Mục tiêu nghiên cứu
Mục tiêu chung của đề tài:
Tập trung nghiên cứu công tác lập kế hoạch sản xuất tại Công ty TNHH Framas Việt Nam.
- Dựa vào cơ sở lý thuyết để tìm hiểu về quy trình lập kế hoạch sản xuất.
- Phân tích thực trạng công tác lập kế hoạch.
- Nêu ra những ưu điểm, hạn chế, các nguyên nhân dẫn đến sự khác biệt giữa lập kế hoạch và thực tế khi thực hiện.
- Đề xuất một số giải pháp nhằm tối ưu sản phẩm đầu ra.
Phương pháp nghiên cứu
Đề tài nghiên cứu sử dụng phương pháp nghiên cứu định tính kết hợp với định lượng cơ bản dựa trên phân tích, đánh giá, tổng hợp dữ liệu sơ cấp và thứ cấp.
Dữ liệu sơ cấp có được bằng cách quan sát trực tiếp tại các xưởng sản xuất và các kho của nhà máy để quan sát từng công đoạn trong quy trình sản xuất đế giày, phụ kiện của giày, khảo sát thực tế để biết các công việc thực hiện tại nhà máy Ngoài ra, còn có hướng dẫn của các anh chị giám sát sản xuất, trưởng ca, nhân viên tại nhà máy sản xuất Dữ liệu thứ cấp có được từ các báo cáo hàng ngày/ quý/ năm, bảng kế hoạch sản xuất, thông tin tài liệu nội bộ của các phòng ban Bên cạnh đó, tham khảo thêm các bài luận về công tác lập kế hoạch sản xuất qua internet, thư viện.
Kết hợp phương pháp phân tích, so sánh dữ liệu được thu thập từ các phòng ban để đánh giá công tác lập kế hoạch sản xuất.
Các bước tiến hành nghiên cứu bằng cách phỏng vấn chuyên gia được thể hiện qua sơ đồ:
1 Phỏng vấn trực tiếp các chuyên gia
3 Lập bảng câu hỏi và tiến hành phỏng vấn dựa trên các kết quả phỏng vấn trực tiếp
2 Xử lý và tổng hợp các nguyên nhân được trả lời
4 Xử lý và định lượng ảnh hưởng các nguyên nhân
Hình 1 Sơ đồ các bước tiến hành phỏng vấn chuyên gia
Kết cấu các chương của khóa luận
Ngoài phần mở đầu và kết luận, kết cấu của báo cáo gồm có 4 chương:
Chương 1: Giới thiệu tổng quan về Công ty TNHH Framas Việt Nam
Chương 2: Cơ sở lý luận
Chương 3: Thực trạng công tác lập kế hoạch sản xuất tại Công ty TNHH
Chương 4: Một số giải pháp nhằm tối ưu sản phẩm đầu ra khi lập kế hoạch sản xuất tại Công ty TNHH Framas Việt Nam.
GIỚI THIỆU TỔNG QUAN VỀ CÔNG TY TNHH FRAMAS VIỆT NAM
Tổng quan về Công ty TNHH Framas Việt Nam
1.1.1 Giới thiệu khái quát về Công ty TNHH Framas Việt Nam
Tên công ty: Công ty TNHH Framas Việt Nam.
Tên giao dịch đối ngoại: Framas Viet Nam Co., Ltd.
Loại hình kinh tế: Công ty Trách nhiệm hữu hạn.
Hình 1.1: Công ty TNHH Framas Việt Nam
Nguồn: Tự tổng hợp Địa chỉ công ty: Số 9, đường số 12, Khu công nghiệp Sóng Thần II, Phường Dĩ
An, Thành phố Dĩ An, Tỉnh Bình Dương.
Tổng diện tích nhà máy: trên 14.000 m 2 , bao gồm: Xưởng chính, xưởng khuôn, khu vực văn phòng, phòng đào tạo nhân viên, nhà ăn, ký túc xá dành cho chuyên gia, nhà kho.
Bắt đầu đi vào hoạt động: 23/09/2001.
Vốn điều lệ: 1,8 triệu USD.
Vốn đầu tư hiện tại: 6 triệu USD.
1.1.2 Quá trình hình thành và phát triển của Công ty TNHH Framas Việt Nam Được thành lập từ năm 2000, Công ty Framas Việt Nam đã trải qua rất nhiều cột mốc đánh dấu sự phát triển trong quá trình hình thành của công ty qua các giai đoạn:
Bảng 1.1: Quá trình hình thành và phát triển của Công ty TNHH Framas
Năm Quá trình hình thành và phát triển
2001 Đi vào sản xuất với 200 nhân viên cùng với 30 máy ép nhựa.
2006 Mở rộng nhà máy và xây dựng thêm xưởng khuôn.
2008 Hoạt động với hơn 600 nhân viên cùng với 100 máy ép nhựa và nhận chứng nhận ISO:9001.
2010 Thay đổi nhân sự ban giám đốc.
2011 Mở rộng thêm cơ sở hạ tầng và văn phòng.
2013 Đầu tư thêm 7 máy CNC cho xưởng khuôn.
2017 Thúc đẩy tiến độ sản xuất nhanh hơn, tốt hơn, hiệu suất cao hơn với 700 nhân viên làm việc cùng với 16 máy CNC, 121 máy ép nhựa và 7 máy ép nhựa có trang bị robot tự lấy sản phẩm.
2021 Tân trang lại văn phòng sản xuất Đầu tư mở rộng công suất ở xưởng sản xuất bằng việc mua thêm số máy ép nhựa mới, đồng thời thay thế một vài máy cũ bằng những máy mới Nâng tổng số máy lên 164 máy Trong đó có 33 máy có trang bị robot tự lấy sản phẩm, chiếm khoảng 20% trên tổng số máy.
Nguồn: Bộ phận nhân sự
Tính đến nay, Tập đoàn Framas có tổng cộng 3 nhà máy với các chức năng chuyên biệt:
Nhà máy 1: Công ty TNHH Framas Việt Nam – fVN (Dĩ An – Bình Dương):
Nhà máy 2: Công ty TNHH Framas Korea Vina – fKV (Long Thành – Đồng Nai): 10 năm thành lập.
Nhà máy 3: Công ty TNHH Công Nghệ Giày Dép Framas – fFT (Nhơn Trạch – Đồng Nai): 4 tháng thành lập.
Tuy Tập đoàn có nhiều Công ty con hoạt động trong nhiều lĩnh vực khác nhau nhưng lĩnh vực chủ yếu của các Công ty vẫn là sản xuất các bộ phận bằng nhựa của giày như: đế giày, miếng lót giày, miếng trang trí giày và các phụ kiện giày khác Hiện nay, Công ty đã khẳng định được tên tuổi và có uy tín đối với các đối tác nước ngoài.
1.1.3 Tầm nhìn – sứ mệnh của Công ty TNHH Framas Việt Nam
Tầm nhìn được công bố:
Với phương châm “Đổi mới - Công nghệ - Truyền thống Tập đoàn Framas là đối tác kinh doanh đáng tin cậy của bạn Chúng tôi phát triển các thành phần đúc phun kỹ thuật và đặt ra tiêu chuẩn mới cho các sản phẩm cho ngành công nghiệp giày.” -
“Tập đoàn Framas hoạt động trên toàn cầu trong ngành công nghiệp chế biến nhựa Chuyên môn công nghệ cao của chúng tôi được xây dựng dựa trên hơn 70 năm kinh nghiệm Chúng tôi suy nghĩ và làm việc theo cách sáng tạo và tạo ra các sản phẩm hướng tới tương lai cho ngành công nghiệp sản xuất giày và khuôn ép Chúng tôi nhận thức được trách nhiệm xã hội và môi trường của mình và luôn không ngừng tìm cách phát triển doanh nghiệp Sản phẩm của chúng tôi gây ấn tượng về cả chất lượng và chức năng.”
Lĩnh vực hoạt động của Công ty TNHH Framas Việt Nam
Công ty TNHH Framas Việt Nam là một công ty có 100% vốn đầu tư nước ngoài, trải qua gần 25 năm sáng tạo và phát triển, đến nay đã khẳng định được vị trí trên thị trường với lĩnh vực kinh doanh chính: sản xuất các bộ phận, chi tiết nhựa công nghệ cao bằng khuôn ép cung cấp cho ngành sản xuất giày và các ngành công nghiệp khác; sản xuất giày cao su và đế, các bộ phận khác của giày dép bằng cao su; sản xuất khuôn mẫu Việc sản xuất sẽ dựa trên đơn đặt hàng của khách, tuân thủ theo những yêu cầu của khách hàng đặt ra Đội ngũ nhân sự của công ty luôn tìm cách giao kịp tiến độ đơn hàng; đảm bảo số lượng hàng đạt chuẩn về kích thước, hình dáng, màu sắc;giảm thiểu số lượng hàng lỗi.
Cơ cấu tổ chức Công ty TNHH Framas Việt Nam
Công ty đang trong giai đoạn đổi mới, phát triển, định hướng tự động hóa Công ty thực hiện chế độ làm việc cho 2 bộ phận công nhân và bộ phận văn phòng Bộ phận công nhân với số lượng 730 người, chia ra làm 3 ca (ca 1: từ 6 giờ đến 14 giờ, ca 2: từ
14 giờ đến 22 giờ, ca 3: từ 22 giờ đến 6 giờ) Bộ phận văn phòng với số lượng nhân sự
250 người thực hiện làm việc theo giờ hành chính từ 8 giờ đến 17 giờ), chia ra nhiều bộ phận khác nhau.
Hình 1.2: Sơ đồ tổ chức công ty Framas Việt Nam
Nguồn: Bộ phận nhân sự
Các bộ phận và chức năng chính:
Làm việc với khách hàng, chịu trách nhiệm báo giá và thương thảo, thỏa thuận về thời hạn thanh toàn và giao hàng Sắp xếp, lên kế hoạch sản xuất chi tiết theo ngày, tuần và truyền thông tin đến các bộ phận liên quan Tính toán, đôn đốc các bộ phận nhằm đảm bảo thời hạn giao hàng đúng với thỏa thuận.
Bộ phận hành chính nhân sự:
Công tác tổ chức công tác cán bộ, công tác lao động, tiền thưởng công tác thanh tra pháp chế, công tác an toàn lao động, vệ sinh lao động, công tác quản trị hành chính, đời sống, y tế, công tác tuyên truyền thi đua, khen thưởng, kỷ luật, công tác quan hệ quốc tế, công tác văn thư, công tác lễ tân, tổng hợp thông tin, thực hiện các nhiệm vụ khác do ban giám đốc giao.
Chịu trách nhiệm quản lý các nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh; kiểm tra tính hợp lệ của các loại giấy tờ, chứng từ; hoàn chỉnh thủ tục kế toán trước khi trình ban lãnh đạo xem xét, phổ biến, thông báo tới các phòng ban chuyên môn thực hiện thủ tục tạm ứng, các thủ tục tài chính khác theo quy chế quản lý tài chính; phân tích các thông tin kế toán theo yêu cầu của lãnh đạo công ty; theo dõi và thu hồi công nợ của khách hàng đầy đủ, nhanh chóng bảo đảm hiệu quả sử dụng nguồn vốn của công ty; lập và nộp báo cáo tài chính đúng và kịp thời cho các cơ quan thẩm quyền theo đúng chế độ quy định của nhà nước Chấp hành quyết định của ban kiểm soát về việc kiểm tra hoạt động kế toán tài chính.
Bộ phận quản lý chất lượng:
Hỗ trợ ban giám đốc xây dựng, quản lý và phát triển hệ thống quản lý chất lượng; tiến hành đánh giá các buổi sản xuất thử nghiệm để chuẩn bị cho sản phẩm mới; phối hợp với các phòng kỹ thuật, sản xuất để, tiến hành kiểm tra lại công đoạn sản xuất, thành phẩm; là đại diện cho công ty trước các tổ chức chứng nhận, đánh giá bên ngoài, tổ chức các hoạt động nhằm cải tiến chất lượng.
Sắp xếp, bố trí nguồn nhân lực phù hợp nhằm đảm bảo kế hoạch, đơn hàng của công ty theo tháng/quý/năm Khai thác và vận hành hiệu quả, tối ưu các dây chuyền công nghệ của công ty; tiết kiệm nguyên liệu, giảm lãng phí nhựa và duy trì chất lượng sản phẩm đạt yêu cầu khách hàng.
Lập kế hoạch kinh doanh và triển khai thực hiện, quản lý chi phí nguyên nhiên liệu, quản lý doanh thu, công nợ khách hàng, soạn thảo hợp đồng kinh tế hợp đồng mua bán, làm thủ tục bàn giao cho khách hàng cũng như marketing và chăm sóc khách hàng.
Định hướng phát triển Công ty TNHH Framas Việt Nam
1.4.1 Định hướng phát triển chung công ty
Công ty TNHH Framas Việt Nam có một vị trí địa lý thuận lợi, gần đường sắt,đường thủy, đường hàng không và đặc biệt là đường bộ nên việc xuất khẩu sản phẩm nhanh gọn cũng như việc nhập khẩu nguyên vật liệu cũng thuận lợi, dễ dàng Giày dép là nhu cầu thiết yếu trong cuộc sống của chúng ta dù ở bất kỳ quốc gia nào, việc Việt Nam gia nhập tổ chức WTO sẽ giúp công ty mở rộng thị trường, dễ dàng tiếp cận được với công nghệ mới và tiếp nhận được nhiều đơn đặt hàng tại các nước phát triển khác hơn.
Ban lãnh đạo của công ty xây dựng công ty ngày một mạnh hơn, hiệu quả hơn trên cơ sở thực hiện tái cơ cấu, sử dụng hợp lý các nguồn lực, xây dựng đội ngũ lãnh đạo có bản lĩnh và chuyên nghiệp; đồng thời tuyển chọn và bồi dưỡng đội ngũ quản lý, kinh doanh, đội ngũ cán bộ kỹ thuật và công nhân lành nghề.
Công ty tập trung trí tuệ và sức lực đẩy lùi khó khăn, nắm bắt thời cơ, đổi mới nhận thức, chỉnh đốn tổ chức, khai thác tối đa các nguồn vốn, mạnh dạn đầu tư thiết bị, con người, ứng dụng công nghệ tiên tiến vào sản xuất kinh doanh; xây dựng Công ty trở thành một doanh nghiệp phát triển mạnh toàn diện trong lĩnh vực giày dép.
Về sản phẩm: Phát triển đa dạng hóa sản phẩm Ưu tiên cho việc phát triển các sản phẩm truyền thống đã khẳng định được thị phần và sản phẩm có tính công nghệ, kỹ thuật cao Nghiên cứu phát triển các sản phẩm mới, đặc biệt là các sản phẩm mà Công ty có tiềm năng và lợi thế.
Về thị trường: Đẩy mạnh các hoạt động về tiếp thị nhằm quảng bá thương hiệu và các sản phẩm của Công ty trên thị trường Thực hiện tốt chính sách chất lượng đối với khách hàng để duy trì và phát triển thương hiệu, thị phần Phát huy mọi nguồn lực, đẩy mạnh hoạt động đối ngoại, liên doanh, liên kết với các đối tác nước ngoài để tiếp cận thị trường quốc tế rộng lớn hơn.
Về khoa học công nghệ: Đẩy mạnh phong trào sáng kiến cải tiến kỹ thuật, hợp lý hóa sản xuất để đổi mới công nghệ trong sản xuất kinh doanh nhằm tạo ra nhiều lợi nhuận Thường xuyên cập nhật, nghiên cứu, áp dụng các tiến bộ khoa học công nghệ trên thế giới để có thể tiết kiệm thời gian, công sức nhân công nhằm tối thiểu hóa chi phí.
Về tài chính: Quản lý chặt chẽ chi phí, đảm bảo sử dụng nguồn vốn có hiệu quả; nâng cao năng lực tài chính, đảm bảo phát triển liên tục, ổn định, vững chắc.
1.4.2 Định hướng công tác lập kế hoạch sản xuất tại công ty
Công tác xây dựng và tổ chức quản lý điều hành và triển khai kế hoạch đóng một vai trò rất to lớn đối với Công ty Vì vậy, công tác lập kế hoạch vẫn đang đổi mới, ngày một hoàn thiện hơn để bắt kịp với xu hướng của thị trường, yêu cầu thực tiễn của mọi hoạt động kinh doanh Quán triệt yêu cầu đồng bộ của tất cả phòng ban, tất cả bộ phận để có thể triển khai đồng bộ các kế hoạch liên quan đến sản xuất, kinh doanh, nguồn nhân lực.Trong các khâu của doanh nghiệp phải đảm bảo rằng hoạt động doanh nghiệp có cùng một hướng đi và thúc đẩy việc thực hiện mục tiêu bao trùm của cả hệ thống.
Các sản phẩm chính và khách hàng
Nhờ việc phát triển, duy trì và ngày càng nâng cao chất lượng sản phẩm đầu ra, các mặt hàng của công ty luôn được những hãng giày nổi tiếng như Adidas, Puma, New Balance… tin tưởng và lựa chọn.
Công ty chuyên sản xuất đế giày, được cấu tạo từ 3 phần: Base ( Nguyên khối của đế giày) , Inlay ( Phần trang trí thêm cho Base), Stud ( Nút) Mỗi phần là một bước chạy máy, tùy vào yêu cầu của khách hàng mà mỗi phần sẽ có một màu sắc, kiểu dáng khác nhau.
Hình 1.3: Cấu tạo đế giày
Có 4 mặt hàng chính: Heel (Gót giày), Outsole (Đế giày), Insole (Miếng lót đế giày), Accessories (Phụ kiện giày).
Hình 1.4: Sản phẩm Heel Counter
Hình 1.5: Sản phẩm Heel Cap
Hình 1.6: Một số sản phẩm Accessories
Hình 1.7: Một số sản phẩm Outsole
CƠ SỞ LÝ LUẬN
Tổng quan về lập kế hoạch sản xuất
Theo Bùi Đức Tuấn (2005) thì lập kế hoạch được định nghĩa là: Đây là công đoạn giữ vị trí vô cùng quan trọng trong công tác lập kế hoạch của doanh nghiệp Một bản kế hoạch được hình thành ngoài những mục tiêu được xác định, những chỉ tiêu công việc thì đi cùng đó là đề xuất các giải pháp để đối phó với những vấn đề có thể gặp phải Bản kế hoạch doanh nghiệp là hệ thống các phương hướng, nhiệm vụ, mục tiêu và các chỉ tiêu nguồn lực vật chất, nguồn lực tài chính cần thiết cho việc thực hiện mục tiêu phát triển doanh nghiệp đặt ra trong thời kỳ kế hoạch nhất định.
Theo Trần Thanh Hương (2007) định nghĩa:
Việc lập kế hoạch sản xuất là vấn đề cơ bản nhất trong các chức năng quản lý, bởi vì nó là bước đệm cho những hành động về sau Chẳng những lập kế hoạch là một chức năng quản lý cơ bản của các nhà quản lý ở mỗi cấp trong một tổ chức, mà các chức năng còn lại của nhà quản lý cũng phải dựa trên nó để tiến hành cho tốt. Để lên kế hoạch sản xuất, cần phải xác định trước mục tiêu là gì, thời gian bắt đầu, thời gian kết thúc, nguồn nhân lực, nguồn cung ứng Khi có bản kế hoach, chúng ta có thể nhìn nhận sự việc, vấn đề một cách rõ rệt và sẽ có những sáng kiến hợp lý để biết cần phải làm gì để đối phó với sự cố mà không phải phó thác cho may rủi.
Như vậy, ta có thể hiểu rằng: Việc lập kế hoạch sản xuất là phải xác định trước, dự kiến trước một các có hệ thống tất cả những công tác cần và phải cố gắng làm được, nhằm đạt được những mục tiêu cuối cùng của công tác triển khai sản xuất Điều này ảnh hưởng rất lớn đến các mục tiêu: Năng suất – Chất lượng sản phẩm – Thời gian giao hàng
– Lợi nhuận – Uy tín của doanh nghiệp Vì thế, có thể coi đây là một khẩu hiệu và là một chương trình hành động trong mọi công ty.
Có thể hiểu một cách rõ ràng hơn: Việc lập kế hoạch sản xuất là xây dựng nên các công việc cụ thể và vạch ra tiến trình thực hiện chúng phù hợp với các điều kiện đã có sẵn và các điều kiện có thể đạt được nhằm đạt được mục tiêu ban đầu của nhà sản xuất.
2.1.2 Vai trò công tác lập kế hoạch sản xuất
Trong hoạt động sản xuất kinh doanh của bất kỳ doanh nghiệp nào, lập kế hoạch sản xuất là chức năng đầu tiên và đóng vai trò quan trọng nhất trong bốn chức năng (lập kế hoạch, tổ chức, lãnh đạo và kiểm tra) của quản lý.
Theo Nguyễn Thị Minh An (2013), công tác lập kế hoạch sản xuất là cơ sở để thúc đẩy hoạt động sản xuất kinh doanh Khi xác định được phương hướng hoạt động trong tương lai, nhà quản lý cần phải lập kế hoạch vì việc làm này sẽ giúp làm giảm sự tác động của những thay đổi từ môi trường, tránh được sự cố về nguồn lực và xây dựng nên những tiêu chuẩn cho công tác kiểm tra.
Trong một doanh nghiệp, khi tất cả nhân viên có bản kế hoạch, họ biết được mục tiêu doanh nghiệp của mình đang hướng tới, họ sẽ biết cần phải làm gì, cần phải hợp tác với những bộ phận nào để đạt được mục tiêu đó Ngược lại, một doanh nghiệp mà thiếu kế hoạch hoặc không có bản kế hoạch rõ ràng thì doanh nghiệp sẽ vận hành thiếu trình tự, không đi vào mục tiêu của quỹ đạo doanh nghiệp.
Lập kế hoạch sản xuất góp phần làm ổn định doanh nghiệp hơn Chính vì sự bất ổn định và môi trường thường xuyên thay đổi, làm cho công tác lập kế hoạch trở thành một việc tất yếu và rất cần thiết đối với mỗi nhà quản lý nói riêng, mỗi doanh nghiệp nói chung Việc lập kế hoạch yêu cầu những nhà quản lý phải có cái nhìn về tương lai, dự đoán được những thay đổi bên trong công ty và bên ngoài thị trường, xem xét những ảnh hưởng của chúng để đưa ra những giải pháp ứng phó kịp thời.
Việc lập kế hoạch sản xuất giúp quản lý công việc tốt hơn, bám sát vào tiến độ của dự án, tránh những hoạt động làm lãng phí nguồn lực của doanh nghiệp Khi lên kế hoạch thì những mục tiêu đã được xác định, cũng như những phương thức tốt nhất đã được lựa chọn nên việc sử dụng nguồn lực sẽ hiệu quả hơn, cực tiểu hóa chi phí. Như vậy, lập kế hoạch rất là quan trọng đối với mỗi doanh nghiệp Nhờ có kế hoạch, nhà quản lý có thể khai thác, tổ chức các nguồn lực một cách có hiệu quả, họ sẽ có một cái nhìn rõ ràng về việc họ cần tổ chức và khai thác cái gì, lúc nào và ở đâu cần phải làm gì.
2.1.3 Phân loại kế hoạch sản xuất
Khi lập kế hoạch sản xuất, xét về mặt thời gian thì sẽ có 3 loại kế hoạch: Kế hoạch ngắn hạn, kế hoạch trung hạn, kế hoạch dài hạn.
Nội dung và phương pháp cơ bản lập kế hoạch sản xuất
Kế hoạch dài hạn là trách nhiệm của các nhà quản lý cấp cao của doanh nghiệp. Loại kế hoạch này giúp những nhà quản lý vạch ra những dự định, mục tiêu; những phương hướng nghiên cứu và phát triển sản phẩm mới; những chiến lược lâu dài để phát triển doanh nghiệp trong nhiều năm.
Kế hoạch trung hạn được xây dựng ngay sau khi có quyết định về kế hoạch dài hạn Chính vì kế hoạch này là tiếp nối của kế hoạch dài hạn, nên đối với loại kế hoạch này, nhà quản lý phải đưa ra được kế hoạch tổng hợp thích hợp, những quyết định có liên quan với những chủ trương trong kế hoạch dài hạn.
Kế hoạch ngắn hạn có thời gian dưới 3 tháng, kế hoạch ngày, tuần, tháng,… Kế hoạch ngắn hạn thường do những nhà quản lý làm việc ở phân xưởng, đội sản xuất hoặc trong bộ phận phòng ban Họ sẽ dựa theo kế hoạch tổng hợp trung hạn được giao rồi tiến hành sắp xếp, phân bổ công việc cho từng ngày, tuần, tháng.
Nội dung và phương pháp cơ bản lập kế hoạch sản xuất
2.2.1 Quy trình lập kế hoạch sản xuất trong doanh nghiệp
Theo Bùi Đức Tuấn (2005), một kế hoạch sản xuất phải xác định được các nội dung:
Khối lượng sản xuất cho mỗi sản phẩm;
Các sản phẩm khác nhau được sản xuất tại mỗi đơn vị sản xuất (nhà máy, phân xưởng, dây chuyền,…);
Lượng dự trữ cần thiết đối với thành phẩm và bán thành phẩm; Sử dụng các yếu tố sản xuất;
Cung ứng nguyên vật liệu và bán thành phẩm; Các kế hoạch thuê ngoài (gia công).
Năng lực cung cấp Điều chỉnh nhu cầu Điều chỉnh công suất?
Kế hoạch sản xuất tổng thể
Kế hoạch chỉ đạo sản xuất
Kế hoạch nhu cầu vật liệu
Kế hoạch nhu cầu công suất
Có Kiểm tra công suất
Kế hoạch nhân sự Điều chỉnh KHSX Điều chỉnh kế hoạch chỉ đạo sản xuất
Thực hiện có phù hợp với kế hoạch
Thực hiệu kế hoạch công suất
Thực hiện kế hoạch vật liệu Hình 2.1: Sơ đồ quy trình kế hoạch sản xuất
Nguồn: Giáo trình kế hoạch kinh doanh
Bước 1: Nghiên cứu thị trường và đưa ra dự báo về năng lực tài chính, kế hoạch nhân sự, khả năng cung ứng đầu vào, công suất của máy móc và năng lực tồn kho… Việc xác định những căn cứ này sẽ giúp cho kế hoạch của doanh nghiệp bám sát thực tế hơn.
Bước 2: Lập bản kế hoạch tổng thể để xác định những nhóm sản phẩm chính mà doanh nghiệp dự định sản xuất trong thời gian tới.
Bước 3: Lập bản kế hoạch chỉ đạo sản xuất Đây là bước trung gian giữa kế hoạch sản xuất tổng thể và kế hoạch nhu cầu sản xuất.
Bước 4: Xây dựng kế hoạch nhu cầu vật liệu nhằm xác định được cần chuẩn bị những nguyên vật liệu gì, nhà phân phối nào để hợp tác.
Bước 5: Xác định, tính toán nhu cầu công suất và lên kế hoạch đáp ứng được yêu cầu của kế hoạch tổng thể và kế hoạch chỉ đạo sản xuất dựa trên bản tổng hợp nhu cầu vật liệu doanh nghiệp có.
Bước 6: Để đánh giá tính khả thi của kế hoạch nhu cầu công suất, doanh nghiệp sẽ so sánh với công suất thực tế của máy móc Nếu công suất thực của thiết bị không đáp ứng được nhu cầu công suất như trong kế hoạch thì cần phải tiến hành chỉnh sửa kế hoạch nhu cầu vật liệu, kế hoạch chỉ đạo sản xuất và các kế hoạch liên quan.
Bước 7: Nếu công suất thực tế đáp ứng được kế hoạch nhu cầu công suất, tiến hành triển khai kế hoạch nhu cầu công suất.
Bước 8: Triển khai kế hoạch nhu cầu vật liệu.
Tuy công suất thực tế đã đáp ứng được kế hoạch đề ra nhưng trong quá trình thực hiện vẫn có thể xảy ra những trường hợp không nằm trong kế hoạch, doanh nghiệp phải luôn theo dõi, giám sát để có thể xử lý, tiến hành điều chỉnh kế hoạch sản xuất tổng thể.
2.2.2 Các tiêu chí đánh giá hiệu quả công tác lập kế hoạch sản xuất Đánh giá hiệu quả việc lập kế hoạch sản xuất của doanh nghiệp là điều tất yếu mà bất kỳ chủ doanh nghiệp, người quản lý, nhân viên KHSX cũng nên thực hiện để xem xét sự hiệu quả của quy trình làm việc để đưa ra quyết định hợp lý cũng như có các bước điều chỉnh phù hợp.
2.2.2.1 Mức chênh lệch số lượng trong công tác lập kế hoạch và thực tế
Mức chênh lệch số lượng = Q 1 – Q 0
Trong đó: Q 1 , Q 0 lần lượt là số lượng sản phẩm thực tế, kế hoạch Cho biết số lượng đã sản xuất còn thiếu hay vượt kế hoạch bao nhiêu sản phẩm.
• Tỉ lệ hoàn thành kế hoạch (%) = (Q 1 /Q 0 )*100
Cho biết số lượng sản xuất thực tế đã đạt được bao nhiêu % kế hoạch sản xuất đề ra.
2.2.2.2 Mức độ hiệu chỉnh kế hoạch
Một bản kế hoạch sản xuất thành công có nghĩa là, không phải điều chỉnh lại kế hoạch Đó là điều mà bất kì một nhà quản lý, một người làm công tác lập kế hoạch sản xuất nào cũng mong muốn, nhưng điều đó rất khó để đạt được Trong một khoảng thời gian dù ngắn hay dài thì cũng có nhiều biến đổi thị trường, tình hình kinh tế có thể tăng hoặc giảm, chính sách lao động của Nhà nước…làm ảnh hưởng đến công ty Chính vì có quá nhiều yếu tố khó có thể lường trước được, nếu bộ phận lập kế hoạch sản xuất có thể dự đoán phần nào, làm giảm thiểu số lần hiệu chỉnh kế hoạch; thì bộ phận lập kế hoạch cho thấy bản kế hoạch đạt hiệu quả cao, họ đã hoàn thành tốt công việc của mình.
Theo Đồng Thị Thanh Phương (2011):
Năng lực sản xuất của một số sản phẩm công nghiệp là khối lượng của những sản phẩm công nghiệp có thể sản xuất ra theo từng thời kỳ của doanh nghiệp Năng lực sản xuất của một sản phẩm được thể hiện ở sản phẩm của dây chuyền sản xuất cuối cùng, được biểu hiện bằng khối lượng sản phẩm được sản xuất ra theo năng lực sản xuất thiết kế hoặc năng lực sản xuất thực tế.
Trong các doanh nghiệp, có thể tính năng suất sản xuất đầu ra bằng tổng giá trị sản phẩm sản xuất, giá trị gia tăng hoặc khối lượng sản phẩm tính bằng đơn vị hiện vật Đầu vào là các yếu tố tham gia sản xuất ra đầu ra như lao động, nguyên vật liệu, vốn, thiết bị máy móc, năng lượng, những hàng hóa và dịch vụ trung gian khác Có thể biểu diễn công thức tính năng suất chung (năng suất tổng hợp) cho tất cả các yếu tố như sau:
L: Nhân tố lao động đầu vào;
Q 2 : Những hàng hóa và dịch vụ trung gian khác;R: Nguyên liệu;
Công suất giờ của máy: là số giờ nhân viên vận hành các máy móc có sẵn trong khu sản xuất của doanh nghiệp Giờ máy móc phụ thuộc vào số lượng máy móc được sử dụng và số giờ nhân viên sử dụng các máy đó.
= Số máy sử dụng được x Số giờ nhân viên có thể sử dụng máy
Khi đã có công suất giờ máy, có thể tính toán được năng lực sản xuất cho một sản phẩm Bộ phận lập kế hoạch sản xuất sẽ dựa vào công suất này, tính toán được bao nhiêu loại sản phẩm có thể sản xuất ra trong một ngày.
Số giờ để sản xuất một sản phẩm = Số lượng sản phẩm được sản xuất trong một giờ/Số giờ hoạt động
Năng lực sản xuất = Công suất giờ máy/Số giờ để sản xuất một sản phẩm Máy móc và vốn là 2 yếu tố quan trọng nhất ảnh hưởng đến năng suất chung, tuy nhiên ngoài 2 loại năng suất bộ phận này còn có các chỉ tiêu khác như:
- Năng suất của năng lượng
- Năng suất của nguyên vật liệu
Q: Là khối lượng sản phẩm sản xuất;
VA: Là giá trị gia tăng.
Những nhân tố ảnh hưởng đến công tác lập kế hoạch sản xuất
Hiệu quả sản xuất kinh doanh của các doanh nghiệp là mối quan hệ so sánh giữa kết quả đạt được trong quá trình sản xuất kinh doanh với chi phí bỏ ra để đạt được kết quả đó Nó phản ánh trình độ lợi dụng các nguồn lực đầu vào để đạt được các mục tiêu của doanh nghiệp Các đại lượng kết quả đạt được và chi phí bỏ ra cũng như trình độ lợi dụng các nguồn lực nó chịu tác động trực tiếp của rất nhiều các nhân tố khác nhau với các mức độ khác nhau, do đó nó ảnh hưởng trực tiếp tới hiệu quả sản xuất kinh doanh của các doanh nghiệp Đối với các doanh nghiệp công nghiệp ta có thể chia nhân tố ảnh hưởng tới hiệu quả sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp như sau:
2.3.1 Các nhân tố ngoại lực
2.3.1.1 Nhân tố môi trường quốc tế và khu vực
Các xu hướng chính trị trên thế giới, các chính sách bảo hộ và mở cửa của các nước trên thế giới, tình hình chiến tranh, sự mất ổn định chính trị, tình hình phát triển kinh tế của các nước trên thế giới ảnh hưởng trực tiếp tới các hoạt động mở rộng thị trường tiêu thụ sản phẩm cũng như việc lựa chọn và sử dụng các yếu tố đầu vào của doanh nghiệp Do vậy mà nó tác động trực tiếp tới hiệu quả sản xuất kinh doanh của các doanh nghiệp Môi trường kinh tế ổn định cũng như chính trị trong khu vực ổn định là cơ sở để các doanh nghiệp trong khu vực tiến hành các hoạt động sản xuất kinh doanh thuận lợi góp phần nâng cao hiệu quả sản xuất kinh doanh.
2.3.1.2 Môi trường kinh tế trong nước
Các chính sách kinh tế của nhà nước, tốc độ tăng trưởng nền kinh tế quốc dân, tốc độ lạm phát, thu nhập bình quân trên đầu người là các yếu tố tác động trực tiếp tới cung cầu của từng doanh nghiệp Nếu tốc độ tăng trưởng nền kinh tế quốc dân cao, các chính sách của Chính phủ khuyến khích các doanh nghiệp đầu tư mở rộng sản xuất, sự biến động tiền tệ là không đáng kể, lạm phát được giữ mức hợp lý, thu nhập bình quân đầu người tăng sẽ tạo điều kiện cho các doanh nghiệp phát triển sản xuất, nâng cao hiệu quả sản xuất kinh doanh và ngược lại.
2.3.1.3 Môi trường khoa học kỹ thuật
Tình hình phát triển khoa học kỹ thuật công nghệ, tình hình ứng dụng của khoa học kỹ thuật và công nghệ vào sản xuất trên thế giới cững như trong nước ảnh hưởng tới trình độ kỹ thuật công nghệ và khả năng đổi mới kỹ thuật công nghệ của doanh nghiệp do đó ảnh hưởng tới năng suất chất lượng sản phẩm tức là ảnh hưởng tới hiệu quả sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp.
Sự cạnh tranh giữa các doanh nghiệp hiện có trong ngành
Mức độ cạnh tranh giữa các doanh nghiệp trong cùng một ngành với nhau ảnh hưởng trực tiếp tới lượng cung cầu sản phẩm của mỗi doanh nghiệp, ảnh hưởng tới giá bán, tốc độ tiêu thụ sản phẩm do vậy ảnh hưởng tới hiệu quả của mỗi doanh nghiệp.
Các nguồn lực đầu vào của một doanh nghiệp được cung cấp chủ yếu bởi các doanh nghiệp khác, các đơn vị kinh doanh và các cá nhân Việc đảm bảo chất lượng, số lượng cũng như giá cả các yếu tố đầu vào của doanh nghiệp phụ thuộc vào tính chất của các yếu tố đó, phụ thuộc vào tính chất của người cung ứng và các hành vi của họ. Nếu các yếu tố đầu vào của doanh nghiệp là không có sự thay thế và do các nhà độc quyền cung cấp thì việc đảm bảo yếu tố đầu vào của doanh nghiệp phụ thuộc vào các nhà cung ứng rất lớn, chi phí về các yếu tố đầu vào của doanh nghiệp phụ thuộc vào các nhà cung ứng rất lớn, chi phí về các yếu tố đầu vào sẽ cao hơn bình thường nên sẽ làm giảm hiệu quả sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp Còn nếu các yếu tố đầu vào của doanh nghiệp là sẵn có và có thể chuyển đổi thì việc đảm bảo về số lượng, chất lượng cũng như hạ chi phí về các yếu tố đầu vào là dễ dàng và không bị phụ thuộc vào người cung ứng thì sẽ nâng cao được hiệu quả sản xuất kinh doanh.
Khách hàng là một vấn đề vô cùng quan trọng và được các doanh nghiệp đặc biệt quan tâm chú ý Nếu như sản phẩm của doanh nghiệp sản xuất ra mà không có người hoặc là không được người tiêu dùng chấp nhận rộng rãi thì doanh nghiệp không thể tiến hành sản xuất được Mật độ dân cư, mức độ thu nhập, tâm lý và sở thích tiêu dùng… của khách hàng ảnh hưởng lớn tới sản lượng và giá cả sản phẩm sản xuất của doanh nghiệp, ảnh hưởng tới sự cạnh tranh của doanh nghiệp vì vậy ảnh hưởng tới hiệu quả của doanh nghiệp.
2.3.2 Các nhân tố nội bộ của công ty
2.3.2.1 Tình hình tài chính của doanh nghiệp
Một doanh nghiệp có khả năng tài chính yếu kém thì doanh nghiệp không những khó đảm bảo được các hoạt động sản xuất kinh doanh diễn ra bình thường mà còn không có khả năng đầu tư đổi mới, phát triển công nghệ, nâng cao chất lượng sản phẩm Ngược lại, nếu như khả năng tài chính của doanh nghiệp mạnh thì không những duy trì các hoạt động sản xuất kinh doanh diễn ra liên tục và ổn định mà còn góp phần giúp cho doanh nghiệp có khả năng đầu tư đổi mới công nghệ và áp dụng kỹ thuật tiên tiến vào sản xuất nhằm làm giảm chi phí, nâng cao năng suất và chất lượng sản phẩm.
Khả năng tài chính của doanh nghiệp ảnh hưởng trực tiếp tới uy tín của doanh nghiệp, tới khả năng chủ động trong sản xuất kinh doanh, tới tốc độ tiêu thụ và khả năng cạnh tranh của doanh nghiệp, ảnh hưởng tới mục tiêu tối thiểu hoá chi phí bằng cách chủ động khai thác và sử dụng tối ưu các nguồn lực đầu vào Vì vậy tình hình tài chính của doanh nghiệp tác động rất mạnh tới hiệu quả sản xuất kinh doanh của chính doanh nghiệp đó.
2.3.2.2 Cơ sở vật chất, kỹ thuật và công nghệ sản xuất của doanh nghiệp
Cơ sở vật chất kỹ thuật trong doanh nghiệp là yếu tố vật chất hữu hình quan trọng phục vụ cho quá trình sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp, làm nền tảng quan trọng để doanh nghiệp tiến hành các hoạt động kinh doanh Cơ sở vật chất đem lại sức mạnh kinh doanh cho doanh nghiệp trên cơ sở sức sinh lời của tài sản Cơ sở vật chất dù chiếm tỷ trọng lớn hay nhỏ trong tổng tàu sản của doanh nghiệp thì nó vẫn có vai trò quan trọng thúc đẩy các hoạt động kinh doanh, nó thể hiện bộ mặt kinh doanh của doanh nghiệp qua hệ thống nhà xưởng, kho tàng, cửa hàng, bến bãi…Cơ sở vật chất kỹ thuật của doanh nghiệp càng được bố trí hợp lý bao nhiêu thì càng góp phần đem lại hiệu quả cao bất nhiêu Điều này thấy khá rõ nếu một doanh nghiệp có hệ thống nhà xưởng, kho tàng, cửa hàng, bến bãi được bố trí hợp lý, nằm trong khu vực có mật độ dân cư lớn, thu nhập về cầu về tiêu dùng của người dân cao…và thuận lợi về giao thông sẽ đem lại cho doanh nghiệp một tài sản vô hình rất lớn đó là lợi thế kinh doanh đảm bảo cho doanh nghiệp hoạt động kinh doanh có hiệu quả cao.
Trình độ kỹ thuật và trình độ công nghệ sản xuất của doanh nghiệp ảnh hưởng tới vật liệu do đó ảnh hưởng đến hiệu quả sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp Nếu doanh nghiệp có trình độ kỹ thuật sản xuất còn có công nghệ sản xuất tiên tiến và hiện đại sẽ đảm bảo cho doanh nghiệp sử dụng tiết kiệm nguyên vật liệu, nâng cao năng suất và chất lượng sản phẩm, còn nếu trình độ kỹ thuật sản xuất của doanh nghiệp thấp kém hoặc công nghệ sản xuất lạc hậu hay thiếu đồng bộ sẽ làm cho năng suất, chất lượng sản phẩm của doanh nghiệp rất thấp, sử dụng lãng phí nguyên vật liệu.
2.3.2.3 Môi trường văn hóa trong doanh nghiệp
Môi trường văn hoá do doanh nghiệp xác lập và tạo thành sắc thái riêng của từng doanh nghiệp Đó là bầu không khí, là tình cảm, sự giao lưu, mối quan hệ, ý thức trách nhiệm và tinh thần hiệp tác phối hợp trong thực hiện công việc Môi trường văn hoá có ýnghĩa đặc biệt và có tác động quyết định đến việc sử dụng đội ngũ lao động và các yếu tố khác của doanh nghiệp Trong kinh doanh hiện đại, rất nhiều doanh nghiệp đặc biệt là các doanh nghiệp liên doanh rất quan tâm chú ý và đề cao môi trường văn hoá của doanh nghiệp, vì ở đó có sự kết hợp giữa văn hoá các dân tộc và các nước khác nhau Những doanh nghiệp thành công trong kinh doanh thường là những doanh nghiệp chú trọng xây dựng, tạo ra môi trường văn hoá riêng biệt khách với các doanh nghiệp khác.
Văn hoá doanh nghiệp tạo ra lợi thế cạnh tranh rất lớn cho các doanh nghiệp, nó ảnh hưởng trực tiếp to lớn đến việc hình thành các mục tiêu chiến lược và các chính sách trong kinh doanh của doanh nghiệp, đồng thời tạo thuận lợi cho việc thực hiện thành công chiến lược kinh doanh đã lựa chọn của doanh nghiệp Cho nên hiệu quả của các hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp phụ thuộc rất lớn vào môi trường văn hoá trong doanh nghiệp.
Các yếu tố mang tính chất vật lý và hóa học trong doanh nghiệp
Các yếu tố không khí, không gian, ánh sáng, độ ẩm, độ ổn, các hoá chất gây độc hại là những yếu tố ảnh hưởng trực tiếp tới thời gian lao động, tới tinh thần và sức khoẻ của lao động do đó nó ảnh hưởng tới hiệu quả sử dụng lao động của doanh nghiệp, đồng thời nó còn ảnh hưởng tới độ bền của máy móc thiết bị, tới chất lượng sản phẩm Vì vậy ảnh hưởng tới hiệu quả sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp.
Lao động là một trong các yếu tố đầu vào quan trọng, nó tham gia vào mọi hoạt động, mọi giai đoạn, mọi quá trình sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp Trình độ, năng lực và tinh thần trách nhiệm của người lao động tác động trực tiếp đến tất cả các giai đoạn các khâu của quá trình sản xuất kinh doanh, tác động trực tiếp đến năng suất, chất lượng sản phảm, tác động tới tốc độ tiêu thụ sản phẩm do đó nó ảnh hưởng trực tiếp đến hiệu quả sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp Ngoài ra công tác tổ chức phải hiệp lao động hợp lý giữa các bộ phận sản xuất, giữa các cá nhân trong doanh nghiệp, sử dụng người đúng việc sao chi phát huy tốt nhất năng lực sở trường của người lao động là một yêu cầu không thể thiếu trong công tác tổ chức lao động của doanh nghiệp nhằm đưa các hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp có hiệu quả cao Như vậy nếu ta coi chất lượng lao động (con người phù hợp trong kinh doanh) là điều kiện cần để tiến hành sản xuất kinh doanh thì công tác tổ chức lao động hợp lý là điều kiện đủ để doanh nghiệp tiến hành sản xuất kinh doanh có hiệu quả Công tác tổ chức bố trí sử dụng nguồn nhân lực phụ thuộc vào nhiệm vụ sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp, phụ thuộc vào chiến lược kinh doanh, kế hoạch kinh doanh, phương án kinh doanh…đã đề ra Tuy nhiên công tác tổ chức lao động của bất kỳ một doanh nghiệp nào cũng cần tuân thủ các nguyên tắc chung và sử dụng đúng người đúng việc, quyền lợi và trách nhiệm rõ ràng sao cho có thể thực hiện nhanh nhất, tốt nhất các nhiệm vụ được giao, đồng thời phải phát huy được tính độc lập, sáng tạo của người lao động có như vậy sẽ góp phần vào việc nâng cao hiệu quả sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp.
Phương pháp lập trình sản xuất
Kế hoạch tiến độ sản xuất đòi hỏi sự liên kết giữa công suất, kế hoạch sản xuất tổng thể và kế hoạch chỉ đạo sản xuất thành các chuỗi công việc và sự phân công nhân sự, máy móc và nguyên vật liệu hợp lý Kế hoạch tiến độ đòi hỏi phân bố thời gian cho từng công việc, nhưng đôi khi có nhiều khâu công việc sử dụng cùng nguồn lực (công nhân, máy móc, phân xưởng,…), do đó doanh nghiệp sẽ có những biện pháp để xử lý vấn đề này.
- Phương pháp điều kiện sớm (forward scheduling) bắt đầu lịch trình sản xuất sớm nhất có thể khi đã biết yêu cầu công việc.
- Phương pháp điều kiện muộn (backward shceduling) bắt đầu với thời hạn cuối cùng, lên lịch của công việc cuối cùng trước tiên Đôi khi, các nguồn lực cần thiết để hoàn thành lịch trình có thể không có sẵn, nên doanh nghiệp thường sử dụng kết hợp hai phương pháp điều kiện sớm và điều kiện muộn để tìm ra sự thỏa hiệp giữa những công việc có thể hoàn thành và thời hạn yêu cầu của khách hàng.
- Kỹ thuật lập kế hoạch tiến độ chính xác phụ thuộc vào số lượng đơn hàng, bản chất công việc, mức độ phức tạp của công việc và bốn tiêu chuẩn sau:
• Giảm thiểu thời gian hoàn thành (thời gian hoàn thành trung bình của công việc).
• Tối đa mức sử dụng công suất (tỷ lệ phần trăm thời gian sử dụng thiết bị).
• Giảm thiếu tồn kho sản phẩm dở (số lượng trung bình công việc đang thực hiện).
• Giảm thiểu thời gian chờ đợi của khách hàng (số ngày muộn trung bình).
- Phương pháp biểu đồ GANTT Đây là một phương pháp cổ điển nhưng hiện nay vẫn được sử dụng một cách phổ biến trong quản trị tiến độ thực hiện dự án Biểu đồ này cho phép chỉ rõ việc huy động các nguồn lực, nơi sản xuất và lao động.
Nội dung của phương pháp này sẽ giúp người lập kế hoạch xây dựng các công việc, dòng thời gian cho dự án rõ ràng hơn; cung cấp một góc nhìn tổng quát các hoạt động của dự án Đây là một phương pháp đơn giản, cho dù làm việc cá nhân hay tập thể thì các thông tin liên quan về dự án ( người thực hiện, tiến độ thực hiện) sẽ được công khai trên biểu đồ; nhờ đó, người đọc sẽ nhanh chóng nắm được thông tin để có thể phân bố tài nguyên cũng như sắp xếp thời gian phù hợp Mặc dù đây là một phương pháp dễ sử dụng nhưng chỉ có thể áp dụng làm một công cụ quan sát đối với những quy trình sản xuất không quá phức tạp, bao gồm một khối lượng không quá lớn các công việc.
Công cụ hỗ trợ phân tích
Hay còn gọi là biểu đồ Ishikawa hay biểu đồ nguyên nhân - kết quả (Fishbone diagram, Ishikawa diagram, Cause-and-effect diagram) là một phương pháp nhằm nhận diện vấn đề và đưa ra giải pháp, một trong những yếu tố cốt lõi để xây dựng - đảm bảo - nâng cao chất lượng Công cụ này do giáo sư Kaoru Ishikawa - một giáo sư chuyên ngành kỹ thuật của trường đại học Tokyo sáng chế vào thập niên 50. Đây là một biểu kỹ thuật đồ họa, có hình dạng giống xương cá, lấy cơ sở là lý thuyết thống kê, thu thập các dữ liệu theo mục đích đã định, phân tích các dữ liệu để giải quyết hoặc cải tiến vấn đề Nó được gọi là cơ bản vì ngay cả những người ít được đào tạo về thống kê cũng có thể sử dụng được và nó có thể được sử dụng để giải quyết phần lớn các vấn đề liên quan đến chất lượng.
Hình 2.2: Biểu đồ xương cá
Công dụng của biểu đồ xương cá:
- Đưa ra một cấu trúc, định hướng cho việc xác định nguyên nhân → Giúp cho việc xác định nguyên nhân nhanh chóng và hiệu quả.
- Có khả năng tìm ra các nguyên nhân tiềm tàng và nguyên nhân cốt lõi gây nên vấn đề.
Nhìn vào biểu đồ, người đọc sẽ có hình dung đầy đủ nguyên nhân của một vấn đề.Việc lập biểu đồ sẽ chỉ rõ từng nguyên nhân, từ đó có thể đưa ra hướng giải pháp cụ thể cho từng nguyên nhân một.
THỰC TRẠNG CÔNG TÁC LẬP KẾ HOẠCH SẢN XUẤT TẠI CÔNG TY TNHH FRAMAS VIỆT NAM
Các điều kiện ảnh hưởng đến công tác lập kế hoạch sản xuất tại Công ty TNHH
Mỗi khi lập kế hoạch sản xuất, những nhân viên ở bộ phận KHSX cần có những thông tin về nguồn lực hiện có của nhà máy gồm: nhân lực, máy móc thiết bị, nguyên nhiên liệu Bộ phận Lean sẽ tính toán OEE và cung cấp thông tin về tình hình sản xuất hiện tại của nhà máy cho bộ phận KHSX gồm: Năng suất của 1 công nhân, năng suất của từng máy, tình trạng máy móc thiết bị Bên cạnh đó, bộ phận Bảo trì sẽ thông báo kế hoạch sửa chữa bảo trì máy định kì.
3.1.1 Căn cứ vào con người và lao động
Song song với việc quản lý và vận hành các biện pháp kinh doanh sản xuất có hiệu quả là yếu tố lao động Lao động là một trong những yếu tố đóng vai trò vô cùng quan trọng trong bất kỳ một doanh nghiệp nào; có nhân công thì mới vận hành được máy móc, kiểm soát được tình hình Tận dụng hợp lý nguồn lao động sẽ giúp ta hoàn thành kế hoạch đã đề ra Hiện nay, số lượng nhân công của công ty luôn duy trì ở mức ổn định với gần một nghìn lao động, bao gồm cả công nhân và nhân viên văn phòng có tay nghề và kinh nghiệm làm việc.
Bảng 3.1: Cơ cấu lao động thâm niên tại Công ty TNHH Framas Việt Nam
Nguồn: Bộ phận nhân sự
Việc lập kế hoạch sản xuất yêu cầu phải xem xét đến năng lực nguồn lao động, bởi nó ảnh hưởng trực tiếp đến quá trình sản xuất của nhà máy Hiện tại, công ty có 972 lao động, trong đó tổng số lượng lao động trực tiếp tham gia sản xuất gồm có thợ thủ công tỷ lệ 24,59% và thợ kỹ thuật tỷ lệ 51,44%; lao động gián tiếp (gồm cán bộ quản lý và nhân viên, phục vụ) chỉ chiếm 23,97%; số lượng lao động trực tiếp nhiều gấp 3,17 lần số lượng lao động gián tiếp.
Cơ cấu lao động theo thâm niên tại Công ty
Học việc Dưới 1 năm Trên 1 năm
Hình 3.1: Cơ cấu lao động theo thâm niên tại Công ty
Nguồn: Bộ phận nhân sự
Nhìn vào hình cơ cấu lao động thâm niên, ta thấy số lượng người lao động có kinh nghiệm trên 1 năm chiếm phần trăm cao nhất là 81% tổng số lao động của công ty Đây là lực lượng lao động nếu được khai thác tốt năng lực làm việc sẽ tạo điều kiện cho Công ty ngày càng phát triển.
Phần lớn nhân viên đều đã có kinh nghiệm làm việc và đã trải qua đào tạo trước khi vào nhà máy Nguồn lao động gián tiếp tại nhà máy hầu hết là những người có kinh nghiệm làm việc lâu năm, nhiều người cán bộ quản lý thăng tiến từ nhân viên làm việc lâu năm nên rất am hiểu, nắm bắt rõ về tình hình sản xuất tại công ty. Đối với nguồn lao động trực tiếp sản xuất tại nhà máy, nhất là lực lượng công nhân lao động thủ công hầu hết là công nhân mới làm tại nhà máy được vài tháng hay một năm.Tình trạng nghỉ việc là không thể tránh khỏi Vào những tháng đầu, nhà máy thường gặp tình trạng thiếu hụt lao động, nhà máy chọn giải pháp tạm thời là tuyển dụng thêm công nhân theo hàng ngày, nên số lượng thu nhập biến động liên tục theo từng ngày Vì tình trạng công nhân lao động không ổn định nên dẫn tới tình trạng nhu cầu về lao động của công ty ngày càng tăng Đối với công nhân, lao động nam chiếm tỉ lệ cao hơn so với lao động nữ; đối với nhân viên văn phòng, lao động nữ lại chiếm tỉ lệ cao hơn lao động nam. Đối với công tác kế hoạch sản xuất thì lao động là một nhân tố quan trọng quyết định chất lượng của kế hoạch đề ra và ảnh hưởng trực tiếp tới hiệu quả hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty
3.1.2 Căn cứ vào máy móc thiết bị
Trong quá trình lên kế hoạch sản xuất, người lập kế hoạch thường có xu hướng lên những kế hoạch có thể tận dụng được hết công suất của máy móc, nhân lực, số lượng hàng tồn, hàng thiếu… nhưng không lường trước hết được những trục trặc, khó khăn sẽ xảy ra trong quá trình thực hiện kế hoạch Vậy nên, khi lên kế hoạch sản xuất, nên luôn sáng tạo để có thể tận dụng tối ưu mọi thứ, linh hoạt xử lý mọi tình huống có thể xảy ra với máy móc thiết bị, nhân công và hàng hóa.
Hình 3.2: Sơ đồ xưởng máy sản xuất chính
Nguồn: Bộ phận kế hoạch sản xuất
Hình 3.3: Sơ đồ xưởng máy Heel Counter
Nguồn: Bộ phận kế hoạch sản xuất
Có 2 dòng máy được sử dụng trong nhà máy là: Máy đứng và máy ngang Máy đứng dùng cho các sản phẩm đế giày có chứa đinh, vít; còn máy ngang dùng cho các sản phẩm nhựa thông thường.
Hình 3.4: Máy ép nhựa ngang và máy ép nhựa đứng
Bảng 3.2: Thống kê số lượng máy móc hoạt động tại nhà máy
XƯỞNG TÊN MÁY SỐ LƯỢNG ĐVT
Công ty đang sử dụng các máy móc thiết bị, các khuôn size giày, các khuôn phụ kiện khác… được nhập từ nước ngoài Mỗi máy có một vai trò riêng, được phân ra các khu cố định để tạo thuận tiện cho những người lên kế hoạch, những nhân viên kỹ thuật, công nhân trong quá trình tìm kiếm máy, lắp ráp, sửa chữa, bảo trì.
Những năm trước đây, khi công ty chưa phát triển như hiện tại thì với số lượng
115 máy đã đáp ứng được nhu cầu sản xuất; nhưng với tình hình hiện nay, khi các đơn hàng ngày một nhiều, các khách hàng yêu cầu số lượng nhiều hơn thì công ty đang cần thêm máy móc để sản xuất đế giày cũng như các phụ kiện của giày để hoàn thành đúng tiến độ đơn đặt hàng.
Tổng quan quy trình sản xuất tại văn phòng sản xuất
Phương pháp ép nhựa là phương pháp thông dụng được nhiều công ty dùng để sản xuất các sản phẩm bằng nhựa Và Công ty TNHH Framas cũng không ngoại lệ, công ty sử dụng công nghệ phun ép nhựa để tạo ra các sản phẩm Quy trình ép nhựa cần phải có máy phun ép nhựa, nguyên liệu và các khuôn mẫu.
Mỗi khi sản xuất sản phẩm nào đó, căn cứ vào số lượng sản phẩm của đơn hàng mà bộ phận C&M sẽ tính toán khối lượng nhựa cần thiết rồi mua nhựa Nhựa thô qua nhiều quy trình kiểm tra chất lượng và xử lý thì mới được đưa vào sản xuất Sau khi xử lý xong, dựa trên màu sắc đã được đặt sẽ tiến hành trộn màu để ra được màu đúng với yêu cầu Sau đó QC sẽ test màu sản phẩm xem màu đã đúng chưa, nếu đúng sẽ cho sản xuất chính thức.
Hình 3.5: Nhựa trước và sau khi trộn
Tùy vào loại sản phẩm, kích thước của sản phẩm mà sẽ có khuôn tạo hình tương ứng Trong sản xuất, mỗi lần chạy xong một màu hay một kích thước sản phẩm sẽ phải thay khuôn và vệ sinh khuôn để tránh việc chạy ra màu nhựa không đúng Việc này cũng khá mất thời gian, khoảng từ 30 đến 45 phút Đây cũng là một trong những yếu tố ảnh hưởng đến việc lập kế hoạch sản xuất Người lên kế hoạch sẽ phải cân nhắc sắp xếp chạy sản phẩm dựa trên màu sắc của chúng, từ màu dễ vệ sinh khuôn đến màu khó vệ sinh khuôn.
Nguồn: Tự tổng hợp Để sản xuất ra cặp đế giày, cặp phụ kiện giày cần phải trai qua nhiều giai đoạn. Tùy vào sản phẩm mà số lượng các bước để hoàn thành có thể khác nhau Dưới đây là sơ đồ tổng quát quy trình sản xuất sản phẩm Heel Counter của Công ty TNHH Framas.
Sơ đồ quy trình Phòng Mô tả chi tiết ban KHSX Cung cấp KHSX cho phòng màu,
KHSX sản xuất cuối mỗi tuần và cập nhật lên hệ thống Hydra.
SX Sắp xếp nhân lực hợp lý theo kế
Chuẩn bị QC hoạch đã đưa ra
C&M Tính toán khối lượng nguyên vật
Cung cấp NVL liệu cần và cung cấp cho sản xuất
SX Hệ thống tự động hoặc công nhân sẽ cấp nguyên vật liệu vào trong phễu
Cài đặt máy dựa theo “Form điều
Kiểm tra chất lượng QC QC chịu trách nhiệm kiểm tra đầu ra và cho dừng máy kịp thời điểm.
OK SX - Tiếp tục vận hành máy dựa theo kế hoạch, thứ tự ưu tiên các đơn hàng
Chạy liên tục Runner /& defect dựa trên kế hoạch của KHSX đưa ra.
- Phân loại sản phẩm lỗi khi phát hiện và đặt nó vào trong rổ chứa Dán đúng tem vào thùng theo kế hoạch của Hydra.
Kiểm tra ngoại quan Not
OK Thông báo TL QC QC đảm bảo duy trì sản phẩm được sản xuất đạt chất lượng theo tiêu
OK chuẩn Ghi nhận lỗi vào Hydra
Phân chân trái, phải SX Người đóng gói đảm bảo các sản
Cắt gọt (Nếu có) phẩm được đóng gói vào đúng thùng đúng chất lượng và đủ số lượng (Theo thông tin tem dán trên thùng)
Kiểm tra lần 2 QC QC kiểm tra cuối cùng trước khi đóng mộc và xác nhận sản phẩm đúng chất lượng và đủ sản lượng
QC Yêu cầu 100% sản phẩm phải được
Dò kim loại quét qua máy dò kim loại Nếu phát hiện kim loại hay dị vật trong sản phẩm, loại ra và lập tức thông báo cho tr phụ trách
Vận chuyển qua kho SX Công nhân đặt thùng thành phẩm lên trên pallet ở khu vực hàng đợi
Xe nâng sẽ đến vận chuyển pallet đến đúng khu vựa lưu trữ tạm thời ở kho IDC.
Hình 3.7: Quy trình tổng quát sản xuất sản phẩm Heel Counter
3.2.1 Mô hình tổ chức bộ phận Kế hoạch sản xuất Ở Văn phòng sản xuất có một người quản lý tất cả các bộ phận bên trong văn phòng nhằm quản lý mọi thông tin từ các bộ phận để có thể điều phối, kết hợp công việc giữa các bộ phận hiệu quả hơn Dưới đây là sơ đồ cơ cấu tổ chức của bộ phận Kế hoạch sản xuất:
Hình 3.8: Mô hình tổ chức bộ phận Kế hoạch sản xuất
Nguồn: Bộ phận nhân sự
Bộ phận KHSX có tổng cộng 1 quản lý, 1 trợ lý quản lý, 1 giám sát và 9 nhân viên với từng nhiệm vụ; quản lý những mã hàng, sản phẩm được phân công.
3.2.2 Quy trình lập kế hoạch sản xuất tại bộ phận Kế hoạch sản xuất
Hàng năm, Công ty sẽ tiến hành họp dự báo nhu cầu khách hàng để nắm bắt được lượng tiêu thụ dự kiến từ phía khách hàng Khi Sales nhận những đơn hàng từ khách hàng thì sẽ tiến hành thống kê số lượng, thời gian giao hàng dự kiến (ETD) rồi gửi cho KHSX Kế tiếp, KHSX sẽ nhận đơn và lên kế hoạch cho từng đơn hàng cụ thể.Dưới đây là quy trình lên kế hoạch sản xuất tại KHSX:
Nhận đơn hàng từ Sales
Nhập đơn hàng Đơn hàng sai/ thiếu
Phòng ban Mô tả chi tiết
- Đơn hàng từ Sales sẽ được tạo thành 2 bản copy, ghi nhận với bên KHSX ngày nhận đơn, Sales và KHSX KHSX mỗi bên giữ 1 bản.
- Sales gửi KHSX thêm file Excel để xử lý dữ liệu dễ hơn.
- Kiểm tra thông tin về đơn đặt hàng mới: máy móc, màu sắc, size giày, xác nhận có mẫu sẵn chưa.
- Tính toán ETD dựa trên công suất thực tế của nhà máy, năng suất của nhà thầu phụ (đối với hàng mang đi in), thời gian thực hiện, thời gian tối đa.
- Nếu RTD trên đơn hàng mới làm các đơn hàng
KHSX đang chạy vượt quá công suất thì căn cứ vào năng lực để tính ETD cho đơn hàng mớ trước.
*Áp dụng khi kết quả là “Không” nếu khách hàng không đồng ý với ETD mới: Kiểm tra với Sales nếu khách hàng đồng ý thay đổi mức độ ưu tiên của đơn hàng cũ với đơn hàng mới/ thương lượng giao hàng nhiều lần/ xem xét trạng thái đơn đặt hàng hiện tại và dự báo nhu cầu để tăng năng suất của các máy móc liên quan ( đề xuất mở thêm máy, tang ca…) KHSX - Nhập đơn hàng vào hệ thống Order Master.
- Kiểm tra lại đơn hàng sau khi nhập lên hệ thống.
KHSX Xác định xem thử đó là đơn hàng sai hay thiếu.
KHÔNG ĐẠT KHSX Sắp xếp lại thứ tự ưu tiên của đơn hàng sai/ thiếu
(ưu tiên đơn hàng có thời hạn ngắn).
Sắp xếp lại thứ tự ưu tiên
- Kiểm tra nhu cầu và trạng thái vật liệu của đơn KHSX hàng trên hệ thống OrderMaster.
Xác nhận ETD với Sales - Xác nhận ETD với Sales trong vòng 48 giờ và ghi chú lại nếu có bất kỳ yếu tố nào ảnh hưởng đến ETD ( mẫu hàng, tình trạng nhà mày,…)
KHSX KHSX ghi nhận ý kiến của khách hàng từ Sales.
KHÔNG đã được xác nhận ĐẠT
KHSX Chia sẻ thông tin bao gồm màu, số lượng, mức độ ưu tiên cho các bộ phận liên quan ( SX, Chia sẻ thông tin với những
C&M, QC, MAINT …) để chuẩn bị trước. bộ phận liên quan để chuẩn bị
KHSX - Tạo kế hoạch sản xuất và sắp xếp thứ tự ưu tiên trên hệ thống OrderMaster.
Lên kế hoạch sản xuất
- Gửi kế hoạch cho SX ( 2 bản), C&M ( 1 bản) và KHSX giữ 1 bản.
KHSX Nhập số lượng đã sản xuất được vào hệ thống
OrderMaster dưới dạng MA - Main Process (tạm
Nhập kết quả sản xuất thời)
KHSX Kiểm tra xem hàng sơn đã đem đi sơn chưa.
Lên kế Hàng chưa hoạch đem sơn đi sơn KHÔNG ĐẠT KHSX Chuyển từ dạng MA thành WH – Warehouse
(đạt chuẩn) trên OrderMaster Nhập dữ liệu vào Kho trên
KHSX - Hàng ngày, kho sẽ gửi báo cáo nhận hàng đã đạt chuẩn cho KHSX.
Kiểm tra chứng từ nhận hàng - KHSX kiểm tra báo cáo và nhập dữ liệu lên hệ thống.
Hình 3.9: Quy trình lên kế hoạch sản xuất tại KHSX
Nguồn: Bộ phận kế hoạch sản xuất
Dưới đây là quy trình từ lúc nhận đơn hàng đến lúc lên kế hoạch sản xuất vào thời điểm trước tháng 10/2022:
Sau khi nhận đơn hàng từ khách hàng, bộ phận Kinh doanh sẽ nhập đơn hàng lên phần mềm Winline, tạo tên sản phẩm, gắn mã sản phẩm dựa theo yêu cầu của khách hàng Sau đó, nhân viên bộ phận KHSX sẽ sử dụng phần mềm Winline (phần mềm ERP công ty tự viết ra để quản lý mọi thông tin về đơn hàng (xem phụ lục)) để tạo PO (Purchase Order – đơn hàng đi gia công) dựa theo tên sản phẩm mà Sales đã tạo trước đó.
Hình 3.10: Quy trình vận hành hệ thống sản xuất
Nguồn: Bộ phận đổi mới và phát triển chuỗi cung ứng
Khi đã có PO, nhân viên sẽ chuyển PO qua cho người quản lý làm việc với bên nhà thầu Người quản lý này sẽ nhập các đơn hàng PO lên hệ thống OrderMaster và tạo “Kế hoạch kiểm hàng đi sơn” gửi qua cho QC để kiểm hàng.
Hình 3.11: Kế hoạch kiểm hàng sơn
Nguồn: Bộ phận kế hoạch sản xuất
Sau khi QC kiểm hàng xong, họ sẽ gửi lại cho KHSX một bản Packing list (Báo cáo kiểm hàng sơn), cho biết sản phẩm đạt (Good), hàng phế liệu (hàng bị trầy, xước…), hàng phế sơn (màu sơn bị lỗi) quản lý bên nhà thầu sẽ nhập số liệu này lên hệ thống OrderMaster.
Hình 3.12: Báo cáo kiểm hàng sơn
Nguồn: Bộ phận kế hoạch sản xuất
Mỗi nhân viên sẽ nhận đơn hàng được phân công tương ứng và quản lý đơn hàng bằng file Excel; trong file Excel sẽ cho biết thời gian nhận đơn, ETD, tên sản phẩm, số lượng tổng, số lượng đã sản xuất, số lượng chưa sản xuất, tình trạng đơn hàng Mỗi khi sản xuất xong, nhân viên sẽ phải cập nhật số liệu vào file.
Hình 3.13: File Excel nhân viên tự quản lý đơn hàng
Nguồn: Bộ phận kế hoạch sản xuất
Công tác chuẩn bị sản xuất – xuất hàng tại xưởng máy
3.3.1 Kế hoạch chuẩn bị đầu vào tại xưởng máy Để hoạt động sản xuất được diễn ra liên tục, thường xuyên, Công ty phải đảm bảo được nguồn lực, máy móc thiết bị, số lượng nguyên vật liệu về đúng thời điểm, chất lượng của vật tư đó Việc đảm bảo vật tư cho sản xuất rất được lưu ý kỹ càng tại mọi doanh nghiệp sản xuất, đây là điều kiện chung của các doanh nghiệp Trong quá trình sản xuất hay phát sinh sản phẩm bị lỗi, phế; dẫn đến trường hợp sản xuất nhiều số lượng hơn kế hoạch, thiếu màu để sơn sản phẩm… Vì vậy, cần thường xuyên quan sát, phân tích tình hình cung ứng, sử dụng, dự trữ nguyên vật kiệu để kịp phát hiện và điều chỉnh kịp thời.
Khi thực hiện hợp đồng sản xuất, bên đặt hàng sẽ đưa ra những yêu cầu về mẫu mã, chất lượng nguyên vật liệu tạo nên sản phẩm Khách hàng có thể yêu cầu lấy hàng từ chi nhánh công ty họ hoặc đề xuất những nguồn cung cụ thể để yên tâm về mặt chất lượng Vì vậy nguồn gốc của nguyên vật liệu không cố định, có khi phải nhập khẩu từ nước ngoài, có khi chỉ cần lấy ngay trong nước Các loại nhựa phục vụ cho sản xuất chủ yếu là nhập từ nước ngoài về (Trung Quốc, Đức, Malaysia…) và sẽ có một số loại mua được trong nước, lấy từ chi nhánh khác của công ty Thời gian nhà cung ứng nguyên vật liệu thông báo cho nhà máy đơn hàng bắt đầu vận chuyển bằng máy bay là từ 4 đến 6 ngày và bằng tàu thì khoảng 10 đến 14 ngày để về tổng kho Từ tổng kho chuyển về nhà máy để sản xuất là 4 đến 7 ngày Như vậy tổng thời gian vận chuyển hàng hóa từ nhà cung cấp đến tổng kho của công ty là 20 ngày Từ tổng kho đến bộ phận sản xuất là 7 ngày
Khi nguyên vật liệu từ nước ngoài nhập về sẽ được nhận tại kho Kerry Kế toán sẽ gửi một danh sách hàng nhập (Packing List) cho nhân viên kho trước khi hàng nhập khẩu về kho, nhân viên sẽ chuẩn bị đủ không gian trống trong kho để lưu trữ hàng Sau khi hàng về tới kho, Kerry sẽ kiểm tra số Container, số Seal khớp với chứng từ nhập kho (Packing List) trước khi mở Container; nếu sai số Container, số Seal thì sẽ báo cho quản lý kho Tiếp đến, Kerry sẽ kiểm tra bao bì có nguyên vẹn, hàng hóa có vấn đề gì không, phát hiện vấn đề liên quan thì báo ngay cho quản lý kho/ giám sát kho kèm theo ảnh chụp khi cần thiết Nhân viên Kerry dùng cân để kiểm tra số lượng thực nhận, thông báo kết quả kiểm tra cho nhân viên nhập kho nguyên vật liệu Hàng hóa đã kiểm tra đạt chuẩn thì đưa vô sơ đồ kho Hàng hóa đang chờ xử lý, thông tin cho những người liên quan được biết.
Vị trí của kho nhựa, màu được xây dựng phía đối diện với xưởng máy, thuận tiện vận chuyển nguyên vật liệu đến các khu vực máy, nguyên vật liệu được sắp xếp theo đặc điểm của từng loại Khi máy chạy sản phẩm, nhựa lỗi, nhựa cục sẽ được đem đi tái chế, công nhân sẽ thống kê lại sản phẩm bị lỗi thuộc kích cỡ nào, màu nào và tính toán, nghiên cứu cách giúp hạn chế tối đa phế phẩm.
Hình 3.17: Hình ảnh của nhựa cục
Việc sản xuất ra sản phẩm đúng theo yêu cầu về số lượng, chất lượng và thời hạn của khách hàng là rất quan trọng để giữ chân khách hàng cũng như giúp công ty để tránh những trường hợp nguyên vật liệu về sớm sẽ tốn chi phí cũng như không gian lưu kho, nếu thiếu đầu vào sẽ gây chậm trễ đơn hàng.
3.3.2 Kế hoạch sản xuất – xuất hàng tại xưởng máy
Toàn bộ năng suất của từng máy sản xuất trên hệ thống Hydra đã được lưu trữ, hệ thống sẽ tự động tính toán thời gian cho nhân viên bộ phận KHSX biết, nhân viên sẽ lên lịch sản xuất trên hệ thống Hydra Trong quá trình sản xuất, thường xảy ra tình huống khiến quá trình sản xuất bị gián đoạn như: hết nguyên liệu, lỗi màu, máy lỗi… Lúc này, bộ phận SX sẽ thông tin lại cho bộ phận KHSX biết để thay đổi kế hoạch chạy bù, chạy đơn hàng khác trước tránh trường hợp để máy trống Ví dụ: hàng Heel Counter ở máy 184 theo kế hoạch thì đơn hàng sẽ sản xuất đến hết thứ tư (26/10/2022), tuy nhiên nguyên vật liệu của mã hàng này phải nhập khẩu từ Trung Quốc chưa về kịp nên đơn hàng này phải dừng lại, nhân viên quản lý hàng này sẽ điều chỉnh lại kế hoạch bằng cách cho đơn hàng cần sản xuất hàng trước thì sẽ cho vào máy 184 để sản xuất.
Hình 3.18: Đơn hàng trên hệ thống Hydra
Nguồn: Bộ phận kế hoạch sản xuất Để giúp các trưởng ca dễ dàng quản lý, bám sát sản xuất sản lượng theo giờ, nhân viên KHSX theo dõi tình hình lao động, năng suất thông qua hệ thống Sau khi sản xuất xong, sản phẩm sẽ được chuyển qua cho QC kiểm tra một lần nữa những sản phẩm đạt Sau khi kiểm tra hoàn tất sẽ tiến hàng đóng thùng giấy với những hàng không đưa đi sơn, thùng nhựa với những hàng gửi đi sơn ở bên ngoài.
3.4 Đánh giá công tác lập kế hoạch sản xuất tại Công ty TNHH Framas Việt
Công tác lập kế hoạch sản xuất tại Văn phòng sản xuất của Công ty TNHH Framas Việt Nam khá chặt chẽ giữa từng bộ phận với nhau, cho thấy được sự phối hợp thống nhất trong từng khâu chuẩn bị, từ văn phòng đến nhà máy.
Trong quá trình lên kế hoạch sản xuất thường phát sinh nhiều vấn đề về nhân lực, thiếu hụt nguyên vật liệu,… nhưng bộ phận KHSX đã linh hoạt điều chỉnh các bản kế hoạch để phù hợp với tình hình Qua đó, thấy được sự linh hoạt trong việc lên kế hoạch kết hợp đối chiếu thực tế để có những điều chỉnh thích hợp Quy trình lên kế hoạch đi theo quy trình từ dự báo, lên kế hoạch sản xuất tổng thể theo đơn hàng của công ty giao xuống đến các kế hoạch chi tiết theo tuần, theo ngày và quá trình triển khai kế hoạch sản xuất có theo dõi, đánh giá, kiểm tra đôn đốc và điều chỉnh phù hợp với mục tiêu số lượng, chất lượng đã đề ra của đơn hàng, từ đó giúp sản xuất đúng thời gian kế hoạch được giao.
Hiện tại, Công ty sử dụng hệ thống Hydra, phần mềm Winline để hỗ trợ, liên kết thông tin giữa các bộ phận Dữ liệu đơn hàng, thông tin sản xuất được cập nhật nhanh chóng, dễ dàng, không mất nhiều thời gian cũng như nhân công cho việc thu thập dữ liệu Là một công ty sản xuất đế giày, phụ kiện giày lớn, uy tín nên Công ty TNHH Framas luôn có những đơn hàng cố định và công tác lập kế hoạch sản xuất vẫn diễn ra liên tục.
Với 22 năm hoạt động trong lĩnh vực sản xuất, công ty nắm bắt được tình hình mùa cao điểm để chuẩn bị năng lực sản xuất nhằm đảm bảo sẽ đáp ứng được những đơn hàng sản xuất đúng thời hạn Và vì công ty sản xuất theo đơn đặt hàng từ khách hàng nên sẽ hạn chế được việc sản xuất dư thừa.
Bên cạnh những kết quả đạt được trong công tác lập kế hoạch của Công ty thì vẫn tồn tại những mặt hạn chế cần phải cải thiện, nâng cao hiệu quả hơn nữa để đảm bảo công tác lập kế hoạch sản xuất tại nhà máy như sau:
Việc lập kế hoạch sản xuất chủ yếu dựa vào kinh nghiệm của nhân viên bộ phậnKHSX, những số liệu dự báo cũng chỉ dựa theo số liệu những năm trước, chưa có bộ phận nghiên cứu thị trường riêng biệt Do đó, đôi lúc việc sản xuất không theo như kế hoạch đề ra nên khi gặp phải những vấn đề phát sinh không trong dự liệu, số lượng thực tế chênh nhiều hơn so với dự báo,… thì nhân viên sẽ khó có thể xử lý kịp thời.
Hiện tại, Công ty vẫn sử dụng đồng thời cả Excel và hệ thống quản lý Hydra, vì Excel là một công cụ dễ dàng sử dụng, linh động, tính tự chủ công việc cao, có thể dễ dàng chỉnh sửa thêm bớt danh mục theo ý muốn; giá tiền bản quyền hợp lý nên Công ty vẫn sử dụng phần mềm này Nhưng những tệp tin lưu trên máy tính dễ bị mất khi máy tính gặp sự cố; nếu dung lượng một tệp tin quá nhiều sẽ xuất hiện tình trạng tải chậm, thậm chí đứng máy một thời gian Và công ty cũng đang trong giai đoạn đổi mới phần mềm hệ thống quản lý sản xuất, phần mềm in tem, nên các dữ liệu đơn hàng, thông tin sản phẩm bị lỗi trong quá trình bộ phận phát triển phần mềm; khiến cho Văn phòng sản xuất cũng gặp không ít khó khăn trong khâu lập kế hoạch sản xuất Khi đưa phần mềm mới vào hoạt động, nhân viên của các bộ phận cần có những buổi đào tạo nội bộ cách sử dụng phần mềm Vào thời điểm cận kề cuối năm như hiện tại, công ty có rất nhiều đơn hàng mới cần phải sản xuất, đối với nhân viên mọi thứ đang quá tải.
Trong quá trình lập kế hoạch sản xuất và sản xuất, có một số trường hợp không có sự đồng nhất giữa nhân viên kế hoạch tại Văn phòng sản xuất và nhân viên dưới xưởng máy dẫn đến ảnh hưởng tiến độ sản xuất Việc phân bổ số lượng xuống các máy còn bị tác động bởi các yếu tố như: Thông tin về tình trạng máy móc, số lượng, nhân công chưa được trao đổi thường xuyên giữa hai bên.
Một số giải pháp nhằm cải thiện công tác lập kế hoạch sản xuất tại Công ty
4.1.1 Giải pháp về cung ứng nguyên vật liệu đầu vào
Nguyên vật liệu, phụ liệu là một trong những yếu tố chính cấu thành nên thực thể sản phẩm Trên thực tế, chất lượng, số lượng của nguyên vật liệu, phụ liệu sẽ ảnh hưởng trực tiếp đến chất lượng của sản phẩm được tạo ra Ngoài ra, chúng còn chiếm tỷ trọng lớn trong cơ cấu giá thành sản phẩm Xét về mặt vốn thì chúng cũng chiếm tỷ trọng không nhỏ trong vốn lưu động của doanh nghiệp Muốn hoạt động sản xuất kinh doanh được diễn ra đều đặn, liên tục và hiệu quả thì doanh nghiệp phải đảm bảo được nguyên vật liệu, phụ liệu đủ số lượng, chất lượng, kịp về thời gian, đúng về quy cách, có sự cân đối về lượng hàng xuất ra sản xuất, lượng hàng nhập vào lưu kho, Sau khi nhận được những ý kiến từ những người trực tiếp, gián tiếp sản xuất tại Công ty thông qua bảng câu hỏi (xem thêm ở phụ lục), những nguyên nhân gây nên thiếu hụt đầu vào được tác giả tổng hợp thành biểu đồ xương cá dưới đây:
Hình 4.1: Biểu đồ xương cá phân tích nguyên nhân thiếu hụt đầu vào
Những yếu tố gây nên tình trạng thiếu hụt đầu vào bao gồm con người, nguyên vật liệu và phương pháp.
Yếu tố con người gây ra tình trạng thiếu hụt đầu vào bao gồm những nguyên nhân sau:
Thứ nhất, trong quá trình sản xuất ở dưới nhà máy, công nhân chạy máy báo nhầm màu cần sản xuất; dẫn đến nhân viên ở bộ phận KHSX tiếp nhận thông tin không chính xác và gửi lệnh đặt mua sai màu, sai số lượng cần sản xuất.
Thứ hai, công nhân mới vào làm, trình độ tay nghề công nhân chưa cao nên dễ làm sai trình tự sản xuất, làm hỏng vật tư, lỗi màu, lỗi khuôn Đối với lỗi này, để khắc phục sẽ mất khá nhiều thời gian vì sẽ phải trộn lại màu, thay màu khác và vệ sinh khuôn sạch sẽ tránh trường hợp sản xuất cho ra sai màu.
Cuối cùng, do nhân viên QC và các trưởng ca, trưởng bộ phận quản lý đầu vào chưa giám sát chặt chẽ, kỹ lưỡng quá trình sản xuất đầu vào dẫn đến tình trạng gây ra các lỗi thường xuyên lặp lại Để khi sản xuất xong mới phát hiện ra lỗi, lúc đó đã hư hàng loạt các chi tiết Việc không sửa lỗi này gây ra tình trạng thiếu hụt vật tư vì không có vật tư để sản xuất bổ sung cho các sản phẩm hỏng.
Công ty nên tổ chức nhiều buổi đào tạo tay nghề cho công nhân mới vào làm hơn Tổ chức, bố trí những công nhân mới vào những khâu không làm ảnh hưởng đến dây chuyền sản xuất; khi họ đã làm quen với công việc hơn thì mới phân công vào những vị trí khác. Đề ra những chỉ tiêu, điều kiện trong thi đua khen thưởng để tạo động lực cũng như nâng cao tinh thần làm việc trách nhiệm của công nhân viên xưởng sản xuất, để họ chú trọng, tập trung theo dõi công việc sát sao hơn, tránh mắc phải những lỗi không đáng có trong sản xuất.
Nguyên nhân gây ra tình trạng thiếu hụt nguyên vật liệu gồm: Do phương pháp quản vật liệu thô, màu trong kho chưa tốt.
Việc nguyên vật liệu có chất lượng kém, hay sai màu là do bảo quản lâu trong kho, một phần do phải quản lý kho và vận chuyển nguyên vật liệu trong điều kiện thời tiết xấu Khi bảo quản quá lâu trong kho, tiếp xúc với điều kiện môi trường không tốt, ví dụ như độ ẩm, mưa gió, nắng gắt sẽ khiến cho chất lượng nhựa màu không được như ban đầu, kém chất lượng, không đạt chuẩn để đưa vào sản xuất.
• Thủ kho có trách nhiệm hướng dẫn và giám sát việc bốc dỡ nguyên vật liệu; phải đảm bảo ngay từ khâu nhập hàng vào kho các cách thức xếp dỡ đúng quy trình, di chuyển tránh va chạm gây móp méo thùng cartons, không làm tổn hại đến sản phẩm.
• Trước khi nhập hàng vào kho, các nhân viên kho có nhiệm vụ phải sắp xếp hàng hóa gọn gàng, tạo không gian cho loại hàng hóa khác, các loại nguyên vật liệu dư phải để vào khu vực riêng.
• Nhân viên kho có nhiệm vụ đánh dấu, ghi đầy đủ cho mỗi mã màu, chất liệu, khách hàng.
• Lập sơ đồ thể hiện các lối đi để dễ xác định hàng cần lấy.
• Tổ chức an toàn chống cháy nổ, kiểm tra nơi để bình cứu hỏa.
Sử dụng giá kệ chứa hàng để sản phẩm được để trên kệ ngăn nắp, gọn gàng, dễ dàng quản lý – tìm kiếm Kệ để hàng hóa giúp tiết kiệm được diện tích kho; giúp nguyên vật liệu khi nhập kho được để cách mặt đất giúp tránh ẩm thấp, hư hỏng; giúp dễ dàng vận chuyển cũng như lấy hàng ra khỏi kho dễ dàng mà không mất nhiều thời gian.
4.1.1.3 Yếu tố nguyên vật liệu
Nguyên nhân chính gây ra tình trạng thiếu hụt nguyên vật liệu vẫn là do vận chuyển, nguyên vật liệu nhập từ nước ngoài về không kịp.
Thiếu hụt vật liệu sản xuất là một trong những hậu quả trực tiếp của sự đứt gãy chuỗi cung ứng toàn cầu trong đại dịch Covid - 19 Mặc dù các nhà cung cấp vật liệu luôn cố gắng đáp ứng như cầu vật liệu đầy đủ và đúng thời gian, những sự cố ngoài ý muốn chấm dứt sớm nên việc các nhà sản xuất chủ động tìm các phương pháp để giảm thiểu tác động tiêu cực của xu hướng này là điều cần thiết.
Có rất nhiều giải pháp để hạn chế, cải thiện tình trạng thiếu hụt nguyên vật liệu.
- Xây dựng mối quan hệ mật thiết với nhà cung cấp vật liệu, dự tính cẩn thận sự dịch chuyển cung và cầu: Ởthời điểm hiện tại, sự sụp đổ của chuỗi cung ứng khiến các nhà cung cấp vật liệu phải thực hiện thành lập một danh sách ưu tiên cung cấp Và nhiệm vụ của người sản xuất là làm sao để công ty của mình nằm trong danh sách ưu tiên này bằng cách xây dựng quan hệ mật thiết với nhà cung cấp Bên cạnh đó việc xây dựng quan hệ này còn có lợi ích khiến công ty nằm ở đầu nguồn thông tin, sớm nhận được những thông tin thay đổi khẩn cấp về những dịch chuyển của thị trường, nguồn hàng, có thêm thời gian chuẩn bị những giải pháp cần thiết.
• Thông suốt đường truyền thông tin, đảm bảo các thông tin liên quan được truyền tới và cập nhập với các nhà cung cấp liên tục và đầy đủ (tích hợp công nghệ quản lý)
• Cho phép nhà cung cấp tiếp cận thông tin tồn kho và các số liệu liên quan đến hiệu suất cung ứng của chính họ
• Quản lý sát sao chỉ số thay đổi giá mua hàng để thấy được những thay đổi so với giá tiêu chuẩn dự trù ban đầu
• Quản lý và kiểm soát giao hàng sớm và tồn kho do nhà cung cấp quản lí để quản lí tốt hơn nguy cơ thiếu hụt hay thời hạn của nguyên vật liệu
- Đừng chỉ tập trung vào giá mua sản phẩm để cắt giảm chi phí:
Nhiều nhà sản xuất chấp nhận thời gian nhận hàng dài hơn để mua được với giá thấp hơn Và việc chỉ chú trọng vào việc mua được nguyên vật liệu với giá thành rẻ sẽ gây ra những vấn đề khó khăn trong dài hạn như thời gian giao hàng trễ, sản phẩm chất lượng thấp, người cung cấp không hỗ trợ 24/7, chi phí nhân công tăng lên và các hậu quả không mong muốn khác, đăc biệt trong thời kỳ khủng hoảng như hiện nay.
Thay vì chỉ tập trung vào giá mua hàng, những nhân tố quan trong dài hạn thực sự ảnh hưởng mà nhà sản xuất cần phải quan tâm đến có thể kể đến như chi phí cuối cùng, thời gian giao hàng đến, sự linh hoạt của nhà cung cấp, chi phí quản lý rủi ro và khả năng thích ứng của nhà cung cấp theo thay đổi thị trường.
- Mở rộng tìm hiểu nguồn cung dư của thị trường trên phạm vi toàn cầu:
Một số giải pháp khác liên quan đến điều kiện ảnh hưởng
Cuối năm 2022 đến nay, dưới những tác động như lạm phát và lãi suất tăng cao, túi tiền của người dân bị ảnh hưởng trực tiếp khiến cho doanh số của nhiều đơn vị thời trang sụt giảm từ 20 – 30% so với mọi năm Các doanh nghiệp hoạt động trong lĩnh vực dệt may, da giày vẫn đang tiếp tục tìm kiếm đơn hàng sản xuất cho đến tháng 6/2023, hiện chỉ có khoảng 60% doanh nghiệp có đơn hàng để sản xuất, 30% doanh nghiệp thiếu đơn hàng Dự kiến từ tháng 7/2023 trở đi, tình hình mới có thể khả quan hơn Đây là một trong những thách thức rất lớn đối với các doanh nghiệp trong ngành.
Mặc dù tình trạng khó khăn của nền kinh tế Việt Nam đã được dự báo trước và có dấu hiệu từ quý IV/2022, nhưng đến nay vẫn chưa có dấu hiệu dừng lại Các doanh nghiệp không chỉ bị sụt giảm số lượng đơn hàng, họ còn phải đối mặt với chi phí sản xuất gia tăng khiến lợi nhuận sụt giảm, thua lỗ…buộc không ít doanh nghiệp phải thu hẹp sản xuất, chuyển đổi để đối phó với những khó khăn trước mắt.
Hiện tại tình hình kinh tế khó khăn đã tác động đến công tác sản xuất của Công ty; chưa kể ngày qua ngày, Công ty vẫn luôn đối mặt với tình trạng công nhân xin nghỉ Việc ổn định và đảm bảo nguồn nhân lực để công tác sản xuất không bị gián đoạn là rất khó; việc đối diện với nguy cơ mất lao động cũ là điều không thể tránh khỏi Khi tuyển thêm lao động mới, Công ty sẽ đối mặt với tình trạng công nhân có trình độ học vấn lẫn tay nghề thấp làm ảnh hưởng đến chất lượng sản phẩm và năng suất thực hiện sản xuất của nhà máy Tình hình lao động thay đổi mỗi ngày, dẫn đến việc bộ phận KHSX phải thường xuyên thay đổi kế hoạch đề ra trước đó. Đối với một Công ty sử dụng máy móc công nghệ hiện đại để sản xuất thì để đào tạo một lao động lành nghề, sử dụng thành thạo máy móc rất khó nên người lao động chính là tài sản quý giá của doanh nghiệp Vì vậy, một số giải pháp được đề xuất để giúp Công ty giữ chân nguồn lao động cũ:
- Công ty phải có biện pháp gắn kết quyền lợi và trách nhiệm của người lao động; có những chính sách thưởng phạt cụ thể, đãi ngộ hấp dẫn, động viên tinh thần làm việc của công nhân viên.
- Đánh giá và tiến hành ký kết hợp đồng với những nhân viên làm việc hiệu quả sau một thời gian làm việc.
- Hỗ trợ lương thực, thực phẩm, kinh phí chi tiêu hàng tháng, đồng thời rà sát, làm thủ tục kịp thời cho những lao động là đối tượng được hưởng các gói hỗ trợ của Nhà nước.
Khi có nguồn lao động mới, Công ty nên:
- Tổ chức những buổi đào tin kỹ lưỡng, chi tiết để công nhân có thể nắm bắt được các công việc cần làm.
- Trong Nhà mày cần có những bảng hướng dẫn thao tác thực hiện để công nhân có thể dựa vào đó để thực hiện.
- Bình thường một máy chỉ cần một công nhân, nhưng đối với những công nhân mới, nên sắp xếp công nhân cũ kèm cặp công nhân mới.
- Khích lệ công nhân viên trong thời gian thử việc. Đối với bộ phận KHSX, Công ty nên tạo điều kiện cho nhân viên đi học các lớp chuyên đề, lớp đào tạo kỹ năng quản lý để nâng cao trình độ lập kế hoạch, quản lý thời gian…
Về máy móc thiết bị:
Máy móc sử dụng thường xuyên và lâu dài mà không tiến hành bảo trì sẽ giảm tuổi thọ và khả năng sẵn sàng của thiết bị Hậu quả của việc không giám sát máy móc thiết bị thường xuyên là vô cùng khó lường, đặc biệt đối với doanh nghiệp có quy mô sản xuất lớn Vì vậy, doanh nghiệp cần có giải pháp giám sát máy móc thiết bị hiện đại, bài bẳn, nhằm giảm thiểu tối đa rủi ro, chi phí và cải thiện hiệu quả làm việc tốt hơn.
- Cài đặt phần mềm giám sát máy móc thiết bị
Phần mềm được tích hợp nhiều tính năng, trở thành “trợ thủ” đắc lực cho doanh nghiệp trong khâu giám sát và sản xuất.
• Tự động thu thập thông tin trạng thái và sản lượng máy móc, thiết bị trong phân xưởng Xuất dữ liệu về thông tin dừng, bắt đầu và kết thúc phiên sản xuất.
• Hiển thị đầy đủ, rõ ràng các chỉ số để phục vụ công việc quản lý thiết bị, quy trình sản xuất và vận hành: tổng thời gian máy dừng, chạy, gia công; tổng thời gian của mỗi nguyên nhân dừng máy; thời gian sản xuất, gia công trên mỗi sản phẩm; phần trăm mức độ hoàn thành kế hoạch; hiệu suất làm việc của máy và chất lượng sản phẩm so với yêu cầu; xuất dữ liệu để thông báo OEE.
• Thông báo ngay cho người dùng khi có sự cố bất thường.
• Tự động điều khiển và kích hoạt cơ chế cảnh báo tại chỗ cho người vận hành theo một thuật toán được lập trình sẵn.
• Cung cấp quyền truy cập cho mỗi người dùng để điều khiển, sử dụng phần mềm đúng với khâu sản xuất của mình.
- Mỗi lần tiến hành bảo trì máy, thời gian dừng máy không được quá 2 ngày, mỗi lần bộ phận Bảo trì lên kế hoạch bảo trì máy phải báo trước cho bộ phận KHSX trước 1 – 2 tuần.
Công ty nên xem xét những đơn hàng trong tương lai để dự đoán số lượng sản phẩm, tiến hành đặt mua thêm máy móc để sản xuất, tránh tình trạng thiếu máy hoặc đơn hàng của người này phải chạy nhờ máy của người kia