Quản lý nhân sự và middleman về lĩnh vực hr

TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ KHOA THỐNG KÊ – TIN HỌC BÁO CÁO THỰC TẬP NGHỀ NGHIỆP NGÀNH HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ CHUYÊN NGÀNH QUẢN TRỊ HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ NHÂN SỰ VÀ MIDDLEMAN VỀ LĨNH VỰC HR Đơn vị thực tập : Công ty TNHH QT- Data VN- CTO Giảng viên hướng dẫn : ThS Trần Thị Thu Thảo LỜI CẢM ƠN Để hoàn thành chuyên đề báo cáo thực tập nghề nghiệp trước hết em xin gửi đến quý thầy, cô giáo khoa Thống kê – Tin học, trường Đại học Kinh tế – Đại Học Đà Nẵng lời cảm ơn chân thành Đặc biệt, em xin gửi đến cô Ths Trần Thị Thu Thảo – Khoa Thống kê – Tin học, trường Đại học Kinh tế – Đại học Đà Nẵng, người tận tình hướng dẫn, giúp đỡ em hồn thành chuyên đề báo cáo thực tập nghề nghiệp lời cảm ơn sâu sắc Em xin chân thành cảm ơn Ban Lãnh Đạo, phịng ban cơng ty TNHH QT- Data VN- CTO, tạo điều kiện thuận lợi cho em tìm hiểu thực tiễn suốt q trình thực tập cơng ty Cuối cùng, em xin cảm ơn nhà trường tạo cho em có hội thực tập nơi mà em yêu thích, cho em bước đời sống thực tế để áp dụng kiến thức mà thầy cô giáo giảng dạy Vì kiến thức thân cịn hạn chế, q trình thực tập, hồn thiện chun đề em khơng tránh khỏi sai sót, kính mong nhận ý kiến đóng góp từ thầy quý công ty LỜI CAM ĐOAN Em xin cam đoan đề tài cơng trình nghiên cứu thực thân, không chép người khác Mọi số liệu công cụ sử dụng hồn tồn có thật, lấy từ nguồn đáng tin cậy thực hướng dẫn trực tiếp cô Ths Trần Thị Thu Thảo – Khoa Thống kê – Tin học, trường Đại học Kinh tế - Đại học Đà Nẵng, anh Nguyễn Đăng Thanh chị Trần Thị Minh Châu – công ty TNHH QT- Data VN- CTO Mọi tham khảo dùng báo cáo trích dẫn rõ ràng tên tác giả, thời gian, địa điểm cơng bố Mọi sai sót, em xin hoàn toàn chịu trách nhiệm theo quy định Nhà trường Pháp luật MỤC LỤC LỜI CẢM ƠN viii LỜI CAM ĐOAN ix MỤC LỤC x DANH MỤC HÌNH ẢNH xiii DANH MỤC CÁC TỪ VIẾT TẮT xiv LỜI MỞ ĐẦU 1 Mục tiêu ề t i Đối tƣợng v phạm vi nghiên cứu Kết cấu ề t i CHƢƠNG 1: TỔNG QUAN VỀ CƠNG TY VÀ VỊ TRÍ VIỆC LÀM 1.1 Giới thiệu tổng quát doanh nghiệp thực tập 3 1.1.1 Giới thiệu chung 1.1.2 Tầm nhìn sứ mệnh 1.1.3 Lĩnh vực hoạt động 1.1.4 Một số dự án tiêu biểu 1.1.5 Lịch làm việc đơn vị thực tập 1.2 Tổng quan vị trí việc l m 1.2.1 Giới thiệu tổng quan vị trí nhân viên triển khai ERP 1.2.2 Nhiệm vụ nhân viên triển khai ERP 1.2.3 Các kỹ cần thiết 1.2.4 Cơ hội việc làm CHƢƠNG 2: CƠ SỞ LÝ THUYẾT 2.1 Phân hệ Quản lý nhân 2.1.1 Khái niệm Quản lý nhân 2.1.2 Nhiệm vụ Quản lý nhân 2.2 Tuyển dụng 11 2.2.1 Khái niệm 11 2.2.2 Quy trình tuyển dụng ứng tuyển 11 2.3 Middleman nhân 12 2.3.1 Khái niệm 12 2.3.2 Các bước làm Middleman nhân 12 2.4 Quản lý thời gian, chấm cơng 12 2.4.1 Khái niệm 12 2.4.2 Quy trình quản lý thời gian, chấm công 12 2.5 Các công cụ, phần mềm, web sử dụng 13 2.5.1 Phần mềm Odoo 13 2.5.2 Cơng cụ tìm kiếm Apollo 13 2.5.3 Hệ thống quản lý thời gian Bot Sam 14 2.5.4 Middleman Linkedin 15 CHƢƠNG 3: TRIỂN KHAI DỰ ÁN 3.1 C i ặt công cụ, phần mềm, tạo t i khoản 15 15 3.1.1 Cài đặt phần mềm Odoo công ty 15 3.1.2 Tạo tài khoản Apollo 18 3.1.3 Cài đặt phần mềm Bot Sam 19 3.1.4 Tạo tài khoản Linkedin 21 3.2 Triển khai dự án 3.2.1 Use case "Quản lý nhân sự" 21 21 3.2.2 Use case “Tuyển nhân viên” 22 3.2.3 Đặc tả Use case 22 3.2.4 Quản lý nhân Odoo 29 3.2.5 Làm Middleman cho thị trường US, Canada, 32 3.2.6 Áp dụng phần mềm Bot Sam quản lý Thực Tập Sinh 33 3.2.7 Kết 35 KẾT LUẬN VÀ HƢỚNG PHÁT TRIỂN 37 TÀI LIỆU THAM KHẢO 40 CHECK LIST CỦA BÁO CÁO 41 PHỤ LỤC 42 DANH MỤC HÌNH ẢNH Hình Logo cơng ty TNHH QT- Data VN- CTO Hình Quy trình quản lý nhân 11 Hình Quy trình tuyển dụng ứng tuyển 11 Hình Quy trình quản lý thời gian, chấm cơng 13 Hình Quản lý tự động thông minh 14 Hình Tải Odoo 15 Hình Chạy Odoo 16 Hình Cài đặt Odoo 17 Hình Màn hình đăng nhập vào hệ thống 17 Hình 10 Cài đặt phân hệ Odoo 18 Hình 11 Đăng nhập tài khoản Apollo 18 Hình 12 Giao diện Apollo 19 Hình 13 Tải file SAM máy 19 Hình 14 Copy đường link 20 Hình 15 Cài đặt SAM 20 Hình 16 Use case Quản lý nhân 22 Hình 17 Use case tuyển nhân viên 22 Hình 18 Quản lý phòng ban Odoo 29 Hình 19 Quản lý nhân viên hệ thống Odoo 29 Hình 20 Quản lý thơng tin nhân viên 31 Hình 21 Tuyển dụng Odoo 31 Hình 22 Phỏng vấn Odoo 32 Hình 23 Yêu cầu liệu 32 Hình 24 Giao diện Bot Sam 33 Hình 25 Ơ TempoNote Bot Sam 33 Hình 26 Danh sách nhiệm vụ 34 DANH MỤC CÁC TỪ VIẾT TẮT HR: HR viết tắt "Human Resources", tiếng Việt gọi "Nhân sự" HR lĩnh vực quản lý phát triển nguồn nhân lực tổ chức doanh nghiệp TTS: Thực tập sinh LỜI MỞ ĐẦU Mục tiêu ề t i Quản lý nhân Middleman lĩnh vực HR: Biết cách sử dụng phần mềm quản lý thời gian Bot Sam, quản lý nhân tuyển dụng Odoo, kiểm tra check in, check out, reset, TTS Kết nối công ty với ứng viên nhân cao cấp tiềm năng(C-level, president, ), tập trung khu vực Bắc Mỹ trước, sau mở rộng China, India, UK, Australia, Indo, VN Tìm việc giúp nhân cao cấp, tìm nhân cao cấp cho công ty theo yêu cầu họ Hiện tập trung làm cho Công ty trước kết nối công ty khác, để triển khai làm Middleman Đối tƣợng v phạm vi nghiên cứu Đối tượng: Thực tập sinh Phạm Vi: Khu vực Bắc Mỹ, sau mở rộng China, India, UK, Australia, Indo, VN Kết cấu ề t i Đề tài tổ chức gồm phần mở đầu, chương nội dung phần kết luận Mở đầu: - Lời cảm ơn - Lời cam đoan - Mục lục - Danh mục hình ảnh - Danh mục bảng biểu - Danh mục từ viết tắt - Lời mở đầu Ba chương nội dung: - Chƣơng 1: Tổng quan cơng ty vị trí việc làm - Chƣơng 2: Cơ sở lý thuyết - Chƣơng 3: Triển khai dự án Kết luận: - Kết luận hướng phát triển - Tài liệu tham khảo - Check list báo cáo - Phụ lục Luồng kiện phụ - Hệ thống đưa lỗi đăng nhập - Tên đăng nhập không - Mật không - Nếu đăng nhập sai lần người dùng tự động thoát khỏi hệ thống Tên Use case Quản trị hệ thống Tác nhân Nhân viên quản trị hệ thống Mô tả Nhân viên quản trị hệ thống có nhiệm sửa chữa, khắc phục lỗi hệ thống, phân quyền sử dụng hệ thống cho phòng ban, bảo trì hệ thống Điều kiện bắt ầu Nhân viên quản trị hệ thống đăng nhập vào hệ thống với tài khoản Admin Điều kiện kết thúc Nhân viên quản trị hệ thống thực xong thao tác đăng xuất khỏi hệ thống Luồng kiện - Cửa sổ quản trị hệ thống xuất - Nhân viên quản trị hệ thống thực thao tác với hệ thống - Hệ thống đưa thống báo cập nhật thành công - Nhân viên quản trị hệ thống thoát khỏi hệ thống Luồng kiện phụ Hệ thống báo lỗi thực thao tác 28 3.2.4 Quản lý nhân Odoo Triển khai quản lý nhân odoo: Quản lý phịng ban cơng ty để tổ chức công việc phân công nhiệm vụ cho thành viên phịng ban Hình 18 Quản lý phòng ban Odoo Quản lý số lượng nhân cơng ty Điều hành phịng ban, cung cấp hướng dẫn, hỗ trợ định hướng cho nhân viên, cho biết nhân viên thuộc phòng ban phân quyền phù hợp với nhân viên Hình 19 Quản lý nhân viên hệ thống Odoo Quản lý thông tin chi tiết cá nhân công ty bao gồm: họ tên, thông tin liên lạc, thông tin cá nhân, trình học tập kinh nghiệm làm việc giúp công ty quản lý theo dõi hồ sơ nhân viên Điều bao gồm quản lý thông tin lịch sử làm 29 việc, chức vụ, thông tin liên quan đến lương bổng, chế độ phúc lợi thông tin khác liên quan đến quản lý nhân 30 Hình 20 Quản lý thơng tin nhân viên Triển khai quy trình tuyển dụng odoo: Mơ hình odoo cho phép tạo vị trí cơng việc cơng ty có nhu cầu tuyển dụng bao gồm vị trí: Trưởng phịng, Phó phịng, nhân viên, thực tập sinh, Điều bao gồm mô tả công việc, yêu cầu, kỹ cần thiết thơng tin khác Hình 21 Tuyển dụng Odoo Khi có người quan tâm nộp đơn tuyển dụng, cơng ty quản lý danh sách ứng viên Odoo Có thể xem thông tin chi tiết ứng viên, lịch sử ứng tuyển lên lịch vấn với họ 31 Hình 22 Phỏng vấn Odoo 3.2.5 L m Middleman cho thị trƣờng US, Canada, Tìm kiếm tệp liệu theo u cầu cơng ty: Hình 23 u cầu liệu Bƣớc 1: Nghiên cứu thị trường Trước bắt đầu tìm kiếm vị trí phù hợp với Doanh nghiệp, bạn cần nghiên cứu thị trường tìm kiếm hội kinh doanh Bạn tìm hiểu công ty hoạt động thị trường Mỹ Canada, ngành nghề phát triển nhanh kỹ cần thiết cho vị trí Bƣớc 2: Tìm kiếm hội với nhà kinh doanh Sau tìm hiểu thị trường, bạn cần xác định vị trí phù hợp với cơng ty Sẽ tìm vị trí qua web Linkedin, Indeed, Bƣớc 3: Thiết lập mối quan hệ với khách hàng Sau tìm kiếm vị trí, sử sử dụng công cụ Apollo để biết thêm thông tin công ty, khách hàng, Bƣớc 4: Đàm phán Sau biết thông tin website, email công ty, khách hàng, tiến hành gửi mail đàm phán hẹn ngày gặp mặt 32 3.2.6 Áp dụng phần mềm Bot Sam quản lý Thực Tập Sinh Trong folder vừa setup SAM: Chạy file START.bat - Windows START_mac.sh - Mac hình dưới: Hình 24 Giao diện Bot Sam Nhập “checkin()” vào dòng bắt đầu vào ca làm, sau hình dưới: Hình 25 Ô TempoNote Bot Sam Chọn change 33 Hình 26 Danh sách nhiệm vụ Chọn dòng số 14 none → chọn choose → quay ô tempo điền theo thứ tự : Outcome: điền task thực Next activity : điền activity phút →enter Sau 5p làm việc, ô tempoNote ảnh 2, cần điền ô outcom next activity, không cần chọn mục Doing Task Nếu 5p, không ô tempoNote -> SAM lỗi, cần checkout checkin lại Nghỉ ca (sáng- chiều) , off đột xuất cần viết “checkout()” vào dòng đầu sam Note (như ảnh 1) Kết ca cần làm theo thứ tự checkout() ->add_todo() (vào dòng đầu sam Note (như ảnh 1) -> popup hình: Today outcome: Những task làm ca làm + link To do: Những việc làm ngày mai Kết ca , tắt SAM : nhập lệnh “push_tempo()” (vào dòng đầu sam Note (như ảnh 1) để đẩy liệu lên server, công ty lấy liệu làm chấm kỷ luật báo cáo nhà trường 34 LƯU Ý: SAM TEMPONOTE hoạt động nhập lệnh checkin(), kết thúc nhập lệnh checkout(), xâm phạm máy tính khơng làm việc 3.2.7 Kết Quản lý nhân Odoo Tăng cường hiệu tuyển dụng: Odoo giúp tổ chức quản lý quy trình tuyển dụng từ việc đăng tuyển dụng đến lựa chọn ứng viên phù hợp Từ tổ chức tăng cường hiệu tuyển dụng, thu hút tuyển chọn ứng viên tiềm Quản lý thông tin nhân viên: Odoo cho phép tổ chức lưu trữ quản lý thông tin cá nhân, thông tin liên hệ, lịch sử công việc tài liệu khác nhân viên Giúp tổ chức theo dõi cập nhật thông tin nhân viên dễ dàng hiệu Đánh giá hiệu suất làm việc nhân viên: Cho phép tổ chức đánh giá hiệu suất làm việc nhân viên dựa tiêu chi mục tiêu đặt Tổ chức vào để xác định mức độ đóng góp phát triển cá nhân nhân viên Middleman thị trƣờng US, Canada: Apollo.io giúp nhiều để phát triển doanh nghiệp bạn cần thơng tin liên hệ Họ thu thập liệu internet để tạo sở liệu lớn cung cấp cho bạn quyền truy cập Chúng ta sử dụng cơng cụ tìm kiếm LinkedIn để tìm người có kinh nghiệm lĩnh vực tìm kiếm kết nối với chuyên gia lĩnh vực bạn LinkedIn Entrepreneur_ Apply Job in US President_ CEO CA.xlsx (1).xlsx Bot SAM quản lý TTS: SAM cung cấp thông tin tiến độ làm việc thực tập sinh, bao gồm nhiệm vụ hoàn thành, thời gian dành cho nhiệm vụ số lượng công việc cịn lại Nó cung cấp nhìn tổng quan mà thực tập sinh thực mức độ hoàn thành họ Ứng dụng tổng hợp liệu cung cấp báo cáo tiến độ làm việc, thời gian dành cho nhiệm vụ kết đạt Điều giúp đánh giá hiệu suất thực tập sinh cung cấp thông tin cho định quản lý 35 Quá trình ghi lại hình theo dõi TTS SAM: image_intern.Tuyet_1 7-AUG-23.gif 36 KẾT LUẬN VÀ HƢỚNG PHÁT TRIỂN ● Đạt ƣợc: Hiểu ERP: Qua thời gian tháng thực tập vị trí nhân viên triển khai ERP, em có kiến thức hệ thống quản lý doanh nghiệp ERP, bao gồm thành phần quản lý tài chính, quản lý nhân sự, quản lý vật liệu, quản lý sản xuất quản lý bán hàng Quản lý nhân sự: Hiểu quy trình tuyển dụng, đào tạo, phát triển quản lý nhân viên Được làm quen với công cụ Apollo phần mềm quản lý nhân Odoo hệ thống ERP, ngồi cịn sử dụng phần mềm quản lý thời gian Bot Sam công ty C i ặt v tùy chỉnh ERP: Học cách cài đặt tùy chỉnh hệ thống ERP để phù hợp với nhu cầu quy trình làm việc công ty Điều bao gồm thiết lập quy trình, cấu hình hệ thống tạo báo cáo tùy chỉnh Phân tích liệu: Được làm việc với liệu hệ thống ERP học cách phân tích liệu để đưa định quản lý thơng minh, bao gồm phân tích liệu hiệu suất nhân viên, chi phí nhân sự, số khác liên quan đến quản lý nhân Quản lý dự án: Trong trình thực tập, tham gia vào dự án quản lý nhân ERP học cách quản lý thời gian, nguồn lực nhân dự án, biết cách làm việc theo nhóm phối hợp với thành viên khác Kỹ giao tiếp v m phán: Là middleman, phải làm việc với nhiều bên liên quan cơng ty nhân viên Do đó, kỹ giao tiếp đàm phán quan trọng, cần có khả lắng nghe, thể ý kiến cách rõ ràng đạt đồng thuận vấn đề liên quan đến nhân Trong trình thực tập, em có hội phát triển cải thiện kỹ thông qua việc làm việc với đồng nghiệp, quản lý nhân viên Hiểu quy ịnh pháp luật lao ộng: Quản lý nhân ERP giúp em hiểu quy định pháp luật lao động vấn đề liên quan đến tiền lương, chế độ làm việc, bảo hiểm xã hội, vấn đề khác liên quan đến nhân Trong trình thực tập, em học cách áp dụng quy định vào công việc hàng ngày ● Hạn chế: 37 Thiếu kinh nghiệm thực tế: Dù có thời gian thực tập, cảm thấy thân chưa đủ kinh nghiệm thực tế việc quản lý nhân làm middleman Có thể có tình phức tạp chưa gặp phải chưa có kinh nghiệm giải Thiếu kỹ quản lý dự án: Quản lý dự án kỹ quan trọng vai trị middleman Mặc dù có vài kiến thức quản lý dự án từ thực tập, việc áp dụng phát triển kỹ mơi trường thực tế thách thức Hạn chế khả giao tiếp v m phán: Mặc dù thực tập cung cấp cho số kỹ giao tiếp đàm phán, gặp khó khăn việc áp dụng chúng vào tình thực tế Có thể gặp phải bên liên quan có quan điểm khác nhau, việc đạt đồng thuận thách thức Thiếu kiến thức xu hƣớng v công nghệ mới: Lĩnh vực nhân liên tục phát triển xuất xu hướng cơng nghệ Nên khơng cập nhật với xu hướng công nghệ nhất, điều làm giảm khả cung cấp giải pháp tiên tiến hiệu cho khách hàng Tuy nhiên, hạn chế vượt qua thông qua việc tiếp tục học hỏi phát triển kỹ sau thời gian thực tập Điều quan trọng không ngừng nỗ lực để nắm bắt kiến thức mới, rèn luyện kỹ tìm hiểu xu hướng công nghệ lĩnh vực nhân ● Hƣớng phát triển: Tiếp tục học tập v nghiên cứu: Lĩnh vực nhân liên tục phát triển với xuất xu hướng công nghệ tiên tiến Tiếp tục học tập nghiên cứu để nắm bắt thay đổi Điều bao gồm việc tham gia khóa học, đào tạo chứng liên quan đến quản lý nhân sự, ERP công nghệ Xây dựng kỹ quản lý dự án: Quản lý dự án kỹ quan trọng vai trò middleman quản lý nhân Vì vậy, thân phát triển kỹ quản lý dự án để có khả lãnh đạo điều phối dự án liên quan đến nhân ERP Mở rộng kiến thức ERP: Nắm vững kiến thức hệ thống ERP phổ biến hiểu rõ chức khả tùy chỉnh chúng Tìm hiểu thêm module tính nhân ERP để tối ưu hóa việc quản lý nhân cung cấp giải pháp tốt cho khách hàng 38 Phát triển kỹ giao tiếp v m phán: Kỹ giao tiếp đàm phán quan trọng việc làm middleman tương tác với bên liên quan Để phát triển kỹ này, tham gia khóa học tập trung vào việc thực hành tình giao tiếp thực tế Xây dựng mạng lƣới v tạo quan hệ: Kết nối với chuyên gia, cộng đồng nguồn tài nguyên lĩnh vực quản lý nhân ERP Tham gia vào diễn đàn chuyên ngành, kiện hội thảo để tạo quan hệ học hỏi từ người có kinh nghiệm 39 TÀI LIỆU THAM KHẢO QT - Data VN, [Tahk Foundation] Client- Chương Trình Hợp Tác & Tuyển Dụng Thực Tập Sinh.docx Xuất 188 Lê Trọng Tấn, Phường Hoà Phát, Quận Cẩm Lệ, Thành phố Đà Nẵng, năm 2023, trang QT – Data VN, Profile%20QT-Data%20VN.pdf, Xuất 188 Lê Trọng Tấn, Phường Hoà Phát, Quận Cẩm Lệ, Thành phố Đà Nẵng, năm 2011, trang Nguyễn Thị Thu Huyền, Nghiệp vụ quản lý nhân kỹ quan trọng, https://timviec365.vn/blog/nghiep-vu-quan-ly-nhan-su-new15048.html SimERP, Quản lý chấm công, https://simerp.io/blog/quan-ly-cham-cong/ 40 CHECK LIST CỦA BÁO CÁO Nội dung công việc STT C Không Báo cáo trình bày (định dạng) với yêu cầu Báo cáo có số lượng trang đáp ứng yêu cầu (30-50 trang) Báo cáo trình bày phần mở đầu bao gồm: Mục tiêu, Phạm vi đối tượng, kết cấu … Báo cáo trình bày cơng ty, vị trí việc làm (cơng việc làm gì, kiến thức kỹ cần thiết gì, đường phát triển nghiệp (career path)), sở lý thuyết phù hợp với nội dung đề tài (Tối đa 10-12 trang) Báo cáo có sản phẩm cụ thể phù hợp với mục tiêu đặt đề tài Báo cáo có phần kết luận hướng phát triển đề tài 41 Ghi PHỤ LỤC 42