Các doanh nghiệp cần biết cách tận dụng xu thế và khả năng về vốn, nguồn lực để tăng cường quản trị, nâng cao khả năng cạnh tranh trên thị trường và đẩy nhanh quá trình chuyển đổi số Dig
BỘ THÔNG TIN VÀ TRUYỀN THÔNG HỌC VIỆN CÔNG NGHỆ BƯU CHÍNH VIỄN THƠNG BÀI TẬP NHĨM HỌC PHẦN: HỆ THỐNG THƠNG TIN TRONG DOANH NGHỆP PHÂN TÍCH HỆ THƠNG HOẠCH ĐỊNH NGUỒN LỰC SAP ERP TẠI CÔNG TY TNHH VINFAST GVHD : Trần Thanh Hương Nhóm SV : 06 Nhóm lớp : 02 Hà Nội, 10/2023 DANH SÁCH THÀNH VIÊN NHÓM 06 STT Họ tên Mã sinh viên Nhiệm vụ Đánh giá Điểm Trịnh Thị Khánh Chi - Nội dung B21DCMR037 phần - Làm slide Tích cực Nguyễn Thùy Dương B21DCMR056 - Nội dung phần 2.5 Tích cực Đặng Bá Huy - Nội dung B21DCMR103 phần 2.2 - Thuyết trình Tích cực Lưu Diệu Linh (NT) - Nội dung phần 2.1 - Hoàn thiện B21DCMR120 Word-PDF - Lời mở đầu - Sửa nội dung Tích cực 10 Lương Thị Hồng Nhung - Nội dung B20DCMR146 phần 2.4 - Làm slide Tích cực Hồng Phương Thảo B21DCMR181 - Nội dung phần 2.3 Tích cực 10 Đào Huyền Trang B21DCMR211 - Nội dung phần 2.6 - Làm slide - Kết luận Tích cực 10 Ụ Ụ DANH MỤC BẢNG BIỂU DANH MỤC HÌNH ẢNH LỜI MỞ ĐẦU Phần GIỚI THIỆU CHUNG 1.1 Giới thiệu chung công ty TNHH Sản xuất Kinh doanh VINFAST 1.2 Lĩnh vực kinh doanh 1.3 Một số thành tựu 1.4 Mơ hình tổ chức doanh nghiệp Phần SAP ERP VÀ ỨNG DỤNG SAP ERP TẠI CÔNG TY VINFAST 10 2.1 Khái niệm phần mềm ERP 10 2.1.1 Khái niệm, vai trò phần mềm ERP 10 2.1.2 SAP ERP gì? 11 2.1.3 SAP ERP VINFAST 12 2.2 Chức SAP ERP 13 2.2.1 Chức chung 13 2.2.3 Chức SAP ERP VINFAST 16 2.3 Cơ chế hoạt động SAP ERP 17 2.3.1 Trên lý thuyết 17 2.3.2 Thực tế triển khai VINFAST module quản lý bán hàng 21 2.4 Lợi ích SAP mang lại cho VINFAST 2.4.1 Tình hình cơng ty trước sử dụng SAP ERP 2.4.2 Khó khăn giải sau có SAP ERP? 23 23 23 2.5 Đánh giá 24 2.5.1 Ưu điểm hệ thông SAP ERP 24 2.5.2 Nhược điểm hệ thống SAP ERP 25 2.6 Chi phí 26 KẾT LUẬN 27 DANH MỤC BẢNG BIỂU Bảng Phạm vi phân hệ SAP ERP bảo trì Vinfast sau: Bảng Cơ chế hoạt động SAP ERP 12 17 DANH MỤC HÌNH ẢNH Hình Logo VINFAST Hình VinFast thắng giải Car Awards 2021 Hình Mơ hình tổ chức doanh nghiệp VINFAST Hình Các module phần mềm SAP ERP 12 Hình Hệ thống ERP SAP 12 Hình Sơ đồ tổng quát chế hoạt động SAP ERP Hình Hệ thống ERP quản lý bán hàng công ty Vinfast 17 21 LỜI MỞ ĐẦU Thế giới diễn cách mạng vơ tồn diện cơng nghệ, mà phát triển công nghệ thông tin truyền thông thúc đẩy biến đổi khía cạnh sống kinh doanh Các doanh nghiệp cần biết cách tận dụng xu khả vốn, nguồn lực để tăng cường quản trị, nâng cao khả cạnh tranh thị trường đẩy nhanh trình chuyển đổi số (Digital Transformation); nắm bắt xu hướng phát triển nhanh chóng, khơng ngừng nghỉ Internet hệ thống thơng tin, dần “tự động hóa” để nâng cấp hồn thiện quy trình kinh doanh sản xuất Đây việc cần thiết, đó, tất doanh nghiệp với quy mô nghiên cứu, xem xét ứng dụng, triển khai hệ thống thông tin cho phù hợp với doanh nghiệp hệ thống hoạch định nguồn lực doanh nghiệp, lựa chọn hàng đầu doanh nghiệp muốn “điện tử hóa” quy trình kinh doanh Triển khai ERP doanh nghiệp đánh giá giải pháp mang lại nhiều hiệu việc tối ưu hóa việc sử dụng nguồn lực doanh nghiệp đồng thời giúp doanh nghiệp phát huy hết khả cạnh tranh lĩnh vực Đối với doanh nghiệp lớn Vinfast việc tự động hóa hệ thống thơng tin phục vụ q trình quản trị doanh nghiệp vô cần thiết Và SAP ERP mang tới cho Vinfast giải pháp góp phần giải vấn đề tồn đọng doanh nghiệp Kết cấu phân tích gồm phần Phần Giới thiệu chung Phần SAP ERP ứng dụng SAP ERP Document continues below Discover more Hệ Thống Thông from: Tin httt-1 Học viện Công ng… 382 documents Go to course Giáo trình Hệ thống 190 thong tin quản lý… Hệ Thống Thơng Tin 100% (17) Phân tích Hệ thống 18 thông tin chuỗi… Hệ Thống Thông Tin 100% (5) 123doc huong dan su 29 dung tems pocket Hệ Thống Thông Tin 100% (4) Lý thuyết truyền tin 41 ôn tập Hệ Thống Thông Tin 100% (3) Ngân hàng Ttdidong 62 Nhatptit Phần GIỚI THIỆU CHUNGHệ Thống Tin Giới thiệu chung công ty TNHH Sản xuất Kinh Thơng doanh VINFAST 100% (3) • Tên cơng ty: Công ty TNHH Sản xuất Kinh doanh VinFast • Tên cơng ty mẹ: Tập đồn đa ngành VinGroup Việt Nam CÂU HỎI HỆ THỐNG • Người sáng lập: Phạm Nhật Vượng 35 • Năm thành lập: 2017 THƠNG TIN TRONG… Hệ Thống • Lĩnh vực sản xuất: Ô tô, xe máy điện, xe bus điện VinFast chủ yếu tập 100% trung (2) Thông Tin kinh doanh mảng ô tô điện xe máy điện • Trụ sở chính: Khu thị Vinhomes Riverside, Phường Việt Hưng, Quận Long Biên, Thành phố Hà Nội, Việt Nam Hình Logo VINFAST Ý nghĩa tên Vinfast: Tên công viết tắt cụm từ “Việt Nam - Phong cách - An toàn - Sáng tạo - Tiên phong” (chữ Ph đổi thành F) Khẩu hiệu: Mãnh liệt tinh thần Việt Nam - thương hiệu ô tô tạo mà người Việt Nam tự hào, Vinfast mang tới mẫu xe đẳng cấp giới ● Triết lý: “Đặt khách hàng làm trọng tâm”, VinFast không ngừng sáng tạo để tạo sản phẩm đẳng cấp trải nghiệm xuất sắc cho người ● Tầm nhìn: VinFast hướng đến trở thành thương hiệu xe điện thông minh, thúc đẩy mạnh mẽ cách mạng xe điện tồn cầu ● Sứ mệnh: Vì tương lai xanh cho người ● Giá trị cốt lõi: Sản phẩm đẳng cấp, giá tốt, hậu vượt trội 1.2 Lĩnh vực kinh doanh Sản xuất ô tô xe điện: VinFast sản xuất kinh doanh loại ô tô xe điện, bao gồm ô tô du lịch, xe máy điện, xe máy điện gấp xe buýt điện Họ nhanh chóng trở thành nhà sản xuất ô tô hàng đầu Việt Nam mở rộng hoạt động xuất sang thị trường quốc tế Phát triển sản xuất pin linh kiện điện: VinFast tham gia vào việc sản xuất phát triển pin lithium-ion linh kiện điện khác cần thiết cho xe điện họ Điều giúp họ kiểm soát cung cấp nâng cao tích hợp dọc Phát triển cung cấp dịch vụ sạc điện: VinFast xây dựng hệ thống sạc điện cho xe điện họ, họ cung cấp dịch vụ sạc cho khách hàng họ thông qua mạng lưới sạc điện công cộng Nghiên cứu phát triển công nghệ ô tô: VinFast đầu tư mạnh mẽ vào nghiên cứu phát triển công nghệ ô tô để nâng cao hiệu suất, tính an tồn xe họ sản xuất Phát triển hạ tầng điện: VinFast tham gia vào việc phát triển hạ tầng điện để hỗ trợ phát triển xe điện Việt Nam toàn cầu 1.3 Một số thành tựu Được thành lập vào tháng năm 2017 Công ty thành viên tập đoàn xây dựng bất động sản Vingroup, Phạm Nhật Vượng sáng lập Năm 2018 • Giải thưởng “A Star is born” trao Auto Best Năm 2019 • VinFast Fadil đạt chuẩn an tồn ASEAN NCAP • VinFast Lux A2.0 Lux SA2.0 đạt chuẩn an toàn ASEAN NCAP Năm 2020 • VinFast Fadil, Lux A2.0 Lux SA2.0 đạt Best Sale 2020 • VinFast ASEAN NCAP vinh danh “Hãng xe có cam kết cao an tồn” Grand Prix Award 2020 Năm 2021 • VinFast thắng giải “Xe u thích phân khúc” chương trình “Xe năm” OTOFUN OTOSAIGON tổ chức • Vinh danh Car Awards 2021 VnExpress - Xe tổ chức Hình VinFast thắng giải Car Awards 2021 Năm 2022 • Kỷ lục “Đồn caravan xe điện nhiều Việt Nam” Hội kỷ lục giao chứng nhận • Tiếp tục vinh danh “Xe yêu thích phân khúc” chương trình “Xe năm 2022” • VinFast VF8 vinh danh “Ngơi mới” Lễ trao giải Car Awards 2022 Báo điện tử VnExpress tổ chức • VinFast VF8 vinh danh hạng mục Xe trang bị bật 2022 Car Choice Awards 2022 CCA 1.4 Mơ hình tổ chức doanh nghiệp Hình Mơ hình tổ chức doanh nghiệp VINFAST Kế toán quản trị Quản lý mua hàng kho Quản lý chi tiết kho Quản lý bán hàng phân phối Quản lý kế hoạch sản xuất Quản lý chất lượng Quản lý bảo trì bảo dưỡng Hệ thống quản lý xe Hệ thống báo cáo quản trị Tích hợp hệ thống SAP với hệ thống hóa đơn điện tử Tích hợp hệ thống SAP với hệ thống quản lý thực sản xuất MES tạ nhà máy Vinfast Chức SAP ERP 2.2.1 Chức chung SAP FI (Kế toán tài chính): Quản lý thơng tin kế tốn doanh nghiệp, ghi chép lại giao dịch, luân chuyển thông tin tự động qua phân hệ khác, cung cấp báo cáo tài chính, tình hình doanh nghiệp Cải thiện độ xác dự báo tài chính, rút ngắn chu kỳ báo cáo, đơn giản hóa việc định cải thiện quản lý rủi ro • Lập kế hoạch phân tích tài • Kế toán kho: Lập phiếu nhập kho, phân bổ chi phí theo hóa đơn ghi nhận cơng nợ, giá trị hàng hóa, tự động tính giá xuất kho theo qui định doanh nghiệp, in thẻ kho tình hình nhập xuất tồn theo kho, hàng hóa hay tài khoản, kết xuất báo cáo liên quan theo nghiệp vụ quản lý doanh nghiệp • Kế toán mua hàng: Lập phiếu mua hàng, theo dõi công nợ phải trả nhà cung cấp theo tài khoản, lập theo dõi công nợ hàng trả lại nhà cung cấp, Lập 13 chứng từ toán tiền hàng nhà cung cấp theo nhiều phương thức tốn khác (Tiền mặt, chuyển khoản…) • Kế toán bán hàng: Lập in phiếu bán hàng, bán thành phẩm, theo dõi doanh thu, công nợ phải thu, chi phí bán hàng, chiết khấu hàng bán… theo dõi xử lý hàng hóa khách hàng trả lại • Xác định kết kinh doanh tính lãi lỗ: Kết chuyển chi phí tự động, trích khấu hao tự động • Giám sát hoạt động tài chính: Theo dõi khoản phải trả, phải thu, Tự động đối chiếu hóa đơn • Tn thủ u cầu pháp lý: Tuân thủ yêu cầu pháp lý toàn cầu, đóng khoản nghĩa vụ theo lịch in hóa đơn điện tử tự động • Quản lý kho bạc: Quản lý khoản tiền mặt, khoản toán, vốn lưu động, giao dịch liên lạc với ngân hàng, giảm thiểu rủi ro SAP CO (Quản trị hệ thống): Đảm bảo chức kế toán quản trị Cụ thể kiểm soát doanh thu, chi phí phận Quản lý danh mục phận, nhân viên sản phẩm Tổng hợp danh mục hợp đồng, loại hóa đơn, khu vực, hãng sản xuất, ngành hàng, loại chi phí, tiền tệ, người dùng, quản lý danh mục phận, quản lý danh mục nhân viên, danh mục sản phẩm, danh mục hợp đồng, danh mục loại hóa đơn, danh mục khu vực, phân quyền sử dụng hệ thống, phân quyền sử dụng hệ thống cho bên liên quan Sao lưu, phục hồi tạo liệu Tiến hành đồng hóa liệu đơn vị liên quan với hệ thống trung tâm Từ hỗ trợ doanh nghiệp quản lý, kết hợp với data để đưa định SAP MM (Quản lý mua hàng kho): Hiện đại hóa hoạt động mua sắm nhằm nâng cao sức mua thúc đẩy tiết kiệm bền vững Cung cấp cho doanh nghiệp hỗ trợ linh hoạt, tự động nhằm xử lý hoạt động vận chuyển hàng hóa quản lý hàng tồn kho kho Chức phân hệ bao gồm đảm bảo nguyên vật liệu giữ số lượng phù hợp khơng bị thiếu hụt, hồn thành việc mua hàng hóa cách kịp thời, giải thay đổi hàng ngày quy trình • Đẩy nhanh q trình mua hàng: Tối ưu hóa nhu cầu việc tích hợp với SAP Ariba Buy khu vực mua sắm nguyên vật liệu gián tiếp Đưa liệu phân tích nhằm mang lại định mua hàng nhanh chóng, hợp lý • Nhanh chóng tìm nhà cung cấp phù hợp: Giảm rủi ro lỗi người, giảm khối lượng công việc giảm chi phí hành Hiển thị mức giá so sánh với số lượng hàng hóa để tiết kiệm chi phí so với lần mua trước Sử dụng phân tích để so sánh giá thầu ưu đãi dễ dàng, nhanh chóng Tạo hợp đồng tuân thủ nguyên tắc pháp lý bảo vệ lợi ích cho doanh nghiệp • Quản lý nhà cung ứng: Thơng qua bảng phân tích số liệu, đàm phán điều khoản tốt cơng cụ khảo sát giúp doanh nghiệp nhanh chóng phân loại, đánh giá tính tốn hiệu hoạt động nhà cung cấp 14 • Quản lý hóa đơn: Tiết kiệm chi phí, thời gian cơng sức với tính quản lý hóa đơn tự động tập trung Quản lý hóa đơn nhà cung cấp kích hoạt tự động hóa quy trình thơng minh tốn Ít thời gian công sức Ghi lại xử lý hóa đơn kỹ thuật số để loại bỏ sai sót trước chúng đến phận tài khoản phải trả Quản lý hóa đơn tự động SAP SD (Quản lý bán hàng phân phối): giúp doanh nghiệp tập trung vào hội bán hàng có giá trị vào thời điểm với liệu phân tích khách hàng đầy đủ, rõ ràng, quản lý tất đơn đặt hàng, vận chuyển, toán lập hóa đơn cho hàng hóa dịch vụ họ • Quản lý đơn hàng khách hàng: Quản lý báo giá, hợp đồng đơn đặt hàng khách hàng mà không cần tốn nhiều công sức Tạo thực đơn hàng hỗ trợ AI, nắm bắt đơn đặt hàng, xác nhận đơn đặt hàng dựa tình trạng sẵn có kho thời gian thực, liệu tín dụng tiêu chuẩn tuân thủ Trải nghiệm khách hàng xếp hợp lý, kết nối hệ thống thương mại điện tử quản lý quan hệ khách hàng (CRM) mang lại trải nghiệm khách hàng mượt mà • Thanh tốn thiết lập hóa đơn tự động: Quy trình tốn tự động Tạo, quản lý xuất tài liệu toán quy trình tự động hóa, thơng tin chi tiết theo thời gian thực phân tích liệu chỗ Kế tốn tài tổng hợp Quản lý việc tuân thủ ghi nhận doanh thu tính minh bạch lợi nhuận thơng qua tích hợp với kế tốn tài • Theo dõi tình trạng đơn hàng: Xử lý theo dõi trình trả lại hàng khách hàng Phản ứng nhanh chóng với khiếu nại khách hàng cách bắt đầu đơn đặt hàng trả lại có khơng có tham khảo tài liệu trước Kích hoạt kiểm tra chất lượng chọn bước phù hợp, chẳng hạn trả lại hàng tồn kho, sửa chữa chuyển tiếp cho nhà cung cấp Bồi thường khách hàng: Hoàn tiền cho khách hàng ghi nhớ tín dụng in hóa đơn tự động sản phẩm thay • Quản lý giá: Bảo vệ lợi nhuận thơng qua chiến lược giá qn, mơ hình giá phức tạp cập nhật giá theo thời gian thực Tính tốn giá trị rịng tổng: Định hình hệ thống tự động xác định giá cho báo giá, hợp đồng, đơn đặt hàng hóa đơn suốt q trình bán hàng Cập nhật giá dựa nhu cầu kinh doanh: Thực thay đổi hàng loạt bảng giá điều chỉnh liệu giá cho chứng từ bán hàng riêng lẻ Thực giá quán: Thiết lập quy trình phê duyệt thay đổi giá quy trình làm việc cấu hình sẵn, giúp đảm bảo tính quán chiến lược giá • Quản lý chiết khấu bán hàng: Khuyến khích khách hàng thơng qua quản lý giảm giá bán hàng Thỏa thuận giảm giá bán hàng xác định, tạo hợp đồng giảm giá cho khách hàng cá nhân nhóm khách hàng dựa điều kiện thỏa thuận Các đăng cập nhật tích lũy Thực minh bạch nghĩa vụ tốn tương lai kế tốn tài chính, theo yêu cầu tuân thủ 15 Giám sát toán chiết khấu bán hàng, lập hồ sơ toán hợp đồng khách hàng để lập số tiền phải thu, phải trả cho khách hàng xác • Phân tích bán hàng: Hệ thống thu thập, phân tích số liệu nhanh chóng, xác giúp xác định KPI hiệu suất bán hàng từ tổng thể tới chi tiết khía cạnh Đưa định dựa liệu để nhanh chóng giải tắc nghẽn quan trọng hiệu kinh doanh Lập kế hoạch bán hàng dự đoán hiệu suất, sử dụng liệu lịch sử thuật toán nâng cao nhúng để dự đoán xu hướng bán hàng tương lai SAP PP (Quản lý kế hoạch sản xuất): Giúp chuyển đổi quy trình sản xuất Theo dõi lập hồ sơ quy trình sản xuất, chẳng hạn chi phí kế hoạch chi phí thực tế Ngồi ra, cịn theo dõi di chuyển hàng hóa từ việc chuyển đổi nguyên liệu thô sang bán thành phẩm • Kỹ thuật sản xuất: Thiết kế, thiết lập điều chỉnh nhanh chóng quy trình sản xuất doanh nghiệp giúp tạo hoạt động sản xuất hiệu linh hoạt Quản lý so sánh BOMs để hỗ trợ quy trình có cấu trúc cho thay đổi sản phẩm Đơn giản hóa tích hợp cấu hình sản phẩm dựa mơ hình với độ phức tạp mà khách hàng mong đợi • Lập kế hoạch sản xuất: Phân tích liệu nhằm tối ưu hóa sản xuất Kết hợp dự báo tình hình cung - cầu Theo dõi lực làm việc doanh nghiệp để ưu tiên đơn đặt hàng cách hiệu tối đa hóa giá trị tài nguyên tài sản • Hoạt động sản xuất: Quản lý đơn hàng từ có định số lượng, yêu cầu sản xuất Kiểm sốt q trình sản xuất minh bạch tồn diện kịp thời phát giải vấn đề Cập nhật với tình hình sản xuất theo thời gian thực tế • Hỗ trợ doanh nghiệp triển khai vận hành quy trình kiểm sốt chất lượng cách ngăn ngừa lỗi, cho phép cải tiến quy trình liên tục thiết lập chương trình kiểm sốt chất lượng bền vững SAP PM (Quản lý bảo trì bảo dưỡng): Quản lý hoạt động bảo trì tổ chức bao gồm kiểm tra, thơng báo, bảo trì khắc phục phòng ngừa, sửa chữa biện pháp khác để trì SAP VMS (Quản lý xe): Bao gồm nhiều chức liên quan tới hệ thống xe: Quản lý thông tin vận chuyển (tài xế, lịch trình, ), theo dõi, điều động xe, quản lý dịch vụ xe (sửa chữa, bảo dưỡng, ), quản lý tài xế khách hàng, cung cấp báo cáo SAP BO (Quản trị báo cáo): Cung cấp báo cáo, thống kê, dự báo, lập kế hoạch 2.2.3 Chức SAP ERP VINFAST Đối với VinFast, tập đoàn lớn hoạt động lĩnh vực sản xuất ô tô xe điện, SAP cung cấp nhiều chức quan trọng sau: 16 - Quản lý đơn hàng: bao gồm có quản lý thơng tin khách hàng, lịch sử mua sắm, đơn bán lơ hàng, đơn hồn thành, đơn xử lý, đơn đặt hàng gấp, đơn đặt hàng lại, yêu cầu ghi nợ, tín dụng đơn hàng - Quản lý liệu chính: Quản lý liệu giao dịch bao gồm liệu khách hàng vật chất quản lý tín dụng, quy trình đặt hàng tiền mặt Từ đấy, cung cấp thông tin liên quan đến khách hàng, nguyên liệu, đối tác nhằm phục vụ mục điểm quản lý, hỗ trợ đánh giá - Quản lý tồn kho: Quản lý liệu hàng, vật liệu tồn kho Cùng với đó, phối hợp hỗ trợ suất đơn, đóng gói kiểm kê hàng hóa - Quản lý giá sách, hoạt động toán: Báo cáo giá thành sản phẩm, vật liệu, cung cấp hóa đơn tự động - thủ cơng cho đơn hàng, - Quản lý trình vận chuyển: Thu nhập liệu từ trình bán hàng phân phối, tạo tài liệu vận chuyển, lên kế hoạch giao hàng, đóng gói, kiểm hàng, trả hàng - Hỗ trợ hoạt động Sales: Phần mềm tích hợp liệu trình trao đổi người mua đội ngũ Sales Ngồi cịn đề cập thơng tin tới yếu tố định bán hàng như: khách hàng tiềm năng, đối thủ cạnh tranh, tiềm năng, xu hướng thị trường tơ - Báo cáo, phân tích, đưa đề xuất: Hệ liệu thu thập cung cấp báo cáo, số phân tích tới quản trị VINFAST Giống phần mềm khác, SAP đưa liệu, từ đề xuất hướng cho VINFAST Cơ chế hoạt động SAP ERP Trên lý thuyết Phân tích xử lý INPUT Cơ sở liệu OUTPUT Hình Sơ đồ tổng quát chế hoạt động SAP ERP Bảng Cơ chế hoạt động SAP ERP Đầu vào (INPUT) Thông tin nhân - Hồ sơ nhân (Tên, tuổi, lý lịch cá nhân) - Thông tin hợp đồng lao động, sách lương, bổng, bảo hiểm, phụ cấp 17 Đầu (OUTPUT) - Đánh giá tổng quát tiềm lực nhân thông qua báo cáo: số lượng, hiệu suất làm việc, phân phối nhân sự, đề xuất thưởng - Thông tin bảng chấm - Báo cáo lương: Số ngày công, KPI làm, số ngày vắng mặt, tổng lương, thưởng (nếu có), khoản trừ (phụ cấp, bảo hiểmnếu có) - Dự báo nhu cầu nhân tương lai (Thiếu, thừa, nghiệp vụ, kĩ năng) Quản lý kho hàng Quản lý bán hàng Kế tốn tài - Thơng tin sản phẩm: Tên sản phẩm, mã sản phẩm, mô tả, giá nhập, giá bán, số lượng nhập, chương trình khuyễn mại (nếu có) - Thơng tin phiếu nhập kho - Thông tin nhà cung cấp: Tên đơn vị cung cấp, mã số, địa chỉ, thông tin liên lạc, điều khoản hợp đồng - Thông tin đơn đặt hàng: Số hiệu, số lượng, ngày đặt, ngày giao, ngày nhận, thông tin hồn hàng, đổi hàng (nếu có), điều khoản tốn - Thông tin đơn đặt hàng: Số hiệu, số lượng, ngày đặt, ngày giao, ngày nhận, thơng tin hồn hàng, đổi hàng (nếu có), điều khoản tốn - Thơng tin khách hàng: Tên, tuổi, địa chỉ, thông tin liên lạc (số điện thoại, gmail), lịch sử mua hàng - Thông tin sản phẩm: Tên sản phẩm, mã sản phẩm, mô tả, giá nhập, giá bán, số lượng nhập, chương trình khuyễn mại (nếu có) - Báo cáo tình hình kho hàng: thông tin sản phẩm, số lượng - Báo cáo hàng tồn kho: Số lượng, giá trị - Dự báo hàng tồn: Dự báo số lượng tương lai dựa vào thời gian thực tế - Tạo hóa đơn bán hàng: Tên sản phẩm, giá thành, số lượng, khách hàng - Báo cáo doanh số bán hàng: theo tuần, tháng, theo dòng sản phẩm - Danh sách khách hàng thân thiết: theo năm, theo số lượng mua - Dự báo tình hình doanh số: theo tháng, quý - Báo cáo phân tích hành vi lựa chọn mua hàng (Chủng loại, màu sắc, thiết kế) - Thông tin tài khoản ngân - Biểu đồ so sánh số dư ngân hàng doanh nghiệp: Số tài hàng (hàng tháng, quý ) khoản, tên ngân hàng, số dư tài khoản, tài liệu kê 18 - Các khoản danh mục thu, chi: hóa đơn thu, hóa đơn chi, khoản tốn (lương, thưởng) Quá trình sản xuất - Báo cáo quản lý: Sổ bán hàng, sổ mua hàng, tiền tăng, tiền giảm - Báo cáo dạng sơ đồ, biểu đồ, bảng biểu… danh mục khoản thu, chi - Thông tin sản phẩm sản xuất: - Báo cáo xuất, nhập kho theo Mã sản phẩm, tên sản phẩm, sản phẩm, theo chủng loại thông số, số lượng - Bộ lọc lệnh sản xuất: - Thông tin quản lý kho hàng + Sản xuất dựa đơn đặt - Gía thành ngun vật liệu hàng khách + Tính tốn định mức nguyên liệu: số lượng nguyên vật liệu cần thiết, định mức dự trù, chênh lệch mức tiêu hao dự trù thực tế - Định mức nguyên vật liệu theo thiết kế, định mức giá thành lợi nhuận: giá thành dựa đơn giá nguyên/phụ liệu dùng Lợi nhuận tỷ suất theo mặt hàng - Quản lý sản xuất: thông tin nhà máy gia cơng, người phụ trách gia cơng Hố đơn chi phí gia cơng phát sinh q trình sản xuất - Quản lý hàng lỗi: xem tỷ lệ hàng lỗi báo cáo tình hình hàng lỗi thơng qua loại lỗi tiêu chuẩn - Quản lý chất lượng: ghi nhận hàng đạt/không đạt tiêu chuẩn dựa vào hạng mục tiêu chí chất lượng Nền tảng kinh doanh - Hồ sơ nhân (Tên, tuổi, lý - Báo cáo tài chính: báo cáo lịch cá nhân) hàng tháng, hàng năm lợi 19 - Thông tin hợp đồng lao nhuận, doanh thu; bảng cân đối động, sách lương, bổng, kế tốn, dịng tiền bảo hiểm, phụ cấp - Báo cáo doanh số bán hàng: - Thông tin khách hàng: Tên, theo sản phẩm, khu vực, kênh tuổi, địa chỉ, thông tin liên lạc phân phối, thời gian (số điện thoại, gmail), lịch sử - Báo cáo quản lý nhân sự: mua hàng chấm công, lịch làm việc, - Thông tin nhà cung cấp: Tên lương thưởng đơn vị cung cấp, mã số, địa chỉ, thông tin liên lạc, điều khoản hợp đồng Mua hàng (nhập kho) - Thông tin phiếu nhập kho - In phiếu mua hàng, báo cáo - Thông tin nhà cung cấp: Tên đơn đặt hàng: số đơn hàng, đơn vị cung cấp, mã số, địa ngày đặt, dịch vụ, giá cả, thông chỉ, thông tin liên lạc, điều tin nhà cung cấp khoản hợp đồng - Báo cáo lịch sử giao dịch: - Thông tin sản phẩm: Tên sản giao dịch mua sắm trước phẩm, mã sản phẩm, mô tả, giá gồm số lượng, giá trị, chi tiết nhập, giá bán, số lượng nhập, sản phẩm, dịch vụ chương trình khuyễn mại (nếu - Báo cáo tình hình kho hàng: có) thơng tin sản phẩm, số lượng - Đơn đặt hàng: số đơn hàng, - Báo cáo toán cho nhà ngày đặt hàng, số lượng cung cấp: khoản - Thơng tin nhân sự: người tốn thực nợ quản lý đặt hàng người kiểm tra sản phẩm Chuỗi cung ứng logistic - Thông tin nhà cung cấp: tên, địa chỉ, thông tin liên hệ, mã số thuế, điều khoản hợp đồng - Báo cáo tình trạng kho hàng: số lượng hàng tồn, lịch sử nhập/xuất dự đốn nhu cầu tồn kho - Thơng tin sản phẩm: Tên sản - Báo cáo hiệu suất nhà cung phẩm, mã sản phẩm, mô tả, giá cấp: thời gian giao hàng, chất nhập, giá bán, số lượng nhập lượng sản phẩm dịch vụ, - Đơn đặt hàng: số đơn hàng, tuân thủ hợp đồng ngày đặt hàng, số lượng 20 - Báo cáo lịch sử giao dịch: thơng tin đơn đặt, nhập/xuất hàng, tốn - Kế hoạch, lịch trình: lịch - Báo cáo tài chính: thơng tin trình dự kiến việc đặt hàng, chi phí, giá trị giao dịch, lợi thời gian dự kiến nhuận, cơng nợ, chi phí - Thơng tin lợi nhuận, chi phí: khác chi phí vận chuyển, thuế, phí - Báo cáo hiệu suất cung ứng: nhập (nếu có) chi thời gian giao hàng, tỷ lệ tồn phí khác kho, thời gian thực giao - Thông tin nhân sự: người dịch quản lý cung ứng kiểm tra sản phẩm .2 Thực tế triển khai VINFAST module quản lý bán hàng Hình Hệ thống ERP quản lý bán hàng cơng ty Vinfast Bước 1: Khi khách hàng có nhu cầu mua hàng, họ liên hệ với nhân viên bán hàng để yêu cầu báo giá Nhân viên bán hàng sử dụng hệ thống ERP VinFast để tạo Giấy báo giá, lập đơn yêu cầu báo giá, nhập thông tin liên quan sản phẩm giá Ví dụ: Nhân viên bán hàng sử dụng ERP để tạo Giấy báo giá cho VinFast Lux A2.0, nhập thông tin màu sắc, tùy chọn trang bị, gửi báo giá cho khách hàng Bước 2: Sau khách hàng xác nhận mua hàng đồng ý với báo giá, nhân viên bán hàng tiến hành lập Hợp đồng bán hàng hệ thống ERP VinFast Thông tin hợp đồng, bao gồm mô tả sản phẩm, giá cả, điều kiện toán, thời gian giao hàng, lưu trữ hệ thống 21 Ví dụ: Hợp đồng bán hàng cho VinFast Lux A2.0 tạo ERP, bao gồm điều khoản mua bán thông tin khách hàng sản phẩm Bước 3: Người có thẩm quyền, thường quản lý người duyệt hợp đồng, tiếp nhận hợp đồng thực kiểm tra Họ sử dụng ERP để duyệt hợp đồng kiểm tra xem điều khoản có phù hợp không Nếu hợp đồng chấp nhận, họ chấp thuận hệ thống Ví dụ: Giám đốc kinh doanh xem xét duyệt hợp đồng ERP sau xác nhận tuân theo quy định công ty Bước 4: Sau hợp đồng hai bên ký kết chấp thuận, nhân viên bán hàng tiếp tục quy trình cách lập Đơn hàng hệ thống ERP Đơn hàng chứa thông tin sản phẩm bán, bao gồm mô tả, số lượng, giá Ví dụ: Nhân viên bán hàng lập Đơn hàng ERP với thông tin cụ thể VinFast Lux A2.0, bao gồm màu sắc tùy chọn trang bị Bước 5: Đơn hàng sau gửi đến người có thẩm quyền để kiểm tra duyệt Họ sử dụng hệ thống ERP để thực việc Nếu đơn hàng chấp nhận, họ chấp thuận hệ thống q trình tiếp tục Ví dụ: Giám đốc kho duyệt đơn hàng ERP sau xác nhận sản phẩm có sẵn kho Bước 6: Đơn hàng sau duyệt, nhân viên bán hàng thực nhập lệnh xuất kho hệ thống chuyển cho phận kho Ví dụ: Nhân viên bán hàng duyệt đơn hàng cho VinFast Lux A2.0 Họ tạo lệnh xuất kho hệ thống ERP gửi thông tin đến phận kho Bước 7: Bộ phận kho tiếp nhận thông tin từ Lệnh xuất kho kiểm tra tồn kho hàng hoá hệ thống qua Báo cáo tồn kho Nếu đủ hàng, họ tiến hành bước tiếp theo, thiếu hàng, họ định sản xuất thêm mua hàng Ví dụ: Bộ phận kho nhận thơng tin lệnh xuất kho, kiểm tra tồn kho sản phẩm VinFast Lux A2.0 dựa báo cáo tồn kho hệ thống ERP Nếu tồn kho đủ, họ tiến hành bước Bước 8: Sau kiểm tra số lượng hàng bán đủ với số lượng đơn hàng, thủ kho tiến hành xuất hàng đồng thời lập phiếu xuất kho hệ thống Ví dụ: Thủ kho xác nhận có đủ sản phẩm VinFast Lux A2.0 kho để đáp ứng đơn hàng Họ lập phiếu xuất kho hệ thống ERP để ghi nhận việc xuất hàng Bước 9: Sau phận kho thực xuất hàng xong, phận kế toán dựa vào phiếu xuất kho để ghi nhận công nợ khách hàng hệ thống lập hoá đơn bán hàng Ví dụ: Kế tốn sử dụng phiếu xuất kho để cập nhật công nợ khách hàng hệ thống ERP lập hoá đơn bán hàng tương ứng 22 Lợi ích SAP mang lại cho VINFAST Tình hình cơng ty trước sử dụng SAP ERP Các liệu khó đồng với nhau: Mỗi muốn thực phân tích tổng quan, cơng ty phải cử nhân tổng hợp báo cáo riêng lẻ như: Không gian trưng bày mua hàng xếp hợp lý chưa? Các sản phẩm thị trường gì? Bao nhiêu nhân viên bán hàng làm việc thực theo quy trình bán hàng tiêu chuẩn? Bao nhiêu nhân viên cần hỗ trợ từ cấp để đạt mục tiêu? Không vậy, với tệp sản phẩm đa dạng, Vinfast cần có hệ thống bảng biểu đánh giá xác, hồn thiện Vinfast ban đầu gặp nhiều khó khăn trình quản lý hệ thống, nhà phân phối đại lý toàn quốc Với số lượng đối tác, nhà cung cấp thông tin mua bán, liệu sản phẩm lớn khiến việc kiểm sốt khơng đồng nhất, liên kết thiếu xác Quản lý liệu phức tạp: VinFast có nhiều liệu liên quan đến sản xuất, tài chính, nhân khía cạnh khác hoạt động Quản lý sử dụng liệu cách hiệu trở nên khó khăn sử dụng hệ thống khơng tích hợp q cổ điển Thiếu đồng hệ thống: Công ty Vinfast sử dụng nhiều phân hệ chức từ nhà cung cấp khác dễ dẫn đến tranh ERP toàn cảnh toàn thứ kết hợp lại với nhau, khơng có đồng Bên cạnh đó, q trình sử dụng người dùng phải tìm tiếng nói chung để khai thác tối ưu hiệu phân hệ kết hợp chúng cách nhịp nhàng với Thay vào đó, cơng ty Vinfast nên có tảng có tổng hoà mạnh mẽ lựa chọn tối ưu Dữ liệu khó chia sẻ truyền tải: Trước sử dụng SAP ERP, VinFast phải thực việc truyền tải liệu thủ công từ hệ thống sang hệ thống khác Nó khơng tốn thời gian mà cịn có nguy gây sai sót q trình truyền tải Khó khăn giải sau có SAP ERP Kiểm sốt liệu cụ thể: Công cụ giúp tự động hóa tồn q trình sản xuất (từ chuẩn bị vật liệu thành phẩm) tiết kiệm thời gian, chi phí tăng suất Kiểm tra, kiểm sốt chất lượng, quản lý dự án: Giúp doanh nghiệp kiểm tra theo dõi tính đồng chất lượng sản phẩm, lên kế hoạch phân bổ nhân lực cách hợp lý Tích hợp hệ thống: Một lợi ích quan trọng SAP ERP tích hợp hệ thống trình khác Vinfast Điều giúp đảm bảo thơng tin xác khả truy cập dễ dàng cho tất nhân viên Đồng hệ thống với nhau: SAP ERP cung cấp tảng tích hợp cho tất hoạt động kinh doanh VinFast, từ quản lý sản xuất, quản lý kho, quản 23 lý tài chính, quản lý nhân sự, đến quản lý khách hàng, đảm bảo thông tin liên quan chia sẻ cách hiệu phận hệ thống khác Tối ưu hóa quy trình kinh doanh: SAP ERP cho phép tự động hóa nhiều quy trình kinh doanh, giúp Vinfast cải thiện hiệu suất giảm thời gian hồn thành cơng việc Họ sử dụng ERP để tối ưu hóa quy trình sản xuất, quản lý kho hàng, quản lý đơn hàng, quản lý tài Khả truy cập di động từ xa: SAP ERP cho phép nhân viên VinFast truy cập liệu từ xa, lúc, nơi cho phép họ làm việc từ xa di chuyển Tạo điều kiện thuận lợi cho làm việc linh hoạt tăng cường khả truy cập liệu Nhanh chóng nhận cảnh báo có q trình phát sinh Tăng cường quản lý nhân sự: SAP ERP có tích hợp tính quản lý nhân sự, giúp VinFast quản lý thông tin nhân viên, quản lý lương, cải thiện quy trình tuyển dụng Tối ưu hóa chuỗi cung ứng: SAP ERP thích hợp cho quy trình kinh doanh sản xuất phức tạp Quản lí toàn chuỗi cung ứng, quản lý vật tư theo thời gian thực, cắt giảm thời gian, chi phí, nhân lực cho quy trình thu mua, quản lí vật liệu, giám sát trình thu mua cung ứng hàng hóa Đánh giá Ưu điểm hệ thơng SAP ERP Hợp liệu phòng ban quản lý liệu tập trung: Phần mềm SAP ERP cho phép Vinfast xây dựng cổng thông tin hợp tồn phịng ban Thay kế toán làm việc phần mềm kế toán, nhân làm việc với phần mềm nhân – hành chính,… doanh nghiệp sử dụng phần mềm là: phần mềm ERP Nhân viên cần nhập thông tin lần lên hệ thống chung Nhờ việc sử dụng chung phần mềm phòng ban nên nhân viên cơng ty dễ dàng xem số liệu phịng ban hay phịng ban khác Nâng cao hiệu việc quản lý nhân viên: Nhờ có SAP ERP, phận nhân cấp quản lý Vinfast không cần giám sát thời gian hiệu làm việc nhân viên Bởi đơn giản, kết thể rõ phần mềm Quản lý dễ dàng giao việc, kiểm tra đánh giá chất lượng công việc nhân viên phần mềm, từ giảm gánh nặng chi phí quản lý việc gian lận tính lương cho nhân viên Hơn nữa, Vinfast đánh giá lực mức độ đóng góp nhân viên Lợi ích đặc biệt quan trọng với doanh nghiệp quy mơ vừa lớn có đơng nhân viên Giảm thiểu rủi ro xuống mức thấp nhất: SAP ERP kết nối toàn hệ thống quản trị doanh nghiệp vào khối thống Nhờ Vinfast ngồi hàng để tìm lỗi sai, đối chiếu số liệu phịng ban Mà thay vào đó, kiện liên kết chặt chẽ với Giảm thiểu sai sót q trình nhập liệu dễ dàng tra 24 cứu, lần theo dấu vết hệ thống để phát sai sót Mọi số liệu cơng ty đảm bảo xác từ đầu làm tăng tính minh bạch hiệu quản lý Đồng thời Vinfast đối mặt với rủi ro rò rỉ liệu, bị đánh tráo thơng tin; đảm bảo an tồn cho nguồn tài sản vơ hình vơ đáng giá Cải thiện báo cáo lập kế hoạch: Cùng với khả hiển thị cải thiện, nhìn sâu sắc lợi lớn SAP ERP Triển khai SAP ERP khắp phòng ban tạo nên hệ thống báo cáo thống nhất, cho quy trình Bằng cách có nguồn thật nhất, hệ thống ERP dễ dàng tạo báo cáo phân tích hữu ích lúc SAP cung cấp khả phân tích so sánh chức phịng ban, mà khơng gặp rắc rối với nhiều bảng tính email Cải thiện hiệu làm việc nhân viên: Cùng với giảm chi phí cho đầu tư hệ thống CNTT chi phí đào tạo, SAP ERP làm giảm thời gian nỗ lực cần thiết cho lực lượng lao động hoạt động hàng ngày Được triển khai cách, giảm đáng kể loại bỏ quy trình thủ cơng lặp lặp lại, giải phóng thành viên nhóm để tập trung vào nhiệm vụ ảnh hưởng đến doanh thu Bảo mật liệu mạnh mẽ: chế kiểm soát truy cập ERP đảm bảo người dùng ủy quyền truy cập vào liệu cụ thể thực hành động định đồng thời sử dụng phương pháp xác thực tên người dùng, mật xác thực đa yếu tố để đảm bảo tính xác thực độ tin cậy người dùng Tích hợp dễ dàng nhiều thiết bị toàn diện: SAP ERP cho phép truy cập dễ dàng thiết bị di động chí nhiều thiết bị khác ipad, máy tính, đâu, nhân viên truy cập liệu phục vụ cơng việc Bên cạnh tính tồn diện cho phép VinFast quản lý kiểm soát hoạt động kinh doanh từ quy trình sản xuất, quản lý kho, quản lý tài đến quản lý nhân Báo cáo phân tích: Phần mềm cung cấp khả tạo báo cáo chi tiết phân tích liệu nhanh chóng giúp Vinfast tìm hội cải tiến đưa định thông minh, nắm bắt xu hướng thị thường Nhược điểm hệ thống Triển khai hệ thống thống ERP doanh nghiệp chịu mạo hiểm với khoản đầu tư lớn nên cần xác định rõ đâu nhược điểm giải pháp ERP để có biện pháp phịng tránh Chi phí đầu tư lớn: Ngay từ đầu, chi phí sử dụng hệ thống ERP rào cản Hiện phần lớn hệ thống ERP nước ngồi cơng ty Việt Nam làm trung gian triển khai có giá dao động từ vài triệu USD cho khoảng 50 người dùng Còn hệ thống ERP công ty nước cung cấp dao động từ vài chục triệu để vài tỷ đồng, phù hợp với doanh nghiệp quy mô vừa trở lên Tuy nhiên, q trình sử dụng hệ thống ERP cịn phát sinh nhiều chi phí ẩn khác như: chi phí nâng cấp lên công nghệ hơn, nâng cấp phần cứng, chi phí đào tạo, chi phí viết thêm… 25 Thời gian triển khai kéo dài: Trên thực tế, trình triển khai hệ thống SAP ERP trải qua nhiều giai đoạn thường kéo dài từ đến năm chí kéo dài đến năm chưa thể kiểm định kết Bên cạnh đó, việc phải chạy thử hệ thống sửa lại theo yêu cầu doanh nghiệp tốn nhiều thời gian Yếu tố người: Mặc dù, hệ thống SAP ERP giúp công ty tiết kiệm khoản chi phí lớn so với việc thực cơng việc thủ công, thời gian tài nguyên đào tạo: Để sử dụng hiệu ERP SAP, nhân viên VinFast cần đào tạo việc sử dụng hệ thống Điều yêu cầu đầu tư thời gian tài nguyên để đảm bảo hiểu biết kỹ sử dụng hệ thống Sự phức tạp: SAP ERP cung cấp nhiều khả năng, điều có nghĩa phần mềm phức tạp khó sử dụng Khơng có lạ cơng ty bị vào tất tiềm hệ thống ERP khơng có kế hoạch đắn cho việc triển khai Một số doanh nghiệp thấy có hệ thống lớn phức tạp cho quy trình họ, dẫn đến không mang lại hiệu chí phản tác dụng Bảo trì: Mỗi lần nâng cấp hệ thống khôi phục sau xảy cố phần cứng phần mềm việc lưu trữ, lưu liệu phải thực theo chi tiết nhỏ Với nguồn lực kỹ thuật ngân sách hạn chế, điều trở thành vấn đề lớn, đặc biệt công ty nhỏ Dựa vào quy mô, phạm vi hoạt động VINFAST dựa vào khả tài việc sử dụng phần mềm ERP SAP có tính khả thi, hợp lí hiệu với môi trường kinh doanh doanh nghiệp Chi phí phát triển phần mềm SAP ERP dao động từ 5000 USD – 10.000 USD tính dựa số lượng người dùng Việc sử dụng ERP SAP phát sinh chi phí như: • Chi phí triển khai ban đầu: Gồm giấy phép phần mềm, phần cứng, cấu hình hệ thống, phát triển tùy chỉnh, chuyển đổi liệu đào tạo người dùng Chi phí thường khoảng lớn phụ thuộc vào quy mơ phạm vi triển khai • Chi phí bảo trì hỗ trợ: Sau triển khai thành cơng, VinFast phải trả chi phí bảo trì hỗ trợ để đảm bảo hệ thống ERP SAP hoạt động cách liên tục ổn định • Chi phí đào tạo nhân viên: Sử dụng hiệu ERP SAP đòi hỏi đào tạo nhân viên việc sử dụng hệ thống VinFast phải đầu tư vào việc đào tạo nhân viên để họ sử dụng hệ thống cách hiệu Chi phí bao gồm việc thuê chuyên gia, tổ chức khóa đào tạo, thời gian tài nguyên đào tạo, Tuy nhiên, so sánh chi phí ban đầu với chi phí sau sử dụng ERP SAP việc sử dụng phần mềm giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian ngân sách 26 KẾT LUẬN ERP hệ thống thiết yếu cần phải có hầu hết doanh nghiệp tại, ERP tích hợp kiến trúc tổng thể phục vụ hoạt động: Hoạch định, kiểm soát, đưa định, thực định doanh nghiệp Dựa vào phần mềm ERP, doanh nghiệp tối ưu hóa hầu hết hoạt động kinh doanh hệ thống Việc áp dụng hiệu hệ thống ERP giúp cho doanh nghiệp giảm thiểu tối đa nguồn chi phí, thời gian triển khai hoạt động, tăng lợi nhuận, đảm bảo hài lịng từ khách hàng Bên cạnh đó, hệ thống ERP giúp doanh nghiệp tăng khả cạnh tranh, thúc đẩy trình cơng nghiệp hóa – đại hóa, dễ dàng tiếp thu công nghệ giới Đồng thời gia tăng khả nắm bắt truy cập thông tin nhà quản lý hoạt động phòng ban, tăng cường khả điều hành, giám sát nhằm đưa định cách rõ ràng, phù hợp Thông qua tầm quan trọng hệ thống ERP, Vinfast đưa hệ thống ERP vào q trình kinh doanh mình, thơng qua việc chuẩn hóa quy trình quản lý, chuẩn hốn thao tác nghiệp vụ Nhờ vào đó, Vinfast có nhiều thành tựu trở thành doanh nghiệp hàng đầu Việt Nam 27