TỔNG QUAN VỀ ĐẶC ĐIỂM KINH TẾ KỸ THUẬT VÀ TỔ CHỨC BỘ MÁY QUẢN LÝ HOẠT ĐỘNG KINH DOANH CỦA CHI NHÁNH CÔNG TY TNHH CÔNG NGHỆ HÓA
Lịch sử hình thành và phát triển của Chi nhánh công ty TNHH Công nghệ Hóa
1.1.1 Khái quát chung về công ty
Chi nhánh công ty TNHH Công nghệ Hóa (Sau đây được gọi tắt là
Công ty) trực thuộc Công ty TNHH Công nghệ Hóa có trụ sở chính tại Hải
Chi nhánh Công ty TNHH Công nghệ Hóa hoạt động độc lập với tư cách pháp nhân, có con dấu riêng và tự chịu trách nhiệm về các hoạt động sản xuất kinh doanh của mình.
- Địa chỉ : Ngõ 3, Số 4 Đê La Thành – Đống Đa – Hà Nội.
- Giấy phép kinh doanh số: CN102000130 do Phòng Sở Kế hoạch và đầu tư Hà Nội cấp lần đầu ngày 28 tháng 02 năm 2001.
- Người đại diện theo pháp luật công ty:
- Họ và tên: NGUYỄN THỊ BÍCH HIỀN
- Ngày cấp: Ngày 16 tháng 12 năm 2005
- Nơi đăng ký hộ khẩu thường trú: Số 4, Ngõ 3, Phố Đê La Thành,Phường Thổ Quan, Quận Đống Đa, Hà Nội
Công ty được thành lập dựa trên nguyên tắc dân chủ công khai và thống nhất, có điều lệ riêng phù hợp với quy định pháp luật Công ty sở hữu con dấu riêng, thực hiện hạch toán độc lập và tự chủ về tài chính, đảm bảo nghĩa vụ nộp thuế cho ngân sách Nhà nước, đồng thời có khả năng mở rộng quy mô phát triển trên thị trường.
Công ty chúng tôi có hơn 10 năm kinh nghiệm trong lĩnh vực kinh doanh, chuyên cung cấp các sản phẩm hóa chất thông thường, vật liệu nhựa composite, nguyên liệu sản xuất và tư liệu tiêu dùng.
1.1.2 Quá trình hình thành và phát triển của Công ty
Ngày 28 tháng 02 năm 2001, Chi nhánh công ty TNHH Công Nghệ
Hóa được thành lập và chính thức hoạt động đã góp phần vào sự khởi sắc của nền kinh tế Việt Nam trong những năm qua Chính sách mở cửa và cơ chế thị trường đã tạo ra bước ngoặt quan trọng, thúc đẩy sự đổi mới trong nền kinh tế và mở ra nhiều cơ hội cho sự phát triển mạnh mẽ của các doanh nghiệp Việt Nam trên tất cả các lĩnh vực.
Trong giai đoạn từ 2001 đến trước năm 2008, Công ty đã bắt đầu hoạt động sản xuất kinh doanh nhưng gặp nhiều khó khăn do thị trường phát triển nhanh chóng và môi trường cạnh tranh khốc liệt Các đối thủ cạnh tranh mạnh mẽ về tài chính, chuyên nghiệp và chuyên môn đã tạo ra thách thức lớn cho Công ty trong những năm đầu.
Giai đoạn từ năm 2008 đến nay khắc phục tình hình khó khăn đó, ban
Giám đốc đã thực hiện các thay đổi quan trọng trong quản lý thị trường, nâng cao hiệu quả tiêu thụ sản phẩm và đạt được kết quả tích cực Công ty đã sắp xếp lại bộ máy quản lý một cách hợp lý, tăng cường mối quan hệ với các công ty và cửa hàng có doanh số lớn, đồng thời chú trọng vào thị trường nhỏ lẻ.
Nhờ vào việc sắp xếp cơ cấu tổ chức hợp lý, Công ty đã ổn định và đạt được nhiều kết quả tích cực Doanh số liên tục tăng trưởng từ tình trạng thua lỗ đến có lãi, đồng thời mạng lưới phân phối hàng hóa phát triển mạnh mẽ, đưa sản phẩm đến tay người tiêu dùng với chất lượng được đánh giá cao.
Để đáp ứng nhu cầu tồn tại và phát triển bền vững, công ty đã từng bước ổn định tổ chức bộ máy quản lý và nâng cao khả năng quản lý của cán bộ Thông qua các buổi học nghiệp vụ kế toán do Cục Thuế Hà Nội tổ chức, nhân viên đã kịp thời nắm bắt những thay đổi trong chế độ kế toán và điều chỉnh phù hợp.
Đặc điểm hoạt động kinh doanh của Công ty
1.2.1 Chức năng và nhiệm vụ chủ yếu của công ty
Công ty có chức năng tổ chức mạng lưới kinh doanh bán buôn và bán lẻ các mặt hàng hóa chất, vật liệu nhựa composite, thiết bị xây dựng và hóa chất tại Hà Nội, với vai trò là nhà phân phối độc quyền Chúng tôi cam kết đáp ứng yêu cầu của Nhà nước, tuân thủ tiêu chuẩn quốc tế và phục vụ nhu cầu thị trường, đồng thời đảm bảo lợi nhuận và thực hiện nghĩa vụ thuế đầy đủ Công ty cũng chú trọng nâng cao đời sống cán bộ công nhân viên, tham gia các hoạt động xã hội và từ thiện, nhằm phát triển bền vững cả về quy mô lẫn chất lượng.
Công ty chuyên cung cấp và phân phối các sản phẩm hóa chất thông thường như nhựa polyester, vải thủy tinh, xylen, máy thủy tinh cùng với các thiết bị ngành xây dựng và ngành nước Chúng tôi cung cấp cả nguyên liệu và thành phẩm nhằm đáp ứng nhu cầu của người dân thành phố Hà Nội cũng như cả nước.
Tổ chức thực hiện các kế hoạch kinh doanh theo đúng quy chế hiện hành, thực hiện nội dung và mục đích hoạt động của công ty.
Khai thác và sử dụng hiệu quả nguồn vốn của công ty là rất quan trọng Việc tuân thủ đúng các chế độ chính sách quy định giúp tối ưu hóa việc sử dụng nguồn vốn Điều này không chỉ đảm bảo tính hợp pháp mà còn nâng cao hiệu quả tài chính cho doanh nghiệp.
Nâng cao hiệu quả kinh doanh
Xây dựng chiến lược và phát triển ngành hàng kinh doanh phù hợp với điều kiện thực tế.
Công ty phải tuân thủ các chính sách, chế độ và pháp luật liên quan đến hoạt động kinh doanh, đồng thời đăng ký kinh doanh đúng ngành nghề Công ty có trách nhiệm trước Nhà nước về kết quả hoạt động kinh doanh và phải chịu trách nhiệm trước khách hàng cũng như pháp luật về chất lượng sản phẩm, hàng hóa và dịch vụ mà mình cung cấp.
Thực hiện các nghĩa vụ đối với người lao động theo đúng quy định của bộ luật lao động.
Đảm bảo tuân thủ đầy đủ các chế độ và quy định liên quan đến quản lý vốn, tài sản, quỹ, hạch toán kế toán, kiểm toán và các quy định khác của nhà nước Thực hiện nghĩa vụ nộp thuế và các khoản đóng góp ngân sách theo quy định pháp luật.
Công ty duy trì mối quan hệ tốt với khách hàng cũ và mở rộng liên kết cung ứng sản phẩm với các đối tác lân cận Với phương châm cạnh tranh công bằng, công ty đặt "chữ tín" lên hàng đầu và luôn chăm sóc khách hàng một cách tận tình, chu đáo, nhằm tạo dựng niềm tin với bạn hàng và người tiêu dùng.
1.2.2 Đặc điểm hoạt động kinh doanh của công ty
Trong nền kinh tế thị trường mở hiện nay, các doanh nghiệp cần phát huy khả năng tự chủ và tự chịu trách nhiệm về các quyết định kinh doanh của mình Điều này không chỉ giúp họ đảm bảo tự trang trải và phát triển bền vững, mà còn thực hiện đầy đủ nghĩa vụ đối với nhà nước.
Nhận thức rõ vấn đề đó, Công ty đã định hướng ngay từ đầu cho mình
Khách hàng là yếu tố quan trọng nhất trong kinh doanh, và công ty luôn đặt chữ tín lên hàng đầu Ban giám đốc cùng toàn thể nhân viên đã không ngừng nỗ lực để phát triển các chiến lược kinh doanh hiệu quả nhất.
Công ty, dù còn non trẻ, đã xác định đúng hướng cho hoạt động kinh doanh của mình Hiện nay, công ty đang nỗ lực đa dạng hóa các phương thức bán hàng, không chỉ chú trọng vào khâu mua hàng mà còn đặc biệt quan tâm đến công tác bán hàng.
Đặc điểm về lao động
Chi nhánh công ty TNHH Công nghệ Hóa gồm có 22 công nhân viên, trong đó, nữ có 10 người, nam có 12 người Độ tuổi trung bình toàn công ty là
Trình độ Số lượng Đại học 7
Phân loại theo từng phòng ban:
Tên phòng ban Số người
Phòng kinh doanh và các bộ phận liên quan 12
Đặc điểm về sản phẩm, hàng hóa của công ty
Công ty cam kết lựa chọn sản phẩm chất lượng từ các nhà sản xuất uy tín trong và ngoài nước, đáp ứng yêu cầu của nền kinh tế thị trường mở Doanh nghiệp cần phát huy nguồn tự chủ và chịu trách nhiệm về các quyết định kinh doanh, đảm bảo tự phát triển và thực hiện nghĩa vụ với nhà nước Với định hướng “Khách hàng là sự sống - Lấy chữ tín làm trọng”, ban giám đốc và nhân viên luôn nỗ lực tìm kiếm chiến lược kinh doanh hiệu quả Từ một doanh nghiệp nhỏ, Công ty đã xác định đúng hướng phát triển, đồng thời đa dạng hóa phương thức bán hàng, chú trọng cả khâu mua và bán hàng.
Đặc điểm nguồn vốn, thị trường
Trong nền kinh tế thị trường, mỗi doanh nghiệp cần có một lượng vốn nhất định để thực hiện hoạt động kinh doanh Vốn là yếu tố cần thiết để hình thành và duy trì các hoạt động kinh doanh hiệu quả.
Trong bối cảnh nền kinh tế mở và xu hướng quốc tế hóa gia tăng, sự cạnh tranh trên thị trường ngày càng trở nên khốc liệt, dẫn đến nhu cầu về vốn cho hoạt động kinh doanh, đặc biệt là nhu cầu dài hạn của các doanh nghiệp, ngày càng lớn.
2013 tổng số vốn kinh doanh của công ty là 10.000.000.000 VNĐ (Mười tỷ đồng) do các thành viên của công ty đóng góp.
Công ty chủ yếu hoạt động tại thành phố Hà Nội và các tỉnh phía Bắc, với việc phân nhóm nhân viên kinh doanh theo khu vực và quận Nhờ đó, sản phẩm của công ty đã có mặt tại hầu hết các doanh nghiệp lớn và tư nhân, cùng với một số khách hàng lẻ khác trong khu vực.
1.2.3 Đặc điểm quy trình tổ chức kinh doanh của Chi nhánh công ty TNHH Công nghệ Hóa
Chi nhánh công ty TNHH Công nghệ Hóa chuyên cung cấp các sản phẩm hóa chất thông dụng như nhựa Polyeste, vải thủy tinh, và Xylen Ngoài ra, công ty còn cung cấp vật tư cho ngành xây dựng, hóa chất và ngành nước, đáp ứng nhu cầu đa dạng của thị trường.
Theo quy trình đặt hàng, tổ chức và cá nhân có thể liên hệ với công ty qua điện thoại, fax, email hoặc trực tiếp tại trụ sở giao dịch Sau khi nhận đơn đặt hàng và xác nhận thông tin, công ty sẽ tiến hành các thủ tục mua bán, ký hợp đồng, xuất hóa đơn và vận chuyển hàng hóa đến tay khách hàng Cuối cùng, khách hàng sẽ ký nhận hàng và thực hiện thanh toán cho công ty.
Sơ đồ 1.1: Quy trình tổ chức kinh doanh của Công ty
Kí hợp đồng mua, bán
Vận chuyển cho khách hàng
Kí nhận giao hàngThanh toán
Tổ chức bộ máy quản lý hoạt động sản xuất – kinh doanh của Chi nhánh Công ty TNHH Công nghệ Hóa
1.3.1 Mô hình tổ chức bộ máy của Công ty
Để Công ty hoạt động hiệu quả trong lĩnh vực thương mại, việc tổ chức quản lý là rất cần thiết Bộ máy tổ chức quản lý cần cung cấp thông tin kịp thời, đảm bảo sự phối hợp giữa các phòng ban, đồng thời phải gọn nhẹ và linh hoạt để thích ứng với nhu cầu thị trường.
Tại Công ty bộ máy quản lý được phân chia thông qua chức năng và nhiệm vụ của từng phòng ban thể hiện qua sơ đồ sau:
Sơ đồ 1.2: Tổ chức bộ máy quản lý công ty.
Giám đốc công ty là người đại diện pháp nhân duy nhất, chịu trách nhiệm toàn diện trước cơ quan chủ quản và nhà nước Tất cả các phòng ban trong công ty đều nằm dưới quyền quản lý và điều hành của giám đốc.
- Chức năng và nhiệm vụ của Giám đốc:
Điều hành và chịu trách nhiệm toàn bộ hoạt động kinh doanh của công ty, đồng thời đưa ra quyết định cho tất cả các vấn đề liên quan đến hoạt động hàng ngày.
Phòng tổ chức hành chính
Phòng kế toán tài chínhGiám đốc công ty.
+ Tổ chức thực hiện kế hoạch, kinh doanh và phương án đầu tư của Công ty, bảo toàn và phát triển vốn.
Xây dựng và phê duyệt kế hoạch dài hạn cùng kế hoạch hàng năm là rất quan trọng trong việc quản lý Công ty, bao gồm các quy chế điều hành, tài chính, lao động tiền lương và sử dụng lao động Đồng thời, quyết định các biện pháp tuyên truyền quảng cáo, tiếp thị và khuyến khích mở rộng sản xuất cũng đóng vai trò quan trọng trong việc phát triển tổ chức và nâng cao hiệu quả hoạt động của Công ty.
+ Bổ nhiệm và miễn nhiệm, khen thưởng, kỷ luật các chức danh phó giám đốc, Kế toán trưởng.
+ Quyết định bổ nhiệm, miễn nhiệm, khen thưởng, kỷ luật đối với các trưởng phòng ban, các chức danh tương đương và cán bộ công nhân viên dưới
Quyết định về mức lương và các khoản phụ cấp cho người lao động trong công ty, bao gồm cả cán bộ quản lý, thuộc quyền hạn của Giám đốc.
+ Đại diện Công ty trong việc khởi kiện các vụ án có liên quan đến quyền lợi của Công ty.
* Phó giám đốc: Thực hiện các chức năng tham mưu, giúp việc cho giám đốc, cho từng phòng, bộ phận như sản xuất, kinh doan, nhân sự
+ Trực tiếp phụ trách và chịu trách nhiệm về tình hình tiêu thụ sản phẩm và toàn bộ công việc kinh doanh của Công ty.
+ Tham gia điều hành các hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty.
+ Quản lý điều hành mọi hoạt động về lĩnh vực kinh doanh của Công ty.
+ Uỷ quyền khi vắng mặt: Các trưởng phòng ban, bộ phận liên quan.
- Lập kế hoạch nhân sự hàng năm.
- Lập kế hoạch đào tạo, nâng bậc, tuyển dụng.
- Lập các báo cáo liên quan đến tổ chức, nhân sự.
- Lập và lưu giữ hồ sơ CBCNV công ty.
- Theo dõi, cập nhật và phổ biến các văn bản pháp quy, hướng dẫn về tổ chức nhân sự.
Theo dõi và kiểm tra việc thực hiện kỷ luật cùng nội quy lao động là nhiệm vụ quan trọng Đồng thời, cần đề xuất với giám đốc công ty về các quyết định liên quan đến bổ nhiệm, miễn nhiệm, tuyển dụng, kết thúc hợp đồng và thuyên chuyển cán bộ.
- Theo dõi và thực hiện các chế độ chính sách đối với người lao động.
- Theo dõi và thực hiện các công việc khác liên quan tới tổ chức, tiền lương, bảo hộ lao động.
Phòng Tổ chức Hành chính là cơ quan chuyên môn có nhiệm vụ tham mưu và hỗ trợ giám đốc trong các công tác tổ chức văn thư, bảo hiểm lao động và các hoạt động hành chính khác, đảm bảo tuân thủ pháp luật và quy định của nhà nước.
Phòng kinh doanh đóng vai trò quan trọng trong việc nghiên cứu thị trường, lập kế hoạch và phương án kinh doanh, cũng như khai thác nguồn hàng và tiêu thụ để duy trì sự ổn định cho hoạt động kinh doanh Bên cạnh đó, phòng còn quản lý các dự án đã triển khai, bao gồm hoạt động liên kết, thuê máy và đặt máy Ngoài ra, phòng kinh doanh cũng có nhiệm vụ theo đuổi các dự án dài hạn nhằm đảm bảo sự phát triển bền vững cho doanh nghiệp.
+ Xây dựng kế hoạch kinh doanh dài hạn và ngắn hạn.
+ Khai thác, tìm kiếm các nguồn hàng.
+ Phân tích thị trường, xây dựng chiến lược kinh doanh.
+ Xây dựng chiến lược thúc đẩy doanh số.
+ Kiểm tra hàng hóa tồn kho, hàng quá hạn, hàng có chất lượng kém để xuất trả.
+ Liên hệ với nhà cung cấp để đặt hàng.
+ Ký kết các hợp đồng kinh tế.
Phòng kế toán tài chính có nhiệm vụ ghi chép và tổng hợp kịp thời mọi hoạt động kinh doanh trong công ty, đánh giá định kỳ hoạt động của doanh nghiệp, lập bảng cân đối tài sản và báo cáo tài chính cuối năm để trình ban giám đốc Ngoài ra, phòng cũng thực hiện kiểm tra việc thực hiện kế hoạch kinh doanh, kế hoạch thu chi tài chính, và giám sát việc sử dụng vật tư, tiền vốn và tài sản của công ty.
+ Tham mưu với Giám đốc công ty trong quản lý và điều hành quá trình sử dụng vốn của công ty.
+ Theo dõi và báo cáo giám đốc công ty tình hình sử dụng vốn công ty.
Cung cấp thông tin kịp thời và chính xác về tình hình hoạt động sản xuất kinh doanh, đồng thời tư vấn cho Ban Giám Đốc để xử lý nhanh chóng trong quá trình điều hành sản xuất.
+ Ghi chép, phản ánh trung thực, kịp thời, đầy đủ mọi phát sinh thu, chi trong quá trình SXKD.
+ Hướng dẫn, đôn đốc, kiểm tra, giám sát mọi hoạt động tài chính của Công ty theo đúng chế độ, chính sách của Nhà nước.
+ Theo dõi, tổng hợp báo cáo tài chính theo chế độ Nhà nước, hướng dẫn của TCT quy định cho các doanh nghiệp
+ Phân chia lợi nhuận thực hiện theo điều lệ và chế độ phân phối lợi nhuận của nhà nước.
Đề xuất với Giám đốc công ty về quy chế tính lương, thưởng và trợ cấp cho CBCNV Theo dõi, tính toán và thực hiện thanh toán lương cho CBCNV theo quy chế hiện hành đã được phê duyệt.
+ Kết hợp với các bộ phận chức năng khác lập kế hoạch SXKD của công ty. + Các nhiệm vụ bất thường khác do Ban giám đốc giao.
1.3.2 Mối quan hệ giữa các bộ phận trong hệ thống quản lý của Công ty
Công ty được điều hành bởi giám đốc, người có trách nhiệm chính trong việc quản lý và tổ chức hoạt động sản xuất kinh doanh Văn phòng và các phòng nghiệp vụ hỗ trợ giám đốc trong việc thực hiện nhiệm vụ này Giám đốc không chỉ là đại diện hợp pháp của công ty mà còn là người có quyền điều hành cao nhất, chịu trách nhiệm trước pháp luật về mọi hoạt động của công ty.
Phó giám đốc là người hỗ trợ giám đốc trong việc điều hành các lĩnh vực hoạt động của công ty theo sự phân công hoặc ủy quyền, và chịu trách nhiệm trước giám đốc cũng như pháp luật về các nhiệm vụ được giao Kế toán công ty đóng vai trò quan trọng trong việc giúp giám đốc chỉ đạo và tổ chức thực hiện công tác tài chính kế toán, thống kê của tổng công ty, đồng thời thực hiện các quyền và nhiệm vụ theo quy định của pháp luật.
Mô hình tổ chức của công ty là mô hình hỗn hợp, chủ yếu dựa trên mô hình chức năng kết hợp với mô hình trực tuyến Giám đốc giữ vai trò quyết định cuối cùng và có quyền lực cao nhất theo chế độ "một thủ trưởng" Các phòng ban có nhiệm vụ tư vấn và hỗ trợ giám đốc trong phạm vi chức năng của mình, trong khi phòng tiêu thụ thị trường được phép ra quyết định cho các chi nhánh và bộ phận vật tư, mặc dù quyền hạn này rất hạn chế.
Tình hình tài chính và kết quả kinh doanh
Quá trình hoạt động kinh doanh của Công ty TNHH Công Nghệ Hóa tập trung vào việc cân bằng giữa thu nhập và chi phí Để tồn tại và phát triển trong nền kinh tế thị trường, công ty luôn chú trọng đến lợi nhuận và nỗ lực tìm kiếm các biện pháp nâng cao lợi nhuận.
Việc phân tích cấu trúc lợi nhuận là rất quan trọng, giúp xác định các yếu tố tạo ra lợi nhuận và tỷ lệ của từng yếu tố trong tổng lợi nhuận Qua đó, doanh nghiệp có thể đánh giá hiệu quả từng hoạt động, nhận diện những điểm mạnh cũng như các vấn đề còn tồn tại trong quá trình kinh doanh.
Trong các công ty thương mại, bộ phận kinh doanh đóng vai trò quyết định trong việc tạo ra và cấu thành lợi nhuận Những năm gần đây, hoạt động kinh doanh đã mang lại hiệu quả tích cực, góp phần tăng lợi nhuận và tạo nên tổng lợi nhuận của công ty.
Dựa trên sổ sách kế toán và báo cáo tài chính của công ty trong ba năm 2011, 2012 và 2013, kết quả hoạt động kinh doanh của công ty được thể hiện rõ ràng qua bảng số liệu dưới đây.
Bảng 1.1: Kết quả hoạt động kinh doanh của công ty trong ba năm 2011, 2012 và năm 2013 Đơn vị tính: Nghìn đồng
Chỉ tiêu Năm 2011 Năm 2012 Năm 2013 Chênh lệch 2012 so 2011 Chênh lệch 2013 so với 2012
Số tiền Tỉ lệ (%) Số tiền Tỉ lệ (%) 1.Tài sản
( Nguồn báo cáo: Phòng kế toán)
Từ số liệu ở bảng 1.1 cho ta thấy tổng tài sản năm 2012 so với năm
Năm 2011, công ty ghi nhận mức tăng 395.080 nghìn đồng, tương ứng với tốc độ tăng trưởng 32% Điều này cho thấy quy mô của công ty ngày càng mở rộng và khẳng định rằng công ty đang trên đà phát triển mạnh mẽ.
Trong bối cảnh phát triển kinh tế, thu nhập của người dân tăng cao đã dẫn đến nhu cầu tiêu thụ thực phẩm và vận chuyển hàng hóa gia tăng, giúp doanh thu của công ty năm 2012 đạt mức tăng 1.796.954 nghìn đồng, tương ứng với tỷ lệ 26% so với năm 2011 Sự gia tăng doanh thu này chủ yếu nhờ vào số lượng bán tăng, dẫn đến lợi nhuận trước thuế năm 2012 cũng tăng 1.026.724 nghìn đồng, tương ứng với tỷ lệ 51%, cho thấy công ty đang hoạt động có lãi Đồng thời, đóng góp cho ngân sách nhà nước trong năm 2012 so với 2011 cũng tăng 287.483 nghìn đồng, tương ứng với tỷ lệ 51%.
Năm 2012, thu nhập bình quân của người lao động trong công ty tăng 800 nghìn đồng/người/năm so với năm 2011, nhờ vào việc công ty làm ăn có lãi Mặc dù đời sống của người lao động đã được cải thiện, nhưng vẫn chỉ ở mức độ trung bình.
TỔ CHỨC BỘ MÁY KẾ TOÁN VÀ HỆ THỐNG KẾ TOÁN TẠI
Tổ chức bộ máy kế toán tại công ty
2.1.1 Mô hình bộ máy kế toán tại Công ty
Phòng kế toán có nhiều nhân viên đảm nhận các mảng công việc khác nhau, nhưng vẫn duy trì sự liên kết chặt chẽ giữa các bộ phận để đảm bảo tính thống nhất trong công việc.
Bộ máy kế toán được bố trí theo mô hình tập trung mọi nghiệp vụ kế toán được xử lý tại phòng kế toán của Công ty
Sơ đồ 2.1: Tổ chức bộ máy kế toán
2.1.2 Nhiệm vụ của từng bộ phận kế toán
Kế toán trưởng là người chịu trách nhiệm chính về công tác kế toán tài chính tại chi nhánh công ty, quản lý và tổ chức điều hành để khắc phục các sai sót trong quản lý tài chính kế toán Họ có nhiệm vụ phân công công việc cho từng bộ phận trong hệ thống kế toán của chi nhánh, đảm bảo hoạt động kế toán diễn ra hiệu quả và chính xác.
Thủ quỹ người chịu trách nhiệm về tính pháp lý và trung thực của các báo cáo tài chính, hạch toán tổng hợp các báo cáo thuế.
Kế toán tiền lương đóng vai trò quan trọng trong việc hạch toán tiền lương cho người lao động, đồng thời tổng hợp và giám sát tình hình sử dụng quỹ lương toàn công ty Ngoài ra, kế toán tiền lương còn tính toán các khoản trích theo lương tại các chi nhánh, đảm bảo sự chính xác và minh bạch trong quản lý tài chính.
Kế toán bán hàng là bộ phận quan trọng trong việc theo dõi và phản ánh kịp thời tình hình tồn kho và biến động của sản phẩm, bao gồm số lượng, chất lượng, chủng loại và giá trị hàng hóa Nhiệm vụ của kế toán bán hàng còn bao gồm việc quản lý doanh thu, theo dõi các khoản phải thu từ khách hàng và tính toán chính xác kết quả hoạt động kinh doanh Đồng thời, bộ phận này giám sát nghĩa vụ với nhà nước và phân phối kết quả, cung cấp thông tin cần thiết cho việc lập báo cáo tài chính và phân tích hoạt động kinh tế liên quan đến tiêu thụ Ngoài ra, kế toán bán hàng cũng tham mưu cho ban lãnh đạo về các giải pháp thúc đẩy doanh thu.
Kế toán tổng hợp là quá trình tổng hợp các chứng từ kế toán mới phát sinh, nhằm ghi nhận tổng thu chi và cập nhật vào sổ các tài khoản liên quan.
Kế toán thanh toán là người chịu trách nhiệm theo dõi tình hình thanh toán và dịch vụ tại Công ty Họ tiếp nhận phiếu thanh toán, kiểm tra số liệu với khách hàng và thu tiền khi thủ quỹ vắng mặt Ngoài ra, kế toán thanh toán còn mở sổ theo dõi công nợ với khách hàng mua hàng bằng tiền mặt, lập sổ theo dõi tiền vay và báo cáo kế toán liên quan đến các hoạt động tài chính của Công ty.
Thủ quỹ có trách nhiệm lập phiếu thu và phiếu chi hàng ngày, thực hiện công việc thu và chi tiền mặt hoặc ngoại tệ, đảm bảo tuân thủ đúng thủ tục và chứng từ theo quy định hiện hành.
Tổ chức hệ thống kế toán tại Công ty
2.2 Tổ chức hệ thống kế toán tại Chi nhánh Công ty TNHH Công nghệ Hóa
2.2.1 Các chính sách kế toán chung
Căn cứ vào hướng dẫn của Bộ Tài chính về việc áp dụng chế độ kế toán phù hợp với ngành nghề kinh doanh, Công ty đã quyết định thực hiện hạch toán kế toán theo Quyết định số 15/2006/QĐ – BTC, ban hành ngày 20 tháng 03 năm 2006 của Bộ trưởng Bộ Tài chính.
+ Niên độ hạch toán kế toán được tính theo năm tài chính từ 01/01 đến 31/12 hàng năm.
+ Kỳ kế toán được áp dụng là tháng.
Phương pháp hạch toán hàng tồn kho được thực hiện theo phương pháp kê khai thường xuyên, trong đó giá trị hàng tồn kho được xác định dựa trên phương pháp giá thực tế đích danh.
+ Phương pháp hạch toán thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ và nộp thuế GTGT theo kỳ hạch toán.
+ Phương pháp tính khấu hao TSCĐ: Phương pháp đường thẳng.
+ Đồng tiền sử dụng để hạch toán: Việt Nam Đồng.
2.2.2 Tổ chức vận dụng hệ thống chứng từ kế toán
Chứng từ kế toán của Công ty được áp dụng theo mẫu chung của Bộ Tài chính, được in ấn và hướng dẫn theo Quyết định 15/2006/QĐ-BTC Chứng từ này được phân loại dựa trên nguồn hình thành, chia thành hai loại chính.
+ Chứng từ từ bên ngoài Công ty: Hóa đơn thuế GTGT, hóa đơn dịch vụ mua ngoài, chứng từ ngân hàng như : giấy báo nợ, giấy báo có …
Chứng từ nội bộ Công ty bao gồm các loại phiếu như phiếu thu, phiếu chi, phiếu xuất kho và phiếu nhập kho, được lập và luân chuyển trong nội bộ nhằm quản lý tài chính và hàng hóa hiệu quả.
Tài khoản kế toán được sử dụng theo Quyết định 15/2006/QĐ-BTC, được chi tiết hóa dựa trên các hoạt động của Công ty.
Tất cả các nghiệp vụ kinh tế và tài chính của Công ty đều cần có chứng từ kế toán được lập một lần cho mỗi nghiệp vụ phát sinh Chứng từ kế toán phải đầy đủ, rõ ràng và trung thực, phản ánh đúng nội dung nghiệp vụ Chữ viết trên chứng từ cần phải rõ ràng, không có tẩy xóa hay viết tắt, và số tiền viết bằng chữ phải khớp chính xác với số tiền viết bằng số.
Quy trình tạo lập, luân chuyển chứng từ kế toán theo các bước:
Bước 1: Lập chứng từ hay tiếp nhận chứng từ phát sinh từ bên ngoài:
Tất cả các nghiệp vụ kinh tế và tài chính phát sinh trong hoạt động của Công ty đều cần được lập chứng từ một cách đầy đủ Chứng từ phải tuân thủ các yêu cầu bắt buộc theo quy định của chế độ kế toán hiện hành.
Bước 2: Kiểm tra chứng từ:
Chứng từ được lập phải được kiểm tra, soát xét, phê duyệt của kế toán trưởng sau đó sẽ chuyển lên Giám đốc Công ty phê duyệt.
Bước 3: Sử dụng chứng từ ghi sổ kế toán:
Chứng từ sau khi được duyệt sẽ được tiến hành phân loại, ghi chép vào hệ thống sổ kế toán thông qua phần mềm kế toán của công ty.
Bước 4: Bảo quản, lưu trữ và hủy chứng từ:
Sau khi hoàn tất việc cập nhật kế toán và bảo quản chứng từ, quá trình này sẽ kéo dài cho đến khi kết thúc niên độ kế toán và báo cáo tài chính được kiểm toán.
Chứng từ kế toán sau khi hoàn tất sẽ được lưu trữ tại phòng kế toán, được phân loại và sắp xếp thành từng bộ hồ sơ Mỗi phần hành kế toán sẽ lưu trữ chứng từ riêng tại bộ phận tương ứng Việc theo dõi các chứng từ này được thực hiện qua “Sổ theo dõi tài liệu kế toán lưu trữ”, trong đó ghi rõ loại chứng từ và ngày tháng lưu trữ Sau khi hết thời hạn lưu trữ, chứng từ sẽ được hủy bằng máy hủy tài liệu của công ty.
2.2.3 Tổ chức vận dụng hệ thống tài khoản kế toán
Các đặc điểm nổi bật trong việc lập chứng từ và tài khoản kế toán bao gồm: chứng từ có nguồn gốc từ bên ngoài Công ty sẽ được các phòng ban phân loại, sau đó đề nghị thanh toán sẽ được chuyển xuống phòng kế toán để thực hiện hạch toán Tài khoản kế toán được xây dựng theo Quyết định số 15/2006/QĐ-BTC, với các tài khoản được chi tiết hóa để đáp ứng nhu cầu cung cấp thông tin quản lý và hỗ trợ từ phần mềm kế toán cụ thể.
- Nhóm TK loại 1chủ yếu: 111, 112, 113, 131, 133, 156
TK 111: Tiền mặt tại quỹ
TK 112: Tiền gửi ngân hàng
+ TK 112 (1121): Tiền gửi tại NH Công thương
+ TK 112 (1122): Tiền gửi tại NH ACB
TK 131: Phải thu của khách hàng
TK 133: Thuế GTGT được khấu trừ
+ TK 156 (1562): Chi phí vận chuyển
- Nhóm TK loại 2 chủ yếu: 211, 214
TK 211: Tài sản cố định
+ TK 214 (2141): Hao mòn TSCĐ hữu hình
+ TK 214 (2143): Hao mòn TSCĐ vô hình
- Nhóm TK loại 3 chủ yếu: 331, 333
TK 331: Phải trả người bán
TK 333: Thuế phải nộp Nhà nước
+ TK 333 (3331): Thuế GTGT đầu ra
+ TK 333 (3334): Thuế TNDN phải nộp
- Nhóm TK loại 4 chủ yếu: 411, 421
TK 411: Nguồn vốn chủ sở hữu
TK 421: Lợi nhuận chưa phân phối
TK 511: Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ được chi tiết
+ TK 511 (5111): Doanh thu bán hàng
+ TK 511 (5112): Doanh thu từ vận tải
+ TK 511 (5113): Doanh thu bán các mặt hàng khác
- Nhóm TK loại 6 chủ yếu: 632, 641, 642.
TK 632: Giá vốn hàng bán
+ TK 632 (6321): Giá vốn hàng bán
+ TK 632 (6322): Giá vốn từ vận tải
+ TK 632 (6323): Giá vốn các mặt hàng khác
TK 641: Chi phí bán hàng.
+ TK 641 (6411): Chi phí lương nhân viên bán hàng
+ TK 641(6413): Chi phí dụng cụ, đồ dùng
+ TK 641 (6414): Chi phí khấu hao TSCĐ
+TK 641 (6417): Chi phí dịch vụ mua ngoài
+ TK 641 (6418): Chi phí bằng tiền khác.
TK 642: Chi phí quản lý doanh nghiệp.
+ TK 642 (6421): Chi phí phòng kinh doanh.
+ TK 642 (6422): Chi phí phòng tài chính kế toán
+ TK 642 (6423): Chi phí các phòng ban khác.
Theo Quyết định số 15/2006/QĐ-BTC, một số tài khoản kế toán mà công ty không sử dụng bao gồm TK121, TK221, TK222, TK223, TK228, TK229, TK621 và một số tài khoản khác ít được sử dụng.
Hầu hết các tài khoản công ty hiện nay sử dụng các tài khoản cấp 1 theo quy định chung của Bộ Tài chính Tuy nhiên, các tài khoản cấp 2 được chi tiết hóa theo nhu cầu cung cấp thông tin cụ thể.
2.2.4 Tổ chức vận dụng hệ thống sổ sách kế toán
Chi nhánh công ty TNHH Công Nghệ Hóa đang áp dụng phần mềm kế toán và tổ chức sổ theo hình thức “nhật ký chung không sử dụng nhật ký đặc biệt” Tất cả các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh được ghi vào sổ nhật ký chung theo trình tự thời gian và nội dung kinh tế Dữ liệu từ sổ nhật ký sẽ được sử dụng để ghi sổ cái cho từng nghiệp vụ Công ty chủ yếu sử dụng hai loại sổ: Nhật ký chung và Sổ cái.
Tất cả các hoạt động kinh tế được ghi chép vào sổ cần tuân thủ nguyên tắc rằng tổng số phát sinh nợ phải cân bằng với tổng phát sinh có trên bảng cân đối kế toán và sổ nhật ký chung trong mỗi kỳ.
Các số sách kế toán của Công ty được in từ phần mềm kế toán. Đặc điểm chung của phần mền kế toán Acsoft:
+ Phần hành kế toán được trình bày trên mục “Kế toán chi tiết” gồm:
Kế toán tiền mặt, kế toán ngân hàng, kế toán thanh toán, kế toán khác.
+ Thông qua “Khai báo hệ thống” các thông tin về khách hàng mới, nhà cung cấp mới được khai mới qua hệ thống.
+ Khi cần tìm kiếm thông tin kế toán đã hạch toán vào “Tìm kiếm” giao diện mở nhập thông tin TK, nội dung, số tiền cần tìm kiếm.
Sơ đồ 2.2: Trình tự ghi sổ theo hình thức Nhật ký chung
Sổ nhật ký đặc biệt
Sổ nhật ký chung Sổ, thẻ kế toán chi tiết
Bảng cân đối số phát sinh
Bảng tổng hợp chi tiết
Trình tự ghi chép hàng ngày bắt đầu từ việc căn cứ vào các chứng từ gốc để ghi nhận nghiệp vụ phát sinh vào sổ Nhật ký chung Nếu sử dụng sổ Nhật ký đặc biệt, cần ghi nhận nghiệp vụ phát sinh vào sổ tương ứng và tổng hợp định kỳ hoặc vào cuối tháng để ghi vào sổ cái Cuối tháng, số liệu từ sổ cái được tổng hợp để lập bảng Cân đối tài khoản Đối với các sổ chi tiết, căn cứ vào chứng từ gốc để ghi sổ chi tiết và cuối tháng tổng hợp để đối chiếu với Bảng Cân đối tài khoản.
MỘT SỐ ĐÁNH GIÁ VỀ TÌNH HÌNH TỔ CHỨC HẠCH TOÁN KẾ TOÁN TẠI CHI NHÁNH CÔNG TY TNHH CÔNG NGHỆ HÓA
Đánh giá về tổ chức bộ máy kế toán
Trong cơ chế thị trường hiện nay, sự cạnh tranh là vấn đề được nhiều người quan tâm, mặc dù Nhà nước đang quản lý chặt chẽ.
Do đó, cả doanh nghiệp Nhà nước và tư nhân cần xác định hướng đi phù hợp để phát triển bền vững Trong bối cảnh này, ban lãnh đạo công ty cần chú trọng hơn đến việc tổ chức bộ máy kế toán một cách hiệu quả.
Trong những năm qua, bộ máy kế toán tại công ty đã được tổ chức và hoàn thiện dần, đạt được nhiều thành tựu đáng kể.
Bộ máy kế toán của công ty được tổ chức khoa học, phù hợp với hoạt động kinh doanh Hình thức tổ chức kế toán tập trung tại một phòng ban riêng, đảm bảo hiệu quả trong quản lý tài chính.
Tổ chức bộ máy kế toán khoa học là yếu tố quan trọng giúp nâng cao hiệu quả chỉ đạo công việc Kế toán trưởng trực tiếp phân công nhiệm vụ cho từng kế toán viên, mỗi người đảm nhận một mảng nghiệp vụ cụ thể phù hợp với trình độ và khả năng của mình Nhờ đó, công việc trong phòng kế toán được thực hiện nhanh chóng, chính xác, và tránh được tình trạng chồng chéo công việc.
Việc tổ chức bộ máy kế toán trong một phòng ban riêng giúp tăng cường hiệu quả công việc, khi mỗi kế toán viên được trang bị máy tính cá nhân kết nối mạng nội bộ và phần mềm kế toán Điều này không chỉ đảm bảo tính chính xác trong công việc mà còn tạo điều kiện thuận lợi cho việc kiểm tra và chỉ đạo kịp thời.
Bộ máy kế toán cần phối hợp chặt chẽ với các phòng ban khác trong công ty nhằm đảm bảo công tác kế toán diễn ra thông suốt và hiệu quả, từ đó nâng cao hiệu quả kinh doanh của doanh nghiệp.
3.1.2 Tồn tại và nguyên nhân
Mặc dù tổ chức bộ máy kế toán của công ty có nhiều ưu điểm, nhưng vẫn tồn tại nhược điểm cần khắc phục Số lượng nhân viên kế toán hiện tại còn ít so với khối lượng công việc, dẫn đến việc mỗi kế toán viên phải đảm nhận nhiều nhiệm vụ khác nhau Điều này ảnh hưởng đến chất lượng công việc và giảm sự chuyên môn hóa Để cải thiện tình hình, công ty nên xem xét việc tuyển thêm nhân viên kế toán nhằm giảm bớt áp lực công việc cho đội ngũ hiện tại.
Đánh giá về tổ chức hệ thống kế toán
3.2.1 Ưu điểm Ưu điểm của công tác kế toán của Công ty nói chung có thể được cụ thể trong từng công tác sau:
Về công tác tổ chức hạch toán ban đầu.
Công ty TNHH Công Nghệ Hóa thực hiện công tác kế toán một cách hiệu quả, tuân thủ đầy đủ chế độ và chuẩn mực kế toán Điều này đảm bảo rằng công tác kế toán của công ty luôn đáp ứng tốt yêu cầu quản lý kinh tế và tài chính, góp phần hoàn thành nhiệm vụ một cách xuất sắc.
Công ty hiện đang áp dụng hình thức kế toán Nhật ký chung, mang lại nhiều thuận lợi cho công tác hạch toán và quản lý Hình thức này có ưu điểm là mẫu sổ đơn giản, dễ sử dụng và thuận tiện cho việc đối chiếu, kiểm tra Hơn nữa, sự đa dạng của các mẫu sổ cũng tạo điều kiện thuận lợi cho việc vi tính hóa công tác kế toán.
Công ty sử dụng phần mềm kế toán AC Soft, một công cụ phổ biến và tiện lợi, giúp thực hiện các phần hành kế toán trên máy vi tính Kế toán trưởng phân công cụ thể nhiệm vụ cho từng nhân viên trong phòng Tài chính kế toán, từ đó nâng cao tính chuyên môn hóa Việc này cho phép kiểm tra và đối chiếu số liệu dễ dàng, kịp thời điều chỉnh sai sót Mặc dù có chuyên môn hóa cao, các nhân viên trong phòng vẫn phối hợp chặt chẽ, đảm bảo hiệu quả công việc.
Về tài khoản sử dụng để hạch toán bán hàng và xác định kết quả kinh doanh tại Công ty
Hệ thống tài khoản kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng của Công ty được áp dụng đúng theo chế độ kế toán theo quyết định 15/2006, đảm bảo tính chính xác và minh bạch trong quá trình quản lý tài chính.
QĐ – BTC ngày 20/03/2006 của Bộ trưởng Bộ tài chính.
Việc mở tài khoản chi tiết là cần thiết để đáp ứng yêu cầu quản lý nghiệp vụ, phù hợp với đặc điểm kinh doanh của công ty và trình độ nhân viên kế toán Tài khoản kế toán đã cung cấp thông tin kinh doanh hiệu quả, giúp chia sẻ và quản lý thông tin giữa các phòng ban.
Về trình tự hạch toán kế toán
Trình tự hạch toán kế toán tại Công ty, đặc biệt là trong lĩnh vực kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng, hoàn toàn tuân thủ theo chế độ kế toán được quy định trong quyết định 15/2006/QĐ – BTC ngày 20/03/2006.
Bộ trưởng Bộ Tài chính nhấn mạnh tầm quan trọng của việc lập bút toán chính xác để phản ánh đúng các nghiệp vụ kinh tế liên quan đến bán hàng và xác định kết quả kinh doanh Trình tự kết toán bán hàng và xác định kết quả được thiết lập một cách hợp lý và thống nhất giữa phòng kinh doanh và phòng kế toán, nhằm tạo ra sự theo dõi chéo hiệu quả, đáp ứng tốt yêu cầu kiểm tra và giám sát thông tin.
Về công tác tổ chức hệ thống sổ sách và chứng từ
Các báo cáo phân tích tình hình bán hàng và kết quả tài chính được lập chính xác và kịp thời, đảm bảo đúng mẫu biểu và gửi đến đúng nơi quy định Điều này giúp cung cấp thông tin tài chính trung thực và kịp thời, đáp ứng yêu cầu quản lý của doanh nghiệp cũng như các cơ quan chủ quản và tài chính liên quan.
Hệ thống sổ sách và báo cáo tài chính được thiết lập trên máy vi tính, in ấn và đóng thành từng tập, quyển rõ ràng, lưu trữ cẩn thận, tạo điều kiện thuận lợi cho việc tra cứu và kiểm tra Các mẫu sổ phù hợp và đầy đủ thông tin cần thiết, tự động có trong phần mềm kế toán AC Soft, được thiết kế theo Quyết định 15/2006/QĐ – BTC ngày 20/03/2006.
Các chứng từ liên quan đến nghiệp vụ phải đảm bảo đầy đủ các yếu tố bắt buộc theo quy định Nhiều chứng từ đã được in sẵn, giúp đơn giản hóa quy trình lập chứng từ và tiết kiệm thời gian, đặc biệt khi cần xử lý một số lượng lớn nghiệp vụ.
Công tác kế toán bán hàng của Công ty đã phát huy nhiều ưu điểm và vận hành trôi chảy, hỗ trợ hiệu quả cho ban lãnh đạo trong quản lý và sử dụng tài sản Điều này không chỉ nâng cao hiệu quả hoạt động của Công ty mà còn góp phần thúc đẩy kinh tế địa phương phát triển bền vững.
3.2.2 Những tồn tại và nguyên nhân
Công tác kế toán bán hàng của Công ty có nhiều ưu điểm, nhưng vẫn tồn tại một số hạn chế do đặc điểm kinh doanh của Công ty.
Hiện nay, kinh tế Việt Nam đang trải qua nhiều biến động về giá cả hàng hóa, dẫn đến việc tăng chi phí đầu vào Tuy nhiên, giá bán ra lại hầu như không thay đổi, khiến cho việc điều chỉnh giá trở nên khó khăn và chậm chạp do thời gian điều chỉnh dài Sự biến động nhanh chóng và phức tạp của thị trường có thể ảnh hưởng tiêu cực đến hiệu quả kinh doanh của công ty.
Công ty chủ yếu sử dụng vốn vay ngân hàng để tài trợ cho hoạt động kinh doanh, dẫn đến chi phí vốn cao Điều này có thể ảnh hưởng tiêu cực đến lợi nhuận của Công ty.
Công ty cần chú trọng đến việc theo dõi công nợ, đặc biệt trong lĩnh vực vừa kinh doanh vừa cung cấp dịch vụ Công tác này do kế toán công nợ thực hiện, yêu cầu sự tỉ mỉ và chặt chẽ để phòng ngừa rủi ro từ những khách hàng không có khả năng thanh toán.