Nếucông tác văn th và công tác lu trữ không đợc quan tâm tổ chức cho tốt, thì việcđể lộ hoặc bị mất cắp tài liệu bí mật là khó tránh khỏi.Tuy hiểu đợc nguyên tắc và tầm quan trọng của cô
Chuyên đề : Tìm hiểu thực tế công tác văn th quan đơn vị Đặt vấn đề Công văn, giấy tờ phơng tiện quan trọng cần thiết hoạt động quản lý nhà nớc, việc làm công văn, giấy tờ quản lý chúng hai công tác đợc hoạt động Toàn công việc quan quản lý hành nhà nớc xây dựng văn quản lý, giải văn hoạt động quản lý quan gọi công tác văn th Công tác văn th phận gắn liền với hoạt động đạo, điều hành công việc quan, tổ chức Hay nói cách khác, công tác văn th hoạt động đảm bảo thông tin văn phục vụ công tác quản lý, gồm toàn công việc xây dựng văn tổ chức quản lý, giải văn hình thành hoạt động quan nhà nớc, tổ chức trị xà hội, doanh nghiệp, đơn vị vũ trang (gọi chung quan) Cũng điều mà công tác văn th quan, tổ chức ngày đợc quan tâm nhiều Đặc biệt năm gần đây, với yêu cầu cải cách hành Nhà nớc, với phát triển mạnh mẽ khoa học công nghệ nhiệm vụ công tác văn th phải đợc quan tâm đổi Trong trình học, nhận thấy môn học nh: Nghiệp vụ công tác văn th, lu trữ môn học chủ yếu học sinh trờng Trung học Lu trữ nghiệp vụ Văn phòng TW Những năm gần lý luận thực tiễn công tác văn th - lu trữ nớc ta đà có bớc phát triển mới, phong phú đa dạng Đặc biệt quan lại có thực tế yêu cầu riêng biệt Vì mà việc gắn lý thuyết với thực tế vấn đề thật không đơn giản, công tác quan hành Nhà nớc, công tác lại có phải kiêm nhiệm thêm việc khác có đặc thù riêng, thời gian hạn chế, nên ngời phải cố gắng nhiều để đáp ứng đợc với thực tế nhu câù công việc Mục đích lý làm chuyên đề lựa chọn chuyên đề: Sau thời gian tập trung học tập, đà đợc trang bị kiến thức công tác văn th nh: - Những vấn đề chung công tác văn th - Trách nhiệm thực công tác văn th quan - Tổ chức quản lý văn th - Tổ chức quản lý giải văn đến - Lập hồ sơ nộp hồ sơ vào lu trữ quan - Quản lý sử dụng dấu Hoàng Bích Ngọc - HCVP - K17 Chuyên đề : Tìm hiểu thực tế công tác văn th quan đơn vị - tổ chức lao động khoa học trang thiết bị công tác văn th Công tác văn th công tác lu trữ phận tách rời hoạt động lÃnh đạo quản lý, hoạt động mang tính văn hoá tính kinh tế sâu sắc, phản ánh trình độ văn minh trình độ phát triển quốc gia, hoạt động gắn liền với an ninh quốc gia Trong tài liệu văn th tài liệu lu trữ chứa đựng không bí mật Đảng Nhà nớc cha đợc phép tiết lộ Nếu công tác văn th công tác lu trữ không đợc quan tâm tổ chức cho tốt, việc để lộ bị cắp tài liệu bí mật khó tránh khỏi Tuy hiểu đợc nguyên tắc tầm quan trọng công tác văn th công tác lu trữ nh vậy, nhng thời gian thực công việc có hạn thân chúng toi quan chức làm công tác văn th - lu trữ phải đảm nhiệm nhiều công việc không tên khác không l àm công việc chuyên môn tuý, nên công tác chuyên môn gặp nhiều thiếu sót điều tránh khỏi Là cán bô hành - văn th Phòng Giáo dục - Đào tạo quận Đống Đa , thành phố Hà Nội, theo học lớp Tại chức HCVP K17, sau kết thúc môn học, thực tập công tác văn th viết chuyên đề tìm hiểu thực tế công tác văn th quan, đơn vị, lớp đà nhận đợc thông báo Trờng yêu cầu lớp T H chức Hành - Văn phòng K17 làm chuyên đề sau: Tìm hiểu việc lu công văn khai thác, sử dụng công văn lu quan ý nghĩa chuyên đề: Thực chuyên đề tìm hiểu công tác văn th quan, đơn vị để giúp cho học viên chúng em củng cố kiến thức lý thuyết đà học vào thực tế công tác văn th quan, đơn vị Qua rút đợc nhận xét vấn đề cụ thể công tác công tác văn th nh: Việc ban hành văn bản, tổ chức quản lý giải văn bản, tổ chức công tác lập hồ sơ nộp hồ sơ vào lu trữ Những vấn đề chủ yếu: Nội dung báo cáo chuyên đề bao gồm phần sau: I Đặt vấn đề: - Mục đích lý làm chuyên đề lựa chọn chuyên đề - ý nghĩa chuyên đề - Những vấn ®Ị chđ u II Néi dung: - PhÇn lý ln - VËn dơng lý ln vµo thùc tÕ Hoµng BÝch Ngọc - HCVP - K17 Chuyên đề : Tìm hiểu thực tế công tác văn th quan đơn vị III Kết luận: - Tóm tắt phần ®· cã néi dung - ý kiÕn ®Ò xuÊt, kiến nghị Là học viên đợc quan cử đào toạ nghiệp vụ Trờng Trung học Lu trữ Nghiệp vụ văn phòng TW1 , qua thời gian học tập trờng, đợc nhà trờng thầy, cô giáo môn giảng dạy, giúp đỡ trang bị cho kiến thức kinh nghiệm, đà biết kết hợp lý thuyết với công việc thực tế quan công tác sau hoàn tất báo cáo chuyên đề việc làm cần thiết bổ ích Chỉ có qua thấy hết đợc kiến thức lực thực tế Quá trình thực hoàn chỉnh báo cáo chuyên đề này, kiến thức kinh nghiệm cha nhiều nên tránh khỏi thiếu sót Rất mong đợc thầy, cô giáo thông cảm dẫn cho để kịp thời bổ sung kiÕn thøc, rót kinh nghiƯm, hoµn thiƯn ngµy mét tốt công tác chuyên môn Xin cám ơn công lao dạy dỗ thầy cô, cám ơn quan tâm, giúp đỡ đồng chí cán lÃnh đạo quan, bạn bè đồng nghiệp đà tạo điều kiện cho hoàn thành báo cáo chuyên đề Tôi hứa cố gắng học tập để đạt kết cao nhất, hoàn thành tốt công tác chuyên môn đợc giao phó, với mong muốn đợc đền đáp lại quan tâm cấp lÃnh đạo công ơn dạy bảo thầy, cô giáo tin tởng bạn bè, đồng nghiệp Hoàng Bích Ngọc - HCVP - K17 Chuyên đề : Tìm hiểu thực tế công tác văn th quan đơn vị Phần nội dung I Những lý luận công tác lu công văn khai thác, sử dụng công văn lu quan phòng giáo dục - đào tạo quận đống đa - thành phố Hà Nội Khái nhiệm lu công văn gì? Khái niệm công văn lu hiểu văn quan làm văn để gửi Khi đó, số công văn phải đợc giữ lại hai - Một đợc lu lại phòng, ban làm văn để lập hồ sơ công việc - Một đợc lu văn th quan Bản lu văn th quan đợc gọi công văn lu Tóm lại, công văn, giấy tờ (gọi chung văn bản) quan gửi gọi văn Nguyên tắc chung việc tổ chức quản lý văn đi: T ất văn bản, giấy tờ quan gửi phải đăng ký làm thủ tục gửi văn th quan Việc tổ chức giải văn phải tuân theo quy định nhà nớc nh văn banr đến Cụ thể phải theo bớc sau đây: Bớc 1: Soát lại văn Kiểm phần thể thức văn đà quy định pháp luật hay cha Nếu phát sai sót báo với ngời có trách nhiệm sửa chữa, bổ sung Bớc 2: Vào sổ đăng ký văn - ghi sổ văn - Ghi ngày tháng văn Văn gửi ngày ghi ngày Ngày tháng đợc ghi phía đầu van để tiện việc vào sổ, việc xếp lu trữ tìm kiến văn - Đóng dấu: Văn đà có chữ ký hợp lệ đợc đóng dấu Dấu đóng phải rõ ràng, mẫu quy định, mặt dấu chờm lên phần (thờng 1/3 1/4) chữ ký - Vào sổ vản đi: cần đầy đủ, xác, gọn, rõ vào cột mục số điểm cần thiết văn nh: sổ, ký hiệu, ngày tháng, trích yếu nội dung, nơi gửi, nơi nhận, v.v Không Tên quanviết chủbằng quảnbút chì, không dập xoá Tên quan (đơn vị) viết tắt chức hoa thông dụng Năm: Mẫu sổ văn nh sau: Sổ đăng ký văn + Bìa: Từ số: Đến số: Từ ngày: Đến ngày: Qun sỉ: Hoµng BÝch Ngäc - HCVP - K17 Chuyên đề : Tìm hiểu thực tế công tác văn th quan đơn vị + Nội dung bên sổ nh sau: Sổ ký Ngày tháng hiệu văn năm văn Trích yếu nội dung văn Nơi nhận văn Đơn vị ngời nhận văn Ghi Tuỳ theo yêu cầu quan thêm cột Ngời ký văn bản, Đơn vị soạn thảo, Bớc 3: Chuyển văn Văn phải đợc chuyển ngày, chậm sáng ngày hôm sau ngày vò sổ đăng ký phát hành Phải vào sổ chuyển văn ngời nhận văn phải ký nhận vào sổ Sổ chuyển văn qua bu điện đến quan nh sau: Ngày tháng gửi văn Số ký hiệu văn Số lợng bì văn Nơi nhận văn Ký nhận đóng dấu Ghi Để tránh nhầm lẫn việc gửi văn bản, văn th vào noi mà quan thờng xuyên có quan hệ gửi văn đi, lấy bìa đóng thành mộ hai cặp có nhiều ngăn dùng để chia văn Khi phân chia hết văn vào ô cặp bìa, ô kèm phong bì, văn th cho văn vào bì viết bì Bì đựng văn nhiều loại khác song không vợt qua kích thớc bu điện quy định Giấy làm bì loại bền, dai, nhìn không rõ chữ văn bản, bị ớt không mủn Ngoài bì phải đề rõ tên quan gửi, tên địa quan nhận, số ký hiệu văn bản, số lợng văn (nếu có) Bớc 4: Sắp xếp quản lý văn lu - Sắp xếp: Nh đà đề cập đến trên, văn phải l hai bản: để lập hồ sơ theo dõi công việc đơn vị thừa hành (đơn vị làm văn bản), lu văn th để tra tìm, phục vụ cần thiết Đối với văn bản, giấy tờ, sổ sách sư dơng néi bé c¬ quan chÝnh c¬ quan ban hành goi chung văn nội bộ, là: định nhân Hoàng Bích Ngọc - HCVP - K17 Chuyên đề : Tìm hiểu thực tế công tác văn th quan đơn vị sự, thị, thông báo, giấy công tác, giấy giới thiệu, sổ văn loại phải có sổ đăng ký riêng Vì vậy, nhân viên văn th phải có trách nhiệm xếp lu văn phận văn th cách có khoa học, dễ tra tìm - Bảo quản phục vụ nghiên cứu, sử dụng: + Nhân viên văn th phải xếp tập lu văn theo năm nhiệm kỳ lên giá tủ có trách nhiệm bảo quản tập lu đến nộp vào lu trữ quan + Nhân viên văn th phải có trách nhiệm phục vụ nghiên cứu sử dụng tập lu văn lại chỗ có sổ theo dõi việc mợn tài liệu Công tác lập hồ sơ lu văn quan Để giúp cho cán bộ, nhân viên xếp văn có khoa học, thuận tiện cho việc nghiên cứu, đề xuất ý kiến giải công việc cần tài liệu tìm thấy ngay, quản lý chặt chẽ, giữ gìn bí mật công văn, giấy tờ, nâng cao hiệu suất công tác, chuẩn bị tốt cho việc lu trữ hồ sơ, tài liệu, đồn thời để tạo điều kiện cho lÃnh đạo quan quản lý toàn công việc quan, thiết phải tiến hành công tác lập hồ sơ Đây khâu quan trọng, khâu cuối công tác văn th, đồng thời, khâu then chốt công tác lu trữ Công tác lập hồ sơ: Trong hoạt động quan, tổ chức thông thờng phải lập loại hồ sơ sau đây: - Hồ sơ công việc - Các loại hồ sơ khác: hồ sơ nguyên tắc, hồ sơ nhân sự, hồ sơ trình ký Phơng pháp lập hồ sơ công việc: a Khái niệm hồ sơ công việc: Là tập văn bản, tài liệu liên quan với vấn đề, việc có đặc trng nh tên loại, tác giả hình thành trình giải công việc thuộc chức năng, nhiệm vụ quan, đơn vị b Cách lập hồ sơ công việc + Mở hồ sơ: - Mở hồ sơ việc cán đợc giao nhiệm vụ lập hồ sơ vào đầu năn ghi tiêu đề hồ sơ cần lập vào bìa hồ sơ vào danh mục hồ sơ quan Đối với quan đà có danh mục hồ sơ: vào đầu năm cán bộ, nhân viên vào danh mục hồ sơ trách nhiệm lập hồ sơ, hồ sơ chuẩn bị bìa hồ sơ, ghi số, ký hiệu tiêu đề hồ sơ vào bìa Hoàng Bích Ngọc - HCVP - K17 Chuyên đề : Tìm hiểu thực tế công tác văn th quan đơn vị - Trờng hợp quan cha có danh mục hồ sơ, cán bộ, nhân viên vào nhiệm vụ đợc giao, vào công việc phải giải thực tế vào tài liệu hình thành mà mở hồ sơ - Muốn lập đợc hồ sơ đầy đủ, hoàn chỉnh có chất lợng, cán nhân viên trình giải công việc cần phải trọng thu thập kịp thời văn bản, tài liệu đa vào hồ sơ + Phân loại văn bản, giấy tờ đa vào hồ sơ: Khi hồ sơ đà mở, có văn bản, giấy tờ ghì việc giải (hoặc đà giải xong) đa vào bìa đó, ý không để sót văn bản, giấy tờ, tìa liệu có liên quan khác (ảnh, băng ghi âm ) + Sắp xếp văn bản, giấy tờ hồ sơ: Văn bản, giấy tờ hồ sơ phải đợc xếp cách khoa học, hợp lý + Hồ sơ đợc xếp theo: - Thứ tự thời gian: ngày tháng sớm lên trớc, ngày tháng muộn xếp sau; - Theo trình tự giải vấn đề thực tiễn - Theo tác giả kết hợp với thời gian; - Theo vấn đề kết hợp với thời gian; - Theo vần chữ tên ngời địa phơng; - Theo thứ tự số văn bản: - Theo mức độ quan trọng văn bản; v.v + Kết thóc hå s¬: Hå s¬ cã thĨ kÕt thóc công việc liên quan đến hồ sơ đà kết thúc nh Hội nghị xong, kết thúc khoá học kết thúc năm hành Hết năm mà hồ sơ cha kết thúc đợc công việc cha giải xong phải để lại năm sau ghi vào danh mục hồ sơ năm sau Khi kết thúc hồ sơ cần phải: đánh giá tính đầy đủ, hoàn chỉnh văn bản, giấy tờ nh: Bổ sung văn thiếu; loại bỏ văn trùng, thừa, không cần thiết kèm theo hồ sơ; kiểm tra đánh giá hoàn chỉnh việc xếp văn bản, giấy tờ hồ sơ - Biên mục hồ sơ: Đây nội dung đặc biệt quan trọng công tác lập hồ sơ nhằm giới thiệu thành phần, nội dung yếu tố khác hồ sơ để tra cứu, khai thác đợc nhanh chóng, thuận lợi tạo điều kiện để bảo quản hồ sơ đợc tốt Việc biên mục hồ sơ đợc tiến hành xác đầyđủ đối với: + Trong hồ sơ: Mục văn Hồ sơ số: TËp sè: Hoµng BÝch Ngäc - HCVP - K17 Chuyên đề : Tìm hiểu thực tế công tác văn th quan đơn vị Số thứ tự văn Số ký hiệu văn Ngày tháng Trích yếu nội dung văn Tác giả văn Tờ số Ghi * ViÕt tê kÕt thóc Néi dung cđa tê kÕt thóc theo mÉu sau: Tê kÕt thóc Hå s¬ sè: TËp sè: Hå s¬ gồm: tờ, đợc đánh số từ: đến: tờ mục lục văn bản, tờ kết thúc Đặc điểm: Ngày tháng năm Ngời lập (Viết rõ họ tên ký tên) + Bìa hồ sơ: * Soát lại phần đà viết giai đoạn mở hồ sơ * Hoàn chỉnh việc ghi yếu tố khác sau đà thực giai đoạn cần thiết - Đóng quyển: Hồ sơ sau đà biên mục xong cần đóng để cố định thứ tự xếp tài liệu hồ sơ, giữ chio chúng khỏi bị mát, bảo đảm thuận tiện cho việc nộp lu, khai thác hồ sơ Lập hồ sơ khác Trong thực tiễn hoạt động quan, tổ chức, việc lập hồ sơ công việc phải thờng xuyên lập hồ sơ khác nh: hồ sơ nguyên tắc, hồ sơ nhân sự, phải thờng xuyên lập hồ sơ khác nh: hồ sơ nguyên tắc, hồ sơ nhân sự, hồ sơ trình duyệt a Khái niện hồ sơ nguyên tắc: tập văn quản lý nhà nớc (chủ yếu văn quy phạm pháp luật) mặt công tác nghiệp vụ định dùng để làm tra cứu, pháp lý giải công việc hàng ngày b Khái niệm hồ sơ nhân sự: tập văn bản, tài liệu phản ánh trình trởng thành công tác cán công chức quan Đó chứng lịch sử pháp lý để thủ trởng quan nghiên cứu sử dụng cán bộ, nhân viên, cần phải bao gồm: + Bản lý lịch tự thuật cán bộ, công chức + Các quyế định tuyển dụng, thuyên chuỷen, đề bạt, khen thởng kỷ luật + Các kiểm điểm, nhận xét cán bộ, công chức hàng năm Hoàng Bích Ngọc - HCVP - K17 Chuyên đề : Tìm hiểu thực tế công tác văn th quan đơn vị + Các đơn th thân cán bộ, công chức đề nghị với quan + Các đơn th kiến nghị, khiếu nại, tố cáo, xác minh, điều tra vấn đề bộ, công chức đó; + Các loại giấy tờ khác liên quan đến cán bộ, công chức đ Hồ sơ nhân đợc bảo quản túi theo mẫu thống Bộ nội vụ quy định c Khái niệm hồ sơ trình duyệt: Là tập văn dự thảo văn có liên quan dùng để trình lÃnh đạo nghiên cứu, xem xét duyệt, phê chuẩn Hồ sơ thờng có hai phần: + Phần i: Những văn nguyên tắc làm sở hco việc dự thảo văn cần duyệt; + Phần II: Dự thảo văn trình duyệt văn có liên quan (bản thuyết minh, phục lục ) Có thể tóm tắt trình tự lập hồ sơ để lu văn nộp lu hồ sơ nh sau: Hoàng Bích Ngọc - HCVP - K17 Chuyên đề : Tìm hiểu thực tế công tác văn th quan đơn vị II thực tế công tác lu công văn khai thác, sử dụng công văn lu quan phòng giáo dục - đào tạo quận Đống Đa Thành phố Hà Nội Cơ quan chúng em Phòng Giáo dục - Đào tạo Hà Nội quận Đống Đa, thành phố Hà Nội, đơn vị trực thuộc Uỷ ban nhân dân Đống Đa, thành phố Hà Nội, công tác chuyên môn dới đạo trực tiếp Sở Giáo dục - Đào tạo Hà Nội Do chức nhiệm vụ Phòng Giáo dục Đào tạo quận giúp cho Uỷ ban nhân dân quận quản lý nhà nớc Giáo dục Đào tạo bậc giáo dục tiểu học, Trung học sở giáo dục mầm non thuộc phạm vị quận So với năm trớc đây, công tác văn th đa đợc quan tâm thích đáng gặp nhiệu khó khăn vớng mắc phần chiến tranh sau lần cải cách giáo dục, phần chủ quan thân cha đợc đào tạo nghiệp vụ phần khách quan đem lại nh đồng chí lÃnh đạo cha coi trọng quan tâm đến công tác văn th Gần đợc đạo quan tâm cấp lÃnh đao quan công tác văn th đà có tiến rõ rệt Đó là: - Văn ban hành đợc trọng thể thức chức nhiệm vụ phòng tỉ bé phËn - Thùc hiƯn tỉ chøc qu¶n lý giải văn - Việc tổ chức lập hồ sơ nộp hồ sơ vào lu trữ đợc thực theo quy định Các văn bản, giấy tờ đợc đạo tập trung theo hớng dẫn chuyên môn cục lu trữ nhà nớc, thể chỗ tài liệu đợc qui (văn th) không bị phân tán cán nhân viên phận mà theo quy định định kỳ đà đợc lựa chọn, nộp lu vào phận lu trữ để có điều kiện tập trung quản lý theo quy định nhà nớc nhằm phục vụ khai thác, sử dụng công văn lu quan Mặt khác, Phòng dới quản lý trực tiếp tổ chức, nhân Uỷ ban nhân dân quận Đống Đa, nhng mặt công tác chuyên môn lại quản lý đạo Sở Giáo dục đào tạo Hà Nội, nguồn văn tài liệu nhận ®ỵc qua ®êng bu ®iƯn, qua Fax, qua chun tay họp Hội nghị hàng ngày nhiều Bộ phận văn th đà cố gắng thu nhận, vào sổ đăng ký, photocopy Fax, phân loại trình lÃnh đạo xem xét cho ý kiến giải Trong số tài liệu bao gồm nhiều loại: - Từ cấp gửi xuống: có văn bản, định, thông báo, Thông t, Chỉ thị, Kế hoạch, tài liệu nghiệp vụ chuyên môn, Lịch hoạt động hàng tháng, quý, năm, văn kiện, Nghị Đảng, §oµn… (phơ lơc sè 1) (phơ lơc sè 1) - Từ quan nh từ phận công tác Phòng, từ Tr- Hoàng Bích Ngọc - HCVP - K17 Chuyên đề : Tìm hiểu thực tế công tác văn th quan đơn vị ờng quận, (phụ lục số 1) có Tờ trình, Báo cáo, Đề nghị, Kế hoạch, công văn gửi nơi (phụ lục số 1) (Phơ lơc sè 2) - Cịng nhiỊu lµ tài liệu chuyên môn từ quan cấp trên, phận chuyên môn nơi khác gửi trực tiếp đến cho Phòng, phận Phòng mà không qua phận văn th; (Phụ lục số 3) - Các giấy tờ lu hành nội quan v.v Tất các loại tài liệu kể đợc tập trung phận văn th, đợc phân loại sau xin ý kiến giải lÃnh đạo trực tiếp (Trởng phòng), vào sổ gốc văn chính, cần phải chuyển cho phận Phòng cho Trờng quận theo ý kiến đạo Photocopy thêm khác Trong trờng hợp nh văn th Phòng giữ lại gốc chuyển Nói chung tất văn đến phận văn th đà giữ lại gốc, đợc đánh số bảo quản tủ hồ sơ văn th quan Rất tiếc quan cha đợc phép có phận lu trữ riêng biệt nên công việc cán văn th kiêm lu trữ Theo nguyên tắc chung văn quan làm phải lu (một lu quan lu nơi soạn thảo) Số lợng lu văn th phòng năm tơng đối không nhiều xếp bảo quản lập thành công văn lu chung lu th quan em nh nơi soạn thảo (các phòng, phận) có đầy đủ thành phần đảm bảo giá trị pháp lý Căn vào tình hình thực tế phòng Giáo dục Đào tạo việc xếp lu đợc xếp theo thời gian Sắp xếp theo cách tất loại văn bản, giấy tờ đợc xếp theo tháng, quí VD Tập văn lu Phòng Giáo dục Đào tạo tháng 05 năm 2003 Sau phân chia thành tập lu văn đợc xếp theo thø tù thêi gian (phơ lơc sè ) S¾p xếp xong làm tờ thống kê tập lu tập lu đợc xếp vào cặp cho vào t Để giúp cho việc lu văn giải công việc thuận lợi đồng thời tạo điều kiện cho lÃnh đạo phòng quản lý đợc toàn công việc Phòng Giáo dục Đào tạo tất cán nhân viên tổ phận điều lập hồ sơ Do quan cha có danh mục hồ sơ cán nhân viên phụ trách phận tổ (tổ phổ thông, tổ mần non) vào nhiệm vụ đợc giao, vào chuyên môn thực tế công việc hồ sơ đợc lập hoàn chỉnh có chất lợng Các tài liệu hồ sơ đợc phân loại xếp cách khoa học hợp lý phù hợp với chức nhiệm vụ văn giấy tờ Hoàng Bích Ngọc - HCVP - K17 1 Chuyên đề : Tìm hiểu thực tế công tác văn th quan đơn vị Hồ sơ đợc kết thúc công việc liên quan đến hồ sơ đà kết thúc nh: Thành lập hội đồng tuyển sinh năm 2002 -2003 Tất hồ sơ kết thúc đợc đánh giá đầy đủ hoàn chỉnh văn bản, văn bản, văn thiếu đợc bổ sung Cuối hồ sơ đợc biên mục để cố định thứ tự tài liệu, giữ cho chúng khỏi mát bảo đảm cho việc nộp lu khai thác sử dụng phòng Tất lu đợc quản lý chặt chẽ để tránh mát thất lạc phục vụ nghiên cứu sử dụng cán nhân viên quan cán quan khác Mặc dù công tác văn th - lu trữ đóng vai trò quan trọng hoạt động quan, nhng thực tế đợc vài năm trở lại đây, công tác văn th - lu trữ đợc quan tâm, việc trang bị lại thiết bị công nghệ mới, đại, đợc cấp lÃnh trọng ®Õn viƯc cho c¸cn bé ®i häc tËp nghiƯp vơ chuyên môn trờng Trung học, Đại học, dự lớp tập hấun, bồi dỡng Chính mà ngày đội ngũ ngời làm công tác văn th - lu trữ nói chung quan em nói riêng đà ngày cang làm đợc nâng cao lý luận nghiệp vụ kinh nghiệm công tác, đặc biệt đà sử dụng đợc trang thiết bị đại ứng dụng tiến công nghệ thông tin, viễn thông vào công việc hàng ngày Chính mà chất lợng công tác ngày đợc nâng cao Tuy vậy, số mặt cần phải quán triệt Cụ thể: - Để công tác văn th nói riêng văn th - lu trữ nói chung phát triển đồng lu văn bản, lập hồ sơ lu trữ quan đợc thực chặt chẽ, đặn, Thủ tớng quan, cán phụ trách hành - văn th cần phải đạo chặt chẽ, nghiêm túc thờng xuyên đôn đốc làm tốt công tác lu văn bản, lậ hồ sơ quan cán nhân viên Thí dụ nh: + Cuối năm công tác hết năm học, phải đôn đốc việc đơn vị thực lập danh mục hồ sơ, nhắc nhở phải kết thúc hồ sơ cũ Đầu năm đôn đóc việc mở hồ sơ mới, nộp lu hồ sơ đà giải xong đà hết hạn lu giữ đơn vị vào lu trữ quan + Quá trình đạo thực Thủ tớng phát việc đột xuất nên kịp thời giao cho cán lập bổ sung vào danh mục hồ sơ Nếu có thay đổi mặt nhân phải bố trí ngời có chuyên môn nghiệp vụ + Hàng năm, kịp thời tổng kết rút kinh nghiệm để tổ chức việc lu văn bản, lập hồ sơ quan đơn vị đợc tốt + Tất ngời cần phải hiểu rõ tầm quan trọng công tác lu văn có tài liệu để sử dụng cần thiết Hoàng Bích Ngọc - HCVP - K17 Chuyên đề : Tìm hiểu thực tế công tác văn th quan đơn vị Hoàng Bích Ngọc - HCVP - K17 Chuyên đề : Tìm hiểu thực tế công tác văn th quan đơn vị Kết luận Nhận xét chung Công tác lu văn khai thác, sử dụng văn lu Phòng Giáo dục Đào tạo quận Đống Đa, thành phố Hà Nội đà đợc thực ngày khoa học nề nếp Mọi ngời có liên quan đà nhận thức đợc công tác lu văn bản, lập hồ sơ nộp hồ sơ vào lu trữ để khai thác, sử dụng việc vô quan trọng, quan, đơn vị hay tổ chức hoạt động xà hội phải coi trọng quan tâm Đây khâu quan trọng góp phần không nhỏ vào việc hoàn thành nhiệm vụ trị quan va bảo liệu, giữ gìn bí mật Đảng Nhà nớc Do có tầm quan trọng nh nên mang nhiỊu ý nghÜa rÊt quan träng: - VỊ mỈt nội dung, văn đảm boả cho trật tự quản lý Nhà nớc, văn phơng tiện chứa đựng, truyền đạt phổ biến thông tin mang tính pháp lý - Đảm boả giữ gìn lại để chứng minh cho hoạt động quan có hợp lý hay không hợp pháp - Đảm bảo giữ gìn hồ sơ, tài liệu, chứn cụ thể cho hệ sau Để thực tốt công tá phải tién hành thờng xuyên theo quy định chung công tác chuyên môn Việc ban hành, giải quản lý văn cần phải thực theo điều lệ công văn, giấy tờ công tác lu trữ, ban hành kèm theo Nghị định 142/CP ngày 28-9-1963 số văn hớng dẫn chuyên môn khác cuả Cục lu trữ Nhà nớc Một số ý kiến đề xuất, kiến nghị Với mục đích để làm tốt hơngân hàngữa công tác văn th nói riêng công tác văn th - lu trữ nói chung, xuất phát từ yêu thích công việc em xin mạnh dạn có số ý kiến đề xuất nh sau: Về phía quan: - Nên xin thêm tiêu biên chế để tách biệt công tác Hành văn th công tác lu trữ riêng biệt Chỉ có nh có điều kiện bảo vệ đợc tài liệu lu trữ - Nên mua sắm trang thiết bị đại công nghệ thông ti nh: m¸y tÝnh, m¸y in, m¸y Photocopy, m¸y Fax, Scanner, để có điều kiện khai thác đợc hết tài liệu - Thờng cho cho cán chuyên trách công tác văn th, lu trữ học tập nâng cao nghiệp vụ, tham quan học tập Trung tâm lu trữ khác Về phía nhà trờng: Hoàng Bích Ngọc - HCVP - K17 Chuyên đề : Tìm hiểu thực tế công tác văn th quan đơn vị - Nên thay đổi lại thời gian cho môn thích hợp Ví dụ với môn mà hàng ngày phải làm việc nhiều nh Nghiệp vụ Tih học văn phòng nên tăng thêm - Kết hợp học lý thuyết với công tác thực tế nhiều giải đợc nhiều vấn đề thực tế - Giới thiệu công nghệ công tác chuyên môn Trong khuôn khổ quy định chuyên đề, ý tởng toi muốn nêu bật đợc tầm quan trọng công tác lu văn bản, lập hồ sơ, nộp hồ sơ vào lu trữ quan để khai thác, sử dụng đợc tốt thông tin tài liệu muốn đề xuất số suy nghĩ mình lĩnh vực công tác văn th - lu trữ, nhắc lại trách nhiệm Thủ tớng nhân viên văn th - lu trữ Bằng kiến thức đà đợc học tập trờng từ công việc thực tế hàng ngày quan, thông qua chuyên đề: Tìm hiểu việc lu công văn, khai thác sử dụng công văn lu Phòng Giáo dục - Đào tạo quận đống Đa, thành phố Hà Nội, mong muãn cã sù tham gia ®ãng gãp ý kiÕn vào việc cải tiến đổi hoạt động công tác văn th - lu trữ tình hình mới, nhằm đáp ứng cách cao yêu cầu công tá Tuy nhiên, chuyên đề em thực thời giah học tập trờng công tác quan nên nhiều hạn chế Là cán làm công tác văn phòng quan , vừa học, vừa làm nên thời gian nghiên cứu tham khảo tài liệu ít, cha phong phú hạn chế không tránh khỏi chuyên đề Bởi mong đợc thông cảm, quan tâm giúp đỡ thầy, cô giáo nhà trờng để khắc phục khiếm khuyế, thiếu sót Về phần mình, em cố gắng học tập để sau kết thúc khoá học, em làm tốt công việc chuyên môn mình, hoàn thành tốt đẹp nhiệm vụ đợc phân công Lập danh mục hồ sơ Quy hồ sơcông ngời lập Xác hồ sơ định thời gian bảo quản Đặt loại tiêu đề hồ sơ định ký hiệuPhân Xác định loạiXây danhdựng mục đề cơng phân Lập hồ sơ Mở hồ sơ Theo thời gian Hoàng Bích Ngọc - HCVP - K17 Theo trình tự qvđ Nhập văn vào hồ sơ Tác giả kết hợp tg