CƠ SỞ LÍ LUẬN VỀ ĐỘNG LỰC VÀ TẠO ĐỘNG LỰC
Động lực lao động và tạo động lực lao động
1.1.1 Một số khái niệm cơ bản
1.1.1.1 Động cơ và động cơ lao động Động cơ được hiểu là một bộ phận quyết định sự chuyển động hay hành động Vì vậy, động cơ lao động chính là các yếu tố bên trong người lao động, thúc đẩy người lao động hoàn thành tốt công việc, nó bắt nguồn từ nhu cầu của bản thân, gia đình và xã hội
Động cơ lao động là một hiện tượng phong phú, phức tạp và bí ẩn, với những đặc điểm nổi bật Chúng diễn ra bên trong con người, khiến việc nhận biết và nắm bắt chúng trở nên khó khăn.
Để nhận diện động cơ lao động của con người, các nhà quản lý cần quan sát các biểu hiện bên ngoài trong quá trình hoạt động và làm việc, vì việc phát hiện các biểu hiện nội tâm của người lao động là rất khó khăn.
Động cơ lao động của con người đa dạng và thay đổi theo thời gian do các mục đích hoạt động khác nhau Điều này khiến việc xác định chính xác động cơ trở nên khó khăn, đòi hỏi phải tiến hành điều tra và phỏng vấn.
Động cơ lao động con người thường có ý thức nhưng cũng có lúc vô thức
Động cơ lao động của con người rất phức tạp và khó nhận diện, nhưng nó trả lời cho câu hỏi “Vì sao người lao động lại làm việc” Do đó, nhà quản lý cần quan sát hành vi và nắm bắt tâm lý người lao động để tạo ra động lực hiệu quả cho họ.
1.1.1.2 Động lực và tạo động lực lao động Động lực lao động
Có nhiều khái niệm về động lực, mỗi khái niệm đều có những quan điểm khác nhau nhưng nhìn chung đều nói lên được bản chất của động lực
Theo từ điển tiếng việt: “Động lực được hiểu là cái thúc đẩy, làm cho phát triển”
Trong cuốn sách "Multlines" xuất bản năm 1999, trang 418, Mitchell định nghĩa động lực là mức độ mà một cá nhân mong muốn đạt được và lựa chọn để kết nối các hành vi của mình.
Động lực được định nghĩa là sự sẵn sàng cống hiến nỗ lực cao để đạt được các mục tiêu của tổ chức, đồng thời thỏa mãn nhu cầu cá nhân Theo Nguyễn Hữu Lam (2009), động lực không chỉ là yếu tố thúc đẩy hành động mà còn là cầu nối giữa mục tiêu cá nhân và mục tiêu tổ chức.
Theo Stephen và Timothy (2012), động lực được định nghĩa là quá trình thể hiện cường độ, định hướng và sự bền bỉ trong nỗ lực cá nhân nhằm đạt được mục tiêu.
Động lực có thể được hiểu là tất cả những yếu tố thúc đẩy và khuyến khích con người thực hiện hành vi hướng đến mục tiêu.
Động lực lao động là yếu tố thúc đẩy và kích thích người lao động làm việc một cách tự nguyện nhằm đạt được các mục tiêu của tổ chức.
Bản chất của động lực lao động được thể hiện thông qua:
Động lực lao động được thể hiện qua các công việc cụ thể mà mỗi cá nhân đảm nhiệm và thái độ của họ đối với tổ chức Điều này cho thấy rằng không tồn tại một động lực lao động chung cho tất cả mọi người Mỗi người lao động, với những công việc khác nhau, có thể có những động lực riêng để làm việc tích cực hơn Động lực lao động luôn gắn liền với công việc, tổ chức và môi trường làm việc cụ thể.
Động lực lao động không chỉ bị ảnh hưởng bởi tính cách cá nhân mà còn thay đổi theo các yếu tố khách quan trong công việc Một người lao động có thể có động lực cao tại một thời điểm, nhưng điều này không đảm bảo rằng họ sẽ duy trì động lực đó trong tương lai.
Động lực lao động tự nguyện chủ yếu phụ thuộc vào bản thân người lao động Họ thường làm việc hăng say khi không cảm thấy áp lực hay sức ép Khi được làm việc một cách chủ động và tự nguyện, năng suất lao động của họ sẽ đạt mức tối ưu.
Động lực lao động là yếu tố quan trọng giúp tăng năng suất lao động khi các điều kiện khác không thay đổi, hoạt động như một sức mạnh vô hình thúc đẩy con người làm việc hiệu quả hơn Tuy nhiên, động lực chỉ là một trong những yếu tố tạo ra năng suất, vì nó còn phụ thuộc vào trình độ và kỹ năng của người lao động, cũng như mức độ phát triển khoa học công nghệ của dây chuyền sản xuất.
Tạo động lực cho người lao động là một quá trình quan trọng, đòi hỏi các chính sách và biện pháp quản lý hiệu quả Theo Giáo trình Hành vi tổ chức của Đại học Kinh tế Quốc dân, "Tạo động lực trong lao động là hệ thống các chính sách, biện pháp, thủ thuật quản lý tác động đến người lao động." Để khuyến khích người lao động làm việc tích cực, nhà quản lý cần tìm hiểu và xác định các động cơ thúc đẩy họ.
Hệ thống các động cơ chính của người lao động:
Các nhân tố ảnh hưởng tới công tác tạo động lực lao động
1.2.1 Các nhân tố thuộc về cá nhân người lao động
Người lao động và công ty thường có những mục tiêu khác nhau, thậm chí có thể trái ngược Để cả hai bên đạt được mục tiêu của mình, cần có sự dung hòa giữa các mục tiêu cá nhân và mục tiêu công ty Nhiệm vụ của người quản lý là hướng dẫn người lao động điều chỉnh mục tiêu cá nhân để phù hợp với kỳ vọng của công ty Mục tiêu cần phải cụ thể, rõ ràng, có thể đo lường và so sánh, đồng thời cũng phải thách thức, khuyến khích người lao động xây dựng và thực hiện các mục tiêu, tạo điều kiện để họ hoàn thành tốt nhiệm vụ.
1.2.1.2 Hệ thống nhu cầu cá nhân
Mỗi nhân viên trong công ty đều có nhu cầu riêng để tồn tại và phát triển, bao gồm nhu cầu vật chất và nhu cầu tinh thần Để đảm bảo sự hài lòng và hiệu suất làm việc, cả hai loại nhu cầu này cần được thỏa mãn một cách tốt nhất.
Nhu cầu về vật chất là những yêu cầu cơ bản thiết yếu cho cuộc sống của con người, bao gồm ăn, mặc, đi lại và chỗ ở Đây là động lực chính thúc đẩy người lao động làm việc Khi cuộc sống ngày càng được cải thiện, nhu cầu của con người cũng chuyển từ số lượng sang chất lượng, phản ánh sự thay đổi trong yêu cầu và mong muốn của xã hội.
Nhu cầu về tinh thần ngày càng trở nên quan trọng trong bối cảnh xã hội phát triển, đòi hỏi con người phải đáp ứng các điều kiện cần thiết để tồn tại và phát triển trí lực Những giá trị tinh thần này không ngừng gia tăng, phản ánh sự khát khao của con người về sự hoàn thiện bản thân và tìm kiếm ý nghĩa trong cuộc sống.
+ Nhu cầu học tập để nâng cao trình độ
+ Nhu cầu thẩm mỹ và giao tiếp xã hội
+ Nhu cầu công bằng xã hội
Người quản lý cần hiểu rõ mong muốn của nhân viên đối với công việc để có thể đáp ứng nhu cầu của họ, từ đó tạo động lực làm việc hiệu quả.
1.2.1.3 Khả năng và kinh nghiệm làm việc
Nghiên cứu cho thấy rằng người lao động có trình độ và kinh nghiệm cao thường tự tin hơn trong công việc và có khả năng tự chủ trong quá trình làm việc Nhu cầu được tôn trọng và khẳng định bản thân của họ rất lớn, dẫn đến động lực lao động cao Để tăng cường động lực cho nhân viên, quản lý cần giao nhiệm vụ phù hợp với khả năng và kinh nghiệm của họ, đồng thời tạo điều kiện để nhân viên phát huy tối đa lợi thế của mình.
1.2.1.4 Đặc điểm về cá nhân người lao động
Tính cách, tâm lý, nhân cách, sở thích, văn hóa, tuổi tác, học vấn, dân tộc, tôn giáo và các quan niệm về giá trị đều có ảnh hưởng lớn đến động lực lao động của nhân viên Sự đa dạng trong đặc điểm cá nhân của người lao động là điều hiển nhiên trong môi trường công ty Do đó, người quản lý cần nắm bắt và hiểu rõ các yếu tố này để phát triển các phương pháp tạo động lực hiệu quả cho nhân viên.
1.2.1.5 Tình trạng kinh tế của người lao động
Người lao động có tình trạng kinh tế khó khăn thường cần sự hỗ trợ kinh tế hơn để tạo động lực làm việc Ngược lại, những người lao động giàu có có xu hướng giảm bớt mong muốn về kinh tế và chuyển sang các nhu cầu khác Trong một công ty, sự khác biệt về tình trạng kinh tế giữa các nhân viên là rất lớn, do đó, người quản lý cần hiểu rõ vấn đề này để đáp ứng nhu cầu kinh tế đa dạng của từng cá nhân, từ đó tối ưu hóa động lực làm việc cho toàn bộ đội ngũ.
1.2.2 Các yếu tố thuộc về Công ty
1.2.2.1 Công việc mà người lao động đảm nhận
Bản chất và đặc điểm của công việc có ảnh hưởng lớn đến động lực của người lao động Họ chỉ có thể hoàn thành tốt công việc khi cảm thấy hứng thú, điều này đạt được khi công việc phù hợp với khả năng của họ và được thưởng xứng đáng Sự nhàm chán tăng lên khi người lao động quen với nhiệm vụ, dẫn đến giảm động lực Do đó, quản lý cần chú trọng vào phân tích và thiết kế công việc, sắp xếp nhiệm vụ phù hợp với sở trường, đồng thời xác định các nhiệm vụ thách thức và phân chia trách nhiệm rõ ràng để kích thích động lực làm việc.
1.2.2.2 Các chính sách quản lý nhân sự
Tuyển dụng, bố trí nhân lực, đánh giá hiệu suất, đào tạo phát triển, trả công, khuyến khích và phúc lợi lao động đều ảnh hưởng lớn đến động lực làm việc Việc xây dựng chính sách quản lý nhân sự hợp lý là cần thiết để đạt được mục tiêu công ty Nhà quản lý nhân sự cần chú trọng đến công tác này và khuyến khích người lao động tham gia xây dựng chính sách Các chính sách cần phải khoa học, rõ ràng, linh hoạt, đáng tin cậy, công bằng và có tính kích thích cao.
Các mục tiêu, chính sách quản lý, quan hệ đồng nghiệp, và các yếu tố như bài hát, trang phục công ty, bầu không khí, tâm lý tập thể đều góp phần tạo nên giá trị và bản sắc riêng của công ty Những yếu tố này ảnh hưởng trực tiếp đến thái độ và hành vi của người lao động Việc xây dựng một văn hóa mạnh mẽ không chỉ giúp người quản lý và nhân viên hiểu nhau hơn mà còn tạo ra tinh thần làm việc tự giác, giảm thiểu sự giám sát nhưng vẫn đảm bảo hiệu quả công việc.
Sự đoàn kết và nhất trí cao giữa các thành viên được tạo ra, từ đó tăng cường hợp tác, trung thành và cam kết của họ đối với công ty.
1.2.2.4 Phong cách quản lý của lãnh đạo
Phong cách lãnh đạo là phương thức hoạt động của nhà lãnh đạo, bao gồm các dấu hiệu đặc trưng thể hiện cách thức làm việc của họ Những yếu tố này được hình thành từ các đặc điểm nhân cách của nhà lãnh đạo.
Có ba phong cách lãnh đạo cơ bản dựa trên việc sử dụng quyền lực: phong cách lãnh đạo chuyên quyền, phong cách lãnh đạo dân chủ và phong cách lãnh đạo tự do.
Phong cách lãnh đạo của nhà quản lý có ảnh hưởng trực tiếp đến động lực làm việc của người lao động Một môi trường làm việc có người lãnh đạo chuyên quyền, độc đoán sẽ khiến nhân viên mất động lực, trong khi một môi trường tự do dân chủ nhưng thiếu kỷ luật cũng không thể tạo động lực cho họ Do đó, các nhà quản lý cần điều chỉnh phong cách quản lý của mình một cách hợp lý để khuyến khích và tạo động lực cho người lao động.
1.2.2.5 Triết lý quản lý của lãnh đạo cấp cao
Các học thuyết tạo động lực
1.3.1 Học thuyết hệ thống nhu cầu của Maslow (1943)
Maslow phân loại nhu cầu của con người thành 5 nhóm khác nhau, từ nhu cầu cơ bản đến nhu cầu cao hơn, nhằm thể hiện rằng con người luôn tìm kiếm sự thoả mãn cho các nhu cầu này.
Hình 1: Mô hình học thuyết Maslow
Nguồn: Tác giả tự tổng hợp
Nhu cầu sinh lý là loại nhu cầu thấp nhất trong năm loại nhu cầu của con người, bao gồm những yêu cầu cơ bản và thiết yếu cho sự tồn tại Các nhu cầu này bao gồm ăn, mặc, ở, đi lại và một số nhu cầu cơ bản khác.
Nhu cầu an toàn là nhu cầu cơ bản của con người, thể hiện mong muốn có sự ổn định và chắc chắn trong cuộc sống Mọi người khao khát được bảo vệ khỏi những điều bất chắc và thường tìm cách tự bảo vệ bản thân mình.
Nhu cầu xã hội là một trong những nhu cầu cao nhất của con người, bao gồm việc giao tiếp và kết nối với người khác để thể hiện và nhận sự chấp nhận về tình cảm Nó cũng liên quan đến sự chăm sóc, hợp tác và chia sẻ yêu thương giữa các cá nhân.
Nhu cầu được tôn trọng là một yếu tố quan trọng trong cuộc sống con người Ngoài việc giao tiếp và trò chuyện với người khác, mọi người còn khao khát sự kính trọng và công nhận vị trí của mình trong xã hội.
Nhu cầu tự hoàn thiện là bậc cao nhất trong các nhu cầu của con người, thể hiện mong muốn phát triển và khẳng định bản thân Mỗi cá nhân luôn khao khát biến năng lực của mình thành hiện thực và không ngừng hy vọng vào sự hoàn thiện hơn trong cuộc sống.
Học thuyết này đề xuất rằng con người có xu hướng hướng tới những nhu cầu cao hơn khi những nhu cầu cơ bản đã được đáp ứng Mặc dù không có nhu cầu nào được thỏa mãn hoàn toàn, nhưng khi nhu cầu cơ bản được đáp ứng, chúng sẽ không còn tạo ra động lực thúc đẩy nữa.
Để tạo động lực cho nhân viên, người quản lý cần hiểu vị trí của họ trong hệ thống thứ bậc nhu cầu Việc thỏa mãn nhu cầu này là rất quan trọng, và người quản lý cũng nên phát triển những nhu cầu mới cùng với các chính sách đãi ngộ đa dạng để kích thích sự hứng khởi trong công việc của nhân viên.
Khi nhu cầu của người lao động được đáp ứng, động lực làm việc sẽ giảm sút Do đó, người quản lý không nên chỉ tập trung vào việc thỏa mãn một nhu cầu nhất định để duy trì động lực cho nhân viên.
1.3.2 Học thuyết hai nhân tố - F Herzberg (1959)
Herzberg phát triển hệ thống hai yếu tố liên quan đến sự hài lòng trong công việc và động lực lao động Ông phân loại các yếu tố ảnh hưởng đến người lao động thành hai nhóm: nhóm yếu tố tạo động lực và nhóm yếu tố duy trì, mà chủ yếu liên quan đến môi trường tổ chức.
Nhóm 1: Bao gồm các yếu tố then chốt để tạo động lực và sự thỏa mãn trong công việc như sau: sự thành đạt, sự thừa nhận thành tích, bản chất bên trong công việc, trách nhiệm lao động, sự thăng tiến Đó là các yếu tố thuộc về công việc và về nhu cầu bản thân của người lao động Khi các nhu cầu này được thỏa mãn thì sẽ tạo được động lưc cho người lao động
Nhóm 2: Bao gồm các yếu tố thuộc về môi trường tổ chức: các chế độ và chính sách quản trị của công ty, sự giám sát công việc, tiền lương, các mối quan hệ con người trong tổ chức, các điều kiện làm việc Đây là các yếu tố thuộc về môi trường tổ chức có tác dụng duy trì và ngăn ngừa sự không thoả mãn trong công việc
Để duy trì động lực lao động, nhà quản lý cần thực hiện một số biện pháp quan trọng Trước hết, duy trì môi trường làm việc phù hợp giúp người lao động cảm thấy thoải mái Tiếp theo, cần tăng cường trách nhiệm trong công việc và tạo cơ hội thăng tiến cho nhân viên Việc ghi nhận thành tích cũng rất quan trọng, cùng với việc tạo điều kiện thuận lợi để người lao động hoàn thành tốt nhiệm vụ Ngoài ra, phân tích và thiết kế công việc cần phù hợp với khả năng và sở trường của nhân viên để luôn tạo hứng thú Cuối cùng, việc luân chuyển và mở rộng công việc sẽ giúp kích thích sự hứng thú của người lao động.
1.3.3 Học thuyết kỳ vọng của Victor Vroom (1964)
Thuyết kỳ vọng, do Victor Vroom - giáo sư Trường Quản trị Kinh doanh Yale - đề xuất, cho rằng hành động của cá nhân phụ thuộc vào mong đợi về kết quả và sự hấp dẫn của kết quả đó Mô hình này được V Vroom giới thiệu vào năm 1964 và sau đó đã được các học giả như Porter và Lawler (1968) sửa đổi và bổ sung.
Thuyết kỳ vọng của V Vroom được xây dựng theo công thức:
Hấp lực x Mong đợi x Phương tiện = Sự động viên
Hấp lực (phần thưởng) = sức hấp dẫn cho một mục tiêu nào đó (Phần thưởng cho tôi là gì?)
Mong đợi trong công việc thể hiện niềm tin của nhân viên rằng nỗ lực của họ sẽ dẫn đến việc hoàn thành nhiệm vụ Điều này đặt ra câu hỏi về mức độ khó khăn và vất vả mà họ cần trải qua để đạt được mục tiêu.
Các phương pháp tạo động lực trong lao động
Để tạo động lực cho người lao động, người quản lý cần hướng các hoạt động của mình vào ba lĩnh vực then chốt sau:
1.4.1 Xác định nhiệm vụ và tiêu chuẩn thực hiện công việc cho nhân viên
1.4.1.1 Xác định mục tiêu hoạt động của tổ chức và làm cho người lao động hiểu rõ mục tiêu đó
Mỗi tổ chức và doanh nghiệp cần có mục tiêu hoạt động rõ ràng Nếu nhân viên không hiểu mục tiêu này, họ sẽ không biết công việc của mình có ý nghĩa gì và đóng góp như thế nào cho tổ chức Ngược lại, khi nhân viên nắm vững mục tiêu, họ sẽ trở nên chủ động hơn trong công việc và tích cực cống hiến để đạt được những mục tiêu chung của tổ chức.
Vì vậy, doanh nghiệp cần làm cho người lao động hiểu được, hướng theo và cùng thực hiện mục tiêu của tổ chức
1.4.1.2 Xác định nhiệm vụ cụ thể và các tiêu chuẩn thực hiện công việc cho người lao động Ở đây, các bản mô tả công việc và tiêu chuẩn thực hiện công việc đóng vai trò quan trọng, giúp cho người lao động biết được công việc cụ thể mình làm là gì và họ cần phải đạt được những tiêu chuẩn gì cho công việc đó Việc xác định nhiệm vụ cụ thể và tiêu chuẩn thực hiện công việc giúp cho người lao động ý thức hơn trong công việc và tự điều chỉnh hành vi để đảm bảo các tiêu chuẩn đó được hoàn thành
1.4.1.3 Đánh giá thường xuyên và công bằng mức độ hoàn thành nhiệm vụ của người lao động, từ đó giúp họ làm việc tốt hơn Đánh giá hiệu quả công việc là một công cụ được sử dụng để nâng cao hiệu quả hoạt động của một doanh nghiệp thông qua việc đánh giá hiệu quả làm việc của từng cá nhân trong doanh nghiệp
Người lao động sẽ được thúc đẩy hơn trong công việc khi những đóng góp của họ được công nhận và đánh giá một cách khách quan Do đó, các nhà quản lý cần thường xuyên tiến hành đánh giá hiệu quả công việc để khuyến khích động lực làm việc của nhân viên.
1.4.2 Tạo điều kiện thuận lợi để người lao động hoàn thành nhiệm vụ
1.4.2.1 Cung cấp các điều kiện cần thiết cho công việc Điều kiện làm việc ảnh hưởng trực tiếp đến tâm lí làm việc của người lao động Điều kiện lao động tốt giúp người lao động có thể phát huy được năng lực của bản thân một cách tốt nhất Ngoài ra điều kiện làm việc tốt làm cho người lao động cảm thấy yêu thích công việc mình đang làm và muốn gắn bó lâu dài cùng với tổ chức
1.4.2.2 Tuyển chọn và bố trí người phù hợp để thực hiện công việc
Trong một doanh nghiệp, việc bố trí và sử dụng lao động hợp lý là yếu tố quyết định đến hiệu quả lao động cao Tuy nhiên, nhiều doanh nghiệp, đặc biệt tại Việt Nam, vẫn gặp khó khăn trong việc áp dụng các biện pháp hiệu quả này Tình trạng lao động làm việc trái ngành, trái nghề diễn ra phổ biến, không chỉ ảnh hưởng đến lao động phổ thông mà còn cả những người có trình độ chuyên môn cao.
Tiền lương đóng vai trò quan trọng trong việc kích thích vật chất cho người lao động, vì đây là phần chính trong thu nhập và thể hiện rõ lợi ích kinh tế của họ Để tạo động lực làm việc hiệu quả, tiền lương cần được sử dụng như một công cụ kinh tế mạnh mẽ, được trả thỏa đáng và công bằng so với sự đóng góp của người lao động.
Để nâng cao nỗ lực và thành tích lao động của nhân viên, cần sử dụng hợp lý các hình thức khuyến khích tài chính như tăng lương tương xứng với công việc, áp dụng các hình thức trả công khuyến khích và các phần thưởng khác.
Sử dụng các hình thức khuyến khích phi tài chính một cách hợp lý giúp thỏa mãn nhu cầu tinh thần của người lao động, bao gồm việc khen ngợi, tổ chức thi đua, và xây dựng bầu không khí thân thiện trong tập thể Đồng thời, tạo ra cơ hội học tập, phát triển, nâng cao trách nhiệm trong công việc và thăng tiến cũng là những yếu tố quan trọng để nâng cao sự hài lòng và động lực làm việc của nhân viên.
1.5 Qúa trình tạo động lực
Quá trình tạo động lực được diễn ra như sau:
Sơ đồ 1: Quá trình tạo động lực
Nguồn: Giáo trình hành vi tổ chức – Đại học KTQD
Sơ đồ cho thấy rằng nhu cầu không được thoả mãn gây ra sự căng thẳng, từ đó kích thích động cơ nội tại của người lao động Sự căng thẳng này dẫn đến một cuộc tìm kiếm để đạt được các mục tiêu cụ thể; khi các mục tiêu này được hoàn thành, nhu cầu sẽ được thoả mãn và căng thẳng sẽ giảm bớt Do đó, các nhà quản lý cần hiểu rõ những nhu cầu chưa được thoả mãn của nhân viên và từ đó triển khai các biện pháp cụ thể nhằm tạo động lực cho họ.
Nhu cầu không được thoả mãn
Nhu cầu được thoả mãn Giảm căng thẳng
Trong phần này, chúng ta đã khám phá khái niệm và vai trò của động lực lao động, cũng như các yếu tố ảnh hưởng đến công tác tạo động lực Bên cạnh đó, chúng ta cũng đã tìm hiểu về các phương pháp và học thuyết liên quan đến động lực lao động Động lực lao động đóng vai trò quan trọng đối với sự phát triển của doanh nghiệp, khiến nhiều tổ chức coi việc tạo động lực là vấn đề cấp bách hàng đầu cần giải quyết.
Tôi đã có cơ hội thực tập tại công ty xúc tiến thương mại điện tử ECP Việt Nam, nơi mà ban lãnh đạo đang chú trọng đến công tác tạo động lực cho người lao động Trong chương 2, tôi sẽ giới thiệu về lịch sử hình thành và phát triển của công ty ECP, các sản phẩm và dịch vụ mà ECP cung cấp, cũng như thực trạng công tác tạo động lực cho nhân viên trong công ty.
CHƯƠNG 2 THỰC TRẠNG CÔNG TÁC TẠO ĐỘNG LỰC LAO ĐỘNG TẠI CÔNG TY XÚC TIẾN THƯƠNG MẠI ĐIỆN TỬ ECP
Giới thiệu về công ty ECP Việt Nam
2.1.1 Lịch sử hình thành và phát triển Công ty
Công ty ECP Việt Nam, được thành lập vào tháng 4 năm 2002, chuyên nghiên cứu và phát triển các dịch vụ ứng dụng công nghệ thông tin và thương mại điện tử tại Việt Nam.
Hình 2.1 Logo Công ty xúc tiến thương mại điện tử ECP Việt Nam
Nguồn: Website công ty ECP
Tên giao dịch tiếng việt: Công ty xúc tiến thương mại điện tử ECP Việt
Tên giao dịch tiếng anh: E-commerce Promotion Company – ECP
Văn phòng đại diện: Tầng 10, toà tháp văn phòng C'Land 156 Xã Đàn 2, Đống Đa, Hà Nội Điện thoại: 04 62602736
Ngành nghề kinh doanh chủ yếu tập trung vào dịch vụ trên Internet, bao gồm thiết kế, duy trì và quảng cáo website Ngoài ra, chúng tôi cung cấp đào tạo và hỗ trợ cho doanh nghiệp trong việc sử dụng các phần mềm ứng dụng và mạng nội bộ.
Slogan: “ Giúp BẠN nổi bật trên Internet ”
2.1.2 Mục tiêu và phương châm hoạt động của công ty
Công ty xúc tiến thương mại điện tử (ECP) hướng đến mục tiêu trở thành một trong những nhà cung cấp dịch vụ thương mại điện tử hàng đầu tại Việt Nam và mở rộng ra thị trường quốc tế Trong ngắn hạn, ECP sẽ nghiên cứu và triển khai các dịch vụ trực tuyến cho từng giai đoạn của hoạt động thương mại, bao gồm thăm dò thị trường, marketing trước và sau sản xuất, bán hàng, thanh toán và chăm sóc khách hàng sau bán hàng.
Công ty cam kết tối ưu hóa nội lực, liên tục cập nhật công nghệ và thông tin, đồng thời thúc đẩy hợp tác để áp dụng nhanh chóng các quy trình quản lý hiện đại, từ đó nâng cao tính chuyên nghiệp trong hoạt động nghiên cứu và kinh doanh.
2.1.3 Những giải thưởng công ty đã đạt trong thời gian qua Để phát triển lâu dài, công ty đã và đang đầu tư nhiều cho công tác nghiên cứu Hiện nay, một số đề tài ứng dụng mạng của công ty như “Phương pháp giới thiệu sản phẩm từ xa” qua mạng Internet (CNBQTG số 204/2002/QTG), “Trò chơi tri thức cho mọi người” trên mạng Internet (CNBQTG số 203/2002/QTG), “Hệ thống thanh toán sử dụng mạng thông tin di động” (SC số 1-2002-00500 SC), “Hệ thống thương mại từ xa” (SC số 1- 2002-01011 SC) và "Trò chơi trực tuyến AOM" (Số 3025/2006/QTG) đang được từng bước đưa vào ứng dụng trong thực tiễn
Sau hơn 10 năm nỗ lực phát triển, công ty đã vinh dự nhận nhiều giải thưởng từ cơ quan chủ quản và các hiệp hội nghề nghiệp, minh chứng cho sự cống hiến và thành công trong lĩnh vực hoạt động của mình.
Giải thưởng “Sao vàng đất Việt” của Hội doanh nhân trẻ bình chọn
Doanh nghiệp CNTT đứng thứ 8 trong Topten DN CNTT do bạn đọc bình chọn của mạng SMVN và Thương hiệu Việt
Đứng thứ 2 sau Cổng thương mại điện tử Việt Nam ECVN về website cung cấp các giải pháp TMĐT
Giải thưởng “Thương hiệu Việt”
Giải thưởng “Trang vàng thương hiệu”
Giải thưởng “Doanh nhân Việt Nam”
Dưới đây là danh bạ website một số đơn vị trong và ngoài nước là đối tác, khách hàng của ECP Việt Nam
Ban Quản lý Lăng Chủ tịch Hồ Chí Minh: www.bqllang.gov.vn
Khối giáo dục Đại học Y Thái Bình: www.tbmc.edu.vn
Tài nguyên giáo dục Mở Việt Nam: www.voer.edu.vn
Học viện xử lý tín hiệu số: www.dspa.edu.vn
Thư viện Mở: www.thuvienmo.edu.vn
Khối tin tức tổng hợp, báo chí
Tin thể thao tổng hợp: www.tinthethao.net
Báo kinh doanh www.baokinhdoanh.vn
Cổng thông tin làm giàu: www.lamgiau.edu.vn
Tạp chí Y Dược: www.tapchiyduoc.com
Trang thông tin điện tử tổng hợp Dậy sớm: www.daysom.com
Chuyên trang Yêu xe hơi: www.yeuxehoi.net
Trang thông tin điện tử thời sự chính luận www.thoisu24h.vn
Khối tuyển dụng, nhân sự
Tuyển dụng nhân sự cao cấp www.mdcvietnam.com
2.1.4 Sản phẩm dịch vụ của công ty
Công ty xúc tiến thương mại điện tử ECP chuyên cung cấp các gói dịch vụ mạng trong lĩnh vực công nghệ thông tin, nơi mà nhân viên thường phải đối mặt với áp lực và căng thẳng do môi trường làm việc liên quan đến máy tính và thiết bị công nghệ Vì vậy, việc tạo động lực lao động đang được chú trọng tại công ty ECP hiện đang cung cấp một số gói dịch vụ chính cho khách hàng.
Theo từ điển tiếng Việt, website là địa chỉ trực tuyến nơi lưu trữ toàn bộ nội dung và thông tin mà tổ chức hoặc cá nhân muốn giới thiệu hoặc cung cấp, có thể truy cập dễ dàng thông qua Internet.
Thiết kế website là công việc tạo một trang web cho cá nhân, công ty, doanh nghiệp hoặc tổ chức
Công ty ECP, với đội ngũ kỹ thuật viên chuyên nghiệp và dày dạn kinh nghiệm, cung cấp hai gói dịch vụ thiết kế website: website động và website tĩnh, đáp ứng linh hoạt nhu cầu của khách hàng.
Thiết kế web tĩnh sử dụng HTML, hình ảnh, video, audio, Flash, Javascript (jQuery) và CSS để tạo giao diện cho trang web, với tập tin có phần mở rộng html hoặc htm Không giống như các trang web động, thiết kế web tĩnh không có hệ cơ sở dữ liệu như MySQL hay MSSQL Khi cần thay đổi giao diện cho các trang con, người viết phải chỉnh sửa từng trang một cách thủ công, dẫn đến ba điểm yếu chính của web tĩnh.
Khó thay đổi giao diện một cách đồng bộ
Khó thay đổi nội dung nếu như người quản lý trang web không có kiến thức về HTML
Không có khả năng tương tác web
Web động là loại website sử dụng hệ thống cơ sở dữ liệu để cung cấp thông tin, mang lại lợi thế về quản lý dữ liệu, khả năng tương tác và dễ dàng cập nhật nội dung Để đưa website lên mạng, cần có một máy chủ lưu trữ web luôn kết nối Internet Các giải pháp lưu trữ bao gồm: shared hosting (mua dung lượng trên máy chủ chung), VPS (máy chủ ảo hóa) và Dedicated Server (máy chủ vật lý).
Và một tên miền cho website để định hướng được người dùng truy cập vào website
Hiện nay, việc thiết kế website động trên nền tảng mã nguồn mở đang trở nên phổ biến và được ưa chuộng Mã nguồn mở không chỉ là một xu hướng mới mà còn cho phép những người không có kiến thức lập trình có thể tạo ra website động với đầy đủ chức năng.
Website là một showroom trực tuyến, nơi doanh nghiệp có thể trưng bày và giới thiệu thông tin, hình ảnh về sản phẩm và dịch vụ của mình Khách hàng có thể truy cập vào website từ bất kỳ đâu và bất kỳ lúc nào, không bị giới hạn bởi không gian hay thời gian.
Mỗi doanh nghiệp có thể sở hữu nhiều website, nhưng nhiệm vụ quan trọng là quảng bá các website này để thu hút sự chú ý của đông đảo người dùng Việc nâng cao uy tín trên mạng sẽ giúp doanh nghiệp tiếp cận được nhiều khách hàng hơn.
Công ty ECP cung cấp 9 phương pháp hiệu quả để quảng bá website, giúp doanh nghiệp nhanh chóng nâng cao độ nhận diện và đạt được thành công trên mọi phương diện.
Dịch vụ SEO, tối ưu hóa SEO
Ranking lên top 1-10 Google theo từ khóa mục tiêu
Tối ưu hóa, quảng bá web lên mạng xã hội, Video, ảnh, blog, diễn đàn
Nuôi nhân vật ảo, quảng bá thương hiệu số
Tăng traffic cho website từ Referer hay Pop up
Seo tổng thể website (Dạng báo điện tử), thu tiền theo số click chuột
Mua quảng cáo SEM (Search engine marketing)
PR, viết bài PR báo chí
Tiếp thị trực tuyến cho chiến dịch quảng bá thương hiệu số
Lợi ích nổi bật của dịch vụ SEO tại ECPVietnam
- Khách hàng được tư vấn về cách chọn từ khóa phù hợp với từng ngành nghề kinh doanh khác nhau
- Được tư vấn nội dung website phù hợp với yêu cầu các công cụ tìm kiếm
- Được cam kết hoàn lại phí dịch vụ cho những từ khóa không đúng với vị trí đã cam kết
- Báo cáo kết quả sẽ được gửi đến khách hàng bất kể khi nào có yêu cầu
- Công ty cam kết tối đa trong 02 tháng đầu tiên vị trí từ khóa nằm trong Top 10 trong trang hiển thị đầu tiên của tìm kiếm Google
Thực trạng công tác tạo động lực lao động tại công ty
2.2.1 Nhận thức về công tác tạo động lực cho người lao động trong công ty
2.2.1.1 Nhận thức về công tác tạo động lực cho người lao động của lãnh đạo, cấp quản lí trong công ty
Tại ECP, ban giám đốc đã chú trọng đến việc tạo động lực cho nhân viên bằng cách xây dựng môi trường làm việc thuận lợi và ban hành chính sách lương, thưởng cùng phúc lợi hấp dẫn Mặc dù đã có nỗ lực trong việc khuyến khích nhân viên, nhưng hiệu quả chưa đạt mức tối ưu do các yếu tố chủ quan và khách quan Các cấp quản lý cần tìm hiểu sâu hơn về nguyên nhân giảm động lực lao động và đưa ra các biện pháp cụ thể, thiết thực để khuyến khích nhân viên làm việc tích cực và hăng say hơn.
2.2.1.2 Nhận thức về công tác tạo động lực cho người lao động của
Cuộc điều tra về nhận thức của CBCNV tại công ty ECP về công tác tạo động lực cho người lao động cho thấy mức độ đánh giá của 50 CBCNV Câu hỏi khảo sát "Theo Anh/Chị, công tác tạo động lực của công ty đang ở mức độ nào?" đã giúp thu thập ý kiến và cảm nhận của nhân viên về hiệu quả của các biện pháp tạo động lực trong môi trường làm việc.
Bảng 2.5 Đánh giá của CBCNV về công tác tạo động lực của Công ty Đánh giá
Phòng kinh doanh Phòng nhân sự Tổng cộng
Nguồn: Tác giả tự điều tra
Kết quả điều tra cho thấy trong số 50 CBCNV, đa số đánh giá công tác tạo động lực của ECP ở mức độ tốt, với không ai cho rằng công tác này rất không tốt Tuy nhiên, vẫn có một số CBCNV cho rằng công tác tạo động lực ở ECP là không tốt Số lượng CBCNV đánh giá ở mức độ bình thường cũng gần bằng số lượng đánh giá ở mức độ tốt.
Biểu đồ 2.5 Đánh giá của CBCNV về công tác tạo động lực của Công ty
Nguồn: Tác giả tự điều tra
Theo biểu đồ, 40% CBCNV đánh giá công ty ECP đã thực hiện tốt công tác tạo động lực cho người lao động, cho thấy sự quan tâm đáng kể từ công ty Tuy nhiên, 36% CBCNV cho rằng mức độ tạo động lực chỉ ở mức bình thường, thấp hơn 4% so với mức đánh giá tốt Đáng chú ý, vẫn còn 6% CBCNV đánh giá công tác tạo động lực là không tốt, tạo thành thách thức cho ECP khi tổng tỷ lệ đánh giá không tốt và bình thường lên tới 42%.
2.2.2 Tạo động lực thông qua việc xác định nhiệm vụ tiêu chuẩn thực hiện công việc cho nhân viên
2.2.2.1 Xây dựng và phổ biến mục tiêu hoạt động của công ty
Để doanh nghiệp tồn tại và phát triển bền vững, việc xác định mục tiêu và mục đích hoạt động rõ ràng là điều thiết yếu Hiệu quả hoạt động của doanh nghiệp phụ thuộc vào sự liên kết chặt chẽ giữa kế hoạch hoạt động và mục tiêu đề ra Do đó, doanh nghiệp cần có cơ cấu tổ chức hợp lý, xác định nhiệm vụ cụ thể cho từng bộ phận và cá nhân, đồng thời phối hợp chặt chẽ để đạt được mục đích chung.
Ban lãnh đạo công ty ECP đã xác định và truyền đạt mục tiêu hoạt động đến toàn thể nhân viên Các kế hoạch ngắn hạn và dài hạn của công ty cũng như các phòng ban được công bố đến các trưởng phòng và phó phòng, từ đó họ có trách nhiệm phổ biến các kế hoạch này và giao nhiệm vụ cụ thể cho từng thành viên.
Công tác này được thực hiện hiệu quả đã giúp người lao động chủ động hơn trong công việc, hiểu rõ nhiệm vụ của mình, từ đó thúc đẩy họ nỗ lực hết mình để đạt được mục tiêu của công ty và cảm thấy gắn bó hơn với tổ chức.
2.2.2.2 Xác định nhiệm vụ và tiêu chuẩn thực hiện công việc
Để tạo động lực cho người lao động, việc hiểu rõ nhiệm vụ, trách nhiệm, điều kiện làm việc và tiêu chuẩn liên quan đến công việc là rất quan trọng Phân tích công việc là cần thiết để xác định các nhiệm vụ và tiêu chuẩn thực hiện công việc cho người lao động.
Phân tích công việc là quá trình thu thập và đánh giá hệ thống thông tin liên quan đến các công việc trong tổ chức, giúp làm rõ bản chất từng công việc Quá trình này đóng vai trò quan trọng trong việc tạo động lực cho người lao động, cho phép quản lý xác định kỳ vọng đối với công việc Đồng thời, phân tích công việc rõ ràng giúp người lao động hiểu rõ nhiệm vụ, nghĩa vụ và trách nhiệm cụ thể của mình.
Tại ECP, việc phân tích công việc được thực hiện thường xuyên, đặc biệt trong lĩnh vực công nghệ thông tin Mỗi khi có khách hàng mới, ban lãnh đạo công ty tổ chức họp để đánh giá vị trí của khách hàng trên internet Qua đó, các công việc cần thực hiện được phân tích và mục tiêu hoạt động cho cả khách hàng lẫn công ty được đề ra.
Khi có một khách hàng, công ty sẽ thực hiện các bước phân tích khách hàng sau:
Bước đầu tiên trong quy trình là phân tích khách hàng, bao gồm việc xác định điểm mạnh và điểm yếu của công ty, đánh giá vị trí hiện tại của họ trên internet, cũng như phân tích những đặc điểm nổi bật của sản phẩm Quan trọng hơn, cần tìm hiểu lý do mà khách hàng quyết định chọn doanh nghiệp để thực hiện giao dịch mua hàng.
Bước 2: Phân tích đối thủ cạnh tranh của khách hàng bao gồm việc xác định các điểm mạnh và điểm yếu của họ, vị trí thị trường mà họ đang chiếm lĩnh, cũng như những sản phẩm nổi bật mà họ cung cấp Điều này giúp hiểu rõ lý do tại sao khách hàng lại chọn đối thủ cạnh tranh thay vì doanh nghiệp của mình.
Bước 3: Xây dựng mục tiêu và kế hoạch hoạt động cho doanh nghiệp khách hàng
Bước 4: Phân chia công việc về các bộ phận, phòng ban
Sau khi phân chia công việc, các nhà quản lý tại các bộ phận cần phổ biến nhiệm vụ và phân công công việc cho nhân viên Mỗi công việc được phân chia rõ ràng, bao gồm nhiệm vụ cụ thể mà người lao động phải hoàn thành và tiêu chuẩn thực hiện công việc của họ.
2.2.2.3 Đánh giá năng lực thực hiện công việc của người lao động
Tại ECP, công ty xúc tiến thương mại điện tử, việc đánh giá hiệu suất làm việc của nhân viên được thực hiện bởi lãnh đạo trực tiếp Phương pháp này đảm bảo tính công bằng, vì lãnh đạo là những người làm việc cùng và theo dõi sát sao quá trình thực hiện nhiệm vụ của nhân viên từ khi bắt đầu đến khi hoàn thành.
Khi đánh giá hiệu suất, lãnh đạo thường dựa vào thành tích và mức độ hoàn thành công việc của từng cá nhân trong đơn vị Dựa trên những tiêu chí này, họ sẽ xác định loại hình đánh giá cho người lao động Sau đó, các phòng ban sẽ tổ chức họp để thống nhất kết quả đánh giá.
Việc đánh giá thực hiện công việc thường được phân chia theo các tiêu chí sau:
GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN CÔNG TÁC TẠO ĐỘNG LỰC TẠI CÔNG TY XÚC TIẾN THƯƠNG MẠI ĐIỆN TỬ ECP VIỆT NAM
Định hướng phát triển của công ty trong thời gian tới
Trong những năm qua, công ty đã đạt nhiều thành tựu quan trọng, bao gồm việc giúp khách hàng hoàn thiện website, nâng cao thứ hạng trên công cụ tìm kiếm Google, quản lý các trang mạng xã hội và tư vấn công cụ tiện ích để tăng doanh số bán hàng Công ty cũng xây dựng chiến lược marketing online cho sản phẩm và dịch vụ của khách hàng, giúp họ nổi bật trên internet, đúng như slogan của công ty Để phát triển bền vững, định hướng phát triển của công ty trong những năm tới sẽ tập trung vào việc mở rộng dịch vụ và nâng cao chất lượng hỗ trợ khách hàng.
Xây dựng một thương hiệu mạnh được nhiều người biết đến là một trong những điều mà doanh nghiệp đang quan tâm
Trở thành doanh nghiệp hàng đầu trong lĩnh vực cung cấp dịch vụ công nghệ thông tin tại thị trường nội địa và từng bước mở rộng ra thị trường quốc tế.
Nâng cao chất lượng quản lý website cho khách hàng là một yếu tố quan trọng, đồng thời triển khai nhiều chiến lược marketing online hiệu quả sẽ giúp khách hàng nổi bật trên internet Kết quả của những nỗ lực này chính là sự gia tăng doanh thu bán hàng, mang lại lợi ích thiết thực cho doanh nghiệp.
Đào tạo cán bộ và công nhân là ưu tiên hàng đầu để đáp ứng yêu cầu công nghệ và kỹ thuật đổi mới Cần đa dạng hóa các hình thức đào tạo và thiết lập chế độ ưu đãi nhằm thu hút nhân tài.
Giữ vững tốc độ tăng trưởng doanh thu và lợi nhuận Phấn đấu đưa mức doanh thu tăng 25% vào năm 2020
Tăng cường đầu tư trang thiết bị hiện đại để giúp người lao động dễ dàng hoàn thành công việc được giao
Nâng cao cơ sở vật chất phục vụ quá trình làm việc của người lao động, đồng thời tạo điều kiện thuận lợi hơn cho CBCNV làm việc
Để duy trì và nâng cao chất lượng đội ngũ cán bộ công nhân viên, công ty cần xây dựng một lực lượng lao động trẻ trung, năng động và trí tuệ, luôn gắn bó và cống hiến hết mình cho công việc và tổ chức.
Bắt tay vào việc xây dựng nền văn hoá công ty lành mạnh trên mọi mặt
Công ty chú trọng đến việc cải thiện đời sống nhân viên nhằm tạo ra một môi trường làm việc năng động và hiệu quả.
Một số giải pháp đề xuất nhằm hoàn thiện công tác tạo động lực tại Công ty
3.2.1 Xây dựng và hoàn thiện một cách có chuẩn mực bản mô tả công việc, bản yêu cầu công việc và bản tiêu chuẩn công việc cho mọi vị trí
Mặc dù công ty đã xây dựng bản mô tả công việc, nhưng nó vẫn còn chung chung và thiếu sự phân định rõ ràng về nhiệm vụ cụ thể của từng nhân viên Các nhiệm vụ bổ sung mà nhân viên phải thực hiện thường không được đề cập, đặc biệt khi họ được điều chuyển sang các phòng ban khác Điều này dẫn đến sự bất mãn trong nhân viên khi họ phải nhận thêm công việc không nằm trong mô tả công việc ban đầu.
Bản mô tả công việc là tài liệu quan trọng giúp nhân viên hiểu rõ mục tiêu, chức năng, nhiệm vụ và yêu cầu kết quả của vị trí công việc Nó xác định quyền hạn và trách nhiệm của nhân viên khi thực hiện các chức năng đó Việc xây dựng bản mô tả công việc chi tiết sẽ hỗ trợ người lao động dễ dàng hòa nhập khi chuyển sang các phòng ban khác Ngoài ra, với sự thay đổi công việc thường xuyên trong công ty, một bản mô tả công việc đầy đủ và cụ thể sẽ mang lại lợi thế lớn Bản mô tả công việc thường bao gồm ba nội dung chính.
Phần xác định CV: gồm tên công việc (chức danh công việc), mã số của
CV bao gồm thông tin về bộ phận hoặc địa điểm làm việc, chức danh của người lãnh đạo trực tiếp, số lượng nhân viên dưới quyền, và mức lương Ngoài ra, phần này cũng cần có một hoặc vài câu tóm tắt về mục đích hoặc chức năng của công việc.
Phần tóm tắt nhiệm vụ và trách nhiệm trong CV là đoạn tường thuật ngắn gọn và chính xác, mô tả rõ ràng những nhiệm vụ mà người lao động phải thực hiện Nó nêu bật cách thức thực hiện các nhiệm vụ và lý do tại sao những nhiệm vụ này lại quan trọng.
Các điều kiện làm việc bao gồm môi trường vật chất, thời gian làm việc, vệ sinh và an toàn lao động, cũng như các phương tiện di chuyển phục vụ công việc và các yếu tố liên quan khác.
Bản mô tả công việc có thể tiến hành theo 4 bước: lập kế hoạch, thu thập thông tin, viết lại và phê chuẩn.
Bước đầu tiên trong quá trình thực hiện là lập kế hoạch, vì việc chuẩn bị kỹ lưỡng sẽ mang lại kết quả tốt Trong giai đoạn chuẩn bị, cần xác định rõ các trách nhiệm chính và thiết lập công tác kiểm tra, đánh giá hiệu quả để đảm bảo mọi thứ diễn ra suôn sẻ.
- Công việc đó nhằm đạt được cái gì? (Nhiệm vụ)
- Người đảm đương công việc đó cần phải nỗ lực như thế nào? (Trách nhiệm)
- Kết quả công việc được đánh giá như thế nào? (Kiểm tra)
Bước 2: Thu thập thông tin đầy đủ là rất quan trọng để đặt công việc vào bối cảnh liên quan đến các công việc khác trong tổ chức Việc này giúp làm rõ các mối quan hệ liên quan và vị trí công việc, thường được thể hiện rõ nhất qua sơ đồ.
Bước 3 trong quy trình tuyển dụng là phác thảo bản mô tả công việc, nhằm chuyển đổi thông tin đã thu thập thành một tài liệu rõ ràng giúp người lao động và người quản lý có cùng một cái nhìn về phạm vi công việc Bản mô tả này có thể được soạn thảo bởi người thực hiện công việc hoặc người quản lý, thường là sau khi đã có cuộc thảo luận để đảm bảo sự đồng thuận và hiểu biết chung.
Bước 4 trong quy trình phê chuẩn bản mô tả công việc yêu cầu người thực hiện công việc và người quản lý thảo luận và đồng thuận về nội dung Cả hai bên cần thống nhất cách giải quyết các vấn đề phát sinh trong quá trình làm việc Người quản lý có trách nhiệm chỉ đạo cấp dưới để đảm bảo bản mô tả công việc rõ ràng, tránh kẽ hở và sự chồng chéo, nhằm đảm bảo công việc diễn ra thuận lợi.
Bản mô tả công việc cần ngắn gọn và súc tích, sử dụng động từ hành động rõ ràng để mô tả cụ thể từng nhiệm vụ chính Đồng thời, cần có yêu cầu công việc rõ ràng để ứng viên hiểu rõ các tiêu chí cần đạt.
Bản yêu cầu công việc cần nêu rõ kiến thức, kỹ năng và năng lực cần thiết để hoàn thành tốt nhiệm vụ Những yếu tố này bao gồm học vấn, kinh nghiệm, yêu cầu về kỹ năng làm việc, điều kiện làm việc và các mối nguy hiểm tiềm ẩn Việc liệt kê cụ thể các yêu cầu liên quan đến công việc là rất quan trọng để đảm bảo ứng viên hiểu rõ những gì cần thiết để đạt hiệu quả cao nhất trong công việc.
Yêu cầu công việc bao gồm:
- Các yêu cầu về học vấn
- Các yêu cầu về giấy phép làm việc
- Các yêu cầu về kinh nghiệm và đào tạo
- Các yêu cầu về kiến thức
- Các yêu cầu về kĩ năng
- Các yêu cầu về thái độ, thói quen
Các yêu cầu về thể chất bao gồm:
- Sự cố gắng nỗ lực về thể chất
- Các điều kiện làm việc
- Các mối nguy hiểm c, Bản tiêu chuẩn thực thiện công việc
Bản tiêu chuẩn thực hiện công việc là các thước đo dựa trên kỳ vọng về kết quả công việc cho mỗi vị trí, giúp đánh giá mức độ hoàn thành công việc so với những kỳ vọng đó Để thực hiện đánh giá công bằng, công ty cần có phương pháp đối chiếu kết quả hoàn thành công việc với các tiêu chí đã đặt ra Việc đo lường kết quả công việc của tất cả nhân viên và so sánh với các chỉ tiêu tương ứng là cần thiết để công ty có thể thưởng cho nhân viên hoặc yêu cầu cải thiện Để xây dựng bản mô tả công việc, bản yêu cầu thực hiện công việc và bản tiêu chuẩn thực hiện công việc, công ty cần tiến hành phân tích công việc.
Công ty cần phân tích công việc để :
Xác định rõ nhiệm vụ, quyền hạn và trách nhiệm trong công việc giúp nâng cao hiệu quả sắp xếp, thuyên chuyển và tăng thưởng cho nhân viên Điều này cũng góp phần loại bỏ bất bình đẳng về mức lương bằng cách làm rõ ràng các yêu cầu công việc.
Xác định điều kiện để tiến hành công việc tiết kiệm thời gian và sức lực cho người thực hiện và quá trình đánh giá hiệu quả làm việc
Các tiêu chuẩn đánh giá chất lượng hoàn thành công việc cung cấp cho nhà quản trị cơ sở vững chắc để lập kế hoạch và phân chia thời gian công tác một cách hiệu quả.
Xây dựng mối tương quan của công việc đó với công việc khác Tạo cơ sở để cấp quản trị và nhân viên hiểu nhau nhiều hơn
Các phẩm chất, kỹ năng nhân viên phải có để thực hiện công việc đó
Giảm bớt số người cần phải thay thế do thiếu hiểu biết về công việc hoặc trình độ của họ
Xây dựng bản mô tả công việc và bản tiêu chuẩn công việc
Các bước phân tích công việc:
B1: Xác định công việc cần phân tích