Chọn thông tin về phân tích công việc Tại công ty lắp ráp và cung cấp máy tính, ban giám đốc mới quy định mọi nhân viên phải biết sử dụng máy tính, kể cả người gác cổng. Điều này cũng không có gì bất hợp lý bởi vì một công ty lắp ráp máy tính thì nhân viên ít nhiều phải biết tin học, nếu không thì các dự án hiện đại hoá công ty khó có thể hoàn thành được. Trên bàn làm việc của nhân viên đều có máy tính và từng nhóm làm việc đều có máy tính. Các máy tính đều được nối mạng với nhau và được nối với máy chủ. Ban giám đốc nhân lực quyết định lưu trữ tất cả các dữ kiện liên quan đến nhân lực vào máy chủ. Điều này sẽ giúp các cấp quản trị hoặc chuyên gia nhân lực khi cần thông tin về bảng mô tả công việc, họ chỉ cần thao tác trên máy tính là có ngay.
Chọn thơng tin phân tích cơng việc Tại cơng ty lắp ráp cung cấp máy tính, ban giám đốc quy định nhân viên phải biết sử dụng máy tính, kể người gác cổng Điều khơng có bất hợp lý cơng ty lắp ráp máy tính nhân viên nhiều phải biết tin học, khơng dự án đại hố cơng ty khó hồn thành Trên bàn làm việc nhân viên có máy tính nhóm làm việc có máy tính Các máy tính nối mạng với nối với máy chủ Ban giám đốc nhân lực định lưu trữ tất kiện liên quan đến nhân lực vào máy chủ Điều giúp cấp quản trị chuyên gia nhân lực cần thông tin bảng mô tả cơng việc, họ cần thao tác máy tính có Sau máy tính hố kiện thông tin nhân lực, chuyên viên phân tích cơng việc bắt đầu thấy phần mềm, mô tả công việc tiêu chuẩn công việc thường bị nhân viên sửa chữa Dường vị quản trị cá nhân xem lại mơ tả cơng việc tiêu chuẩn cơng việc thấy điểm lỗi thời khơng cịn phù hợp thay đổi đơi chút vào nhớ Thoạt đầu, nhân viên nhân lực thấy vui vui cơng nhân viên quan tâm đến cơng việc cách cập nhật hố thơng tin phân tích cơng việc Nhưng cuối họ bắt đầu lo lắng cơng nhân có chức danh cơng việc lại có quan điểm khác cơng việc, người thay đổi vài chi tiết mà họ cho chưa phù hợp Tóm lại khơng có lối văn thống nội dung cịn khơng phù hợp Để ngăn chặn tình trạng này, chương trình cài đặt vào máy tính khơng cho tự ý thay đổi Các chuyên viên phân tích lúc duyệt xét mơ tả cơng việc tiêu chuẩn công việc để đảm bảo văn phong thống Các cấp quản trị có thẻ lấy thông tin mà không sửa thông tin Câu hỏi: Giả sử anh/chị cán quản trị nhân lực công ty này, anh/chị làm để có thơng tin xác phân tích cơng việc Giả sử cấp quản trị giỏi vi tính, cơng ty điện tử có cách để thu thập thơng tin phân tích cơng việc khơng? Trả lời - Để có thơng tin xác phân tích cơng việc, làm việc sau: Thiết lập quy trình xác rõ ràng cho phân tích cơng việc, bao gồm bước tiêu chuẩn áp dụng đồng công ty Tạo hệ thống giao tiếp hiệu với phận nhân viên liên quan để thu thập thông tin chi tiết công việc Tổ chức họp, vấn khảo sát nhân viên cấp quản lý để hiểu rõ cơng việc, q trình làm việc u cầu cơng việc Xem xét nắm bắt thay đổi quy trình cơng việc mơi trường làm việc để cập nhật thơng tin phân tích cơng việc Sử dụng công cụ hỗ trợ phần mềm quản lý công việc, hệ thống thông tin nhân phần mềm phân tích cơng việc để thu thập, xử lý lưu trữ thơng tin cách xác Cơng ty điện tử áp dụng cách để thu thập thơng tin phân tích cơng việc, bao gồm: - - - Sử dụng hệ thống quản lý cơng việc trực tuyến phần mềm phân tích công việc thông minh Điều cho phép nhân viên cấp quản lý cập nhật thông tin công việc, mô tả công việc tiêu chuẩn công việc cách dễ dàng nhanh chóng Thiết lập hệ thống phản hồi 360 độ để thu thập thông tin từ nhiều nguồn khác nhau, bao gồm cấp quản lý, đồng nghiệp khách hàng Điều giúp tạo nhìn tồn diện cơng việc đánh giá hiệu công việc nhân viên Sử dụng kỹ thuật thu thập liệu tự động trí tuệ nhân tạo để phân tích liệu cơng việc từ nhiều nguồn, chẳng hạn email, tài liệu hệ thống quản lý cơng việc Điều giúp đưa thơng tin xu hướng phân tích cơng việc cách tự động xác Những cách tiếp cận giúp công ty điện tử thu thập thơng tin phân tích cơng việc cách nhanh chóng, xác hiệu quả, đồng thời tăng tính tương tác tham gia nhân viên q trình phân tích cơng việc Trả lời Để có thơng tin xác phân tích công việc, cán quản trị nhân lực cơng ty, anh/chị thực bước sau: a) Thảo luận tương tác với chuyên viên phân tích cơng việc: Điều giúp anh/chị hiểu rõ quy trình phân tích cơng việc tại, liệu thu thập sử dụng, thách thức vấn đề b) Kiểm tra đánh giá mô tả công việc tiêu chuẩn công việc: Xem xét xác minh tính xác, cập nhật thơng tin có Nếu cần thiết, tiến hành khảo sát vấn nhân viên để hiểu rõ nhu cầu thực tế công việc c) Xây dựng quy trình ghi nhận thơng tin: Tạo quy trình thức cụ thể để ghi nhận thơng tin phân tích cơng việc, bao gồm việc thu thập, xử lý, lưu trữ duyệt xét thông tin Đảm bảo quy trình rõ ràng tiện lợi để đảm bảo thơng tin xác cập nhật d) Sử dụng phần mềm quản lý thông tin: Áp dụng công cụ phần mềm quản lý thông tin nhân lực để tổ chức lưu trữ thông tin phân tích cơng việc cách hiệu Điều giúp giảm thiểu sai sót q trình thu thập truy xuất thông tin Nếu cấp quản trị giỏi vi tính, cơng ty điện tử áp dụng giải pháp cơng nghệ để thu thập thơng tin phân tích cơng việc, bao gồm: a) Phần mềm quản lý thông tin nhân sự: Sử dụng phần mềm quản lý thông tin nhân tiên tiến tùy chỉnh để ghi nhận duyệt xét thơng tin phân tích cơng việc Các phần mềm tạo sở liệu xác tự động hóa q trình duyệt xét thơng tin b) Hệ thống quản lý văn bản: Áp dụng hệ thống quản lý văn điện tử để lưu trữ quản lý mô tả công việc tiêu chuẩn công việc Hệ thống giúp tạo phiên văn truy xuất sửa đổi được, đồng thời trì lịch sử chỉnh sửa c) Cơng nghệ Blockchain: Sử dụng công nghệ blockchain để tạo mơ tả cơng việc tiêu chuẩn cơng việc có tính tồn vẹn khơng thể thay đổi Blockchain giúp đảm bảo tính qn bảo mật thơng tin d) Cơng cụ phân tích liệu: Sử dụng cơng cụ phân tích liệu để đánh giá xử lý thông tin từ mô tả công việc tiêu chuẩn công việc Công cụ giúp tối ưu hóa q trình phân tích tạo insights giá trị từ liệu