Nâng cao hiệu quả công tác tổ chức tiếp nhận văn bản đi, đến

Báo cáo thực tập " Nâng cao hiệu công tác tổ chức tiếp nhận văn đi, đến" LỜI CẢM ƠN Sau hai tháng thực tập Văn phòng Bộ Nông nghiệp Phát triển nông thôn, hướng dẫn, bảo cô, chú, anh chị Văn phòng hướng dẫn thầy cô giáo phụ trách Học viện Hành chính, em hồn thành tốt đợt thực tập tốt nghiệp theo nội dung chương trình Học viện chấp hành nghiêm chỉnh nội quy, quy chế quan nơi em thực tập Kết trình thực tập thể báo cáo thực tập tốt nghiệp, thời gian thực tập khơng nhiều nên q trình nghiên cứu, tiếp cận cơng việc tài liệu để viết báo nên không tránh khỏi hạn chế, mong nhận đóng góp ý kiến cơ, chú, anh chị Văn phịng Bộ, thầy giáo học viện để báo cáo đạt chất lượng Em xin chân thành cảm ơn giúp đỡ cô, chú, anh chị Văn phòng Bộ thầy giáo Học viện giúp đỡ em hồn thành đợt thực tập này./ SINH VIÊN LỚP KH6A Vanta Phanthavong Vanta Phanthanvong - Lớp KH6A Báo cáo thực tập " Nâng cao hiệu công tác tổ chức tiếp nhận văn đi, đến" LỜI NÓI ĐẦU Thực tập tốt nghiệp nội dung quan trọng chương trình đào tạo Học viện Hành nhằm trang bị cho sinh viên chuẩn bị tốt nghiệp tiếp cận với vấn đề thực tế vận dụng kiến thức học Học viện để áp dụng vào công việc thực tế, qua đợt thực tập nắm chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cấu tổ chức quan quản lý nhà nước, tiếp cận nhiệm vụ công việc công chức thực thi công việc, bước đầu tiếp cận công việc cụ thể cơng chức nhà nước làm, từ hình thành kỹ thực tiễn quản lý hành nhà nước Qua năm học Học viện, em trang bị kiến thức quản lý hành nhà nước, nhiên kiến thức lý thuyết chung quản lý nhà nước Kỳ thực tập tốt nghiệp điều kiện để sinh viên vận dụng kiến thức học nhà trường để áp dụng vào cơng việc thực tế nơi đến thực tập, qua trang bị cho kiến thức thực tế hoạt động quan hành nhà nước, nhiệm vụ quyền hạn cán bộ, công chức thực thi công vụ qua tiếp cận công việc thực tế nơi thực tập Em nhà trường phân công đến thực tập Bộ Nông nghiệp Phát triển nông thôn hướng dẫn Th.S Lê Tồn Thắng Đặng Thị Hà thuộc Khoa Tài cơng, thời gian thực tập từ ngày 02/3/2009 đến ngày 02/5/2009 Đoàn thực tập gồm 07 người phân công đơn vị thuộc Bộ Nông nghiệp Phát triển nông thôn, em phân cơng thực tập Văn phịng Bộ Nơng nghiệp Phát triển nông thôn hướng dẫn anh Nguyễn Văn Tiện - Chuyên viên Văn phòng Bộ Cơng việc Văn phịng Bộ nhiều phức tạp, giúp đỡ cô, chú, anh chị Văn phòng Bộ, em nghiên cứu tiếp xúc với công việc thực tế Văn phịng, có lĩnh vực cơng tác tổ chức chức, tiếp nhận, xử lý, tiếp nhận văn đi, đến Bộ Đây lĩnh vực công việc mà quan, tổ chức Vanta Phanthanvong - Lớp KH6A Báo cáo thực tập " Nâng cao hiệu công tác tổ chức tiếp nhận văn đi, đến" có, Bộ Nơng nghiệp Phát triển nông thôn vậy, nhiệm vụ quan tâm đặc biệt có đổi định Công tác tiếp nhận xử lý văn đi, đến Bộ giao cho Văn phòng thực hiện, coi nhiệm vụ trị quan trọng Văn phịng làm tốt cơng tác văn Bộ ban hành đạt chất lượng hiệu lực, hiệu cao ngược lại Do nghiên cứu tiếp cận lĩnh vực cơng tác khơng tránh khỏi khó khăn việc viết báo cáo kính mong thầy, cô Học viện, cô, chú, anh chị Văn phịng Bộ góp ý cho em để hồn thành tốt nhiệm vụ đợt thực tập Vanta Phanthanvong - Lớp KH6A Báo cáo thực tập " Nâng cao hiệu công tác tổ chức tiếp nhận văn đi, đến" PHẦN NỘI DUNG NÂNG CAO HIỆU QUẢ CÔNG TÁC TỔ CHỨC, TIẾP NHẬN, XỬ LÝ VĂN BẢN ĐI, VĂN BẢN ĐẾN Ở BỘ NÔNG NGHIỆP VÀ PHÁT TRIỂN NƠNG THƠN CHƯƠNG I LỊCH SỬ HÌNH THÀNH, VỊ TRÍ, CHỨC NĂNG, TỔ CHỨC BỘ MÁY CỦA VĂN PHÒNG BỘ I GIỚI THIỆU CHUNG VỀ BỘ NÔNG NGHIỆP VÀ PHÁT TRIỂN NƠNG THƠN: Bộ Nơng nghiệp Phát triển nơng thôn thành lập từ năm 1995 sở hợp Bộ: Nông nghiệp-Công nghiệp thực phẩm; Lâm nghiệp Thuỷ lợi Ngày 31 tháng năm 2007, Quốc hội Việt Nam thông qua Nghị cấu Chính phủ nhiệm kỳ khố XII, Quốc hội thông qua việc hợp Bộ Thuỷ sản vào Bộ Nông nghiệp Phát triển nông thôn thành Bộ Nông nghiệp Phát triển nông thôn Ngày 03 tháng 01 năm 2008 Chính phủ ban hành Nghị định số: 01/2008/NĐCP việc Quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cấu tổ chức Bộ Nông nghiệp Phát triển nông thôn Bộ Nông nghiệp Phát triển nơng thơn quan Chính phủ, thực chức quản lý nhà nước ngành, lĩnh vực: nông nghiệp, lâm nghiệp, diêm nghiệp, thuỷ sản, thuỷ lợi phát triển nông thôn phạm vi nước; quản lý nhà nước dịch vụ công ngành, lĩnh vực thuộc phạm vi quản lý Bộ Nhiệm vụ trị Bộ Nơng nghiệp Phát triển nông thôn đặt không nhiệm vụ ngành trước sản xuất nông nghiệp, lâm nghiệp, diêm nghiệp, thuỷ lợi, thuỷ sản cách riêng rẽ mà địi hỏi cao việc phát triển ngành nơng nghiệp nông thôn cách bền vững, Vanta Phanthanvong - Lớp KH6A Báo cáo thực tập " Nâng cao hiệu công tác tổ chức tiếp nhận văn đi, đến" bảo vệ nguồn tài nguyên thiên nhiên đất - nước rừng- thuỷ sản, gắn chặt phát triển nông nghiệp, lâm nghiệp, thuỷ sản thuỷ lợi với việc phát triển nông thôn với đối tượng phục vụ chủ yếu 60 triệu dân sống nông thôn, chiếm gần 78 phần trăm dân số nước Cơ cấu tổ chức Bộ Nông nghiệp Phát triển nông thôn gồm: Các tổ chức giúp Bộ trưởng thực chức quản lý Nhà nước: - Vụ Kế hoạch - Vụ Tài - Vụ Khoa học, Công nghệ Môi trường - Vụ Hợp tác quốc tế - Vụ Pháp chế - Vụ Tổ chức cán - Thanh tra Bộ - Văn phòng Bộ - Cục Trồng trọt - Cục Bảo vệ thực vật - Cục Chăn nuôi - Cục Thú y - Cục Chế biến, Thương mại nông lâm thuỷ sản nghề muối - Cục Lâm nghiệp - Cục Kiểm lâm - Cục Khai thác Bảo vệ nguồn lợi thuỷ sản - Cục Nuôi trồng thuỷ sản - Cục Thuỷ lợi - Cục Quản lý đê điều Phòng, chống lụt, bão - Cục Quản lý xây dựng cơng trình - Cục Kinh tế hợp tác Phát triển nông thôn - Cục Quản lý chất lượng nông lâm sản thuỷ sản Vanta Phanthanvong - Lớp KH6A Báo cáo thực tập " Nâng cao hiệu công tác tổ chức tiếp nhận văn đi, đến" Các tổ chức nghiệp thuộc Bộ: - Trung tâm Tin học Thống kê - Trung tâm Quốc gia Nước Vệ sinh môi trường nông thôn - Trung tâm Khuyến nông - Khuyến ngư Quốc gia - Báo Nơng nghiệp Việt Nam - Tạp chí Nơng nghiệp Phát triển nơng thơn II LỊCH SỬ HÌNH THÀNH, VỊ TRÍ, CHỨC NĂNG, TỔ CHỨC BỘ MÁY CỦA VĂN PHỊNG BỘ Lịch sử hình thành Văn phịng quan Bộ Nông nghiệp Phát triển nông thôn, thành lập từ năm 1996 theo Quyết định Bộ trưởng Bộ Nông nghiệp Phát triển nông thôn ( văn số 16/QĐ-BNN, tháng 12 năm 1996 ), sau Bộ thành lập theo Nghị định số 73/NĐ-CP ngày 01 tháng 11 năm 1996 Chính phủ từ việc sáp nhập Bộ: Nơng nghiệp Công nghiệp thực phẩm, Lâm nghiệp Thuỷ lợi Theo Quyết định Bộ trưởng, Văn phịng có 10 đơn vị trực thuộc Hà Nội, đơn vị TP Hồ Chí Minh Vị trí, chức Văn phòng quan thực chức giúp Bộ trưởng theo dõi, đôn đốc quan, đơn vị thuộc Bộ thực chương trình, kế hoạch cơng tác Bộ; tổng hợp tình hình hoạt động kết công tác Bộ; tổ chức thực cơng tác hành chính, văn thư, lưu trữ quản lý sở vật chất kỹ thuật, tài sản kinh phí hoạt động, bảo đảm phương tiện, điều kiện làm việc chung quan Bộ Về nhiệm vụ quyền hạn, Văn phòng Bộ trưởng giao thực nhiệm vụ tổng hợp, điều phối hoạt động tổ chức Bộ, trình lãnh đạo Bộ thực quy chế phối hợp công tác quan Đảng, Quốc hội, Chính phủ, Đồn thể Trung ương, địa phương thuộc phạm vi quản lý nhà nước Vanta Phanthanvong - Lớp KH6A Báo cáo thực tập " Nâng cao hiệu công tác tổ chức tiếp nhận văn đi, đến" Nhiệm vụ Văn phịng thể lĩnh vực : - Giúp Bộ đạo, điều hành cơng việc tồn ngành; - Phục vụ hoạt động, làm việc quan Bộ; - Giúp Bộ tổ chức thực nhiệm vụ quản lý nhà nước công tác văn thư, lưu trữ, báo chí xuất bản; - Thường trực chương trình cải cách hành tin học hố hành nhà nước Bộ Văn phịng Bộ hoạt động phạm vi rộng lớn thông qua mối quan hệ công tác với quan, đơn vị thuộc Bộ quan chức trung ương địa phương, Sở Nông nghiệp Phát triển nông thôn, Chi cục chuyên ngành Sản phẩm Văn phịng kết đo đếm được, khơng đo đếm phần qua kết điều hành, đạo Bộ, thông tin xử lý kịp thời, xác, văn Bộ phát hành, bảo đảm yêu cầu hình thức thời gian, đáp ứng yêu cầu hoạt động, làm việc Bộ Trong trình hoạt động phát triển đội ngũ cán Văn phịng, có trình độ trị hành nhà nước, tinh thơng nghiệp vụ, chuyên môn; nhiều người đào tạo đại học, học tập lý luận trị trung, cao cấp, bồi dưỡng chuyên môn, nghiệp vụ, học tập tham quan nước ngồi Văn phịng trang bị hệ thống thiết bị tin học, thông tin liên lạc, phương tiện giao thông ( ô tô ) , bảo đảm hoạt động, làm việc Lãnh đạo Bộ, thực thi công vụ đơn vị quan Bộ Văn phòng quản lý, khai thác mạng tin học ngành ( AGRUNET ), mạng nội quan Bộ ( LAN ), có kết nối mạng tin học Chính phủ ( CPNET ) Với thành tích gần 10 năm từ ngày thành lập, đóng góp quan trọng kết hoạt động Bộ toàn ngành, Văn phịng Bộ Nơng nghiệp Phát triển nơng thơn tặng nhiều phần thưởng cao quý Đảng, Vanta Phanthanvong - Lớp KH6A Báo cáo thực tập " Nâng cao hiệu công tác tổ chức tiếp nhận văn đi, đến" Nhà nước, Thủ tướng Chính phủ, Bộ, ngành, Đoàn thể, danh hiệu thi đua Chính phủ, Bộ cho nhiều tập thể cá nhân Cơ cấu tổ chức Văn phòng Thực Nghị định số 01/2008/NĐ-CP ngày 04 tháng 01 năm 2008 Chính phủ chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cấu tổ chức Bộ Nông nghiệp Phát triển nông thôn, Bộ trưởng ban hành Quyết định số 15/2008/QĐ-BNN ngày 28 tháng 01 năm 2008 quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn tổ chức máy Văn phòng Bộ Theo Quyết định trên, Văn phịng có 12 đơn vị trực thuộc bao gồm : Phịng ( Tổng hợp, Hành chính, Kế toán, Quản trị - Y tế, Tuyên truyền, Tin học, Lưu trữ ), Đồn xe, Văn phịng Thường trực cải cách hành chính, Trung tâm Dịch vụ Nơng nghiệp I ( Tại Hà Nội ); Cơ quan đại diện Văn phịng Thành phố Hồ Chí Minh, Trung tâm Dịch vụ Thương mại Nơng nghiệp phía Nam (Tại Thành phố Hồ Chí Minh) Sơ đồ cấu tổ chức Văn phòng Bộ (Phụ lục 1) Vanta Phanthanvong - Lớp KH6A Báo cáo thực tập " Nâng cao hiệu công tác tổ chức tiếp nhận văn đi, đến" CHƯƠNG II THỰC TRẠNG CÔNG TÁC TỔ CHỨC, TIẾP NHẬN, XỬ LÝ VĂN BẢN ĐI, VĂN BẢN ĐẾN CỦA BỘ I NHÂN SỰ THỰC HIỆN NHIỆM VỤ VĂN THƯ TẠI BỘ NÔNG NGHIỆP VÀ PHÁT TRIỂN NÔNG THÔN: 1- Nhân viên văn thư tiếp nhận, xử lý văn đến: Trách nhiệm - quyền hạn Tiếp nhận, kiểm tra, nhập liệu quản lý văn vào máy, trình duyệt, chuyển văn kiểm tra theo dõi văn đến địa nhận quy định Cung cấp thông tin, báo cáo việc tiếp nhận, chuyển giao văn Quản lý sổ sách, tài liệu văn lưu theo chế độ hành Nộp tài liệu, văn vào lưu trữ theo quy định Yêu cầu lực - Chức danh: Cán Chuyên viên - Chuyên môn nghiệp vụ: Trung cấp ĐH Hành chính, Văn thư Nhân viên văn thư nhập liệu quản lý văn đến: Trách nhiệm - quyền hạn Nhập liệu quản lý văn đến Phối hợp chuyển giao văn cho cá đơn vị thuộc quan Bộ Yêu cầu lực - Trình độ : Tốt nghiệp sơ cấp trung cấp Văn thư, máy tính - Chức danh: Nhân viên Kỹ thuật Cán Nhân viên văn thư quản lý, phát hành văn bản: Trách nhiệm - quyền hạn Tiếp nhận hồ sơ phát hành, ghi số - ngày - tháng - năm, xác định số lượng đóng dấu văn phát hành; bảo quản sử dụng dấu quy định Quản lý cung cấp mẫu giấy giới thiệu, giấy công tác mẫu giấy tờ khác Cung cấp thông tin, báo cáo việc phát hành; quản lý, phục Vanta Phanthanvong - Lớp KH6A Báo cáo thực tập " Nâng cao hiệu công tác tổ chức tiếp nhận văn đi, đến" vụ khai thác, sử dụng văn lưu; Quản lý sổ sách, chuyển giao tài liệu vào lưu trữ quy định Yêu cầu lực - Trình độ :Tốt nghiệp trung cấp ĐH Hành , Văn thư, Lưu trữ - Chức danh: Cán chuyên viên Nhân viên văn thư nhập liệu quản lý văn phát hành: Trách nhiệm - quyền hạn Nhập liệu quản lý văn phát hành Cung cấp thông tin, báo cáo việc quản lý văn phát hành Yêu cầu lực - Trình độ : Tốt nghiệp sơ cấp trung cấp Văn thư, máy tính - Chức danh: Nhân viên Kỹ thuật Cán Chuyên viên tiếp nhận hồ sơ trình ký văn Trách nhiệm - quyền hạn: Tiếp nhận, kiểm tra mặt thủ tục, thể thức, kỹ thuật trình bày văn đơn vị trình ký văn Quản lý, theo dõi việc trình ký văn Chuyển văn trình ký cho lãnh đạo Văn phịng kiểm tra, ký trình lãnh đạo Bộ Yêu cầu lực: - Trình độ: Tốt nghiệp Đại học Luật, Hành chính, Văn thư, lưu trữ trở lên - Chức danh: Chuyên viên II THỰC TRẠNG TỔ CHỨC, TIẾP NHẬN, XỬ LÝ VĂN BẢN ĐI CỦA BỘ: Nội dung, lưu đồ việc tổ chức tiếp nhận, xử lý văn Bộ Làm rõ trách nhiệm đơn vị, cá nhân việc thẩm định thể thức Vanta Phanthanvong - Lớp KH6A Báo cáo thực tập " Nâng cao hiệu công tác tổ chức tiếp nhận văn đi, đến" phịng kiểm tra lại; - Phó Văn phịng, Trưởng Phịng Hành chính, Trưởng phịng Tổng hợp chuyên viên phòng Tổng hợp, phát văn có vấn đề u cầu Văn thư cho xem lại hồ sơ lưu Nếu thấy văn có sai sót báo cáo với Chánh Văn phịng để xử lý kịp thời Những mặt đạt việc thực tổ chức tiếp nhận, xử lý giải văn - Về công tác soạn thảo văn bản: Đây công việc phức tạp, số lượng văn soạn thảo nhiều Các đơn vị soạn thảo, trình văn ban hành bình quân khoảng 70 văn Bộ ngày, không kể loại giấy tờ khác đơn vị bình quân từ – văn ngày đơn vị Nhìn chung, việc soạn thảo văn đạt yêu cầu chất lượng thời gian Lãnh đạo đơn vị quan tâm đặc biệt tới chất lượng văn bản, chuyên viên nắm vững lĩnh vực chuyên môn phụ trách, quy định soạn thảo văn Hầu hết đơn vị soạn thảo văn trình bày thể thức theo Thông tư liên tịch số 55/2005/TTBNV Trong trình tiếp nhận văn trình ký, phận “một cửa” soát xét trả lại đơn vị soạn thảo văn sai thể thức ngày - Về trình ký văn bản: Văn phịng thực việc trình ký văn theo chế “một cửa” tạo điều kiện thuận lợi cho đơn vị việc trình ký văn bản, trình ký nhận kết địa điểm, lại nhiều nơi trước đây, văn kiểm sốt chặt chẽ trước trình lãnh đạo Bộ ký - Về phát hành văn bản: đảm bảo tính nhanh chóng, xác kịp thời, Văn phịng thực quy định văn số 372/QĐ-BNN-VP khơng để tình trạng sai sót, chậm trễ Năm 2007, Văn phòng phát hành gần 27.000 văn Bộ, kiểm tra, trình lãnh đạo Bộ ký gần 10.000 văn bản; lãnh đạo Văn phòng ký 800 văn thừa lệnh Bộ trưởng, 700 văn Văn phòng, gần 1000 giấy mời họp nhiều loại giấy tờ khác Vanta Phanthanvong - Lớp KH6A Báo cáo thực tập " Nâng cao hiệu công tác tổ chức tiếp nhận văn đi, đến" Những hạn chế cần khắc phục để thực tốt công tác tiếp nhận, xử lý giải văn - Chất lượng soạn thảo chưa đều, lãnh đạo đơn vị phải sửa, bổ sung nội dung, chí lãnh đạo Bộ phải sửa khơng văn - Thể thức, kỹ thuật trình bày văn cịn sai sót, chưa quy định - Một số văn cịn chậm đóng dấu phát hành, văn quy phạm pháp luật; số văn ký cịn chưa thẩm quyền giao - Nhân lực thực công tác văn cịn thiếu, cịn phải làm thêm - Một số đơn vị soạn thảo văn chưa tuân thủ chặt chẽ quy định Thơng tư 55/2005/TT-BNV, phận tiếp nhận hồ sơ trình ký văn phải nhiều thời gian để soát xét thể thức dẫn đến tiến độ trình văn cịn chậm III THỰC TRẠNG TỔ CHỨC, TIẾP NHẬN, XỬ LÝ VÀ GIẢI QUYẾT VĂN BẢN ĐẾN CỦA BỘ Nội dung, lưu đồ thực tiếp nhận, xử lý giải văn đến Bộ - Quy định cách thức tiếp nhận, phân loại, xử lý, chuyển giao văn đến, đảm bảo kịp thời, xác, an toàn thuận lợi - Xác định trách nhiệm tổ chức, cá nhân việc tiếp nhận, xử lý, chuyển giao văn đến Văn phòng Bộ Vanta Phanthanvong - Lớp KH6A Báo cáo thực tập " Nâng cao hiệu công tác tổ chức tiếp nhận văn đi, đến" 1.1 LƯU ĐỒ: Trách nhiệm thực Nội dung Văn thư Bộ Lãnh đạo VP Xem 1.2.1 Tiếp nhận VB6 Văn thư Bộ Văn thư Bộ Mô tả Phân loại Đăng ký VB đến LĐ Văn phòng xử lý Văn thư Bộ Nhập liệu vào sổ, vào máy Phịng Tổng hợp Trình Lãnh đạo Bộ Văn thư Bộ Chuyển đơn vị Phòng Tổng hợp Theo dõi đôn đốc việc xử lý văn Văn thư Bộ Tổng hợp, báo cáo, lưu hồ sơ Vanta Phanthanvong - Lớp KH6A Xem 1.2.2 Xem 1.2.3 Xem 1.2.4 Xem 1.2.5; Phần mềm quản lý VB đến Xem 1.2.6 Xem 1.2.7 - Sổ giao văn Xem 1.2.8; Xem 1.2.9 Báo cáo thực tập " Nâng cao hiệu công tác tổ chức tiếp nhận văn đi, đến" 1.2 MÔ TẢ CHI TIẾT 1.2.1 Tiếp nhận văn Văn thư Bộ tiếp nhận tất văn gửi đến Bộ hình thức để đăng ký theo quy định Văn đến hành thực theo quy định Quyết định số 1410/QĐ/BNN-VP ngày 09/5/2008 Bộ ban hành quy định công tác Thường trực, Bảo vệ quan Bộ 1.2.2 Phân loại văn Văn đến Văn thư Bộ xem xét phân loại sau tiếp nhận, theo tiêu chí phân loại: - Văn quan cấp (Trung ương Đảng, Quốc hội, Chủ tịch nước, Chính phủ); Bộ, Ngành, Đồn thể Trung ương (gọi tắt VB1); - Văn đơn vị trực thuộc Bộ: (gọi tắt VB2); - Văn địa phương: Các quan tỉnh, thành phố trực thuộc TW, Sở, Chi cục (gọi tắt VB3); - Giấy mời họp, Thư, Đơn thư (gọi tắt VB4); - Văn mật, điện mật (gọi tắt VB5); - Loại ghi đích danh tên cá nhân, đơn vị (Cục, Vụ, Thanh tra…) (gọi tắt VB6); - Các Fax đến tiếp nhận ghi sổ theo dõi riêng (bộ phận nhận Fax) 1.2.3 Đăng ký văn đến Tất văn đến thuộc loại VB1, VB2, VB3, VB4, VB5 Văn thư phải đóng dấu đến, ghi số đến, thời điểm nhận (ngày, tháng, năm) dán “phiếu xử lý văn bản” để trình Lãnh đạo Văn phịng 1.2.4 Lãnh đạo Văn phòng xử lý Lãnh đạo Văn phịng xử lý văn Văn thư trình: Vanta Phanthanvong - Lớp KH6A