TONG QUAN VÈ CHÉ Đ ộ CHỨNG TỪ ĐIỆN T Ử
LÝ LUẬN CHUNG VÈ CHÉ Đ ộ CHỨNG TỪ VÀ CHÉ Đ ộ CHỨNG TỪ ĐIỆN TỬ
1.1.1 Chế độ chứng từ kế toán
1.1.1.1 Khải niệm chúng từ kế toán
Trong quá trình hoạt động, các tổ chức kinh doanh và phi lợi nhuận đều trải qua sự luân chuyển và thay đổi về vốn và tài sản Việc này nhằm đảm bảo hoạt động diễn ra bình thường và hiệu quả Do đó, quản lý vốn và tài sản thông qua kế toán là vô cùng quan trọng Hệ thống kế toán Việt Nam đã phát triển phù hợp với yêu cầu của nền kinh tế và sự chu chuyển vốn, tài sản trong các giai đoạn phát triển.
Sự đổi mới sâu sắc trong cơ chế quản lý kinh tế yêu cầu nền tài chính quốc gia phải được cải cách toàn diện Điều này nhằm tạo ra sự ổn định cho môi trường kinh tế và hệ thống pháp luật tài chính, đồng thời lành mạnh hóa các quan hệ và hoạt động tài chính.
Hiện nay, Việt Nam đang áp dụng cơ chế quản lý kinh tế theo hướng thị trường với sự điều tiết của Nhà nước Trong cơ chế này, tài chính đóng vai trò quan trọng, là tổng hòa các mối quan hệ kinh tế và các giải pháp tài chính, tiền tệ Tài chính không chỉ khai thác nguồn lực để tăng thu nhập và thúc đẩy tăng trưởng kinh tế, mà còn phải quản lý và sử dụng hiệu quả mọi nguồn lực hiện có.
Hạch toán kế toán là một phần thiết yếu của hệ thống quản lý kinh tế và tài chính, đóng vai trò quan trọng trong việc quản lý, điều hành và kiểm soát hoạt động Là công cụ kinh tế, kế toán gắn liền với hoạt động tài chính, cung cấp thông tin hữu ích cho các quyết định kinh tế Do đó, kế toán không chỉ quan trọng đối với tài chính Nhà nước mà còn cần thiết cho hoạt động tài chính của mọi doanh nghiệp.
Công việc kế toán được phân chia thành các phần hành cụ thể theo chế độ kế toán của từng ngành nghề, bao gồm lập chứng từ, ghi sổ, lập báo cáo, kiểm tra và phân tích số liệu, cũng như lưu trữ hồ sơ kế toán Công tác kế toán và thống kê được thực hiện thống nhất trong toàn bộ nền kinh tế quốc gia, với hệ thống chứng từ, tài khoản, sổ sách, mẫu biểu báo cáo và phương pháp tính các chỉ tiêu kinh tế tài chính.
Chứng từ kế toán là tài liệu chứng minh các nghiệp vụ kinh tế tài chính, đóng vai trò quan trọng trong việc kiểm tra và đối chiếu hoạt động kế toán Chúng không chỉ là cơ sở để giải quyết tranh chấp kinh tế mà còn cung cấp thông tin cần thiết cho việc quản lý và ra quyết định kinh doanh Ngoài ra, tổ chức chứng từ kế toán là bước đầu tiên trong quá trình ghi sổ và lập báo cáo kế toán Về mặt pháp lý, chứng từ kế toán liên quan trực tiếp đến trách nhiệm vật chất của cá nhân và đơn vị liên quan đến nghiệp vụ.
Chứng từ kế toán bao gồm hai loại: chứng từ gốc và chứng từ ghi sổ.
Chứng từ gốc đóng vai trò quan trọng là căn cứ pháp lý phản ánh các nghiệp vụ kinh tế tài chính đã được thực hiện Tất cả các nghiệp vụ kinh tế và tài chính phát sinh trong hoạt động sản xuất kinh doanh, cũng như việc sử dụng kinh phí tại bất kỳ bộ phận nào trong đơn vị kế toán, đều cần phải có chứng từ gốc để đảm bảo tính hợp pháp và minh bạch.
Chứng từ gốc cần được ghi chép đầy đủ, kịp thời và chính xác theo thực tế các nghiệp vụ kinh tế phát sinh Đồng thời, chứng từ phải có chữ ký của người chịu trách nhiệm và dấu của đơn vị phù hợp với từng loại chứng từ Những chứng từ kế toán không tuân thủ các quy định này sẽ không được công nhận là chứng từ kế toán hợp lệ.
Chứng từ ghi sổ là tài liệu quan trọng để thực hiện ghi sổ kế toán, bao gồm chứng từ gốc và chứng từ được lập dựa trên chứng từ gốc Chứng từ này phản ánh nội dung kế toán của các nghiệp vụ kinh tế phát sinh và phải luôn đi kèm với chứng từ gốc, tạo thành bộ chứng từ hoàn chỉnh thể hiện cả nội dung kinh tế và hạch toán kế toán của đơn vị.
Hệ thống chứng từ kế toán thống nhất bắt buộc là công cụ phản ánh các quan hệ kinh tế giữa các pháp nhân và yêu cầu quản lý chặt chẽ Nhà nước quy định tiêu chuẩn hóa về quy cách, mẫu biểu, chỉ tiêu phản ánh, và phương pháp lập cho tất cả các lĩnh vực và thành phần kinh tế, bao gồm chứng từ về hóa đơn thuế, phiếu thu, và phiếu chi.
Hệ thống chứng từ kế toán chủ yếu hướng dẫn các chứng từ sử dụng trong nội bộ đơn vị Nhà nước đưa ra các chỉ tiêu đặc trưng để các ngành và thành phần kinh tế áp dụng vào từng trường hợp cụ thể Các lĩnh vực có thể điều chỉnh, bổ sung các chỉ tiêu đặc thù hoặc thay đổi mẫu biểu cho phù hợp với yêu cầu ghi chép, nhưng vẫn phải đảm bảo tính pháp lý cần thiết của chứng từ.
1.1.1.2 Khái niệm chế độ chứng từ kế toán
Chế độ chứng từ kế toán là một trong bốn nội dung cơ bản của quy định kế toán Nhà nước, đóng vai trò quan trọng trong việc xử lý công việc kế toán từ đầu đến cuối Tổ chức chứng từ kế toán hiệu quả đảm bảo thông tin kế toán có cơ sở pháp lý và tin cậy, hỗ trợ công tác quản trị Chứng từ kế toán cung cấp thông tin và kiểm tra trạng thái của đối tượng hạch toán, phục vụ lãnh đạo và làm căn cứ phân loại tổng hợp Việc tổ chức chứng từ bao gồm việc áp dụng phương pháp chứng từ, ban hành chế độ chứng từ và thiết kế khối lượng công tác hạch toán ban đầu theo quy trình luân chuyển nhất định, đồng thời tổ chức hệ thống thông tin cho quản lý vật tư, tiền vốn và hoạt động thu-chi Tổ chức chứng từ kế toán có vai trò to lớn đối với công tác kế toán.
Chế độ chứng từ kế toán bao gồm các quy định quan trọng về nội dung và mẫu chứng từ kế toán, quy trình lập và kiểm tra chứng từ, cũng như trình tự luân chuyển và lưu trữ các chứng từ này.
1.1.2 Quy định về chế độ chứng từ kế toán
1.1.2.1 Nội dung và mẫu chửng từ kế toán
Chứng từ kế toán phải tuân thủ các quy định về nội dung, phương pháp lập và ký chứng từ theo Luật kế toán và Nghị định 129/2004/NĐ-CP ngày 31/05/2004 của Chính phủ cùng với các văn bản liên quan khác.
Theo quy định hiện hành, nội dung chứng từ kế toán phải có đầy đủ tối thiểu các yếu tố sau đây:
- Tên gọi của chứng từ (hoá đơn, phiếu thu, phiếu chi, uỷ nhiệm chi );
- Ngày tháng năm lập chứng từ;
Số hiệu của chứng từ;
- Tên gọi, địa chỉ của đơn vị hoặc cá nhân lập chứng từ;
- Tên, địa chỉ của đơn vị hoặc cá nhân nhận chứng từ;
- Nội dung nghiệp vụ phát sinh ra chứng từ;
- Các chỉ tiêu về lượng và giá trị;
Chữ ký của người lập và những người chịu trách nhiệm về tính chính xác của nghiệp vụ là rất quan trọng Các chứng từ phản ánh quan hệ kinh tế giữa các pháp nhân cần có chữ ký của người kiểm soát (kế toán trưởng) và người phê duyệt (thủ trưởng đơn vị), cùng với dấu của đơn vị Đối với chứng từ liên quan đến bán hàng và cung cấp dịch vụ, ngoài các yếu tố quy định, cần có thêm chỉ tiêu thuế suất và số thuế phải nộp Những chứng từ dùng làm căn cứ ghi sổ kế toán cũng phải bao gồm chỉ tiêu định khoản kế toán Cuối cùng, chứng từ kế toán cần được lập đầy đủ số liên theo quy định.
Mầu chứng từ kế toán bao gồm hai hệ thống: ®Hệ thống mẫu chứng từ kế toán bắt buộc và © Hệ thống mẫu chứng từ kế toán hướng dẫn.
THựC TRẠNG CHÉ Đ ộ CHỨNG TỪ TẠI NGÂN HÀNG NGOẠI THƯƠNG VIỆT N A M
KHÁI QUÁT VÈ N H N T
Ngân hàng Ngoại thương Việt Nam (NHNT) được thành lập theo Quyết định số 115/CP của Hội đồng Chính phủ vào ngày 30 tháng 10 năm 1962, tách ra từ Cục quản lý Ngoại hối thuộc Ngân hàng Trung ương NHNT là ngân hàng chuyên doanh đầu tiên và duy nhất của Việt Nam lúc bấy giờ, hoạt động trong lĩnh vực kinh tế đối ngoại, bao gồm cho vay tài trợ xuất nhập khẩu, thanh toán quốc tế, kinh doanh ngoại hối và quản lý vốn ngoại tệ Ngày 01/04/1963 đánh dấu ngày thành lập chính thức của NHNT Vào ngày 21/09/1996, NHNT được tái thành lập theo mô hình Tổng công ty Nhà nước theo Quyết định số 286/QĐ - NH5, theo ủy quyền của Thủ tướng Chính phủ.
2.1.1 Các giai đoạn phát triển của NHNT
Quá trình phát triển của NHNT chia làm ba giai đoạn lớn như sau:
Trong giai đoạn này, NHNT đã hoàn thành nhiệm vụ đối nội và đối ngoại được Nhà nước giao phó, bao gồm việc tiếp nhận viện trợ nước ngoài nhằm phục vụ cho sự phát triển kinh tế ở miền Bắc xã hội chủ nghĩa và chuyển tiền cho cuộc chiến đấu giải phóng miền Nam.
Sau khi miền Nam được giải phóng, NHNT đã tiếp quản các ngân hàng cũ, hoàn tất thủ tục pháp lý và thực hiện quyền vai trò hội viên của Việt Nam tại IMF, WB, ADB Đồng thời, NHNT cũng xác định quyền sở hữu tài sản quốc gia đối với hàng hóa và ngoại tệ đang ở nước ngoài.
Trong bối cảnh nền kinh tế gặp khó khăn do cấm vận từ Mỹ và sự giảm sút viện trợ từ các nước xã hội chủ nghĩa, NHNT đã chủ động mở rộng đầu tư cho xuất khẩu Để cải thiện tình hình, NHNT kiến nghị Nhà nước ban hành các cơ chế khuyến khích xuất khẩu và mở rộng dịch vụ thu ngoại tệ, bao gồm cơ chế thưởng ngoại tệ và cấp quyền sử dụng ngoại tệ Những biện pháp này nhằm tạo nguồn cung ngoại tệ cho nhập khẩu nguyên liệu sản xuất, phân bón, thuốc trừ sâu và lương thực, góp phần cân bằng cán cân thương mại và thanh toán quốc tế.
Ngày 14 tháng 11 năm 1990, Hội đồng Bộ trưởng ban hành Chỉ thị số 403/CT chuyển NHNT theo Nghị định 53/HĐBT ngày 26/3/1988 của Hội đồng Bộ trưởng thành NHTMNN lấy tên là NHNT Cùng với việc ban hành Pháp lệnh NHNN và Pháp lệnh Ngân hàng, Họp tác xã tín dụng và Công ty Tài chính, NHNT được chính thức chuyển từ một ngân hàng chuyên doanh, độc quyền trong hoạt động kinh tế đối ngoại sang một NHTMNN hoạt động đa năng và tự do cạnh tranh với các loại hình NHTM và các tổ chức tài chính khác.
Ngân hàng Ngoại thương Việt Nam (NHNT) đã có bề dày kinh nghiệm trong hoạt động ngân hàng đối ngoại và nhanh chóng thích nghi với kinh tế thị trường, giữ vai trò chủ lực trong hệ thống ngân hàng thương mại Việt Nam NHNT là ngân hàng hàng đầu trong lĩnh vực tài trợ thương mại, thanh toán quốc tế, kinh doanh ngoại hối và ứng dụng công nghệ tiên tiến Đồng thời, NHNT tiếp tục phát huy vai trò quan trọng trên thị trường tiền tệ, góp phần thực hiện chính sách tiền tệ quốc gia hiệu quả Thương hiệu NHNT được công nhận trong nước và quốc tế như một biểu trưng của hệ thống ngân hàng thương mại Việt Nam, và là một trong những thành viên đầu tiên của Hiệp hội Ngân hàng Việt Nam cùng nhiều tổ chức ngân hàng quốc tế khác như Hiệp hội Ngân hàng Châu Á và SWIFT.
Ngân hàng Ngoại thương Việt Nam (NHNT) hiện đã thiết lập quan hệ ngân hàng đại lý với hơn 1.450 ngân hàng và tổ chức tài chính tại 90 quốc gia và vùng lãnh thổ, đảm bảo phục vụ tốt nhu cầu khách hàng toàn cầu NHNT là ngân hàng thương mại duy nhất tại Việt Nam được tạp chí "The Banker" vinh danh là "Ngân hàng tốt nhất của Việt Nam" liên tục từ năm 2000 đến 2004 Để đáp ứng yêu cầu hội nhập kinh tế quốc tế và chuẩn bị cho quá trình cổ phần hóa, từ cuối năm 1999, NHNT đã xây dựng chiến lược phát triển đến năm 2010, tập trung vào hoạt động đa năng và đa dạng hóa dịch vụ ngân hàng, với mục tiêu trở thành ngân hàng thương mại hàng đầu tại Việt Nam và hướng tới vị thế ngân hàng quốc tế trong khu vực Để hiện thực hóa chiến lược này, NHNT đã triển khai Đề án Tái cơ cấu giai đoạn 2001.
2005 được Chính phủ phê duyệt và sau 05 năm thực hiện Đề án Tái cơ cấu, NHNT đã hoàn thành thắng lợi các mục tiêu đề ra.
2.1.2 Các lĩnh vực hoạt động của NHNT
Huy động vốn là quá trình thu hút tài chính thông qua việc nhận tiền gửi, phát hành chứng chỉ tiền gửi, trái phiếu, kỳ phiếu và các giấy tờ có giá khác Ngoài ra, các tổ chức có thể vay vốn từ các tổ chức tín dụng trong và ngoài nước, vay từ Ngân hàng Nhà nước và áp dụng các hình thức huy động vốn khác theo quy định của Ngân hàng Nhà nước.
Hoạt động tín dụng bao gồm việc cấp tín dụng thông qua cho vay, chiết khấu thương phiếu và các giấy tờ có giá khác, bảo lãnh ngân hàng, cho thuê tài chính và các hình thức khác theo quy định của Ngân hàng Nhà nước.
Dịch vụ thanh toán và ngân quỹ bao gồm việc mở tài khoản, cung cấp các phương tiện thanh toán trong nước và quốc tế, thực hiện các dịch vụ thanh toán nội địa và quốc tế, cùng với dịch vụ thu hộ, chi hộ Ngoài ra, dịch vụ cũng bao gồm việc thu và phát tiền mặt, cũng như ngân phiếu thanh toán cho khách hàng.
Các hoạt động khác bao gồm việc góp vốn, mua cổ phần, tham gia vào thị trường tiền tệ, và thực hiện các giao dịch mua bán giấy tờ có giá bằng ngoại tệ và đồng Việt Nam.
Nam hoạt động trong lĩnh vực kinh doanh ngoại hối và vàng, cung cấp dịch vụ ủy thác và đại lý, cùng với các dịch vụ bảo hiểm Công ty cũng tham gia vào các nghiệp vụ chứng khoán thông qua các công ty con, đồng thời cung ứng dịch vụ tư vấn tài chính và tiền tệ Ngoài ra, Nam còn cung cấp dịch vụ bảo quản hiện vật quý, giấy tờ có giá, cho thuê tủ két và dịch vụ cầm đồ.
2.1.3 Kết quả hoạt động của NHNT
Sau hơn 40 năm phát triển, NHNT đã trải qua nhiều giai đoạn thăng trầm và điều chỉnh cơ cấu tổ chức để phù hợp với nhu cầu kinh doanh Đến cuối năm 2006, nhằm đáp ứng yêu cầu hội nhập kinh tế toàn cầu, NHNT đã phát triển thành một tập đoàn tài chính đa năng với 01 Hội sở chính, 01 Sở Giao dịch, 60 chi nhánh, 61 phòng giao dịch và 04 công ty con trên toàn quốc, cùng 02 văn phòng đại diện và 01 công ty con ở nước ngoài, với đội ngũ cán bộ lên tới hơn 7.000 người NHNT cũng tích cực tham gia góp vốn và liên doanh với các đơn vị trong và ngoài nước trong nhiều lĩnh vực như bảo hiểm, bất động sản, và ngân hàng tài chính.
Trong bối cảnh cạnh tranh thị trường khốc liệt, Ngân hàng Nhà nước (NHNT) đã ghi nhận sự tăng trưởng mạnh mẽ trong một số lĩnh vực hoạt động Tính đến ngày 31/12/2006, tổng tài sản của NHNT đạt 167.759 tỷ đồng, tăng trên 23,3% so với năm 2005 Lợi nhuận trước thuế năm 2006 đạt 3.893 tỷ đồng, tăng 2.133.785 tỷ đồng so với năm 2005, trong khi lợi nhuận sau thuế đạt 2.877 tỷ đồng, tăng 123,58% so với năm trước.
Lợi nhuận trước thuế của Ngân hàng Nhà nước (NHNT) đã tăng bình quân 17% mỗi năm, đạt 1.759 tỷ đồng trong năm 2005 Nếu tính cả dự phòng rủi ro được trích lập trong năm, con số này lên tới 3.318 tỷ đồng, gấp 5 lần so với năm 2000, và đạt 3.893 tỷ đồng trong năm tiếp theo.
CO CẤU B ộ MÁY KÉ TOÁN CỦA NH NT
Hệ số an toàn vốn (CAR) tăng dần quá các năm đã đạt xấp xỉ 12% theo tiêu chuẩn Việt Nam và 10% theo tiêu chuẩn quốc tế vào cuối năm 2006.
B U vốn tự có (tỷ đồng) É r" CAR(%)
Biểu đồ 2.2a: vốn tự có và hệ số CAR theo VAS Biểu đồ 2.2b: vốn tự có và hệ số CAR theo IAS năm 2004 - 2006 của NHNT năm 2004 - 2006 của NHNT
Nguồn: Báo cáo tài chính của NHNT đã được Kiếm toán năm 2004, 2005, 2006
B B Vốn tự có(tỷ đồng) ỂL C A R (% )
2.2 Cơ CẤU Bộ MÁY KẾ TOÁN CỦA NHNT VN
2.2.1 Mô hình tổ chức công tác kế toán của NHNT
NHNT là doanh nghiệp 100% vốn nhà nước, xếp hạng đặc biệt và tổ chức theo mô hình tổng công ty 90 Vốn điều lệ của NHNT được cấp từ Ngân sách Nhà nước qua NHNN Cấu trúc tổ chức của NHNT bao gồm Hội sở chính với tư cách pháp nhân do Tổng Giám đốc đại diện, cùng với mạng lưới chi nhánh trên toàn quốc Các chi nhánh có Giám đốc và con dấu riêng nhưng không có tư cách pháp nhân, hoạt động theo sự uỷ quyền của Tổng Giám đốc Hội sở chính có các phòng chức năng quản lý các mảng nghiệp vụ theo ngành dọc.
Sữ đồ 2.1 : Mô hình tổ chức theo cơ cấu phòng ban tại Hội sở chính của NHNT tại thòi điểm 31/12/2006
Nguồn: Ngân hàng Ngoại thương Việt Nam
Mô hình tổ chức của hệ thống Ngân hàng Nông nghiệp và Phát triển Nông thôn (NHNT) được xây dựng theo cấu trúc dọc, với Hội sở chính là đơn vị đầu não Cơ cấu quản lý và điều hành của Hội sở NHNT bao gồm Hội đồng quản trị, Ban kiểm soát, Tổng giám đốc cùng với các bộ phận chức năng.
;iúp việc (gồm các Phó Tổng Giám đốc, Ke toán trưởng và các lãnh đạo Phòng chức ăng tại Hội sở chính).
Dựa trên mô hình tổ chức hoạt động, hầu hết các hoạt động của ngân hàng thương mại đều gắn liền với công tác kế toán Mỗi điểm giao dịch đều thực hiện công tác kế toán, cho thấy tầm quan trọng của nó trong hoạt động ngân hàng Tổ chức công tác kế toán của ngân hàng thương mại được bố trí theo cấu trúc dọc, với phó Tổng giám đốc phụ trách công tác kế toán tài chính đứng đầu và Kế toán trưởng kiêm trưởng phòng Kế toán tài chính Tại các chi nhánh và đơn vị thành viên, cán bộ làm trưởng kế toán được phân công để đảm bảo công tác hạch toán hiệu quả.
So đồ 2.2: Mô hình tổ chức bộ máy kế toán tại NHNT
Nguồn : Ngân hàng Ngoại thương Việt Nam
2.2.2 Yếu tố ảnh hưởng đến tổ chức chế độ chứng từ kế toán của NHNT
2.2.2.1 Mô hình tố chức hệ thống cơ sở dữ liệu
Tổ chức chế độ chứng từ kế toán của Ngân hàng Nông nghiệp và Phát triển Nông thôn (NHNT) chịu ảnh hưởng lớn từ mô hình tổ chức hệ thống cơ sở dữ liệu Từ tháng 08/1999, NHNT đã bắt đầu triển khai chương trình Vietcombank Vision 2010 Đến năm 2001, chương trình này đã được triển khai thành công trên toàn hệ thống và đến năm 2004, NHNT hoàn thành việc nâng cấp chương trình Vietcombank Vision 2010.
Dự án hiện đại hóa Ngân hàng và hệ thống thanh toán, được tài trợ bởi Ngân hàng Thế giới, nhằm nâng cao hiệu quả xử lý và lưu trữ dữ liệu cho Ngân hàng Nông nghiệp và Phát triển Nông thôn (NHNT) Chương trình lõi (Core Banking) này đóng vai trò quan trọng trong việc cải thiện hạ tầng ngân hàng, góp phần phát triển hệ thống thanh toán hiện đại.
So’ đồ 2.4: Mô hình tổ chức cơ sở dữ liệu tại NHNT
Nguồn : Ngân hàng Ngoại thương Việt Nam
Mô hình quản lý dữ liệu tập trung của NHNT cho phép các giao dịch tại các Chi nhánh được hạch toán tại máy chủ của Hội Sở chính, coi các Chi nhánh như các phòng nghiệp vụ xa địa điểm chính Tất cả dữ liệu từ các nguồn khác nhau như yêu cầu khách hàng, mạng điện tử và nội bộ Chi nhánh được truyền về Trung ương để xử lý và lưu trữ hệ thống Trung ương thực hiện hạch toán kế toán cho toàn bộ hệ thống dựa trên dữ liệu phát sinh từ các Chi nhánh, trong khi các Chi nhánh chỉ nhập dữ liệu đầu vào Sau khi xử lý, thông tin kết quả sẽ được gửi lại cho các Chi nhánh, giúp họ truy cập và khai thác nguồn dữ liệu thống nhất Mô hình này được thiết kế dựa trên phần mềm AS400 của tập đoàn Silverlake Malaysia, cho phép NHNT triển khai nhiều dịch vụ hiện đại như giao dịch một cửa, gửi tiền mọi nơi, rút tiền nhiều nơi và dịch vụ thẻ online, cùng với cơ sở dữ liệu tập trung và các ứng dụng giao dịch trực tuyến trên toàn ngành.
2.2.2.2 Phương thức tồ chức giao dịch Đồng thời với việc triển khai áp dụng chương trình phần mềm mới
Vietcombank đã thay đổi mô hình tổ chức kế toán vào năm 2010, chia thành hai khu vực: Front End và Back End Khu vực Front End trực tiếp giao dịch với khách hàng, nhằm xử lý nhanh chóng các giao dịch liên quan Toàn bộ công việc còn lại để hoàn thiện quy trình sẽ được thực hiện tại bộ phận Back End, nơi tiếp nhận chứng từ nội bộ và thực hiện đối chiếu chi tiết Việc phân chia công việc kế toán thành hai bộ phận này giúp xác định rõ ràng trách nhiệm, với Front End tập trung vào tài khoản khách hàng và Back End xử lý các công việc không liên quan trực tiếp Tuy nhiên, tại NHNT, việc phân định trách nhiệm vẫn chưa khoa học, dẫn đến tình trạng chồng chéo và khó khăn trong việc quy trách nhiệm cụ thể, vấn đề này sẽ được đề cập chi tiết trong phần sau.
So’ đồ 2.5: Mô hình phương thức giao dịch tại NHNT
Ngân hàng Nhà nước đã cho phép Ngân hàng Ngoại thương Việt Nam (NHNT) là ngân hàng thương mại đầu tiên áp dụng thí điểm mô hình "Giao dịch một cửa" từ năm 2000 Hiện tại, NHNN đã ban hành văn bản pháp lý quy định phương thức giao dịch một cửa tại các ngân hàng thương mại, với nhiều ngân hàng áp dụng hệ thống công nghệ hiện đại để triển khai mô hình này Sự chuyển biến trong cách thức giao dịch với khách hàng thể hiện nỗ lực của NHNT trong việc ứng dụng khoa học công nghệ vào hoạt động ngân hàng NHNT là đơn vị tiên phong trong việc áp dụng mô hình "Giao dịch một cửa" và quản lý dữ liệu tập trung trong toàn hệ thống ngân hàng thương mại Việt Nam.
Mô hình "Giao dịch một cửa" tại Ngân hàng cho phép khách hàng thực hiện tất cả các giao dịch liên quan đến tiền gửi và thanh toán chỉ với một giao dịch viên, không áp dụng cho giao dịch vay Giao dịch viên vừa là kế toán viên vừa là thủ quỹ, có trách nhiệm kiểm tra chứng từ và thực hiện thu, chi tiền trong hạn mức được quy định Đối với các giao dịch vượt quá hạn mức, giao dịch viên phải có sự phê duyệt từ kiểm soát viên phòng nghiệp vụ thông qua hệ thống máy tính và chứng từ trước khi tiến hành giao dịch.
2.2.23 Cơ cấu chứng từ được sử dụng tại NHNT
Các loại chứng từ kế toán hiện đang sử dụng tại NHNT có thể tổng hợp dưới dạng 3 hình thức sau:
Chứng từ giấy: Là những chứng từ được lập theo mẫu chứng từ thông thường của NHNT.
Chứng từ giao dịch tự động là các tài liệu được tạo ra từ các giao dịch do cán bộ Ngân hàng Nông nghiệp và Phát triển Nông thôn (NHNT) hoặc khách hàng thiết lập thông tin và tham số điều chỉnh.
-51- khiển như giao dịch chuyển tiền tự động (AFT), đầu tu tự động (SWEEP), thanh toán thẻ ATM
Chứng từ điện tử: Chứng từ được lập, xử lý trên hệ thống thanh toán điện tử VCB-Money của NE1NT.
Trong bối cảnh phát triển kinh tế Việt Nam hiện nay, chứng từ giấy vẫn đóng vai trò quan trọng trong ngành ngân hàng, đặc biệt là tại các ngân hàng nông thôn Chúng chiếm tỷ trọng lớn trong tổng số chứng từ giao dịch, phản ánh đặc điểm môi trường kinh doanh và nhu cầu của khách hàng tại các ngân hàng này.
Tại Việt Nam, tỷ trọng chứng từ giấy trong giao dịch ngân hàng đang giảm dần, trong khi chứng từ điện tử và giao dịch tự động ngày càng tăng, đặc biệt từ năm 2002 khi NHNT triển khai hệ thống ATM và dịch vụ VCB Money Sự phát triển này đã làm gia tăng đáng kể tỷ lệ giao dịch tự động qua thẻ ATM và chứng từ điện tử Mặc dù NHNT đã ứng dụng nhiều công nghệ vào hoạt động kinh doanh, lĩnh vực luân chuyển và đối chiếu chứng từ kế toán vẫn chưa được cải thiện đáng kể về khối lượng công việc và độ chính xác Với tốc độ phát triển nhanh chóng, số lượng giao dịch hàng ngày tại NHNT đang gia tăng mạnh mẽ.
Có thể thống kê tỷ trọng theo loại giao dịch trong tổng số giao dịch phát sinh trong ngày, và từ đó tổng kết thông qua số liệu trong bảng dưới đây.
Bảng 2.3: Co’ cấu chứng từ được sử dụng tại NHNT
Chứng từ điện tử từ G D tự động 5,26% 8,22% 10,15% 13,36% 16,78%
C hứng từ điện tử từ G D điện tử 5,62% 9,32% 11,18% 13,09% 17,18%
Ngân hàng Ngoại thương Việt Nam đã cung cấp số liệu thống kê về cơ cấu chứng từ được sử dụng trong ngày tại NHNT, thể hiện qua bảng dưới đây.
Bảng 2.4: số lượng chứng từ đưọc xử lý tại NHNT Đem vị: Giao dịch/ngày
Ngân hàng Ngoại thương Việt Nam đã có những thay đổi quan trọng trong mô hình tổ chức và quản lý dữ liệu, ảnh hưởng lớn đến công tác kế toán Kể từ năm 1999, nhiều quy định nội bộ mới đã được ban hành nhằm cải thiện quy trình luân chuyển và đối chiếu chứng từ kế toán, phù hợp với phân công công việc tại từng đơn vị kế toán trong ngân hàng.
THựC TRẠNG CÔNG TÁC TỎ CHỨC CHÉ Đ ộ CHỨNG TỪ KÉ TOÁN TẠI NH NT
2.3.1 Khái quát chung về chế độ chứng từ kế toán tại NHNT
Công tác chế độ chứng từ kế toán tại Ngân hàng Nông nghiệp và Phát triển Nông thôn (NHNT) được xây dựng dựa trên mô hình tổ chức kế toán và các yếu tố ảnh hưởng đến chế độ chứng từ Hạch toán kế toán tại NHNT hoàn toàn thực hiện trên phần mềm kế toán, không sử dụng ghi sổ thủ công Tại Hội sở chính, mỗi mảng nghiệp vụ được quản lý bởi các phòng chức năng chuyên trách, như Phòng Chính sách tín dụng cho khách hàng doanh nghiệp và cá nhân, Phòng Quan hệ Ngân hàng đại lý cho các định chế tài chính, Phòng Tổng hợp thanh toán cho nghiệp vụ thanh toán, và Phòng Quản lý thẻ cho các dịch vụ thẻ Phòng Kế toán tài chính NHNT có trách nhiệm quản lý và hướng dẫn chung về chế độ kế toán tài chính trong toàn hệ thống.
Hiện nay, tại NHNT chưa có văn bản pháp lý tổng hợp để triển khai chế độ chứng từ kế toán một cách đồng bộ Các hướng dẫn hiện tại còn phân tán theo từng loại nghiệp vụ và đã được ban hành từ lâu, dẫn đến nhiều nội dung không còn phù hợp với điều kiện hiện tại Một số văn bản hướng dẫn về chế độ kế toán đang được áp dụng tại NHNT cần được cập nhật để đáp ứng yêu cầu thực tiễn.
Công văn số 64/CV-NHNT.KTTC ngày 24/04/1997 của Tổng Giám đốc NHNT hướng dẫn chế độ chứng từ trong NHNT, quy định các nguyên tắc áp dụng chế độ chứng từ kế toán Tuy nhiên, văn bản này đã được ban hành từ lâu, dựa trên các quy định pháp luật hiện đã hết hiệu lực, như Pháp lệnh kế toán thống kê và Quyết định số 321/QĐ-NH2 ngày 04/12/1996 Do đó, nội dung của công văn 64/CV-NHNT.KTTC hiện nay đã lạc hậu và không còn phù hợp với điều kiện hoạt động của NHNT.
Công văn số 107/CV-NHNT.KTTC ngày 24/04/1997 của Tổng Giám đốc NHNT hướng dẫn hạch toán kế toán tiền vay, quy định chế độ chứng từ kế toán riêng cho nghiệp vụ này Tuy nhiên, công văn này cùng với công văn số 64/CV-NHNT.KTTC và 207/CV-NHNT.KTTC đã hết hiệu lực do quy trình tín dụng mới được ban hành theo quyết định số 90/QĐ-NHNT.QLTD, áp dụng cho khách hàng công ty và chuẩn bị triển khai cho khách hàng SME Do đó, nội dung trong các quy định cũ không còn phù hợp với hoạt động hiện nay.
Công văn số 508/CV-NHNT.KTTC ngày 22/04/2002 của Tổng giám đốc NHNT hướng dẫn quy trình thanh toán liên hàng nội bộ trực tuyến IBT-Online, điều chỉnh giao dịch điện tử trong hệ thống NHNT Tuy nhiên, văn bản này đã được ban hành khi NHNT mới bắt đầu triển khai giao dịch trực tuyến, dựa trên những quy định pháp lý đã hết hiệu lực như 321/QĐ-NH2 và 308/QĐ-NH2 của Thống đốc Ngân hàng Nhà nước Nội dung quy định chủ yếu theo chế độ chứng từ giấy, với rất ít công đoạn xử lý chứng từ điện tử Do khối lượng giao dịch điện tử ngày càng tăng, các quy định về đối chiếu và lưu trữ dựa trên nguyên tắc in chứng từ điện tử ra giấy đã trở nên bất cập, cần được điều chỉnh bằng giải pháp tối ưu hơn, tận dụng thế mạnh của chứng từ điện tử.
Quyết định số 184/QĐ-NHNT.QLĐACN ngày 19/08/2003 của Tổng giám đốc NHNT quy định quy trình giao dịch điện tử giữa khách hàng và NHNT, bao gồm giao dịch thanh toán chuyển tiền liên hàng nội bộ trực tuyến IBT-Online Đây là một trong những phương thức giao dịch chứng từ điện tử quan trọng và tiện ích nhất hiện nay Tuy nhiên, do quy trình được thực hiện từ năm 2003, nội dung về luân chuyển và lưu trữ chủ yếu dựa trên chế độ chứng từ giấy Khi số lượng giao dịch tăng lên, các quy định về đối chiếu và lưu trữ theo nguyên tắc chứng từ điện tử cần được điều chỉnh để tận dụng tối đa lợi ích của chứng từ điện tử, nhằm đáp ứng nhu cầu thực tế ngày càng cao.
Quyết định số 54/QĐ-NHNT.HĐQT ngày 08/04/2002 của Hội đồng quản trị về bảo mật hệ thống thông tin NHNT là một văn bản quan trọng cho việc triển khai các sản phẩm giao dịch điện tử Tuy nhiên, do đã được ban hành từ lâu, Quyết định này cần được xem xét và chỉnh sửa để phù hợp với bối cảnh hiện tại.
Ngoài các quy định về chế độ chứng từ kế toán cho các nghiệp vụ chủ yếu, NHNT còn có các văn bản quy định cho những nghiệp vụ khác như chuyển tiền, thanh toán và phát hành thẻ Tuy nhiên, quy định về chứng từ kế toán cho những nghiệp vụ này vẫn dựa trên nguyên tắc của các văn bản hướng dẫn các nghiệp vụ cơ bản đã được đề cập.
Các quy định về chế độ chứng từ kế toán tại Ngân hàng Nông nghiệp và Phát triển Nông thôn (NHNT) hiện đang lạc hậu, chưa được cập nhật để phù hợp với quy mô và sự đa dạng hóa dịch vụ ngân hàng đang triển khai.
2.3.2 Thực trạng và đánh giá về chế độ chứng từ kế toán tại NHNT
Hiện nay, hệ thống Ngân hàng Nông thôn (NHNT) đang thực hiện chương trình kế toán máy với mức độ tự động hóa cao, tuân thủ quy trình nghiệp vụ do Hội sở chính hướng dẫn, dựa trên nguyên lý kế toán từ chứng từ giấy Bài viết này sẽ tập trung vào thực trạng các khâu công việc trong chế độ chứng từ kế toán tại NHNT, chỉ ra những bất cập hiện có để từ đó tìm kiếm giải pháp cải tiến, hướng tới việc áp dụng chế độ chứng từ kế toán điện tử.
Mẫu và nội dung chứng từ của Ngân hàng Nhà nước (NHNT) được thiết kế theo yêu cầu của Nhà nước và ngành, đảm bảo tính thống nhất trong toàn hệ thống Chứng từ không chỉ đáp ứng yêu cầu hạch toán mà còn tích hợp đầy đủ thông tin cần thiết để phục vụ như chứng từ gốc, chứng từ ghi sổ kế toán, và hóa đơn đặc thù cho khách hàng Đặc biệt, chứng từ của NHNT được in trên giấy in Cacbon với nhiều liên, phục vụ cho các mục đích lưu trữ, đối chiếu và phát hành hóa đơn Nội dung mẫu chứng từ giao dịch với khách hàng bao gồm hai phần quan trọng.
Phần dành cho khách hàng yêu cầu họ sử dụng đúng mẫu chứng từ và điền đầy đủ thông tin cần thiết khi thực hiện giao dịch với Ngân hàng Giao dịch viên sẽ căn cứ vào yêu cầu của khách hàng để thực hiện hạch toán ghi sổ kế toán một cách chính xác.
Phần thứ hai của bài viết tập trung vào ngân hàng, trình bày nội dung hạch toán kế toán liên quan đến các giao dịch mà thanh toán viên thực hiện dựa trên yêu cầu của khách hàng.
Có thể lấy ra đây một số mẫu chứng từ chủ yếu quart trọng được sử dụng nhiều tại NHNT được thể hiện được Phụ lục 1.
Nội dung chứng từ của Ngân hàng Nhà nước (NHNT) đã tuân thủ các quy định tối thiểu nhưng vẫn gặp khó khăn trong việc đáp ứng một số yêu cầu hiện hành Theo Luật Kế toán, chứng từ kế toán cần có địa chỉ của đơn vị hoặc cá nhân lập chứng từ, nhưng khách hàng thường không điền đầy đủ thông tin này Dù thông tin địa chỉ không phải là yếu tố quan trọng trong việc định danh khách hàng, việc quy định này cần được xem xét lại Đối với sổ tiền trên chứng từ, yêu cầu về cách viết số tiền rất khó được tuân thủ do sự đa dạng trong giao dịch và không có quy định cụ thể từ NHNT Việc quy định cách thể hiện số tiền phù hợp cho doanh nghiệp trong nước nhưng lại gây khó khăn cho NHNT và các tổ chức thanh toán Cuối cùng, theo Nghị định 129/NĐ-CP, chứng từ phát sinh ngoài lãnh thổ Việt Nam cần được dịch ra tiếng Việt, nhưng NHNT gặp khó khăn trong việc thực hiện quy định này, đặc biệt khi là trung tâm thanh toán quốc tế với nhiều giao dịch từ khách hàng nước ngoài.
Ngày giao dịch trên chứng từ điện tử phải được thể hiện theo quy định của NHNN tại Quyết định số 1789/2005/QĐ-NHNN, với định dạng DD/MM/YYYY (DD là ngày, MM là tháng, YYYY là năm) Tuy nhiên, thực tế cho thấy nhiều chứng từ điện tử từ các TCTD nước ngoài vẫn gặp phải những bất cập trong việc xử lý.
GIẢI PHÁP TRIỂN KHAI CHÉ ĐỘ CHỬNG TỪ ĐIỆN TỬ TẠI
Trong bối cảnh hiện tại, việc kiểm soát tính pháp lý và sự tin cậy của thông tin trong các nghiệp vụ kinh tế gặp nhiều khó khăn Điều này dẫn đến gánh nặng xử lý chứng từ kế toán ngày càng gia tăng cho đội ngũ cán bộ kế toán Hệ quả là rủi ro không kiểm soát được quy mô và chất lượng thông tin sẽ tăng cao và trở thành vấn đề nghiêm trọng.
3.2 GIẢI PHÁP TRIỂN KHAI CHÉ ĐỘ CHỨNG TÙ ĐIỆN TỦ TẠI • • •
Hiện tại, tại NHNT chưa có văn bản pháp lý tổng hợp để triển khai chế độ chứng từ kế toán đồng bộ, dẫn đến sự phân tán trong hướng dẫn cho từng loại nghiệp vụ Nhiều nội dung đã lỗi thời và không còn phù hợp với điều kiện hiện tại, gây ra bất cập trong công tác kế toán Nhằm giải quyết tình trạng này, tác giả đề xuất cần thiết phải triển khai chế độ chứng từ điện tử tại NHNT Chế độ này có thể được quy định chung với chế độ chứng từ hiện tại hoặc xây dựng thành văn bản riêng, tùy thuộc vào quy định của NHNT Dù theo cách thức nào, chế độ chứng từ điện tử cần quy định các nội dung chính để đảm bảo tính hiệu quả và đồng bộ trong công tác kế toán.
3.2.1 Giải pháp về mẫu và nội dung chứng từ điện tử
Ngân hàng Nhà nước (NHNT) cần tuân thủ các quy định hiện hành về chứng từ điện tử, đảm bảo tính pháp lý và an toàn trong quá trình xử lý, truyền tin và lưu trữ Điều này bao gồm việc quy định rõ ràng các yếu tố cần có trong nội dung chứng từ điện tử NHNT cũng cần thiết lập các mẫu và nội dung chứng từ cụ thể cho từng loại dịch vụ, phù hợp với quy mô, đối tượng khách hàng và phạm vi hoạt động, nhằm đảm bảo sự thống nhất tuyệt đối trong quy trình sử dụng chứng từ điện tử.
♦♦♦ Đối với chửng từ điên tử của giao dich thưc hiên qua hẽ thống SWIFT:
Hệ thống thanh toán SWIFT sử dụng chứng từ điện tử hoàn toàn và yêu cầu các ngân hàng tuân thủ quy định thống nhất về mẫu và nội dung chứng từ Các quy định của SWIFT rất chi tiết, do đó, khi Ngân hàng Nhà nước quy định về mẫu và nội dung chứng từ điện tử thanh toán qua SWIFT, chỉ cần tham chiếu đến nội dung quy định của SWIFT Quy định hiện hành áp dụng là Standard Release 2007.
♦♦♦ Đối với chửng từ điên tử của giao dich thưc hiên qua hê thống VCB-Money:
Hệ thống VCB-Money là phần mềm thanh toán điện tử do NHNT phát triển, phục vụ cho các định chế tài chính và công ty có nhu cầu sử dụng chứng từ điện tử Chương trình này tuân thủ Quyết định số 184/QĐ-NHNT.QLĐACN, quy định quy trình giao dịch điện tử giữa khách hàng và NHNT Quy định này chỉ đưa ra nguyên tắc thực hiện giao dịch bằng chứng từ điện tử mà chưa nêu rõ mẫu và nội dung cụ thể Hiện tại, mẫu và nội dung chứng từ điện tử được áp dụng dựa trên các mẫu điện trong hệ thống SWIFT, và khi chuyển đổi sang chứng từ giấy, sử dụng mẫu ấn chỉ có sẵn Do đó, để đơn giản hóa, mẫu và nội dung chứng từ điện tử qua VCB-Money nên tham chiếu đến các mẫu điện theo quy định hiện hành của hệ thống thanh toán SWIFT tại Standard Release 2007.
*♦* Đối với chửng từ điên tử của giao dich thưc hiên qua hẻ thống IBT-Online:
Chương trình IBT-Online là hệ thống thanh toán liên hàng nội bộ trực tuyến, được phát triển từ phần mềm Vietcombank Vision 2010 và bổ sung bởi Trung tâm tin học NHNT Chương trình này cho phép xử lý chứng từ điện tử trong trường hợp người hưởng cuối không mở tài khoản tại NHNT hoặc ngân hàng phục vụ không có tài khoản tại NHNT Theo công văn 508/CV-NHNT.KTTC ngày 22/04/2002, chỉ có hai loại chứng từ giao dịch qua hệ thống IBT-Online là lệnh chuyển có và lệnh chuyển nợ.
Chứng từ điện tử thanh toán qua hệ thống IBT-Online hiện chưa có quy định rõ ràng về mẫu và nội dung Để đảm bảo quản lý và sử dụng hiệu quả, cần thiết lập các quy định cụ thể về mẫu và nội dung chứng từ điện tử trong chế độ của NHNT Cụ thể, mẫu và nội dung sẽ được trình bày theo dạng chuỗi thông tin liên kết, như được quy định tại Phụ lục 2.
*** Đối vói chửng từ diên tử của giao dich thuc hiên qua hê thống ATM:
Giao dịch tại hệ thống ATM được thực hiện theo chỉ thị của chủ thẻ và xử lý qua chứng từ điện tử Giao dịch này phát triển từ chương trình thanh toán liên hàng nội bộ và tiện ích trực tuyến có sẵn của phần mềm Vietcombank Vision 2010, với quy trình xử lý tự động.
Hiện tại, NHNT chưa có quy định cụ thể về nội dung chứng từ giao dịch ATM, mà áp dụng theo Quyết định số 72/QĐ-NHNT.QLT ngày 21/08/2002 Để quản lý và sử dụng chứng từ điện tử qua hệ thống ATM một cách thống nhất, cần quy định rõ mẫu và nội dung của chứng từ này trong chế độ chứng từ điện tử của NHNT Nội dung sẽ được trình bày dưới dạng chuỗi thông tin nối tiếp, tương tự như chứng từ điện tử trong giao dịch IBT-Online, nhưng sẽ được rút gọn hơn Chi tiết về mẫu và nội dung được quy định tại Phụ lục 2.
♦♦♦ Đối với chửng từ điên tử thưc hiên thông qua giao dich tư đônfi:
Giao dịch tự động được thực hiện dựa trên các chỉ thị tham số từ người sử dụng qua phần mềm Vietcombank Vision 2010 Hiện tại, Ngân hàng Nhà nước chưa có quy định chính thức về giao dịch tự động Để quản lý và sử dụng chứng từ điện tử qua hệ thống IBT-Online một cách thống nhất, cần quy định rõ mẫu và nội dung của chứng từ điện tử trong chế độ của NHNT, cụ thể theo chuỗi thông tin được nêu tại Phụ lục 2.
♦♦♦ Đối vói chứng từ diên tử của giao dich thưc hiên qua hê thốnR khác:
Các giao dịch thực hiện qua chứng từ điện tử tại NHNT hiện nay chủ yếu là các loại giao dịch đã được liệt kê Đối với các giao dịch khác như Internet Banking, SMS Banking và Phone Banking, nếu được triển khai, cần có quy định cụ thể Nội dung chứng từ điện tử trong tương lai tại NHNT sẽ dựa trên hai loại chứng từ điện tử đặc trưng: (i) theo cấu trúc mẫu điện của hệ thống SWIFT và (ii) theo cấu trúc dữ liệu của lệnh chuyển tiền IBT-Online.
3.2.2 G iải pháp về quy trình lập và kiểm tra chứng từ điện tử
Chứng từ điện tử có những đặc điểm khác biệt nổi bật so với chứng từ giấy, bao gồm (i) chữ ký trên chứng từ điện tử và (ii) quy trình kiểm tra tính hợp lệ, hợp pháp của chúng Các quy định về việc lập và kiểm tra chứng từ điện tử đóng vai trò quan trọng trong việc đảm bảo tính chính xác và hợp pháp của các giao dịch điện tử.
Chứng từ điện tử cần được quy định rõ ràng các nội dung quan trọng nhằm phát huy hiệu quả và làm cơ sở cho việc triển khai thực tế.
*♦* Đối với chửng từ diên tử chữ ký trẽn chứng từ:
Hiện nay, NHNT chưa có quy định cụ thể về chữ ký điện tử cho chứng từ điện tử, mà chỉ quy định riêng cho từng loại giao dịch Do đó, cần thiết phải quy định chi tiết về chế độ chứng từ điện tử, đặc biệt chú trọng đến quy trình cấp phát và kiểm tra.
Quy định về chữ ký điện tử được thiết kế theo từng phương thức khác nhau:
Phương thức đầu tiên để tạo chữ ký điện tử là một xâu ký tự, bao gồm chữ cái và/hoặc số, được người quản trị hệ thống cung cấp cho từng người sử dụng, kèm theo mật khẩu do người dùng tự tạo Loại chữ ký điện tử này thường được áp dụng trong các giao dịch bằng chứng từ điện không thuộc hệ thống VCB-Money.
KIÉN NGHỊ ĐỐI VỚI CƠ QUAN QUẢN LÝ
3.3.1 K iến nghị với Q uốc Hội
Dựa trên những vấn đề đã nêu trong Chương 2 liên quan đến nội dung và mẫu chứng từ tại Ngân hàng Nhà nước (NHNT), tôi xin đưa ra một số kiến nghị nhằm giải quyết những vướng mắc cho NHNT theo quy định của Luật Kế toán.
Theo quy định hiện hành tại Luật Kế toán và Nghị định hướng dẫn, chứng từ kế toán cần có địa chỉ của đơn vị hoặc cá nhân lập chứng từ Việc này là một trong những vướng mắc cần giải quyết, như đã nêu tại Điểm 2.3.2, Chương 2 Đặc biệt, chứng từ điện tử của NHNT đã có quy định cụ thể về lưu trữ và đối chiếu thông tin, yêu cầu thông tin về người lập lệnh chuyển tiền chỉ cần ở dạng tham chiếu Nếu không có thông tin mã hóa, địa chỉ cần được ghi rõ Về số tiền trên chứng từ, Luật Kế toán quy định cần đặt dấu chấm sau chữ số hàng nghìn, triệu, tỷ và dấu phẩy sau chữ số hàng đơn vị Tuy nhiên, quy định này chưa được thực hiện đầy đủ tại NHNT, đặc biệt đối với chứng từ của khách hàng nước ngoài và chứng từ điện tử Việc quy định cách thể hiện giá trị nhằm thống nhất và đảm bảo chính xác trong quá trình xử lý chứng từ Do đó, các tổ chức thanh toán tham gia vào hệ thống thanh toán quốc tế có thể không hoàn toàn tuân thủ quy định này của Luật Kế toán.
Mặc dù hai nội dung trên chỉ là phần nhỏ trong Luật Kế toán, nhưng văn bản Luật vẫn là tài liệu pháp lý tối cao Theo Điều 3 về áp dụng Điều ước Quốc tế, nếu điều ước mà Việt Nam ký kết có quy định khác với Luật này, thì quy định quốc tế sẽ được áp dụng Vì vậy, cần đề xuất kiến nghị với Quốc Hội để tháo gỡ những khó khăn, chỉ quy định nguyên tắc đảm bảo an toàn thông tin trong xử lý chứng từ kế toán, đặc biệt cho các doanh nghiệp cung cấp dịch vụ thanh toán và ngân hàng.
3.3.2 K iến nghị với Bộ tài chính
Một trong những vấn đề trong việc áp dụng chứng từ điện tử theo Nghị định 129/NĐ-CP ngày 31/05/2004 là quy định dịch chứng từ kế toán sang tiếng Việt, cũng được nhắc lại trong Quyết định số 1289/2005/QĐ-NHNN NHNT, tham gia vào thanh toán quốc tế, phải xử lý khối lượng lớn chứng từ hàng ngày liên quan đến nước ngoài Mặc dù cán bộ NHNT đã được đào tạo để xử lý chứng từ bằng tiếng nước ngoài, việc dịch sang tiếng Việt tốn thời gian và có thể gây chậm trễ trong giao dịch Hơn nữa, việc dịch thuật có thể làm mất đi độ chính xác của các chứng từ quan trọng như thư tín dụng và cam kết bảo lãnh Do đó, quy định này chưa được thực hiện đầy đủ tại NHNT Để giải quyết vấn đề này, cần kiến nghị Chính phủ cho phép các tổ chức thanh toán quốc tế xử lý chứng từ ghi sổ trực tiếp bằng tiếng nước ngoài, với điều kiện là phải có quy trình tuyển dụng và đào tạo cán bộ đủ năng lực.
Một trong những vấn đề khi áp dụng chứng từ điện tử theo Quyết định số 1289/2005/QĐ-NHNN của Thống đốc NHNN là quy định về cách thể hiện ngày giao dịch trên chứng từ điện tử Hiện nay, toàn bộ chứng từ điện tử vẫn gặp khó khăn trong việc tuân thủ quy định này.
NHNT tham gia vào hệ thống thanh toán toàn cầu SWFT gặp khó khăn trong việc tuân thủ quy định về thể hiện ngày, tháng, năm trong chứng từ điện tử của NHNN Để tháo gỡ vấn đề này, NHNT đề xuất kiến nghị với Thống đốc NHNN nhằm tìm ra giải pháp mở cho việc thể hiện ngày, tháng, năm trong chứng từ điện tử, cho phép các NHTM quy định linh hoạt khi tham gia các hệ thống thanh toán khác ngoài những hệ thống do NHNN quy định Đồng thời, các NHNT cần chịu trách nhiệm về nội dung cụ thể để đảm bảo tính chính xác, rõ ràng và thống nhất trong chứng từ điện tử Tuy nhiên, có thể quy định rằng ngày, tháng, năm phải được thể hiện theo mẫu DD/MM/YYYY khi chuyển đổi chứng từ điện tử sang chứng từ giấy.
Ngoài việc kiến nghị liên quan đến Quyết định 1289/2005/QĐ-NHNN, cần đề xuất NHNN ủng hộ các nội dung thuộc thẩm quyền của Quốc hội và Chính phủ Nếu Quốc hội và Chính phủ chưa thể điều chỉnh các quy định, NHNN cần xây dựng những quy định linh hoạt nhằm hỗ trợ các tổ chức cung ứng dịch vụ thanh toán, đảm bảo phục vụ khách hàng tốt trong khi vẫn bảo vệ an toàn tài sản.
Kế toán là công cụ quan trọng trong quản lý kinh tế, cung cấp thông tin thiết yếu cho hoạt động của doanh nghiệp Đối với ngân hàng thương mại (NHTM), kế toán không chỉ phục vụ nội bộ mà còn ảnh hưởng lớn đến các chủ thể trong nền kinh tế quốc dân Thông tin kế toán giúp các nhà đầu tư và người gửi tiền đưa ra quyết định sáng suốt, đồng thời hỗ trợ ngân hàng trong việc quản lý tài sản huy động từ nền kinh tế.
Thông tin kế toán trong ngân hàng thương mại (NHTM) cần phải chính xác, có tính pháp lý và đáng tin cậy Để đạt được hệ thống thông tin này, NHTM cần tổ chức một chế độ chứng từ kế toán hợp lý và khoa học.
Trong bối cảnh hội nhập và sự phát triển nhanh chóng của công nghệ, thói quen khách hàng đối với ngân hàng cũng đang thay đổi Việc áp dụng các phương thức truyền thông truyền thống không còn hiệu quả và có thể dẫn đến rủi ro mất mát tài sản Do đó, các ngân hàng thương mại cần cải tiến tổ chức chứng từ kế toán để đáp ứng yêu cầu thị trường và nâng cao hiệu quả hoạt động kinh doanh.
Trong quá trình học tập và làm việc tại Học Viện Ngân hàng và NHNT, tôi đã nhận thấy những vấn đề cơ bản liên quan đến chế độ chứng từ kế toán, cũng như những khó khăn và vướng mắc trong việc triển khai chế độ chứng từ điện tử Giải pháp chuyển đổi sang chứng từ điện tử là cần thiết để giải quyết những bất cập hiện tại và giảm bớt gánh nặng trong việc xử lý chứng từ kế toán, đặc biệt khi chỉ thực hiện theo chế độ chứng từ giấy.
Do thời gian nghiên cứu có hạn, khoá luận này không thể tránh khỏi những thiếu sót Chúng tôi rất mong nhận được ý kiến đóng góp từ các thầy cô giáo và bạn bè để hoàn thiện hơn.
Trong quá trình nghiên cứu và hoàn thiện luận văn, tôi xin chân thành cảm ơn Tiến sĩ Nguyễn Thị Dũng cùng toàn thể thầy cô giáo, bạn bè và đồng nghiệp đã nhiệt tình hỗ trợ tôi Sự giúp đỡ của họ đã góp phần quan trọng vào thành công của tôi.
M ẩu ch ứ n g từ đ ư ợ c hiện đ an g sử d ụ n g tại N H N T
Mã VAT NH: 01001124370011 Mã VAT KH:
HỌ TÊN NGƯỜI NỘP (Depositor): ĐỊA CHỈ (Address):
PÀỊVH CHQ NGAN HANG (For Bank 's use only) ĐÊ NGHỊ GHI co TAI KHOAN DƯỚI DÂY (Please Credit account): SỐ TlỂN (With amount)
SỐ TK (A/C No.) Bằng sô (In figures)
TÊN TK (AIC name.) Bằng chữ (In words) ĐỊA CHÌ LIÊN HỆ/ DIỆN THOẠHAddress!n e l No.)
TẠI NGÂN HÀNG (with Bank) 1 1 Phí trong 1 1
Thanh toán viên Kiểm soát Thù quỹ
GIẤY RỨr nỂN MẶT - WITHDRAWAL sup
1 ĐỂ NGHỊ GHI NỢ TÀI KHOẢN DƯỚI ĐÂY (Please Debit account):
TÊNTK (A lC nam e.) ĐỊA CHỈ LIÊN HỆ/DIỆN THOẠI (AddressíTel N o.)
2 NGƯỜI NHẬN TIỂN (Beneftcicary's Information):
SỐ CMT/Hộ chiếu (ID IPP N o.): -
Ngàycấp (D ate o f issue): - L—J — Nơicấp (Place o f issue): Địa chi' (Address): _
DÀNH C H O NGÂN H A NGffor B ank 's Use only)
Mã VAT KH: s ố TIỂN (W ith am ount) ^IX"8 o cz
Ngoại tệ 2(Frc2):~, - Ngoại tệ l(Frcl): -
CHỦ TÀI KHOẢN KÝ & ĐÓNG DẤU
Thanh toán viên Kiểm soát Thủ quỹ
Phương thức chuyển tiền (Remittance Method) Phát hành hòi phiếu (Bank Draft) □ SWIFT □ TELEX □
Ngày hiệu lực (Effective Dale) Sò tién bang số (Amount)
Số tiền bằng chữ (Amount in words)
Trong đó I I T ù TK số (From AIC No.)-
Người ra lệnh (Ordering Customer) Địa chỉ (Address)
Sỏ' CMT/HC (ID/PR No.) Điện thoại (Tel No.) Quốc tịch (Nationality)
NH trung gian (Intermediary Bank) SWIFT
NH người hường (Beneficiary Bank) Địa chỉ NH người hưởng (Address Benificiary Bank) Tên người hưởng (Beneficiary Name) Địa chỉ người hưởng (Beneficiary Address)
Nội dung chuyển tiền (Remittance Information)
Phí ờ VN do (Charge in VN to he home by) Chúng tỏi chịu (Ourselves)
Phí ở ngoài VN do (Charge outside VN to he home hy) Chúng tòi chịu (Ourselves)
Chúng tôi đảm bảo rằng lệnh chuyển tiền này hoàn toàn tuân thủ các quy định hiện hành về quản lý ngoại hối tại nước Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam.
(We guatanlee that this application is in strict compliance with the current regulations on foreign exchange control ofS.R Vietnam)
Chief Accountant Chủ tài khoản ký & dóng dấu
DANH CHO NGAN HẢNGíFor Bank 's Use only)
THANH TOÁN VIÊN KIỂM SOÁT GIÁM ĐỐC
P H U L U C 2 Cấu trúc nội dung chứng từ qua hệ thống IBT-Online
A /cD rl A /cBrDrl A/cDr2 A/cBrDr2 A/cDr3 A/cBrDr3
The article discusses various identifiers and attributes related to financial transactions, including account types (A/cCr, A/cBr), transaction amounts (DrAm, CrAm), and associated details like teller information (TellerID, TellerNo) and supervisory roles (SupID, ChiefcashID) It also highlights important dates related to transactions (Date, Vdate) and remarks for additional context.
: Thể hiện số tài khoản ghi Nợ thứ nhất đến thứ ba có chiều dài là 15 ký tự số.
: Thể hiện mã chi nhánh của ghi Nợ thứ nhất đến thứ 3 có chiều dài là 03 ký tự số.
: Thể hiện số tài khoản ghi Có thứ nhất đến thứ ba có chiều dài là 15 ký tự số.
: Thể hiện mã chi nhánh của ghi Có thứ nhất đến thứ 3 có chiều dài là 03 ký tự số.
: Thể hiện số tiền ghi Nợ tương ứng với số tài khoản ghi
Nợ từ thứ nhất đến thứ 3 có chiều dài là 17 ký tự số. : Thể hiện số tiền ghi Có tương ứng với số tài khoản ghi
Có từ thứ nhất đến thứ 3 có chiều dài là 17 ký tự số. : Thể hiện mã người lập giao dịch chiều dài là 8 ký tự chữ.
: Thể hiện số hiệu người lập giao dịch chiều dài là 4 ký tự chữ.
: Thể hiện mã người duyệt giao dịch chiều dài là 8 ký tự chữ.
: Thể hiện số hiệu người duyệt giao dịch chiều dài là 4 ký tự số.
: Thể hiện mã thủ quỹ thực hiện thu/chi tiền mặt (nếu giao dịch liên quan đến tiền mặt) giao dịch chiều dài là
: Thể hiện số hiệu thủ quỹ thực hiện thu/chi tiền mặt (nếu giao dịch liên quan đến tiền mặt) giao dịch chiều dài là 4 ký tự số.
: Thể hiện mã chi nhánh người thực hiện giao dịch có chiều dài là 03 ký tự số.
: Thể hiện nội dung giao dịch có chiều dài 256 ký tự. : Thể hiện ngày lập giao dịch co chiều dài 8 ký tự ddmmyyyy
: Thể hiện ngày giá trị của giao dịch co chiều dài 8 ký tự ddmmyyyy
C âu trúc nội dung chứng từ qua hệ thông A TM
A /cC r A /cB rC r D rA m t C urD r C rA m t CurC r
T ellerB r R em ark D ateó V dateó
: Thể hiện số tài khoản ghi Nợ có chiều dài là 15 ký tự số.
: Thể hiện mã chi nhánh của ghi Nợ có chiều dài là 03 ký tự số.
: Thể hiện số tài khoản ghi Có có chiều dài là 15 ký tự số.
: Thể hiện mã chi nhánh của ghi Có có chiều dài là 03 ký tự số.
: Thể hiện số tiền ghi Nợ tương ứng với số tài khoản ghi
Nợ có chiều dài là 17 ký tự số.
: Thể hiện số tiền ghi Có tương ứng với số tài khoản ghi
Có có chiều dài là 17 ký tự số.
: Thể hiện mã ATM thực hiện giao dịch có chiều dài là 8 ký tự chữ.
: Thể hiện số hiệu ATM thực hiện giao dịch có chiều dài là 4 ký tự chữ.
: Thể hiện mã chi nhánh ATM thực hiện giao dịch có chiều dài là 3 ký tự số.
: Thể hiện nội dung giao dịch có chiều dài 256 ký tự. : Thể hiện ngày lập giao dịch co chiều dài 8 ký tự ddmmyyyy
: Thể hiện ngày giá trị của giao dịch co chiều dài 8 ký tự ddmmyyyy c ấ u trúc nội dung chứng từ qua hệ thống giao dịch tự động
A /cD rl A /cBrDrl A/cDr2 A/cBrDr2 A/cDr3 A/cBrDr3
A /cCrl A/cBrCrl A/cCr2 A/cBrCr2 A/cCr3 A/cBrCr3 DrAm tl CurDrl DrAmt2 CurDr2 DrAmt3 CurDr3 CrAm tl CurCrl CrAmt2 CurCr2 CrAmt3
+ A /c D r l -> A /cD r3 : Thể hiện số tài khoản ghi Nợ thứ nhất đến thứ ba có chiều dài là 15 ký tự số.
+ A /c B r D r l-> A /c B r D r 3 : Thể hiện mã chi nhánh của ghi Nợ thứ nhất đến thứ 3 có chiều dài là 03 ký tự số.
+ A /c C r l -> A /c C r l : Thể hiện số tài khoản ghi Có thứ nhất đến thứ ba có chiều dài là 15 ký tự số.
: Thể hiện mã chi nhánh của ghi Có thứ nhất đến thứ 3 có chiều dài là 03 ký tự số.
: Thể hiện số tiền ghi Nợ tưcmg ứng với số tài khoản ghi
Nợ từ thứ nhất đến thứ 3 có chiều dài là 17 ký tự số. : Thể hiện số tiền ghi Có tương ứng với số tài khoản ghi
Có từ thứ nhất đến thứ 3 có chiều dài là 17 ký tự số. : Thể hiện mã người lập giao dịch chiều dài là 8 ký tự chữ.
+ T ellerN o : Thể hiện số hiệu người lập giao dịch chiều dài là 4 ký tự chữ.
+ T e lle r B r : Thể hiện mã chi nhánh người thực hiện giao dịch có chiều dài là 03 ký tự số.
: Thể hiện nội dung giao dịch có chiều dài 256 ký tự. : Thể hiện ngày lập giao dịch co chiều dài 8 ký tự ddmmyyyy
+ V d a teó : Thể hiện ngày giá trị của giao dịch co chiều dài 8 ký tự ddmmyyyy
Mầu bảng kê chứng từ điện tử đã được x ử lý
Chi nhanh: NGAN HANG NGOAI THUONG VIET NAM
Phong: LIEN NGAN HANG BẢNG LIỆT KÊ GIAO DỊCH
MaTTV: 4594 - Le Thu Van Ngày 18/09/2006
Sổ CT Tình trạng Kiểm soát viên _số tiền Nội dung điện gốc
4555 - Nguyen Thu Huyen CA TRF OUT TO SA/CA 1630
HSBC BANKING CORP LTD HN BR 5,380,980.00 VND
N ộ i d u n g : VHN015222 SANTOMAS VIETNAM CO,LTD
TTOAN SANTOMAS VN PAYS FOR INV 0005682,
TK DVH TAI CN TAN BINH, HCM
C8826106.006 :20: Ordering number: PVHN015222 Currency: VND Amount: 5377680
50: Ordering Customer 52: Ordering lnstitution:0071003953488 HSBC BANKING CORP LTD HN BR CIF Number: 1018781 Debit Bank Name: VCB Ho Chi Minh
57: Beneficiary Bank Information: NH DONG A HCM
59: Beneficiary Information: 43110030080735 CTY TNHH KT-TM AN KHANG
70: Detail of Payment Information: VHN015222 SANTOMAS VIETNAM CO,LTD TTOAN SANTOMAS
VN PAYS FOR INV 0005682, TK DVH TAI CN TAN BINH, HCM 71: Charge Information: EXC
6001 Accepted 4555 - Nguyen Thu Huyen CA TRF OUT TO SA/CA 1630 C8826106.003 :20: Ordering number: PVHN1809063 Currency: VND Amount: 1196800
Nợ 0071002953488 HSBC BANKING CORP LTD HN BR 1,200,100.00 VND 50:
Có 0071000004519 DEUTSCHE BANK AG HCMC 1,196,800.00 VND CIF
N ội d u n g : HSBC THANH TOAN HOA DON s o 24263 59:
Ordering Customer 52: Ordering lnstitution:0071003953488 HSBC BANKING CORP LTD HN BR Number: 1018781 Debit Bank Name: VCB Ho Chi Minh
Beneficiary Bank Information: DEUTSCHE BANK AG HCMC Beneficiary Information: 1007442053 LA VIE CO
Detail of Payment Information: HSBC THANH TOAN HOA DON s o 24263