Gắn liền với công tácbán hàng và xác định kết quả kinh doanh, kế toán bán hàng và xác định kếtquả kinh doanh giữ một vai trò hết sức quan trọng vì nó phản ánh toàn bộ quátrình bán hàng c
TỔNG QUAN VỀ CÔNG TY TRÁCH NHIỆN HỮU HẠN
ĐẶC ĐIỂM HOẠT ĐỘNG SẢN XUẤT KINH DOANH TẠI CÔNG
1 Đặc điểm tổ chức hoạt động kinh doanh của Công ty TNHH EDD.
Là một doanh nghiệp được sinh ra từ nền kinh tế thị trường.
+ Buôn bán hàng hoá tư liệu sản xuất
+ Buôn bán hàng hoá tư liệu tiêu dùng
+ Đại lý mua, bán và ký gửi hàng hoá.
Là Công ty thương mại, Công ty phải đảm bảo hoàn thành các nhiệm vụ:
- Quản lý và sử dụng vốn đúng chế độ hiện hành, phải tự trang trải về tài chính, đảm bảo kinh doanh có lãi.
- Nắm bắt khả năng kinh doanh , nhu cầu tiêu dùng của thị trường để đưa ra các biện pháp kinh doanh có lãi.
Nắm bắt nhu cầu tiêu dùng và khả năng kinh doanh của thị trường là yếu tố quan trọng để phát triển các biện pháp kinh doanh hiệu quả Điều này không chỉ giúp đáp ứng nhu cầu của khách hàng mà còn tối đa hóa lợi nhuận cho doanh nghiệp.
Hoạt động trong lĩnh vực thương mại, dịch vụ quá trình lưu chuyển hàng hóa bao gồm 2 giai đoạn là mua hàng và bán hàng.
Mua hàng là bước khởi đầu quan trọng trong quá trình luân chuyển hàng hóa, ảnh hưởng lớn đến tiêu thụ và kết quả kinh doanh Công ty chú trọng đến giai đoạn này, từ việc tìm kiếm đối tác cung cấp, vận chuyển, đến lưu kho hàng hóa, nhằm đảm bảo nguồn cung chất lượng, giá cả hợp lý và tối ưu hóa chi phí lưu kho, bảo quản mà vẫn đảm bảo yêu cầu chất lượng.
Hàng hóa cho luân chuyển được mua chủ yếu từ nơi sản xuất đến đơn vị bán buôn
Hàng hóa được mua vào chủ yếu với phương thức như: mua hàng trực tiếp, mua theo hợp đồng cung cấp theo phương thức gửi hàng.
Công ty thực hiện phương thức mua hàng trực tiếp bằng cách cử đại diện đến nơi cung cấp để tiến hành mua sắm Trong quá trình này, công ty sẽ xác định phương thức thanh toán và tổ chức vận chuyển hàng hóa về kho để nhập kho.
Với phương thức mua hàng theo hình thức gửi hàng, công ty sẽ liên lạc với nhà cung cấp qua điện thoại hoặc fax để thông báo nhu cầu hàng hóa Nhà cung cấp sẽ dựa trên thông tin đó để vận chuyển hàng đến công ty bằng phương tiện của mình Sau khi hàng được giao, công ty sẽ tiến hành kiểm tra, nhập kho và thực hiện thanh toán cho nhà cung cấp.
Với phương thức mua hàng qua việc gửi tiền vào tài khoản ngân hàng, người mua sẽ lập đơn hàng và gửi fax đến Công ty, đồng thời chuyển tiền vào tài khoản ngân hàng Sau khi đạt được thỏa thuận, bên cung cấp hàng hóa sẽ tiến hành chuyển hàng cho Công ty bằng phương tiện vận tải.
Tiền hàng được thanh toán dựa trên hóa đơn và hợp đồng kinh tế, với các hình thức thanh toán như trả trước, trả ngay, trả chậm hoặc bù trừ Các phương thức thanh toán, chi phí vận chuyển và thời gian giao nhận hàng sẽ được quy định theo thỏa thuận giữa hai bên trong hợp đồng kinh tế.
Bán hàng Đây là khâu cuối cùng của lưu chuyển hàng hóa.
Việc áp dụng các chiến lược kinh doanh hiệu quả trong việc bán hàng hóa sẽ ảnh hưởng trực tiếp đến lợi nhuận của doanh nghiệp Công ty có thể thực hiện hoạt động bán hàng thông qua hai hình thức chính là bán buôn và bán lẻ.
Bán lẻ là hoạt động cung cấp hàng hóa trực tiếp cho người tiêu dùng cuối cùng, thường với giá trị nhỏ lẻ Phương thức chủ yếu trong bán lẻ là thu tiền tại chỗ, nơi nhân viên vừa thực hiện giao dịch vừa thu tiền Cuối ngày, nhân viên sẽ kiểm kê doanh thu, lập báo cáo bán hàng và nộp tiền cho phòng kế toán cùng thủ quỹ.
Bán buôn là hình thức kinh doanh chủ yếu của công ty, dù mới thành lập nhưng đã xây dựng được uy tín trên thị trường nhờ cung cấp sản phẩm và dịch vụ sau bán hàng Công ty thu hút nhiều khách hàng, không chỉ cá nhân mà còn các doanh nghiệp thương mại khác, để tiếp tục quá trình luân chuyển hàng hóa Hình thức bán buôn bao gồm bán hàng trực tiếp qua kho và bán hàng theo phương thức gửi hàng.
Với bán buôn qua kho theo phương thức trực tiếp: Người mua hàng tới tận công ty để mua hàng, thanh toán và hàng về.
Bán buôn hàng hóa qua kho là phương thức kinh doanh phù hợp với quy mô và đặc điểm hoạt động của Công ty, giúp thúc đẩy hiệu quả kinh doanh trong những năm qua Các mặt hàng chủ yếu của Công ty bao gồm:
+ Chất cách điện cho cáp quang thông tin
+ Hàng gia dụng nhập khẩu từ Thái Lan
+ Hàng gia dụng nhập khẩu từ Italia
Tủ đông và tủ mát là những thiết bị có giá trị lớn, giúp bảo quản hàng hóa hiệu quả Công ty chủ yếu nhập khẩu các sản phẩm này từ Ấn Độ, đảm bảo chất lượng và độ bền cao cho người tiêu dùng.
Công ty xuất hàng chủ yếu cho các ngành bưu điện, đường sắt doanh nghiệp các dự án, các siêu thị…
2 Khái niệm về bán hàng và xác định kết quả bán hàng:
Bán hàng là quá trình chuyển nhượng quyền sở hữu hàng hóa, thành phẩm và dịch vụ cho khách hàng, đồng thời doanh nghiệp thu tiền hoặc có quyền thu tiền Đây là sự chuyển động của vốn kinh doanh từ hàng hóa sang tiền mặt, đồng thời xác định kết quả bán hàng - kết quả cuối cùng của hoạt động sản xuất và kinh doanh Qua bán hàng, giá trị và giá trị sử dụng của hàng hóa được thực hiện.
Bán hàng là chức năng quan trọng của doanh nghiệp, bao gồm hai hoạt động chính là mua và bán, có mối liên hệ chặt chẽ với nhau Mua hàng hiệu quả sẽ hỗ trợ cho quá trình bán hàng thành công Để thực hiện tốt các nghiệp vụ này, doanh nghiệp cần tổ chức hợp lý các hoạt động và tiến hành nghiên cứu thị trường cũng như nhu cầu người tiêu dùng Do đó, bán hàng không chỉ là giao dịch mà còn là tổng thể các biện pháp tổ chức nhằm nắm bắt nhu cầu thị trường Quá trình bán hàng tại các doanh nghiệp thương mại có những đặc điểm chính cần lưu ý.
+ Có sự thoả thuận trao đổi giữa người mua và người bán: Người bán đồng ý bán, người mua đồng ý mua họ trả tiền hoặc chấp nhận trả tiền.
+ Có sự thay đổi quyền sở hữu về hàng hoá: Người bán mất quyền sở hữu còn người mua có quyền sở hữu về hàng hoá đã mua bán.
Đặc điểm tổ chức công tác kế toán của Công ty TNHH EDD
Công ty TNHH EDD là một đơn vị hạch toán độc lập với tư cách pháp nhân đầy đủ, có khả năng mở tài khoản giao dịch tại ngân hàng Phòng kế toán của công ty được trang bị 05 máy vi tính, giúp đáp ứng hiệu quả yêu cầu quản lý kinh doanh và đảm bảo phản ánh chính xác, kịp thời các nghiệp vụ kinh tế phát sinh
1 Đặc điểm tổ chức bộ máy kế toán.
Bộ máy kế toán của Công ty tổ chức theo hình thức tập trung.
Mô hình bộ máy kế toán ở Công ty :
* Phòng kế toán Công ty gồm :
Kế toán trưởng đóng vai trò quan trọng trong việc hỗ trợ giám đốc Công ty, đảm nhiệm trách nhiệm quản lý tổ chức và chỉ đạo nghiệp vụ Họ theo dõi và tổng hợp số liệu phát sinh trong quá trình quản lý và kinh doanh, giúp đảm bảo hoạt động của Công ty diễn ra hiệu quả và minh bạch.
- Kế toán hàng hoá : Theo dõi tình hình nhập, xuất - tồn kho hàng hoá.
- Kế toán thanh toán : Theo dõi các khoản công nợ với khách hàng
- Kế toán xuất nhập khẩu : Làm thủ tục xuất nhập khẩu, tính giá vốn hàng hoá nhập kho.
- Thủ quỹ : Bảo quản tiền và theo dõi phiếu thu phiếu chi một cách chính xác và trung thực.
2 Hình thức sổ kế toán
Căn cứ vào tình hình thực tế của Công ty mà kế toán mở các sổ sách sao cho phù hợp với tình hình của doanh nghiệp.
Hình thức kế toán mà Công ty đang áp dụng là hình thức - Nhật ký chung :
Kế toán vật tư, hàng hoá
Sổ kế toán chi tiết
Bảng tổng hợp chi tiết
Sổ Nhật ký đặc biệt
SƠ ĐỒ NHẬT KÝ CHUNG TẠI CÔNG TY
Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Đơn vị tính : 1000đ
Vốn điều lệ của công ty là : 60.000.000.000
Trong đó: vốn tự có : 58.000.000.000 vốn vay bên ngoài :2.000.000.000
Tài sản của công ty bao gồm :
- Tài sản dài hạn :Nhà kho, văn phòng làm việc, phương tiện vận chuyển, máy vi tính
- Tài sản ngắn hạn như tiền mặt, tiền gửi ngân hàng
- Công ty TNHH EDD có tổng số cán bộ công nhân viên là 218 người
THỰC TRẠNG VỀ KẾ TOÁN BÁN HÀNG VÀ XÁC ĐỊNH KẾT QUẢ BÁN HÀNG TẠI CÔNG TY TNHH EDD
KẾ TOÁN BÁN HÀNG
1 Tình hình thực tế về công tác bán hàng ở Công ty TNHH EDD.
Công ty TNHH EDD chuyên cung cấp sản phẩm qua hình thức giao hàng trực tiếp tại trụ sở Hiện tại, công ty áp dụng các phương thức thanh toán chính để thuận tiện cho khách hàng.
- Hình thức bán hàng thu tiền ngay : Theo hình thức này, hàng hoá được tiêu thụ đến đâu tiền thu ngay đến đó như tiền mặt, séc, ngân phiếu
Hình thức bán hàng ký gửi là phương thức trong đó công ty cung cấp hàng hóa để bán tại các siêu thị theo hợp đồng đã ký kết Sau khi hàng hóa được bán, công ty sẽ nhận được thanh toán từ siêu thị.
2 Chính sách giá cả ở công ty
Thu hút khách hàng là chiến lược quan trọng giúp phát triển hoạt động sản xuất kinh doanh Mỗi công ty cần áp dụng những phương pháp khác nhau để thu hút khách hàng, và Công ty EDD đã chọn cách tác động vào giá cả để chiếm lĩnh thị trường Do đó, việc xây dựng chính sách giá cả cần linh hoạt nhưng luôn tuân thủ nguyên tắc điểm hòa vốn.
Điểm hòa vốn là mức sản lượng hoặc doanh thu mà tại đó doanh thu đủ để trang trải chi phí của công ty Nghiên cứu điểm hòa vốn giúp nhà quản trị xác định mức sản xuất và tiêu thụ tối ưu, cũng như giá bán tối thiểu để tránh thua lỗ Từ đó, các nhà quản lý có thể xây dựng chính sách và biện pháp hiệu quả nhằm nâng cao hiệu quả kinh tế trong hoạt động sản xuất và kinh doanh.
Vì vậy, chính sách giá cả mà Công ty EDD đặt ra phải tuân theo nguyên tắc sau:
Tùy thuộc vào loại khách hàng, công ty áp dụng chính sách ưu đãi khác nhau Đối với khách hàng thường xuyên, công ty cung cấp nhiều ưu đãi hơn như chiết khấu cao, giảm giá sản phẩm và ưu tiên hàng mới nhập.
Giá cả của mặt hàng phụ thuộc vào loại sản phẩm, chủng loại và số lượng khách hàng mua Khi khách hàng mua với số lượng lớn, giá sẽ được giảm, trong khi đó, nếu sản phẩm hiếm và khó tìm, giá có thể cao do sự khó khăn trong việc tìm kiếm trên thị trường.
Trong từng giai đoạn của chu kỳ kinh doanh, giá cả hàng hóa có thể biến động, đặc biệt là khi thị trường đang trải qua tình trạng khan hiếm Khi hàng hóa trở nên hiếm, chi phí nhập khẩu từ nhiều nguồn khác nhau tăng lên, dẫn đến việc giá cả có xu hướng cao hơn.
3 Thủ tục bán hàng và chứng từ kế toán :
Tại Công ty TNHH EDD, hàng hoá xuất chủ yếu cho siêu thị, các nhà máy và bán buôn cho các đại lý.
Thủ tục xuất kho bán hàng tuân theo đúng quy định Nhà nước.
Phòng kinh doanh xác nhận đơn hàng dựa trên hợp đồng mua bán, bao gồm đầy đủ thông tin về chủng loại hàng hóa, số lượng, phương thức và thời hạn thanh toán Sau khi duyệt giá bán, phòng sẽ trình giám đốc Công ty phê duyệt Khi có sự đồng ý của giám đốc, kế toán sẽ lập phiếu xuất kho và chuyển cho nhân viên phòng kinh doanh Thủ kho sẽ xuất hàng cho nhân viên kinh doanh, người có trách nhiệm giao hàng cho khách hàng Phiếu xuất kho được lập và định khoản đúng theo nội dung kinh tế phát sinh, với 03 liên được lập.
+ Liên 1 : Lưu tại Công ty
+ Liên 2 : Giao cho Phòng kinh doanh để giao hàng cho khách (để saukhi lấy hàng chuyển về phòng kế toán viết hoá đơn (GTGT).
+ Liên 3 : Chuyển tới thủ kho để làm chứng từ xuất hàng.
4 Quy trình luân chuyển chứng từ
Sơ đồ 01: Quy trình luân chuyển phiếu xuất kho
Để tối ưu hóa việc hạch toán các nghiệp vụ bán hàng, chi phí bán hàng và xác định kết quả, Công ty đã áp dụng các sở kế toán phù hợp nhằm nâng cao hiệu quả quản lý trong phòng kinh doanh.
Sổ chi tiết bán hàng
Sổ chi tiết phải thu khách hàng
Giấy đề nghị xuất kho
Kế toán kho Phiếu xuất kho
Kế toán trưởng Kiểm tra và ký duyệt
Xuất kho hàng hoa Ghi thẻ kho
Kế toan kho Ghi sổ chi tiết hàng hóa chứng từ ghi sổ
Ghi sổ tổng hợp để lên báo cáo
Bảo quản và lưu trữ
Sổ chi tiết chi phí
Bảng quyết toán tình hình thanh toán với Nhà nước
Tờ khai thuế GTGT…Với quy trình ghi sổ như sau:
Việc xác định giá vốn hàng bán được tính theo công thức sau:
Giá đơn vị bình được tính bằng cách lấy giá thực tế tồn đầu kỳ cộng với giá thực tế nhập trong kỳ, sau đó chia cho số lượng hàng hóa tồn đầu kỳ cộng với số lượng thực tế nhập trong kỳ.
* Kế toán chi phí bán hàng :
Tất cả chi phí hoạt động của Công ty được ghi nhận trên tài khoản 642 - Chi phí quản lý doanh nghiệp, bao gồm chi phí vận chuyển, bốc dỡ, khấu hao tài sản cố định, dịch vụ mua ngoài, điện nước, hoa hồng môi giới và các khoản phí khác Riêng chi phí lãi vay được ghi nhận trên tài khoản 635 - Chi phí tài chính Các khoản chi phí này được tập hợp vào sổ chi tiết hàng hóa và vào cuối kỳ, kế toán sẽ tổng hợp và chuyển sang tài khoản 911 để xác định kết quả.
* Kế toán xác định kết quả
Cuối kỳ kế toán, kế toán tổng hợp sẽ dựa vào sổ sách và tài liệu từ các phần hành khác để tổng hợp và kết chuyển chi phí quản lý, chi phí tài chính, giá vốn, doanh thu bán hàng, doanh thu tài chính và thu nhập khác sang tài khoản 911 Điều này nhằm xác định kết quả hoạt động kinh doanh và lập báo cáo tài chính để nộp cho cấp trên.
Biểu 01 : Phiếu xuất kho Đơn vị : C.ty TNHH EDD Địa chỉ : 181 Đại La - Hà Nội Phiếu xuất kho
Họ tên người nhận hàng : Công ty Cổ phần Nhất Nam
Xuất tại kho : 181 Đại La - Hai Bà Trưng - Hà Nội
STT Tên, nhãn, hiệu quy cách ĐVT
Số lượng Đơn giá Thành tiền
1 Máy xay sinh tố FR21 (1343) Chiếc 01 650.000 650.000
2 Máy chế biến tp KM55 (1344) Chiếc 01 960.000 960.000
3 Máy trộn cầm tay MX24 (1345) Chiếc 01 460.000 460.000
4 Máy mát xa chân EM 54 (1346) Chiếc 01 500.000 500.000
Bằng chữ : Hai chín triệu, ba trăm bẩy mươi ngàn đồng chẵn.
Xuất ngày, 4 tháng 1 năm 2005 Phụ trách cung tiêu
Người nhận hàng (Đã ký)
Kế toán trưởng (Đã ký)
Sau khi hoàn tất giao hàng, thủ kho ghi lại số lượng hàng thực xuất vào liên 2 và 3 Liên 2 sau đó được chuyển đến Phòng Kế toán để kiểm tra và điều chỉnh phiếu xuất kho nếu có sai lệch Kế toán cũng sẽ tiến hành viết hóa đơn giá trị gia tăng (GTGT) tương ứng.
Hoá đơn (GTGT) của đơn vị được lập thành 3 liên :
- Liên 3 : Giao cho kế toán theo dõi.
Vào ngày 04/01/2005, Công ty CP Nhất Nam đã nhận hàng sau khi kế toán lập phiếu xuất kho và xác nhận số lượng thực tế xuất kho, đồng thời lập hóa đơn GTGT để giao cho khách hàng.
Biểu 02 : Mẫu hóa đơn thuế GTGT
Liên 2 : (Giao khách hàng) Ngày 4 tháng 1 năm 2005
N 0 : 071854 Đơn vị bán hàng : Công ty TNHH EDD Địa chỉ : 181 Đại La, Hà Nội Điện thoại : 04.6281970
Họ tên người mua hàng : Anh Nam Đơn vị : Công ty CP Nhất Nam Địa chỉ : 15A Hàng Cót - Hà Nội
Hình thức thanh toán : TM
Tên hàng hoá ĐVT Số lượng Đơn giá Thành tiên
1 Máy xay sinh tố FR21 Chiế c
2 Máy chế biến tp KM55 Chiế c
3 Máy trộn cầm tay MX24 Chiế c
4 Máy mát xa chân EM 53 Chiế c
Thuế GTGT : 10% Tiền thuế GTGT 2.670.000 Tổng cộng tiền thanh toán 29.370.000
Bằng chữ : Hai chín triệu, ba trăm bẩy mươi ngàn đồng chẵn.
(Ký, ghi rõ họ, tên)
Kế toán trưởng (Ký, ghi rõ họ, tên) (Đã ký)
Thủ trưởng đơn vị (Ký, đóng dấu, ghi rõ họ, tên)
Công ty TNHH EDD thực hiện thủ tục nhập xuất kho theo đúng quy định ghi chép ban đầu về hàng hoá mà Nhà nước đã ban hành, đồng thời tuân thủ các thủ tục quy định sẵn có.
Tên nhãn hiệu : Máy chế biến thực phẩm KM55 Đơn vị tính : chiếc
Chứng từ Diễn giải Số lượng Ký xác nhận
Sau khi vào thẻ kho, thủ kho chuyển hoá đơn GTGT và phiếu xuất kho lên phòng kế toán Kế toán lên sổ nhật ký chung.
Biểu số 03 : Sổ nhật ký chung Đơn vị : Công ty TNHH EDD
Quý I/năm 2005 Đơn vị tính : Đồng
Nhập hàng từ Girmi SPA 156 30.000.000
Thuế nhập khẩu phải nộp 333 8.000.000
Nộp thuế NK bằng TM 111 8.000.000
Trả tiền nhập hàng bằng TM 331 30.000.000
Bán hàng cho Cty CP Nhất Nam
Thanh toán tiền chuyển fax nhanh đi Hải Phòng
Thanh toán tiền chuyển fax nhanh đi Hải Phòng
Thanh toán với khách hàng bằng chuyển khoản
Thanh toán với khách hàng bằng chuyển koản
Bán hàng cho Cty CP Trung Tín
Thu tiền bán hàng tại Cty Nhất Nam
Rút tiền mặt từ NHCT về nhập quỹ
Thu tiền bán hàng Trung Tín 111 15.000.000
Chi lương cho CB CNV Công ty
Chi lương cho CBCNV công ty
Kế toán bán hàng ở Công ty TNHH EDD sử dụng các sổ tài khoản sau
KẾ TOÁN XÁC ĐỊNH KẾT QUẢ BÁN HÀNG
1 Kế toán chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp. a Nội dung chi phí bán hàng và chi phí quản lý doan nghiệp tại Công ty TNHH EDD Ở Công ty TNHH EDD chi phí bán hàng gồm : Chi phí quảng cáo, chi tiền công tác phí, chi tiền lương phải trả cho nhân viên bán hàng, khấu hao TSCĐ.
Chi phí quản lý doanh nghiệp gồm các khoản tiền lương nhân viên quản lý, trả lãi vay Ngân hàng, chi phí khấu hao TSCĐ, chi phí văn phòng
Công ty sử dụng các tài khoản :
Tài khoản 641 - Chi phí bán hàng
Tài khoản 642 - Chi phí quản lý doanh nghiệp. b Quy trình kế toán :
Chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp được tập hợp như sau :
Kế toán lập phiếu thu chi tiền mặt dựa trên chứng từ chi phí liên quan đến tài khoản tiền mặt, sau đó mở sổ theo dõi thu chi cho bút toán chi phí Các chỉ tiêu này được thể hiện rõ ràng trên phiếu chi viết tay.
Ngày tháng phát sinh nghiệp vụ
Tên khách hàng - Theo mã khách hàng
Diễn giải nội dung nghiệp vụ
Thuế suất GTGT Định khoản của các bút toán chi phí, tiền mặt và thuế GTGT.
Sau khi nhận các chứng từ liên quan, kế toán sẽ phân loại và ghi chép vào sổ chi tiết tiền mặt TK 111, sổ chi phí bán hàng TK 641, sổ chi phí quản lý doanh nghiệp TK 642, và sổ chi tiết tài khoản 133.
Kế toán ghi nhận các chứng từ chi phí liên quan đến tài khoản tiền gửi ngân hàng bằng cách nhập vào sổ kế toán của ngân hàng, thực hiện các bút toán chi phí tương tự như đối với tiền mặt Sau đó, kế toán sẽ chuyển các số liệu này vào sổ chi tiết tài khoản.
112, sổ chi phí bán hàng, sổ chi phí quản lý doanh nghiệp, sổ chi tiết tài khoản 133.
- Từ bảng tính khấu hao tài sản cố định, kế toán mở sổ chi tiết TK 214, sổ chi phí bán hàng, sổ chi phí quản lý doanh nghiệp.
Biểu 16 : Phiếu thu Đơn vị : C.ty TNHH EDD Địa chỉ : 181 Đại La - Hà Nội Phiếu thu
QĐ số 1141TC/QĐ/CĐKT Ngày 1/1/1998 của
Họ tên người nhận tiền : Chị Hồng Địa chỉ : Cửa hàng VPP 38 Hai Bà Trưng
Lý do chi : Trả tiền mua văn phòng phẩm tháng 01/2005
Số tiền : 924.000 Bằng chữ : Chín trăm hai tư ngàn đồng
Kèm theo : 01 chứng từ gốc Đã nhận đủ số tiền :
Viết bằng chữ : Chín trăm hai tư ngàn đồng.
Kế toán trưởng (Đã ký)
Người lập phiếu (Đã ký)
VD : Trong quý I/2005 tổng số chi phí bán hàng được tập hợp là :
19.272.367đ được phản ánh chi tiết trên sổ chi phí bán hàng như sau (biểu số18).
Biểu 17 : Sổ cái Tk 641 - Chi phí bán hàng Đơn vị C.ty TNHH EDD
Sổ cái Tk 641 - Chi phí bán hàng
Chứng từ Diễn giải TKĐ Ư
PC01 04/1 Mua xăng + phí giao thông 111 1.232.925
PC12 22/1 Chi phí vận chuyển 111 1.240.000
KT 30/1 KC chi phí lương cho NV 334 6.000.000
PC40 30/1 Trả tiền thuê kho 111 1.000.000
Người ghi sổ Kế toán trưởng
(Ký tên) (Ký tên) Đã ký Đã ký
Chi phí quản lý doanh nghiệp tháng 1/2005 được tập hợp là : 20.903.000đ, phản ánh trên sổ chi phí quản lý doanh nghiệp như sau (biểu số 19).
Biểu 18 : Sổ cái TK 642 - chi phí bán hàng Đơn vị C.ty TNHH EDD
Sổ cái TK 642 - chi phí bán hàng
Chứng từ Diễn giải TKĐ Ư
PC01 02/1 Mua văn phòng phẩm 111 924.000
PC04 4/1 Trả tiền phát chuyển nhanh
PC08 17/1 Chi phí tiếp khách 111 650.000
KT 30/1 KC chi phí lương bộ phận
KT 30/1 Trả tiền điện thoại 112 2.855.000
Người ghi sổ Kế toán trưởng
(Ký tên) (Ký tên) Đã ký Đã ký
2 Kế toán xác định kết quả bán hàng. a Cách xác định : Kết quả của hoạt động bán hàng được tính chung cho tất cả các mặt hàng Để đánh giá được việc kinh doanh của từng mặt hàng kế toá xác định lãi gộp của từng mặt hàng trên sổ chi tiết bán hàng(biểu 10).
Hàng tháng, kế toán tiến hành xác định kết quả bán hàng trong kỳ theo công thức cụ thể Tài khoản sử dụng trong quá trình này là TK 911, chuyên trách xác định kết quả Quy trình kế toán được thực hiện một cách chính xác và tuân thủ các quy định hiện hành.
Cuối tháng, sau khi tổng hợp hàng hóa và tính giá trung bình cho hàng xuất bán, kế toán sẽ vào phần hành kế toán tổng hợp Tiến hành chạy tổng hợp số liệu kế toán và thực hiện các bút toán kết chuyển tự động đã được định khoản sẵn, cụ thể là Nợ TK 511 với số tiền 120.450.000.
Sau khi thực hiện các bút toán kết chuyển, dữ liệu sẽ được chuyển vào sổ chi tiết tài khoản 911 Kế toán cần xem báo cáo sổ chi tiết tài khoản này và chọn bút toán kết cuối cùng để thực hiện định khoản.
- Nếu kết quả bán hàng lãi : (Trong ví dụ nàykết quả lãi).
Nếu kết quả bán hàng lỗ :
Dữ liệusau khi đối chiếu, kiểm tra sẽ được chuyển vào sổ chi tiết TK
911, sổ chi tiết tài khoản 421.
Biểu 19 : Sổ cái Tk 911 - xác định kết quả bán hàng Đơn vị C.ty TNHH EDD
Sổ cái Tk 911 - xác định kết quả bán hàng
TK 911 (Quý I/2005) Đơn vị : đồng
Chứng từ Diễn giải TKĐ Ư
Kết chuyển doanh thu thuần
KC giá vốn hàng bán 632 52.200.000
KC chi phí bán hàng 641 19.272.367
KC chi phí QLDN 642 20.903.000 Lợi nhuận từ HĐ bán hàng
Người ghi sổ Kế toán trưởng
(Ký tên) (Ký tên) Đã ký Đã ký
Sổ cái TK 421 - Lợi nhuận chưa phân phối Đơn vị : đồng
Ngày Chứng từ Diễn giải TKĐƯ Số tiền
Người ghi sổ Kế toán trưởng
(Ký tên) (Ký tên) Đã ký Đã ký
Giá vốn hàng bán trong kỳ
Giá mua hàng bán trong kỳ
Biểu 20 : Bảng cân đối số phát sinh các tài khoản Đơn vị :Công ty TNHH EDD
Bảng cân đối số phát sinh các tài khoản
Quý I năm 2005 Đơn vị : đồng
Số hiệu TK Dư đầu kỳ Phát sinh trong kỳ Dư cuối kỳ
Nợ Có Nợ Có Nợ Có
Người ghi sổ Kế toán trưởng
(Ký tên) (Ký tên) Đã ký Đã ký
3 Kế toán giá vốn hàng bán
Tại công ty, giá vốn hàng hoá bán được tính theo công thức:
Giá mua hàng trong kỳ được xác định theo giá thực tế của từng lô hàng Điều này có nghĩa là giá trị hàng xuất sẽ được tính dựa trên giá của lô mà hàng đó thuộc về, đảm bảo tính chính xác trong việc quản lý chi phí.
Chi phí thu mua phân bổ cho hàng bán trong kỳ
Chi phí thu mua phân bổ cho hàng bán ra trong kỳ
Chi phí thu mua phân bổ cho hàng tồn đầu kỳ và phát sinh trong kỳ
Tổng lượng hàng tồn đầu kỳ và nhập trong kỳ
X Trị giá mua hàng tiêu thụ trong kỳ
Chi phí thu mua phân bổ cho sữa Frisolac 23N-QL10 tiêu thụ trong kỳ
Giá mua hàng tiêu thụ được quản lý chính xác với tổng số tiền là 1.836.000, được ghi chép trên hai sổ: sổ theo dõi giá mua hàng xuất kho (Mẫu 4) và sổ theo dõi doanh thu bán hàng (Mẫu 6).
Chi phí thu mua, bao gồm chi phí bảo hiểm và vận chuyển hàng hóa, được quản lý qua “Sổ theo dõi chi phí thu mua” Kế toán hàng ngày căn cứ vào các hóa đơn liên quan để ghi chép vào sổ chi phí Những chi phí này sau đó được phân bổ cho hàng bán của từng lô.
Chi phí thu mua lô hàng Frisolac 23N-QL10 còn lại là 11.016.000 đồng, với 7.200 hộp sữa Frisolac tồn kho tính đến ngày 1/1/2005 Trong tháng, lượng sữa bán ra đạt 1.200 hộp.
Mẫu sổ theo dõi chi phí thu mua như sau:
Biểu 21: SỔ THEO DÕI CHI PHÍ THU MUA
SỔ THEO DÕI CHI PHÍ THU MUA
Tháng 1/2005 Đơn vị tính: Đồng
Diễn giải TK đối ứng
Ngày Số hiệu Nợ Có
Chi phí vận chuyển Friso Pre 111 4.464.000
Phân bổ cho hàng bán trong kỳ
Việc ghi chép hiện tại không cho phép phân biệt chi phí thu mua của từng lô hàng, dẫn đến việc phải rà soát lại số liệu trong kỳ kế toán tiếp theo, gây tốn thời gian và công sức.
Cuối tháng kế toán quản lý TK 1562 lập phiếu ghi sổ TK 1562 chuyển cho kế toán xác định giá vốn hàng bán.
Biểu 22: PHIẾU GHI SỔ KIÊM LUÂN CHUYỂN CHỨNG TỪ GỐC
PHIẾU GHI SỔ KIÊM LUÂN CHUYỂN CHỨNG TỪ GỐC
STT Diễn giải TK đối ứng
2 Phân bổ chi phí mua cho hàng đã tiêu thụ
Người lập biểu Kế toán trưởng (Ký) (Ký)
Mỗi tháng, kế toán xác định giá vốn hàng bán dựa trên giá mua hàng bán theo sổ theo dõi doanh thu (Mẫu 6) Chi phí thu mua được phân bổ cho hàng đã bán và ghi vào phiếu ghi sổ, từ đó lập phiếu ghi sổ tài khoản 632 để xác định kết quả kinh doanh.
Biểu 23: PHIẾU GHI SỔ KIÊM LUÂN CHUYỂN CHỨNG TỪ GỐC
PHIẾU GHI SỔ KIÊM LUÂN CHUYỂN CHỨNG TỪ GỐC
3 Kết chuyển giá vốn hàng bán 717.500.000
Người lập biểu (Ký) Kế toán trưởng(Ký)
Kế toán tổng hợp khi nhận được phiếu ghi sổ TK 632 tiến hành vào sổ cái
TK: “Giá vốn hàng bán”
Số hiệu: 632 Tháng 01 năm 2005 Đơn vị tính: Đồng
STT Diễn giải TK đối ứng Số tiền
3 Kết chuyển giá vốn hàng bán 911 717.500.000
4.Kế toán các khoản giảm trừ
Công ty TNHH EDD áp dụng chính sách giá cả và phương thức thanh toán linh hoạt, hợp lý Nếu hàng hóa xuất bán không đúng với chủng loại, quy cách, số lượng hoặc chất lượng như trong hợp đồng đã ký, khách hàng có quyền trả lại một phần hoặc toàn bộ hàng hóa Do đó, chỉ các khoản hàng bán bị trả lại mới làm giảm doanh thu của công ty.
MỘT SỐ KIẾN NGHỊ NHẰM HOÀN THIỆN KẾ TOÁN BÁN HÀNG VÀ XÁC ĐỊNH KẾT QUẢ BÁN HÀNG Ở CÔNG TY TNHH EDD
1 Yêu cầu của công tác hoàn thiện kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng:
- Việc hoàn thiện phải đảm bảo tuân thủ đúng chế độ kế toán và chế độ quản lý Tài chính của Nhà nước hiện hành.
Để hoàn thiện kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng, cần kết hợp chặt chẽ giữa kế toán tổng hợp và kế toán chi tiết, cũng như giữa hệ thống tài khoản và các sổ, bảng chi tiết Nguyên tắc này nhấn mạnh việc áp dụng khoa học vào hệ thống tài khoản nhằm nâng cao hiệu quả công tác kế toán, đồng thời duy trì một hệ thống sổ chi tiết vừa gọn nhẹ vừa đầy đủ.
Việc hoàn thiện công tác kế toán cần đảm bảo cung cấp thông tin kịp thời cho các cán bộ quản lý, đồng thời cũng phải tiết kiệm chi phí hạch toán.
2 Nội dung công tác hoàn thiện:
2.1 Về bộ máy kế toán và phân công trong bộ máy kế toán:
2.2 Về hệ thống tài khoản:
Để tuân thủ quy định của Nhà nước về quản lý kinh tế - tài chính và phù hợp với đặc điểm kinh doanh của công ty, việc điều chỉnh hệ thống tài khoản kế toán theo Quyết định 144 là cần thiết.
2.3 Về việc lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho:
Do đặc điểm hàng hóa của công ty chủ yếu là sản phẩm nhập khẩu, công ty chịu ảnh hưởng lớn từ biến động tỷ giá Để giảm thiểu rủi ro từ việc mất giá và