GIỚI THIỆU VỀ ĐỀ TÀI
Sự cần thiết của đề tài
Nguồn vốn đóng vai trò quan trọng trong hoạt động kinh doanh của các doanh nghiệp và ngân hàng thương mại (NHTM), là đơn vị chủ yếu cung cấp vốn và thu lãi Để duy trì sự phát triển bền vững và đáp ứng nhu cầu của nền kinh tế, NHTM cần có nguồn vốn lớn, đa dạng và năng động Tiền gửi từ khách hàng là nguồn vốn quan trọng giúp ngân hàng cung cấp dịch vụ tài chính và duy trì sự ổn định tài chính Tuy nhiên, hoạt động nhận tiền gửi vẫn tồn tại nhiều rủi ro và gian lận, như vụ việc tại Ngân hàng Oceanbank và Eximbank, dẫn đến mất niềm tin của khách hàng Do đó, cần thiết phải xây dựng một hệ thống kiểm soát nội bộ (KSNB) hiệu quả để ngăn chặn sai phạm và bảo vệ tài sản của khách hàng.
Kiểm soát nội bộ trong hoạt động nhận tiền gửi là yếu tố thiết yếu trong ngân hàng thương mại hiện nay Qua kiến thức về kiểm toán ngân hàng và trải nghiệm tại Ngân hàng TMCP Công Thương – Chi nhánh Đông Sài Gòn, tôi nhận thấy tầm quan trọng của kiểm soát nội bộ và quyết định chọn đề tài này.
"Kiểm soát nội bộ hoạt động nhận tiền gửi tại Ngân hàng TMCP Công Thương Việt Nam – Chi nhánh Đông Sài Gòn" để làm đề tài nghiên cứu.
Mục tiêu nghiên cứu
1.2.1 Mục tiêu tổng quát Đánh giá thực trạng quy trình KSNB trong hoạt động nhận tiền gửi tại Vietinbank – CN Đông Sài Gòn Từ đó đề xuất các giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả của KSNB hoạt động nhận tiền gửi tại đơn vị
Một là đánh giá ƣu điểm, hạn chế của quy trình KSNB hoạt động nhận tiền gửi tại Vietinbank Đông Sài Gòn
Hai là đề xuất các giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả của KSNB hoạt động nhận tiền gửi tại Vietinbank Đông Sài Gòn.
Câu hỏi nghiên cứu
KSNB hoạt động nhận tiền gửi tại Vietinbank Đông Sài Gòn có những ƣu và nhƣợc điểm gì?
Giải pháp nào góp phần nâng cao hiệu quả cho việc KSNB hoạt động nhận tiền gửi tại Vietinbank Đông Sài Gòn?
Đối tƣợng, phạm vi nghiên cứu
Đối tƣợng nghiên cứu: Hoạt động nhận tiền gửi tại ngân hàng TMCP Công thương Việt Nam – Chi nhánh Đông Sài Gòn
Không gian: quá trình nghiên cứu thực hiện tại Ngân hàng TMCP Công thương Việt
Nam – Chi nhánh Đông Sài Gòn
Thời gian: đƣợc thực hiện trong khoảng thời gian tác giả nghiên cứu và khảo sát tại ngân hàng từ 19/6/2023 đến 20/8/2023.
Phương pháp nghiên cứu
Phương pháp nghiên cứu tài liệu và tổng hợp lý thuyết bao gồm việc thu thập và phân tích các lý thuyết cùng tài liệu từ nhiều nguồn khác nhau, chẳng hạn như giáo trình, internet và các bài luận văn đã được thực hiện trước đó.
Phương pháp thu thập và phân tích thông tin số liệu được áp dụng để đánh giá hiệu quả của kiểm soát nội bộ trong hoạt động nhận tiền gửi tại Vietinbank Đông Sài Gòn Qua việc phân tích các số liệu đã thu thập, bài viết nhằm chỉ ra những ưu điểm và nhược điểm trong công tác quản lý, từ đó đưa ra những khuyến nghị cải thiện.
Phương pháp khảo sát được thực hiện thông qua quan sát và gửi bảng câu hỏi trực tiếp đến cán bộ nhân viên (CBNV) của Vietinbank Đông Sài Gòn Mục tiêu là đánh giá mức độ tuân thủ quy định, chuẩn mực và hiệu quả của hoạt động kiểm soát nội bộ (KSNB) tại đơn vị.
Ý nghĩa và đóng góp của đề tài
Nghiên cứu này không chỉ làm giàu tri thức về kiểm soát nội bộ (KSNB) trong hoạt động nhận tiền gửi tại ngân hàng, mà còn cung cấp tài liệu tham khảo quý giá cho sinh viên và học giả quan tâm đến lĩnh vực này Điều này sẽ hỗ trợ họ trong việc phân tích và nghiên cứu sâu hơn về chủ đề kiểm soát nội bộ trong tương lai.
Đề tài nghiên cứu này nhằm đánh giá thực trạng công tác kiểm soát nội bộ (KSNB) trong hoạt động nhận tiền gửi tại Vietinbank Chi nhánh Đông Sài Gòn Qua đó, nghiên cứu sẽ đưa ra các đề xuất hữu ích giúp ngân hàng nắm bắt tình hình vận hành tại đơn vị một cách hiệu quả hơn.
Cấu trúc khoá luận
Nội dung bài nghiên cứu gồm có 4 chương:
Chương 1: Giới thiệu về đề tài
Chương 2: Tổng quan nghiên cứu trước và cơ sở lý luận về kiểm soát nội bộ hoạt động nhận tiền gửi tại ngân hàng thương mại
Chương 3: Kết quả nghiên cứu về kiểm soát nội bộ hoạt động nhận tiền gửi tại
Ngân hàng TMCP Công Thương – Chi nhánh Đông Sài Gòn
Chương 4: Nhận xét và khuyến nghị góp phần nâng cao hiệu quả kiểm soát nội bộ hoạt động nhận tiền gửi tại ngân hàng TMCP Công thương – Chi nhánh Đông Sài Gòn
Kết thúc Chương 1, tác giả đã trình bày tổng quan về đề tài và nhấn mạnh tầm quan trọng của công tác kiểm soát nội bộ trong hoạt động nhận tiền gửi tại ngân hàng thương mại Chương này sẽ đóng vai trò là nền tảng thiết yếu cho các nghiên cứu trong những chương tiếp theo.
TỔNG QUAN NGHIÊN CỨU TRƯỚC VÀ CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ KIỂM SOÁT NỘI BỘ HOẠT ĐỘNG NHẬN TIỀN GỬI TẠI NGÂN HÀNG THƯƠNG MẠI
Tổng quan nghiên cứu
Trong quá trình thực hiện đề tài, tác giả đã tham khảo các bài nghiên cứu trước đây có cùng đề tài, bao gồm:
Công trình nghiên cứu trong nước:
Bài viết "Bài học từ thất bại của hệ thống kiểm soát nội bộ ngân hàng thương mại" của Nguyễn Thị Hương Liên (Tạp chí Nghiên cứu khoa học kiểm toán năm 2015) phân tích những thất bại trong hệ thống kiểm soát nội bộ của ngân hàng thương mại và đề xuất các khuyến nghị nhằm cải thiện hiệu quả hệ thống này tại Việt Nam Đồng thời, đề tài khóa luận tốt nghiệp của Vũ Thị Thanh Thủy (2016) mang tên "Kiểm soát nội bộ hoạt động huy động tiền gửi tại ngân hàng TMCP Quân Đội Chi nhánh An Phú" cũng góp phần làm rõ những vấn đề liên quan đến kiểm soát nội bộ trong lĩnh vực ngân hàng.
Bài nghiên cứu đã phân tích thực trạng hệ thống kiểm soát nội bộ (KSNB) tại MBBank An Phú, chỉ ra những vấn đề tồn tại và nguyên nhân gây ra Đồng thời, nghiên cứu cũng đề xuất các biện pháp cải thiện nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động của hệ thống KSNB tại chi nhánh này Đinh Thị Trà My (2018) đã thực hiện đề tài với tiêu đề: "Kiểm soát nội bộ hoạt động tiền gửi".
Ngân hàng TMCP Đầu tư và Phát triển Việt Nam – Chi nhánh Bình Dương đã tiến hành nghiên cứu đánh giá hệ thống kiểm soát nội bộ (KSNB) liên quan đến hoạt động tiền gửi và đề xuất giải pháp nâng cao hiệu lực kiểm soát này Quách Lâm Diễm Quỳnh (2021) trong khóa luận tốt nghiệp của mình về "Kiểm soát nội bộ hoạt động huy động tiền gửi tại Ngân hàng thương mại cổ phần Sài Gòn – Phòng giao dịch Lê Quang Định" đã áp dụng các phương pháp như quan sát và phỏng vấn để nhận diện ưu điểm và hạn chế của hệ thống KSNB Tương tự, Đỗ Thị Bích Hợp cũng đã thực hiện nghiên cứu về "Kiểm soát nội bộ hoạt động huy động tiền gửi tại ngân hàng TMCP Công thương Việt Nam (Vietinbank) – Chi nhánh Thủ Thiêm" vào năm 2021, sử dụng phương pháp phân tích và tổng hợp số liệu, từ đó đưa ra các khuyến nghị nhằm cải thiện hệ thống KSNB tại đơn vị.
Theo tác giả, các nghiên cứu trước đây đã chỉ ra nhiều vấn đề liên quan đến kiểm soát nội bộ (KSNB) tại ngân hàng thương mại (NHTM) và mức độ ảnh hưởng của các nhân tố đến hệ thống KSNB Tuy nhiên, nghiên cứu về các yếu tố tác động đến tính hiệu quả của KSNB trong hoạt động nhận tiền gửi vẫn còn hạn chế, chưa có đánh giá cụ thể về tính hiệu lực của KSNB trong hoạt động này tại từng ngân hàng cụ thể.
Công trình nghiên cứu nước ngoài:
"An Empirical Study of Internal Control Systems for Savings Deposit
Bài viết "Mobilization in Nigerian Banks" của Chiemela Chimezie Otuonye phân tích hệ thống KSNB và việc huy động tiền gửi tiết kiệm tại các ngân hàng Nigeria Nó đánh giá hiệu quả của KSNB, đồng thời xác định các thách thức mà hệ thống này đối mặt và đưa ra khuyến nghị nhằm cải thiện hoạt động huy động tiền gửi Tài liệu này cung cấp cái nhìn sâu sắc về hệ thống KSNB trong bối cảnh huy động tiền gửi tiết kiệm, từ đó đề xuất các giải pháp nâng cao hiệu quả hoạt động của các ngân hàng.
Dựa trên các nghiên cứu trước đây có liên quan, tác giả đã xây dựng được nền tảng lý thuyết về hệ thống kiểm soát nội bộ (KSNB) và định hướng cho nghiên cứu này Khoá luận sẽ tập trung vào việc phân tích KSNB trong hoạt động nhận tiền gửi tại Ngân hàng TMCP Công thương Việt Nam – Chi nhánh Đông Sài Gòn Nghiên cứu sẽ khảo sát thực trạng KSNB thông qua các phương pháp thống kê, mô tả, quan sát, và thu thập ý kiến từ cán bộ, nhân viên tại ngân hàng.
Khái quát về hoạt động nhận tiền gửi tại ngân hàng thương mại
2.2.1 Khái niệm hoạt động nhận tiền gửi trong ngân hàng
Ngân hàng thương mại (NHTM) là một trung gian tài chính quan trọng, cung cấp dịch vụ như tiếp nhận tiền gửi, cho vay và thanh toán, từ đó thúc đẩy hoạt động kinh tế và sản xuất xã hội Đồng thời, NHTM hỗ trợ doanh nghiệp và cá nhân trong quản lý tài chính, đầu tư và chuyển đổi tiền tệ, giúp nâng cao giá trị và thu nhập cho khách hàng.
Nguồn vốn của ngân hàng thương mại (NHTM) chủ yếu đến từ cá nhân và tổ chức kinh tế trong và ngoài nước Trong các hình thức huy động vốn, nhận tiền gửi là phương thức đặc trưng và quan trọng nhất của NHTM, đóng vai trò là nguồn vốn chủ đạo trong suốt quá trình hoạt động của ngân hàng.
Tiền gửi tại ngân hàng thương mại (NHTM) là nguồn tài chính mà doanh nghiệp và cá nhân gửi vào nhằm phục vụ cho các hoạt động thanh toán không dùng tiền mặt, tiết kiệm và nhiều mục đích khác Đây là giá trị tiền tệ mà NHTM tiếp nhận từ khách hàng, bao gồm cả cá nhân và tổ chức kinh tế.
Theo Khoản 13 Điều 4 của Luật các tổ chức tín dụng năm 2010, hoạt động nhận tiền gửi bao gồm việc tổ chức và cá nhân nhận tiền dưới các hình thức như tiền gửi không kỳ hạn, tiền gửi có kỳ hạn, tiền gửi tiết kiệm, phát hành chứng chỉ tiền gửi, kỳ phiếu, tín phiếu và các hình thức khác Hoạt động này phải tuân thủ nguyên tắc hoàn trả đầy đủ tiền gốc và lãi cho người gửi tiền theo thỏa thuận.
2.2.2 Những rủi ro liên quan đến hoạt động nhận tiền gửi
Rủi ro lãi suất là một thách thức mà các ngân hàng thương mại thường phải đối mặt, xảy ra khi có sự thay đổi về lãi suất dẫn đến giảm lợi nhuận hoặc tổn thất tài sản Sự mất cân đối giữa kỳ hạn của tài sản và nợ cũng góp phần vào các rủi ro này Biến động lãi suất có khả năng ảnh hưởng đến doanh thu, lợi nhuận và toàn bộ bảng cân đối tài sản cũng như báo cáo thu nhập của ngân hàng.
Rủi ro lãi suất xảy ra khi có sự chênh lệch giữa lãi suất đầu vào và đầu ra, theo Hoàng Xuân Phong (2012) Khi ngân hàng huy động tiền gửi với lãi suất cố định nhưng cho vay với lãi suất biến đổi, nếu lãi suất giảm, chi phí lãi mà ngân hàng phải trả sẽ lớn hơn lãi thu được Ngược lại, nếu ngân hàng huy động tiền gửi với lãi suất biến đổi và cho vay với lãi suất cố định, khi lãi suất tăng, ngân hàng sẽ phải đối mặt với chi phí cao hơn và giảm thu nhập.
Theo Džmuráňová và Teplý (2014), rủi ro thanh khoản trong hoạt động TGTK xảy ra khi ngân hàng không có khả năng chi trả các khoản tiền rút từ khách hàng Khi lãi suất thị trường thấp, rủi ro thanh khoản ở mức vừa phải; tuy nhiên, khi lãi suất tăng, sự cạnh tranh giữa các ngân hàng gia tăng, khiến khách hàng có xu hướng chuyển TGTK sang ngân hàng có lãi suất huy động cao hơn.
Rủi ro thanh khoản xảy ra khi ngân hàng không đủ nguồn vốn để hoạt động, dẫn đến việc không thể thực hiện nghĩa vụ trả nợ đúng hạn hoặc phải chi trả với mức phí cao hơn để thực hiện nghĩa vụ đó.
Theo định nghĩa của Ủy ban Basel về Giám sát Ngân hàng (2004), rủi ro tác nghiệp được hiểu là nguy cơ gây ra tổn thất do quy trình, con người và hệ thống nội bộ không đạt tiêu chuẩn, hoặc do các sự kiện bên ngoài.
Có thể hiểu, rủi ro tác nghiệp gồm:
- Các quy định, quy trình chƣa chặt chẽ, chƣa đầy đủ và còn tồn tại những sai sót làm ảnh hưởng đến công tác xử lý nghiệp vụ
- Hệ thống xảy ra trục trặc: sự ngừng hoạt động của hệ thống, mất kiểm soát và mất điện hệ thống
Rủi ro từ phía con người trong lĩnh vực kinh doanh thường liên quan đến các vấn đề đạo đức như sự không trung thực, thông đồng và gian lận Ngoài ra, những sai sót nghiệp vụ của giao dịch viên như nhập sai thông tin khách hàng, chọn mã sản phẩm dịch vụ không chính xác, hoặc thu và trả tiền không đúng cũng góp phần tạo ra rủi ro.
Khái quát về hệ thống kiểm soát nội bộ hoạt động nhận tiền gửi tại ngân hàng thương mại
2.3.1 Khái niệm về hệ thống kiểm soát nội bộ
Hệ thống kiểm soát nội bộ (KSNB) đã trải qua nhiều năm hình thành và phát triển, dẫn đến sự xuất hiện của nhiều quan điểm và khái niệm khác nhau, từ những định nghĩa đơn giản cho đến những lý thuyết phức tạp.
Theo COSO (2016), KSNB là quá trình do hội đồng quản trị và nhân viên của đơn vị quản lý Mục tiêu của KSNB là đảm bảo tính tin cậy của báo cáo tài chính, tuân thủ các quy định pháp luật và nâng cao hiệu quả hoạt động.
Theo Liên đoàn Kế toán Quốc tế (IFAC), Kiểm soát nội bộ (KSNB) được định nghĩa là tập hợp các chính sách và thủ tục mà nhà quản lý tổ chức lựa chọn để đạt được mục tiêu quản trị, đảm bảo hiệu quả hoạt động kinh doanh KSNB bao gồm việc tham gia vào các chính sách quản trị, bảo vệ tài sản, ngăn ngừa và phát hiện gian lận, cũng như đảm bảo sự phù hợp và toàn vẹn của sổ sách kế toán, từ đó báo cáo thông tin tài chính một cách đáng tin cậy (Ozten et al, 2012).
Theo Chuẩn mực kiểm toán số 315, KSNB được định nghĩa là quy trình do ban quản trị và các cá nhân trong đơn vị thiết kế, thực hiện và duy trì nhằm đảm bảo độ tin cậy của báo cáo tài chính, hiệu quả hoạt động và tuân thủ pháp luật Theo Khoản 1 Điều 3 của Thông tư 13/2018/TT-NHNN, hệ thống KSNB bao gồm các cơ chế, chính sách và quy trình nội bộ của ngân hàng thương mại, được xây dựng theo quy định của Luật các tổ chức tín dụng và các quy định pháp luật liên quan, nhằm kiểm soát, phòng ngừa và xử lý kịp thời rủi ro Hệ thống này cũng thực hiện giám sát từ quản lý cấp cao, quản lý rủi ro, đánh giá nội bộ về mức đủ vốn và kiểm toán nội bộ.
Hệ thống kiểm soát nội bộ (KSNB) bao gồm các chính sách, quy trình và tiêu chuẩn được thiết lập bởi tổ chức nhằm đảm bảo rằng các hoạt động diễn ra đúng theo quy trình, luật pháp và nội quy Mục tiêu của KSNB là quản lý hiệu quả và đồng bộ tài sản cũng như nguồn lực của tổ chức, đồng thời đảm bảo tính minh bạch và chính xác trong quản lý hoạt động.
2.3.2 Khái niệm kiểm soát nội bộ hoạt động nhận tiền gửi
Kiểm soát nội bộ hoạt động huy động tiền gửi là tập hợp các chính sách, quy trình và thủ tục nhằm đảm bảo an toàn và hiệu quả trong việc nhận tiền gửi tại ngân hàng Theo Nguyễn Thị Thu Hiền (2015), mục tiêu của kiểm soát nội bộ bao gồm đảm bảo thông tin và sổ sách chính xác, cũng như tuân thủ các quy định hiện hành Việc áp dụng các biện pháp kiểm soát này giúp tổ chức tài chính giảm thiểu rủi ro liên quan đến sai sót, lỗi hệ thống, lỗi nhân sự và gian lận, đồng thời thực hiện kiểm tra định kỳ để đảm bảo quy trình nhận tiền gửi được tuân thủ đúng cách.
2.3.3 Mục tiêu của hệ thống kiểm soát nội bộ đối với hoạt động nhận tiền gửi
Hệ thống kiểm soát nội bộ đối với hoạt động nhận tiền gửi đƣợc thiết lập trong nội bộ ngân hàng nhằm đảm bảo các mục tiêu nhƣ sau:
- Đảm bảo tuân thủ pháp luật và các quy định nội bộ trong quản lý hoạt động nhận tiền gửi
Ngân hàng (NH) đóng vai trò quan trọng trong nền kinh tế, do đó, việc tuân thủ các quy định và chính sách pháp luật là điều cần thiết để đảm bảo an toàn và hiệu quả trong hoạt động kinh doanh Hệ thống kiểm soát nội bộ (KSNB) cần đảm bảo rằng nhân viên tuân thủ các nguyên tắc và quy định nội bộ, từ đó giúp quy trình nhận tiền gửi diễn ra hiệu quả và giảm thiểu rủi ro cho NH Ngoài ra, cần thiết kế các biện pháp kiểm tra để đảm bảo rằng quy trình mở tài khoản và chuyển tiền được thực hiện đúng quy định.
- Tình hình nhận tiền gửi phải đƣợc trình bày chính xác và đầy đủ, bảo đảm mức độ tin cậy, tính trung thực của thông tin trên báo cáo
Khoản mục tiền gửi trên báo cáo tài chính (BCTC) cần được trình bày một cách trung thực và hợp lý, phản ánh chính xác tình hình hoạt động kinh doanh của ngân hàng (NH) Mỗi loại tiền gửi khác nhau tiềm ẩn những rủi ro riêng, do đó việc thể hiện chính xác trên BCTC sẽ giúp người đọc nhận diện được các rủi ro có thể xảy ra.
- Quản lý, bảo vệ và sử dụng nguồn vốn từ hoạt động nhận tiền gửi một cách an toàn và có hiệu quả
Ngân hàng huy động tiền gửi từ khách hàng để phục vụ cho các hoạt động kinh doanh như đầu tư và cho vay, đồng thời phải trả lãi cho khách hàng Việc sử dụng nguồn vốn một cách hợp lý là rất quan trọng để tránh lãng phí, giảm thiểu rủi ro và tối ưu hóa lợi ích cho ngân hàng Do thường xuyên quản lý nhiều loại tiền với số lượng lớn, ngân hàng có nguy cơ gặp phải tình trạng thất thoát hoặc gian lận trong lưu trữ và vận chuyển Vì vậy, ngân hàng cần xây dựng quy trình quản lý tài sản chặt chẽ và hạn chế quyền hạn cá nhân để kiểm soát các rủi ro có thể xảy ra.
2.3.4 Các nhân tố cấu thành hệ thống kiểm soát nội bộ trong nghiệp vụ nhận tiền gửi
Theo chuẩn mực kiểm toán Việt Nam (VSA), hệ thống kiểm soát nội bộ (KSNB) bao gồm 5 yếu tố chính: môi trường kiểm soát, đánh giá rủi ro, thông tin và truyền thông, hoạt động kiểm soát và hoạt động giám sát Dựa trên khung KSNB của COSO, nghiên cứu về KSNB trong hoạt động nhận tiền gửi cho thấy hệ thống này được cấu thành từ 5 bộ phận quan trọng.
Môi trường kiểm soát trong tổ chức phản ánh sắc thái chung và ảnh hưởng đến nhận thức của nhân viên, đồng thời đóng vai trò nền tảng cho các bộ phận khác trong hệ thống.
Môi trường kiểm soát là yếu tố then chốt trong hệ thống kiểm soát nội bộ (KSNB), ảnh hưởng đến ý thức kiểm soát của nhân viên (COSO, 2013) Nó bao gồm chức năng quản trị và quan điểm của lãnh đạo về KSNB, phản ánh đặc điểm và ý thức của các thành viên trong tổ chức Sai phạm tài chính thường xuất phát từ môi trường kiểm soát yếu kém Do đó, để xây dựng một môi trường kiểm soát hiệu quả, các nhà quản trị cần đóng vai trò quan trọng trong việc cải thiện quá trình quản lý và hoạt động của doanh nghiệp.
Môi trường kiểm soát trong hoạt động nhận tiền gửi bao gồm các yếu tố sau:
- Tính chính trực và giá trị đạo đức
Nhận thức của nhà quản trị trong môi trường ngân hàng bị ảnh hưởng bởi tính chính trực và giá trị đạo đức Hoạt động nhận tiền gửi thường xuyên tiềm ẩn nguy cơ xảy ra sai sót và gian lận, do đó, các nhà quản trị cần thiết lập chuẩn mực đạo đức rõ ràng để ngăn chặn hành vi vi phạm Ban lãnh đạo phải tuân thủ các chuẩn mực này để làm gương cho nhân viên, đồng thời phổ biến quy định và biện pháp xử lý sai phạm nhằm bảo vệ giá trị đạo đức trong tổ chức.
- Đảm bảo về năng lực
Để đảm bảo hiệu quả trong công việc, cần xác định rõ các kỹ năng và năng lực của nhân viên Ban lãnh đạo cần thực hiện chính sách tuyển dụng nhân viên có trình độ phù hợp và thường xuyên giám sát các buổi đào tạo nhằm phát triển chuyên môn Đối với những vị trí thường xuyên tiếp xúc với khách hàng như giao dịch viên, việc tổ chức các lớp bồi dưỡng nghiệp vụ là cần thiết để nâng cao năng lực làm việc, phục vụ khách hàng một cách chuyên nghiệp và cải thiện khả năng xử lý tình huống.
- Sự tham gia của ban quản trị và ban kiểm soát
Sự tham gia của Ban quản trị là rất quan trọng để bảo vệ lợi ích của cả Ban quản trị và Ngân hàng, ảnh hưởng lớn đến nhận thức về Kiểm soát nội bộ (KSNB) Đặc biệt trong hoạt động nhận tiền gửi, Ban quản trị cần tham gia để đảm bảo tính chính xác, minh bạch trong số liệu và báo cáo tài chính, đồng thời bảo vệ an toàn cho các khoản tiền gửi Họ cũng có trách nhiệm xây dựng và triển khai quy trình KSNB, nhằm quản lý và sử dụng tiền gửi một cách hiệu quả.
KẾT QUẢ NGHIÊN CỨU VỀ KIỂM SOÁT NỘI BỘ HOẠT ĐỘNG NHẬN TIỀN GỬI TẠI NGÂN HÀNG TMCP CÔNG THƯƠNG – CHI NHÁNH ĐÔNG SÀI GÕN
Tổng quan về Ngân hàng TMCP Công thương Việt Nam (Vietinbank)
Hình 3.1: Logo Ngân hàng TMCP Công thương Việt Nam (Vietinbank)
Ngân hàng TMCP Công Thương (Vietinbank) là một trong 9 ngân hàng nhà nước hàng đầu tại Việt Nam, được thành lập vào ngày 26/2/1988, có nguồn gốc từ Ngân hàng Công Thương Việt Nam Vietinbank có tổng tài sản lớn, nguồn vốn ổn định và nền tảng khách hàng vững chắc, giữ vị trí chủ lực trong hệ thống ngân hàng nhà nước, góp phần quan trọng vào sự phát triển của ngành ngân hàng và nền kinh tế quốc gia.
3.1.1 Giới thiệu về Ngân hàng TMCP Công thương Việt Nam – Chi nhánh Đông Sài Gòn
VietinBank – CN Đông Sài Gòn, tiền thân là VietinBank Chi nhánh 14 TP.HCM, được thành lập vào ngày 26/03/1988 Từ ngày 11/02/2010, chi nhánh này chính thức mang tên VietinBank – CN Đông Sài Gòn theo Quyết định số 180/QĐ – HĐQT của Ngân hàng TMCP Công thương Việt Nam Chi nhánh tọa lạc tại số 35 Nguyễn Văn Bá, phường Bình Thọ, TP Thủ Đức, TP Hồ Chí Minh, nằm trên tuyến đường kết nối TP Hồ Chí Minh với các tỉnh Đồng Nai, Bình Dương và miền Trung Khu vực này có sự tập trung cao của các cơ quan, trường học, khu dân cư, công ty và ngân hàng, tạo cơ hội lớn cho sự phát triển dịch vụ ngân hàng.
VietinBank – CN Đông Sài Gòn, với hơn 30 năm xây dựng và phát triển, đã xây dựng được lòng tin vững chắc từ khách hàng cá nhân đến doanh nghiệp, trở thành nơi an toàn và đáng tin cậy để thu hút vốn nhàn rỗi và tiền gửi thanh toán Đây là một trong những chi nhánh có quy mô tăng trưởng tốt nhất trong toàn hệ thống, được Thủ tướng Chính phủ tặng bằng khen năm 2013, NHNN trao cờ thi đua năm 2014, và UBND TP.HCM ghi nhận vì đã thực hiện tốt chương trình kết nối Ngân hàng – Doanh nghiệp.
3.1.2 Bộ máy tổ chức tại Vietinbank Đông Sài Gòn
Sơ đồ 3.1: Sơ đồ tổ chức và quản lý tại Vietinbank - CN Đông Sài Gòn
(Nguồn: Phòng tổ chức hành chính VietinBank – CN Đông Sài Gòn)
Phòng Khách hàng doanh nghiệp
Phòng Hỗ trợ tín dụng
Phòng Dịch vụ khách hàng
Khối Quản lý nội bộ Phòng Tổng hợp
Phòng Tổ chức hành chính
PGD Lê Văn Việt PGD Đỗ Xuân Hợp
VietinBank Đông Sài Gòn hoạt động với cơ cấu tổ chức rõ ràng, bao gồm Ban giám đốc, Phó giám đốc và ba khối chức năng Ngân hàng hiện có 114 nhân sự, được phân chia thành các phòng ban thực hiện nhiệm vụ chuyên môn hóa, từ đó nâng cao năng suất làm việc Sự liên kết giữa các phòng ban và việc phân công nhiệm vụ rõ ràng giúp quản lý và giám sát diễn ra hiệu quả, đảm bảo tiến độ công việc luôn ở mức tốt nhất.
3.1.3 Tình hình hoạt động kinh doanh tại Vietinbank Đông Sài Gòn
Bảng 3.1: Tình hình hoạt động kinh doanh của Vietinbank – CN Đông Sài Gòn giai đoạn 2020-2022 Đvt: tỷ đồng
(Nguồn: Phòng Kế toán Vietinbank – CN Đông Sài Gòn)
Bảng 3.1 cho thấy hoạt động kinh doanh của chi nhánh VietinBank – Đông Sài Gòn vẫn khả quan mặc dù chịu ảnh hưởng từ đại dịch Covid-19 trong ba năm qua Điều này chứng tỏ VietinBank – Đông Sài Gòn không ngừng nỗ lực khẳng định vị thế trên thị trường Để đạt được lợi nhuận này, chi nhánh đã triển khai các giải pháp tái cấu trúc nguồn nhân lực và nâng cao năng suất làm việc của nhân viên, hướng đến mục tiêu lợi nhuận bền vững.
Thực trạng kiểm soát nội bộ hoạt động nhận tiền gửi tại Ngân hàng TMCP Công thương Việt Nam – Chi nhánh Đông Sài Gòn
3.2.1 Cơ cấu tổ chức các phòng ban liên quan đến kiểm soát nội bộ hoạt động nhận tiền gửi tại Ngân hàng TMCP Công thương Việt Nam – Chi nhánh Đông Sài Gòn
Tại Vietinbank - CN Đông Sài Gòn, cơ cấu tổ chức Kiểm soát nội bộ (KSNB) trong hoạt động nhận tiền gửi được phân chia thành ba khâu rõ ràng: tác nghiệp, kiểm soát và hậu kiểm Điều này đảm bảo tính chuyên nghiệp và phân định trách nhiệm rõ ràng giữa các bộ phận trong quy trình.
Tổ chức bộ máy kế toán tại Vietinbank Đông Sài Gòn:
Sơ đồ 3.2: Sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán tại Vietinbank - CN Đông Sài Gòn
(Nguồn: Phòng tổ chức hành chính VietinBank – CN Đông Sài Gòn)
Phòng kế toán bao gồm 12 quầy giao dịch, mỗi quầy có một giao dịch viên kiêm kế toán viên Trong số đó, có 5 quầy phục vụ khách hàng doanh nghiệp, 1 quầy dành cho khách hàng ưu tiên và 6 quầy phục vụ khách hàng cá nhân.
Giao dịch viên tiền mặt Giao dịch viên phi tiền mặt Kỹ thuật viên điện toán Kho quỹ
Hậu kiểm chủ yếu liên quan đến việc thực hiện các giao dịch thu chi tiền gửi, lệnh chi và tiết kiệm Trong phòng có 4 phó phòng có trách nhiệm kiểm tra tất cả các giao dịch trên chứng từ do giao dịch viên chuyển đến trước khi duyệt Trường hợp phó phòng vắng mặt hoặc máy tính của họ bận do nhiều giao dịch viên cùng gửi nội dung phê duyệt, trưởng phòng kế toán sẽ thay mặt kiểm tra và ký thay Quá trình phê duyệt của phó phòng là bước tốn nhiều thời gian nhất, vì họ cần phê duyệt cả chứng từ giấy và điện tử.
Mỗi ngày, ngân hàng thực hiện hàng trăm giao dịch lớn, bao gồm cả thu và chi tiền Mỗi giao dịch phải được thực hiện trên cả chứng từ giấy và chứng từ điện tử, sau đó được kiểm tra bởi kiểm soát viên (KSV) Chỉ khi có chữ ký và dấu xác nhận, giao dịch mới được coi là hợp lệ.
3.2.2 Những quy định liên quan đến hoạt động nhận tiền gửi tại Ngân hàng TMCP Công thương Việt Nam – Chi nhánh Đông Sài Gòn
Những quy định liên quan đến hoạt động nhận tiền gửi tại ngân hàng nhƣ sau:
Cẩm nang nghiệp vụ tiền gửi của Vietinbank nhằm thống nhất quy trình giao dịch tiền gửi trong toàn hệ thống, đồng thời xác định rõ trách nhiệm và nghĩa vụ của khách hàng cũng như cán bộ tham gia vào quy trình giao dịch tại quầy.
Sổ tay Kiểm toán nội bộ Vietinbank cung cấp thông tin chi tiết về quy chế, quy trình và thủ tục kiểm toán nội bộ liên quan đến các nghiệp vụ của ngân hàng thương mại.
Quy định về quản lý thông tin khách hàng tại Vietinbank bao gồm các hướng dẫn chi tiết về mô hình quản lý và cách sử dụng hệ thống quản lý chữ ký khách hàng Những quy định này nhằm đảm bảo an toàn và bảo mật thông tin của khách hàng, đồng thời nâng cao hiệu quả trong việc quản lý dữ liệu.
Quyết định số 056/2022/QĐ-HĐQT-NHCT quy định về việc tập hợp và luân chuyển chứng từ kế toán, đồng thời hướng dẫn quy trình kiểm tra và kiểm soát kế toán tổng hợp Nội dung này nhằm đảm bảo tính chính xác và minh bạch trong quản lý chứng từ kế toán.
Quyết định số 073/QĐ-HĐQT-NHCT ngày 04/05/2018 quy định về tổ chức và hoạt động của Ban Kiểm Soát (BKS) tại Vietinbank, nêu rõ cơ cấu, quyền hạn và trách nhiệm của BKS Các công văn đi kèm chi tiết hóa quy trình giao dịch nhận tiền gửi, phân định rõ trách nhiệm của các cán bộ tham gia, đồng thời xác định trách nhiệm của BKS trong hoạt động nhận tiền gửi và hướng dẫn về luân chuyển chứng từ kế toán cùng các quy định liên quan khác.
3.2.3 Các nội dung kiểm soát nội bộ hoạt động nhận tiền gửi tại Ngân hàng TMCP Công thương Việt Nam – Chi nhánh Đông Sài Gòn
- Tính chính trực và giá trị đạo đức
Ban lãnh đạo Vietinbank – Chi nhánh Đông Sài Gòn luôn coi trọng tính trung thực và các giá trị đạo đức, từ đó xây dựng quy tắc ứng xử và chuẩn mực đạo đức cho cán bộ nhân viên trong quy trình giao dịch tiền gửi với khách hàng Các cán bộ cam kết tuân thủ nghiêm ngặt quy định pháp luật, đảm bảo an toàn bảo mật thông tin nội bộ và của khách hàng Họ giữ vững tinh thần trách nhiệm, trung thực và thẳng thắn, đồng thời thực hiện giao dịch một cách cẩn thận và kỹ lưỡng Ban giám đốc và các trưởng, phó phòng cũng tích cực làm gương cho nhân viên, thường xuyên nhắc nhở về việc thực hiện chuẩn mực đạo đức trong công việc.
Chính sách nhân sự tại Vietinbank Đông Sài Gòn tập trung vào việc đảm bảo năng lực của đội ngũ cán bộ nhân viên, yếu tố quyết định đến hiệu quả kiểm soát nội bộ trong hoạt động nhận tiền gửi Đơn vị chú trọng công tác tuyển dụng với tiêu chuẩn rõ ràng, đảm bảo tính minh bạch và công khai trong việc thông báo thông tin tuyển dụng, cả tại chi nhánh và trong toàn hệ thống.
Tất cả nhân viên, từ những người có kinh nghiệm đến sinh viên mới ra trường, đều được tham gia chương trình đào tạo kéo dài 3 tháng khi được bổ nhiệm tại các chi nhánh Chương trình này nhằm trang bị cho họ kiến thức đầy đủ về quy trình vận hành và xử lý nghiệp vụ Ngoài ra, các cán bộ nhân viên cũng sẽ được đào tạo định kỳ để cập nhật kỹ năng và kiến thức cần thiết.
CN sẽ được kiểm tra trình độ chuyên môn hai năm một lần và sẽ được đưa đi đào tạo chuyên môn, đồng thời tham gia bồi dưỡng và trao đổi nghiệp vụ chuyên môn.
Chính sách lương thưởng tại CN được quy định rõ ràng, đảm bảo công bằng cho nhân viên Đánh giá năng lực nhân viên dựa trên bảng chấm điểm từ trưởng phòng, giúp nâng cao hiệu suất làm việc CN thường xuyên tổ chức các hoạt động phong trào, du lịch và tặng quà cho nhân viên vào các dịp lễ Tết, tạo môi trường làm việc tích cực và gắn kết.
Kết quả khảo sát về kiểm soát nội bộ hoạt động nhận tiền gửi tại Ngân hàng
3.3.1 Tổng quan về khảo sát
Mục đích khảo sát là thu thập đánh giá từ các cán bộ nhân viên tham gia hoạt động nhận tiền gửi tại Ngân hàng TMCP Công Thương Việt Nam – Chi nhánh Đông Sài Gòn Những phản hồi này sẽ giúp tác giả có cái nhìn tổng quan về hoạt động nhận tiền gửi của đơn vị, từ đó đánh giá ưu điểm và hạn chế của hệ thống kiểm soát nội bộ tiền gửi tại đây.
Phương pháp khảo sát được thực hiện thông qua Phiếu khảo sát (Phụ lục 1), tích hợp lý luận về Kiểm soát nội bộ (KSNB) theo COSO 2013 và Basel 1998 Dựa trên các nghiên cứu trước, tác giả đã áp dụng thang đo Likert 5 mức độ để thu thập dữ liệu Đối tượng tham gia khảo sát bao gồm các cán bộ nhân viên (CBNV) từ phòng giao dịch khách hàng, phòng tiền tệ kho quỹ và phòng hậu kiểm.
Khảo sát này tập trung vào việc đánh giá các yếu tố ảnh hưởng đến hiệu quả của kiểm soát nội bộ (KSNB) trong hoạt động nhận tiền gửi Bên cạnh những câu hỏi khảo sát cụ thể, còn có câu hỏi mở nhằm cung cấp cái nhìn khách quan và chi tiết hơn về KSNB trong công tác nhận tiền gửi.
Trong tổng số 25 phiếu khảo sát thu về, có 7 phiếu từ trưởng phòng và phó phòng, cùng với 18 phiếu từ cán bộ nhân viên ngân hàng Về bộ phận công tác, 17 phiếu đến từ phòng giao dịch khách hàng, 4 phiếu từ phòng tiền tệ kho quỹ và 4 phiếu từ phòng hậu kiểm Trong số các cán bộ tham gia, 60% có trình độ đại học và 40% có trình độ sau đại học Thời gian công tác tại đơn vị cho thấy 3 cán bộ làm việc từ 1 đến 2 năm, trong khi 22 cán bộ có thời gian công tác trên 2 năm.
Bảng 3.2: Tổng hợp thông tin cán bộ tham gia khảo sát
Tiêu chí Số người Tỷ lệ Tiêu chí Số người Tỷ lệ
Chức vụ Bộ phận công tác
Trưởng/Phó phòng 7 28% Phòng Giao dịch KH 17 68% Cán bộ nhân viên 18 72% Phòng Tiền tệ kho quỹ
Trình độ học vấn Thời gian làm việc Đai học 15 60% Dưới 1 năm 0 0%
(Nguồn: Tác giả tự tổng hợp)
Bảng tổng hợp cho thấy các cán bộ tham gia khảo sát đều liên quan đến hoạt động nhận tiền gửi tại đơn vị, do đó thông tin và câu trả lời của họ là đáng tin cậy Để đánh giá tính hiệu quả của KSNB một cách khách quan, tác giả đã thống kê các câu trả lời và đánh giá mức độ hài lòng thông qua cột điểm trung bình (ĐTB) Cụ thể, ĐTB càng gần 5 cho thấy mức đánh giá càng tốt.
Công thức: ĐTB = % chọn rất thấp x 1+ % chọn thấp x 2 +…+ % chọn rất cao x 5
Dựa trên phản hồi của nhân viên tham gia hoạt động nhận tiền gửi tại Vietinbank Đông Sài Gòn, tác giả đã tiến hành phân tích khảo sát và thu được một số kết quả đáng chú ý.
Bảng 3.3: Kết quả khảo sát về môi trường kiểm soát
STT NỘI DUNG CÂU HỎI Rất thấp Thấp Trung bình Cao Rất cao ĐTB Nhân tố " Môi trường kiểm soát"
MT1 Lãnh đạo NH chấp hành tốt các quy định chung, tích cực làm gương cho cấp dưới noi theo
MT2 NH chú trọng đến trình độ, năng lực khi tuyển dụng cán bộ
MT3 Cán bộ chi nhánh thường xuyên đƣợc phổ biến về đạo đức nghề nghiệp
MT4 NH có kế hoạch cụ thể, rõ ràng trong chính sách đào tạo, kiểm tra năng lực đối với CBNV định kỳ
MT5 Các quy định về chính sách về khen thưởng, kỷ luật đối với các CBNV đƣợc quy định rõ ràng, hợp lý
Các yếu tố môi trường tại ngân hàng được nhân viên đánh giá rất cao, với điểm trung bình từ 4,48 đến 4,88 Lãnh đạo ngân hàng tuân thủ tốt các quy định về hoạt động tiền gửi và làm gương cho nhân viên, với tỷ lệ đánh giá lên tới 88% Ngân hàng cũng đã xây dựng các kế hoạch đào tạo và kiểm tra năng lực cụ thể, nhận được sự đánh giá tích cực từ 68% nhân viên Tuy nhiên, vẫn còn một số đánh giá ở mức trung bình cần được cải thiện.
Bảng 3.4: Kết quả khảo sát về đánh giá rủi ro
Các quy định về quản lý rủi ro trong ngân hàng được cập nhật nhanh chóng, cho thấy sự chú trọng vào việc đánh giá rủi ro.
0% 0% 4% 40% 56% 4,52 ĐG2 NH nhận dạng, cảnh báo rủi ro có thể xảy ra trong nghiệp vụ tiền gửi cho nhân viên nhanh chóng
0% 0% 16% 44% 40% 4,24 ĐG3 Khi có sự thay đổi bất lợi trong hoạt động nhận tiền gửi, đơn vị kịp thời phổ biến các biện pháp quản lý rủi ro
Đánh giá rủi ro trong nghiệp vụ nhận tiền gửi tại CN được nhân viên thực hiện với mức điểm cao từ 4,24 đến 4,52 Kết quả khảo sát cho thấy ban lãnh đạo chú trọng đến việc dự đoán và phát hiện rủi ro, cũng như nhanh chóng nhận diện và đánh giá tác động của chúng, với tỷ lệ đánh giá cao lên đến 44% Điều này cho thấy ngân hàng quan tâm đến việc nhận dạng các rủi ro tiềm ẩn và áp dụng các biện pháp phòng ngừa kịp thời.
Bảng 3.5: Kết quả khảo sát về hoạt động kiểm soát
STT NỘI DUNG CÂU HỎI Rất thấp Thấp Trung bình Cao Rất cao ĐTB Nhân tố "Hoạt động kiểm soát"
KS1 Đơn vị thường xuyên kiểm tra đối chiếu định kỳ hoặc đột xuất hoạt động nhận tiền gửi
KS2 Chi nhánh thực hiện lưu trữ và kiểm soát chặt chẽ đối với tài sản bảo đảm, giới hạn số lƣợng cán bộ đƣợc tiếp cận
KS3 Chi nhánh tuân thủ về lập, ký duyệt, lưu trữ chứng từ tiền gửi KH
KS4 CN đảm bảo dữ liệu đƣợc lưu trữ và sao lưu trên hệ thống
KS5 Thủ tục kiểm soát tiền gửi trong việc thực hiện theo quy trình nhận tiền gửi tại
Gòn thực sự hiệu quả và hợp lý
Thủ tục kiểm soát trong quy trình nhận tiền gửi tại đơn vị được đánh giá cao với điểm số 4,48, cho thấy rằng chi nhánh đang thực hiện hiệu quả công tác này.
Tại chi nhánh, bộ phận kiểm soát được đặt ở phía sau thủ quỹ và khu vực giao dịch với khách hàng để đảm bảo quan sát, kiểm tra và phê duyệt chứng từ một cách thuận tiện Quá trình lập, ký duyệt và lưu trữ chứng từ tiền gửi được thực hiện đúng quy định và đạt mức đánh giá rất cao là 60% Ngoài ra, ngân hàng cũng đảm bảo rằng dữ liệu được lưu trữ và sao lưu trên hệ thống máy tính để phòng ngừa trường hợp mất cắp.
Bảng 3.6: Kết quả khảo sát về thông tin và truyền thông
STT NỘI DUNG CÂU HỎI Rất thấp Thấp Trung bình Cao Rất cao ĐTB Nhân tố "Thông tin và truyền thông"
TT1 Nhân viên luôn cập nhật kịp thời thông tin từ cấp trên qua hệ thống thông tin nội bộ
TT2 Chi nhánh thực hiện lưu trữ thông tin, dữ liệu khách hàng đầy đủ nhằm tránh rủi ro mất mát dữ liệu
TT3 Hệ thống thông tin tại CN có bảo mật về quyền truy cập, mỗi cá nhân có user riêng
TT4 NH thiết lập hệ thống trao đổi thông tin, tiếp nhận ý kiến phản hồi từ KH về hành vi, sai sót của
CBNV (đường dây nóng, bộ phận chăm sóc khách hàng,…)
Theo khảo sát từ bảng 3.6, hệ thống thông tin truyền thông tại ngân hàng được đánh giá cao với điểm số từ 4,32 đến 4,68, cho thấy ngân hàng chú trọng đầu tư vào hệ thống này Việc cập nhật và trao đổi thông tin giữa các cấp thông qua hệ thống thông tin nội bộ cũng được 68% nhân viên đánh giá tích cực, đồng thời bảo mật quyền truy cập và user riêng cho từng nhân viên được thực hiện khá tốt Tuy nhiên, phần mềm giao dịch tiền gửi vẫn gặp một số hạn chế, đặc biệt là lỗi đường truyền, dẫn đến việc xử lý nghiệp vụ tiền gửi bị chậm.
Bảng 3.7: Kết quả khảo sát về hoạt động giám sát
STT NỘI DUNG CÂU HỎI Rất thấp Thấp Trung bình Cao Rất cao ĐTB Nhân tố "Hoạt động giám sát"
GS1 CN có hoạt động kiểm tra, giám sát lẫn nhau giữa các nhân viên trong quy trình nhận tiền gửi
GS2 Các cuộc giám sát đƣợc thực hiện thường xuyên, chặt chẽ trong từng giai đoạn KH gửi tiền tại CN
GS3 Đơn vị đánh giá liên tục và định kỳ để xác định các thành phần KSNB trong nghiệp vụ nhận tiền gửi có hiện diện và hoạt
0% 0% 0% 48% 52% 4,52 động hiệu quả hay không
Theo khảo sát, hoạt động giám sát việc nhận tiền gửi được thực hiện thường xuyên và chặt chẽ, với 64% CBNV đánh giá cao Nhân viên tại CN thể hiện tinh thần trách nhiệm cao trong việc kiểm tra và giám sát lẫn nhau, góp phần hạn chế gian lận, với mức đánh giá rất tốt là 4,8.
Bảng 3.8: Kết quả khảo sát tính hữu hiệu trong KSNB hoạt động nhận tiền gửi
STT NỘI DUNG CÂU HỎI Rất thấp Thấp Trung bình Cao Rất cao ĐTB Nhân tố "Tính hữu hiệu trong KSNB hoạt động nhận tiền gửi"
HH1 Hệ thống KSNB hoạt động nhận tiền gửi có tác dụng tích cực ngăn chặn, phòng ngừa rủi ro cho hoạt động tiền gửi
HH2 Mức độ chấp hành các thủ tục KSNB trong quá trình nhận tiền gửi khách hàng
Kết quả khảo sát từ bảng 3.8 cho thấy hệ thống kiểm soát nội bộ (KSNB) trong hoạt động nhận tiền gửi có tác dụng tích cực trong việc ngăn chặn và phòng ngừa rủi ro, với điểm số 4,6 cho thấy hiệu quả thực hiện rất tốt Mức độ chấp hành các thủ tục kiểm soát trong hoạt động nhận tiền gửi khách hàng cũng đạt cao với điểm 4,48 Nhìn chung, hệ thống KSNB trong hoạt động nhận tiền gửi được đánh giá là hiệu quả.
Chương 3 của bài viết đã cung cấp cái nhìn tổng quan về tình hình thực tế tại Vietinbank – Chi nhánh Đông Sài Gòn, tập trung vào các quy định, quy trình và cơ cấu tổ chức của ngân hàng Đồng thời, tác giả cũng phân tích tình hình thực tế khi áp dụng những quy định và quy trình này vào hoạt động kinh doanh tại đơn vị.
Kết quả đạt đƣợc về hệ thống kiểm soát nội bộ hoạt động nhận tiền gửi tại Ngân hàng TMCP Công Thương – Chi nhánh Đông Sài Gòn
Dựa trên kết quả phân tích và đánh giá thực trạng kiểm soát nội bộ (KSNB) trong hoạt động nhận tiền gửi tại Vietinbank Đông Sài Gòn, cùng với kết quả khảo sát tại chi nhánh, tác giả đã rút ra một số thành tựu đáng kể mà đơn vị đã đạt được.
4.1.1 Chính sách tuyển dụng, đào tạo nhân sự chuyên nghiệp và hiệu quả
Chính sách tuyển dụng tại Vietinbank đóng vai trò quan trọng trong việc nâng cao hiệu quả kiểm soát nội bộ (KSNB) và hoạt động kinh doanh ngân hàng Theo khảo sát MT2, 32% ý kiến đánh giá cao và 68% ý kiến đánh giá rất cao cho thấy ngân hàng chú trọng đến trình độ và năng lực của nhân viên Tiêu chuẩn tuyển dụng yêu cầu ứng viên phải tốt nghiệp đại học chính quy hoặc trên đại học chuyên ngành ngân hàng, tài chính, kinh tế, kế toán kiểm toán Chất lượng nhân viên được kiểm soát từ đầu nhờ vào chính sách tuyển dụng nghiêm túc và các đợt tuyển dụng riêng biệt, đảm bảo cơ hội bình đẳng cho tất cả ứng viên.
Vietinbank – Chi nhánh Đông Sài Gòn đặc biệt chú trọng đến việc đào tạo nâng cao trình độ nghiệp vụ cho cán bộ nhân viên (CBNV), với 28% ý kiến đánh giá cao và 68% ý kiến đánh giá rất cao từ khảo sát MT4 Tất cả nhân viên, dù mới hay có kinh nghiệm, đều được cử tham gia khóa đào tạo kéo dài 3 tháng để trang bị kiến thức và kỹ năng cần thiết liên quan đến quy trình vận hành và xử lý nghiệp vụ Quá trình đào tạo diễn ra thông qua việc làm việc trực tiếp với các nhân viên có thâm niên Ngoài ra, dưới sự chỉ đạo của Ban giám đốc, chi nhánh cũng tổ chức các cuộc thi hàng năm để đánh giá kiến thức của nhân viên về quy định và nghiệp vụ tại bộ phận của họ.
4.1.2 Việc lưu trữ dữ liệu, thông tin khách hàng đầy đủ
Để bảo đảm an toàn cho thông tin trên hệ thống máy tính, ngân hàng đã triển khai các biện pháp phòng chống mất cắp hoặc mất dữ liệu, trong đó có việc thiết lập hệ thống sao lưu Kết quả khảo sát cho thấy 40% ý kiến đánh giá cao và 52% ý kiến đánh giá rất cao về biện pháp này Nhờ đó, giao dịch viên có thể dễ dàng sao lưu dữ liệu của khách hàng và mẫu chữ ký, từ đó giúp việc kiểm tra thông tin trở nên nhanh chóng và hiệu quả hơn.
4.1.3 Hoạt động giám sát được thực hiện theo đúng quy trình và hiệu quả
Theo khảo sát GS1, 80% ý kiến đánh giá cao về hoạt động kiểm tra, giám sát lẫn nhau giữa các nhân viên trong quy trình nhận tiền gửi, cho thấy quy trình này được thực hiện hiệu quả Tại phòng kế toán, mọi hoạt động của ngân hàng đều được kiểm duyệt bởi ít nhất hai thành viên nhằm đảm bảo tính chính xác và đầy đủ của chứng từ, giảm thiểu rủi ro gian lận Khi có giao dịch, giao dịch viên sẽ kiểm tra thông tin khách hàng, sau đó, kiểm soát viên sẽ rà soát lại trước khi phê duyệt các bước tiếp theo Nếu vượt hạn mức phê duyệt, phó giám đốc sẽ tham gia kiểm soát để đảm bảo an toàn tài sản Sự giám sát chặt chẽ trong từng giai đoạn đã nhận được 60% ý kiến đánh giá cao từ khách hàng Ngoài ra, bộ phận kiểm soát nội bộ sẽ tiến hành thanh tra định kỳ về phong cách phục vụ, thao tác hạch toán và trình độ chuyên môn của giao dịch viên để đảm bảo quy trình được thực hiện đúng và duy trì chất lượng dịch vụ Việc kiểm soát nghiệp vụ nhận tiền gửi chủ yếu được thực hiện qua hình thức chọn mẫu, tập trung vào các giao dịch lớn và kiểm tra tính tuân thủ trong công tác lưu trữ.
4.1.4 Các quy định, quy trình trong hoạt động kiểm soát được thiết lập chặt chẽ
Kết quả khảo sát về hoạt động kiểm soát trong quá trình nhận tiền gửi tại Vietinbank – CN Đông Sài Gòn cho thấy các quy định và biểu mẫu đều khá chặt chẽ, bao gồm tất cả các cơ chế của thủ tục kiểm soát Những cơ chế này được lồng ghép và đan xen, tạo thành một hệ thống quy định hiệu quả.
Biểu mẫu chứng từ trong hoạt động nhận tiền gửi tại ngân hàng được thiết kế rõ ràng và cụ thể, bao gồm phiếu nộp tiền mặt, ủy nhiệm thu và ủy nhiệm chi, tuân thủ đúng quy định pháp luật và cung cấp thông tin cần thiết cho khách hàng Ngân hàng cũng bổ sung bảng kê các loại tiền nộp cùng số lượng mệnh giá, nhằm tạo thuận lợi cho việc kiểm tra, giám sát và hạch toán.
Ban lãnh đạo Vietinbank - CN Đông Sài Gòn nhận thức rõ tầm quan trọng của việc quản lý rủi ro trong hoạt động nhận tiền gửi khách hàng, do đó đã chú trọng đến công tác kiểm tra và kiểm soát nội bộ (KSNB) Ngân hàng đã thiết lập và phổ biến quy định, quy trình cụ thể liên quan đến hoạt động này cho nhân viên, đồng thời xây dựng các chốt kiểm soát và tổ chức các cuộc kiểm tra nội bộ để đánh giá hiệu quả của KSNB trong việc quản lý tiền gửi khách hàng cũng như toàn bộ hoạt động của chi nhánh.
Tính tuân thủ về lập, ký duyệt và lưu trữ chứng từ tiền gửi khách hàng
Theo khảo sát, 44% ý kiến đánh giá cao và 52% đánh giá rất cao về việc kiểm soát tính tuân thủ trong lập và ký duyệt chứng từ tiền gửi, cho thấy đơn vị chú trọng đến vấn đề này Đơn vị không chỉ thiết kế chứng từ phù hợp với quy định của ngân hàng mà còn thực hiện kiểm soát chặt chẽ quá trình lập, luân chuyển và lưu trữ chứng từ.
Kiểm soát quá trình lập chứng từ là rất quan trọng, với các chứng từ được lập ngay khi nghiệp vụ kinh tế phát sinh Các chứng từ liên quan sẽ được bấm chung để thuận tiện trong quản lý Cuối ngày, giao dịch viên (GDV) sẽ sắp xếp lại chứng từ theo thứ tự bút toán và kiểm tra tính đầy đủ của chúng Sau đó, chứng từ sẽ được chuyển cho kiểm soát viên (KSV) để kiểm tra và ký duyệt Nếu phát hiện chứng từ không hợp lệ hoặc thiếu sót, cần phải chỉnh sửa hoặc bổ sung kịp thời.
Quá trình luân chuyển chứng từ cần được kiểm soát chặt chẽ, với thời gian tối đa là 5 ngày làm việc kể từ khi phát sinh giao dịch để thực hiện đóng cuốn và lưu kho Chứng từ sẽ được phân loại theo loại giao dịch như tiền mặt, ngoại tệ, vàng, và được sắp xếp theo ngày phát sinh Sau đó, chúng sẽ được đóng thành tập bìa cứng và đánh số liên tục để dễ dàng quản lý.
Quá trình lưu trữ chứng từ kế toán được kiểm soát chặt chẽ, với sổ sách được tạo trên máy tính và sau khi in ấn đều được ký duyệt trước khi lưu trữ tại phòng Kế hoạch – Tài chính Kho bảo quản được thiết kế khoa học và an toàn, có người quản lý để đảm bảo việc tìm kiếm tài liệu diễn ra dễ dàng và nhanh chóng.
Những hạn chế tồn tại trong hệ thống kiểm soát nội bộ hoạt động nhận tiền gửi tại Ngân hàng TMCP Công Thương – Chi nhánh Đông Sài Gòn
4.2.1 Một số cán bộ nhân viên vẫn chưa tuân thủ đúng quy định
Kết quả khảo sát từ Biểu đồ 1 cho thấy 24% ý kiến đánh giá rằng vẫn còn một số cán bộ nhân viên (CBNV) vi phạm quy định trong hoạt động nhận tiền gửi khách hàng Một số giao dịch viên (GDV) vì muốn tiết kiệm thời gian đã đóng dấu trước khi in thông tin như số tiền nhận và kỳ hạn gửi tiền Theo quy định, sau khi in đầy đủ thông tin của khách hàng, kiểm soát viên (KSV) sẽ xét duyệt và ký tên trước khi đóng dấu Điều này dẫn đến rủi ro cho ngân hàng nếu thông tin khách hàng và kỳ hạn gửi tiền bị in sai.
4.2.2 Thực hiện quản lý, lưu trữ chứng từ chưa được tốt
Theo khảo sát KS3, 60% ý kiến đánh giá rất cao về hệ thống lưu trữ chứng từ, nhưng vẫn còn 16% ý kiến cho rằng chất lượng trung bình Mặc dù hệ thống đáp ứng yêu cầu ngân hàng, nhưng vẫn tồn tại hạn chế trong việc quản lý chấm chứng từ vào cuối ngày giao dịch Nhiều GDV thường kiểm tra và nộp nhật ký chứng từ cho bộ phận hậu kiểm muộn, do khối lượng giao dịch lớn, kết thúc giao dịch trễ và tình trạng thiếu nhân sự tại phòng kế toán Sự chậm trễ này dễ dẫn đến thất lạc, nhầm lẫn hoặc sai sót trong quản lý chứng từ.
4.2.3 Hệ thống thông tin phục vụ khách hàng còn hạn chế
Ngân hàng gặp khó khăn trong việc tiếp nhận thông tin phản hồi từ khách hàng, dẫn đến xử lý chưa thỏa đáng và làm giảm lòng tin của khách hàng, ảnh hưởng tiêu cực đến hoạt động kinh doanh Theo khảo sát mở, 60% ý kiến cho rằng hệ thống hiện tại còn hạn chế trong việc tiếp nhận ý kiến phản hồi từ khách hàng.
4.2.4 Công tác bảo mật còn nhiều bất cập
Tại mỗi chi nhánh, mỗi cán bộ nhân viên (CBNV) đều có tài khoản user riêng để đăng nhập vào hệ thống phần mềm Tuy nhiên, ý thức bảo mật thông tin trên máy tính vẫn chưa cao, với chỉ 12% ý kiến đánh giá trung bình theo khảo sát TT2 Nhiều nhân viên trong cùng một phòng biết tài khoản và mật khẩu của nhau, dẫn đến việc dễ dàng đăng nhập vào thông tin cá nhân của người khác Điều này có thể gây ra việc lộ lọt thông tin nội bộ và thông tin khách hàng, tạo điều kiện cho những người có ý định xấu dễ dàng truy cập vào tài khoản, nhập thông tin tiền gửi giả mạo, từ đó ảnh hưởng nghiêm trọng đến uy tín và kết quả hoạt động kinh doanh của ngân hàng.