Hoàn thiện công tác kế toán nguyên vật liệu ở công ty cổ phần thương mại xuất nhập khẩu datex

ĐẶC ĐIỂM TỔ CHỨC SẢN XUẤT VÀ QUẢN LÝ CHI PHÍ NGUYÊN VẬT LIỆU TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN THƯƠNG MẠI XUẤT NHẬP KHẨU DATEX

Đặc điểm nguyên vật liệu tại Công ty Cổ phần Thương mại Xuất nhập khẩu Datex

Công ty Cổ phần Thương mại Xuất nhập khẩu Datex cung cấp một loạt các loại nguyên vật liệu (NVL) đa dạng về chủng loại, quy cách và kích thước Để quản lý hiệu quả và dễ dàng, việc phân loại NVL cần được thực hiện một cách khoa học và phù hợp với yêu cầu của công ty.

Nguyên vật liệu của công ty chia thành:

Nguyên vật liệu chính là những nguyên liệu và nhiên liệu cần thiết để chế biến sản phẩm, bao gồm các loại vải như vải dệt kim và vải denim, tạo thành hình thái vật chất của sản phẩm cuối cùng.

Vật liệu phụ là những nguyên liệu có vai trò hỗ trợ trong quá trình sản xuất và kinh doanh, được kết hợp với nguyên vật liệu chính nhằm nâng cao tính năng và chất lượng sản phẩm, bao gồm nhãn mác và mếch.

- Nhiên liệu: là những thứ dung để tạo nhiệt năng như xăng, dầu…

Nhiên liệu, mặc dù là một loại vật liệu phụ, nhưng được phân loại riêng do vai trò quan trọng của nó trong sản xuất và tiêu dùng Việc sản xuất và tiêu thụ nhiên liệu chiếm tỷ trọng lớn trong nền kinh tế quốc dân, ảnh hưởng đến nhiều lĩnh vực khác nhau.

Chuyên đề thực tập cuối khóa yêu cầu và kỹ thuật quản lý hoàn toàn khác với các loại VL phụ thông thường.

- Phụ tùng thay thế: là loại vật tư được sử dụng cho hoạt động sửa chữa, bảo dưỡng TSCĐ như các loại ốc vít, vòng bi…

- Bao bì đóng gói: các loại túi nilon, giấy lót…

- Phế liệu: sản phẩm hỏng, kém chất lượng, vải thừa…

Đặc điểm luân chuyển nguyên vật liệu của Công ty Cổ phần Thương mại Xuất Nhập Khẩu Datex

Thương mại Xuất Nhập Khẩu Datex

1.2.1 Công tác thu mua nguyên vật liệu tại Công ty

Công ty hoạt động theo hình thức sản xuất theo đơn hàng và hợp đồng, do đó việc mua nguyên vật liệu (NVL) được thực hiện dựa trên yêu cầu cụ thể của từng đơn hàng Trong khi một số đơn hàng đặc biệt cần nhập khẩu vật liệu từ nước ngoài, phần lớn nguyên vật liệu được công ty mua từ các nhà cung cấp trong nước.

Công ty Cổ phần Thương Mại Xuất nhập khẩu Datex cam kết tìm kiếm các nhà cung cấp đáng tin cậy để mua vật liệu với giá hợp lý, đảm bảo chất lượng và nguồn cung kịp thời cho sản xuất Đồng thời, công ty nỗ lực xây dựng mối quan hệ bền vững với các đối tác thông qua việc tạo dựng lòng tin trong kinh doanh.

Với vị trí gần đường quốc lộ và đông dân cư, việc vận chuyển nguyên vật liệu và tiêu thụ hàng hóa trở nên thuận lợi hơn.

Các phương thức thu mua NVL hiện nay của công ty như sau:

Nhập khẩu vật liệu từ nước ngoài là cần thiết cho những đơn hàng có yêu cầu đặc biệt về nguyên liệu hoặc nhiên liệu để sản xuất sản phẩm.

Khi chất lượng thực tập cuối khóa thị trường trong nước không đảm bảo hoặc không có sẵn, các công ty thường phải nhập khẩu từ nước ngoài Tuy nhiên, phương thức thu mua này thường tốn nhiều thời gian do thời gian vận chuyển kéo dài.

Công ty chủ yếu nhập vật liệu từ các nhà cung cấp trong nước, mang lại nhiều lợi thế so với việc nhập khẩu Giá thành vật liệu thường thấp hơn, việc vận chuyển dễ dàng hơn và không cần trải qua các thủ tục hải quan phức tạp Nhờ đó, thời gian thu mua được rút ngắn, giúp công ty hoạt động hiệu quả hơn.

Nhìn chung, công tác thu mua NVL của công ty khá thuận lợi do việc sản xuất theo đơn hang và hệ thống định mức xây dựng hợp lý.

1.2.2 Hệ thống kho tàng bảo quản nguyên vật liệu của Công ty Để NVL đảm bảo chất lượng cho quá trình sản xuất không những cần thu mua các nguyên liệu đảm bảo chất lượng mà còn cần có sự bảo quản hợp lý tránh hư hỏng, mất mát trong quá trình sử dụng tại công ty.

Công ty Cổ phần Thương mại Xuất nhập khẩu Datex hiện có hai kho chính: một kho để bảo quản nguyên vật liệu (NVL) và một kho chứa thành phẩm đã sản xuất Ngoài hai kho chính, mỗi phân xưởng còn có kho riêng để lấy vật liệu từ kho chính và phân bổ cho các tổ sản xuất.

Nguyên vật liệu sau khi mua về sẽ được ban kiểm nghiệm kiểm tra chất lượng trước khi nhập kho quản lý Kho không chỉ là điểm xuất phát mà còn là điểm kết thúc trong quy trình sản xuất, vì vậy việc bảo quản nguyên vật liệu của công ty phải tuân thủ quy định trong chế độ quản lý kho chung.

Chuyên đề thực tập cuối khóa về phòng cháy chữa cháy yêu cầu sắp xếp NVL một cách khoa học, theo ngăn và thứ tự Khoảng cách giữa NVL với nền và tường cần đảm bảo từ 25-30cm để ngăn chặn ẩm thấp, đảm bảo thông thoáng, từ đó tránh tình trạng ẩm ướt gây ra mốc, gỉ sét và ố vải.

Tổ chức quản lý nguyên vật liệu của Công ty Cổ phần Thương mại Xuất Nhập Khẩu Datex

Công ty Cổ phần Thương mại Xuất nhập khẩu Datex coi nguyên vật liệu (NVL) là yếu tố then chốt trong hoạt động sản xuất Việc thiếu NVL có thể gây gián đoạn quy trình sản xuất, do đó, công ty đặc biệt chú trọng đến công tác thu mua NVL Phòng Kinh doanh phụ trách việc này, trong khi bộ phận Kho đảm nhận quản lý NVL để đảm bảo sản xuất diễn ra liên tục và hiệu quả.

Phòng Kinh doanh tích cực tìm kiếm khách hàng và nguồn hàng, đồng thời ký kết hợp đồng với đối tác có nhu cầu Đội ngũ này cũng hoàn tất các thủ tục giấy tờ liên quan đến xuất nhập khẩu để thực hiện nhiệm vụ thu mua hiệu quả.

NVL phòng Kinh doanh lập một tổ là tổ Cung ứng, tổ này trực tiếp thực hiện công tác thu mua NVL.

Với nhiệm vụ của mình, tổ Cung ứng gồm các công việc sau:

Dựa trên các đơn đặt hàng và hợp đồng sản xuất đã ký kết, công ty tiến hành xác định các nguyên vật liệu (NVL) cần thiết và tính toán số lượng NVL cần sử dụng.

Sau khi xác định các loại nguyên vật liệu (NVL), số lượng và yêu cầu chất lượng, tổ Cung ứng sẽ tìm kiếm nhà cung cấp phù hợp với nhu cầu của công ty.

- Thực hiện các giao dịch, thương lượng về giá cả, số lượng VL cần cung ứng và thời gian, phương thức giao hàng.

Chuyên đề thực tập cuối khóa

Để đảm bảo vật liệu đầu vào đáp ứng các yêu cầu chất lượng, tổ Cung ứng cần chú trọng theo dõi và kiểm tra kỹ lưỡng trong quá trình thu mua.

Trước khi nhập kho nguyên liệu hoặc giao nhận, hầu hết các vật liệu (VL) đều phải trải qua quá trình kiểm nghiệm chất lượng Điều này được thực hiện bởi một ban kiểm nghiệm chuyên trách nhằm đảm bảo tiêu chuẩn và độ tin cậy của sản phẩm.

Tổ Cung ứng cần đảm bảo việc thu mua nguyên vật liệu (NVL) kịp thời và đầy đủ về số lượng cũng như đạt tiêu chuẩn chất lượng cho hoạt động sản xuất Đồng thời, phải tránh tình trạng mua sắm NVL dư thừa, vì việc lưu trữ nguyên liệu lâu ngày, như vải và chỉ, có thể dẫn đến hư hỏng, mốc, ố, và làm giảm chất lượng sản phẩm.

Tại Công ty Cổ phần Thương mại Xuất nhập khẩu Datex, kho đóng vai trò quan trọng trong việc lưu trữ và bảo quản nguyên vật liệu phục vụ sản xuất kinh doanh Để đảm bảo hiệu quả, công tác quản lý kho cần được tổ chức chặt chẽ Hiện tại, bộ phận kho nguyên vật liệu của công ty có 2 nhân viên, bao gồm 1 thủ kho và 1 nhân viên kho, có trách nhiệm quản lý toàn bộ hoạt động liên quan Chức năng và nhiệm vụ của bộ phận kho là đảm bảo nguyên vật liệu luôn sẵn sàng cho quá trình sản xuất.

- Chịu trách nhiệm về toàn bộ số VL, CCDC, máy móc thiết bị, tài sản cố định và hàng hóa do mình quản lý.

- Theo dõi tình hình nhập, xuất, tồn kho VL hàng ngày, hàng tuần, hàng tháng, hàng quý, hàng năm.

- Cùng với phòng Kế toán kiểm kê định kỳ

THỰC TRẠNG CÔNG TÁC KẾ TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN TH ƯƠNG MẠI XUẤT NHẬP KHẨU DATEX

Kế toán chi tiết nguyên vật liệu tại Công ty Cổ phần Thương Mại Xuất Nhập Khẩu Datex

Công tác kế toán chi tiết nguyên vật liệu tại Công ty Cổ phần Thương mại Xuất nhập khẩu Datex hiện nay đóng vai trò quan trọng trong việc quản lý tài chính Kế toán chi tiết nguyên vật liệu giúp theo dõi và phản ánh chính xác tình hình nhập, xuất và tồn kho của từng loại nguyên vật liệu.

Tổ chức kế toán chi tiết nguyên vật liệu hiệu quả giúp giảm chi phí không cần thiết, hạ giá thành sản phẩm và nâng cao khả năng cạnh tranh của công ty trên thị trường.

Dựa vào các đặc điểm nêu trên và sự kết hợp giữa ghi chép của thủ kho với hạch toán tại phòng Kế toán, công ty áp dụng phương pháp ghi thẻ song song để quản lý kế toán chi tiết nguyên vật liệu.

2.1.1 Chứng từ và thủ tục kế toán

2.1.1.1 Trường hợp nguyên vật liệu nhập kho

Nguyên vật liệu nhập kho, kế toán tại Công ty Cổ phần Thương Mại

Xuất nhập khẩu Datex sử dụng các chứng từ: phiếu nhập kho, biên bản kiểm nghiệm, hóa đơn bán hàng….

Công tác kiểm nghiệm được thực hiện bởi một ban chuyên trách, thủ kho và người giao hàng, dựa trên hóa đơn của nhà cung cấp và hợp đồng mua hàng Trong quá trình nhập kho, nếu phát hiện có sự thừa, thiếu hoặc vật liệu không đúng quy cách, kém chất lượng, cần lập biên bản để làm rõ nguyên nhân Nếu nguyên nhân do nhà cung cấp, công ty có quyền yêu cầu giảm giá hoặc từ chối nhận hàng.

Sau khi kiểm nghiệm, các thành viên trong ban kiểm nhận phải lập”

Biên bản kiểm nghiệm vật tư”

Ví dụ 1: Ngày 07/11/2010 số hóa đơn 0013047 Cty nhập khẩu VL bông TQ cấp 1 với số lượng nhập 3.000kg với đơn giá chưa VAT là 35.500đ/m

Biểu 2-1: Hóa đơn GTGT của ITOCHI HONG KONG

GIÁ TRỊ GIA TĂNG Mẫu số: 01GTKT3/001

Liên 2: Giao người mua Ký hiệu: 26AB/10P

Ngày 10 tháng 11 năm 2010 Số: 0013047 Đơn vị bán hàng: ITOCHI Địa chỉ: Hongkong

Số Tài khoản: ……… ĐT: ……… MST:0500403158

Họ tên người mua hàng:………

Tên đơn vị: Công ty CP TM XNK Datex

Mã số thuế: 1000416017 Địa chỉ: KCN Nguyễn Đức Cảnh - Thái Bình

TÊN HANG HÓA, DỊCH VỤ ĐVT

SỐ LƯỢNG ĐƠN GIÁ THÀNH TIỀN

(Thuế suất GTGT: 10% thuế GTGT) 10.650.000

Tổng cộng tiền thanh toán 117.150.000

Số tiền bằng chữ:(Một trăm mười bảy triệu một trăm năm mươi nghìn đồng)

Người mua hàng Người bán hàng Thủ trưởng đơn vị

(Ký,họ tên) (Ký,họ tên) (Ký,họ tên)

Biểu 2-2: Biên bản giao nhận hàng hóa Đơn vị: Cty CP TM XNK Datex Mẫu 03VT

Vật tư, công cụ, sản phẩm, hàng hóa Ngày 07 tháng 11 năm 2010

Căn cứ húa đơn GTGT số 0062075 ngày 07 thỏng 11 năm 2010 của Công ty TNHH dệt Tân Thanh

Biên bản kiểm nghiệm gồm: Ông/ bà: Mai Thị Hiờn Chức vụ:

P.Kinh doanh Ông/ bà: Đặng Văn Duy Chức vụ: nhân viên Ông/ bà: Lờ Huy Chức vụ:

Thủ kho Đã kiểm nghiệm cỏc loại:

Tên chủng loại, quy cách vật tư,

Phương thức kiểm nghiệm ĐVT

Số lượng theo chứng từ

Kết quả kiểm nghiệm Ghi

Số lượng chú đúng quy cách, phẩm chất

Số lượng không đúng quy cách, phẩm chất

0 Ý kiến của ban kiểm nghiệm: Ban kiểm nghiệm đã kiểm tra mặt hàng

Bông TQ đã được kiểm nghiệm với số lượng và chất lượng đúng quy cách, không có sản phẩm nào vi phạm tiêu chuẩn Tất cả hàng hóa đều đủ điều kiện để nhập kho, theo xác nhận của đại diện kỹ thuật và Thủ kho Trưởng ban.

(Ký,họ tên) (Ký,họ tên) (Ký,họ tên)

Sau khi kiểm nghiệm, nếu kết quả kiểm nghiệm đạt đủ điều kiện cho nhập kho NVL thì các bộ phận mới tiến hành cho nhập kho.

Phiếu nhập kho được lập bởi Thủ kho dựa trên Biên bản kiểm nghiệm vật tư và hóa đơn bán hàng của nhà cung cấp Tại công ty, phiếu nhập kho được tạo thành 3 liên.

Liên 1: lưu tại quyển gốc

Liên 2: giao cho khách hàng

Liên 3: lưu chuyển để vào thẻ kho và vào sổ kế toán

Với nghiệp vụ nhập VL như trên, phiếu nhập kho sẽ được lập như sau:

BiÓu 2-3: Phiếu nhập kho Đơn vị: Công ty CP TM XNK Datex

Sè :41 Theo HĐ số No 0013047 ngày 07/11/2010 của ITOCHI HONGKONG

MS: 01 VT Q§ sè 15/2006 20/03/2006 của Bộ tài chính

Họ và tên ngời giao hàng: Vũ Văn Bằng

STT Tên hàng Mã sè Đơn vị tÝnh

Số tiền bằng chữ: (Một trăm lẻ sỏu triệu năm trăm nghỡn đồng chẵn)

Ví dụ 2 : hóa đơn 0037839, ngày 08/11/2010 nhập 1.000kg Bông VN loại

2 với đơn giá chưa thuế GTGT là 22.500đ/kg, đã thanh toán bằng tiền mặt.

Biểu 2-4: Hóa đơn GTGT của Cty TNHH Tân Thanh

Ngày 08 tháng 11 năm 2010 Số: 0037839 Đơn vị bán hàng: Cty TNHH Tân Thanh Địa chỉ:

Số Tài khoản: ……… ĐT: ……… MST:0500403158

TÊN HANG HÓA, DỊCH VỤ ĐVT

Số tiền bằng chữ:( Hai mươi bốn triệu bảy trăm năm mươi nghìn đồng)

(Ký,họ tên) (Ký,họ tên) (Ký,họ tên) Đơn vị: Cty CP TM XNK Datex Mẫu 03VT

Vật tư, công cụ, sản phẩm, hàng hóa Ngày 08 tháng 11 năm 2010

Căn cứ húa đơn GTGT số 0037839 ngày 08 thỏng 11 năm 2010 của Công ty TNHH dệt Tân Thanh

Biên bản kiểm nghiệm gồm: Ông/ bà: Mai Thị Hiờn Chức vụ:

Chuyên đề thực tập cuối khóa Ông/ bà: Đặng Văn Duy Chức vụ: nhân viên Ông/ bà: Lờ Huy Chức vụ:

Thủ kho Đã kiểm nghiệm cỏc loại:

Tên chủng loại, quy cách vật tư,

Phương thức kiểm nghiệm ĐVT

Số lượng theo chứng từ

Kết quả kiểm nghiệm Ghi

Số lượng chú đúng quy cách, phẩm chất

Số lượng không đúng quy cách, phẩm chất

0 Ý kiến của ban kiểm nghiệm: Ban kiểm nghiệm đã kiểm tra mặt hàng

Bông VN loại 2 đã được kiểm tra và xác nhận về số lượng cũng như chất lượng, đảm bảo không có sản phẩm nào không đạt yêu cầu Tất cả hàng hóa đạt tiêu chuẩn sẽ được nhập kho theo quy định.

(Ký,họ tên) (Ký,họ tên) (Ký,họ tên) Đơn vị: Công ty CP TM XNK Datex

Sè :41 Theo HĐ số No 0037839 ngày 08/11/2010 của Cty TNHH Tõn Thanh

STT Tên hàng Mã sè Đơn vị tÝnh

Số tiền bằng chữ: (Hai mươi hai triệu năm trăm nghỡn đồng chẵn)

Chuyên đề thực tập cuối khóa Đơn vị: Cty TNHH MTV Dệt 8-3 Mẫu 02TT

Họ tên người nhận: Phạm Thị Hảo Địa chi:

L ý do chi: chi tiền thanh toán cho Công ty TNHH Tân Thanh

Kèm theo: 02 chứng từ gốc Đã nhận đủ số tiền( viết bằng chữ): Hai mươi bốn triệu bảy trăm năm mươi nghìn đồng.

Thủ trưởng Kế toán trưởng Người lập phiếu Thủ quỹ Người nhận đơn vị (Ký,họ tên) (Ký,họ tên) (Ký,họ tên) (Ký,họ tên)

Ví dụ 3: Ngày 10/11/ 2010 công ty nhập chỉ 60c3 các màu đen, vàng cam, xanh rêu, trắng mỗi loại 500 cuộn, đơn giá là 12.750 đ/c Thuế GTGT

10% công ty chưa thanh toán.

Biểu 2-6: Hóa đơn GTGT của Cty CP Phong Phú

Ngày 10 tháng 11 năm 2010 Số: 00007182 Đơn vị bán hàng: Công ty CP Phong Phú Địa chỉ: 378 Minh Khai – Hà Nội

Số Tài khoản: ……… ĐT: ……… MST: 0301446006-003

Số tiền bằng chữ:(Ba mươi năm triệu lẻ sáu mươi hai nghìn năm trăm đồng)

(Ký,họ tên) (Ký,họ tên) (Ký,họ tên) Đơn vị: Công ty CP TM XNK Datex

Bé phËn: Kho VËt liệu

Sè :48 Theo HĐ số No 00007182 ngày 10/11/2010 của Cty CP Phong Phỳ

T Tên hàng Mã sè Đơn vị tÝn h

Số lợng Đơn giá Thành tiÒn

Số tiền bằng chữ: (Ba mươi mốt triệu tỏm trăm bảy mươi năm nghỡn đồng chẵn)

2.1.1.2 Trường hợp nguyên vật liệu xuất kho

Tại công ty, hàng tháng hoặc khi có nhu cầu về vật liệu, bộ phận sẽ sử dụng giấy đề nghị xuất vật liệu Giấy đề nghị này được lập dựa trên kế hoạch sản xuất kinh doanh và nhu cầu của từng bộ phận Khi giấy đề nghị được Kế toán trưởng hoặc Giám đốc sản xuất ký duyệt, nó sẽ trở thành chứng từ mệnh lệnh để lập phiếu xuất kho.

Dựa trên giấy đề nghị xuất vật liệu đã được phê duyệt, nhân viên kho tiến hành lập phiếu xuất kho và ghi lại số lượng yêu cầu Thủ kho sẽ căn cứ vào phiếu xuất kho để xuất vật liệu và ghi số lượng thực xuất vào phiếu Tương tự như phiếu nhập kho, phiếu xuất kho của công ty cũng được lập thành ba liên.

Liên 1: lưu tại quyển gốc

Liên 2: giao cho khách hang

Liên 3: lưu chuyển để vào thẻ kho và vào sổ kế toán

Ví dụ 4: Ngày 09/11/2010 tại PXSX 1 phát sinh nhu cầu sử dụng Bông

TQ cấp1 là 800m và Bông VN loại 2 là 400m phục vụ cho sản xuất sản

Khi đó bộ phận sẽ lập giấy đề nghị xuất vật liệu như sau:

Biểu 2-7: Giấy đề nghị xuất vật liệu Đơn vị: Cty CP TM XNK Datex

GIẤY ĐỀ NGHỊ XUẤT VẬT LIỆU

Kính gửi: phòng Kế toán

Tên tôi là: Đinh Trọng Việt

Căn cứ vào kế hoạch sản xuất kinh doanh và nhu cầu hiện tại của bộ phận, đề nghị công ty cấp cho PX tôi những vật liệu sau:

STT Tên vật liệu Đơn vị tính Số lượng

Chúng tôi đề nghị công ty cung cấp kịp thời và đầy đủ thông tin cho chuyên đề thực tập cuối khóa, nhằm đảm bảo quá trình sản xuất diễn ra theo đúng kế hoạch đã đề ra.

Và căn cứ vào giấy đề nghị xuất vật liệu đã được duyệt, các bộ phận liên quan tiến hành xuất kho vật liệu và lập phiếu xuất kho.

BiÓu 2-5 :Phiếu xuất kho Đơn vị: Cty CP TM XNK Datex

PHIẾU XUẤT KHO MÉu sè 02-VT

Ngày 10 tháng 11 năm 2010 Theo §15/2006/Q§-BTC

Ngày 20 tháng 3 n¨m2006 của Bộ trởng BTC

Cã :152 Họ,tên ngời nhận hàng: Đinh Trọng Việt – PXSX 1

Lý do xuÊt kho: Xuất cho đơn hàng 1067

Tên, nhãn hiệu, phẩm chất, quy cách vËt t

Mã sè Đơn vị tÝnh

Thành tiÒn theo chứng tõ

Bằng chữ: Ba mươi bảy triệu bốn trăm nghỡn đồng.

Thủ trởng đơn vị Kế toán trởng Phụ trách cung tiêu Ngời nhận Thủ kho

(Ký,họ tên) (Ký,họ tên) (Ký,họ tên) (Ký,họ tên)

Ví dụ 5: Ngày 11/11/2010 tại PXSX 2 có nhu cầu thay mới suốt 200 chiếc, kim may cho máy khâu 100 chiếc phục vụ hoạt động sản xuất.

Khi đó bộ phận lập giấy đề nghị xuất vật liệu. Đơn vị: Cty CP TM XNK Datex

GIẤY ĐỀ NGHỊ XUẤT VẬT LIỆU

Kính gửi: phòng Kế toán

Tên tôi là: Hoàng Thị Lệ Quyên

Căn cứ vào kế hoạch sản xuất kinh doanh và nhu cầu hiện tại của bộ phận, đề nghị công ty cấp cho PX tôi những vật liệu sau:

STT Tên vật liệu Đơn vị tính Số lượng

Đề nghị công ty cung cấp cho chúng tôi 100 chiếc Kim VO một cách kịp thời và đầy đủ, nhằm đảm bảo quá trình sản xuất diễn ra đúng theo kế hoạch đã được công ty đề ra.

(Ký,họ tên) Đơn vị: Cty CP TM XNK Datex

PHIẾU XUẤT KHO MÉu sè 02-VT

Ngày 11 tháng 11 năm 2010 Theo §15/2006/Q§-BTC

Ngày 20 tháng 3 n¨m2006 của Bộ trởng BTC

Cã :152 Họ,tên ngời nhận hàng: Hoàng Thị Lệ Quyờn - PXSX 2

Lý do xuÊt kho: Xuất phục vụ cho hoạt động sản xuất của phân xưởng

Xuất tại kho: Vật liệu

Tên, nhãn hiệu, phẩm chất, quy cách vËt t

Mã sè Đơn vị tÝnh

Thành tiÒn theo chứng tõ

Bằng chữ: Bẩy trăm năm mươi nghỡn đồng.

Thủ trởng đơn vị Kế toán trởng Phụ trách cung tiêu Ngời nhận Thủ kho

(Ký,họ tên) (Ký,họ tên) (Ký,họ tên) (Ký,họ tên)

2.1.2 Hạch toán chi tiết nguyên vật liệu tại Công ty Cổ phần Thương

Mại Xuất Nhập Khẩu Datex sử dụng thẻ kho theo mẫu quy định của BTC để ghi chép tình hình nhập, xuất và tồn kho nguyên vật liệu hàng ngày theo số lượng Mỗi thẻ kho được mở cho từng loại vật liệu và được sắp xếp theo nhóm, giúp thuận tiện cho việc ghi chép, kiểm tra và đối chiếu với kế toán.

Mỗi ngày, khi nhận chứng từ kế toán liên quan đến việc nhập và xuất kho nguyên vật liệu (NVL) như phiếu nhập kho và phiếu xuất kho, thủ kho cần kiểm tra tính hợp lý và hợp pháp của các chứng từ này Sau khi xác nhận, thủ kho sẽ thực hiện việc nhập và xuất NVL, đồng thời ghi lại số lượng thực nhập và xuất vào phiếu xuất kho cũng như thẻ kho.

Các chứng từ nhập và xuất kho được thủ kho phân loại theo từng loại vật liệu, và định kỳ từ 5 đến 10 ngày, kế toán sẽ xuống kho để thu thập và đưa về phòng kế toán nhằm thực hiện hạch toán.

BiÓu 2-8 :Thẻ kho Đơn vị: Cty CP TM XNK Datex

Tên VL: Bụng TQ cấp 1 Đơn vị tÝnh: kg

2.90 0 Đơn vị: Cty CP TM XNK Datex

Tên VL: Bụng VN loại 2 Đơn vị tÝnh: mkg

Tại phòng Kế toán, định kỳ 5-10 ngày, kế toán tiếp nhận chứng từ nhập và xuất từ thủ kho Khi nhận chứng từ, kế toán sẽ kiểm tra tính hợp lý và hợp pháp của chúng Sau khi hoàn tất kiểm tra, kế toán sẽ thực hiện các bước tiếp theo để xử lý chứng từ.

Kế toán tổng hợp nguyên vật liệu tại Công ty Cổ phần Thương Mại Xuất Nhập Khẩu Datex

Mại Xuất Nhập Khẩu Datex

2.2.1 Chứng từ, sổ sách sử dụng trong kế toán tổng hợp nguyên vật liệu tại Công ty

Hiện nay, hình thức kế toán đang được áp dụng tại Công ty Cổ phần

Thương Mại Xuất Nhập Khẩu Datex là một hình thức Nhật ký chung, trong đó kế toán hàng ngày cập nhật số liệu vào phần mềm mà mình quản lý Mỗi tháng, kế toán sẽ tổng hợp và in ra các bảng kê khai thuế để nộp cho cơ quan thuế.

Sơ đồ 02: Trình tự kế toán theo hình thức Nhật ký chung

Bảng cân đối phát sinh

Sổ thẻ kế toán chi tiết

Bảng tổng hợp chi tiết

Sổ nhật ký đặc biệt

Ghi cuối tháng hoặc định kỳ

2.2.2 Tài khoản kế toán sử dụng

Trong quá trình hạch toán tổng hợp NVL tại Công ty Cổ phần

Thương Mại Xuất Nhập Khẩu Datex thực hiện các nghiệp vụ nhập kho chủ yếu thông qua việc mua nguyên vật liệu từ bên ngoài, không có trường hợp tăng nguyên vật liệu do góp vốn liên doanh chế biến Hình thức thanh toán linh hoạt bao gồm trả tiền trước, thanh toán bằng tiền mặt, chuyển khoản ngân hàng hoặc trả chậm Do đó, kế toán tổng hợp nhập vật liệu sử dụng các tài khoản như TK 152, TK 141, TK 111.

Trong công ty, nghiệp vụ xuất nguyên vật liệu (NVL) được thực hiện để phục vụ sản xuất sản phẩm và quản lý tại phân xưởng cũng như các bộ phận khác Kế toán NVL sẽ hạch toán và phân bổ chính xác dựa trên từng trường hợp xuất và mục đích sử dụng Để tổng hợp xuất vật liệu, kế toán sử dụng các tài khoản như TK 152 và TK 621.

2.2.3 Kế toán tổng hợp nhập nguyên vật liệu

Mỗi hình thức kế toán đều có sự khác biệt trong việc quản lý sổ kế toán tổng hợp nguyên vật liệu (NVL) Tại Công ty Cổ phần Thương Mại Xuất Nhập Khẩu Datex, với việc áp dụng hình thức "Nhật ký chung", các nghiệp vụ liên quan đến việc nhập vật liệu sẽ được kế toán ghi nhận vào các sổ như Sổ cái, Sổ chi tiết các tài khoản và Nhật ký chung.

2.2.3.1 Trường hợp NVL mua ngoài bằng tiền mặt, tiền gửi ngân hàng

Trong tháng, các khoản chi phí mua nguyên vật liệu (NVL) được thanh toán trực tiếp bằng tiền mặt hoặc chuyển khoản, vì vậy kế toán cần theo dõi chặt chẽ tình hình thanh toán công nợ.

Biểu 2-11: Sổ cái Đơn vị: Cty CP TM XNK Datex

Tháng 11 năm 2010 Đơn vị tính: VND

Chứng từ Diễn giải Tài khoản đối ứng

Số phát sinh Số dư

Số Ngày Nợ Có Nợ Có

Ngời ghi sổ Kế toán trởng Thủ trởng đơn vị

(ký, họ tên) (ký,họ tên)

(ký,họtên,đóngdấu) Đơn vị: Cty CP TM XNK Datex

07/11/2010 41NK 07/11/2010 Thanh toán mua Bông TQ cấp 1 152 106.500.000

Ngời ghi sổ Kế toán trởng Thủ trởng đơn vị

(ký, họ tên) (ký,họ tên)

2.2.3.2 Trường hợp mua ngoài nguyên vật liệu về nhập kho nhưng chưa thanh toán với người bán

Do đặc điểm kinh doanh của Công ty, kế toán không sử dụng TK 151

Công ty đang gặp khó khăn trong việc phản ánh tình hình vật tư và hàng hóa chưa nhập kho, do có trường hợp hàng về mà hóa đơn chưa được nhận trong tháng hoặc ngược lại Trong những trường hợp này, kế toán sẽ chờ đến khi hàng về để hạch toán trực tiếp vào tài khoản 152 Để theo dõi tình hình nhập nguyên vật liệu và thanh toán với người bán, kế toán sử dụng Sổ chi tiết tài khoản 331 - Phải trả cho người bán.

Sổ chi tiết TK 331 - Phải trả cho người bán được sử dụng để theo dõi tình hình thanh toán giữa công ty và từng nhà cung cấp Mỗi hóa đơn sẽ được ghi chép trên một dòng riêng biệt, và vào cuối tháng, sổ sẽ được tổng hợp để tính toán số dư cuối kỳ.

Cơ sở để ghi sổ này:

Tại công ty, việc thực hiện thủ tục nhập kho và thanh toán chỉ được tiến hành khi hàng hóa và hóa đơn được nhận cùng lúc Do đó, phần ghi có tài khoản 331 hàng ngày dựa vào các hóa đơn do phòng Vật tư - thiết bị chuyển lên Khi nhận được hóa đơn, kế toán sẽ ghi vào sổ chi tiết.

Phần ghi nợ hàng ngày căn cứ vào các chứng từ sau: Séc, giấy báo nợ

( Uỷ nhiệm chi) , phiếu chi kế toán ghi và vào sổ chi tiết.

Căn cứ vào số dư đầu tháng và tổng phát sinh Nợ, tổng phát sinh Có, tính ra số dư cuối tháng.

Khi nhập kho nguyên vật liệu (NVL) từ bên ngoài, doanh nghiệp sẽ phải chịu thuế giá trị gia tăng (GTGT) đầu vào Kế toán cần ghi nhận khoản thuế này vào bên nợ trong sổ sách kế toán.

Khi Công ty mua nguyên vật liệu (NVL) từ bên ngoài và áp dụng phương pháp tính thuế trực tiếp, thuế giá trị gia tăng (GTGT) sẽ được tính trực tiếp vào giá trị thực tế của NVL khi nhập kho.

Biểu 2-12: Sổ chi tiết tài khoản 331 Đơn vị: Cty CP TM XNK Datex

SỔ CHI TIẾT TÀI KHOẢN 331

Tài khoản 331 – Công ty TNHH dệt Tân Thanh

Kế toán ghi sổ Kế toán trưởng

(ký,họ tên) (ký, họ tên) Đơn vị: Cty CP TM XNK Datex

Tài khoản 331 – Công ty CP Phong Phú

Kế toán ghi sổ Kế toán trưởng

(ký,họ tên) (ký,họtên)

2.2.3.3 Trường hợp nguyên vật liệu mua về nhập kho bằng tiền tạm ứng

Khi công ty có nhu cầu mua NVL, căn cứ vào giấy đề nghị mua

NVL được Phó Giam đốc kỹ thuật duyệt, kế toán theo dõi trên sổ chi tiết

TK 141 cho từng đối tượng nhận tạm ứng.

Căn cứ ghi Sổ chi tiết TK 141 bao gồm số liệu từ sổ theo dõi thanh toán tạm ứng của kỳ trước và các chứng từ như phiếu chi, phiếu thu Những số liệu này giúp phản ánh số tạm ứng tại thời điểm đầu kỳ, tổng hợp số tiền phát sinh trong tháng và tính toán số tạm ứng còn lại đến cuối kỳ.

Biểu 2-13: Sổ chi tiết tài khoản 141 Đơn vị: Cty CP TM XNK Datex

02/11/2010 PC107 30/11/2010 Tạm ứng mua NVL 111 12.000.000

Kế toán ghi sổ Chuyên đề thực tập cuối khóa Kế toán trưởng

2.2.4 Kế toán tổng hợp xuất nguyên vật liệu

Tại Công ty Cổ phần Thương mại Xuất nhập khẩu Datex, nghiệp vụ xuất kho diễn ra thường xuyên với nguyên vật liệu chủ yếu phục vụ sản xuất Việc hạch toán chi phí nguyên vật liệu là rất quan trọng, vì chúng chiếm tỷ trọng lớn trong tổng chi phí của công ty Do đó, kế toán cần phải phản ánh kịp thời và phân bổ chính xác chi phí nguyên vật liệu theo đúng đối tượng sử dụng.

BiÓu 2-14 : Bảng phân bổ NVL, CCDC Đơn vị: Cty CP TM XNK Datex Mẫu số 07-VT

BẢNG PHÂN BỔ NVL, CÔNG CỤ DỤNG CỤ

Ghi cã TK TK 1521 TK 1522

Xuất NVL phục vụ cho đ/hàng 92.062.000

Xuất dầu máy và BHLĐ 2.154.500

Xuất kim máy và suốt 1.050.000

Xuất NVL phục vụ SXC 3.204.500

Xuất VPP cho quản lý 897.500

Xuất VPP cho quản lý 215.000

Biểu 2-15: Sổ cái TK 152 Đơn vị: Cty CP TM XNK Datex

13/11/2010 31 13/11/2010 Nhập NVL chưa thanh toán 331 618.403.500

16/11/2010 44 16/11/2010 Xuất NVL cho công tác SXC 627 3.204.000

Ngời ghi sổ Kế toán trởng Thủ trởng đơn vị (ký, họ tên) (ký,họ tên)

HOÀN THIỆN CÔNG TÁC KẾ TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN THƯƠNG MẠI XUẤT NHẬP KHẨU DATEX50

Ưu điểm

Hệ thống chứng từ tại công ty cần đảm bảo đầy đủ yêu cầu của chế độ kế toán về hàng tồn kho, bao gồm các loại phiếu như Phiếu nhập kho.

Phiếu xuất kho và phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ là những chứng từ quan trọng, chứa đựng đầy đủ các yếu tố pháp lý như tên chứng từ, địa chỉ, ngày tháng và số hiệu Nhờ vào việc lập chi tiết các chứng từ này, kế toán có thể dễ dàng kiểm tra và nắm bắt thông tin cụ thể về tình hình nhập xuất hàng hóa tại kho.

Công ty áp dụng phương pháp kê khai thường xuyên trong tổ chức hạch toán tổng hợp nguyên vật liệu, điều này phù hợp với quy mô và đặc điểm sản xuất của công ty.

Công ty hiện đang áp dụng hệ thống sổ kế toán theo hình thức Nhật ký chung, một phương pháp phổ biến với nhiều ưu điểm, phù hợp với điều kiện kế toán của doanh nghiệp.

Về ứng dụng kỹ thuật trông công tác kế toán: công ty đã trang bị hệ thống máy vi tính cho phòng Tài chính kế toán khá đầy đủ.

Nhược điểm

Công ty chưa chú trọng vào việc xây dựng định mức tiêu hao nguyên vật liệu cho từng sản phẩm, dẫn đến khả năng giá thành sản phẩm cao hơn dự kiến Việc thiết lập định mức tiêu hao nguyên vật liệu là cần thiết để kiểm soát chi phí và tối ưu hóa quy trình sản xuất.

Khâu dự trữ và cung ứng nguyên vật liệu đóng vai trò quan trọng đối với doanh nghiệp Việc quản lý tồn kho hiệu quả giúp tối ưu hóa chi phí và đảm bảo nguồn cung kịp thời, từ đó nâng cao năng suất sản xuất Doanh nghiệp cần chú trọng đến việc dự báo nhu cầu và duy trì mức tồn kho hợp lý để tránh tình trạng thiếu hụt hoặc dư thừa nguyên vật liệu.

Chuyên đề thực tập cuối khóa là nỗi lo lớn của nhiều doanh nghiệp do dự trữ có thể dẫn đến tồn đọng vốn Vì vậy, các công ty cần chú trọng vào việc quản lý dự trữ và cung ứng nguyên vật liệu một cách hiệu quả.

Trong quá trình thực tập, em nhận thấy công ty chưa thực hiện việc lập dự phòng giảm giá cho hàng tồn kho, bao gồm cả nguyên vật liệu Điều này có thể ảnh hưởng đến khả năng quản lý tài chính và rủi ro của công ty trong việc xử lý hàng tồn kho.

Kế toán các khoản hao hụt và mất mát hàng tồn kho là rất quan trọng, bởi việc mất mát hàng hóa là điều không thể tránh khỏi trong doanh nghiệp Do đó, theo dõi và quản lý hàng hóa một cách chặt chẽ là cần thiết để hạn chế hao hụt, giúp công ty duy trì sự ổn định và phát triển bền vững.

Phương hướng hoàn thiện

Bộ máy kế toán trong các doanh nghiệp đóng vai trò quan trọng trong việc cung cấp thông tin chính xác và kịp thời, giúp nhà quản lý và các bên liên quan đưa ra quyết định đúng đắn Đây là công cụ hữu hiệu hỗ trợ nhu cầu quản lý, góp phần nâng cao hiệu quả hoạt động của doanh nghiệp.

Các giải pháp đề xuất cần tuân thủ chế độ kế toán hiện hành và dựa trên quyết định của Bộ Tài chính về hệ thống phương pháp thực hiện hạch toán Đồng thời, việc thực hiện đúng các biểu mẫu và tài khoản sử dụng là điều kiện tiên quyết để đảm bảo tính chính xác và hiệu quả trong công tác kế toán.

Việc hoàn thiện quy trình cần phù hợp với đặc điểm sản xuất kinh doanh và yêu cầu quản lý, cũng như các chính sách của công ty và ngành dệt may Đồng thời, các điều kiện thực tế tại công ty và chính sách hiện hành của cơ quan quản lý phải được xem xét kỹ lưỡng khi xây dựng giải pháp Nếu giải pháp không thể áp dụng vào thực tế, dù có chất lượng đến đâu, cũng sẽ trở nên vô nghĩa.

Các giải pháp hoàn thiện kế toán nguyên vật liệu tại Công ty Cổ phần Thương mại Xuất nhập khẩu Datex

3.2.1 Về công tác quản lý nguyên vật liệu

Phân loại nguyên vật liệu một cách khoa học là yếu tố quan trọng giúp quản lý và hạch toán hiệu quả Để nâng cao tính chính xác trong công tác này, việc hoàn thiện phân loại nguyên vật liệu tại công ty là cần thiết, nhằm đảm bảo thuận lợi trong việc quản lý và kiểm soát giá trị của từng loại nguyên vật liệu.

Công tác quản lý NVL ở công ty chưa được tốt là do bảo quản tát cả

Việc bảo quản nguyên vật liệu (NVL) trong cùng một kho có thể dẫn đến hư hỏng, đặc biệt đối với những NVL dễ bị loang lổ hoặc mốc Do đó, cần tổ chức lại công tác quản lý NVL, đảm bảo mỗi loại vật liệu được bảo quản và quản lý trong kho riêng biệt.

3.2.2 Về tài khoản sử dụng

Mặc dù, hệ thống tài khoản được dùng tại công ty cũng khá đầy đủ.

Tuy nhiên em vẫn kiến nghị nên sử dụng thêm TK 151 – Hàng đang đi đường vào công tác hạch toán kế toán vào công ty.

Trong nhiều trường hợp, kế toán chỉ nhận hóa đơn mà chưa có phiếu nhập kho, do đó chưa ghi sổ ngay mà cần đối chiếu với hợp đồng kinh tế Hóa đơn sẽ được lưu giữ trong hồ sơ hàng mua đang đi đường Vì vậy, nên sử dụng tài khoản 151: Hàng đang đi đường và thực hiện hạch toán tương ứng.

- Đến cuối tháng hàng vẫn chưa về thì căn cứ vào hoá đơn kế toán ghi tăng trị giá hàng đang đi đường:

Nợ TK 151 : Hàng mua đang đi đường

Nợ TK 133 : Thuế GTGT được khấu trừ

- Sang tháng sau khi hàng về nhập kho kế toán căn cứ vào hóa đơn và phiếu nhập kho để ghi :

Có TK 151 : Hàng đang đi đường

Khi hàng hóa mua bị hao hụt hoặc mất mát trong quá trình vận chuyển và được phát hiện ngay lập tức hoặc trong quá trình kiểm kê cuối kỳ, kế toán sẽ ghi nhận dựa trên biên bản về tình trạng hao hụt và mất mát.

Nợ TK 138 : Tài sản thiếu chờ xử lý

Có TK 151 : Hàng đang đi đường

3.2.3 Về chứng từ và luân chuyển chứng từ

Việc luân chuyển chứng từ vật liệu tại công ty chưa hiệu quả, khi kế toán mất từ 5-10 ngày để lấy chứng từ từ kho về phòng Kế toán Thời gian này là quá dài so với hoạt động nhập - xuất diễn ra liên tục, dẫn đến việc thông tin kế toán bị phản ánh và xử lý chậm.

Công ty nên lập thêm “ Phiếu báo vật tư còn lại cuối kỳ” theo mẫu

04- VT ( ban hành theo QĐ 15 /2006/QĐ-BTC ngỳ 20/3/2006 của Bộ trưởng BTC) Phiếu báo vật tư còn lại cuối kỳ do phân xưởng sản xuất lập với những vật tư không sử dụng hết, lập thành 2 bản:

- Một bản giao cho phòng Kinh doanh để quản lý và lập kế hoạch vật tư cho tháng tới.

Bản giao này được gửi cho phòng Kế toán nhằm làm cơ sở ghi giảm chi phí sản xuất, phục vụ cho việc tổng hợp chi phí và tính giá thành sản phẩm một cách chính xác.

Phòng Kế toán có trách nhiệm lập phiếu nhập kho cho vật tư xuất không sử dụng hết, dựa trên phiếu báo vật tư còn lại vào cuối kỳ Tuy nhiên, phòng không thực hiện kiểm nghiệm vật tư trong quá trình này.

3.2.4 Về sổ kế toán tổng hợp

Công tác kế toán tại Công ty Cổ phần Thương Mại Xuất nhập khẩu

Datex đã sử dụng đầy đủ chứng từ cũng như sổ sách bắt buộc để phản ánh

Trong chuyên đề thực tập cuối khóa về nghiệp vụ nguyên vật liệu (NVL), tôi nhận thấy rằng ban quản trị thường cần thông tin chi tiết về tồn kho từng loại NVL Tuy nhiên, kế toán thường phải tốn nhiều thời gian để cung cấp thông tin chính xác và theo đúng trình tự.

3.2.5 Về định mức tiêu hao

Để xây dựng định mức tiêu hao nguyên vật liệu cho một đơn vị sản phẩm, cần chú trọng vào việc giảm thiểu chi phí vật liệu, vì vật liệu chiếm tỷ trọng lớn trong giá thành Quá trình này nên được thực hiện song song với cải tiến kỹ thuật và ứng dụng công nghệ mới vào sản xuất Đồng thời, cần tập trung vào các biện pháp giảm định mức tiêu hao nguyên vật liệu ngay từ khâu thiết kế và công nghệ.

3.2.6 Về lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho

Trong môi trường kinh doanh theo cơ chế thị trường, các doanh nghiệp cần thực hiện dự phòng giảm giá hàng tồn kho để hạn chế rủi ro trong sản xuất và kinh doanh, đồng thời tôn trọng nguyên tắc thận trọng trong kế toán.

Theo thông tư số 89/2002/TT-BTC ngày 9/10/2002 của Bộ Tài chính, phương pháp kế toán dự phòng giảm giá hàng tồn kho được hướng dẫn cụ thể nhằm đảm bảo tính chính xác trong việc ghi nhận giá trị hàng tồn kho.

Vào cuối năm tài chính (31/12), việc hạch toán khoản trích lập hoặc hoàn nhập dự phòng giảm giá hàng tồn kho là rất quan trọng Sự thay đổi trong mức dự phòng năm nay so với năm trước có thể lớn hoặc nhỏ, ảnh hưởng đến báo cáo tài chính của doanh nghiệp Do đó, cần thực hiện các bước hạch toán chính xác để đảm bảo tính minh bạch và tuân thủ các quy định về kế toán.

Cuối năm tài chính, doanh nghiệp cần xem xét tình hình giảm giá hàng tồn kho tại thời điểm 31/12 để tính toán khoản dự phòng giảm giá hàng tồn kho Doanh nghiệp cũng nên so sánh với số dự phòng đã lập năm trước, từ đó xác định số chênh lệch cần điều chỉnh thêm hoặc giảm bớt nếu có.

Tiêu đề	Hoàn thiện công tác kế toán nguyên vật liệu ở Công ty Cổ phần Thương mại Xuất Nhập Khẩu Datex
Tác giả	Đặng Văn Tỳ
Người hướng dẫn	Thạc sĩ Trương Anh Dũng
Trường học	Viện Kiểm toán - Kế toán
Thể loại	Chuyên đề thực tập tốt nghiệp
Năm xuất bản	2013
Thành phố	Hà Nội

Định dạng
Số trang	70
Dung lượng	581,13 KB