TỔNG QUAN VỀ VẤN ĐỀ CẦN NGHIÊN CỨU
Tính cấp thiết của vấn đề cần nghiên cứu
Trong bối cảnh hội nhập kinh tế quốc tế sâu rộng, giao lưu buôn bán giữa các quốc gia ngày càng tăng, đòi hỏi thị trường xuất khẩu phải nhanh chóng và thuận tiện Do đó, các doanh nghiệp xuất khẩu cần phát triển biện pháp và chiến lược để kiểm soát rủi ro Vận tải hàng không trở nên quan trọng trong việc đáp ứng nhu cầu vận chuyển hàng hóa cả trong nước và quốc tế Để đạt hiệu quả kinh tế cao, việc nhận diện và quản lý rủi ro trong quy trình giao hàng xuất khẩu là cần thiết, góp phần phát triển kinh tế phi biên giới Mặc dù chi phí vận chuyển hàng không không thấp, nhưng phương thức này phù hợp cho hàng hóa giá trị cao hoặc yêu cầu thời gian nhanh Đặc biệt, trong bối cảnh dịch COVID-19, khi hoạt động cảng biển bị ảnh hưởng, vận tải hàng không đã trở thành giải pháp cấp bách.
Trong môi trường kinh tế và xã hội hiện nay, việc áp dụng các quy tắc Thương mại quốc tế gặp nhiều hạn chế, dẫn đến rủi ro trong quá trình giao hàng xuất khẩu bằng đường hàng không Các vấn đề như chậm tiến độ giao hàng, mất mát hàng hóa, giao hàng sai và rắc rối về thủ tục hải quan có thể gây thiệt hại lớn cho doanh nghiệp.
Công ty TNHH Ken Logistics, với gần 10 năm kinh nghiệm trong lĩnh vực giao nhận, đối mặt với nhiều rủi ro trong quy trình giao hàng xuất khẩu bằng đường hàng không Do đó, việc phân tích và đánh giá thực trạng quản trị rủi ro trong quy trình này là rất cần thiết Bằng cách tiếp cận quy trình giao hàng xuất khẩu từ góc độ quản trị, công ty có thể nhận diện và cải thiện các hoạt động của mình một cách hiệu quả.
2 tổng quát, khoa học, từ đó có thể có cách đánh giá, điều chỉnh những sai sót hiệu quả và toàn diện hơn
Dựa trên thực tế và kinh nghiệm thực tập tại công ty TNHH Ken Logistics, cùng với những kiến thức đã học, tôi quyết định chọn đề tài nghiên cứu này.
Quản trị rủi ro trong quy trình giao hàng hóa xuất khẩu bằng đường hàng không tại công ty TNHH Ken Logistics giai đoạn 2020 – 2022 là chủ đề chính của khóa luận tốt nghiệp của tôi.
Tổng quan vấn đề cần nghiên cứu
Từ tính cấp thiết của đề tài và thực trạng phòng ngừa rủi ro trong giao hàng hóa xuất khẩu bằng đường hàng không tại công ty TNHH Ken Logistics, có thể thấy rằng việc phòng ngừa và hạn chế rủi ro là cực kỳ quan trọng đối với mọi công ty, bất kể quy mô hay kinh nghiệm Điều này không chỉ ảnh hưởng đến hiệu quả hoạt động mà còn quyết định sự phát triển bền vững của doanh nghiệp.
Phòng ngừa và hạn chế rủi ro trong quy trình giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu bằng đường hàng không là một lĩnh vực nghiên cứu mới mẻ Qua quá trình tìm hiểu, có một số nghiên cứu liên quan đến việc nâng cao hiệu quả và an toàn trong vận chuyển hàng hóa quốc tế.
Quản lý rủi ro trong lĩnh vực xuất nhập khẩu tại Cục Hải quan Hà Nội là một vấn đề quan trọng nhằm nâng cao hiệu quả kiểm soát và bảo vệ lợi ích quốc gia Nghiên cứu của Phan Tuấn An Ninh (2020) từ Đại học Quốc gia Hà Nội đã chỉ ra rằng việc áp dụng các phương pháp quản lý rủi ro hiệu quả sẽ giúp giảm thiểu các hành vi gian lận thương mại và tăng cường an ninh cho hoạt động xuất nhập khẩu Đồng thời, việc cải tiến quy trình quản lý rủi ro cũng góp phần nâng cao năng lực cạnh tranh cho doanh nghiệp và tạo điều kiện thuận lợi cho thương mại quốc tế.
Quản lý rủi ro trong lĩnh vực xuất nhập khẩu tại Chi cục Hải quan Hồng Lĩnh đóng vai trò quan trọng trong việc nâng cao hiệu quả kiểm tra và giám sát hàng hóa Nghiên cứu của Hoàng Thị Liệu (2018) từ Đại học Quốc gia Hà Nội chỉ ra rằng việc áp dụng các phương pháp quản lý rủi ro giúp phát hiện và ngăn chặn hàng hóa vi phạm, từ đó bảo vệ lợi ích của Nhà nước và doanh nghiệp Đồng thời, việc cải tiến quy trình này cũng góp phần tăng cường sự minh bạch và giảm thiểu thủ tục hành chính, tạo điều kiện thuận lợi cho hoạt động thương mại quốc tế.
− Quản trị rủi ro đối với hàng hóa xuất nhập khẩu tại chi cục Hải Phòng (2018, Nguyễn Khánh Dư, Luận án Thạc sĩ)
Nâng cao hiệu quả quản trị rủi ro trong quy trình và thủ tục hàng hóa nhập khẩu tại Cục Hải quan thành phố Hà Nội là một nhiệm vụ quan trọng nhằm tối ưu hóa hoạt động quản lý và đảm bảo an toàn cho nền kinh tế Nghiên cứu của Nguyễn Khắc Anh (2021) từ Đại học Quốc gia Hà Nội chỉ ra rằng việc cải thiện các biện pháp quản lý rủi ro sẽ giúp phát hiện sớm các vấn đề tiềm ẩn, giảm thiểu gian lận và nâng cao hiệu suất công việc Thực hiện các giải pháp này không chỉ tăng cường sự minh bạch trong hoạt động hải quan mà còn góp phần thúc đẩy thương mại hợp pháp và phát triển bền vững.
− Hạn chế rủi ro trong quá trình giao nhận hàng hóa xuất khẩu sang thị trường
Công ty TNHH Kee Eun Việt Nam (2013, Phan Thị Ánh, Luận Văn) đã thực hiện nghiên cứu chi tiết về quy trình giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu, nêu rõ các lý thuyết cơ bản liên quan đến rủi ro và cách hạn chế rủi ro trong quá trình này Tuy nhiên, các nghiên cứu này chưa được đặt trong bối cảnh hội nhập toàn cầu, điều này cần được xem xét để tăng cường tính ứng dụng và hiệu quả trong lĩnh vực xuất nhập khẩu.
Kinh tế quốc tế đang trải qua sự biến đổi mạnh mẽ trong hoạt động giao nhận và ngoại thương Tuy nhiên, các bài viết hiện tại chưa đề xuất giải pháp cụ thể để phòng ngừa và hạn chế rủi ro trong quy trình giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu bằng đường hàng không, điều này ảnh hưởng đến hiệu quả của hoạt động giao nhận Hơn nữa, mỗi nghiên cứu đều tập trung vào đối tượng và phạm vi khác nhau, điều này cần được xem xét để nâng cao chất lượng và tính ứng dụng của các nghiên cứu trong lĩnh vực này.
Nghiên cứu tài liệu và thực tập tại công ty TNHH Ken Logistics cho thấy đề tài “Quản trị rủi ro trong quy trình giao hàng hóa xuất khẩu bằng đường hàng không” là rất cần thiết trong bối cảnh hiện nay.
Mục đích nghiên cứu
Đề tài nhằm mục đích nghiên cứu các vấn đề sau:
Hệ thống lý thuyết cơ bản về quản trị rủi ro đóng vai trò quan trọng trong quy trình giao hàng xuất khẩu của doanh nghiệp Việt Nam Nghiên cứu sâu về quản trị rủi ro trong giao hàng xuất nhập khẩu giúp các doanh nghiệp tối ưu hóa quy trình và giảm thiểu những rủi ro tiềm ẩn, từ đó nâng cao hiệu quả hoạt động kinh doanh và tăng cường khả năng cạnh tranh trên thị trường quốc tế.
Bài viết này tập trung vào việc phân tích thực trạng quản trị rủi ro trong quy trình giao hàng xuất khẩu bằng đường hàng không tại Công ty TNHH Ken Logistics Qua đó, chúng tôi sẽ đánh giá những thành tựu đã đạt được cũng như những vấn đề còn tồn tại trong quản trị rủi ro của quy trình này Mục tiêu là nhận diện các yếu tố ảnh hưởng đến hiệu quả giao hàng và đề xuất giải pháp cải thiện nhằm tối ưu hóa quy trình xuất khẩu.
− Đề xuất các giải pháp nhằm nâng cao việc quản trị rủi ro trong quy trình giao hàng xuất khẩu bằng đường hàng không của công ty.
Đối tượng nghiên cứu
Đề tài khóa luận nghiên cứu về biện pháp phòng ngừa và hạn chế rủi ro trong quy trình giao hàng hóa xuất khẩu qua đường hàng không tại công ty TNHH Ken Logistics Mục tiêu chính là nâng cao hiệu quả và độ tin cậy của dịch vụ giao hàng, đồng thời giảm thiểu các rủi ro có thể xảy ra trong quá trình vận chuyển Thông qua việc phân tích các yếu tố ảnh hưởng và áp dụng các chiến lược quản lý rủi ro, nghiên cứu sẽ đề xuất các giải pháp cụ thể nhằm cải thiện quy trình giao hàng, góp phần nâng cao uy tín và sự hài lòng của khách hàng.
Phạm vi nghiên cứu
Phạm vi về không gian: Nghiên cứu tại công ty TNHH Ken Logistics
Phạm vi về thời gian: Từ năm 2020 đến năm 2022 của Công ty TNHH Ken
Đề tài nghiên cứu này tập trung vào các biện pháp phòng ngừa và hạn chế rủi ro trong quy trình giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu bằng đường hàng không tại công ty TNHH Ken Logistics Nghiên cứu sẽ phân tích các yếu tố ảnh hưởng đến quy trình giao nhận và đề xuất các giải pháp hiệu quả nhằm tối ưu hóa hoạt động logistics, giảm thiểu rủi ro và nâng cao hiệu suất công việc.
Phương pháp nghiên cứu
1.6.1 Phương pháp thu thập dữ liệu
− Phương pháp thu thập dữ liệu sơ cấp:
Dữ liệu sơ cấp được thu thập thông qua phương pháp quan sát thực tế, bao gồm quá trình thực tập, tìm hiểu và làm việc trực tiếp, cũng như phỏng vấn cán bộ nhân viên của công ty.
+ Phương pháp phỏng vấn trực tiếp và trả lời phiếu trắc nghiệm
Các câu hỏi phỏng vấn và trắc nghiệm được xây dựng để khám phá quy trình giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu qua đường hàng không tại công ty, đồng thời xác định các rủi ro thường gặp và biện pháp mà công ty áp dụng để giảm thiểu những rủi ro này.
Kết quả ban đầu đã cung cấp thông tin quan trọng về quy trình giao nhận hàng hóa xuất khẩu bằng đường hàng không của doanh nghiệp, đồng thời chỉ ra những rủi ro thường gặp trong quy trình này Việc hiểu rõ quy trình và các rủi ro liên quan sẽ giúp doanh nghiệp tối ưu hóa hoạt động xuất nhập khẩu và giảm thiểu sự cố trong giao nhận hàng hóa.
− Phương tháp thu thập dữ liệu thứ cấp:
Nguồn dữ liệu nội bộ của công ty TNHH Ken Logistics bao gồm các báo cáo tài chính, thuyết minh báo cáo tài chính, báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh và báo cáo từ phòng xuất nhập khẩu trong giai đoạn 2020–2022 Ngoài ra, công ty còn tham khảo các bài viết liên quan được đăng trên báo và tạp chí để bổ sung thông tin từ nguồn dữ liệu bên ngoài.
1.6.2 Phương pháp xử lý và phân tích số liệu
Phương pháp thống kê được áp dụng để thu thập và phân loại thông tin cùng số liệu, nhằm đánh giá thực trạng quản trị rủi ro trong quy trình giao hàng xuất khẩu bằng đường hàng không của Công ty.
Phương pháp phân tích bao gồm việc nghiên cứu các thông tin và số liệu từ tài liệu nội bộ của công ty, nhằm xác định các mối quan hệ đáng tin cậy giữa các dữ liệu thống kê Qua đó, chúng ta có thể đánh giá thực trạng hoạt động quản trị rủi ro của công ty một cách hiệu quả.
Phương pháp so sánh là một công cụ hữu ích trong việc phân tích hoạt động kinh doanh theo thời gian Bằng cách lập bảng biểu thống kê và sơ đồ hình vẽ, chúng ta có thể dễ dàng nhận diện sự khác nhau trong doanh thu và lợi nhuận qua các năm Phân tích này không chỉ giúp chỉ ra sự tăng trưởng mà còn cung cấp cái nhìn tổng quan về hiệu suất kinh doanh theo từng giai đoạn.
Phương pháp tổng hợp được sử dụng để phân tích và đánh giá thực trạng quản trị rủi ro trong quy trình giao hàng xuất khẩu bằng đường hàng không của Công ty Qua đó, các nhận xét sẽ được đưa ra nhằm cải thiện hiệu quả quản lý rủi ro trong hoạt động xuất khẩu, đảm bảo an toàn và tiết kiệm thời gian cho quá trình giao nhận hàng hóa.
Kết cấu của khóa luận
Tên khóa luận: “Quản trị rủi ro trong quy trình giao hàng xuất khẩu bằng đường hàng không của Công ty TNHH Ken Logistics”
Ngoài lời cảm ơn, mục lục, các danh mục bảng biểu, từ viết tắt và các tài liệu tham khảo, kết cấu của khóa luận gồm 4 chương như sau:
Chương 1: Tổng quan về vấn đề nghiên cứu
Chương 2: Cơ sở lý luận của quản trị rủi ro trong quy trình giao hàng xuất khẩu bằng đường hàng không
Chương 3: Phân tích thực trạng quản trị rủi ro trong quy trình giao hàng xuất khẩu bằng đường hàng không
Chương 4: Định hướng và đề xuất giải pháp hoàn thiện quản trị rủi ro trong quy trình giao hàng xuất khẩu bằng đường hàng không
CƠ SỞ LÝ LUẬN CỦA QUẢN TRỊ RỦI RO TRONG QUY TRÌNH
Một số khái niệm cơ bản
2.1.1 Khái niệm về nguy cơ, tổn thất, rủi ro
2.1.1.1 Khái niệm về nguy cơ
Nguy cơ rủi ro được định nghĩa là những đe dọa tiềm ẩn có thể gây hại cho con người, luôn tồn tại song hành với các hoạt động của họ Theo PGS.TS Doãn Kế Bôn trong Giáo trình Quản trị tác nghiệp thương mại quốc tế (2009), những hiện tượng bất lợi này cần được nhận diện và quản lý để giảm thiểu tác động tiêu cực.
Có nhiều phương pháp phân loại nguy cơ, trong đó phân loại theo nguồn gốc mối nguy là rất quan trọng Một yếu tố chủ chốt trong việc xác định mối nguy này là năng lượng được lưu trữ trong mối nguy Khi năng lượng này được giải phóng, nó có khả năng gây ra thiệt hại nghiêm trọng.
2.1.1.2 Khái niệm về tổn thất
Tổn thất đề cập đến những thiệt hại và mất mát liên quan đến tài sản, con người, tinh thần, sức khỏe và sự nghiệp, thường xuất phát từ các rủi ro khác nhau.
Kế Bôn, 2009, Giáo trình Quản trị tác nghiệp thương mại quốc tế, Trang 336)
Tổn thất được chia thành hai loại chính: hữu hình và vô hình Tổn thất hữu hình liên quan đến mất mát về tài sản, con người hoặc sức khỏe, trong khi tổn thất vô hình bao gồm những mất mát không thể nhìn thấy, như tổn thất tinh thần hoặc đe dọa đến sự nghiệp Đáng chú ý, tổn thất vô hình có thể được đo lường và chuyển đổi thành giá trị tiền tệ, và trong một số trường hợp, chúng có thể lớn hơn tổn thất hữu hình Tuy nhiên, trong thương mại quốc tế, việc đo lường và quản lý thường chỉ tập trung vào tổn thất hữu hình vì dễ dàng xác định và định giá hơn.
2.1.1.3 Khái niệm về rủi ro
Rủi ro là những sự kiện không thể dự đoán, có thể dẫn đến tổn thất hoặc cơ hội mới cho con người Khi đối mặt với rủi ro, việc nhìn nhận từ nhiều góc độ sẽ giúp khai thác những cơ hội tiềm ẩn mà chúng mang lại.
Mục tiêu chính của nghiên cứu về rủi ro là giảm thiểu thiệt hại cho các bên liên quan, tập trung vào việc xác định rủi ro trong bối cảnh cụ thể của từng đối tượng và hoạt động Điều này xuất phát từ nhận thức rằng một sự kiện có thể là rủi ro đối với một cá nhân hoặc tổ chức, nhưng lại có thể trở thành cơ hội cho người khác.
Nguy cơ rủi ro là những mối đe dọa tiềm ẩn có thể xảy ra, gây bất lợi cho con người và luôn tồn tại song song với các hoạt động của con người.
2.1.1.4 Khái niệm về quản trị rủi ro
Theo Đoàn Thị Hồng Vân (2013), Quản trị rủi ro và khủng hoảng, cho rằng:
Quản trị rủi ro là một quy trình khoa học và hệ thống, giúp nhận diện, kiểm soát và phòng ngừa các rủi ro, từ đó giảm thiểu tổn thất và ảnh hưởng tiêu cực do rủi ro gây ra.
Quản trị rủi ro là một quá trình quan trọng bao gồm việc nhận diện, phân tích, đo lường và đánh giá các rủi ro Theo PGS.TS Trần Hùng, quá trình này cũng bao gồm việc xây dựng và triển khai các kế hoạch kiểm soát và tài trợ nhằm khắc phục hậu quả của rủi ro (PGS.TS Trần Hùng, 2017, Giáo trình quản trị rủi ro, Trang 28).
Quản trị rủi ro là quá trình tiếp cận rủi ro một cách khoa học và hệ thống, nhằm nhận diện, kiểm soát, phòng ngừa và giảm thiểu tổn thất cũng như ảnh hưởng bất lợi Mục tiêu của quản trị rủi ro là đảm bảo hoạt động tác nghiệp hiệu quả, từ đó hỗ trợ thực hiện các mục tiêu dài hạn và sứ mệnh của doanh nghiệp theo định hướng quản trị chiến lược.
2.1.2 Khái niệm về giao hàng xuất khẩu bằng đường hàng không
Thương mại quốc tế là quá trình trao đổi hàng hóa giữa các quốc gia thông qua hoạt động mua bán, trong đó người mua và người bán đến từ những nước khác nhau Sau khi hợp đồng được ký kết, người bán sẽ tiến hành giao hàng, tức là vận chuyển hàng hóa từ nơi sản xuất đến tay người tiêu dùng Để đảm bảo hàng hóa đến nơi an toàn và đúng thời gian, cần thực hiện nhiều công việc liên quan như bao bì, đóng gói, lưu kho, đưa hàng ra cảng và hoàn tất thủ tục hải quan.
Dịch vụ giao nhận bao gồm các công việc như gửi hàng, xếp hàng lên tàu, chuyển tải hàng hóa dọc đường, dỡ hàng hóa khỏi tàu và giao cho người nhận.
Dịch vụ giao nhận (Freight Forwarding Service) theo quy tắc của FIATA bao gồm tất cả các hoạt động liên quan đến vận chuyển hàng hóa Các dịch vụ này không chỉ bao gồm gom hàng, lưu trữ, xử lý, đóng gói và phân phối mà còn bao gồm các dịch vụ phụ trợ như tư vấn, thủ tục hải quan, tài chính, bảo hiểm, thu thập chứng từ và thanh toán liên quan đến hàng hóa.
Ngày nay, công nghệ thông tin đã có những bước tiến vượt bậc, giúp tối ưu hóa quy trình sản xuất, lưu trữ và giao nhận hàng hóa qua các phương tiện vận tải Sự phát triển này không chỉ mang lại hiệu quả và tốc độ cao hơn mà còn nâng cao độ phức tạp trong hoạt động giao nhận Ngành vận tải hiện nay đã cải thiện chất lượng dịch vụ cho các doanh nghiệp gửi hàng, với khả năng giao hàng không chỉ từ cảng xuất phát đến cảng đích, mà còn từ bất kỳ địa điểm nào theo yêu cầu của người gửi đến tận tay người nhận.
Ngành vận tải hàng không là một phương thức vận chuyển hiện đại, đóng vai trò quan trọng trong phát triển kinh tế, văn hóa - xã hội, an ninh và quốc phòng của quốc gia Tuy nhiên, cạnh tranh trong ngành này ngày càng gay gắt Để mở rộng thị trường, các công ty vận tải hàng không đã áp dụng phương pháp gom hàng từ nhiều nguồn nhằm nâng cao chất lượng dịch vụ và giảm giá thành Đặc biệt, dịch vụ giao nhận đã trở nên rất quan trọng trong những năm gần đây.
Một số lý thuyết về quản trị rủi ro trong quy trình giao hàng xuất khẩu bằng đường hàng không
2.2.1 Quy trình giao hàng xuất khẩu bằng đường hàng không
Bước 1: Đàm phán và kí kết hợp đồng với khách hàng
Sau khi công ty gửi báo giá và khách hàng đồng ý, bước tiếp theo là ký hợp đồng dịch vụ và tiến hành giao nhận hàng hóa, cùng với các thủ tục xuất khẩu liên quan Trong giai đoạn này, hai bên sẽ tiến hành đàm phán để thống nhất nội dung hợp đồng ngoại thương, bao gồm các điều khoản quan trọng về hàng hóa, điều kiện giao hàng theo Incoterms, và trách nhiệm của mỗi bên trong giao dịch.
Bước 2: Đặt booking với hãng hàng không
Sau khi ký hợp đồng dịch vụ, chủ hàng sẽ gửi yêu cầu đặt chỗ (Booking request) để xác nhận thông tin hàng hóa Nhân viên công ty vận chuyển sẽ chuyển yêu cầu này đến hãng tàu để đặt chỗ Hãng tàu sẽ phản hồi bằng cách gửi lại xác nhận đặt chỗ (Booking Confirmation), trong đó bao gồm các thông tin cần thiết như số booking và tên hàng hóa.
10 tàu và số hiệu chuyến bay, cảng xếp hàng (Port of loading), cảng dỡ hàng (Port of Discharge), ETD, ETA…
Bước 3: Chuẩn bị hàng xuất và đóng hàng
Sau khi nhận được Booking Confirmation từ hãng hàng không, bước tiếp theo trong quy trình xuất khẩu hàng hóa là lập kế hoạch lấy hàng và đóng gói Nhân viên kinh doanh sẽ cung cấp thông tin chi tiết về lô hàng xuất khẩu và thời gian đóng hàng cho nhân viên giao nhận Điều này giúp nhân viên giao nhận theo dõi, nhận hàng và thực hiện các thủ tục cần thiết để đưa hàng vào kho của từng hãng hàng không.
Bước 4: Làm thủ tục hải quan
Để mở tờ khai hải quan, cần chuẩn bị đầy đủ các tài liệu như giấy giới thiệu nhân viên giao nhận, giấy tiếp nhận hồ sơ hải quan (2 bản), tờ khai hải quan (2 bản), hợp đồng ngoại thương (bản sao), hóa đơn thương mại và phiếu đóng hàng Sau khi mở tờ khai, đăng ký viên sẽ nhập thông tin và trình lãnh đạo hải quan ký để thông qua lô hàng xuất đi Doanh nghiệp cần đóng phí làm thủ tục hải quan, và bộ phận hải quan sẽ ghi tên tàu bay, số hiệu chuyến bay và số seal vào mặt sau của tờ khai Khi lô hàng đã được giao cho khách, nhân viên giao nhận phải thực hiện thủ tục xuất khẩu với các giấy tờ bao gồm tờ khai hải quan (1 bản chính, 1 bản sao), hóa đơn thương mại (1 bản chính) và vận đơn đường hàng không.
Để hoàn tất thủ tục thông quan lô hàng, nhân viên giao nhận của công ty Forwarder cần cung cấp thông tin chi tiết về khách hàng và lô hàng cho hãng tàu hoặc hãng hàng không Quá trình giao hàng cho hãng hàng không sẽ được coi là hoàn tất khi công ty nhận được vận đơn đường hàng không.
Bước 6: Tập hợp bộ chứng từ và thanh toán với khách hàng
Bước cuối cùng trong quy trình xuất khẩu hàng hóa bằng đường hàng không là thanh toán tiền hàng Người làm thủ tục xuất nhập khẩu cần hoàn thành bộ chứng từ thanh toán, bao gồm hóa đơn thương mại, phiếu đóng gói, vận đơn đường biển, giấy chứng nhận xuất xứ và giấy chứng nhận khử trùng (nếu có).
2.2.2 Nội dung quản trị rủi ro trong quy trình giao hàng xuất khẩu bằng đường hàng không
Nhận dạng rủi ro là một quy trình liên tục và có hệ thống nhằm xác định các tình huống rủi ro tiềm ẩn trong hoạt động của tổ chức hoặc doanh nghiệp.
Trong quy trình giao hàng xuất khẩu, việc nhận dạng rủi ro là một quá trình liên tục và hệ thống, nhằm xác định các tình huống rủi ro có thể xảy ra Qua khảo sát và thực tập tại doanh nghiệp, rủi ro thường xuất hiện nhiều nhất ở các bước 2, 3 và 4 của quy trình Do đó, việc tập trung vào xác định và quản lý rủi ro trước, trong và sau khi giao hàng là rất quan trọng.
Cơ sở nhận dạng rủi ro bao gồm hai yếu tố chính: nguồn rủi ro và đối tượng chịu rủi ro Nguồn rủi ro phát sinh từ các yếu tố môi trường hoạt động của doanh nghiệp, bao gồm môi trường vĩ mô như chính trị, pháp luật, kinh tế, văn hóa, xã hội, tự nhiên và khoa học công nghệ, cùng với môi trường vi mô như đối tác và nguồn lực của doanh nghiệp Đối tượng chịu rủi ro có thể là tài sản, nguồn nhân lực hoặc trách nhiệm pháp lý của doanh nghiệp.
Một số loại rủi ro mà doanh nghiệp có thể gặp phải trong quá trình giao hàng xuất khẩu bằng đường hàng không là:
Rủi ro trong việc xác định bối cảnh và mục tiêu xuất phát từ cả nhân viên và khách hàng Thông tin không chính xác từ khách hàng hoặc sự thiếu sót trong việc kiểm tra thông tin của nhân viên có thể dẫn đến những tình huống rủi ro không cần thiết, ảnh hưởng tiêu cực đến quá trình giao hàng và đơn hàng Việc kiểm tra và xác minh thông tin là rất quan trọng trong quản lý rủi ro, vì sai sót trong thông tin có thể gây ra sự không chính xác về sản phẩm, số lượng hoặc thời gian giao hàng, dẫn đến trục trặc và tổn thất không cần thiết.
Rủi ro thiếu thông tin có thể phát sinh từ cả khách hàng và nhân viên Khách hàng cần cung cấp đầy đủ thông tin về lô hàng, trong khi nhân viên cũng phải truyền đạt thông tin chính xác liên quan đến sản phẩm, đối tác, văn hóa, pháp luật và chính trị Việc thiếu thông tin từ một trong hai phía có thể dẫn đến những quyết định sai lầm và ảnh hưởng tiêu cực đến quá trình giao dịch.
Việc thiếu sót trong 12 giấy tờ cần thiết cho các cơ quan hải quan có thể tạo ra rủi ro tiềm ẩn, vì thông tin không đầy đủ hoặc không chính xác sẽ gây ra các vấn đề trong quá trình giao hàng xuất khẩu.
Rủi ro trong việc xử lý hàng hóa tại cảng có thể phát sinh từ nhiều nguyên nhân khách quan khi sử dụng thiết bị chuyên dụng Để giảm thiểu những rủi ro này, nhân viên cần thực hiện các biện pháp kiểm tra và xác minh kỹ lưỡng trước khi sử dụng thiết bị Sự cẩn thận và chú ý đặc biệt trong quy trình làm việc là cần thiết để đảm bảo rằng thiết bị và quy trình được sử dụng đúng cách.
Rủi ro trong quá trình chất xếp hàng hóa lên máy bay thường xảy ra khi các kiện hàng bị chất quá nặng lên nhau hoặc không được chằng buộc kỹ càng Sự bất cẩn của nhân viên trong việc kiểm tra có thể dẫn đến tổn thất nghiêm trọng về hàng hóa, bao gồm hỏng hóc hoặc vỡ vạc.
Rủi ro từ tai nạn hàng không có thể gây hư hỏng cho hàng hóa, với mức độ từ nhẹ đến nặng Dù đây là một yếu tố không thể tránh khỏi và khó lường, nhưng thực tế cho thấy tai nạn hàng không xảy ra không thường xuyên.
THỰC TRẠNG QUẢN TRỊ RỦI RO TRONG QUY TRÌNH GIAO HÀNG XUẤT KHẨU BẰNG ĐƯỜNG HÀNG KHÔNG CỦA CÔNG TY TNHH
Giới thiệu chung về Công ty TNHH Ken Logistics
3.1.1 Giới thiệu chung về công ty
− Tên Công ty: CÔNG TY TRÁCH NHIỆM HỮU HẠN KEN LOGISTICS
− Tên quốc tế: KEN LOGISTICS COMPANY LIMITED
− Cơ quan thuế quản lý: Cục Thuế Thành phố Hà Nội
− Năm thành lập: Ngày 10 tháng 04 năm 2014
− Người ĐDPL: Ông KIM SUNG JOO - Chủ tịch HĐQT
− Trụ sở chính: Tầng 11, Tòa nhà DETECH Tower II, Số 107 Nguyễn Phong Sắc, Phường Dịch Vọng Hậu, Quận Cầu Giấy, Thành phố Hà Nội, Việt Nam
+ Chi nhánh Hồ Chí Minh: Tầng 6, Tòa nhà Vital, Số 16 Đặng Tất, Phường Tân Định, Quận 1, TP.HCM, Việt Nam
+ Chi nhánh Bắc Ninh: Tầng 5, tòa nhà Vĩnh Cát, số 39 Lý Thái Tổ, phường Võ Cường, Bắc Ninh
+ Chi nhánh Nội Bài: R305, Tòa nhà NTS, Sân bay Quốc tế Nội Bài, Huyện Sóc Sơn, Hà Nội, Việt Nam
3.1.2 Quá trình hình thành và phát triển của công ty
Công ty TNHH Ken Logistics, được thành lập vào tháng 4 năm 2014 dưới sự lãnh đạo của tổng giám đốc Kim Sung Joo, là một doanh nghiệp chuyên về Giao nhận và Khai thuê hải quan Với kinh nghiệm phong phú từ các vị trí như giám đốc chi nhánh tại Korean Express và Hyundai Logistics, ông Kim đã xây dựng công ty phát triển mạnh mẽ, tập trung vào lĩnh vực Logistics cả trong và ngoài khu vực.
Bắt đầu từ năm 2014, công ty nhỏ do ông Kim Sung Joo, một chuyên gia dày dạn kinh nghiệm và đam mê trong lĩnh vực logistics, điều hành đã nhanh chóng phát triển và khẳng định vị thế của mình trong ngành.
Ken Logistics cam kết trở thành một trong những công ty logistics hàng đầu tại Việt Nam, cung cấp dịch vụ logistics tích hợp và hiện đại Chúng tôi chuyên cung cấp đa dạng dịch vụ từ môi giới tùy chỉnh, vận tải đường hàng không, vận chuyển hàng container, hàng rời, đến vận tải đa phương thức, đường sắt, và vận tải xuyên biên giới Bên cạnh đó, chúng tôi còn cung cấp dịch vụ door to door, vận chuyển hàng quá khổ và siêu trọng, cùng với các dịch vụ giá trị gia tăng như kho bãi, đóng gói và dán nhãn.
Trong bối cảnh cạnh tranh toàn cầu trong ngành phân phối, hiệu quả vận tải trở thành yếu tố then chốt để nâng cao chất lượng dịch vụ và tiết kiệm chi phí Việc mở rộng giao thương giữa Việt Nam với Hàn Quốc, Trung Quốc và các quốc gia khác không chỉ giúp tăng cường lợi ích chung mà còn thúc đẩy sự phát triển bền vững trong lĩnh vực vận tải.
Ken Logistics cam kết không ngừng phát triển và hoàn thành sứ mệnh trở thành công ty dịch vụ logistics hàng đầu Chúng tôi tập trung vào việc nâng cao giá trị dịch vụ phân phối thông qua việc cải thiện khả năng cạnh tranh về giá, cung cấp dịch vụ nhanh chóng, và đáp ứng các yêu cầu tùy chỉnh của khách hàng Đồng thời, chúng tôi mở rộng mạng lưới phân phối toàn cầu với các nhà cung cấp, đồng lãnh đạo và đối tác trong và ngoài nước Với phương châm: KEN LOGISTICS - we KEN, we CAN.
3.1.3 Lĩnh vực kinh doanh của công ty
Công ty TNHH Ken Logistics chuyên cung cấp dịch vụ forwarder, bao gồm giao nhận hàng hóa, làm thủ tục hải quan và vận tải hàng hóa qua các phương thức đường biển, đường hàng không, đường bộ và đường thủy nội địa.
Ken Logistics sở hữu đội ngũ lãnh đạo và nhân viên chuyên nghiệp với nhiều năm kinh nghiệm trong lĩnh vực vận tải quốc tế Đội ngũ này bao gồm các thành viên từng làm việc tại các công ty lớn trong và ngoài nước, đảm bảo cung cấp dịch vụ giao nhận Logistics chất lượng cao.
Với số lượng nhân viên theo cơ cấu gồm 80 nhân sự:
Khái quát về hoạt động kinh doanh của công ty TNHH Ken Logistics
3.2.1 Kết quả hoạt động kinh doanh chung của công ty TNHH Ken Logistics giai đoạn 2020-2022
Ken Logistics, với vai trò là một forwarder trong lĩnh vực vận chuyển hàng không, đã xây dựng được uy tín và niềm tin từ khách hàng nhờ vào quy trình làm việc chuyên nghiệp, nhanh chóng và chi phí hợp lý.
Bảng 3.1 Kết quả hoạt động kinh doanh của công ty TNHH Ken Logistics giai đoạn 2020 – 2022
BÁO CÁO KẾT QUẢ HOẠT ĐỘNG KINH DOANH
STT Chỉ tiêu Năm 2020 Năm 2021 Năm 2022
1 Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ
2 Doanh thu thuần về bán hàng và cung cấp dịch vụ
4 Lợi nhuận gộp về bán hàng và cung cấp dịch vụ
5 Doanh thu hoạt động tài chính
7 Chi phí quản lý kinh doanh
(Đơn vị: VNĐ) Nguồn: Phòng kế toán
Giai đoạn 2020 – 2022, công ty đã trải qua nhiều biến động trong hoạt động kinh doanh Doanh thu ghi nhận sự tăng trưởng từ năm 2020 đến 2021, nhưng đã có sự giảm nhẹ vào năm 2022.
Doanh thu của công ty đã tăng mạnh 25.8% từ 517,372,835,765 VNĐ năm 2020 lên 651,058,421,397 VNĐ năm 2021, nhưng sau đó giảm nhẹ 2.8% vào năm 2022 Sự giảm này chủ yếu do ảnh hưởng của dịch bệnh COVID-19 và sự cạnh tranh khốc liệt từ các công ty giao nhận lớn với chi phí thấp Tuy nhiên, công ty vẫn giữ được lợi thế chuyên môn trong lĩnh vực vận chuyển và xuất nhập khẩu hàng hóa quan trọng qua đường hàng không, đáp ứng nhu cầu tăng cao trong thời gian này.
8 Lợi nhuận thuần từ hoạt động kinh doanh
12 Tổng lợi nhuận kế toán trước thuế
13 Lợi nhuận sau thuế thu nhập doanh nghiệp
Chi phí của công ty trong năm 2020 và 2021 tương đối ổn định, nhưng đã tăng mạnh vào năm 2022 do sự biến động tỷ giá USD/VND Sự tăng giá trị đồng USD, đặc biệt trong bối cảnh các sự kiện địa chính trị như cuộc chiến Nga – Ukraine, đã làm gia tăng giá trị các khoản nợ ngoại tệ và chi phí tài chính của công ty Thêm vào đó, việc mở rộng hoạt động sản xuất kinh doanh cũng dẫn đến gia tăng chi phí tài chính liên quan đến mua sắm thiết bị, vật liệu và vốn lưu động, từ đó tạo ra nhu cầu tài chính lớn hơn.
Từ năm 2020 đến 2021, lợi nhuận sau thuế thu nhập doanh nghiệp tăng trưởng khoảng 10.3%, và từ năm 2021 đến 2022 đạt khoảng 4.9% Trong bối cảnh nhiều doanh nghiệp phải tạm dừng hoạt động hoặc đóng cửa, Ken Logistics vẫn duy trì và phát triển nhờ vào lợi thế kinh nghiệm lâu năm và giá dịch vụ ổn định Doanh thu và lợi nhuận của công ty tăng trưởng đều đặn và ổn định trong giai đoạn 2020 – 2022, nhờ vào chính sách rõ ràng và chiến lược hiệu quả.
3.2.2 Kết quả hoạt động kinh doanh dịch vụ giao hàng xuất khẩu bằng đường hàng không của công ty TNHH Ken Logistics giai đoạn 2020- 2022
Cho đến nay, dịch vụ vận tải đường hàng không quốc tế đã và đang được Ken Logistics chú trọng và đầu tư
Bảng 3.2: Doanh thu và tỷ trọng tính theo loại hình dịch vụ của Công ty
TNHH Ken Logistics giai đoạn 2020-2022
Loại dịch vụ Năm 2020 Năm 2021 Năm 2022
Dịch vụ giao nhận đường hàng không
Dịch vụ giao nhận đường biển 61,347,116,516 11.8
Dịch vụ vận tải nội địa, kho bãi
Các dịch vụ còn lại
(Đơn vị: VNĐ) Nguồn: Phòng kế toán
Dịch vụ giao nhận đường hàng không đóng góp lớn vào doanh thu của doanh nghiệp, với tỷ trọng cao nhất trong giai đoạn 2020 - 2022 Cụ thể, năm 2020, tỷ trọng đạt 84,01% với doanh thu 434,632,706,262 VND, và đến năm 2022, hàng không vẫn mang lại hơn 70% doanh thu Trung bình trong 3 năm, doanh thu từ giao nhận hàng không dao động khoảng 70-84%.
Nguyên nhân chính khiến cơ cấu dịch vụ giao nhận đường hàng không phát triển lớn là do tính chất hàng hóa, chủ yếu là hàng công nghệ cao Những mặt hàng này cần được vận chuyển nhanh chóng và thường có khối lượng nhẹ Do đó, các doanh nghiệp ưu tiên sử dụng máy bay để đảm bảo nhận hàng kịp thời, đáp ứng nhu cầu của các nước nhập khẩu.
Công ty hiện đang cung cấp các tuyến hàng không chính đến nhiều quốc gia như Hàn Quốc, Trung Quốc, Nhật Bản, Đài Loan, Úc, Đức, Ý, Bỉ, Mỹ, Nga, Ba Lan và Singapore Trong đó, hàng hóa từ Việt Nam sang Hàn Quốc chiếm gần 70% tổng số chuyến bay, tiếp theo là các tuyến đến Trung Quốc và Châu Âu.
Sân bay Nội Bài và Tân Sơn Nhất là hai địa điểm có khối lượng hàng hóa vận chuyển lớn nhất Công ty cung cấp dịch vụ mua bảo hiểm hàng hóa cho khách hàng xuất khẩu qua đường hàng không, cùng với các dịch vụ đóng gói, dỡ hàng, giao nhận và lưu kho hàng hóa tại cảng hàng không, nhằm đáp ứng tốt nhất nhu cầu của khách hàng.
Thực trạng quy trình giao hàng xuất khẩu bằng đường hàng không của Ken
Đối với quy trình làm hàng xuất, nhân viên của công ty TNHH Ken Logistics sẽ phải thực hiện nhiều công việc hơn so với hàng nhập:
Sơ đồ 3.1: Thực trạng quy trình giao hàng xuất khẩu đường hàng không của Ken Logistics
Chi tiết các bước công việc:
Bước 1: Đàm phán và kí kết hợp đồng
Sau khi tìm được khách hàng và chào giá dịch vụ, hai bên sẽ thương thảo để thống nhất mức giá và ký hợp đồng dịch vụ, đồng thời thực hiện các thủ tục liên quan đến lô hàng xuất khẩu Nội dung hợp đồng ngoại thương sẽ bao gồm những điều khoản quan trọng về hàng hóa, điều kiện giao hàng (Incoterms) và trách nhiệm của mỗi bên.
Để xuất khẩu hàng hóa một cách hiệu quả, cần thu thập đầy đủ thông tin về lô hàng bao gồm tên hàng, người gửi, người nhận, địa điểm đến, số kiện, trọng lượng và thể tích Ngoài ra, cần chuẩn bị các chứng từ cần thiết như hóa đơn (Invoice), danh sách đóng gói (Packing list) và giấy chứng nhận xuất xứ (C/O) Nếu có yêu cầu đặc biệt cho lô hàng, như dịch vụ bay trực tiếp, quá cảnh, hoặc xử lý hàng hóa dễ vỡ và dễ hư hỏng, cũng cần lưu ý để đảm bảo quá trình xuất khẩu diễn ra thuận lợi.
Bước 2: Đặt booking với hãng hàng không
Trước tiên nhân viên bộ phận xuất khẩu hàng không của Ken cần phải xác định xem hàng hóa xuất khẩu là hàng chỉ định hay không
• Đàm phán và kí kết hợp đồng với khác hàng
• Đặt booking với hãng hàng không
• Chuẩn bị hàng xuất và đóng hàng
• Thực hiện thủ tục hải quan
• Giao hàng cho tàu và lấy giấy tờ
• Tập hợp bộ chứng từ gửi khách hàng và thanh toán với khách hàng
Hàng hóa xuất khẩu do Shipper chỉ định sẽ được gửi Booking cho nhân viên chứng từ hàng xuất của Ken Nhân viên sẽ kiểm tra lịch bay, giá cước và đặt chỗ với airline, sau đó thông báo lại cho Shipper về tính hợp lý của lịch bay Khi giá và lịch bay được chốt, nhân viên xuất khẩu sẽ gửi booking confirmation cho Shipper, trong đó có thông tin chi tiết như số MAWB, ngày bay, ngày giao hàng, và kho Shipper sẽ cung cấp thông tin cần thiết để nhân viên xuất khẩu hàng không lập draft HAWB cho Shipper kiểm tra và xác nhận Cuối cùng, nhân viên sẽ gửi hướng dẫn để Air – coloader in phiếu cân và cung cấp thông tin cho airline nhằm phát hành MAWB, Manifest, và MAWB label.
Hàng hóa xuất khẩu được chỉ định bởi Consignee, với Agent của công ty chủ động cung cấp thông tin Shipper để liên hệ trực tiếp Sau khi Ken liên hệ với Shipper, Shipper sẽ gửi booking bao gồm số kiện, trọng lượng và kích thước dự kiến Nhân viên xuất khẩu của công ty sẽ chuyển thông tin này cho Agent, đồng thời Agent sẽ gửi lại cho Consignee để xác nhận Sau khi Consignee kiểm tra và xác nhận, Agent sẽ thông báo lại cho Ken Logistics, và công ty sẽ thông báo cho Shipper Tiếp theo, nhân viên sẽ liên hệ với hãng hàng không để đặt chỗ, lịch bay và giá cước Khi nhận được thông tin từ hãng hàng không, Ken sẽ gửi lại cho Agent để xác nhận, và sau khi xác nhận xong, nhân viên sẽ gửi booking confirmation cho Shipper, trong đó nêu rõ thời gian, deadline giao hàng và ngày bay.
Nhân viên bộ phận xuất khẩu sẽ gửi hướng dẫn chi tiết bao gồm thông tin về Shipper, Consignee, Notify party, tên hàng và số kiện Thông tin này sẽ được sử dụng để Air – coloader ghi vào phiếu cân và cung cấp cho hãng hàng không nhằm phát hành MAWB, Manifest và nhãn MAWB.
Bước 3: Chuẩn bị hàng xuất và đóng hàng
Sau khi hoàn tất các thủ tục với hãng hàng không, Ken sẽ lập kế hoạch để nhận và đóng hàng Khi nhận được xác nhận đặt chỗ từ hãng, nhân viên phòng sẽ tiến hành các bước tiếp theo.
27 xuất khẩu sẽ được chuyển giao cho nhân viên giao nhận kèm theo thông tin chi tiết về lô hàng, thời gian đóng hàng để họ theo dõi, nhận hàng và thực hiện các thủ tục cần thiết nhằm đưa hàng vào kho của từng hãng hàng không.
Bước 4: Thủ tục hải quan
Để chuẩn bị chứng từ hải quan, nhân viên của Ken sẽ đối chiếu bộ chứng từ do khách hàng cung cấp với giấy phép xuất khẩu Họ sẽ khai báo vào tờ khai hàng xuất khẩu và chuẩn bị hồ sơ cần thiết, bao gồm tờ khai hải quan, hợp đồng mua bán, hóa đơn thương mại, bản kê chi tiết hàng hóa, giấy phép xuất khẩu (nếu hàng thuộc danh mục cấm hoặc có điều kiện), hợp đồng ủy thác xuất khẩu (nếu có), giấy chứng nhận xuất xứ để hưởng thuế suất ưu đãi, giấy đăng ký kiểm tra chất lượng hoặc thông báo miễn kiểm tra, và chứng thư giám định nếu hàng hóa được thông quan dựa trên kết quả giám định.
Khai báo hải quan là bước quan trọng sau khi chuẩn bị đầy đủ bộ chứng từ hàng hóa Nhân viên sử dụng hệ thống khai báo hải quan điện tử ECUS 5 để điền thông tin chi tiết về lô hàng, bao gồm địa chỉ người nhận, người gửi, thông tin vận đơn, danh sách hàng hóa (mã HS, mô tả, số lượng, khối lượng, nguồn gốc xuất xứ, tính chất hàng và thuế áp dụng) cùng hóa đơn thanh toán Sau khi hoàn tất, nhân viên in tờ khai thử để đối chiếu thông tin với chứng từ, sau đó khai báo để lấy token (chữ ký số điện tử) từ doanh nghiệp xuất khẩu, tiến hành truyền dữ liệu đến hệ thống hải quan.
Bước 5: Giao hàng cho tàu và lấy giấy tờ
Nhận hàng của khách hàng và giao hàng vào kho của cảng hàng không
Khi Shipper thông báo thời gian giao hàng lên sân bay, nhân viên công ty sẽ phối hợp với đại diện của Shipper để thực hiện thủ tục hải quan nhập hàng vào kho Sau đó, nhân viên kho sẽ nhận hàng, dỡ xuống xe, dán nhãn HAWB và yêu cầu bên air-cooloader dán nhãn tương ứng.
Mã HAWB là thông tin quan trọng để nhân viên kho hàng tiến hành cân, đo hàng hóa theo quy định của hãng hàng không trước khi chuyển vào kho Sau đó, nhân viên hải quan tại cảng sẽ thông báo đầy đủ và chính xác thông tin lô hàng về văn phòng để lập vận đơn HAWB.
Khi hàng hóa được chỉ định bởi Consignee, Ken Logistics sẽ cử nhân viên lên sân bay để nhận hàng từ người xuất khẩu và thực hiện thủ tục giao hàng vào kho của hãng hàng không Đồng thời, nhân viên văn phòng sẽ soạn thảo vận đơn gửi cho Shipper và Agent để kiểm tra với Consignee Sau khi nhận được xác nhận, nhân viên văn phòng sẽ chờ thông tin chi tiết về lô hàng từ bộ phận hải quan tại sân bay sau khi hàng được giao vào kho để tiến hành cân, đo, lập vận đơn chuẩn và gửi thông báo trước (pre-alert) cho Agent.
Bước 6: Tập hợp bộ chứng từ gửi khách hàng và thanh toán với khách hàng
Sau khi giao hàng, Ken Logistics sẽ thanh toán cho nhà cung cấp và nhà chuyên chở, đồng thời thu thập hóa đơn để gửi cho khách hàng Nhân viên công ty sẽ tập hợp đầy đủ chứng từ cần thiết để bàn giao cho khách Ken Logistics phát hành debit note và hóa đơn cho người xuất khẩu, đồng thời theo dõi quá trình thanh toán Các chi phí liên quan bao gồm chi phí nhận hàng, làm thủ tục hải quan, vận chuyển, và cước hàng như xếp dỡ và lưu kho.
Thực trạng quản trị rủi ro trong quy trình giao hàng xuất khẩu bằng đường hàng không của công ty TNHH Ken Logistics
Tình hình hiện tại của quy trình giao hàng xuất khẩu bằng đường hàng không của công ty cho thấy rằng công ty chưa phát huy tối đa tiềm năng trong lĩnh vực vận tải hàng không tại Việt Nam, dẫn đến việc chưa có vị thế cạnh tranh đáng kể trên thị trường Nguyên nhân của tình trạng này bao gồm cả yếu tố khách quan như chính sách và môi trường, cũng như khả năng kiểm soát và xử lý rủi ro chưa hiệu quả của công ty.
3.4.1 Nhận dạng rủi ro trong quy trình giao hàng xuất khẩu bằng đường hàng không của công ty TNHH Ken Logistics
Dựa trên bảng khảo sát và thông tin thu thập trong thời gian thực tập tại Công ty TNHH Ken Logistics, các rủi ro trong quy trình giao hàng xuất khẩu bằng đường hàng không mà công ty gặp phải bao gồm: chậm trễ trong vận chuyển, hư hỏng hàng hóa, và thiếu sót trong thủ tục hải quan.
Bảng 3.3: Những rủi ro thường xảy ra trong hoạt động giao hàng xuất khẩu bằng đường hàng không của Công ty TNHH Ken Logistics
1 Rủi ro xác định bối cảnh, mục tiêu
2 Rủi ro thiếu thông tin (sản phẩm, đối tác, văn hóa, pháp luật, chính trị, )
3 Rủi ro trong việc handle hàng hóa tại cảng đi và cảng đến
4 Rủi ro khi các kiện hàng bị chất xếp quá nặng lên nhau, bị đâm, bị móc do quá trình chất xếp không được chằng buộc kĩ càng
5 Rủi ro khi xảy ra tai nạn hàng không có thể khiến hàng hóa bị hư hỏng nặng hoặc nhẹ tùy mức độ
6 Rủi ro về thời tiết
7 Rủi ro về kỹ thuật
8 Rủi ro về quy định, luật pháp của một số quốc gia
9 Rủi ro về thanh toán
(Nguồn: Tổng hợp từ phiếu điều tra)
Rủi ro trong xác định bối cảnh và mục tiêu là rất quan trọng trong quá trình vận chuyển hàng hóa, đặc biệt là khi sử dụng dịch vụ hàng không Việc xác định sai địa điểm giao hàng có thể dẫn đến chi phí cao và ảnh hưởng đến thời gian giao hàng, yêu cầu tính chính xác và hiệu quả cao Do đó, việc đảm bảo đúng địa điểm giao hàng là cần thiết để tối ưu hóa quy trình vận chuyển.
Việc xác định sai điểm đến trong quá trình vận chuyển hàng hóa có thể dẫn đến nhiều rủi ro về hàng hóa và tài chính cho doanh nghiệp Cụ thể, sự nhầm lẫn giữa cảng biển (BUS) và cảng hàng không (PUS) có thể gây ra tăng chi phí không cần thiết, trễ giao hàng và rủi ro cho hàng hóa Do đó, việc xác định chính xác và chi tiết điểm đến là rất quan trọng, giúp doanh nghiệp tránh được nhiều rủi ro không cần thiết và tiết kiệm thời gian cũng như chi phí.
Rủi ro thiếu thông tin (sản phẩm, đối tác, văn hóa, pháp luật quốc tế, chính trị):
Rủi ro thiếu thông tin về sản phẩm có thể dẫn đến việc không đáp ứng yêu cầu nghiêm ngặt của các hãng hàng không Điều này thường xảy ra do việc không cung cấp đầy đủ thông tin chi tiết về thành phần, cấu tạo, cách sử dụng, và thông số kỹ thuật Các sản phẩm có nguy cơ tiềm ẩn, chứa chất độc hại, hoặc bị cấm theo quy định, cũng như pallet gỗ chưa qua quy trình hun trùng, có thể khiến hàng hóa không được phép lên máy bay và phải bị offload tại sân bay.
Thiếu thông tin về đối tác có thể dẫn đến rủi ro lớn trong quá trình giao nhận hàng hóa Việc không có đủ thông tin hoặc thu thập thông tin không chính xác về địa chỉ, thông tin liên lạc, vị trí trong ngành, khả năng tài chính và khả năng cung cấp hàng hóa sẽ ảnh hưởng đến quyết toán sau khi giao hàng Nếu không làm rõ thông tin đối tác, đặc biệt là những doanh nghiệp thường xuyên bị kiểm tra bởi cơ quan hải quan, có thể xảy ra rủi ro nghiêm trọng Thông tin không rõ ràng có thể cản trở quá trình thông qua lô hàng, đặc biệt khi lô hàng đó kết hợp với hàng của các doanh nghiệp khác, gây ảnh hưởng tiêu cực đến họ.
Thiếu thông tin về luật pháp quốc tế và quốc gia có thể dẫn đến việc không hiểu rõ các quy định pháp lý, gây ra sai phạm và thiếu sót trong quá trình giao hàng Một số quốc gia có các quy định đặc biệt về hàng hóa nhập khẩu, do đó việc nắm vững luật pháp là rất quan trọng để tránh rủi ro.
Việc không hiểu rõ các quy định và pháp luật liên quan đến việc giao hàng có thể dẫn đến tình trạng không thể chuyển phát hàng hóa đến người nhận.
Rủi ro trong việc xử lý hàng hóa tại cảng đi và cảng đến bao gồm nhiều yếu tố Khi hàng hóa được nhận từ khách hàng, chúng sẽ được chuyển đến khu vực của Terminal để đóng kiện và kiểm tra bằng máy X-ray trước khi nạp lên máy bay Trong quá trình này, việc sử dụng máy nâng và xe đẩy có thể dẫn đến tai nạn như hàng hóa bị rơi, va chạm, hoặc rách Thêm vào đó, thời tiết xấu, như ngập nước trong kho, có thể ảnh hưởng đến tình trạng và an toàn của hàng hóa, gây rủi ro cho chủ hàng Khi hàng đã được nạp lên máy bay, vẫn có thể xảy ra những rủi ro khác.
Rủi ro khi các kiện hàng bị chất xếp quá nặng lên nhau, bị đâm, bị móc do quá trình chất xếp không được chằng buộc kĩ càng
Rủi ro khi xảy ra tai nạn hàng không có thể khiến hàng hóa bị hư hỏng nặng hoặc nhẹ tùy mức độ
Tại giai đoạn này, nguy cơ rủi ro xảy ra là rất thấp Tại các Terminal, hàng hóa được sắp xếp ngăn nắp và chằng buộc cẩn thận trước khi được vận chuyển lên máy bay và xếp vào các khoang.
Việc giao hàng không đúng hạn có thể gây ra rủi ro lớn cho chủ hàng và forwarder, dẫn đến tổn thất nghiêm trọng và yêu cầu bồi thường theo quy định của IATA Các loại hàng hóa như linh kiện lắp ráp và thành phần quan trọng có thể gây gián đoạn chuỗi cung ứng và ngừng hoạt động sản xuất, gây thiệt hại tài chính đáng kể Đối với giao hàng bằng đường hàng không, an toàn chuyến bay luôn được kiểm tra và đánh giá cẩn thận trước khi khởi hành.
32 bay cất cánh Có một số rủi ro cụ thể có thể dẫn đến việc không giao hàng đúng hạn, bao gồm:
Rủi ro về thời tiết là một yếu tố quan trọng trong vận tải hàng không, ảnh hưởng trực tiếp đến lịch trình bay Thời tiết xấu có thể khiến các hãng hàng không phải hoãn hoặc hủy bỏ chuyến bay, nhằm đảm bảo an toàn cho hành khách và hàng hóa.
Rủi ro kỹ thuật trong vận chuyển hàng hóa bằng đường hàng không là một vấn đề quan trọng, bao gồm việc kiểm tra giấy tờ và hiệu lực của phi công Nếu phi công hết hạn và không có người thay thế, máy bay sẽ không thể cất cánh Thêm vào đó, hỏng hóc máy bay và việc sửa chữa cũng gặp khó khăn tại Việt Nam, khi các hãng hàng không thường phải chờ linh kiện từ nước ngoài Điều này có thể dẫn đến việc giao hàng chậm và phát sinh chi phí không mong muốn nếu hàng hóa không được chuyển sang chuyến bay thay thế kịp thời.
Quy trình giao hàng chỉ hoàn thành khi hàng hóa được giao đến tay người nhận và hoàn tất các thủ tục giao nhận Thiếu giấy tờ cần thiết cho việc thông quan xuất khẩu hoặc nhập khẩu có thể dẫn đến trễ giao hàng, làm gián đoạn quá trình giao nhận Việc thiếu hụt giấy tờ hoặc thực hiện không đầy đủ các thủ tục hải quan là nguyên nhân phổ biến gây ra sự chậm trễ trong quy trình giao hàng, ảnh hưởng đến dòng sản xuất và chuỗi cung ứng của doanh nghiệp.
Từ đầu năm 2023, các forwarders cần chú ý hiển thị số EORI number của consignee và mã HS trên cả MAWB và HAWB khi gửi hàng đi EU Việc không tuân thủ quy định này có thể dẫn đến việc hàng hóa không thể làm thủ tục hải quan nhập khẩu, gây ra chậm trễ và phát sinh chi phí sửa chữa chứng từ cũng như chi phí lưu kho.
Dưới đây là thông báo của Cargolux Airlines tới các đại lý của mình về lưu ý mới áp dụng trong đầu năm 2023:
3.4.2 Phân tích và đo lường rủi ro trong quy trình giao hàng xuất khẩu bằng đường hàng không của công ty TNHH Ken Logistics
Đánh giá thực trạng về quản trị rủi ro trong quy trình giao hàng xuất khẩu bằng đường hàng không của công ty TNHH Ken Logistics
Thành viên trong phòng forwarding và logistics đã cùng nhau nhận diện và quản lý rủi ro trong quy trình giao hàng xuất khẩu bằng đường hàng không của công ty.
Thứ hai, họ đã xác định và liệt kê rõ các rủi ro hiện tại và tiềm năng trong quá trình giao hàng xuất khẩu bằng đường hàng không
Thứ ba, các thành viên đã đóng góp các giải pháp dựa trên kiến thức và kinh nghiệm cá nhân để đối phó với các vấn đề này
Vào thứ tư, công ty đã phát triển một hệ thống quản lý rủi ro cho quy trình giao hàng xuất khẩu bằng đường hàng không thông qua phần mềm quản trị rủi ro nội bộ Hệ thống này phân loại rủi ro dựa trên mức độ ảnh hưởng và tần suất xảy ra hàng tháng, giúp nhà quản lý ước tính chi phí tổn thất do các rủi ro gây ra Tuy nhiên, phần mềm hiện vẫn đang trong giai đoạn thử nghiệm và chưa được triển khai rộng rãi cho tất cả các phòng ban.
Các giải pháp hiện tại chưa đạt được sự thống nhất, dẫn đến việc cá nhân hóa và mức độ tổn thất từ rủi ro khác nhau giữa các cá nhân.
Thứ hai, đối với các rủi ro có tính khách quan, các giải pháp đang được thực hiện vẫn chưa đủ linh hoạt và không đạt hiệu quả cao
Mặc dù tránh rủi ro có thể mang lại sự an toàn tạm thời, nhưng đây không phải là giải pháp bền vững cho sự phát triển lâu dài và ổn định của công ty.
Vào thứ tư, khi rủi ro xuất hiện, các thành viên thể hiện sự thụ động và gặp khó khăn trong việc linh hoạt giải quyết vấn đề, đặc biệt khi tình huống vượt quá quyền hạn của họ.
Văn hóa doanh nghiệp hiện tại chưa chú trọng đến quản lý rủi ro, dẫn đến việc các thành viên phụ thuộc vào sự hỗ trợ từ ban giám đốc và thiếu tính tự quyết.
Thứ sáu, đối với các rủi ro có tính khách quan, các giải pháp đang được thực hiện vẫn chưa đủ linh hoạt và hiệu quả
3.5.3 Nguyên nhân của hạn chế
Hệ thống quản trị rủi ro của công ty hiện chưa hoàn thiện và chưa được triển khai một cách bài bản, dẫn đến việc xử lý rủi ro phụ thuộc vào nhiều bên liên quan, kéo dài thời gian giải quyết Nhân viên không thể tập trung hoàn toàn vào việc xử lý rủi ro do phải thực hiện nhiều công việc khác nhau, tạo ra tâm lý đùn đẩy và né tránh, làm cho quá trình xử lý rủi ro trở nên chậm chạp.
Tại Việt Nam, nhận thức về quản trị rủi ro trong văn hóa doanh nghiệp còn hạn chế, một phần do ảnh hưởng của yếu tố văn hóa truyền thống, nơi mà rủi ro thường được coi là điều xui xẻo và cần phải tránh xa.
Quản trị rủi ro là một kỹ năng cần thiết trong ngành logistics, nhưng Ken Logistics, mặc dù đã hoạt động gần 10 năm, vẫn thiếu kinh nghiệm trong quản lý rủi ro trong quy trình giao hàng xuất khẩu bằng đường hàng không Thiếu sót này đã tạo ra tâm lý "mặc kệ" và làm giảm sự tự tin trong việc ứng phó với các rủi ro phát sinh.
Hiện tại, công ty chưa có bộ phận độc lập chuyên trách quản trị rủi ro trong quy trình giao hàng xuất khẩu Khi rủi ro xảy ra, việc xử lý chủ yếu phụ thuộc vào khả năng cá nhân của nhân viên, dẫn đến các biện pháp không đồng nhất và hiệu quả khác nhau Tình huống này trở nên nghiêm trọng khi quy mô hoạt động và biến động thị trường vượt quá khả năng kiểm soát của từng cá nhân.
Vào thứ năm, công ty chưa tổ chức các buổi tập huấn hoặc hội thảo chung về quản trị rủi ro trong quy trình giao hàng xuất khẩu bằng đường hàng không cho toàn bộ nhân viên và các bộ phận liên quan Những buổi tập huấn này sẽ tạo cơ hội cho các cá nhân trao đổi và thảo luận về các rủi ro cũng như các biện pháp khắc phục, nhằm nâng cao hiệu quả công việc.
Vào thứ sáu, công ty đã triển khai biện pháp nhắc nhở nhân viên về nhiều rủi ro, nhưng hiệu quả vẫn chưa cao Những lời nhắc nhở này thường mang tính khuyến khích, dẫn đến sự thờ ơ từ phía nhân viên Do đó, cần áp dụng các biện pháp mạnh mẽ hơn để tạo áp lực, khuyến khích nhân viên làm việc một cách công tâm và tích cực hơn.
ĐỊNH HƯỚNG PHÁT TRIỂN VÀ ĐỀ XUẤT GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN QUẢN TRỊ RỦI RO TRONG QUY TRÌNH GIAO HÀNG XUẤT KHẨU BẰNG ĐƯỜNG HÀNG KHÔNG TẠI CÔNG TY TNHH KEN LOGISTICS
Định hướng phát triển quản trị rủi ro trong quy trình giao hàng xuất khẩu bằng đường hàng không của công ty TNHH Ken Logistics
4.1.1 Định hướng chiến lược kinh doanh của công ty đến năm 2025 Để phát triển và cạnh tranh trong bối cảnh hội nhập kinh tế quốc tế, đối mặt với sự cạnh tranh từ các doanh nghiệp logistics cả trong và ngoài nước đang hoạt động tại Việt Nam, công ty cần tập trung vào việc thực hiện một loạt mục tiêu dài hạn và ngắn hạn đã được đề ra Các hướng đi chiến lược của công ty đến năm 2025 có thể được xác định như sau:
Quy trình giao hàng xuất khẩu bằng đường hàng không cần được hoàn thiện với sự tham gia tích cực của đội ngũ nhân viên, từ việc báo giá đến giao hàng Mỗi công đoạn như kiểm tra chứng từ, khai báo hải quan, vận chuyển, bốc dỡ và nhận hàng phải tuân thủ nghiêm ngặt các quy định hiện hành, đồng thời cần đặc biệt chú ý đến các rủi ro có thể xảy ra trong từng giai đoạn.
Để nâng cao quản trị rủi ro trong quy trình giao hàng xuất khẩu bằng đường hàng không, ban lãnh đạo công ty cần chú trọng đầu tư vào việc đào tạo nhân viên Việc này giúp nhân viên có được hiểu biết sâu rộng về các rủi ro có thể xảy ra, từ đó nâng cao hiệu quả và độ an toàn trong quá trình giao hàng.
Để nâng cao hiệu quả hoạt động giao nhận và vận chuyển, công ty cần đầu tư vào cơ sở hạ tầng và trang thiết bị Việc này bao gồm mua sắm phương tiện và thiết bị mới, đảm bảo chất lượng, áp dụng công nghệ tiên tiến và cải tiến văn phòng làm việc.
Công ty cần chú trọng thực hiện các chính sách chăm sóc khách hàng nhằm xây dựng và duy trì mối quan hệ kinh doanh bền vững với các đối tác trong nước và quốc tế Điều này bao gồm việc mở rộng thị trường cũng như mạng lưới khách hàng ra các quốc gia khác.
Chúng tôi đã lên kế hoạch kết nối với các đối tác uy tín nhằm xây dựng một tập khách hàng trung thành và tiềm năng, từ đó đáp ứng mọi nhu cầu của họ.
4.1.2 Định hướng phát triển về quản trị rủi ro trong quy trình giao hàng xuất khẩu bằng đường hàng không của công ty TNHH Ken Logistics Để tồn tại và phát triển bền vững, hạn chế rủi ro trong quy trình giao hàng xuất khẩu bằng đường hàng không và giảm thiểu tổn thất do những rủi ro đó gây ra, Ken Logistics cần phải:
Để nâng cao hiệu quả trong quy trình giao hàng xuất khẩu bằng đường hàng không, cần hoàn thiện hệ thống quản trị rủi ro và đảm bảo rằng toàn bộ nhân viên đều nắm vững và thực hiện các quy trình này Việc phổ biến kiến thức về quản trị rủi ro sẽ giúp tăng cường sự nhận thức và trách nhiệm của từng cá nhân trong công ty, từ đó giảm thiểu các rủi ro có thể xảy ra trong quá trình giao hàng.
Phát triển quản trị rủi ro trong quy trình giao hàng xuất khẩu bằng đường hàng không là một chiến lược lâu dài và nhất quán, cần được tích hợp vào chương trình và kế hoạch kinh doanh cũng như phát triển của công ty.
Việc tích hợp quản trị rủi ro vào văn hóa doanh nghiệp là điều cần thiết để nhân viên hiểu và chú trọng đến vấn đề này Rủi ro và quản trị rủi ro nên được xem như một phần không thể thiếu trong hoạt động kinh doanh, giúp doanh nghiệp chủ động và linh hoạt ứng phó với mọi tình huống.
Để duy trì sức cạnh tranh trên thị trường toàn cầu, các công ty cần tuân thủ nghiêm ngặt các quy định pháp luật và thường xuyên cập nhật thông tin mới nhất về các điều luật không chỉ trong nước mà còn từ các quốc gia khác Sự hiểu biết sâu sắc về pháp luật đóng vai trò quan trọng trong việc nâng cao vị thế cạnh tranh của doanh nghiệp.
− Nâng cao hiệu quả quản trị rủi ro trong quy trình giao hàng xuất khẩu bằng đường hàng không của doanh nghiệp
Để phòng ngừa các rủi ro tiềm ẩn, việc duy trì và phát triển quỹ tài trợ rủi ro là rất quan trọng Đồng thời, cần lập kế hoạch sử dụng quỹ một cách hợp lý nhằm tránh lãng phí tài chính và các nguồn lực khác của công ty.
Đề xuất các giải pháp nâng cao hiệu quả quản trị rủi ro trong quy trình giao hàng xuất khẩu bằng đường hàng không của công ty TNHH Ken Logistics
4.2.1 Hoàn thiện và nâng cao năng lực nghiên cứu và nhận dạng rủi ro, dự báo rủi ro
Trong bối cảnh thương mại quốc tế hiện nay, môi trường kinh tế, chính trị và pháp lý thường xuyên biến động, dẫn đến nhiều rủi ro trong hoạt động giao nhận và vận chuyển hàng hóa.
Chuyển quốc tế của doanh nghiệp đối mặt với nhiều rủi ro do sự khác biệt về thể chế chính trị, phong tục tập quán kinh doanh và văn hóa Những yếu tố này tạo ra những rủi ro khó dự đoán mà công ty cần phải quản lý Mặc dù có cả yếu tố chủ quan và khách quan, doanh nghiệp cần xác định các rủi ro có thể kiểm soát và những rủi ro khó kiểm soát Việc thực hiện nghiên cứu và dự báo rủi ro một cách hiệu quả là điều cần thiết để giảm thiểu tác động tiêu cực.
Công ty cần chú trọng vào việc dự báo rủi ro trước khi ký hợp đồng để đảm bảo sự chủ động trong phòng ngừa và kiểm soát Dự báo kịp thời giúp nhận diện và phân tích các rủi ro tiềm ẩn, mặc dù quá trình này đòi hỏi nhiều thời gian và nguồn lực Hiện tại, Ken Logistics đang trong giai đoạn đầu xây dựng bộ phận quản trị rủi ro, nhưng gặp khó khăn do nhân viên chưa đủ năng lực và phải đảm nhận nhiều nhiệm vụ khác nhau Do đó, công ty cần đầu tư vào việc trang bị kiến thức và kỹ năng cho nhân viên về nghiên cứu và nhận diện rủi ro, cung cấp thông tin cập nhật về chính sách và thị trường, cũng như khuyến khích tham gia các hội thảo về quản trị rủi ro trong lĩnh vực giao nhận và vận chuyển quốc tế.
Công ty cần tuyển dụng và đào tạo các chuyên gia quản trị rủi ro để nghiên cứu và dự đoán rủi ro một cách hiệu quả Những chuyên gia này sẽ phân tích chi tiết các rủi ro và phát triển kế hoạch ngăn ngừa kịp thời Đồng thời, công ty cần duy trì quỹ tài trợ rủi ro để phòng ngừa các rủi ro tiềm ẩn, xác định kế hoạch và mục tiêu sử dụng quỹ hợp lý nhằm tối ưu hóa tài chính và nguồn lực.
4.2.2 Hoàn thiện các quy trình và nghiệp vụ phân tích, đo lường rủi ro
− Tăng cường hoạt động tiếp nhận và kiểm tra hàng hóa xuất khẩu
Một trong những rủi ro phổ biến trong quy trình vận chuyển hàng xuất khẩu bằng đường hàng không là lỗi hàng hóa, hư hỏng, hoặc mất mát Do đó, việc nâng cao quy trình kiểm tra về số lượng, mẫu mã, và chất lượng hàng hóa xuất khẩu là rất cần thiết.
Việc thuê các chuyên gia hoặc tổ chức đánh giá đáng tin cậy là cần thiết để đảm bảo kiểm tra và đánh giá hàng hóa chính xác Sự thống nhất trong tổ chức đánh giá và thông báo kết quả cho người xuất khẩu giúp tránh mâu thuẫn giữa các bên Ngoài ra, việc lên kế hoạch cụ thể về thời gian, địa điểm và phương pháp kiểm tra hàng hóa là rất quan trọng, nhằm đảm bảo quá trình này diễn ra nhanh chóng và hiệu quả.
Đầu tư vào đào tạo đội ngũ nhân viên kiểm tra hàng hóa tại cảng là yếu tố quan trọng Nhân viên cần có kiến thức sâu về nghiệp vụ, kinh nghiệm thực tế và kỹ năng nhận diện rủi ro liên quan đến hàng hóa Tập trung vào việc thuê nhân viên có kinh nghiệm trong quản lý rủi ro, thành thạo tiếng Anh và tiếng Trung, để đảm bảo xử lý kịp thời các sự cố trong quá trình vận chuyển.
Công ty cần xem xét kỹ lưỡng việc phân công nhân sự để quản lý rủi ro và tránh trùng lặp công việc, nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động kinh doanh Để xây dựng và triển khai kế hoạch quản lý rủi ro một cách hợp lý, hãy thúc đẩy sự hợp tác chặt chẽ giữa các cấp quản lý, từ giám đốc đến nhân viên.
− Thực hiện kiểm tra và giám sát quá trình giao nhận và vận chuyển hàng hóa xuất khẩu
Trong quá trình vận chuyển hàng hóa xuất khẩu bằng đường hàng không, việc giám sát cẩn thận là rất quan trọng để phòng ngừa rủi ro Các bộ phận liên quan cần thường xuyên trao đổi thông tin để đảm bảo giao nhận hàng hóa diễn ra suôn sẻ và hiệu quả.
Kiểm tra chứng từ là một bước quan trọng và cần thực hiện cẩn thận Các thông tin trong tài liệu phải được kiểm tra kỹ lưỡng để đảm bảo tính khớp nhau và tuân thủ hợp đồng đã ký Hiện nay, thủ tục hải quan vẫn phức tạp với nhiều tài liệu cần xử lý, vì vậy nhân viên cần có kế hoạch hợp lý để tiết kiệm thời gian chờ đợi.
Trong quá trình nhận hàng, thời gian rất quan trọng vì các kho hàng của hãng hàng không chỉ cho phép lưu trữ trong thời gian giới hạn, nếu vượt quá sẽ phát sinh chi phí Nhân viên cần có kiến thức chuyên môn và thực hiện các thao tác nhanh chóng, chính xác để tránh trục trặc làm chậm tiến độ giao hàng Hơn nữa, công việc giao nhận hàng hóa cần được cập nhật thông tin liên tục để phát hiện kịp thời rủi ro và sai sót, từ đó có biện pháp xử lý thích hợp.
4.2.3 Hoàn thiện quá trình kiểm soát rủi ro
Các biện pháp hoàn thiện quản lý rủi ro trong quy trình vận chuyển hàng xuất khẩu qua đường hàng không là chiến lược quan trọng, quyết định sự tồn tại của doanh nghiệp Quy trình kiểm soát rủi ro hiệu quả cần được thiết lập để đảm bảo an toàn và hiệu quả trong hoạt động xuất khẩu.
− Thiết lập một chiến lược hoạt động kinh doanh tốt
Một chiến lược rõ ràng là nền tảng quan trọng cho quản lý rủi ro Chiến lược của Ken tập trung vào việc tăng thị phần và lợi nhuận trong thị trường truyền thống, mở rộng ra các thị trường mới, nâng cao chất lượng dịch vụ, củng cố uy tín và xây dựng thương hiệu mạnh.
Sau khi xác định mục tiêu chiến lược, công ty cần chia sẻ thông tin về kế hoạch xuất khẩu và thực hiện phân tích tổng quan môi trường xuất khẩu, bao gồm các yếu tố rủi ro trong quá trình giao hàng Thông tin này cần được truyền đạt đến tất cả các bộ phận và nhân viên để họ hiểu rõ hướng đi và mục tiêu của công ty, từ đó có thể tham gia tích cực vào hoạt động xuất khẩu.
− Thực hiện và quản lý một cách hiệu quả các hoạt động liên quan đến quy trình giao hàng xuất khẩu:
Việc phân tách bộ phận quản lý rủi ro và bộ phận kinh doanh giúp người quản lý có thời gian xem xét kỹ lưỡng các phương án Điều này tạo điều kiện cho việc đưa ra các đề xuất phù hợp nhất trong phạm vi quyền hạn được giao.
Một số khuyến nghị
4.3.1 Kiến nghị với tổng cục hải quan
Điều chỉnh và cải thiện hệ thống quản lý thông quan hàng xuất nhập khẩu từ góc độ quản lý rủi ro là cần thiết để thúc đẩy sự minh bạch trong hoạt động của các doanh nghiệp.
Xây dựng một chiến lược quản lý rủi ro rõ ràng và chi tiết là rất cần thiết Điều này bao gồm việc lập kế hoạch cụ thể và thành lập một bộ máy chuyên trách để quản lý rủi ro ở các cấp độ khác nhau trong tổ chức.
Để cấp thẻ ưu tiên trong thủ tục hải quan, cần nhanh chóng hoàn thiện và đồng bộ hóa cơ sở dữ liệu nhằm đảm bảo tiêu chí lựa chọn doanh nghiệp được thực hiện đầy đủ Việc này sẽ giúp doanh nghiệp hoạt động nhanh chóng hơn và nâng cao hiệu quả dịch vụ cho khách hàng.
4.3.2 Kiến nghị với cơ quan Nhà nước Đầu tiên , cần tạo môi trường kinh doanh thuận lợi để giảm thiểu rủi ro trong hoạt động kinh doanh của các doanh nghiệp Điều này có thể được thực hiện thông qua các biện pháp cụ thể sau:
Để nâng cao chất lượng văn bản pháp luật, Chính phủ cần hoàn thiện hệ thống thể chế và thu hút sự tham gia của doanh nhân, hội doanh nghiệp, và nhà nghiên cứu pháp luật Việc này sẽ đảm bảo tư duy đổi mới, phù hợp với thực tiễn và khả thi trong việc xây dựng và điều chỉnh các luật như Luật Doanh nghiệp, Luật Đầu tư, và Luật Sở hữu trí tuệ.
Chính phủ cần thực hiện việc rà soát toàn bộ các văn bản liên quan đến hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp, nhằm xác định và sửa đổi hoặc hủy bỏ những văn bản không còn phù hợp hoặc không còn hiệu lực.
Chính phủ cần tăng cường cải cách hành chính và thực hiện nghiêm túc nhiệm vụ công vụ, đặc biệt chú trọng đến việc ngăn chặn tham nhũng trong các cơ quan liên quan trực tiếp đến doanh nghiệp như thuế, hải quan và cảnh sát kinh tế Việc điều hành và giám sát chặt chẽ là cần thiết để đảm bảo các văn bản pháp luật được thực thi đúng đắn.
Chính phủ nên khuyến khích việc thành lập trường học và trung tâm đào tạo quản trị doanh nghiệp bởi các tập đoàn và công ty lớn Việc này không chỉ giúp đào tạo những nhà quản trị doanh nghiệp phù hợp với yêu cầu phát triển và hội nhập, mà còn nâng cao chất lượng quản lý trong các doanh nghiệp, từ đó thúc đẩy sự phát triển bền vững của nền kinh tế.
Thứ hai, để hỗ trợ cho doanh nghiệp, cần tăng cường công tác xúc tiến thương mại và thực hiện các chính sách hỗ trợ về vốn như sau:
Chính phủ cần tích cực tham gia và ký kết các hiệp định thương mại, bao gồm thỏa thuận song phương và đa phương với các đối tác quốc tế Điều này sẽ tạo ra hành lang pháp lý thuận lợi cho hoạt động xuất khẩu của doanh nghiệp, bao gồm các điều khoản về giảm thuế nhập khẩu, bảo vệ quyền sở hữu trí tuệ và thúc đẩy thương mại.
Chính phủ cần triển khai các chính sách hỗ trợ vốn cho doanh nghiệp tham gia hoạt động xuất khẩu, bao gồm việc cung cấp vốn ưu đãi và hỗ trợ tài chính để mở rộng quy mô xuất khẩu Đồng thời, cần cung cấp thông tin về các nguồn tài trợ có sẵn nhằm tạo điều kiện thuận lợi cho doanh nghiệp trong việc phát triển hoạt động xuất khẩu.
Chính phủ cần nỗ lực giảm bớt gánh nặng pháp lý cho doanh nghiệp bằng cách đơn giản hóa quy trình thủ tục, rút ngắn biểu mẫu và giảm thiểu các yêu cầu pháp lý liên quan.
54 quan đến hoạt động XK Điều này giúp giảm rủi ro và tạo điều kiện thuận lợi cho doanh nghiệp trong quá trình giao hàng XK
Tăng cường xúc tiến thương mại và cung cấp chính sách hỗ trợ vốn sẽ giúp doanh nghiệp giảm thiểu rủi ro trong xuất khẩu, đồng thời tạo điều kiện thuận lợi hơn cho họ trong thị trường quốc tế.
Thứ ba, cần tăng cường các hoạt động hỗ trợ liên quan đến công nghệ, thông tin và tư vấn pháp lý cho doanh nghiệp
Cung cấp miễn phí văn bản pháp luật mới về xuất nhập khẩu (XNK) là điều cần thiết Hiện tại, các trang web như [LuatVietnam.vn](https://luatvietnam.vn/) đã có sẵn, nhưng cần nâng cấp hệ thống để cung cấp thông tin một cách có hệ thống và phát triển công cụ tìm kiếm mạnh mẽ hơn.
Các cơ quan xúc tiến thương mại cần cập nhật kịp thời thông tin về thị trường và ngành hàng để chia sẻ với doanh nghiệp Để tối ưu hóa vai trò của các cơ quan đại diện ở nước ngoài, Chính phủ cần hỗ trợ kinh phí cho họ hoạt động như tham vấn viên, cung cấp thông tin và cảnh báo rủi ro trên thị trường quốc tế Nguồn kinh phí này có thể được huy động từ các doanh nghiệp xuất nhập khẩu nếu cần thiết.
Cần thiết lập các trung tâm nghiên cứu công nghệ chuyên biệt nhằm lựa chọn, phát triển và chuyển giao công nghệ phù hợp cho doanh nghiệp Đặc biệt, cần tập trung vào công nghệ mới để giám sát, phân tích và cảnh báo rủi ro, thông qua việc đo lường và nhận diện các chỉ số rủi ro một cách hiệu quả.