LÝ LUẬN CHUNG VỀ KẾ TOÁN BÁN HÀNG VÀ XÁC ĐỊNH KẾT QUẢ KINH DOANH TRONG DOANH NGHIỆP THƯƠNG MẠI
Đặc điểm của hoạt động kinh doanh thương mại ảnh hưởng đến kế toán bán hàng và xác định KQKD
1.1.1 Khái niệm về kinh doanh thương mại
Hoạt động kinh doanh thương mại là quá trình lưu thông và phân phối hàng hóa trên thị trường, có thể diễn ra trong một quốc gia hoặc giữa các quốc gia Đây là hình thức đầu tư tài chính và công sức của cá nhân hoặc tổ chức nhằm mua và bán hàng hóa để thu lợi nhuận.
1.1.2 Đặc điểm về kinh doanh thương mại Đặc điểm về hoạt động: Hoạt động kinh tế của kinh doanh thương mại là lưu chuyển hàng hóa Lưu chuyển hàng hóa là sự tổ hợp các hoạt động thuộc quá trình mua bán, trao đổi, dự trữ hàng hóa Đặc điểm về hàng hóa: Hàng hóa trong kinh doanh thương mại gồm các loại vật tư, sản phẩm có hình thái vật chất và phi vật chất mà doanh nghiệp mua về với mục đích để bán Đặc điểm về phương thức lưu chuyển hàng hóa: Lưu chuyển hàng hóa trong kinh doanh thương mại có thể theo một trong hai phương thức là bán buôn và bán lẻ: Bán buôn hàng hóa là bán cho người kinh doanh trung gian chứ không bán thẳng cho người tiêu dùng; bán lẻ hàng hóa là việc bán thẳng cho người tiêu dùng trực tiếp Đặc điểm về tổ chức kinh doanh: Tổ chức kinh doanh thương mại có thể theo nhiều mô hình khác nhau như tổ chức các công ty bán buôn, bán lẻ, công ty kinh doanh tổng hợp, công ty môi giới, công ty xúc tiến thương mại Đặc điểm về sự vận động của hàng hóa: Sự vận động của hàng hóa trong kinh doanh thương mại không giống nhau tùy thuộc vào nguồn hàng, ngành hàng Chi phí thu mua và thời gian lưu chuyển hàng hóa cũng có sự khác nhau giữa các loại hàng hóa
1.1.3 Ảnh hưởng của hoạt động kinh doanh thương mại đến kế toán bán hàng và xác định kết quả kinh doanh
Hoạt động kinh doanh thương mại cho phép chuyển hàng hóa từ nhà sản xuất đến người tiêu dùng, và để tồn tại trong thị trường cạnh tranh khốc liệt, các doanh nghiệp thương mại cần nghiên cứu kỹ lưỡng để tìm nguồn hàng chất lượng phù hợp với nhiều thị trường khác nhau Khi nhu cầu thị trường thay đổi, doanh nghiệp thương mại linh hoạt điều chỉnh mặt hàng của mình, tạo ra sự phong phú trong sản phẩm Khác với doanh nghiệp sản xuất chỉ tập trung vào một số mặt hàng nhất định và khó thay đổi do phụ thuộc vào công nghệ và máy móc, doanh nghiệp thương mại có khả năng kinh doanh nhiều nhóm hàng khác nhau, thậm chí là những mặt hàng có tính chất khác nhau.
Kế toán bán hàng và xác định kết quả kinh doanh tại các doanh nghiệp thương mại là một quá trình phức tạp do khối lượng hàng hóa lớn và sự đa dạng của các mặt hàng Kế toán cần quản lý sổ sách một cách chính xác và kịp thời, đồng thời phân loại các chứng từ phát sinh từ các nghiệp vụ kinh tế Điều này không chỉ giúp phản ánh quá trình tiêu thụ mà còn xác định hiệu quả kinh doanh cho từng mặt hàng hay nhóm hàng, từ đó đưa ra các chính sách phát triển phù hợp trong tương lai.
Vai trò, nhiệm vụ và yêu cầu của kế toán bán hàng và xác định kết quả kinh doanh trong
1.2.1 Vai trò của kế toán bán hàng và xác định KQKD Đối với một doanh nghiệp nói chung và một doanh nghiệp thương mại nói riêng, việc tổ chức tốt công tác bán hàng và xác định kết quả kinh doanh sẽ từng bước hạn chế được sự thất thoát hàng hóa, phát hiện những hàng hóa chậm luân chuyển để có những biện pháp xử lý thích hợp nhằm thúc đẩy quá trình luân chuyển vốn, tăng hiệu quả sử dụng vốn của doanh nghiệp Thông tin do kế toán bán hàng và xác định kết quả kinh doanh cung cấp cho doanh nghiệp là cơ sở để các nhà quản trị doanh nghiệp nắm được tình hình quản lý hàng hóa trên hai mặt: hiện vật và giá trị, đánh giá được tình hình thực hiện kế hoạch bán hàng, chính sách giá cả hợp lý và năng lực kinh doanh của doanh nghiệp thông qua kết quả kinh doanh đạt được
Thông tin này giúp doanh nghiệp đánh giá tính hoàn chỉnh của kế toán bán hàng và xác định kết quả kinh doanh, từ đó phát hiện những thiếu sót và nguyên nhân gây mất cân đối giữa các khâu mua, dự trữ và bán Điều này cho phép doanh nghiệp áp dụng các biện pháp quản lý và chiến lược kinh doanh, bán hàng hợp lý.
Bán hàng và xác định kết quả kinh doanh không chỉ quan trọng với doanh nghiệp mà còn với nền kinh tế quốc dân Doanh nghiệp cần doanh thu để bù đắp chi phí và tạo lợi nhuận, từ đó mở rộng hoạt động và nâng cao đời sống người lao động Việc xác định chính xác kết quả kinh doanh giúp đánh giá hiệu quả hoạt động của doanh nghiệp Các bạn hàng có thể dựa vào số liệu kế toán để quyết định đầu tư, cho vay và mở rộng quan hệ làm ăn Nhà nước thông qua thuế và phí từ doanh nghiệp, có thể xác định chi phí hợp lý và sử dụng lợi nhuận hiệu quả, từ đó cân bằng lợi ích giữa Nhà nước, tập thể và cá nhân Cuối cùng, số liệu trung thực từ doanh nghiệp giúp Nhà nước xây dựng chính sách quản lý kinh tế vĩ mô phù hợp.
1.2.2 Nhiệm vụ của kế toán bán hàng và xác định kết quả kinh doanh Để đáp ứng được các yêu cầu về quản lý về hàng hóa, thành phẩm, bán hàng, xác định kết quả và phân phối kết quả các hoạt động một cách tốt nhất, kế toán bán hàng và xác định kết quả kinh doanh phải thực hiện tốt các nhiệm vụ sau:
Tổ chức theo dõi và ghi chép kịp thời tình hình sản phẩm và hàng hóa, đảm bảo đầy đủ và chính xác về số lượng, chất lượng, chủng loại và giá trị Việc này giúp thuận lợi cho công tác quản lý hàng hóa hiệu quả.
Để xác định chính xác kết quả kinh doanh, cần tính toán và xác định trị giá vốn hàng xuất bán, đồng thời phân bổ chi phí thu mua cho hàng xuất bán trong kỳ một cách hợp lý.
Theo dõi và giám sát chặt chẽ quá trình bán hàng là rất quan trọng, bao gồm việc ghi chép đầy đủ các khoản doanh thu, giảm trừ doanh thu và chi phí liên quan đến từng hoạt động.
Theo dõi và quản lý hiệu quả việc thu hồi nợ phải thu từ khách hàng, đồng thời kiểm tra và đôn đốc quá trình này Cần ghi chép chi tiết nợ phải thu theo từng đối tượng khách hàng và theo thời hạn trả nợ để đảm bảo dòng tiền hàng được quản lý chặt chẽ.
Phản ánh và tính toán chính xác kết quả của từng hoạt động là rất quan trọng Cần kiểm tra và giám sát tiến độ thực hiện kế hoạch bán hàng, kế hoạch lợi nhuận, phân phối lợi nhuận cũng như nghĩa vụ đối với Nhà nước.
Cung cấp thông tin kế toán là một yếu tố quan trọng để lập Báo cáo tài chính, đồng thời thực hiện phân tích định kỳ về hoạt động kinh tế liên quan đến quá trình bán hàng Điều này giúp xác định và phân phối kết quả kinh doanh một cách hiệu quả.
Tuy nhiên, để phát huy được vai trò và thực hiện tốt các nhiệm vụ trên, kế toán bán hàng và xác định kết quả kinh doanh cần phải:
- Tổ chức tốt hệ thống ghi chép ban đầu và trình tự luân chuyển chứng từ
Báo cáo kịp thời về tình hình nhập và xuất hàng hóa, cũng như tình hình bán hàng và thanh toán, là rất quan trọng Việc đôn đốc thu các khoản tiền hàng giúp đảm bảo dòng tiền ổn định Đồng thời, xác định kết quả kinh doanh sẽ cung cấp cái nhìn tổng quan về hiệu quả hoạt động của doanh nghiệp.
Để nâng cao hiệu quả công tác kế toán, cần tổ chức một cách khoa học và hợp lý Việc xây dựng hệ thống tài khoản kế toán và sổ sách kế toán phải phù hợp với đặc điểm sản xuất kinh doanh của đơn vị.
Cán bộ kế toán cần nắm vững quy trình tổ chức công tác kế toán bán hàng và xác định kết quả kinh doanh, đặc biệt là trong lĩnh vực kế toán quản trị bán hàng.
1.2.3 Yêu cầu quản lý quá trình bán hàng và xác định kết quả kinh doanh 1.2.3.1 Khái niệm hàng hóa và bán hàng
Hàng hóa là sản phẩm lao động nhằm đáp ứng nhu cầu của con người và được sử dụng để trao đổi Hàng hóa có hai thuộc tính chính: giá trị và giá trị sử dụng.
Bán hàng là quá trình chuyển nhượng quyền sở hữu sản phẩm, hàng hóa, kèm theo lợi ích và rủi ro cho khách hàng, đồng thời khách hàng sẽ thực hiện thanh toán Đây là giai đoạn cuối cùng trong quy trình sản xuất kinh doanh, nơi vốn được chuyển đổi từ hình thái hiện vật sang hình thái tiền tệ hoặc thanh toán.
1.2.3.2 Yêu cầu quản lý hàng hóa
Tổ chức kế toán bán hàng và xác định kết quả kinh doanh
1.3.1 Một số khái niệm cơ bản liên quan đến kế toán bán hàng và xác định kết quả kinh doanh
1.3.1.1 Doanh thu bán hàng và các khoản giảm trừ doanh thu
Doanh thu là tổng giá trị các lợi ích kinh tế mà doanh nghiệp đã thu được, góp phần quan trọng vào việc tăng cường vốn chủ sở hữu của doanh nghiệp.
Doanh thu trong doanh nghiệp bao gồm nhiều nguồn thu khác nhau, như doanh thu từ bán hàng, doanh thu cung cấp dịch vụ, tiền lãi, tiền bản quyền, cổ tức, lợi nhuận được chia và các thu nhập khác.
Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ là tổng số tiền nhận được hoặc dự kiến nhận được từ các giao dịch liên quan đến việc bán sản phẩm, hàng hóa và cung cấp dịch vụ cho khách hàng Doanh thu này bao gồm cả các khoản phụ thu và phí bổ sung ngoài giá bán nếu có.
Nguyên tắc ghi nhận doanh thu:
Doanh thu trong cơ sở dồn tích được ghi nhận vào thời điểm phát sinh, không phụ thuộc vào việc tiền đã được thu hay chưa Doanh thu bán hàng được xác định dựa trên giá trị hợp lý của các khoản đã thu hoặc sẽ thu được.
- Phù hợp: Khi ghi nhận doanh thu thì phải ghi nhận một khoản chi phí phù hợp để có được doanh thu đó
Doanh thu và thu nhập chỉ được ghi nhận khi có bằng chứng rõ ràng về khả năng thu được lợi ích kinh tế Điều này đảm bảo rằng doanh thu được ghi nhận một cách chính xác và đáng tin cậy, tuân thủ các điều kiện cần thiết để đảm bảo tính minh bạch trong báo cáo tài chính.
Theo Chuẩn mực số 14 (Chuẩn mực Kế toán Việt Nam), doanh thu và thu nhập khác được ghi nhận khi doanh thu bán hàng đáp ứng đầy đủ 5 điều kiện cần thiết.
1) Doanh nghiệp đã chuyển giao phần lớn rủi ro và lợi ích gắn liền với quyền sở hữu sản phẩm hoặc hàng hóa cho người mua
2) Doanh nghiệp không còn nắm giữ quyền quản lý hàng hóa như người sở hữu hàng hóa hoặc quyền kiểm soát hàng hóa
3) Doanh thu được xác định tương đối chắc chắn
4) Doanh nghiệp đã thu được hoặc sẽ thu được lợi ích kinh tế từ giao dịch bán hàng
5) Xác định được chi phí liên quan đến giao dịch bán hàng
*Doanh thu bán thuần là khoản doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ sau khi đã trừ các khoản giảm trừ doanh thu:
DTT = Tổng DT bán hàng và cung cấp dịch vụ - Các khoản giảm trừ DT
Doanh thu thuần của doanh nghiệp trong kỳ kế toán có thể thấp hơn tổng doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ ghi nhận ban đầu.
Các khoản giảm trừ doanh thu bao gồm chiết khấu thương mại, giảm giá hàng bán, hàng bán bị trả lại, thuế tiêu thụ đặc biệt, thuế xuất khẩu và thuế GTGT theo phương pháp trực tiếp Những khoản giảm trừ này đóng vai trò quan trọng trong việc xác định doanh thu thuần và kết quả kinh doanh trong kỳ kế toán.
Chiết khấu thương mại là khoản tiền chênh lệch giữa giá bán thực tế và giá niêm yết mà doanh nghiệp áp dụng cho người mua Khoản chiết khấu này được áp dụng khi khách hàng mua một khối lượng hàng hóa nhất định trong một khoảng thời gian theo thỏa thuận ghi trong hợp đồng mua bán.
Giảm giá hàng bán là khoản tiền được trừ cho khách hàng ngoài hóa đơn hoặc hợp đồng trong những trường hợp đặc biệt, chẳng hạn như khi hàng hóa có chất lượng kém, không đúng quy cách hoặc không giao đúng thời hạn như đã thỏa thuận trong hợp đồng.
Hàng bán bị trả lại là số lượng sản phẩm mà doanh nghiệp đã tiêu thụ và ghi nhận doanh thu, nhưng sau đó bị khách hàng trả lại do không đáp ứng các điều kiện đã thỏa thuận trong hợp đồng kinh tế, chẳng hạn như hàng hóa kém chất lượng, sai quy cách hoặc không đúng chủng loại.
Thuế TTĐB là loại thuế mà doanh nghiệp phải nộp khi tiêu thụ các hàng hóa đặc biệt không được Nhà nước khuyến khích sản xuất Những mặt hàng này thường cần phải hạn chế tiêu thụ do không phục vụ thiết thực cho nhu cầu đời sống của người dân, bao gồm rượu, bia, thuốc lá, vàng mã và bài lá.
- Thuế xuất khẩu đánh vào hàng hóa xuất khẩu trong quan hệ thương mại quốc tế
Thuế GTGT nộp theo phương pháp trực tiếp là loại thuế gián thu, được áp dụng cho giá trị gia tăng của hàng hóa và dịch vụ trong quá trình sản xuất, lưu thông và tiêu dùng.
Giá vốn hàng bán (GVMH) đại diện cho giá trị thực tế của sản phẩm và hàng hóa đã xuất kho, cũng như chi phí thực tế của lao vụ và dịch vụ hoàn thành được xác định là tiêu thụ Ngoài ra, các khoản chi phí khác cũng được tính vào GVMH nhằm xác định kết quả kinh doanh trong kỳ.
1.3.1.3 Chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp
Chi phí bán hàng là toàn bộ chi phí phát sinh liên quan đến quá trình bán sản phẩm, hàng hóa và cung cấp dịch vụ
Chi phí bán hàng bao gồm:
+ Tiền lương, các khoản phụ cấp phải trả cho nhân viên bán hàng, tiếp thị, đóng gói, vận chuyển, bảo quản…
+ Chi phí vật liệu, bao bì, dụng cụ, đồ dùng
+ Chi phí khấu hao TSCĐ dùng cho bộ phận bán hàng
+ Chi phí dịch vụ mua ngoài các chi phí bằng tiền khác như chi phí bảo hành sản phẩm, chi phí quảng cáo
Chi phí quản lý doanh nghiệp là biểu hiện bằng tiền của lao động vật hóa và lao động sống phục vụ cho quá trình quản lý kinh doanh, hành chính và các chi phí chung khác liên quan đến hoạt động của doanh nghiệp Các chi phí này bao gồm các khoản chi cho quản lý, hành chính và các hoạt động hỗ trợ khác trong doanh nghiệp.
+ Chi phí nhân viên quản lý: tiền lương, các khoản phụ cấp, BHXH, BHYT, BHTN, KPCĐ
+ Chi phí vật liệu: giá trị vật liệu xuất dùng cho công tác quản lý của doanh nghiệp
+ Chi phí dụng cụ, đồ dùng văn phòng dùng cho công tác quản lý
+ Chi phí khấu hao TSCĐ dùng cho bộ phận quản lý
+ Chi phí dự phòng phải thu khó đòi
+ Chi phí dịch vụ mua ngoài và chi phí bằng tiền khác
1.3.1.4 Chi phí và doanh thu hoạt động tài chính
Các hình thức kế toán
Hình thức kế toán là hệ thống ghi chép và tổng hợp số liệu chứng từ gốc theo trình tự và phương pháp nhất định Chế độ sổ kế toán được quy định bởi quyết định 15/2006/QĐ-BTC ngày 20/3/2006, nêu rõ cách mở sổ ghi chép, quản lý, lưu trữ và bảo quản sổ kế toán Hiện nay, các doanh nghiệp thường áp dụng nhiều hình thức kế toán khác nhau.
- Hình thức Nhật ký Chung
- Hình thức Nhật ký – Sổ Cái
- Hình thức Nhật ký- Chứng từ
- Hình thức chứng từ ghi sổ
- Hình thức kế toán trên máy vi tính
Mỗi hình thức kế toán đều có đặc trưng và hệ thống sổ sách riêng, phù hợp với từng doanh nghiệp cụ thể Doanh nghiệp cần xem xét quy mô, đặc điểm hoạt động sản xuất kinh doanh, yêu cầu quản lý, trình độ nhân viên và điều kiện trang bị kỹ thuật để lựa chọn hình thức kế toán tối ưu nhất cho mình.
1.4.1 Hình thức Nhật ký chung Đặc trưng cơ bản của hình thức kế toán Nhật ký chung: Tất cả các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh đều phải được ghi vào Sổ Nhật ký mà trọng tâm là Sổ Nhật ký chung, theo trình tự thời gian và theo nội dung kinh tế của nghiệp cụ đó Sau này lấy số liệu trên các Sổ Nhật ký để ghi Sổ Cái theo từng nghiệp vụ phát sinh
Sơ đồ 1.15 Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức kế toán Nhật ký Chung
Sổ thẻ kế toán chi tiết
Bảng tổng hợp chi tiết
Sổ NK đặc biệt SỔ NKC
SỔ CÁI Bảng cân đối số phát sinh BÁO CÁO TÀI CHÍNH
Ghi cuối tháng hoặc định kỳ
Quan hệ đối chiếu, kiểm tra
1.4.2 Hình thức kế toán Nhật ký – Sổ cái Đặc trưng cơ bản của hình thức này là: Các nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh được ghi chép theo tự thời gian và theo nội dung kinh tế (theo tài khoản kế toán) trên cùng một sổ kế toán tổng hợp duy nhất là sổ Nhật ký- Sổ Cái Căn cứ để ghi vào sổ Nhật ký- Sổ cái là các chứng từ kế toán hoặc Bảng tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại
Sơ đồ 1.16 Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức kế toán Nhật ký- Sổ Cái
Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng hoặc định kỳ Quan hệ đối chiếu, kiểm tra
1.4.3 Hình thức kế toán chứng từ ghi sổ Đặc trưng của hình thức chứng từ ghi sổ: Căn cứ trực tiếp để ghi sổ tổng hợp là “chứng từ ghi sổ” Việc ghi sổ kế toán tổng hợp phải theo trình tự thời gian theo sổ Đăng ký chứng từ ghi sổ đồng thời phải theo nội dung kinh tế trên sổ cái Chứng từ ghi sổ do kế toán lập trên cơ sở từng chứng từ kế toán hoặc bảng tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại, có cùng nội dung kinh tế Chứng từ ghi sổ được đánh số hiệu
Bảng tổng hợp chứng từ Các sổ, thẻ kế toán chi tiết
Bảng tổng hợp chi tiết
Báo cáo tài chính cần được thực hiện định kỳ hàng tháng hoặc hàng năm, kèm theo chứng từ kế toán liên quan Trước khi ghi sổ kế toán, báo cáo này phải được phê duyệt bởi kế toán trưởng.
Sơ đồ 1.17 Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức kế toán Chứng từ ghi sổ
Ghi hàng ngày Quan hệ đối chiếu, kiểm tra
1.4.4 Hình thức Nhật ký- Chứng từ Đặc trưng của hình thức kế toán Nhật ký- Chứng từ:
Hệ thống hóa và tổ chức các nghiệp vụ kinh tế phát sinh ở bên Có của các tài khoản, đồng thời phân tích các nghiệp vụ này theo các tài khoản đối ứng Nợ, là một phần quan trọng trong quản lý tài chính.
Việc ghi chép các nghiệp vụ kinh tế phát sinh cần được thực hiện chặt chẽ theo trình tự thời gian, đồng thời phải hệ thống hóa các nghiệp vụ này theo nội dung kinh tế, dựa trên các tài khoản.
- Kết hợp rộng rãi việc hạch toán tổng hợp với hạch toán chi tiết trên cùng một sổ kế toán và trong cùng một quá trình ghi chép
- Sử dụng các mẫu sổ in sẵn các quan hệ đối ứng tài khoản, chỉ tiêu quản lý kinh tế, tài chính và lập báo cáo tài chính
Bảng tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại Sổ, thẻ kế toán chi tiết Chứng từ ghi sổ
Bảng tổng hợp chi tiết
Bảng Cân đối tài khoản Báo cáo tài chính
Sơ đồ 1.18 Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức kế toán Nhật ký- Chứng từ
Ghi cuối tháng hoặc định kỳ Đối chiếu, kiểm tra
1.4.5 Hình thức kế toán trên máy vi tính Đặc trưng cơ bản của hình thức kế toán trên máy vi tính là công việc kế toán được thực hiện theo một chương trình phần mềm kế toán trên máy vi tính Phần mềm kế toán được thiết kế theo nguyên tắc của một trong bốn hình thức kế toán hoặc kết hợp các hình thức kế toán quy định trên đây Phần mềm kế toán không hiển thị đầy đủ quy trình ghi sổ kế toán, nhưng phải in được đầy đủ sổ kế toán và báo cáo tài chính theo quy định
Sơ đồ 1.19 Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức kế toán trên máy vi tính
Nhập số liệu hàng ngày
In sổ, báo cáo cuối tháng, cuối năm
Sổ tổng hợp, sổ chi tiết
Báo cáo tài chính, báo cáo kế toán quản trị
Bảng tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại MÁY VI TÍNH
NHẬT KÝ CHỨNG TỪ Bảng kê
Sổ, thẻ kế toán chi tiết
Bảng tổng hợp chi tiết
Kế toán tài chính và kế toán quản trị trong quản lý tài chính
Kế toán doanh nghiệp được chia thành hai bộ phận chính: kế toán tài chính và kế toán quản trị Việc phân chia này nhằm phục vụ các mục đích cụ thể của người sử dụng thông tin, từ đó đáp ứng tốt hơn các yêu cầu và nhu cầu của từng đối tượng.
Kế toán tài chính đóng vai trò quan trọng trong việc cung cấp báo cáo tài chính cho các bên bên ngoài, trong khi kế toán quản trị tập trung vào việc lập kế hoạch hoạt động dài hạn và ngắn hạn cũng như kiểm soát các hoạt động nội bộ Điều này giúp đáp ứng nhu cầu thông tin cho các đối tượng bên trong đơn vị.
1.5.1 Khái niệm kế toán tài chính và kế toán quản trị
Theo điều 4 Luật kế toán năm 2003:
Kế toán tài chính là quá trình thu thập, xử lý và phân tích thông tin kinh tế, tài chính, nhằm cung cấp báo cáo tài chính cho những đối tượng có nhu cầu sử dụng thông tin từ đơn vị kế toán.
Kế toán quản trị là quá trình thu thập, xử lý và phân tích thông tin kinh tế, tài chính nhằm hỗ trợ quản lý và ra quyết định trong nội bộ của đơn vị kế toán.
1.5.2 Mối quan hệ giữa kế toán tài chính với kế toán quản trị
Kế toán tài chính và kế toán quản trị là hai bộ phận của kế toán doanh nghiệp, chúng có mối quan hệ mật thiết với nhau Thể hiện ở:
Cả kế toán tổng hợp và kế toán chi tiết đều ghi nhận các sự kiện kinh tế trong doanh nghiệp, tập trung vào tài sản, nguồn vốn, chi phí, doanh thu và kết quả hoạt động Kế toán tổng hợp cung cấp cái nhìn tổng quát, trong khi kế toán chi tiết đi sâu vào từng khía cạnh cụ thể và tỉ mỉ của các vấn đề này.
Hệ thống ghi chép ban đầu của kế toán là nền tảng cho việc lập báo cáo tài chính định kỳ, phục vụ cho các đối tượng bên ngoài doanh nghiệp Đối với kế toán quản trị, hệ thống này cũng cung cấp cơ sở để xử lý và tạo ra thông tin cần thiết cho quyết định của nhà quản trị Kế toán quản trị tận dụng các ghi chép hàng ngày từ kế toán tài chính, đồng thời mở rộng và bổ sung thêm dữ liệu cũng như nội dung thông tin.
KTTC và KTQT đều thể hiện trách nhiệm quản lý trong doanh nghiệp; trong đó, KTTC phản ánh trách nhiệm của người quản lý cấp cao, trong khi KTQT thể hiện trách nhiệm của các nhà quản lý ở các cấp khác nhau bên trong tổ chức.
Kế toán tài chính (KTTC) và kế toán quản trị (KTQT) là hai lĩnh vực kế toán có sự liên kết chặt chẽ nhưng cũng tồn tại những khác biệt rõ rệt KTTC chủ yếu phục vụ cho các đối tượng bên ngoài doanh nghiệp, yêu cầu tuân thủ các chuẩn mực kế toán quốc tế và quốc gia, cung cấp thông tin dưới dạng giá trị phản ánh các giao dịch trong quá khứ qua các báo cáo định kỳ Ngược lại, KTQT tập trung vào việc cung cấp thông tin cho các đối tượng bên trong doanh nghiệp với tính linh hoạt cao, không bị ràng buộc bởi các nguyên tắc chuẩn mực, thông tin thường hướng tới tương lai và được báo cáo một cách thường xuyên, không theo quy định cụ thể về thời gian Sự khác biệt này tạo nên sự đa dạng trong lĩnh vực kế toán, đáp ứng nhu cầu thông tin của từng đối tượng sử dụng khác nhau.
Trong chương 1, tôi đã trình bày những cơ sở lý luận quan trọng về kế toán bán hàng và xác định kết quả kinh doanh trong doanh nghiệp thương mại, bao gồm đặc điểm của hoạt động kinh doanh thương mại tác động đến kế toán, sự cần thiết của kế toán bán hàng và xác định kết quả kinh doanh, tổ chức kế toán trong doanh nghiệp, cùng với các hình thức kế toán và mối quan hệ giữa kế toán tài chính và kế toán quản trị Những cơ sở lý luận này sẽ là nền tảng cho việc nghiên cứu thực trạng và đề xuất giải pháp cho Công ty trong hai chương tiếp theo.
THỰC TRẠNG CÔNG TÁC BÁN HÀNG VÀ XÁC ĐỊNH KẾT QUẢ KINH DOANH TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN THƯƠNG MẠI VÀ DƯỢC PHẨM BÌNH MINH
Tổng quan về hoạt động và tổ chức bộ máy kế toán tại công ty
2.1.1 Quá trình hình thành và phát triển
Công ty Cổ Phần Thương Mại Và Dược Phẩm Bình Minh, với trụ sở chính tại Số 40 lô A, Khu đô thị Đại Kim, Định Công, Hoàng Mai, Hà Nội, cung cấp các sản phẩm dược phẩm chất lượng cao Để biết thêm thông tin, vui lòng liên hệ qua số điện thoại 0435626389.
Công ty CP Thương Mại và Dược Phẩm Bình Minh, được thành lập vào ngày 05/02/2007, chuyên hoạt động trong lĩnh vực mua bán, kinh doanh và phân phối các sản phẩm thuốc chữa bệnh.
Công ty Bình Minh, thành lập năm 2007 tại Hà Nội với 10 nhân viên, đã từng gặp khó khăn trong việc xây dựng mối quan hệ và thu hút khách hàng Tuy nhiên, sau hai năm tích cực quảng bá và chăm sóc khách hàng, công ty đã tăng cường đào tạo nhân viên và mở rộng hệ thống phân phối ra nhiều tỉnh thành khác Đến nay, Bình Minh không chỉ hoạt động tại Hà Nội mà còn phân phối sản phẩm đến các tỉnh như Hà Nam, Nam Định, và TP Hồ Chí Minh Năm 2009, công ty nhận chứng nhận về chất lượng kinh doanh thuốc, và đến năm 2011, đã đạt danh hiệu doanh nghiệp uy tín trong lĩnh vực thuốc.
Công ty bắt đầu hoạt động tại trụ sở chính ở số 3 ngõ 122 đường Láng, phường Láng Hạ, quận Đống Đa, Hà Nội Để thuận tiện cho việc kinh doanh sau khi khu đô thị mới Đại Kim được mở, ban quản lý đã quyết định chuyển địa điểm đến phường Định Công, quận Hoàng Mai.
Bình Minh chuyên phân phối và tiếp thị các sản phẩm dược phẩm, phục vụ cho các nhà bán sỉ và lẻ trên toàn quốc Công ty còn thiết lập mối quan hệ thương mại trực tiếp với hầu hết các bệnh viện và nhà thuốc, đảm bảo cung cấp sản phẩm đến tay người tiêu dùng một cách hiệu quả.
Sau nhiều năm hoạt động, Công ty CP Thương mại và Dược phẩm Bình Minh đã xây dựng được vị thế vững chắc trong lĩnh vực phân phối dược phẩm Với đội ngũ nhân viên năng động, nhiệt tình và chuyên nghiệp, công ty đã đóng góp đáng kể vào sự phát triển của ngành dược và nền kinh tế.
2.1.2 Đặc điểm tổ chức kinh doanh của công ty
Công ty Bình Minh hoạt động trong lĩnh vực thương mại, chuyên nhập hàng từ các nhà cung cấp và phân phối rộng rãi trên toàn bộ thị trường Bắc, Trung, Nam Hiện tại, Bình Minh cũng nhập khẩu nhiều loại thuốc, với khối lượng hàng hóa lớn, đáp ứng nhu cầu tiêu thụ trên toàn quốc.
Bình Minh chuyên nhập khẩu các loại thuốc chất lượng từ những nhà cung cấp uy tín, bao gồm cả những sản phẩm tốt từ Ấn Độ Công ty cũng độc quyền nhập khẩu máy xông hơi Rosabela, mang đến cho thị trường Việt Nam những sản phẩm chất lượng cao Bên cạnh đó, Bình Minh cung cấp các loại tinh dầu như tinh dầu giải cảm, tinh dầu trị viêm xoang và tinh dầu làm đẹp, đang ngày càng được nhiều người tiêu dùng biết đến.
Phòng kinh doanh chịu trách nhiệm theo dõi tình hình tiêu thụ và thị trường Vào cuối tháng, các quản lý vùng sẽ đến trụ sở chính để báo cáo cho giám đốc về tình hình tiêu thụ trong tháng qua và lập kế hoạch cho tháng tiếp theo Qua đó, ban quản lý có cái nhìn rõ ràng về tình hình thị trường hiện tại.
Tại các tỉnh, trình dược viên không chỉ tư vấn mà còn bán hàng với mức lương cố định và thưởng theo doanh số Hàng tháng, công ty tổ chức thi đua để tìm ra trình dược viên xuất sắc, với phần thưởng là chuyến picnic hoặc quà tặng giá trị cho người bán hàng tốt nhất Ngược lại, những trình dược viên không đạt chỉ tiêu doanh số sẽ phải đóng góp vào quỹ công ty, nhằm tạo động lực làm việc Chương trình này đã góp phần tạo ra không khí làm việc hăng say và tích cực cho toàn thể nhân viên.
2.1.3 Đặc điểm tổ chức bộ máy quản lý của công ty
Công ty CP thương mại và dược phẩm Bình Minh có quy mô doanh nghiệp vừa và nhỏ với bộ máy quản lý tổ chức gọn nhẹ nhưng vẫn đảm bảo hiệu quả cao.
Sơ đồ 2.1: Sơ đồ tổ chức bộ máy quản lý của công ty
2.1.4 Kết quả hoạt động của công ty trong thời gian qua
Bảng 2.1 Tình hình kinh doanh của công ty
Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ 10.800.000.000 12.500.000.000
Các khoản giảm trừ doanh thu 500.000.000 700.000.000
Doanh thu hoạt động tài chính 10.530.000 11.600.000
Chi phí quản lý doanh nghiệp 400.000.000 600.000.000
(Nguồn số liệu: BCTC qua các năm của Công ty TMCP và DPBình Minh)
Văn phòng đại diện tình 1
Phòng tài chính kế toán Phòng nhân sự
Văn phòng đại diện tỉnh 3
Văn phòng đại diện tỉnh n Văn phòng đại diện tỉnh 2
Nhìn vào báo cáo kết quả kinh doanh (Trích) trên ta thấy, Công ty CP TM và
DP Bình Minh đang phát triển mạnh mẽ với kết quả kinh doanh tích cực trong hai năm qua Doanh thu thuần năm 2012 đã tăng 1,5 tỷ đồng so với năm 2011, cho thấy sự tăng trưởng ổn định của doanh nghiệp.
Lợi nhuận của doanh nghiệp đã tăng 14,56%, với lợi nhuận trước thuế năm 2012 so với 2011 tăng 200 triệu đồng, tương ứng 20%, một con số ấn tượng trong bối cảnh kinh tế suy thoái Thành công này là nhờ vào nỗ lực không ngừng của toàn thể nhân viên và sự lãnh đạo tài tình của ban giám đốc Tuy nhiên, chi phí kinh doanh và chi phí tài chính vẫn ở mức cao và tăng mạnh trong hai năm qua, do đó công ty cần có biện pháp kịp thời để kiểm soát chi phí, từ đó nâng cao hiệu quả kinh doanh.
2.1.5 Đặc điểm tổ chức công tác kế toán của công ty
2.1.5.1 Bộ máy kế toán của công ty
Mô hình tổ chức công tác kế toán của công ty được xây dựng theo hình thức tập trung, với việc hạch toán được thực hiện tại phòng kế toán - tài chính Các cán bộ kế toán được phân công nhiệm vụ một cách rõ ràng, đảm bảo hiệu quả trong quản lý và kiểm soát tài chính.
Sơ đồ 2.2: Sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán
Kế toán trưởng chịu trách nhiệm tổ chức và điều hành toàn bộ hoạt động kế toán của công ty Họ cung cấp tư vấn cho giám đốc về các vấn đề tài chính, lập kế hoạch tài chính và tìm kiếm nguồn tài trợ cũng như vốn vay ngân hàng cho công ty Bên cạnh đó, họ còn tổ chức kiểm tra các hoạt động kế toán để đảm bảo tính chính xác và minh bạch.
Kế toán tiền mặt, tiền gửi ngân hàng
Kê toán công nợ kiêm kế toán tiền lương
Phương thức bán hàng và phương thức thanh toán công ty sử dụng
Hoạt động bán hàng là yếu tố chính tạo ra doanh thu và lợi nhuận cho công ty, chuyên cung cấp thuốc và dược liệu với nhu cầu cao hiện nay Hàng hóa được nhập khẩu từ các nhà cung cấp lớn như Công Ty TNHH một thành viên Dược Phẩm Trung Ương I, Công Ty Dược Phẩm Đa Phúc, Công Ty CP Dược Hà Tĩnh, và Công Ty Cổ Phần 3-bigs, sau đó phân phối đến các cửa thuốc bán lẻ trên toàn quốc.
Hiện nay công ty áp dụng các phương thức bán hàng như sau:
Bán trực tiếp là hình thức kinh doanh mà công ty áp dụng cả bán buôn và bán lẻ, giúp tối ưu hóa doanh thu Đồng thời, việc bán gửi hàng qua hệ thống đại lý cho phép sản phẩm được phân phối đúng giá và tạo cơ hội cho các đại lý nhận hoa hồng, từ đó mở rộng mạng lưới tiêu thụ hiệu quả.
+ Bán hàng qua điện thoại
Công ty áp dụng nhiều phương thức thanh toán như tiền mặt, séc chuyển khoản, séc bảo chi và ủy nhiệm thu, với tùy chọn thanh toán ngay hoặc trả chậm sau một thời gian nhất định Để quản lý vốn hiệu quả, hợp đồng kinh tế luôn xác định rõ thời hạn thanh toán; nếu quá hạn, lãi suất sẽ được tính từ 0,8% đến 1% mỗi tháng trên tổng số nợ Trước khi chấp nhận thanh toán chậm, công ty sẽ xem xét khả năng tài chính của khách hàng nhằm giảm thiểu rủi ro không thu hồi được nợ.
Giao dịch chủ yếu diễn ra qua điện thoại, nơi khách hàng liên hệ với công ty để đặt hàng, chọn phương thức giao hàng và thanh toán.
Thực trạng công tác kế toán bán hàng và xác định kết quả kinh doanh tại công ty CP TM và dược phẩm Bình Minh
2.3.1 Kế toán doanh thu bán hàng
Công ty ghi nhận doanh thu theo giá chưa có thuế GTGT
Khi khách hàng mua buôn và đến trực tiếp tại công ty để lấy hàng, kế toán sẽ nhập số liệu vào máy tính và in hóa đơn bán hàng theo mẫu có sẵn gồm 3 liên Hóa đơn này sẽ được giao cho khách hàng liên 2, thủ kho nhận liên 3 và giữ lại liên 1 để lưu trữ Thủ kho sau đó lập phiếu xuất kho và giao hàng cho khách hàng Khách hàng có thể thanh toán ngay hoặc trả chậm theo thỏa thuận đã được thống nhất giữa hai bên.
Khi khách hàng mua buôn, công ty sẽ giao hàng theo hợp đồng đã ký Kế toán nhập liệu vào máy tính và in hóa đơn bán hàng thành ba liên: liên 1 giữ lại, liên 2 gửi cho khách hàng cùng hàng hóa, và liên 3 giao cho thủ kho Thủ kho sẽ lập phiếu xuất kho và gửi hàng hóa kèm hóa đơn đỏ cho khách hàng qua xe hoặc nhân viên vận chuyển của công ty.
Trong trường hợp bán lẻ trực tiếp, khách hàng có thể đến các cửa hàng của công ty tại các tỉnh để lấy hàng Nếu khách hàng cần hóa đơn đỏ, công ty sẽ thực hiện chuyển phát nhanh đến tận tay khách hàng.
Trong hình thức bán lẻ qua đại lý ký gửi bán đúng giá, công ty gửi hàng hóa đến các đại lý và kế toán lập phiếu xuất kho cho hàng gửi Khi đại lý thực hiện bán hàng, họ sẽ dựa vào bảng kê hàng hóa bán ra để xuất hóa đơn Lúc này, kế toán sẽ ghi nhận doanh thu từ việc bán hàng.
Chứng từ sử dụng: Hóa đơn GTGT, phiếu thu, giấy báo có, sổ phụ Ngân hàng,…
TK5111 “Doanh thu bán hàng hóa”, TK33311 “Thuế GTGT đầu ra phải nộp”, TK131 “Phải thu khách hàng”, TK111 “Tiền mặt”, TK112 “Tiền gửi Ngân hàng”
Trong hạch toán kế toán, các chứng từ và sổ sách quan trọng bao gồm: phiếu xuất kho, hóa đơn giá trị gia tăng (GTGT), phiếu thu, sổ chi tiết bán hàng, sổ tổng hợp doanh thu, và sổ chi tiết phải thu của khách hàng.
Công ty áp dụng phương pháp khấu trừ để nộp thuế GTGT, vì vậy hóa đơn bán hàng được sử dụng là hóa đơn GTGT mẫu 01 – GTKT-3LL do Bộ Tài chính ban hành, cùng với phiếu xuất kho để ghi nhận lượng hàng hóa xuất kho.
Khi thực hiện nghiệp vụ bán hàng, kế toán cần lập hóa đơn GTGT với ba liên: Liên 1 để lưu trữ, Liên 2 giao cho người mua, và Liên 3 dùng làm chứng từ ghi sổ kế toán và cho lưu chuyển nội bộ.
Trong công tác hạch toán kế toán bán hàng tại công ty, kế toán sử dụng tài khoản 131 như một tài khoản trung gian, đảm bảo rằng mọi giao dịch bán hàng đều được hạch toán đầy đủ.
Nợ TK 131 : Tổng giá thanh toán
Có TK 5111: Giá bán chưa có thuế GTGT
Có TK3331: Thuế GTGT đầu ra phải nộp
Dựa vào hóa đơn GTGT, kế toán sẽ nhập liệu vào phần mềm kế toán Giao diện phần mềm sẽ hiển thị như trong biểu 2.1 Kế toán truy cập vào phân hệ “Kế toán bán hàng và công nợ phải thu”, chọn “Cập nhật số liệu”, sau đó chọn “Hóa đơn bán hàng kiêm phiếu xuất kho” và lựa chọn ngày để hiển thị Cuối cùng, kế toán cập nhật các thông tin từ hóa đơn GTGT vào phần mềm.
Kế toán cần kiểm tra và đối chiếu các chi tiết trong hóa đơn với dữ liệu đã nhập vào máy để đảm bảo tính chính xác Sau khi hoàn tất việc nhập liệu, hãy nhấn vào ô “Lưu” để lưu trữ thông tin.
Sau khi lưu, kế toán chọn in chứng từ và chọn “hóa đơn bán hàng kiêm phiếu xuất kho (mẫu in sẵn)”, sau đó nhấn “in” để in 3 liên Sau khi hoàn tất, kế toán và thủ kho ký tên, thủ trưởng đơn vị cũng ký và đóng dấu Liên 1 được giữ lại, liên 2 được đưa cho khách hàng, và liên 3 được giao cho thủ kho để ghi thẻ kho.
Trong trường hợp bán hàng ngay, thủ quỹ cần lập phiếu thu thành hai liên Thủ quỹ sẽ thu tiền và ký vào cả hai liên; một liên sẽ được sử dụng để ghi sổ, trong khi liên còn lại sẽ được chuyển cho kế toán bán hàng Phiếu thu sẽ được cập nhật vào máy với định khoản tương ứng.
Nợ TK111: Tổng số tiền KH thanh toán
Sau khi nhập dữ liệu vào phần mềm, hệ thống tự động cập nhật thông tin vào các sổ sách như Nhật ký chung, sổ Cái TK511, sổ chi tiết TK 3331, sổ chi tiết và sổ Cái TK131, sổ Cái TK111 (đối với trường hợp bán hàng thu tiền ngay), sổ Cái TK 112 (khi khách hàng chuyển trả hàng qua ngân hàng), cùng với Bảng kê hóa đơn chứng từ hàng hóa bán ra.
Ví dụ nghiệp vụ kế toán cụ thể
Vào ngày 28/3/2013, Công ty đã bán 11 hộp Becmoric α cho Chi nhánh Công ty Cổ phần Dược phẩm ECO tại Hà Nội với đơn giá 84.848,5đ/hộp, theo hóa đơn GTGT số 0000394 Hóa đơn này áp dụng thuế suất thuế GTGT 5%, tuy nhiên, khách hàng vẫn chưa thực hiện thanh toán.
Kế toán tiến hành lập hóa đơn và nhập đủ dữ liệu trên hóa đơn vào máy và ghi nhận và ghi nhận doanh thu:
Biểu 2.2: Màn hình nhập liệu hóa đơn bán hàng kiêm phiếu xuất kho
Máy tính sẽ cập nhật dữ liệu vào sổ nhật ký chung, sổ Cái các TK511, 131,
Sổ chi tiết TK131, sổ chi tiết TK3331 và Bảng kê hóa đơn chứng từ hàng hóa dịch vụ bán ra
2) Ngày 12/3/2013 Công ty bán hàng cho công ty cố phần dược Đại Nam theo hóa đơn GTGT số 0000370, tổng tiền thanh toán 14.500.000, khách hàng trả tiền mặt ngay
Sau khi cập nhật hóa đơn bán hàng kiêm phiếu xuất kho cho khách hàng chưa thanh toán, kế toán cần tiến hành cập nhật phiếu thu và thực hiện định khoản phù hợp.
Sau khi phiếu thu được lưu, số liệu sẽ cập nhật vào Sổ Nhật ký chung và các sổ Cái TK có liên quan như TK 131, 1111
Biểu 2.3 Màn hình nhập liệu phiếu thu tiền mặt
Biểu 2.4 Trích sổ cái tài khoản doanh thu bán hàng
Mã TK:511 –Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ
Diễn giải TK đối ứng
Số dư đầu kỳ 01/03 300 01/03 Công ty CP
Xuất bán hàng cho khách
12/3 370 12/03 Công ty CP dược Đại Nam
Xuất bán hàng cho khách
28/3 394 28/03 Chi nhánh công ty cổ phần dược phẩm ECO tại Hà Nội
Xuất bán hàng cho khách
(Nguồn số liệu: Phòng tài chính, kế toán của công ty)
Đánh giá thực trạng kế toán bán hàng và xác định kết quả kinh doanh ở công ty CP TM và dược phẩm Bình Minh
2.4.1 Những thành tựu đạt được
Công ty CP Thương Mại và Dược Phẩm Bình Minh đã vượt qua nhiều khó khăn từ khi thành lập và hiện nay đã khẳng định vị thế trên thị trường Thành công này là kết quả của sự nỗ lực không ngừng của toàn thể nhân viên, đặc biệt là đội ngũ cán bộ tài chính kế toán, những người đóng vai trò quan trọng trong việc hỗ trợ ban giám đốc đưa ra các quyết định chính xác.
Kế toán bán hàng và xác định kết quả kinh doanh là yếu tố then chốt trong tổ chức công tác kế toán của doanh nghiệp thương mại, phản ánh chính xác hiệu quả hoạt động kinh doanh và giúp xác định nguyên nhân của những điểm yếu trong tổ chức bán hàng Bộ phận này không ngừng nỗ lực hoàn thành nhiệm vụ, tuân thủ các nguyên tắc kế toán, cung cấp thông tin tài chính kịp thời và chính xác cho lãnh đạo công ty Nhờ đó, lãnh đạo có thể đưa ra quyết định và chỉ đạo hoạt động sản xuất kinh doanh một cách hiệu quả hơn, từ đó tăng doanh thu và tiết kiệm chi phí.
Bộ máy kế toán của công ty được tổ chức theo hình thức tập trung, hiệu quả và gọn nhẹ, với đội ngũ nhân viên trẻ, nhiệt huyết và có trình độ chuyên môn cao Mỗi phần hành kế toán được phân công rõ ràng, phù hợp với năng lực và kinh nghiệm của từng nhân viên, giúp họ phát huy tối đa khả năng Công ty sử dụng hệ thống máy vi tính kết nối mạng và phần mềm kế toán Fast Accounting, đảm bảo mỗi nhân viên có thiết bị riêng để làm việc hiệu quả Nhờ vậy, phòng kế toán xử lý thông tin nhanh chóng và chính xác, hỗ trợ giám đốc đưa ra các quyết định kinh tế hợp lý.
* Về tổ chức công tác kế toán
- Về tổ chức chứng từ kế toán:
Các nghiệp vụ phát sinh trong công ty được lập chứng từ và ghi vào sổ kế toán kịp thời, tuân thủ quy định của Bộ Tài chính Chứng từ được kiểm soát chặt chẽ và lưu trữ theo quy định hiện hành, với ghi chép đúng thời gian và chữ ký đầy đủ của các bộ phận liên quan Chỉ sau khi kiểm tra tính hợp pháp, hợp lệ, chứng từ mới được sử dụng để ghi sổ kế toán Quá trình lập và luân chuyển chứng từ được tổ chức khoa học, hợp lý, đảm bảo kiểm tra và đối chiếu giữa các bộ phận, giúp ghi sổ các nghiệp vụ kinh tế phát sinh kịp thời và chính xác.
- Về tổ chức sổ kế toán:
Công ty hiện đang sử dụng phần mềm kế toán Fast Accounting để thực hiện kế toán máy và áp dụng hệ thống sổ kế toán theo hình thức sổ Nhật ký chung, phù hợp với đặc điểm kinh doanh Hình thức này đơn giản, khối lượng công việc không nhiều, và các sổ kế toán được lập đầy đủ theo mẫu của Bộ Tài chính Hệ thống sổ chi tiết được tổ chức một cách thuận lợi, giúp cung cấp thông tin cần thiết cho việc quản lý của các nhà quản trị.
- Về phương pháp kế toán:
Công ty CP thương mại và dược phẩm Bình Minh tuân thủ nghiêm ngặt các chuẩn mực kế toán hiện hành trong lĩnh vực bán hàng và xác định kết quả kinh doanh Mọi nghiệp vụ kinh tế phát sinh được ghi sổ kịp thời, đảm bảo đúng quan hệ đối ứng tài khoản và phản ánh chính xác bản chất của các nghiệp vụ kế toán.
Công ty áp dụng kế toán máy trong hạch toán doanh thu bán hàng hóa Khi phát sinh nghiệp vụ bán hàng, kế toán sẽ nhập số liệu từ các chứng từ liên quan vào hệ thống máy tính tại các phân hệ phù hợp.
Phương pháp kế toán hàng tồn kho theo hình thức kê khai thường xuyên cho phép kế toán theo dõi liên tục tình hình biến động của hàng hóa, từ đó cung cấp thông tin kịp thời để hỗ trợ quyết định xử lý hàng tồn kho Đặc biệt, trong môi trường sử dụng phần mềm kế toán, việc tổng hợp và theo dõi biến động hàng hóa trở nên dễ dàng và nhanh chóng hơn.
Trong hạch toán doanh thu và chi phí hoạt động tài chính, cùng với thu nhập và chi phí từ các hoạt động khác, các khoản doanh thu và chi phí này thường không phát sinh thường xuyên trong doanh nghiệp Tuy nhiên, công ty vẫn thực hiện việc hạch toán một cách kịp thời và chính xác để đảm bảo tính minh bạch và hiệu quả trong quản lý tài chính.
Công tác hạch toán xác định kết quả kinh doanh được thực hiện thông qua sự kết hợp giữa kế toán máy và kế toán thủ công, giúp đảm bảo tính chính xác, đầy đủ và chi tiết cho từng hoạt động của công ty.
* Về áp dụng phần mềm kế toán
Công ty sử dụng phần mềm kế toán Fast-Accounting 10.0 để thiết lập hệ thống tài khoản và sổ kế toán chi tiết, từ đó nâng cao hiệu quả công việc kế toán quản trị và giảm khối lượng công việc Các nghiệp vụ kế toán được xử lý nhanh chóng và chính xác, với hệ thống chứng từ và sổ kế toán đã được thiết lập sẵn, giúp việc lập chứng từ trở nên thuận tiện và lưu trữ thông tin an toàn hơn Việc kiểm tra, đối chiếu cũng trở nên dễ dàng, giúp phát hiện lỗi sai kịp thời, đồng thời công tác lập báo cáo kế toán diễn ra nhanh chóng và chính xác Phần mềm còn hỗ trợ theo dõi hàng hóa theo lô sản xuất và hạn sử dụng, cải thiện quản lý hàng hóa hiệu quả.
* Về nội dung thông tin kế toán tài chính và kế toán quản trị trong quản lý tài chính
Công ty đã kết hợp thông tin kế toán tài chính và kế toán quản trị để nâng cao hiệu quả quản lý tài chính Hệ thống sổ chi tiết được tổ chức để theo dõi các chỉ tiêu quan trọng, đồng thời bổ sung các thông tin cần thiết theo yêu cầu của nhà quản lý Sự kết hợp này không chỉ giúp quản lý tài chính dễ dàng hơn mà còn hỗ trợ công ty trong việc đưa ra các quyết định kinh doanh kịp thời.
Mặc dù công tác kế toán bán hàng và xác định kết quả kinh doanh tại công ty CP Thương Mại và Dược Phẩm Bình Minh có nhiều ưu điểm, nhưng vẫn tồn tại một số hạn chế do những nguyên nhân nhất định.
Khi xác định doanh thu bán hàng và kết quả kinh doanh hàng tháng, công ty áp dụng phương pháp chung cho tất cả các loại hàng hóa mà không phân tích chi tiết từng loại Điều này dẫn đến việc kế toán bán hàng và xác định kết quả kinh doanh không đáp ứng được yêu cầu quản lý hiện tại của công ty.
Công ty chưa mở tài khoản chi tiết cho chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp, dẫn đến việc quản lý các khoản chi này chưa được thực hiện một cách chặt chẽ.
Mục tiêu và định hướng phát triển công ty trong thời gian tới
3.1.1.1 Mục tiêu chung của công ty
Ngành dược tại Việt Nam đang chứng kiến sự tăng trưởng mạnh mẽ bất chấp những khó khăn kinh tế Nhu cầu tiêu thụ thuốc vẫn tăng cao, cho thấy tiềm năng phát triển lớn của lĩnh vực này Công ty Bình Minh trong lĩnh vực kinh doanh thuốc cũng đã đặt ra những mục tiêu chiến lược nhằm nắm bắt cơ hội này.
*Mục tiêu trước mắt: Nâng cao doanh số bán hàng, tiếp tục giữ vững thị trường cũ, mở rộng thị trường mới
*Mục tiêu lâu dài:Trở thành công ty dược phẩm đứng đầu tại Việt Nam về các mặt:
- Hệ thống phân phối sản phẩm kịp thời và chuyên nghiệp trải rộng trên cả nước
- Chăm sóc khách hàng tận tâm
- Chất lượng sản phẩm đạt chuẩn GMP – WHO, EU và FDA với mức chi phí hợp lý
- Môi trường làm việc chuyên nghiệp, cơ hội phát triển con người và cơ hội thăng tiến cao
Phát triển con người trong doanh nghiệp là yếu tố then chốt để tuyển dụng và đào tạo đội ngũ cán bộ nhân viên có chuyên môn cao, nhiệt huyết và trách nhiệm Việc này không chỉ nâng cao chất lượng nguồn nhân lực mà còn tạo ra môi trường làm việc tích cực, khuyến khích sự sáng tạo và gắn bó của nhân viên với tổ chức.
3.1.1.2 Mục tiêu của phòng kế toán Để hoàn thành mục tiêu chung của công ty, phòng kế toán cũng có các mục tiêu đặt ra như sau:
- Nâng cao trình độ của nhân viên
- Yêu cầu nhân viên hoàn thành công việc của mình trong ngày, cung cấp đầy đủ các báo cáo hàng ngày
- Quá trình luân chuyển và lưu trữ chứng từ phải làm nghiêm túc và đầy đủ
Nâng cao khả năng sử dụng phần mềm kế toán giúp người dùng phát hiện những nhược điểm hiện có, từ đó yêu cầu nhà cung cấp cải tiến để phần mềm trở nên hoàn thiện và linh hoạt hơn.
Cung cấp cho cán bộ và nhân viên một môi trường làm việc lý tưởng, tạo cơ hội phát triển và nâng cao thu nhập Đồng thời, cam kết thực hiện trách nhiệm xã hội và phát triển bền vững theo các chuẩn mực văn hóa và đạo đức của người Việt.
Trở thành công ty dược phẩm hàng đầu trong lĩnh vực xuất nhập khẩu nguyên liệu thuốc, tá dược, bao bì và phụ liệu phục vụ sản xuất thuốc Chúng tôi cam kết nghiên cứu và cung cấp các sản phẩm phòng ngừa và điều trị bệnh kịp thời, đáp ứng nhanh chóng nhu cầu của cộng đồng.
Chúng tôi cam kết tích cực quảng bá hình ảnh công ty và sản phẩm đến tay người tiêu dùng thông qua nỗ lực không ngừng của ban lãnh đạo và toàn thể nhân viên.
Giữ vững và phát huy được xu hướng phát triển hiện nay của công ty cả về doanh số và nhân lực
Củng cố và hoàn thiện thêm hệ thống các văn phòng, đại lý, để ngày càng mang lại cho khách hàng sự phục vụ chu đáo hơn.
Sự cần thiết, nguyên tắc và yêu cầu hoàn thiện công tác kế toán bán hàng và xác định kết quả kinh doanh
và xác định kết quả kinh doanh
3.2.1 Sự cần thiết hoàn thiện công tác kế toán bán hàng và xác định kết quả kinh doanh
Với nền kinh tế mở cửa và các chính sách ưu đãi, Việt Nam ngày càng thu hút nhiều nhà đầu tư Gia nhập WTO mang lại nhiều cơ hội và thách thức cho doanh nghiệp Việt Nam Để tồn tại và phát triển trong môi trường cạnh tranh khốc liệt, doanh nghiệp cần nhạy bén với cơ hội kinh doanh và đưa ra quyết định nhanh chóng Các nhà quản trị, đặc biệt là quản trị tài chính, cần sử dụng các công cụ quản lý hiệu quả, trong đó kế toán đóng vai trò quan trọng Kế toán giúp ghi chép, phân loại và tổng hợp các nghiệp vụ tài chính, cung cấp thông tin kịp thời, chính xác về tình hình tài sản và hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp, từ đó hỗ trợ các quyết định trong từng thời kỳ.
Trong những năm qua, sự đổi mới của nền kinh tế đã thúc đẩy sự phát triển và hoàn thiện hệ thống kế toán Việt Nam, góp phần nâng cao chất lượng quản lý tài chính Tuy nhiên, trong bối cảnh kinh tế mới, hệ thống kế toán hiện tại không còn đáp ứng yêu cầu của thị trường và các thông lệ kế toán quốc tế Do đó, cần tiến hành cải cách toàn diện hệ thống kế toán, bao gồm cả kế toán Nhà nước và kế toán doanh nghiệp.
Kế toán bán hàng và xác định kết quả kinh doanh là phần hành quan trọng trong hệ thống kế toán doanh nghiệp, không chỉ ảnh hưởng đến doanh nghiệp mà còn liên quan đến nghĩa vụ với Nhà nước Do đó, việc hoàn thiện công tác kế toán bán hàng và xác định kết quả kinh doanh là cần thiết, cần được chú trọng trong tổ chức hạch toán và quản lý từ chứng từ ban đầu đến báo cáo cuối cùng.
3.2.2 Nguyên tắc hoàn thiện kế toán bán hàng và xác định kết quả kinh doanh
Việc hoàn thiện quy trình kế toán cần dựa trên thực tế kinh doanh của doanh nghiệp, xác định các hạn chế đã gặp phải trong nhiều năm hoạt động Đồng thời, cần kết hợp với các quy định hiện hành để đề xuất các giải pháp khắc phục hiệu quả Quá trình này phải xem xét toàn diện tất cả các khía cạnh liên quan.
Chứng từ kế toán cần được lập đầy đủ, kịp thời và chính xác theo quy định ghi chép ban đầu Đây là cơ sở pháp lý cho hạch toán và kiểm tra tính chính xác trong ghi sổ, đảm bảo các nội dung cần thiết và tính hợp pháp của chứng từ Đồng thời, chứng từ cũng xác định trách nhiệm của các bên trong quá trình bán hàng, từ đó giúp xác định đúng kết quả kinh doanh trong kỳ.
Theo chế độ chứng từ quy định ban hành theo quyết định số 48/ QĐ – BTC ngày 14/09/2006, các chứng từ kế toán về bán hàng bao gồm:
Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ
Các chứng từ khác có liên quan: chứng từ ngân hàng, hóa đơn vận chuyển, bốc dỡ,…
Hệ thống tài khoản kế toán doanh nghiệp được áp dụng theo quy định của Nhà nước, đảm bảo tính thống nhất cho tất cả các doanh nghiệp ở mọi lĩnh vực và thành phần kinh tế Hệ thống này bao gồm các quy định chung về số lượng tài khoản, tiểu khoản, tên gọi tài khoản, nội dung và cấu trúc của các tài khoản.
- Tổ chức hạch toán ban đầu
Kế toán trưởng cần xác định rõ ràng những cá nhân chịu trách nhiệm ghi chép thông tin về các nghiệp vụ kinh tế vào chứng từ kế toán Đồng thời, cần quy định trình tự luân chuyển chứng từ cho từng loại nghiệp vụ kinh tế Điều này rất quan trọng vì tính chính xác, đầy đủ, kịp thời, hợp lệ và hợp pháp của công tác kế toán phụ thuộc vào hạch toán ban đầu.
- Tổ chức vận dụng hình thức sổ sách kế toán phù hợp:
Tổ chức khoa học hệ thống sổ sách kế toán giúp giảm thiểu tối đa công việc ghi chép, đồng thời vẫn đảm bảo đáp ứng hiệu quả các yêu cầu quản lý.
3.2.3 Yêu cầu hoàn thiện công tác kế toán bán hàng và xác định kết quả kinh doanh Để việc hoàn thiện công tác kế toán đạt hiệu quả thực sự phải đảm bảo một số yêu cầu sau:
Hoàn thiện công tác kế toán cần tuân thủ nghiêm ngặt các quy định của Luật Kế Toán, đồng thời phải phù hợp với các chuẩn mực kế toán và chế độ tài chính hiện hành.
- Việc hoàn thiện phải phù hợp với đặc điểm hoạt động kinh doanh, tổ chức quản lý của doanh nghiệp
Đảm bảo tính hiệu quả là việc hoàn thiện quy trình quản lý để cung cấp thông tin chính xác và kịp thời, đồng thời tiết kiệm chi phí và tối ưu hóa lợi nhuận cho doanh nghiệp.
Một số giải pháp hoàn thiện kế toán bán hàng và xác định kết quả kinh doanh
3.3.1 Hoàn thiện công tác hạch toán kế toán
3.3.1.1 Hoàn thiện kế toán doanh thu
Khi phát sinh chứng từ liên quan đến nghiệp vụ bán hàng, kế toán cần ghi sổ Nhật ký Chung và lập sổ chi tiết bán hàng để theo dõi doanh thu từng mặt hàng Việc này giúp xác định mặt hàng nào có lãi, mặt hàng nào không có lãi, và mặt hàng nào có lãi nhưng lãi ít, từ đó có biện pháp điều chỉnh chiến lược bán hàng cho các kỳ tiếp theo.
Công ty nên thiết lập tài khoản chi tiết doanh thu cho từng nhóm hàng hóa nhằm theo dõi và đánh giá kết quả kinh doanh một cách hiệu quả Việc này sẽ giúp quản lý chi tiết hơn và thuận tiện hơn trong quá trình theo dõi hoạt động kinh doanh của từng nhóm hàng.
Ví dụ: TK 5111A- Nhóm thuốc đặc trị tiêu chảy, đầy bụng, khó tiêu
TK 5111B- Nhóm thuốc giảm đau, hạ sốt, chống viêm
TK 5111C- Nhóm thuốc đông dược
3.3.1.2 Hoàn thiện việc hạch toán chiết khấu thương mại Để đảm bảo hạch toán đúng, công ty cần tuân thủ các quy định về hạch toán các khoản chiết khấu thương mại vào TK 521 như sau:
Chỉ hạch toán chiết khấu thương mại cho người mua hàng đã thực hiện trong kỳ theo chính sách chiết khấu thương mại đã quy định của công ty.
Khi khách hàng mua hàng nhiều lần để đạt được mức chiết khấu thương mại, khoản chiết khấu này sẽ được ghi giảm vào giá bán trên hóa đơn GTGT cuối cùng Nếu khách hàng không tiếp tục mua hàng hoặc số tiền chiết khấu lớn hơn số tiền trên hóa đơn cuối cùng, doanh nghiệp phải chi tiền chiết khấu cho khách hàng Khoản chiết khấu thương mại trong các trường hợp này được hạch toán vào tài khoản 521.
Khi người mua hàng với khối lượng lớn nhận chiết khấu thương mại, giá bán trên hóa đơn đã bao gồm khoản chiết khấu này Do đó, khoản chiết khấu thương mại không được ghi nhận vào tài khoản 521 Doanh thu bán hàng sẽ được phản ánh theo giá đã trừ chiết khấu thương mại.
Công ty cần theo dõi chi tiết các chiết khấu thương mại đã áp dụng cho từng khách hàng và từng loại hàng hóa Việc này sẽ tạo điều kiện thuận lợi cho công tác quản lý và nâng cao hiệu quả kinh doanh.
3.3.1.3 Hoàn thiện hạch toán kế toán trích lập dự phòng phải thu khó đòi
Trong hoạt động kinh doanh, công ty thường gặp phải các khoản phải thu từ những khách hàng không có khả năng thanh toán Để giảm thiểu rủi ro và đảm bảo nguyên tắc thận trọng trong báo cáo tài chính, công ty cần lập kế hoạch dự phòng cho các khoản phải thu khó đòi Việc này sẽ giúp hạn chế những biến động bất ngờ trong kết quả kinh doanh trong các kỳ kế toán.
Căn cứ lập dự phòng nợ phải thu khó đòi yêu cầu có bằng chứng đáng tin cậy, như khách hàng gặp khó khăn tài chính, phá sản hoặc tổn thất lớn về tài sản Nếu khách hàng không có khả năng thanh toán và công ty đã thực hiện nhiều thủ tục đòi nợ mà vẫn không thu hồi được, thì việc lập dự phòng là cần thiết.
Việc lập dự phòng cho nợ phải thu khó đòi được thực hiện vào cuối niên độ kế toán, trước khi lập báo cáo tài chính Mức dự phòng này được quy định theo Thông tư 228/2009/TT-BTC ban hành ngày 07/12/2009.
Đối với nợ phải thu quá hạn thanh toán, mức trích lập dự phòng được quy định như sau: 30% giá trị đối với khoản nợ quá hạn từ trên 6 tháng đến dưới 1 năm và 50% giá trị đối với khoản nợ quá hạn từ 1 năm đến dưới 2 năm.
+ 70% giá trị đối với khoản nợ phải thu quá hạn từ 2 năm đến dưới 3 năm
Đối với khoản nợ phải thu từ 3 năm trở lên, doanh nghiệp sẽ ghi nhận 100% giá trị tổn thất không thu hồi được Trong trường hợp nợ phải thu chưa đến hạn nhưng tổ chức kinh tế đã phá sản, người nợ mất tích, bỏ trốn, hoặc đang bị truy tố, giam giữ, xét xử, thi hành án, hoặc đã qua đời, doanh nghiệp cần dự kiến mức tổn thất để trích lập dự phòng.
Công ty nên thu thập thông tin chi tiết về khả năng tín dụng của khách hàng và đối tác, bao gồm việc phân tích khả năng thanh toán và tình hình tài chính của họ Đặc biệt, việc xem xét tỷ trọng nợ phải trả trên tổng nguồn vốn và nợ phải trả người bán sẽ giúp công ty đánh giá tình trạng chiếm dụng vốn của khách hàng Bên cạnh đó, công ty cần xem xét mức độ chiếm dụng vốn, khả năng thanh toán và uy tín của khách hàng trong quá khứ để phân loại các khoản nợ phải thu một cách chính xác, từ đó xác định được nợ nào là tốt hay khó đòi.
Sau khi lập dự phòng cho từng khoản nợ phải thu khó đòi, doanh nghiệp tổng hợp toàn bộ khoản dự phòng vào bảng kê chi tiết để hạch toán vào chi phí quản lý Để phản ánh dự phòng phải thu khó đòi, kế toán công ty sử dụng tài khoản 1592.
Dự phòng phải thu khó đòi để đảm bảo tuân thủ đúng chế độ theo quyết định 48/2009/QĐ- BTC
Cuối kỳ, khi lập báo cáo tài chính, cần căn cứ vào số dư chi tiết của tài khoản phải thu khó đòi để xác định mức dự phòng phải thu khó đòi cần trích lập.