Tiểu Luận - Quan Hệ Công Chúng - Đề Tài - Giải Quyết Khủng Hoảng Của Công Ty Cổ Phần Thủy Sản Bình An-Bianfishco

Đ tài: Gi i khủng hoảng công ty cổ phần Thủy Sản Bình An-Bianfishco.t khủng hoảng cơng ty cổ phần Thủy Sản Bình An-Bianfishco.ng ho ng củng hoảng cơng ty cổ phần Thủy Sản Bình An-Bianfishco.a cơng ty cổ phần Thủy Sản Bình An-Bianfishco phần Thủy Sản Bình An-Bianfishco.n Thủng hoảng cơng ty cổ phần Thủy Sản Bình An-Bianfishco.y S n Bình An-Bianfishco LỜI MỞ ĐẦU Trong thời đại tiến ngày Họp báo khơng cịn vấn đề xa lạ đối Ta dễ dàng bắt gặp buổi họp báo từ thô sơ long trọng sống hàng ngày thông qua kênh truyền hình, báo chí, internet,…Vì họp báo cơng cụ hữu hiệu doanh nghiệp việc mắt sản phẩm mới, giải khủng hoảng, Quảng cáo, khuyến mãi, v.v Tuy nhiên, để hiểu buổi họp báo quan trọng nào, nên tổ chức họp báo, Họp báo có ích cho người tổ chức bước để thực buổi họp báo thành cơng,… cần phải tìm hiểu, nghiên cứu, trải nghiệm thực tiễn với Và để trả lời vấn đề hiểu rõ kiến thức học trường nhóm chúng tơi định chọn tình thực tế để tổ chức buổi họp báo quay clip lại để người đánh giá, trao đổi Và tình nhóm chúng tơi chọn “Giải khủng hoảng Công ty Cổ phần Thuỉ sản Bình An – Bianfishco” Vì tình tìm kiếm tài liệu chủ yếu mạng nên có nội dung có nội dung sai Nên mong tồn thể bạn đánh giá cách xử lý tình nhóm tổ chức buổi họp báo Cịn nội dung buổi họp báo tình để tham khảo, có tình để nhóm thực hành Hy vọng tiểu luận giúp ích cho nhóm người Mặc dù nhóm có nhiều cố gắng việc hồn thành tiểu luận này, song không tránh khỏi thiếu sót, nhóm chúng tơi mong nhận đóng góp ý kiến Cơ bạn để nhóm thực hồn thiện Trang Đ tài: Gi i khủng hoảng công ty cổ phần Thủy Sản Bình An-Bianfishco.t khủng hoảng cơng ty cổ phần Thủy Sản Bình An-Bianfishco.ng ho ng củng hoảng cơng ty cổ phần Thủy Sản Bình An-Bianfishco.a cơng ty cổ phần Thủy Sản Bình An-Bianfishco phần Thủy Sản Bình An-Bianfishco.n Thủng hoảng công ty cổ phần Thủy Sản Bình An-Bianfishco.y S n Bình An-Bianfishco MỤC LỤC Trang Lời mở đầu Danh sách thành viên nhóm…………………………………………………………….6 Chương 1: Giới thiệu sơ lược Họp báo Thông cáo báo chí 1.1 Khái niệm Họp báo Thơng cáo báo chí 1.1.1 Khái niệm Họp báo 1.1.2 Khái niệm Thông cáo báo chí 1.2 Lợi ích họp báo doanh nghiệp 1.3 Các loại họp báo 1.3.1 Reactive press conference 1.3.2 Proeactive press conference 1.4 Đánh giá hiệu họp báo 1.5 Các bước và biện pháp đề phòng rủi ro tổ chức họp báo 1.6 Điều kiện tổ chức họp báo 1.7 Các biện pháp Phòng Ngừa Rủi Ro Xảy Ra Trong Họp Báo Chương 2: Tổ chức Họp báo 10 2.1 Lập kế hoạch họp báo 12 2.2 Tiến hành thực kế hoạch 15 Trang Đ tài: Gi i khủng hoảng cơng ty cổ phần Thủy Sản Bình An-Bianfishco.t khủng hoảng công ty cổ phần Thủy Sản Bình An-Bianfishco.ng ho ng củng hoảng cơng ty cổ phần Thủy Sản Bình An-Bianfishco.a cơng ty cổ phần Thủy Sản Bình An-Bianfishco phần Thủy Sản Bình An-Bianfishco.n Thủng hoảng cơng ty cổ phần Thủy Sản Bình An-Bianfishco.y S n Bình An-Bianfishco 2.2.1.Bộ phận Event 15 a Kịch tổ chức họp báo 15 b Địa điểm tổ chức họp báo 15 c Tuyển chọn PG, Lễ tân 16 d Làm việc với MC 16 2.2.2.Bộ phận PR 16 a Xin phép tổ chức họp báo 16 b Thành phần tham dự họp báo 17 c Mời phóng viên tham dự 17 d MC Script 17 e Tài liệu họp báo 19 2.2.3 Bộ phận Logistics 19 a Chuẩn bị sân khấu, kĩ thuật, hậu cần 19 b Lên kế hoạch ngân sách 20 2.2.4 Bộ phận Thiết kế 20 2.3 Tiến hành họp báo 21 2.3.1 Họp triển khai nội 21 2.3.2 Tiến hành họp báo thức 21 Mẫu Thơng cáo Báo chí 27 Tài liệu tham khảo 28 Trang Đ tài: Gi i khủng hoảng công ty cổ phần Thủy Sản Bình An-Bianfishco.t khủng hoảng cơng ty cổ phần Thủy Sản Bình An-Bianfishco.ng ho ng củng hoảng cơng ty cổ phần Thủy Sản Bình An-Bianfishco.a cơng ty cổ phần Thủy Sản Bình An-Bianfishco phần Thủy Sản Bình An-Bianfishco.n Thủng hoảng cơng ty cổ phần Thủy Sản Bình An-Bianfishco.y S n Bình An-Bianfishco PHẦN NỘI DUNG Chương 1: Giới thiệu sơ lược họp báo 1.1 Khái niệm họp báo Họp báo họp với nhà báo mời số khách mời có liên quan đến để cơng bố, tuyên bố điều quan trọng tổ chúc hay danh nghiệp, nhằm mục đích thơng tin họp sược đưa đến công chúng, hoạt động diễn thường xuyên, nhằm mục tiêu loan báo thông tin cần thiết từ chủ thể (cá nhân tổ chức) với phương tiện truyền thông đại chúng để thông tin đến với cơng chúng Họp báo hình thức để kết nối doanh nghiệp với giới truyền thông cộng đồng thông qua việc tổ chức buổi họp báo nhằm cung cấp thông tin cho đơn vị thơng tấn, báo chí… để giúp doanh nghiệp đạt mục tiêu truyền thông Thơng qua nhằm giải vấn đề doanh nghiệp việc: Trang Đ tài: Gi i khủng hoảng công ty cổ phần Thủy Sản Bình An-Bianfishco.t khủng hoảng cơng ty cổ phần Thủy Sản Bình An-Bianfishco.ng ho ng củng hoảng cơng ty cổ phần Thủy Sản Bình An-Bianfishco.a cơng ty cổ phần Thủy Sản Bình An-Bianfishco phần Thủy Sản Bình An-Bianfishco.n Thủng hoảng công ty cổ phần Thủy Sản Bình An-Bianfishco.y S n Bình An-Bianfishco - Tung sản phẩm hay dịch vụ - Quảng cáo chương trình khuyến lớn - Giới thiệu dự án mới, thị trường - Làm sản phẩm cũ - Tổ chức chương trình từ thiện, gây quĩ - Nâng cao uy tín cơng ty - Giải khủng hoảng - Báo cáo tài chính, kết kinh doanh (Công ty cổ phần) - Giới thiệu lãnh đạo, cấp cao… 1.2 Lợi ích họp báo doanh nghiệp Thông qua việc cung cấp thông tin cần thiết cho giới truyền thơng họp báo công cụ PR để giúp doanh nghiệp đạt mục tiêu truyền thơng Cụ thể: Cung cấp thông tin cho giới truyền thông: Đối với doanh nghiệp, hoạt động liên quan tới giới truyền thơng nhằm mục đích cuối nâng cao hình ảnh cơng ty Do kiện tung sản phẩm mới, chiến dịch quảng cáo, kiện cần tiếp cận tới cơng chúng Do việc cung cấp thông tin cho giới truyền thông thơng qua tiếp cận cơng chúng hoạt động thường xuyên doanh nghiệp Và họp báo công cụ bắt buộc để cung cấp thông tin cho giới truyền thông Như ta biết, PR công cụ quan trọng doanh nghiệp để xây dựng hình ảnh mắt cơng chúng để đưa hoạt động đến với cơng chúng phải thông qua đơn vị truyền thông Và từ họp báo, cơng cụ trung Trang Đ tài: Gi i khủng hoảng công ty cổ phần Thủy Sản Bình An-Bianfishco.t khủng hoảng cơng ty cổ phần Thủy Sản Bình An-Bianfishco.ng ho ng củng hoảng cơng ty cổ phần Thủy Sản Bình An-Bianfishco.a cơng ty cổ phần Thủy Sản Bình An-Bianfishco phần Thủy Sản Bình An-Bianfishco.n Thủng hoảng cơng ty cổ phần Thủy Sản Bình An-Bianfishco.y S n Bình An-Bianfishco gian doanh nghiệp giới truyền thơng để từ cung cấp thơng tin cần thiết doanh nghiệp 1.3 Các loại họp báo 1.3.1 Reactive press conference Reactive press conference: Là họp báo nhằm để phản ứng lại với dư luận sau vấn đề xảy ra, nhằm để giải thích làm rõ, thơng tin thêm cho người biết việc Các họp báo giải khủng hoảng thường có nội dung mời chuyên gia trao đổi trực tiếp với phóng viên vấn đề mà cơng ty gặp phải, mục đích thường đính thơng tin đảm bảo rõ ràng thông tin cung cấp cho nhà báo, công chúng, tạo niềm tin, củng cố vị trí sản phẩm dối với cơng chúng 1.3.2 Proactive press conference Proactive press conference: Là họp báo nhằm để loan tin trước kiện diễn nhằm thông báo để thu hút ý người, chuẩn bị tốt cho chương trình, kiện diễn Nội dung họp báo dạng thường giới thiệu mục đích, ý nghĩa, thời gian, địa điểm, nội dung kiện Mục đích buổi họp báo nhằm giới thiệu quảng bá kiện tổ chức nhằm khẳng định thương hiệu công ty, PR cho thân sản phẩm (nếu họp báo việc mắt sản phẩm) 1.4 Đánh giá hiệu tổ chức họp báo Trang Đ tài: Gi i khủng hoảng cơng ty cổ phần Thủy Sản Bình An-Bianfishco.t khủng hoảng cơng ty cổ phần Thủy Sản Bình An-Bianfishco.ng ho ng củng hoảng công ty cổ phần Thủy Sản Bình An-Bianfishco.a cơng ty cổ phần Thủy Sản Bình An-Bianfishco phần Thủy Sản Bình An-Bianfishco.n Thủng hoảng cơng ty cổ phần Thủy Sản Bình An-Bianfishco.y S n Bình An-Bianfishco Như bao chiến dịch truyền thơng khác, loại hình lại có hình thức đánh giá riêng nó, họp báo Làm để đánh giá xác hiệu việc họp báo việc thật không dễ dàng, ta dựa vào tiêu chí sau để đánh giá hiệu việc họp báo: - Mục đích cơng ty: thơng qua mục tiêu đặt ban đầu tổ chức họp báo để giải vấn đề việc đạt tiêu mục tiêu thước đo quan trọng chuẩn xác việc đánh giá hiệu họp báo - Các giai đoạn đánh giá: họp báo có giai đoạn thực Do cơng ty chia giai đoạn thực hiện, phải chia giai đoạn đánh giá Cùng với việc đạt kết tốt, việc chia giai đoạn giúp công ty thực việc phù hợp hoạt động trước khơng đem lại kết mong muốn Xem lại mốc thời gian khác trình tổ chức họp báo đưa điểm đánh giá tương ứng Ngồi ra, cơng ty phải đặt điểm chuẩn cho q trình đánh giá Cho dù kế hoạch bán hàng, nâng cao nhận thức hay tăng thời lượng đưa tin, hay thay đổi thái độ, tiêu chí khác nữa, bảng đánh giá có tính thuyết phục hơn, tính hiệu việc họp báo so sánh trước sau Điều có nghĩa Trang Đ tài: Gi i khủng hoảng cơng ty cổ phần Thủy Sản Bình An-Bianfishco.t khủng hoảng cơng ty cổ phần Thủy Sản Bình An-Bianfishco.ng ho ng củng hoảng công ty cổ phần Thủy Sản Bình An-Bianfishco.a cơng ty cổ phần Thủy Sản Bình An-Bianfishco phần Thủy Sản Bình An-Bianfishco.n Thủng hoảng cơng ty cổ phần Thủy Sản Bình An-Bianfishco.y S n Bình An-Bianfishco vào thời điểm thực xong họp báp, công ty phải đo lường xem tiêu hoàn thành đến đâu Các thước đo hiệu buổi họp báo Tần xuất xuất báo - Có báo viết nội dung họp báo? - Giọng điệu báo (tiêu cực hay tích cực)? - Những tờ báo đưa tin? Đưa tin trang nào, phần nào? Công chúng họ ai? - Cơng ty có đạt hình ảnh mong muốn khơng? - Họ có lấy lại thơng điệp bạn khơng? - Người phát ngơn bạn có dẫn lời khơng? Các báo viết chương trình bạn nội dung nội dung điểm qua, thêm thắt? - Phương pháp đánh giá theo cách đa dạng, cơng ty dực vào tiêu chí để đánh giá báo… Tương tác mạng - Bao nhiêu người đọc viết nội dung công ty muốn đưa thông tin? - Thời gian họ lưu trang cơng ty? - Có trang đặc biệt mà họ ghé thăm nhiều nhất? - Tỉ lệ người quay trở lại đọc trang bạn nào? - Thông qua comment, liên kết ngược, v.v… đánh giá khách quan người đọc phản hồi thông tin công ty muốn đưa Các đối tượng liên quan - Các đối tượng liên quan phản ứng nào? Đón nhận từ phía cơng chúng Trang Đ tài: Gi i khủng hoảng cơng ty cổ phần Thủy Sản Bình An-Bianfishco.t khủng hoảng cơng ty cổ phần Thủy Sản Bình An-Bianfishco.ng ho ng củng hoảng công ty cổ phần Thủy Sản Bình An-Bianfishco.a cơng ty cổ phần Thủy Sản Bình An-Bianfishco phần Thủy Sản Bình An-Bianfishco.n Thủng hoảng cơng ty cổ phần Thủy Sản Bình An-Bianfishco.y S n Bình An-Bianfishco - Bao nhiêu thư /email/cuộc điện thoại bạn nhận vấn đề này? Nhiều hay thường lệ? Giọng điệu báo chí nào? - Các nhà báo hỏi/nói điều gì? 1.5 Tiến trình PR Các bước tiến hành phương thức hoạt động PR Đặt mục tiêu Xác định đối tượng Xác định thông điệp Lựa chọn kênh thông tin Thực Đánh giá Bước 1: Đặt mục tiêu Mục tiêu gì? - Là kết mong muốn cuối cá nhân, tập thể tổ chức - Khi xác định mục tiêu cho hoạt động PR cần lưu ý: - Mục tiêu chương trình hoạt động công chúng gắn với mục tiêu kinh doanh doanh nghiệp - Mục tiêu phải cụ thể đo lường để sau đánh giá mức độ thành cơng chương trình quan hệ cơng chúng - Mục tiêu chương trình PR nhằm tác động đến công chúng Tùy theo mức độ tác động, mục tiêu PR là:  Thay đổi nhận thức  Thay đổi thái độ  Thay đổi hành vi Bước 2: Xác định đối tượng  Sau xác định mục tiêu, bạn cần xác định đối tượng bạn muốn nhắm đến ai?  Khi xác định đối tượng công chúng, bạn nên xác định doanh nghiệp bạ cần phải xây dựng quan hệ tốt đẹp với đối tượng công chúng mà bạn liệt kê  Khi xác địn đối tượng công chúng mục tiêu bạn nên tìm hiểu rỏ đặc điểm họ: Trang Đ tài: Gi i khủng hoảng công ty cổ phần Thủy Sản Bình An-Bianfishco.t khủng hoảng cơng ty cổ phần Thủy Sản Bình An-Bianfishco.ng ho ng củng hoảng cơng ty cổ phần Thủy Sản Bình An-Bianfishco.a cơng ty cổ phần Thủy Sản Bình An-Bianfishco phần Thủy Sản Bình An-Bianfishco.n Thủng hoảng cơng ty cổ phần Thủy Sản Bình An-Bianfishco.y S n Bình An-Bianfishco  Tuổi  Trình độ  Giới tính  Địa vị, lối sống, sở thích… Bước 3: Xây dựng thơng điệp  Khái niệm: thông điệp thông tin cốt lõi mà bạn muốn truyền tải đến công chúng  Vì xây dựng thơng điệp cần lưu ý:  Phải thể quán qua kênh thông tin;  Phải gắn với mục tiêu quan hệ công chúng mà doanh nghiệp muốn đạt  Để thuyết phục đối tượng, thông điệp nên: Nêu bật nội dung cốt lõi Đơn giản, tập trung Được thể cách sáng tạo Mang tính xác thực Bước 4: Lựa chọn kênh thông tin  Lựa chọn kênh thông tin phương tiện mà bạn cần sử dụng để truyền tải thông tin, thông điệp đến với công chúng  Khi chọn kênh thông tin bạn cần vào: Mục tiêu quan hệ công chúng Đối tượng công chúng nhắm đến Khả nguồn lực doanh nghiệp,  Có kênh thơng tin sau: Phương tiện truyền thơng đại chúng: họp báo, mời báo chí tham dự Sự kiện: hội thảo, giới thiệu sản phẩm mới, Tài liệu quan hệ công chúng: tờ rơi giới thiệu sản phẩm, tin công ty, báo cáo tài chính… Giao tiếp cá nhân: trả lời vấn báo chí, phát biểu trước cơng chúng Bước 5: Thực Thực chương trình quan hệ cơng chúng giống thực công việc hay dự án, phải có kế hoạch cụ thể  Thời gian thực hiện;  Địa điểm thực hiện; Trang 10 Đ tài: Gi i khủng hoảng công ty cổ phần Thủy Sản Bình An-Bianfishco.t khủng hoảng cơng ty cổ phần Thủy Sản Bình An-Bianfishco.ng ho ng củng hoảng cơng ty cổ phần Thủy Sản Bình An-Bianfishco.a cơng ty cổ phần Thủy Sản Bình An-Bianfishco phần Thủy Sản Bình An-Bianfishco.n Thủng hoảng công ty cổ phần Thủy Sản Bình An-Bianfishco.y S n Bình An-Bianfishco - Đại diện quan chức (Sở thông tin truyền thông, Ban tuyên giáo, …) - Đại diện quan báo chí Trung ương, TP.HCM địa phương (Báo Tiền Phong, Báo Lao Động, Báo Tuổi trẻ, Báo Thanh niên, Báo Nông nghiệp, Báo Nhân dân, ) - Các doanh nghiệp, tổ chức tham gia tài trợ cho công ty - Những người nông dân bán cá chủ chốt cho công ty d Tổ chức thực Bảng phân công nhiệm vụ TT: STT Nội dung Thời gian - Khảo sát địa điểm tổ 03/03/2012 – chức họp báo 06/03/2012 - Lập nội dung, kịch họp báo - Tuyển PG, lễ tân - Làm việc với MC 2 - Soạn công văn xin 03/03/2012 phép tổ chức họp báo 06/03/2012 - Xác định thành phần tham dự - Mời Phóng viên tham dự - MC Scrip - Chuẩn bị tư liệu họp báo Chuẩn bị về: 04/03/2012 - Sân khấu, Âm thanh, 06/03/2012 ánh sáng, hậu cần - Lập kế hoạch ngân sách Thiết kế thiệp mời, in ấn 04/03/2012 Thiết kế phòng, 06/03/2012 trang trí e Chương trình dự kiến 13h00 – 13h30 : Cơng tác chuẩn bị 13h30 – 14h00 : Đón khách - Ổn định khách mời Trang 17 Bộ phận phụ trách Bộ phận Event Bộ phận PR Bộ phận logistics Bộ phận thiết kế Đ tài: Gi i khủng hoảng cơng ty cổ phần Thủy Sản Bình An-Bianfishco.t khủng hoảng cơng ty cổ phần Thủy Sản Bình An-Bianfishco.ng ho ng củng hoảng công ty cổ phần Thủy Sản Bình An-Bianfishco.a cơng ty cổ phần Thủy Sản Bình An-Bianfishco phần Thủy Sản Bình An-Bianfishco.n Thủng hoảng cơng ty cổ phần Thủy Sản Bình An-Bianfishco.y S n Bình An-Bianfishco 14h00 – 14h20 : Khai mạc chương trình 14h20 – 14h30 : Phát biểu khai mạc 14h30 – 16h30 : Hỏi đáp dành cho phóng viên báo chí 16h30 – 17h00 : Kết thúc họp báo 2.2 Tiến hành thực kế hoạch 2.2.1 Bộ phận Event: a Kịch họp báo Thời gian Nội dung 13h – 13h30 Cơng tác chuẩn bị: - Hồn chỉnh sân khấu - Âm thanh, ánh sáng - An ninh 13h30 – 14h Đón khách - Nhận thiệp mời, hướng dẫn khách, phát tài liệu thơng cáo báo chí - Phục vụ tiệc nhẹ 13h45 – 14h Ổn định khách mời - Mời đại biểu bàn - Chuẩn bị khai mạc 14h – 14h20 Khai mạc chương trình Trên nhạc, MC xuất sân khấu chào mừng quan khách Trang 18 Ngƣời phụ trách Bộ phận hậu cần Bộ phận kĩ thuật Bộ phận an ninh Lễ tân, Nhân viên PR Bộ phận hậu cần MC MC Đ tài: Gi i khủng hoảng công ty cổ phần Thủy Sản Bình An-Bianfishco.t khủng hoảng cơng ty cổ phần Thủy Sản Bình An-Bianfishco.ng ho ng củng hoảng cơng ty cổ phần Thủy Sản Bình An-Bianfishco.a cơng ty cổ phần Thủy Sản Bình An-Bianfishco phần Thủy Sản Bình An-Bianfishco.n Thủng hoảng cơng ty cổ phần Thủy Sản Bình An-Bianfishco.y S n Bình An-Bianfishco - Giới thiệu đại diên Công ty BAF, đại diện doanh nghiệp, đại biểu - MC nói mục đích hội thảo 14h20 – 14h30 Phát biểu khai mạc Ông Trần Văn Trí phát biểu khai mạc họp báo 14h30 – 16h30 Hỏi đáp dành cho phóng viên báo chí 16h30 – 17h Kết thúc họp báo MC - Cám ơn đại biểu Lễ tân quan khách - Tặng quà cho khách b Địa điểm tổ chức họp báo Địa điểm: Khách sạn Golf, Tp Cần Thơ, 02 Hai Bà Trưng – Phường Tân An – Q Ninh Kiều – TP.Cần Thơ Thời gian: 13h30, Ngày 07/03/2012 c Tuyển chọn lễ tân Cơng ty CP Thuỉ sản Bình An thuê bên Khách sạn Golf tuyển chọn nhân viên lễ tân theo tiêu chí sau: -Số lượng: người - Giới tính nữ - Ăn mặt lịch sự, trang điểm nhẹ - Ngoại hình dễ nhìn - Ln vui vẻ, niềm nở với khách mời 2.2.2 Bộ phận PR 2.2.2.1 Xin phép tổ chức họp báo  Thành phần hồ sơ gồm: - Văn đề nghị tổ chức họp báo - Danh sách quan báo chí mời tham dự - Bản có hiệu lực pháp lý: Giấy phép kinh doanh - Chương trình họp báo  Cách thức thực hiện: Bước 1: Doanh nghiệp chuẩn bị hồ sơ hợp lệ Trang 19 Đ tài: Gi i khủng hoảng công ty cổ phần Thủy Sản Bình An-Bianfishco.t khủng hoảng cơng ty cổ phần Thủy Sản Bình An-Bianfishco.ng ho ng củng hoảng cơng ty cổ phần Thủy Sản Bình An-Bianfishco.a cơng ty cổ phần Thủy Sản Bình An-Bianfishco phần Thủy Sản Bình An-Bianfishco.n Thủng hoảng cơng ty cổ phần Thủy Sản Bình An-Bianfishco.y S n Bình An-Bianfishco Bước 2: Nộp trực tiếp cho cán tiếp nhận hồ sơ Sở Thông tin Truyền thông Thành phồ Cần Thơ Cán nhận hồ sơ kiểm tra tính hợp lệ hồ sơ: - Nếu hồ sơ hợp lệ vào sổ theo dõi, viết giấy hẹn thời gian trả kết - Nếu hồ sơ chưa hợp lệ hướng dẫn cho Doanh nghiệp hồn thiện bỗ sung Bước 3: Doanh nghiệp nhận kết theo giấy hẹn 2.2.2.2 Thành phần tham dự họp báo Thành phần tham dự họp báo khoảng 200 người chủ yếu sau: 1/ UBND TP.Cần thơ 2/ Sở thông tin truyền thông TP.Cần thơ 3/ Ban tuyên giáo Thành uỉ Cần Thơ 4/ Đại diện quan báo chí Trung ương, TP.HCM địa phương (Báo Tiền Phong, Báo Lao Động, Báo Tuổi trẻ, Báo Thanh niên, Báo Nông nghiệp, Báo Nhân dân, ) 2.2.2.3 Mời phóng viên tham dự Sau có Danh sách báo – đài mời tham dự Nhân viên phận PR tiến hành gửi thiệp mời cách sau: - Gọi điện thoại mời - Gửi thư mời qua email - Nhắn tin vào điện thoại phóng viên (thân quen) - Gửi thư mời trực tiếp thông qua chuyển phát nhanh 2.2.2.4 MC Script MC Script buổi họp báo ngày …  13h – 13h30 Cơng tác chuẩn bị: Hồn chỉnh sân khấu  13h30 – 14h - Đón khách - Nhận thiệp mời, hướng dẫn khách, phát tài liệu thơng cáo báo chí - Phục vụ tiệc nhẹ  13h45 – 14h -Ổn định khách mời : Chương trình họp báo tiến hành vài phút Xin mời vị khách tiến vào khu vực khán phòng ổn định chỗ ngồi Xin cám ơn  14h – 14h20 -Khai mạc chương trình : Xin chào mừng q vị đại biểu tồn thể phóng viên báo đài, truyền hình tồn thể q vị quan khách đến tham dự buổi họp báo Công ty CP Thuỉ sản Bình An ngày hơm (vỗ tay) Trang 20