Thực trạng công tác văn thư ở trung tâm nghiên cứu và phát triển vùng

Mục lục Trang Lời cảm ơn Lêi nói đầu PhÇn A: Giíi thiƯu trung tâm nghiên cứu phát triển vùng Chức nhiệm vụ .7 Các hoạt động Trung t©m .8 C¬ cÊu tỉ chøc .10 Chức nhiệm vụ Văn phòng Trung tâm 12 KÕt luËn .12 Phần B: Lý luận Chơng I: Những vấn đề chung công tác văn th: Kh¸i niƯm 14 Néi dung 14 Yêu cầu công tác văn th .15 Chơng II : Văn bản: I Khái niệm chung văn Kh¸i niƯm chung vỊ văn Khái niệm văn quản lý nhà nớc II Chức văn bản: 17 Chức thông tin Chức pháp lý Chức quản lý III Các loại văn bản: .18 Văn quy phạm pháp luật Văn hành công vụ IV Soạn thảo văn bản: 20 Những yêu cầu trình soạn thảo Những yêu cầu nội dung văn Quá trình chuẩn bị soạn thảo Thể thức văn Chơng III : Tổ chức giải văn I Tổ chức quản lý giải văn đến: Khái niệm văn đến Nguyên tắc chung Quy trình tổ chức giải văn đến II Tổ chức quản lý giải văn đi: Khái niệm văn đến Nguyên tắc chung Quy trình tổ chức giải văn Chơng IV: Quản lý sử dụng dÊu Sư dơng dÊu B¶o qu¶n dấu Phần C : Thực tiễn Chơng I: Nội dung thùc tËp Những công việc đợc giao Chơng II: Thực tế công tác văn th Trung tâm C¬ së vËt chÊt cđa phòng văn th Trung tâm Những công việc cán văn th trung tâm phải đảm nhận Soạn thảo văn Trung tâm Tổ chức quản lý giải văn Quản lý vµ sư dơng dÊu KÕt ln: Những công việc học đợc trình thực tập Ưu, nhợc điểm giải pháp Tự đánh giá nhận xét Tài liệu tham khảo: NhËn xÐt cđa n¬i thùc tËp: NhËn xÐt cña giáo viên hớng dẫn Lời cảm ơn Sau hai năm học trờng TH Thơng mại - Du lịch Hà nội, em đà đợc trang bị tơng đối đầy đủ kiến thức nghiệp vụ văn phòng Đây yếu tố giúp em trở thành nhân viên văn phòng tơng lai Song thực tế, công việc đòi hỏi em phải biết vận dụng hành trang cách thành thạo phù hợp Do đó, hai tháng thực tập Trung tâm Nghiên cứu Phát triển Vùng, em đà có hội thực hành học hỏi thêm đợc nhiều điều bổ ích không công tác nghiệp vụ mà ý thức tổ chức kỷ luật, tác phong làm việc khoa học, chủ động, sáng tạo công việc Ngoài ra, em thấy đợc điểm yếu thân để có hớng sửa chữa bổ sung Có đợc kết nhờ vào hớng dẫn nhiệt tình cô giáo Nguyễn Hồng Hà, anh (chị) phòng hành Trung tâm Nghiên cứu Phát triển Vùng Đặc biệt giúp đỡ tận tâm chị Nguyễn Hoàng Anh ngời đà tạo điều kiện bảo em hoàn thành tốt báo cáo thực tập Qua đây, em xin chân thành cám ơn Cô giáo Nguyễn Hồng Hà toàn thể anh (chị) Văn phòng Trung tâm, đồng kính gửi ông Phan Huy Chi (Giám đốc Trung tâm), ông Hà Đức Sâm (Chánh Văn Phòng) chị Nguyễn Hoàng Anh (cán văn th) lời cảm ơn trân trọng Hà nội, ngày tháng năm Học sinh Đặng Thị Việt Hà Lời nói đầu Công tác văn th phận gắn liền với hoạt động đạo, điều hành công việc quan, tổ chức Hiệu hoạt động quản lý quan, tổ chức phần phụ thuộc vào công tác văn th làm tốt hay không tốt Cũng điều mà công tác văn th quan, tổ chức ngày đợc quan tâm nhiều Đặc biệt công cải cách hành Nhà nớc, công tác văn th 0những trọng tâm đợc tập trung đổi Công tác văn th đợc xác định mặt hoạt động máy quản lý nói chung Trong Văn phòng, công tác văn th thiếu đợc nội dung quan trọng, chiếm phần lớn nội dung hoạt động Văn phòng Nh vậy, công tác văn th gắn liền với hoạt động quan, đợc xem nh phận hoạt động quản lý Nhà nớc, có ảnh hởng trực tiếp đến chất lợng quản lý Nhà nớc Công tác văn th bảo đảm cung cấp kịp thời, đẩy đủ, xác thông tin cấn thiết phục vụ nhiệm vụ quản lý Nhà nớc quan, đơn vị nói chung Công tác quản lý Nhà nớc đòi hỏi phải có đủ thông tin cần thiết Thông tin phục vụ quản lý đợc cung cấp từ nhiều nguồn khác nhau, nguồn thông tin chủ yếu nhất, xác thông tin văn Về mặt nội dung công việc, xếp công tác văn th vào hoạt động bảo đảm thông tin cho công tác quản lý Nhà nớc mà văn phơng tiện chứa đựng, truyền đạt, phổ biến thông tin mang tính pháp lý Làm tốt công tác văn th góp phần giải công việc quan đợc nhanh chóng, xác, suất, chất lợng, sách, chế độ, giữ gìn đợc bí mật Đảng Nhà nớc: hạn chế, đợc bệnh quan liêu giấy tờ, giảm bớt giấy tờ vô dụng việc lợi dụng văn Nhà nớc để làm việc trái với Pháp luật Công tác văn th bảo đảm giữ lại đầy đủ chứng hoạt động quan nh hoạt động cá nhân giữ trách nhiệm khác quan Nếu trình hoạt động quan, văn giữ lại đầy đủ, nội dung văn xác, phản ánh chân thực hoạt động quan cần thiết, văn chứng pháp lý chứng minh cho hoạt động quan cách chân thực Công tác văn th bảo đảm giữ gìn đầy đủ hồ sơ, tài liệu, tạo điều kiện làm tốt công tác lu trữ Nguồn bổ sung chủ yêu, thờng xuyên cho tài liệu lu trữ quốc gia hồ sơ, tài liệu có giá trị hoạt động quan đợc giao nộp vào lu trữ quan Trong trình hoạt động mình, quan cần phải tổ chức tốt việc lập hồ sơ nộp hồ sơ tài liệu vào lu trữ Hồ sơ lập hoàn chỉnh, văn giữ đầy đủ chất lợng tài liệu lu trữ đợc tăng lên nhiêu: đồng thời công tác lu trữ có điều kiện thuận lợi để triển khai mặt nghiệp vụ Ngợc lại, chất lợng hồ sơ lập không tốt, văn giữ lại không đầy đủ chất lợng hồ sơ tài liệu nộp vào lu trữ không bảo đảm gây khó khăn cho lu trữ việc tiến hành hoạt động nghiệp vụ, làm cho tài liệu phông Lu trữ Quốc gia không đợc hoàn chỉnh Vì lý nên em chọn đề tài: Công tác Văn th làm báo cáo tốt nghiệp Đây lĩnh vực lớn nên em để cập đến công tác văn th nơi em thực tập Trung tâm Nghiên cứu Phát triển Vùng Bố cục đề tài gåm phÇn nh sau: PhÇn A : Giíi thiƯu Trung tâm Nghiên cứu Phát triển Vùng Phần B : Lý luận công tác văn th Phần C : Thực trạng công tác văn th Trung tâm Nghiên cứu Phát triển Vùng Phần A: Giới thiệu Trung tâm Nghiên cứu phát triển vùng Tên sở : Tên quốc tế : Địa : Trung tâm Nghiên cứu Phát triển Vùng Bộ Khoa học Công nghệ Centre for Regional Research and Development (CRD) Tầng Nhà 70 Trần Hng Đạo, Quận Hoàn Kiếm, Hà Nội Điện thoại Fax Giám đốc : : : (04) 9424357 (04) 9421078 Phan Huy Chi Chức nhiệm vụ: Trung tâm Nghiên cứu Phát triển Vùng (trớc Trung tâm Nghiên cứu Hỗ trợ phát triển vùng lÃnh thổ - Đồng sông Hồng) đơn vị trực thuộc Bộ Khoa học, Công nghệ Môi trờng, đợc thành lập theo định số 351/QĐBKHCNMT ngày 12/3/1999 Bộ trởng Bộ Khoa học, Công nghệ Môi trờng Giấy chứng nhận đăng ký hoạt động khoa học Công nghệ số:528 ngày tháng năm 1999 Bộ Khoa học, Công nghệ Môi trờng (Phụ lục số: 1) Trung tâm đơn vị nghiệp khoa học, hoạt động theo phơng thức tự trang trải đợc phép trực tiếp ký kết hợp đồng nghiên cứu, t vấn, dịch vụ phạm vi chức năng, nhiệm vụ Hiện nay, Trung tâm có gần 70 cán khoa học có lực giàu kinh nghiệm lĩnh vực nghiên cøu ph¸t triĨn kinh tÕ – x· héi, khoa häc công nghệ môi trờng xây dựng, t vấn, triển khai dự án Trung tâm có Hội đồng khoa học với Giáo s, Tiến sỹ, nhà khoa học có trình độ cao giàu kinh nghiệm nghiên cứu, quy hoạch phát triển Đồng thời có 150 cộng tác viên cán khoa học, quản lý thuộc ngành chuyên sâu có liên quan Trung ơng Địa phơng Trung tâm có chức cầu nối hoạt động khoa học, công nghệ môi trờng với hoạt động nghiên cứu phát triển kinh tế xà hội vùng dới vùng Hỗ trợ thực dự án kinh tế xà hội đà đợc duyệt quy hoạch loại dự án khác Trung tâm có nhiệm vụ sau đây: Cập nhật xử lý tổng hợp kết nghiên cứu, t liệu kinh tế xà hội để bổ sung ngân hàng dự liệu vùng Cung cấp thông tin, t liệu cho quan quản lý Nhà nớc Tổng hợp, nghiên cứu kiến nghị vần đề khoa học công nghệ môi trờng phục vụ phát triển kinh tế xà hội vùng, địa phơng Nghiên cứu luận khoa học cho phát triển vùng Xây dựng dự án phát triển, t vấn, chuyển giao công nghệ, bồi dỡng nghiệp vụ hợp tác quốc tế lĩnh vực có liên quan.Thúc đẩy quan tài trợ cho việc phát triển vùng Thiết lập, trì xúc tiến mối quan hệ hữu quan nhằm thúc đẩy quan tài trợ cho việc phát triển vùng Tổ chức thử nghiệm, hoàn thiện công nghệ để chuyển giao vào sản xuất Nghiên cứu khả thi dự án sản xuất triển khai vào sống góp phần phát triển kinh tế, xà hội địa phơng Các hoạt động chính: a Công tác nghiên cứu Nghiên cứu xây dựng quy hoạch: Công tác nghiên cứu quy hoạch mà Trung tâm đà thực bao trùm lên nhiều lĩnh vực, nh quy hoạch môi trờng, quy hoạch phát triển kinh tế xà hội, quy hoạch phát triển khoa học công nghệ, quy hoạch khai thác tiềm Thông qua việc nghiên cứu kỹ lỡng trạng phát triển lĩnh vực, kết hợp với việc phân tích tiềm mặt địa phơng, nhà nghiên cứu đà đa phơng hớng, tiêu phát triển cụ thể ngành, phù hợp với giai đoạn báo cáo quy hoạch tìm đợc giải pháp tốt để thực mục tiêu phát triển đà đề Đến trung tâm đà nghiên cứu xây dựng đợc nhiều dự án Quy hoạch, từ quy hoạch huyện đến quy hoạch vùng, dải Trong điển hình Dải ven biển Bắc Bộ, với kết đạt đợc Trung tâm đà thực thi triển khai nhiều dự án sản xuất góp phần chuyển đổi cấu kinh tế Đặc biệt dự án phát triển nuôi trồng thuỷ sản Nghiên cứu môi trờng: Vần đề môi trờng vần đề toàn cầu Tình hình ô nhiễm môi trờng nớc ta mức báo động Ô nhiễm môi trờng gây ảnh hởng không nhỏ đến phát triĨn kinh tÕ – x· héi cịng nh søc kh ngời Vì thông qua đề tài nghiên cứu môi trờng mình, Trung tâm đà góp phần nhỏ vào công bảo vệ môi trờng chung nớc Đặc trng nghiên cứu môi trờng Trung tâm nghiên cứu tơng tác phát triển kinh tế với biến động môi trờng, để đa đợc phơng án phát triển phù hợp, vừa đảm bảo tốc độ tăng trởng lên kinh tế, vùa đảm bảo môi trờng bị ô nhiểm Từ kết nghiên cứu, Trung tâm đà triển khai xây dựng mô hình môi trờng cộng đồng xà Cẩm Mỹ (Cẩm Xuyên, Hà Tĩnh), xà Phùng Xá (Thạch Thất, Hà Tây) xà Nam Hồng (Đông Anh, Hà nội) b Xây dựng dự án chuyển giao công nghệ Trung tâm đà đợc Nhà nớc giao cho xây dựng dự án sản xuất tôm sú giống tôm xanh giống theo quy trình công nghệ Trung Quốc Trong hai đợi sản xuất đầu tiên, hai trại giống đà sản xuất đợc gần 30 triệu tôm sú giống 6,5 triệu tôm xanh giống Với quy trình công nghệ Trung tâm chuyển giao, tỉnh phía Bắc đà chủ động đợc giống, bớc thành công cho nghề nuôi tôm Trên sở kết đạt đợc, Trung tâm đà phối hợp địa phơng tổ chức chuyển giao công nghệ (S đoàn 327 Quảng Ninh); sản xuất tôm giống (Thái Bình, Nam Định); nuôi cá lồng biển Quảng Ninh Với dự án thử nghiệm công nghệ, Trung tâm đà thử nghiệm kỹ thuật hun khãi diƯt cht cđa Hungari ®iỊu kiƯn ViƯt Nam; thư nghiƯm chÊt gi÷ Èm KH98 ë mét sè địa phơng nh Thanh Hoá, Hà Nội, Hà Tây, Thái Nguyên Ngoài Trung tâm đà phố hợp với địa phơng Hà Nội nghiên cứu số khu sản xuất nông nghiệp kỹ thuật cao Gia Lâm, Đông Anh, Hà Nội Kết đà đợc UBND thành phố Hà Nội đề nghị cho áp dụng mở rộng c Hợp tác quốc tế Trong lĩnh vực hợp tác quốc tế, Trung tâm Nghiên cứu Phát triển Vùng đà xây dựng đợc chơng trình hợp tác với Hungari, Israel, Đài Loan, Nhật Bản, Hàn Quốc, Trung Quốc Với hỗ trợ tổ chức quốc tế, Trung tâm đà tổ chức thành công nhiều hội thảo, hội nghị quốc tế lớn, điển hình nh: - Hội nghị APEC vai trò đóng góp công nghệ tiên tiến cho sản xuất nông nghiệp - Hội thảo giới thiệu công nghệ sản xuất khí Biogas phục vụ phát triển nông thôn miền núi khu đô thị - Hội thảo giới thiệu công nghệ xử lý nớc thải Hàn Qc, Trung Qc… Víi mèi quan hƯ bỊn v÷ng víi đối tác Trung Quốc, Trung tâm đà đợc Bộ Khoa hoc, Công nghệ Môi trờng giao cho làm đầu mối quan hệ với Trung Quốc hợp tác sông Hồng sông Nguyên Các nhà khoa học hai nớc đà có trao đổi kinh nghiệm nghiên cứu, đề xuất đợc chơng trình hoạt động cụ thể nhằm phát triển kinh tế bảo vệ môi trờng lu vực sông Hồng sông Nguyên thông qua hội thảo đợc tổ chức luân phiên tai Việt Nam Trung Quốc Cơ cấu tổ chức: Trung tâm đợc tổ chức làm việc theo chế độ thủ trởng Giám đốc trung tâm chịu trách nhiệm trớc Bộ trởng Bộ Khoa học Công nghệ, đồng thời chịu trách nhiệm trớc pháp luật hành hoạt động Trung tâm Tổ chức mày Trung tâm gồm có: - Văn phòng: Tổ chức nhân Tài vụ kế toán Một số văn phòng dự án chơng trình Hoạt động quốc tế Các phận tác nghiệp (văn th) - Phòng phát triển thị trờng: Hoạt động nghiên cứu phát triển vùng lÃnh thổ Dịch vụ khoa học công nghệ Nghiên cứu phát triển thị trờng sản phẩm khoa học công nghệ Liên doanh, liên kết sản xuất dịch vụ khoa học Nhiệm vụ cụ thể đơn vị Trung tâm Giám đốc Trung tâm quy định Việc thay đổi tổ chức máy Trung tâm Giám đốc Trung tâm định sau cã ý kiÕn phª chn cđa Bé Bé khoa học công nghệ Trung tâm nghiên cứu phát triển vùng Ban giám đốc trung tâm Văn Phòng Trung tâm PHòng PHát triển thị Trờng Tổ chức nhân Tài Mộtvụ sốkế văn toán phòng dự ánHoạt chơng Các động trình bộquốc Hoạt phậnđộng tác nghiệp nghiên(văn Nghiên cứuth Dịch ) phát cứuvụ triển khoa phát học triển Liên vùng công thị doanh lÃnh trnghệ ờng thổ liên sảnkết phẩm sảnkhoa xuất học dịchcông vụ khoa ng tế Trờng TH Thơng mại Du lịch HN Báo cáo thực tập tốt nghiệp Chức nhiệm vụ Văn phòng Trung tâm: Trung tâm Nghiên cứu Phát triển Vùng Văn phòng Trung tâm có chức nhiệm vụ lớn Văn phòng Trung tâm điều phối tất hoạt động Trung tâm trực thuộc dới quyền quản lý Giám đốc Trung tâm Đứng đầu Văn phòng Trung tâm Chánh văn phòng Chánh văn phòng phải chiu trách nhiệm hoàn toàn trớc Giám đốc Trung tâm hoạt động Văn Phòng Vì Văn phòng Trung tâm điều phối hoạt động Trung tâm nên nhân Văn phòng tất cán Trung tâm Do tính chất công việc nên ngời đảm nhận công việc ngời đảm nhận hai ba công việc khác Văn phòng có nhiệm vụ sau: - Văn phòng điều phối tất hoạt động Trung tâm - Văn phòng tổ chức hoạt động quốc tế - Văn phòng tham gia hoạt động phát triển thị trờng:(Tổ chức hoạt động nghiên cứu phát triển vùng lÃnh thổ, tham gia dịch vụ khoa học công nghệ, nghiên cứu phát triển thị trờng sản phẩm khoa học công nghệ, liên doanh liên kết sản xuất dịch vụ khoa học) - Văn phòng tham gia số văn phòng dự án chơng trình - Văn phòng điều phổi quản lý nhân Trung tâm - Văn phòng quản lý tài kế toán toàn Trung tâm - Văn phòng xây dựng kế hoạch cho Trung tâm - Văn phòng xây dựng tác nghiệp giúp đỡ phận khác - Văn phòng quản lý hành văn th, lu trữ Kết luận: Trung tâm nghiên cứu Phát triển vùng đơn vị khoa học thử nghiệm mô hình tổ chức Chức cầu nối hoạt động khoa học, công nghệ môi trờng với hoạt động phát triển kinh tế xà hội đa khoa học công nghệ vào đời sống đà đợc thể rõ nét qua hoạt động Trung tâm: cập nhật liêu Nghiên cứu sở lý luận Nghiên cứu triển khai Xây dựng mô hinh Xây dựng dự án thử nghiệm Hoạt động Trung tâm đà khẳng định đợc tính hiệu tính loại hình quan khoa học nghiên cứu hỗ trợ phát triển vùng hệ thống quan khoa học nớc ta Trung tâm tiếp tục mở rộng cộng tác với Bộ, Ngành Trung ơng, địa phơng, tỉnh thành phố nớc, doanh nghiệp, tập đoàn công ty nớc, tổ chức quốc tế, đoàn ngoại giao Đặng Thị Việt Hà TKVP3