân phối hoàn toàn qua kênh bán hàng trực tiếp, nhờ vào đội ngũ nhân viên kinh doanh chuyên nghiệp và sự hỗ trợ từ Ban giám đốc Đội ngũ này có nhiệm vụ tiếp xúc trực tiếp với khách hàng, đặc biệt là các công ty trong khu công nghiệp, để nắm bắt nhu cầu và kế hoạch mua sắm của họ, đồng thời quảng bá và giới thiệu các sản phẩm của công ty một cách hiệu quả.
Công Ty TNHH Thiết bị Phụ Tùng An Phát áp dụng hai phương thức bán hàng chính là bán buôn và bán lẻ hàng hóa.
Đ ẶC ĐIỂM TỔ CHỨC BỘ MÁY QUẢN LÝ TẠI C ÔNG TY TNHH T HIẾT BỊ PHỤ TÙNG A P N HÁT
CH T CH H I ĐỒỒNG QU N TR Ủ Ị Ộ Ả Ị
PHÒNG KD THIẾỐT BỊ CỒNG NGHI P Ệ
PHÒNG TÀICHÍNH KẾỐTOÁN
Ban lãnh đạo công ty bao gồm: 1 Giám đốc, 1 Chủ tịch Hội đồng quản trị, 2 phó Giám đốc và các Phòng ban
Các phòng ban chức năng và đội ngũ trực thuộc bao gồm: Phòng Hành chính – Nhân sự, Phòng Kinh doanh Thiết bị Sửa chữa ô tô, Phòng Kinh doanh Thiết bị Công Nghiệp, Phòng Mua hàng, Phòng Marketing, Phòng Kỹ thuật và Phòng Kế Toán.
Chức năng nhiệm vụ của từng bộ phận:
2 Chủ tịch Hội đồng qu7n trị:
Hội đồng quản trị cần lập kế hoạch hoạt động rõ ràng, chuẩn bị chương trình và tài liệu cho các cuộc họp Việc triệu tập và chủ trì các cuộc họp là rất quan trọng để thông qua nghị quyết và quyết định Đồng thời, Hội đồng cũng cần giám sát quá trình thực hiện các nghị quyết và quyết định đã được thông qua, đảm bảo tính hiệu quả trong hoạt động quản lý.
Chịu trách nhiệm trước Giám đốc về các công việc và bộ phận được giao quản lý Điều hành trực tiếp các nhiệm vụ được phân công và thay mặt Giám đốc để quản lý toàn bộ hoạt động sản xuất kinh doanh khi được ủy quyền.
4 Phòng Hành chính – Nhân sự:
Tham mưu và hỗ trợ Ban giám đốc trong việc tổ chức và quản lý nhân sự, quản lý hành chính, cũng như giải quyết các vấn đề pháp chế, truyền thông và quan hệ công chúng.
Bộ phận nhân sự có nhiệm vụ sắp xếp nhận sự, nâng hạ bậc lương, khen thưởng và kỷ luật nhân viên Ngoài ra, họ cũng tiếp nhận và thuyên chuyển công tác, thực hiện quy trình cho thôi việc, lập kế hoạch đào tạo cho cán bộ công nhân viên Đội ngũ này đảm bảo thực hiện các chế độ chính sách của Nhà nước để bảo vệ quyền lợi và nghĩa vụ của người lao động Họ cũng phụ trách công tác lễ tân, quản lý điều động xe, cũng như quản lý công tác bảo vệ và tự vệ của Công ty.
5 Phòng kinh doanh Thiết bị sửa chữa ô tô:
Để thúc đẩy và phân phối sản phẩm thiết bị sửa chữa ô tô đến tay người tiêu dùng, công ty cần áp dụng nhiều phương thức khác nhau, phối hợp chặt chẽ với các phòng ban như hành chính, kế toán và tài chính Qua đó, xây dựng các chiến lược kinh doanh hiệu quả nhằm gia tăng doanh số và lợi nhuận, góp phần vào sự tăng trưởng và phát triển bền vững của công ty.
6 Phòng kinh doanh Thiết bị Công Nghiệp:
Nghiên cứu và xây dựng chiến lược tiếp cận thị trường nhằm thu hút, duy trì và mở rộng mối quan hệ với khách hàng Lập kế hoạch chi tiết cho hoạt động kinh doanh thiết bị công nghiệp, bao gồm chất lượng và số lượng nguồn hàng Thiết lập thông tin, tài liệu và báo giá sản phẩm để làm việc hiệu quả với khách hàng Nghiên cứu và phát triển sản phẩm mới phù hợp với xu hướng và nhu cầu thị trường Đề xuất các chiến lược và giải pháp cho phòng marketing nhằm tăng cường hiệu quả kinh doanh Cung cấp tài liệu sản phẩm cho ban lãnh đạo và chịu trách nhiệm toàn bộ về các hoạt động kinh doanh trước ban lãnh đạo công ty.
Phân tích nhu cầu mua hàng và năng lực của nhà cung cấp là rất quan trọng Quản lý và duy trì mối quan hệ với nhà cung cấp, cũng như kiểm soát hàng tồn kho, giúp doanh nghiệp hoạt động hiệu quả hơn Cần liên tục kiểm tra chất lượng, hiệu suất và đánh giá độ tin cậy của nhà cung cấp để tránh tình trạng tự mãn Đặc biệt, doanh nghiệp cần đảm bảo rằng nhà cung cấp đáp ứng tốt các yêu cầu và phù hợp với chiến lược mua hàng của mình.
Thiết kế chiến lược tiếp thị hiệu quả và kết hợp các phương thức quảng bá phù hợp giúp đáp ứng nhu cầu của khách hàng Đảm bảo khách hàng dễ dàng tiếp cận sản phẩm với mức giá hợp lý cho từng phân khúc Đồng thời, phát triển các chương trình khuyến mãi và xây dựng mối quan hệ lâu dài với khách hàng là nhiệm vụ quan trọng.
Quản lý và điều hành các hoạt động kỹ thuật, công nghệ nhằm đảm bảo tiến độ sản xuất, kế hoạch và dự án của công ty Đảm bảo an toàn lao động, chất lượng, khối lượng và hiệu quả hoạt động toàn công ty Quản lý việc sử dụng, sửa chữa, bảo trì và mua sắm trang thiết bị, máy móc phục vụ cho hoạt động sản xuất kinh doanh.
- Hạch toán các khoản thu chi của doanh nghiệp: vốn, doanh thu, chi phí, công nợ, các tài sản cố định (công cụ, dụng cụ, nguyên vật liệu,…)
- Tham gia vào quản lý việc cho vay và các khoản đầu tư tài chính.
- Đảm bảo các kế hoạch tiêu dùng đúng kế hoạch và mang lại hiệu quả cao.
Để quản lý tài chính hiệu quả, doanh nghiệp cần xây dựng các nội quy rõ ràng bao gồm quy trình thu chi, quản lý công nợ và tiền vốn, định mức lương và thưởng, cũng như quy định về hàng tồn kho Đồng thời, cần thiết lập chính sách nghiêm ngặt về việc chấp hành các nội quy này để đảm bảo tính minh bạch và ổn định trong hoạt động tài chính.
- Đề xuất các biện pháp quản lý hiệu quả lên ban quản lý.
- Cập nhật và tuyên truyền các chính sách quản lý tài chính của Nhà nước đến các bộ phận khác.
- Kết hợp với các phòng ban liên quan để lên kế hoạch tài chính, kế toán ngắn hạn, dài hạn.
- Thực hiện đầy đủ các báo cáo tài chính, thống kế các kế hoạch theo quy định Báo cáo kết quả kinh doanh lên ban quản lý.
Đ ẶC ĐIỂM TỔ CHỨC BỘ MÁY KẾ TOÁN TẠI C ÔNG TY TNHH T HIẾT BỊ PHỤ TÙNG A N
1.4.1 Tổ chức bộ máy kế toán
Công ty TNHH An Phát tổ chức bộ máy kế toán theo hình thức tập trung, với một phòng Tài chính – Kế toán duy nhất và một Kế toán trưởng đảm nhiệm các nhiệm vụ liên quan.
Chức năng của từng bộ phận trong bộ máy kế toán rất quan trọng Kế toán trưởng quản lý và theo dõi tình hình tài chính của công ty, đề xuất chiến lược phát triển phù hợp, kiểm tra hợp đồng kinh tế để đảm bảo tính pháp lý và xử lý các vấn đề liên quan đến tài sản Họ cũng tham mưu cho lãnh đạo về quản lý tài chính và nâng cao hiệu quả sử dụng nguồn vốn Phó phòng kế toán hỗ trợ kế toán trưởng trong việc quản lý phòng Tài chính kế toán, điều phối hoạt động và tổng hợp sổ sách, chứng từ kế toán, đồng thời đối chiếu số liệu giữa các sổ chi tiết và sổ tổng hợp để đảm bảo tính chính xác.
Phó phòng Kếế toán Phó phòng Kếế toán
Kế toán công nợ đóng vai trò quan trọng trong việc lập báo cáo tài chính, đảm bảo tính chính xác và toàn vẹn của chứng từ gốc Kế toán bán hàng cần giám sát tiến độ thực hiện kế hoạch bán hàng, ghi chép kịp thời khối lượng hàng hóa bán ra và tính toán chính xác giá trị vốn hàng đã bán cùng với các chi
Các chính sách kế toán áp dụng tại công ty TNHH Thiết bị phụ tùng An Phát
Công ty TNHH Thiết bị phụ tùng An Phát tuân thủ Chế độ kế toán Việt Nam theo Thông tư 200/2014/TT-BTC ban hành ngày 22/12/2014 của Bộ Tài chính, đồng thời áp dụng hệ thống Chuẩn mực kế toán Việt Nam và các quy định sửa đổi, bổ sung liên quan từ Bộ Tài chính.
Niên độ kế toán: Tính theo năm dương lịch, bắt đầu từ 01/01 đến ngày
Đơn vị tiền tệ sử dụng trong kế toán: Báo cáo tài chính và các nghiệp vụ kế toán được lập và ghi sổ bằng Đồng Việt Nam (VND).
Phương pháp tính thuế GTGT: phương pháp khấu trừ
Phương pháp hạch toán hàng tồn kho: phương pháp kê khai thường xuyên
Phương pháp trích khấu hao TSCĐ: phương pháp đường thẳng.
Hệ thống chứng từ sử dụng: Tuân thủ các mŽu quy định tại Thông tư 200/2014/TT-BTC ngày 22/12/2014 của Bộ Tài chính
Hệ thống tài khoản kế toán: Tuân thủ hệ thống tài khoản tại Thông tư
200/2014/TT-BTC ban hành ngày 22/12/2014 của Bộ Tài chính
Hệ thống báo cáo kế toán của Công ty thực hiện việc lập các báo cáo tài chính theo từng quý và hàng năm, bao gồm báo cáo kiểm toán và báo cáo thuế, dựa trên thông tư 200/2014/TT-BTC và Chuẩn mực kế toán số 21.
Công ty sử dụng hình thức sổ kế toán Nhật Ký Chung để hạch toán các nghiệp vụ và lập báo cáo kế toán, tất cả đều được thực hiện trên máy tính Hình thức này bao gồm các loại sổ kế toán như Sổ Nhật ký chung, Sổ cái, Sổ chi tiết và các bảng kê.
1.4.2 Giới thiệu phần mềm kế toán công ty đang sử dụng
Hiện nay Công ty TNHH Thiết bị phụ tùng An Phát đang sử dụng phần mềm kế toán Effect
Kế toán viên sử dụng chứng từ kế toán hoặc Bảng tổng hợp chứng từ đã kiểm tra để ghi sổ, xác định tài khoản Nợ và Có, sau đó nhập dữ liệu vào máy vi tính theo các bảng biểu trên phần mềm kế toán Quy trình này cho phép thông tin tự động được cập nhật vào sổ kế toán tổng hợp như Sổ Cái và Nhật ký - Sổ Cái, cùng với các sổ và thẻ kế toán chi tiết liên quan.
Cuối tháng, kế toán thực hiện khoá sổ và lập báo cáo tài chính Việc đối chiếu số liệu tổng hợp với số liệu chi tiết được thực hiện tự động, đảm bảo chính xác và trung thực Kế toán có thể kiểm tra, đối chiếu số liệu giữa sổ kế toán và báo cáo tài chính sau khi in ra giấy.
Phần mềm vMô hình hoá chức năng giúp quản lý quy trình làm việc qua sơ đồ trực quan bằng tiếng Việt, dễ dàng nhập liệu Nó hỗ trợ quản lý tiền tệ theo nhiều đơn vị và chi tiết vật tư hàng hoá theo mã hàng, nhóm hàng, nguồn gốc, kho hàng, nhà cung cấp, và người mua Ngoài ra, phần mềm còn quản lý tài sản cố định chi tiết theo mã tài sản, tên tài sản, nguyên giá, giá trị còn lại, và nguồn hình thành tài sản Hệ thống quản lý công nợ phải thu và phải trả theo từng khách hàng và hoá đơn, đồng thời theo dõi chi phí và tính giá thành cho từng đơn hàng, sản phẩm, và công trình Phần mềm cho phép xác định hiệu quả kinh doanh theo ngành nghề, hoạt động, nhóm hàng, và nhân viên Tất cả báo cáo có thể lọc dữ liệu theo nhiều tiêu thức khác nhau, đảm bảo an toàn dữ liệu với tính bảo mật cao và phân quyền chi tiết cho từng kế toán, dễ dàng tích hợp các chức năng mới theo từng giai đoạn phát triển doanh nghiệp.
Màn hình hệ thống của phần mềm
NỘI DUNG CƠ BẢN VỀ MỘT SỐ PHẦN HÀNH KẾ TOÁN TẠI CÔNG TY TNHH THIẾT BỊ PHỤ TÙNG AN PHÁT
Vốn bằng tiền là một phần quan trọng trong vốn sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp, thuộc tài sản lưu động Loại vốn này chủ yếu được hình thành từ quá trình bán hàng và các quan hệ thanh toán.
- Vốn bằng tiền của công ty bao gồm: Tiền mặt tại quỹ, tiền gửi ngân hàng và tiền đang chuyển. vNguyên tắc :
- Sử dụng đơn vị tiền tệ thống nhất là đồng Việt Nam
Các loại ngoại tệ được quy đổi sang đồng Việt Nam theo quy định hiện hành và được theo dõi chi tiết từng loại trên tài khoản 007 “Ngoại tệ các loại”.
Các loại vàng bạc, kim khí và đá quý được định giá bằng tiền tại thời điểm phát sinh dựa trên giá thực tế Đồng thời, việc theo dõi chi tiết số lượng, trọng lượng và quy cách phẩm chất của từng loại là rất quan trọng.
- Vào cuối mỗi kỳ, kế toán điều chỉnh lại các loại ngoại tệ theo giá thực tế
Kế toán vốn bằng tiền cần đảm bảo phản ánh chính xác, kịp thời và đầy đủ số dư cũng như tình hình biến động của các khoản mục vốn Việc kiểm tra và giám sát chặt chẽ sự tuân thủ các quy định và thủ tục quản lý liên quan đến vốn bằng tiền là rất quan trọng.
Công ty TNHH Thiết bị phụ tùng An Phát sử dụng 03 loại vốn bằng tiền:
- Tiền mặt: Tiền Việt Nam (VND), Ngoại tệ (USD, SNG, CNY, )
- Tiền gửi ngân hàng: Tiền Việt Nam (VND), Ngoại tệ (USD, SNG, CNY, )
- Tiền đang chuyển: Tiền Việt Nam (VND), Ngoại tệ (USD, SNG, CNY, )
2.1.2 Tài kho7n sử dụng và hạch toán: v khoản: Tài
- TK 112 – Tiền gửi ngân hàng
- TK liên quan vCách thức hạch toán:
Có TK 131, TK 141, TK 711 , TK liên quan
Nợ TK 331, TK 156, TK 152, TK liên quan
2.1.3 Quy trình luân chuyển chứng từ và ghi sổ kế toán vChứng từ sử dụng
Kế toán tiền mặt: Phiếu thu, Phiếu chi, Bảng kiểm kê quỹ
Kế toán tiền gửi ngân hàng: Giấy báo Nợ, Giấy báo Có, Bảng sao kê của ngân hàng, Uỷ nhiệm chi, ….
Trình tự luân chuyển chứng từ chi tiền mặt
(2) Nhận được chứng từ, kế toán thu chi kiểm tra tính hợp lý, hợp lệ, tính trung thực của chứng từ
(3) Sau đó chuyển trưởng phòng tài chính kế toán, giám đốc ký duyệt
(4) Giấy đề nghị sau khi được duyệt kế toán thu chi lập phiếu chi tiền 3 liên
(5) Trình giám đốc, kế toán trưởng ký phiếu chi.
Thủ quỹ thực hiện việc chi tiền cho khách hàng và nhân viên công ty bằng cách yêu cầu người nhận ghi số tiền bằng chữ, ngày tháng, ký tên và ghi rõ họ tên vào ba liên phiếu chi Sau khi chi tiền, thủ quỹ sẽ ký xác nhận trên phiếu chi, chuyển liên 3 cho người nhận giữ, và ghi sổ quỹ Cuối ngày, thủ quỹ tổng hợp và chuyển trả liên 1 cho kế toán thu chi.
Cuối ngày, kế toán thu chi thực hiện kiểm tra và đối chiếu số liệu với thủ quỹ, sau đó ký xác nhận Kế toán thu chi sẽ ghi sổ kế toán tiền mặt và chuyển thông tin cho các bộ phận liên quan để cập nhật vào sổ kế toán tương ứng.
Kế toán tiền mặt thực hiện ghi sổ kế toán tiền mặt và sau đó chuyển phiếu chi cho bộ phận liên quan để ghi sổ kế toán Cuối cùng, phiếu chi sẽ được chuyển trả lại cho bộ phận kế toán tiền mặt.
(9) Lưu phiếu chi ở Bộ phận kế toán tiền mặt và kết thúc quá trình luân chuyển.
● Trình tự luân chuyển chứng từ thu tiền mặt
Người thực hiện Lưu đồ quá trình Mô tả
Khách hàng, nhân viên có nhu cầu nộp tiền
Kếế toán thu chi l p phiếếu thu ậ
Thủ quỹ, người nộp tiền (3)
Bộ phận kế toán liên quan
Quy trình luân chuyển chứng từ thu tiền
(1) Khi có người nộp tiền, kế toán thanh toán viết phiếu thu thành 3 liên.
(2) Trình kế toán trưởng ký duyệt phiếu thu (3 liên).
Thủ quỹ có trách nhiệm thu tiền, ký nhận vào phiếu thu và giao liên 3 cho người nộp tiền Sau đó, thủ quỹ tiến hành ghi sổ quỹ và chuyển liên 1 cùng liên 2 cho kế toán thu chi.
(4) Kế toán thu chi ghi sổ kế toán tiền mặt, lưu liên 1.
(5) Kế toán thu chi chuyển liên 2 cho bộ phận liên quan ghi sổ kế toán liên quan.
(6) Kế toán thu chi lưu phiếu thu và kết thúc quy trình luân chuyển.
●Quy trình ghi sổ kế toán
Sổ kế toán sử dụng trong kế toán vốn bằng tiền gồm:
Ghi s kếế toán liến quan ổ
- Sổ cái tiền mặt, sổ cái tiền gửi ngân hang
- Sổ kế toán chi tiết quỹ tiền mặt: VNĐ, ngoại tệ
2.2 Kế toán hàng tồn kho
Công ty hoạt động chủ yếu trong lĩnh vực thương mại dịch vụ, do đó hàng tồn kho của công ty bao gồm các hàng hóa và dụng cụ cần thiết cho hoạt động kinh doanh Các mặt hàng chính của doanh nghiệp gồm máy phay lazang, máy cân chỉnh độ chụm, máy ra vào lốp, máy cân bằng lốp, súng vặn ốc, thiết bị nâng hạ, miếng vá, kéo vá, máy bơm khí Nitơ, máy nén khí, cùng với các phụ kiện và dụng cụ bơm lốp, cũng như vật tư tiêu hao khác.
2.2.2 Đánh giá hàng tồn kho vv vv v Nhập kho
- Nhập kho do mua ngoài:
Để đảm bảo quy trình xuất kho hiệu quả, doanh nghiệp cần thực hiện đánh giá hàng tồn kho (HTK) theo phương pháp bình quân gia quyền vào cuối kỳ Điều này bao gồm việc nhập các đóng góp từ các đơn vị, tổ chức và cá nhân tham gia liên doanh, nhằm tạo ra một hệ thống quản lý kho hàng minh bạch và chính xác.
Giá trị vật tư, hàng tồn kho trên sổ kế toán có thể được xác định ở bất kỳ thời điểm nào trong kỳ kế toán theo công thức:
- TK 151 – Hàng mua đang đi đường
- TK 153 – Công cụ, dụng cụ
- TK 157 – Hàng gửi đi bán
- TK chi tiết được mở cho phù hợp với yêu cầu quản lý và HĐSXKD
- TK liên quan ( TK 111, TK 112, TK 331,…)
2.2.4 Quy trình luân chuyển chứng từ và ghi sổ kế toán v Chứng từ sử dụng
- Phiếu xuất kho, phiếu nhập kho
- Phiếu báo vật tư còn lại cuối kỳ
- Bảng kê mua hàng vThủ tục nhập kho
Khi có nhu cầu mua sắm vật tư, phòng mua hàng sẽ lập kế hoạch dựa trên yêu cầu về số lượng, chất lượng và hàng tồn kho Sau khi thu mua, hàng hóa sẽ được kiểm nghiệm để đảm bảo chất lượng và số lượng, và kết quả sẽ được ghi vào biên bản kiểm nghiệm Kế toán mua hàng sẽ sử dụng hóa đơn và biên bản kiểm kê để lập phiếu nhập kho Đối với thủ tục xuất kho, đơn vị sử dụng hàng hóa cần gửi phiếu yêu cầu xuất kho cho bộ phận phụ trách, và các yêu cầu này phải được phê duyệt bởi bộ phận quản lý trước khi thực hiện xuất kho.
G i ử các ỹếu cầều, đếề ngh xuầết kho hàng ị hoá
Xác nh n các ỹếu cầều xuầết kho ậ Ki m ể tra hàng hoá tôền kho
Hoàn thi n các th t c xuầết ệ ủ ụ kho
Quá trình xuất nhập kho cần được bộ phận quản lý phê duyệt trước khi thực hiện Sau khi yêu cầu xuất kho được chấp thuận, hàng hóa sẽ được chuyển đến bộ phận quản lý kho, nơi thủ kho kiểm tra số lượng và địa điểm lưu trữ Nếu số lượng hàng không đủ, bộ phận kho sẽ đề xuất nhập thêm hàng mới Sau khi bổ sung, bộ phận kho lập phiếu xuất kho và hóa đơn gửi cho bộ phận quản lý Nhân viên kho sẽ xuất hàng theo quy định và cập nhật thông tin lên hệ thống quản lý để theo dõi báo cáo định kỳ về lượng hàng hóa xuất – nhập – tồn.
TSCĐ (Tài sản cố định) trong doanh nghiệp đóng vai trò quan trọng như tư liệu lao động chủ yếu và các tài sản có giá trị lớn, tham gia vào quá trình sản xuất kinh doanh Giá trị của TSCĐ được chuyển dần dần vào giá trị sản phẩm và dịch vụ trong các chu kỳ sản xuất, góp phần tạo nên sự phát triển bền vững cho doanh nghiệp.
Tiêu chuẩn để ghi nhận TSCĐ là :
- Chắc chắn thu được lợi ích kinh tế trong tương lai từ việc sử dụng tài sản đó.
- Nguyên giá tài sản phải được xác định một cách đáng tin cậy.
- Có thời gian sử dụng từ một năm trở lên
- Có giá trị theo quy định hiện hành (theo quy định hiện nay là từ 30.000.000 đồng trở lên) v v v v vĐặc điểm :
- Tham gia vào nhiều chu kì sản xuất kinh doanh,
- TSCĐ bị hao mòn và giá trị của nó được dịch chuyển từng phần vào chi phí sản xuất kinh doanh trong kì,
- TSCĐ giữ nguyên hình thái ban đầu cho đến lúc hư hỏng
Công ty TNHH Thiết bị phụ tùng An Phát có cả hai loại là TSCĐ hữu hình và TSCĐ vô hình, cụ thể:
- Nhóm nhà cửa: Trụ sở, kho, ….
- Nhóm máy móc thiết bị: máy móc sửa chữa, thiết bị công nghiệp,….
- Phương tiện vận tải: xe tải vận chuyển hàng hoá, xe đưa đón nhân viên,
- Thiết bị, dụng cụ: máy tính, điều hoà, bàn, ghế, ….
- Quyền sử dụng đất, nhãn hiệu,…
Nguyên giá TSCĐ được xác định như sau:
3.3.4 Quy trình luân chuyển chứng từ và ghi sổ kế toán TSCĐ
- Biên bản giao nhận TSCĐ MŽu số 01 – TSCĐ
- Biên bản thanh lý TSCĐ MŽu số 02 – TSCĐ
- Biên bản bàn giao TSCĐ SC hoàn thành MŽu số 03 – TSCĐ
- Biên bản đánh giá lại TSCĐ MŽu số 04 – TSCĐ
- Biên bản kiểm kê TSCĐ MŽu số 05 – TSCĐ
- Bảng tính và phân bổ khấu hao TSCĐ MŽu số 06 – TSCĐ
Ngoài các chứng từ kế toán cơ bản, công ty còn sử dụng nhiều loại chứng từ khác để quản lý tài sản cố định (TSCĐ), bao gồm hợp đồng mua, bán, chuyển nhượng và thuê mướn TSCĐ, cũng như phiếu thu và phiếu chi.
- Sổ cái các TK liên quan
Quy trình luân chuyển chứng từ và ghi sổ
Chứng từ sử dụng: Biên bản giao nhận (thanh lý) TSCĐ, hợp đồng mua bán và các chứng từ liên quan khác ỉ Kế toỏn tăng TSCĐ.
Khi mua sắm tài sản cố định căn cứ vào HĐGTGT, biên bản giao nhận tài sản cố định kế toán ghi:
Nợ TK 211: Nguyên giá TSCĐ tăng
Nợ TK 1332: Thuế GTGT được khấu trừ( nếu có)
Có TK: 111,112, 331… Tổng giá trị thanh toán.
Phát sinh chi phí trong quá trình thu mua kế toán ghi:
Nợ TK 1331: Thuế GTGT được khấu trừ
Có TK 111,112,331: Chi phí thu mua Đồng thời kết chuyển nguồn hình thành tài sản:
Nợ TK 431: Quỹ khen thưởng phúc lợi
Nợ TK414: Quỹ đầu tư phát triển
Có TK 411: Nguồn vốn kinh doanh ỉ Kế toỏn giảm TSCĐ.
Khi nhượng bán, thanh lý TSCĐ:
Nợ TK 111,112,131: Tổng giá thanh toán
Có TK 711: Thu nhập bất thường
Có TK 3331: Thuế GTGT phải nộp
Nếu phát sinh chi phí.
Nợ TK 811: Chi phí bất thường
Có TK 111, 112, 331: Chi phí nhượng bán Đồng thời căn cứ vào biên bản giao nhận TSCĐ kế toán đơn vị xoá sổ ghi:
Nợ TK 214: Hao mòn tài sản cố định
Nợ TK 811: Giá trị còn lại
Có TK 211 Nguyên giá tài sản cố định
Quy trình luân chuyển chứng từ tăng/giảm TSCĐ ỉ Khấu hao TSCĐ
Chứng từ: Bảng tính và phân bổ khấu hao TSCĐ
Phương pháp khấu hao TSCĐ mà công ty đang sử dụng là phương pháp khấu hao theo đường thẳng
- Hạch toán khấu hao tại đơn vị được thực hiện cuối kỳ và thao tác trên phần mềm kế toán
- Hàng tháng (định kỳ) căn cứ vào bảng phân bổ và tính khấu hao kế toán vào chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp
Nợ TK 641- chi phí bán hàng
Nợ TK 642 – chi phí quản lý doanh nghiệp
Có TK 214 – Hao mòn TSCĐ ỉ Sữa chữa TSCĐ
Chứng từ: Biên bản bàn giao TSCĐ sửa chữa hoàn thành
- Khi phát sinh chi phí sửa chữa, nâng cấp TSCĐ hữu hình sau khi ghi nhận ban đầu:
Nợ TK 241: XDCB dở dang
Nợ TK 133 : Thuế GTGT được khấu trừ
- Khi công việc hoàn thành, TSCĐ đưa vào sử dụng:
Nếu thoả mãn điều kiện ghi tăng nguyên giá:
Nợ TK 211: TSCĐ hữu hình
Có TK 241: XDCB dở dang Nếu không thoả mãn điều kiện ghi tăng nguyên giá
Nợ TK 641,642: Chi phí bán hàng/ quản lý doanh nghiệp
Có TK 241: XDCB dở dang
3.4 Kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương
MỘT SỐ ĐÁNH GIÁ VÀ ĐỊNH HƯỚNG HOÀN THIỆN
3.1.1 Về tổ chức bộ máy
Bộ máy kế toán của công ty được tổ chức theo mô hình tập trung, cho phép quản lý và trao đổi trực tiếp giữa kế toán trưởng và kế toán phần hành, từ đó đảm bảo thông tin được cung cấp và tổng hợp nhanh chóng, kịp thời và chính xác Mọi thắc mắc về nghiệp vụ chuyên môn cũng như chế độ kế toán và chính sách tài chính của Nhà nước đều được giải quyết nhanh chóng Kế toán trưởng có khả năng tham mưu và góp ý trực tiếp cho các kế toán phần hành Đội ngũ nhân viên kế toán có trình độ cao, được phân công rõ ràng theo từng phần hành phù hợp với chuyên môn, tuân thủ nguyên tắc không kiêm nhiệm, giúp nâng cao hiệu quả công tác kế toán và hạn chế thiếu sót.
Công ty hiểu rõ vai trò quan trọng của hoạt động bán hàng, do đó đã thiết lập một bộ máy kế toán chuyên biệt với kế toán quản lý bán hàng riêng biệt để nâng cao hiệu quả trong việc quản lý quy trình bán hàng.
3.1.2 Về tổ chức hạch toán kế toán
Các chứng từ sử dụng trong hạch toán ban đầu phải đáp ứng đầy đủ yêu cầu và cơ sở pháp lý liên quan đến các nghiệp vụ kinh tế phát sinh.
Tất cả các chứng từ đều tuân thủ đúng mẫu do Bộ Tài chính ban hành, với thông tin kinh tế và nội dung của các nghiệp vụ được ghi chép đầy đủ và chính xác.
- Các chứng từ đều được kiểm tra, giám sát chặt chẽ, hoàn chỉnh và xử lý kịp thời.
- Công ty có kế hoạch lưu chuyển chứng từ tương đối tốt.
Hệ thống sổ sách kế toán của công ty tuân thủ đúng các quy định tài chính hiện hành, hiện đang áp dụng hình thức nhật ký chung kết hợp với phần mềm kế toán chuyên dụng.
- Việc vận dụng hệ thống TK kế toán phù hợp với chế độ kế toán hiện hành.
Hệ thống tài khoản kế toán của công ty được thiết kế phù hợp với đặc điểm hoạt động kinh doanh và yêu cầu quản lý, giúp nâng cao trình độ nhân viên kế toán Điều này tạo điều kiện thuận lợi cho việc ghi sổ kế toán và kiểm tra, đối chiếu thông tin một cách hiệu quả.
Việc mở và vận dụng tài khoản chi tiết của công ty cần phải tuân thủ hướng dẫn của Nhà nước, đồng thời đáp ứng yêu cầu cung cấp thông tin cho các nhà quản trị doanh nghiệp.
Bộ máy kế toán hiện tại có sự phân công rõ ràng nhưng chưa thực sự phù hợp, dẫn đến hiệu quả công việc không cao Nhân viên kế toán thường kiêm nhiệm nhiều chức năng, ví dụ như phó phòng kế toán vừa tổng hợp báo cáo vừa chuẩn bị giấy tờ nhập khẩu, gây ra tình trạng ôm đồm và dễ dẫn đến sai sót, làm chậm tiến độ công việc Ngoài ra, kế toán phụ trách tiền gửi ngân hàng cũng phải thực hiện phân tích tình hình tài chính, điều này ảnh hưởng đến khả năng làm việc hiệu quả của họ.
Công ty An Phát chủ yếu áp dụng phương thức bán hàng trực tiếp cho các khu công nghiệp, nơi khách hàng thường mua số lượng lớn và thanh toán chậm Hình thức này dẫn đến khó khăn trong việc thu hồi vốn Hơn nữa, thông tin về công nợ và khách hàng chưa được cung cấp kịp thời cho ban quản trị và phòng kinh doanh.
Có những khách hàng công nợ vŽn còn tồn đọng nhiều.
Công ty cần thực hiện các điều chỉnh hợp lý để giảm bớt khối lượng công việc cho phó phòng kế toán và kế toán ngân hàng Mặc dù bộ phận kế toán đã có sự phân công công việc hợp lý, sự phát triển và mở rộng mạng lưới kinh doanh của công ty đã dẫn đến nhiều nghiệp vụ phát sinh Đặc biệt, phó phòng kế toán đang gánh vác quá nhiều công việc trong bối cảnh kinh doanh hiện tại Do đó, công ty nên xem xét việc bổ sung nhân sự để chia sẻ khối lượng công việc của phó phòng kế toán, nhằm nâng cao hiệu quả làm việc.