Tậptrung thông tin trong những bộ nhớ cực lớn, những cơ sở dữ liệu và ngânhàng dữ liệu, ứng dụng tin học trong th viện đã làm thay đổi căn bản mốiquan hệ giữa cán bộ th viện – kho tài li
Lời nói đầu Ngày chứng kiến đổi thay lớn lao giới, chứng kiến thành tựu vợt bậc tất lĩnh vùc kinh tÕ x· héi Sù ph¸t triĨn cã tÝnh chất đột phá ấy, nhờ có tác động ngành công nghệ thông tin, với u điểm bật nó, công nghệ thông tin trở thành công cụ hỗ trợ đặc biệt nhiều ngành khoa học, đợc coi chìa khóa yếu tố sáng tạo, yếu tố thiết yếu lực đổi míi, lµ lêi høa hĐn cã nhiỊu triĨn väng cho hệ trẻ tơng lai Và quan trọng hơn, công nghệ thông tin tiền đề vững cho nhân loại bớc vào kỷ XXI Vì việc nghiên cứu kinh nghiệm điều kiện ứng dụng công nghệ thông tin vào hoạt động th viện quan trọng cấp bách Trong nửa kỷ qua, th viện giới đà biến đổi sâu sắc toàn diện, phát triển nhanh chóng dựa thành tựu công nghệ thông tin đại Chính công nghệ thông tin phơng tiện công cụ giúp cho th viện tổ chức khai thác hiệu nguồn tài nguyên trí tuệ, tạo điều kiện thuận lợi cho thành viên xà hội tiếp nhận đợc nhiều thông tin hơn, phong phú hơn, kịp thời xác mà không phụ thuộc vào khoảng cách địa lý Nghĩa là, với thâm nhập công nghệ thông tin ngời đà khắc phục đợc hai trở lực lớn khoảng cách không gian thời gian Với u điểm trội nh công nghệ thông tin việc ứng dụng công nghệ thông tin để tin học hóa công tác th viện xu phát triển tất yếu thực tế, xu đà diễn với tốc độ ngày nhanh Tập trung thông tin nhớ cực lớn, sở liệu ngân hàng liệu, ứng dụng tin học th viện đà làm thay đổi mối quan hệ cán th viện kho tài liệu, công đoạn thu thập, xử lý, phục vụ bạn đọc đồng thời tạo sản phẩm thông tin có giá trị gia tăng đồng thời tạo sản phẩm thông tin có giá trị gia tăng cao nhằm đáp ứng nhu cầu ngày cao ngời dùng tin Vì vậy, th viện Việt Nam, đại hóa ngành th viện đòi hỏi cấp bách để không bị tụt hậu xa so với th viện nớc tận dụng, phát huy đợc nguồn lực thông tin tri thức dồi giới Trong th viện trờng cao đẳng đại học học, trờng cã quy m« nhá, viƯc øng dơng c«ng nghƯ th«ng tin vµo viƯc xư lý tµi liƯu, phơc vơ ngêi dùng tin mức sơ sài nơi này, máy tính điện tử dù đà đợc trang bị nhng đợc dùng nh máy chữ để đánh văn thông thờng Chính việc nghiên cứu áp dụng tin học th viện trờng quy mô nhỏ nh th viện trờng Cao đẳng S phạm Quảng Bình yêu cầu cấp bách cần thiết + Mục đích nghiên cứu đề tài Qua việc khảo sát thực tiễn hoạt động thông tin th viện trờng Cao đẳng S phạm Quảng Bình (CĐSP Quảng Bình), đánh giá thực trạng ứng dụng tin học hoạt động th viện, sở kiến thức chuyên môn đợc học nhà trờng, xác định rõ tầm quan trọng nh vai trò to lớn tin học phát triển th viện, từ đa giải pháp kiến nghị để áp dụng công nghệ thông tin vào trình tin học hóa hoạt động th viện trờng CĐSP Quảng Bình; xây dựng thử nghiệm sở liệu (CSDL) đa đề xuất ứng dụng vào hoạt động thực tiễn th viện CĐSP Quảng Bình + Đối tợng nghiên cứu Trên sở đánh giá thực trạng th viện trờng CĐSP Quảng Bình mặt kinh phí, đội ngũ cán bộ, máy móc thiết bị, tài liệu đồng thời tạo sản phẩm thông tin có giá trị gia tăngđối t ợng nghiên cứu khoá luận khả ứng dụng tin học th viện CĐSP Quảng Bình mà cụ thể ứng dụng phần mềm CDS / ISIS hoạt động th viện CĐSP Quảng Bình + Phơng pháp nghiên cứu Trong trình thực đề tài em đà áp dụng phơng pháp sau: - Nghiên cứu văn kiện Đảng, Nhà nớc công tác thông tin khoa học th viện, kết hợp với đờng lối sách triĨn khai thĨ cđa th viƯn trêng Trao ®ỉi trực tiếp với cán th viện trờng CĐSP Quảng Bình để nghiên cứu thu thập tài liệu có liên quan đến việc ứng dụng tin học vào công tác th viện Nghiên cứu kinh nghiệm số th viện nớc Điều tra khảo sát thực tế, phân tích tổng hợp kết nghiên cứu việc ứng dụng tin học vào trình hoạt ®éng cđa th viƯn + Khãa ln cã bè cơc nh sau: Để thực đợc nội dung yêu cầu đề tài, phần mở đầu, kết luận danh mục tài liệu tham khảo, khoá luận chia làm chơng chính: Chơng 1: Tổng quan th viện CĐSP Quảng Bình Chơng 2: Thực trạng hoạt động th viện CĐSP Quảng Bình Chơng 3: Đề xuất giải pháp ứng dụng tin học để nâng cao hiệu hoạt động Th viện CĐSP Quảng Bình Nhận xét Kiến nghị Với cố gắng cao sinh viên làm quen với công tác nghiên cứu khoa học, đà hoàn thành khoá luận Mặc dù đà nỗ lực với mức cao song với thời gian trình độ có hạn chắn khoá luận không tránh khỏi thiếu sót Rất mong nhận đợc đóng góp thầy cô bạn Tôi xin gửi lời cảm ơn sâu săc tới thầy T.S Nguyễn Viết Nghĩa, ngời đà tận tình hớng dẫn trình làm khoá luận, thầy cô tập thể cán th viện trờng CĐSP Quảng Bình, bạn bè gia đình động viên giúp đỡ hoàn thành khoá luận Chơng Tổng quan th viện trờng CĐSP Quảng Bình I Chức nhiệm vơ th viƯn Lµ mét th viƯn trêng häc, từ thành lập, điều kiện khó khăn, nguồn tài chính, tài liệu hạn hẹp nhng chức nh nhiệm vụ th viện CĐSP Quảng Bình đợc đặt rõ ràng, là: Chức năng: + Th viện CĐSP Quảng Bình nơi lu giữ loại tài liệu, giáo trình phục vụ nhu cầu học tập, nghiên cứu sinh viên cán lÃnh đạo trờng CĐSP Quảng Bình + Là trung tâm văn hoá, khoa học nhà trờng, + Là nơi tổ chức hoạt động tuyên truyền, giới thiệu sách cho sinh viên, học sinh, giúp rèn luyện hình thành nhân cách ngời giáo viên tơng lai Nhiệm vụ Để đảm bảo đợc chức trên, Th viện CĐSP Quảng Bình cần phải thực nhiệm vụ sau: + Thu thập đầy đủ loại tài liệu tham khảo, sách giáo khoa, giáo trình, loại sách báo tặng biếu quan, cá nhân có quan hệ với th viện nhằm thoả mÃn yêu cầu thông tin cán sinh viên nhà trờng + Xử lý tài liệu, tổ chức xắp xếp tài liệu cách để phục vụ tra cứu tài liệu th viện + Kiểm tra định kỳ kho tài liệu theo qui định, tu bổ sách báo, quản lí kho, nhân chụp để phục vụ bạn đọc + Từng bớc thực tin học hóa, đại hóa hoạt động thông tin th viện II Cơ cấu tổ chức hoạt động th viện Cơ cấu tỉ chøc C¬ cÊu tỉ chøc cđa th viƯn t¬ng đối thuận lợi cho việc quản lý điều hành hoạt động nghiệp vụ, nhằm đảm bảo đờng ngắn nhất, khoa học nhất, phục vụ bạn đọc đạt hiệu cao Hiện tại, Th viện CĐSP Quảng Bình có có cán bộ, hai ngời tốt nghiệp đại học (chiếm 50%), ngời tốt nghiệp CĐ Văn hãa Tp Hå ChÝ Minh, mét ngêi tèt nghiÖp trung cấp Th viện Trờng CĐSP Quảng Bình Sơ đồ tổ chøc c¸c bé phËn phơc vơ cđa th viƯn nh sau: Trung tâm th viện-TT Ban th viện Phòng nghiệp vụ Phòng mợn Phòng đọc Phòng đọc báo, tạp chíPhòng đọc sách đại học chức Hoạt động cđa th viƯn: Cịng nh c¸c th viƯn kh¸c, Th viện trờng CĐSP Quảng Bình làm việc cách logic chặt chẽ, giấc làm việc qui củ Th viện làm việc từ thứ hai đến thứ sáu, buổi sáng làm việc từ 7h đến 11h30 Buổi chiều từ 13h đến 16h30 Phục vụ bạn đọc chỗ, cho mợn nhà (cả sách lẫn báo) với thời gian định, cách làm việc khoa học Mỗi ngày phục vụ số lớp định, nhờ cán th viện phục vụ đợc nhanh chóng xác Để thuận lợi cho việc phục vụ bạn đọc, toàn sách nhập vào kho đợc xếp theo môn loại cụ thể, môn loại lại đợc xếp theo số đăng kí cá biệt Trong phân chia theo ngôn ngữ loại tài liệu để dễ dàng bảo quản Cụ thể sách tiếng Việt đợc xếp riêng giá, sách tiếng Anh đợc xếp riêng đồng thời tạo sản phẩm thông tin có giá trị gia tăngNgoài kho sách tổng hợp có hai kho kho sách giáo khoa kho sách giáo trình, đợc để tách biệt hẵn với kho tổng hợp, nên lần bạn đọc mợn, cán th viện phải công sức lại, bất tiện Cán th viện luc đảm nhiệm hai nhiệm vụ giảng dạy làm công tác th viện Do cán th viện có lên lớp giảng dạy, th viện phải đóng cửa không phục vụ đợc bạn đọc Điều làm gián đoạn công tác Th viện trờng CĐSP Quảng Bình Khi bạn đọc đến mợn sách, bạn đọc phải xuất trình thẻ mợn, sau tra cứu qua mục lục truyền thống, bạn đọc ghi vào phiếu yêu cầu sách cần, sau trình phiếu yêu cầu cho thủ th Dựa vào cán lấy sách cho bạn đọc đọc mợn nhà Riêng bạn đọc đến đọc báo kho tổ chức theo kho mở, tức bạn đọc tự lấy tài liệu cần Nhờ cán th viện đỡ công thời gian lấy tài liệu phục vụ bạn đọc Tuy nhiên sau lần đọc, bạn đọc lại cất báo, tạp chí không chỗ nên cán th viện phải xếp lại báo, tạp chí sau buổi làm việc Nhìn chung hoạt động Th viện thao tác thủ công, hoàn toàn cha có hỗ trợ tin học, hiệu suất làm việc cán th viện không cao, chất lợng phục vụ bị hạn chế Đây nhân tố cần khắc phục thời gian tới III Ngn lùc cđa th viƯn C¬ së vËt chÊt trang thiết bị - Từ năm 1959 với đời trờng Trung học S phạm Quảng Bình, th viện đợc hình thành Từ đến trải qua 47 năm xây dựng phát triển, th viện có nhiều thử thách biến động Trải qua nhiều lần tách sát nhập với trờng khác, cộng với hậu chiến tranh, phòng th viện nhà cấp 4, bàn ghế h hỏng nặng đồng thời tạo sản phẩm thông tin có giá trị gia tăng để khắc phục đợc tình trạng này, nhà trờng đà đầu t khoản kinh phí lớn để tu bổ, làm sở vật chất nhà trờng nh Th viện - Trải qua khoảnh khắc thăng trầm lịch sử, với lớn mạnh mặt hoạt động, sở vật chất th viện có bớc tăng trởng rõ rệt Từ nhà cấp hỏng nát, th viện đà đợc xây thêm nhà cao tầng, đầu t mua thêm bàn ghế, tủ, giá sách để nâng cÊp th viƯn HiƯn th viƯn cã c¸c gi¸ sách gỗ hình thức đẹp, bảo quản tài liệu đợc tốt hơn, tủ giá mục lục, tủ trng bày sách có cửa kính, tủ trng bày sách tham khảo Hệ thống mục lục lớp phích (Mục lục chữ cái, mục lục phân loại, mục lục công vụ, mục lục trích) tơng đối đầy đủ phòng mợn có giá sách đợc đặt song song với Mỗi giá môn loại khoa học riêng giúp cán phục vụ độc giả cách nhanh Còn phòng đọc, tủ mục lục, giá để sách đồng thời tạo sản phẩm thông tin có giá trị gia tăng có dÃy bàn ghế đợc kê cách khoa học phục vụ cho bạn đọc chỗ Trong phòng có quạt trần, đèn điện đảm bảo ánh sáng, không khí thoáng mát cho cán làm việc bảo vệ tối đa tình gây h hại sách Để đảm bảo vệ sinh môi trờng, th viện đà trang bị cho máy hút bụi, dụng cụ vệ sinh kho an toàn, tiện lợi cho việc vệ sinh kho dễ dàng nhanh chóng Bên cạnh Trờng không ngừng bổ sung trang thiết bị đại cho th viện Vào năm 1998 th viện đà đợc trang bị thêm máy vi tính Máy tính giúp cán th viện soạn thảo văn bản, lập bảng tính lu trữ thông tin cÇn thiÕt cđa th viƯn HiƯn Th viƯn đà nối mạng internet để cập nhật thông tin kịp thêi mäi lÜnh vùc Ngoµi nhµ th viƯn trang bị máy photô copy siêu tốc, máy in phục vụ in ấn, chụp liệu chỗ mà không thời gian công sức nơi khác làm Nh vậy, sở vật chất kĩ thuật th viện trờng CĐSP Quảng Bình hoàn chỉnh Sở dĩ có đợc sở vật chất nh nhờ có đầu t có hiệu nguồn kinh phí Nhà nớc thuộc dự án, quan tâm, chăm lo xây dựng lÃnh đạo nhà trờng việc chủ động lập kế hoạch mua sắm thiết bị, có kế hoạch sử dụng bảo quản tốt tăng trởng theo huớng tiêu chuẩn đại 2.Vốn tài liệu Một hoạt động th vện xây dựng tài liệu, không với nhiêm vụ tàng trữ mà phải đợc trọng tới mục đích nhu cầu sử dụng Nhu cầu thông tin vốn tài liệu cần phải đầy đủ có giá trị, bảo đảm phù hợp với nhu cầu xà hội, thoả mÃn nhu cầu đọc độc giả Trải qua nhiều lần sát nhập chia tách đến nay, th viện trờng CĐSP Quảng Bình đà bổ sung đựơc hàng vạn chục sách với gần 54 loại báo, tạp chí với 3000 tờ Cơ cấu vốn tài liệu trờng CĐSP Quảng Bình mang tính tổng hợp, gồm nhiều môn loại khác nhau: sách học kĩ thuật, sách xà hội trị, sách ngôn ngữ, sách ngiên cứu văn học, địa lí, lịch sử, sách thiếu nhi Công tác bổ sung tài liệu th viện bớc đầu đợc quan tâm trọng Hàng năm Trờng bỏ số kinh phí lớn để nhập sách cần thiết cho nhu cầu bạn đọc Cụ thể: Năm 2002, nhập 1536 sách với tổng số tiền là: 24.403.700đ, năm 2003 th viện nhập 3300 vói tổng số tiền là: 66.820.000đ Chỉ vòng năm mà số lợng sách kinh phí tăng lên đáng kể Trong số sách thực nhâp có đầy đủ loại: sách giáo trình, sách xà hội trị, sách nghệ thuật, địa lí, lịch sử đồng thời tạo sản phẩm thông tin có giá trị gia tăngNgoài th viện có số lợng lớn sách tặng biếu cá nhân, quan có mối quan hệ với th viện Theo thống kê năm 2003 sách tặng biếu 343 tổng số sách nhập 3.300 chiếm 10.4% sách nhập th viện Đến năm 2004 số sách tặng biếu là: 4744 tổng số sách nhập 7888 chiếm 60% sách nhập th viƯn Theo sè liƯu thèng kª míi nhÊt, hiƯn th viện có 74229 sách bao gồm sách tiếng Việt, tiếng Anh số lợng báo tap chí đồng thời tạo sản phẩm thông tin có giá trị gia tăng Sách đợc lu trữ kho sách tham khảo, kho giáo trình, kho mợn Nội dung kho sách phong phú phù hợp với chuyên ngành đào tạo trờng Sau số liệu thống kê cụ thể tình hình nhập sách th viện từ 2001-2004 Đánh giá tình hình nhập sách th viện từ năm 2001 2004: Nh vậy, nhờ quan tâm nhà trờng mà sách nhập Th viện không ngừng đợc tăng lên Năm 2001 số sách nhập th viện 319 cuốn, đến 2004 sách thực nhập Th viện 7888 nghĩa tăng lên 24,7 lần sau năm Với đà phát triển tin Th viện ngày phục vụ tốt nhu cầu bạn đọc Tuy nhiên, để thực đợc chức nhiệm vụ Th viện Trờng CĐSP Quảng Bình cần bổ sung bổ sung nhiều nữa, cần đầu t xây dựng vốn tài liệu phong phú nội dung, đa dạng hình thức đầy đủ môn loại Có nh phục vụ tốt cho bạn đọc Đội ngũ cán th viện Trong tác phẩm Lê nin đà nói vỊ th viƯn’’ Ngêi viÕt “ngêi thđ th lµ linh hồn th viện, biết công việc phụ thuộc vào ngời Ngời phải say sa với nghiệp mình, biết làm việc với độc giả nắm vững phơng pháp công tác th viện biết sử dụng phơng pháp để tổ chức toàn công tác th viện Từ nhận định nói sứ mệnh ngời cán th viện đa kho tàng kiến thức đồ sộ nhân loại nh thành tựu khoa học, kĩ thuật tiên tiến đại đến với độc giả Nắm đợc vai trò to lớn cán th viện, phòng tổ chức trờng CĐSP Quảng Bình không ngừng tiếp nhận cán có trình độ chuyên môn cao, ngời yêu nghề nhiệt tình với công việc Hiện th viện trờng CĐSP Quảng Bình có ngời (2 đại học, cao đẳng, trung cấp) Với kinh ngiệm làm việc từ năm trở lên đội ngũ ®· cã cèng hiÕn cho th viƯn: kh«ng ngõng tu sửa, làm th viện, tổ chức kho sách lại mét c¸ch khoa häc thn tiƯn cho viƯc phơc vơ Mỗi cán đựơc phân công phụ trách làm việc phòng khác nhau, có nhiệm vụ khác (1 cán phòng ngiệp vụ, cán phòng mợn, cán phòng báo, cán phòng đọc chức) Họ trẻ đợc đào tạo chuyên ngành th viện có hiểu biết chút máy tính ngoại ngữ Tuy nhiên với th viện cha sử dụng máy tính công việc tiến hành họ chủ yếu tiến hành thủ công Trong thời gian tới họ đợc tham dự lớp đào tạo, bồi dỡng ngắn hạn tin học dự lớp tập huấn cách sử dụng phần mềm th viện, chắn Th viện có bớc tiến tơng lai Năm 1994, tuyên ngôn th viện công cộng, UNESCO lần khẳng định: cán th viện là ngời môi giới tích cực ngời dùng tin nguồn lực, việc đào tạo cán th viện đòi hỏi tất yếu để nâng cao trình độ nghiệp vụ Do để phục vụ nhu cầu ngày cao th viện vừa phù hợp xu phát triển th viện Th viện Trờng CĐSP Quảng Bình cần bổ sung cán chuyên ngành th viện Với lực lơng cán đa Th viện phát triển nhanh chóng Nhu cầu đào tạo cán Loại hình đào tạo Số ngời Thời gian Sau đại học nghiệp vụ quản lí th viện năm Đại học qui, đại học chức nghiệp vụ quản lí th viện năm Chuyên ngành trung cấp th viện 3, năm Bồi dỡng tin học ngoại ngữ 3t, 6t, năm Chơng THực trạng hoạt động th viện trờng CĐSP Quảng Bình I Hoạt động th viện dới tác động cđa c«ng nghƯ th«ng tin Sù bïng nỉ th«ng tin công nghệ thông tin Cuộc cách mạng khoa hoc kĩ thuật phát triển nh vũ bÃo ngày thực chất cách mang công nghệ Nét bật khoa học đà trở thành lực lợng sản xuất trực tiếp Sự phát triển khoa học đà thu hút phận lớn nhân lực vào lĩnh vực Do đội ngũ ngời làm khoa học tăng lên theo cấp số cộng tài liệu khoa học, sản phẩm nghiên cứu họ tăng lên theo cấp số nhân.Tất tạo nên lợng thông tin khổng lồ không ngừng phát triển dẫn đến tợng bung nổ thông tin Ngoài cộng đồng khoa học đợc bổ sung thêm nhiều loại ngời dùng tin: nhà quản lí, nhà nghiên cứu, nhà công nghệ, nhà giáo dục đồng thời tạo sản phẩm thông tin có giá trị gia tăng họ không ngời dùng tin mà ngời sản xuất tin Sự gia tăng nhanh chóng khối lơng tri thức khoa học đà tác động đến thành phần cấu kho tài liệu Ngoài sách báo ấn phẩm định kì xuất theo chu trình thơng mại truyền thống xuất hiên thông tin thuộc đủ loại nh báo cáo, luận văn, tổng kết, tài liệu hội nghị, giáo trình, tạo thành nguồn tài liệuxám gọi tài liệu không công bố Hiện số lợng loại tài liệu tăng lên đáng kể Bên cạnh tài liệu có thêm tài liệu không dạng sách: đĩa, băng, ảnh đồng thời tạo sản phẩm thông tin có giá trị gia tăng xuất tài liệu này, đà đặt cho ngời làm công tác thông tin t liệu vấn đề xử lí phổ biến thônh tin, dựa kĩ thuật đặc biệt dựa kênh thông tin đa dạng Một hệ tợng bùng nổ thông tin rút ngắn đáng kể thời gian hữu ích tài liệu Do ngời ta thờng xuyên bổ sung thêm vốn tài liệu không ngừng phải xử lý chúng, thủ công phơng tiện tự động hoá Nh để tìm kiếm, xử lý thông tin cách nhanh chóng thực chia sẻ nguồn lực thông tin cách có hiệu quả, đòi hỏi quan thông tin th viện phải tiến hành áp dụng, giới hoá, tự động hoá công tác thông tin th viện Thực tế Việt Nam đà áp dụng máy tính vào th viện vào cuối năm 1980 đà giải đợc phần vấn đề cấp thiết thời đại Xu hớng tin học hoá hoạt động thông thi th viÖn