TÍNH CẤP THIẾT CỦA ĐỀ TÀI
Thông tin logistics đóng vai trò quan trọng đối với các nhà quản trị doanh nghiệp, giúp họ theo dõi tình hình dự trữ hàng hóa, tốc độ tiêu thụ và khả năng vận chuyển một cách liên tục Những thông tin này cho phép nhà quản trị nắm bắt sự biến động về nhu cầu, thị trường và nguồn cung ứng, từ đó chủ động lập kế hoạch mua hàng, giao hàng và dự trữ Bên trong doanh nghiệp, dòng chảy thông tin logistics kết nối hoạt động của các bộ phận chức năng, giúp người phụ trách công việc có sự chủ động trong sắp xếp công việc và nâng cao độ chính xác trong các tác vụ như xử lý đơn đặt hàng, giao hàng và hoàn thiện các thủ tục giấy tờ liên quan.
Trong bối cảnh khoa học công nghệ phát triển mạnh mẽ, công nghệ xử lý tính toán tốc độ cao đã thúc đẩy sự bùng nổ của công nghệ thông tin, chuyển đổi quy trình xử lý thông tin của doanh nghiệp từ thủ công sang tự động hóa Thông tin logistics cũng không nằm ngoài xu hướng này, với việc các chủ thể trong lĩnh vực logistics quản lý hoạt động thông qua việc trao đổi dữ liệu và xử lý trên không gian số, tạo thành hệ thống thông tin logistics Để đảm bảo sự phối hợp nhịp nhàng giữa hoạt động logistics thực tế và hệ thống thông tin quản lý, doanh nghiệp cần hiểu rõ thực tiễn hoạt động logistics và cấu trúc hạ tầng hệ thống thông tin hiện có, từ đó xây dựng quy trình vận hành hiệu quả cho hệ thống thông tin logistics.
Mặc dù các dịch vụ công nghệ logistics tại Việt Nam đang phát triển, nhưng việc đầu tư vào hệ thống thông tin logistics vẫn còn hạn chế do các doanh nghiệp chưa nhận thức đầy đủ về tầm quan trọng của việc tổ chức thông tin Các nghiên cứu về hệ thống thông tin logistics tại doanh nghiệp vẫn còn ít, chủ yếu tập trung vào xu hướng công nghệ, trong khi cần có những phân tích cụ thể về cấu trúc hạ tầng, thực trạng tổ chức logistics và quy trình vận hành của hệ thống thông tin logistics trong các doanh nghiệp thực tế.
VCM Holdings là doanh nghiệp thương mại chuyên cung cấp máy móc công trình và thiết bị xây dựng Hiện tại, công ty đang triển khai hệ thống thông tin logistics để hỗ trợ hoạt động kinh doanh Tuy nhiên, hệ thống này vẫn còn nhiều thiếu sót, với quy trình xử lý và phân phối thông tin chưa hiệu quả, gây khó khăn cho nhân viên và ảnh hưởng đến lợi thế cạnh tranh lâu dài của doanh nghiệp.
Doanh nghiệp cần thực hiện đánh giá toàn diện về hệ thống thông tin logistics để đưa ra các giải pháp cải tiến cho quy trình vận hành Từ đó, đề tài "Hoàn thiện hệ thống thông tin Logistics tại Công ty Cổ Phần Tập Đoàn VCM HOLDINGS" được hình thành.
TỔNG QUAN NGHIÊN CỨU ĐỀ TÀI
Hiện nay, mặc dù có nhiều nghiên cứu về logistics, nhưng các nghiên cứu chuyên sâu về hệ thống thông tin logistics vẫn còn hạn chế Hầu hết các nghiên cứu này chủ yếu đến từ nước ngoài, nhấn mạnh các lợi ích như giảm chi phí, cải thiện dịch vụ khách hàng và tăng cường năng lực cạnh tranh cho doanh nghiệp khi áp dụng hệ thống thông tin logistics.
Nhiều nghiên cứu quốc tế đã tập trung vào các doanh nghiệp sản xuất và phân phối lớn, với đa dạng yếu tố đầu vào và đầu ra, khối lượng hàng hóa lớn cùng hệ thống thông tin phức tạp, phản ánh chính xác xu hướng kinh doanh đặc trưng của quốc gia nghiên cứu.
Shivani Dubey và Dr Sunayana Jain (2014) đã nghiên cứu vai trò của thông tin chính xác và đúng đối tượng trong việc nâng cao hiệu quả hoạt động kinh doanh thông qua hệ thống thông tin logistics và điện toán đám mây Nghiên cứu này làm rõ các yếu tố cấu thành của hệ thống thông tin logistics, đồng thời giải thích chi tiết về điện toán đám mây và tầm quan trọng của chúng đối với hiệu quả kinh doanh.
Peter Edwards và cộng sự (2001) đã phát triển một khung lý thuyết nhằm đánh giá hiệu quả của hệ thống thông tin trong việc hỗ trợ hoạt động của chuỗi cung ứng toàn cầu, nhấn mạnh vai trò quan trọng của công nghệ trong việc đồng bộ hóa thông tin Nghiên cứu chỉ ra rằng việc cải thiện hệ thống thông tin không chỉ nâng cao hiệu quả dịch vụ khách hàng và giảm chi phí, mà còn chỉ ra các vấn đề còn tồn tại cần được khắc phục để tối ưu hóa hoạt động chuỗi cung ứng.
Maria Giuffrida và cộng sự (2014) đã nghiên cứu để hỗ trợ quyết định lựa chọn phương thức logistics trong kinh doanh thương mại điện tử xuyên biên giới tại Trung Quốc Nghiên cứu chỉ ra các chi phí khó nắm bắt trong môi trường kinh doanh này và đề xuất giải pháp logistics bền vững nhằm tối ưu hóa hoạt động kinh doanh tại thị trường nước ngoài, đặc biệt là Trung Quốc.
➢ Nghiên cứu tại Việt Nam
Tại Việt Nam, nghiên cứu về hệ thống thông tin logistics tập trung vào việc ứng dụng công nghệ như Blockchain và AI trong quản lý logistics, đặc biệt trong bối cảnh chuyển đổi số mạnh mẽ Việc khám phá tiềm năng công nghệ sẽ giúp nâng cao hiệu quả và tiết kiệm chi phí trong thực tiễn Đinh Thu Hương (2018) đã chỉ ra cơ hội và thách thức mà doanh nghiệp logistics Việt Nam đối mặt khi áp dụng công nghệ thông tin, nhấn mạnh tầm quan trọng của hệ thống thông tin logistics đối với hiệu quả chi phí và kinh doanh, đồng thời đề xuất các giải pháp ứng dụng CNTT trong lĩnh vực này.
Trịnh Minh Hoàn (2017) đã phân tích lợi ích của việc áp dụng công nghệ trong quản lý logistics, cho thấy rằng công nghệ giám sát tàu, hệ thống thông tin quản lý kho và quản lý giao nhận đều góp phần nâng cao hiệu quả trong xếp dỡ, vận chuyển và lưu trữ hàng hóa Việc ứng dụng CNTT không chỉ giúp giảm chi phí logistics mà còn thúc đẩy sự phát triển kinh tế Tuy nhiên, tác giả cũng chỉ ra rằng việc áp dụng công nghệ gặp nhiều khó khăn do thiếu nhà cung cấp giải pháp chuyên nghiệp, thiếu vốn và nhân lực trình độ cao Do đó, cần có chính sách đầu tư từ các Bộ ngành và chính phủ, đồng thời tăng cường hợp tác quốc tế trong nghiên cứu và chuyển giao công nghệ phù hợp với tình hình logistics tại Việt Nam.
Các nghiên cứu trước đây chủ yếu tập trung vào cơ hội, lợi ích và chi phí phát triển hệ thống thông tin logistics trong nền kinh tế hoặc từng ngành, mà chưa đánh giá áp dụng thực tế tại doanh nghiệp Nghiên cứu hệ thống thông tin logistics tại VCM Holdings sẽ làm rõ những khó khăn trong tổ chức thông tin, ảnh hưởng đến hiệu quả hoạt động logistics Với tính mới lạ của đề tài, khóa luận này nhằm hoàn thiện lý luận và quy trình tổ chức thông tin logistics tại doanh nghiệp cụ thể.
MỤC TIÊU VÀ NHIỆM VỤ NGHIÊN CỨU
- Hệ thống hóa cơ sở lý luận về hệ thống thông tin logistics tại doanh nghiệp
- Tìm hiểu thực trạng tổ chức hệ thống thông tin logistics tại công ty VCM Holdings
- Đề xuất giải pháp hoàn thiện hệ thống thông tin logistics tại công ty đến năm 2025
PHƯƠNG PHÁP NGHIÊN CỨU
Phương pháp thu thập và phân tích dữ liệu thứ cấp
Việc thu thập và phân tích dữ liệu thứ cấp là quy trình tổng hợp và xử lý các số liệu từ các phòng ban trong doanh nghiệp Nguồn dữ liệu này cung cấp thông tin nền tảng về hoạt động kinh doanh và tình hình hệ thống thông tin logistics, giúp tác giả có cái nhìn tổng quát về tình hình hoạt động chung của doanh nghiệp.
Phương pháp xử lý dữ liệu: tổng hợp, đánh giá dữ liệu
Phương pháp thu thập và phân tích dữ liệu sơ cấp
a) Phương pháp phỏng vấn chuyên gia
Trong bài phỏng vấn này, chúng tôi sẽ khám phá quy trình tổ chức kinh doanh của một đơn hàng tại doanh nghiệp, tập trung vào dòng vận động vật chất và thông tin sản phẩm từ nhà cung cấp đến tay khách hàng Chúng tôi cũng sẽ thảo luận về cách thức quản lý thông tin giao dịch, thông tin hàng hóa và thông tin vận chuyển nhằm tối ưu hóa hiệu quả hoạt động kinh doanh.
Đối tượng phỏng vấn bao gồm nhân viên quản lý kinh doanh, ban lãnh đạo và những nhân sự trực tiếp sử dụng thông tin hàng hóa để thực hiện giao dịch.
- Thời gian phỏng vấn; diễn ra trong 2 tuần (từ ngày 25-8-2023 đến ngày 30-9-2023) b) Phương pháp khảo sát bằng bảng hỏi
Đối tượng khảo sát bao gồm nhân viên công ty, quản lý và ban lãnh đạo, những người tham gia trực tiếp vào quá trình kinh doanh và có ảnh hưởng lớn đến dòng vận động của hàng hóa.
- Nội dung phiếu khảo sát các nhân tố ảnh hưởng đến hiệu quả hoạt động của hệ thống thông tin logistics tại doanh nghiệp
- Xác định mẫu khảo sát: do số lượng nhân sự có hạn và khả năng tiếp cận của sinh viên, mẫu khảo sát đạt kích thước mẫu là 33
- Xử lý kết quả khảo sát: xử lý bằng phần mềm Excel
KẾT CẤU KHÓA LUẬN
Ngoài Phần mở đầu, Lời cảm ơn, Mục lục, Danh mục bảng hình, khóa luận được kết cấu thành ba chương:
Chương 1 trình bày những vấn đề lý luận cơ bản liên quan đến hệ thống thông tin logistics tại Công ty Cổ phần Tập đoàn VCM Holdings Phần 1.1 khái quát về hệ thống thông tin logistics, nhấn mạnh tầm quan trọng của nó trong việc tối ưu hóa quy trình quản lý chuỗi cung ứng và nâng cao hiệu quả hoạt động của doanh nghiệp Hệ thống này không chỉ hỗ trợ việc thu thập, xử lý và phân tích dữ liệu mà còn giúp cải thiện khả năng ra quyết định và đáp ứng nhanh chóng với nhu cầu thị trường.
Chương 2: Thực trạng hoạt động tổ chức thông tin logistics tại công ty Cổ phần Tập đoàn VCM Holdings
Chương 3: Giải pháp hoàn thiện hệ thống thông tin logistics tại Công ty Cổ phần Tập đoàn VCM Holdings
MỘT SỐ VẤN ĐỀ LÝ LUẬN CƠ BẢN VỀ HỆ THỐNG THÔNG TIN
Khái quát hệ thống thông tin logistics
1.1.1 Khái quát về logistics, vai trò và chức năng của logistics trong doanh nghiệp
Logistics là các hoạt động liên quan đến việc vận chuyển hàng hóa nhằm đáp ứng nhu cầu của con người và tổ chức trong xã hội Đối với doanh nghiệp, logistics giúp tối ưu hóa quy trình sản xuất và phân phối sản phẩm thông qua các phương pháp quản lý, từ đó nâng cao hiệu quả và khả năng cạnh tranh Cụ thể, doanh nghiệp nào tổ chức hoạt động logistics tốt hơn sẽ có lợi thế cạnh tranh nhờ tiết kiệm chi phí tổng thể, đồng thời vẫn đảm bảo hoặc cải thiện chất lượng dịch vụ khách hàng.
Theo Hội đồng Chuyên gia Quản lý Chuỗi Cung ứng (CSCMP), quản trị logistics hiện nay được coi là một phần thiết yếu của quản trị chuỗi cung ứng, đóng vai trò quan trọng trong việc lên kế hoạch, thực hiện và kiểm soát hoạt động luân chuyển và lưu trữ hàng hóa, dịch vụ và thông tin giữa điểm nguồn và điểm tiêu thụ Quan điểm này đã thay đổi nhận thức của các doanh nghiệp về logistics, từ một chức năng hỗ trợ trở thành yếu tố quyết định trong hoạt động kinh doanh, và đây cũng là quan điểm được áp dụng trong khóa luận.
Với cái nhìn mới, vai trò của logistics được đánh giá cao trong mọi hoạt động của doanh nghiệp, giúp tiết kiệm chi phí và nâng cao tính chuyên nghiệp Quản lý logistics hiệu quả kết nối doanh nghiệp với khách hàng, đảm bảo hàng hóa và dịch vụ được vận chuyển đúng thời gian và chi phí hợp lý Đồng thời, logistics cũng hỗ trợ doanh nghiệp trong việc ra quyết định sản xuất và kinh doanh thông qua việc tổ chức hiệu quả các khâu chuẩn bị nguyên vật liệu, sản xuất và phân phối đến tay người tiêu dùng.
Quản trị logistics trong doanh nghiệp được thể hiện qua các hoạt động chức năng như dịch vụ khách hàng, hệ thống thông tin, quản trị dự trữ, quản trị vận tải, quản trị cung ứng và mua hàng Để kiểm soát tốt các hoạt động logistics, nhà quản lý cần chú ý đến ba dòng vận động chính: vật chất, thông tin và tài chính Việc quản trị logistics hiệu quả không chỉ yêu cầu xử lý nhiều khía cạnh khác nhau mà còn mang lại lợi ích trực tiếp cho hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp.
1.1.2 Khái quát về hệ thống thông tin logistics a) Khái quát về hệ thống và hệ thống thông tin Đầu tiên, khái niệm về hệ thống được Hàn Viết Thuận (2008) khái quát là một tập hợp có tổ chức gồm nhiều phẩn sử có mối quan hệ tương tác, ràng buộc lẫn nhau, cùng phối hợp hoạt động để đạt được mục tiêu chung Các phần tử trong một hệ thống có thể là vật chất hoặc phi vật chất như con người, máy móc, thông tin, dữ liệu, phương pháp xử lý, quy tắc hoạt động… Hệ thống phân biệt với những tập hợp khác bằng mục tiêu chung mà các phần tử cấu tạo nên nó cùng hướng tới, mục tiêu của hệ thống cũng chi phối những đặc điểm hoạt động của hệ thống bất kể đó là hệ thống tự nhiên hay hệ thống do con người tạo ra như hệ thống xã hội, hệ thống trong một doanh nghiệp nhằm đáp ứng nhu cầu sống của mình Cũng từ nhu cầu cải thiện cuộc sống, con người đã tập hợp các dữ liệu để xử lý thành các dạng thông tin có thể mang lại những lợi ích cụ thể Ngày nay trong thời đại số hóa, lượng thông tin được tạo ra lên tới mức khổng lồ và cần được tổ chức lại một cách bài bản để việc khai thác hiệu quả hơn, từ đó hệ thống thông tin ra đời Sự phát triển của hệ thống thông tin ngày càng được thúc đẩy bởi sự xuất hiện của nền kinh tế toàn cầu, nhu cầu trao đổi thông tin liên tục ngày càng cao cũng như xu hướng chuyển dịch nền kinh tế công nghiệp sang nền kinh tế dịch vụ Trong giới hạn khóa luận về nghiên cứu doanh nghiệp, hệ thống thông tin được hiểu là một tập hợp phần cứng, phần mềm, cơ sở dữ liệu, mạng viễn thông, con người và các quy trình thủ tục khác nhau nhằm thu thập, xử lý, lưu trữ và truyền phát thông tin trong một tổ chức hay một doanh nghiệp - theo Đoàn Gia Mạnh (2017)
Hệ thống thông tin phức tạp đóng vai trò quan trọng trong việc hỗ trợ ra quyết định liên quan đến sản xuất và kinh doanh Mối quan hệ giữa doanh nghiệp và môi trường bên ngoài là một mối quan hệ hữu cơ, tương tác qua lại Doanh nghiệp cần phản hồi các tác động từ môi trường vi mô và vĩ mô để thích nghi với những thay đổi, đồng thời thực hiện các hoạt động kinh tế nhằm tìm kiếm lợi nhuận Trong quá trình này, thông tin là yếu tố then chốt giúp doanh nghiệp đánh giá tình hình và đưa ra quyết định chính xác Hệ thống thông tin logistics cũng góp phần quan trọng trong việc tối ưu hóa quy trình và nâng cao hiệu quả kinh doanh.
Hệ thống thông tin logistics nên được hiểu trong bối cảnh rộng hơn của hệ thống và hệ thống thông tin doanh nghiệp Mục tiêu chính của hệ thống thông tin logistics là hỗ trợ cho các hoạt động chức năng cụ thể trong một tổ chức lớn.
Logistics đóng vai trò quan trọng trong doanh nghiệp, với dòng vận động thông tin logistics thường phức tạp và được chia nhỏ để thực hiện các tác vụ cụ thể Do đó, cần có một hệ thống thông tin được tổ chức bài bản nhằm kiểm soát hiệu quả thông tin logistics trong doanh nghiệp.
Hệ thống thông tin logistics, theo An Thị Thanh Nhàn (2018), là một cấu trúc bao gồm con người, phương tiện và quy trình nhằm thu thập, phân tích, định lượng và truyền tải dữ liệu một cách hợp lý Mục tiêu của hệ thống này là nâng cao hiệu quả hoạt động logistics trong doanh nghiệp.
Hệ thống thông tin logistics kết nối các hoạt động logistics giữa các bộ phận trong doanh nghiệp, nhà cung ứng và khách hàng, hỗ trợ quyết định từ cấp tác nghiệp đến cấp chiến lược Ở cấp tác nghiệp, hệ thống cung cấp thông tin cần thiết cho việc quản lý kho, vận tải, mua sắm và dự trữ hàng hóa Tại cấp quản lý, hệ thống phân tích và hỗ trợ ra quyết định bằng cách cung cấp thông tin tổng hợp, dự báo thị trường và nguồn cung ứng, giúp nhà quản lý quy hoạch mạng lưới logistics và lựa chọn nguồn hàng ổn định Ở cấp chiến lược, hệ thống kết hợp với các hệ thống thông tin khác để đánh giá cơ hội và thách thức trong môi trường kinh doanh, từ đó chuẩn bị nguồn lực khai thác tiềm năng thị trường.
Do tính chất phức tạp của hoạt động logistics, nhiều hệ thống thông tin được thiết kế riêng cho từng chức năng cụ thể Hệ thống quản lý kho hàng (WMS) giúp cập nhật tình trạng hàng hóa và cung cấp báo cáo kho Hệ thống quản lý giao nhận (FMS) tự động hóa quy trình tạo vận đơn, phát hành công nợ và lệnh giao hàng Trong khi đó, hệ thống quản lý vận tải (TMS) cho phép theo dõi đơn hàng theo thời gian thực, nâng cao hiệu quả quản lý logistics.
Hệ thống thông tin logistics trong doanh nghiệp
1.2.1 Cấu trúc hạ tầng hệ thống thông tin logistics
Hình 1.1 Cấu trúc hạ tầng hệ thống thông tin logistics trong doanh nghiệp
(Nguồn: Lục Thị Thu Hường, 2009)
Hạ tầng công nghệ thông tin trong logistics doanh nghiệp bao gồm bốn thành phần chính: phần cứng, phần mềm, cơ sở dữ liệu và mạng truyền thông Những thành phần này phối hợp với nhau để tạo thành cấu trúc xử lý dữ liệu và lưu trữ thông tin hiệu quả trong hệ thống.
Thiết bị phần cứng bao gồm máy tính lớn, máy tính mini, máy vi tính và các thiết bị ngoại biên như thiết bị đầu vào, đầu ra và lưu trữ dữ liệu Chúng đóng vai trò quan trọng trong việc xử lý dữ liệu và cho phép con người tương tác với hệ thống điện tử Để đáp ứng yêu cầu của hệ thống, các thiết bị phần cứng cần có hiệu năng đủ mạnh.
Phần mềm là các chương trình quản lý nguồn lực của hệ thống máy tính, giúp người dùng khai thác tối đa khả năng của máy tính Có hai nhóm phần mềm chính: phần mềm hệ thống như DOS, Windows, Linux, Unix, Mac và phần mềm ứng dụng như quản lý kho hàng, quản lý tồn kho, quản lý nguồn lực doanh nghiệp, quản lý CCU.
Cơ sở dữ liệu là tập hợp thông tin được tổ chức theo cấu trúc nhất định, phục vụ cho hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp Trong hệ thống thông tin logistics, việc có dữ liệu liên quan trực tiếp đến hoạt động logistics là cần thiết, nhưng cũng cần bổ sung các trường dữ liệu khác để hỗ trợ quá trình vận hành hiệu quả của hệ thống.
Mạng truyền thông là tập hợp các máy tính kết nối với nhau để trao đổi dữ liệu, có thể chỉ trong nội bộ doanh nghiệp hoặc mở rộng ra với đối tác và internet Để hệ thống thông tin logistics hoạt động hiệu quả, cần đảm bảo mạng truyền thông ổn định do yêu cầu thu thập và phân phối thông tin đa dạng Con người là yếu tố quan trọng nhất trong quá trình này, tham gia vào quản lý, lập trình, sử dụng, nâng cấp và bảo trì hệ thống Người sử dụng bao gồm cả nhân viên nội bộ và bên ngoài tổ chức, tất cả đều góp phần vào hiệu quả của hệ thống.
1.2.2 Loại hình tổ chức thông tin logistics
Theo Ronald H Ballou, hệ thống thông tin logistics trong doanh nghiệp được phân loại thành ba dạng cấu trúc chính: không chính thức, bán chính thức và chính thức Lựa chọn loại hình tổ chức hệ thống thông tin logistics phụ thuộc vào tình hình hoạt động logistics, yêu cầu phát triển và mức độ quan trọng của hệ thống này đối với doanh nghiệp Đối với các doanh nghiệp lớn với hoạt động logistics phức tạp, việc đầu tư vào hệ thống thông tin logistics là cần thiết để đáp ứng nhu cầu và tối ưu hóa hiệu quả hoạt động.
Trong nhiều doanh nghiệp, hệ thống thông tin logistics thường không được tách biệt với các hệ thống thông tin chức năng khác, dẫn đến việc thiếu nguồn lực cho phần cứng và phần mềm ứng dụng cần thiết Không có đội ngũ phụ trách riêng cho logistics, trách nhiệm xử lý thông tin logistics thường bị phân tán giữa các cá nhân và phòng ban Do đó, việc phối hợp chặt chẽ giữa các bên liên quan là cần thiết để duy trì và vận hành hiệu quả hệ thống thông tin logistics.
Hệ thống thông tin logistics bán cấu trúc đang ngày càng được doanh nghiệp chú trọng, mặc dù chưa hình thành bộ phận riêng biệt cho logistics Điều này dẫn đến việc tổ chức các khâu chức năng của logistics một cách tách rời, tạo ra tính độc lập tương đối với các hệ thống thông tin khác Hiện tại, hệ thống này đã phát triển các quy trình xử lý nghiệp vụ riêng biệt và cung cấp thông tin đầu ra đặc thù cho hoạt động logistics.
Hệ thống thông tin logistics được tổ chức bài bản bao gồm con người, quy trình và cơ sở hạ tầng, phục vụ cho hoạt động logistics chuyên nghiệp trong doanh nghiệp Hệ thống này có thể sử dụng phần mềm quản lý logistics riêng hoặc tích hợp vào hệ thống thông tin toàn doanh nghiệp, kết nối với các hệ thống chức năng khác như tài chính và marketing Việc này cho phép xử lý thông tin lớn, từ các tác nghiệp đến hoạch định chiến lược, giúp giảm thiểu rủi ro sai lệch và chậm trễ do cơ cấu phân tán Tuy nhiên, chi phí đầu tư ban đầu cho việc xây dựng hệ thống thông tin logistics và thay đổi quy trình hoạt động là không nhỏ.
1.2.3 Quy trình vận hành hệ thống thông tin logistics
Hình 1.2 Sơ đồ khái quát hệ thống thông tin logistics
Hệ thống thông tin là một hệ thống mở trong môi trường kinh doanh, tương tác với môi trường thông qua quá trình thu thập, xử lý và cung cấp thông tin giá trị cho doanh nghiệp Đầu vào của hệ thống bao gồm việc thu thập dữ liệu khách quan từ nhiều nguồn như thông tin khách hàng, nguồn hàng, báo cáo nội bộ và phương tiện truyền thông Dữ liệu này được thu thập qua hai kênh truyền tin: kênh nội bộ và kênh kết nối với môi trường bên ngoài, nhằm phục vụ cho hoạt động của toàn bộ hệ thống thông tin logistics.
Quản trị cơ sở dữ liệu là quá trình xử lý và lưu trữ dữ liệu thành thông tin hữu ích cho quyết định logistics Thông tin thô được tổ chức và phân loại theo các tiêu chuẩn nhất định để trực quan hóa, giúp người nhận hiểu rõ thông điệp sau khi xử lý Quy trình này gia tăng giá trị của dữ liệu trong chuỗi cung ứng Đầu ra của hệ thống thông tin logistics cung cấp thông tin đã qua xử lý đến người dùng, hỗ trợ ra quyết định logistics thông qua các báo cáo và thông tin cần thiết cho nhân viên và khách hàng Những quyết định này ảnh hưởng đến môi trường kinh doanh, tạo ra phản ứng như tỷ lệ giao hàng thành công và sự điều chỉnh từ các bên liên quan, từ đó trở thành thông tin đầu vào cho các quyết định tiếp theo của nhà quản trị logistics.
Các yếu tố ảnh hưởng đến việc ứng dụng và phát triển hệ thống thông tin logistics
Hệ thống thông tin logistics là một hệ thống mở, tương tác chặt chẽ với môi trường bên ngoài và có mối liên kết hữu cơ với các yếu tố vi mô và vĩ mô trong doanh nghiệp Do đó, hệ thống này cũng chịu ảnh hưởng từ những tác động của các yếu tố này Những tác động này được phân loại thành các nhóm khác nhau.
1.3.1 Yếu tố bên ngoài doanh nghiệp a) Yếu tố vĩ mô
Toàn cầu hóa đã mở rộng chuỗi cung ứng của doanh nghiệp ra khắp thế giới, tạo ra mối quan hệ với nhiều chủ thể kinh tế khác Sự đa dạng trong dòng vận động vật chất của hàng hóa ngày càng gia tăng do nhu cầu xuất nhập khẩu phải tuân thủ nhiều quy định và yêu cầu từ các bên liên quan Điều này dẫn đến nhu cầu quản lý logistics ở trình độ cao hơn để đáp ứng hiệu quả các thách thức trong môi trường toàn cầu.
Chuyển đổi số là yếu tố cốt lõi của các công nghệ số, yêu cầu hệ thống thông tin phải thay đổi và phát triển để đáp ứng nhu cầu của thời đại thông tin Trong lĩnh vực logistics, việc áp dụng các công nghệ thông tin ngày càng gia tăng, dần thay thế các phương thức xử lý dữ liệu truyền thống, từ đó necessitating điều chỉnh hệ thống thông tin logistics cho phù hợp.
Phát triển khoa học công nghệ là nền tảng để nâng cao hệ thống thông tin logistics, bao gồm cả phần cứng và phần mềm Sự tiến bộ trong công nghệ đã giúp doanh nghiệp tiếp cận các hệ thống thông tin logistics phức tạp với chi phí hợp lý Phần mềm thông minh, đi kèm với phần cứng mạnh mẽ, cho phép doanh nghiệp khai thác tối đa tiềm năng công nghệ, đồng thời giảm thiểu sự điều chỉnh cần thiết khi áp dụng vào thực tế Một yếu tố vi mô quan trọng khác là việc nâng cấp hệ thống thông tin để cải thiện giao tiếp với các đối tác qua môi trường điện tử, tạo ra sự đồng bộ và nhất quán trong chuỗi cung ứng.
Trong hoạt động logistics, khả năng hiển thị thông tin theo nhu cầu của khách hàng là một chỉ số quan trọng phản ánh sự nhạy bén của hệ thống thông tin logistics Khách hàng cần tìm hiểu về phương pháp vận chuyển, loại hình dự trữ, thời gian giao hàng và vị trí hàng hóa, điều này chỉ có thể được đáp ứng bởi một hệ thống thông tin logistics được đầu tư bài bản Áp lực phát triển hệ thống này xuất phát từ nhu cầu gia tăng dịch vụ khách hàng Đối với các doanh nghiệp, việc dẫn đầu trong tổ chức và quản lý thông tin không chỉ giúp duy trì năng lực cạnh tranh mà còn thu hút khách hàng và nhà đầu tư thông qua việc cải tiến quy trình Do đó, xây dựng hệ thống cơ sở hạ tầng và hệ thống thông tin logistics trở thành một công cụ thiết yếu, đặc biệt trong các doanh nghiệp thương mại điện tử và dịch vụ logistics.
1.3.2 Yếu tố bên trong doanh nghiệp
Vốn là một rào cản lớn trong việc phát triển và đổi mới thông tin logistics, bởi việc nâng cấp cơ sở hạ tầng hệ thống thông tin đòi hỏi chi phí cao cho thiết bị phần cứng và phần mềm Doanh nghiệp cũng cần đầu tư vào đào tạo nhân viên và tổ chức quy trình vận hành mới Trong bối cảnh kinh tế khó khăn, việc cắt giảm nhân sự khiến các quyết định cải thiện hệ thống thông tin, đặc biệt là hệ thống thông tin logistics, trở nên kém hấp dẫn đối với VCM Holdings.
Nhân lực đóng vai trò quan trọng trong việc sử dụng hệ thống thông tin logistics, với mức độ cam kết đổi mới của lãnh đạo và sự hợp tác của nhân viên quyết định sự thành công Theo phỏng vấn chuyên gia, 75% nhà quản lý cho rằng cần đổi mới cách tổ chức thông tin logistics để thúc đẩy hoạt động kinh doanh, trong khi một trưởng nhóm xuất khẩu lại cho rằng quy trình cũ vẫn mang lại doanh thu và lợi nhuận Sự khác biệt trong nhận thức về tiềm năng của hệ thống thông tin ảnh hưởng lớn đến sự phát triển của hệ thống này.
Hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp hướng đến việc tối ưu hóa hệ thống thông tin logistics nhằm đạt kết quả kinh doanh hiệu quả Sản phẩm của doanh nghiệp có khối lượng và giá trị lớn, do đó, khi giao dịch với khách hàng, cần xem xét nhiều yếu tố Tại VCM Holdings, yếu tố thời gian không phải là ưu tiên hàng đầu, mà là sự thuyết phục từ các thông tin giao dịch Để đạt được điều này, cần đảm bảo sự thống nhất giữa thông tin mà khách hàng yêu cầu và thông tin từ nhà cung cấp gửi đến doanh nghiệp.
THỰC TRẠNG HOẠT ĐỘNG TỔ CHỨC THÔNG TIN LOGISTICS TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN TẬP ĐOÀN VCM HOLDINGS
Giới thiệu về công ty Cổ phần Tập đoàn VCM Holdings
2.1.1 Giới thiệu chung về Công ty Cổ Phần Tập Đoàn VCM Holdings
Công ty Cổ phần Tập Đoàn VCM HOLDINGS (VCM HOLDINGS GROUP.,JSC – VCM GROUP., JSC) được thành lập từ trung tâm xúc tiến xuất nhập khẩu thiết bị xây dựng, hoạt động từ năm 2002-2005 tại Hà Nội Trung tâm tập trung vào việc tư vấn và hỗ trợ xúc tiến xuất nhập khẩu trong lĩnh vực xây dựng và giao thông.
Sau hơn 15 năm phát triển, VCM Holdings đã hợp tác với nhiều đối tác lớn và cung cấp máy móc cho nhiều công trình Công ty hướng tới việc trở thành một tập đoàn uy tín trong nước và mở rộng ra thị trường quốc tế, với mục tiêu phát triển thành một tập đoàn đa ngành, bao gồm máy móc và thương mại điện tử, nhằm đảm bảo sự phát triển bền vững trong tương lai.
Một số thông tin chính về doanh nghiệp:
Bảng 2.1 Thông tin cơ bản về Cổ phần Tập đoàn VCM Holdings
2.1.2 Ngành nghề lĩnh vực kinh doanh chính
Công ty VCM Holding chuyên xuất nhập khẩu và kinh doanh thương mại máy móc xây dựng đã qua sử dụng, đây là lĩnh vực trọng tâm và cốt lõi từ khi thành lập Hoạt động này không chỉ tập trung vào sản phẩm mà còn bao gồm chuỗi cung ứng hàng hóa và yếu tố logistics, đảm bảo hiệu quả trong kinh doanh.
Bảng 2.2 Cơ cấu sản phẩm và hoạt động kinh doanh chính của doanh nghiệp
VCM Holdings không chỉ tập trung vào các hoạt động kinh doanh cốt lõi mà còn tham gia vào lĩnh vực truyền thông quảng cáo Tuy nhiên, 85% doanh thu của công ty vẫn đến từ lĩnh vực kinh doanh thương mại, chủ yếu cung cấp dịch vụ liên quan đến máy móc.
Hình 2.1 Cơ cấu tổ chức của Công ty Cổ phần Tập đoàn VCM Holdings
Tổng công ty VCM Holdings hoạt động với ba nhánh công ty độc lập, mỗi nhánh được quản lý bởi các giám đốc kinh doanh dưới sự giám sát của Ban tổng giám đốc, Chủ tịch HĐQT và Đại hội đồng cổ đông Cấu trúc tổ chức theo chiều dọc giúp doanh nghiệp quản lý hiệu quả các hoạt động doanh thu và triển khai các chiến dịch kinh doanh cụ thể Đồng thời, các hoạt động hành chính được tổ chức theo chiều ngang để bao quát tài chính, kế toán và nhân sự, đảm bảo khả năng tiếp cận thông tin quản lý toàn diện Sự kết hợp giữa hai cấu trúc tổ chức dọc và ngang tạo ra sự cân bằng giữa hành chính và kinh doanh, tối ưu hóa hiệu quả hoạt động của công ty.
Vào cuối năm 2023, doanh nghiệp có khoảng 215 nhân viên, nhưng do tình hình cắt giảm nhân sự, hiện tại công ty chỉ duy trì đội ngũ 43 nhân viên Nhân sự này tham gia trực tiếp vào hoạt động logistics của công ty.
Nhóm nhập khẩu gồm 7 nhân viên chịu trách nhiệm nhập khẩu sản phẩm, đóng vai trò quan trọng trong quá trình kinh doanh Họ cũng quản lý kho vận và các chứng từ liên quan, đảm bảo hoạt động diễn ra suôn sẻ và hiệu quả.
Nhóm kinh doanh nội địa gồm 10 nhân viên, có nhiệm vụ tìm kiếm và chăm sóc khách hàng trong nước Họ cũng cung cấp các dịch vụ tư vấn và hướng dẫn về bảo hành, bảo dưỡng sau bán hàng.
- Nhóm kinh doanh xuất khẩu: 5 nhân viên đảm nhận việc tìm kiếm và cung ứng sản phẩm tại thị trường nước ngoài
Nhân viên chủ chốt trong các nhóm thường sở hữu kinh nghiệm vững vàng trong lĩnh vực kỹ thuật và xuất nhập khẩu, giúp đảm bảo hiệu quả công việc và hỗ trợ đào tạo nhân sự mới.
2.1.4 Hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp
Bảng 2.3 Kết quả kinh doanh của Công ty Cổ Phần Tập Đoàn VCM HOLDINGS giai đoạn 2020 – 2022
Nhìn chung doanh nghiệp có sự tăng trưởng của doanh thu qua các năm, phản ánh sự phát triển của doanh nghiệp
Năm 2020, doanh thu của công ty giảm sút do ảnh hưởng của đại dịch Covid-19, khiến hoạt động sản xuất và xây dựng của khách hàng bị gián đoạn, dẫn đến sự sụt giảm nhu cầu và làm đình trệ hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp.
Doanh thu năm 2021 đã tăng trưởng so với năm trước nhờ vào sự phục hồi của nền kinh tế Việt Nam và toàn cầu sau thời gian phong tỏa Các hoạt động kinh tế đã được tái khởi động, giúp doanh nghiệp dần phục hồi và phát triển.
Doanh thu năm 2022 đã ghi nhận sự bứt phá so với năm 2021 nhờ vào việc mở rộng hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp Tại thị trường nội địa, sự tăng trưởng được thúc đẩy bởi các chính sách nâng cấp cơ sở hạ tầng quốc gia Đồng thời, doanh nghiệp cũng đạt được sự phát triển mạnh mẽ trên nhiều khu vực thị trường quốc tế mới.
Các yếu tố ảnh hưởng đến hệ thống thông tin logistics tại công ty Cổ phần Tập đoàn
2.2.1 Yếu tố bên ngoài doanh nghiệp
Toàn cầu hóa đóng vai trò quan trọng trong việc thúc đẩy hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp, khi mà nhà cung cấp máy móc và tệp khách hàng chính đều thuộc thị trường quốc tế Hệ thống logistics toàn cầu hóa giúp doanh nghiệp tiếp cận nguồn hàng hóa đa dạng từ nhiều khu vực trên thế giới, đồng thời mang lại nhiều lựa chọn về phương thức và đối tác vận chuyển hàng hóa.
Năm 2019, doanh nghiệp đã mở rộng hợp tác với các nhà cung cấp từ thị trường Âu - Mỹ, bên cạnh việc duy trì mối quan hệ với các đối tác truyền thống như Nhật Bản, Hàn Quốc và Trung Quốc.
Chuyển đổi số đang tạo ra áp lực lớn đối với doanh nghiệp để thay đổi phương thức làm việc, đặc biệt là trong việc xây dựng hệ thống thông tin logistics nhằm nâng cao kết nối với nền kinh tế số Đồng thời, sự chuyển mình này cũng làm gia tăng số lượng nhà cung cấp phần mềm và phần cứng cho các hoạt động chức năng, bao gồm logistics, mang đến cho doanh nghiệp nhiều sự lựa chọn hơn để đạt được mục tiêu của mình.
Sự phát triển nhanh chóng của khoa học công nghệ đã tạo điều kiện thuận lợi cho các công ty nâng cấp hệ thống máy tính và mạng Ban lãnh đạo doanh nghiệp, với kiến thức sâu rộng về công nghệ, thường xuyên cập nhật những xu hướng mới trong hoạt động kinh doanh Đặc biệt, giá thành ngày càng giảm của các máy tính cấu hình cao đã giúp việc nâng cấp hệ thống trở nên khả thi hơn, từ đó nâng cao hiệu quả hoạt động của doanh nghiệp.
Các doanh nghiệp cần hợp tác hiệu quả với nhà cung cấp và doanh nghiệp dịch vụ logistics đang phát triển hệ thống thông tin logistics hoàn thiện Để đạt được điều này, họ phải đáp ứng các yêu cầu nghiệp vụ của đối tác, bao gồm việc trao đổi dữ liệu và tốc độ xử lý thông tin logistics Ngoài ra, trong dài hạn, các đối tác cũng cần xem xét tính hiệu quả của sự hợp tác đối với doanh nghiệp.
Khách hàng của doanh nghiệp chủ yếu là tệp khách quốc tế, yêu cầu hệ thống luôn hiển thị thông tin và có giao diện, ngôn ngữ dễ tiếp cận Việc cung cấp danh mục sản phẩm thời gian thực gặp khó khăn do chênh lệch múi giờ và ngôn ngữ Đối thủ cạnh tranh sử dụng hiệu quả trang web và sàn TMĐT quốc tế để bán máy móc công trình đã qua sử dụng Doanh nghiệp cần tổ chức thông tin mở hơn để đáp ứng nhu cầu tìm hiểu của khách hàng Hệ thống thông tin logistics cần cập nhật thường xuyên tình trạng hàng hóa, vì sản phẩm của doanh nghiệp có tính độc nhất và khó tìm sản phẩm thay thế.
2.2.2 Yếu tố bên trong doanh nghiệp
Vốn là một rào cản lớn trong việc phát triển và đổi mới thông tin logistics, do yêu cầu chi phí cao cho việc nâng cấp cơ sở hạ tầng, bao gồm cả phần cứng và phần mềm Doanh nghiệp cũng cần đầu tư vào đào tạo nhân viên và tổ chức quy trình vận hành mới Trong bối cảnh kinh tế khó khăn, việc cắt giảm nhân sự khiến cho các quyết định cải thiện hệ thống thông tin, đặc biệt là hệ thống thông tin logistics, trở nên kém hấp dẫn đối với VCM Holdings.
Nhân lực đóng vai trò quan trọng trong việc sử dụng hệ thống thông tin logistics, với mức độ cam kết đổi mới của lãnh đạo và sự hợp tác của nhân viên ảnh hưởng lớn đến hiệu quả hoạt động Theo phỏng vấn với các chuyên gia, 75% nhà quản lý cho rằng việc đổi mới tổ chức thông tin logistics là cần thiết cho sự phát triển kinh doanh, trong khi một trưởng nhóm xuất khẩu lại cho rằng quy trình hiện tại vẫn mang lại doanh thu và lợi nhuận Sự khác biệt trong quan điểm về tiềm năng của hệ thống thông tin sẽ quyết định đến sự phát triển của nó.
Mục tiêu kinh doanh của doanh nghiệp là đạt được kết quả kinh doanh hiệu quả thông qua hệ thống thông tin logistics Tuy nhiên, tại VCM Holdings, hoạt động logistics không phải là ưu tiên hàng đầu, dẫn đến việc hệ thống thông tin logistics không được chú trọng phát triển Hơn nữa, quy mô doanh nghiệp nhỏ khiến việc áp dụng một hệ thống thông tin quản lý logistics phức tạp trở nên không phù hợp, vì đội ngũ nhân lực hiện tại có thể quản lý hiệu quả cấu trúc sản phẩm vốn đã không đa dạng.
Thực trạng hệ thống thông tin logistics tại công ty Cổ phần Tập đoàn VCM Holdings
Hệ thống thông tin logistics đóng vai trò quan trọng trong việc hỗ trợ quyết định của nhà quản trị logistics Để hiểu rõ cách thức hoạt động của hệ thống này, cần nắm bắt quy trình logistics thực tế tại doanh nghiệp.
2.3.1 Thực trạng quá trình logistics tổng thể tại doanh nghiệp
Quy trình logistics tổng thể của doanh nghiệp phụ thuộc vào cơ sở hạ tầng logistics hiện có Doanh nghiệp có thể tự tổ chức các chức năng cần thiết dựa vào nguồn lực sẵn có hoặc lựa chọn thuê ngoài để tối ưu hóa hiệu quả hoạt động.
VCM Holdings hiện không sở hữu phương tiện vận chuyển chuyên dụng cho máy móc, do đó hoàn toàn thuê ngoài dịch vụ vận chuyển, bao gồm cả vận chuyển đường bộ và đường biển Doanh nghiệp có kho bãi tại Long Biên để dự trữ sản phẩm phục vụ khách hàng nội địa, trong khi đối với khách hàng quốc tế, nhà cung cấp sẽ đảm nhận việc dự trữ sản phẩm Khi có đơn hàng phát sinh, hàng hóa sẽ được vận chuyển từ nhà cung cấp tới địa điểm khách hàng yêu cầu dưới sự điều phối của VCM Holdings.
Hình 2.2 Mô hình vận chuyển hàng hóa cho khách hàng quốc tế
(Nguồn: Tổng hợp của tác giả)
Hình thức tổ chức vận chuyển này giúp tiết kiệm chi phí giao dịch nhờ việc vận chuyển hàng hóa chỉ qua một tuyến từ nhà cung cấp (NCC) đến địa điểm khách hàng yêu cầu Do hàng hóa của doanh nghiệp là máy móc công trình cồng kềnh và nặng, cần sử dụng tàu RoRo chuyên dụng, tổng chi phí như cước vận tải, chi phí xếp dỡ và vận chuyển nội địa sẽ rất lớn Việc vận chuyển trực tiếp từ NCC đến khách hàng sẽ giảm đáng kể chi phí mua hàng cho khách quốc tế.
Hình thức thương mại mà doanh nghiệp áp dụng là chuyển khẩu, trong đó hàng hóa nhập khẩu đã chuyển nhượng quyền sở hữu nhưng vẫn ở nước cung cấp chờ tái xuất sang nước thứ ba Trong hợp đồng mua bán, VCM Holdings là bên giao dịch với khách hàng và tham gia lên kế hoạch, tổ chức vận chuyển hàng hóa Tùy theo điều kiện giao hàng đã thống nhất, VCM Holdings hoặc khách hàng sẽ là bên thuê phương tiện vận tải và bảo hiểm.
Hệ thống thông tin logistics tại VCM Holdings đóng vai trò quan trọng trong việc kết nối thông tin giữa khách hàng, nhà cung cấp máy móc và đơn vị vận chuyển, nhằm đảm bảo cung ứng hàng hóa hiệu quả nhất cho khách hàng Qua việc sử dụng hệ thống này, doanh nghiệp có thể đưa ra các quyết định logistics hợp lý hơn, nhờ vào việc khai thác thông tin một cách hiệu quả.
2.3.2 Cấu trúc hạ tầng hệ thống thông tin logistics
Hạ tầng công nghệ thông tin cho hệ thống logistics tại VCM Holdings bao gồm phần mềm, phần cứng, cơ sở dữ liệu và mạng thông tin kết nối Tất cả các yếu tố này được trang bị đầy đủ và bài bản nhằm phục vụ hiệu quả cho hoạt động kinh doanh và vận hành doanh nghiệp.
Công ty sở hữu một máy chủ được đặt tại phòng tổng giám đốc, và mỗi nhân viên ở các phòng ban khác nhau được trang bị máy tính để bàn hoặc laptop cá nhân phục vụ cho công việc Tất cả các máy tính đều kết nối trực tiếp vào mạng internet qua các cổng mạng đã được lắp sẵn.
Bảng 2.4 Hệ thống máy tính của VCM Holdings
(Nguồn:Tổng hợp của tác giả)
Phần cứng hiện đại và đầy đủ được trang bị để đáp ứng nhu cầu vận hành và quản lý của doanh nghiệp, với hầu hết các tác vụ của nhân viên được thực hiện qua hệ thống máy tính, bao gồm cả quản lý logistics Do đó, doanh nghiệp thường xuyên bảo trì máy móc để đảm bảo phần cứng luôn hoạt động hiệu quả.
Doanh nghiệp áp dụng hệ điều hành Windows 10 kết hợp với phần mềm kế toán Misa để quản lý tài chính hiệu quả Đồng thời, thông tin logistics được tích hợp trong phần mềm quản lý quan hệ khách hàng Bitrix24, giúp tối ưu hóa quy trình chăm sóc khách hàng.
Hình 2.3 Giao diện phần mềm hệ thống quản trị quan hệ khách hàng Bitrix24
Phần mềm này cung cấp nhiều chức năng hữu ích như quản lý sản phẩm kinh doanh và phân loại sản phẩm theo tiêu chí cụ thể Nó hỗ trợ quản lý giao dịch thông qua việc cho phép các thành viên thảo luận giá cả, hiển thị trị giá giao dịch và đánh giá tiềm năng của khách hàng Ngoài ra, phần mềm còn giúp phân loại tệp khách hàng, quản lý thời gian biểu và kế hoạch tiếp thị cho từng phân khúc, cũng như cung cấp bảng tin nội bộ Đây là một giải pháp thông minh, có khả năng quản lý toàn diện quy trình kinh doanh Tuy nhiên, doanh nghiệp vẫn chưa khai thác tối đa tiềm năng của phần mềm, và nhiều nhân viên vẫn chưa thành thạo các thao tác sử dụng.
Cơ sở dữ liệu chính cho hoạt động logistics trong doanh nghiệp bao gồm tệp dữ liệu hàng hóa và tệp dữ liệu thông tin giao dịch, được lưu trữ song song trên máy chủ của doanh nghiệp Việc quản lý và lưu trữ đám mây được thực hiện qua phần mềm Google Drive, cho phép nhân viên và khách hàng dễ dàng truy cập Để truy vấn dữ liệu logistics từ hai kho này, người dùng sẽ truy cập thông qua đường dẫn của Google Drive thay vì từ tệp cha đến tệp con.
➢ Cách tổ chức lưu trữ trong kho dữ liệu
Kho dữ liệu hàng hóa trên máy chủ doanh nghiệp cho phép Phòng nhập khẩu và Ban giám đốc thêm thông tin, phân quyền cho Phòng kế toán, cũng như sửa và truy xuất dữ liệu Đây là địa chỉ lưu trữ thông tin tài chính quan trọng, phục vụ cho báo cáo thống kê, quản lý công nợ với khách hàng và hỗ trợ kiểm toán, mặc dù không trực tiếp liên quan đến hoạt động logistics.
Kho dữ liệu trên Google Drive được quản lý qua tài khoản doanh nghiệp, phục vụ cho hệ thống logistics toàn doanh nghiệp Dữ liệu được sắp xếp theo mô hình phân cấp, từ thư mục cha chung đến các thư mục con chi tiết.
❖ Tập dữ liệu về hàng hóa là một thư mục cha được phân cấp thành các thư mục con dần dần như sau:
+) Thư mục dữ liệu hàng hóa
- Trong thư mục dữ liệu hàng hóa, có các thư mục phân loại theo danh mục sản phẩm
(VD: Máy cẩu, máy xúc, máy xúc lật, máy khoan, máy khoan cọc nhồi…)
- Trong thư mục phân loại theo danh mục sản phẩm, có các thư mục phân loại theo tháng giao dịch (VD: Jan, Fed, Mar…)
Trong thư mục phân loại theo tháng giao dịch, các tệp dữ liệu sản phẩm được đặt tên theo cú pháp tiêu chuẩn, ví dụ như "2023.08.30.NK.Nam.KOBELCO SK200 – 6.2008.JP" và "2023.09.11.Hà.KOMATSU.D65PX17#29062015.JP".
Đánh giá hệ thống thông tin logistics tại Công ty Cổ phần Tập đoàn VCM Holdings
2.4.1 Điểm mạnh của hệ thống thông tin logistics
Hoạt động trong tổ chức thông tin đóng vai trò quan trọng trong việc hỗ trợ công việc của nhân viên, đặc biệt trong quản trị logistics Hệ thống thông tin logistics của VCM Holdings đã được triển khai hiệu quả, mang lại nhiều lợi ích cho doanh nghiệp, với những điểm mạnh nổi bật góp phần nâng cao hiệu suất làm việc.
Hệ thống cơ sở hạ tầng công nghệ thông tin với máy tính và đường truyền ổn định là nền tảng quan trọng giúp hệ thống thông tin logistics hoạt động hiệu quả.
Hệ thống thông tin logistics tại doanh nghiệp đóng vai trò quan trọng trong việc hỗ trợ hoạt động của nhân viên, với các chức năng con được tổ chức theo nghiệp vụ cụ thể Hệ thống này giúp tổ chức dòng thông tin và kho dữ liệu một cách nhất quán, bao quát các nghiệp vụ logistics cần thiết Tuy nhiên, thông tin logistics thường rời rạc do thiếu bộ phận chuyên trách và tương tác với các nguồn thông tin bên ngoài như nhà cung cấp và khách hàng Do đó, cần có phương tiện lưu trữ và xử lý thông tin hiệu quả để quản lý thống nhất hơn Máy chủ doanh nghiệp hoạt động như kho lưu trữ dữ liệu chung, cùng với phần mềm quản lý giao dịch liên phòng ban, giúp cải thiện sự phối hợp và hiệu quả trong công việc.
Ban lãnh đạo cần tham gia trực tiếp vào quy trình vận hành hệ thống thông tin logistics, bao gồm cả bốn quá trình chức năng, đàm phán với nhà cung cấp và giao dịch với khách hàng Hệ thống thông tin logistics phải đảm bảo tính nhất quán từ cấp cao xuống thấp, giúp doanh nghiệp nhanh chóng nhận diện các vấn đề phát sinh Trong tương lai, doanh nghiệp sẽ tập trung cải tiến hệ thống thông tin logistics để nâng cao hiệu quả hoạt động.
2.4.2 Điểm yếu của hệ thống thông tin logistics
Hệ thống thông tin logistics trong doanh nghiệp gặp nhiều hạn chế do logistics không được coi là hoạt động cốt lõi và chưa được đánh giá đúng vai trò Điều này dẫn đến những vấn đề trong việc tối ưu hóa quy trình và nâng cao hiệu quả hoạt động logistics.
Quy trình thu thập dữ liệu chưa được thực hiện một cách chặt chẽ, dẫn đến việc một số sản phẩm vẫn thiếu thông tin cần thiết Hình ảnh yêu cầu từ nhà cung cấp sản phẩm không rõ ràng và không mô tả chính xác thực trạng hàng hóa.
Quy trình xử lý thông tin logistics trong doanh nghiệp hiện vẫn còn thiếu sót, chủ yếu chỉ dừng lại ở việc phân loại và sắp xếp theo tiêu chuẩn mà chưa được tối ưu để theo dõi và đánh giá hiệu quả Thông tin logistics tại các kho dữ liệu giao dịch và hàng hóa chủ yếu được tổ chức theo lịch sử giao dịch, khiến nhân viên gặp khó khăn khi cần tra cứu thông tin cũ hoặc tìm kiếm bằng các từ khóa kỹ thuật như tên và dòng sản phẩm Việc thiếu cơ sở dữ liệu tổng hợp về các sản phẩm sẵn có cũng làm gia tăng khó khăn trong công việc của nhân viên và quản lý.
Phân phối thông tin đầu ra hiện tại chưa hiệu quả, dẫn đến việc khách hàng khó tiếp cận đa dạng sản phẩm từ doanh nghiệp Điều này ảnh hưởng đến mức độ thỏa mãn của khách hàng, cho thấy cần cải thiện trong việc cung cấp thông tin sản phẩm.
Các bộ phận chức năng trong logistics hiện đang hoạt động kém hiệu quả, với phòng xuất khẩu không tham gia vào quá trình lập kế hoạch tìm nhà cung ứng và lựa chọn sản phẩm đầu vào Việc lựa chọn sản phẩm chủ yếu dựa vào danh mục sản phẩm của nhà cung cấp và kinh nghiệm của nhân viên phòng nhập khẩu, dẫn đến tình trạng tồn kho do không đáp ứng nhu cầu khách hàng Sự không rõ ràng trong vai trò của các phòng ban và quy trình kiểm kê hàng hóa tồn kho cũng góp phần vào vấn đề này.
Mối liên kết giữa doanh nghiệp và nhà cung cấp (NCC) chủ yếu là quan hệ giao dịch, trong đó NCC không chỉ cung cấp sản phẩm cho VCM Holdings mà còn cho nhiều doanh nghiệp thương mại khác Điều này dẫn đến khó khăn trong việc cập nhật tình trạng tồn kho hàng hóa Sản phẩm có thể được tiêu thụ thông qua các bên kinh doanh thương mại khác Đặc biệt, những sản phẩm được phòng nhập khẩu cập nhật từ 8 tháng trở lên sẽ được coi là đã bán hết, bất kể tình trạng tồn kho tại NCC Do đó, doanh nghiệp có thể bỏ lỡ cơ hội kinh doanh nếu những sản phẩm tồn kho trên 8 tháng vẫn còn tồn tại.
Hệ thống thông tin logistics của doanh nghiệp gặp nhiều hạn chế do nhiều nguyên nhân tổng thể, không thể xác định một nguyên nhân duy nhất gây ra những yếu điểm này Những nguyên nhân này thường bắt nguồn từ quy trình kinh doanh cốt lõi của doanh nghiệp.
Do tính chất sản phẩm là máy móc công trình nặng, doanh nghiệp không thường xuyên vận chuyển hàng hóa, dẫn đến nhu cầu theo dõi vận động hàng hóa thấp, chỉ phát sinh khi có giao dịch Doanh nghiệp cho rằng việc đầu tư vào quản lý logistics là lãng phí và nên tập trung vào tìm kiếm khách hàng tiềm năng Hơn nữa, do giá trị hàng hóa cao, số lượng đơn hàng mỗi tháng không nhiều; mỗi giao dịch đều được Ban giám đốc theo dõi cẩn thận, trong khi các phòng ban không cần trao đổi thông tin trực tiếp mà chỉ làm việc theo chỉ đạo của cấp quản lý.
NCC sản phẩm cho doanh nghiệp thường là những đối tác giao dịch quen thuộc với trình độ kiểm định kỹ thuật cao, giúp doanh nghiệp yên tâm về chất lượng và khả năng cung ứng Trong khi đó, các NCC truyền thống chỉ chuyên về cung ứng hàng hóa và phụ thuộc hoàn toàn vào VCM Holdings trong quy trình phân phối Doanh nghiệp có quyền lực trong chuỗi cung ứng, cho phép họ đảm bảo tình trạng hàng hóa mà không cần kiểm tra từ NCC Tuy nhiên, nếu sản phẩm chưa được bán, doanh nghiệp mặc định rằng hàng hóa vẫn sẵn sàng giao dịch, điều này tiềm ẩn nhiều rủi ro, đặc biệt khi doanh nghiệp mở rộng số lượng NCC sang các đối tác mới thiếu quan hệ bền vững.
Tình hình kinh doanh của doanh nghiệp đã đi xuống từ cuối năm 2022, dẫn đến việc thu hẹp hoạt động và cắt giảm nhân sự để duy trì hoạt động Sự sa thải nhiều nhân viên chứng từ và hành chính đã ảnh hưởng đến việc cập nhật và theo dõi thông tin hàng hóa, gây khó khăn trong việc ước lượng hàng tồn kho trong 8 tháng Mặc dù vậy, trưởng nhóm xuất khẩu cho biết doanh nghiệp vẫn có thể duy trì hoạt động kinh doanh bằng cách tập trung vào việc nhập sản phẩm mới, tìm kiếm khách hàng và theo dõi đơn hàng mà không cần cải tiến quy trình logistics Do đó, nhu cầu đầu tư cho hệ thống thông tin logistics không được chú ý.
VCM Holdings không phải chịu phí lưu kho nhờ vào việc nhà cung cấp (NCC) quản lý hàng hóa Yêu cầu theo dõi hàng tồn kho ở mức thấp, do máy móc xây dựng ít bị giảm giá trị theo thời gian Chỉ cần NCC thực hiện bảo dưỡng định kỳ, chất lượng sản phẩm sẽ được duy trì mà doanh nghiệp không cần phải theo dõi thường xuyên.
ĐỀ XUẤT GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN HỆ THỐNG THÔNG TIN
Định hướng phát triển hạ tầng thông tin logistics của Công ty Cổ phần Tập đoàn
3.1.1 Dự báo các thay đổi trong môi trường kinh doanh máy móc, thiết bị xây dựng
Nhu cầu khách hàng gia tăng: Nền kinh tế thế giới bị ảnh hưởng nặng nền sau Covid-
Cuộc xung đột Nga-Ukraine đã dẫn đến suy thoái kinh tế toàn cầu, làm giảm nhu cầu xây dựng tại nhiều quốc gia Tuy nhiên, ở các quốc gia đang phát triển như Đông Nam Á, Trung Đông và Châu Phi, nhu cầu xây mới công trình vẫn tăng do quá trình hiện đại hóa Thị trường máy móc thiết bị xây dựng tại những khu vực này vẫn có tiềm năng phát triển Do chi phí đầu tư cao cho máy móc công trình nặng, nhiều doanh nghiệp tại đây thường lựa chọn sản phẩm đã qua sử dụng từ các quốc gia phát triển để tiết kiệm chi phí.
Thị trường máy móc thiết bị xây dựng đang ngày càng cạnh tranh với sự gia nhập của nhiều đối thủ, đặc biệt là các doanh nghiệp cung cấp máy móc đã qua sử dụng từ Trung Quốc, Hàn Quốc và Singapore Những đối thủ này có khả năng cung cấp thông tin sản phẩm nhanh chóng và chi tiết, đồng thời tổ chức bán hàng trên các sàn giao dịch chuyên nghiệp Do đó, VCM Holdings cần cải thiện quy trình phân phối thông tin tới khách hàng để nâng cao hiệu quả kinh doanh.
Quy định pháp luật về máy móc đã qua sử dụng ngày càng nghiêm ngặt ở nhiều quốc gia đang phát triển, nhằm bảo vệ sức khỏe cộng đồng và môi trường trước rác thải điện tử Các cơ quan hải quan cũng siết chặt quy trình nhập khẩu thiết bị xây dựng Do đó, doanh nghiệp cần phối hợp chặt chẽ với nhà cung cấp để kiểm tra chất lượng sản phẩm và bổ sung các thông tin, giấy phép cần thiết; nếu không, họ có thể đối mặt với rủi ro hàng hóa bị từ chối bởi các doanh nghiệp vận tải và cơ quan nhập khẩu.
3.1.2 Định hướng hoàn thiện hệ thống thông tin logistics tại Công ty Cổ phần Tập đoàn VCM Holdings
Nhu cầu tổ chức cấu trúc hệ thống thông tin logistics trong doanh nghiệp hiện tại không yêu cầu thành lập một phòng riêng biệt Do đó, mọi thay đổi trong hệ thống thông tin logistics cần được thực hiện mà vẫn giữ nguyên cơ cấu tổ chức hiện tại.
Nhu cầu mua sắm và lắp đặt cơ sở hạ tầng hệ thống đang tăng cao, tuy nhiên, đầu tư vào phần cứng và phần mềm đòi hỏi chi phí lớn, khiến doanh nghiệp ưu tiên duy trì hệ thống cơ sở hạ tầng thông tin hiện có Ban lãnh đạo công ty rất quan tâm đến sự phát triển công nghệ và việc áp dụng công nghệ trong hoạt động doanh nghiệp, nhưng luôn xem xét trên cơ sở chi phí và nguồn lực hiện có.
Nhu cầu thay đổi phương thức làm việc của nhân viên đang gia tăng Doanh nghiệp có kinh nghiệm trong việc đào tạo cách sử dụng phần mềm ứng dụng cho nhân viên Nếu tổ chức hoạt động logistics hiệu quả, doanh nghiệp sẽ sẵn sàng đầu tư vào đào tạo nhân sự.
Các giải pháp cần đảm bảo cơ cấu tổ chức nhân sự trong doanh nghiệp, tận dụng cơ sở hạ tầng thông tin quản lý hiện có và đề xuất các phương thức làm việc mới.
Đề xuất giải pháp hoàn thiện hệ thống thông tin logistics tại Công ty Cổ phần Tập đoàn VCM Holdings
3.2.1 Giải pháp hoàn thiện cấu trúc hạ tầng thống thông tin logistics trong doanh nghiệp
Các giải pháp hiệu quả cho hệ thống thông tin logistics của doanh nghiệp được xây dựng dựa trên hai cơ sở chính: phân tích hệ thống thông tin hiện tại và nhu cầu của doanh nghiệp, thể hiện qua mức độ hài lòng của nhân viên và định hướng của Ban giám đốc Từ đó, các giải pháp sẽ tập trung vào việc cải thiện cả cấu trúc hạ tầng và quy trình vận hành của hệ thống thông tin logistics.
Hình 3.1 Mức độ hài lòng của nhân viên đối với tốc độ đường truyền internet
(Nguồn: Tác giả tổng hợp)
Kết quả khảo sát cho thấy mức độ hài lòng của nhân viên về tốc độ đường truyền mạng internet khá thấp, với 30,3% nhân viên không hài lòng và 48,5% cho rằng tình trạng này có thể chấp nhận Điều này phản ánh thực trạng mất kết nối internet vẫn xảy ra tại doanh nghiệp, ảnh hưởng đến khả năng kết nối của hệ thống thông tin logistics với môi trường bên ngoài.
Giải pháp hiệu quả cho vấn đề kết nối internet không ổn định là đầu tư vào hệ thống mạng internet chất lượng hơn, sử dụng thiết bị thu phát tín hiệu tốt hơn, hoặc lựa chọn dịch vụ internet từ nhà cung cấp khác trên thị trường.
Trải nghiệm sử dụng phần mềm quản lý quan hệ khách hàng Bitrix24h trong hoạt động logistics chưa đáp ứng tốt nhu cầu của nhân viên Nguyên nhân chính là do doanh nghiệp chỉ khai thác một phần tính năng của phần mềm đa chức năng, dẫn đến sự thiếu đồng bộ trong các hoạt động xử lý Để tối ưu hóa tiềm năng của ứng dụng, giải pháp hiệu quả là tập trung đào tạo nhân lực về cách sử dụng phần mềm một cách toàn diện.
3.2.2 Giải pháp hoàn thiện quy trình vận hành của thống thông tin logistics trong doanh nghiệp
Hình 3.2 Mức độ hài lòng về khả năng tìm kiếm thông tin trong hệ thống thông tin logisitcs của doanh nghiệp
(Nguồn: Tác giả tổng hợp)
Theo khảo sát về hệ thống thông tin logistics, khoảng 45.5% nhân viên chưa hài lòng với khả năng tìm kiếm thông tin, đặc biệt là nhân viên từ phòng xuất khẩu Chỉ có 30.3% nhân viên hài lòng với chức năng tìm kiếm, cho thấy doanh nghiệp chưa đầu tư đúng mức vào cơ sở dữ liệu, ảnh hưởng đến quy trình chức năng trong hệ thống Nhân viên phòng xuất khẩu phản ánh sự không hài lòng về cách tìm kiếm thông tin sản phẩm từ cơ sở dữ liệu chung Quy trình quản lý tồn kho của phòng nhập khẩu cũng chưa được cập nhật kịp thời, dẫn đến nhiều sản phẩm đã bán nhưng chưa được ghi chú “Sold out” trong các file lưu trữ Để cải thiện quy trình vận hành của hệ thống thông tin logistics, VCM Holdings cần tổ chức lại cách làm việc với cơ sở dữ liệu.
Doanh nghiệp có thể sử dụng Google Sheet để chia sẻ thông tin từ kho dữ liệu, tận dụng ứng dụng "Google Bảng tính" có sẵn trong bộ ứng dụng Google Drive.
Google Sheets kế thừa những ưu điểm trong việc xử lý dữ liệu từ Microsoft Excel, giúp nhân viên dễ dàng làm quen với công cụ mới Ngoài ra, Google Sheets cho phép chia sẻ rộng rãi, cho phép nhiều người truy cập và chỉnh sửa cùng lúc, đảm bảo thông tin được phân phối đồng nhất giữa các phòng ban trong công ty.
Google Sheet cho phép phân quyền truy cập, giới hạn quyền thêm hoặc chỉnh sửa thông tin của nhân viên Ví dụ, Phòng nhập khẩu có quyền chỉnh sửa thông tin hàng hóa nhập khẩu, trong khi chỉ được phép xem thông tin giao dịch do Phòng xuất khẩu cập nhật Ban giám đốc có quyền truy cập và chỉnh sửa tất cả dữ liệu Việc phân quyền này giúp hạn chế lỗi sai phát sinh do nhiều người cùng chỉnh sửa bảng tính.
VCM Holdings sử dụng Google Drive, một nền tảng lưu trữ đám mây, giúp doanh nghiệp dễ dàng áp dụng ứng dụng này trên các thiết bị hiện có mà không gặp khó khăn.
Bảng tính được thiết kế để tối ưu hóa hoạt động logistics trong doanh nghiệp, với mỗi loại sản phẩm được trình bày trên các trang tính riêng biệt như “Máy cẩu” và “Máy khoan” Mỗi hàng trong bảng tính cung cấp thông tin chi tiết về sản phẩm, bao gồm tên nhà sản xuất, tên sản phẩm và đường dẫn đến file ảnh Bảng tính này thay thế cho các dòng chat trên Bitrix, nhưng không làm thay đổi vị trí và cách lưu trữ sản phẩm trong kho dữ liệu của doanh nghiệp.
Khi sản phẩm được bán, nhân viên sẽ đánh dấu “Yes” vào ô tình trạng hàng hóa và thay đổi màu sắc của dòng sản phẩm Để ghi chú đặc biệt, nhân viên có thể đổi màu dòng sản phẩm và thêm ghi chú, nhận xét nhằm nhấn mạnh thông tin cho tất cả người truy cập.
Hình 3.1 Bảng thông tin theo dõi tình trạng hàng hóa
Khi phòng nhập khẩu nhập thông tin đầu vào, nhân viên vẫn thực hiện phân loại và lưu trữ dữ liệu như trước, sử dụng bộ nhớ đám mây của Google Drive Đồng thời, họ cũng bổ sung thêm bước điền thông tin vào bảng tính chung để cải thiện quy trình làm việc.
Bảng 3.2 Minh họa cập nhật thông tin sản phẩm trên Google Sheet
(Nguồn: Tác giả tổng hợp)
Khi cần tra cứu thông tin theo yêu cầu của khách hàng, nhân viên sử dụng bộ lọc dữ liệu theo cột mà không cần nhập từ khóa Ví dụ, khi khách hàng yêu cầu sản phẩm “Máy xúc Hitachi 20t, năm sản xuất từ 2010 – 2015”, nhân viên sẽ lọc các cột “NSX” và “Trọng lượng” để tìm kiếm thông tin chính xác.
Để tìm kiếm sản phẩm phù hợp, doanh nghiệp thường sử dụng từ khóa như "năm sản xuất," tên sản phẩm và nhà sản xuất trên phần chat của Bitrix24h Phương pháp này hiệu quả khi thông tin sản phẩm đã được ghi lại trong lịch sử hội thoại Tuy nhiên, khi cần tìm sản phẩm thay thế, nhân viên cần có kiến thức chuyên môn về các dòng máy để xác định từ khóa chính xác.
Hình 3.3 Minh họa tra cứu thông tin sản phẩm bằng Google Sheet
(Nguồn: Tác giả tổng hợp)
Hệ thống báo cáo tình trạng hàng hóa hiện nay cho phép trích xuất dữ liệu dễ dàng nhờ vào các công cụ của Google Sheet, giúp tạo bảng thống kê nhanh chóng So với phương pháp cũ, việc kiểm tra tình trạng hàng hóa trở nên hiệu quả hơn; trước đây, nhân viên phải truy cập vào file sản phẩm và kiểm tra tên file có đuôi “sold out” hay không, trong khi với cách tổ chức mới, chỉ cần lọc tại ô tình trạng hàng hóa để có danh sách hàng hóa tồn kho.
Đề xuất của sinh viên
Đề xuất bổ sung nhiệm vụ nhập liệu cho nhân viên nhằm đảm bảo tính đầy đủ và chính xác của cơ sở dữ liệu hệ thống thông tin logistics Sự biến động nhân sự đã dẫn đến việc bỏ ngỏ các công việc kiểm tra hàng tồn kho, lập báo cáo và duy trì hệ thống thông tin Để tối ưu quy trình kinh doanh, doanh nghiệp cần phân công theo dõi thông tin để duy trì cơ sở dữ liệu cập nhật Việc sử dụng thông tin về vị trí khách hàng và nhà cung cấp sẽ giúp giảm thiểu chi phí vận tải Hiện nay, thông tin về quốc gia khách hàng chỉ được dùng cho hợp đồng thương mại và địa chỉ giao nhận, chưa được áp dụng để tối ưu hóa chiến lược giao hàng Doanh nghiệp nên khai thác vị trí khách hàng và nhà cung cấp, kết hợp với thông tin vận chuyển từ LSP như giá và thời gian vận chuyển để nâng cao hiệu quả chào bán sản phẩm.
Cập nhật sản phẩm lên các sàn giao dịch quốc tế giúp doanh nghiệp tiếp cận khách hàng hiệu quả hơn Khách hàng có thể chủ động tìm kiếm và lựa chọn hàng hóa gần vị trí của mình, từ đó tiết kiệm chi phí vận chuyển và thời gian giao hàng Nhiều doanh nghiệp, đặc biệt trong lĩnh vực máy móc công trình đã qua sử dụng, đang hoạt động trên các sàn TMĐT quốc tế như Ebay và Alibaba với các sản phẩm đa dạng như “All Terrain Crane” và “Crawler Crane” Việc lọc sản phẩm theo tiêu chí và vị trí nhà cung cấp cho phép khách hàng dễ dàng tìm kiếm, trong đó các sản phẩm của VCM Holdings cũng nằm trong danh sách lựa chọn, góp phần tăng doanh số bán hàng cho doanh nghiệp.
Kiến nghị
Lĩnh vực logistics và công nghệ thông tin phục vụ logistics còn nhiều tiềm năng phát triển, vì vậy các doanh nghiệp cung cấp dịch vụ công nghệ logistics cần tận dụng cơ hội này để mở rộng thị trường bằng cách đưa ra các giải pháp hữu ích cho khách hàng Những giải pháp này không chỉ bao gồm phát triển phần mềm mà còn tư vấn về tổ chức thông tin logistics cho các doanh nghiệp chưa có kế hoạch phát triển ứng dụng riêng Để đạt được điều này, các doanh nghiệp công nghệ cần nâng cao năng lực công nghệ và hiểu rõ quy trình hoạt động logistics của khách hàng, đảm bảo hệ thống thông tin logistics được thiết kế phù hợp với các hệ thống kiểm soát khác Hiện tại, số lượng nhà cung cấp dịch vụ công nghệ logistics tại Việt Nam còn ít, chỉ khoảng 10 đơn vị, do đó cần khuyến khích thêm doanh nghiệp tham gia vào thị trường để nâng cao khả năng đáp ứng nhu cầu của khách hàng.
Các doanh nghiệp cung cấp dịch vụ logistics (LSP) đóng vai trò quan trọng trong việc hợp tác vận chuyển với VCM Holdings, đồng thời là nguồn thông tin đầu vào cho hệ thống logistics của các doanh nghiệp sử dụng dịch vụ LSP cũng là những tổ chức tiên phong trong chuyển đổi số và chuyên nghiệp hóa thông tin trong lĩnh vực logistics Để nâng cao hiệu quả tổ chức logistics trong nền kinh tế, các LSP cần tích cực áp dụng các phương thức quản lý mới và cập nhật công nghệ theo dõi, kiểm soát hoạt động logistics một cách hiệu quả.
Để hoàn thiện hệ thống thông tin logistics tại Việt Nam, Chính phủ cần ban hành các chính sách thu hút đầu tư và tăng cường hợp tác quốc tế trong nghiên cứu và chuyển giao công nghệ thông tin (CNTT) Các cơ quan quản lý cần tạo điều kiện thuận lợi cho doanh nghiệp áp dụng CNTT vào dịch vụ logistics, đặc biệt là các doanh nghiệp vừa và nhỏ, thông qua các chính sách phát triển và hỗ trợ tài chính Đồng thời, cần chuyên nghiệp hóa hệ thống thông tin quản lý logistics, bao gồm quản lý vận tải, hải quan và quản lý Nhà nước, để phù hợp với sự chuyển đổi số mạnh mẽ hiện nay.