TỔNG QUAN
Giải pháp ERP
1.1.1 Khái niệm giải pháp ERP
ERP (Enterprise Resource Planning) is an integrated management system designed to oversee and streamline all business processes within an organization It serves as a flexible framework that enhances overall operational efficiency and coordination across various departments.
Hệ thống hoạch định tài nguyên doanh nghiệp (ERP) là một tập hợp phần mềm giúp quản lý và tích hợp tất cả thông tin trong các lĩnh vực chức năng khác nhau của doanh nghiệp thông qua một cơ sở dữ liệu chung.
Theo Concepts is ERP, Ellen Monk & Brett Wagner, 2013 Hay
Hệ thống hoạch định nguồn lực doanh nghiệp (ERP) là giải pháp thương mại toàn diện, tích hợp các chức năng cốt lõi của tổ chức vào một hệ thống duy nhất Thay vì sử dụng nhiều phần mềm riêng lẻ như kế toán, nhân sự và quản trị sản xuất, ERP kết hợp tất cả các chức năng này trong một gói phần mềm, tạo sự liên thông và đồng bộ giữa các bộ phận.
Theo Godfrey Glenn (2008), ERP không có một định nghĩa cụ thể mà phụ thuộc vào góc nhìn của từng chuyên gia và nhà kinh tế học, mỗi người sẽ có cách hiểu khác nhau về hệ thống này Tuy nhiên, tất cả những định nghĩa này đều chính xác khi xem xét ERP từ những khía cạnh khác nhau.
Hệ thống hoạch định tài nguyên doanh nghiệp (ERP) là phần mềm quản lý kinh doanh quan trọng, đánh dấu một bước ngoặt lịch sử trong việc sử dụng hệ thống cơ sở dữ liệu chung.
Vào đầu những năm 60, các hệ thống thông tin chủ yếu được phát triển trong ngành chế tạo, tập trung vào việc quản lý hàng tồn kho, sau đó mở rộng sang lĩnh vực dịch vụ Giữa thập kỷ 60, các hệ thống quản lý dựa trên máy tính đã xuất hiện, làm thay đổi các kỹ thuật quản lý truyền thống Qua thời gian, vai trò của công nghệ thông tin đã chuyển biến từ công cụ hỗ trợ năng suất thành yếu tố chủ đạo, giúp doanh nghiệp cải cách quy trình làm việc, tiết kiệm chi phí, nâng cao chất lượng sản phẩm và cải thiện mối quan hệ với khách hàng.
Vào thập kỷ 70, hệ thống MRP (Material Requirement Planning) ra đời, không chỉ theo dõi hoạt động mà còn quản lý kế hoạch sử dụng thiết bị và mua sắm vật tư theo nhu cầu sản xuất Đến những năm 80, MRP II được phát triển, mở rộng sang quản lý các hoạt động phân phối sản phẩm Đầu thập kỷ 90, MRP II đã tiến xa hơn, bao trùm nhiều lĩnh vực như quản lý tài chính (Finance Management - FM), quản trị nguồn nhân lực (Human Resource - HR) và quản trị dự án.
(Project Management - PM), quản lý bán hàng (Sale Management - SM), quản lý dịch vụ (Service Management) và gần nhƣ bao quát toàn bộ hoạt động của doanh nghiệp
Vào những năm 90, sự phát triển của công nghệ phần cứng và mạng máy tính đã dẫn đến sự phổ biến của hệ thống ERP, thay thế cho các hệ thống MRP trước đó ERP không chỉ quản lý sản xuất mà còn bao trùm các hoạt động chức năng chính như kế toán, quản trị nhân lực, quản trị hệ thống bán hàng và nguyên vật liệu Chiến lược của ERP là tích hợp tất cả các đơn vị và chức năng trong doanh nghiệp vào một hệ thống cơ sở dữ liệu dùng chung, phục vụ mọi nhu cầu của doanh nghiệp Hệ thống ERP kết hợp các mô hình hệ thống thông tin như MIS, EIS và TPS để tạo ra một hệ thống quản lý tổng thể Mỗi giai đoạn phát triển của ERP đều có ý nghĩa quan trọng trong việc mở rộng và nâng cao khả năng quy hoạch, điều phối các nguồn tài nguyên của doanh nghiệp.
Thập kỷ 90 được coi là thời kỳ hoàng kim của hệ thống ERP, với sự tham gia của nhiều hãng phần mềm nổi tiếng như SAP, Computer Associates, PeopleSoft, JD Edwards và Oracle Các công ty đa quốc gia đã nhanh chóng triển khai ERP cho từng chi nhánh, kết nối các văn phòng trên toàn cầu.
1.1.3 Tích hợp các phân hệ
Khi nói đến ERP, điều quan trọng là phải nhấn mạnh kiến trúc phân hệ dựa trên tính tích hợp của nó Tính tích hợp này cho phép tất cả các phân hệ sử dụng một cơ sở dữ liệu chung duy nhất, giúp tránh việc nhập dữ liệu hai lần Các phân hệ sẽ truyền và lưu trữ dữ liệu tại cơ sở dữ liệu này, từ đó dữ liệu sẽ tự động tìm đường để phục vụ cho các xử lý theo yêu cầu.
Hình1.1: Tích hợp phân hệ lõi
1.1.4 Thực trạng giải pháp ERP tại Việt Nam
Hệ thống ERP là sự kết hợp giữa công nghệ thông tin và kinh nghiệm quản lý, giúp tối ưu hóa quy trình hoạt động theo tiêu chuẩn quốc tế Để phát triển hệ thống này, các nhà phát triển cần có cái nhìn tổng quan về CNTT và chiến lược quản lý doanh nghiệp Tại Việt Nam, ERP bắt đầu được áp dụng từ năm 2002 và được biết đến nhiều hơn vào năm 2009 với dự án lớn cho Petrolimex Mặc dù đã có 15 năm phát triển, Việt Nam vẫn còn tụt hậu so với thế giới trong việc tổ chức sản xuất và triển khai ERP Số lượng nhà sản xuất và nhập khẩu ERP đã tăng lên, nhưng chưa có công ty nào của Việt Nam xây dựng được hệ thống ERP mạnh mẽ và chuyên nghiệp Việc phát triển phần mềm ERP đạt tiêu chuẩn quốc tế đòi hỏi sự tham gia của nhiều chuyên gia quản lý xuất sắc và kinh nghiệm triển khai hệ thống, điều mà hiện tại chưa có doanh nghiệp nào đáp ứng được.
Các hãng phần mềm Việt Nam chủ yếu hoạt động như đại lý phân phối sản phẩm cho các hãng ERP quốc tế như SAP, Oracle và Microsoft Dynamics, vốn là những giải pháp hàng đầu tập trung vào khách hàng lớn Tuy nhiên, trong bối cảnh kinh tế khó khăn gần đây, các công ty lớn này đã chuyển hướng chú ý sang các doanh nghiệp vừa và nhỏ.
ERP không chỉ là công nghệ mà còn là nơi tích lũy kiến thức và kinh nghiệm quản lý Mặc dù ERP mang lại nhiều giá trị cho doanh nghiệp, việc triển khai tại Việt Nam gặp nhiều khó khăn Thành công của dự án ERP phụ thuộc 80% vào đội ngũ tư vấn và chỉ 20% vào lập trình viên, nhưng chất lượng tư vấn ở Việt Nam vẫn chưa đáp ứng được yêu cầu Do thiếu chuyên gia tư vấn giỏi và giàu kinh nghiệm, nhiều doanh nghiệp phải thuê đội tư vấn nước ngoài, dẫn đến chi phí cao Hầu hết doanh nghiệp Việt Nam vẫn chưa triển khai ERP vì nhiều lý do chủ quan và khách quan.
Nhiều doanh nghiệp lớn hiện nay vẫn chưa sẵn sàng chi trả cho hệ thống ERP, thường chỉ sử dụng các phần mềm kế toán và quản lý riêng lẻ Những phần mềm này hoạt động độc lập và không tích hợp thông tin, gây khó khăn trong việc quản lý và tối ưu hóa hoạt động kinh doanh.
Để triển khai ERP thành công, doanh nghiệp cần có quy trình quản lý chặt chẽ và khoa học cho mọi hoạt động Việc áp dụng ERP đòi hỏi quy trình nghiệp vụ phải rõ ràng và cụ thể, do đó không phải doanh nghiệp nào cũng có thể sử dụng ERP Những doanh nghiệp đã đạt chuẩn ISO về quy trình quản lý sẽ có lợi thế hơn trong việc triển khai ERP.
Nền tảng 1C: Doanh nghiệp
1C: Doanh nghiệp là nền tảng phát triển nhanh, cho phép thiết kế và xây dựng các giải pháp ứng dụng một cách hiệu quả Nó hỗ trợ người dùng làm việc hiệu quả và cung cấp kho lưu trữ dữ liệu thực, cho phép nhiều người dùng truy cập đồng thời vào một cơ sở dữ liệu duy nhất.
Theo định nghĩa, 1C: Doanh nghiệp là sản phẩm phát triển trên nền tảng chương trình nhằm tự động hóa các hoạt động tài chính và quản lý Đây không chỉ là giải pháp tự động hóa các nguyên tắc kinh doanh cố định mà còn là bộ công cụ phần mềm cho các nhà phát triển và người dùng Hệ thống này bao gồm hai thành phần chính liên quan chặt chẽ: nền tảng ứng dụng công nghệ và giải pháp ứng dụng.
Hãng 1C, được thành lập vào năm 1991 tại Moscow, Liên Bang Nga, chuyên phát triển, phân phối và hỗ trợ phần mềm cho doanh nghiệp Sản phẩm nổi bật nhất của hãng là 1C: Doanh nghiệp, một bộ giải pháp linh hoạt và mạnh mẽ giúp tự động hóa hoạt động doanh nghiệp, thực hiện kế toán thời gian thực và cung cấp thông tin kịp thời cho việc ra quyết định.
Năm 2012, 1C đã ghi dấu ấn quan trọng khi được xếp hạng trong danh sách 100 nhà cung cấp phần mềm thương mại hàng đầu toàn cầu bởi IDC (International Data Group), thể hiện sự phát triển mạnh mẽ của công ty.
Nền tảng công nghệ 1C: Doanh nghiệp đang phát triển mạnh mẽ và dẫn đầu ngành CNTT tại Nga, với hơn một triệu doanh nghiệp ở Châu Âu lựa chọn sử dụng Hơn 7000 đối tác đã triển khai và chuẩn hóa giải pháp 1C, cùng với hơn 1500 giải pháp được cấp chứng chỉ 1C: Compatible Nền tảng này cũng đã được dịch sang hơn 17 ngôn ngữ khác nhau, bao gồm Anh, Pháp, Đức, Trung Quốc và Việt Nam.
1.2.3 Kiến thức nền tảng công nghệ 1C a Các tính năng cơ bản của nền tảng công nghệ 1C: Enterprise
Chuẩn hóa đến mức tối đa các công việc thiết kế mô hình và các giải pháp ứng dụng trong hoạt động kinh tế
Tách người thiết kế các công việc lập trình kĩ thuật ở mức thấp
Tính mở - giải pháp ứng dụng không phải là một hộp đen
Tính thích ứng tùy chỉnh của các giải pháp ứng dụng
Lập trình các thuật toán chỉ cần ở mức độ logic hoạt động của doanh nghiệp
Thay đổi quy mô cả ứng dụng kinh tế
Phát triển liên tục và cập nhật các giải pháp
Mô hình thiết kế chuẩn
Cập nhật nhanh chóng và hoàn thiện các giải pháp ứng dụng b Các cấu phần cơ bản của nền tảng 1C
Hạt nhân Platform bao gồm môi trường thực hiện, tập hợp các tính năng cơ bản và các đối tƣợng
Thƣ viện hệ thống có chứa các đối tƣợng ứng dụng
Thƣ viện ngoài của các đối tƣợng chuyên dụng nhƣ Activex, HTML, XML và các giao thức (do người lập trình tự phát triển)
Môdun trong bộ thiết kế
1.2.4 Các phương án làm việc
File-server cho phép nhiều người sử dụng cùng làm việc trên một cơ sở dữ liệu (CSDL) duy nhất Ưu điểm lớn nhất của phương án này là không cần cài đặt thêm phần mềm nào ngoài nền tảng 1C: Doanh nghiệp và hệ điều hành, từ đó giúp đơn giản hóa quá trình khai thác hệ thống.
Hình 1.3: Phương án làm việc File – server Client-server: Khi dữ liệu được lưu trữ ở CSDL tại server dưới sự điều hành của MS
SQL Server 2000 hoặc phiên bản cao hơn được sử dụng trong cấu trúc 3 tầng, trong đó phần client không tương tác trực tiếp với hệ quản trị cơ sở dữ liệu trên server Thay vào đó, client thực hiện các thao tác thông qua Server 1C: Doanh nghiệp, và khi cần thiết, Server 1C: Enterprise sẽ kết nối với cơ sở dữ liệu trên server.
Hình 1.4: Cấu trúc Client – sever
Cấu trúc ba tầng "Client - Server" nâng cao khả năng xử lý dữ liệu của 1C: Doanh nghiệp, giúp giảm thiểu thời gian xử lý trên các máy trạm client.
1C: Doanh nghiệp Server và MS SQL Server có thể được cài đặt trên cùng một máy tính hoặc trên các máy tính khác nhau, giúp người quản lý hệ thống linh hoạt phân bổ tải giữa các máy chủ.
Cấu trúc 3 tầng không chỉ mang lại sự thuận tiện trong việc quản trị hệ thống mà còn giúp phân bổ quyền truy cập của người sử dụng đối với cơ sở dữ liệu (CSDL) một cách hiệu quả.
Hình 1.5: Khả năng tích hợp với các ứng dụng khác
Hệ thống 1C: Doanh nghiệp cung cấp các cấu trúc liên hệ để tích hợp và trao đổi thông tin với các ứng dụng bên ngoài, đáp ứng nhu cầu ngày càng tăng về kết nối giữa các hệ thống.
Trao đổi thông tin qua các tệp là một phần quan trọng trong quản lý dữ liệu Các tệp có thể ở định dạng văn bản thuần như txt, DBF hoặc XML Ngoài ra, các bảng trong 1C: Doanh nghiệp có thể được xuất ra dưới dạng bảng tính file Excel, giúp dễ dàng chia sẻ và xử lý dữ liệu.
Phối hợp thông qua cơ cấu Automation, khi đó 1C: Doanh nghiệp có thể thực hiện nhƣ vai trò là client hoặc server
Phối hợp thông qua COM – conection, dùng để liên kết nhanh chóng và hiệu quả với 1C: Doanh nghiệp từ các chương trình khác có hỗ trợ công cụ này
Hỗ trợ công nghệ Internet: Làm việc với email, với các tệp thông qua HTTP, HTTPS, FTP
Có khả năng sử dụng các điều khiển ActiveX
Công nghệ cho phép tích hợp các thành phần bên ngoài hệ thống, giúp kết nối các thư viện được xây dựng bằng nhiều ngôn ngữ khác nhau, phục vụ riêng cho 1C: Doanh nghiệp.
1.2.5 Tính ưu việt khi triển khai 1C tại Việt Nam
Theo báo cáo của VCCI, tính đến năm 2015, doanh nghiệp vừa và nhỏ chiếm hơn 97% tổng số doanh nghiệp tại Việt Nam Đặc điểm này cho thấy phần lớn doanh nghiệp có quy mô vốn nhỏ, điều này gây khó khăn trong việc triển khai và áp dụng các tiến bộ khoa học, công nghệ mới vào hoạt động thương mại, đặc biệt là trong xúc tiến thương mại trực tuyến.
Vấn đề đặt ra là làm sao để các doanh nghiệp có khả năng đƣa công nghệ mới vào hoạt động kinh doanh của mình?
1C đã chứng minh sự phù hợp của mình ngay từ khi được Việt hóa và đưa vào sử dụng tại Việt Nam Chương trình “1C: Doanh nghiệp” thể hiện những ưu điểm vượt trội trong nhiều khía cạnh.
- Có thể sử dụng dịch vụ của 1C ở mọi lúc mọi nơi
Phương pháp nghiên cứu và phương pháp luận
1.3.1 Phương pháp luận a Kiểm soát hệ thống thông tin trên máy tính
Việc thường xuyên kiểm soát hệ thống thông tin không chỉ giúp doanh nghiệp nắm bắt tình trạng hoạt động của mình mà còn cung cấp cái nhìn sâu sắc về môi trường xung quanh, bao gồm đối tác, khách hàng và đối thủ Nhờ đó, doanh nghiệp có thể đưa ra các chính sách phù hợp và hiệu quả hơn.
Kiểm soát hệ thống thông tin (HTTT) bao gồm việc kiểm soát nội dung, bao gồm trạng thái hoạt động của hệ thống phần mềm và phần cứng Các biện pháp kiểm soát chủ yếu tập trung vào các điểm giao tiếp giữa các phần bên trong và bên ngoài hệ thống, cũng như giữa các phân hệ chức năng và các điểm chuyển tiếp trong quy trình Phương pháp kiểm soát phổ biến là so sánh trạng thái hoạt động hiện tại với trạng thái thiết kế và yêu cầu thực tế.
Kiểm soát hệ thống trên một số nút chính bên trong
Kiểm soát phần mềm trong hoạt động doanh nghiệp hiện nay là rất quan trọng Nhiều doanh nghiệp Việt Nam đang sử dụng các phần mềm quản lý và nghiệp vụ rời rạc từ nhiều nhà cung cấp khác nhau, dẫn đến nguy cơ sai lệch dữ liệu giữa các phân hệ chức năng Điều này đặc biệt nguy hiểm khi kết quả xử lý của một phân hệ được sử dụng cho một phân hệ khác, gây ra sự không nhất quán trong thông tin.
Rất ít doanh nghiệp hiện nay áp dụng hệ thống phần mềm tích hợp ERP Trong hệ thống này, việc kiểm soát kết quả xử lý ở từng phân hệ và đảm bảo tính logic trong vận hành của toàn bộ hệ thống là vô cùng cần thiết Nếu không thực hiện điều này, hệ thống có thể gặp phải những vấn đề nghiêm trọng do tính liên kết giữa các phân hệ.
Lỗ Thị Thùy – K16HTTTB nhấn mạnh rằng sai sót nhỏ ở một vị trí trong hệ thống thông tin có thể gây ra lỗi dây chuyền, làm khó khăn trong việc xác định nguồn gốc vấn đề Cơ sở dữ liệu (CSDL) là tài sản quý giá nhất trong hệ thống này, do đó, cần kiểm tra tính bảo mật của CSDL trước truy cập trái phép, đảm bảo được cập nhật và sao lưu đúng quy định Bất kỳ nguy cơ nào gây tổn thất cho hệ thống CSDL đều có thể làm tê liệt toàn bộ hệ thống thông tin.
Kiểm soát hệ thống trên các nút chính bên ngoài, đặc biệt là qua hộp thư điện tử, là rất quan trọng Mỗi cá nhân trong doanh nghiệp thường có một địa chỉ email, nhưng một số doanh nghiệp chọn sử dụng chung địa chỉ theo tên miền của mình Việc này giúp doanh nghiệp dễ dàng kiểm soát các giao dịch thương mại và giảm nguy cơ lây nhiễm virus so với việc cho phép nhân viên tự chọn địa chỉ email Sự an toàn và trung thực của dữ liệu cũng là yếu tố cần được đảm bảo trong quá trình này.
Phản ánh đầy đủ nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh vào chứng từ kế toán và báo cáo tài chính
Bài viết phản ánh trung thực và khách quan về hiện trạng, bản chất, nội dung và giá trị của các nghiệp vụ kinh tế, tài chính Đồng thời, nó cũng đề cập đến việc tổ chức chứng từ kế toán một cách hiệu quả.
Trong doanh nghiệp sản xuất, các chứng từ như hóa đơn bán hàng, phiếu xuất kho và phiếu tạm ứng thanh toán là rất quan trọng để hạch toán cho các hoạt động kinh doanh Mỗi loại chứng từ được sử dụng tùy thuộc vào từng nội dung nghiệp vụ kinh tế phát sinh.
Các chứng từ cần phải được lập đầy đủ, chính xác và kịp thời theo quy định hiện hành Mỗi chứng từ phải thể hiện rõ các chỉ tiêu đặc trưng liên quan đến nghiệp vụ kinh tế, bao gồm nội dung, quy mô, chất lượng, thời gian xảy ra và trách nhiệm pháp lý của các bên liên quan.
Chứng từ kế toán mua công cụ, thiết bị Chứng từ tạm ứng, thanh toán…
1.3.2 Phương pháp nghiên cứu a Phương pháp thu thập số liệu
Việc thu thập, cập nhật thông tin, dữ liệu phải tuân thủ đúng các quy định , quy trình chuẩn mực của kế toán
Nội dung thông tin, dữ liệu thu thập, cập nhật phải phù hợp chính xác và kịp thời
Theo quy định của pháp luật, việc thu thập thông tin dữ liệu phải được sự cho phép của cơ quan nhà nước có thẩm quyền Do đó, đơn vị chủ trì thu thập dữ liệu cần thực hiện thủ tục xin phép theo quy định và chỉ được tiến hành thu thập sau khi nhận được sự chấp thuận từ cơ quan có thẩm quyền.
Các hình thức thu thập, cập nhật thông tin, dữ liệu:
Từ cơ sở dữ liệu có sẵn (hóa đơn, giấy tờ có liên quan)
Từ số liệu điều tra, khảo sát
Từ các báo cáo định kỳ
Hình thức khác b Phương pháp phân tích số liệu
Kiểm tra, đánh giá việc tuân thủ quy định, quy trình trong việc thu thập thông tin dữ liệu
Kiểm tra đánh giá cơ sở pháp lý, tính chính xác của dữ liệu
Tổng hợp, sắp xếp, phân loại thông tin, dữ liệu phù hợp với nội dung quy định
THỰC TRẠNG QUY TRÌNH MUA BÁN HÀNG CỦA CÔNG TY CP ĐẦU TƢ VÀ CÔNG NGHỆ IDOCNET
Giới thiệu về công ty
2.1.1 Lịch sử a Giới thiệu công ty
Tên công ty: Công ty CP đầu tƣ và công nghệ IdocNet
Loại hình doanh nghiệp: Công ty cổ phần
Lĩnh vực kinh doanh chính: Cung cấp các Dịch vụ và giải pháp CNTT
Số lƣợng nhân viên: 52 (10/2015) Điện thoại: 04.66 829 843
Mệnh giá cổ phần 10.000 đồng
Website: http://www.idocnet.com
Trụ sở: Số 27, Huỳnh Thúc Kháng, Láng Hạ, Đống Đa, Hà Nội b Lịch sử phát triển
Xây dựng thành công giải pháp số hóa – Quản lý – Chia sẻ tài liệu idocNet (IDM)
Thành lập Công ty Cổ phần Đầu tƣ và Công nghệ idocNet
Xây dựng giải pháp Quản lý hệ thống phân phối Netdeal DMS
Cung cấp dịch vụ tƣ vấn triển khai hệ thống ERP (SAP)
Triển khai thành công giải pháp Netdeal DMS
Phát triển giải pháp toàn diện cho ngành công nghiệp xi măng, bao gồm ERP và DMS, nhằm tối ưu hóa quy trình sản xuất và quản lý Công ty đã trở thành doanh nghiệp ƣơm tạo điển hình của Bộ Khoa học và Công nghệ, góp phần thúc đẩy sự đổi mới và phát triển bền vững trong ngành Năm 2012 đánh dấu một bước tiến quan trọng trong việc áp dụng công nghệ hiện đại vào sản xuất xi măng.
Xây dựng thành công giải pháp Netdeal Auditing
Triển khai ứng dụng Product Center
Nghiên cứu phát triển giải pháp Netdeal MMS (Manufacturing Management System)
Thúc đẩy hợp tác với trường Đại học Kinh tế Quốc dân và Đại học Bách khoa
Phát triển ứng dụng gọi điện và nhắn tin miễn phí ewave
Triển khai giải pháp ICIC Contac Center
Triển khai giải pháp quản lý tài trợ chuỗi cho ngân hàng
Công ty CP đầu tƣ và công nghệ IdocNet là công ty sản xuất lĩnh vực công nghệ thông tin với các ngành nghề kinh doanh sau:
Cung cấp giải pháp công nghệ (SAP + Netdeal DMS, ERP…)
Tƣ vấn, triển khai SAP, giải pháp
Thiết kế, xây dựng và quản trị web cho các đối tác nhƣ Hyundai, Thành Công group, Việt group…
Một số giải pháp tiêu biểu nhƣ:
Giải pháp phục vụ liên lạc trực tuyến ICIC Contact Center
Giải pháp Netdeal-DMS cung cấp công nghệ tiên tiến để quản lý hiệu quả thông tin, quy trình, chính sách và nhân sự trong hệ thống chuỗi phân phối.
IdocNet Document Management là giải pháp tối ưu cho việc số hóa và quản lý hồ sơ tài liệu một cách nhanh chóng và hiệu quả Hệ thống này tích hợp với các thiết bị số hóa như máy scan, giúp chuyển đổi tài liệu giấy thành file điện tử dễ dàng.
IdocNet-ICSC: Trung tâm dịch vụ chăm sóc khách hàng Công ty IdocNet
Hình 2.1: Cơ cấu tổ chức
Ban giám đốc là đơn vị điều hành các hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty, đồng thời đóng vai trò quan trọng trong việc khích lệ và động viên nhân viên Họ quản lý trực tiếp các phòng ban và phê duyệt thiết kế dự án, góp phần thúc đẩy sự phát triển bền vững của doanh nghiệp.
Phòng kinh doanh đảm nhiệm nhiều chức năng quan trọng như tìm kiếm khách hàng cá nhân và tổ chức, thực hiện bán sản phẩm, cung cấp báo giá và tiến hành nghiệm thu.
Phòng marketing: Thực hiện các chức năng kinh doanh nhƣ tìm kiếm khách hàng
(khách hàng cá nhân và khách hàng tổ chức), bán sản phẩm, báo giá và nghiệm thu
Bộ phận pre-sale chịu trách nhiệm tiếp nhận yêu cầu sửa chữa website từ khách hàng, sau đó gửi yêu cầu này tới đội ngũ lập trình viên Họ cũng thực hiện báo giá cho khách hàng và soạn thảo hợp đồng Ngoài ra, bộ phận này đề xuất mua sắm thiết bị cần thiết cho công việc, theo dõi tiến độ dự án và thực hiện kiểm tra ứng dụng web trước khi bàn giao cho khách hàng.
Bộ phận bán hàng là trách nhiệm chính trong việc chào bán sản phẩm và dịch vụ của công ty Họ lên kế hoạch về doanh thu và chi phí, đồng thời thực hiện việc đăng bài trên các diễn đàn và tiếp nhận đơn đặt hàng từ khách hàng.
Khảo sát, tiếp xúc, thu thập yêu cầu của khách hàng và phân tích yêu cầu từ khách hàng
Khảo sát, phác thảo yêu cầu, phân tích nghiệp vụ, quy trình về sản phẩm
Triển khai ứng dụng và giải pháp Hệ quản trị Cơ sở dữ liệu (Database)
Triển khai nền tảng máy chủ và thiết bị lưu trữ (Server & Storage)
Đề xuất kiến nghị các ơhương án nhằm giảm thiểu rủi ro và nâng cao hiệu quả khai thác vận hành hệ thống
Tiếp xúc khách hàng để lấy yêu cầu diều chỉnh
Hỗ trợ kĩ thuật và hướng dẫn sử dụng:
Đánh giá hiện trạng hệ thống bao gồm việc xác định mục đích sử dụng, số lượng người truy cập, dung lượng dữ liệu, cấu hình phần cứng, hệ điều hành, server, quy trình vận hành hiện tại và những rủi ro có thể xảy ra.
Đề xuẩt giải pháp sao lưu và phục hồi hệ thống an toàn và nhanh nhất
Đề xuất quy trình khai thác, vận hành nhằm giúp hệ thống đạt hiệu năng cao nhất
Hỗ trợ kỹ thuật on- site trong trường hợp có sự cố phát sinh
Hỗ trợ nâng cấp và chuyển đổi hệ thống
Bộ phận thiết kế: Thiết kế giao diện dựa trên tài liệu bô phận dự án gửi Gửi cho khách hàng để cho khách hàng xem trước
Khối công nghệ đảm nhận vai trò chuyên môn về kỹ thuật, thực hiện theo các yêu cầu sản phẩm được tổng hợp từ bộ phận triển khai, đồng thời phác thảo dựa trên ý kiến từ khách hàng.
Phòng phát triển phần mềm:
Bộ phận lập trình web nhận bản thiết kế và phân tích, cùng với các trường dữ liệu từ phòng dự án để tiến hành lập trình Nhiệm vụ của họ là xây dựng các sản phẩm phần mềm cho hệ thống.
Triển khai ứng dụng và giải pháp Hệ quản trị cơ sở dữ liệu (Database)
Triển khai nền tảng máy chủ và thiết bị lưu trữ (Server & Storage)
Bộ phận phát triển ứng dụng: Phát triển những ứng dụng mang đặc trƣng của công ty nhƣ ICIC, idocNet-ICSC,… lập trình web chạy trên các nền website:
Lỗ Thị Thùy – K16HTTTB 20 website, webmail, ứng dụng chạy trên nền web, cổng thông tin, ứng dụng chạy trên các thiết bị nhƣ tablet, ipad (dự án IOS…)
Phòng kiểm thử: Test các modun của dự án trong suốt quá trình lập trình Gồm có test từng giai đoạn và test cuối
Phòng hỗ trợ-triển khai: Bộ phận CSKH hỗ trợ khách hàng về những lỗi kĩ thuật, giải đáp thắc mắc cho khách hàng về vấn đề liên quan
Phòng tài chính, kế toán chịu trách nhiệm hạch toán các nghiệp vụ kinh tế ảnh hưởng đến sự thay đổi tài sản của công ty, đồng thời thực hiện thanh toán các khoản thu, chi phát sinh Ngoài ra, phòng cũng cần viết báo cáo tài chính định kỳ để đảm bảo sự minh bạch và chính xác trong quản lý tài chính.
Phòng nhân sự và công đoàn đóng vai trò quan trọng trong việc quản lý nhân viên tại công ty, bao gồm các hoạt động như chấm công và tuyển dụng Họ cũng chịu trách nhiệm giải quyết các vấn đề liên quan đến phúc lợi, phụ cấp và trợ cấp cho nhân viên, đảm bảo quyền lợi và sự hài lòng của đội ngũ lao động.
Quy trình công việc của từng phòng ban phụ thuộc theo từng giai đoạn của dự án
Gồm 3 giai đoạn chính nhƣ sau:
- Tiếp xúc lấy yêu cầutừ khách hàng, báo giá, thực hiện hợp đồng
- Chăm sóc khách hàng mới
- Triển khai dự án (Điều chỉnh, đào tạo sử dụng)
- Chăm sóc khách hàng hiện tại
- Nghiệm thu và bàn giao dự án
- Chăm sóc khách hàng cũ
Hình 2.2: Mô hình nghiệm thu và bàn giao dự án
Công ty idocNet được thành lập với mục tiêu trở thành một trong những doanh nghiệp hàng đầu trong lĩnh vực cung cấp giải pháp công nghệ thông tin Chúng tôi tin rằng giá trị của doanh nghiệp không chỉ nằm ở lợi ích mà chúng tôi mang lại cho từng thành viên, mà còn ở những đóng góp cho sự phát triển chung của đất nước Vì vậy, idocNet luôn nỗ lực không ngừng để phát triển và cống hiến.
Lỗ Thị Thùy – K16HTTTB 21 đang khẳng định vị thế là công ty hàng đầu trong lĩnh vực cung cấp giải pháp công nghệ, đặc biệt là lập trình web Bigdata nổi lên như một xu hướng mới, mang lại nhiều lợi ích cho doanh nghiệp, nhưng vẫn chưa được nhiều công ty trong nước chú trọng Định hướng phát triển mới của công ty là tập trung vào Bigdata để tối ưu hóa hiệu quả kinh doanh.
IdocNet cam kết mang đến sự hài lòng cho khách hàng thông qua từng sản phẩm thiết kế Đội ngũ nhân viên giàu kinh nghiệm, năng động và nhiệt huyết của chúng tôi đảm bảo cung cấp giải pháp toàn diện Với phương châm Bản sắc – chất lượng – hiệu quả, IdocNet tập trung vào các giá trị cốt lõi là con người và văn hóa doanh nghiệp.
Quy trình kế toán hiện nay tại công ty idocNet
Công ty Cổ phần đầu tƣ và công nghệ IdocNet tuân theo quy trình kế toán chuẩn:
Hình 2.3: Quy trình kế toán
Trong bước đầu tiên, các nghiệp vụ kinh tế được phát sinh bao gồm triển khai phần mềm cho khách hàng, mua sắm thiết bị và công cụ dụng cụ, thực hiện tạm ứng thanh toán, chi tiền, và nhận tiền ứng trước từ khách hàng Những nghiệp vụ này liên quan trực tiếp đến việc thay đổi nguồn vốn và tài sản của doanh nghiệp.
Các nghiệp vụ kinh tế phát sinh cần được ghi chép và xác thực thông qua các chứng từ kế toán như phiếu thu, phiếu chi, phiếu tạm ứng thanh toán và phiếu thanh toán.
Bước 3 trong quy trình kế toán là ghi nhận các bút toán dựa trên chứng từ kế toán Việc này cần tuân thủ các nguyên tắc quan trọng như nguyên tắc thận trọng, nguyên tắc giá gốc, nguyên tắc trọng yếu và nguyên tắc cơ sở dồn tích để đảm bảo tính chính xác và đáng tin cậy của thông tin tài chính.
Thông tin và số liệu tài khoản được trình bày rõ ràng trong Sổ chi tiết kế toán, bao gồm các sổ như Sổ chi tiết bán hàng và Sổ chi tiết mua hàng.
Bước 5: Tổng hợp các số liệu tài khoản từ sổ chi tiết vào sổ tổng hợp
Bước 6: Từ dữ liệu trên các đầu tài khoản, tổng hợp dữ liệu lên bảng cân đối kế toán
Bước 7: Lập các báo cáo tài chính khác như: Báo cáo luồng tiền, báo cáo kết quả kinh doanh.
Hệ thống thông tin quản lý hiện tại của công ty idocNet
Hiện nay hệ thống thông tin quản lý tại công ty idocNet gồm có:
Phần mềm kế toán fast accounting
Hình 2.4: Phần mềm kế toán fast acounting Đánh giá hệ thống thông tin tại công ty
2.3.1 Hệ thống quản lý tại bộ phận kế toán
Công ty cổ phần đầu tư và công nghệ IdocNet đã sử dụng phần mềm kế toán Fast Accounting từ khi thành lập Phần mềm này được phát triển bởi công ty phần mềm quản lý doanh nghiệp FAST và đã trải qua nhiều lần nâng cấp theo các phiên bản mới từ nhà cung cấp.
Phần mềm Fast Accounting ghi nhận tất cả các nghiệp vụ kế toán và theo dõi sự thay đổi dòng tài sản, dòng tiền trong hoạt động kinh doanh Các chức năng chính của phần mềm bao gồm kế toán tài sản cố định, kế toán tồn kho, kế toán phải trả và kế toán công cụ dụng cụ Đánh giá phần mềm kế toán hiện tại là cần thiết để tối ưu hóa quy trình quản lý tài chính.
Phần mềm kế toán Fast Accounting được thiết kế đặc biệt cho bộ phận kế toán, giúp quản lý chứng từ một cách chuyên nghiệp Nó chỉ cung cấp các chức năng ghi nhận và thống kê số liệu, phục vụ tối đa nhu cầu của kế toán mà không có tính năng thừa.
Số liệu không phản ánh đƣợc vai trò kiểm soát hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty
Các bút toán được hạch toán độc lập với quy trình kinh doanh, dẫn đến việc dữ liệu hạch toán không phản ánh đúng tình trạng đơn hàng và các dự án đã triển khai cho đối tác, gây khó khăn trong việc phân tích lỗ, lãi và tình hình kinh doanh của công ty.
Số liệu không phản ánh đƣợc vai trò kiểm soát hoạt động kinh doanh của các doanh nghiệp
Các phần mềm hiện tại cung cấp báo cáo cứng nhắc, chỉ theo đơn hàng hoặc công trình dự án, và thiếu sự đa dạng trong hình thức báo cáo Điều này khiến cho công ty khó khăn trong việc có cái nhìn tổng quan về tình hình tài chính từ nhiều phương diện khác nhau Nhu cầu xem báo cáo theo yêu cầu của lãnh đạo trở nên khó khăn, dẫn đến việc đưa ra quyết định kinh doanh không hiệu quả.
Hạch toán chủ yếu được thực hiện thủ công, dẫn đến khả năng xảy ra sai sót Mặc dù có thể xóa và làm lại các hạch toán sai, nhưng điều này ảnh hưởng đến độ chính xác và độ tin cậy của dữ liệu Ngoài ra, việc kiểm soát các thao tác với hệ thống chưa được thực hiện một cách chặt chẽ.
Lỗ Thị Thùy – K16HTTTB 23 thống nên các con số đƣợc thể hiện không minh bạch, không thể hiện đúng nghiệp vụ kinh tế phát sinh
2.3.2 Hệ thống quản lý tại bộ phận nhân sự
Do số lượng nhân viên ít, công ty chưa áp dụng phần mềm quản lý nhân sự nào, mà vẫn lưu trữ thông tin trên Excel Mỗi khi có nhân viên mới, hoặc khi cán bộ chuyển bộ phận, nghỉ việc, nghỉ sinh hay nghỉ khám bệnh, phòng nhân sự sẽ ghi chú lại thông tin.
Việc theo dõi chấm công cho nhân viên được thực hiện bằng cách đánh dấu trên lịch để bàn Cuối tháng, bộ phận nhân sự sẽ tổng hợp và xác nhận thông tin, sau đó lưu trữ vào file Excel để quản lý Cuối cùng, thông tin này sẽ được in ra, gửi cho nhân viên để xác nhận ngày làm và chuyển cho bộ phận kế toán.
Bộ phận nhân sự tiếp nhận yêu cầu tuyển dụng từ các phòng ban khác và báo cáo lên ban giám đốc Sau khi được phê duyệt, bộ phận sẽ tiến hành tuyển dụng, lưu trữ thông tin và sắp xếp lịch phỏng vấn cho ứng viên bằng file Excel Đánh giá về công tác quản lý nhân sự tại công ty IdocNet cho thấy quy trình này được thực hiện một cách hiệu quả.
Việc quản lý nhân viên trong công ty hiện tại hoàn toàn dựa vào thủ công, không áp dụng bất kỳ phần mềm quản lý nào, dẫn đến nhiều khó khăn và bất cập trong quá trình quản lý.
Quản lý thông tin nhân viên bằng file Excel dẫn đến số lượng file lớn, thiếu tính cập nhật và có thể gây nhầm lẫn trong quá trình quản lý.
Khó cho việc thống kê và mất nhiều thời gian để tổng hợp, đối chiếu số ngày làm việc của mỗi công nhân
Thiếu sự cập nhật thông tin, chồng chéo dữ liệu về nhân viên…
Chƣa xuất ra đƣợc các báo cáo về biến động tình hình nhân sự trong công ty
2.3.3 Hệ thống quản lý tại các phòng ban khác
Hiện tại, các phòng ban như sản xuất và pre-sale chưa có hệ thống thông tin quản lý hiệu quả, dẫn đến việc thực hiện quy trình chủ yếu dựa vào các ứng dụng văn phòng như Microsoft Office Word và Excel Việc quản lý công việc và theo dõi tiến độ thực hiện không được thực hiện một cách chặt chẽ, khiến cho các trưởng phòng phải sử dụng Excel để theo dõi số lượng nhân viên, ngày công và phân chia công việc cho các thành viên Thông tin được trao đổi chủ yếu qua Sky, email, và các cuộc họp nhóm trực tiếp diễn ra hàng tuần.
Việc sử dụng Excel trong quản lý có thể gây khó khăn trong việc kiểm soát và phân quyền trách nhiệm, đặc biệt khi nâng cấp phần mềm hoặc khi xảy ra sự cố với các phần mềm đã được bàn giao trước đó.
Quá trình quản lý và cập nhật thông tin nhân viên cùng các dự án, dù đang triển khai hay đã hoàn thành, trở nên khó khăn khi số lượng file lớn tăng lên theo thời gian.
Quy trình quản lý và tầm ảnh hưởng của hệ thống kế toán đối với hoạt động mua bán hàng tại công ty Cổ phần Đầu tư và Công nghệ idocNet đóng vai trò quan trọng trong việc tối ưu hóa quy trình giao dịch Hệ thống kế toán giúp theo dõi và kiểm soát tài chính, từ đó nâng cao hiệu quả quản lý nguồn lực và giảm thiểu rủi ro trong các giao dịch mua bán Việc áp dụng công nghệ hiện đại vào hệ thống kế toán không chỉ tăng cường tính chính xác mà còn cải thiện khả năng ra quyết định, góp phần thúc đẩy sự phát triển bền vững cho công ty.
Mô tả luồng quy trình mua hàng hiện tại
Kết luận về thực trạng tồn tại
- Chứng từ quản lý trên giấy, thiếu kiểm soát và dễ mất mát
- Quy trình kinh doanh được thực hiện tương đối chuẩn nhưng không có sự theo sát của hệ thống quản lý
- Việc thực hiện phê duyệt hoặc ra quyết định mất rất nhiều thời gian do phải tổng hợp thông tin từ nhiều nguồn
Thông tin trong công ty không được thống nhất, mỗi bộ phận tự quản lý dữ liệu riêng, dẫn đến khó khăn trong việc đối chiếu và kiểm tra dữ liệu Tình trạng này đôi khi còn gây ra sự trùng lặp thông tin, ảnh hưởng đến hiệu quả công việc.
- Dữ liệu thừa, quản lý chồng chéo, xảy ra tình trạng mất khoa học khi càng ngày dữ liệu lưu trữ càng nhiều
- Nhu cầu về thông tin quản lý của lãnh đạo không đƣợc đáp ứng một cách nhanh chóng
Quản lý rời rạc và tự phát theo yêu cầu của từng phòng ban dẫn đến thiếu sự trao đổi thông tin giữa các bộ phận trong công ty Điều này gây ra hỗ trợ kém trong công việc, làm giảm hiệu suất kinh doanh tổng thể của công ty.
Công ty Cổ phần Đầu tư và Công nghệ idocNet đang đối mặt với nhiều thách thức trong bối cảnh hiện tại, đòi hỏi lãnh đạo cần có chiến lược thận trọng và lựa chọn sáng suốt để đảm bảo hiệu quả kinh doanh Để giải quyết vấn đề này, tôi đề xuất thiết kế giải pháp xây dựng phân hệ kế toán mua, bán hàng trên nền tảng 1C: Doanh nghiệp.
PHÂN TÍCH, THIẾT KẾ PHÂN HỆ KẾ TOÁN MUA, BÁN HÀNG TRÊN NỀN TẢNG 1C: DOANH NGHIỆP
Thiết kế chức năng
3.1.1 Biểu đồ phân rã chức năng
Hình 3.1: Biểu đồ phân rã chức năng
Dựa trên khảo sát hoạt động và quy trình quản trị kế toán đã trình bày, tôi đã phát triển các chức năng cho phân hệ kế toán mua và bán hàng trong hệ thống ERP.
Chức năng quản trị hệ thống
Quản trị hệ thống: Cho phép người dùng quản lý các thông tin về tài khoản hiện tại (tên đăng nhập, mật khẩu), phân quyền người dùng
Chức năng quản lý bán hàng
Quản lý bán hàng là quá trình cập nhật thông tin triển khai dự án của công ty, bắt đầu từ khi tiếp nhận yêu cầu cho đến khi hoàn thành Quá trình này bao gồm việc theo dõi các thông tin quan trọng về đối tác, dự án và nhân viên phụ trách thông qua các chứng từ như đơn đặt hàng, đề nghị thanh toán và phiếu thu.
Chức năng quản lý mua hàng
Quản lý mua hàng là quy trình quan trọng, bắt đầu từ việc nhận yêu cầu mua hàng từ phòng sản xuất cho đến khi hoàn tất giao dịch Quá trình này bao gồm việc cập nhật thông tin về máy móc, thiết bị, số lượng và giá cả, đảm bảo rằng mọi thông tin đều chính xác và kịp thời.
2.1 Quản lý triển khai phần mềm
3.1.Quản lý mua máy móc thiết bị
Lỗ Thị Thùy – K16HTTTB 32 tiền, diễn giải…), thông tin doanh nghiệp cung cấp hàng hóa, thông tin nhân viên phụ trách
3.1.2 Biểu đồ luồng dữ liệu a Biểu đồ ngữ cảnh
Biểu đồ ngữ cảnh cung cấp cái nhìn tổng quát về hệ thống, với chức năng chính là quản lý quy trình mua bán hàng Nó cũng xác nhận các tác nhân có ảnh hưởng đến hệ thống.
Sau đây là biểu đồ mức khung cảnh
Hình 3.2: Biểu đồ ngữ cảnh phân hệ kế toán mua hàng
Hình 3.3: Biểu đồ ngữ cảnh phân hệ kế toán bán hàng b Biểu đồ luồng dữ liệu mức đỉnh
Biểu đồ luồng dữ liệu mức đỉnh thể hiện các chức năng chính của hệ thống và làm rõ mối quan hệ giữa các tác nhân Chức năng chủ yếu của phân hệ kế toán mua hàng là quản lý quy trình mua sắm một cách hiệu quả.
Lập phiếu đề nghị mua hàng, đề nghị thanh toán, phiếu thu và phiếu chi
Lập báo cáo thống kê
Cập nhật thông tin mua bán hàng hóa
Kho dữ liệu là phiếu đề nghị, phiếu thu và phiếu chi
Hình 3.4: Luồng dữ liệu mức đỉnh phân hệ kế toán mua hàng d Phân hệ kế toán bán hàng
Lập phiếu đề nghị triển khai dự án, báo giá, hợp đồng, lập phiếu thu
Lập báo cáo thống kê
Cập nhật thông tin bán hàng
Kho dữ liệu là phiếu đề nghị triển khai dự án, báo giá, hợp đồng, phiếu thu
Hình 3.5: Luồng dữ liệu mức đỉnh phân hệ kế toán bán hàng
Thiết kế cơ sở dữ liệu
3.2.1 Quy trình a Quy trình đăng nhập
Quy trình đăng nhập được thiết kế để đảm bảo tính bảo mật và an toàn cho hệ thống, đồng thời phân quyền sử dụng cho các đối tượng Chỉ khi người dùng đăng nhập thành công, họ mới có quyền truy cập và sử dụng hệ thống.
Hình 3.6: Quy trình đăng nhập hệ thống
Mô tả quy trình Đăng nhập hệ thống Mục đích Đăng nhập vào hệ thống
Tác nhân tham gia Nhân viên chuyên môn, Quản trị hệ thống Đầu vào Cài đặt chương trình
Có user, pass của tài khoản người dùng Đầu ra Đăng nhập thành công vào hệ thống
Bước thực hiện Nội dung thực hiện Chứng từ
1 Người sử dụng mở chương trình
Bảng 3.1: Quy trình đăng nhập hệ thống b Quy trình nghiệp vụ mua hàng
Quy trình dưới đây thể hiện nghiệp vụ với đối tượng sau:
Mua máy tính, thiết bị, công cụ, dụng cụ phục vụ cho việc lập trình
Mua các vật liệu phục vụ cho công ty như nước, giấy A4, mực in
Hình 3.7: Quy trình mua hàng
Mô tả quy trình nghiệp vụ mua hàng
QUY TRÌNH MUA HÀNG Mục đích Quản lý việc mua hàng của công ty
Nhân viên phát triển dự án và nhân viên kinh doanh đóng vai trò quan trọng trong việc phát sinh nhu cầu mua sắm hàng hóa như máy móc và thiết bị cho công ty Trưởng phòng phát triển dự án và giám đốc sẽ quản lý quy trình này, đảm bảo rằng danh sách hàng hóa đã mua được theo dõi và cập nhật một cách hiệu quả Kế toán sẽ hỗ trợ trong việc ghi chép và quản lý tài chính liên quan đến các giao dịch mua sắm.
Bước thực hiện Mô tả chi tiết Chứng từ
1 Để phục vụ nhu cầu nhân viên phát triển dự án lập phiếu mua hàng gửi đến phòng kinh doanh
Phiếu yêu cầu mua hàng
2 Nhân viên kinh doanh tiếp nhận yêu cầu mua hàng và liên hệ với nhà cung cấp yêu cầu gửi báo giá, lập phiếu đề nghị
Phiếu đề nghị mua hàng
3 Trưởng phòng kí duyệt Phiếu đề nghị mua hàng
4 Trưởng phòng kí duyệt trình lên cho giám đốc kí duyệt
Nếu không được duyệt thì trưởng phòng kinh doanh thông báo lại cho nhân viên lập đề nghị khác
Có nêu rõ lý do không đƣợc duyệt (chuyển sang bước 6)
Nếu đƣợc duyệt thì chuyển cho nhân viên kinh doanh ( chuyển sang bước 7)
Phiếu đề nghị mua hàng
5 Nhân viên kinh doanh sửa lại phiếu đề nghị và gửi lại trưởng phòng
Phiếu đề nghị mua hàng
6 Lập và xác nhận mua hàng với nhà cung cấp Đơn đặt hàng
7 Nhân viên kinh doanh lập và gửi phiếu đề nghị thanh toán, hóa đơn bán hàng (của NCC) cho kế toán
Hóa đơn mua hàng (NCC)
Phiếu đề nghị thanh toán
8 Kế toán tiếp nhận chứng từ và phiếu đề nghị
Hóa đơn mua hàng (NCC)
Phiếu đề nghị thanh toán
9 Kế toán thực hiện thanh toán cho nhà cung cấp
10 Kế toán gửi phiếu đề nghị thanh toán cho giám đốc kí duyệt
Nếu không ok thì yêu cầu nhân viên kinh doanh giải trình và lập lại phiếu đề nghị thanh toán
Nếu ok thì chuyển cho kế toán
Phiếu đề nghị thanh toán
11 Kế toán hạch toán và chốt sổ
Bảng 3.2: Mô tả quy trình mua hàng c Quy trình nghiệp vụ bán hàng
Quy trình dưới đây thể hiện nghiệp vụ đối với đối tượng là công ty nhận triển khai phần mềm cho các doanh nghiệp, công ty khác
Hình 3.8: Quy trình nghiệp vụ bán hàng
Mô tả quy trình nghiệp vụ bán hàng:
QUY TRÌNH BÁN HÀNG Mục đích Quản lý việc mua hàng của công ty
Khách hàng có nhu cầu triển khai phần mềm sẽ gửi yêu cầu đến công ty, từ đó nhân viên kinh doanh sẽ tiếp nhận và xử lý thông tin Trưởng phòng kinh doanh sẽ giám sát quá trình này, trong khi giám đốc sẽ đưa ra quyết định chiến lược Cuối cùng, kế toán sẽ quản lý các khía cạnh tài chính liên quan đến dự án Kết quả là quản lý dự án triển khai phần mềm cho khách hàng được thực hiện một cách hiệu quả.
Bước thực hiện Mô tả chi tiết Chứng từ
1 Khách hàng lập yêu cầu triển khai các phần mềm đến phòng kinh doanh
2 Nhân viên kinh doanh nhận yêu cầu triển khai dự án của khách hàng
3 Nhân viên kinh doanh lập phiếu yêu cầu triển khai dự án của khách hàng và báo cho ban giám đốc
Phiếu yêu cầu triển khai dự án
4 Giám đốc nhận yêu cầu Phiếu yêu cầu triển khai dự án
Nếu không duyệt thì phòng kinh doanh gửi thông báo từ chối đến khách hàng
Nếu phê duyệt dự án đƣa thì ra mức giá
6 Nhân viên kinh doanh nhận thông báo gửi thông báo đến cho khách hàng
Nếu dự án không đƣợc duyệt thì phòng kinh doanh gửi thông báo từ chối đến khách hàng
Nếu dự án đƣợc phê duyệt đƣa thì lập phiếu báo giá
7 Khách hàng nhận đƣợc thống báo từ nhân viên kinh doanh
8 Sau khi nhận đƣợc báo giá, khách hàng lập đơn đặt hàng và gửi về công ty Đơn đặt hàng
9 Nhân viên kinh doanh nhận đơn đặt hàng từ khách hàng Đơn đặt hàng
10 Nhân viên kinh doanh soạn hợp đồng rồi gửi hợp đồng và đơn đặt hàng cho kế toán
Hợp đồng, đơn đặt hàng
11 Kế toán nhận đơn đặt hàng và hợp đồng rồi gửi hợp đồng tới khách hàng để bên thực hiện kí kết hợp đồng
Hợp đồng, đơn đặt hàng
12 Nhận số tiền trả trước cho công ty theo hợp đồng
13 Giám đốc nhận báo cáo và phê duyệt Báo cáo
14 Kế toán nhận tiền thanh lý hợp đồng khi phần mềm đã bàn giao
15 Kế toán hạch toán và chốt sổ
Bảng 3.3: quy trình nghiệp vụ bán hàng d Quy trình nghiệp vụ in báo cáo
Quy trình nghiệp vụ in báo cáo giúp xuất báo cáo định kì theo từng dạng cho ban giám đốc
Hình 3.9: Quy trình nghiệp vụ in báo cáo
QUY TRÌNH IN BÁO CÁO
Mục đích In báo cáo
Kế toán Đầu vào Người dùng đăng nhập thành công vào hệ thống Đầu ra In báo cáo
Bước thực hiện Nội dung thực hiện Chứng từ
1 Kế toán có nhu cầu in báo cáo Báo cáo
2 Nhập điều kiện in báo cáo
3 Hệ thống kiểm tra thông tin
4 Hệ thống gửi thông báo xác nhận
5 Xác nhận in báo cáo
6 Hệ thống thực hiện ra báo cáo Báo cáo
Bảng 3.4: quy trình nghiệp vụ in báo cáo 3.2.2 Thiết lập hệ thống a Các loại dữ liệu quản lý
1C là một nền tảng lập trình nhanh (RAD) với thiết kế giao diện sẵn có, cho phép hệ thống hoạt động hiệu quả thông qua việc thiết lập dữ liệu cấu hình và nghiệp vụ Điều này giúp các phòng ban và phân hệ liên kết và hiểu thông tin lẫn nhau Trên nền tảng 1C, có nhiều kiểu dữ liệu cấu hình và dữ liệu danh mục.
Dữ liệu cấu hình là thông tin được xác định ban đầu khi triển khai ứng dụng quản lý, có vai trò quan trọng trong việc ảnh hưởng đến quá trình tính toán các số liệu động liên quan đến đối tượng quản lý.
Dữ liệu danh mục: Là những thông tin cần đƣợc quản lý và đƣợc chia sẻ giữa các phân hệ trong hệ thống b Thiết lập dữ liệu cấu hình
Dữ liệu cấu hình là thông tin được thiết lập ngay từ khi bắt đầu sử dụng hệ thống, đóng vai trò quan trọng trong phân hệ kế toán mua hàng và bán hàng Những dữ liệu này không chỉ ảnh hưởng đến việc tính toán số liệu mà còn tác động trực tiếp đến đối tượng quản lý trong phòng kế toán.
Danh sách dữ liệu đƣợc thiết lập bao gồm:
Những danh mục khi đƣợc tạo ra, đã có sãn các mục tin mặc định
Mục tin mặc định Ý nghĩa
Ref Tham chiếu đối tƣợng
Gồm các danh mục sau:
Mục tin Đồng nghĩa Kiểu dữ liệu
GiớiTính Giới tính EnumRef.GiớiTính ĐịaChỉ Địa chỉ String (50)
SĐT Số điện thoại Number (20)
ChứcVụ Chức vụ EnumRef.ChứcVụ
BộPhận Bộ phận CatalogRef.BộPhận
Bảng 3.5: Danh mục nhân viên
Mục tin Đồng nghĩa Kiểu dữ liệu
TênTiếngAnh Tên tiếng anh String (50)
MãSốThuế Mã số thuế Number (12)
TàiKhoảnNgânHàng Tài khoản ngân hàng Number(13)
ChiNhánh Chi nhánh String (50) ĐịaChỉ Địa chỉ String (50)
SĐT Số điện thoại Number (20)
Email Email String (20) fax fax Number (20)
Mục tin Đồng nghĩa Kiểu dữ liệu
LoạiTiền Loại tiền CatalogRef.LoạiTiền
Ngày Ngày date ĐốiTác Đối tác CatalogRef.ĐốiTác
LoạiHợpĐồng Loại hợp đồng EnumRef.LoạiLiênHệ
Bảng 3.7: Hợp đồng công ty
Mục tin Đồng nghĩa Kiểu dữ liệu
STT Số thứ tự String
MãChứngTừ Mã chứng từ Number
LoạiPhânHệ Loại phân hệ CatalogRef.LoạiPhânHệ
MãCôngTy Mã công ty String
CôngTy Công ty CatalogRef.DoanhNghiệp
MãCơSở Mã cơ sở CatalogRef.CơSởĐơnVị
SốGD Số giao dịch String
NgàyGD Ngày giao dịch Date ÔngBà Ông bà String ĐịaChỉ Địa chỉ String
DựÁn Dự án CatalogRef.SựKiện
TKNợ Tài khoản nợ ChartOfAccountsRef.TàiKhoản
Tiền Tiền number ĐốiTƣợng Đối tƣợng CatalogRef.ĐốiTƣợng
HợpĐồng Hợp đồng CatalogRef.HợpĐồngCôngTy
VụViệc Vụ việc CatalogRef.SựKiện
MãTiềnTệ Mã tiền tệ CatalogRef.TiềnTệ
KhoảnMục Khoản mục CatalogRef.KhoảnMục
MẫuChứngTừKêKhai Mẫu chứng từ kê khai String
Bảng 3.8: Chứng từ phiếu thu
Mục tin Đồng nghĩa Kiểu dữ liệu
STT Số thứ tự String
MãChứngTừ Mã chứng từ Number
LoạiPhânHệ Loại phân hệ CatalogRef.LoạiPhânHệ
MãCôngTy Mã công ty String
CôngTy Công ty CatalogRef.DoanhNghiệp
MãCơSở Mã cơ sở CatalogRef.CơSởĐơnVị
SốGD Số giao dịch String
NgàyGD Ngày giao dịch Date ÔngBà Ông bà String ĐịaChỉ Địa chỉ String
DựÁn Dự án CatalogRef.SựKiện
TKCó Tài khoản có ChartOfAccountsRef.TàiKhoản
Tiền Tiền number ĐốiTƣợng Đối tƣợng CatalogRef.ĐốiTƣợng
HợpĐồng Hợp đồng CatalogRef.HợpĐồngCôngTy
VụViệc Vụ việc CatalogRef.SựKiện
MãTiềnTệ Mã tiền tệ CatalogRef.TiềnTệ
KhoảnMục Khoản mục CatalogRef.KhoảnMục
MẫuChứngTừKêKhai Mẫu chứng từ kê khai String
Bảng 3.9: Chứng từ phiếu chi
Mục tin Đồng nghĩa Kiểu dữ liệu
Chiều đo SựKiện Sự kiện CatalogRef.SựKiện
NhânViên Nhân viên CatalogRef NhânViên
Số đo SốTiền Số tiền Number
Bảng 3.10: Biểu ghi tích lũy chuyển động tài chính 3.2.3 Thiết kế chứng từ a Chứng từ phiếu chi:
Hình 3.10: Giao diện thiết kế chứng từ phiếu chi b Chứng từ phiếu thu
Hình 3.11: Giao diện thiết kế chứng từ phiếu thu c Danh Danh sách tác nhân tham gia
Quản trị hệ thống Quản trị tài khoản người dùng, có quyền thêm, sửa, xóa người dùng
Nhân viên chuyên môn đƣợc phân quyền
Kế toán Là người thanh toán tiền cho nhà cung cấp, lập phiếu chi, phiếu thu và hạch toán, báo cáo định kì lên ban giám đốc
Nhân viên kinh doanh là người tiếp nhận yêu cầu mua hàng hóa như thiết bị và máy móc Họ liên hệ với nhà cung cấp để đề xuất yêu cầu và duy trì liên lạc với khách hàng nhằm nhận thông tin triển khai dự án.
Nhân viên phát triển dự án
Là người thuộc bộ phận kĩ thuật, người đề nghị mua máy móc, thiết bị trong công ty
Giám đốc Người phê duyệt yêu cầu, quản lý các hoạt động trong công ty
Bảng 3.11: Danh sách tác nhân tham gia hệ thống d Mô hình hóa chức năng các tác nhân của hệ thống
Hình 3.12: Mô hình chức năng của quản trị hệ thống
Hình 3.13: Mô hình chức năng của nhân viên chuyên môn
Hình 3.14: Mô hình chức năng của quản trị hệ thống
Thiết kế giao diện
Các phím chức năng chung
Hình 3.15: Giao diện các phím chức năng chung
Các phím chức năng sửa khuôn in
Hình 3.16: Giao diện các phím chức năng sửa đổi khuôn in
Người dùng mở chương trình 1C: Doanh nghiệp, màn hình hiện giao diện sau:
Hình 3.17: Màn hình đăng nhập
Người dùng nhập user, password và ấn ok màn hình hiện giao diện trang chủ
Phần quản lý phân hệ cung cấp cái nhìn tổng quan về các công việc cần thực hiện, với giao diện đơn giản và dễ sử dụng, người dùng có thể dễ dàng tìm kiếm các danh mục và khoản mục liên quan đến công việc.
Hình 3.18: Giao diện thiết kế phân hệ
Trang đầu: Ở đây ta có thể phân vùng làm việc cho trang đầu hoặc không
Mục đích: Có thể giúp người quản lý truy cập nhanh vào những hạng mục thường xuyên phải làm việc trong ngày
Hình 3.19: giao diện phân vùng làm việc
Giao diện chính của phần quản lý
Hình 3.20: Giao diện trang chủ 3.3.3 Giao diện phân hệ mua hàng
Phân hệ mua hàng được sử dụng để hạch toán các nghiệp vụ liên quan đến việc mua máy móc và thiết bị trong công ty Hệ thống này bao gồm các chứng từ quan trọng theo quy trình mua hàng, bao gồm phiếu yêu cầu mua, phiếu đề nghị, đơn đặt hàng, hóa đơn mua hàng và phiếu chi.
Hình 3.21: Giao diện phân hệ mua hàng a Phiếu yêu cầu mua máy móc thiết bị
Phiếu yêu cầu mua máy móc thiết bị dùng cho nhân viên phát triển dự án để đề xuất yêu cầu mua máy móc, thiết bị
Hình 3.22: Thiết lập phiếu yêu cầu mua máy móc thiết bị
Phiếu đề nghị mua máy móc, thiết bị là tài liệu quan trọng được sử dụng bởi phòng kinh doanh để trình bày yêu cầu mua sắm máy móc lên ban giám đốc.
Hình 3.24: Giao diện thiết lập phiếu đề nghị mua máy móc thiết bị
Hình 3.25: Giao diện phiếu đề nghị mua máy móc thiết bị c Phiếu đề nghị thanh toán do bộ phận kinh doanh lập để ban giám đốc kí duyệt
Hình 3.26: Lập phiếu đề nghị thanh toán
Hình 3.27: Giao diện phiếu đề nghị thanh toán d Lập giao diện phiếu chi
Phiếu chi dùng trong kế toán mua hàng khi phát sinh nhu cầu mua máy móc, thiết bị do kế toán lập
Hình 3.28: Thiết lập phiếu chi
Hình 3.29: Giao diện phiếu chi
Hình 3.30: Giao diện code in phiếu chi
Hình 3.31: Thiết lập giao diện in phiếu chi 3.3.4 Giao diện phân hệ bán hàng
Phân hệ bán hàng được thiết kế để hạch toán các nghiệp vụ triển khai phần mềm cho khách hàng Nó bao gồm các chứng từ quan trọng theo quy trình bán hàng như đơn đặt hàng, đề nghị thanh toán và phiếu thu.
Giao diện đơn đặt hàng
Hình 3.32: Giao diện đơn đặt hàng
Giao diện phiếu thu: dùng cho bộ phận kế toán trong trường hợp triển khai giải pháp cho đối tác và nhận được tiền trả trước hoặc
Hình 3.33: Giao diện thiết lập phiếu thu
Hình 3.34: Giao diện phiếu thu
Hình 3.35: Giao diện code in phiếu thu
Hình 3.36: Giao diện in phiếu thu 3.3.5 Giao diện phân hệ tài chính
Phân hệ tài chính ghi nhận các nghiệp vụ kinh tế liên quan đến việc phát sinh và giảm trừ tiền Nó cũng bao gồm các báo cáo tài chính quan trọng như báo cáo chi phí, báo cáo chuyển động hàng ngày và báo cáo số tiền còn lại.
Báo cáo chi phí cung cấp thông tin chi tiết về các khoản thu chi trong khoảng thời gian đã chọn, bao gồm tổng số tiền nhận được, tổng số tiền đã chi và số tiền còn lại.
Hình 3.37: Giao diện báo cáo chi phí Báo cáo chuyển động theo ngày
Báo cáo chuyển động theo ngày cho biết tình hình thu chi của công ty theo từng ngày và lợi nhuận tính đến một thời điểm nào đó
Hình 3.38: Giao diện chuyển động theo ngày
Báo cáo số tiền còn lại
Báo cáo số tiền còn lại cho biết tổng số tiền hiện tại của công ty từ các nghiệp vụ kinh tế phát sinh
Hình 3.39: Giao diện số tiền còn lại
In Báo cáo chi tiền
Hình 3.40: Giao diện in báo cáo chi tiền
In báo cáo nhận tiền
Hình 3.41: Giao diện in báo cáo nhận tiền
Sau khi kết thúc quá trình nghiên cứu, tìm hiểu và hoàn thiện đề tài nghiên cứu, bài khóa luận đã đạt đƣợc một số kết quả nhƣ sau:
Đề tài nghiên cứu này nhấn mạnh tính cấp thiết của việc triển khai giải pháp 1C trong lĩnh vực kế toán cho doanh nghiệp sản xuất phần mềm, mang lại nhiều lợi ích thiết thực Việc áp dụng giải pháp này không chỉ giúp tối ưu hóa quy trình kế toán mà còn nâng cao hiệu quả quản lý tài chính, từ đó góp phần thúc đẩy sự phát triển bền vững cho doanh nghiệp.
Nêu đƣợc khối kiến thức nền tảng cơ bản của 1C và quy trình triển khai
Hoàn thành quá trình phân tích quy trình và xây dựng ứng dụng cho phân hệ kế toán bán hàng và mua hàng
Để phát triển một phần mềm hoàn chỉnh và tối ưu, cần có đội ngũ thiết kế chuyên nghiệp, thời gian nghiên cứu và ngân sách hợp lý Tuy nhiên, do những điều kiện hạn chế về thời gian và nguồn lực, bài nghiên cứu này không thể tránh khỏi một số thiếu sót Dưới đây là những hạn chế của phần mềm.
Chương trình mới chỉ tập chung vào hai phân hệ là kế toán mua hàng và kế toán bán hàng
Chương trình mới chỉ tạo được các báo cáo đơn giản, chưa có các báo cáo quản trị
Nguồn tham khảo của đề tài chƣa thật sự phong phú do 1C còn khá mới ở Việt Nam và chƣa có nhiều tài liệu đƣợc công bố rộng rãi
Hướng phát triển trong tương lai
Trong tương lai, tác giả dự định hoàn thiện và mở rộng chương trình kế toán mua hàng và bán hàng bằng cách bổ sung các phân hệ kế toán công nợ và theo dõi trả nợ Mục tiêu lớn hơn là phát triển một chương trình quản lý tổng thể cho doanh nghiệp sản xuất phần mềm, giúp các doanh nghiệp giải quyết bài toán quản lý, một yếu tố quan trọng trong sự thành công của họ.