Về ý thức tổ chức chấp hành luật, nội quy, quy chế của đơn vị Ưu điểm, hạn chế...Hà Nội, ngày … tháng … năm ……… Trang 4 NHẬN XÉT CỦA GIÁO VIÊN HƯỚNG DẪN Trang 5 PHẦN MỞ ĐẦUPhần mở đầu
CÁC QUI ĐỊNH CHUNG
Giới thiệu chung
Báo cáo Internship cần tuân thủ qui cách trình bày cụ thể trước khi in và nộp Cấu trúc chung của báo cáo bao gồm các phần được sắp xếp theo thứ tự nhất định.
1 Bìa chính của báo cáo internship
3 Nhận xét của doanh nghiệp
4 Nhận xét của giáo viên hướng dẫn
5 Phần Mở đầu (trình bày trong 1 trang và sinh viên cần ký tên, ghi rõ họ tên tại trang này)
9 Các chương thuộc nội dung báo cáo (xem mục 1.2)
13.Nhật ký thực tập (ghi đầy đủ công việc được giao, mức độ hoàn thành và có chữ ký xác nhận của doanh nghiệp theo từng tuần)
14.Sáng kiến được công nhận bởi công ty trong quá trình thực tập (nếu có)
15 Bìa cuối báo cáo internship Đây là bản hướng dẫn đồng thời cũng là mẫu sử dụng khi viết báo cáo internship.Người dùng có thể copy và dán nội dung cần thiết vào các mục trong mẫu này để giữ được định dạng (format) của văn bản.
Quy định về nội dung các chương của báo cáo internship
Báo cáo internship bao gồm 04 chương với kết cấu và nội dung như sau:
CHƯƠNG 1: GIỚI THIỆU VỀ TỔ CHỨC/ DOANH NGHIỆP
1.1 Tổng quan về tổ chức/ doanh nghiệp (tối thiểu 2000 từ)
1.1.1 Thông tin chính tổ chức/ doanh nghiệp (Tên, địa chỉ, quy mô, )
1.1.2 Tóm tắt lịch sử hình thành và phát triển
1.1.3 Lĩnh vực hoạt động, chức năng nhiệm vụ của tổ chức/ doanh nghiệp
1.1.4 Tình hình hoạt động/ hoạt động sản xuất kinh doanh của tổ chức/ doanh nghiệp (2-3 năm gần đây).
1.1.5 Các đối thủ cạnh tranh chủ yếu
1.2 Cơ cấu tổ chức (tối thiểu 1000 từ)
Sơ đồ Cơ cấu tổ chức
Số lượng và cơ cấu nhân sự
Chức năng và nhiệm vụ cơ bản của các phòng ban
Nhận xét về cơ cấu tổ chức
Để hoàn thành chương 1, sinh viên cần thu thập thông tin từ nhiều nguồn khác nhau, bao gồm việc tương tác với nhân viên trong tổ chức như quản lý, giám sát viên thực tập và các nhân viên khác Ngoài ra, thông tin cũng có thể được lấy từ trang web của công ty, các báo cáo và tài liệu quảng cáo.
CHƯƠNG 2: CHƯƠNG TRÌNH THỰC TẬP
Mô tả chương trình thực tập (tối thiểu 2000 từ)
2.1 Hoạt động của bộ phận/ phòng ban thực tập
(Mô tả chi tiết về các hoạt động của bộ phận/ phòng ban mà mình được bố trí thực tập, làm việc)
2.2 Các nhiệm vụ được giao
(Mô tả chi tiết về các nhiệm vụ được giao HOẶC mô tả chi tiết về dự án được giao thực hiện/ tham gia thực hiện)
CHƯƠNG 3: PHÂN TÍCH CHUYÊN SÂU
3.1 Phân tích ……… (tối thiểu 3000 từ)
Liên hệ giữa lý thuyết và thực tiễn là rất quan trọng, giúp sinh viên áp dụng kiến thức học được vào môi trường làm việc thực tế Trong quá trình thực tập tại tổ chức hoặc doanh nghiệp, sinh viên cần tiến hành phân tích chuyên sâu về tổ chức dựa trên một chủ đề tự chọn Để đảm bảo tính phù hợp và hiệu quả, sinh viên có thể tham vấn giáo viên hướng dẫn trong việc lựa chọn chủ đề.
3.2 Phương pháp và công cụ phân tích (tối thiểu 1000 từ) Đánh giá thực trạng và xác định các điểm mạnh, điểm yếu, những vấn đề mà tổ chức/ doanh nghiệp đang gặp phải liên quan tới chủ đề chuyên sâu lựa chọn phân tích.
CHƯƠNG 4: GIẢI PHÁP VÀ KHUYẾN NGHỊ
4.1 Những căn cứ cơ bản (Định hướng phát triển của tổ chức/ Đánh giá tổng quan thực trạng của doanh nghiệp, …)
4.2 Giải pháp và khuyến nghị (tối thiểu 1500 từ)
Trong phần này, sinh viên nên đưa ra các giải pháp cụ thể hoặc khuyến nghị hướng giải quyết cho những vấn đề mà họ nhận thấy cần thiết, nhằm hỗ trợ tổ chức hoặc doanh nghiệp cải thiện hiệu quả hoạt động của mình.
KẾT LUẬN (tối thiểu 300 từ)
Các nội dung chính của báo cáo (các chương chính) cần được trình bày trong khoảng 20-30 trang.
Sử dụng các định dạng văn bản theo qui định
Nội dung phần chữ chọn căn đều hai bên:
Căn lề phía trên, dưới, trái, phải của văn bản như sau:
Cỡ giấy: chọn cỡ A4 trong tab “Paper”.
Các chương đều phải bắt đầu từ một trang mới bằng cách bấm tổ hợp phím
“Ctrl+Enter” tại vị trí muốn chuyển sang chương mới. Đánh máy tiêu đề chương và chọn “CHUONG” từ thanh công cụ:
Khi đó tên chương sẽ được tự động đánh số và định dạng (tự động thêm CHƯƠNG
1, CHƯƠNG 2…) Tên chương dùng chữ viết hoa (UPPERCASE).
1.3.3 Tạo tiêu đề các cấp
Để tối ưu hóa cấu trúc bài viết, bạn nên sử dụng tối đa 3 cấp tiêu đề, như 1, 1.1, hoặc 1.1.1 Nếu cần thêm cấp tiêu đề, hãy sử dụng các ký hiệu a, b, c hoặc a), b), c) hoặc các gạch đầu dòng Để tạo tiêu đề theo cấp mong muốn, bạn chỉ cần đánh nội dung tiêu đề, sau đó bôi đen và chọn “Cap 1”, “Cap 2” hoặc “Cap 3” từ thanh công cụ, hệ thống sẽ tự động đánh số và định dạng tiêu đề cho bạn.
1.3.4 Định dạng phần nội dung các chương, mục
Người sử dụng cần soạn thảo nội dung và chọn toàn bộ đoạn văn bản, sau đó nhấn chọn "Normal" trên thanh công cụ Hành động này sẽ định dạng văn bản theo yêu cầu của báo cáo internship.
Lưu ý: người sử dụng không thay đổi đặc tính của các kiểu style (Normal, Cap 1, Cap 2, Cap 3…) đã được tạo sẵn.
Hình vẽ hoặc đồ thị là công cụ hiệu quả trong việc minh họa các nội dung cần tóm lược, giúp truyền đạt thông tin một cách ngắn gọn và dễ hiểu Việc sử dụng hình vẽ sẽ tránh việc trình bày thông tin quá dài dòng, từ đó nâng cao khả năng tiếp nhận của người đọc.
Hình vẽ nên có kích thước chiều rộng không vượt quá 75% chiều rộng của nội dung văn bản và được căn lề giữa, trừ một số trường hợp đặc biệt có thể cho phép chiều rộng lớn hơn hoặc sử dụng định dạng trang ngang (Landscape).
Để tạo chú thích cho hình vẽ, trước tiên, bạn cần bấm chọn hình vẽ và nhấn chuột phải để chọn "Insert Caption" Tiếp theo, chọn "New Label", gõ chữ “Hình” và nhấn OK Sau đó, bấm "Numbering" để định dạng thứ tự cho các chú thích (ví dụ: Hình 1.1, Hình 1.2…) Đừng quên tích chọn “Include chapter number” và chọn "Heading 1" Cuối cùng, căn lề giữa cho chú thích và đảm bảo thứ tự hình vẽ theo số thứ tự của chương tương ứng.
“period” d) Sau đó đánh nội dung chú thích vào sau chữ Hình….
Để thêm chú thích cho các hình vẽ tiếp theo, bạn chỉ cần chọn hình vẽ, nhấn chuột phải, chọn "Insert Caption", sau đó bấm "Label" và chọn "Hình", cuối cùng nhấn "OK".
Bảng biểu nên có chiều rộng tối đa 75% chiều rộng văn bản và tiêu đề cần đặt phía trên bảng với định dạng tương tự Đảm bảo bảng biểu nằm trọn vẹn trong một trang để tránh bị ngắt quãng Để thêm chú thích cho bảng, chọn toàn bộ bảng, nhấp chuột phải và chọn Insert Caption Tiếp theo, chọn New Label, nhập chữ “Bảng” và nhấn OK Trong ô Position, chọn Above selected item và bấm Numbering để định dạng thứ tự cho các chú thích (Hình 1.1, Hình 1.2…) Cuối cùng, tích chọn “Include chapter number”, chọn Heading 1 và “period”, sau đó nhập nội dung chú thích vào sau chữ Bảng.
Bảng 1.1 Thống kê các thiết bị và giá thành
Hạng mục Số lượng Đơn giá Thành tiền
Để thêm chú thích cho các bảng biểu tiếp theo, bạn chỉ cần chọn hình vẽ, nhấp chuột phải, chọn "Insert Caption", sau đó bấm "Label" và chọn "Bảng", cuối cùng nhấn "OK".
1.3.7 Phương trình Để tạo đánh số tự động cho các phương trình thực hiện như sau: a) Chèn một bảng gồm {1 dòng & 3 cột} tại vị trí muốn có phương trình;
Chỉnh chiều rộng cột 1 khoảng 15% của bảng, chỉnh chiều rộng cột 3 khoảng 15- 20% của bảng; còn lại sẽ là cột 2 (khoảng 70% của bảng)
20%) b) Bấm chuột vào ô của cột 2 chọn Insert trên thanh công cụ Chọn Equation chọn Insert New Equation.
Khi đó sẽ có bảng như sau:
Để căn lề trái cho các chữ trong cột 2, hãy nhấp vào “Type equation here” và chọn căn lề trái trên thanh công cụ Tiếp theo, chọn toàn bộ bảng, nhấp chuột phải và chọn Insert Caption, sau đó tạo nhãn mới với chữ “PT” giống như khi tạo chú thích cho Hình và Bảng Chú thích sẽ có cấu trúc như “PT 1.1” Cuối cùng, cắt và dán toàn bộ phần chú thích “PT 1.1” vào cột 3 để hoàn thành bảng.
PT 1.1 e) Chọn toàn bộ bảng chọn nút mở rộng của All Border trên thanh công cụ chọn No Border
Kết quả sẽ là một bảng không có đường biên để soạn phương trình Để thực hiện, hãy chọn toàn bộ bảng này, sau đó vào thanh công cụ và chọn Insert, tiếp theo là chọn Equation.
“Save Selection to Equation Gallery…”
Khi hộp thoại xuất hiện, người dùng cần nhập tên cho mẫu phương trình mới, có thể đặt tên là “Phuong trinh” để dễ nhớ và sau đó nhấn OK.
Trong thư viện của Equation, đã có sẵn mẫu soạn thảo phương trình với số thứ tự tự động thay đổi Để tạo phương trình, bạn chỉ cần đánh máy vào bảng tại vị trí "Type equation here" Ngoài ra, bạn cũng có thể tạo phương trình ở những vị trí khác theo mong muốn.
Bấm Insert Equation kéo thanh trượt xuống dưới và chọn Phuong trình (theo tên vừa đặt)
Khi người dùng soạn phương trình tiếp theo, bảng không có đường biên sẽ hiển thị, và số thứ tự của phương trình sẽ tự động tăng lên Hãy đánh máy phương trình vào ô để tiếp tục.
Thực hiện tương tự cho các phương trình khác.
1.4 Tạo tham chiếu chéo giữa các đoạn văn bản
Khi viết báo cáo, bạn có thể tự động tham chiếu đến các mục khác, hình vẽ, bảng biểu hoặc phương trình một cách dễ dàng Dưới đây là ví dụ minh họa cho quy trình này.
Giá trị trung bình của các kết quả thí nghiệm được trình bày trong bảng ; các đánh giá tại mục hoàn toàn phù hợp với kết quả thể hiện trong hình
Bấm chuột vào chỗ cần chèn tham chiếu chọn Reference chọn Cross-reference hiện bảng thoại chọn mục tương ứng của Reference type:
1 Tham chiếu tới chương, mục chọn "Heading" với mục “Insert reference to” chọn loại tương ứng là “Paragraph number” chọn đầu mục tương ứng trong
"For which numberred item:" OK
2 Tham chiếu tới hình vẽ, bảng biểu: chọn mục "Reference type" tương ứng với kiểu tham chiếu và thực hiện tương tự như tham chiếu đầu mục.
1.5 Tạo danh mục tài liệu tham khảo
Tạo danh mục tài liệu tham khảo
Lưu ý rằng tài liệu tham khảo chỉ bao gồm các tài liệu được trích dẫn trong báo cáo, không phải là những tài liệu đã được đọc Để trích dẫn và tạo danh mục tài liệu tham khảo, bạn cần tuân theo các bước hướng dẫn cụ thể.
- Bước 1: nhập thông tin chi tiết của từng tài liệu tham khảo.
- Bước 2: trích dẫn tài liệu tại các mục cần thiết.
- Bước 3: tạo danh mục tài liệu tham khảo a) Bước 1: nhập thông tin chi tiết của từng tài liệu tham khảo
Chọn "Reference" trên thanh công cụ "Manager Sources" hiện hộp thoại "Source Manager" chọn "New" để tạo chỉ mục cho tài liệu mới
Để xây dựng một cơ sở dữ liệu tài liệu tham khảo, bạn cần thực hiện các bước sau: Đầu tiên, khi có nhiều tài liệu, hãy trích dẫn chúng trong nội dung báo cáo bằng cách đặt chuột tại vị trí cần chèn, chọn "Reference" trên thanh công cụ, sau đó chọn kiểu trích dẫn IEEE trong mục Style và nhấn "Insert Citation" để chọn tài liệu mong muốn Cuối cùng, tạo danh mục tài liệu tham khảo cho báo cáo của bạn.
Chuyển tới trang muốn tạo danh mục "TÀI LIỆU THAM KHẢO" và thực hiện theo hướng dẫn sau:
- Tạo trang TÀI LIỆU THAM KHẢO
- Đặt chuột tại ví trí đầu trang chọn tab Reference
- Bấm vào Bibliography "Work Cited".
Trong trường hợp phần số thứ tự của các tài liệu tham khảo bị lệch dòng so với phần chữ như sau:
Khi đó bấm chuột vào chữ bất kỳ trong danh mục tài liệu tham khảo đang có bấm phải chuột và chọn "Paragraph":
Cửa sổ Paragraph sẽ hiện ra chọn Special trong mục Indentation bấm mũi tên xuống và chọn "(none)" chọn OK.
Khi đó toàn bộ các số thứ tự sẽ được căn thẳng hàng với phần chữ của tài liệu tham khảo.
Cập nhật lại các chú thích và tham chiếu
Trong quá trình soạn thảo báo cáo, người viết có thể điều chỉnh các đầu mục, xóa các đoạn văn không cần thiết và thay đổi số trang Khi thực hiện những thay đổi này, việc cập nhật danh mục tham chiếu chéo là rất quan trọng Các bước để cập nhật tham chiếu chéo bao gồm kiểm tra các mục đã thay đổi và điều chỉnh lại các liên kết tham chiếu cho phù hợp.
To select the entire text, click anywhere within the document and simultaneously press Ctrl+A, or navigate to the Home tab, choose Select, and then click on Select All.
- Bước 2: bấm phải chuột tại chỗ bất kỳ của văn bản đã được lựa chọn sau đó chọn "Update Field" hoặc bấm phím F9.
- Bước 3: chọn Update entire table và bấm OK.
Có thể sử dụng tùy chọn "Update page number only" nếu quá trình soạn thảo chỉ làm thay đổi số thứ tự các trang.
Tạo danh mục hình vẽ
Tạo một trang trắng tại vị trí muốn đặt "Danh mục hình vẽ", bấm chọn vị trí đầu trang và thực hiện các thao tác sau:
- Chọn tab "References" bấm chọn "Table of Figures":
- Chọn "Hình" trong mục "Caption label" và bấm OK
Danh mục các hình vẽ sẽ được tạo tại trang mong muốn. Để cập nhật lại đánh số trang, tên hình vẽ…thực hiện như sau:
- Đưa chuột vào vị trí danh mục hình vẽ
- Bấm phải chuột và chọn "Update Field" sau đó tùy chọn chỉ cập nhật số trang hoặc cập nhật cả trang và cả tên, thứ tự hình vẽ.
Tạo danh mục bảng biểu
Để tạo một trang trắng cho "Danh mục bảng biểu", bạn cần xác định vị trí mong muốn và bấm chọn đầu trang Sau đó, thực hiện các bước tương tự như mục 1.7, nhưng hãy chọn mục "Bảng" trong danh sách.
"Caption label" và bấm OK.
Danh mục các bảng biểu sẽ được tạo tại trang mong muốn Việc cập nhật lại tên bảng biểu, số trang…tương tự như với danh mục hình vẽ.
Tạo trang mục lục
Tạo một trang trắng tại vị trí muốn đặt "Mục lục ", bấm chọn vị trí đầu trang và thực hiện các thao tác sau:
- Chọn tab "References" bấm chọn "Table of Contents":
- Mục lục sẽ được tạo tại trang mong muốn.
Việc cập nhật lại mục lục thực hiện tương tự như với danh mục hình vẽ.
Qui cách đóng quyển
Để chế bản sách, cần tuân thủ quy định về phần bìa trước, trong đó bìa trước và bìa sau phải được làm từ giấy liền khổ Khi đóng quyển, nên sử dụng keo nhiệt để dán gáy thay vì băng dính hoặc dập ghim để đảm bảo độ bền và thẩm mỹ cho sản phẩm.
Phần gáy báo cáo Internship cần ghi các thông tin tóm tắt sau:
Kỳ làm báo cáo Internship - Ngành đào tạo - Họ và tên sinh viên - Mã số sinh viên
2019.1 - VẬT LÝ KỸ THUẬT - NGUYỄN VĂN A - 20141234
Qui cách ghi chữ phần gáy như hình sau:
SỬ DỤNG CÁC BIỂU ĐỒ
Giới thiệu về biểu diễn bằng đồ thị
Trong nhiều lĩnh vực, việc trình bày thông tin liên quan đến số liệu và thống kê là rất quan trọng Dữ liệu thường được thu thập dưới dạng bảng biểu, nhưng bảng chỉ phù hợp cho số lượng nhỏ và không thể hiện rõ xu hướng Đồ thị cung cấp hình ảnh trực quan, giúp người đọc dễ dàng nắm bắt ý tưởng chính Việc chọn loại đồ thị phù hợp và sử dụng tên ngắn gọn, dễ hiểu là cần thiết Các loại đồ thị thường gặp bao gồm:
- Kiểu thanh ngang & dọc (kiểu cột) (Horizontal & Vertical bar charts)
- Kiểu đường & Kiểu phân bố (Line charts & Scatter diagrams)
- Kiểu diện tích (Area charts)
Phần tiếp theo sẽ khuyến cáo về phạm vi sử dụng của từng loại đồ thị này.
Đồ thị kiểu bánh
- Dùng để biểu thị tỷ lệ phần trăm (%)
- Biểu diễn mối liên hệ tương quan tỷ lệ
- Không nên dùng quá nhiều miếng (tối đa 6 miếng) trong một đồ thị
Khi muốn nhấn mạnh một đại lượng:
- Để diễn tả phần quan trọng: đặt phần quan trọng này ở phía trên, bên phải, tính từ vị trí 1 giờ
- Khi cần nhấn mạnh: có thể kéo phần nhô này ra khỏi đồ thị (Hình 2 1 nhấn mạnh về tỷ trọng phần trăm của ngô là nhỏ nhất)
Hình 2.1 Đồ thị kiểu bánh
Đồ thị kiểu thanh ngang
- Khi muốn so sánh độ lớn hoặc kích thước
- Không nên dùng quá 5 thanh trong một đồ thị
Khi muốn nhấn mạnh một đại lượng:
Sử dụng vị trí các thanh một cách hợp lý để nhấn mạnh ý tưởng; tránh đặt các thanh một cách ngẫu nhiên, vì điều này có thể gây phân tán sự chú ý và không truyền đạt được thông điệp mong muốn.
- Dùng các màu khác biệt nhiều để diễn tả đại lượng quan trọng.
So sánh 02 đồ thị trong Hình 2 2 sẽ thấy đồ thị bên trái biểu diễn được ý tưởng muốn nhấn mạnh.
Hình 2.2 Đồ thị kiểu thanh ngang
Đồ thị kiểu cột đứng
- Khi muốn diễn tả sự thay đổi theo thời gian
- Không nên dùng quá 5 cột trong một đồ thị
Khi muốn nhấn mạnh một đại lượng:
- Khi trình bày nên giản lược đồ thị, bỏ những dữ liệu không cần thiết
- Xem xét dùng đồ thị con để diễn tả sự đóng góp của các thành phần vào sự thay đổi theo thời gian
- Tô màu, gạch chéo hoặc dùng mũi tên để diễn tả những điểm đặc biệt
Hình 2.3 Đồ thị kiểu cột đứng
Đồ thị kiểu đường
- Biểu diễn xu hướng biến đổi của dữ liệu
- Có tác dụng so sánh nhiều dữ liệu theo thời gian
- Không nên dùng quá 3 đường dữ liệu trong một đồ thị
Khi muốn nhấn mạnh một đại lượng:
- Đồ thị có nhiều đường: dùng nét đậm và màu nổi bật
Hình 2.4 Đồ thị kiểu đường
Đồ thị kiểu diện tích
Phạm vi sử dụng: phù hợp để biểu diễn so sánh sự thay đổi về số lượng theo thời gian
Phần đáy của đồ thị nên được sử dụng để thể hiện đại lượng có giá trị lớn nhất, như minh họa trong Hình 2.5, nhấn mạnh mục tư vấn đóng góp tăng trưởng mạnh nhất so với các mục khác.
Sử dụng màu đậm nhất cho phần diện tích đáy của đồ thị để tạo hiệu ứng "neo", giúp người đọc cảm thấy chắc chắn và hài hòa hơn với tổng thể.
- Các tên chú thích nên để nằm ngang cho dễ đọc
- Đồ thị kiểu này cần nhiều thời gian để quan sát, do vậy nếu sử dụng cho poster thì cần dành nhiều thời gian cho độc giả tìm hiểu.
Hình 2.5 Đồ thị kiểu diện tích