PHẦN MỞ ĐẦU
Lý do chọn đề tài
Hội nhập là xu thế phổ biến của thế giới trong những năm gần đây, nó đã và đang mang đến cơ hội phát triển cho rất nhiều quốc gia Việt Nam ta kể từ khi mở cửa với thị trường toàn cầu đã trở một trong những nền kinh tế có tốc độ tăng trưởng nhanh nhất thế giới, là điểm đến tiềm năng của những tập đoàn đa quốc gia. Hội nhập tạo ra nhiều cơ hội, nhưng cũng có không ít thách thức cho doanh nghiệp Trong nền kinh tế thị trường đầy biến động và cạnh tranh như hiện nay, đổi mới hoặc bị đào thải là một bài toán nan giải mà các doanh nghiệp phải đối mặt. Để có thể thích ứng và phát triển, các doanh nghiệp cần phải nâng cao được năng lực cạnh tranh của mình, bao gồm công tác xây dựng kế hoạch Trong lĩnh vực sản xuất, KHSX chính là yếu tố thiết yếu trong quá trình vận hành công ty, nâng cao năng lực cạnh tranh, tối ưu hóa nguồn lực doanh nghiệp và cải thiện khả năng đáp ứng nhu cầu khách hàng Do đó, các nhà quản lý cần có chiến lược cải tiến công tác lập kế hoạch sản xuất, từ đó đảm bảo mục tiêu phát triển của công ty.
Tại Việt Nam, ngành công nghiệp Ô tô là một trong những ngành kinh tế mũi nhọn được đầu tư rất lớn, đóng góp đáng kể vào GDP chung của cả nước Theo số liệu từ tập đoàn truyền thông Nhật Bản và Hiệp hội các nhà sản xuất Ô tô Việt Nam (VAMA), doanh số ô tô bán ra đạt 304.149 chiếc vào năm 2021 và hơn 490.000 chiếc vào năm 2022, dự báo năm 2023 con số này sẽ tiếp tục tăng, Việt Nam hiện là thị trường tiêu thụ ô tô lớn thứ 4 trong ASEAN Sự phát triển nhanh chóng của thị trường ô tô thế giới và Việt Nam, cùng với những chính sách hỗ trợ của Chính phủ đối với ngành ô tô đã tạo điều kiện thuận lợi cho sự phát triển của các doanh nghiệp như Maruei Vietnam Precision.
Công ty TNHH Maruei Việt Nam Precision là một trong những nhà sản xuất và cung cấp linh kiện ô tô hàng đầu tại Việt Nam, chuyên phân phối cho các thương hiệu nổi tiếng của thế giới như: Toyota, Denso, Honda, Mitsubishi v.v So với các doanh nghiệp cùng ngành tại Việt Nam, Maruei sở hữu tiềm lực tài chính, trang thiết bị tốt khá tốt, tuy những lợi thế này chưa được công ty tận dụng hiệu quả, công tác lập kế hoạch sản xuất vẫn còn một số điểm hạn chế Ngoài ra những tác động của đại dịch Covid 19 những năm gần đây khiến hoạt động sản xuất kinh doanh của công
Trang 1 ty bị ảnh hưởng lớn, tốc độ tăng trưởng giảm sút, công tác lập kế hoạch sản xuất vẫn còn một số điểm hạn chế Câu hỏi đặt ra lúc này là doanh nghiệp cần phải triển khai những dự án nào? Làm thế nào để nâng cao được công tác lập kế hoạch sản xuất? Thông qua đề tài: “Nâng cao hiệu quả công tác lập kế hoạch sản xuất tạiCông ty TNHH Maruei Việt Nam Precision”, tác giả mong muốn được hiểu biết thêm về quy trình xây dựng kế hoạch sản xuất của quý công ty và có thể giải đáp phần nào các câu hỏi trên.
Mục tiêu đề tài
- Nhận diện và đánh giá thực trạng công tác lập kế hoạch sản xuất tại công ty TNHH Maruei Việt Nam Precision.
- Đề xuất giải pháp để hoàn thiện công tác lập kế hoạch sản xuất của công ty.
- Nhận biết cơ cấu tổ chức, phương thức hoạt động và chức năng của phòng kế hoạch sản xuất.
- So sánh giữa lý thuyết đã tích lũy với thực tiễn doanh nghiệp Tích lũy kinh nghiệm thực tiễn
Phạm vi, giới hạn đề tài
Giới hạn đề tài Đối tượng nghiên cứu: công tác lập kế hoạch sản xuất tại công ty TNHH Maruei Việt Nam Precision.
Thời gian: Từ ngày 27 tháng 06 năm 2022 đến ngày 19 tháng 09 năm 2022.
Địa điểm: phòng kế hoạch sản xuất, Bộ phận quản lý sản xuất , công ty
TNHH Maruei Việt Nam Precision.
Cơ sở dữ liệu: Thu nhập từ năm 2018 đến năm 2022
Năng lực sản xuất: Đáp ứng các yêu cầu từ khách hàng
Phương pháp nghiên cứu
Xác định đề tài nghiên cứu
Xác định các vấn đề liên quan
Thu nhập, xử lý dữ liệu Đánh giá thực trạng
Chưa hợp lý Đề xuất giải pháp
Hợp lý Hoàn thiện đề tài
Phương pháp thu thập số liệu:
Phương pháp phỏng vấn: phỏng vấn ý kiến của trưởng bộ phận quản lý sản xuất, phỏng vấn nhân viên bộ phận lập kế hoạch sản xuất.
1 Cơ cấu sản phẩm, cơ cấu khách hàng ?
2 Quy trình sản xuất, sơ đồ bố trí mặt bằng sản xuất ?
3 Nhiệm vụ của từng vị trí trong phòng kế hoạch sản xuất ?
4 Quy trình lập kế hoạch sản xuất tại công ty ?; Các yếu tố cần thiết để xây dựng kế hoạch sản xuất năm ?
5 Những vấn đề phát sinh trong quá trình xây dựng kế hoạch sản xuất ?
6 Cần phải lưu ý những vấn đề nào với từng khách hàng ?
Tìm kiếm tài liệu tổng hợp liên quan đến hoạt động sản xuất, công tác lập kế hoạch sản xuất từ nguồn Internet, sách báo,…Sử dụng các số liệu tổng hợp từ các bộ phận , phòng ban của công ty.
Phương pháp tổng hợp phân tích
Tổng hợp phân tích thông tin công ty, quy trình sản xuất, tình hình hoạt động qua các năm
Phân tích xử lý số liệu từ phòng kế hoạch sản xuất bộ phận quản lý sản xuất , đánh giá và so sánh giữa thực tiễn so với lý thuyết
Tìm hiểu quy trình lập kế hoạch sản xuất của nhân viên tại phòng kế hoạch sản xuất, phân tích, đánh giá thực trạng, vấn đề từ đó tổng hợp và sau cùng đề xuất giải pháp cải thiện.
Bố cục dự kiến
Nội dung bài báo cáo dự kiến gồm 3 chương ngoài phần mở đầu và kết luận:
Chương 1: Giới thiệu tổng quan về công ty TNHH Maruei Việt Nam Precision Chương 2: Cơ sở lý luận
Chương 3: Phân tích thực trạng vấn đề nghiên cứu tại công ty TNHH Maruei
Chương 4: Đánh giá và đề xuất giải pháp hoàn thiện công tác lập kế hoạch tại công ty TNHH Maruei Việt Nam Precision.
GIỚI THIỆU TỔNG QUAN VỀ CÔNG TY TNHH MARUEI VIỆT NAM PRECISION
Giới thiệu tổng quan về công ty TNHH Maruei Việt Nam Precision
Bảng 1 1 Thông tin về Công ty TNHH Maruei Việt Nam Precision
Tên công ty Công ty TNHH Maruei Việt Nam Precision
Tên quốc tế MARUEI VIETNAM PRECISION CO., LTD.
Số 9 Đại lộ Độc Lập, Khu công nghiệp Việt Nam-Singapore, Trụ sở chính Phường Bình Hòa, Thành phố Thuận An, Tỉnh Bình Dương,
Ngày thành lập 27 tháng 09 năm 2001
Quản lý Cục Thuế Tỉnh Bình Dương
Người đại diện Ohsaki Katsuyuki
Loại hình DN Công ty TNHH 2 thành viên trở lên ngoài NN
Ngành nghề chính Sản xuất, gia công linh kiện ô tô
C25930 Sản xuất dao kéo, dụng cụ cầm tay và đồ kim loại thông dụng.
C2599 Sản xuất sản phẩm khác bằng kim loại chưa được phân vào đâu.
C28190 Sản xuất máy thông dụng khác.
C28220 Sản xuất máy công cụ và máy tạo hình kim loại. C2829 Sản xuất máy chuyên dụng khác.
G4659 Bán buôn máy móc, thiết bị và phụ tùng máy khác
G4669 Bán buôn chuyên doanh khác chưa được phân vào đâu.
J62010 Lập trình máy vi tính.
Các ngành nghề J62020 Tư vấn máy vi tính và quản trị hệ thống máy vi tính.
C2220 Sản xuất sản phẩm từ plastic.
C3312 Sửa chữa máy móc, thiết bị.
C2399 Sản xuất sản phẩm từ chất khoáng phi kim loại khác chưa được phân vào đâu.
C2816 Sản xuất các thiết bị nâng, hạ và bốc xếp.
G4530 Bán phụ tùng và các bộ phận phụ trợ của ô tô và xe có động cơ khác.
M7110 Hoạt động kiến trúc và tư vấn kỹ thuật có liên quan.
C2651 Sản xuất thiết bị đo lường, kiểm tra, định hướng và điều khiển.
C2790 Sản xuất thiết bị điện khác.
C2930 Sản xuất phụ tùng và bộ phận phụ trợ cho xe ô tô và xe có động cơ khác.
N8299 Hoạt động dịch vụ hỗ trợ kinh doanh khác còn lại chưa được phân vào đâu.
J6209 Hoạt động dịch vụ công nghệ thông tin và dịch vụ khác liên quan đến máy vi tính.
C2592 Gia công cơ khí; xử lý và tráng phủ kim loại. C2670 Sản xuất thiết bị và dụng cụ quang học.
(Nguồn: Trang thông tin điện tử của Tổng cục thuế năm 2022)
1.1.2 Quá trình hình thành và phát triển công ty Được thành lập vào ngày 27/09/2001 với 100% đầu tư từ Nhật Bản, hơn 20 năm hoạt động tại Việt Nam, công ty TNHH Maruei Việt Nam Precision đã và đang không ngừng nỗ lực phát triển, hướng đến mục tiêu trở thành nhà máy sản xuất lớn nhất của tập đoàn Maruei Industries.
Công ty TNHH Việt Nam Precision là đơn vị chuyên sản xuất và gia công các chi tiết, bộ phận phụ tùng cho máy lạnh, thắt lưng an toàn, động cơ máy lạnh và thân ô tô Với thế mạnh là trang thiết bị sản xuất hiện đại, quy trình sản xuất tự động hóa và được kiểm soát chặt chẽ, MVP luôn mong muốn mang đến những sản phẩm an toàn, chất lượng, giá cả cạnh tranh, đáp ứng kỳ vọng từ khách hàng. Bảng 1 2 Chứng chỉ đạt được của Công ty TNHH Maruei Việt Nam Precision
2010 Nhận chứng chỉ ISO TS16949: Hệ thống quản lý chất lượng cho ngành ô tô.
2013 Nhận chứng chỉ ISO 14001 - Hệ thống quản lý môi trường (EMS)
2017 Nhận chứng chỉ IATF 16949 - Hệ thống quản lý chất lượng QMS
1.1.3 Giá trị cốt lõi, tầm nhìn chiến lược, sứ mệnh
Triết lý kinh doanh: “Tươi sáng, Hòa đồng, Làm việc vui vẻ”
Nâng cao chất lượng nguồn nhân lực là mục tiêu chiến lược Công ty hình thành từ con người và con người làm nền tảng của sự phát triển bền vững của công ty.
Mang lại “giá trị mới” cho khách hàng Trên cơ sở “khách hàng là số 1”, Maruei Việt Nam cam kết cung cấp các sản phẩm an toàn, chất lượng cao với giá cả cạnh tranh.
Tập trung nghiên cứu và đổi mới công nghệ làm nền tảng để nâng cao giá trị doanh nghiệp thông qua tăng trưởng ổn định trong dài hạn.
Phát triển hài hòa với môi trường, có trách nhiệm với cộng đồng và xã hội, tham gia các hoạt động nhân văn góp phần phát triển bền vững địa phương.
Tầm nhìn chiến lược của Maruei Việt Nam đến năm 2030 là trở thành công ty hàng đầu trong ngành sản xuất linh kiện ô tô tại châu Á Định hướng thâm nhập vào các ngành nghề ngoài ngành công nghiệp ô tô và mở rộng thị trường kinh doanh ra các khu vực còn lại trên thế giới.
Mang lại sự hài lòng tuyệt đối với kỳ vọng của khách hàng: xây dựng nền tảng phát triển thông qua việc đáp ứng niềm tin của khách hàng.
Cống hiến cho hạnh phúc của dân tộc Việt Nam: khách hàng cuối cùng Maruei Việt Nam là dân tộc Việt Nam.
Maruei Việt Nam cam kết thực hiện các chính sách hợp tác phát triển, chia sẻ lợi ích với khách hàng, đối tác và đội ngũ nhân viên trên cơ sở tin tưởng lẫn nhau.
1.1.4 Lĩnh vực hoạt động và thị trường kinh doanh
Công ty TNHH Maruei Việt Nam là công ty có 100% vốn đầu tư từ Nhật Bản, lĩnh vực kinh doanh là sản xuất và gia công linh kiện ô tô Quy mô nhà xưởng hiện có của công ty là 11.160 m², công suất sản xuất tối đa của hai nhà máy là 179 triệu sản phẩm/năm Bên cạnh việc đầu tư nâng cao năng lực sản xuất trong ngành ô tô, công ty cũng đang triển khai kế hoạch thâm nhập vào ngành DX, nhằm nhanh chóng thích ứng với những thay đổi trong cơ cấu ngành ô tô.
Bảng 1 3 Cơ cấu khách hàng của Maruei trong năm 2022
Tình đến năm 2022, Maruei Việt Nam đang phân phối sản phẩm tại 5 thị trường chính: Nhật Bản, Việt Nam, Châu Á, Châu Âu, Bắc Mỹ Trong đó, Nhật Bản và Việt Nam là hai thị trường lớn nhất theo cơ cấu khách hàng, với tỷ lệ lần lượt là 45% và 19%.
Hình 1.1 Cơ cấu sản phẩm tại công ty
Nguồn: Bộ phận kinh doanh
Hàng gửi lại (Return): Thành phẩm được xuất gửi lại sang Maruei Industries Japan và được tập đoàn bán cho các đối tác.
Hàng bán trực tiếp (Direct): Thành phẩm được bán trực tiếp cho các đối tác của Công ty tại Việt Nam và một số nước khác trên như: Ấn Độ, Indonesia, Thái Lan, Trong đó, Denso là một trong những đối tác quan trọng của Maruei Việt Nam.
Tỷ lệ hàng gửi lại đạt tỷ lệ tuyệt đối 100% vào năm 2002 Đến năm 2012 tỷ lệ này đã giảm đáng kể xuống còn 53%, tỷ lệ hàng bán trực tiếp đã thay đổi đáng kể khi đạt 47% Tính đến năm 2020, tỷ lệ hàng bán trực tiếp đã vượt mốc 50% Điều này cho thấy Maruei Việt Nam đang có những thay đổi tích cực, giảm bớt sự phụ thuộc vào tập đoàn, hướng tới mục tiêu tự chủ hoạt động sản xuất và kinh doanh.
1.1.5 Kết quả hoạt động kinh doanh của công ty những năm gần đây
Bảng 1 4 Kết quả hoạt động kinh doanh của Maruei Việt Nam
Năm Doanh thu Lợi nhuận LN/DT Tăng trưởng
(Nguồn: Bộ phận kế toán & kế hoạch)
DOANH THU, LỢI NHUẬN QUA CÁC NĂM
Hình 1.2 Biểu đồ cơ cấu doanh thu và lợi nhuận qua các năm
Danh thu của công ty trong giai đoạn từ năm 2019 đến hết quý 2 năm 2022 có nhiều sự biến động, doanh thu tăng trưởng không đồng đều giữa các năm. Nguyên nhân chủ yếu đến từ những tác động tiêu cực của đại dịch Covid 19, tình hình chính trị thế giới căng thẳng và hoạt động thương mại toàn cầu không ổn định đã gây ra nhiều khó khăn cho công ty trong hoạt động sản xuất kinh doanh.
Doanh thu năm 2020 của công ty chỉ đạt 42.300.000 USD, giảm 9%, nhưng lợi nhuận của công ty tăng nhẹ 1,52% nếu so với năm 2019 Giải thích vấn đề này, trong quý I và quý II, sản lượng giảm mạnh do ảnh hưởng của thị trường ô tô toàn cầu, nhu cầu khách hàng giảm nên sáu tháng đầu năm nên doanh nghiệp không đạt được kế hoạch lợi nhuận đề ra Cho đến quý III và IV nhờ vào cải tiến sản xuất, cộng
Trang 10 với nhu cầu khách hàng tăng, sự gia tăng đột biến khiến năng suất được phục hồi nhanh chóng.
Maruei Việt Nam Precision kiếm được 54.652.000 USD trong năm
2021 Tuy nhiên, do sản xuất theo hình thức 3T, các chi phí nhân về công, phục hồi sản xuất và khắc phục hàng hóa hư hỏng tăng cao nên lợi nhuận trước thuế đạt 5,11%, tăng nhẹ 0,83% so với năm 2020.
1.1.6 Cơ cấu tổ chức của công ty
Bảng 1 5 Trách nhiệm, lĩnh vực phụ trách các bộ phận
Bộ phận Lĩnh vực phụ trách
Nhân sự & tổng Các công việc liên quan đến nhân sự, hành chánh tổng hợp vụ
Kế toán & kế Các công việc liên quan đến kế toán, kế hoạch hoạch
Mua hàng Các công việc liên quan đến mua hàng
Kinh doanh Các công việc liên quan đến kinh doanh và kế hoạch sản xuất Quản lý sản xuất Các công việc liên quan đến quản lý sản xuất
Sản xuất Các công việc liên quan đến sản xuất
Quản lý chất Các công việc liên quan đến kiểm tra chất lượng, đảm bảo lượng chấtlượng
Kỹ thuật Các công việc liên quan đến kỹ thuật sản xuất, R&D, các côngviệc liên quan đến bảo trì và cải thiện và quản lý năng lượng
ATVS lao động Các công việc liên quan đến an toàn vệ sinh lao động môi môi trường –
IFS Các công việc liên quan đến nghiên cứu, chế tạo thiết bị hỗ trợsản xuất
(Nguồn: Bộ phận nhân sự & tổng vụ)
Trách nhiệm của bộ phận quản lý sản xuất Đặt và nhận nguyên liệu
⁃ Phát hành order nguyên liệu.
⁃ Xác nhận đối chiếu và kiểm tra giữa phiếu giao hàng và thực tế hàng giao của hàng nhập (hàng kiểm tra đơn giản).
⁃ Quản lý việc chất hàng nhập đạt yêu cầu vào kho.
⁃ Lập bảng theo dõi tồn kho nguyên liệu hàng ngày.
⁃ Công việc liên quan đến nhập khẩu.
⁃ Quản lý việc duy trì hàng xuất nhập nguyên liệu
⁃ Tiếp nhận order thành phẩm.
⁃ Lập bảng theo dõi tồn kho thành phẩm hàng ngày.
⁃ Quản lý lịch giao hàng của những chuyến hàng giao định kỳ
⁃ Xử lý sự cố bất thường của hàng giao cho khách hàng.
⁃ Công việc liên quan đến xuất khẩu.
⁃ Phụ trách kiểm soát giá các nhà cung cấp dịch vụ vận chuyển, khai hải quan
⁃ Thực hiện việc yêu cầu các công ty bảo hiểm đền bù thiệt hại cho các lô hàng mà công ty đã mua bảo hiểm, bị sự cố, đổ vỡ trong quá trình vận chuyển.
Quản lý sản xuất của sản phẩm hàng loạt
⁃ Thu thập thông tin về số lượng của khách hàng thân thiết và triển khai đến các phòng ban liên quan.
⁃ Thu thập thông tin năng lực sản xuất và triển khai đến các phòng ban liên quan.
⁃ Soạn thảo kế hoạch sản xuất, đặt hàng.
⁃ Quản lý tiến độ xuất nhập hàng của sản phẩm hàng loạt.
⁃ Nắm được số lượng tồn kho hàng ngày.
⁃ Thực hiện kiểm kê tồn kho cuối tháng.
Quản lý kho, vật liệu đóng gói, nguyên vật liệu dùng cho thiết bị
⁃ Quản lý bảo quản kho.
⁃ 5S giá đựng hàng trong và ngoài kho, 5S nơi đặt hàng.
⁃ Quản lý thùng hàng lưu chuyển, vật liệu đóng gói.
⁃ Quản lý xe nâng, xe tải
⁃ Xem xét, nghiên cứu kiểu cách đóng gói
Sản xuất Quản lý chất lượng
Sales Mua hàng Tài chính Kế hoạch Hành chính Nhân sự xuấtSản độ ng lao toà nA n xu ấts ản lýQ uả n QA QI thuậtKỹ trìBảo SXtrợHỗ
Hình 1.3 Sơ đồ Cơ cấu tổ chức công ty TNHH Maruei Việt Nam Precision
(Nguồn: bộ phận nhân sự & tổng vụ)
Đạt lợi nhuận trước thuế hơn 6%
Đạt số vộ hàng hư dưới 8 vụ
Đạt số vụ tai nạn nơi làm việc 0 vụ
Kế hoạch phát triển dài hạn: lập phương án chuẩn bị cho định hướng phát triển sau năm 2025
Thực hiện nghiên cứu và chuẩn bị cho lĩnh vực phát triển ở các năm kế tiếp
Đối ứng với sự thay đổi cơ cấu ngành công nghiệp ô tô trong tương lai gần, nỗ lực thực hiện kế hoạch xã hội loại bỏ Carbon.
Thâm nhập vào các ngành công nghiệp ngoài ngành công nghiệp ô tô.
Xây dựng phương án Vision của Maruei Việt Nam năm 2030
CƠ SỞ LÝ THUYẾT
Tổng quan về lập kế hoạch sản xuất
2.1.1 Khái niệm lập kế hoạch sản xuất
Khái niệm lập kế hoạch:
Lập kế hoạch là chức năng cơ bản nhất trong tất cả các chức năng quản lý Lập kế hoạch là việc xác định các mục tiêu mà doanh nghiệp muốn thực hiện và vạch ra các phương án hành động để đạt những mục tiêu đó Lập kế hoạch có vai trò quan trọng đối với quá trình vận hành của doanh nghiệp.
Có rất nhiều khái niệm về lập kế hoạch mà chúng ta có thể dễ dàng tìm kiếm từ các nguồn khác nhau, dưới đây là một số khái niệm đã được tác giả tham khảo và chọn lọc.
Theo Koontz và cộng sự (1992), “Lập kế hoạch là một quá trình bắt đầu từ việc thiết lập các mục tiêu, quyết định chiến lược, các chính sách, kế hoạch chi tiết để đạt được các mục tiêu đã định Lập kế hoạch cho phép thiết lập các quyết định khả thi và bao gồm cả chu kỳ mới của việc thiết lập mục tiêu và quyết định chiến lược nhằm hoàn thiện hơn nữa”
Theo Bùi Đức Tuân (2005), lập kế hoạch là quá trình bắt đầu từ việc xác định các mục tiêu đến việc tìm ra những phương án để đạt được các mục tiêu đó Kết quả của quá trình này là những bản kế hoạch với hệ thống các mục tiêu, nhiệm vụ, nguồn lực cần thiết để hướng đến mục tiêu cuối cùng.
Khái niệm lập kế hoạch sản xuất
Kế hoạch sản xuất có vai trò quan trọng đối với hoạt động sản xuất của doanh nghiệp, cải thiện khả năng tối ưu hóa quy trình sản xuất, giảm thiểu lãng phí và định hướng doanh nghiệp đúng với mục tiêu đã đề ra Lập kế hoạch sản xuất chính là quyết định sản xuất sản phẩm nào, khi nào sản xuất, số lượng cần sản xuất là bao nhiêu và nhiều yếu tố liên quan khác Thực tế, để tối ưu hóa quy trình sản xuất, doanh nghiệp cần phải có những chiến lược dài hạn bao gồm cả việc lập kế hoạch sản xuất.
Theo Th.s Trần Thanh Hương (2007), “Việc lập kế hoạch sản xuất là phải xác định trước, dự kiến trước một cách hệ thống tất cả những công tác cần và phải cố gắng làm được, nhằm đạt được các mục tiêu cuối cùng của công tác triển khai sản
Trang 16 xuất” Điều này ảnh hưởng rất lớn đến mục tiêu: Năng suất- chất lượng sản phẩm- thời gian giao hàng-lợi nhuận-uy tín doanh nghiệp Vì thế có thể coi đây là một khẩu hiệu và là một chương trình hành động trong mọi công ty.
Theo Thái Ngô Hiếu (2013), lập kế hoạch sản xuất chính là xác định và sắp xếp các công việc cần phải thực hiện theo một trình tự khoa học và cố gắng hoàn thiện các công việc đã đề ra để đạt được mục tiêu cuối cùng trong hoạt động sản xuất. Khái quát lại, lập kế hoạch sản xuất là quá trình tổng hợp và xây dựng trình tự thực hiện các công việc để hoàn thành các mục tiêu đã được xác định từ trước, dựa trên cơ sở phải đáp ứng được nhu cầu của thị trường mà vẫn đảm bảo tối ưu hóa được nguồn lực của doanh nghiệp.
2.1.2 Vai trò của lập kế hoạch sản xuất
Kế hoạch sản xuất tác động mạnh đến hoạt động quản lý sản xuất của doanh nghiệp Lập kế hoạch và kiểm soát sản xuất chính là chìa khóa giúp các nhà quản lý có thể nắm bắt tình hình hoạt động sản xuất của tổ chức, công tác đánh giá và dự báo các yếu tố tác động đến hoạt động sản xuất và kinh doanh được thực hiện dễ dàng và chuẩn xác hơn, từ đó kịp thời đưa ra những phương án hành đồng phù hợp với tình hình của doanh nghiệp.
Kế hoạch sản xuất định hướng doanh nghiệp đi đúng với lộ trình đã xác định. Toàn bộ nhân viên tham gia đều nhận biết được mục tiêu chung của dự án, xác định được nhiệm vụ cần thực hiện và hợp tác cùng nhau để phát triển công ty đúng với mục tiêu đã đề ra.
Kế hoạch sản xuất góp phần tối ưu hóa quy trình sản xuất của tổ chức bằng việc sử dụng hiệu quả các nguồn lực hiện có, giảm thiểu các hoạt động gây lãng phí, nâng cao năng lực sản xuất, cực tiểu được các chi phí sản xuất, từ đó gia tăng hiệu quả kinh tế.
Kế hoạch sản xuất cũng giúp cho việc kiểm tra quá trình thực hiện kế hoạch được diễn ra thuận lợi hơn.
2.1.3 Lợi ích của lập kế hoạch sản xuất
Kế hoạch sản xuất hướng đến cải thiện mức độ hiệu quả của việc sử dụng nguồn lực doanh nghiệp, giảm thiểu chi phí sản xuất và gia tăng lợi nhuận.
Tối ưu hóa quy trình sản xuất, giảm thiểu các hoạt động gây lãng phí, nâng cao khả năng sử dụng máy móc, thiết bị, đảm bảo chất lượng và sản lượng sản phẩm đầu ra, đáp ứng đầy đủ nhu cầu khách hàng, từ đó nâng cao được uy tín của doanh nghiệp.
Tính toán nguồn lực cần thiết để đáp ứng nhu cầu sản xuất, là cơ sở để xây dựng các phương án hoạt động phù hợp Hơn thế nữa, còn cải thiện được sự đồng bộ giữa các bộ phận , đảm bảo hiệu quả thực hiện công việc và giảm thiểu các tình trạng sai sót.
Cân bằng số lượng tồn kho so với nhu cầu thực tế, hỗ trợ đưa ra các quyết định thu mua nguyên vật liệu, đảm bảo số lượng và tình trạng hoạt động của trang thiết bị, đáp ứng đầy đủ nhu cầu nguyên vật liệu cho hoạt động sản xuất.
Dự báo
Theo Trương Đoàn Thể (2007), “dự báo là khoa học, là nghệ thuật tiên đoán các sự việc xảy ra trong tương lai Nó có thể là cách lấy dữ liệu đã qua để làm kế hoạch cho tương lai nhờ một số mô hình toán học nào đó” Hầu hết các doanh nghiệp đều phải tiến hành dự báo để đảm bảo được các lợi thế kinh doanh, việc lập kế hoạch hiệu quả cũng phải phụ thuộc rất nhiều vào dự báo nhu cầu sản phẩm của công ty.
Dự báo được phân chia theo nhiều cách khác nhau, trong đó cách phân loại theo thời gian là phổ biến nhất Căn cứ vào thời gian có thể phân loại thành 3 loại dự báo: Dự báo ngắn hạn, dự báo trung hạn và dự báo dài hạn
Có thể phân chia dự báo thành 2 loại: phân tích định tính và phân tích định lượng Phân tích định tính dựa trên yếu tố trực giác, kinh nghiệm và sự nhạy cảm của các nhà quản trị là chủ yếu Trong khi phương pháp định lượng chủ yếu căn cứ vào các mô hình toán học, cơ sở dữ liệu và thông tin đã được thống kê.
- Lấy ý kiến quản lý: nhà quản lý có thể sử dụng các nguồn số liệu đã thống kê kết hợp với kết quả đánh giá từ những bộ phận như Marketing, tài chính, sản xuất để đưa ra những kết quả dự báo nhu cầu sản phẩm trong tương lai.
- Lấy ý kiến hỗn hợp của lực lượng bán hàng: được nhiều nhà sản xuất sản phẩm công nghiệp sử dụng Nhân viên bán hàng nắm bắt rõ nhất về nhu cầu của người tiêu dùng, ước đoán số lượng hàng bán được trong tương lai tại những khu vực của mình Các dự báo này đều được thẩm định để đảm bảo khả năng hiện thực của nó, kết hợp với các dự báo ở khu vực khác đề hình thành dự báo của toàn quốc.
- Nghiên cứu thị trường người tiêu dùng: là phương pháp thu thập ý kiến khách hàng hiện tại và khách hàng tiềm năng sử dụng cho các kế hoạch trong tương lai Phương pháp này giúp doanh nghiệp tiếp nhận được các đánh giá của khách hàng đối với sản phẩm của công ty, từ đó có thể cải tiến và hoàn thiện.
- Phương pháp Delphi: là một nhóm quá trình thực hiện nhằm đảm bảo sự nhất trí trong dự báo Quá trình thực hiện dự báo của phương pháp này có sự tham gia của
3 nhóm chuyên gia: người ra quyết định; nhân viên, điều phối viên; chuyên gia chuyên sâu Phương pháp này có tính khách quan cao nhưng cũng đòi hỏi trình độ tổng hợp rất cao từ người ra quyết định và điều phối viên.
“Phương pháp dự báo định lượng bao gồm các mô hình dự báo theo chuỗi thời gian và hàm số nhân quả Dựa vào số liệu thống kê và các thông qua các công thức toán học được thiết lập để dự báo nhu cầu cho tương lai” (Theo Trương Đoàn Thể, 2007).
Có nhiều phương pháp dự báo định lượng, dưới đây là các phương pháp tác giả có phân tích và ứng dụng vào đề tài.
Phương pháp san bằng mũ đơn giản : là phương pháp sử dụng khoảng chênh lệch giữa nhu cầu thực tế và dự báo của giai trước (có điều chỉnh) cộng với dự báo cũ để đưa ra kết quả dự báo mới.
F t : Nhu cầu dự báo ở thời điểm t
F t -1 : dự báo của giai đoạn ngay trước đó
A t-1 : Nhu cầu thực ở giai đoạn ngay trước đó
∝: hệ số san bằng mũ
Lựa chọn hệ số : Để chọn được hệ số hợp lý, ta sử dụng phép so sánh giữa kết quả dự báo và nhu cầu thực tế Chỉ số α thể hiện độ nhạy cảm của sai số dự báo, nên phụ thuộc nhiều vào loại hình sản phẩm và kinh nghiệm của người khảo sát; 0 ≤ α ≤ 1
Hệ số được xác định bởi “độ lệch tuyệt đối bình quân – MAD (Mean Absolute Deviation).
MAD càng nhỏ kết quả dự báo càng bị ít sai lệch.
Trong đó: Sai số dự báo = Nhu cầu thực – dự báo
Phương pháp san bằng hằng số mũ có điều chỉnh xu hướng (Forecast Including Trend)
Theo Trương Đoàn Thể (2007), để phản ánh tốt hơn xu hướng vận động của nhu cầu, ta sử dụng phương pháp san bằng mũ đơn giản kết hợp với việc điều chỉnh xu hướng để cho ra kết quả dự báo phù hợp hơn.
Dự báo có xu hướng (FIT t ) = Dự báo mới (F t ) + Hiệu chỉnh xu hướng (T t )
FITt: Mức nhu cầu dự báo theo phương pháp san bằng hàm mũ có điều chỉnh xu hướng
Ft: Mức nhu cầu dự báo san bằng hàm mũ đơn giản cho giai đoạn t
T t : hiệu chỉnh xu hướng cho giai đoạn t
T t-1 : hiệu chỉnh xu hướng cho giai đoạn trước đó
: hệ số điều chỉnh xu hướng (0THỨ 5 :N+4 THỨ 3: N+7 THỨ 2: N+1 THỨ 2 :N+1 THỨ 2=> THỨ 5 :N+4 THỨ 2=> THỨ 5 :N+4
FCA MARUEI VN FCA MARUEI VN
CIF XINGANG - CHINA CIF SHANGHAI - CHINA FOB HCM FCA MARUEI VN EXW
CIF BANGKOK - THAILAND CIF BANGKOK - THAILAND CIF BANGKOK - THAILAND FOB
CIF BANGKOK - THAILAND CIF FOB HCM FOB HCM FOB HCM FOB HCM FOB HCM FOB HCM
TRUCK TRUCK SEA SEA SEA SEA AIR AIR SEA SEA SEA SEA SEA SEA SEA SEA SEA SEA SEA SEA SEA SEA SEA
Hình 3.2 Danh sách khách hàng và kế hoạch xuất hàng
(Nguồn: Bộ phận quản lý sản xuất)
Trong lập kế hoạch sản xuất, có một yếu tố khá quan trọng mà các doanh nghiệp cần phải căn cứ vào chính là kế hoạch xuất hàng hay thời gian nhân hàng mong muốn của khách hàng Mỗi đơn hàng sẽ có những đầy đủ các thông tin như: ETA, ETD, thời gian hàng đến kho trung chuyển, thời gian nhân hàng mong muốn, v.v Nhân viên lập kế hoạch sẽ dựa vào những thông tin trên kết hợp làm việc các đối tác xuất hàng (do khách hàng chỉ định hoặc do công ty lựa chọn) để xây dựng kế hoạch sản xuất hợp lý, đảm bảo số lượng sản phẩm cung ứng đến khách hàng với thời gian như đã cam kết, từ đó nâng cao uy tín của công ty.
Căn cứ vào kết quả thực hiện kế hoạch
Yếu tố quan trọng cuối cùng trong lập kế hoạch sản xuất đó là đánh giá hiệu quả thực hiện kế hoạch sản xuất của những quý trước: hoạt động sản xuất có đáp ứng được như kế hoạch đã đề ra, khả năng đáp ứng nhu cầu khách hàng ở mức nào, quá trình xây dựng và triển khai kế hoạch có những thiếu sót gì và cần phải cải thiện
Trang 34 những điểm nào, v.v Lấy kết quả đánh giá làm cơ sở để xây dựng và điều chỉnh kế hoạch sản xuất cho năm kế tiếp Ngoài ra cần phải theo dõi, đánh giá hiệu quả kết quả thực hiện kế hoạch sản xuất hàng tháng để đưa ra những phương án cải thiện cho hoạt động của những tháng sau
Công tác lập kế hoạch sản xuất tại công ty TNHH Maruei Việt Nam
3.2.1.Quy trình sản xuất tại nhà máy 1 công ty TNHH Maruei Việt Nam Precision
Theo bảng số liệu sản lượng của nhà máy 1 trong tháng 8, các mã sản phẩm có hơn 100.000 sản phẩm trên tháng như: Housing 0020, 2360, dòng Weight, Core, v.v là những dòng sản phẩm chủ lực của công ty Trong đó, Housing 0020 là mã sản phẩm đạt sản lượng cao, có tác động lớn đến hoạt động sản xuất và kinh doanh của cả nhà máy Mặc dù có nhiều đơn đặt hàng từ các đối tác khác nhau, tuy nhiên hoạt động xây dựng kế hoạch sản xuất cho Housing 0020 cũng không có quá nhiều điểm khác biệt so với những mã sản phẩm còn lại, ngoại trừ các dòng phải gia công bên ngoài Trong đề tài này, tác giả lựa chọn một mã sản phẩm nổi bật, có sản lượng lớn, thao tác lập kế hoạch đơn giản nhằm giới thiệu đến quý bạn đọc cái nhìn trực quan nhất về hoạt động lập và triển khai kế hoạch sản xuất của công ty.
Quy trình gia công sản phẩm Housing 0020 tại nhà máy 1 Công ty TNHH Maruei Việt Nam Precision:
Hình 3.3 Sơ đồ Flowchart quy trình sản xuất mã sản phẩm Housing 0020
Nguồn: Bộ phận quản lý sản xuất
Nguyên liệu: Maruei Việt Nam nhập phôi nguyên liệu đã được tạo khuôn từ công ty tại Nhật Bản để tiến hành gia công công, mỗi kiện hàng sẽ gồm có 60 hộp (400 pcs/ hộp), phôi nguyên liệu sẽ được tiếp nhận, lưu kho và quản lý tại khu vực riêng trong nhà máy số 2
Công đoạn 1,2 (tiện): Phôi nguyên liệu được công nhân sắp xếp vào dây chuyền, sau đó sẽ tiến hành gia công tự động để hoàn thiện cấu trúc bán thành phẩm. Quy trình này có 2 công đoạn nhưng đều được gia công và xử lý trên cùng một máy. Ép ren: Sau khi hoàn thành 2 công đoạn tiện, các bán thành phẩm được đưa lên một dây chuyển và di chuyển đến các máy ép ren để được tạo ren.
Làm sạch 1:1: sau khi hoàn tất công đoạn ép ren, các sản phẩm sẽ được làm sạch bằng các máy áp suất lớn để loại bỏ dầu nhớt và các vết vụn kim loại còn sót lại trên bề mặt sản phẩm.
Kiểm tra kích thước: các thành phẩm sẽ được kiểm tra kích thước bởi những thiết bị tự động, sản phẩm nào không đạt tiêu chuẩn sẽ bị loại bỏ.
Kiểm tra ngoại quan: Thành phẩm sau khi được kiểm tra kích thước sẽ được kiểm tra các lỗi phát sinh xuất hiện trên thành phẩm như: cấn, móp, trầy, v.v nếu có lỗi, thành phẩm sẽ bị loại bỏ.
Kiểm tra xuất hàng: Thành phẩm sẽ được đóng gói, xác thực lại thông tin trong các tờ lót, thông tin đơn hàng Nếu có sai sót sẽ được thông báo và họp đề xuất phương án giải quyết. Đóng gói xuất hàng: Sau khi hoàn thành việc kiểm tra xuất hàng, thành phẩm sẽ được đóng thành các kiện, được lưu trữ trong kho thành phẩm của nhà máy số 1 trước khi vận chuyển cho khách hàng.
3.2.2 Quy trình tiếp nhận đơn hàng, theo dõi tiến độ sản xuất tại công ty
Hình 3 4 Quy trình tiếp nhận đơn hàng, theo dõi tiến độ sản xuất
Nguồn: Bộ phận quản lý sản xuất
Bước 1: Đơn đặt hàng dự báo từ Maruei Industries Japan, Toyota Tsusho và từ các khách hàng trực tiếp
Trang 37 Định kỳ bộ phận KHSX sẽ nhận đơn đặt hàng từ MI thông qua công ty TTC và các khách hàng khác bằng Email hoặc Fax, sau đó lên kế hoạch dự báo số lượng đặt hàng, kế hoạch dự báo sẽ được lập trước thời hạn yêu cầu giao hàng là 02 tháng. Ngoài ra, bộ phận KHSX còn trực tiếp nhân các dự báo giao hàng đặt biệt từ khách hàng và Công ty MI nếu có
Bước 2: Xem xét thảo luận tình hình thực tế và kế hoạch thực hiện
Căn cứ vào số lượng đặt hàng dự báo nhận được hoặc các đơn đặt hàng đột xuất, giám đốc QLSX và bộ phận KHSX sẽ kiểm tra tình trạng tồn kho và tập hợp các bộ phận liên quan khác để họp xem xét tình hình số lượng thiết bị, nhân sự để đưa ra kế hoạch thực hiện
Bước 3: Phản hồi thông tin
Trên cơ sở xem xét tình hình công việc thực tế, các yêu cầu trong quá trình sản xuất và cân đối nguồn nhân lực của công ty, giám đốc QLSX sẽ đưa ra các quyết định:
Chấp nhận tiếp nhận đơn đặt hàng dự báo: Nhân viên KHSX sẽ liên lạc trực tiếp với khách hàng về việc chấp nhân thực hiện đơn đặt hàng dự báo
Thảo luận điều chỉnh đơn đặt hàng dự báo: trường hợp tình hình sản xuất thực tế của công ty chưa đáp ứng được số lượng đặt hàng Nhân viên KHSX sẽ liên hệ trực tiếp với khách hàng để thông báo nguyên do điều chỉnh đơn đặt hàng và đề ra các phương án thay đổi số lượng đặt hàng phù hợp với tình hình thực tế tại nhà máy. Trường hợp có sự thay đổi, bộ phận KHSX sẽ phải trao đổi trực tiếp với khách hàng, nếu bộ phận không xử lý được phải báo cáo để ban giám đốc xem xét phương án giải quyết.
Bước 4: Nhận đơn đặt hàng chính thức từ khách hàng
Căn cứ vào các đơn đặt hàng dự báo đã được xác nhận, khách hàng sẽ phát hành các Order chính thức gửi bộ phận KHSX Nếu đế thời hạn thường lệ mà vẫn chưa nhận được các đơn hàng chính thức, nhân viên phụ trách sẽ trực tiếp liên hệ với khách hàng để xác nhận tình hình và nhu cầu thay đổi của khách hàng.
Bước 5: Phê duyệt đơn hàng chính thức
Sau khi nhận được các đơn đặt hàng chính thức, nhân viên bộ phận KHSX sẽ tập hợp thông tin và trình giám đốc QLSX để ký xác nhận hoặc ban giám đốc nếu có yêu cầu từ phía khách hàng
Bước 6: Phản hồi thông tin đến khách hàng Đối với các đơn hàng mà khách hàng yêu cầu ký phê duyệt, nhân viên KHSX sẽ gửi Fax hoặc Email các đơn đặt hàng này đến khách hàng Phòng QLSX sẽ lưu trữ toàn bộ các đơn đặt hàng này để theo dõi tiến độ và thực hiện.
Bước 7: Lập kế hoạch, triển khai sản xuất và kế hoạch giao hàng, mục tiêu giao hàng
Đánh giá công tác lập kế hoạch sản xuất tại Công ty TNHH Maruei Việt
⁃ Quy trình lập kế hoạch sản xuất được thực hiện chi tiết với nhiều thao tác và nhiều biểu mẫu kế hoạch cụ thể Trách nhiệm được phân bổ rõ ràng cho từng vị trí cụ thể, phù hợp với đúng năng lực làm việc của nhân viên.
⁃ Hệ thống bảng biểu hướng dẫn thao tác, các biểu mẫu kế hoạch, sơ đồ mô tả quy trình lập kế hoạch, v.v được công ty xây dựng và triển khai rất chi tiết, giúp nhân viên có thể thực hiện công việc thuận tiện và chuẩn xác hơn.
⁃ Những thông tin, số liệu liên quan từ khách hàng hay từ các bộ phận của công ty đều được cập nhật nhanh chóng, kế hoạch sản xuất cũng được cập nhật vào mỗi tuần, từ đó có thể phát hiện được những vấn đề bất thường để có thể đưa ra những phương án xử lý thích hợp, ngoài ra còn có thể giảm thiểu đường tình trạng trì trệ trong hoạt động sản xuất, ảnh hưởng đến tiến độ thực hiện kế hoạch của công ty.
⁃ Kế hoạch sản xuất hay tiến độ xuất hàng luôn đảm bảo số lượng cũng như lịch trình giao hàng đã cam kết, số ngày tồn kho được duy trì ở mức có thể phản ứng được các tình huống bất ngờ Mọi sự thay đổi về sản lượng và kế hoạch xuất hàng đều được nhân viên thông báo và thảo luận trực tiếp với đối tác.
⁃ Áp dụng hệ thống Pull System, thực hiện phương thức sản xuất MTO (Make To Order) giúp công ty phần nào giảm được số lượng tồn kho nguyên vật liệu, tiết kiệm được các chi phí kho bãi và chi phí sản xuất Nhờ đó khối lượng công việc của nhân viên KHSX cũng được giảm thiểu đôi phần.
⁃ Mức độ am hiểu đối với tình hình sản xuất của tổ chức của các nhân viên KHSX ở mức khá cao, khi nhân viên của bộ phận hầu hết được tuyển dụng nội bộ từ bộ phận sản xuất của doanh nghiệp, được đào tạo chi tiết về kiến thức chuyên môn Nhờ đó khả năng phản ứng của nhân viên KHSX trước những tình huống bất thường cũng như khả năng làm việc thay cho nhau khi cần thiết cũng là điểm được đánh giá tích cực.
⁃ Sự liên kết tốt giữa các bộ phận sản xuất và kinh doanh Có các cuộc họp điều tiết sản xuất hàng tuần để các bộ phận có thể nắm bắt và trao đổi về tình hình sản
Trang 55 xuất tại nhà máy, từ đó đề ra những phương án giải quyết vấn đề, hay thông báo những vấn đề quan trọng Nhờ đó, kế hoạch sản xuất cũng được điều chỉnh theo những hướng thích hợp hơn.
Mức độ chênh lệch giữa dự báo và thực tế:
Việc áp dụng hệ thống kéo (Pull System) hay phương thức MTO cũng có những hạn chế nhất định về khả năng ứng phó và tùy chỉnh, cùng với đó là bài toán doanh nghiệp cần phải giải quyết chính là mức tồn kho an toàn Kế hoạch sản xuất của công ty hầu như được xây dựng trên cơ sở các đơn đặt hàng dự báo của khách hàng cho 2 đến 3 tháng Do đó mức độ chủ động của công tác lập kế hoạch chưa được cao, sản lượng đặt đặt hàng dự báo và sản lượng đặt hàng thực tế có mức chênh lệch nhiều, ngoài ra sự biến động của thị trường gây ảnh hưởng đến sản lượng cũng là điều khiến công ty chưa kịp thích ứng.
Sản lượng đặt hàng thực tế biến động nhiều, khi tăng mạnh, năng lực của công ty không đảm bảo, do đó phải tăng số lượng nhân công và số giờ làm việc làm chi phí sản xuất gia tăng đáng kể Ngược lại sản lượng đặt hàng quá thấp, công ty phải thực hiện chính sách dừng hoạt động của các dây chuyền, cắt giảm nhân lực, hiệu quả của quá trình sản xuất không còn đảm bảo Chính vì thế mà mức tồn kho an toàn của công ty hiện nay vẫn còn phải duy trì ở mức cao, khiến chi phí tồn kho tăng lên.
Một nguyên nhân khách quan chính là nguồn nguyên vật liệu phục vụ sản xuất hầu như được nhập trực tiếp từ công ty mẹ ở Nhật Bản, thời gian vận chuyển tương đối dài, quy trình kiểm soát còn nhiều thao tác phức tạp, do đó trong quá trình thiết lập kế hoạch sản xuất, nhân viên KHSX vẫn còn gặp nhiều khó khăn khi phải cân đối thời gian thu mua nguyên vật liệu mà vẫn đảm bảo tiến độ sản xuất và giao hàng đến tay khách hàng.
Nhân sự, máy móc thiết bị
Như tác giả đã cập nhật trong phần thực trạng ở trên, bộ phận KHSX hiện đang chỉ có 4 nhân viên, mỗi nhân viên có một vai trò khác nhau, số lượng nhân viên tương đối ít nếu so sánh với khối lượng công việc như hiện nay, hầu hết kế hoạch sản xuất được thực hiện bởi trưởng bộ phận , do đó đôi khi có những thiếu sót là điều không thể nào tránh khỏi.
Mỗi nhóm sản phẩm sẽ bao gồm các mã sản phẩm nhỏ, các mã sản phẩm này được sản xuất trên dây chuyền riêng biệt và được đăng ký PCR với đối tác Mặc dù không có sự khác nhau quá nhiều về chuẩn loại, chức năng của thiết bị, nhưng khi có sự cố dừng máy xảy ra, bộ phận KHSX không thể chủ động mượn máy móc thiết bị tại các dây chuyền khác để sản xuất, mà cần phải thương lượng để được khách hàng đồng ý, điều này rất mất thời gian, kế hoạch sản xuất của công ty sẽ bị ảnh hưởng Thêm vào đó, năng suất không đồng đều giữa các dây chuyền cũng là một yếu tố ảnh hưởng đến việc lập kế hoạch sản xuất cho các nhóm sản phẩm.
Hệ thống phần mềm quản lý
Phần mềm quản lý là yếu tố ít được công ty quan tâm, mặc dù đã áp dụng hệ phần mềm quản lý ERP nhưng kết quả ứng dụng của hệ thống này chưa cao Tất cả các thao tác dự báo, lập kế hoạch sản xuất hay báo cáo tài chính, v.v đều được thực hiện thủ công bằng các phần mềm của Microsoft như Excel, PowerPoint, v.v Do đó, nhân viên không thể nào truy cập và thao tác cùng lúc trên cũng một tệp tin, thời gian thực hiện công việc cũng bị kéo dài, ảnh hưởng trực tiếp đến tiến độ công việc.
Ngoài ra, công ty chưa có chuẩn lập KHSX tính từ nguyên liệu đến xuất hàng, hiện tại, chỉ có chuẩn chi tiết cho từng công việc để lập KHSX Ngoài ra, số lượng quản lý trên sổ sách và thực tế khác nhau, vẫn chưa có giải pháp thống nhất để quản lý chung dẫn đến tình trạng có khi xuất lố sổ sách phải chịu thuế xuất lố.
CHƯƠNG 4: GIẢI PHÁP CẢI THIỆN CÔNG TÁC LẬP KẾ HOẠCH SẢN XUẤT TẠI CÔNG TY TNHH MARUEI VIỆT NAM PRECISION
Giải pháp tồn kho an toàn
Trong nội dung đánh giá thực trạng ở chương 2, tác giả đã có đề cập đến khó khăn về kế hoạch thu mua nguyên vật liệu cũng như kế hoạch tồn kho thành phẩm. Nguồn cung cấp nguyên vật liệu của công ty kém đa dạng, phần lớn được nhập khẩu trực tiếp từ Nhật Bản, chính vì thế mà thời gian vận chuyển nguyên liệu từ khâu đặt nguyên liệu đến khi nhận hàng thường tốn rất nhiều thời gian nếu so với các nhà cung cấp trong khu vực, một yếu tố khác cũng cần phải nói đến chính là khả năng cung ứng nguyên vật liệu của thị trường đang gặp nhiều bất cập khi mà tình trạng thiếu hụt nguyên vật liệu trong những tháng cao điểm thường xảy ra. Nhận dạng được đây chính là những nguyên nhân chủ yếu gây ra khó khăn cho quá trình xây dựng các kế hoạch ở trên, từ đó tác giả đề xuất một số giải pháp để cải thiện được tình trạng trên.
Tìm thêm nhà cung cấp:
Giải pháp tìm kiếm thêm những nhà cung cấp giúp công ty có thêm tính linh hoạt trong quá trình xây dựng kế hoạch sản xuất, kế hoạch thu mua nguyên vật liệu và kế hoạch tồn kho, đảm bảo cho hoạt động sản xuất của công ty không bị đứt đoạn do tình trạng thiếu nguồn nguyên vật liệu Mục tiêu của giải pháp hướng đến việc tìm kiếm cho công ty các nhà cung cấp trong nước, phần nào giảm đi sự phụ thuộc vào các nhà cung cấp bên Nhật Bản, từ đó nâng cao được tính tự chủ về quy trình sản xuất của công ty.
Nhà cung cấp tại Việt Nam: với lợi thế về thời gian vận chuyển ngắn, chi phí vận chuyển cũng như giá thành sản phẩm ở mức thấp các nhà cung cấp Việt Nam thường được đánh giá khá cao, mặc dù vậy mức độ uy tín hay chất lượng sản phẩm thường không được các nhà đầu tư nước ngoài đánh giá để lựa chọn đây cũng chính là một số hạn chế mà các nhà cung cấp tại Việt Nam chưa được chú ý đến. Tuy nhiên, với sản lượng đặt hàng có rất nhiều biến động như hiện nay, việc có thêm một sự lựa chọn về nhà cung cấp cũng giúp Maruei Việt Nam đảm bảo được chuỗi cung ứng của mình luôn được ổn định, giảm thiểu tình những tình trạng thiếu nguyên liệu phải dừng hoạt động sản xuất Từ đó nâng cao hiệu quả quá trình hoạt động cũng như gia tăng uy tín của doanh nghiệp trên thị trường.
Thêm vào đó, công ty cũng cần phải xây dựng kế hoạch sử dụng nguyên vật liệu hàng tháng một cách phù hợp, tạo ra mối liên kết chặt chẽ với các nhà cung cấp, cung cấp trao đổi thông tin với các đối tác về kế hoạch nhu cầu nguyên vật liệu cho các mốc thời gian trong tương lai nhằm đảm bảo tính ổn định trong hoạt động cung ứng nguyên vật liệu của nhà cung cấp nguyên vật liệu đến Maruei Việt Nam, từ đó góp phần giảm thiểu được các lãng phí và chi phí kho bãi.
Xây dựng tồn kho an toàn:
Tồn kho an toàn luôn là yếu tố sống còn của bất kì doanh nghiệp nào dù sử dụng hệ thống kéo (Pull System) hay hệ thống đẩy (Push System) Tại Maruei Việt Nam, tồn kho an toàn luôn là yếu tố quan trọng hàng đầu khi lập kế hoạch sản xuất, kế hoạch tồn kho ổn định mang đến nhiều lợi ích cho doanh nghiệp từ hạn chế tình trạng mua thừa hoặc thiếu nguyên vật liệu sản xuất, giảm thiểu các lãng phí và chi
Trang 59 phí kho bãi Với nhiều lợi ích như thế, việc nâng cao hiệu quả trong hoạt động xây dựng kế hoạch tồn kho an toàn cũng là yêu cầu cấp thiết đối với doanh nghiệp
Có thể dựa trên thông tin thu nhập được từ những đơn đặt hàng dự báo sản lượng của khách hàng, để xác định và xây dựng phương án tồn kho an toàn cho cả
Jan-22 Feb-22 Mar-22 Apr-22 May-22 Jun-22 Jul-22 Aug-22 Sep-22 Oct-22 Nov-22 Dec-22 Jan-23 Jan-23 Jan-23 890,000 630,000 810,000 390,000 600,000 640,000 680,000 640,000 1,040,000 1,000,000 980,000 720,000 835,260 835,260 835,260
Reorder point: 2,791,903 D9+D13 nguyên vật liệu cũng như là thành phẩm Tác giả sử dụng phần mềm tin học Excel để tính toán các thông số liên quan đến mức tồn kho an toàn.
Hình 4 1 Tồn kho an toàn của mã hàng 234056-0020JP
Qua kết quả tính toán được ở trên, ta thấy số lượng sản phẩm tồn kho an toàn mà công ty cần phải thiết lập từ 285.000 đơn vị sản phẩm trở lên, từ đó quy đổi thành số ngày tồn kho an toàn ở mức 5 ngày Có thể hiểu đơn giản là khi lập kế hoạch sản xuất cho mã sản phẩm 234056-0020JP, nhân viên cần phải thiết lập các chỉ tiêu sản xuất ở mức độ phù hợp sao cho số ngày tồn kho lớn hơn hoặc bằng so với số ngày tồn kho an toàn đã tính toán.
Một lưu ý khi lập số ngày tồn kho an toàn chính là phải căn cứ vào các yêu cầu của từng khách hàng, căn cứ vào quãng thời gian vận chuyển hàng hóa mà có thể cộng thêm số ngày dự trù cho hợp lý.
Số ngày tồn kho chuẩn = Số ngày tồn kho an toàn + số ngày dự trù
Với đối tác khách hàng đến từ Nhật Bản và có quãng đường vận chuyển hàng hóa dài như mã hàng này, tác giả đề xuất số ngày tồn kho an toàn thành phẩm là 10 ngày.
Sau khi hoàn tất quá trình tính toán mức tồn kho an toàn cho thành phẩm, nhân viên KHSX sẽ tiếp tục tính toán mức tồn kho an toàn cho nguyên vật liệu dựa vào kế hoạch sản xuất, sản lượng tồn kho thực tế và năng lực sản xuất của dây chuyền Với hiệu suất đạt 80 đến 85% như hiện tại, tác giả đề xuất duy trì mức tồn kho nguyên vật liệu lớn hơn mức tồn kho chuẩn của sản phẩm từ 15 đến 25% tương đương với 6
Trang 60 ngày Vì đây là mã hàng có sự biến động lớn vào các tháng cuối năm, nên bộ phậnKHSX cũng cần phải linh động điều chỉnh số ngày tồn kho an toàn cho hợp lý để duy trì khả năng cung ứng cho khách hàng Ngoài ra, với các mã sản phẩm có sản lượng lớn, công ty cần nên có kế hoạch điều chỉnh mức tồn kho an toàn theo từng tháng, đảm bảo có đủ nguyên vật liệu và thành phẩm dự trù cho những trường hợp cần thiết.
4.2.1 Cơ sở đề xuất
Nội dung giải pháp
Với phương thức sản xuất Make To Order đang được công ty sử dụng, nhu cầu sản phẩm của khách hàng chính là yếu tố cơ bản nhất trong hoạt động sản xuất Nhu cầu của khách hàng thường biến động rất nhiều và không tuân theo bất kỳ quy tắc nào, cũng vì thế hoạt động dự báo thường ít được quan tâm bởi công ty, đây cũng là nguyên nhân khiến công ty giảm đi khả năng chủ động trong công tác sản xuất khi có bất kỳ thay đổi nào từ thị trường Dự báo là phương án được cân nhắc để công ty phần nào cải thiện vấn đề trên, đây cũng là cơ sở để kế hoạch sản xuất năm của
Trang 61 công ty được thiết lập chuẩn xác hơn Phương pháp san bằng hàm mũ là một mô hình dự báo khá đơn giản để công ty có thể cân nhắc triển khai Tác giả sử dụng phần mềm QM và Excel để thử nghiệm mức độ hiệu quả của công tác dự báo, kết quả dự báo được sử dụng để đánh giá chính là tháng 01/2023, số liệu được sử dụng làm cơ sở dự báo được thu nhập từ năm 2022.
Bảng 4 1 Nhu cầu mã sản phẩm JK234056 – 0020 năm 2022
Tháng Nhu cầu (pcs) KHSX
(Nguồn: Phòng kế hoạch sản xuất)
Hình 4.2 Đầu vào mô hình
Bảng 4 2 Kết quả sai số dự báo
MAPE (Mean Absolute Percent Error) 23,683%
Thử mức độ chính xác đối với các giá trị α từ 0,1 đến 0,9 cho ra kết quả:
Bảng 4 3 Bảng giá trị độ lệch tuyệt đối trung bình MAD
Hệ số san bằng mũ α MAD
So sánh các giá trị MAD, thấy được với α = 0,5 là có giá trị MAD thấp nhất. Vậy ta chọn α = 0,5 làm hệ số san bằng mũ cho mô hình dự báo trên.
Bảng 4 4 Kết quả dự báo
Demand(y) Forecast Error |Error| Error^2 |Pct Error| January 890.000
August 640.000 648.438 -8.437,5 8.437.5 7.1E+07 1,32% September 1.040.000 644.219 395.781 395.781 1.6E+11 38,06% October 1.000.000 842.109 157.891 157.891 2.5E+10 15,79% November 980.000 921.055 58.945,3 58.945.3 3.5E+09 6,02% December 720.000 950.527 -230.527 230.527 5.3E+10 32,02% TOTALS 9.020.000 -109.473 1.678.457 4.7E+11 260,51%
Next period forecast 835264 (Bias) (MAD) (MSE) (MAPE)
Hình 4.3 Biểu đồ chênh lệch giữa nhu cầu thực và nhu cầu dự báo
Hình 4 4 Kết quả tín hiệu dự báo
Kết quả dự báo ở bảng 4.2 và bảng 4.4 cho ra các kết quả:
Ngoại trừ các tháng 3, 9, 10, 12 có sản lượng tăng giảm đột ngột nên mức chênh lệch giữa dự báo khá cao, các tháng còn lại sản lượng dự báo tương đối gần với nhu cầu thực tế.
Tín hiệu theo dõi của 12 tháng đều có mức sai < 0, ngoại trừ 2 tháng 10 và
11 Cho thấy mô hình đang có tín hiệu dự báo tốt.
Thử nghiệm dự báo cho năm 2023
Phương pháp san bằng mũ có điều chỉnh xu hướng, với = 0,5, α = 0,5 Kết quả được tính toán bởi phần mềm QM for Window cho ra kết quả dưới đây
Bảng 4 5 Kết quả sai số dự báo
MAPE (Mean Absolute Percent Error) 26,19%
Forecast next period 807.377,9 Điều chỉnh chỉ số với = 0,7, α 0,3
Bảng 4 6 Kết quả sai số dự báo
MAPE (Mean Absolute Percent Error) 23,27%
Bảng 4 7 Kết quả dự báo
Demand(y) Forecast Error Cum error Cum abs Cum Abs MAD Track error Signal
April 390.000 794.600 -404.600 -612.000 404.600 717.200 239.066,7 -2,56 May 600.000 591.446 8.554 -603.446 8.554 725.754 181.438,5 -3,326 June 640.000 613.580 26.420 -577.026 26.420 752.174 150.434,8 -3,836 July 680.000 635.776,3 44.223,69 -532.802 44.223,69 796.397,7 132.733 -4,014 August 640.000 661.724,5 -21.724,5 -554.527 21.724,5 818.122,2 116.874,6 -4,745 September 1.040.000 650.611,5 389.388,5 -165.138 389.388,5 1.207.511 150.938,8 -1,094 October 1.000.000 850.049,3 149.950,7 -15.187,6 149.950,7 1.357.462 150.829,1 -0,101 November 980.000 911.420,9 68.579,06 53.391,44 68.579,06 1.426.041 142.604 0,374 December 720.000 932.710,6 -212.711 -159.319 212.710,6 1.638.751 148.977,4 -1,069
Hình 4.5 Biểu đồ chênh lệch giữa nhu cầu thực và nhu cầu dự báo
Bảng 4 8 Chênh lệch kết quả giữa nhu cầu thực tế và dự báo
Tháng Nhu cầu (pcs) Dự báo Chênh lệch
- Các tháng 2, 4, 9, 10, 12, cho ra kết quả giữa nhu cầu và dự báo có sự chênh lệch lớn nhất, khi nhu cầu bất ngờ có biến động lớn Với những tháng còn lại, mức chênh lệch được duy trì ở mức ổn định, không quá cao.
- Tín hiệu theo dõi của các tháng đều cho ra kết quả dưới mức 0 ngoại trừ tháng
11, cho thấy rằng tín hiệu dự báo của mô hình cũng hoạt động ở mức khá tốt.
- So sánh các kết quả MAD ở trên, có thể thấy được phương pháp dự báo có điều chỉnh xu hướng với = 0,7, α = 0,3 cho ra kết quả nhỏ nhất.
Với những kết quả dự báo và so sánh ở trên cho thấy được phương pháp dự báo san bằng mũ đơn giản có điều chỉnh xu hướng là một phương pháp có tính khả thi mà công ty có thể xem xét và ứng dụng.
Nhìn chung, kết quả dự báo của phương pháp dự báo san bằng mũ đơn giản có điều chỉnh xu hướng cho ra kết quả khá chính xác với nhu cầu thực tế, đây là phương pháp dự báo đơn giản mà doanh nghiệp có thể triển khai 2022 là năm có nhiều sự biến động trên thị trường kinh doanh, khả năng sản xuất của Maruei ViệtNam cũng bị ảnh hưởng đáng kể, nhưng công ty cũng đang rất nỗ lực để kịp thời phản ứng.
Giải pháp ứng dụng hệ thống ERP
Ngoài những những đề xuất được tác giả đưa ra ở trên, vẫn còn một số vấn đề mà công ty cần cải thiện thêm chính là việc ứng dụng công nghệ thông tin để hỗ trợ quản lý cụ thể là hệ thống hoạch định nguồn lực doanh nghiệp ERP Hoạt động lập kế hoạch sản xuất của công ty vẫn còn thiếu tính liên kết, gây ra những thiếu sót giữa số liệu thực tế với số liệu trên sổ sách, vậy nguyên nhân chính là của những vấn đề được đề cập đến là gì? Qua quá trình quan sát cũng như vận dụng một số lý thuyết đã học tại trường, tác giả nhân định rằng nguyên nhân lớn nhất đến từ việc công ty chưa có luồng thông tin đồng bộ giữa các bộ phận , những sai sót cũng được tạo ra từ đó.
Luồng thông tin hiệu quả có một vai trò rất quan trọng đối với tất cả các hoạt động của doanh nghiệp từ quản lý, sản xuất hay kinh doanh Một hệ thống cơ sở dữ liệu hiệu quả cung cấp đầy và chính xác những thông tin về tài chính doanh nghiệp, sản xuất, tồn kho, hay mua bán, v.v Do đó, các doanh nghiệp cần xây dựng cho mình một hệ thống thông tin quản lý cho phù hợp Với những yêu cầu đã đề ra, hệ thống hoạch định nguồn lực doanh nghiệp ERP là một ví dụ cụ thể mà công ty có thể cân nhắc ứng dụng để giải quyết vấn đề này.
ERP (viết tắt của Enterprise Resource Planning) là hệ thống cơ sở dữ liệu hỗ trợ thu nhập và xử lý thông tin để nâng cao hiệu quả trong hoạt động quản lý doanh nghiệp, là tập hợp các mô-đun chức năng được tích hợp với nhau trên cùng một hệ
Trang 67 thống duy nhất ERP giúp công ty đơn giản hóa các hoạt động quản lý bằng cách ứng dụng công nghệ thông tin so với việc phải thực hiện thủ công trên giấy tờ.
Thực tế quãng thời gian trước công ty TNHH Maruei Việt Nam Precision đã từng triển khai hệ thống ERP nhưng chưa đạt hiệu quả tích cực, hoạt động quản lý sản xuất, kinh doanh của công ty vẫn còn gặp nhiều khó khăn Với định hướng phát triển của bộ phận KHSX là tối ưu hóa hoạt động quản lý tồn kho và nâng cao hiệu quả hoạt động lập kế hoạch sản xuất Vậy nên, việc lựa chọn và thiết lập hệ thống ERP phù hợp chính là yêu cầu cần thiết với công ty.
Oracle, Sap hay IBM là những nhà cung cấp giải pháp ERP hàng đầu trên thế giới, được nhiều tổ chức tin tưởng lựa chọn SAP ERP là hệ thống khá quen thuộc với các tập đoàn tại Việt Nam được phát triển bởi SAP một công ty lớn có trụ sở tại Đức SAP ERP được tích hợp tất cả các hoạt động cần thiết cho mà doanh nghiệp cần, từ quản lý kế toán, quản lý bán hàng, quản lý mua hàng, quản lý hàng tồn kho, quản lý tài chính, quản lý sản xuất, v.v Đây là một giải pháp khả thi mà tổ chức có thể cân nhắc triển khai.
SAP ERP mang đến cho khách hàng rất nhiều giải pháp ERP khác nhau Các giải pháp của SAP đều cung cấp đầy đủ các tính năng cần thiết cho một doanh nghiệp. Với các doanh nghiệp có quy mô vừa và nhỏ, SAP Business One hay SAP Business ByDesign là những lựa khả thi Căn cứ vào nhu cầu và quy mô tổ chức của Maruei Việt Nam, tác giả đề xuất ứng dụng giải pháp SAP Business ByDesign.
SAP Business ByDesign là một giải pháp Cloud ERP được tích hợp với nền tảng SAP HANA, dành cho các doanh nghiệp có quy mô trung bình, giúp mở rộng quy mô và cải thiện khả năng cạnh tranh nhanh chóng mà không gặp quá nhiều khó khăn hoặc tốn kém SAP Business ByDesign là một hệ thống toàn diện với tất các quy trình được thiết kế sẵn, kết nối mọi chức năng trong tổ chức bằng cách sử dụng các phương pháp đã được chứng minh và phân tích chuyên sâu.
Các tính năng của Business ByDesign:
Tài chính: Quản lý toàn bộ thông tin tài chính theo thời gian thực, hợp lý hóa các quy trình kế toán cơ bản, hỗ trợ quản lý tiền mặt và thanh khoản hiệu quả.
Quản trị quan hệ khách hàng: quản lý các hoạt động tiếp thị, bán hàng và dịch vụ một cách thông minh, cải thiện mức độ tương tác giữa doanh nghiệp và khách hàng.
Quản trị nhân sự: hợp lý hóa các quy trình nhân sự như quản lý tổ chức, quản lý lực lượng nhân công, chấm công, dịch vụ cá nhân, v.v.
Quản lý dự án: SAP Business ByDesign cho phép doanh nghiệp quản lý các dự án ở mọi quy mô và độ phức tạp.
Quản lý thu mua: Cung cấp các công cụ mua sắm tự phục vụ để cắt giảm chi phí và thời gian, tập trung dữ liệu nhà cung cấp và thương lượng hiệu quả hơn.
Quản lý chuỗi cung ứng: Cải thiện hiệu quả của chuỗi cung ứng bằng cách kết hợp cung và cầu tốt hơn, tăng tính linh hoạt bằng cách giảm bớt giao tiếp giữa khách hàng và nhà cung cấp.
Kế hoạch và giá cả:
Business ByDesign cung cấp 4 gói dịch vụ ERP: Self-Service User, Core User, Advanced User, Base Package, mỗi gói dịch vụ sẽ có mức giá và số lượng tính năng khác nhau Căn cứ vào tình hình tài chính và định hướng chiến lược ngắn hạn của doanh nghiệp chỉ tập trung vào tính năng: quản lý hàng tồn kho, hoạch định nhu cầu hay lập kế hoạch sản xuất,…thì Core User là lựa chọn phù hợp nhất.
Giá dịch vụ: 99 USD/1 người/1 tháng = 2.376.000 VNĐ/1 người/1 tháng
Số lượng người sử dụng: 15 (người): 15*2.376.000 = 35.640.000 VNĐ/Tháng Mua và thanh toán trước 18 tháng: 641.520.000 VNĐ
Chi phí đào tạo người dùng: 5.000.000 VNĐ
Chi phí tư vấn: 5.000.000 VNĐ
Tổng chi phí triển khai ước tính:
Kế hoạch thiết lập dự án
Ngày tiến hành dự án: 15/11/2022
Tổng thời gian thực hiện: 242 ngày
Thời gian làm việc: Từ thứ 2 đến thứ 7.
Số giờ làm việc quy định: 8 tiếng (Sáng: 7h30 đến 12h, Chiều: 12h45 đến
16h15) Bảng 4 9 Bảng chi tiết kế hoạch dự án
Dự án Triển khai ERP Số ngày Ngày bắt đầu Ngày kết thúc Nội dung
6/12/22 21/12/22 Lập kế hoạch dự án 15
22/12/22 29/12/22 Thẩm định dự án và báo cáo 7 30/12/22 13/1/23 Đánh giá thực trạng, tư vấn 14
30/1/23 20/2/23 Phân tích, thiết kế quy trình 21
26/5/23 25/6/23 Khởi động, hoàn tất dự án 30
(Nguồn: tổng hợp của tác giả)
Dự án được thực hiện với giả định rằng doanh nghiệp sẽ có tất cả các nguồn lực, nhân viên và máy móc cần thiết để thiết lập một hệ thống ERP hoàn chỉnh. Thời gian thực hiện dự án ở trên chủ yếu sử dụng với mục đích tham khảo Tùy vào điều kiện thực tế của doanh nghiệp và các nhà cung cấp dịch vụ mà có thể phát triển chiến lược triển khai phù hợp Thời gian triển khai dài, độ phức tạp cao sẽ tạo ra nhiều vấn đề Vì thế, công ty cần phải có phương án dự phòng khác.
Hình 4.6 Sơ đồ Gantt dự án
