Phân tích, thiết kế bộ quy trình nghiệp vụ phân hệ kế toán mua hàng trong hệ thống erp smes,

HỌC VIỆN NGÂN HÀNG KHOA HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ KHĨA LUẬN TỐT NGHIỆP ĐẠI HỌC PHÂN TÍCH, THIẾT KẾ BỘ QUY TRÌNH NGHIỆP VỤ PHÂN HỆ KẾ TỐN MUA HÀNG TRONG HỆ THỐNG ERP SMEs NGUYỄN THỊ PHƢỢNG HÀ NỘI - 2016 HỌC VIỆN NGÂN HÀNG KHOA HỆ THỐNG THƠNG TIN QUẢN LÝ KHĨA LUẬN TỐT NGHIỆP ĐẠI HỌC PHÂN TÍCH, THIẾT KẾ BỘ QUY TRÌNH NGHIỆP VỤ PHÂN HỆ KẾ TOÁN MUA HÀNG TRONG HỆ THỐNG ERP SMEs Giáo viên hƣớng dẫn: Sinh viên thực hiện: ThS Chu Văn Huy Nguyễn Thị Phƣợng Mã sinh viên: 15A4040081 Lớp: K15HTTTB Khóa: Hệ: 15 Chính quy Hà Nội, tháng 05 / 2016 Khóa luận tốt nghiệp Phân tích, thiết kế quy trình nghiệp vụ phân hệ kế tốn mua hàng LỜI CAM KẾT Tôi xin cam đoan kết đạt đề tài sản phẩm nghiên cứu, tìm hiểu cá nhân tơi Trong tồn nội dung đề tài điều trình bày riêng tổng hợp từ nhiều nguồn tài liệu Tất tài liệu tham khảo có xuất xứ rõ ràng trích dẫn hợp pháp Tơi xin hồn chịu trách nhiệm chịu hình thức kỷ luật theo quy định cho lời cam đoan Sinh viên thực Nguyễn Thị Phƣợng Nguyễn Thị Phượng - K15HTTTB i Khóa luận tốt nghiệp Phân tích, thiết kế quy trình nghiệp vụ phân hệ kế toán mua hàng LỜI CẢM ƠN Để hoàn thành tốt đề tài này, trước tiên xin chân thành cảm ơn thày Chu Văn Huy hướng dẫn, giúp đỡ tơi suốt q trình thực đề tài Đồng thời, muốn gửi lời cảm ơn đến thầy cô giáo khoa Hệ thống thông tin quản lý tạo điều kiện tốt để tơi có hội tiếp cận với tốn thực tế, để vận dụng kiến thức học giái tốn Bên cạnh đó, tơi gửi lời cảm ơn đến đơn vị thực tập, tổ chức, doanh nghiệp hết lịng hỗ trợ tơi q trình khảo sát hoạt động thực tế Và cảm ơn tất người thân, bạn bè góp ý, giúp đỡ tơi q trình tìm kiếm tài liệu thơng tin cho đề tài Do thời gian lực cịn hạn chế nên khơng thể tránh sai sót q trình thực đề tài Vì vậy, tơi mong nhận cảm thơng, góp ý bổ sung thầy cô để đề tài tơi hồn thiện Tơi xin chân thành cảm ơn! Nguyễn Thị Phượng - K15HTTTB ii Khóa luận tốt nghiệp Phân tích, thiết kế quy trình nghiệp vụ phân hệ kế toán mua hàng MỤC LỤC DANH MỤC CHỮ VIẾT TẮT iii DANH MỤC BẢNG BIỂU iv DANH MỤC HÌNH VẼ v LỜI MỞ ĐẦU 1 Tính cấp thiết đề tài Mục đích đề tài Kết cấu đề tài CHƢƠNG 1: TÌM HIỂU HOẠT ĐỘNG QUẢN LÝ KẾ TỐN THEO ĐỊNH HƢỚNG QUY TRÌNH TẠI CÁC DOANH NGHIỆP NHỎ VÀ VỪA 1.1 Một số vấn đề quản lý kế toán doanh nghiệp nhỏ vừa 1.1.1 Khái niệm 1.1.2 Khảo sát thực trạng quản lý hoạt động kế toán doanh nghiệp nhỏ vừa 1.2 Quản lý kế toán theo định hướng quy trình nghiệp vụ 1.2.1 Lợi ích quản lý kế tốn theo định hướng quy trình nghiệp vụ .8 1.2.2 Tổng quan phương pháp quản lý quy trình nghiệp vụ BPM CHƢƠNG 2: PHÂN TÍCH BỘ QUY TRÌNH NGHIỆP VỤ PHÂN HỆ KẾ TOÁN MUA HÀNG 12 2.1 Quy trình quản lý kế tốn mua vật tư, hàng hóa 12 2.2 Quy trình kế tốn mua văn phịng phẩm, vật phẩm thiết yếu 20 2.3 Quy trình theo dõi trả nợ 31 CHƢƠNG 3: THIẾT KẾ BỘ QUY TRÌNH NGHIỆP VỤ PHÂN HỆ KẾ TỐN MUA HÀNG 37 3.1 Thiết kế chức 37 3.1.1 Biểu đồ phân rã chức 37 3.1.2 Biểu đồ ngữ cảnh 38 3.1.3 Biểu đồ luồng liệu mức đỉnh 39 3.2 Thiết kế sở liệu 40 3.2.1 Mơ hình thực thể liên kết 40 Nguyễn Thị Phượng - K15HTTTB i Khóa luận tốt nghiệp Phân tích, thiết kế quy trình nghiệp vụ phân hệ kế tốn mua hàng 3.2.2 Mơ hình liệu quan hệ 41 CHƢƠNG 4: MỘT SỐ KẾT QUẢ ĐẠT ĐƢỢC 49 4.1 Minh họa quy trình quản lý kế tốn mua vật tư, hàng hóa 49 4.2 Mơ quy trình quản lý kế toán mua VPP, vật phẩm thiết yếu 57 4.3 Mơ phịng quy trình theo dõi trả nợ 64 KẾT LUẬN 67 TÀI LIỆU THAM KHẢO 68 Nguyễn Thị Phượng - K15HTTTB ii Khóa luận tốt nghiệp Phân tích, thiết kế quy trình nghiệp vụ phân hệ kế toán mua hàng DANH MỤC CHỮ VIẾT TẮT STT Ý nghĩa Chữ viết tắt BPM Business Process Management (Quản lý quy trình nghiệp vụ) BPMN Business Process Modeling Notation (Ký pháp mơ hình hóa quy trình nghiệp vụ) ERP Enterprise Resource Planning (Hoạch định tài nguyên doanh nghiệp) FK Foreign key (Khóa ngoại) NCC Nhà cung cấp NVL Nguyên vật liệu PK Primary key (Khóa chính) SMEs Small and Medium Enterprises (Doanh nghiệp nhỏ vừa) TNHH Trách nhiệm hữu hạn 10 VPP Văn phòng phẩm Nguyễn Thị Phượng - K15HTTTB iii Khóa luận tốt nghiệp Phân tích, thiết kế quy trình nghiệp vụ phân hệ kế toán mua hàng DANH MỤC BẢNG BIỂU Bảng 1.1 Danh sách công ty tiến hành khảo sát .5 Bảng 1.2 Kết khảo sát công ty Bảng 1.3 Các ký pháp sử dụng Bizagi 11 Bảng 2.1 Lưu đồ quy trình kế tốn mua vật tư, hàng hóa 12 Bảng 2.2 Lưu đồ quy trình kế tốn mua VPP, vật phẩm thiết yếu 20 Bảng 2.3 Lưu đồ quy trình theo dõi trả nợ 31 Bảng 3.1 Bảng Phòng ban 41 Bảng 3.2 Bảng Hình thức tốn 41 Bảng 3.3 Bảng Nhà cung cấp 41 Bảng 3.4 Bảng Nợ nhà cung cấp 41 Bảng 3.5 Bảng Loại hàng 42 Bảng 3.6 Bảng Hàng hóa 42 Bảng 3.7 Bảng Nhân viên 42 Bảng 3.8 Bảng Yêu cầu mua hàng .43 Bảng 3.9 Bảng Chi tiết yêu cầu 43 Bảng 3.10 Bảng Đề nghị mua hàng 43 Bảng 3.11 Bảng Chi tiêt đề nghị 44 Bảng 3.12 Bảng Đơn đặt hàng 44 Bảng 3.13 Bảng Chi tiết đơn đặt hàng 45 Bảng 3.14 Bảng Hóa đơn mua hàng .45 Bảng 3.15 Bảng Chi tiết hóa đơn 45 Bảng 3.16 Bảng Phiếu thu - chi 46 Bảng 3.17 Bảng Tạm ứng 46 Bảng 3.18 Bảng Đề nghị trả nợ 47 Bảng 3.19 Bảng Thanh toán tạm ứng 47 Bảng 3.20 Bảng Xử lý công việc 47 Nguyễn Thị Phượng - K15HTTTB iv Khóa luận tốt nghiệp Phân tích, thiết kế quy trình nghiệp vụ phân hệ kế toán mua hàng DANH MỤC HÌNH VẼ Hình 2.1 Quy trình quản lý mua vật tư, hàng hóa 13 Hình 2.2 Quy trình quản lý mua VPP, vật phẩm thiết yếu 21 Hình 2.3 Quy trình tốn tạm ứng 22 Hình 2.4 Quy trình theo dõi trả nợ .32 Hình 3.1 Biểu đồ phân rã chức 37 Hình 3.2 Biểu đồ ngữ cảnh 38 Hình 3.3 Biểu đồ luồng liệu mức đỉnh 39 Hình 3.4 Mơ hình thực thể liên kết .40 Hình 3.5 Mơ hình liệu quan hệ 48 Nguyễn Thị Phượng - K15HTTTB v Khóa luận tốt nghiệp Phân tích, thiết kế quy trình nghiệp vụ phân hệ kế tốn mua hàng LỜI MỞ ĐẦU Tính cấp thiết đề tài Ngày nay, quản trị kế toán ngày chứng minh tầm quan trọng quản trị doanh nghiệp Trong kinh tế giới Việt Nam có nhiều biến động thay đổi, việc giải hiệu vấn đề trở nên phức tạp địi hỏi phải có thay đổi cách thức quản lý Cách thức quản lý truyền thống sổ sách , chứng từ khơng cịn phù hợp tiêu tốn nhiều thời gian chi phí Nhiều doanh nghiệp ứng dụng phần mềm kế toán vào quản lý Tuy nhiên, việc ứng dụng chất “Tin học hóa” hệ thống kế tốn thủ cơng trước mà khơng có liên kết chặt chẽ với việc quản lý phận khác doanh nghiệp Sự phát triển công nghệ cho đời nhiều giải pháp để hỗ trợ giải quyết, khắc phục hạn chế Một giải pháp quản lý quy trình nghiệp vụ (Business Process Management - BPM) Bằng cách áp dụng giải pháp này, nhà quản lý đơn giản hóa, chuẩn hóa quy trình, loại bỏ hoạt động khơng cốt lõi Nhờ đó, xây dựng hệ thống hoạch định tài nguyên doanh nghiệp (Enterprise Resource Planning - ERP ) hỗ trợ toàn diện cho quản trị doanh nghiệp với phân hệ kế toán mua hàng thành phần quan trọng Các quy trình chặt chẽ khơng giúp quản trị tài kế tốn đưa thơng tin chất lượng thời điểm mà cịn tiết kiệm chi phí dễ dàng quản lý luồng công việc thực thi Việc khai thác lợi ích mà BPM giúp phát triển máy kế toán thực tạo giá trị gia tăng cho doanh nghiệp Mục đích đề tài Thứ tìm hiểu cách mơ hình hóa quy trình nghiệp vụ, quản lý quy trình nghiệp vụ, Thứ hai phân tích, phát triển quy trình nghiệp vụ chuẩn phân hệ kế toán mua hàng áp dụng doanh nghiệp nhỏ vừa Thứ ba thiết kế, chuẩn hóa sở liệu sử dụng cho phân hệ Kết cấu đề tài Đề tài chia làm phần với nội dung sau: Chƣơng 1: Tìm hiểu phƣơng pháp quản lý hoạt động kế toán doanh nghiệp nhỏ vừa Trong chương tác giả trình bày nội dung: (1)một số vấn đề quản lý kế toán, (2) kết khảo sát hoạt động kế toán mua hàng số doanh nghiệp Nguyễn Thị Phượng - K15HTTTB Khóa luận tốt nghiệp Trả trước cho Kế toán mua hàng NCC Nguyễn Thị Phượng - K15HTTTB Phân tích, thiết kế quy trình nghiệp vụ phân hệ kế tốn mua hàng Kế toán mua hàng cập nhật phiếu chi để trả trước cho NCC theo thỏa thuận 54 Khóa luận tốt nghiệp Cập nhật hóa đơn bán hàng NCC gửi Phân tích, thiết kế quy trình nghiệp vụ phân hệ kế toán mua hàng Kế toán mua hàng Nguyễn Thị Phượng - K15HTTTB NCC gửi hóa đơn kèm với hàng hóa vận chuyển đến, kế toán mua hàng cần cập nhật chứng từ vào hệ thống ví dụ hình sau: 55 Khóa luận tốt nghiệp Phân tích, thiết kế quy trình nghiệp vụ phân hệ kế tốn mua hàng Phê duyệt Giám đốc tốn phần cịn lại Ghi nhận nợ NCC Kế toán mua hàng Nguyễn Thị Phượng - K15HTTTB Giám đốc định hoàn tất tốn tiền hàng cịn thiếu với NCC Khi giám đốc định chưa tốn giá trị cịn lại hóa đơn Kế tốn cần ghi nhận khoản nợ phát sinh với NCC với nhập thông tin vào form tương ứng: 56 Khóa luận tốt nghiệp Phân tích, thiết kế quy trình nghiệp vụ phân hệ kế tốn mua hàng 4.2 Mơ quy trình quản lý kế toán mua VPP, vật phẩm thiết yếu Bƣớc Nội dung Đối tƣợng thực Quy trình thực Lập u Phịng ban có nhu cầu cầu mua VPP, vật phẩm thiết yếu Cập nhật thông tin chi tiết yêu cầu mặt hàng cần mua theo dẫn sau: Lâp đề nghị mua VPP, vật phẩm Kế toán lập bảng kê VPP cần mua với nội dung sau: Kế toán mua hàng Nguyễn Thị Phượng - K15HTTTB 57 Khóa luận tốt nghiệp Phê duyệt đề nghị Phân tích, thiết kế quy trình nghiệp vụ phân hệ kế toán mua hàng Kế toán trưởng Nguyễn Thị Phượng - K15HTTTB Kế toán trưởng duyệt đề nghị mua VPP kế toán mua hàng gửi đến ghi ý kiến phản hồi sau: 58 Khóa luận tốt nghiệp Phê duyệt đề nghị Phân tích, thiết kế quy trình nghiệp vụ phân hệ kế toán mua hàng Giám đốc Nguyễn Thị Phượng - K15HTTTB Giám đốc duyệt đề ngị mua VPP qua kế toán trưởng duyệt Duyệt phản hổi khơng duyệt 59 Khóa luận tốt nghiệp Phân tích, thiết kế quy trình nghiệp vụ phân hệ kế tốn mua hàng Kế toán mua hàng Khi giám đốc duyệt dề nghị mua, kế toán lập phiếu chi tạm ứng cho nhân viên mua hàng với nội dung sau: Lập phiếu chi tạm ứng Các nhân viên sau mua hàng phải gửi chứng từ để kế toán lưu trữ chuẩn Gửi chứng Nhân viên nhận tạm ứng bị toán tạm ứng từ mua mua hàng Nguyễn Thị Phượng - K15HTTTB 60 Khóa luận tốt nghiệp Phân tích, thiết kế quy trình nghiệp vụ phân hệ kế tốn mua hàng Kiểm tra chứng từ Kế toán mua hàng Kế tốn mua hàng kiểm tra hóa đơn nhân viên mua gửi Nếu chứng từ hợp lệ, kế toán nhập sau: Cập nhật hóa đơn Kế tốn mua hàng Task giao điên kế toán mua hàng cập nhật thơng tin hóa đơn mua hàng với chi tiêu sau: Nguyễn Thị Phượng - K15HTTTB 61 Khóa luận tốt nghiệp Phân tích, thiết kế quy trình nghiệp vụ phân hệ kế tốn mua hàng Đề nghị than toán tạm ứng 10 Phê duyêt Giám đốc toán tạm ứng Kế toán mua hàng Nguyễn Thị Phượng - K15HTTTB Lập đề nghị toán tạm ứng cho nhân viên mua mặt hàng nêu Giám đốc xem chi tiết tốn tạm ứng trình lên định duyệt tốn tạm ứng 62 Khóa luận tốt nghiệp 11 Thanh tốn tạm ứng Phân tích, thiết kế quy trình nghiệp vụ phân hệ kế tốn mua hàng Kế toán mua hàng Nguyễn Thị Phượng - K15HTTTB Trong trường hợp ví dụ trên, nhân viên nhận tạm ứng khơng đủ mua Vì cần lập phiếu chi để trả thêm tiền cho nhân viên mua 63 Khóa luận tốt nghiệp Phân tích, thiết kế quy trình nghiệp vụ phân hệ kế tốn mua hàng 4.3 Mơ phịng quy trình theo dõi trả nợ Bƣớc Nội dung Đối tƣợng thực Lấy thông tin khoản nợ đến hạn Kế toán mua hàng Lập đề nghị trả nợ Kế toán mua hàng Nguyễn Thị Phượng - K15HTTTB Quy trình thực Định kỳ hàng tháng hàng tuần, kế toán mua hàng kiểm tra khoản nợ đến hạn trả hình tìm kiếm khoản nợ Có thể tìm kiếm theo tiêu chí.Click đúp vào khoản nợ cần đề nghị trả Lập đề nghị trả nợ cho NCC với thơng tin sau: 64 Khóa luận tốt nghiệp Phân tích, thiết kế quy trình nghiệp vụ phân hệ kế toán mua hàng Giám đốc Phê duyệt đề nghị Xác nhận Kế toán mua hàng gia hạn nơ với NCC Nguyễn Thị Phượng - K15HTTTB Giám đốc định chưa trả nợ cho nhà cung cấp Chọn No hình ghi ý kiến phản hổi với cấp cần đạo bước Task thực hệ thống, có kết quả, giả sử kế tồn mua hàng xác nhận gia hạn thành cơng: 65 Khóa luận tốt nghiệp Cập nhật hạn trả nợ Phân tích, thiết kế quy trình nghiệp vụ phân hệ kế toán mua hàng Kế toán mua hàng Nguyễn Thị Phượng - K15HTTTB kế toán tiến hành update lại ngày phải trả khoản nợ đề nghị với nhà cung cấp để tiếp tục theo dõi 66 Khóa luận tốt nghiệp Phân tích, thiết kế quy trình nghiệp vụ phân hệ kế toán mua hàng KẾT LUẬN Đề tài khảo sát tìm hiểu hoạt động quy trình nghiệp vụ phân hệ kế toán mua hàng số doanh nghiệp nhỏ vừa thuộc nhiều lĩnh vực kinh doanh khác Qua đó, đánh giá thực trạng quản trị kế toán mua hàng doanh nghiệp nhỏ vừa giai đoạn Đề tài sâu vào nghiên cứu, phân tích, thiết kế thực nghiệm quy trình nghiệp vụ Bằng việc sử dụng ngơn ngữ mơ hình hóa quy trình nghiệp vụ BPMN, quy trình phân hệ tối ưu hóa, loại bỏ bước thực thi khơng cốt lõi, đồng thời có liên kết chặt chẽ với phận quản lý khác doanh nghiệp Kết giúp cho trình xây dựng hệ thống ERP SMEs để quản trị doanh nghiệp có liên kết chặt chẽ phân hệ quản lý, từ tạo chất lượng quản lý chuyên nghiệp, hiệu Bên cạnh thiết kế quy trình, đề tài thiết kế số chức đề xuất sở liệu cho phân hệ kế toán mua hàng Bộ quy trình xây dựng xem quy trình lõi phân hệ kế tốn mua hàng Nếu có hội phát triển, triển khai quy trình nghiệp vụ để xây dựng hệ thống ERP doanh nghiệp nhỏ vừa tương lai, kết cần có tùy chỉnh thêm để phù hợp với đối tượng doanh nghiệp cụ thể Nguyễn Thị Phượng - K15HTTTB 67 Khóa luận tốt nghiệp Phân tích, thiết kế quy trình nghiệp vụ phân hệ kế tốn mua hàng TÀI LIỆU THAM KHẢO [1] Bộ tài (2013), Thơng tư số 16/2013/TT-BTC, ban hành ngày 08/02/2013 [2] Quốc hội (2015), Luật kế toán ban hành tháng 11/2015 [3] Phan Thanh Đức & Lê Quý Tài (2013), Giải pháp quản lý quy trình nghiệp vụ BPM - Đánh giá ngơn ngữ mơ hình hóa quy trình nghiệp vụ đề xuất việc sử dụng ngôn ngữ BPMN ngân hàng [4] Phan Thanh Đức, Mai Tấn Tài (2013), Xu hướng hoạt động phát triển sản phẩm dịch vụ hệ thống ngân hàng [5] Bùi Hồng Nhung (2015), Slide giảng dạy môn Phát triển hệ thống thông tin quản lý [6] Kevin McCormack (2001) - Business Process Orieutation: Do you have it? [7] Cetia Wolf, Paul Harmon(2012), The state of business process management [8] Hướng dẫn sử dụng Bizagi BPM Suite phiên 10.7, truy cập từ trang: http:/help.bizagi.com/bpmsuite/en/index.html, truy cập ngày 07/05/2016 [9] Process Data: Entities and Attributes, truy cập từ trang http://wiki.bizagi.com/ en/index.php?title=Process_Data:_Entities_and_Attributes#How_to_configure_Access _Rights_to_an_entity, truy cập ngày 02/05/2016 Nguyễn Thị Phượng - K15HTTTB 68