Chuẩn hóa các quy trình nghiệp vụ quản lý đào tạo tại học viện ngân hàng,đề tài nghiên cứu khoa học cấp sơ sở

NGÂN HÀNG NHÀ NƯỚC VIỆT NAM HỌC VIỆN NGÂN HÀNG - ĐỀ TÀI NGHIÊN CỨU KHOA HỌC CẤP CƠ SỞ NĂM 2019 CHUẨN HĨA CÁC QUY TRÌNH NGHIỆP VỤ QUẢN LÝ ĐÀO TẠO TẠI HỌC VIỆN NGÂN HÀNG MÃ SỐ: DTHV.36/2019 Chủ nhiệm đề tài: TS Nguyễn Văn Thủy Thư ký đề tài: TS Chu Thị Hồng Hải Thành viên tham gia: Ths Nguyễn Khắc Hiệu Ths Nguyễn Thị Vinh CN Nguyễn Trung Dũng Nguyễn Thị Thanh Nhàn HÀ NỘI – 2020 DANH SÁCH THÀNH VIÊN THAM GIA ĐỀ TÀI TT Thành viên Vai trị Chức vụ, quan cơng tác TS Nguyễn Văn Thủy Chủ nhiệm Chuyên viên – Phòng Đào tạo, HVNH TS Chu Thị Hồng Hải ThS Nguyễn Khắc Hiệu Thành viên Chuyên viên – Phòng Đào tạo, HVNH ThS Nguyễn Thị Vinh Thành viên Chuyên viên – Phòng Đào tạo, HVNH CN Nguyễn Trung Dũng Thành viên Chuyên viên – Phòng Đào tạo, HVNH Nguyễn Thị Thanh Nhàn Thành viên Phó trưởng phịng quản trị - Cục quản trị - Ngân hàng nhà nước Thư ký ii Giảng viên – Khoa HTTTQL, HVNH DANH MỤC CÁC TỪ VIẾT TẮT Từ viết tắt Nghĩa BPM Business Process Management – Quản lý quy trình nghiệp vụ CLĐT Chất lượng đào tạo CNTT Công nghệ thông tin CSGD Cơ sở giáo dục CSVC Cơ sở vật chất CTĐT Chương trình đào tạo DH Dạy học ĐT Đào tạo GDĐH Giáo dục đại học GD-ĐT Giáo dục đào tạo GV Giảng viên HCTC Học chế tín HTTC Hệ thống tín HVNH Học viện Ngân hàng KT-ĐG Kiểm tra đánh giá KT-XH Kinh tế xã hội NCKH Nghiên cứu khoa học QL Quản lý QLNH Quản lý người học SV Sinh viên TC Tín - Credit iii DANH MỤC BẢNG BIỂU Bảng 2.1 Đội ngũ cán bộ, giảng viên Học viện Ngân hàng 23 Bảng 2.2 Cơ sở vật chất Học viện Ngân hàng 23 Bảng 2.3 Quy mô đào tạo Học viện Ngân hàng 24 Bảng 2.4 Khảo sát mức độ quan trọng thực quy trình 40 Bảng 3.1 Lưu đồ quy trình tuyển sinh 43 Bảng 3.2 Hồ sơ quy trình tuyển sinh 45 Bảng 3.3 Theo dõi quy trình tuyển sinh 46 Bảng 3.4 Lưu đồ quy trình quản lý chương trình đào tạo 48 Bảng 3.5 Hồ sơ quy trình quản lý chương trình đào tạo 50 Bảng 3.6 Theo dõi quy trình quản lý chương trình đào tạo 50 Bảng 3.7 Lưu đồ quy trình quản lý kế hoạch đào tạo 52 Bảng 3.8 Hồ sơ quy trình quản lý kế hoạch đào tạo 55 Bảng 3.9 Theo dõi quy trình quản lý kế hoạch đào tạo 56 Bảng 3.10 Lưu đồ quy trình đăng ký học 58 Bảng 3.13 Lưu đồ quy trình thu học phí 62 Bảng 3.14 Hồ sơ quy trình thu học phí 63 Bảng 3.15 Theo dõi quy trình thu học phí 63 Bảng 3.16 Lưu đồ quy trình quản lý kết học tập 65 Bảng 3.17 Hồ sơ quy trình quản lý kết học tập 67 Bảng 3.18 Theo dõi quy trình quản lý kết học tập 68 Bảng 3.19 Lưu đồ quy trình quản lý xử lý học vụ 69 Bảng 3.20 Hồ sơ quy trình quản lý xử lý học vụ 70 Bảng 3.21 Theo dõi quy trình quản lý xử lý học vụ 70 Bảng 3.22 Lưu đồ quy trình quản lý tốt nghiệp 72 Bảng 3.23 Hồ sơ quy trình quản lý tốt nghiệp 74 Bảng 3.24 Theo dõi quy trình quản lý tốt nghiệp 74 Bảng 3.25 Lưu đồ quy trình quản lý khối lượng giảng dạy 76 Bảng 3.26 Hồ sơ quy trình quản lý khối lượng giảng dạy 77 Bảng 3.27 Theo dõi quy trình quản lý khối lượng giảng dạy 77 iv DANH MỤC SƠ ĐỒ, HÌNH VẼ Hình 1.1 Chu trình BPM [4] Hình 1.2 Các thành phần mơ hình hóa BPMN [5] Hình 1.3 Sơ đồ quản lý 12 Hình 1.4 Các quy trình nghiệp vụ trường đại học 16 Hình 1.5 Quan hệ chức quản lý 16 v MỤC LỤC DANH MỤC CÁC TỪ VIẾT TẮT iii DANH MỤC BẢNG BIỂU iv DANH MỤC SƠ ĐỒ, HÌNH VẼ v LỜI MỞ ĐẦU 1 Tính cấp thiết đề tài Mục tiêu nghiên cứu đề tài Đối tượng phạm vi nghiên cứu Phương pháp nghiên cứu Kết cấu đề tài Chương 1: Cơ sở lý luận quy trình nghiệp vụ quản lý đào tạo 1.1 Quy trình nghiệp vụ 1.1.1 Khái niệm quy trình nghiệp vụ 1.1.2 Vai trị lợi ích quy trình nghiệp vụ quản lý 1.2 Quản lý quy trình nghiệp vụ 1.2.1 Khái niệm quản lý quy trình nghiệp vụ 1.2.2 Mơ hình hóa quy trình nghiệp vụ 1.2.3 Chuẩn hóa quy trình nghiệp vụ 1.2.4 Các bước xây dựng chuẩn hóa quy trình nghiệp vụ 10 1.3 Quy trình nghiệp vụ quản lý đào tạo trường đại học 11 1.3.1 Quản lý đào tạo trường đại học 11 1.3.2 Quy trình quản lý đào tạo trường đại học 14 1.3.3 Các yếu tố tác động đến quy trình quản lý đào tạo trường đại học 18 Kết luận chương 21 Chương 2: THỰC TRẠNG CÁC quy trình nghiệp vụ quản lý đào tạo Học viện Ngân hàng 22 2.1 Đặc điểm quản lý đào tạo Học viện Ngân hàng 22 2.1.1 Khái quát Học viện Ngân hàng 22 2.1.2 Hoạt động quản lý đào tạo Học viện Ngân hàng 24 2.2 Phân tích quy trình nghiệp vụ quản lý đào tạo Học viện Ngân hàng 27 2.2.1 Quy trình nghiệp vụ quản lý tuyển sinh 27 2.2.2 Quy trình nghiệp vụ quản lý chương trình đào tạo 29 2.2.3 Quy trình nghiệp vụ kế hoạch đào tạo 30 vi 2.2.4 Quy trình nghiệp vụ tổ chức đăng ký học 32 2.2.5 Quy trình nghiệp vụ tổ chức thu học phí 33 2.2.6 Quy trình nghiệp vụ quản lý kết học tập 34 2.2.7 Quy trình nghiệp vụ quản lý xử lý học vụ 35 2.2.8 Quy trình nghiệp vụ quản lý tốt nghiệp 36 2.2.9 Quy trình nghiệp vụ quản lý khối lượng giảng dạy 37 2.3 Đánh giá chung 38 2.3.1 Những kết đạt 38 2.3.2 Những vấn đề tồn 40 2.3.3 Nguyên nhân 41 Kết luận chương 41 Chương 3: Chuẩn hóa quy trình nghiệp vụ quản lý đào tạo Học viện Ngân hàng 42 3.1 Xây dựng chuẩn hóa quy trình nghiệp vụ quản lý đào tạo Học viện Ngân hàng 42 3.1.1 Quy trình nghiệp vụ quản lý tuyển sinh .42 3.1.2 Quy trình nghiệp vụ quản lý xây dựng điều chỉnh chương trình đào tạo 47 3.1.3 Quy trình nghiệp vụ kế hoạch đào tạo 51 3.1.4 Quy trình nghiệp vụ tổ chức đăng ký học 57 3.1.5 Quy trình nghiệp vụ tổ chức thu học phí 61 3.1.6 Quy trình nghiệp vụ quản lý kết học tập 64 3.1.7 Quy trình nghiệp vụ quản lý xử lý học vụ 68 3.1.8 Quy trình nghiệp vụ quản lý tốt nghiệp 70 3.1.9 Quy trình nghiệp vụ quản lý khối lượng giảng dạy 75 3.2 Đề xuất biện pháp quản lý quy trình nghiệp vụ quản lý đào tạo Học viện Ngân hàng 78 3.2.1 Liên tục cập nhật, đổi quy trình nghiệp vụ quản lý đào tạo 78 3.2.2 Ứng dụng công nghệ quản lý, đo lường, đánh giá quy trình .78 Kết luận chương 79 KẾT LUẬN VÀ KHUYẾN NGHỊ 80 Kết luận 80 Khuyến nghị 81 TÀI LIỆU THAM KHẢO 83 PHỤ LỤC 84 vii LỜI MỞ ĐẦU Tính cấp thiết đề tài Trong môi trường giáo dục đại nay, trường đại học gặp nhiều thách thức cần giải để gia tăng lợi cạnh tranh như: Tăng quy mô tuyển sinh bối cảnh nguồn lực khác giảng viên, sở vật chất không tăng; Áp lực nâng cao chất lượng đào tạo nhằm đáp ứng đòi hỏi ngày cao xã hội kinh tế nguồn nhân lực trình độ cao; Quản trị tối ưu nguồn lực; Thách thức vấn đề liên quan đến tự chủ đại học; Đổi chương trình đào tạo phương pháp giảng dạy học tập; Chuẩn hóa quy trình quản lý đào tạo hướng tới hội nhập quốc tế, Mặt khác, sở giáo dục đại học bối cảnh tự chủ ngồi áp lực đào tạo cịn chịu áp lực doanh nghiệp vấn đề hiệu suất hiệu Các trường đại học phải cân vấn đề cung cấp nguồn nhân lực chất lượng cao đáp ứng nhu cầu xã hội hiệu Để giải vấn đề trường đại học phải đổi quản trị đại học Trong biện pháp quan trọng trường sử dụng ứng dụng mạnh mẽ cơng nghệ thông tin hoạt động dạy, học quản trị điều hành Các trường cần thiết kế mô hình quản trị hiệu hỗ trợ nhà trường quản lý điều hành thống hoạt động Các quy trình nghiệp vụ mơ hình quản trị cần thiết kế tổng thể, đồng bộ, linh hoạt, tối ưu tất nguồn lực nhà trường hướng tới chiến lược phát triển chung Các tổ chức giáo dục đại học địi hỏi cần có quy trình nghiệp vụ chuẩn để tổ chức điều hành hoạt động hiệu Để quản lý quy trình nghiệp vụ, đảm bảo nguồn lực nhà trường phân phối hoạt động xác, phân chia trách nhiệm tất bên liên quan không xét đến quy mô trường nhiệm vụ phức tạp Giải pháp BPM chiến lược giúp trường đại học cải thiện bền vữa hiệu hoạt động, đồng thời tạo chế đảm bảo truy xuất nguồn gốc vấn đề ảnh hưởng đến hiệu hoạt động BPM giúp trường đại học tạo chế đồng đảm bảo liên kết tất hoạt động, lực, nguồn lực giúp thúc đẩy phát triển tổ chức cách thúc đẩy quy trình nghiệp đáp ứng u cầu bên ngồi [1] Trải qua gần 60 năm xây dựng phát triển, “Học viện Ngân hàng trường đại học đa ngành, định hướng nghề nghiệp- ứng dụng; đáp ứng tiêu chuẩn quốc tế trở thành trường đại học hàng đầu lĩnh vực tài chínhngân hàng Việt Nam”1 Với quy mô đào tạo Học viện ngày mở rộng, yêu cầu đặt cấp quản lý hoạt động quản lý đào tạo ngày cao đòi hỏi hoạt động quản lý đào tạo ngày phải chuyên nghiệp, đại đáp ứng tối đa hóa nhu cầu người học bên có liên quan Thực tiễn hoạt động quản lý đào tạo Học viện Ngân hàng thời gian qua có thay đổi lớn để đáp ứng yêu cầu đặt Tuy nhiên tồn số vấn đề phối hợp phận quy trình quản lý đào tạo chưa nhịp nhàng, người học phận có liên quan đến quy trình đào tạo chưa nắm rõ quy trình thực sao,…Có nhiều ngun nhân gây nên bất cập nguyên nhân thiếu số quy trình, chuẩn mực hoạt động quản lý đào tạo Việc chuẩn hóa quy trình quản lý đào tạo góp phần giúp Học viện Ngân hàng giải vấn đề Xuất phát từ lý trên, phòng Đào tạo - Học viện Ngân hàng đề xuất lựa chọn đề tài nghiên cứu “Chuẩn hóa quy trình nghiệp vụ quản lý đào tạo Học viện Ngân hàng” để nghiên cứu nhằm hồn thiện chuẩn hóa quy trình nghiệp vụ quản lý đào tạo Học viện Ngân hàng Mục tiêu nghiên cứu đề tài Mục tiêu nghiên cứu tổng quát đề tài phân tích, đánh giá thực trạng quy trình nghiệp vụ quản lý đào tạo để xác định kết đạt được, tồn hạn chế nguyên nhân, từ xây dựng chuẩn hóa quy trình nghiệp vụ quản lý đào tạo Học viện Ngân hàng Các mục tiêu cụ thể đề tài bao gồm: - Hệ thống hóa vấn đề lý luận thực tiễn quy trình nghiệp vụ quản lý đào tạo trường đại học - Phân tích đánh giá thực trạng quy trình nghiệp vụ quản lý đào tạo Học viện Ngân hàng Website Học viện ngân hàng: www.hvnh.edu.vn - Phòng Đào tạo thực cập nhật quy chế xử lý học vụ (cảnh báo buộc học) - Phòng Đào tạo lập danh sách xử lý học vụ - Phịng Đào tạo cơng bố danh sách xử lý học vụ dự kiến, tiếp nhận xử lý phản hồi sinh viên b Xét xử lý học vụ - Phòng Đào tạo lập danh sách xét xử lý học vụ - Hội đồng kỷ luật Học viện xét danh sách xử lý học vụ - Giám đốc Học viện ký định xử lý học vụ học kỳ - Phịng Đào tạo cơng bố định xử lý học vụ học kỳ - Phòng QLNH lập thơng báo cho sinh viên gia đình sinh viên bị cảnh báo học vụ 3.1.7.4 Lưu hồ sơ Bảng 3.20 Hồ sơ quy trình quản lý xử lý học vụ TT Tên hồ sơ/tài liệu Mã hóa Nơi lưu trữ Danh sách xử lý học vụ dự kiến Danh sách P Đào tạo Thời gian lưu năm Quyết định xử lý học vụ học kỳ Quyết định P Đào tạo Lâu dài Thông báo xử lý học vụ sinh viên Thông báo P QLNH Lâu dài 3.1.7.5 Theo dõi quản lý quy trình Bảng 3.21 Theo dõi quy trình quản lý xử lý học vụ Bước Nội dung công việc Thời gian thực Đơn vị thực Chuẩn bị xử lý học vụ Tuần cuối HK P Đào tạo Xử lý học vụ Tuần cuối HK P Đào tạo P.QLNH 3.1.8 Quy trình nghiệp vụ quản lý tốt nghiệp 3.1.8.1 Giới thiệu quy trình a Mục đích 70 Mẫu biểu Cán bộ, Theo dõi thời gian Lãnh thực đạo Phịng Đào tạo - Quy trình xét duyệt điều kiện tiếp tục học, điều kiện tốt nghiệp, công nhận kết học tập cho sinh viên - Tạo chủ động phối hợp việc xét duyệt, công nhận kết học tập tốt nghiệp đơn vị với phòng Đào tạo - Quy chế công cụ để cá nhân, đơn vị thực cơng việc theo quy trình định, có kế hoạch phân bổ thời gian làm việc phù hợp - Là giao nhiệm vụ đánh giá kết thực công việc cá nhân, đơn vị thực b Căn xây dựng - Quy chế đào tạo đại học cao đẳng hệ quy theo hệ thống tín ban hành kèm theo “Quyết định số 43/2007/QĐ-BGDĐT ngày 15/8/2007 Bộ trưởng Bộ Giáo dục Đào tạo Thông tư sửa đổi, bổ sung số 57/2012/TTBGDĐT ngày 27/12/2012” - Quy chế đào tạo đại học cao đẳng hình thức vừa làm vừa học ban hành kèm theo “Quyết định số 36/2007/QĐ-BGDĐT ngày 28/6/2007 Bộ trưởng Bộ Giáo dục Đào tạo” - Quyết định 335/QĐ-HVNH ngày 07/08/2017 Giám đốc Học viện Ngân hàng ban hành “hướng dẫn quy chế đào tạo đại học, cao đẳng hệ quy theo hệ thống tín Học viện Ngân hàng” - Quyết định số 674/QĐ-HV-TCCB “Quy chế tổ chức hoạt động Học viện Ngân hàng” c Phạm vi, đối tượng áp dụng: Dành cho phòng Đào tạo, phòng chức Khoa đào tạo 71 3.1.8.2 Lưu đồ quy trình Bảng 3.22 Lưu đồ quy trình quản lý tốt nghiệp Trách nhiệm Tiến trình Thời gian thực Tuần 11,22 học kỳ Tuần 13,24 học kỳ Hồ sơ/biểu mẫu Phịng Đào tạo Thơng báo kế hoạch tốt nghiệp HK Phòng Đào tạo Lập danh sách SV đăng ký xét tốt nghiệp Phòng Đào tạo Kiểm tra điều kiện tốt nghiệp cho SV Tuần 13,24 học kỳ Phịng Đào tạo Phịng QLNH Thơng báo kết xét tốt nghiệp dự kiến Tuần 13,24 học kỳ Danh sách Phòng Đào tạo Hội đồng xét tốt nghiệp Xét tốt nghiệp thức Tuần 14,25 học kỳ Quyết định Phòng Đào tạo P TT & QLCL Văn phòng Phòng QLNH In ấn cấp phát văn chứng Tuần 16,27 học kỳ Sổ cấp Thông báo Danh sách 3.1.8.3 Nội dung quy trình a Thơng báo kế hoạch tốt nghiệp HK - Phịng Đào tạo thơng báo kế hoạch xét tốt nghiệp học kỳ cho sinh viên, khoa môn phòng ban b Lập danh sách SV đăng ký xét tốt nghiệp - Phòng Đào tạo tập hợp danh sách đăng ký xét tốt nghiệp, xin hoãn xét tốt nghiệp - Phòng Đào tạo lập danh sách sinh viên đăng ký xét tốt nghiệp theo đợt xét tốt nghiệp học kỳ c Kiểm tra điều kiện tốt nghiệp cho SV - Phòng Đào tạo thiết lập thông tin xét tốt nghiệp theo đợt xét: Tạo tiêu chuẩn xét tốt nghiệp, cập nhật danh sách SV xét tốt nghiệp kèm tiêu chuẩn xét tốt nghiệp 72 - Phòng Đào tạo tiến hành kiểm tra điều kiện tốt nghiệp sinh viên d Thông báo kết xét tốt nghiệp dự kiến - Phòng Đào tạo lập danh sách kết xét tốt nghiệp dự kiến cơng bố cổng thơng tin sinh viên - Phịng Đào tạo tiếp nhận thông tin phản hồi SV kết xét tốt nghiệp dự kiến, phối hợp với đơn vị tiến hành cập nhật lại kết xét tốt nghiệp e Xét tốt nghiệp thức - Phòng Đào tạo lập danh sách kết xét tốt nghiệp trình hội đồng xét tốt nghiệp xem xét - Phòng Đào tạo lập báo cáo thống kê xét tốt nghiệp - Hội đồng xét tốt nghiệp lập biên xét tốt nghiệp, định tốt nghiệp - Phịng Đào tạo cơng bố kết xét tốt nghiệp cổng thông tin sinh viên f In ấn cấp phát văn chứng - Dựa định tốt nghiệp, phịng Đào tạo lập tờ trình cấp phơi nhận phơi từ phịng TT & QLCL - Phòng Đào tạo tổ chức in bằng, chứng bảng điểm tồn khóa cho sinh viên - Phòng Đào tạo chuyển văn bằng, chứng chỉ, bảng điểm in cho văn phịng kiểm tra, ký, đóng dấu - Phòng Đào tạo lập sổ cấp văn chứng chỉ, cập nhật số văn chứng chỉ, số vào sổ cấp vào hệ thống phần mềm quản lý đào tạo - Phòng Đào tạo phối hợp với đơn vị chức tổ chức cấp phát văn chứng cho người học 3.1.8.4 Lưu hồ sơ 73 Bảng 3.23 Hồ sơ quy trình quản lý tốt nghiệp TT Tên hồ sơ/tài liệu Thông báo kế hoạch xét tốt nghiệp học kỳ Danh sách đăng ký xét tốt nghiệp Danh sách hoãn xét tốt nghiệp Danh sách sinh viên đăng ký xét tốt nghiệp theo đợt xét tốt nghiệp học kỳ Kết xét tốt nghiệp dự kiến Kết xét tốt nghiệp trình hội đồng xét tốt nghiệp xem xét Báo cáo thống kê xét tốt nghiệp Báo cáo Biên xét tốt nghiệp Biên Quyết định tốt nghiệp Quyết định 10 Tờ trình cấp phơi Tờ trình 11 Sổ cấp văn chứng Sổ cấp Mã hóa Thơng báo Danh sách Danh sách Danh sách Danh sách Danh sách Nơi lưu trữ P Đào tạo P Đào tạo P Đào tạo P Đào tạo P Đào tạo P Đào tạo P Đào tạo P Đào tạo P Đào tạo P Đào tạo P Đào tạo Thời gian lưu năm năm năm năm năm năm năm Lâu dài Lâu dài năm Lâu dài 3.1.8.5 Theo dõi quản lý quy trình Bảng 3.24 Theo dõi quy trình quản lý tốt nghiệp Bước Thời gian thực Đơn vị thực Thông báo kế hoạch tốt nghiệp HK Lập danh sách SV đăng ký xét tốt nghiệp Tuần 11,22 học kỳ Phòng Đào tạo Tuần 13,24 học kỳ Phòng Đào tạo Kiểm tra điều kiện tốt nghiệp cho SV Tuần 13,24 học kỳ Phịng Đào tạo Nội dung cơng việc 74 Mẫu biểu Cán bộ, thời gian thực Theo dõi Lãnh đạo Phịng Đào tạo Thơng báo kết xét tốt nghiệp dự kiến Tuần 13,24 học kỳ Xét tốt nghiệp thức Tuần 14,25 học kỳ In ấn cấp phát văn chứng Tuần 16,27 học kỳ Phòng Đào tạo Phòng Đào tạo Khoa đào tạo Phòng Đào tạo Văn phịng TT & QLCL 3.1.9 Quy trình nghiệp vụ quản lý khối lượng giảng dạy 3.1.9.1.Giới thiệu quy trình a Mục đích - Quản lí cơng tác tính tốn khối lượng giảng dạy giảng viên - Tạo chủ động phối hợp tính tốn khối lượng giảng dạy giảng viên phòng Đào tạo, phòng Tổ chức, phịng Tài kế tốn khoa, môn - Quy chế công cụ để cá nhân, đơn vị thực công việc theo quy trình định, có kế hoạch phân bổ thời gian làm việc phù hợp - Là giao nhiệm vụ đánh giá kết thực công việc cá nhân, đơn vị thực b Căn xây dựng - Quy định chế độ làm việc giảng viên Học viện ngân hàng - Quy chế chi tiêu nội Học viện Ngân hàng - Quy chế đào tạo đại học cao đẳng hệ quy theo hệ thống tín ban hành kèm theo “Quyết định số 43/2007/QĐ-BGDĐT ngày 15/8/2007 Bộ trưởng Bộ Giáo dục Đào tạo Thông tư sửa đổi, bổ sung số 57/2012/TTBGDĐT ngày 27/12/2012” - Quy chế đào tạo đại học cao đẳng hình thức vừa làm vừa học ban hành kèm theo “Quyết định số 36/2007/QĐ-BGDĐT ngày 28/6/2007 Bộ trưởng Bộ Giáo dục Đào tạo” - Quyết định 335/QĐ-HVNH ngày 07/08/2017 Giám đốc Học viện Ngân hàng ban hành “hướng dẫn quy chế đào tạo đại học, cao đẳng hệ quy 75 theo hệ thống tín Học viện Ngân hàng” - Quyết định số 674/QĐ-HV-TCCB “Quy chế tổ chức hoạt động Học viện Ngân hàng” c Phạm vi, đối tượng áp dụng: Dành cho phòng Đào tạo, phòng chức Khoa đào tạo 3.1.9.2 Lưu đồ quy trình Bảng 3.25 Lưu đồ quy trình quản lý khối lượng giảng dạy Trách nhiệm Tiến trình Phịng Đào tạo Thơng báo việc kê khai giảng dạy Phòng Tổ chức Khoa, mơn Cập nhật kê khai giảng dạy Phịng Đào tạo Khoa, mơn Tính tốn khối lượng giảng dạy Phịng Đào tạo Phịng Tổ chức Phịng kế tốn Kiểm tra, xác nhận khối lượng giảng dạy Thời gian thực Hồ sơ/biểu mẫu Tuần Thông báo học kỳ Tuần 2-3 học kỳ Báo cáo Tuần 18 học kỳ Tuần 20 học kỳ Báo cáo 3.1.9.3 Nội dung quy trình a Thơng báo việc kê khai giảng dạy - Phịng Đào tạo thơng báo tới khoa, mơn phịng Tổ chức việc kê khai khối lượng giảng dạy giảng viên b Cập nhật kê khai giảng dạy - Phịng Tổ chức cập nhật thơng tin định mức, mức giảm trừ định mức giảng dạy học kỳ giảng viên - Các khoa, môn cập nhật thông tin giảng viên phụ trách lớp học phần - Các khoa, môn cập nhật thông tin sau giảng giảng viên - Các khoa, môn cập nhật thông tin mời giảng bên ngồi c Tính tốn khối lượng giảng dạy 76 - Phịng Đào tạo cập nhật thơng số tính toán khối lượng giảng dạy phần mềm quản lý đào tạo - Phịng Đào tạo thực tính tốn khối lượng giảng dạy giảng viên, lập báo cáo khối lượng giảng dạy giảng viên theo đơn vị gửi khoa, môn kiểm tra xác nhận d Kiểm tra, xác nhận khối lượng giảng dạy - Phòng Đào tạo lập báo cáo khối lượng giảng dạy giảng viên theo đơn vị trình ban giám đốc ký xác nhận - Phòng Đào tạo chuyển xác nhận khối lượng giảng dạy giảng viên cho Phòng Tổ chức, phịng Kế tốn 3.1.9.4 Lưu hồ sơ Bảng 3.26 Hồ sơ quy trình quản lý khối lượng giảng dạy TT Tên hồ sơ/tài liệu Mã hóa Thơng báo kê khai khối lượng giảng Thông báo dạy học kỳ Danh sách định mức, giảm trừ học kỳ Danh sách Danh sách Danh sách giảng dạy học kỳ Danh sách sau giảng học kỳ Danh sách Danh sách mời giảng học kỳ (kèm hồ sơ mời giảng) Báo cáo khối lượng giảng dạy dự kiến Báo cáo khối lượng giảng dạy học kỳ Danh sách Báo cáo Báo cáo Nơi lưu trữ Thời gian lưu P Đào tạo năm P Tổ chức năm Khoa, BM năm Khoa, BM Lâu dài Khoa, BM năm P Đào tạo P Đào tạo năm năm 3.1.9.5 Theo dõi quản lý quy trình Bảng 3.27 Theo dõi quy trình quản lý khối lượng giảng dạy Bước Nội dung công việc Thông báo việc kê khai giảng dạy Cập nhật kê khai giảng dạy Thời gian thực Đơn vị thực Tuần Phòng Đào tạo học kỳ Tuần 2-3 học kỳ Phịng Tổ chức Khoa, mơn 77 Mẫu biểu Cán bộ, Theo dõi thời Lãnh gian đạo Phịng thực Đào tạo Tính tốn khối lượng giảng dạy Tuần 18 học kỳ Kiểm tra, xác nhận khối lượng giảng dạy Tuần 20 học kỳ Phịng Đào tạo Khoa, mơn Phịng Đào tạo Phịng Tổ chức Phịng kế tốn 3.2 Đề xuất biện pháp quản lý quy trình nghiệp vụ quản lý đào tạo Học viện Ngân hàng 3.2.1 Liên tục cập nhật, đổi quy trình nghiệp vụ quản lý đào tạo Các yêu cầu thực tiễn thay đổi địi hỏi quy trình nghiệp vụ quản lý đào tạo Học viện phải linh hoạt thay đổi theo Mặt khác trình quy trình vận hành xác định điểm khơng tối ưu, điểm tắc nghẽn, bước thực không hợp lý, nguồn lực sử dụng chưa hiệu quả, thủ tục, hồ sơ không cần thiết, phương pháp thực cần cải tiến thay thế, công nghệ hỗ trợ không đảm bảo cần thay thế,…Tất vấn đề tác động đến quy trình nghiệp vụ quản lý đào tạo cần liên tục đánh giá để cải tiến đổi giúp quy trình hoạt động hiệu 3.2.2 Ứng dụng công nghệ quản lý, đo lường, đánh giá quy trình Quy trình nghiệp vụ quản lý đào tạo đóng vai trị cốt lõi tảng, giúp cấp quản lý Học viện điều hành quản lý hoạt động đào tạo cách hiệu nhịp nhàng Khi đó, hệ thống quản lý quy trình nghiệp vụ khoa học hiệu “chìa khóa vàng” giúp Học viện phát triển cách ổn định, bền vững mang tính cạnh tranh cao Ứng dụng giải pháp BPM, giúp Học viện mơ hình hóa, triển khai quản lý quy trình nghiệp vụ quản lý đào tạo, từ phân tích đánh giá hiệu quy trình, giúp nhà quản trị loại bỏ tự động hóa cơng việc giúp quy trình tối ưu Đồng thời số hóa quy trình nghiệp vụ quản lý đào tạo giúp Học viện có khả giám sát hoạt động quy trình nghiệp vụ Người quản trị kiểm soát thống kê hoạt động quy trình thời gian thực trung bình bước, thời gian chờ, chi phí cho bước, nguồn lực phân bổ cho bước, điểm tắc nghẽn, bất thường quy trình 78 Kết luận chương Trong chương đề tài thực xây dựng chuẩn hóa 09 quy trình nghiệp vụ quản lý đào tạo Học viện Ngân hàng là tuyển sinh, chương trình đào tạo, kế hoạch đào tạo, tổ chức đăng ký học, tổ chức thu học phí, quản lý kết học tập, xử lý học vụ, tốt nghiệp, quản lý khối lượng giảng dạy Các quy trình chuẩn hóa theo phần giới thiệu quy trình, lưu đồ quy trình, nội dung quy trình, hồ sơ quản lý, theo dõi quản lý quy trình Ngồi đề tài đề xuất 02 biện pháp nhằm quản lý hiệu quy trình nghiệp vụ quản lý đào tạo Học viện liên tục, cập nhật đổi quy trình ứng dụng giải pháp công nghệ quản lý quy trình nghiệp vụ quản lý đào tạo 79 KẾT LUẬN VÀ KHUYẾN NGHỊ Kết luận Trong bối cảnh tồn cầu hóa cạnh tranh quốc tế cao đòi hỏi trường đại học Việt Nam phải có đổi quản trị cho phù hợp hiệu Các trường đại học cần hệ thống quản trị dựa tảng cơng nghệ đại linh hoạt thay đổi, dễ dàng phát triển ứng dụng thông minh, quản trị kiểm soát tối ưu nguồn lực Quản lý quy trình nghiệp vụ tập hợp cơng cụ tích hợp để thiết kế, xây dựng quản lý hoạt động trường đại học dựa quy trình nghiệp vụ tối ưu Quản trị quy trình nghiệp vụ quy trình nghiệp vụ quản lý đào tạo quy trình lõi trường đại học Đây coi giải pháp hiệu để quản trị đại học Tại Học viện Ngân hàng quy trình nghiệp vụ quản lý đào tạo đáp ứng yêu cầu thực tế hoạt động quản lý đào tạo Học viện Ngân hàng, cải thiện suất hoạt động quản lý đào tạo, tạo liên kết phối hợp nhịp nhàng phận Tuy nhiên, quy trình quản lý nghiệp vụ quản lý đào tạo Học viện Ngân hàng tồn số vấn đề chưa thiết kế tổng thể, chuẩn hóa, cịn riêng lẻ, thủ cơng, chưa ứng dụng cơng nghệ quản lý quy trình, Với nhận thức đó, đề tài sâu nghiên cứu vấn đề lý luận thực tiễn nhằm đề xuất chuẩn hóa 09 quy trình nghiệp vụ quản lý đào tạo Học viện Ngân hàng Kết nghiên cứu trình bày đề tài phù hợp với mục đích nghiên cứu đề ra; nhiệm vụ nghiên cứu đề tài triển khai cách đầy đủ hoàn thành trọn vẹn Đề tài đạt số kết sau: Thứ đề tài thực hệ thống hóa vấn đề lý luận quy trình nghiệp vụ, quản lý quy trình nghiệp vụ, quy trình nghiệp vụ quản lý đào tạo đại học Từ xác định luận khoa học cách tiếp cận phù hợp cho quản lý quy trình nghiệp vụ quản lý đào tạo Học viện Ngân hàng 80 Thứ hai, đề tài tiến hành phân tích thực trạng quy trình nghiệp vụ quản lý đào tạo Học viện Ngân hàng, nêu kết hạn chế chủ yếu quy trình nghiệp vụ Thứ ba, xuất phát từ nghiên cứu lý luận phân tích thực trạng, đề tài đề xuất chuẩn hóa 09 quy trình nghiệp vụ quản lý đào tạo biện pháp quản lý quy trình nghiệp vụ quản lý đào tạo Học viện Ngân hàng Khuyến nghị Trên sở kết nghiên cứu đề tài, nhóm nghiên cứu có số khuyến nghị Ban Giám đốc đơn vị phòng ban chức Học viện Ngân hàng việc chuẩn hóa quy trình nghiệp vụ quản lý đào tạo sau: Thứ nhất, Ban Giám đốc Học viện Ngân hàng cần cho nghiên cứu triển khai thiết kế kiến trúc tổng thể quy trình nghiệp vụ quản lý Học viện Quy trình nghiệp vụ tổng thể có phân cấp, liên kết quy trình với sử dụng quy trình với nhiều mục đích áp dụng cho KPI, báo cáo tuân thủ, báo cáo kiểm soát hoạt động Quy trình nghiệp vụ tổng thể thiết kế chuẩn hóa liên kết tất nguồn lực Học viện thành thể thống tác động tới tất bên liên quan thực hướng tới mục tiêu chung quy trình Thứ hai Học viện cần triển khai ứng dụng giải pháp BPM quản lý quy trình nghiệp vụ Các giải pháp công cụ trực quan để quản lý, phân tích đánh giá hoạt động quy trình từ thúc đẩy cải tiến quy trình Giải pháp số hóa quy trình giúp Học viện tiết kiệm nguồn lực sử dụng, đồng thời cung cấp công cụ tiếp cận xử ký nhanh vấn đề có liên quan đến nhiều bên lãnh đạo, nhân viên, giảng viên, sinh viên, phụ huynh, đối tác, tổ chức hỗ trợ tài đồng thời đảm bảo tuân thủ theo qquy định chung Số hóa tự động hóa quy trình nghiệp vụ giúp Học viện tập trung vào vấn đề cốt lõi nâng cao chất lượng đào tạo từ góp phần thúc đẩy phát triển sở giáo dục đại học 81 Thứ ba Học viện Ngân hàng cần xây dựng lộ trình triển khai nguồn lực cần thiết hỗ trợ cho q trình triển khai chuẩn hóa quy trình nghiệp vụ quản lý đào tạo nói riêng quy trình quản lý nghiệp vụ nói chung Lộ trình triển khai cần hướng tới tính tổng thể quy trình, đảm bảo hoạt động Học viện thể quy trình Ngồi quy trình cần hướng tới tính tự động hóa ứng dụng tối đa công nghệ quản lý, đo lường kiểm soát tự động, đảm bảo tối ưu sử dụng nguồn lực Học viện Thứ tư q trình triển khai chuẩn hóa đưa quy trình quản lý nghiệp vụ quản lý đào tạo nói riêng quy trình quản lý nghiệp vụ nói chung Học viện Ngân hàng trình lâu dài phức tạp, tác động tới tất hoạt động, nguồn lực, đơn vị phịng ban, khoa, mơn, người học Học viện Ngân hàng Do đó, để triển khai thành cơng q trình cần cam kết hỗ trợ Ban Giám đốc Học viện Ngân hàng từ chủ trương thực hiện, cam kết hỗ trợ tối đa nguồn lực tham gia thực Thứ năm Học viện Ngân hàng cần đẩy mạnh ứng dụng CNTT quản lý quy trình nghiệp vụ Các ứng dụng BPM quản lý nghiệp vụ trường Đại học giúp tự động hóa quy trình, giúp phận dễ dàng kiểm soát, quản lý, đánh giá quy trình nguồn lực tham gia quy trình 82 TÀI LIỆU THAM KHẢO Burlton, R., BPM critical success factors lessons learned from successful BPM organizations Business Rules Journal, 2011 12(10): p 1-6 Viện tiêu chuẩn quốc gia, Hệ thống quản lý chất lượng 9000:2007, Cơ sở từ vựng 2007: Hà Nội Chang, J.F., Business process management systems: strategy and implementation 2016: Auerbach Publications Van der Aalst, W.M., Business process management: a comprehensive survey ISRN Software Engineering, 2013 2013 BPMI.org OMG: Business Process Modeling Notation Specification Final Adopted Specification 2006; Available from: http://www.bpmn.org (BEM), B.E.M 12 Steps to Effective Process Mapping 2018; Available from: https://www.businessmapping.com/blog/12-steps-to-effective- process-mapping/ Page, S., The power of business process improvement: 10 simple steps to increase effectiveness, efficiency, and adaptability 2015: AMACOM F.F Aunpu, Quản lý gì? 1976: Nhà xuất NXB Lao động, Hà Nội Trần Kiểm, Những vấn đề Khoa học Quản lý giáo dục 2011, Hà Nội: NXB Đại học sư phạm 10 Trần Văn Tùng, Quản lý đào tạo trường đại học việt nam theo tiếp cận quản lý theo kết (RBM), in Quản lý giáo dục 2013, Đại học giáo dục - Đại học quốc gia Hà Nội 11 Quốc hội, Luật giáo dục - 43/2019/QH14 2019 12 Nguyễn Thiện Tống, Đổi mục tiêu đào tạo đại học chương trình giáo dục tổng quát cho nền kinh tế tri thức Tạp chí khoa học Đại học Văn Hiến, 2015 07: p 10-18 83 PHỤ LỤC 84