MỤC LỤC
Trong quá trình lên kế hoạch sản xuất, người lập kế hoạch thường có xu hướng lên những kế hoạch có thể tận dụng được hết công suất của máy móc, nhân lực, số lượng hàng tồn, hàng thiếu… nhưng không lường trước hết được những trục trặc, khó khăn sẽ xảy ra trong quá trình thực hiện kế hoạch. Những năm trước đây, khi công ty chưa phát triển như hiện tại thì với số lượng 115 máy đã đáp ứng được nhu cầu sản xuất; nhưng với tình hình hiện nay, khi các đơn hàng ngày một nhiều, các khách hàng yêu cầu số lượng nhiều hơn thì công ty đang cần thêm máy móc để sản xuất đế giày cũng như các phụ kiện của giày để hoàn thành đúng tiến độ đơn đặt hàng. *Áp dụng khi kết quả là “Không” nếu khách hàng không đồng ý với ETD mới: Kiểm tra với Sales nếu khách hàng đồng ý thay đổi mức độ ưu tiên của đơn hàng cũ với đơn hàng mới/ thương lượng giao hàng nhiều lần/ xem xét trạng thái đơn đặt hàng hiện tại và dự báo nhu cầu để tăng năng suất của các máy móc liên quan ( đề xuất mở thêm máy, tang ca…).
Nguồn: Bộ phận kế hoạch sản xuất Từ đó, vào mỗi thứ 4 hàng tuần sẽ có file Excel báo cáo tổng hợp Live Report cung cấp số lượng hàng đang chờ sản xuất; người trợ lý quản lý KHSX sẽ lấy số liệu này để sắp xếp máy móc, nhân công, lên kế hoạch sản xuất. Nguồn: Bộ phận kế hoạch sản xuất Trước đây, bộ phận Kinh Doanh là người tạo đơn hàng, quản lý đơn hàng trên phần mềm Winline; quản lý cũ của bộ phận KHSX vì muốn quản lý đơn hàng hiệu quả hơn nên đã viết ra ứng dụng OrderMaster; dẫn đến việc nhân viên KHSX phải nhập đơn hàng lên hệ thống OrderMaster một lần nữa. Sau khi có dữ liệu, nhân viên sẽ sắp xếp đơn hàng tương ứng với máy đã được người trợ lý quản lý lên kế hoạch, hình ảnh đơn hàng sản xuất được hiển thị dưới dạng sơ đồ GANTT, cho biết tình trạng đơn hàng, máy móc; ước lượng tính toán thời gian hoàn tất sản xuất.
Trong quá trình sản xuất hay phát sinh sản phẩm bị lỗi, phế; dẫn đến trường hợp sản xuất nhiều số lượng hơn kế hoạch, thiếu màu để sơn sản phẩm… Vì vậy, cần thường xuyên quan sát, phân tích tình hình cung ứng, sử dụng, dự trữ nguyên vật kiệu để kịp phát hiện và điều chỉnh kịp thời. Trong quá trình sản xuất, thường xảy ra tình huống khiến quá trình sản xuất bị gián đoạn như: hết nguyên liệu, lỗi màu, máy lỗi… Lúc này, bộ phận SX sẽ thông tin lại cho bộ phận KHSX biết để thay đổi kế hoạch chạy bù, chạy đơn hàng khác trước tránh trường hợp để máy trống. Ví dụ: hàng Heel Counter ở máy 184 theo kế hoạch thì đơn hàng sẽ sản xuất đến hết thứ tư (26/10/2022), tuy nhiên nguyên vật liệu của mã hàng này phải nhập khẩu từ Trung Quốc chưa về kịp nên đơn hàng này phải dừng lại, nhân viên quản lý hàng này sẽ điều chỉnh lại kế hoạch bằng cách cho đơn hàng cần sản xuất hàng trước thì sẽ cho vào máy 184 để sản xuất.
Quy trình lên kế hoạch đi theo quy trình từ dự báo, lên kế hoạch sản xuất tổng thể theo đơn hàng của công ty giao xuống đến các kế hoạch chi tiết theo tuần, theo ngày và quá trình triển khai kế hoạch sản xuất cú theo dừi, đỏnh giỏ, kiểm tra đụn đốc và điều chỉnh phự hợp với mục tiêu số lượng, chất lượng đã đề ra của đơn hàng, từ đó giúp sản xuất đúng thời gian kế hoạch được giao. Hiện tại, Công ty vẫn sử dụng đồng thời cả Excel và hệ thống quản lý Hydra, vì Excel là một công cụ dễ dàng sử dụng, linh động, tính tự chủ công việc cao, có thể dễ dàng chỉnh sửa thêm bớt danh mục theo ý muốn; giá tiền bản quyền hợp lý nên Công ty vẫn sử dụng phần mềm này. Và công ty cũng đang trong giai đoạn đổi mới phần mềm hệ thống quản lý sản xuất, phần mềm in tem, nên các dữ liệu đơn hàng, thông tin sản phẩm bị lỗi trong quá trình bộ phận phát triển phần mềm; khiến cho Văn phòng sản xuất cũng gặp không ít khó khăn trong khâu lập kế hoạch sản xuất.
Việc lên kế hoạch sản xuất chủ yếu dựa vào đơn hàng, nguyên vật liệu nên khi gặp phải các vấn đề liên quan sẽ khiến cho bộ phận KHSX mất thời gian thường xuyờn phải theo dừi và cụng sức để điều chỉnh lại số lượng, sắp xếp lại máy móc để có thể hoàn thành sản xuất như kế hoạch đã đề ra.
Thứ nhất, trong quá trình sản xuất ở dưới nhà máy, công nhân chạy máy báo nhầm màu cần sản xuất; dẫn đến nhân viên ở bộ phận KHSX tiếp nhận thông tin không chính xác và gửi lệnh đặt mua sai màu, sai số lượng cần sản xuất. Đề ra những chỉ tiêu, điều kiện trong thi đua khen thưởng để tạo động lực cũng như nâng cao tinh thần làm việc trách nhiệm của công nhân viên xưởng sản xuất, để họ chỳ trọng, tập trung theo dừi cụng việc sỏt sao hơn, trỏnh mắc phải những lỗi khụng đáng có trong sản xuất. Bên cạnh đó việc xây dựng quan hệ này còn có lợi ích khiến công ty nằm ở đầu nguồn thông tin, sớm nhận được những thông tin thay đổi khẩn cấp về những dịch chuyển của thị trường, nguồn hàng, có thêm thời gian chuẩn bị những giải pháp cần thiết.
Và việc chỉ chú trọng vào việc mua được nguyên vật liệu với giá thành rẻ sẽ gây ra những vấn đề khó khăn trong dài hạn như thời gian giao hàng trễ, sản phẩm chất lượng thấp, người cung cấp không hỗ trợ 24/7, chi phí nhân công tăng lên và các hậu quả không mong muốn khác, đăc biệt trong thời kỳ khủng hoảng như hiện nay. Thay vì chỉ tập trung vào giá mua hàng, những nhân tố quan trong dài hạn thực sự ảnh hưởng mà nhà sản xuất cần phải quan tâm đến có thể kể đến như chi phí cuối cùng, thời gian giao hàng đến, sự linh hoạt của nhà cung cấp, chi phí quản lý rủi ro và khả năng thích ứng của nhà cung cấp theo thay đổi thị trường. - Vì thời gian vận chuyển nguyên vật liệu từ nước ngoài về tới nhà máy mất khoảng 1 tháng, bộ phận Màu và bộ phận KHSX nên trao đổi với nhau để tính toán thời gian đặt mua sao cho hợp lý, tránh tình trạng chậm trễ nguyên vật liệu gây ảnh hưởng, đứt gãy, gián đoạn quy trình sản xuất.
Giá nguyên vật liệu có cao hoặc thấp hơn so với tháng trước thì bộ phận kế hoạch sản xuất phối hợp với bộ phận phòng thu mua, sẽ đưa ra mức giá phù hợp để mua hoặc chuyển sang một nhà cung cấp khác có giá tốt hơn. Nhân viờn của cỏc bộ phận thường xuyờn theo dừi tiến trỡnh sản xuất, tỡnh trạng đơn hàng và trao đổi thông tin giữa các bộ phận để các bên cùng nắm bắt được thông tin để khi phát sinh vấn đề, nhân viên có thể xử lý kịp thời. Các doanh nghiệp hoạt động trong lĩnh vực dệt may, da giày vẫn đang tiếp tục tìm kiếm đơn hàng sản xuất cho đến tháng 6/2023, hiện chỉ có khoảng 60% doanh nghiệp có đơn hàng để sản xuất, 30% doanh nghiệp thiếu đơn hàng.
Các doanh nghiệp không chỉ bị sụt giảm số lượng đơn hàng, họ còn phải đối mặt với chi phí sản xuất gia tăng khiến lợi nhuận sụt giảm, thua lỗ…buộc không ít doanh nghiệp phải thu hẹp sản xuất, chuyển đổi để đối phó với những khó khăn trước mắt. Đối với một Công ty sử dụng máy móc công nghệ hiện đại để sản xuất thì để đào tạo một lao động lành nghề, sử dụng thành thạo máy móc rất khó nên người lao động chính là tài sản quý giá của doanh nghiệp. Công ty nên xem xét những đơn hàng trong tương lai để dự đoán số lượng sản phẩm, tiến hành đặt mua thêm máy móc để sản xuất, tránh tình trạng thiếu máy hoặc đơn hàng của người này phải chạy nhờ máy của người kia.
Khi nghiên cứu và thực hiện đề tài, tác giả mong muốn đưa ra được cái nhìn sâu sắc về thực trạng công tác quản lý sản xuất của Công ty TNHH Framas, từ đó đề xuất những giải pháp nhằm nâng cao công tác lập kế hoạch sản xuất.