Phần mở đầu
Lý do chọn đề tài
Thủ tục hành chính và thời gian giải quyết là yếu tố then chốt trong cải cách nền hành chính quốc gia Sau 15 năm đổi mới, nền hành chính Nhà nước đã có nhiều biến đổi tích cực, trở nên gọn nhẹ và hiệu quả hơn Tuy nhiên, vẫn tồn tại nhiều vấn đề như sự chồng chéo trong hoạt động của các cơ quan hành chính, tình trạng quan liêu và xa rời nhân dân Những thực trạng này gây khó khăn cho người dân trong việc thực hiện quyền và nghĩa vụ của mình, với một trong những nguyên nhân chính là những bất cập trong việc giải quyết thủ tục hành chính Điều này nhấn mạnh tầm quan trọng của việc đơn giản hóa thủ tục hành chính theo mô hình "một cửa" Nhận thức được điều này, trong thời gian thực tập tại Xí nghiệp quản lý và phát triển nhà số 4, tôi đã chọn đề tài "Tìm hiểu về cải cách thủ tục hành chính trong lĩnh vực tiếp nhận hồ sơ nhà đất theo mô hình 1 cửa" cho báo cáo thực tập của mình Mặc dù đã nỗ lực nghiên cứu và thu thập tài liệu, tôi vẫn không tránh khỏi những thiếu sót và rất mong nhận được sự góp ý từ các thầy cô giáo để hoàn thiện báo cáo.
Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của xí nghiệp
Căn cứ theo nghị định số 86/2003/NĐ-CP ban hành ngày 18 tháng 7 năm 2003, Chính phủ quy định rõ về chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Bộ Tài nguyên và Môi trường, nhằm đảm bảo quản lý hiệu quả tài nguyên đất đai và bảo vệ môi trường.
Căn cứ Điều 19 Nghị định số 86/2002/NĐ - CP ngày
Ngày 15 tháng 11 năm 2002, Chính phủ ban hành quy định về chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Bộ và các cơ quan ngang Bộ Ngoài ra, Quyết định số 87/2003/QĐ-TNMT & NĐ ngày 04/9/2003 của Bộ trưởng Bộ Tài nguyên và Môi trường cũng quy định rõ về chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và tổ chức bộ máy của Bộ này.
Xí nghiệp quản lý và phát triển nhà số 4.
2 Vị trí, chức năng của xí nghiệp
Xí nghiệp thuộc Công ty quản lý và phát triển nhà Hà Nội, có nhiệm vụ quản lý Nhà nước trong lĩnh vực chuyên ngành, hoạt động trên địa bàn 2 quận và 1 huyện.
- Xí nghiệp có t cách pháp nhân, có con dấu riêng, có kinh phí hoạt động, đợc mở tại khoản theo quy định của pháp luËt.
- Trụ sở của xí nghiệp quản lý và phát triển nhà số 4 tại
3 Nhiệm vụ và quyền hạn của xí nghiệp.
Xí nghiệp được giao nhiệm vụ quản lý nhà nước chuyên ngành theo phạm vi quản lý của công ty.
3.1 Trình và dự thảo văn bản quy phạm pháp luật thuộc phạm vi quản lý chuyên ngành của xí nghiệp.
3.2 Trình công ty chiến l ợc, quy hoạch, chính sách, kế hoạch năm năm và hàng năm, ch ơng trình, dự án, đề án thuộc phạm vi quản lý chuyên ngành của xí nghiệp theo sự phân công của công ty.
3.3 Ban hành văn bản về nghiệp vụ quản lý h ớng dẫn về chuyên môn, nghiệp vụ thuộc chuyên ngành theo phân cấp của công ty.
3.4 Tổ chức chỉ đạo, h ớng dẫn, kiểm tra và chịu trách nhiệm thực hiện các văn bản quy phạm pháp luật, quy hoạch, kế hoạch, chơng trình, dự án, quy trình quy phạm định mức kinh tế kỹ thuật chuyên ngành đã đ ợc phê duyệt tuyên truyền, phổ biến, giáo dục chính sách, pháp luật về chuyên ngành quản lý của xí nghiệp.
3.5 Về quản lý chuyên ngành tiếp nhận quản lý hồ sơ nhà đất.
* Về quản lý hồ sơ.
- Quản lý nhà nớc về quản lý hồ sơ theo quy định của pháp luật.
Tổ chức điều tra và thống kê về quản lý hồ sơ đóng vai trò quan trọng trong việc thu thập, bảo tồn và sử dụng hiệu quả tài liệu Quy trình, quy phạm và kỹ thuật liên quan đến quản lý hồ sơ cần được xác định rõ ràng để đảm bảo tính chính xác và minh bạch trong công tác lưu trữ Việc áp dụng các phương pháp quản lý hồ sơ hiện đại sẽ góp phần nâng cao hiệu quả sử dụng tài liệu và bảo vệ thông tin quan trọng.
- Quản lý hồ sơ và các hoạt động kiểm định, kiểm nghiệm chất lợng; khảo nghiệm và đề xuất công nhận; bình tuyển, công nhận.
- Trình Bộ trởng ban hành các danh mục quản lý theo quy định của pháp luật,.
- Quản lý hệ thống chọn, tạo, dựng hồ sơ.
- Xây dựng và quản lý cơ sở dữ liệu hồ sơ.
- Thống nhất quản lý một cơ sở
Thống nhất và quản lý quy hoạch đất đai, bảo vệ và nâng cao chất lượng đất, đồng thời tham gia vào việc thẩm định quy hoạch và kế hoạch sử dụng đất, cũng như chuyển đổi mục đích sử dụng đất nông nghiệp là những nhiệm vụ quan trọng cần thực hiện.
- Thống nhất quản lý chất l ợng , quản lý việc đăng ký cấp sổ sở hữu và quyền sử dụng đất.
- Trình công ty ban hành các danh mục về quản lý hồ sơ sử dụng trong xí nghiệp theo quy định của pháp luật.
- Thống nhất quản lý công tác bảo vệ hồ sơ.
3.6 Chỉ đạo công tác quản lý hồ sơ.
3.6.1 Xây dựng kế hoạch và chỉ đạo kế hoạch của xí nghiệp hàng năm.
3.6.2 Thẩm định các dự án đầu t theo quy hoạch, tham gia quản lý về bảo quản, đề xuất biện pháp khắc phục thiên tai.
3.6.3 Tham gia chỉ đạo công tác quản lý dự án.
3.6.4 Tổng kết, đánh giá tình hình quản lý dự án.
3.6.5 Thống kê, báo cáo cơ sở dữ liệu về quản lý hồ sơ dự án.
3.6.6 Thẩm định và quản lý việc thực hiện các dự án điều tra cơ bản về hồ sơ theo quy hoạch.
3.6.7 Quản lý, theo dõi dự trữ hồ sơ.
3.7 Về khoa học công nghệ.
3.7.1 Xây dựng trình công ty ch ơng trình, kế hoạch, đề
6 học, ứng dụng tiến bộ kỹ thuật, công nghệ về phạm vi quản lý chuyên ngành của xí nghiệp quản lý và phát triển nhà số 4.
3.7.2 Thống nhất quản lý hồ sơ theo quy định của pháp luËt;
3.7.3 Trình công ty ban hành tiêu chuẩn chất l ợng 3.7.4 Tổ chức thu thập và quản lý thông tin khoa học công nghệ.
3.8 Tham gia đào tạo, bồi d ỡng chuyên môn nghiệp vụ chuyên ngành quản lý.
3.9 Về xúc tiến đổi mới công tác quản lý hồ sơ.
3.9.1 Tham gia xây dựng dự báo định h ớng phát triển nhà đô thị mới.
3.9.2 Tham gia xây dựng cơ chế, chính sách phát triển thị trờng.
3.9.3 Tổ chức tham gia các hội thảo chuyên ngành quản lý nhà.
3.10 Xây dựng chơng trình, dự án theo phân cấp quản lý của công ty.
3.11 Quản lý chỉ đạo một số đơn vị sự nghiệp của công ty.
3.12 Tham gia quản lý hoạt động của các hội, tổ chức phi chính phủ trong lĩnh vực quản lý theo phân công của công ty.
3.13 Thanh tra, kiểm tra, giải quyết khiếu nại, tố cáo; chống tham nhũng, tiêu cực và xử lý các vi phạm về lĩnh vực quản lý hồ sơ.
3.14 Xây dựng và thực hiện ch ơng trình cải cách hành chính của xí nghiệp theo mục tiêu và nội dung ch ơng trình cải cách hành chính của công ty.
3.15 Thực hiện nhiệm vụ và quản lý văn phòng
3.16 Quản lý tổ chức, bộ máy, biên chế của xí nghiệp theo quy định, thực hiện chế độ tiền l ơng và các chế độ chính sách đãi ngộ, khen th ởng, kỷ luật đối với công chức,viên chức phạm vi quản lý của xí nghiệp.
3.17 Quản lý tài chính, tài sản và các nguồn lực khác đợc giao, tổ chức thực hiện ngân sách đ ợc phân bổ theo quy định.
3.18 Thực hiện nhiệm vụ đợc công ty giao.
4 Tổ chức bộ máy của xí nghiệp.
4.1 Lãnh đạo xí nghiệp: Lãnh đạo xí nghiệp có giám đốc xí nghiệp và các phó giám đốc xí nghiệp do giám đốc xí nghiệp bổ nhiệm theo quy định.
Giám đốc xí nghiệp chịu trách nhiệm điều hành và quản lý hoạt động của xí nghiệp, phải báo cáo với giám đốc công ty và tuân thủ pháp luật Phó giám đốc hỗ trợ giám đốc trong công việc và cũng phải chịu trách nhiệm về việc thực hiện nhiệm vụ được phân công Số lượng phó giám đốc không được vượt quá ba người, nếu cần thêm, phải có báo cáo với giám đốc công ty.
4.2 Bộ máy quản lý của xí nghiệp.
4.2.1 Phòng Tổ chức hành chính
4.2.6 Phòng ban tổ chức quản lý ph ờng
Các đơn vị trực thuộc đ ợc giao, thành lập hoạt động theo quyết định của giám đốc công ty.
Giám đốc xí nghiệp có trách nhiệm quy định chức năng và nhiệm vụ cho các phòng ban, bộ phận trong xí nghiệp Đồng thời, ông cũng xây dựng quy chế làm việc và trình công ty phê duyệt trước khi tổ chức thực hiện.
Giám đốc xí nghiệp đóng vai trò quan trọng trong cấu trúc của công ty, chịu trách nhiệm quản lý chuyên ngành và giám sát hồ sơ theo quy định pháp luật.
Lý luận chung về cải cách thủ tục hành chính
Khái quát về thủ tục hành chính
Hiện tại, trong các văn bản quy phạm pháp luật của Nhà nước, vẫn chưa có khái niệm chính thức về thủ tục hành chính (TTHC) Trong lĩnh vực khoa học pháp lý, cũng chưa tồn tại một quan điểm thống nhất về TTHC Tuy nhiên, qua việc nghiên cứu và so sánh các quan điểm, có thể nhận thấy rằng khái niệm về TTHC được đưa ra trong từ điển bách khoa là phù hợp và có tính chất cụ thể.
TTHC là quy trình thực hiện quyền hạn của bộ máy nhà nước, bao gồm cả thời gian và không gian, nhằm giải quyết công việc của cơ quan hành chính nhà nước trong mối quan hệ với các tổ chức và công dân.
2 ý nghĩa của thủ tục hành chính.
- Thủ tục hành chính là ph ơng tiện đã đa ra các quy phạm nội dung của luật pháp vào cuộc sống.
- Bảo đảm cho việc thi hành các quyết định hành chính đợc thống nhất.
Khi được xây dựng và áp dụng hợp lý, hệ thống sẽ giảm thiểu phiền hà, giúp giải quyết công việc nhanh chóng và chính xác, đồng thời góp phần chống lại tội phạm tham nhũng, sách nhiễu và cửa quyền.
Tạo ra khả năng bền vững cho các mối quan hệ trong quản lý giúp nhà nước thực sự trở thành của dân, do dân và vì dân.
Vì sao phải cải cách hành chính
1.Vì sao phải cải cách hành chính: vì:
Nhiều văn bản được ban hành, nhưng trong số đó có không ít văn bản kém chất lượng và tính khả thi thấp Mặc dù nhiều quy định đã được nêu rõ trong các văn bản, nhưng việc thực thi vẫn còn gặp nhiều hạn chế.
- Cải cách TTHC còn nặng nề về giải pháp tính thể, thiếu một cách nhìn tổng thể và mang tính hệ thống (1 cửa - 1dấu đang thử nghiệm).
- Cải cách TTHC vẫn còn mang tính thử nghiệm là chính, kể cả mô hình "1 cửa" mà một số địa ph ơng đang thực hiện.
Chất lượng dịch vụ công do nhà nước cung cấp vẫn còn hạn chế, mặc dù một số lĩnh vực cải cách thủ tục hành chính đang diễn ra tích cực Tuy nhiên, nhiều lĩnh vực khác như hộ khẩu và xuất cảnh vẫn tiến triển chậm.
- Trình độ nghiệp vụ của cán bộ, công chức tham gia giải quyết các TTHC còn yếu.
Việc công khai hóa thủ tục hành chính chưa được chú trọng đúng mức, do nhiều vấn đề thực tiễn trong giai đoạn đầu cải cách nền hành chính nhà nước chưa thể giải quyết ngay Do đó, Nghị quyết 38/CP vẫn chưa đề ra đầy đủ các lĩnh vực cần cải cách.
Để đạt được hiệu quả cao trong cải cách thủ tục hành chính (TTHC), chúng ta cần tập trung mạnh mẽ vào bốn vấn đề trọng yếu.
- Cải cách về thể chế
- Cải cách thủ tục trong việc giải quyết công việc của công dân và tổ chức.
- Cải cách về bộ máy
- Cải cách về đội ngũ cán bộ, công chức.
2 Những thuận lợi và khó khăn của cải cách TTHC trong giai đoạn tới. a Thuận lợi:
Cải cách thủ tục hành chính (TTHC) đã được xác định là khâu đột phá đầu tiên của nền hành chính Nghị định 38/CP của Chính phủ đã quy định cụ thể về việc này, yêu cầu mọi cấp, mọi ngành phải chú trọng thực hiện Những bước đầu trong cải cách TTHC đã tạo cơ sở cho việc thí điểm tại một số địa phương và đã đạt được những kết quả khả quan.
Một số cơ quan hành chính nhà nước vẫn chú trọng cải cách thủ tục hành chính (TTHC), nhưng vẫn gây khó khăn cho người dân trong quá trình giải quyết công việc Tình trạng lu giấy tờ và cửa quyền vẫn tồn tại phổ biến, trong khi chế độ công vụ cho cán bộ công chức chưa được quy định rõ ràng Nhiều cơ quan tự ban hành thủ tục mà không có thẩm quyền, dẫn đến sự chồng chéo trong các thủ tục hành chính.
Những đặc điểm, nguyên tắc, yêu cầu của TTHC
1 Thủ tục hành chính có những đặc điểm sau:
- TTHC do pháp luật quy định, đ ợc thực hiện bởi nhiều cơ quan và công chức nhà n ớc.
Tùy thuộc vào tính chất công việc và yêu cầu quản lý, thủ tục hành chính (TTHC) có thể đơn giản với ít bước và cấp độ, hoặc phức tạp với nhiều bước và yêu cầu nhiều loại giấy tờ Việc xác minh kỹ lưỡng là cần thiết để đảm bảo công việc được giải quyết một cách chính xác.
- TTHC do các cơ quan có thẩm quyền đ a ra nên lệ thuộc khá nhiều vào nhận thức chủ quan của những cơ quan xây dựng thủ tục.
TTHC chỉ có thể phát huy hiệu quả khi được hỗ trợ bởi một bộ máy tổ chức khoa học, một chế độ công vụ hợp lý và một đội ngũ cán bộ công chức tận tâm, có chuyên môn vững vàng.
2 Nguyên tắc của việc xây dựng và thực hiện thủ tục hành chính.
Để đảm bảo hiệu quả trong quản lý nhà nước, cần thực hiện đúng pháp luật và tăng cường pháp chế Chỉ các cơ quan hành chính nhà nước có thẩm quyền mới được ban hành thủ tục hành chính (TTHC), và tất cả các thủ tục phải tuân thủ quy định của pháp luật Điều này yêu cầu các cơ quan và cá nhân khi ban hành thủ tục phải chịu trách nhiệm trước pháp luật về thẩm quyền và tính hợp pháp của thủ tục đó.
Thủ tục hành chính (TTHC) cần phải phù hợp với thực tế và nhu cầu phát triển kinh tế - xã hội của đất nước Việc xây dựng các TTHC phải dựa trên sự nhận thức đầy đủ về yêu cầu của sự phát triển này Trong bối cảnh mới, cần kịp thời thay đổi và bãi bỏ những thủ tục đã lỗi thời để tạo điều kiện thuận lợi cho sự phát triển của nền kinh tế thị trường.
Thủ tục hành chính cần được đơn giản hóa để phản ánh đúng nguyện vọng của nhân dân, phù hợp với bản chất của nhà nước ta là của dân, do dân, vì dân Việc loại bỏ những thủ tục rườm rà không chỉ giúp cán bộ và nhân dân dễ hiểu và thực hiện hơn, mà còn giảm thiểu tình trạng quan liêu, cửa quyền Thủ tục đơn giản hóa sẽ tiết kiệm thời gian và chi phí, đồng thời hạn chế việc lạm dụng chức quyền Cần có sự giải thích rõ ràng về nội dung và phạm vi áp dụng của thủ tục để đảm bảo tính khả thi và thực tiễn, tránh tình trạng khó khăn trong việc thực thi do thiếu hiểu biết hoặc yêu cầu không phù hợp.
Hệ thống thủ tục hành chính (TTHC) cần phải có tính hệ thống chặt chẽ, đảm bảo không có sự mâu thuẫn giữa các lĩnh vực và các lĩnh vực liên quan Nếu xảy ra mâu thuẫn, điều này có thể dẫn đến sự hỗn loạn không kiểm soát và sự tùy tiện trong quá trình giải quyết công việc.
Nh vậy các nguyên tắc trên có một quan hệ chặt chẽ với nhau trong từng trờng hợp cụ thể khi vận dụng chúng để xây
1 2 dựng TTHC cần tính đến các yêu cầu thực tế để nhấn mạnh một nguyên tắc nào đó nhằm tạo đ ợc nhiều thủ tục hữu hiệu.
3 Yêu cầu của cải cách TTHC.
- Đảm bảo tính thống nhất của hệ thống.
- Đảm bảo sự chặt chẽ của hệ thống TTHC
- Đảm bảo tính hợp lý của TTHC
- Đảm bảo tính khoa học của quy trình thực hiện các TTHC đã ban hành.
- Đảm bảo tính rõ ràng
- DÔ hiÓu, dÔ tiÕp cËn
- Các thủ tục ban hành phải có tính khả thi cao
- Đảm bảo tính ổn định của quy trình TTHC.
Tình hình thực hiện cải cách hành chính trong lĩnh vực sản xuất, nhập khẩu phân bón ở Cục trồng trọt
Những kết quả đạt đợc
1 §¨ng ký. a Đang thực hiện
- Tài liệu về nguồn gốc, xuất xứ, Đối với hồ sơ quản lý: H ớng dẫn cho dân làm theo quy định hiện hành.
- Bản sao có công chứng và đăng ký
Thời gian tiếp nhận, xử lý và trả kết quả hồ sơ không quá 7 ngày làm việc kể từ ngày nhận hồ sơ hợp lệ Đối với hồ sơ cần sửa đổi, các bước thực hiện sẽ được thông báo rõ ràng.
- Đơn đăng ký (theo mẫu);
- Tài liệu về thành phần, h ớng dẫn sử dụng.
- Bản sao công chức giấy chứng nhận các loại chỉ trình một lần. b.2 Đối với hồ sơ gồm:
- Đơn đăng ký (theo mẫu).
- Tóm tắt quy trình của hồ sơ.
Kết quả khảo nghiệm sơ bộ và h ớng dẫn sử dụng.
Thời gian tiếp nhận, xử lý, trả kết quả: trong thời gian không quá 07 ngày làm việc kể từ ngày nhận hồ sơ hợp lệ.
(Đã giảm đợc 1 tài liệu)
1.1 Thủ tục nhập hồ sơ a Đang thực hiện a.1 Danh mục hồ sơ.
- Tài liệu về nguồn gốc, xuất xứ.
Sở Tài nguyên và Môi trường nhà đất đã báo cáo kết quả sử dụng hồ sơ Thời gian tiếp nhận, xử lý và trả kết quả không quá 07 ngày làm việc kể từ ngày nhận hồ sơ hợp lệ.
- Tài liệu về thành phần và h ớng dẫn sử dụng.
* Thời gian tiếp nhận, xử lý, trả kết quả: Trong thời gian không quá 07 ngày kể từ ngày nhận hồ sơ hợp lệ.
1.2 Quản lý hồ sơ a Đang thực hiện
* Đối với các loại hồ sơ không phải qua kiểm tra nh ng đạt tiêu chuẩn theo quy định, hồ sơ gồm:
- Đơn đăng ký vào danh mục;
- Bản sao có công chứng
- Bản công bố tiêu chuẩn.
* Đối với quản lý hồ sơ của đề tài nghiên cứu khoa học đợc nghiệm thu tại Hội đồng chuyên ngành quản lý hồ sơ gồm:
- Đơn đăng ký vào danh mục.
- Quyết định hoặc xác nhận của công ty chủ quản về kết quả nghiệm thu đánh giá của Hội đồng khoa học chuyên ngành.
- Tài liệu về đặc tính.
Thời gian tiếp nhận, xử lý và trả kết quả hồ sơ không quá 8 ngày làm việc kể từ ngày nhận hồ sơ hợp lệ Đối với các hồ sơ không cần qua kiểm tra nhưng vẫn đạt tiêu chuẩn theo quy định, cần chuẩn bị các tài liệu liên quan.
- Đơn đăng ký vào danh mục (theo mẫu);
- Bản sao công chứng b.2 Đối với quản lý hồ sơ gồm:
- Đơn đăng ký vào danh mục (theo mẫu);
Công ty chủ quản cần đưa ra quyết định hoặc xác nhận chính thức về kết quả nghiệm thu đánh giá từ Hội đồng khoa học chuyên ngành, kèm theo bản gốc hoặc bản sao công chứng.
- Tài liệu về hớng dẫn sử dụng.
* Thời gian tiếp nhận, xử lý trả kết quả: không quá 8 ngày làm việc, kể từ ngày nhận hồ sơ hợp lệ.
( Đã giảm đợc 2 tài liệu).
2 Việc thực hiện công tác tuyên truyền, công khai việc thực hiện thí điểm mô hình "một cửa".
- Xí nghiệp đã làm tốt công tác công khai, tuyên truyền việc thực hiện giải quyết thủ tục hành chính theo mô hình
Xí nghiệp đã công khai thủ tục hành chính và thời gian giải quyết cho 8 lĩnh vực trong mô hình giao dịch "một cửa", đồng thời cung cấp địa chỉ tiếp nhận hồ sơ.
Xí nghiệp đã công khai thông tin về thủ tục tiếp nhận hồ sơ và trả kết quả, giúp khách hàng dễ dàng theo dõi Đồng thời, xí nghiệp cũng thông báo về trang web của mình để khách hàng có thể truy cập và tìm hiểu thêm.
Bộ phận cán bộ công chức trong xí nghiệp chủ động liên hệ và gửi thông tin quan trọng đến các tổ chức, cá nhân liên quan thông qua hình thức điện tử.
Công tác rà soát và hệ thống hoá thủ tục hành chính được thực hiện thường xuyên, nhằm điều chỉnh phù hợp với quy định pháp luật và tạo điều kiện thuận lợi cho tổ chức, cá nhân trong quá trình giao dịch.
Vào tháng 11 năm 2005, xí nghiệp đã tiến hành điều tra ý kiến khách hàng nhằm thực hiện chỉ đạo của ban thi đua cải cách hành chính của công ty về cơ chế phục vụ.
"một cửa" tại xí nghiệp Xí nghiệp đã gửi đi 112 phiếu, thu về 93 phiếu Trong 93 phiếu có 26 phiếu điều tra trực tiếp và
67 phiếu gửi qua đờng bu điện Kết quả điều tra cho thấy:
- 93 phiếu (100%) đánh giá hài lòng về bộ phận h ớng dẫn ban đầu, thái độ phục vụ, các chỉ dẫn, biểu mẫu.
- Có 19 phiếu (20,4%) cho rằng điều kiện vật chất tại phòng đội còn chật hẹp và ch a đầy đủ tiện nghi.
- Về thời gian hoàn thành dịch vụ, có 75 phiếu (80,6%) cho là hợp lý.
- Về quy trình thủ tục hồ sơ hành chính, có 68 phiếu (73,1%) đề nghị nếu có thể, xí nghiệp nghiên cứu trên giảm bớt thủ tục hành chính.
- Đánh giá về kết quả của dịch vụ, 100% số phiếu điều tra đều đánh giá là hài lòng về dịch vụ của xí nghiệp.
3 Việc thực hiện quy trình tiếp nhận và xử lý hồ sơ.
Xí nghiệp quản lý và phát triển nhà số 4 đã thiết lập bộ phận tiếp nhận hồ sơ theo mô hình "một cửa" tại phòng hành chính tổng hợp, cho phép tổ chức và cá nhân nộp hồ sơ trực tiếp hoặc qua bưu điện Đáng chú ý, hầu hết hồ sơ được gửi qua bưu điện, với chỉ khoảng 25% hồ sơ được nộp trực tiếp tại xí nghiệp.
Hồ sơ của tổ chức, cá nhân đ ợc tiếp nhận tại Bộ phận
"một cửa" thuộc phòng hành chính tổng hợp.
Khi tiếp nhận hồ sơ, cán bộ kiểm tra tính đầy đủ và hợp lệ của hồ sơ từ tổ chức, cá nhân Nếu hồ sơ đạt yêu cầu, cán bộ sẽ viết phiếu tiếp nhận và hẹn thời gian trả kết quả Trường hợp hồ sơ thiếu hoặc sai sót, cán bộ sẽ hướng dẫn cụ thể để tổ chức, cá nhân bổ sung Sau khi tiếp nhận, hồ sơ sẽ được đăng ký vào sổ công và chuyển ngay cho phòng chuyên môn để xử lý.
Phòng chuyên môn có nhiệm vụ xử lý hồ sơ và trình lãnh đạo xí nghiệp ký hoặc gửi đến cấp có thẩm quyền để xem xét và giải quyết Sau khi hoàn tất, kết quả sẽ được chuyển về bộ phận "một cửa".
Bộ phận "một cửa" đảm nhận việc xử lý các thủ tục văn bản đi và trả kết quả cho tổ chức, cá nhân theo phiếu hẹn Đồng thời, bộ phận này cũng có trách nhiệm lưu trữ hồ sơ tại Phòng Hành chính Tổng hợp.
4 Việc thực hiện các thủ tục hành chính trong lĩnh vực xuất nhập khẩu phân bón theo mô hình "một cửa".
* Thực hiện đề án, xí nghiệp đã tiếp nhận và xử lý các hồ sơ liên quan đến khảo nghiệm, gồm các nội dung:
- Thẩm định hồ sơ đăng ký để đ a vào danh mục.
* Tính đến ngày 30/11/2005, xí nghiệp đã thực hiện:
- Tiếp nhận 148 hồ sơ thuộc lĩnh vực đã giải quyết đ ợc
* Từ 01/12/2005, xí nghiệp tiếp tục triển khai thực hiện đề án thực hiện thí điểm theo mô hình "một cửa" của xí nghiệp với các nội dung:
- Tiếp nhận và xử lý các hồ sơ liên quan đến
- Tiếp nhận hồ sơ đăng ký nội bộ để đ a vào danh mục.
* Kết quả từ 01/12/2005 đến 1/4/2006 xí nghiệp đã:
- Tiếp nhận 74 hồ sơ đăng ký danh mục Đã giải quyết
Những tồn tại cần khắc phục
Hoạt động nói chung rất phức tạp, và mặc dù đã có nhiều phát hiện mới, việc cập nhật thông tin của các tổ chức và cá nhân vẫn chưa kịp thời Điều này xảy ra mặc dù xí nghiệp đã đăng báo và cung cấp thông tin trên trang web của mình.
Nhiều hồ sơ gửi qua đường bưu điện không có địa chỉ và số điện thoại liên hệ, gây khó khăn cho bộ phận tiếp nhận và trả kết quả trong việc xử lý.
Hầu hết các hồ sơ đăng ký sản xuất được nộp qua đường bưu điện, chiếm đến 75% tổng số hồ sơ, nhưng thường không hợp lệ Điều này gây khó khăn cho bộ phận tiếp nhận hồ sơ trong việc hướng dẫn tổ chức và cá nhân hoàn chỉnh hồ sơ Để giải quyết vấn đề này, bộ phận tiếp nhận phải liên hệ qua điện thoại, fax mẫu văn bản và gửi email các văn bản quy phạm pháp luật liên quan đến lĩnh vực giao dịch của tổ chức và cá nhân.
Hệ thống văn bản quy phạm pháp luật hiện nay chưa đồng bộ và cụ thể, với nhiều quy định về thủ tục và hồ sơ còn thiếu sự hợp lý và chặt chẽ Đặc biệt, vẫn chưa có quy định cụ thể nào về hồ sơ, gây khó khăn trong việc thực hiện các quy trình pháp lý.
Theo quy định, thời gian giải quyết hồ sơ không quá 07 ngày làm việc kể từ ngày nhận hồ sơ hợp lệ Tuy nhiên, việc trả kết quả cho khách hàng thường không đảm bảo đúng thời gian quy định Nguyên nhân chủ yếu là do các phòng chuyên môn chưa cung cấp đầy đủ nội dung cần thiết cho tài liệu trong hồ sơ, dẫn đến việc bộ phận tiếp nhận phải yêu cầu bổ sung thông tin từ người dân, làm chậm trễ quá trình trả kết quả.
Kinh phí hành chính hạn hẹp khiến bộ phận "một cửa" thường xuyên phải liên hệ qua điện thoại để hướng dẫn nhân dân hoàn chỉnh hồ sơ Họ cũng phải fax các quy định về thủ tục hành chính và chuyên môn, trong khi hầu hết hồ sơ của doanh nghiệp được nộp qua đường bưu điện Việc thiếu kinh phí gửi thư bảo đảm dẫn đến tình trạng thất lạc, khiến văn bản trả lời không đến tay nhân dân Thêm vào đó, một số người dân yêu cầu gửi trả lại hồ sơ, tạo khó khăn cho bộ phận "một cửa" trong việc đảm bảo gửi trả hồ sơ an toàn.
Phơng hớng tiếp tục thực hiện mô hình một cửa trong hoạt động
1 Thứ nhất, tiếp tục rà soát qua căn cứ các thủ tục hành chính, theo hớng giảm tối đa các thủ tục xin phép, cấp phép, chuyển sang thủ tục đăng ký, tự công bố, tự chịu trách nhiệm.
2 Thứ hai, tiếp tục cải biên thủ tục, quy trình giải quyết thủ tục hành chính của mô hình "một cửa" theo h ớng giảm các hồ sơ, thủ tục có thể giản đơn, tăng c ờng sự lu thông, đồng bộ giữa các khâu tiếp nhận xử lý - trả kết quả cho cá nhân, nhân dân hoạt động trong lĩnh vực này.
3 Thứ ba, củng cố và kiện toàn tổ chức ban chỉ đạo cải
Để cán bộ có thể tham gia tập huấn và đào tạo nghiệp vụ, cần đảm bảo hai điều kiện quan trọng Thứ nhất, cần tăng cường trang thiết bị và cải thiện môi trường làm việc cho bộ phận tiếp nhận và giải quyết thủ tục hành chính theo mô hình "một cửa".
4 Thứ t là tăng cờng quan hệ phối hợp giữa bộ phận
"một cửa" của xí nghiệp với văn phòng cải cách hành chính của công ty và các xí nghiệp, Vụ liên quan.
5 Thứ năm là tăng c ờng phơng thức gửi qua đờng bu điện và trên trang Web của xí nghiệp để tiết kiẹm thời gian, chi phí cho doanh nghiệp.
Vào thứ Sáu, chúng tôi sẽ tăng cường thông tin và tuyên truyền, đồng thời công khai hóa các thủ tục để các đối tượng có thể nắm rõ và chủ động thực hiện, nhằm hạn chế các thiếu sót và bất cập trong hồ sơ giao dịch.
Một số kiến nghị và giải pháp để hoàn thiện cơ chế một cửa trong hoạt động tiếp nhận quản lý hồ sơ
Đối với công ty
1 Thứ nhất: đề nghị công ty xem xét sửa đổi, bổ sung các quyết định các danh mục theo h ớng mở rộng các đối t- ợng công nhận mới đa vào danh mục.
2 Thứ hai: Công ty đề xuất với Sở, Bộ, Chính phủ và UBTV Quốc Hội sửa đổi, bổ sung các Nghị định, Pháp lệnh về hớng chỉ ban hành danh cam, không ban hành các danh mục đợc phép để tạo sự thông thoáng cho các cá nhân Đồng thời đề nghị công ty xem xét sửa đổi các quy định về khảo nghiệm về đăng ký.
Đề nghị các xí nghiệp, công ty thuộc Bộ và các Sở Tài nguyên và Môi trường nhà đất thực hiện cơ chế một cửa theo quy chế chung của Bộ, nhằm đảm bảo giải quyết công việc cho các tổ chức một cách liên thông, đồng bộ, tránh chồng chéo và ách tắc.
Đề nghị Bộ, Sở và các công ty xem xét việc tăng cường biên chế và cải thiện cơ sở vật chất, bao gồm thiết bị văn phòng và kinh phí thường xuyên cho các xí nghiệp Điều này nhằm tạo điều kiện cho các xí nghiệp bố trí thêm cán bộ và đảm bảo đủ nơi làm việc cho bộ phận "một cửa", từ đó nâng cao chất lượng phục vụ đối tượng Bên cạnh đó, cần tăng cường đào tạo kiến thức và nghiệp vụ cho cán bộ tại bộ phận "một cửa".
Vào thứ năm, đề nghị các Bộ, Sở và công ty có ý kiến để tác động lên Bộ Tài chính trong việc ban hành thông tư hướng dẫn thu và quản lý phí, lệ phí trong lĩnh vực phân bón Mục tiêu là tạo nguồn thu cho các trang trại nhằm phục vụ cho các hoạt động cải cách thủ tục hành chính.
Đối với xí nghiệp
Cần cải tiến quy định về thủ tục và thời gian xử lý các công việc liên quan đến tiếp nhận, giải quyết và trả hồ sơ để nâng cao hiệu quả thực hiện.
1 Về thủ tục nhận hồ sơ.
- Đối với hồ sơ cần nghiên cứu giảm bớt thủ tục hoặc có cơ chế tạo thuận lợi hơn cho ng ời dân.
- Đối với hồ sơ xin cấp phép có quy định cụ thể hơn n÷a.
- Ngoài ra cần quy định rõ thủ tục, quy định về hồ sơ đối với nhân dân.
2 Về thủ tục nhận đơn của dân Đề nghị lãnh đạo xí nghiệp, phòng chuyên môn xem xét có nên đ a vào giải quyết theo mo hình một cửa hay không
3 Đối với thủ tục công bố tiêu chuẩn hồ sơ.
Quyết định số 1791/QĐ - TNMT & NĐ ngày 31/12/2004 đã quy định về thủ tục hành chính và thời gian giải quyết cho các lĩnh vực thực hiện thí điểm mô hình "một cửa" Đề nghị lãnh đạo xí nghiệp và các phòng chuyên môn xem xét việc đưa lĩnh vực này vào quy trình giải quyết theo mô hình "một cửa".
Bộ phận một cửa đề xuất lãnh đạo xí nghiệp xem xét việc bổ sung kinh phí hành chính cho phòng hành chính tổng hợp, đặc biệt trong các lĩnh vực điện thoại và gửi thư bảo đảm.
Những giải pháp
Để giảm thiểu tình trạng chồng chéo trong các văn bản pháp luật, cần thiết phải quy tụ các văn bản liên quan vào một hệ thống thống nhất Điều này sẽ giúp các doanh nghiệp và tổ chức cá nhân dễ dàng xác định và thực hiện các quy định pháp lý một cách hiệu quả hơn.
- Thứ hai, đẩy mạnh công tác cấp giấy chứng nhận cho các cá nhân.
Các xí nghiệp trong lĩnh vực này cần đơn giản hóa thủ tục giấy tờ để thuận tiện hơn cho người dân, vì thực tế họ chưa nhận thức đầy đủ về công việc của mình.
- Thứ ba, đơn giản hoá các thủ tục giấy tờ cho các nhân dân, cá nhân khi làm việc với các cơ quan nhà n ớc.
- Giảm thiểu thời gian giải quyết, tránh tình trạng hồ sơ của các cá nhân phải nằm chờ quá lâu áp dụng mô hình
"Một cửa một dấu" là hệ thống giúp người dân nộp hồ sơ và nhận kết quả tại cùng một bộ phận, nhằm giảm thiểu tình trạng phải đi lại giữa nhiều nơi Điều này tạo thuận lợi cho người dân trong việc xử lý thủ tục hành chính, tiết kiệm thời gian và công sức.
Để thích ứng với kinh tế thị trường và quan hệ đối ngoại, cần đổi mới thể chế quản lý Nhà nước phù hợp với pháp luật và tập quán quốc tế Trong bối cảnh toàn cầu hóa, đất nước ta đang hội nhập sâu rộng, và để đạt được sự bình đẳng trong sân chơi quốc tế, việc cải cách thể chế quản lý là điều thiết yếu Nhà nước cần chuyển từ cách quản lý quan liêu, bao cấp sang nền hành chính dân chủ, hoạt động một cách linh hoạt và hiệu quả.
Thứ năm, cải cách bộ máy hành chính theo hướng tinh giảm biên chế sẽ tạo ra một hệ thống gọn nhẹ và hiệu quả hơn Việc giảm bớt các giấy tờ qua các bộ phận không cần thiết sẽ loại bỏ những thủ tục xin phép và xét duyệt không cần thiết, từ đó giảm phiền hà cho người dân Điều này không chỉ mang lại sự thuận tiện và tiết kiệm chi phí mà còn đảm bảo quản lý theo pháp luật, góp phần ngăn chặn và bài trừ tệ nạn cửa quyền trong cơ quan hành chính.
Cần lập lại trật tự trong việc ban hành thủ tục hành chính (TTHC) và lệ phí, tránh tình trạng tùy tiện thêm các thủ tục không cần thiết Hiện nay, cần tập trung cải cách TTHC trong các lĩnh vực có tác động trực tiếp đến đời sống người dân, nơi đang tồn tại nhiều vướng mắc và hiện tượng tiêu cực.
- Xây dựng quy chế công vụ và quy chế phối hợp giữa các cơ quan công chức có trách nhiệm giải quyết công việc của dân.
Vào thứ sáu, việc chuẩn hóa đội ngũ cán bộ công chức là rất cần thiết Đội ngũ này cần có đủ trình độ để xử lý nhanh chóng các thủ tục giấy tờ của người dân Điều này không chỉ giúp cải thiện hiệu quả công việc mà còn là điều kiện quan trọng để đất nước ta hội nhập với các quốc gia khác.
Cải cách thủ tục hành chính đóng vai trò quan trọng trong việc quản lý hồ sơ tại các cơ quan nhà nước Để đạt được hiệu quả, cần có sự chỉ đạo từ cấp trên và sự tham gia tích cực của cán bộ, công chức Trong những năm qua, xí nghiệp đã đạt được nhiều kết quả tích cực trong việc đơn giản hóa thủ tục giấy tờ, tuy nhiên vẫn còn một số vấn đề cần giải quyết để nâng cao hiệu quả hoạt động Để cải thiện hơn nữa hiệu lực quản lý, cần tăng cường chỉ đạo từ lãnh đạo, đơn giản hóa thủ tục và hoàn thiện cơ chế chính sách cho cán bộ, công chức.
Một số tài liệu tham khảo
- Báo cáo sơ kết 1 năm thực hiện đề án "một cửa".
- Các quyết định quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của các xí nghiệp, Vụ thanh tra và văn phòng Bộ TNMT & NĐ
- Quy định về thủ tục hành chính và thời gian giải quyết các lĩnh vực thực hiện thí điểm mô hình một cửa.
- Chơng trình cải cách tổng thể nền hành chính giai đoạn 2000 - 2010.
Cộng hoà xã hội chủ nghĩa việt nam Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
- Bản nhận xét quá trình thực tập
Họ tên: Nguyễn Văn Thịnh
Quê quán: Nghĩa Hng - Nam Định
Cơ quan thực tập: Cục trồng trọt phần nhận xét của bản thân
Trong thời gian thực tập tại Cục Trồng trọt, tôi đã nhận được sự hỗ trợ từ các anh chị trong phòng Hành chính tổng hợp, giúp tôi hiểu rõ hơn về cơ cấu tổ chức, chức năng, nhiệm vụ và quyền hạn của Bộ, các Vụ, Cục và các cơ quan liên quan Đặc biệt, tôi đã nắm bắt được các thủ tục giấy tờ cần thiết Sự kết hợp giữa thực tiễn và kiến thức đã học tại trường đã mang lại cho tôi nhiều điều bổ ích cho công việc sau này.
Xin chân thành cảm ơn các bác, các chú cô, và các anh chị trong Bộ, phòng Hành chính cùng các phòng khác trong Cục trồng trọt đã hỗ trợ tôi hoàn thành tốt nhiệm vụ trong thời gian thực tập.
Cộng hoà xã hội chủ nghĩa việt nam Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
- nhận xét của giáo viên hớng dẫn