Tính cấp thiết của đề tài
Việc gia nhập WTO và TPP mang lại cơ hội cho Việt Nam trong việc đàm phán với các thị trường phát triển, mở cửa thị trường cho hàng hóa và nâng cao hoạt động xuất nhập khẩu Các doanh nghiệp thương mại hướng đến mục tiêu tối đa hóa lợi nhuận và tối thiểu hóa chi phí, trong đó việc xây dựng kế hoạch mua hàng là bước đầu tiên quan trọng Kế hoạch mua hàng không chỉ tạo tiền đề cho các hoạt động tiếp theo mà còn giúp xác định mục tiêu và biện pháp mua sắm, từ đó giảm thiểu rủi ro và sai sót Nhờ có kế hoạch rõ ràng, hoạt động mua hàng trở nên thuận tiện và hiệu quả hơn, thúc đẩy sản xuất và kinh doanh của doanh nghiệp đạt hiệu quả cao.
Hiện nay, nhiều doanh nghiệp Việt Nam đã nhận thức được tầm quan trọng của việc xây dựng kế hoạch mua hàng, điều này không chỉ phản ánh kết quả kinh doanh mà còn thể hiện năng lực tổ chức của họ trên thị trường Tuy nhiên, nhiều doanh nghiệp vừa và nhỏ vẫn chưa có kế hoạch mua hàng cụ thể và đồng bộ, dẫn đến tình trạng quản trị mua hàng thiếu hiệu quả Trong thời gian thực tập tại công ty ô tô Toyota Việt Nam, tôi nhận thấy công ty đã chú trọng đến hoạt động mua hàng và xây dựng kế hoạch mua hàng, qua đó nâng cao lợi thế cạnh tranh và kiểm soát tốt nguồn đầu vào Tuy nhiên, sự thay đổi trong chính sách pháp lý đã gây ra không ít khó khăn trong việc hoàn thiện kế hoạch mua hàng, khiến đây trở thành một vấn đề cấp bách cần giải quyết.
Tổng quan tình hình nghiên cứu của đề tài
Trong quá trình nghiên cứu và thực tập, em đã tìm hiểu về lý luận và thực tiễn trong công tác xây dựng kế hoạch mua hàng Khóa luận và các công trình nghiên cứu liên quan đã tập trung vào những đề tài quan trọng như "Hoàn thiện công tác lập kế hoạch mua hàng tại công ty cổ phần VIX" của Đỗ Thị Dung (2012) thuộc Khoa Quản trị doanh nghiệp, Trường Đại học Thương Mại, và "Hoàn thiện công tác lập kế hoạch mua hàng tại công ty TNHH công nghệ" Những nghiên cứu này cung cấp cái nhìn sâu sắc về quy trình lập kế hoạch mua hàng hiệu quả.
COMOS” Trần Thị Vượng (2013), Khoa Quản trị doanh nghiệp, trường Đại học
Thương Mại Đề tài: “Hoàn thiện công tác lập kế hoạch mua hàng tại công ty cổ phần quốc tế
Sơn Hà” Đào Thị Kim Oanh (2014), Khoa Quản trị doanh nghiệp, trường Đại học
Các đề tài đã làm rõ các lý luận cơ bản liên quan đến việc xây dựng kế hoạch mua hàng và các công tác liên quan Đồng thời, chúng cũng áp dụng các lý luận này để phân tích và nghiên cứu thực tế tại đơn vị thực tập, mặc dù vẫn chưa đi sâu vào việc khảo sát thực trạng.
Dựa trên quá trình nghiên cứu tài liệu và thực tập, tôi nhận thấy rằng việc nghiên cứu công tác xây dựng kế hoạch mua hàng tại công ty ô tô Toyota Việt Nam là rất phù hợp với khả năng tìm hiểu của mình Trong những năm gần đây, chưa có nghiên cứu nào về vấn đề này, vì vậy tôi quyết định chọn đề tài: “Hoàn thiện công tác xây dựng kế hoạch mua hàng của công ty ô tô Toyota Việt Nam” nhằm đóng góp vào lĩnh vực nghiên cứu độc lập và chưa được khai thác trước đó.
Mục tiêu và nhiệm vụ nghiên cứu
Đề tài này tập trung vào việc hoàn thiện kế hoạch mua hàng tại công ty ô tô Toyota Việt Nam thông qua việc nghiên cứu các lý luận cơ bản về công tác xây dựng kế hoạch mua hàng Bên cạnh đó, việc khảo sát thực tế hoạt động mua hàng tại công ty cũng được thực hiện để đánh giá và cải tiến quy trình hiện tại.
Nam” nhằm làm rõ các mục tiêu cơ bản sau:
Hệ thống hóa kiến thức về xây dựng kế hoạch mua hàng là cần thiết, bao gồm các khái niệm cơ bản như mua hàng, quản trị mua hàng, kế hoạch, nhu cầu mục tiêu, phương án và ngân sách mua hàng Nội dung kế hoạch mua hàng và các nhân tố ảnh hưởng đến quá trình xây dựng kế hoạch cũng cần được xem xét kỹ lưỡng trong doanh nghiệp thương mại.
Bài viết tổng kết phân tích và đánh giá thực trạng công tác xây dựng kế hoạch mua hàng tại công ty ô tô Toyota Việt Nam, từ đó chỉ ra những thành công nổi bật cũng như những hạn chế trong quy trình này Việc đánh giá sâu sắc sẽ giúp công ty nhận diện rõ ràng các điểm mạnh và yếu, từ đó cải thiện hiệu quả trong công tác lập kế hoạch mua hàng, góp phần nâng cao năng lực cạnh tranh trên thị trường.
Để nâng cao hiệu quả trong công tác xây dựng kế hoạch mua hàng tại công ty ô tô Toyota Việt Nam, cần phân tích thực trạng hiện tại, xác định những khó khăn mà công ty đang đối mặt và tìm hiểu nguyên nhân Qua việc đối chiếu giữa lý luận và thực tiễn, chúng ta có thể đề xuất một số giải pháp thiết thực nhằm hoàn thiện quy trình này.
Phương pháp nghiên cứu
Các phương pháp thu thập dữ liệu
5.1.1 Phương pháp thu thập dữ liệu sơ cấp
Dữ liệu sơ cấp là thông tin do chính người nghiên cứu thu thập khi dữ liệu thứ cấp không đủ hoặc không phù hợp để giải quyết các câu hỏi nghiên cứu Để thu thập dữ liệu sơ cấp, các phương pháp như phiếu điều tra trắc nghiệm với một số thành viên trong công ty và phỏng vấn các nhà quản trị cấp cao được áp dụng nhằm thu thập thông tin cần thiết cho quá trình nghiên cứu.
Phiếu điều tra trắc nghiệm được thiết kế nhằm thu thập thông tin khách quan về công tác xây dựng kế hoạch mua hàng của công ty Với 10 câu hỏi, phiếu này giúp xác định mức độ quan tâm của công ty đối với kế hoạch mua hàng, các hình thức mua hàng hiện tại, nội dung kế hoạch bán hàng, căn cứ chủ yếu trong việc xây dựng kế hoạch bán hàng, quy trình xác định nhu cầu mua hàng, thông tin quan trọng để xác định nhu cầu, mục tiêu mua hàng, phương pháp xác định ngân sách, và các nhân tố ảnh hưởng đến công tác xây dựng kế hoạch mua hàng (Mẫu phiếu điều tra trắc nghiệm ở phụ lục số 1)
Bước 1: Lập phiếu điều tra trắc nghiệm
Bước 2: Lựa chọn đối tượng điều tra
Bước 3: Thu thập thông tin điều tra trắc nghiệm
Bước 4: Tổng hợp và xử lý kết quả điều tra
Phương pháp phỏng vấn được áp dụng nhằm làm rõ các vấn đề liên quan đến kế hoạch mua hàng tại công ty Toyota Việt Nam Đối tượng phỏng vấn là những nhà quản trị cấp cao có liên quan trực tiếp đến quá trình xây dựng kế hoạch này Mẫu câu hỏi phỏng vấn bao gồm 6 câu, được trình bày chi tiết trong phụ lục số 2.
Bước 1: Lập bảng câu hỏi phỏng vấn
Bước 2: Lựa chọn đối tượng phỏng vấn và lên kế hoạch hẹn phỏng vấn
Bước 3: Tiến hành phỏng vấn
Bước 4: Phân tích và nhận xét
Sau khi ghi chép phỏng vấn, tiến hành tổng hợp câu trả lời và phân tích nhận xét của các chuyên gia, chúng tôi rút ra những kết luận chung về tình hình tổ chức công tác mua hàng tại công ty ô tô Toyota Việt Nam.
5.1.2 Phương pháp thu thập dữ liệu thứ cấp
Dữ liệu thứ cấp là thông tin được thu thập bởi người khác, phục vụ cho các mục đích có thể khác với nghiên cứu của chúng ta Dữ liệu này có thể bao gồm cả dữ liệu thô chưa qua xử lý và dữ liệu đã được xử lý Điều quan trọng là dữ liệu thứ cấp không phải do chính người nghiên cứu thu thập trực tiếp.
Dữ liệu thứ cấp được sử dụng trong nghiên cứu tại công ty bao gồm báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh, báo cáo tổng kết tình hình mua hàng và đặt hàng, kế hoạch mua hàng sắp tới, báo cáo tài chính và nhân sự từ các năm 2013-2015 Mục tiêu của việc nghiên cứu này là phân tích, nhận xét và đánh giá kết quả hoạt động kinh doanh của công ty, đặc biệt là các số liệu liên quan đến hoạt động mua hàng trước đây và các kế hoạch mua hàng trong tương lai.
Phương pháp phân tích dữ liệu
Phương pháp tổng hợp thống kê dữ liệu là cách kết hợp hệ thống các dữ liệu thu thập từ phiếu điều tra và phỏng vấn với các dữ liệu thứ cấp trong quá trình hoạt động của công ty, nhằm cung cấp thông tin nhanh chóng và chính xác cho nghiên cứu.
Phương pháp sơ đồ bảng biểu là một công cụ hữu ích trong việc thu thập và tổng hợp thông tin, giúp xây dựng kế hoạch mua hàng hiệu quả cho công ty Việc thiết lập các bảng biểu sơ đồ liên quan không chỉ tổ chức thông tin một cách rõ ràng mà còn hỗ trợ quá trình ra quyết định trong quản lý mua sắm.
Phương pháp phân tích, so sánh và đối chiếu giúp đánh giá sự thay đổi và tăng trưởng của các chỉ số, dữ liệu qua các năm Qua đó, chúng ta có thể đưa ra nhận định về hoạt động của công ty cũng như kế hoạch mua hàng hiệu quả.
Kết cấu đề tài
Bài viết bao gồm các phần tóm lược, lời cảm ơn, mục lục, danh mục bảng biểu, danh mục hình vẽ, kết luận, danh mục tài liệu tham khảo và phụ lục, được cấu trúc thành ba chương.
Chương 1: Một số lý luận cơ bản về công tác xây dựng kế hoạch mua hàng trong doanh nghiệp thương mại
Chương 2: Phân tích và đánh giá thực trạng công tác xây dựng kế hoạch mua hàng của công ty ô tô TOYOTA Việt Nam
Chương 3: Đề xuất một số giải pháp và kiến nghị nhằm hoàn thiện công tác xây dựng kế hoạch mua hàng của công ty ô tô TOYOTA Việt Nam h
MỘT SỐ LÝ LUẬN CƠ BẢN VỀ CÔNG TÁC XÂY DỰNG KẾ HOẠCH
Các khái niệm có liên quan đến công tác xây dựng kế hoạch mua hàng trong
1.1.1 Khái niệm mua hàng và quản trị mua hàng
Mua hàng là giai đoạn đầu tiên trong quá trình lưu chuyển hàng hoá, diễn ra qua quan hệ trao đổi giữa người mua và người bán về giá trị hàng hoá thông qua thanh toán Đây là quá trình mà vốn doanh nghiệp chuyển đổi từ hình thái tiền tệ sang hàng hoá, nơi doanh nghiệp nắm quyền sở hữu hàng hoá nhưng đồng thời mất quyền sở hữu tiền hoặc phải có trách nhiệm thanh toán cho nhà cung cấp.
(Th.s Vũ Thị Thùy Linh, năm 2010, Giáo trình Kế toán doanh nghiệp thương mại và du lịch, đại học Công nghiệp TPHCM )
Mua hàng là hành vi thương mại cơ bản, đóng vai trò quan trọng trong việc chuyển giao quyền sở hữu hàng hóa giữa doanh nghiệp và các nguồn cung cấp Hoạt động này không chỉ tạo ra nguồn lực hàng hóa mà còn ảnh hưởng trực tiếp đến chất lượng và chi phí của toàn bộ hệ thống hậu cần.
(GS.TS Đồng Thị Thanh Phương, năm 2010, Quản Trị Doanh Nghiệp, NXB TK)
Mua hàng là hoạt động kinh tế thể hiện mối quan hệ trao đổi hàng hóa, dịch vụ và tiền tệ giữa người mua và người bán Hoạt động này dựa trên nguyên tắc thỏa thuận nhằm mang lại lợi ích cho cả hai bên: người mua thỏa mãn nhu cầu tiêu dùng, trong khi người bán thu được tiền từ việc bán hàng hóa.
Quản trị mua hàng bao gồm việc lập kế hoạch, tổ chức thực hiện và kiểm soát quá trình mua hàng, nhằm đạt được các mục tiêu kinh doanh của doanh nghiệp.
(Theo PG.STS Lê Quân, PGS.TS Hoàng Văn Hải, năm 2010, giáo trình quản trị tác nghiệp doanh nghiệp thương mại, trường ĐH Thương Mại)
Quản trị mua hàng đóng vai trò hết sức quan trọng đối với mỗi doanh nghiệp Quá trình quản trị mua hàng được khái quát theo hình 1.1. h
Quy trình quản trị mua hàng là một phần quan trọng trong quản lý doanh nghiệp thương mại, theo giáo trình của PGS.TS Lê Quân và PGS.TS Hoàng Văn Hải (2010) Kế hoạch mua hàng được định nghĩa là một chiến lược nhằm xác định nhu cầu, lựa chọn nhà cung cấp, và tối ưu hóa chi phí để đảm bảo nguồn cung ứng hiệu quả cho doanh nghiệp.
Kế hoạch mua hàng là kết quả của quá trình lập kế hoạch mua sắm, cần xác định rõ ràng các mặt hàng cần mua trong thời gian tới để đáp ứng nhu cầu doanh nghiệp Cụ thể, kế hoạch phải liệt kê tên mặt hàng, mã hàng, tiêu chuẩn và thông số kỹ thuật, đồng thời xác định số lượng, hình thức mua, giá dự tính, thời điểm mua và nhà cung cấp dự kiến.
(Theo PG.STS Lê Quân, PGS.TS Hoàng Văn Hải, năm 2010, giáo trình quản trị tác nghiệp doanh nghiệp thương mại, trường ĐH Thương Mại)
Xây dựng kế hoạch mua hàng là quá trình xác định nhu cầu của doanh nghiệp về sản phẩm, số lượng, thời gian mua, địa điểm và giá cả Điều này dựa trên việc phân tích các yếu tố liên quan đến khách hàng, nhà cung cấp và đối thủ cạnh tranh.
(Theo PG.STS Lê Quân, PGS.TS Hoàng Văn Hải, năm 2010, Giáo trình quản trị tác nghiệp doanh nghiệp thương mại, trường ĐH Thương Mại)
1.1.3 Khái niệm nhu cầu mua hàng
Nhu cầu mua hàng của doanh nghiệp là tập hợp các sản phẩm và dịch vụ cần thiết cho quá trình sản xuất kinh doanh trong một khoảng thời gian nhất định Nhu cầu này được chia thành hai nhóm chính: nhu cầu của khách hàng doanh nghiệp và nhu cầu cho các hoạt động hành chính cũng như vận hành của doanh nghiệp.
Xây dựng kế hoạch mua hàng
Xây dựng kế hoạch mua hàng Đánh giá công tác mua hàng Đánh giá công tác mua hàng
Tổ chức triển khai mua hàng
Tổ chức triển khai mua hàng
Xác định nhu cầu mua hàng Xây dựng mục tiêu mua hàng
Xác định phương án và ngân sách mua hàng
Xác định nhu cầu mua hàng Xây dựng mục tiêu mua hàng
Xác định phương án và ngân sách mua hàng
Tìm kiếm và lựa chọn nhà cung cấp Thương lượng và ký kết mua hàng Triểm khai, giao nhận và thanh toán
Tìm kiếm và lựa chọn nhà cung cấp là bước đầu tiên trong quy trình mua hàng, tiếp theo là thương lượng và ký kết hợp đồng mua hàng Sau khi hoàn tất, triển khai, giao nhận và thanh toán sẽ được thực hiện Cuối cùng, việc đánh giá kết quả mua hàng và thành tích của lực lượng mua hàng là cần thiết để cải thiện quy trình trong tương lai.
(Theo PG.STS Lê Quân, PGS.TS Hoàng Văn Hải, năm 2010, giáo trình quản trị tác nghiệp doanh nghiệp thương mại, trường ĐH Thương Mại)
Xác định nhu cầu mua hàng là bước quan trọng trong hoạch định mua sắm, giúp doanh nghiệp xác định danh mục hàng hóa và dịch vụ cần thiết cho chu kỳ sản xuất Việc nắm bắt nhu cầu mua hàng không chỉ hỗ trợ thu thập dữ liệu mà còn đảm bảo công tác mua sắm hiệu quả cho hiện tại và tương lai.
(Theo PG.STS Lê Quân, PGS.TS Hoàng Văn Hải, năm 2010, giáo trình quản trị tác nghiệp doanh nghiệp thương mại, trường ĐH Thương Mại)
1.1.4 Khái niệm mục tiêu mua hàng
Mục tiêu mua hàng là các kết quả mà doanh nghiệp kỳ vọng đạt được trong và sau quá trình mua sắm, nhằm hỗ trợ cho việc thực hiện các mục tiêu kinh doanh trong từng giai đoạn phát triển.
(Theo PG.STS Lê Quân, PGS.TS Hoàng Văn Hải, năm 2010, giáo trình quản trị tác nghiệp doanh nghiệp thương mại, trường ĐH Thương Mại)
1.1.5 Khái niệm phương án mua hàng
Phương án mua hành là tài liệu thiết yếu cho sự thành công trong hoạt động mua sắm của doanh nghiệp Nó được xây dựng dựa trên chính sách và kế hoạch mua hàng, thường được trình bày dưới dạng mô tả chi tiết về hàng hóa cần mua.
(Theo PG.STS Lê Quân, PGS.TS Hoàng Văn Hải, năm 2010, giáo trình quản trị tác nghiệp doanh nghiệp thương mại, trường ĐH Thương Mại)
1.1.6 Khái niệm ngân sách mua hàng
Ngân sách mua hàng là một tài liệu quan trọng, liệt kê chi tiết tổng giá trị của hàng hóa và dịch vụ cần thiết, cùng với các khoản chi phí liên quan đến việc mua sắm chúng.
(Theo PGS TS Lê Quân, PGS TS Hoàng Văn Hải, năm 2010, giáo trình quản trị tác nghiệp doanh nghiệp thương mại, trường ĐH Thương Mại)
Một số nội dung lí luận có liên quan đến công tác xây dựng kế hoạch mua hàng trong doanh nghiệp thương mại
1.2.1.Nội dung kế hoạch mua hàng
Kế hoạch mua hàng của doanh nghiệp được lập theo tháng, quý, năm, hoặc theo từng mặt hàng và đơn vị mua Nội dung chính của kế hoạch bao gồm: mặt hàng cần mua, số lượng, hình thức mua, giá dự kiến, thời điểm mua, nhà cung cấp tiềm năng, và ngân sách dành cho việc mua sắm.
Mặt hàng cần mua (mua cái gì?):
Kế hoạch mua hàng giúp doanh nghiệp xác định rõ ràng các mặt hàng cần mua trong thời gian tới, bao gồm tên mặt hàng, mã hiệu, cùng với các tiêu chuẩn và thông số kỹ thuật cần thiết để định hình sản phẩm.
Khi lựa chọn mặt hàng cần mua, doanh nghiệp cần xem xét giữa hàng truyền thống và sản phẩm dịch vụ mới, cũng như nguồn gốc hàng hóa là nội địa hay nhập khẩu Đối với hàng truyền thống, doanh nghiệp thường có các nhà cung cấp ổn định, do đó rủi ro trong việc mua hàng thường thấp Ngược lại, với sản phẩm dịch vụ mới, nhu cầu thị trường chưa rõ ràng, dẫn đến rủi ro kinh doanh cao hơn Việc xác định ưu tiên giữa hàng nội địa và hàng nhập khẩu cũng rất quan trọng trong quá trình ra quyết định.
Số lượng mua (mua bao nhiêu?)
Kế hoạch mua hàng cần xác định rõ các mặt hàng cần mua và số lượng cụ thể Doanh nghiệp có thể mua hàng theo lô lớn với định mức dự trữ cao hoặc theo nhu cầu với định mức dự trữ thấp, thậm chí là không có dự trữ Thông thường, doanh nghiệp hướng tới việc mua hàng với mức dự trữ tối thiểu để tiết kiệm chi phí lưu kho và giảm thiểu rủi ro do biến động nhu cầu thị trường hoặc sự giảm giá.
Hình thức mua hàng (mua như thế nào?)
Kế hoạch mua hàng của doanh nghiệp cũng cần làm rõ hình thức mua hàng được áp dụng Doanh nghiệp có thể chọn hình thức mua hàng như sau:
Mua theo đơn đặt hàng là quy trình trong đó người mua lập và gửi đơn yêu cầu cụ thể về hàng hóa, dịch vụ đến nhà cung cấp, dựa trên nội dung chào hàng và báo giá đã được cung cấp trước đó.
Hợp đồng mua hàng là văn bản quan trọng xác định rõ ràng quyền lợi và nghĩa vụ của cả bên mua và bên bán, đánh dấu bước tiến tiếp theo sau quá trình đàm phán và thương lượng.
Mua ký gửi là hình thức giao dịch trong đó cá nhân hoặc doanh nghiệp ủy thác cho một đơn vị khác bán một lô hàng Trong quá trình mua hàng ký gửi, doanh nghiệp sẽ thanh toán cho nhà cung cấp sau khi hàng hóa được tiêu thụ Nếu hàng hóa không bán được, doanh nghiệp có quyền trả lại cho nhà cung cấp.
Chọn mua là quá trình doanh nghiệp thực hiện việc mua hàng mà không cần đặt trước với nhà cung cấp Thông thường, hình thức mua hàng này được áp dụng cho các sản phẩm có giá trị thấp và đáp ứng nhu cầu đột xuất của doanh nghiệp.
- Mua qua đại lý: Doanh nghiệp sử dụng các đại lý để thu mua hàng hóa Hình thức này áp dụng với những mặt hàng không thường xuyên
Liên doanh liên kết là một chiến lược quan trọng giúp doanh nghiệp tận dụng lợi thế của mình để hợp tác với các doanh nghiệp khác, từ đó tạo ra nguồn hàng ổn định Việc này không chỉ nâng cao khả năng cạnh tranh mà còn đảm bảo sự bền vững trong hoạt động sản xuất và cung ứng.
Gia công là hình thức mà bên nhận gia công thực hiện việc sản xuất hàng hóa theo yêu cầu của bên đặt gia công, sử dụng thương hiệu và nguyên liệu của bên đặt hàng, đồng thời nhận tiền gia công cho dịch vụ này.
Doanh nghiệp thương mại có thể lựa chọn tự sản xuất thay vì mua sắm từ bên ngoài, điều này đòi hỏi họ phải có nguồn vốn lớn và hiểu rõ các yếu tố cần thiết để xây dựng năng lực sản xuất Việc đầu tư vào sản xuất không chỉ giúp doanh nghiệp kiểm soát chất lượng sản phẩm mà còn tối ưu hóa chi phí và tăng cường khả năng cạnh tranh trên thị trường.
Trong kế hoạch mua hàng, doanh nghiệp cần xác định mức giá dự kiến cho từng mặt hàng Mức giá này được tính toán dựa trên giá đầu vào của hàng hóa và giá cung cấp từ nhà cung cấp.
Thời điểm mua hàng (mua khi nào?):
Doanh nghiệp có thể lựa chọn giữa việc mua hàng đúng thời điểm hoặc mua vào các thời điểm khác nhau Phương pháp mua đúng thời điểm giúp giảm chi phí dự trữ nhưng cũng tiềm ẩn rủi ro về nguồn hàng Khi doanh nghiệp có vị thế đàm phán mạnh với nhà cung cấp, họ có thể áp dụng phương pháp này Ngược lại, nếu vị thế đàm phán yếu, doanh nghiệp nên tránh mua đúng thời điểm và thay vào đó, mua hàng vào nhiều thời điểm khác nhau để đảm bảo nguồn cung ổn định.
Nhà cung cấp dự tính:
Trong kế hoạch mua hàng của doanh nghiệp, cần lập danh sách các nhà cung cấp có khả năng đáp ứng nhu cầu mua sắm Danh sách này cần phân loại rõ ràng giữa nhà cung cấp truyền thống và nhà cung cấp mới, từ đó giúp xây dựng các phương án mua hàng hiệu quả.
Khi lập kế hoạch mua hàng, cần xác định rõ các khoản chi phí cần thiết để thực hiện kế hoạch Mục tiêu của việc mua hàng không chỉ tập trung vào số lượng và chất lượng mà còn phải đảm bảo hiệu quả kinh tế tối ưu.
PHÂN TÍCH VÀ ĐÁNH GIÁ THỰC TRẠNG CÔNG TÁC XÂY DỰNG KẾ HOẠCH MUA HÀNG CỦA CÔNG TY Ô TÔ TOYOTA VIỆT NAM
Khái quát về công ty ô tô Toyota Việt Nam
2.1.1 Quá trình hình thành và phát triển của công ty ô tô Toyota Việt Nam
Công ty ô tô Toyota Việt Nam là một liên doanh có vốn đầu tư nước ngoài, được thành lập vào ngày 5 tháng 9 năm 1995, hoạt động theo hình thức hợp đồng hợp tác kinh doanh Công ty hoạt động dưới Giấy phép đầu tư số 1367/GP do Uỷ ban Nhà nước về Hợp tác đầu tư cấp, với vốn đầu tư ban đầu là 89,6 triệu USD, trong đó Tập đoàn Toyota Nhật Bản nắm giữ 70% cổ phần, còn lại thuộc về Tổng công ty Máy Động Lực và Máy Nông Nghiệp.
- VEAM (20%) và Công ty TNHH KUO Singapore (10%) Ngày 26 tháng 3 năm
2007, Giấy phép đầu tư này được thay thế bằng Giấy chứng nhận đầu tư số
Công ty được cấp Giấy chứng nhận đầu tư số 191022000028 và các chứng nhận đầu tư sửa đổi bởi Uỷ ban nhân dân tỉnh Vĩnh Phúc Theo nội dung Giấy chứng nhận đầu tư, Công ty hoạt động dưới hình thức Trách nhiệm hữu hạn với hai thành viên trở lên.
Trụ sở chính của công ty tọa lạc tại phường Phúc Thắng, thị xã Phúc Yên, tỉnh Vĩnh Phúc Công ty đã được cấp giấy phép xây dựng vào tháng 9 năm 1995.
Năm 1996, công ty ra mắt sản phẩm đầu tiên với hai dòng xe Hiace và Corolla Tiếp theo, trong hai năm 1997 và 1998, công ty đã mở thêm hai chi nhánh tại thành phố Hồ Chí Minh và Hà Nội, đồng thời khai trương Tổng kho phụ tùng và Nhà máy chính.
Trong thời gian gần đây, Mê Linh đã chứng kiến sự ra mắt của các dòng xe mới như Corolla, Hiace và Camry Đến tháng 9 năm 2000, công ty mở rộng trung tâm đào tạo với xưởng sửa chữa thân vỏ và sơn Nhân kỷ niệm 5 năm thành lập, công ty đã giới thiệu hai mẫu xe mới: Land-cruiser và Camry V6 Grande Đặc biệt, vào tháng 1 năm 2006, Toyota đã đánh dấu một bước đột phá với sự ra mắt của dòng xe Innova mới.
Năm 2011, công ty chính thức phân phối mẫu xe Yarids và Land Cruiser Prando dưới dạng nhập khẩu nguyên chiếc, đồng thời khai trương Trung tâm Xe đã qua sử dụng thứ hai tại miền Bắc và Trung tâm Đào tạo Hà Nội Đến năm 2012, công ty bắt đầu phân phối mẫu xe thể thao 86 cũng dưới hình thức nhập khẩu nguyên chiếc Năm 2013, TMV ra mắt thương hiệu Lexus tại Việt Nam, mang đến những sản phẩm và dịch vụ đẳng cấp Các mẫu xe thế hệ đột phá mới cũng được giới thiệu, trong đó 5 mẫu xe Toyota sản xuất tại Việt Nam đều nằm trong TOP.
Vào ngày 24 tháng 3 năm 2015, TMV đã xuất xưởng chiếc xe thứ 300.000, đánh dấu cột mốc quan trọng trong 20 năm hoạt động Doanh số bán tích lũy của TMV đạt trên 305.799 chiếc, chiếm thị phần lớn trên thị trường ô tô Việt Nam Đặc biệt, TMV là nhà sản xuất ô tô đầu tiên tại Việt Nam nhận Chứng chỉ ISO 14001 về quản lý môi trường và đứng đầu về chỉ số hài lòng khách hàng trong lĩnh vực dịch vụ CSI.
Với sự nỗ lực không ngừng của toàn thể nhân viên, đại lý, nhà cung cấp và đối tác, TMV đã đạt nhiều thành tựu to lớn và phát triển mạnh mẽ, hoàn thành sứ mệnh phục vụ khách hàng và đóng góp đáng kể cho ngành công nghiệp ô tô cũng như xã hội Việt Nam Những thành tích này đã giúp TMV vinh dự nhận Huân chương lao động hạng nhì từ Chính phủ Việt Nam, khẳng định vị thế là một trong những doanh nghiệp có vốn đầu tư nước ngoài thành công nhất tại Việt Nam.
2.1.2 Chức năng và nhiệm vụ của công ty ô tô Toyota Việt Nam
Chức năng chính của công ty là:
Công ty chuyên tổ chức sản xuất và kinh doanh, cung cấp các sản phẩm và dịch vụ liên quan đến ngành ô tô cùng các ngành công nghiệp phụ trợ, hoạt động theo giấy phép đăng ký kinh doanh đã được cấp và phù hợp với mục đích thành lập.
Nhiệm vụ chủ yếu của công ty bao gồm việc sử dụng hiệu quả và phát triển vốn liên doanh, báo cáo định kỳ về kết quả hoạt động kinh doanh, cũng như đảm bảo hoạt động sản xuất và kinh doanh đúng ngành nghề đã được cấp phép Công ty cam kết thực hiện mục tiêu kinh doanh, xây dựng chiến lược phát triển phù hợp với lợi ích của công ty, khách hàng và xã hội, đồng thời sản xuất các sản phẩm chất lượng tốt Đối với nhân viên, công ty chú trọng chăm sóc đời sống tinh thần và vật chất, tạo môi trường làm việc an toàn và hiệu quả, đồng thời triển khai các chương trình đào tạo nâng cao tay nghề và chính sách phúc lợi hợp lý Đối với xã hội, công ty hoàn thành nghĩa vụ thuế, tích cực bảo vệ môi trường, tổ chức các chương trình từ thiện như trao học bổng Toyota và đào tạo lái xe an toàn.
2.1.3 Sơ đồ cơ cấu tổ chức của công ty ô tô Toyota Việt Nam
Hình 2.1 Sơ đồ cơ cấu tổ chức của TMV
Công ty tổ chức bộ máy hoạt động sản xuất kinh doanh theo mô hình cấu trúc chức năng, nhằm đáp ứng hiệu quả các yêu cầu quản lý và hoạt động.
Tổng Giám Đốc là người thực hiện chức năng quản lý toàn diện của công ty, chịu trách nhiệm chính về sự phát triển bền vững của tổ chức Với quyền điều hành cao nhất, Tổng Giám Đốc đảm bảo mọi hoạt động diễn ra hiệu quả và hướng đến mục tiêu chiến lược của công ty.
Phó Tổng Giám Đốc là người đại diện pháp nhân của công ty, có trách nhiệm trước Tổng Giám Đốc và pháp luật về việc điều hành hoạt động của công ty, đồng thời hỗ trợ Tổng Giám Đốc trong công tác quản lý và điều hành.
Bộ phận sản xuất bao gồm phòng sản xuất, phòng hành chính sản xuất và phòng quản lý chất lượng Phòng sản xuất chịu trách nhiệm quản lý các xưởng trực tiếp sản xuất, trong khi phòng hành chính sản xuất đảm bảo hoạt động hành chính trong nhà máy được thực hiện hiệu quả Đồng thời, phòng quản lý chất lượng đảm bảo sản phẩm đạt tiêu chuẩn chất lượng trong quá trình sản xuất.
Bộ phận Hành chính và Tài chính bao gồm các phòng: hành chính, kế toán tài chính, kiểm toán nội bộ và công nghệ thông tin Nhiệm vụ của bộ phận này là quản lý hành chính, văn thư, lưu trữ và lễ tân; tổ chức các hoạt động nhân sự; ghi chép và cân đối nguồn vốn; phân tích lỗ lãi và cung cấp thông tin về tình hình tài chính Ngoài ra, bộ phận còn thực hiện tư vấn và kiểm toán độc lập, khách quan, cũng như kiểm soát và quản lý rủi ro hiệu quả.
Phân tích và đánh giá thực trạng công tác xây dựng kế hoạch mua hàng của công ty ô tô Toyota Việt Nam
2.2.1 Thực trạng nội dung xây dựng kế hoạch mua hàng của công ty ô tô Toyota Việt Nam
2.2.1.1 Nội dung kế hoạch mua hàng của TMV
Theo dữ liệu thu thập từ phiếu điều tra, kế hoạch mua hàng của công ty bao gồm các nội dung chính như: mặt hàng cần mua, số lượng, hình thức mua, giá dự kiến, thời điểm mua, nhà cung cấp và ngân sách.
Trong kế hoạch mua hàng của công ty, phần lớn các mặt hàng cần mua và số lượng đều tương tự như nhu cầu của bộ phận sản xuất Công ty có một danh mục sản phẩm đa dạng, với khoảng 105 mã hàng sơn và hơn 20 mã hàng thép khác nhau, mỗi mã hàng có đặc điểm và công dụng riêng phục vụ cho từng công đoạn sản xuất Hàng tháng, công ty sẽ lập danh sách các mặt hàng cần mua dựa trên yêu cầu của bộ phận sản xuất để đảm bảo quá trình sản xuất không bị gián đoạn Danh sách này sẽ được phân loại và gửi đến các nhà cung cấp tiềm năng.
Bảng 2.2 Danh sách và bản giá cụ thể cho mặt hàng sơn và thép phục vụ sản xuất tháng 3/2016 của công ty ô tô Toyota Việt Nam
Nguồn: Sinh viên tự tổng hợp từ kế hoạch mua hàng của công ty Đơn vị: USD
Các loại sơn Các loại thép
Giá thành Mã sản phẩm
Giá thành Mã sản phẩm
Giá thàn h Mã sản phẩm
The article lists various product codes along with their corresponding prices Key items include YV951-00045 priced at 14.03, YV836-00254 at 15.52, and YV881-00008 at 1.99 Other notable entries are YV836-00121 at 34.09, YV836-00242 at 26.66, and YV836-00220 at 35.27 Additionally, YV836-00256 is listed at 41.12, while YV836-00190 is priced at 28.24 The document also highlights several items with lower price points, such as YV836-00083 at 1.31 and YV836-00125 at 2.65 Overall, the prices vary significantly across the listed codes, reflecting a range of product values.
YV836-00199 19.68 YV836-00226 3.18 YV836-00165 2.16 YV836-00083 1.31 YV836-00304 2.58 58112-381A 5.08 h
Số lượng hàng hóa cần mua của công ty được xác định dựa trên yêu cầu sản xuất Sau khi nhận được yêu cầu, người mua sẽ xác nhận số lượng cần thiết để đáp ứng nhu cầu sản xuất, đồng thời tận dụng hàng hóa tương tự còn tồn kho sau mỗi chu kỳ sản xuất.
Theo kết quả khảo sát, 48% người tham gia chọn hình thức mua hàng theo đơn đặt hàng, 44% mua theo hợp đồng, và 8% sử dụng các hình thức khác như chọn mua, kinh doanh liên kết tạo nguồn hàng và tự sản xuất Thời gian xác nhận đơn hàng trung bình là 2 ngày làm việc, trong khi thời gian để hoàn tất một hợp đồng là 16 ngày làm việc.
Trong kế hoạch mua hàng của TMV, luôn có tổng giá trị hàng hóa cần mua cùng với giá mua dự tính cho từng đơn vị phục vụ sản xuất Công ty sẽ thực hiện việc dự tính giá mua này hai lần mỗi năm, vào tháng 4 và tháng 8, căn cứ theo giá thị trường hiện hành.
Hình 2.2 Quy trình xác định giá mua dự tính
Nguồn: Phòng mua hàng, TMV
Để xác định giá mua dự tính, giám đốc phòng mua hàng xem xét kế hoạch và ngân sách hàng năm, các hoạt động giảm chi phí và mục tiêu của phòng Nhân viên mua hàng gửi yêu cầu báo giá đến nhà cung cấp trong vòng 6 tháng qua fax hoặc email Sau đó, nhân viên thu thập và kiểm tra báo giá, tổ chức họp thương lượng với các nhà cung cấp hiện tại và mới Nếu thương lượng thành công, nhân viên sẽ đề xuất giá mới xin phê duyệt từ giám đốc trong vòng 6 tháng; nếu không, quy trình sẽ tiếp tục tìm kiếm các giải pháp khác.
Lên kế hoạch, đặt mục tiêu cho giảm giá
Gửi đến nhà cung cấp
Thu thập bảng báo giá từ các nhà cung cấp hiện tại và mới
Thương lượng giá lượng giá
Thương lượng giá luongj giá
Giá dự tính Phê duyệt
Cập nhập danh sách tổng thể và thông báo cho bộ phận liên quan
Lập khung hợp đồng và các phụ lục đính kèm mới
Nhân viên mua hàng cần thu thập báo giá từ nhà cung cấp và chuẩn bị phụ lục đính kèm cùng khung hợp đồng sau khi bản đề xuất giá mới được phê duyệt Cuối cùng, họ và kỹ sư công nghệ thông tin sẽ cập nhật thông tin liên quan lên hệ thống cho các phòng ban.
Thời điểm mua hàng là yếu tố quan trọng giúp TMV thành công trong quy trình sản xuất Just in Time, đảm bảo "Đúng sản phẩm - với đúng số lượng - tại đúng nơi - vào đúng thời điểm cần thiết" Công ty luôn chú trọng đến việc mua hàng đúng lúc, chia nhỏ khối lượng để giảm thiểu tồn kho không cần thiết Kế hoạch mua hàng của TMV luôn xác định rõ thời điểm mua hàng cụ thể, góp phần tối ưu hóa quy trình sản xuất.
Khi xác định giá mua dự tính, công ty đã tìm kiếm và lập danh sách các nhà cung cấp đủ điều kiện để đáp ứng nhu cầu mua sắm Tùy thuộc vào tổng giá trị hàng mua và mức độ thân thiết, công ty sẽ đưa ra các điều kiện phù hợp với các nhà cung cấp này.
Bảng 2.3 Một số nhà cung cấp truyền thống của TMV
T Nhà cung cấp Cung cấp chủ yếu Địa chỉ
1 Công ty TNHH HI-LEX Việt Nam Cáp điều kiển KCN Hải Phòng
2 Công ty Summit Auto Allicance Hà Nội Tấm chắn che, sàn KCN Nội Bài,
3 Công ty TNHH INIAC Việt Nam Cao su KCN Quang Minh
4 Công ty TNHH Nagata Nhựa Tân Thuận Đông, HCM
5 Công ty Hà Nội Steel Center Thép tấm KCN Thăng Long,
6 Công ty TNHH Chính Xác Việt Nam Tấm dập KCN Khai Quang
7 Công ty TNHH Harada Industries Việt Nam Ăng ten KCN Long Bình
8 Công ty TNHH Ắc quy GS Việt Nam Ắc quy KCN Việt Nam Singapore
9 Công ty TNHH Nippon Pain Việt Nam Vật liệu sơn KCN Quang Minh
10 Công ty TNHH Toyota Boshoku Hà Nội Bộ ghế, thảm sàn Phúc Yên, Vĩnh Phúc
11 Công ty TNHH Yazaki Hải Phòng Bộ dây dẫn điện KCN Nomura
12 Công ty TNHH hệ thống Suml-Hanel Bộ dây dẫn điện KCN Sài Đồng B
13 Công ty TNHH DENSO Việt Nam Thiết bị điều khiểm hệ thống KCN Thăng Long
14 Công ty TNHH Parkerizing Việt Nam Hóa chất xử lí bề mặt KCN Tiên Sơn
15 Công ty TNHH Enkei Việt Nam Vành nhôm KCN Thăng Long
16 Công ty Cổ phần dụng cụ cơ khí xuất khẩu bộ dụng cụ KCN Quang Minh
17 Công ty TNHH Kyoei Việt Nam Sản phẩm hàn dập KCN Nội Bài
18 Công ty Cổ phần nhựa Hà Nội Nhựa Long Biên, Hà Nội
Ngân sách mua hàng được xác định dựa trên tình hình tài chính của công ty và nhu cầu thực tế về hàng hóa Bộ phận mua hàng sẽ lập kế hoạch ngân sách, sau đó trình lên phòng kế toán tài chính để được phê duyệt.
2.2.1.2 Thực trạng kế hoạch và thực hiện kế hoạch mua hàng một số mặt hàng phục vụ sản xuất của TMV
Trong ba tháng đầu năm 2016, tình hình mua sắm một số mặt hàng của TMV đạt yêu cầu so với kế hoạch đề ra Công ty đã xây dựng kế hoạch mua hàng phù hợp với nhu cầu và điều kiện thực tế Khối lượng các mặt hàng có sự biến động nhẹ theo từng tháng do nhu cầu thay đổi.
Bảng 2.4 Kế hoạch và thực hiện mua một số mặt hàng phục vụ sản xuất của
TMV tại một số nhà cung cấp 3 thánh đầu năm 2016
Nhà cung cấp* Mặt hàng Đơn vị
Kế hoạch (tháng) Thực hiện (tháng)
Chevron Dầu nhờn Rando Lít 208 208 0 208 208 0
Sao Việt Băng keo PG-16 Cuộn 336 312 400 336 312 400
Sao Việt Băng keo PG-21A Cuộn 2,020 1,520 2,220 2,020 1,510 2,220
Sao Việt Chất dính SN70 Cuộn 80 50 80 70 50 80
Sao Việt Chất dính 407D Cuộn 1,276 946 1,408 1,276 992 1,408
Kamogawa Công cụ hàn T16.6TD Cái 70 110 110 70 110 110
Kamogawa Mối nối SKK-N1245 Cái 30 30 30 30 30 30
Kamogawa Công cụ hàn W-BT-S Cái 20 30 30 20 30 30
GC Gas điều hòa Kg 2400 2600 2500 2400 2600 2500
Nitto Băng keo HF-105S Cuộn 160 320 480 160 320 480
Utech Nước làm mát L273K Lít 8320 13110 12480 8320 13104 12480
Utech Dầu phanh GC Lít 2288 3320 3320 2288 3328 3328
Utech Nước rửa kính W711 Lít 1000 1400 1400 1000 1400 1400
*Tên đầy đủ của nhà cung cấp của TMV trong bảng 2.4 đính kèm tại phụ lục 3 h
Theo bảng 2.4, một số mặt hàng thực tế có sự chênh lệch nhỏ so với kế hoạch, như dầu JWS 3324 chênh lệch 50 lít và dầu HV20 chênh lệch 2 kg vào tháng 1 Ngược lại, một số mặt hàng khác có kế hoạch lớn hơn thực tế, chẳng hạn như dầu phanh GC chênh lệch 8 lít vào tháng 2 và tháng 3, nước làm mát L273K chênh lệch 6 lít vào tháng 2, băng keo 5017-X2 chênh lệch 44 cuộn, và băng keo chịu nhiệt PG-21A chênh lệch 10 cuộn vào tháng 2, cùng với dầu MG chênh lệch 200 lít vào tháng 3 Những chênh lệch này có thể do một số nhân viên chưa có trách nhiệm cao trong việc xác định nhu cầu, hoặc do sản xuất tháng trước tiết kiệm được sử dụng cho tháng sau, hay nhu cầu hàng hóa tức thời Nhờ vào kế hoạch mua hàng cụ thể, công ty luôn đáp ứng được nhu cầu thực tế và tạo điều kiện cho dòng chảy sản xuất.
2.2.2 Thực trạng công tác xác định căn cứ xây dựng kế hoạch mua hàng của công ty ô tô Toyota Việt Nam
Công ty chú trọng đến nhiều yếu tố quan trọng như giá trị hàng mua, mức độ rủi ro, tình hình thị trường và các căn cứ khác như kế hoạch kinh doanh, khả năng tài chính, đặc điểm sản phẩm, khả năng lưu trữ và điều kiện pháp lý Những yếu tố này giúp công ty xây dựng kế hoạch mua hàng phù hợp với nhu cầu thực tế, đảm bảo đáp ứng hiệu quả nhu cầu của thị trường.
Hình 2.3 Mức độ quan trọng của các căn cứ xây dựng kế hoạch mua hàng của TMV
Nguồn: Sinh viên tự tổng hợp theo câu 4 – Phiếu điều tra – phụ lục 1
Sản phẩm mà TMV mua rất đa dạng, bao gồm các mặt hàng phục vụ cho sản xuất như thép tấm, dầu, nước rửa kính, ắc quy, sản phẩm hàn dập, và hóa chất xử lý bề mặt, cũng như các sản phẩm cho văn phòng như máy vi tính, giấy và văn phòng phẩm Mỗi sản phẩm có một mức giá khác nhau, và tổng giá trị hàng mua của TMV được chia thành ba loại.
- PA (tổng giá trị hàng mua) ≤ 50,000 USD kế hoạch mua hàng cần sự phê duyệt của phó tổng trưởng phòng
- PA > 50,000 USD cần lập hội đông phê duyệt:
ĐỀ XUẤT VÀ KIẾN NGHỊ NHẰM HOÀN THIỆN CÔNG TÁC XÂY DỰNG KẾ HOẠCH MUA HÀNG CỦA CÔNG TY Ô TÔ TOYOTA VIỆT NAM
Mục tiêu và phương hướng hoạt động của công ty ô tô Toyota Việt Nam trong thời gian tới
TMV hướng tới việc tăng trưởng bền vững và đóng góp tích cực cho sự phát triển của Việt Nam trong 20 năm tới Thị trường ô tô tại Việt Nam dự kiến sẽ trải qua giai đoạn phổ cập xe ô tô từ năm 2020 trở đi.
Năm 2025, nhu cầu về xe ô tô sẽ trở nên đa dạng hơn, với khách hàng mong muốn có nhiều lựa chọn và nhu cầu cao hơn Tuy nhiên, sự tăng trưởng này cũng đặt ra thách thức về môi trường và an toàn giao thông Ngành công nghiệp ô tô Việt Nam sẽ phải đối mặt với cạnh tranh khốc liệt về chi phí sản xuất khi thuế nhập khẩu xe ô tô được gỡ bỏ TMV cam kết đồng hành cùng Việt Nam trong việc phát triển ngành công nghiệp ô tô và ngành công nghiệp phụ trợ, đồng thời nỗ lực gia tăng tỷ lệ nội địa hóa, hiện đang là doanh nghiệp có tỷ lệ nội địa hóa cao nhất trên thị trường.
Để đáp ứng nhu cầu khách hàng và gia tăng doanh số, TMV mở rộng hệ thống đại lý trên toàn quốc, tạo điều kiện thuận lợi cho khách hàng tiếp cận sản phẩm và dịch vụ Với khẩu hiệu “Chuyển động tiên phong”, TMV cam kết cung cấp những chiếc xe tốt nhất cho cuộc sống và đóng góp tích cực cho xã hội, bất chấp những biến đổi trong 20 năm tới Điều này không chỉ giúp TMV phát triển và gia tăng thị phần trong nước mà còn mở rộng ra thị trường khu vực và toàn cầu thông qua xuất khẩu phụ tùng.
3.1.2 Phương hướng Để đạt được những mục tiêu kể trên, TMV đã đưa ra những phương hướng hoạt động cụ thể hướng dẫn toàn bộ tập thể nhân viên thực hiện theo từng lĩnh vực riêng biệt Cụ thể là: h
TMV cam kết cung cấp cho khách hàng các sản phẩm và dịch vụ với giá cả hợp lý, đồng thời mở rộng hệ thống đại lý trên toàn quốc để đáp ứng nhu cầu ngày càng cao về ô tô Việc này nhằm mang lại sự tiện lợi tối đa cho khách hàng trong quá trình phổ cập hóa ô tô.
Để đối phó với các vấn đề xã hội như môi trường và tai nạn giao thông, TMV sẽ giới thiệu dòng xe Hybrid và nâng cao các thiết bị an toàn bằng công nghệ tiên tiến nhất của Toyota Nhằm tăng cường đóng góp cho xã hội, từ năm nay, TMV đã khởi động và triển khai thêm nhiều hoạt động mới.
Trong lĩnh vực an toàn giao thông, TMV đã khởi động chương trình đào tạo lái xe an toàn cho giảng viên nòng cốt và phối hợp với Ủy ban An toàn Giao thông Quốc gia trong chiến dịch an toàn giao thông Bên cạnh đó, TMV cũng sẽ triển khai chương trình đào tạo và cấp học bổng cho sinh viên nghèo, cùng với việc tặng xe cứu thương và thiết bị cấp cứu cho các địa phương miền núi khó khăn.
Trong lĩnh vực sản xuất, TMV cam kết nâng cao tỷ lệ nội địa hóa sản phẩm, góp phần phát triển ngành công nghiệp ô tô Sự hỗ trợ từ Chính phủ sẽ giúp ngành ô tô trở thành một trong những ngành công nghiệp mũi nhọn của Việt Nam.
TMV cam kết xây dựng và phát triển bền vững, đóng góp quan trọng cho ngành công nghiệp ô tô và công nghiệp hỗ trợ tại Việt Nam Đặc biệt, TMV đã góp phần vào sự phát triển kinh tế - xã hội của tỉnh Vĩnh Phúc bằng việc tạo ra hàng ngàn việc làm ổn định cho người lao động địa phương Bên cạnh đó, công ty còn đóng góp lớn cho ngân sách và tích cực tham gia các hoạt động xã hội, thực hiện phương châm "cùng phát triển vì cộng đồng".
Quan điểm giải quyết vấn đề hoàn thiện công tác xây dựng kế hoạch mua hàng của công ty ô tô Toyota Việt Nam
3.2.1 Quan điểm của công ty Để giữ vững và nâng cao vị thế của mình trong ngành ngành công nghiệp ô tô và ngành công nghiệp phụ trợ của Việt Nam, công ty không chỉ vạch rõ mục tiêu và phương hướng hoạt động nói chung mà còn đưa ra phương hướng hoàn thiện công tác xây dựng kế hoạch mua hàng nhằm thực hiện tốt công tác mua hàng phục vụ cho sản xuất TMV tiếp tục xây dựng các quy trình xây dựng kế hoạch mua hàng, và hoàn h thiện hơn các chương trình phần mền hỗ trợ công tác này; mở rộng mối quan hệ với các nhà cung cấp, ổn định hơn nguồn cung cấp, thu thập thông tin xu hường thị trường từ các nhà cung cấp Không những vậy, công ty còn rất quan tâm đến đào tạo đội ngũ nhân viên nhằm làm tốt hơn công tác dự báo nhu cầu thị trường và nhu cầu sản xuất của công ty, làm đơn giản hóa công tác xây dựng kế hoạch mua hàng.
3.2.2 Quan điểm của cá nhân tác giả Để thực hiện tốt mục tiêu và phương hướng nói chung cũng như hoàn thiện công tác xây dựng kế hoạch mua hàng nói riêng theo quan điểm cá nhân công ty cần:
Nhân viên đóng vai trò then chốt trong việc tối ưu hóa quy trình mua hàng của công ty Do đó, việc thường xuyên đào tạo và nâng cao kỹ năng cho nhân viên là rất cần thiết Bên cạnh đó, công ty cũng cần xây dựng một môi trường làm việc thoải mái, kết hợp với các chính sách phúc lợi và thưởng minh bạch để khuyến khích hiệu suất làm việc.
Xác định nhu cầu mua hàng của công ty một cách tích cực và thường xuyên là rất quan trọng để nắm bắt và không bỏ lỡ cơ hội phát triển, từ đó nâng cao vị thế cạnh tranh trên thị trường.
Để nâng cao hiệu quả trong công tác xây dựng kế hoạch mua hàng, cần tăng cường cải tiến và đầu tư vào phần mềm cũng như trang thiết bị hiện đại, giúp rút ngắn thời gian và công sức Đồng thời, việc thường xuyên đánh giá hiệu quả của quy trình xây dựng kế hoạch mua hàng sẽ giúp rút ra kinh nghiệm quý báu, phục vụ cho các kỳ kế tiếp.
Học hỏi kinh nghiệm xây dựng kế hoạch mua hàng từ các công ty lớn, đặc biệt là Tập đoàn Toyota Nhật Bản, công ty mẹ của TMV, sẽ giúp các doanh nghiệp trong ngành ô tô Việt Nam phát triển mạnh mẽ hơn.
Tìm kiếm và thu hút các nhà cung cấp mới có chất lượng và uy tín cao là yếu tố quan trọng để tạo sự khác biệt trong cung cấp so với đối thủ cạnh tranh Đồng thời, việc tăng cường liên kết và thu thập thông tin từ các nhà cung cấp truyền thống cũng giúp nâng cao hiệu quả trong chiến lược mua hàng Thông tin thu thập được từ các nhà cung cấp sẽ là căn cứ vững chắc để xây dựng kế hoạch mua sắm hiệu quả.
Các đề xuất và kiến nghị nhằm hoàn thiện công tác xây dựng kế hoạch mua hàng của công ty ô tô Toyota Việt Nam
3.3.1 Các đề xuất nhằm hoàn thiện công tác xây dựng kế hoạch mua hàng của công ty ô tô Toyota Việt Nam
3.3.1.1.Hoàn thiện về căn cứ xây dựng kế hoạch mua hàng
Theo nghiên cứu thực trạng, các yếu tố chính để xây dựng kế hoạch mua hàng bao gồm giá trị hàng mua, mức độ rủi ro trong mua hàng, tình hình thị trường, và các căn cứ khác như kế hoạch kinh doanh của công ty, khả năng tài chính, đặc điểm sản phẩm và dịch vụ, khả năng lưu trữ, cũng như các điều kiện pháp lý.
Thị trường ô tô Việt Nam đang trải qua những biến động mạnh mẽ do sự gia nhập vào các tổ chức thương mại khu vực và toàn cầu Do đó, việc xây dựng kế hoạch mua hàng cho TMV dựa trên tình hình thị trường là rất quan trọng, nhưng cũng đầy thách thức Công ty cần tập trung nghiên cứu nhu cầu thị trường ô tô và các biến động theo từng cấp độ để xác định rõ sản phẩm cần sản xuất, phương thức sản xuất và đối tượng khách hàng Điều này bao gồm việc tìm hiểu các dòng ô tô đang được thị trường ưa chuộng, các đặc điểm kinh tế kỹ thuật của chúng, dung lượng thị trường cho các dòng sản phẩm này và tập khách hàng tiềm năng.
Hình 3.1 Khái quát sơ đồ nghiên cứu thị trường theo hai cấp độ
Nguồn: Sinh viên tự nghiên cứu
Quá trình nghiên cứu bao gồm ba giai đoạn chính: thu thập thông tin, xử lý thị trường và ra quyết định Tùy thuộc vào đặc điểm hàng hóa cùng với điều kiện nhân lực và tài chính của doanh nghiệp, các phương pháp nghiên cứu sẽ được lựa chọn khác nhau, bao gồm nghiên cứu tại bàn và nghiên cứu tại hiện trường.
Thông qua nghiên cứu thị trường doanh nghiệp, có thể xác định tổng cung, tổng cầu, giá cả và sự biến động của các yếu tố này theo thời gian.
Nghiên cứu qui mô cơ cấu và sự vận động của thị trường
Nghiên cứu qui mô cơ cấu và sự vận động của thị trường
Nghiên cứu khái quát thị trường
Nghiên cứu khái quát thị trường
Nghiên cứu giá cả thị trường
Nghiên cứu giá cả thị trường
Nghiên cứu các trạng thái thị trường
Nghiên cứu các trạng thái thị trường
Nghiên cứu các nhân tố tác động đến thị trường
Nghiên cứu các nhân tố tác động đến thị trường
Nghiên cứu chi tiết thị trường
Nghiên cứu chi tiết thị trường
Nghiên cứu chi tiết nhà cung ứng
Nghiên cứu chi tiết nhà cung ứng
Nghiên cứu xác định được thị phần của mình, thị phần của các đối thủ cạnh tranh
Nghiên cứu xác định được thị phần của mình, thị phần của các đối thủ cạnh tranh
Nghiên cứu nhu cầu của khách hàng
Nghiên cứu nhu cầu của khách hàng giúp doanh nghiệp xác định hướng đi cho việc xâm nhập thị trường mới và đánh giá chiến lược hiện tại Bằng cách thực hiện nghiên cứu thị trường chi tiết, doanh nghiệp có thể thu thập thông tin quan trọng về đối tượng mua và bán hàng hóa, từ đó tối ưu hóa hoạt động kinh doanh.
Quá trình nghiên cứu thị trường theo từng cấp độ giúp các công ty nắm bắt sự biến động của thị trường ô tô và thị trường nói chung Điều này cho phép họ tận dụng lợi thế từ việc giảm giá nguyên vật liệu, từ đó giảm chi phí và tạo sự khác biệt Nhờ đó, công tác xây dựng kế hoạch mua hàng sẽ được hoàn thiện hơn.
3.3.1.2.Nâng cao tinh thần trách nhiệm và sự nhiệt tình của đội ngũ nhân sự chịu chịu trách nhiệm công tác xây dựng kế mua hàng
Nhà quản trị cần lập kế hoạch mua hàng chi tiết và chính xác để đảm bảo quá trình mua diễn ra suôn sẻ và không gặp nhầm lẫn Việc xác định số lượng, chủng loại, giá cả hàng hóa và nhà cung cấp là rất quan trọng Ngoài ra, cần lên kế hoạch cho việc dự trữ, bao gồm chuẩn bị kho tàng, tính toán chi phí và lượng hàng hóa cần dự trữ.
Nhà quản trị mua hàng cần chủ động đảm bảo quá trình mua hàng diễn ra theo kế hoạch và mục tiêu đã đề ra, nhằm duy trì nguồn hàng ổn định và phong phú Điều này giúp doanh nghiệp có đủ hàng hóa phục vụ cho hoạt động kinh doanh, từ đó đáp ứng tốt nhu cầu của khách hàng.
Nhà quản trị cần liên tục tìm kiếm và phát triển nguồn hàng chất lượng cao để đảm bảo quá trình kinh doanh diễn ra liên tục và không ngừng nâng cao chất lượng sản phẩm.
Quản lý nguồn hàng hiệu quả giúp doanh nghiệp hiểu rõ và áp dụng các phương thức mua sắm một cách khoa học, phù hợp với từng loại hàng hóa và nguồn lực sẵn có.
Để nâng cao hiệu quả quản lý kho hàng, cần tăng cường công tác bảo quản hàng hóa nhằm ngăn ngừa thất thoát và giảm tỷ lệ hao hụt Việc xây dựng các kho chuyên dụng cho từng loại hàng hóa cũng là một giải pháp quan trọng để tối ưu hóa quy trình lưu trữ và bảo quản.
Nhà quản trị cần nâng cao chất lượng mua hàng thông qua việc đào tạo và đãi ngộ nhân sự Đầu tư vào cơ sở vật chất, kho tàng và bến bãi một cách khoa học là điều cần thiết để phù hợp với ngành hàng mà doanh nghiệp đang hoạt động.
Để nâng cao tinh thần trách nhiệm của nhân viên mua hàng, công ty cần thực hiện các biện pháp cụ thể và tạo ra sự công bằng cho tất cả nhân viên.
Quy trình đào tạo nhân viên được thiết lập một cách cụ thể và thống nhất, nhằm hỗ trợ nhân viên mới cũng như cập nhật các quy trình xây dựng kế hoạch mua hàng cho từng nhân viên mua hàng.
Hình 3.2 Quy trình đào tạo nhân viên mua hàng
Nguồn: Sinh viên tự tổng hợp
Công ty cần nghiên cứu kỹ lưỡng nhu cầu vật chất và tinh thần của nhân viên mua hàng để phát triển các phương án tạo động lực hiệu quả Bên cạnh đó, việc thiết lập các chính sách thưởng phạt rõ ràng, công bằng và minh bạch là rất quan trọng nhằm khuyến khích nhân viên cống hiến và nâng cao hiệu suất làm việc.
3.3.1.3 Hoàn thiện công tác xây dựng ngân sách mua hàng