Tầm quan trọng của việc triển khai phần mềm bóc tách dự toán ở các doanh nghiệp xây dựng
Khi bắt đầu bất kỳ công việc nào, doanh nghiệp xây dựng và người quản lý cần thực hiện các tính toán và kiểm soát chặt chẽ hồ sơ để đưa ra quyết định chính xác Đặc biệt, trong dự án xây dựng, việc quản lý từng giai đoạn là rất quan trọng Các bản dự toán giúp kiểm soát và tính toán chi phí một cách đơn giản, nhanh chóng và thuận tiện.
Dự toán xây dựng được lập cho từng công trình trong dự án, dựa trên khối lượng công việc từ hồ sơ thiết kế kỹ thuật và bản vẽ thi công Nó đóng vai trò quan trọng trong việc lập kế hoạch và quản lý vốn đầu tư xây dựng, đồng thời cung cấp cơ sở để xác định giá trị công trình Qua đó, giúp các chủ thầu thực hiện tính toán hợp lý và đưa ra quyết định giao nhận thầu xây lắp.
Dự toán xây dựng giúp người lập dự toán xác định lượng nguyên vật liệu, số lượng nhân công và công nghệ cần thiết cho dự án Bằng cách phân tích thông số từ bản vẽ, định mức chi phí của bộ xây dựng, giá vật liệu trên thị trường và chi phí thuê nhân công, nhà thầu có thể đưa ra kế hoạch chi tiết và chính xác cho quá trình thi công.
Tế tính ra được các loại chi phí chung, chi phí trực tiếp, thu nhập chịu thuế, thuế VAT, giá trị xây dựng phải trả trước và sau thuế.
Phần mềm bóc tách dự toán xây dựng đóng vai trò quan trọng trong việc nâng cao hiệu suất cho doanh nghiệp, giúp các nhà quản lý tính toán chính xác giá trị tối thiểu của công trình để huy động vốn hiệu quả Việc theo dõi chi tiết dự toán trong quá trình thi công cho phép doanh nghiệp điều chỉnh kịp thời các chi phí khi vượt quá dự toán ban đầu Dựa trên những thông tin thu thập trong quá trình thực tập và nhận thấy tầm quan trọng của việc bóc tách dự toán, tôi xin đề xuất đề tài khóa luận của mình.
“Quy trình và thủ tục triển khai cài đặt phần mềm bóc tách dự toán G8 tại công ty TNHH Xây dựng và vận tải Nam Hải.”
Mục tiêu và nhiệm vụ nghiên cứu
Mục tiêu và nhiệm vụ nghiên cứu của bài khóa luận là làm nổi bật quy trình triển khai phần mềm bóc tách dự toán G8 tại công ty TNHH Xây dựng và Vận tải Nam Hải.
Thông qua thông tin thu thập từ quá trình thực tập tổng hợp, bài viết phản ánh chân thực và khách quan quy trình triển khai và cài đặt phần mềm bóc tách dự án G8 tại công ty TNHH Xây dựng và Vận tải Nam Hải Nội dung này giúp các tổ chức và cá nhân khác hiểu rõ hơn về quy trình cài đặt phần mềm xây dựng trong một doanh nghiệp cụ thể.
Phân tích thực trạng việc chưa triển khai và cài đặt G8 tại doanh nghiệp cho thấy nhiều ưu điểm cần phát huy, như khả năng tối ưu hóa quy trình làm việc và nâng cao hiệu suất Tuy nhiên, cũng cần chỉ ra các nhược điểm như thiếu sự chuẩn bị về mặt kỹ thuật và đào tạo nhân sự, điều này cản trở quá trình triển khai phần mềm Việc khắc phục những nhược điểm này sẽ giúp doanh nghiệp tận dụng tối đa lợi ích từ G8.
Trong quá trình triển khai và cài đặt phần mềm bóc tách dự toán G8, việc rút ra kinh nghiệm là rất quan trọng để tối ưu hóa các ưu điểm của phần mềm Để phát huy hiệu quả, cần tìm ra các giải pháp tham khảo nhằm khắc phục những khó khăn và tồn tại mà doanh nghiệp gặp phải trong quá trình áp dụng phần mềm.
Phương pháp nghiên cứu
Phương pháp điều tra xã hội học bao gồm việc sử dụng phiếu điều tra để thu thập thông tin cần thiết Bên cạnh đó, phương pháp phỏng vấn trực tiếp cũng được áp dụng khi cần thiết đối với các tác nhân hoặc nhóm liên quan.
+ Tìm kiếm thông tin qua mạng Internet cùng các tài liệu liên quan
+ Phương pháp phân tích thông tin cho đề tài:
Phương pháp nguyên nhân-kết quả là một cách tiếp cận hiệu quả để phân tích các vấn đề bằng cách xem xét thực trạng và nguyên nhân dẫn đến tình hình đó Qua việc xác định các yếu tố ảnh hưởng, chúng ta có thể đưa ra các đề nghị thích hợp nhằm giải quyết vấn đề một cách toàn diện và hiệu quả.
Phương pháp phân tích tổng hợp: phân tích các khâu các công đoạn của vấn đề rồi tổng hợp lại để đưa ra nhận xét trực quan nhất
Kết hợp kiến thức đã học với thông tin thu thập trong quá trình thực tập tổng hợp, cùng với các trải nghiệm thực tế từ tài liệu tham khảo, là cách hiệu quả để nâng cao chuyên môn.
Kết cấu của khóa luận
Bài khóa luận này được chia làm 3 phần như sau:
CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ PHẦN MỀM BÓC TÁCH DỰ TOÁN
Một số khái niệm cơ bản
Phần mềm được định nghĩa là một tập hợp các câu lệnh được viết bằng một hoặc nhiều ngôn ngữ lập trình, với mục đích tự động hóa các chức năng nhằm giải quyết các bài toán cụ thể.
Thực hiện triển khai phần mềm (cài đặt và cho phép sử dụng)
Triển khai là quá trình tích hợp sản phẩm phần mềm vào môi trường làm việc, cho phép người dùng sử dụng Quá trình này bao gồm chuyển đổi dữ liệu, cài đặt và đào tạo người dùng Tại thời điểm này, giai đoạn phát triển phần mềm kết thúc và giai đoạn bảo hành, bảo trì bắt đầu.
– Khái niệm “Dự toán là các bảng tính các loại chi phí cần thiết để xây dựng công trình hoặc các hạng mục của công trình xây dựng”.
Dự toán xây dựng là bảng tổng hợp các số liệu quan trọng, bao gồm bảng tổng hợp giá, bảng chi tiết giá, và phân tích đơn giá, cũng như các yếu tố như vữa, nhân công và máy móc Tất cả các thông tin này được xây dựng dựa trên bản thiết kế kỹ thuật hoặc bản thiết kế thi công.
Bản dự toán xây dựng được lập nhằm cung cấp cơ sở cho bộ phận kỹ thuật và kế toán trong việc phân tích các chi phí liên quan.
Bóc tách dự toán xây dựng
Bóc tách dự toán xây dựng là quá trình phân tích bảng dự toán để xác định các chi phí liên quan như nguyên vật liệu, nhân công, chi phí chung, máy móc, lán trại, và thu nhập trước thuế Qua đó, việc so sánh tổng giá trị từng hạng mục và tổng giá trị của toàn bộ công trình sẽ được thực hiện, giúp đảm bảo tính chính xác và hiệu quả trong quản lý chi phí xây dựng.
Phần mềm bóc tách dự toán:
Phần mềm dự toán G8 là một công cụ hiệu quả, sử dụng cơ sở dữ liệu từ hệ thống định mức và đơn giá, giúp các kỹ sư kinh tế tiết kiệm thời gian và chi phí đáng kể trong việc bóc tách tiên lượng và lập dự toán xây dựng công trình.
Một số lý thuyết về đề tài nghiên cứu
1.2.1 Quy trình triển khai một phần mềm cơ bản của công ty phần mềm
Bước 1: Tìm hiểu nhu cầu
Các nhà cung cấp phần mềm sẽ tạo hồ sơ tư vấn giải pháp riêng cho từng khách hàng trước khi triển khai Để đảm bảo có được giải pháp tối ưu cho doanh nghiệp, các doanh nghiệp cần chuẩn bị những thông tin cần thiết.
- Liệt kê các vấn đề doanh nghiệp đang gặp phải.
- Danh sách các biểu mẫu, tài liệu đang sử dụng tại doanh nghiệp.
- Thông tin về quy trình kinh doanh, quy trình làm việc hiện thời.
- Danh sách các người sử dụng chính sẽ trực tiếp sử dụng phần mềm.
Các nhà cung cấp phần mềm sẽ cử nhân viên trực tiếp hỗ trợ và làm việc cùng doanh nghiệp nhằm tổng hợp thông tin yêu cầu một cách đầy đủ và hiệu quả nhất.
Bước 2: Cài đặt phần mềm
Phần mềm được cài đặt tại máy tính của doanh nghiệp
Việc triển khai có thể được thực hiện theo 1 trong các hình thức sau:
- Đối với khách hàng cùng tỉnh thành với đơn vị cung cấp phần mềm: tiến hành cài đặt phần mềm trực tiếp lên máy chủ của doanh nghiệp
- Đối với khách hàng ở các tỉnh khác: cài đặt thông qua phần mềm điều khiển từ xa teamviewer (có sự giám sát của doanh nghiệp).
Bước 3: Đào tạo & chuyển giao
Tài liệu chuyển giao bao gồm
- Tài liệu hướng dẫn sử dụng phần mềm.
- Video clip hướng dẫn sử dụng phần mềm.
- Đối với khách hàng cùng tỉnh thành: Đào tạo trực tiếp tại trụ sở hoặc văn phòng của doanh nghiệp
- Đối với khách hàng tại các tỉnh khác: Đào tạo từ xa qua Yahoo Messenger / Skype dựa trên tài liệu hướng dẫn sử dụng chi tiết.
- Hỗ trợ thông qua email hotro@vinno.vn
- Hỗ trợ qua Yahoo Messenger/Skype hoặc phần mềm truy cập từ xa Teamviewer với sự phối hợp của khách hàng.
- Hỗ trợ thông qua website
Bước 4: Bảo hành & Bảo trì
Phần mềm được bảo hành 12 tháng hoặc 24 tháng tùy gói dịch vụ
1.2.2 Các điều kiện cơ bản để chuẩn bị cài đặt và triển khai phần mềm tại doanh nghiệp:
Phân tích viên đóng vai trò quan trọng trong việc thiết kế hệ thống cho doanh nghiệp, xác định các yêu cầu phần mềm cần thiết và chuyển hóa chúng thành tài liệu chi tiết, giúp quá trình phát triển phần mềm trở nên hiệu quả hơn.
Lập trình viên đóng vai trò quan trọng trong việc phát triển phần mềm, đảm bảo rằng sản phẩm cuối cùng phù hợp với hệ thống thông tin của doanh nghiệp Họ chuyển hóa các yêu cầu được thu thập từ các phân tích viên thành các chức năng cụ thể trên phần mềm, giúp tối ưu hóa quy trình làm việc và nâng cao hiệu quả hoạt động.
Kỹ thuật viên có nhiệm vụ hướng dẫn cài đặt, sử dụng và thực hiện các nghiệp vụ trên phần mềm, đồng thời đóng vai trò quan trọng trong việc hỗ trợ cài đặt và triển khai hệ thống.
Đảm bảo rằng phần mềm phù hợp với hoạt động của doanh nghiệp.
Để nâng cao hiệu quả quản lý và phát triển kỹ thuật trong doanh nghiệp, việc trang bị hệ thống thiết bị tin học phù hợp với yêu cầu và trình độ của cán bộ quản lý cùng đội ngũ kỹ thuật là vô cùng cần thiết.
Trước khi triển khai chính thức, phần mềm mới sẽ trải qua quá trình thử nghiệm (Trial/Demo) quy mô nhỏ Nếu phần mềm đáp ứng đầy đủ tiêu chuẩn và yêu cầu của đơn vị, thì mới được cài đặt và triển khai rộng rãi.
Xây dựng quy chế (dạng văn bản, tài liệu, điều ước…) giữa các bên tham gia triển khai phần mềm trong quá trình triển khai và cài đặt.
Trước khi cài đặt và triển khai hệ thống, việc tổ chức, trang bị và sử dụng các thiết bị lưu trữ an toàn là rất quan trọng để tránh xảy ra sai sót trong quá trình này.
1.2.3 Quy trình triển khai và cài đặt một phần mềm tại doanh nghiệp Để triển khai một phần mềm thành công đem lại hiệu quả ứng dụng cao cho doanh nghiệp, đòi hỏi phải có sự hợp tác chặt chẽ giữa bên cung cấp phần mềm và bên tiếp nhận phần mềm, chính vì vậy, các yêu cầu đặc thù của khách hàng sẽ được các chuyên viên kỹ thuật kết hợp với người dùng (khách hàng) tiến hành khảo sát, hiệu chỉnh, triển khai và chuyển giao chương trình phần mềm một cách hoàn chỉnh đáp ứng được những nhu cấu khác biệt của từng doanh nghiệp.
Triển khai và cài đặt phần mềm cần đảm bảo hiệu quả kinh tế cho doanh nghiệp, dễ thực hiện và phù hợp với khả năng của các bên liên quan trong quá trình triển khai.
1 Lập kế hoạch cài đặt
5 Biên soạn tài liệu hệ thống
Hình 1.1 Quy trình triển khai và cài đặt phần mềm
(Theo Software Engineering – McGraw – Hill 2001) Sau đây chúng ta sẽ đi vào nghiên cứu lý thuyết về năm bước trong quy trình triển khai phần mềm
Lập kế hoạch cài đặt phần mềm là bước quan trọng, cần dựa trên yêu cầu cụ thể và dự tính quá trình triển khai Kế hoạch này phải đảm bảo tính hiệu quả và phù hợp cho tất cả các bên liên quan, nhằm tối ưu hóa quá trình cài đặt và triển khai.
Kết quả: Kế hoạch triển khai và cài đặt phần mềm
Biến đổi dữ liệu: Là quá trình đồng nhất dữ liệu từ hệ thống cũ sao cho chất lượng và quy cách phù hợp với phần mềm mới.
Bảng 1.1 Các bước chuyển đổi dữ liệu.
Các bước chuyển đổi dữ liệu
Xác định chất lượng của dữ liệu Ổn định một phiên bản, tổ chức và thay đổi
Tổ chức và đào tạo đội ngũ biến đổi dữ liệu
Lập thời gian của quá trình
Bắt đầu thực hiện biến đổi
Kiểm tra dữ liệu được được đưa vào tài liệu gốc
Biến đổi các tệp dữ liệu
Thực hiện bước kiểm chứng lần cuối cùng
Kết quả: Dữ liệu phù hợp với phần mềm đưa vào sử dụng
Để tối ưu hóa hiệu quả sử dụng phần mềm trong hệ thống thông của doanh nghiệp, cần xây dựng một kế hoạch huấn luyện kỹ thuật chi tiết cho các kỹ sư xây dựng Kế hoạch này bao gồm việc cung cấp thông tin và đào tạo về các thao tác mới, hệ thống biểu mẫu mới, cũng như các công cụ hỗ trợ trong phần mềm Đồng thời, việc huấn luyện các kỹ xảo chuyên môn cho người sử dụng phần mềm cũng là yếu tố quan trọng để nâng cao năng suất làm việc.
Kết quả: Kế hoạch huấn luyện sử dụng phần mềm cho nhân viên các bộ phận liên quan.
Cài đặt: Việc cài đặt được diễn ra tùy theo yêu cầu và hoàn cảnh của doanh nghiệp sử dụng phần mềm
Bảng1.2: Các phương pháp chuyển đổi phần mềm
– Kiểm tra hệ thống một cách thật chặt chẽ.
– Trù tính khả năng khôi phục lại dữ liệu.
– Chuẩn bị thật kỹ cho từng giai đoạn cài đặt.
– Chuẩn bị phương án xử lý thủ công phòng trường hợp xấu
– Huấn luyện chu đáo tất cả những người tham gia.
– Có khả năng hỗ trợ đầy đủ các phương tiện.
– Xác định chu kỳ hoạt động song song.
– Xác định các thủ tục so sánh.
– Kiểm tra để tin chắc rằng đã có sự so sánh.
– Thời gian hoạt động song song làm sao là ngắn nhất có thể.
– Chọn ra một vài bộ phận có chức năng quan trọng có ảnh hưởng đến cả quá trình để tiến hành tin học hoá
Sau khi thiết kế xong, hãy đưa bộ phận đó vào ứng dụng ngay, trong khi các bộ phận khác vẫn tiếp tục hoạt động bình thường Điều này cho phép chúng ta vừa triển khai vừa rút kinh nghiệm để cải tiến cho các bộ phận còn lại Hãy thực hiện chuyển đổi từng bước một cách thí điểm để đảm bảo hiệu quả.
– Lựa chọn bộ phận nào làm thí điểm để áp dụng hệ thống xử lý thông tin mới theo phương pháp trực tiếp hay song song
– Kiểm tra xem hệ thống mới áp dụng vào các bộ phận này có được không.
– Tiến hành sửa đổi – Nhận xét so sánh
Biên soạn tài liệu hệ thống: Biên soạn các tài liệu hướng dẫn đầy đủ, dễ hiểu về phần mềm G8
Kết quả: Tài liệu hệ thống.
1.2.3 Những điểm cần lưu ý trong quy trình triển khai cài đặt phần mềm Điểm lưu ý 1: Định hướng và tìm giải pháp.
- Doanh nghiệp cần phải định hướng và làm rõ những yêu cầu của mình là gì?
Trong quá trình lựa chọn, cần đảm bảo không thiếu sót thông tin yêu cầu, bao gồm các quy định, quy trình, thông tin trọng yếu, biểu mẫu và báo cáo kèm theo Tất cả các yếu tố này cần được làm rõ để tránh sự thay đổi khi đã thống nhất giải pháp và đảm bảo kết quả cuối cùng đạt yêu cầu.
Khảo sát và trao đổi yêu cầu một cách rõ ràng với nhà cung cấp giải pháp là rất quan trọng Nếu gặp khó khăn trong việc thực hiện các yêu cầu hoặc nguyên tắc đã đề ra, hãy mạnh dạn thay đổi để phù hợp hơn Đồng thời, đơn giản hóa các quy trình và tích hợp các bước cần thiết vào phần mềm để nâng cao hiệu quả làm việc.
- Điểm mối chốt trong bước này là cần phải xác định “trọng tâm”.
Nhà quản lý cần xác định trọng tâm:
Mong đợi gì? Yêu cầu gì trong công việc hiện tại của mình.
KẾT QUẢ PHÂN TÍCH, ĐÁNH GIÁ THỰC TRẠNG VỀ QUY TRÌNH TRIỂN KHAI VÀ CÀI ĐẶT PHẦN MỀM BÓC TÁCH DỰ TOÁN G8 TẠI CÔNG TY TNHH XÂY DỰNG VÀ VẬN TẢI NAM HẢI
Tổng quan về công ty
2.1.1 Giới thiệu về đơn vị nghiên cứu
Công ty trách nhiệm hữu hạn xây dựng và vận tải Nam Hải chính thức hoạt động trên thị trường từ năm 2004
Tên đầy đủ: Công Ty TNHH xây dựng và vận tải Nam Hải
Tên bằng tiếng anh: NAM HẢI TRANSPORT AND CONSTRUCTION COMPANY LIMITED
Tên viết tắt: NAM HAI CO, LTD
Loại hình doanh nghiệp: Công ty trách nhiệm hữu hạn
Trụ sở chính: Thôn Trung, xã Liên Trung, H.Đan Phượng, TP Hà Nội, Việt Nam
Văn phòng: tầng 4 – số 52 Nguyễn Chí Thanh- Ba Đình- Hà Nội
Người đại diện: Ông Nguyễn Thế Nam
Tài khoản: 2211211030592 tại ngân hàng NN & PT NT Đan Phượng- Hà Nội
Hình 2.1 : Logo của công ty
Vốn điều lệ ban đầu của công ty khi mới thành lập 2004 là: 12.000.000.000 VND (mười hai tỷ đồng), trong đó:
- Ông Nguyễn Thế Nam góp 6.000.000000 VND, chiếm 50% vốn điều
- Ông Nguyễn Hữu Hà góp 1.800.000 VND, chiếm 15% vốn điều lệ.
- Ông Nguyễn Thái Quân góp 4.200.000.000 VND, chiếm 35% vốn điều lệ.
Hình 2.2: Tỷ lệ vốn góp công ty TNHH Xây dựng và vận tải Nam Hải
(Nguồn: Phòng Kế toán – Tài chính công ty)
Công ty TNHH xây dựng và vận tải Nam Hải chuyên cung cấp dịch vụ trong lĩnh vực xây dựng và vận tải, bao gồm cát sỏi, cho thuê kho bãi, thiết bị và máy móc phục vụ công trình Chúng tôi thực hiện xây dựng, lắp đặt và sửa chữa các công trình dân dụng, công nghiệp, kỹ thuật hạ tầng, khu đô thị, khu công nghiệp, cũng như thực hiện các công trình giao thông và san lấp, phá dỡ, thu dọn mặt bằng.
Sau hơn 10 năm hoạt động trong lĩnh vực xây dựng, công ty đã tích lũy được nhiều kinh nghiệm trong quản lý và điều hành kỹ thuật thi công theo các tiêu chuẩn an toàn lao động Chúng tôi đã thực hiện nhiều dự án phục vụ cộng đồng cũng như các tổ chức và doanh nghiệp cả trong và ngoài nước.
Sơ đồ cơ cấu tổ chức của công ty
Hình 2.3 Sơ đồ cơ cấu tổ chức của công ty
Số lượng cán bộ nhân viên chính thức: 38 nhân viên (tính đến 1/2018)
Bảng 2.1 : Bảng nhân sự của công ty
Chức vụ Số lượng nhân viên (người)
Bộ phận tài chính kế toán 6
Bộ phận kĩ thuật công trình 7
Bộ phận nhân sự, đội lái xe, lái máy, sửa xe 23
2.1.2 Chức năng, nhiệm vụ của từng bộ phận
Phòng kỹ thuật công trình, kỹ sư xây dựng
Phòng nhân sự lái xe,lái máy, sửa xe
Lãnh đạo công ty là người nắm quyền cao nhất, có trách nhiệm điều hành và quản lý các hoạt động kinh doanh Họ không chỉ đề ra và tổ chức thực hiện các chiến lược kinh doanh mà còn là người chịu trách nhiệm chính về mọi vấn đề liên quan đến công ty.
Giám đốc công ty có quyền bổ nhiệm và miễn nhiệm các chức vụ trong công ty, đồng thời là người đứng đầu đại diện theo pháp luật Với vai trò quản lý và điều hành mọi hoạt động sản xuất kinh doanh, giám đốc có trách nhiệm bảo vệ quyền lợi cho cán bộ nhân viên, quyết định về lương và phụ cấp, cũng như phụ trách chung về các vấn đề tài chính, đối nội và đối ngoại.
Phó giám đốc là người quản lý các công việc trong công ty và thay thế giám đốc điều hành khi giám đốc vắng mặt Họ chịu trách nhiệm trước giám đốc về các nhiệm vụ được giao Trong cấu trúc lãnh đạo doanh nghiệp, giám đốc là người đứng đầu, tiếp theo là phó giám đốc, và dưới phó giám đốc là các phòng ban, mỗi phòng ban đảm nhận những nhiệm vụ cụ thể.
Bộ phận tài chính kế toán có vai trò quan trọng trong việc lập kế hoạch và quản lý nguồn tài chính của công ty, phân tích các chỉ tiêu kinh tế để bảo toàn vốn và hỗ trợ ban giám đốc trong việc ra quyết định kinh doanh Phòng tài chính kế toán tập hợp chứng từ, sổ sách kế toán, thực hiện việc nhập và xuất vật tư, đồng thời tổ chức hạch toán theo đúng chế độ kế toán và quản lý tài chính của Nhà nước, cũng như thực hiện thanh quyết toán các chi phí cho hoạt động kinh doanh của công ty.
Bộ phận kỹ thuật và kỹ sư xây dựng có trách nhiệm quyết toán dự toán công trình, chỉ đạo công nhân thi công theo thiết kế và yêu cầu kỹ thuật, đảm bảo chất lượng và tiến độ Họ cũng hướng dẫn sử dụng vật tư, máy móc thiết bị nhằm mục tiêu tiết kiệm và nâng cao hiệu quả công việc.
Bộ phận nhân sự, đội lái xe, lái máy, sửa chữa: thực hiện các công trình, dự án của công ty, sửa chữa bảo dưỡng máy móc thiết bị.
2.1.3 Khái quát về hoạt động kinh doanh của đơn vị
Qua bảng tình hình tài chính của doanh nghiệp từ năm 2015- 2017 ta thấy:
Bảng 2.2: Kết quả hoạt động kinh doanh của công ty (đơn vị: VNĐ)
(Nguồn: Phòng Tổ chức hành chính kế toán của Công ty)
STT Danh mục Năm 2015 Năm 2016 Năm 2017
Doanh thu của doanh nghiệp trong năm 2016 đạt 13.395.351.777 VNĐ, tăng 14,3% so với năm 2015 Năm 2017, doanh thu tiếp tục tăng thêm 3.625.137.629 VNĐ, tương đương 3,39% so với năm 2016 Sự gia tăng doanh thu qua từng năm cho thấy hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp đang diễn ra hiệu quả.
Công ty áp dụng hình thức kế toán tập trung, với kế toán trưởng đảm nhận quyền kiểm soát và điều hành Sự chuyên môn hóa hợp lý trong các công việc giúp công tác kế toán được thực hiện một cách chính xác và hiệu quả.
Công tác tài chính của công ty được thực hiện hiệu quả, bao gồm việc quản lý doanh thu, chi phí và lợi nhuận, cũng như huy động và sử dụng vốn Công ty luôn cập nhật kịp thời thông tin tài chính để đáp ứng nhu cầu của nhà quản trị và thực hiện đầy đủ nghĩa vụ đối với ngân sách nhà nước.
Phân tích thực trạng hoạt động bóc tách dự toán tại công ty
Đánh giá kết quả thu thập được qua phiếu điều tra:
- Phương thức thực hiện việc bóc tách dự toán của công ty
Kết quả từ 20 phiếu điều tra cho thấy đa số cán bộ và nhân viên trong công ty không biết rõ về phương thức lập dự toán, hiện công ty chủ yếu sử dụng phương pháp thủ công mà chưa có hệ thống hỗ trợ hay phần mềm chuyên dụng Một số nhân viên không rõ công ty có phần mềm hỗ trợ hay không, trong khi một số khác cho biết có sự kết hợp giữa phương pháp thủ công và Excel Ông Nguyễn Thế Nam, Giám đốc công ty, xác nhận rằng công ty vẫn chủ yếu dự toán dự án theo phương pháp thủ công và sử dụng Excel để hỗ trợ tính toán.
Biểu đồ 2.1: Đánh giá phương thức thực hiện việc bóc tách dự toán của công ty
Nguồn: Kết quả xử lý các phiếu điều tra
- Sử dụng phần mềm bóc tách dự án tại công ty:
Trong một cuộc khảo sát về việc sử dụng phần mềm bóc tách dự toán G8 tại công ty, trong số 20 nhân viên được phỏng vấn, chỉ có 2 người không chắc chắn về việc sử dụng phần mềm này Đáng chú ý, 14 nhân viên khẳng định rằng công ty không sử dụng phần mềm bóc tách dự toán G8 mà thực hiện hoàn toàn bằng phương pháp thủ công Bên cạnh đó, 4 nhân viên cho biết công ty sử dụng phần mềm Excel và Autocad như những công cụ hỗ trợ trong quá trình lập dự toán Kết quả của cuộc khảo sát này được thể hiện rõ qua biểu đồ minh họa.
Biểu đồ 2.2: Đánh giá thực trạng tình hình sử dụng phần mềm bóc tách dự toán G8 của công ty Nguồn: Kết quả xử lý các phiếu điều tra
Kết quả cho thấy công ty chưa áp dụng phần mềm bóc tách dự toán G8 chuyên dụng, mà chủ yếu sử dụng Excel và Autocad để hỗ trợ tính lương, lập đơn giá định mức, vẽ biểu đồ tiến độ thi công và lưu trữ thông tin cơ bản Các công tác dự toán xây dựng vẫn chủ yếu được thực hiện thủ công trên giấy tờ, gây khó khăn trong quá trình làm việc, tốn thời gian và dễ nhầm lẫn trong tính toán Hơn nữa, việc lưu trữ thông tin trên giấy tờ cồng kềnh, khó phân loại và dễ bị mất, rách, nhòe, dẫn đến lãng phí nhân lực và yêu cầu số lượng nhân viên nhiều hơn, trong khi tính bảo mật lại không cao.
- Công tác cập nhật, tìm kiếm thông tin đơn giá xây dựng các tỉnh thành phố tại công ty:
Trong một cuộc phỏng vấn về việc cập nhật và tìm kiếm thông tin đơn giá xây dựng tại công ty, 12 nhân viên cho rằng công việc này tốn nhiều thời gian, công sức và tiền bạc, thường xuyên gặp phải nhầm lẫn, dẫn đến việc phải làm lại để đảm bảo tính chính xác của chi phí Việc tra cứu thông tin đơn giá xây dựng diễn ra thủ công, khiến nhân viên phải mất nhiều thời gian tìm kiếm thông tin qua internet cho từng tỉnh thành qua các năm Trong khi đó, 6 nhân viên cảm thấy công việc này bình thường và 2 nhân viên cho rằng rất dễ dàng do đã quen với quy trình tìm kiếm.
Biểu đồ 2.3: Đánh giá công tác cập nhật, tìm kiếm thông tin đơn giá xây dựng của công ty Nguồn: Kết quả xử lý các phiếu điều tra
Khi nhận gói thầu tại các địa phương, đơn giá sẽ khác nhau, do đó cần cập nhật thông tin đơn giá theo từng tỉnh thành trong công ty Việc này không đơn giản như cập nhật trên máy tính, mà cần đảm bảo tính thẩm mỹ mà không tẩy xóa Tuy nhiên, do công ty quản lý thông tin thủ công trên giấy tờ, việc sửa chữa vẫn phải có tẩy xóa, gây khó khăn cho kỹ sư xây dựng trong việc tính toán chi phí chính xác.
- Việc tính toán khối lượng công việc phát sinh ngoài hợp đồng và dự liệu hồ sơ dự thầu trong công ty:
Trong cuộc khảo sát về công tác lập dự toán xây dựng, 6 nhân viên cho rằng quy trình này hiện tại thuận lợi, trong khi 14 nhân viên lại cho rằng không thuận lợi và không sát với chi phí thực tế.
Biểu đồ 2.4 thể hiện đánh giá về việc tính toán khối lượng công việc phát sinh ngoài hợp đồng và việc dự liệu hồ sơ dự thầu trong công ty Nguồn dữ liệu được lấy từ kết quả xử lý các phiếu điều tra.
Kết quả cho thấy việc tính toán khối lượng công việc ngoài hợp đồng và dự liệu hồ sơ dự thầu trong công ty gặp khó khăn trong kiểm soát và điều chỉnh chi phí phát sinh Điều này cho thấy cách thức tính toán hiện tại còn thô sơ, dẫn đến hiệu quả không khả quan trong các gói thầu của công ty.
- Công tác tính Tổng mức đầu tư khi nhận thầu
Công tác tính toán chi phí khảo sát, quản lý dự án và tư vấn đầu tư xây dựng hiện vẫn còn đơn giản và thiếu cụ thể, dẫn đến việc đánh giá tổng quan về chi phí cho toàn bộ công trình chưa đầy đủ Điều này có thể gây ra những khó khăn trong quản lý lợi nhuận và dẫn đến tốn kém cho công ty Biểu đồ dưới đây minh họa kết quả thu thập từ phỏng vấn nhân viên về quy trình tính tổng mức đầu tư khi nhận thầu.
Biểu đồ 2.5: Đánh giá công tác tính Tổng mức đầu tư khi nhận thầu của công ty Nguồn: Kết quả xử lý các phiếu điều tra
- Thời gian lập 1 dự toán xây dựng
Tùy thuộc vào gói thầu công ty nhận về nhưng tuy nhiên trung bình thời gian lập
Trong quá trình lập dự toán xây dựng để trình lên cấp lãnh đạo, nhiều nhân viên cho rằng việc này tốn thời gian do phải ghi chép thủ công từ sổ sách quản lý sang báo cáo Họ cũng nhấn mạnh rằng việc kiểm tra nhiều lần là cần thiết để tránh sai sót trong thông tin, vì dễ xảy ra tình trạng nhập liệu không chính xác hoặc mất thông tin Trong số 20 nhân viên được phỏng vấn, có tới 14 người cho biết họ phải mất trên một khoảng thời gian đáng kể cho công việc này.
Theo khảo sát, 4 nhân viên cho biết thời gian hoàn thành công việc dao động từ 2 đến 3 tiếng, trong khi chỉ có một nhân viên cho rằng công việc này có thể hoàn thành trong dưới 2 tiếng Kết quả này được minh họa qua biểu đồ dưới đây.
Biểu đồ 2.6: Đánh giá Thời gian lập báo cáo dự toán của công ty
Nguồn: Kết quả xử lý các phiếu điều tra
Hiện tại, thời gian bóc tách dự toán của công ty khác đang kéo dài do thực hiện thủ công và chưa được hỗ trợ nhiều bởi công nghệ.
- Nhu cầu cần xây dựng phần mềm bóc tách dự toán G8
Dựa trên thực trạng hệ thống thông tin quản lý nhân sự hiện tại của công ty, hầu hết nhân viên đều nhận định rằng việc triển khai và cài đặt phần mềm bóc tách dự toán G8 là một nhu cầu cần thiết.
Kết quả phỏng vấn được thể hiện qua biểu đồ dưới đây:
Biểu đồ 2.7: Đánh giá nhu cầu triển khai và cài đặt phần mềm G8 tại công ty
Nguồn: Kết quả xử lý các phiếu điều tra
Trong một cuộc phỏng vấn với 20 nhân viên, 16 người cho rằng việc triển khai và cài đặt phần mềm G8 là cần thiết để cải thiện quy trình bóc tách dự toán xây dựng Họ nhấn mạnh rằng phần mềm sẽ giúp quản lý dự toán dễ dàng hơn, tiết kiệm thời gian, chi phí và công sức, đồng thời nâng cao hiệu quả và độ chính xác Ngược lại, 4 nhân viên còn lại, do đã quen với phương pháp làm việc thủ công, cảm thấy không cần thiết phải thay đổi và cho rằng việc triển khai phần mềm G8 là không cần thiết.
Hiện tại, công ty chưa có phần mềm chuyên dụng hỗ trợ lập dự toán, mà công việc này do bộ phận kỹ sư thuộc phòng kỹ thuật thực hiện Bộ phận này đảm nhận việc tính toán khối lượng công việc theo hợp đồng và phát sinh, phân tích vật tư, tổng hợp chi phí xây dựng, lập hồ sơ thầu và tổng mức đầu tư Họ cũng thực hiện việc định mức đơn giá, vẽ biểu đồ tiến độ thi công, chuyển bản vẽ sang Autocad, tính cước vận chuyển, bù giá nhiên liệu và bù lương nhân công, đồng thời cung cấp báo cáo chi tiết về chi phí cho các dự án mà công ty có thể nhận thầu.
Đánh giá thực trạng hoạt động bóc tách dự toán tại công ty hiện nay
2.3.1 Những ưu điểm của bóc tách dự toán tại công ty
Công ty sở hữu hạ tầng công nghệ thông tin hiện đại và đầy đủ, cho phép triển khai hiệu quả Mặc dù quy trình bóc tách dự toán hiện tại vẫn thủ công, việc áp dụng phần mềm G8 sẽ giúp xử lý dự toán một cách chuyên nghiệp và hiệu quả hơn, nhờ vào việc ứng dụng công nghệ thông tin.
Công ty sở hữu đội ngũ nhân viên trẻ trung, chuyên nghiệp và sáng tạo, với khả năng thích ứng nhanh chóng với công nghệ hiện đại Nhờ vào tinh thần ham học hỏi, việc chuyển đổi từ làm việc thủ công sang sử dụng máy tính được đón nhận nồng nhiệt Đội ngũ này có trình độ cao, giúp việc áp dụng khoa học công nghệ vào quy trình làm việc diễn ra suôn sẻ và hiệu quả.
Công ty chú trọng đầu tư vào cơ sở hạ tầng và phát triển hệ thống thông tin, đồng thời khuyến khích ứng dụng khoa học công nghệ trong hoạt động kinh doanh Để nâng cao trình độ và kỹ năng cho nhân viên, công ty thường xuyên tổ chức các khóa đào tạo, giúp họ tiếp cận những tiến bộ trong khoa học kỹ thuật và công nghệ thông tin, phục vụ hiệu quả cho hoạt động của công ty.
2.3.2 Những nhược điểm của triển khai và cài đặt phần mềm G8
Hiện tại, công ty chưa áp dụng phần mềm bóc tách dự toán, khiến các nghiệp vụ vẫn phải xử lý và tính toán thủ công Điều này dẫn đến nhiều khó khăn trong quá trình làm việc, ảnh hưởng đến hiệu quả và độ chính xác của dự toán.
- Tốc độ cập nhật, xử lý không cao, không đáp ứng được nhu cầu cần báo cáo đột xuất của ban lãnh đạo.
Việc cập nhật, sửa đổi và xóa thông tin đơn giá xây dựng cho từng gói thầu tại các địa phương tốn nhiều thời gian và công sức Quá trình này yêu cầu tìm kiếm thông tin thường xuyên, dẫn đến chi phí phát sinh cao.
Lưu trữ và tìm kiếm thông tin trên giấy gặp nhiều khó khăn và rủi ro, đồng thời hạn chế số lượng người có thể truy cập thông tin do phải thông qua người quản lý kho lưu trữ.
- Không đồng bộ trong việc cập nhật dẫn đến việc sai sót, tính toán xác định chi phí công trình không đúng
- Khi nhận nhưng công trình lớn thì sẽ không đánh giá được hiệu quả chi phí cũng như tiến độ công trình hoạt động
- Quản lý thủ công thường chịu ảnh hưởng lớn bởi các yếu tố chủ quan do sự tác động của môi trường bên ngoài.
Công tác truyền tải thông tin giữa các phòng ban và các cấp trong công ty cần được cải thiện để tránh việc phải trao đổi trực tiếp hoặc qua điện thoại, điều này không chỉ tốn thời gian mà còn làm giảm tính chuyên nghiệp và hiệu suất công việc.
Yêu cầu của công ty trong thời gian tới với việc triển khai và cài đặt phần mềm bóc tách dự toán G8
Công ty cần triển khai và cài đặt phần mềm bóc tách dự toán để giải quyết các vấn đề hiện tại, từ đó nâng cao hiệu quả kinh doanh.
Để tối ưu hóa hiệu quả hoạt động, công ty cần phát huy sức mạnh từ các nguồn lực sẵn có, bao gồm cơ sở hạ tầng, phần cứng, phần mềm, mạng lưới, cơ sở dữ liệu và nguồn nhân lực Việc tận dụng triệt để những yếu tố này sẽ giúp nâng cao năng suất và khả năng cạnh tranh trên thị trường.
Tổ chức lại hệ thống cơ sở dữ liệu nhằm tạo sự liên kết và đồng bộ giữa các hệ thống hiện có và đang phát triển, đồng thời đảm bảo tính hợp lý và dễ sử dụng cho người dùng.
Ứng dụng phần mềm G8 giúp tối ưu hóa việc khai thác tài nguyên và hạ tầng, từ đó nâng cao hiệu quả bóc tách dự toán xây dựng, góp phần tăng cường hiệu quả kinh doanh cho công ty.
- Tiến hành quy trình triển khai cài đặt phần mềm G8 hoàn chỉnh cho công ty
- Tiến hành nhận chuyển giao và bảo hành sản phẩm G8 từ phía nhà cung cấp
ĐỀ XUẤT CÁC GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN QUY TRÌNH TRIỂN
Hướng phát triển dành cho quy trình triển khai và cài đặt phần mềm G8
Công ty TNHH xây dựng và vận tải Nam Hải chuyên nhận các công trình xây dựng, nhưng hiện tại đang gặp khó khăn trong việc bóc tách dự án do chưa có phần mềm hỗ trợ, dẫn đến việc thực hiện thủ công trên giấy tốn nhiều thời gian và hiệu suất không cao Do đó, việc ứng dụng phần mềm bóc tách dự án là rất cần thiết Dưới đây là quy trình triển khai và cài đặt phần mềm G8 cho công ty.
Phần mềm đưa vào triển khai: Phần mềm dự toán G8
Chuẩn bị về kỹ thuật:
+ Phần cứng: 7 máy tính bàn Dell, 1 máy chủ Server IBM.
+ Phần mềm hỗ trợ: Team Viewer 5.0, Excel 2010.
+ Mạng và hệ thống mạng: FPT ADSL 1Mbps.
Thời gian sử dụng thử nghiệm: 1 tháng
Văn bản thỏa thuận về triển khai và cài đặt (đi kèm hợp đồng).
+ Chuẩn bị về mặt con người và tổ chức
+ Số lượng nhân viên cần đào tạo sử dụng phần mềm: giám đốc, kỹ sư
+ Tài liệu phân quyền lần 1 dành cho phần mềm
Các đề xuất cụ thể đối với quy trình triển khai và cài đặt phần mềm Phần mềm dự toán G8 tại Công Ty TNHH xây dựng và vận tải Nam Hải
Bước 1: Lập kế hoạch cài đặt:
Kế hoạch 1 bao gồm việc tiếp nhận yêu cầu nghiệp vụ từ Công Ty TNHH xây dựng và vận tải Nam Hải Sau đó, tiến hành đánh giá mức độ phức tạp và thời gian cần thiết để hoàn thành yêu cầu Dựa trên kết quả đánh giá, sẽ tạo ra kế hoạch triển khai và cài đặt sơ bộ.
Kế hoạch 2 bao gồm việc tiến hành khảo sát nghiệp vụ tại Công Ty TNHH xây dựng và vận tải Nam Hải Dựa trên phần mềm G8 hiện có, công ty Hoàng Hà sẽ thực hiện cải tiến và điều chỉnh một số mudum và chức năng để phù hợp hơn với nhu cầu của công ty.
Kế hoạch 3 đề xuất xây dựng một kế hoạch chi tiết để triển khai và cài đặt Phần mềm dự toán G8 tại Công Ty TNHH xây dựng và vận tải Nam Hải Mục tiêu là tối ưu hóa quy trình dự toán, nâng cao hiệu quả làm việc và đảm bảo tính chính xác trong các dự án xây dựng Việc thực hiện kế hoạch này sẽ giúp công ty cải thiện quản lý tài chính và tăng cường khả năng cạnh tranh trên thị trường.
Kế hoạch triển khai và cài đặt Phần mềm dự toán G8 tại Công Ty TNHH xây dựng và vận tải Nam Hải đã được hoàn thiện, mang lại định hướng rõ ràng cho toàn bộ quá trình này.
Bảng 3.1 Kế hoạch triển khai Phần mềm dự toán G8 tại công ty
Công việc Nội dung Thời gian hoàn thành Đối tượng tham gia của công ty
1 Lập kế hoạch triển khai
Nhận yêu cầu về nghiệp vụ 1 ngày Kỹ sư Khảo sát thực tế tại Công Ty
TNHH xây dựng và vận tải Nam Hải.
Thống nhất với phía Công Ty 1 ngày
Phê duyệt kế hoạch hoàn chỉnh 1 ngày Phân công giải quyết bài toán theo từng phần, thống nhất hạn giải quyết xong bài toán.
2 Chuẩn bị hạ tầng cơ sở
Xác định các tài nguyên cần thiết để cài đặt phần mềm.
Dành thời gian để chi nhánh chuẩn bị các tài nguyên cần thiết
3 ngày Kỹ sư, NV kỹ thuật
Xem xét đơn giá vật tư của Công Ty TNHH xây dựng và vận tải Nam Hải có sẵn như giá đất, cát sỏi,…
Tiến hành thống nhất kiểu dữ liệu cần chuyển đổi giữa hai
Tổ chức đội ngũ chuyển đổi số liệu 1 ngày
Tiến hành chuyển đổi số liệu 9 ngày
4 Huấn luyện Cài đặt bản dùng thử phần mềm trên một số máy trạm 1 ngày
Chuyển giao tài liệu hướng dẫn sử dụng 1 ngày
Tiến hành đào tạo nhân viên sử dụng phần mềm Demo 6 ngày
5 Hoàn chỉnh phần mềm theo yêu cầu
Xử lý hết các nội dung theo yêu cầu và chuyển thành chức năng chương trình.
Nhận các yêu cầu mới phát sinh trong quá trình thử nghiệm từ phía Công Ty TNHH xây dựng và vận tải Nam Hải.
Phó giám đốc, Kỹ sư
Phân công xử lý các yêu cầu mới phát sinh 1 ngày
Xử lý hết các nội dung mới phát sinh theo yêu cầu và chuyển thành chức năng chương trình.
6 Đàm phán Đánh giá quá trình sử dụng thử
Phần mềm dự toán G8 tại Công
Ty TNHH xây dựng và vận tải Nam Hải.
3 ngày Đàm phán giữa phía về các 5 ngày phương án triển khai, bảo trì phần mềm khi đưa vào sử dụng.
Thống nhất quan điểm để đưa Phần mềm dự toán G8 vào cài đặt chính thức.
7 Cài đặt Tiến hành cài đặt phần mềm
1 ngày Hoàn thành và chuyển giao hệ thống báo cáo theo yêu cầu.
8 Chuẩn bị tài liệu hệ thống
Biên soạn tài liệu hệ thống
2 ngàyChuyển giao tài liệu hệ thống
Bước 2: Chuẩn bị hạ tầng cơ sở:
Nghiên cứu thực tế tại Công Ty TNHH xây dựng và vận tải Nam Hải nhằm xác định các yếu tố hạ tầng như phần cứng và cơ sở dữ liệu, từ đó chuẩn bị cho quá trình cài đặt thử nghiệm.
Bước 1: Nhận thông tin về hạ tầng cơ sở, điều kiện hoạt động của phần mềm tại hệ thống.
Bước 2: Tiến hành khảo sát thực tế tình trạng hoạt động của các tác nhân hạ tầng này.
Bước 3: Tiến hành xây dựng báo cáo chi tiết về tình trạng hiện tại của các tác nhân hạ tầng, đồng thời đánh giá khả năng hoạt động và tính tương thích của phần mềm với hệ thống Báo cáo cũng cần chỉ ra những thay đổi cần thiết đối với cơ sở hạ tầng nhằm nâng cao hiệu suất hoạt động của phần mềm.
Bước 4: Chuyển giao báo cáo để doanh nghiệp chuẩn bị những điều kiện cần thiết cho việc cài đặt phần mềm.
Báo cáo về cơ sở hạ tầng công nghệ tại Công Ty TNHH xây dựng và vận tải Nam Hải cho thấy sự chuẩn bị kỹ thuật cần thiết để cài đặt và triển khai Phần mềm dự toán G8 Việc này nhằm đảm bảo hiệu quả trong quá trình sử dụng phần mềm, góp phần nâng cao năng suất và chất lượng công việc của công ty.
Bước 3: Chuyển đổi dữ liệu:
Đội triển khai của công ty phần mềm
Nhân viên thông tin kỹ sư của Công Ty TNHH xây dựng và vận tải Nam Hải. Quy trình chuyển đổi dữ liệu:
Bước 1: Xác định dạng dữ liệu cũ đang được lưu trữ tại Công Ty TNHH xây dựng và vận tải Nam Hải.
Bước 2: Thống nhất kiểu dữ liệu mới sao cho phù hợp với Phần mềm dự toán G8
Bước 3: Tổ chức đội ngũ biến đổi số liệu, tốt nhất có sự tham gia của cả bên phát triển và bên sử dụng phần mềm.
Bước 4: Tiến hành chuyển đổi số liệu.
Kết quả: Dữ liệu kế toán phù hợp với phần mềm Cyber Accounting. Ý nghĩa:
Chuẩn bị dữ liệu dùng cho Phần mềm dự toán G8 trong tương lai.
Quá trình huấn luyện phần mềm thường diễn ra trước khi bắt đầu giai đoạn dùng thử, như trường hợp triển khai Phần mềm dự toán G8 tại Công Ty TNHH xây dựng và vận tải Nam Hải Huấn luyện không chỉ là bước đầu tiên mà còn là một phần của quá trình dài với nhiều giai đoạn khác nhau, phục vụ cho các đối tượng khác nhau Trong một số trường hợp, hợp đồng có thể yêu cầu tiếp tục huấn luyện cho đến khi hết thời hạn thỏa thuận.
Phụ trách huấn luyện: Nhân viên kỹ thuật của phần mềm G8
Đối tượng nhận huấn luyện:
Kỹ sư xây dựng của Công Ty TNHH xây dựng và vận tải Nam Hải
Nội dung được huấn luyện trong giai đoạn này bao gồm những ý chính sau:
Thao tác sử dụng phần mềm
Bước 1: Cài đặt bản dùng thử Phần mềm dự toán G8 tại Công Ty TNHH xây dựng và vận tải Nam Hải.
Bước 2: Cung cấp tài liệu hướng dẫn sử dụng Phần mềm dự toán G8 cho các nhân viên liên quan tại Công Ty TNHH xây dựng và vận tải Nam Hải.
Bước 3: Tiến hành đào tạo quy trình quản lý cho các đối tượng cấp quản lý liên quan để có hướng phát triển công ty
Bước 4: Tiến hành đào tạo kỹ thuật cần thiết cho nhân viên sử dụng của Công
Ty TNHH xây dựng và vận tải Nam Hải để hiểu rõ và xử lý tại chỗ các trường hợp phát sinh.
Bước 5: Tiến hành đào tạo về nghiệp vụ chuyên dụng khi dặp phải các dự án mới
Cài đặt và hướng dẫn sử dụng hoàn chỉnh phần mềm Phần mềm dự toán G8bản dùng thử tại Công Ty TNHH xây dựng và vận tải Nam Hải.
Huấn luyện và đào tạo hiệu quả các nội dung cần thiết là bước quan trọng để chuẩn bị con người cho việc vận hành Phần mềm dự toán G8 Điều này đảm bảo rằng quá trình vận hành trong tương lai sẽ diễn ra một cách suôn sẻ và hiệu quả.
Bước 5: Hoàn chỉnh phần mềm theo yêu cầu:
Việc xử lý các yêu cầu bắt đầu ngay từ bước đầu của quá trình triển khai và cài đặt Trong giai đoạn này, đội ngũ nhân viên triển khai của Cyber Soft sẽ hoàn thiện các yêu cầu thành chức năng của phần mềm, đồng thời tiếp nhận và xử lý các yêu cầu mới phát sinh trong quá trình sử dụng.
Bước 1: Hoàn chỉnh các yêu cầu ban đầu của Công Ty TNHH xây dựng và vận tải Nam Hảithành các chức năng trong Cyber Accounting.
Bước 2: Nhận các yêu cầu mới phát sinh trong quá trình sử dụng bản dùng thử Cyber Accounting.
Bước 3: Tổ chức đội xử lý các yêu cầu mới và nhanh chóng tiến hành chuyển yêu cầu thành chức năng chương trình.
Bước 4: Hoàn chỉnh bản cài đặt cuối cùng của Phần mềm dự toán G8tại Công
Ty TNHH xây dựng và vận tải Nam Hải.
Kết quả: Bản cài đặt cuối cùng của phần mềm kế toán Phần mềm dự toán G8 tại Công Ty TNHH xây dựng và vận tải Nam Hải.
Bước 6: Thống nhất lại về quá trình cài đặt:
Quá trình đàm phán dựa trên các báo cáo và kết quả từ giai đoạn đầu triển khai, đánh giá những mục tiêu đã đạt được và định hướng cho giai đoạn tiếp theo Đây là một tổng kết nhỏ cho nửa đầu quá trình cài đặt, bao gồm việc xem xét lại kế hoạch triển khai ban đầu để điều chỉnh cho phù hợp với thực tế Đồng thời, quyết định các vấn đề liên quan đến việc sử dụng và bảo trì phần mềm trong tương lai cũng sẽ được thực hiện.
Cài đặt phần mềm Phần mềm dự toán G8 tại Công Ty TNHH xây dựng và vận tải Nam Hải.
Phương pháp cài đặt lựa chọn:
Phương pháp chuyển đổi trực tiếp Có sự chuẩn bị lý từng khâu trong quá trình cài đặt và huấn luyện đầy đủ cho những người tham gia.
Để bắt đầu, hãy gỡ bỏ bản dùng thử trên hệ thống của Công Ty TNHH xây dựng và vận tải Nam Hải Sau đó, tiến hành cài đặt phần mềm dự toán G8 đã được điều chỉnh theo yêu cầu.
Bước 2: Cài đặt phần mềm và tiến hành chạy thử kiểm tra.
Bước 3: Hoàn chỉnh các yêu cầu về hệ thống báo cáo và đưa vào sử dụng.
Bước 4: Tiến hành phân quyền chính thức cho hệ thống trên phần mềm, đánh dấu việc đưa phần mềm dự toán G8 vào sử dụng tại Công Ty TNHH xây dựng và vận tải Nam Hải.
Bước 8: Chuẩn bị tài liệu hệ thống:
Tài liệu hệ thống đóng vai trò quan trọng trong việc bảo trì và nâng cấp sau này Sau khi cài đặt hệ thống, đội triển khai cần tổng hợp các tài liệu đã thu thập và tài liệu phân tích thiết kế để tạo thành tài liệu hệ thống cuối cùng Tài liệu này không chỉ hỗ trợ cho phần mềm dự toán G8 mà còn góp phần quan trọng vào việc hoàn thiện và nâng cấp hệ thống tại Công Ty TNHH xây dựng và vận tải Nam Hải Điều này tạo ra cơ sở lý thuyết cho việc sử dụng, bảo trì và nâng cấp phần mềm dự toán G8 trong tương lai.