Ị TRÍ, TÍNH CH Ấ T C Ủ A MÔN H Ọ C
Là môn học cơ sở của nghề Tin học văn phòng
Môn học được bố trí cùng với các mô đun kỹ thuật cơ sở
Soạn thảo văn bản là công cụ để phục vụ các môn học và ngành nghề Tin học văn phòng.
Giúp người học vận dụng tốt các chuyên môn của nghề.
M Ụ C TIÊU MÔN H Ọ C
Sau khi học xong mô đun, người học có thể:
Củng cố kiến thức tiếng Việt thực hành là cần thiết để học sinh nâng cao kỹ năng đọc và viết văn bản khoa học một cách chính xác và đúng thể thức.
Biết cách vận dụng kiến thức đó học để soạn thảo các văn bản thông dụng, góp phần nâng cao năng suất chất lượng của lao động, quản lý;
phát triển kỹ năng sử dụng tiếng việt đọc và viết văn bản khoa học, đúng thể thức;
Phát triển kỹ năng soạn thảo, góp phần nâng cao hiệu quả quản lý kinh doanh;
Vận dụng kiến thức đó học để soạn thảo các văn bản thông dụng, góp phần nâng cao năng suất chất lượng của lao động, quản lý;
3 Vềnăng lực tự chủ và trách nhiệm:
- Rèn luyện tính kỷ luật, kiên trì, cẩn thận, tích cực, chủ động và sáng tạo trong học tập
- Rèn luyện tinh thần trách nhiệm trong công việc, có tinh thần hợp tác, giúp đỡ lẫn nhau
Rèn luyện tính chính xác, khoa học và tác phong công nghiệp
Cần có thái độ cẩn thận khi trình bày các văn bản pháp quy.
N Ộ I DUNG MÔN H Ọ C
1 Nội dung tổng quát và phân phối thời gian:
Tổng số Lý thuyết Thực hành Kiểm tra
I Ngôn ngữ học văn bản
Khái niệm và liên kết văn bản:
Một số phương thức liên kết văn bản phổ biến
II Khái quát chung vềvăn bản quản lý
Sơ lược về lịch sử văn bản quản lý nhà nước nước ở Việt Nam
Chức năng của văn bản
III Thẩm quyền ban hành của các cơ quan nhà nước
Thẩm quyền ban hành của các cơ quan quyền lực nhà nước
Văn bản của cơ quan hành chính nhà
Văn bản của Toà án ND tối cao
Văn bản của Viện kiểm sát ND tối cao
IV Thể thức văn bản quản lý nhà nước
Những yếu tố thể thức bắt buộc phải có trong mọi văn bản
Những yếu tố thể thức chỉ cần thiết với một sốvăn bản
V Quy trình soạn thảo Văn bản quản lý nhà nước
Những định hướng khi xác định quy trình STVB
Xác lập quy trình chuẩn
Xây dựng quy trình cụ thể cho mỗi văn bản
VI Phương pháp soạn thảo văn bản quản lý nhà nước
Yêu cầu chung đối với 1 văn bản Đặc điểm ngôn ngữ của VBQLNN
Trình tự soạn thảo 1 văn bản quan trọng, phức tạp
VII Tổ chức quản lý và sử dụng, giải quyết Văn bản trong cơ quan nhà nước
Tổ chức giải quyết văn bản đến
Tổ chức và quản lý văn bản đi
Tổ chức quản lý và giải quyết văn bản nội bộ
VIII Soạn thảo Nghị quyết
Phương pháp soạn thảo nghị quyết
IX Soạn thảo Quyết định
Khái niệm và thẩm quyền ban hành
Phương pháp soạn thảo quyết định
Phương pháp ST báo cáo
XI Soạn thảo Biên bản
XII Soạn thảo Tờ trình
Phương pháp ST Tờ trình
XIII Soạn thảo Công văn Hành chính
Phương pháp soạn thảo công văn
Phương pháp soạn thảo một số loại công văn hành chính
XIV Soạn thảo Hợp đồng
Những nhân tố cần thiết của một bản hợp đồng
XV Kiểm tra kết thúc 01 01
* Ghi chú: Thời gian kiểm tra lý thuyết được tính vào giờ lý thuyết, kiểm tra thực hành được tính bằng giờ thực hành.
1 KHÁI NIỆM VÀ LIÊN KẾT VĂN BẢN
Ngôn ngữ là hệ thống tín hiệu giao tiếp độc đáo của con người, bao gồm cả ngôn ngữ nói và ngôn ngữ viết Ngành khoa học nghiên cứu ngôn ngữ của các dân tộc trên toàn cầu được gọi là ngôn ngữ học.
Văn bản là công cụ ghi chép và truyền đạt thông tin bằng ngôn ngữ hoặc ký hiệu cụ thể Tùy thuộc vào lĩnh vực quản lý và các khía cạnh của đời sống xã hội, văn bản được tạo ra với nội dung và hình thức đa dạng.
Liên kết văn bản là mối quan hệ chặt chẽ giữa các câu, đoạn và thành phần trong văn bản, tạo nên tính chỉnh thể Tính liên kết được thể hiện qua cả nội dung và hình thức, góp phần quan trọng vào sự mạch lạc và rõ ràng của văn bản.
2 MỘT SỐPHƯƠNG THỨC LIÊN KẾT VĂN BẢN PHỔ BIẾN
2.1 Liên kết nội dung – hình thức a T ính liên kết nội dung
Nội dung văn bản bao gồm hai nhân tố cơ bản: đề tài và chủ đề, thể hiện tính liên kết qua việc tổ chức và triển khai hai yếu tố này Đề tài là tổng thể đối tượng mà tác giả muốn diễn tả, trong khi chủ đề là phần nổi bật nhất mà tác giả chọn để nhấn mạnh, tạo ấn tượng sâu sắc Đề tài thường có phạm vi rộng hơn chủ đề; ví dụ, đề tài chiến tranh có thể chứa chủ đề về anh bộ đội hay tình yêu trong thời chiến Mỗi văn bản có thể có một hoặc nhiều chủ đề, và trong một số trường hợp, đề tài có thể đồng nhất với chủ đề của văn bản.
Liên kết hình thức trong văn bản là sự kết hợp giữa các đơn vị ngôn từ và cấu trúc trình bày, nhằm thể hiện mối quan hệ nội dung một cách rõ ràng và hợp lý.
Liên kết nội dung trong văn bản được thể hiện qua mối quan hệ giữa đề tài và chủ đề, liên kết các câu, đoạn và phần lại với nhau Mối quan hệ này thường mang tính trừu tượng và không rõ ràng Do đó, trong quá trình viết, tác giả cần sử dụng các phương tiện ngôn từ cụ thể để hình thành và xác lập mối quan hệ này Tất cả các yếu tố ngôn từ này đóng vai trò quan trọng trong việc thiết lập liên kết nội dung giữa các câu và đoạn, tạo nên sự mạch lạc cho văn bản.
Liên kết hình thức trong văn bản được phân chia thành nhiều phương thức, mỗi phương thức thể hiện cách tổ chức sự liên kết thông qua các phương tiện khác nhau như lặp ngữ âm, lặp từ vựng, thế đồng nghĩa, liên tưởng, đối nghịch, thế đại từ, tỉnh lược cấu trúc và lặp cấu trúc Những phép liên kết này không chỉ xuất hiện trong các đoạn văn mà còn ở nhiều cấp độ khác nhau Mối quan hệ giữa liên kết nội dung và liên kết hình thức là biện chứng, trong đó liên kết nội dung quy định liên kết hình thức.
2.2 Sự thống nhất chủđề của văn bản
Chủ đề văn bản là những vấn đề, ý kiến và cảm xúc chủ chốt được thể hiện một cách nhất quán Sự thống nhất chủ đề thể hiện ý đồ, ý kiến và cảm xúc của tác giả qua ba mặt: nội dung, hình thức và đối tượng Để đảm bảo tính thống nhất của chủ đề, cần xác định rõ chủ đề cần viết, các phần trong văn bản phải có mối quan hệ chặt chẽ và bám sát chủ đề, đồng thời lặp lại các từ ngữ then chốt.
Bài thơ "Tre Việt Nam" tập trung miêu tả hình ảnh cây tre, thể hiện những đặc tính nổi bật của nó Mỗi câu, mỗi đoạn trong bài thơ đều khắc họa vẻ đẹp và sức sống bền bỉ của cây tre, từ đó phản ánh sâu sắc văn hóa và tâm hồn người Việt Cây tre không chỉ là biểu tượng của quê hương mà còn gắn liền với cuộc sống hàng ngày của người dân Việt Nam.
“tre” được lặp đi lặp lại rất nhiều lần để làm nổi bật lên chủđề
Trong một văn bản, vị trí của câu chủ đề xác định cách thức và phương pháp thể hiện nội dung Câu chủ đề thường được đặt ở đầu đoạn văn, trong khi các câu tiếp theo phát triển ý tưởng chủ đề với các ví dụ cụ thể Các câu triển khai sử dụng các thao tác như giải thích, chứng minh, phân tích, bình luận, và có thể kèm theo nhận xét, đánh giá, cũng như cảm nhận của người viết Phương pháp này được gọi là phương pháp diễn dịch.
Đêm trăng ở quê mang đến một không gian yên bình và tuyệt đẹp, với ánh trăng sáng vằng vặc xuyên qua các cành cây Tiếng hót của chú chim lạc đàn vang lên trong đêm thanh vắng, tạo nên một bầu không khí huyền ảo Ánh trăng chiếu xuống mặt đất, tạo nên cảnh sắc mờ ảo và hữu tình Làn gió nhẹ thổi qua làm mặt ao gợn sóng, khiến ánh trăng như muốn vỡ ra Âm thanh "xào xạc" từ những chiếc lá dừa, lá tre trong gió tạo nên một giai điệu vui tai, làm cho đêm trăng thêm phần sống động.
Câu chủ đề có thể được đặt ở cuối đoạn văn, phương pháp này được gọi là phương pháp trình bày quy nạp hay hội tụ Đoạn văn được xây dựng từ các ý chi tiết, cụ thể nhằm hướng đến ý khái quát ở cuối Các câu trong đoạn văn được thể hiện qua minh họa, lập luận, cảm nhận và rút ra nhận xét, đánh giá chung.
Ánh trăng chênh chếch in bóng những ngôi nhà và hàng cây trên mặt đất ẩm sương, soi sáng từng ngõ xóm Vầng trăng tròn vành như chiếc đĩa bạc lơ lửng trên bầu trời đêm, lấp lánh bên muôn vàn vì sao Ánh trăng lung linh dát bạc trên dòng sông uốn khúc quanh làng, tạo nên một khung cảnh yên bình và đẹp đẽ trong đêm trăng ở quê.
Nối tiếp là phương pháp trình bày các câu và đoạn văn có mối quan hệ liên kết chặt chẽ với nhau, trong đó câu trước tạo nền tảng cho câu sau, và câu sau diễn giải hoặc bổ sung ý nghĩa cho câu trước.
Cám tức giận và nhanh chóng về nhà kể cho mẹ nghe về sự việc Mẹ Cám khuyên cô nên bắt chim để làm thịt Sau đó, Cám đã sai lính trong cung giết chim và vứt lông ra vườn Điều kỳ diệu xảy ra khi lông chim biến thành hai cây xoan đào tươi tốt.
2.4 Liên kết đơn và phức
Văn bản, theo nghĩa hẹp, là các tài liệu và giấy tờ được hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan và doanh nghiệp Các loại giấy tờ như chỉ thị, thông tư, nghị quyết, nghị định, đề án, báo cáo và đơn từ đều được coi là văn bản, phục vụ cho việc quản lý và điều hành hoạt động doanh nghiệp Hiện nay, khái niệm văn bản được áp dụng rộng rãi trong quản lý và điều hành tại các cơ quan và doanh nghiệp.
Văn bản được hiểu là phương tiện truyền đạt thông tin, được ghi lại bằng ký hiệu hoặc ngôn ngữ, nhằm chuyển tải nội dung từ một chủ thể đến một chủ thể khác Các ví dụ về văn bản bao gồm bia đá, câu đối ở đền chùa, chúc thư, tác phẩm văn học nghệ thuật, công trình khoa học kỹ thuật, công văn, giấy tờ, khẩu hiệu, và băng ghi âm từ các cơ quan, doanh nghiệp.
Văn bản là công cụ quan trọng để ghi chép và truyền tải thông tin giữa các chủ thể thông qua hệ thống ký hiệu hoặc ngôn ngữ cụ thể.
Tùy thuộc vào lĩnh vực và điều kiện cụ thể, văn bản có hình thức và nội dung khác nhau Ví dụ, văn bản văn chương khác biệt so với văn bản quản lý Trong hệ thống văn bản quản lý nhà nước, văn bản quy phạm pháp luật cũng khác với văn bản hành chính.
Văn bản quản lý là các tài liệu được ban hành bởi tổ chức hoặc cá nhân có thẩm quyền, nhằm truyền đạt thông tin và quyết định phục vụ cho chức năng quản lý của cơ quan hoặc tổ chức đó.
Văn bản quản lý nhà nước là tài liệu do cơ quan nhà nước có thẩm quyền ban hành, nhằm truyền đạt thông tin và quyết định quản lý theo quy trình luật định Những văn bản này được Nhà nước đảm bảo thi hành bằng các biện pháp khác nhau, nhằm điều chỉnh mối quan hệ giữa các cơ quan nhà nước với tổ chức và công dân, cũng như quản lý nội bộ.
Trong lĩnh vực quản lý hành chính nhà nước, hệ thống văn bản quản lý được xây dựng tại các cơ quan, đơn vị, đóng vai trò quan trọng trong việc thực hiện chức năng của bộ máy quản lý nhà nước và phản ánh rõ nét các quan hệ xã hội.
Văn bản quản lý hành chính nhà nước là công cụ quan trọng để thể hiện và truyền đạt các quyết định cũng như thông tin trong lĩnh vực quản lý hành chính Những văn bản này được ban hành bởi các cơ quan quản lý nhà nước theo đúng thẩm quyền, trình tự và thủ tục nhất định.
* Đặc điểm của văn bản quản lý hành chính nhà nước:
Văn bản quản lý hành chính nhà nước có 5 đặc điểm cơ bản sau:
Một là, Văn bản quản lý hành chính nhà nước (VBQLHCNN) được hình thành trong hoạt động quản lý hành chính nhà nước
Hai là, phương tiện ghi lại và truyền đạt quyết định QLHCNN và thông tin quản lý thông thường
Ba là, điều chỉnh mối quan hệ giữa các cơ quan nhà nước và giữa các cơ quan này với tổ chức, công dân thông qua việc trao đổi thông tin.
Bốn là, thẩm quyền, thủ tục ban hành và thể thức do luật định và quy chế hoạt động của cơ quan
Năm là, được đảm bảo thi hành bằng các biện pháp khác nhau, kể cả cưỡng chế nhà nước
2 SƠ LƯỢC LỊCH SỬ VĂN BẢN QUẢN LÝ NHÀ NƯỚC Ở VIỆT NAM
3 CHỨC NĂNG CỦA VĂN BẢN
Thông tin đóng vai trò quan trọng trong việc hỗ trợ các nhà quản lý đưa ra quyết định kịp thời và chính xác Đây là chức năng cơ bản của mọi loại văn bản, và chức năng thông tin của văn bản được thể hiện qua nhiều khía cạnh khác nhau.
- Ghi lại các thông tin quản lý;
- Truyền đạt thông tin quản lý từ nơi này đến nơi khác trong hệ thống quản lý hay từcơ quan đến nhân dân;
- Giúp cơ quan thu nhận những thông tin cần cho hoạt động quản lý;
Các cơ quan có thể đánh giá thông tin thu được từ các hệ thống thông tin khác, giúp cải thiện quy trình ra quyết định Nội dung thông báo thông tin thường được phân loại thành ba loại chính, mỗi loại mang những đặc điểm riêng biệt.
Thông tin quá khứ đề cập đến các dữ liệu liên quan đến những sự kiện đã được giải quyết trong hoạt động trước đây của các cơ quan quản lý.
Thông tin hiện hành đề cập đến những dữ liệu liên quan đến các sự kiện diễn ra hàng ngày trong các cơ quan thuộc hệ thống quản lý nhà nước.
Thông tin dự báo trong văn bản cung cấp các kế hoạch tương lai và dự báo chiến lược hoạt động, giúp bộ máy quản lý xác định phương hướng hoạt động hiệu quả.
Tùy thuộc vào tính chất, nội dung và mục tiêu công việc, thông tin có thể được phân loại theo nhiều tiêu chí khác nhau.
+ Phân loại theo lĩnh vực quản lý: thông tin chính trị, thông tin kinh tế, thông tin văn hóa - xã hội ;
+ Phân loại theo thẩm quyền tạo lập thông tin (nguồn): thông tin trên xuống, thông tin dưới lên, thông tin ngang cấp, thông tin nội bộ
* H ệ th ống văn bả n quy ph ạ m pháp lu ậ t bao g ồ m:
- Hiến pháp (HP), luật (Lt), nghị quyết (NQ) của Quốc hội;
- Pháp lệnh (PL), nghị quyết (NQ) của Ủy ban Thường vụ Quốc hội;
- Lệnh (L), quyết định (QĐ) của Chủ tịch Nước;
- Nghị định (NĐ) của Chính phủ;
- Quyết định (QĐ) của Thủ tướng Chính phủ;
- Nghị quyết (NQ) của Hội đồng Thẩm phán Tòa án nhân dân tối cao, Thông tư của Chánh án Tòa án nhân dân tối cao;
- Thông tư (TT) của Viện trưởng Viện kiểm sát nhân dân tối cao;
- Thông tư (TT) của Bộ trưởng, Thủ trưởng cơ quan ngang Bộ;
- Quyết định (QĐ) của Tổng Kiểm toán Nhà nước;
- Nghị quyết liên tịch (NQLT) giữa Ủy ban Thường vụ Quốc hội hoặc giữa Chính phủ với cơ quan trung ương của tổ chức chính trị - xã hội;
Thông tư liên tịch (TTLT) giữa Chánh án Tòa án nhân dân tối cao và Viện trưởng Viện kiểm sát nhân dân tối cao, cũng như giữa Bộ trưởng, Thủ trưởng cơ quan ngang bộ với Chánh án Tòa án nhân dân tối cao và Viện trưởng Viện kiểm sát nhân dân tối cao, cùng với sự phối hợp giữa các Bộ trưởng và Thủ trưởng cơ quan ngang bộ, nhằm tăng cường hiệu quả trong công tác tư pháp và bảo đảm tính minh bạch trong hoạt động của các cơ quan nhà nước.
- Nghị quyết của Hội đồng nhân dân các cấp;
- Quyết định, Chỉ thị của Ủy ban nhân dân các cấp
Hiến pháp là đạo luật cơ bản của Nhà nước, có hiệu lực pháp lý cao nhất Các đạo luật quy định rằng văn bản quy phạm pháp luật do các cơ quan nhà nước cấp dưới ban hành phải phù hợp với văn bản của cơ quan nhà nước cấp trên Nếu văn bản quy phạm pháp luật trái với Hiến pháp hoặc văn bản của cơ quan nhà nước cấp trên, cơ quan nhà nước có thẩm quyền phải bãi bỏ hoặc đình chỉ thi hành.
* Các lo ại văn bả n hành chính cá bi ệ t:
+ Lệnh (L): là một trong những hình thức văn bản do các chủ thể ban hành nhằm đưa ra quyết định quản lý cá biệt đối với cấp dưới
Nghị quyết là loại văn bản được ban hành bởi một tập thể nhằm đưa ra quyết định quản lý cụ thể cho cấp dưới.
+ Nghị định quy định cụ thể về tổ chức, địa giới hành chính thuộc thẩm quyền của Chính phủ
+ Quyết định là một trong những hình thức văn bản do các chủ thể ban hành nhằm đưa ra quyết định quản lý cá biệt đối với cấp dưới
Chỉ thị là một loại văn bản đặc thù được ban hành bởi các chủ thể có thẩm quyền, nhằm đưa ra quyết định quản lý cụ thể đối với các cấp dưới trong mối quan hệ tổ chức Chỉ thị thường được sử dụng để nhắc nhở và đôn đốc các cấp dưới thực hiện các quyết định và chính sách đã được ban hành.
Điều lệ, quy chế, quy định và nội quy là các văn bản nội bộ quan trọng, được ban hành để quy định hoạt động của một cơ quan hoặc tổ chức cụ thể Những văn bản này trình bày rõ ràng các vấn đề liên quan đến quy định và hướng dẫn hoạt động trong tổ chức.
* Các lo ại văn bản hành chính thông thường:
Công văn, thông cáo, thông báo, báo cáo, tờ trình, biên bản, dự án và đề án là những loại tài liệu quan trọng trong quản lý và điều hành Diễn văn và công điện cũng đóng vai trò thiết yếu trong việc truyền đạt thông tin Ngoài ra, kế hoạch và chương trình giúp định hướng các hoạt động cụ thể Các loại giấy như giấy mời, giấy đi đường, giấy ủy nhiệm và các phiếu như phiếu gửi, phiếu báo, phiếu trình cũng không thể thiếu trong quy trình làm việc.
1 THẨM QUYỀN BAN HÀNH CỦA CÁC CƠ QUAN QUYỀN LỰC NHÀ NƯỚC
1.1 Văn bản Quốc hội a Luật
Quốc hội (QH) ban hành luật để quy định:
Quốc hội, Chủ tịch nước, Chính phủ, Tòa án nhân dân, Viện kiểm sát nhân dân, Hội đồng bầu cử quốc gia, Kiểm toán nhà nước, và các cơ quan chính quyền địa phương cùng với các đơn vị hành chính - kinh tế đặc biệt là những tổ chức quan trọng do Quốc hội thành lập, đảm bảo hoạt động hiệu quả trong việc quản lý và điều hành nhà nước.
Quyền con người và quyền công dân là những quyền cơ bản được quy định bởi Hiến pháp và phải tuân theo luật pháp Việc hạn chế các quyền này, cũng như quy định về tội phạm và hình phạt, cần phải được thực hiện một cách hợp lý và minh bạch để đảm bảo sự công bằng và bảo vệ quyền lợi của mọi công dân.
- Chính sách cơ bản về tài chính, tiền tệ quốc gia, ngân sách nhà nước; quy định, sửa đổi hoặc bãi bỏ các thứ thuế;
- Chính sách cơ bản về văn hóa, giáo dục, y tế, khoa học, công nghệ, môi trường;
- Quốc phòng, an ninh quốc gia;
- Chính sách dân tộc, chính sách tôn giáo của Nhà nước;
- Hàm, cấp trong lực lượng vũ trang nhân dân; hàm, cấp ngoại giao; hàm, cấp nhà nước khác; huân chương, huy chương và danh hiệu vinh dự nhà nước;
- Chính sách cơ bản về đối ngoại;
- Cơ chế bảo vệ Hiến pháp;
- Các vấn đề khác thuộc thẩm quyền của Quốc hội b Nghị Quyết
Quốc hội (QH) ban hành nghị quyết để quy định:
- Tỷ lệ phân chia các khoản thu và nhiệm vụ chi giữa ngân sách trung ương và ngân sách địa phương;
Quốc hội sẽ tiến hành thí điểm một số chính sách mới thuộc thẩm quyền quyết định, nhằm áp dụng những quy định chưa có luật điều chỉnh hoặc khác với các quy định hiện hành.
Tạm ngưng hoặc kéo dài hiệu lực của một phần hoặc toàn bộ luật và nghị quyết của Quốc hội nhằm đáp ứng nhu cầu cấp bách về phát triển kinh tế - xã hội, đồng thời bảo đảm quyền con người và quyền công dân.
- Quy định về tình trạng khẩn cấp, các biện pháp đặc biệt khác bảo đảm quốc phòng, an ninh quốc gia;
- Đại xá và các vấn đề khác thuộc thẩm quyền của Quốc hội.
Ủy ban Thường vụ Quốc hội ban hành pháp lệnh để quy định các vấn đề được Quốc hội giao phó Đồng thời, Nghị quyết của Ủy ban Thường vụ Quốc hội (UBTVQH) được ban hành nhằm quy định các nội dung cụ thể liên quan.
- Giải thích Hiến pháp, luật, pháp lệnh;
Tạm ngưng hoặc kéo dài thời hạn áp dụng toàn bộ hoặc một phần pháp lệnh, nghị quyết của Ủy ban Thường vụ Quốc hội nhằm đáp ứng các yêu cầu cấp bách về phát triển kinh tế - xã hội.
Ủy ban thường vụ Quốc hội có trách nhiệm báo cáo Quốc hội trong kỳ họp gần nhất khi bãi bỏ pháp lệnh hoặc nghị quyết của UBTV QH.
- Tổng động viên hoặc động viên cục bộ; ban bố, bãi bỏ tình trạng khẩn cấp trong cả nước hoặc ở từng địa phương;
- Hướng dẫn hoạt động của Hội đồng nhân dân;
- Các vấn đề khác thuộc thẩm quyền của UBTV QH
1.3 Văn bản của Chủ tịch nước
Chủ tịch nước ban hành lệnh, quyết định để quy định:
Tổng động viên hoặc động viên cục bộ có thể được công bố hoặc bãi bỏ tình trạng khẩn cấp dựa trên nghị quyết của Ủy ban thường vụ Quốc hội Trong trường hợp Ủy ban thường vụ Quốc hội không thể họp, việc công bố hoặc bãi bỏ tình trạng khẩn cấp có thể được thực hiện cho toàn quốc hoặc từng địa phương.
- Các vấn đề khác thuộc thẩm quyền của Chủ tịch nước
2 VĂN BẢN CỦA CƠ QUAN HÀNH CHÍNH NHÀ NƯỚC
Chính phủ ban hành nghị định để quy định:
Chi tiết về các điều, khoản và điểm được quy định trong luật, nghị quyết của Quốc hội, pháp lệnh, nghị quyết của Ủy ban Thường vụ Quốc hội, cũng như lệnh và quyết định của Chủ tịch nước.
Thể thức văn bản là tập hợp các thành phần cấu thành và quy định trình bày của văn bản, nhằm đảm bảo giá trị pháp lý Khái niệm này bao gồm các thành phần và kết cấu cần thiết để văn bản có hiệu lực pháp lý, đồng thời tạo sự thống nhất và thuận tiện trong quản lý, sử dụng.
Văn bản đúng thể thức cần đảm bảo các yêu cầu sau:
+ Đầy đủ các yếu tố thể thức trong một văn bản
+ Thiết lập bố trí các yếu tố trong văn bản một cách khoa học, đúng các qui định pháp luật hiện hành
Thể thức văn bản quản lý hành chính nhà nước được quy định tại Thông tư số 01/2011/TT-BNV của Bộ Nội vụ, có hiệu lực từ ngày 05/3/2011, thay thế cho các quy định trước đó tại Thông tư liên tịch 55/2005.
2 CÁC YẾU TỐ THỂ THỨC BẮT BUỘC PHẢI CÓ TRONG MỌI VĂN BẢN 2.1 Quốc hiệu
Quốc hiệu và tiêu ngữ được trình bày ở vị trí trung tâm văn bản, theo Công văn số 1053/VP ngày 12/8/1976, Thường vụ Hội đồng chính phủ quy định việc sử dụng tiêu đề chỉ quốc hiệu và tiêu ngữ cho văn bản.
Quốc hiệu của Việt Nam là "CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦNGHĨA VIỆT NAM", được trình bày bằng chữ in hoa, cỡ chữ từ 12 đến 13, kiểu chữ đứng và đậm Quốc hiệu này nằm ở phía trên cùng, bên phải trang đầu tiên của văn bản.
Tiêu ngữ "Độc lập - Tự do - Hạnh phúc" được trình bày bằng chữ in thường, cỡ chữ từ 13 đến 14, kiểu chữ đứng và đậm Nó nằm ngay phía dưới Quốc hiệu, với chữ cái đầu của các cụm từ được viết hoa và có gạch nối cùng cách chữ giữa các cụm từ Phía dưới tiêu ngữ có một đường kẻ ngang, nét liền, có độ dài bằng độ dài của dòng chữ.
2.2 Tên Cơ quan ban hành văn bản
Tên cơ quan ban hành văn bản là yếu tố quan trọng, giúp xác định trách nhiệm nội dung và vị trí của cơ quan trong hệ thống nhà nước Tên gọi phải là chính thức, được trình bày đầy đủ bằng chữ in hoa, kiểu chữ đứng, đậm, cỡ chữ 13 Phía dưới tên cơ quan cần có một đường kẻ ngang liền, có độ dài từ 1/3 đến 1/2 chiều dài của dòng chữ và được đặt cân đối so với dòng chữ.
Lưu ý rằng các Bộ, cơ quan ngang Bộ, cơ quan thuộc Chính phủ, Văn phòng Quốc hội, Hội đồng dân tộc, các Ủy ban của Quốc hội, HĐND và UBND các cấp, Đoàn Đại biểu Quốc hội tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương, cùng với Tập đoàn Kinh tế nhà nước và Tổng công ty 91 sẽ không ghi cơ quan chủ quản trong các tài liệu liên quan.
Tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản bao gồm tên của cơ quan hoặc tổ chức chủ quản trực tiếp (nếu có), ví dụ như công ty mẹ đối với các tổ chức kinh tế, cùng với tên của cơ quan, tổ chức thực hiện việc ban hành văn bản.
Trong cách ghi và thiết lập yếu tố tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản như sau:
+ Tên cơ quan phải ghi chính xác, đầy đủ hoặc được viết tắt theo quy định tại văn bản quyết định thành lập cơ quan
Khi văn bản không nêu rõ tên cơ quan chủ quản, cần ghi trực tiếp tên cơ quan ban hành Tuy nhiên, tên cơ quan ban hành không được trình bày vượt quá hai cấp.
Các cơ quan và tổ chức chủ quản có thể viết tắt các cụm từ thông dụng như Ủy ban nhân dân (UBND), Hội đồng nhân dân (HĐND), và Việt Nam (VN) để tiết kiệm thời gian và không gian trong văn bản.
Ví dụ: UBND THÀNH PHỐ CẦN THƠ BỘ GIAO THÔNG VẬN TẢI
SỞVĂN HÓA - THÔNG TIN CỤC HÀNG HẢI VIỆT NAM 2.3 Số và Ký hiệu văn bản a Đặc điểm
Số, năm ban hành và ký hiệu văn bản được hiển thị ngay dưới tên cơ quan ban hành, tạo thuận lợi cho việc vào sổ và tìm kiếm văn bản khi cần thiết Thông tin này được canh giữa, nằm ngay dưới tên của cơ quan hoặc tổ chức phát hành văn bản.
Số văn bản là số thứ tự ban hành, được ghi bằng số Ả rập, chữ thường, cỡ chữ 13, kiểu chữ đứng Sau từ “Số” có dấu hai chấm, bắt đầu từ số 01 vào ngày đầu năm và kết thúc vào ngày 31 tháng 12 hàng năm Các số dưới 10 cần thêm số 0 ở trước, số văn bản được viết trước ký hiệu, ngăn cách với ký hiệu bởi 1 dấu gạch (/), và năm ban hành phải ghi đầy đủ các số, ví dụ: 2012, 2103.
Kí hiệu văn bản bao gồm chữ viết tắt tên loại văn bản và tên cơ quan ban hành, được trình bày bằng chữ in hoa, cỡ chữ 13, kiểu chữ đứng Giữa số, năm ban hành và ký hiệu văn bản có dấu gạch chéo (/), trong khi giữa các nhóm chữ viết tắt trong ký hiệu văn bản sử dụng dấu gạch nối không cách chữ (-).
Chữ viết tắt của tên cơ quan ban hành văn bản cần được quy định rõ ràng, đảm bảo tính ngắn gọn, dễ hiểu và tuân thủ quy định Tên loại văn bản cũng phải được viết tắt theo các ký hiệu nhất định.
DV – Diễn văn ĐA – Đề án
NQLT – Nghị quyết liên tịch
TTLT – Thông tư liên tịch
TTr – Tờ trình LĐX – Lệnh điều xe
- Kí hiệu danh mục tên các cơ quan để xác định kí hiệu chuẩn cho các cơ quan đó:
+ BKHĐT + BGDĐT + TCHQ + SNV + HC + TC
Bộ Kế hoạch và Đầu tư
Bộ Giáo dục và Đào tạo Tổng cục Hải quan
Sở Nội Vụ Hành chính Tài chính
Ví dụ: ỦY BAN NHÂN DÂN THÀNH PHỐ CẦN THƠ
Số: 20/2000/QĐ-UBND b Cách thiết lập số và Kí hiệu
- Văn bả n quy ph ạ m pháp lu ậ t:
Số: …./ năm ban hành/ viết tắt tên loại văn bản – viết tắt tên cơ quan ban hành VD: Số: … /2015/NĐ-CP
- Văn bản hành chính thông thườ ng:
+ Văn bản có tên loại:
Số: …/ viết tắt tên loại văn bản – viết tắt tên cơ quan ban hành (viết tắt tên đơn vị soạn thảo)
VD: Số: … /TB-HVHCQG-VP
+ Văn bản không có tên loại (Công văn):
Số: …./ viết tắt tên cơ quan ban hành – viết tắt tên đơn vị soạn thảo
* Công văn của Chính phủ do Vụ Hành chính Văn phòng Chính phủ soạn thảo:
* Công văn của Bộ Nội vụ do Vụ Tổ chức Cán bộ Bộ Nội vụ soạn thảo:
* Công văn của HĐND tỉnh do Ban Kinh tế Ngân sách soạn thảo:
* Công văn của Sở Nội vụ tỉnh do Văn phòng Sở soạn thảo:
* Công văn do ban kinh tế của Ủy ban nhân dân thành phố ban hành:
Số …/ viết tắt tên loại văn bản – viết tắt tên cơ quan ban hành (viết tắt tên đơn vị soạn thảo)
VD: Số: … /QĐ-CĐN-TCHC
Trong trường hợp các Hội đồng và Ban tư vấn của cơ quan sử dụng con dấu của cơ quan để ban hành văn bản, thì văn bản đó phải được ghi nhận với số hiệu của Hội đồng hoặc Ban.
Quy trình soạn thảo văn bản quản lý bao gồm các bước được tổ chức theo trình tự nhất định, bắt đầu từ việc người quản lý hình thành ý tưởng cho quyết định quản lý cho đến khi văn bản hoàn chỉnh được ban hành và triển khai.
2 NHỮNG ĐỊNH HƯỚNG KHI XÁC ĐỊNH QUY TRÌNH SOẠN THẢO VB 2.1 Định hướng pháp lý
Trước khi ban hành văn bản, cơ quan có thẩm quyền cần đảm bảo tính pháp lý của văn bản bằng cách xem xét và đáp ứng đầy đủ các yêu cầu cần thiết.
- Văn bản ban hành phải đúng thẩm quyền, đúng chức năng nhiệm vụ, quyền hạn và phạm vi hoạt động của mình
Ví dụ: chỉ có Giám đốc Sở Tài nguyên và Môi trường mới có thẩm quyền trình
Uỷ ban nhân dân tỉnh có trách nhiệm ban hành văn bản quy phạm pháp luật liên quan đến bảo vệ môi trường, trong khi Bộ trưởng Bộ Y tế là người duy nhất có thẩm quyền trình Thủ tướng Chính phủ ban hành chỉ thị nhằm tăng cường bảo vệ sức khỏe cho nhân dân.
- Nội dung của văn bản phải phù hợp với quy định của pháp luật hiện hành Tuân thủ chủ trương, đường lối và chính sách của Đảng
- Nội dung văn bản phải phù hợp với tính chất pháp lý của mỗi nhóm trong hệ thống văn bản
Mỗi văn bản trong hệ thống pháp luật được phân loại thành nhiều loại khác nhau, tùy thuộc vào hiệu lực pháp lý của chúng Mỗi loại văn bản này có những đặc điểm pháp lý riêng biệt và không thể thay thế cho nhau.
Khi ban hành văn bản cá biệt, văn bản chuyên ngành cần dựa trên các quy định của văn bản quy phạm pháp luật Văn bản hành chính thông thường không được trái với văn bản cá biệt và các quy phạm pháp luật hiện hành Để sửa đổi, bổ sung hoặc thay thế một văn bản, cần phải sử dụng văn bản có tính chất và hiệu lực pháp lý cao hơn hoặc tương ứng.
- Văn bản phải được ban hành đúng căn cứ pháp lý, thể hiện:
+ Có căn cứ cho việc ban hành;
+ Những căn cứ pháp lý đang có hiệu lực vào thời điểm ban hành;
+ Cơ quan, thủ trưởng đơn vị trình dự thảo văn bản có thẩm quyền xây dựng dự thảo và trình theo quy định của pháp luật
Trước khi soạn thảo văn bản, cần xác định tính ứng dụng của nó bằng cách trả lời các câu hỏi như: Mục đích của văn bản là gì? Nó giải quyết vấn đề nào? Liệu nội dung có phù hợp hay không?
Tính phù hợp của văn bản còn cần xem xét các vấn đề:
- Phù hợp về mặt pháp lý;
- Phù hợp về điều kiện kinh tế, chính trị, văn hóa, xã hội
- Phù hợp về mặt thời gian…
- Khả năng triển khai và thực hiện văn bản
Định hướng tổ chức là bước quan trọng trước khi soạn thảo văn bản, bao gồm việc nghiên cứu và đảm bảo các yếu tố như nội dung, cấu trúc và kỹ thuật trình bày Việc tuân thủ các yêu cầu về văn phong và tổ chức sẽ giúp tạo ra một văn bản rõ ràng và chuyên nghiệp.
3 XÁC LẬP QUY TRÌNH CHUẨN
Quy trình chung cho việc xây dựng và ban hành VB gồm các bước như sau:
Làm dàn bài và đề cương;
- Duyệt và ký văn bản;
- Hoàn chỉnh, ban hành và triển khai văn bản
Xác định mục đích của VB: khi dự định ban hành một VB, cần xác định rõ
VB ban hành cần giải quyết vấn đề gì
Xác định nội dung và tên loại VB: xác định vấn đề cần trình bày, từ đó xác định biểu mẫu trình bày của văn bản cần soạn thảo
Xác định đối tượng nhận VB: xác định đối tượng mà VB sẽtác động đến
Việc thu thập và xử lý thông tin là quá trình quan trọng, bao gồm việc tập hợp các dữ liệu cần thiết và chính xác Điều này đòi hỏi phải lựa chọn thông tin một cách cẩn thận, loại bỏ những dữ liệu không cần thiết, trùng lặp hoặc có độ tin cậy thấp để đảm bảo chất lượng thông tin.
Bước 2: Bước làm dàn bài và đềcương
Dựa trên thông tin đã thu thập và mục đích của văn bản, người soạn thảo cần lựa chọn thông tin phù hợp để đưa vào từng phần của cấu trúc mẫu văn bản đã chọn.
Cần chú ý sắp xếp các thông tin bằng hình thức tóm tắt những ý chính để tạo thành đềcương.
Bước 3: Bước viết thành văn
Dựa trên đề cương theo mẫu, người soạn thảo sẽ tiến hành viết thành văn từng phần trình bày từ thể thức đến nội dung văn bản
Văn bản hình thành ở giai đoạn này gọi là bản thảo
Bước 4: Bước duyệt và ký biên bản
Khi hoàn thiện văn bản, người soạn thảo cần trình bày lại thành bản sạch để trình duyệt Bản thảo được duyệt sẽ được gọi là bản gốc, và đây là cơ sở pháp lý để hình thành bản chính.
Khi duyệt bản thảo, thủ trưởng hoặc người được thủ trưởng ủy quyền sẽ duyệt các vấn đề sau:
- Thể thức của văn bản;
Trong văn bản được duyệt, người duyệt cần ghi rõ bốn nội dung quan trọng: ý kiến duyệt, số nhân văn bản để ban hành, ngày duyệt và chữ ký của người duyệt Các thông tin này phải được ghi ở phía lề trái, ngay dưới số và ký hiệu của văn bản.
Bước 5: Bước hoàn chỉnh, ban hành và triển khai văn bản
Các công việc ở giai đoạn này do nhân viên văn thư thực hiện, người soạn thảo có thể phối hợp để hoàn thành quy trình
Từ bản gốc đã được phê duyệt, cần tạo ra bản trình ký Bản trình ký phải hoàn toàn trung thực với nội dung của bản gốc Trước khi trình ký, cần kiểm tra kỹ lưỡng về thể thức, nội dung và cách diễn đạt, bao gồm cả lỗi chính tả và ngữ pháp.
Trình văn bản cho trưởng phòng hoặc thủ trưởng trực tiếp kiểm tra và ký tắt ở phía bên phải thành phần thể thức của bản trình ký Sau đó, văn bản sẽ được trình lên thủ trưởng hoặc người được thủ trưởng ủy quyền để ký chính thức.
Sao chép văn bản theo đúng số lượng đã được phê duyệt, sau đó đóng dấu lên chữ ký và đăng ký vào sổ công văn đi, ghi rõ số, ký hiệu cùng ngày, tháng, năm ban hành Tiến hành chuyển văn bản đến các cá nhân và phòng ban liên quan trong nội bộ cũng như bên ngoài cơ quan, doanh nghiệp.
Sau khi triển khai văn bản, cần lập kế hoạch theo dõi việc thực hiện của các bộ phận để kịp thời điều chỉnh cho phù hợp với thực tế và rút kinh nghiệm trong quá trình ban hành văn bản.
4 XÂY DỰNG QUY TRÌNH CỤ THỂ CHO MỖI VĂN BẢN
2 YÊU CẦU CHUNG ĐỐI VỚI MỘT VĂN BẢN
2.1 Yêu cầu về nội dung
Trong quá trình soạn thảo nội dung văn bản, cần đảm bảo các yêu cầu sau: tính mục đích rõ ràng, tính khoa học chính xác, tính đại chúng dễ hiểu, tính công quyền minh bạch và tính khả thi trong thực hiện.
Nội dung văn bản là yếu tố quan trọng nhất, bao gồm tất cả các sự kiện và vấn đề cần giải quyết Mọi quyết định và thông tin cần thiết đều được thể hiện rõ ràng trong nội dung này.
Trong quá trình soạn thảo, cần xác định rõ các vấn đề sau:
Văn bản này được ban hành nhằm mục đích giải quyết các vấn đề cụ thể trong lĩnh vực liên quan, với kết quả mong đợi là cải thiện hiệu quả công việc và đạt được các mục tiêu đã đề ra Việc thực hiện văn bản sẽ giúp định hướng rõ ràng cho các hoạt động, đồng thời đảm bảo sự đồng bộ và nhất quán trong quy trình làm việc.
- Giới hạn điều chỉnh của văn bản, tức cần phải trả lời: mức độ giải quyết của văn bản đến đâu?
- Tính cần thiết của việc ban hành văn bản: nội dung văn bản phải thiết thực, đáp ứng các nhu cầu thực tếđặt ra
Văn bản cần thể hiện rõ mục tiêu trong đường lối và chính sách của Đảng, cũng như các nghị quyết của cơ quan quyền lực cùng cấp và văn bản từ cơ quan quản lý hành chính nhà nước cấp trên Để quy phạm hóa chính sách thành pháp luật, cần nắm vững đường lối chính trị của Đảng Công tác này yêu cầu giải quyết hợp lý các mối quan hệ giữa Đảng và Nhà nước, giữa tập thể và cá nhân, cũng như giữa cấp trên và cấp dưới, đồng thời phải đảm bảo công tác bảo mật.
Tính khoa học của văn bản thể hiện ở những điểm chính sau:
- Thông tin trong văn bản cần đầy đủ, cụ thể, rõ ràng, chính xác, kịp thời và có tính dự báo
Nội dung bài viết được tổ chức một cách hợp lý và logic, giúp người đọc dễ dàng nắm bắt và thực hiện Cần tránh những ý kiến chồng chéo, mâu thuẫn, trùng lặp hoặc thiếu sự liên kết để đảm bảo tính mạch lạc và hiệu quả trong việc truyền tải thông tin.
- Đảm bảo tính hệ thống của văn bản
Bố cục của bài viết cần phải chặt chẽ và nhất quán về chủ đề, đảm bảo không lạc đề Mỗi ý tưởng và câu văn phải liên kết chặt chẽ với nhau, tạo thành một thể thống nhất, giúp người đọc dễ dàng theo dõi và hiểu rõ nội dung chính của bài viết.
Văn bản nhằm hướng đến các tầng lớp nhân dân với trình độ học vấn đa dạng, do đó cần được viết bằng ngôn ngữ dễ hiểu, dễ nhớ và phù hợp với dân trí Mặc dù phải đảm bảo tính phổ cập tối đa, nhưng nội dung văn bản vẫn cần giữ được sự nghiêm túc, chặt chẽ và khoa học.
Các văn bản quản lý hành chính nhà nước có mối liên hệ chặt chẽ với đời sống xã hội, ảnh hưởng trực tiếp đến nhân dân lao động Điều này cho thấy rằng nhân dân cần nắm rõ và thực hiện các văn bản này trong cuộc sống hàng ngày của họ.
- Tính đân chủ của văn bản có được khi:
Bài viết cần phản ánh nguyện vọng của nhân dân, kết hợp tính thuyết phục và động viên, nhằm tạo ra một bầu không khí lành mạnh trong việc tuân thủ pháp luật và xây dựng đạo đức xã hội chủ nghĩa trong cộng đồng.
+ Các quy định cụ thể trong văn bản không trái với các quy định trong Hiến pháp về quyền và nghĩa vụ của công dân
- Để đảm bảo cho văn bản có tính đại chúng cần tiến hành như sau:
Để xây dựng dự thảo văn bản hiệu quả, cần tiến hành khảo sát và đánh giá thực trạng xã hội liên quan đến nội dung chính Việc lắng nghe ý kiến của quần chúng sẽ giúp nắm bắt tâm tư nguyện vọng của họ Đồng thời, tổ chức thảo luận và khuyến khích sự tham gia đóng góp ý kiến rộng rãi cũng là yếu tố quan trọng trong quá trình hoàn thiện dự thảo.
Tính công quyền thể hiện sự cưỡng chế và yêu cầu bắt buộc thực hiện từ các văn bản pháp luật, phản ánh quyền lực của nhà nước và đòi hỏi mọi người phải tuân thủ Đồng thời, nó cũng cho thấy địa vị pháp lý của các chủ thể trong hệ thống pháp luật.
Tính công quyền của văn bản được đảm bảo khi:
- Văn bản được ban hành dựa trên cơ sở những căn cứ và lý do xác thực
Nội dung văn bản điều chỉnh phải đảm bảo đúng thẩm quyền theo quy định của luật pháp và phù hợp với các quy định hiện hành, tức là phải tuân thủ đúng các quy phạm pháp luật.
Các văn bản được ban hành phải tuân thủ Hiến pháp, luật pháp và các quy định của cơ quan nhà nước cấp trên, đồng thời phù hợp với các điều ước quốc tế mà Việt Nam đã ký kết.
Tính khả thi là yếu tố quan trọng trong việc xây dựng văn bản, đảm bảo rằng nội dung không chỉ đáp ứng các yêu cầu mà còn thể hiện sự kết hợp hợp lý và hiệu quả giữa chúng.
- Văn bản không đảm bảo được tính Đảng (tính mục đích);
- Tính nhân dân (tính phổ thông đại chúng);
- Tính khoa học, tính quy phạm (tính pháp lý – quản lý), thì văn bản khó có khả năng thực thi
Ngoài ra, văn bản cần phải hội đủ các điều kiện sau: a Nội dung văn bản phải đưa ra những yêu cầu về trách nhiệm thi hành hợp lý:
+ Phù hợp với trình độ, năng lực, khả năng vật chất của chủ thể thi hành;
Nội dung quy định cần phù hợp với thực tế cuộc sống và tình hình phát triển kinh tế - xã hội Đồng thời, khi xác định các quyền cho chủ thể, cần kèm theo các điều kiện đảm bảo việc thực hiện những quyền này Quan trọng là phải hiểu rõ điều kiện và khả năng của các đối tượng thực hiện văn bản, nhằm xác lập trách nhiệm của họ trong các quy định cụ thể.
2.2 Yêu cầu về hình thức
Văn bản trình bày phải đúng yêu cầu về mặt hình thức của văn bản Hình thức trình bày văn bản cần đảm bảo các yêu cầu sau:
- Đầy đủ các yếu tố thể thức trong một văn bản:
2 Tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản
3 Số và ký hiệu của văn bản;
4 Địa danh và ngày, tháng, năm ban hành văn bản;
5 Tên loại và trích yếu nội dung của văn bản;
7 Chức vụ, họ tên và chữ ký của người có thẩm quyền;
8 Con dấu của cơ quan, tổ chức;
10 Dấu chỉ mức độ khẩn, mật (đối với những văn bản loại khẩn, mật)
- Thiết lập bố trí các yếu tố trong văn bản một cách khoa học, đúng các qui định pháp luật hiện hành
- Đảm bảo các quy định về định dạng văn bản:
TỔ CHỨC QUẢN LÝ VÀ SỬ DỤNG, GIẢI QUYẾT VĂN BẢN TRONG CƠ QUAN NHÀ NƯỚC
1 TỔ CHỨC GIẢI QUYẾT VĂN BẢN ĐẾN
Tất cả các văn bản, bao gồm văn bản quy phạm pháp luật, văn bản hành chính và văn bản chuyên ngành từ các cơ quan bên ngoài, được gửi đến qua nhiều hình thức như trực tiếp, bưu điện, fax, hoặc từ cá nhân mang về từ hội nghị, đều được gọi là văn bản đến.
1.2 Nguyên tăc tổ chức giải quyết văn bản đến
- Tất cả các văn bản đến đều phải qua văn thư đăng ký, vào sổ quản lý
- Trước khi văn bản được giao giải quyết phải qua Thủ trưởng cơ quan hoặc chánh văn phòng xem xét
- Người nhận văn bản đến phải ký vào sổ
- Văn bản đến phải được tổ chức, giải quyết kịp thời
1.3 Quy trình giải quyết văn bản đến
Bước 1 Tiếp nhận văn bản đến, phân loại sơ bộ, bóc bì và đóng dấu đến a Tiếp nhận văn bản đến
Khi tiếp nhận văn bản từ các nguồn khác nhau, cả trong và ngoài giờ làm việc, văn thư hoặc người được giao nhiệm vụ cần kiểm tra số lượng, tính trang bị và dấu niêm phong (nếu có) Họ phải đối chiếu với nơi gửi trước khi ký nhận văn bản.
Khi phát hiện thiếu, mất bì, bì không còn nguyên vẹn hoặc văn bản được chuyển đến muộn so với thời gian ghi trên bì (đối với bì có đóng dấu “Hỏa tốc” hẹn giờ), Văn thư hoặc người được giao nhiệm vụ tiếp nhận văn bản phải ngay lập tức báo cáo cho người có trách nhiệm Trong trường hợp cần thiết, cần lập biên bản với người chuyển văn bản.
Văn thư cần kiểm tra số lượng văn bản và số trang của từng tài liệu nhận qua máy Fax hoặc mạng Nếu phát hiện sai sót, cần thông báo ngay cho nơi gửi hoặc báo cáo cho người có trách nhiệm để xử lý Đồng thời, văn thư cũng phải thực hiện phân loại sơ bộ và bóc bì các văn bản đến.
Các bì văn bản đến được phân loại và xử lý như sau:
- Loại phải bóc bì: các bì văn bản đến gửi cho cơ quan, tổ chức
Bì văn bản không bóc bì là loại bì có đóng dấu chỉ mức độ mật, gửi đích danh cá nhân hoặc tổ chức trong cơ quan Văn thư sẽ chuyển tiếp bì đến nơi nhận Đối với các văn bản gửi đích danh cá nhân nhưng liên quan đến công việc chung của cơ quan, cá nhân nhận có trách nhiệm chuyển lại cho Văn thư để đăng ký.
Việc bóc bì văn bản mật được thực hiện theo Thông tư số 12/2002/TT-BCA(A11) ngày 13 tháng 9 năm 2002 của Bộ Công an, nhằm hướng dẫn thực hiện Nghị định số 33/2002/NĐ-CP ngày 28 tháng 3 năm 2002 của Chính phủ Nghị định này quy định chi tiết việc thi hành Pháp lệnh Bảo vệ bí mật nhà nước và các quy định cụ thể của cơ quan, tổ chức liên quan.
Việc bóc bì văn bản phải đảm bảo các yêu cầu sau:
- Những bì có đóng dấu chỉcác mức độ khẩn phải được bóc trước;
Không làm hư hại văn bản, không bỏ sót nội dung trong bì, và đảm bảo không mất số, ký hiệu văn bản, địa chỉ cơ quan gửi cùng với dấu bưu điện.
Để đảm bảo tính chính xác của tài liệu, cần đối chiếu số và ký hiệu ghi trên bì với số và ký hiệu của văn bản bên trong Nếu văn bản đi kèm với phiếu gửi, cần kiểm tra văn bản trong bì với phiếu gửi, ký xác nhận và đóng dấu vào phiếu gửi trước khi gửi trả lại cho nơi gửi Nếu phát hiện sai sót, cần thông báo ngay cho nơi gửi để giải quyết.
Đối với đơn, thư khiếu nại, tố cáo và các văn bản cần kiểm tra, xác minh, nếu ngày nhận văn bản cách xa ngày tháng ghi trên văn bản, cần giữ lại bì và đính kèm với văn bản làm bằng chứng Ngoài ra, cần đóng dấu “Đến”, ghi số, ngày đến và đăng ký văn bản để đảm bảo tính chính xác và minh bạch trong quá trình xử lý.
Tất cả văn bản đến cần được đăng ký tại Văn thư phải có dấu “Đến”, kèm theo số đến và ngày đến, bao gồm cả giờ đến khi cần thiết Đối với văn bản đến qua Fax hoặc mạng, nếu cần, phải sao chụp hoặc in ra giấy và đóng dấu “Đến”.
Các văn bản đến không cần đăng ký tại Văn thư, bao gồm các văn bản gửi trực tiếp đến tổ chức, đoàn thể, đơn vị hoặc cá nhân, sẽ được chuyển giao cho nơi nhận mà không cần đóng dấu "Đến".
Dấu “Đến” cần được đặt rõ ràng và ngay ngắn trong khoảng trống dưới số, ký hiệu (đối với các văn bản có tên loại), dưới phần trích yếu nội dung (đối với công văn), hoặc trong khoảng trống dưới ngày, tháng, năm ban hành văn bản.
+ Hình dạng, kích thước: dấu “Đến” phải được khắc sẵn, hình chữ nhật, kích thước 35mm x 50mm;
TÊN CƠ QUAN, TỔ CHỨC ĐẾN Số: ………
+ Hướng dẫn ghi các nội dung thông tin trên dấu “Đến”:
Số đến là số thứ tự dùng để đăng ký văn bản đến, được đánh liên tục từ số 01 vào ngày đầu năm và kết thúc vào ngày 31 tháng 12 hàng năm.
Ngày đến là thời điểm mà cơ quan, tổ chức nhận được văn bản, đơn, hoặc thư, được đánh dấu và đăng ký Đối với ngày dưới 10 và tháng 1, 2, cần thêm số 0 ở trước; năm được ghi bằng hai chữ số cuối, ví dụ như 03/01/11 hoặc 31/12/11.
* Giờ đến: đối với văn bản đến có đóng dấu “Thượng khẩn” và “Hỏa tốc” (kể cả
“Hỏa tốc” hẹn giờ”), Văn thư phải ghi giờ nhận (trong những trường hợp cần thiết, cần ghi cả giờ và phút, ví dụ: 14.30)
* Chuyển: ghi tên đơn vị hoặc cá nhân có trách nhiệm giải quyết
* Lưu hồ sơ số: ghi số hiệu hồ sơ mà văn bản được lập theo danh mục hồ sơ cơ quan
Bước 2: Đăng kývăn bản đến
Văn bản đến được ghi nhận thông qua Sổ đăng ký văn bản đến hoặc Cơ sở dữ liệu quản lý văn bản đến trên máy tính Việc đăng ký văn bản đến có thể thực hiện bằng cách sử dụng sổ ghi chép.
Nghị quyết là văn bản chính thức ghi nhận các kết luận và quyết định của hội nghị tập thể, được thông qua trong các cuộc họp liên quan đến đường lối, chủ trương, chính sách, kế hoạch hoặc các vấn đề cụ thể.
2 Phương pháp soạn thảo nghị quyết
2.1 Các trường hợp soạn thảo nghị quyết
- Nghị quyết là văn bản quy phạm pháp luật: dùng để quy định hoặc điều chỉnh các mối quan hệ xã hội Cụ thể:
Nghị quyết của các cơ quan như Quốc hội, Ủy ban thường vụ Quốc hội, Hội đồng thẩm phán Tòa án nhân dân tối cao và Hội đồng nhân dân các cấp đóng vai trò quan trọng trong việc định hình chính sách và quản lý nhà nước Các nghị quyết này không chỉ phản ánh ý chí của nhân dân mà còn tạo cơ sở pháp lý cho hoạt động của các tổ chức, cơ quan nhà nước Sự phối hợp giữa các cơ quan này giúp đảm bảo tính minh bạch, hiệu quả trong việc thực thi pháp luật và phát triển xã hội.
+ Nghị quyết liên tịch giữa Ủy ban thường vụ Quốc hội hoặc giữa Chính phủ với các cơ quan trung ương, các tổ chức chính trị - xã hội
Nghị quyết là văn bản hành chính đặc thù được ban hành bởi một tập thể có thẩm quyền, nhằm đưa ra quyết định quản lý cụ thể đối với các cấp dưới.
2.2 Cách trình bày nghị quyết
Dựa vào biên bản cuộc họp, nghị quyết được thông qua dựa trên các kết luận đã biểu quyết Đây là nội dung chính của các quyết định trong nghị quyết Sau khi hoàn thành dự thảo, cần trình bày tại hội nghị để nhận ý kiến và thông qua ngay tại hội nghị hoặc chờ đến hội nghị tiếp theo.
Nghị quyết không phải chia ra thành các điều khoản, mà chia thành các phần I,
2.3 Bố cục của nghị quyết
Bố cục bản Nghị quyết gồm:
(1) Thời gian, địa điểm, thành phần tham dự cuộc họp;
(2) Các nội dung đã được thống nhất tại cuộc họp;
(3) Tổ chức thực hiện Nghị quyết;
(4) Nơi nhận và lưu Nghị quyết
2.3.1 Phần căn cứ ra nghị quyết: mục đích làm cho người đọc, người thực hiện nhận thức được vì sao phải ban hành nghị quyết.
Nội dung nghị quyết nhằm giúp người nghiên cứu hiểu rõ các quyết định chính và vấn đề cần giải quyết Điều này bao gồm yêu cầu cụ thể và phương hướng thực hiện Đối với những vấn đề lớn và phức tạp, nên trình bày theo từng mục với tiêu đề riêng, trong khi những vấn đề đơn giản có thể được trình bày trực tiếp.
2.3.3 Phần biện pháp tổ chức thực hiện:
Mục đích của bài viết là giúp người thực hiện hiểu rõ các biện pháp chính để đảm bảo nghị quyết được thực hiện hiệu quả Cần nêu rõ các biện pháp cụ thể và xác định nhiệm vụ, trách nhiệm của từng cấp, từng đơn vị trong quá trình thực hiện.
TÊN CƠ QUAN, TỔ CHỨC (1) CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập –Tự do –Hạnh phúc
Số: /NQ-….(2) … (3)… , ngày … tháng … năm 20…
QUYỀN HẠN, CHỨC VỤ CỦA NGƯỜI KÝ
(1) Tên cơ quan, tổ chức ban hành nghị quyết
(2) Chữ viết tắt tên cơ quan, tổ chức ban hành nghị quyết
(4) Trích yếu nội dung nghị quyết.
(6) Chữ viết tắt tên đơn vị soạn thảo văn bản và số lượng bản lưu (nếu cần)
(7) Ký hiệu người đánh máy, nhân bản và số lượng bản phát hành (nếu cần)
CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦNGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
Nam Định, ngày 16 tháng 12 năm 2015
VềChương trình xây dựng nghị quyết của HĐND tỉnh năm 2016
HỘI ĐỒNG NHÂN DÂN TỈNH NAM ĐỊNH KHOÁ XVII, KỲ HỌP THỨMƯỜI SÁU
Căn cứ Luật Tổ chức HĐND và UBND ngày 26/11/2003;
Căn cứ Luật Ban hành văn bản quy phạm pháp luật của HĐND và UBND ngày 03/12/2004;
Căn cứ theo Nghị định số 91/2006/NĐ-CP ban hành ngày 06/09/2006 của Chính phủ, quy định chi tiết một số điều của Luật Ban hành văn bản quy phạm pháp luật của Hội đồng Nhân dân và Ủy ban Nhân dân.
Tờ trình số 05/TTr-HĐND ngày 07/12/2015 của Thường trực HĐND tỉnh Nam Định đề xuất Chương trình xây dựng nghị quyết HĐND tỉnh năm 2016, cùng với ý kiến đóng góp từ các đại biểu HĐND tỉnh.
Quyết định thông qua Chương trình xây dựng nghị quyết của HĐND tỉnh Nam Định năm 2016, kèm theo danh mục chi tiết Thường trực HĐND và UBND tỉnh được giao nhiệm vụ chỉ đạo các cơ quan chuyên môn liên quan thực hiện soạn thảo Đề án và dự thảo nghị quyết theo quy định pháp luật.
Trong trường hợp cần thiết, Thường trực HĐND tỉnh sẽ điều chỉnh và bổ sung Chương trình xây dựng nghị quyết cùng báo cáo HĐND tỉnh tại kỳ họp gần nhất Đồng thời, Thường trực HĐND, các Ban HĐND và đại biểu HĐND tỉnh có trách nhiệm giám sát việc thực hiện Nghị quyết.
Nghị quyết này đã được HĐND tỉnh Nam Định khóa XVII, kỳ họp thứmười sáu thông qua./
1 Khái niệm và thẩm quyền ban hành
Quyết định là văn bản quy định các vấn đề về chế độ và chính sách, bao gồm quyết định quy phạm pháp luật và quyết định cá biệt áp dụng cho đối tượng cụ thể.
Quyết định cá biệt là công cụ quan trọng để tổ chức và điều chỉnh hoạt động của cơ quan, tổ chức trong việc thực hiện pháp luật Công cụ này thường được áp dụng trong các trường hợp cụ thể nhằm đảm bảo sự tuân thủ và hiệu quả trong quản lý.
- Quyết định ban hành các chế độ, chính sách trong cơ quan, tổ chức như ban hành chế độ công tác, ban hành nội quy lao động…
Quyết định về công tác tổ chức nhân sự bao gồm các vấn đề quan trọng như tuyển dụng, nâng lương, kỷ luật, cho thôi việc, bổ nhiệm, và điều động cán bộ - nhân viên Ngoài ra, việc thành lập các cơ quan, đơn vị cũng nằm trong phạm vi quản lý nhân sự, đảm bảo hoạt động hiệu quả và phù hợp với chiến lược phát triển của tổ chức.
Quyết định thực hiện các quy định quản lý sản xuất và kinh doanh, bao gồm quản lý tài sản như thanh lý, kiểm kê và cấp phát vật tư, là rất quan trọng để đảm bảo hiệu quả và minh bạch trong hoạt động của doanh nghiệp.
1.2.1 Quyết định là văn bản quy phạm pháp luật
Thẩm quyền ban hành Quyết định quy phạm pháp luật được quy định trong Hiến pháp năm 1992 và Luật ban hành văn bản quy phạm pháp luật Các cơ quan có thẩm quyền bao gồm Quốc hội, Ủy ban thường vụ Quốc hội, Chủ tịch nước, Thủ tướng Chính phủ, Bộ trưởng và thủ trưởng các cơ quan ngang bộ, cũng như Ủy ban nhân dân các cấp Những cơ quan này có quyền ban hành Quyết định để điều hành các công việc cụ thể trong đơn vị, liên quan đến tổ chức, nhân sự, tài chính, kế hoạch, dự án hoặc bãi bỏ các quyết định của cấp dưới.
1.2.2 Quyết định là văn bản cá biệt
Thẩm quyền ban hành quyết định cá biệt của các cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp phụ thuộc vào tư cách pháp nhân và quyền hạn được Nhà nước quy định Các cơ quan, tổ chức có chức năng quản lý hành chính, kinh tế và nội bộ có quyền ban hành quyết định áp dụng pháp luật trong hoạt động của mình.
2 Phương pháp soạn thảo quyết định
2.1 Yêu cầu của quyết định
Quyết định ban hành cần phải hợp lý và phù hợp với yêu cầu thực tế khách quan Nội dung của quyết định phải tương thích với trình độ, khả năng vật chất và thời gian của người thực hiện, đồng thời phản ánh đúng thực tế đời sống.
Quyết định cần được đưa ra đúng thời điểm, không sớm quá cũng không muộn quá so với yêu cầu và bối cảnh khách quan Việc ban hành quyết định kịp thời sẽ tối ưu hóa hiệu lực và hiệu quả trong thực tiễn.
- Quyết định cần được ký thông qua và ban hành văn bản theo đúng thẩm quyền và thủ tục luật định
2.2 Bố cục của quyết định
Quyết định bao gồm hai phần chính: phần căn cứ ban hành và phần nội dung điều chỉnh Phần căn cứ gồm các căn cứ pháp lý và căn cứ thực tế.
Căn cứ pháp lý là những văn bản pháp luật còn hiệu lực tại thời điểm ban hành và cơ sở thực tiễn để đưa ra quyết định Căn cứ pháp lý được chia thành hai nhóm chính.
Căn cứ pháp lý về thẩm quyền ban hành là cơ sở quan trọng để đảm bảo tính hợp pháp và hiệu lực của văn bản Theo đó, việc viện dẫn các văn bản quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của cơ quan tổ chức ban hành văn bản là bắt buộc Điều này giúp xác định rõ thẩm quyền của cơ quan ban hành và đảm bảo rằng văn bản được ban hành đúng thẩm quyền.
Ví dụ: Căn cứ Nghị định của Chính phủ số: /năm/NĐ-CP ngày … tháng … năm… quy địnhchứcnăng,nhiệmvụ,quyềnhạn,cơcấutổchứccủaBộ….;
Căn cứ pháp lý cho nội dung văn bản bao gồm việc viện dẫn các quy định có liên quan trực tiếp đến nội dung quyết định, sắp xếp từ cao đến thấp theo tính chất pháp lý của loại hình văn bản Đối với các văn bản có tính chất pháp lý ngang nhau, cần xếp theo thứ tự thời gian ban hành.
Ví dụ:Đốivớiquyết địnhvềtuyển dụng và bổnhiệmngạch viên chức,việndẫn căncứnội dung như sau:
Căn cứ Nghị định 29/2012/NĐ-CP ngày 12 tháng 4 năm 2012 của Chính phủ vềviệctuyểndụng,sửdụng và quản lý viên chức;
Căn cứ thực tế là cơ sở yêu cầu ban hành văn bản, cần nêu rõ đề nghị của ai, tại văn bản nào hoặc dựa trên thực tiễn nào Thường bắt đầu bằng các cụm từ như: "Xét đề nghị của…", "Xét đơn…", "Xét tờ trình của…", "Căn cứ biên bản cuộc họp…", "Để tăng cường…".
Khi viện dẫn văn bản nên nêu đầy đủ các yếu tố theo thứ tự sau:
(2) Tên cơ quan ban hành
(5) Tên loại: Quyết định của
(7) Loại hình quyết định: quyết định
(8) Nội dung quyết định: thường được viết theo văn điều khoản
(10) Thẩm quyền ký: thủ trưởng ký hoặc phó thủ trưởng ký thay;
(11) Con dấucủacơ quan ban hành;
Sau mỗi căn cứ có dấu chấm phẩy (;) và xuống dòng Căn cứ cuối cùng kết thúc bằng dấu phẩy (,) Phần nội dung điều chỉnh của Quyết định:
Quyết định được cấu trúc thành các điều khoản khác nhau, thể hiện mệnh lệnh và yêu cầu từ cơ quan, tổ chức Số lượng điều khoản phụ thuộc vào nội dung và đối tượng điều chỉnh, nhưng mỗi quyết định cần có ít nhất hai điều: một điều trình bày nội dung điều chỉnh và một điều nêu điều khoản thi hành.
Các điều của quyết định được trình bày ngắn gọn, cô đọng và sắp xếp theo trình tự logic nhất định, cụ thể như sau:
- Điều 1: Quy định thẳng vào nội dung điều chỉnh của Quyết định
Ví dụ: Nay tuyển dụng …
Công nhận hết thời gian tập sự … Nay bổ nhiệm …
Báo cáo là văn bản phản ánh tình hình và kết quả hoạt động của cơ quan, tổ chức trong một khoảng thời gian cụ thể Nó giúp đánh giá thực trạng quản lý và lãnh đạo, đồng thời đề xuất các chủ trương mới Nội dung báo cáo cũng là căn cứ để cấp trên đưa ra quyết định quản lý phù hợp.
Nội dung báo cáo cần phải đảm bảo tính trung thực, khách quan và chính xác, phản ánh đúng thực tế mà không thêm thắt hay suy diễn Người viết báo cáo không được phép che giấu khuyết điểm hay phóng đại thành tích, mà phải cung cấp thông tin và số liệu đúng thực tế.
Báo cáo cần phải rõ ràng và tập trung, vì đây là nền tảng cho các cơ quan cấp trên và những người có thẩm quyền trong việc tổng kết, đánh giá tình hình và đưa ra các quyết định quản lý hợp lý.
Để viết báo cáo hiệu quả, cần tránh việc trình bày nội dung một cách chung chung và vụn vặt Thay vào đó, hãy tập trung vào những điểm cụ thể, xuất phát từ mục đích và yêu cầu của báo cáo, cũng như nhu cầu của đối tượng nhận báo cáo.
Báo cáo cần được thực hiện một cách nhanh chóng và kịp thời nhằm phục vụ hiệu quả cho công tác quản lý nhà nước và hỗ trợ hoạt động sản xuất kinh doanh Mục tiêu chính của báo cáo là cung cấp thông tin cần thiết để đưa ra quyết định đúng đắn và kịp thời.
2.1 Phân loại theo phương thức báo cáo
Theo phương thức báo cáo có báo cáo nhanh và báo cáo bằng văn bản
Báo cáo nhanh là phương thức truyền đạt thông tin trực tiếp bằng lời nói, nhằm mục đích thông tin chuyển tiếp hoặc tường trình các sự kiện cụ thể trong bối cảnh hiện tại Hình thức này có thể bao gồm hoặc không bao gồm các kiến nghị và đề xuất.
- Báo cáo văn bản: là tập hợp những thông tin được báo cáo và trình bày dưới dạng văn bản
2.2 Phân loại báo cáo theo thời gian và nội dung
Báo cáo định kỳ là tài liệu quan trọng thể hiện tình hình thực hiện nhiệm vụ và kế hoạch theo thời gian đã được xác định trước Các loại báo cáo này bao gồm báo cáo tuần, báo cáo tháng, báo cáo quý và báo cáo thường niên.
2.2.2 Báo cáo đột xuất: là loại báo cáo tóm tắt tình hình thực hiện, kết quả thực hiện công việc mà không có dự định trước
2.2.3 Báo cáo bất ngờ: báo cáo những sự việc diễn ra bất ngờ về một sự việc nào đó
Báo cáo tập trung vào tóm tắt tình hình xãy ra sự việc, nguyên nhân, biện pháp xử lý và kiến nghị
2.2.4 Báo cáo sơ kết: báo cáo công tác thực hiện một vấn đề nào đó khi công việc vẫn còn đang tiếp tục thực hiện
2.2.5 Báo cáo tổng kết: báo cáo kết quả thực hiện công việc qua một năm, một đợt, một nhiệm kỳ công tác
Báo cáo chuyên đề là một tài liệu đi sâu vào một vấn đề cụ thể trong hoạt động của cơ quan hoặc doanh nghiệp Mục tiêu chính của báo cáo này là tổng hợp, phân tích và nhận xét về vấn đề được nêu, đồng thời đề xuất các giải pháp khả thi để giải quyết vấn đề đó.
3 Phương pháp Soạn thảo báo cáo
Báo cáo có thể không có mẫu trình bày cố định và thường tùy thuộc vào từng cơ quan, đơn vị Nếu báo cáo theo mẫu quy định, người soạn thảo chỉ cần thu thập dữ liệu và điền vào các phần đã chỉ định Trong trường hợp không có mẫu, cần thực hiện các bước cụ thể để hoàn thành báo cáo.
- Xác định mục đích của báo cáo theo yêu cầu của cấp trên hoặc do tính chất của công việcđangthựchiệnquyết định.
Để báo cáo hiệu quả, cần thu thập dữ liệu từ nhiều nguồn khác nhau, bao gồm khảo sát thực tế tại các phòng, ban, đơn vị và ý kiến phản hồi từ cán bộ nhân viên cũng như các bên liên quan và báo chí Việc đối chiếu các thông tin đã thu thập là cần thiết để xác minh độ chính xác và độ tin cậy của dữ liệu.
- Sắp xếp, tổng hợp các dữ liệu theo một trật tự nhất định để đưa vào báo cáo
- Dựkiếnđánh giá tình hình, rút kinh nghiệm, đềxuất ý kiến lên cấp trên
Báo cáo sơ kết nhằm đánh giá kết quả đã đạt được, phân tích các ưu điểm và khuyết điểm, xác định nguyên nhân của những vấn đề gặp phải, đồng thời đề xuất các biện pháp cần thiết để tiếp tục thực hiện các nhiệm vụ còn lại một cách hiệu quả.
Báo cáo tổng kết là tài liệu chi tiết hơn so với báo cáo sơ kết, tổng hợp toàn bộ sự việc và nhiệm vụ đã hoàn thành hoặc chưa hoàn thành Dựa trên những thông tin này, báo cáo sẽ đề ra phương hướng và nhiệm vụ cho công việc trong tương lai.
3.3 Giai đoạn viết và sửa chữa bản thảo
Trong phần mở đầu, bài viết sẽ trình bày những điểm chính về chủ trương và công tác được giao, cùng với nhiệm vụ cụ thể Đồng thời, sẽ nêu rõ hoàn cảnh thực hiện, bao gồm những khó khăn và thuận lợi có ảnh hưởng đáng kể đến kết quả thực hiện nhiệm vụ.
- Phần nội dung: kiểm điểm những việc đã làm, tồn tại, nguyên nhân đánh giá kết quả
Phần kết luận của báo cáo cần nêu rõ mục tiêu và nhiệm vụ mới, đồng thời đề xuất các biện pháp thực hiện cụ thể Ngoài ra, cần kiến nghị sự hỗ trợ từ cấp trên để đảm bảo hiệu quả Đối với các báo cáo quan trọng, người dự thảo nên dựa vào dàn ý đã xây dựng để viết thành dự thảo, sau đó tổ chức góp ý nhằm điều chỉnh, sửa chữa và bổ sung trước khi trình lãnh đạo phê duyệt.
* Mẫu Báo cáo công tác
CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦNGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
- Nêu đặc điểm tình hình
- Nêu nhiệm vụ được giao
- Nêu những khó khăn, thuận lợi có ảnh hưởng chi phối kết quả việc thực hiện nhiệm vụ được giao
- Kiểm điểm những việc đã làm được và những tồn tại (nêu cụ thể )
- Đánh giá kết quả (cụ thể bằng …% so với chỉ tiêu, nhiệm vụ được giao)
- Nêu mục tiêu, nhiệm vụ sắp tới
- Nêu biện pháp thực hiện
- Nêu những kiến nghị, đề xuất với cấp trên hay với cơ quan chức năng./
THẨM QUYỀN, CHỨC VỤ CỦA NGƯỜI KÝ
Mẫu tham khảo đềcương báo cáo tháng của UBND xã: ỦY BAN NHÂN DÂN CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦNGHĨA VIỆT NAM
XÃ ……… Độc lập – Tự do – Hạnh phúc
Số: … /BC-UBND ……… , ngày … tháng … năm 20…
Tình hình thực hiện công tác tháng …….
I CHỦTRƯƠNG, KẾ HOẠCH ĐỀ RA
- Nêu chủ trương, kế hoạch đã đề ra làm cơ sở cho việc chỉ đọa thực hiện nhiệm vụ công tác tháng
- Nêu mục tiêu báo cáo kết quả thực hiện trên các lĩnh vực
1 Quản lý nhà nước về kinh tế a Nông nghiệp b Công nghiệp c Giao thông – công trình công cộng d Thương mại – Tài chính
2 Văn hóa – Xã hội a Lao động – Thương binh, xã hội b Công tác thực hiện chính sách c Bảo vệ chăm sóc trẻ em d Y tế
3 Nội chính a Tư pháp b Hộ tịch c Quân sự d Công an e Công tác chính quyền
III PHƯƠNG HƯỚNG NHIỆM VỤ TRONG THÁNG TỚI
THẨM QUYỀN, CHỨC VỤ CỦA NGƯỜI KÝ
1 Hãy soạn thảo một bản báo cáo tình hình học tập và thi đua của tập thể lớp trong năm hoạc hoặc học kỳ vừa qua
Là một thành viên trong ban cán sự lớp, tôi đã soạn thảo báo cáo tháng về lĩnh vực được Giáo viên chủ nhiệm phân công Bản báo cáo này tập trung vào việc đánh giá tiến độ và kết quả hoạt động trong tháng qua, đồng thời nêu rõ những khó khăn gặp phải và đề xuất giải pháp cải thiện Tôi cũng đã tổng hợp ý kiến từ các bạn trong lớp để đảm bảo mọi khía cạnh được phản ánh đầy đủ và chính xác.
Biên bản là văn bản hành chính dùng để ghi nhận các sự việc đã xảy ra hoặc đang diễn ra trong hoạt động của các cơ quan, tổ chức Nó được lập bởi những người chứng kiến nhằm tạo ra chứng cứ pháp lý cho các trường hợp sau này.
2.1 Biên bản hội nghị: nội dung để ghi chép lại tiến trình tổ chức, thực hiện hội nghị hay hội họp
2.2 Biên bản bàn giao (tài sản + công việc): nội dung để ghi chép lại tiến trình giao nhận cũng như các thảo luận, thỏa thuận giữa các bên
Biên bản xử lý vi phạm hành chính là tài liệu ghi nhận những hành vi vi phạm do cá nhân hoặc tổ chức thực hiện, bao gồm cả hành vi cố ý và vô ý, ảnh hưởng đến quy tắc quản lý của Nhà nước.
2.4 Biên bản kiểm tra: là biên bản ghi lại quá trình và kết quả kiểm tra một công việc, một hành vi hay sự việc nào đó
2.5 Biên bản làm việc: là biên bản ghi lại tiến trình, cách tiến hành và kết quả thực hiện một công việc, sự việc nào đó
3.1 Yêu cầu khi viết biên bản
- Nội dung biên bản phải ghi trung thực, khách quan, chính xác
- Biên bản phải được hình thành ngay khi sự việc, vụ việc đã hoặc đang diễn ra, nhằm đảm bảo được tính chân thực, xác thực của sự việc
3.2 Hình thức của biên bản
Cấu trúc của biên bản thường gồm 3 phần: a/ Ph ầ n m ở đầ u:
- Ghi rõ thời gian, địa điểm lập biên bản
- Thành phần tham dự b/ Ph ầ n n ộ i dung:
- Nếu là biên bản hội họp hoặc vụ việc đang diễn ra thì ghi theo tiến trình của cuộc họp, hội nghị, vụ việc đó
Trong trường hợp biên bản ghi lại một vụ việc đã xảy ra, cần mô tả chi tiết hiện trường và ghi chép lời khai của nhân chứng, các đương sự, cũng như những nhận định từ những người có liên quan Phần kết thúc của biên bản nên tóm tắt các thông tin quan trọng và đưa ra những nhận xét cần thiết.
- Ghi thời gian, địa điểm kết thúc việc lập biên bản
Nếu biên bản được đọc trước những người tham dự, cần ghi rõ số lượng người đồng ý với biên bản Ngoài ra, nếu biên bản được lập thành nhiều bản, phải chỉ rõ số lượng bản được tạo ra.
Biên bản cần có chữ ký của cán bộ lập biên bản và chủ tọa trong trường hợp là biên bản hội họp Tùy thuộc vào tính chất của vụ việc, biên bản cũng có thể yêu cầu chữ ký của đại diện tổ chức vi phạm, người làm chứng và người bị hại.
Ghi biên bản một cách đầy đủ và chính xác là một nhiệm vụ khó khăn, đặc biệt trong các cuộc họp hoặc khi ghi lời khai của nhân chứng, do tốc độ nói thường nhanh hơn tốc độ viết Để theo kịp tiến độ của cuộc họp hoặc sự kiện, người ghi biên bản cần áp dụng một số phương pháp hiệu quả.
Ghi biên bản chủ yếu là ghi lại ý kiến, nhưng người ghi cần phân loại thông tin khi tiếp nhận Đối với thông tin chỉ để biết, chỉ cần ghi ý chính; còn nếu thông tin cần thực hiện, phải ghi đầy đủ và không được bỏ sót Đối với những thông tin quan trọng, cũng cần ghi chép cẩn thận Nếu người phát biểu yêu cầu ghi nguyên văn, người ghi biên bản có thể sử dụng hình thức dẫn lời nói trực tiếp.
- Cần tập trung lắng nghe và có trí nhớ tốt, vận dụng kỹ thuật ghi chép nhanh
Có thể áp dụng các phương pháp biến đổi câu trong tiếng Việt để chọn lựa cấu trúc ngắn gọn nhất mà vẫn đảm bảo thông tin đầy đủ và chính xác Việc viết tắt một số từ thông dụng như UBND, TNHH, CP,… cũng là một giải pháp hiệu quả.
- Chuẩn bị sẵn các mẫu ghi biên bản để khi cuộc họp hoặc vụ việc diễn ra thì có thể ghi chép ngay
Biên bản cuộc họp ĐƠN VỊ CHỦ QUẢN CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦNGHĨA VIỆT NAM TÊN CƠ QUAN Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
Số /BB- ……, ngày …… tháng …… năm …
II Thành phần tham dự:
- Đại biểu mời dự (nếu có): ……….……
- Đại biểu cấp trên (nếu có): ………
- Tổng số thành viên cuộc họp:
+ Có mặt: …… Người + Vắng: ……… Lý do: ………
III Nội dung và các báo cáo tại cuộc họp:
IV Thảo luận tại cuộc họp:
- Ghi ý kiến của từng người phát biểu ………
- Thông qua dự thảo nghị quyết, biểu quyết (nếu có) ………
- Đại biểu phát biểu (nếu có) ………
- Chủ tọa tuyên bố kết thúc cuộc họp
Cuộc họp kết thúc vào lúc …… giờ ngày …… (cùng ngày)./
(ký và ghi rõ họ tên) (ký và ghi rõ họ tên)
Biên bản bàn giao ĐƠNVỊCHỦQUẢN CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦNGHĨA VIỆT NAM TÊN CƠ QUAN Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
Số /BB-…… ……, ngày ……tháng …… năm …
Căn cứ Quyết định số:… ngày …của …về việc ……… ….…
Hôm nay, vào lúc …… ngày ….tháng… năm …, tại ……….… Thành phần tham gia bàn giao gồm:
1 Ông (bà) ……… - Người bàn giao;
2 Ông (bà) ……… - Người nhận bàn giao
Tiến hành bàn giao các nội dung như sau:
Biên bản này được lập thành (viết bằng chữ) bản, mỗi bên giữ một bản, có giá trị pháp lý như nhau
Việc bàn giao kết thúc vào lúc …… ngày … tháng … năm … /
DD Bên Giao ĐD Bên nhận ĐD…… …
Biên bản thanh lý hợp đồng
TÊN CƠ QUAN CHỦ QUẢN CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
TÊN CƠ QUAN BAN HÀNH Độc lập – Tự do – Hạnh phúc
BIÊN B Ả N THANH LÝ H ỢP ĐỒ NG
Căn cứ vào Hợp đồng kinh tế số: …….HĐKT/… ký ngày …/…/20… giữa
Căn cứ tình hình thực tế giao, nhận hàng hóa,
Hôm nay, ngày tháng năm 20…., tại ………, Chúng tôi gồm:
Do Bà: ……… Chức vụ: ………., làm đại diện Địa chỉ: ……… Điện thoại: …………
Do Ông: ………… Chức vụ: …………, làm đại diện Địa chỉ: ……… Điện thoại: …………
Sau khi hoàn tất hợp đồng, hai bên đã đồng ý ký biên bản thanh lý Hợp đồng kinh tế số: ……HĐKT/… ký ngày …/…./2014 với các nội dung chính như sau: Điều 1: ……… và Điều 2: ………
- Bên B đã giao nhận đủ sốlượng hàng theo đúng hợp đồng đã ký kết
- Bên A đã thanh toán đủ số lượng tiền trong hợp đồng Điều 3: Hai bên thống nhất thanh lý Hợp đồng kinh tế số: … HĐKT/… ký ngày ……/…./20… giữa ……… và ………
Biên bản được lập thành … bản, mỗi bên giữ … bản, có giá trị pháp lý như nhau./ ĐẠI DIỆN BÊN A ĐẠI DIỆN BÊN B
(Ký và ghi rõ họ tên) (Ký và ghi rõ họ tên)
Tờ trình là văn bản quan trọng dùng để đề xuất với cấp trên hoặc cơ quan chức năng về các vấn đề mới hoặc đã có trong kế hoạch nhằm xin phê duyệt Nội dung tờ trình có thể bao gồm các chủ trương, phương án công tác, chính sách, tiêu chuẩn, định mức, hoặc đề xuất bãi bỏ những văn bản, quy định không còn phù hợp với điều kiện kinh tế xã hội và tình hình thực tế.
2 Phương pháp soạn thảo Tờ trình
2.1 Yêu cầu của tờ trình
Tờ trình không chỉ đơn thuần là công văn trao đổi mà còn có vai trò quan trọng trong việc trình bày, lập luận và diễn giải vấn đề Nó cung cấp các phương án và giải pháp tổ chức thực hiện có tính khả thi, giúp người nhận hiểu rõ hơn về nội dung và mục tiêu của đề xuất.
Các kiến nghị trong tờ trình cần rõ ràng, cụ thể và hợp lý, đồng thời phải phân tích đầy đủ và khách quan các vấn đề thực tiễn đang diễn ra Điều này giúp người duyệt nhận thấy tính cấp thiết của vấn đề, từ đó phê duyệt phương án giải quyết hiệu quả.
- Trình bày rõ những thuận lợi trong việc đề nghị mới
- Phân tích rõ những khó khăn có thể gặp phải, những phản ứng có thể xảy ra và biện pháp khắc phục
2.2 Bố cục nội dung của tờ trình
Trong phần mở đầu, cần đặt vấn đề một cách rõ ràng và nhận định tình hình hiện tại Việc phân tích các khía cạnh tích cực và tiêu cực của tình hình sẽ tạo cơ sở vững chắc cho việc đề xuất những vấn đề mới Đồng thời, phân tích thực tế sẽ giúp làm nổi bật tính cần thiết và sự cấp bách của những đề xuất này.
Đề nghị mới trình bày những nội dung chính và dự báo các vấn đề có thể phát sinh khi áp dụng Bên cạnh đó, cần chỉ ra những khó khăn và thuận lợi mà đề nghị này mang lại, cũng như đề xuất các biện pháp khắc phục hiệu quả để đảm bảo tính khả thi và thành công trong quá trình triển khai.
Trong phần này, cần trình bày các phương án giải quyết một cách cụ thể và rõ ràng Các luận điểm và luận chứng nên được hỗ trợ bằng sự kiện hoặc số liệu có thể xác minh, nhằm tăng cường tính thuyết phục cho đề xuất.
Nêu ý nghĩa, tác dụng của đề nghị mới; đề nghị cấp trên xem xét chấp thuận đề xuất để sớm triển khai thực hiện
Có thể nêu phương án dự phòng nếu cần thiết
TÊN CƠ QUAN BAN HÀNH
CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦNGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
Phần mở đầu: Nhận định tình hình; Phân tích mặt tích cực, tiêu cực của tình hình đểlàm cơ sở cho việc đề xuất vấn đề mới